Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.

Transkript

1 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: Til kontrollutvalgets medlemmer Bodil Stensrud (leder), Anne Rakal Håland (nestleder), Marita Fiddan Bø (medlem), Jon Øyvind Evje (medlem), Kenneth McCabe (medlem) INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Torsdag 17. mars 2016 kl ca , møterom i kommunehuset. SAKSLISTE ORIENTERING v/ rådmannen - Kort info om kommunen (aktuelle saker/utfordringer) - Rådmannens arbeid med/ansvar for Intern kontroll (på overordnet nivå/systemnivå) - Etiske retningslinjer/etisk bevissthet - Varsling og varslingsrutiner - Reglement for erkjentlighetsgaver Skriftlig tilbakemelding fra rådmannen vedrørende følgende forhold: - Status vedrørende administrasjonens oppfølging av gjennomførte forvaltningsrevisjon Byggesaksbehandling - Administrasjonens oppfølging av nummerert brev nr. 10 fra Kommunerevisjonen Vest, datert SAK 06/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE SAK 07/16 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL FASTE POSTER Informasjon fra revisor: Informasjon fra sekretær: EVENTUELT Forberede spørsmål til rådmannen vedrørende orientering om Konsmo barneskole REFERATER Ref. 05/16 Kommunerevisjonen Vest, Innkalling representantskapet Byremo 7. mars 2016 Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Mobiltelefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Mobiltelefon E-post: willy.gill@asekretariat.no 1

2 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Bodil Stensrud Leder Willy Gill Utvalgssekretær Forfall og melding om mulig inhabilitet bes meldt til Willy Gill på tlf Kopi av innkalling er sendt elektronisk til: 1. vara, ordfører, rådmann og revisor 2 2

3 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Audnedal kommune Sak 06/16 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 06/16 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen 3

4 AUDNEDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Møte nr. 01/16 Dato: kl Sted: Kommunehuset, møterom 4 Tilstede: Bodil Stensrud, leder Anne Rakel Håland, nestleder Marita Fiddan Bø, medlem Forfall: Kenneth McCabe, vara kunne ikke møte. Jon Øyvind Evje, møtte ikke Andre til stede (hele eller deler av møtet): Personalleder Runhild Kjeldaas, sak 5 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS v/ Irene Loka, Monica Nilsen Agder Sekretariat v/ Willy Gill Det var ikke merknader til innkalling og saksliste utover at ref. 04 ble satt opp som sak 5. SAKSLISTE ORIENTERING: Administrasjonen orienterer om sak beskrevet i nr. brev nr. 11. SAK 01/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE SAK 02/16 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2016 SAK 03/16 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2015 SAK 04/16 OVERORDNET ANALYSE INNSPILL FRA KONTROLLUTVALGET SAK 05/16 NUMMERERT BREV NR. 11 MISTANKE OM MISLIGHET FASTE POSTER Informasjon fra revisor: Interimrevisjon Informasjon fra sekretær: Evaluering kurs i Lyngdal EVENTUELT REFERATER Ref. 01/16 Kommunerevisjonen Vest, vedtak etter kvalitetskontroll Ref. 02/16 Kommunerevisjonen Vest, engasjementsbrev Ref. 03/16 Kommunerevisjonen Vest, innkalling representantskapet Ref. 04/16 Kommunerevisjonen Vest, Nummerert brev nr. 11 Underskrift: Bodil Stensrud Leder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, 1. vara, ordfører, rådmann og revisor 1 4

5 Møtebok Audnedal kontrollutvalg SAK 01/16 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 02/16 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2016 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Foreslått årsplan for 2016 vedtas. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Bakgrunn for saken: I forrige møte ble det satt opp en møteplan for 2016 med 5 møter. For å få et mest mulig planmessig arbeid i utvalget, kan det være fornuftig å sette opp en plan for hvilke saker som skal behandles når og hvilken sektor/tema som man ønsker orientering om i det enkelte møte. Årsplanen må ses på som et arbeidsdokument som kan endres på underveis ved behov. Som et utgangspunkt er det satt opp 5 møter, men det vil kunne bli aktuelt å sette opp ekstramøter ved behov. 2 5

6 Møtebok Audnedal kontrollutvalg Ut fra planlagte møtedatoer har jeg satt opp følgende forslag til årsplan for 2016: Dag/tidspunkt Saker Orienteringer Torsdag kl. 14 Årsmelding, OA - innspill Nummerert brev Torsdag kl. 14 Div. v/rådmannen + skole? Torsdag kl. 09 Årsregnskap 2015, Plan FR/SK Sektor/tema Torsdag kl. 14 Budsjett 2016, Bestilling FR Sektor/tema Torsdag kl. 14 Sektor/tema Dersom utvalget har ønsker til orienteringer, settes disse opp i planen. Forslag til vedtak: Foreslått årsplan for 2016 vedtas. SAK 03/16 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2015 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Forslag til årsmelding for 2015 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til årsmelding for 2015 Bakgrunn for saken: Det er etablert en praksis med å utarbeide en enkel årsmelding fra kontrollutvalget og vedlagte forslag er utarbeidet etter samme mal som tidligere årsmeldinger. Foruten informasjon om kontrollutvalgets oppgaver, er det fokus på gjennomført regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Orienteringer fra administrasjonen er også en viktig del av kontrollutvalgets påse-ansvar og tema for disse orienteringene er medtatt i årsmeldingen. Forslag til vedtak: 1. Forslag til årsmelding for 2015 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. 3 6

7 Møtebok Audnedal kontrollutvalg SAK 04/16 OVERORDNET ANALYSE - INNSPILL FRA KONTROLLUTVALGET Utvalget kom med diverse innspill til analysen. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Utvalget ber om at innspillene tas med i det videre arbeidet med den overordnede analysen. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: 1. Overordnet analyse Plan for forvaltningsrevisjon Bakgrunn for saken: I forrige møte bestilte utvalget en overordnet analyse fra Kommunerevisjonen Vest som skal danne grunnlaget for plan for forvaltningsrevisjon for perioden. Kontrollutvalget har nå muligheten til å komme med innspill til områder/temaer som kan være interessante for nærmere undersøkelser. Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon for forrige periode følger som vedlegg til saken. Tidspunkt for ferdigstillelse av planen er utgangen av Når den overordnede analysen foreligger vil det på bakgrunn av kontrollutvalgets prioriteringer bli utarbeidet et forslag til plan for forvaltningsrevisjon for inneværende periode. Planforslaget sendes så til kommunestyret for endelig behandling. Forslag til vedtak: SAK 05/16 NUMMERERT BREV NR. 11 MISTANKE OM MISLIGHET Utvalget besluttet at møtet lukkes under orienteringen med henvisning til forvaltningslovens 11, jf. offentlighetsloven 11. Administrasjonen orienterte om saken. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget oppfatter at administrasjonen følger opp saken på nødvendig måte. Utvalget ønsker tilbakemelding om konklusjonen i saken når personalsaken er avsluttet. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill 4 7

8 Møtebok Audnedal kontrollutvalg Vedlegg: Kommunerevisjonen Vest, V-A, Nummerert brev nr. 11 datert Bakgrunn for saken: I henhold til forskrift om revisjon i kommuner 3 skal revisor sende innberetning til kontrollutvalget dersom det konstateres misligheter ved revisjon eller på annen måte. Rådmannen har informert revisor om mistanke om mislighet i en kommunal enhet. Kontrollutvalget varsles om dette forholdet gjennom nummerert brev nr. 11. Rådmannen er innkalt for å orientere håndteringen av saken. Forslag til vedtak: FASTE POSTER Informasjon fra revisor: Revisor orienterte kort om fasene i revisjonsarbeidet; planlegging (risiko og vesentlighet, kartlegging av IK, konkrete risiko), interimrevisjon (testing av IK kan man bygge på IK?, også substanskontroller/bilagskontroll) og årsoppgjørsrevisjon Konklusjon Interimrevisjon: Det er ikke avdekket vesentlige forhold som må rapporteres til kontrollutvalget. Informasjon fra sekretær: Evaluering kurs i Lyngdal. EVENTUELT REFERATER Ref. 01/16 Kommunerevisjonen Vest, vedtak etter kvalitetskontroll Ref. 02/16 Kommunerevisjonen Vest, engasjementsbrev Ref. 03/16 Kommunerevisjonen Vest, innkalling representantskapet Ref. 04/16 Kommunerevisjonen Vest, Nummerert brev nr. 11 Konklusjon: Revisjonssjef orienterte om referatene. Referatene ble tatt til orientering. 5 8

9 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Audnedal kommune Sak 07/16 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 07/16 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Vedlegg: 1. Forslag til plan for selskapskontroll datert Bakgrunn: Selskapskontroll er et middel for å påse at forvaltningen av kommunens eierinteresser fungerer tilfredsstillende i henhold til kommunestyrets vedtak og forutsetninger, samt i henhold til aktuelle lover og regler. Kommuneloven 77 nr. 5 fastslår at kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens ( ) interesser i selskaper mm. Forskrift om kontrollutvalg krever at det utarbeides en plan for selskapskontroll og at planen utarbeides minst en gang i valgperioden. Selskapskontrollens innhold er beskrevet i 14 og rapportering om selskapskontroll er omtalt i 15 i samme forskrift. Selskapskontrollen kan deles inn i to deler; en obligatorisk eierskapskontroll og en frivillig forvaltningsrevisjon. Formålet med eierskapskontrollen er å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresse, utøver myndigheten slik det er fastsatt i den aktuelle virksomhetsloven samt ivaretar kommunens interesser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Eierskapskontrollen begrenser seg til en vurdering av om eierne har etablert tilfredsstillende rammer for styring, og at virksomheten faktisk opererer i tråd med formålet. Selskapskontrollen omfatter både heleide og deleide selskaper, herunder også selskaper med private eiere. På grunn av at innsynsretten etter 80 er begrenset til heleide kommunale selskaper, vil det imidlertid være forskjeller mht hvordan selskapskontrollen kan gjennomføres i heleide kontra deleide selskaper. For noen år tilbake ble det gjennomført selskapskontroll i Maren AS med datterselskap og Brannvesenet Sør. I forrige valgperiode ble det ikke gjennomført selskapskontroller. I forslag til plan for selskapskontroll peker revisjonen på følgende selskaper det kan være aktuelt å gjennomføre selskapskontroll i: Lindesnesregionens Medisinske Senter DDV Drift DDV Strategi Dette forslaget bygger på en risiko- og vesentlighetsvurdering. 9

10 Vurderinger: Kommunestyret vedtar planen etter innstilling fra kontrollutvalget. Det anbefales at kontrollutvalget gis fullmakt til å gjøre endringer i planen dersom det skulle oppstå behov for det. Forslag til innstilling: 1. Kommunestyret vedtar forslag til Plan for selskapskontroll for Audnedal kommune der det planlegges gjennomføring av selskapskontroll i følgende selskaper: - Lindesnesregionens Medisinske Senter - DDV Drift - DDV Strategi 2. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen (eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon) og til å foreta eventuelle endringer i prioritering mellom de aktuelle selskaper og eventuelt prioritere nye selskaper dersom spesielle forhold skulle tilsi det. 10

11 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Plan for selskapskontroll Audnedal kommune 11

12 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Innholdsfortegnelse 1 Bakgrunn Innholdet i selskapskontrollen Formålet med selskapskontrollen Gjennomføring og rapportering av kontrollen Prioriteringer i denne planperioden Avslutning... 5 Forslag til plan for selskapskontroll Side 1 av 5 12

13 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS 1 Bakgrunn Kommunesektoren har siden slutten av 90-tallet vært preget av en økt fragmentering ved at deler av virksomheten har blitt skilt ut i foretak, interkommunalt samarbeid, interkommunale selskaper, aksjeselskaper o.l., herav ofte i form av egne rettssubjekter utenfor kommunelovens rammer. Valg av organisasjonsform legger rammene for kommunestyrets styringsmuligheter overfor fristilte selskaper, ettersom disse har egne selskapsorganer og er regulert av særskilt lovgivning, som bl.a. fastsetter forholdet mellom eierne (kommunen) og selskapsorganene. Dette innebærer utfordringer når det gjelder demokratisk, folkevalgt styring og kontroll av virksomheten. Eierstyring og selskapskontroll er kommunesektorens verktøy for å møte disse utfordringene. 2 Innholdet i selskapskontrollen Kommuneloven 77 nr 5 fastslår at kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens ( ) interesser i selskaper mm. Forskrift om kontrollutvalg krever at det utarbeides en plan for selskapskontroll og at planen utarbeides minst en gang i valgperioden. Selskapskontrollens innhold er beskrevet i 14 og rapportering om selskapskontroll er omtalt i 15 i samme forskrift. Kontrollutvalgsforskriften 13 må også ses i sammenheng med koml. 80, som direkte regulerer kontrollutvalgets og den som utfører selskapskontrollen, innsynsrett i selskaper. Denne innsynsretten gjelder i interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr 6, i interkommunale styrer etter koml. 27 og i aksjeselskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner, fylkeskommuner eller interkommunale selskaper direkte eller indirekte eier alle aksjer. Selskapskontroll kan deles i to deler, eierskapskontroll (obligatorisk) og forvaltningsrevisjon (frivillig). Eierskapskontrollen kan utføres av kontrollutvalgets sekretariat, kommunens revisjon eller andre som kontrollutvalget selv måtte bestemme. Forvaltningsrevisjon skal utføres i henhold til kap. 3 i forskrift om revisjon og i henhold til god kommunal revisjonsskikk, og den må utføres av en kvalifisert og uavhengig revisor. Forslag til plan for selskapskontroll Side 2 av 5 13

14 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Følgende figur viser selskapskontrollens omfang og innhold. Selskapskontroll Kommuneloven 77 nr. 5 (hjemmel) og 80 (innsynsrett) Forskrift om kontrollutvalg kap. 6 Eierskapskontroll Obligatorisk Forvaltningsrevisjon Frivillig Utfører: Sekretariatet, revisjonen eller andre Utfører: Kvalifisert og uavhengig revisor Omfatter kommunalt eierskap i: IKS er, aksjeselskaper og interkommunalt samarbeid som er egne rettssubjekter MEN innsynsretten i 80 kan kun benyttes overfor selskaper som fullt ut direkte eller indirekte er eid av kommuner/fylkeskommuner Figur: Selskapskontroll overordnet skisse Selskapskontrollen omfatter både heleide og deleide selskaper, herunder også selskaper med private eiere. På grunn av at innsynsretten etter 80 er begrenset til heleide, kommunale selskaper, vil det imidlertid være forskjeller mht. hvordan selskapskontrollen kan utføres i heleide kontra deleide selskaper. 3 Formålet med selskapskontrollen Selskapskontrollen er et middel for å påse at forvaltningen av kommunens eierinteresser fungerer tilfredsstillende i henhold til kommunestyrets vedtak og forutsetninger og i henhold til aktuelle lover og regler. Formålet med eierskapskontrollen er å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser, utøver myndigheten slik det er fastsatt i den aktuelle virksomhetsloven samt ivaretar kommunens interesser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Eierskapskontrollen begrenser seg til en vurdering av om eierne har etablert tilfredsstillende rammer for styring, og at virksomheten faktisk opererer i tråd med formålet. En materiell vurdering av selskapets organisering, drift og funksjon faller derfor utenfor denne kontrollen. Ved behov kan det også gjennomføres forvaltningsrevisjon av selskaper. I et selskap med statlige eller private eierinteresser må imidlertid dette hvis ikke annet er avtalt mellom eierne, skje med utgangspunkt i åpne kilder fordi ikke innsynsretten etter 80 gjelder. Formålet med forvaltningsrevisjonen vil være å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. En slik revisjon vil dermed ha fokus på selve aktiviteten og resultater i selskapet. Forslag til plan for selskapskontroll Side 3 av 5 14

15 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS 4 Gjennomføring og rapportering av kontrollen 4.1 Gjennomføring Kontrollutvalget vurderer årlig omfanget av selskapskontroller og hvilke kontroller som skal gjennomføres med utgangspunkt i plan for selskapskontroll. Utvalget kan, i den grad det finner det nødvendig, be om at aktuelle selskaper oversender relevante dokumenter. Kontrollutvalget kan gjøre endringer i planen, hvis forutsetningene skulle endre seg. Selskapskontrollen gjennomføres av Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS eller den som kontrollutvalget måtte bestemme. Kontroller i selskaper som har flere eierkommuner bør i størst mulig grad koordineres. 4.2 Metode Gjennomføringen av selskapskontrollen skjer etter de hovedlinjer som fremgår av NKRFs veileder for selskapskontroll og gjeldende lovgivning på området. 4.3 Rapportering Rapport etter gjennomført selskapskontroll sendes fra utøver til kontrollutvalget. Etter kontrollutvalgets behandling sendes rapporten kommunestyret. Kontrollutvalget rapporterer om gjennomførte selskapskontroller og resultatet av disse i sin årsrapport som legges fram for kommunestyret. Hvis kontrollutvalget har gjort endringer i plan for selskapskontroll, jf. punktet om Gjennomføring, som nevnt ovenfor, skal dette framgå av årsrapporten. 5 Prioriteringer i denne planperioden 5.1 Generelt I vedlegg er det listet opp selskaper som kommunen har eierinteresser i, både heleide og deleide, og en kort beskrivelse av hvert selskap. Ved prioritering av selskapskontroll kan følgende kriterier være relevante i forbindelse med en risiko- og vesentlighetsvurdering: 1. Selskapets tjenestetilbud til kommunens innbyggere 2. Selskapets samfunnsmessige ansvar 3. Kommunens eierandel 4. Økonomisk gevinst- og tapspotensial 5. Kommunens motiv for eierskapet 5.2 Gjennomførte selskapskontroller Audnedal kommune har i perioden ikke gjennomført selskapskontroller. Forslag til plan for selskapskontroll Side 4 av 5 15

16 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS 5.3 Prioritering av selskapskontroller I oversikten nedenfor er det foreslått kontroller ut fra de opplysningene som foreligger. En har først og fremst prioritert selskaper som ikke har vært gjenstand for eierskapskontroll, en risiko- og vesentlighetsvurdering, samt selskap som allerede er besluttet kontrollert. Der det er flere kommuner som har eierinteresser i de samme selskapene, bør det som hovedregel gjennomføres koordinerte kontroller i disse selskapene. Det vurderes at det i inneværende planperiode gjennomføres selskapskontroll i følgende selskaper: Lindesnesregionens Medisinske Senter DDV Drift DDV Strategi Dersom det i perioden frem til 2019 etableres eierskap i nye selskaper som ikke er del av denne plan, kan det bestilles selskapskontroll særskilt for disse selskap. Dersom kontrollutvalget ønsker å revurdere planen innen nevnte periode er dette fullt mulig. Utvelgelsen bygger på en risiko- og vesentlighetsvurdering. Denne vurderingen ligger sammen med beskrivelsen av selskapet i vedlegget. 6 Avslutning Med regelverket om selskapskontroll sikres de folkevalgte bedre tilsyn og kontroll med den delen av den kommunale virksomheten som er organisert som interkommunale selskaper eller aksjeselskaper. Men kontroll og tilsyn er ikke bare spørsmål om behov og mulighet, men også om kontrollvilje. Avgjørende for om kommunen har tilfredsstillende kontroll og tilsyn med sine fristilte virksomheter vil til syvende og sist være om det er politisk vilje til kontroll med virksomhetene. I dette ligger at det stilles midler til disposisjon for kontrollutvalget for gjennomføring av selskapskontroll. For kommunestyret som øverste ansvarlige organ i kommunen vil det også være viktig hele tiden å vurdere om de organisasjonsformer som kommunen har valgt for sin virksomhet, er egnet til å fremme de mål og verdier for kommunens virksomhet som kommunestyret mener er viktige. Denne planen gjelder for perioden Flekkefjord, den 29. februar 2016 Irene Loka Revisjonssjef (sign.) Monica Nilsen Registrert revisor (sign.) Forslag til plan for selskapskontroll Side 5 av 5 16

17 Vedlegg 1 Audnedal Kommune Beskrivelse og vurdering av selskapene 1 med henvisning til kriterier for vurderinger Følgende kriterier er angitt å ha betydning for om selskapskontroll skal gjennomføres: 1. Selskapets tjenestetilbud til kommunens innbyggere 2. Selskapets samfunnsmessige ansvar 3. Kommunens eierandel 4. Økonomisk gevinst- og tapspotensial 5. Kommunens motiv for eierskapet Oversikt over selskaper innenfor 80 Interkommunale selskaper (IKS) Komm. andel 2 Opplysninger om selskapet/ Selskapets formål Andre eiere Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Org VURDERING 5,3 % Selskapet skal utføre revisjon i og ha tilsyn med de deltagende kommuner i henhold til kommunelovens 60 og tilhørende forskrifter om revisjon og kontrollutvalg. Tilsvarende gjelder også kommunale foretak og interkommunale selskaper som deltakerkommunene er medeiere i. Selskapet kan også påta seg andre revisjonsoppdrag hvor eierkommunene har interesser, i den utstrekning revisorlovgivningen gir adgang til dette. Kommunen har eierandel på 5,3 %. Kommunen har ikke foretatt egenkapitalinnskudd i selskapet eller stilt kommunale garantier i henhold til regnskapet for Selskapet er regulert gjennom Lov om interkommunale selskap. Vi har vurdert at det ikke foreligger risiko og vesentlige forhold som indikerer at det bør foretas selskapskontroll. Farsund Flekkefjord Hægebostad Kvinesdal Lindesnes Lyngdal Mandal Marnardal Sirdal Åseral 1 Selskapenes formål er basert på innmeldt i offentlige registre. Formålet er i enkelte tilfeller forkortet 2 Kommunens noter 2014 er benyttet. I tillegg er eierskap opplyst fra Purehelp.no medtatt. 1 17

18 Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS(IKAVA) Org VURDERING 1, 37 % (Purehelp.no) Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS skal arbeide for at verdifullt kommunalt og fylkeskommunalt arkivmateriale blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for allmennhetens bruk, forskning og andre forvaltningsmessige og kulturelle formål i samsvar med arkivloven. Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS vil i samråd med kommunene og fylkeskommunen ha ansvar for ordning av deltakernes fjernarkiv, stå for opplæring og veiledning i arkivsystemer og arkivrutiner, rådgivning og tilsyn med arkivlokaler, samt bistå med annet arkivarbeid for deltakerne. Hver deltaker har krav på å få utført arbeid i rimelig forhold til innbetalt tilskudd i henhold til vedtatt arbeidsplan for hvert år. Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS har anledning til å påta seg betalte konsulentoppdrag for private og offentlige arkivskapere, dersom dette ikke går ut over ordinære plikter i forhold til deltakerkommunene. Kommunen har eierandel på 1,37 %. Kommunen har ikke foretatt egenkapitalinnskudd i selskapet eller stilt kommunale garantier i henhold til regnskapet for Selskapet reguleres av Lov om interkommunale selskap. Vi har vurdert at det ikke foreligger risiko og vesentlige forhold som indikerer at det bør foretas selskapskontroll. Farsund Flekkefjord Hægebostad Kvinesdal Lindesnes Lyngdal Mandal Marnardal Sirdal Åseral Kristiansand Songdalen Søgne Vennesla V-A Fylkeskommune Vest-Agder Museet IKS Org VURDERING 1 % Organisere innsamling, bevaring, dokumentasjon, forskning og formidling av kulturhistorie for Vest-Agder. Har ansvaret for drift og forvaltning av de samlinger og anlegg som eies av de museer som etter avtale er med i Vest- Agder-museet. Museet skal bidra til at de deltakende kommuner får et godt museumstilbud. Vest-Agder-museet skal legge til rette for frivillig deltakelse i det museale arbeidet. Museet kan etter avtale gi faglig bistand til museer/kommuner som ikke er med i selskapet. De museumsfaglige oppgavene skal utføres i samsvar med ICOMs museumsetiske regelverk. Kommunen har eierandel på 1 %. Regnskapet viser et bokført egenkapitalinnskudd på kr Det er ikke stilt kommunale garantier i henhold til regnskapet for Selskapet er regulert av Lov om interkommunale selskap. Vi har vurdert at det ikke foreligger risiko og vesentlige forhold som indikerer at det bør foretas selskapskontroll. Farsund Flekkefjord Hægebostad Kvinesdal Lindesnes Lyngdal Mandal Marnardal Sirdal Åseral Kristiansand Songdalen Søgne Vennesla V-A Fylkeskommune 2 18

19 Brannvesenet Sør IKS Org VURDERING 3,77 % (Purehelp.no) Selskapet yter tjenester innen brann og ulykkesberedskap. I tillegg ytes tjenester av forebyggende og kontrollerende art innen brann og beredskap. Selskapet skal sikre den enkelte av kommunens innbyggere ved brann og forebygging av brann. Kommunen har eierandel på 3,77 %. Kommunen har ikke bokført egenkapitalinnskudd i selskapet. Det er stilt kommunal garanti på ideell andel av lån ca. kr 1,5 mill. Selskapet er regulert av Lov om interkommunale selskap. Det ble foretatt selskapskontroll i Vi har vurdert at det ikke foreligger risiko og vesentlige forhold som indikerer at det bør foretas ny selskapskontroll. Farsund Hægebostad Kvinesdal Lindesnes Lyngdal Mandal Marnardal Åseral Konsesjonskraft IKS Org VURDERING 0, 31 % (Purehelp.no) Konsesjonskraft IKS skal være en ledende nasjonal forvalter av konsesjonskraft. Konsesjonskraft IKS skal selge kommunene og fylkeskommunen sin konsesjonskraft, gjennom å ta i mot og formidle videre den pengeytinga som oppstår gjennom forvalting av konsesjonskraftrettene og delta i virksomhet som har naturlig sammenheng med dette. Kommunen har en eierandel på 0, 31 %. Kommunen har ikke foretatt egenkapitalinnskudd i selskapet eller stilt kommunal garanti i henhold til årsregnskapet Selskapet er regulert av Lov om interkommunale selskap. Selskapets egenkapital i regnskapet for 2014 utgjør ca. 77 mill. (Purehelp.no) Vi har vurdert at det ikke foreligger risiko og vesentlige forhold som indikerer at det bør foretas selskapskontroll. Aust-Agder Fylkeskommune Vest-Agder Fylkeskommune Arendal Birkenes Bygland Bykle Evje og Hornnes Flekkefjord Froland Grimstad Hægebostad Iveland Kristiansand Kvinesdal Lindesnes Marnardal Sirdal Valle Vennesla Åmli Åseral 3 19

20 Heleide kommunale aksjeselskaper Komm. andel Opplysninger om selskapet Andre eiere Maren AS m/datterselskap Org VURDERING 5 % Selskapet skal drive virksomhet i relasjon til miljøtjenester med alt hva hermed står i forbindelse, samt deltakelse i andre selskaper med samme formål. Selskapet skal sikre at kommunen gjennomfører sitt samfunnsansvar innen renovasjon for den enkelte av kommunens innbyggere. Kommunen har en eierandel på 5 %. Bokført verdi av egenkapitalinnskudd utgjør kr Det er ikke stilt kommunal garanti i henhold til kommunens årsregnskap Selskapet reguleres av aksjeloven. Selskapet har 4 datterselskaper. Selskapets egenkapital utgjør ca. 30 mill. i regnskapet for Konsernregnskap er ikke utarbeidet. Det ble foretatt selskapskontroll i selskapet i Vi har vurdert at det ikke foreligger risiko og vesentlige forhold som indikerer at det bør foretas ny selskapskontroll. Lindesnes Mandal Marnardal 4 20

21 Andre ( 27 virksomhet som er egne rettssubjekt) Komm. andel Opplysninger om selskapet Andre eiere Agder sekretariat Org VURDERING 6,3 % Sekretariat for 16 kontrollutvalg Bygland Bykle Evje og Hornes Kommunen har en eierandel på 6,3 % og en balanseført verdi av egenkapitalinnskuddet på kr Det er ikke stilt kommunal garanti overfor selskapet i henhold til kommunens årsregnskap Selskapet er regulert av kommuneloven. Vi har vurdert at det ikke foreligger risiko og vesentlige forhold som indikerer at det bør foretas selskapskontroll. Farsund Flekkefjord Hægebostad Iveland Kvinesdal Lindesnes Lyngdal Mandal Marnardal Sirdal Valle Åseral Mankalk Org VURDERING 1 % av innbetalt tilskudd Samordne og drifte kalkdosererne i Mandalsvassdraget Kommunen har en andel på 1 % av tilskudd i Det er ikke stilt kommunal garanti overfor selskapet i henhold til kommunens årsregnskap Selskapet er regulert av kommuneloven. Regnskapet for 2014 viser et mindreforbruk på kr 1 419` og disposisjonsfond på kr 1 317`. Vi har vurdert at det ikke foreligger risiko og vesentlige forhold som indikerer at det bør foretas selskapskontroll. Vedtektene angir ikke % -vis fordeling av eierskapet. Finansiering skjer iht vedtektene etter følgende fordelingsnøkkel: Audnedal 1 % Evje og Hornnes 7 % Mandal 38 % Marnardal 38 % Songdalen 4 % Åseral 12 % Vannassistansen i Vest-Agder Org Tidligere navn: DIVA Driftsassistansen i Vest- Agder 5 % av kontingent Formidling av teknisk og administrativ assistanse for drift og kontroll av kommunaltekniske vann- og avløpsanlegg i Vest- Agder. Vedtektene angir ikke %-vis fordeling av eierskapet. Følgende deltakere iht noter 2014: Kristiansand 5 21

22 Andre ( 27 virksomhet som er egne rettssubjekt) Komm. andel Opplysninger om selskapet Andre eiere VURDERING Kommunen har en andel av kontingentene på 5 %. Tilskudd i 2014 utgjorde kr Kommunen har ikke foretatt egenkapitalinnskudd i selskapet. Det er ikke stilt kommunal garanti overfor selskapet i henhold til kommunens årsregnskap Selskapet er regulert av kommuneloven. Regnskapet for 2014 viser et resultat (mindreforbruk) på kr 86` og disposisjonsfond på kr 660`. Vi har vurdert at det ikke foreligger risiko og vesentlige forhold som indikerer at det bør foretas selskapskontroll. Vennesla Kvinesdal Åseral Flekkefjord Mandal Sirdal Lyngdal Marnardal Søgne Lindesnes Audnedal Songdalen Hægebostad Farsund Interkommunalt utvalg mot akutt olje-og kjemikalieforurensning (IUA) VURDERING Ansvar iht folketall 1.1 i budsjettåret Formålet med virksomheten er å sørge for nødvendig beredskap mot tilfeller av akutt forurensning som kan inntreffe eller medføre skadevirkninger innen beredskapsområdet. Dette innebærer at nødvendige mannskaper og materiell må være disponible ved aksjoner foruten at det foreligger en ajourført, godkjent beredskapsplan ved akutt forurensning. Kommunen har en andel på kr av selskapets inntekter i følge noter Kommunen har ikke foretatt egenkapitalinnskudd i selskapet. Det er ikke stilt kommunal garanti overfor selskapet i henhold til kommunens årsregnskap Selskapet er regulert av kommuneloven. Regnskapet for 2014 viser et resultat på kr 0 og disposisjonsfond på ca kr 1 mill. Vi har vurdert at det ikke foreligger risiko og vesentlige forhold som indikerer at det bør foretas selskapskontroll. Vedtektene angir ikke %-vis fordeling av eierskapet. Følgende eiere iht vedtektene. Audnedal Farsund Flekkefjord Hægebostad Kvinesdal Lindesnes Lyngdal Mandal Marnardal Sirdal Åseral 6 22

23 Andre ( 27 virksomhet som er egne rettssubjekt) Komm. andel Opplysninger om selskapet Andre eiere Lindesnesregionens Medisinske Senter (LRMS) Org Tilskudd forholdsmessig iht. folketall 1.1 gjeldende år Det interkommunale samarbeidet i regi av LRMS skal medvirke til at Lindesnesregionen til enhver tid har gode og kostnadseffektive helsetjenester å tilby sin befolkning. Dette innebærer at LRMS bl.a. skal ha ansvaret for Kommunalt øyeblikkelig hjelp døgntilbud i regionen. Legevaktstjenesten for kommunene i regionen etter nærmere avtale. Øvrige interkommunale helsefaglige tilbud og stillinger. Andre tiltak og aktiviteter som naturlig kan falle inn under LRMS. Vedtektene angir ikke %-vis fordeling pr eier. Det er registrert følgende eiere: Åseral Mandal Audnedal Lindesnes Marnardal Samarbeidskommunene vil bidra til at dette kan skje gjennom å Delta aktivt i samarbeidsfora som gjelder LRMS og driften av dette. Sørge for gode samhandlingsrutiner mellom kommunen og LRMS. Delta i hospiteringsordninger og andre kompetansefremmede tiltak. Delta i andre aktiviteter som fremmer samarbeidet i regi av LRMS. LRMS kan også ivareta oppgaver som nevnt over for andre enn deltakerkommunene VURDERING Selskapet ble stiftet Det er ikke foretatt egenkapitalinnskudd i selskapet. Det er ikke stilt kommunal garanti overfor selskapet i henhold til kommunens årsregnskap er selskapets første hele driftsår. Selskapet er regulert av kommuneloven. Vi har vurdert, basert på en risiko og vesentlighetsanalyse, at det ut fra kommunens samfunnsmessige ansvar og tjenestetilbud overfor kommunens innbyggere bør foretas selskapskontroll. (Kriterium 1 og 2) 7 23

24 Andre ( 27 virksomhet som er egne rettssubjekt) Komm. andel Opplysninger om selskapet Andre eiere DDV Drift Org VURDERING DDV Drift skal ivareta de operative oppgavene innenfor IKT-drift og brukerstøtte (1.linje). For oppgavefordeling og grensesnitt mellom DDV Styring, DDV Strategi og DDV Drift henvises det til Samarbeidsavtalen. Samarbeidet kan også ivareta slike oppgaver for andre enn deltakerkommunene innenfor de rammer styret fastsetter. Vedtektene angir ikke kommunens eierandel i selskapet. Det er ikke registrert transaksjoner mellom selskap og kommune i følge regnskapet for Selskapet ble stiftet Det er ikke foretatt egenkapitalinnskudd i selskapet. Det er ikke stilt kommunal garanti overfor selskapet i henhold til kommunens årsregnskap Selskapet er regulert av kommuneloven. Regnskapet for 2014 var selskapets første driftsår. Regnskapet viser et resultat(mindreforbruk) på kr 6` og en fri egenkapital på kr 0. Eier hefter solidarisk for selskapets gjeld (kr 4,6 mill ) ut fra samarbeidsavtalen. Samarbeidsavtalen regulerer også kommunenes økonomiske tilskudd til selskapet. Vi vurderer at det, basert på en risiko og vesentlighetsanalyse, bør foretas selskapskontroll for Audnedal kommune (Kriterium 4 og 5) Vedtektene angir ikke %-vis fordeling pr eier. Audnedal Farsund Flekkefjord Hægebostad Kvinesdal Lindesnes Mandal Marnardal Åseral DDV Strategi Org DDV Strategi ivaretar den daglige administrative ledelse av samarbeidet, og er det administrative «limet» i samarbeidet. DDV Strategi står også for prosjektledelse av interkommunale prosjekter som vil påvirke IKT-driften. DDV Strategi skal forestå bestilling og forvaltning av kommunenes IKT-løsninger, og skal også være en ressurs i det strategiske utviklingsarbeidet. For detaljert beskrivelser av oppgaver og mandat for DDV Strategi, samt oppgavefordeling og grensesnitt mellom DDV Styring, DDV Strategi og DDV Drift, vises til samarbeidsavtalen. Vedtektene angir ikke %-vis fordeling pr eier. Audnedal Farsund Flekkefjord Hægebostad Kvinesdal Lindesnes Mandal 8 24

25 Andre ( 27 virksomhet som er egne rettssubjekt) Komm. andel Opplysninger om selskapet Andre eiere VURDERING Vedtektene angir ikke kommunal eierandel i selskapet. Det er ikke utarbeidet regnskap for selskapet for Selskapet ble stiftet Det er ikke foretatt egenkapitalinnskudd i selskapet. Det er ikke stilt kommunal garanti overfor selskapet i henhold til kommunens årsregnskap Selskapet er regulert av kommuneloven. Eier hefter solidarisk for selskapets gjeld ut fra samarbeidsavtalen. Samarbeidsavtalen regulerer også kommunenes økonomiske tilskudd til selskapet. Vi vurderer at det, basert på en risiko og vesentlighetsanalyse, bør foretas selskapskontroll for Audnedal kommune (Kriterium 5) Marnardal Åseral 9 25

26 Oversikter over selskaper utenfor 80 (Begrenset selskapskontroll) Deleide kommunale aksjeselskaper Komm. andel Opplysninger om selskapet Andre eiere Agder Energi AS Org VURDERING Varodd AS Org VURDERING Visitsørlandet AS Org , 39 % Utnytte, produsere, distribuere og omsette energi. Bidra til en sikker og rasjonell energiforsyning. Utnytte beslektede og lønnsomme forretningsmuligheter innen energi, kommunikasjon og infrastruktur Kommunen har en eierandel på 0,39 % og en balanseført verdi av aksjene på kr 31 mill. Det er ikke stilt kommunal garanti overfor selskapet i henhold til kommunens årsregnskap Det er etablert rutiner for oppfølging av eierskapet. Vi har vurdert at det ikke foreligger risiko og vesentlige forhold som indikerer at det bør foretas begrenset selskapskontroll. 0,15 % Produksjon og omsetning, samt annen virksomhet, som kan føre til økte muligheter for sysselsetting av yrkesvalghemmede, fortrinnvis fra kommuner i Vest-Agder. Kommunen har en eierandel på 0,15 % og en balanseført verdi av egenkapitalinnskuddet på kr Det er ikke stilt kommunal garanti overfor selskapet i henhold til kommunens årsregnskap Vi har vurdert at det ikke foreligger risiko og vesentlige forhold som indikerer at det bør foretas begrenset selskapskontroll. 0,2 % Områdemarkedsføring, profilering og merkevarebygging via tilrettelegging for salg og markedsføring for reiselivet på Sørlandet. Selskapets virksomhet tar ikke sikte på å skaffe aksjeeierne økonomisk utbytte. Eventuelt overskudd skal benyttes til å fremme selskapets formål. Selskapet kan eie aksjer/andeler i andre selskap. Kommunal og privat eierinteresse Kommunale og private eierinteresser Kommunale og private eierinteresser 10 26

27 Deleide kommunale aksjeselskaper Komm. andel Opplysninger om selskapet Andre eiere VURDERING Kommunen har en eierandel på 0,2 % og en balanseført verdi av egenkapitalinnskuddet på kr Det er ikke stilt kommunal garanti overfor selskapet i henhold til kommunens årsregnskap Vi har vurdert at det ikke foreligger risiko og vesentlige forhold som indikerer at det bør foretas begrenset selskapskontroll. Lindesnesregionen Næringshage AS Org ,31 % Være utvikler for og koordinator av en samlokalisering av kunnskapsbasert næringsvirksomhet i Lindesnesregionen. Dette skal skje i tilknytning til en eiendom hvor Lindesnesregionen Næringshage AS skal være leietakere. Kommunale og private eierinteresser VURDERING Kommunen har en eierandel på 1,31 % og en bokført verdi på egenkapitalinnskuddet som utgjør kr Det er ikke stilt kommunal garanti i henhold til årsregnskapet Selskapets innskutte egenkapital pr 2014 er intakt (Purehelp.no). Vi har vurdert at det ikke foreligger risiko og vesentlige forhold som indikerer at det bør foretas begrenset selskapskontroll

28 INNKALLING TIL REPRESENTANTSKAPSMØTE KOMMUNEREVISJONEN VEST VEST-AGDER IKS REPRESENTANTSKAPET INNKALLING TIL Onsdag, , kl. 18:00 Varamedlemmer møter bare etter særskilt innkalling. Lyngdal rådhus Kommunestyresalen 28

29 INNKALLING TIL REPRESENTANTSKAPSMØTE KOMMUNEREVISJON VEST, VEST-AGDER IKS REPRESENTANTSKAPET Følgende medlemmer er innkalt: Bodil Stensrud Johnny Deisz Frank Øverland Kirsten Svensson Judith Kvelland Rogstad Svein Lysestøl Bård Melvin Bulæg Øystein Rui Kristoffersen Gunnar Skaar Anne Grethe Liland Alexander Skeibrok Helge Elle Irene Loka Monica Nilsen Audnedal kommune Farsund kommune Flekkefjord kommune Hægebostad kommune Kvinesdal kommune Lindesnes kommune Lyngdal kommune Mandal kommune Marnardal kommune Sirdal kommune Åseral kommune Styreleder Revisjonssjef Ansattes representant SAKSLISTE: 08/2016 Godkjenning av innkallingen og saksliste til representantskapet 09/2016 Valg av to representanter til å underskrive protokoll fra møtet 10/2016 Årsregnskap og årsmelding for /2016 Ny revisjonsenhet sammenslåing av Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS og Rogaland Revisjon IKS 12/2016 Valg 13/2016 Godtgjørelse verv MELDINGER M-06/2016 Protokoll fra representantskapsmøte M-07/2016 Protokoll fra styremøte Evt. forfall meldes til revisjonssjef på telefon eller e-post Varamedlemmer mottar sakspapirer, men møter bare etter særskilt innkalling. Flekkefjord, Irene Loka revisjonssjef 29

30 30

31 31

32 32

33 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Protokoll fra styret Møte nr. 1/2016 Sted: Lyngdal rådhus Dato: Tid: 09:30-11:00 Til stede: Forfall: Helge Elle Svein Røynesdal Lise Klemsdal Løkling Wenche Storaker Else Pedersen Rafoss Monica Nilsen Irene Loka styreleder nestleder styremedlem styremedlem styremedlem representant fra ansatte revisjonssjef Saksliste Saksnr. Sakstittel Sak 01/2016 Godkjenning av protokoll fra møte Sak 02/2016 Årsregnskap og årsmelding Sak 03/2016 Ny revisjonsenhet - sammenslåing av Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS og Rogaland Revisjon IKS Sak 04/2016 Økonomirapport per Sak 05/2016 Godtgjørelse styreverv Referatskriv: M-01/2016: Protokoll fra møte i representantskapet

34 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak 01/2016: Godkjenning av protokoll fra møte Styret gjorde følgende enstemmige vedtak: Møteprotokoll fra styrets møte godkjennes. Sak 02/2016: Årsregnskap og årsmelding Styret gjorde følgende enstemmige vedtak: Eierkommunene avregnes i samsvar med den nedenfor viste oversikten. Årsregnskap og årsmelding for 2015 godkjennes. budsjett brukt % kostnad kostnads- Innbetalt avregning budsjett %-fordeling timer timer fordeling fordeling budsjett Audnedal kommune ,1 % ,1 % Farsund kommune ,1 % ,2 % Flekkefjord kommune ,4 % ,1 % Hægebostad kommune ,1 % ,8 % Kvinesdal kommune ,3 % ,4 % Lindesnes kommune ,6 % ,9 % Lyngdal kommune ,0 % ,7 % Mandal kommune ,1 % ,2 % Marnardal kommune ,5 % ,4 % Sirdal kommune ,6 % ,9 % Åseral kommune ,2 % ,2 % % % Sak 03/2016: Ny revisjonsenhet - sammenslåing av Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS og Rogaland Revisjon IKS Styret inviterer representantskapet til å gi følgende anbefaling til kommunestyrene: 1. Kommunestyret slutter seg til etablering av ny revisjonsenhet med prinsipper som vist i utkast til vedtekter, stiftelsesdokument og åpningsbalanse. 2. Samvirkeforetak velges som selskapsform. 3. Representantskapet delegeres myndighet til å nedsette 2 medlemmer fra Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS til et interimsstyre bestående av 2 medlemmer fra Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS og 3 medlemmer fra Rogaland Revisjon IKS. Interimsstyret gis ansvaret for å etablere foretaket, utforme vedtekter og ansette ny daglig leder. Valget foretas av representantskapene etter innstilling fra en valgkomite. 4. Kommunestyret vedtar å oppløse dagens interkommunale revisjonsselskap. side 2 34

35 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS 5. Kontorkommunen påtar seg ansvar for å fordele fremtidig pensjonsforpliktelse på dagens eiere. Sak 04/2016: Økonomirapport per Styret gjorde følgende enstemmige vedtak: Styret tar økonomirapporten til etterretning. Sak 05/2016: Godtgjørelse styreverv Styret gjorde følgende enstemmige vedtak: Styret foreslår følgende godtgjørelser for styreverv, gjeldende fra : Fast årlig godtgjørelse leder Kr Møtegodtgjørelse per møte Kr Tapt arbeidsfortjeneste, legitimert Inntil kr 500/time Tapt arbeidsfortjeneste, ulegitimert Kr 200 per time Lyngdal, Helge Elle styreleder Svein Røynesdal nestleder Lise Klemsdal Løkling styremedlem Wenche Storaker styremedlem Else Pedersen Rafoss styremedlem side 3 35

36 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak nr: 10/2016 Representantskapet Møtedato: Saksbeh.: Irene Loka Årsregnskap og årsmelding 2015 Vedlegg: Styresak 02/2016 Årsregnskap og årsmelding for Revisjonsberetning fra Aust-Agder Revisjon IKS, datert Etter IKS-loven og gjeldende vedtekter er det Representantskapet som endelig fastsetter regnskapet med revisjonsberetning og årsberetning, etter innstilling fra styret. Det vises til saksutredning og styrets behandling i sak 2/2015. Følgende utgiftsfordeling mellom kommunene ligger til grunn, basert på kommunenes forbruk av tid gjennom regnskapsåret: budsjett brukt % kostnad kostnads- Innbetalt avregning budsjett %-fordeling timer timer fordeling fordeling budsjett Audnedal kommune ,1 % ,1 % Farsund kommune ,1 % ,2 % Flekkefjord kommune ,4 % ,1 % Hægebostad kommune ,1 % ,8 % Kvinesdal kommune ,3 % ,4 % Lindesnes kommune ,6 % ,9 % Lyngdal kommune ,0 % ,7 % Mandal kommune ,1 % ,2 % Marnardal kommune ,5 % ,4 % Sirdal kommune ,6 % ,9 % Åseral kommune ,2 % ,2 % % % 1 36

37 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Representantskapet foreslås å gjøre slikt vedtak: Årsregnskap og årsmelding for 2015 godkjennes med følgende utgiftsfordeling: budsjett brukt % kostnad kostnads- Innbetalt avregning budsjett %-fordeling timer timer fordeling fordeling budsjett Audnedal kommune ,1 % ,1 % Farsund kommune ,1 % ,2 % Flekkefjord kommune ,4 % ,1 % Hægebostad kommune ,1 % ,8 % Kvinesdal kommune ,3 % ,4 % Lindesnes kommune ,6 % ,9 % Lyngdal kommune ,0 % ,7 % Mandal kommune ,1 % ,2 % Marnardal kommune ,5 % ,4 % Sirdal kommune ,6 % ,9 % Åseral kommune ,2 % ,2 % % % Flekkefjord, Irene Loka revisjonssjef 2 37

38 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak nr: 02/2016 Styret Møtedato: Saksbeh.: Irene Loka Særutskrift Årsregnskap og årsberetning for 2015 med utgiftsfordeling på deltakerkommunene. Styret gjorde følgende enstemmige vedtak: Eierkommunene avregnes i samsvar med den nedenfor viste oversikten. Årsregnskap og årsmelding for 2015 godkjennes. budsjett brukt % kostnad kostnads- Innbetalt avregning budsjett %-fordeling timer timer fordeling fordeling budsjett Audnedal kommune ,1 % ,1 % Farsund kommune ,1 % ,2 % Flekkefjord kommune ,4 % ,1 % Hægebostad kommune ,1 % ,8 % Kvinesdal kommune ,3 % ,4 % Lindesnes kommune ,6 % ,9 % Lyngdal kommune ,0 % ,7 % Mandal kommune ,1 % ,2 % Marnardal kommune ,5 % ,4 % Sirdal kommune ,6 % ,9 % Åseral kommune ,2 % ,2 % % % Saksutredning: Vedlegg: Årsmelding for 2015 med årsberetning og årsregnskap for Spesifikasjon av driftsregnskap og balanse på kontonivå Åpenhetsrapport 2015 Etter IKS-loven og selskapets vedtekter er det styret som avlegger regnskapet til representantskapet som er den instans som endelig fastsetter regnskapet. Regnskapet er i henhold til selskapets vedtekter ført etter de kommunale regnskapsprinsippene. Det vedlagte regnskap og årsmelding er således revisjonssjefens forslag til styret. 1 38

39 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS NKRF anbefaler at kommunale revisjonsenheter avgir åpenhetsrapport tilsvarende hva som er krav til private revisorer som reviderer etter revisorloven 5a-1 og 5a-2. Kapittel 5a i revisorloven regulerer særlige plikter ved revisjon av foretak av allmenn interesse. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS har derfor utarbeidet slik rapport. Formålet er å sikre åpenhet om selskapets virksomhet. Økonomi Driftsregnskapet er gjort opp i balanse. For øvrig vises det til årsmeldingen for nærmere utredning. Fordeling av utgifter på deltakende kommuner Det har i løpet av 2015 blitt utført regnskapsrevisjon, diverse attestasjonsoppdrag og andre særskilte oppdrag, bistand, forvaltningsrevisjon, samt selskapskontroll. Avregningen tar utgangspunkt i den enkelte kommunes timeforbruk. Utgiftene mellom kommunene fordeles etter medgått tid. Fordi revisjonsåret går fra mai til april mens avregningen mot kommunene har kalenderåret som utgangspunkt, innebærer dette at det kan bli variasjoner i ressursbruken fra år til år for den enkelte kommune. Dette vil en prøve å jevne ut i følgende kalenderår. Årsaken til at en ikke klarer å ha et stabilt ressursbruk fra år til år i den enkelte kommune, kan være bemanningssituasjonen i kommunerevisjonen, eller at andre prosjekter fører til forskyvninger. I løpet av 2015 har vi gjennomført timer knyttet til regnskapsrevisjon og lignende arbeid som budsjettert, men mindre tid på forvaltningsrevisjon, selskapskontroll o.l.. Dette påvirker også avregningen for de kommunene dette har gjort størst utslag for. Utgiftsfordelingen i budsjettet er basert på estimerte timer til regnskapsrevisjon og et anslag timer til bruk på andre oppdrag som overordnet analyse, plan for selskapskontroll, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Bruk av tid til reiser ut til kommunene registreres ikke på den enkelte kommune og er således ikke en del av registrerte timer på kommunen. Det samme gjelder matpauser ifm oppdrag. Avregningen er gjort ut fra faktiske timer brukt på den enkelte kommune. Videre forutsettes at kr tilbakeføres til kommunene og den endelige utgiftsfordelingen er beregnet ut fra dette. Tilbakeføringen innebærer at driftsregnskapet er gjort opp i balanse. Jeg viser for øvrig til årsberetningen. 2 39

40 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Følgende avregning foretas for 2015 (avregnes i 2016) på bakgrunn av brukt tid: budsjett brukt % kostnad kostnads- Innbetalt avregning budsjett %-fordeling timer timer fordeling fordeling budsjett Audnedal kommune ,1 % ,1 % Farsund kommune ,1 % ,2 % Flekkefjord kommune ,4 % ,1 % Hægebostad kommune ,1 % ,8 % Kvinesdal kommune ,3 % ,4 % Lindesnes kommune ,6 % ,9 % Lyngdal kommune ,0 % ,7 % Mandal kommune ,1 % ,2 % Marnardal kommune ,5 % ,4 % Sirdal kommune ,6 % ,9 % Åseral kommune ,2 % ,2 % % % Med disse kommentarer vil jeg tilrå styret å gjøre slikt vedtak: Eierkommunene avregnes i samsvar med den ovenfor viste oversikten. Årsregnskap og årsmelding for 2015 godkjennes. Flekkefjord, Irene Loka Revisjonssjef 3 40

41 Årsmelding 2015 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS 41

42 INNHOLD: Årsberetning 3 Årsregnskap Driftsregnskap 8 Investeringsregnskap 9 Balanse 10 Noter 11 Revisjonsberetning 18 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2015 side 2 42

43 ÅRSBERETNING Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder ble etablert Med virkning fra ble revisjonsdistriktet omdannet til et IKS (Interkommunalt selskap). Selskapets eiere Kommune Eierandel Audnedal 5,3 % Farsund 13,2 % Flekkefjord 12,6 % Hægebostad 5,2 % Kvinesdal 10,0 % Lindesnes 8,2 % Lyngdal 11,2 % Mandal 16,7 % Marnardal 5,9 % Sirdal 6,7 % Åseral 5 % Representantskap og styre REPRESENTANTSKAPET 2015 Kommune Medlem Varamedlem Audnedal Hans Gunnar Sveindal Tor Arvid Kristensen/Bodil Stensrud Farsund Lars Tjelland Erik Müller Flekkefjord Judith Birkeland, nestleder Marianne Nuland Andersen Hægebostad Alf Skeime Anne Gry Tønnessen Kvinesdal Svein Bøgwald, leder Malin Stokkeland Lindesnes Benjamin Le Maitre Henny Heskestad/Edita Schultz Lyngdal Bård Melvin Bulæg Arnold Dragland Mandal Kjersti Aukland Hansen Ebba Farre Roksvold Marnardal Jens Monstad Anju Choudhary Sirdal Gunhild E. Halvorsen Ribe Åseral Lars Odin Engeli Britt Enny Haugland Ansattes repr. Silje Djuvik Støle/Monica Nilsen Helene Egeland Representantskapet har hatt 3 møter og behandlet 9 saker. Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2015 side 3 43

44 STYRET per Medlem Varamedlem Leder Helge Elle, Farsund Nils Lunde, Farsund Nestleder Svein Røynesdal, Audnedal Robert Kjellemo, Marnardal Lise Klemsdal Løkling Stine T. Skagestad, Mandal (fra ) Else Pedersen Rafoss, Kvinesdal Shirley Rødland, Kvinesdal Wenche Storaker, Lindesnes Alf Morten Normann, Flekkefjord Ansattes repr. Silje Djuvik Støle/Monica Nilsen Helene Egeland Styret har hatt 5 møter og behandlet 21 saker. Personal og organisasjon Revisjonsenheten har i 2015 hatt 9 stillingshjemler fram til august og deretter redusert til 8 stillinger i samsvar med budsjett. To revisorer avsluttet sitt arbeidsforhold til selskapet høsten Lene Rugland har vært oppdragsansvarlig revisor for regnskapsrevisjon og Irene Loka har vært oppdragsansvarlig for forvaltningsrevisjon. Revisjonssjefen har rapportert til styret om gjennomført intern kvalitetskontroll for revisjonsåret Sykefraværet i selskapet har i 2015 vært på 3,2 %. Korttidsfraværet har vært på 2 % ( %) og langtidsfraværet på 1,2 % ( %). I 2015 ble det utført arbeidstimer i Kommunerevisjonen Vest. Dette er timer eksklusiv ferie, sykefravær/permisjoner. Andelen registrert fellestid er på samme nivå som i Effektiviteten vurderes å være tilfredsstillende Timer % Timer % Total timeressurs % % Herav fellestid % % Timer som er brukt på oppdrag % % Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll I henhold til kommunelovens 77 nr 4 skal det gjennomføres forvaltningsrevisjon i kommunene. Krav om gjennomføring av selskapskontroll framgår av samme paragraf nr. 5. Kommunerevisjonen gjennomfører slik revisjon etter bestilling fra den enkelte kommunes kontrollutvalg, som legger kommunestyrets vedtatte planer for forvaltningsrevisjon og planer for selskapskontroll til grunn for sin bestilling. Kommunerevisjonen kan ikke iverksette slike revisjoner/kontroller uten at det først foreligger slik bestilling. I 2015 har vi levert 8 rapporter etter forvaltningsrevisjon og 3 rapporter etter gjennomført selskapskontroll. Overordnet analyse er påbegynt i 2 kommuner. Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2015 side 4 44

45 Økonomi Driftsregnskapet for 2015 er gjort opp i balanse. Inntekten fra eierkommunene er bokført med 6,248 mill kr. Dette er 0,8 mill kr mindre enn innbetalt akonto og budsjett. Årsaken er at ubrukte budsjettmidler tilbakeføres eierne. Beløpet vil bli avregnet mot innbetalt beløp og tilbakeført kommunene i Etter tilbakeføringen av ubrukte midler er regnskapet gjort opp i balanse. Inntekten fra andre kunder (stiftelser, IKS, kirkelige fellesråd mv) er bokført med 1,3 mill kr, ca kr høyere enn budsjettert. Årsaken er at vi har revidert flere nye selskap, attestasjoner og mer interimsarbeid er utført høsten 2015 i forhold til budsjettert, samt at opptjent, ikke fakturert inntekt i 2015 er periodisert til regnskapsåret. Om lag kr er inntekt opptjent i 2014 og fakturert i Lønn inkl. sosiale utgifter, justert for refusjoner for sykefravær, er på i alt 6,7 mill kr. Dette er lavere enn budsjett. Den største andelen av mindreforbruket er lavere pensjonskostnad enn budsjettert samt sykepenger. Pensjonskostnaden er bokført med kr som består av kr i betalt pensjonspremie og et netto utgiftsført premieavvik på kr Balanseført premieavvik til framtidig inntektsføring er på kr Kjøp av varer og tjenester er utgiftsført med kr , kr mindre enn budsjettert. Dette skyldes hovedsakelig mindre kursaktivitet. Selskapet bokfører pensjon i henhold til 13 i forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner. Disse regnskapsbestemmelsene fører til at det i balansen er bokført pensjonsmidler og pensjonsforpliktelser med tilsvarende føring mot kapitalkontoen. Per er det bokført kr 3,686 mill kr i netto pensjonsforpliktelse (differansen mellom pensjonsforpliktelsene og pensjonsmidlene) inkl. arbeidsgiveravgift. Dette er en økning på kr fra forrige år. Endring i netto pensjonsforpliktelse har sin forklaring i estimatavvik. Estimatavvik gir uttrykk for om henholdsvis pensjonsmidlene og pensjonsforpliktelsene ved forrige årsregnskapsavleggelse var overvurdert eller undervurdert sammenlignet med nytt beste estimat basert på oppdaterte grunnlagsdata og beregningsforutsetninger. I henhold til 13-4 bokstav D skal estimatavvik føres direkte i balanseregnskapet det året estimatavviket beregnes. Motposten er kapitalkontoen under egenkapitalen. Formålet er å jevne ut pensjonskostnaden over tid. Det kommunale regnskapssystemet og gjeldende regelverk for pensjon fører dermed til at selskapet har en negativ egenkapital på 1,4 mill kr. Det vises for øvrig til noter for nærmere informasjon om pensjonsføringene og egenkapital. Selskapet har en avsetning på 1,98 mill kr til disposisjonsfond. Denne anses å være tilstrekkelig til å møte uforutsette hendelser som for eksempel svingninger i pensjonspremier. En har derfor tilbakeført ubrukte budsjettmidler til kommunene. Avregning kommunene Utgiftene mellom kommunene fordeles etter medgått tid. Fordi revisjonsåret går fra mai til april mens avregningen mot kommunene har kalenderåret som utgangspunkt, innebærer dette at det kan bli variasjoner i ressursbruken fra år til år for den enkelte kommune. Dette vil en prøve å jevne ut i følgende kalenderår. Årsaken til at en ikke klarer å ha et stabilt ressursbruk fra år til år i den enkelte kommune, kan være bemanningssituasjonen i kommunerevisjonen, eller at andre prosjekter fører til forskyvninger. Det har ikke lyktes å gjennomføre alle timene som var tenkt brukt til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Vi har måttet brukt mer timer enn planlagt både på regnskapsrevisjon og oppdrag i tilknytning til denne, samt på de mindre selskapene/fellesråd mm. I 2015 tilbakeføres også kr til kommunene. Denne tilbakeføringen er innarbeidet i tabellen nedenfor. Tabellen under viser en oversikt over budsjetterte og brukte timer i 2015: Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2015 side 5 45

46 Regnskapsrevisjon timer Andre oppdrag timer sum timer budsjett avregnet avvik budsjett avregnet avvik avregnet avvik Audnedal kommune Farsund kommune Flekkefjord kommune Hægebostad kommune Kvinesdal kommune Lindesnes kommune Lyngdal kommune Mandal kommune Marnardal kommune Sirdal kommune Åseral kommune sum Denne timebruken gir følgende kostnadsfordeling per kommune etter at kr er tilbakeført: budsjett brukt % kostnad kostnads- Innbetalt avregning budsjett %-fordeling timer timer fordeling fordeling budsjett Audnedal kommune ,1 % ,1 % Farsund kommune ,1 % ,2 % Flekkefjord kommune ,4 % ,1 % Hægebostad kommune ,1 % ,8 % Kvinesdal kommune ,3 % ,4 % Lindesnes kommune ,6 % ,9 % Lyngdal kommune ,0 % ,7 % Mandal kommune ,1 % ,2 % Marnardal kommune ,5 % ,4 % Sirdal kommune ,6 % ,9 % Åseral kommune ,2 % ,2 % % % Fra 2013 er ansvaret for overformynderiet overført til fylkesmannen og revisjonen av overformynderiregnskapene etter vil ikke utføres av oss. For noen kommuner dreier revisjonen seg om noen få timer, mens andre krevde mer ressurser. De siste overformynderiregnskapene ble ferdigstilt i 2015 og er nå ferdig revidert. Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2015 side 6 46

47 47

48 DRIFTSREGNSKAP Regnskap Budsjett Avvik fra Regnskap (Beløp i tusen kr) note budsjett 2014 DRIFTSINNTEKTER Inntekter fra deltakende kommune Øvrige inntekter Refusjoner Sum driftsinntekter DRIFTSUTGIFTER Lønn inkl. sosiale utgifter 4, Kjøp av varer og tjenester Sum driftsutgifter Brutto driftsresultat FINANSPOSTER Netto renteinntekter Netto driftsresultat INTERNE FINANSIERINGSTRANSAKSJONER Bruk av tidligere års mindreforbruk Bruk av disposisjonsfond - Overført til investeringsregnskapet Avsetning til disposisjonsfond 7 - Netto interne transaksjoner Regnskapsmessig mindreforbruk Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2015 side 8 48

49 INVESTERINGSREGNSKAP Regnskap Regnskap (Beløp i tusen kr) INVESTERINGER Egenkapitalinnskudd KLP Sum årets finansieringsbehov FINANSIERT SLIK Overføring fra driftsregnskapet Sum finansiering Udekket/Udisponert 0 0 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2015 side 9 49

50 50

51 NOTER Note 1 Regnskapsprinsipper Side 11 Note 2 Arbeidskapital 11 Note 3 Endring i arbeidskapital 12 Note 4 Pensjon 12 Note 5 Spesifisering av inntekter fra eierkommuner og andre kunder 15 Note 6 Egenkapitalinnskudd KLP 16 Note 7 Avsetninger og bruk av avsetninger 16 Note 8 Kapitalkonto 17 Note 9 Egenkapital 17 Note 10 Godtgjørelse til styre, revisor og daglig leder 17 Note 1 Regnskapsprinsipper I samsvar med selskapsavtalens 12 er selskapets regnskap avlagt etter de til enhver tid gjeldende kommunale regnskapsprinsipper. Regnskapet er finansielt orientert, og skal vise alle økonomiske midler som er tilgjengelige i året, og anvendelsen av disse. Inntekter og utgifter skal tidsmessig plasseres i det året som følger av anordningsprinsippet. Anordningsprinsippet betyr at alle kjente utgifter, utbetalinger, inntekter og innbetalinger i løpet av året som vedrører selskapets virksomhet skal fremgå av drifts eller investeringsregnskapet i året enten de er betalt eller ikke. Pensjonskostnader og pensjonsforpliktelser bokføres i samsvar med 13 i forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner av , sist endret Regnskapet er avlagt i henhold til god kommunal regnskapsskikk, herunder kommunale regnskapsstandarder (KRS) utgitt av Foreningen for god kommunal regnskapsskikk (GKRS). Note 2 Arbeidskapital I beregningen av arbeidskapital er det korrigert for utgiftsført premieavvik. Dette for å få fram den reelle arbeidskapitalen. Siden premieavviket står som kortsiktig gjeld i balansen innebærer dette at det er utgiftsført mer pensjon i driftsregnskapet enn det som er innbetalt i pensjonspremie. (Beløp i tusen) Omløpsmidler Kortsiktig gjeld (inkl premieavvik) Bokført arbeidskapital per Premieavvik (kortsiktig gjeld) Reell arbeidskapital per Disposisjonsfond/mindreforbruk Investeringsfond Sum fond Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2015 side 11 51

52 Note 3 Endring i arbeidskapital (Beløp i tusen) Balansen: Omløpsmidler Kortsiktig gjeld Arbeidskapital Drifts og investeringsregnskapet : Anskaffelse av midler : Inntekter driftsregnskap Innbet.ved eksterne finanstransaksjoner Sum anskaffelse av midler Anvendelse av midler : Utgifter driftsregnskap Utbetalinger ved eksterne finanstransaksjoner Sum anvendelse av midler Anskaffelse anvendelse av midler Endring arbeidskapital i drifts og investeringsregnskap Endring arbeidskapital i balansen Note 4 Pensjon Generelt om pensjonsordningen i Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Selskapet har kollektive pensjonsforsikringer for sine ansatte i Kommunal Landspensjonskasse (KLP) som sikrer ytelsesbasert pensjon for de ansatte, Pensjonsordningen omfatter alders, uføre, ektefelle, barnepensjon samt AFP/tidligpensjon. Pensjonsordningen sikrer alders og uførepensjon med samlet pensjonsnivå på 66 % sammen med folketrygden. Pensjonene samordnes med utbetalinger fra folketrygden. Regnskapsføring av pensjon Prinsippene for presentasjon av pensjoner i selskapets regnskap følger av Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner 13. I tråd med forskriften inntar selskapet brutto pensjonsmidler og pensjonsforpliktelser i balansen samt at avvik mellom beregnet pensjonskostnad og premieinnbetalinger (premieavviket) blir balanseført. Selskapet har valgt å amortisere premieavviket over 7/10/15 år. Kommunal og regionaldepartementet har fastsatt enkelte endringer i regnskapsforskriften 13. Amortiseringstiden for premieavvik kortes ned fra 15 til 10 år for premieavvik oppstått fra og med 2011 og fra 10 til 7 år for premieavvik oppstått fra og med Estimatavviket som tidligere ble amortisert over 15 år skal fra og med 2011 balanseføres fullt ut. Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2015 side 12 52

53 (beløp i tusen kr) Årets pensjonskostnader Årets pensjonsopptjening, nåverdi Rentekostnad av påløpt pensjonsforpliktelse Brutto pensjonskostnad Forventet avkastning på pensjonsmidlene Netto pensjonskostnad Amortisering premieavvik Administrasjonskostnader Samlet pensjonskostnad Premieavvik Årets pensjonspremie til betaling Administrasjonskostnader Netto pensjonskostnad Årets premieavvik Arbeidsgiveravgift av årets premieavvik 38 8 Premieavviket skal utgiftsføres i drift i 2015 Akkumulert og amortisert premieavvik Akkumulert premieavvik Årets premieavvik Sum amortisert premieavvik i år Akkumulert premieavvik Arbeidsgiveravgift av amortisert premieavvik Hvis pensjonspremien overstiger netto pensjonskostnad, skal premieavviket inntektsføres og balanseføres mot kortsiktig fordring. Virkningen i regnskapet blir dermed at det utgiftsføres et lavere beløp enn den faktiske premien, nemlig pensjonskostnaden. Hvis pensjonspremien er lavere enn netto pensjonskostnad, skal premieavviket utgiftsføres og balanseføres mot kortsiktig gjeld. Virkningen i regnskapet blir dermed at det utgiftsføres et høyere beløp enn den faktiske premien. (beløp i tusen kr) Netto pensjonsforpliktelse, estimat Brutto påløpt forpliktelse Pensjonsmidler Netto pensjonsforpliktelse Arbeidsgiveravgift av netto pensjonsforpliktelse Netto pensjonsforpliktelse er den forholdsmessige andel av nåverdien av fremtidige pensjonsutbetalinger opptjent av de ansatte på balansedagen, som ikke er dekket av innbetalt pensjonspremie og avkastning på disse (pensjonsmidlene). Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2015 side 13 53

54 Endring i brutto pensjonsforpliktelser Brutto pensjonsforpliktelse IB 1.1. Estimat i fjor Estimatavvik forpliktelse IB Faktisk forpliktelse Årets opptjening Rentekostnad Utbetalinger Amortisering estimatavvik forpliktelse Brutto pensjonsforpliktelse UB estimat Endring i brutto pensjonsmidler Brutto pensjonsmidler IB 1.1. Estimat i fjor Estimatavvik midler IB Faktiske pensjonsmidler IB Innbetalt premie/tilskudd (inkl. adm.) Administrasjonskostnader Utbetalinger Forventet avkastning Amortisert estimatavvik pensjonsmidler Brutto pensjonsmidler UB estimat Pensjonsmidlene er midler som ugjenkallelig er avsatt til pensjon. Det skal foretas ny beregning av de pensjonsforpliktelser som ble balanseført i foregående års regnskap. Ved ny beregning skal oppdaterte grunnlagsdata og årets forutsetninger legges til grunn. Avviket mellom avlagte tall for pensjonsforpliktelser i foregående år og ny beregning kalles årets estimatavvik for pensjonsforpliktelser. Avviket mellom avlagte tall for pensjonsmidlene i foregående år og faktiske pensjonsmidler kalles årets estimatavvik for pensjonsmidlene. Estimatavviket skal i sin helhet føres direkte mot kapitalkonto Beregningsforutsetninger Årlig avkastning 4,65 % 4,65 % 5,00 % Diskonteringsrente (risikofri rente) 4,00 % 4,00 % 4,00 % Årlig lønnsvekst 2,97 % 2,97 % 2,87 % Årlig vekst i folketrygdens grunnbeløp 2,97 % 2,97 % 2,87 % Årlig vekst i pensjonsreguleringen 2,20 % 2,97 % 2,87 % Forholdstallet fra KRD 1,00 1,00 1,10 Amortiseringstid Forholdstallet fra KRD er satt ned med 0,2 fra 2012 og ytterligere med 0,1 fra Dette gir en strengere måling av pensjonskostnaden og pensjonsforpliktelsen i 2014 enn i 2013 og Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2015 side 14 54

55 Medlemsstatus per Aktive Pensjoner Oppsatte Gjennomsnittsalder aktive Gj.snitts pensjonsgrunnlag, aktive Gj.snitts tjenestetid, aktive Spesifisering av pensjon i driftsregnskap og kapitalkonto Føringer i driftsregnskap Pensjonspremie Innbetalt av ansatte Årets dekning fra premiefond Betalt pensjonspremie Årets premieavvik Amortisering av tidligere års premieavvik Sum bokført pensjon Akkumulert Årets føring Akkumulert 1.1 Estimatavvik ført direkte mot kapitalkonto Pensjonsforpliktelser Pensjonsmidler Sum estimatavvik Premieavvik ført mot kapitalkonto Arbeidsgiveravgift av netto pensjonsforpliktelser Sum føringer mot kapitalkonto Note 5 Spesifisering av inntekter fra eierkommuner og andre kunder (Beløp i tusen) Inntekt fra eierkommuner Inntekt fra andre kunder Sum kortsiktige poster Fra 2015 er opptjent, ikke fakturert inntekt fra andre kunder periodisert til regnskapsåret. Siden dette er første året med periodisering er en andel av inntektene opptjent i Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2015 side 15 55

56 Note 6 Egenkapitalinnskudd KLP Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS har et samlet balanseført egenkapitaltilskudd i KLP per på kr Innbetalt tilskudd i 2015 var på kr Det samlede innbetalte beløp vil avvike fra beregnet egenkapitalandel etter KLPs vedtekter. Avvikene vil gå opp eller ned år for år i forhold til innbetalt egenkapitaltilskudd, avhengig av veksten i kundens premiereserve sammenlignet med gjennomsnittet i det enkelte år. Kapitalandelen i KLP skrives verken opp eller ned. Note 7 Avsetninger og bruk av avsetninger Alle fond Avsetninger til fond og årets mindreforbruk Bruk av avsetninger Årets merforbruk Netto avsetninger Disposisjonsfond IB Avsetninger driftsregnskapet Bruk av avsetninger driftsregnskapet Bruk av avsetninger investeringsregnskapet Disposisjonsfond Investeringsfond IB Avsetninger investeringsregnskapet Bruk av avsetninger investeringsregnskapet Investeringsfond Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2015 side 16 56

57 Note 8 Kapitalkonto (Beløp i tusen kr) Endring av kapitalkonto Kapitalkonto per Økning: Egenkapitalinnskud KLP Endring pensjonsmidler (økning) Reduksjon: Endring av pensjonsforpliktelser (økning) Kapitalkonto per Spesifisering av kapitalkonto: Egenkapitalinnskudd KLP Estimatavvik pensjon Premieavvik pensjon Arbeidsgiveravgift netto pensjonsforpliktelse Kapitalkonto per Kapitalkontoen er positiv og skyldes forhold knyttet til regnskapsføring av pensjonsforpliktelser og pensjonskostnader i samsvar med regnskapsforskriften 13. Note 9 Egenkapital Årets mer/ Disposisjons Investerings Kapital Sum mindreforbruk fond fond konto egenkapital Egenkapital Estimatavvik pensjon Premieavvik pensjon Arbeidsgiveravg. netto pensjonsforpl Egenkapitalinnskudd KLP Årets mer /mindreforbruk 0 0 Egenkapital Egenkapital er negativ med 1,4 mill kr. Dette skyldes pensjonsføringer. Note 10 Godtgjørelse til styre, revisor og daglig leder 2015 Godtgjørelse til styret Godtgjørelse til daglig leder Honorar til revisor Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2015 side 17 57

58 58

59 59

60 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak nr: 11/2016 Representantskapet Møtedato: Saksbeh.: Irene Loka/styret Ny revisjonsenhet sammenslåing av Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS og Rogaland Revisjon IKS Vedlegg: Rapport om sammenslåing av Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS og Rogaland Revisjon IKS Bakgrunn for saken: Styret behandlet i møte sak om veien videre for Kommunerevisjonen Vest, Vest- Agder IKS. Det ble enstemmig vedtatt å be representantskapet om et mandat til å invitere nærliggende interkommunale revisjonsselskaper/fylkeskommunale revisjoner til et utredningssamarbeid om ny felles revisjonsordning. Formålet med å etablere en ny revisjonsenhet er å øke den samlede kompetanse og gi en bedre revisjon, mindre sårbarhet ved vakanser og lettere rekruttering, samt effektivisering av revisjons- og kontrollarbeidet. Pågående kommunereform med kommunesammenslåinger har også betydning for veien videre. Representantskapet ga i møte den styret mandat som anmodet. Styret inviterte så de interkommunale revisjonsselskapene v/styret i Rogaland Revisjon IKS, Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS, Setesdal Revisjonsdistrikt IKS, Arendal Revisjonsdistrikt IKS, samt Vest-Agder fylkesrevisjon og Aust-Agder fylkesrevisjon til å delta i et felles utredningsarbeid om etablering av ny revisjonsenhet. Rogaland Revisjon IKS takket ja til invitasjonen. Det foreligger nå rapport fra utredningsarbeidet. Rapporten følger vedlagt. Ordførerne i eierkommunene ble invitert særskilt til møte den sammen med representantskapet hvor styret og revisjonssjefen informerte om forslaget til etablering av ny revisjonsenhet. Alle kontrollutvalg og rådmennene er blitt orientert om den pågående prosessen. Hovedpunkter i utredningen Dagens interkommunale selskaper avvikles for å organisere samarbeidet om felles revisjon som et samvirkeforetak. Dette er en enklere og mer smidig organisasjonsform enn interkommunalt selskap. Samvirkeforetak gir en enklere måte å innlemme og utmelde kommuner av samarbeidet ved at det ikke må skje en vedtektsendring med behandling i alle kommuner, noe som er tilfelle ved IKS. Det er også en organisasjonsform som er tilpasset når selskap og medlemmer har en nytte av hverandre. I dette tilfelle ved at selskapet leverer revisjonstjenester til sine kommunale medlemmer. 1 60

61 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Det er lagt opp til at kommuner/fylkeskommuner i fylkene Aust-Agder, Vest-Agder, Rogaland og Hordaland kan bli medlem av selskapet. Hovedkontor i Stavanger, avdelingskontor i Vest-Agder. Kommuner med større andel av medlemmenes omsetning er gitt flere stemmer på årsmøtet enn kommuner med lav omsetning. Det betales innskudd i selskapet basert på kommunens innbyggertall. Det legges til grunn at selskapet etableres i egenregi, dvs. unntatt fra anskaffelsesregelverket. Det blir lagt til grunn en virksomhetsoverdragelse slik at alle ansatte får tilbud om stilling i den nye revisjonsenheten med samme lønns- og arbeidsvilkår de har i dag. Styret inviterer representantskapet til å gi følgende anbefaling til kommunestyrene: 1. Kommunestyret slutter seg til etablering av ny revisjonsenhet med prinsipper som vist i utkast til vedtekter, stiftelsesdokument og åpningsbalanse. 2. Samvirkeforetak velges som selskapsform. 3. Representantskapet delegeres myndighet til å nedsette 2 medlemmer fra Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS til et interimsstyre bestående av 2 medlemmer fra Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS og 3 medlemmer fra Rogaland Revisjon IKS. Interimsstyret gis ansvaret for å etablere foretaket, utforme vedtekter og ansette ny daglig leder. Valget foretas av representantskapene etter innstilling fra en valgkomite. 4. Kommunestyret vedtar å oppløse dagens interkommunale revisjonsselskap. 5. Kontorkommunen påtar seg ansvar for å fordele fremtidig pensjonsforpliktelse på dagens eiere. Flekkefjord, Irene Loka revisjonssjef 2 61

62 Medlem av NKRF, DnR og KS bedrift Sør- vest revisjon SA et naturlig førstevalg for fremtidens kommuner En aktiv, uavhengig og kompetent revisjon Styrene i Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS & Rogaland Revisjon IKS februar

63 Sør vest revisjon SA Innhold: 1 Bakgrunn for sak og mandat Tilsyn og kontroll i kommunene Krav og målsettinger for en fremtidig revisjonsenhet Utviklingstrekk i kommunerevisjon Krav og forventninger fra kommunene Overordnede krav og føringer til kommunerevisjon Organisering og eierstyring Innledning Interkommunalt selskap Samvirkeforetak AS Sammenlikning av de ulike foretaksformene Muligheter for tilknytning av andre revisjonsenheter Forholdet til de ansatte Ansattes medbestemmelse Framtidens selskap Virksomhetsoverdragelse Arbeidsavtaler lønns og arbeidsvilkår Høring Etablering av nytt selskap Valg av selskapsmodell Kostnadsfordeling/forretningsmodell Innskudd i nytt selskap Stemmerett Lokalisering Åpenhet i driften Oppløsning av dagens selskaper Prosess ved avvikling Pensjon Selskapenes regnskap Prosess Anbefalinger Vedlegg: Forslag til vedtekter for Sør vest Revisjon SA, stiftelsesdokument og medlemmenes kapitalinnskudd Åpningsbalanse Høringskommentarer fra fagforeningene Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS & Rogaland Revisjon IKS 1 63

64 Sør vest revisjon SA 1 Bakgrunn for sak og mandat De senere år er det skjedd en betydelig kompetanseheving i kommunesektoren. Kommunesektoren preges i dag av hyppigere endringer i samfunnsoppgaver, strukturer og teknologi. Styrene i Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS og Rogaland Revisjon IKS har vurdert egen enhet i den anledning og konstaterer et økende behov for å bli større for å styrke revisjonens kompetanse og spesialisering øke fleksibilitet og kapasitet redusere sårbarhet bedre rekrutteringsmulighet styrke konkurransekraft øke mulighet til å revidere flere av kommunens selskap Målsettingen er å bevare og videreutvikle en offentlig revisjonsenhet som har høy kompetanse innen kommunal revisjon, kommunalt regnskap og kommunal forvaltning. Hovedfokuset for selskapet vil være å levere kostnadseffektive tjenester og være kommunenes naturlige valg av revisor. Styrene ønsker i første omgang en «fusjon» mellom de to enheter slik at selskapet kan etableres og praktiske forhold tilrettelegges. Ordningen med utvidet egenregi og dermed unntak fra anskaffelsesreglene vil fortsatt være en forutsetning for selskapet. Det er en klar målsetning at flere kommuner etter hvert kan delta i foretaket for å gi en større, kompetent og aktiv kommunal revisjon. Spesielt viktig er dette for de store deltakerne. Behovet for et større og mer slagkraftig selskap har gradvis oppstått de siste år som følge av at kommunene er blitt stadig mer profesjonelle, tjenestene er blitt mer kompliserte og spesialiserte, flere oppgaver er overført fra statlig hold og det er tatt i bruk en utstrakt bruk av ulike organisasjonsformer og modeller i den kommunale virksomhet. I tillegg har eierne spesielt i de store enheter, uttrykt ønske om at revisjonen i forvaltningsrevisjonen skal gå» enda lenger inn i tjenestetilbudet» i sine undersøkelser. I et stort selskap vil en lettere kunne oppnå synergier og kompetanseoverføringer mellom kommuner og politikerne kan få et bredere og bedre beslutningsgrunnlag slik at de vil ha bedre mulighet til å ytterligere forbedre tjenestetilbudet. Revisjonsselskapenes behov er i utgangspunktet uavhengig av kommunereformen og kommunesammenslåinger. Likevel vil konsekvenser av kommunereformen forsterke behovet for et større selskap ytterligere. Omstillinger som kommunereformen vil være svært arbeidskrevende for revisjonen og ideelt sett bør derfor egne omorganiseringer være gjennomført i forkant av den. Denne utredningen er gjennomført av en arbeidsgruppe bestående av revisjonssjefene og en tillitsvalgt fra begge enheter, forankret i mandat gitt av selskapenes styrer og representantskap se nedenfor. Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS & Rogaland Revisjon IKS 2 64

65 Sør vest revisjon SA Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS mandat Styret i Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS utarbeidet et notat til sitt representantskap om veien videre for selskapet. Representantskapet i Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS, ga i møtet styret mandat til å invitere nærliggende interkommunale revisjonsselskaper / fylkeskommunale revisjoner til et utredningssamarbeid om ny felles revisjonsordning. Invitasjon ble sendt til de to fylkeskommunene i Aust og Vest Agder, samt styrene i Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS, Arendal Revisjonsdistrikt IKS, Setesdal Revisjonsdistrikt IKS og Rogaland Revisjon IKS. Rogaland Revisjon IKS takket ja til invitasjonen. Rogaland Revisjon IKS mandat Selskapets mål og strategier for er vedtatt av styret og representantskap og forankret i selskapets eiermelding. Disse inkluderer en vekstfilosofi basert på økte oppdrag fortrinnsvis gjennom eierskap. Styret i Rogaland Revisjon IKS sluttet seg derfor til denne invitasjonen i sitt møte Nedenfor vises dagens eierandel og antall innbyggere per i deltakerkommuner til Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS og Rogaland Revisjon IKS. Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Kommune Eierandel Innbyggere Audnedal 5,3 % Farsund 13,2 % Flekkefjord 12,6 % Hægebostad 5,2 % Kvinesdal 10,0 % Lindesnes 8,2 % Lyngdal 11,2 % Mandal 16,7 % Marnardal 5,9 % Sirdal 6,7 % Åseral 5 % 925 Rogaland Revisjon IKS Kommune Eierandel Innbyggere Bjerkreim 0,71 % Eigersund 3,79 % Finnøy 0,81 % Forsand 0,29 % Gjesdal 2,54 % Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS & Rogaland Revisjon IKS 3 65

66 Sør vest revisjon SA Hjelmeland 0,80 % Hå 4,16 % Kvitsøy 0,15 % 534 Lund 0,89 % Randaberg 2,59 % Rennesøy 0,89 % Rogaland fylkeskommune 25 % Sandnes 15,9 % Sokndal 0,94 % Sola 5,67 % Stavanger 31,95 % Strand 2,92 % Kommunestyret i Suldal har den i sak 37/15 enstemmig vedtatt å søke opptak som deltaker/eier i Rogaland Revisjon IKS etter enstemmig innstilling fra kontrollutvalget. 2 Tilsyn og kontroll i kommunene Kommunestyret eller fylkestinget har det øverste ansvar for tilsyn og kontroll med forvaltningen og skal påse at de kommunale regnskap blir revidert på en forsvarlig måte. Dette ansvaret delegeres til kommunens kontrollutvalg som gir innstilling til kommunestyret, jf. kommunelovens kapittel 12. Revisjonen skal omfatte regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, og utføres av valgt revisor. Kommunenes egenkontroll kan illustreres slik: Kommunal egenkontroll er den kontrollen kommunen selv gjennomfører overfor egen virksomhet. Rådmannen har et ansvar for at det er etablert en forsvarlig intern kontroll, mens kommunens valgte kontrollutvalg, med hjelp av revisjonen, skal påse at egenkontrollen er Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS & Rogaland Revisjon IKS 4 66

67 Sør vest revisjon SA forsvarlig, og rapportere dette til kommunestyret. Kommunene må sikre at innbyggerne får de tjenester de har krav på, og at ressursene forvaltes på en effektiv måte i samsvar med kommunestyrenes forutsetninger. i Egenkontroll er således et viktig element i det lokale folkestyret, og skal bidra til at kommunen når de mål som er satt, innenfor rammene av gjeldende regelverk og tildelte ressurser. Egenkontrollen skal også bidra til å styrke allmennhetens tillit til forvaltningen, gjennom forebygging og undersøkelser av misligheter og andre uheldige forhold. Dette vil igjen redusere statens behov for detaljstyring og kontroll. I regi av kommunelovutvalget har Kommunal og moderniseringsdepartementet nylig offentliggjort en rapport hvor kontrollutvalgene ble evaluert. Hovedinntrykket fra de spurte kontrollutvalgslederne er at de er godt fornøyd med eget, kontrollutvalgssekretariatene og revisors arbeid, selv om det er variasjoner i budsjett og dermed kontrollutvalgenes mulighet til å utføre lovpålagt forvaltningsrevisjon ii. Samtidig ble det offentliggjort at det kun er gjennomført selskapskontroll i 225 av 2368 kommunale selskap iii. De senere år har det vært flere til dels omfattende og komplekse mislighetssaker i kommunal og offentlig sektor. I offentlig sektor er sakene ofte knyttet opp mot brudd på lov om offentlige anskaffelser, brudd på etiske rutiner, manglende lederoppfølging og involverer ofte tredje mann, slik at sakene er meget vanskelig å avdekke ved en ordinær regnskapsrevisjon. De avdekkede sakene er ofte kommet opp som varslingssaker hvor det er tidkrevende å følge opp tipsene. Som ledd i arbeidet med kommunelovutvalget, diskuteres det i dag derfor om egenkontrollen i fremtiden bør styrkes da det et forventningsgap mellom brukernes forventinger til nøyaktighet i kommunens regnskapsførsel og hva som ligger i god kommunal revisjonsskikk. Revisjonens oppgaver er regulert i kommuneloven med egen forskrift om revisjon fastsatt av Kommunal og regionaldepartementet ( ): Regnskapsrevisjon Formålet med regnskapsrevisjon i kommuner og fylkeskommuner er å gjøre revisor i stand til å avgi en uttalelse om hvorvidt kommunens/fylkeskommunens årsregnskap i det alt vesentlige er avlagt i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk. Med vesentlig menes her at årsregnskapet ikke inneholder feilinformasjon som ville fått brukerne av årsregnskapet til å treffe en annen beslutning dersom feilinformasjonen ikke var tilstede. Revisjonen skal gjennomføres i samsvar med ʺgod kommunal revisjonsskikkʺ. Dette innebærer i praksis at revisjonsarbeidet i tillegg til å skulle følge bestemmelsene i kommuneloven og revisjonsforskriften, også skal være i samsvar med internasjonale standarder for revisjon ʺInternational Standards on Auditing (ISA)ʺ samt de særlige hensyn knyttet til revisjon i offentlig sektor som fremkommer av standardene. ISAene fastsettes av ʺInternational Auditing and Assurance Standards Board (IAASB)ʺ. Ytterligere veiledning for bruk av ISA ene ved revisjon i offentlig sektor utarbeides av INTOSAI Professional Standards Committee (PSC). iv Regnskapsrevisjon er ingen garanti for at det ikke kan skje misligheter i kommunene selv om revisor skal foreta en risikovurdering av mislighetsrisikoen. Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS & Rogaland Revisjon IKS 5 67

68 Sør vest revisjon SA Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave som gjennomføres etter bestilling fra kontrollutvalgene, iht. vedtatt plan for forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjon defineres som en systematisk vurdering av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger og gjennomføres iht. god kommunal revisjonsskikk og anerkjente standarder. Et av de første gjøremål nye kontrollutvalg etter høstens valg skal utføre, er å lage ny plan for forvaltningsrevisjon. Tidligere er denne plan utarbeidet av kontrollutvalgssekretariatene etter en bred prosess hvor andre politikere og administrasjon er invitert til å gi innspill til tema. Revisjonen er bedt om å utarbeide en overordnet analyse av vesentlige og risikofylte forhold, som en viktig premiss i denne prosess. Selskapskontroll er rettet mot kommunens eierskap i selskap, og gjennomføres på tilsvarende måte som en forvaltningsrevisjon. Det har etablert seg en god praksis hvor andre eiere inviteres med, på tvers av fylkesgrenser og revisjonsdistrikt. Dette er en smidig ordning for de ulike selskap som underlegges kontroll, samtidig som ordningen er rasjonell ved at hver eier betaler sin andel av kontrollen i forhold til eierandel. Det gjennomføres normalt forvaltningsrevisjon av anskaffelser, etikk og meroffentlighet i tillegg til den ordinære eierskapskontrollen, men kontrollutvalgene står fritt til å bestille revisjon av også andre områder. Mislighetsundersøkelser gjennomføres etter bestilling fra kontrollutvalg eller rådmann hvis dette ikke er definert som en del av den ordinære revisjonen. Kontrollutvalgene har fått et særskilt ansvar for å følge opp mislighetssaker og baserer seg da på revisors rapportering. Normalt vil revisor og kontrollutvalgene ha en rolle når det gjelder å forebygge misligheter, men kan neppe forventes å forhindre at tilfeller vil oppstå i kommunene. Kommunestyret, normalt delegert til kontrollutvalget, er ansvarlig for at det er etablert en forsvarlig egenkontroll mens rådmannen har ansvaret for at det er etablert en forsvarlig intern kontroll. Mislighetsundersøkelser krever en egen arbeidsmetodikk. Rådgivning uføres iht. eiers bestilling. Revisjonsselskapene har utviklet en rekke standardiserte tjenester og kurstilbud innenfor egne kjerneområder, som er tilgjengelige for alle deltakerkommuner og eventuelt andre, eierne bestemmer seg for å dele kunnskap med. Tjenestene utvikles i tråd med utviklingen i kommunene og deres selskap og rettes primært mot styring, ledelse, effektivisering og økonomi. Rådgivning kan likevel ikke utføres i slikt omfang eller være av en slik karakter at det sås tvil om revisjonens uavhengighet. v 3 Krav og målsettinger for en fremtidig revisjonsenhet 3.1 Utviklingstrekk i kommunerevisjon De siste 10 årene har det skjedd en rivende utvikling av kommunal revisjon i Norge med økt bruk av forvaltningsrevisjon og selskapskontroller, det er tatt ut synergier ved bedre metodebruk i regnskapsrevisjonen samtidig som revisjonsenhetene er blitt utfordret i sin faglighet på metodebruk og kommunikasjon. Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS & Rogaland Revisjon IKS 6 68

69 Sør vest revisjon SA De første IKS ble dannet i 2003/2004 som et resultat av at flere lokale enheter slo seg sammen, samtidig som det ble innført en bestiller utfører modell med egne uavhengige kontrollutvalgssekretariat. Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS og Rogaland Revisjon IKS var tidlig ute, og må karakteriseres som suksesser. Per i dag betjener kommunal revisjon ca. 85 % av kommunemarkedet (365 kommuner av 426 kommuner) og de fleste fylkeskommuner) og består nå av 47 enheter (38 IKS, 4 fylkesrevisjoner og 4 kommunerevisjoner). I tiden framover vil trolig mindre revisjonsenheter fusjoneres inn i større enheter, uavhengig av kommunereformen, pga. krav til spesialisering, leveringssikkerhet og markedsmessige forhold. Av samme grunn vil trolig også større interkommunale enheter finne det naturlig å søke sammen. De fleste større revisjonsenheter i dag betjener en fylkeskommune og varierer i størrelse fra 8 9 kommuner til 30 kommuner. I takt med at kommunene har lagt ut kommunale tjenester i egne konkurranseutsatte selskap, har det blitt stilt større krav til revisjonsselskapenes egen kompetanseutvikling. De kommunale selskapene opererer i et bredt utvalg av bransjer med stor spennvidde fra de kommersielle bransjer som strøm/energi og avfall/renovasjon, til nødvendige samfunnsoppgaver som brann og redning. I tillegg til å være underlagt egen lovgivning, vil kommunale selskap måtte forholde seg til felleslovgivning som offentlighetslov, forvaltningslov og lov om offentlige anskaffelser. Denne utviklingen har gitt en allsidig kommunerevisjon som besitter en unik kompetanse utover selve kommuneregnskapet, som privat regnskapslovgivning og organisering og effekt av offentlig eierskap. Denne allsidigheten kan være med å bidra til læring og kompetanseoverføring mellom kommunene. Revisjonsselskapene videreutvikler egen kompetanse kontinuerlig ved at ansatte deltar i pliktig etter og videreutdanning, ved systematisk samarbeid med bransjeforeninger og store private aktører i markedet, og med andre offentlige instanser som skattemyndighet og akademia. Et annet viktig element i selskapenes kompetanseutvikling er kjøp fra uavhengige underleverandører. I tillegg selges tjenester i markedet, innenfor egenregireglene, for å ha innsikt i dagens revisjonsmarked. Et annet utviklingstrekk ved kommunal revisjon har vært å standardisere arbeidet og ta i bruk ny teknologi med bransjesystem. De senere års kvalitetsforbedringer i økonomiavdelinger, har også gitt effektiviseringsgevinster de senere år, samtidig som presisjonen i regnskapsfremleggingen er økt betydelig. Trolig vil brukernes forventing til presisjon i det fremlagte kommuneregnskap kreve noe mer arbeid av kommunens uavhengige revisor også fremover. For å bedre egenkontrollen, forsterket lovendringene i kommuneloven i 2004 den lovpålagte forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i kommunene. Kommunal og regionaldepartementet tok noe senere initiativ til å lage et offentlig register, forvaltningsrevisjonsregisteret vi, over alle utførte forvaltningsrevisjoner i Norge for å legge til rette for læring mellom kommunene. Per viste registeret rapporter og gir et godt inntrykk av utført forvaltningsrevisjon i landets kommuner de senere år. Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS utarbeider årlig ca. Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS & Rogaland Revisjon IKS 7 69

70 Sør vest revisjon SA rapporter, mens Rogaland Revisjon IKS er betydelig større med ca rapporter årlig. I selskapenes porteføljer ligger det nå ca rapporter, hvor de fleste kommunale tjenester er gjennomgått flere ganger. Vurderingstemaene gjenspeiler utviklingen i kommunesektoren og hva de ulike kontrollutvalg er opptatt av. Et fellestrekk for de to enheter er at helhetstanken er mer fremtredende enn hos andre aktører som fokuserer mer på regeletterlevelsen. Trolig er læringseffekten av rapportene da mer i fokus, enn ved en ensidig avviksrapportering. 3.2 Krav og forventninger fra kommunene Revisjonsselskapene har gjennom driftsperioden som har gått, aktivt benyttet sine eierfora for å debattere selskapenes utfordringer samt klargjøre eiernes forventinger til sine selskap. Det har derfor vært mulig å utvikle en eierstrategi som kan videreføres slik: Effektiv revisjon her er trolig den største effekten tatt. Andre kommunale revisjonsenheter i Norge kan ha en annen forretningsmodell hvor fordelingen mellom kommuner skjer etter innbyggertall og ikke medgått tid. Administrative funksjoner forventes forenklet med et felles selskap, med felles regnskap, innkjøp etc. Det er fortsatt synergier i å ha en revisjon som ivaretar så vel regnskapsrevisjon som forvaltningsrevisjon. Uavhengig revisjon en forutsetning for å ha troverdighet blant kommunenes innbyggere. Det krever en god rolleforståelse og at kommunen tåler et kritisk blikk mot seg av en revisjon med høy integritet. Utad vil uavhengighetens troverdighet trolig styrkes ved å inngå i en større enhet siden distansen til kommunen økes. Dessuten vil kommunestyrene eller bredden i de ulike politiske parti i seg selv innebære en garanti for at uavhengigheten blir ivaretatt på en forsvarlig måte. Kompetent revisjon kommuneloven setter krav til oppdragsansvarlig revisor for regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Selv om kompetanse er en av grunnpilarene i revisoryrket, og det årlig benyttes betydelige midler for videreutvikling, innebærer dagens utvikling et ytterligere behov for å videreutvikle revisjonene til større fagmiljø og økt robusthet. Økt spesialisering og bruk av nye virkemidler i kommunen og dens selskap, innebærer naturlige behov for og kontinuerlig å utvikle kompetansenivået også i revisjonen. Behovet for å kunne hurtig, enkelt, effektiv og treffende kommunisere med folk er blitt mer fremtredende i revisjon. Åpenhet det forventes at selskapene praktiserer meroffentlighet i den grad det er aktuelt og er miljøbevisst. Avkastning tas ut jevnlig i form av lave timepriser og gode tjenester. Samfunnsrolle selskapene har en viktig samfunnsoppgave hvor offentlige oppgaver og ressursbruk blir vurdert. 3.3 Overordnede krav og føringer til kommunerevisjon Kommunelovens kapittel 12 regulerer internt tilsyn og kontroll i kommunesektoren. Utdanning, etterutdanning og metodikk innen revisjon, har så langt vært styrt av privat sektor og Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS & Rogaland Revisjon IKS 8 70

71 Sør vest revisjon SA internasjonale standarder. Regjeringen har 2. oktober 2015 oppnevnt et nytt revisor og regnskapsførerlovutvalg som skal vurdere å foreslå endringer i regelverket for revisjon, revisorer og regnskapsførere og skal blant annet foreslå regler for gjennomføring av nytt forventet EØS regelverk på området. Utvalget er gitt i mandat å foreta en bred og helhetlig gjennomgang av det norske revisjons og revisorregelverket og utrede og komme med forslag til ny lov om revisjon og revisorer. Inkludert i mandatet ligger også å vurdere om revisjonspraksis fra offentlig og privat praksis bør sidestilles, regler om revisors uavhengighet, revisors rapportering, mm. Norges Kommunerevisorforbund er representert i dette lovutvalget ved kommunerevisoren i Oslo, statsautorisert revisor Unn Helen Aarvold. Likebehandling av offentlig revisjonspraksis vil ha konsekvenser for rekruttering og renommé. Trolig vil endringer i dette lovarbeidet ha betydning for kommunelovens reguleringer av kontroll og tilsyn. Utredningsarbeidet skal være ferdig innen Kommunelovutvalgets arbeid, hvor styrking av egenkontroll er et tema, skal etter planen være klar påsken Eventuelle endringer som følge av dette arbeidet, innarbeides i utredningen så snart som mulig. 4 Organisering og eierstyring 4.1 Innledning De kommunene som omfattes av denne utredningen er alle deltakere i to interkommunale selskaper etter Lov om interkommunale selskaper av 29. januar 1999 nr. 6. Vi vil nedenfor gi en beskrivelse av hvilke organisasjonsformer som kan være aktuelle ved etablering av ny revisjonsenhet. Interkommunalt samarbeid innebærer at to eller flere kommuner samarbeider om utførelse av oppgaver. Slikt samarbeid kan organiseres i selskapsformer utenfor kommuneloven, som for eksempel etter aksjeloven, etter lov om interkommunale selskaper eller etter samvirkeloven. Ved interkommunalt samarbeid går kommunene utenfor sin egen organisasjon for å få utført arbeider eller levert produkter. Hovedregelen etter anskaffelsesreglene er at offentlige organer som går utenfor sin egen organisasjon for å få utført oppgaver, skal kunngjøre sine behov og velge leverandør etter konkurranse. For å kunne utføre revisjonstjenesten i utvidet egenregi, dvs unntas fra anskaffelsesregelverket, må følgende kriterier være oppfylt: Kontroll det må utøves innflytelse over strategiske mål og viktige avgjørelser i den kontrollerte virksomheten Minst 80 % av aktiviteten, må utføres for den kontrollerende oppdragsgiver eller andre rettssubjekter som er kontrollert av samme oppdragsgiver Ingen privat deltakelse i den kontrollerte virksomhet Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS & Rogaland Revisjon IKS 9 71

72 4.2 Interkommunalt selskap Sør vest revisjon SA Et interkommunalt selskap, IKS, reguleres av lov om interkommunale selskaper Lov , sist endret Et IKS kjennetegnes ved at bare kommuner, fylkeskommuner og andre IKS kan være eiere (deltakere). Selskapet er eget rettssubjekt hvor opptak av nye medlemmer krever behandling i hvert av de deltakende kommuners kommunestyrer. Eierne har ubegrenset ansvar for selskapets forpliktelser. Det er i den senere tid reist kritikk mot ansvarsformen da det hevdes at den er i strid med EØS støttereglene. Opptak av nye eiere er en omfattende prosess. Til grunn for selskapet skal det ligge en selskapsavtale og helst en samarbeidsavtale hvor deltakerne gjensidig forplikter hverandre. Å vedta endringer i selskapsavtalen ligger til kommunestyret. Representantskapet er selskapets øverste organ. Hver deltaker skal ha minst en representant som velges personlig av kommunestyret, og det er ikke mulig å benytte fullmakter. Representantskapets viktigste rolle er å vedta selskapets budsjett og regnskap, som da er bindende for deltakerkommunene. Selskapet skal ha et styre og daglig leder hvor styret velges av representantskapet. Det er anbefalt at det etableres en valgkomite. Den enkelte deltaker kan med ett års skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold i selskapet og kreve seg utløst av dette. Deltakende kommune må da innløse sin andel av selskapets økonomiske forpliktelser (les pensjon). Annen oppsigelsestid kan fastsettes i selskapsavtalen. Det kan også bestemmes i selskapsavtalen at partene ikke skal kunne si den opp i et nærmere angitt tidsrom. 4.3 Samvirkeforetak Samvirkeforetak styres av lov om samvirkeforetak (samvirkeloven) Lov , sist endret Enhver som kan få sine økonomiske interesser varetatt av foretaket har rett til å bli medlem, med mindre vedtektene sier noe annet. Samvirkeforetaket kan bare nekte noen å bli medlem dersom det er saklig grunn for det. Vedtektene kan fastsette nærmere vilkår for å bli medlem, men bare så langt det er saklig grunn for det. Det er vurdert vii1 å være saklig grunn å nekte medlemskap for kommuner som f.eks. ligger utenfor et begrenset geografisk område. At det kun skal være kommuner eller kommunale selskap som er medlemmer, er også saklig grunn. I et samvirkeforetak skjer innmelding som medlem ved at styret godkjenner søknad om dette. Stiftelsesdokumentet regulerer de økonomiske forhold ved etableringen. 1 Ot.prp. nr. 21 ( ) s 79: «Sier vedtektene at det bare er personer fra Oppland som kan bli medlemmer av foretaket, kan det ikke opptas medlemmer fra Hedmark.» Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS & Rogaland Revisjon IKS 10 72

73 Sør vest revisjon SA I et samvirkeforetak har medlemmene et ansvar som begrenses til andelsinnskuddet som er betalt inn. Det kan ikke søkes dekning utover dette hos medlemmene, men i foretakets formue. Avtaler som er inngått med kommunen er avgjørende for ansvarsforholdet ved en eventuell konkurs. Øverste organ i et samvirke er årsmøtet. Alle medlemmene har møterett på årsmøtet og har en stemme med mindre det er avtalt noe annet i vedtektene. Det kan i vedtektene bestemmes at medlemmene skal ha flere stemmer, men et medlem kan aldri ha flertall av stemmene på årsmøtet. Årsmøtet kan treffe vedtak som er bindende for medlemmene, det har instruksjonsmyndighet overfor foretakets øvrige organer, og omgjøringskompetanse når det gjelder andre beslutninger. Et samvirkeforetak skal ha et styre og en daglig leder. Hovedregelen er at styret velges av årsmøte mens styret ansetter daglig leder. Samvirkeloven har regler om anvendelse av årsoverskudd. Hovedregelen er at medlemmene ikke har krav på utbytte. Avkastningen, bortsett fra en normal forrentning av eventuell innskutt kapital, blir stort sett værende i virksomheten, men kan også bli fordelt mellom medlemmene på bakgrunn av deres omsetning i samvirkeforetaket, ikke etter innskutt kapital som i et selskap. Eksempelvis kan det åpnes for at utbytte utdeles etter medlemmenes samlede kjøp i løpet av året. Forholdet bør vedtektsreguleres. Opphør av medlemskap skjer ved skriftlig utmelding til foretakets styre. De økonomiske forhold i den anledning reguleres i vedtektene. KS Advokatene har i 2014 gjennomført en vurdering av om samvirkeforetak kan være en aktuell organisasjonsform når kommuner skal drive en virksomhet i samarbeid med andre, siden det er reist kritikk av IKS modellen. I anledning denne utredning, har KS Advokatene foretatt en egen vurdering om organisasjonsformen kan være egnet for interkommunal revisjon. Etablering må eventuelt skje ved nytegning siden det ikke er mulig å omdanne et IKS til et samvirkeforetak. «En vurdering av om samvirkeforetak er en egnet organisasjonsform må ta utgangspunkt i om de elementer som inngår i definisjonen av samvirkeforetaket i lovens 1 er oppfylt. Definisjonen har fem hovedelementer: Det må foreligge en sammenslutning (sammenslutningskriteriet). Virksomheten må ha et økonomisk hovedformål (formålskriteriet). Det må foregå en omsetning mellom foretak og medlem (omsetningskriteriet). Avkastningen må fordeles etter omsetning (fordelingskriteriet). Deltakeransvaret må være begrenset (ansvarsbegrensningen). Alle vilkårene må være oppfylt for at det skal være tale om et samvirkeforetak i lovens forstand. Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS & Rogaland Revisjon IKS 11 73

74 Sør vest revisjon SA 4.4 AS Et aksjeselskap styres av lov om aksjeselskaper Lov om aksjeselskaper , sist endret Enhver kan være eier i et AS med mindre vedtektene bestemmer noe annet. Eier kan være både juridiske rettssubjekter og enkeltpersoner som kan være både private og offentlige eiere. Kravet til egenregi setter også begrensninger her, som nevnt nedenfor. Eiernes ansvar er begrenset til innskutt kapital og hver aksje er likestilt. En aksjonær kan fritt overdra sine aksjer med mindre annet er avtalt eller følger av lov eller selskapets vedtekter. Eierrettighetene er knyttet til aksjer og det er antall aksjer som styrer den enkelte eiers påvirkningsmuligheter overfor selskapet, med mindre annet er avtalt i vedtektene innenfor aksjelovens rammer. I et aksjeselskap kan nye eiere komme inn ved at andre eiere selger sine aksjeposter, aksjekapitalen kan utvides ved en emisjon eller ved fusjon med andre selskap. Aksjonærrettigheter kan også styres ved aksjonæravtale. Generalforsamlingen er selskapets øverste organ. Generalforsamlingen har alminnelig instruksjons og omgjøringsrett overfor andre selskapsorganer. Styret er selskapets øverste ledelse, og forvaltningen av selskapet hører under styret. Styret velges av generalforsamlingen. Eierinnflytelse i et aksjeselskap er indirekte via generalforsamlingen og vil blant annet avhenge av antall aksjer og hvor mange eiere disse er fordelt på. Endringer i vedtektene hører inn under generalforsamlingen. En vesentlig del av myndigheten i aksjeselskap er tillagt styret som forvalter selskapet på vegne av eierne. Det ligger til styret å avhende eiendom, foreta låneopptak med unntak av lån som gir rett til å kreve utstedt aksjer, vedta budsjett og treffe andre beslutninger av større betydning med mindre annet er bestemt i vedtektene. Styret er således tillagt omfattende myndighet. Et aksjeselskap kan oppløses eller avvikles etter vedtak i generalforsamlingen. 4.5 Sammenlikning av de ulike foretaksformene IKS AS Samvirkeforetak Ansvar Ubegrenset (forslag om endringer Begrenset til innskutt kapital Begrenset til medlemsinnskudd foreligger). Krav til finansiering Ingen minstekrav Kr Ingen minstekrav Innflytelse i selskapet En deltaker kan ha bestemmende innflytelse, men alle deltakere har unike rettigheter. Obs. kontrollkriteriet En eier kan ha bestemmende innflytelse i selskapet. Obs. kontrollkriteriet for å kunne levere revisjonstjenester i Ingen kan ha flertall av stemmene på årsmøtet, mer enn 50 %, men det kan bestemmes at medlemmer kan ha flere stemmer. Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS & Rogaland Revisjon IKS 12 74

75 Sør vest revisjon SA Opptak/innmelding Uttreden for å kunne levere revisjonstjenester i egenregi. Vedtak i alle deltakernes kommunestyrer. Ett års varsel, annet kan avtales i selskapsavtalen egenregi. Kapitalutvidelse vedtektsendring og generalforsamling Salg av aksjer/egne aksjer. Aksjer kan overdras fritt med mindre annet er avtalt eller følger av lov eller selskapets vedtekter. Obs. kontrollkriteriet for å kunne levere revisjonstjenester i egenregi Styregodkjenning av søknad om opptak. Skriftlig utmelding til foretaket. Hovedregelen er 3 måneders frist, men det kan gis beskrankninger i vedtektene. Aksjeselskapsformen legger til rette for forretningsvirksomhet hvor målet er å maksimere overskudd til eierne. Loven ivaretar ikke offentlig eierstyring spesielt, men dette kan tilrettelegges ved begrensinger i vedtekter og aksjonæravtale. Et IKS er en organisasjonsform tilpasset offentlig sektor og bedre tilrettelagt for eierstyring enn et AS hvor dette eventuelt må vedtektsfestes. For eksempel må medlemmene i representantskapet velges av kommunestyret «selv». Hver deltaker skal ha en representant/stemme. Et annet eksempel er at i et IKS er det representantskapet som vedtar selskapets budsjett, mens dette ligger til styret i et aksjeselskap. I tillegg må endringer i selskapsavtalen i et IKS vedtas av kommunestyrene i deltakerkommunene. I et AS gjøres endringer i generalforsamlingen. Dette følger i stor grad av selskapsformen hvor deltakerne er ansvarlige for IKS `ets forpliktelser fullt ut. I et samvirkeforetak har hvert medlem som hovedregel en stemme på årsmøtet. Det er likevel mulig å vedtektsfeste stemmerett ut fra innbyggertall eller omsetning til medlemmene selv om ingen av medlemmene kan ha flertall av stemmene på årsmøtet. En viktig forskjell mellom et samvirkeforetak og et IKS/AS er at en deltaker kan ha bestemmende innflytelse i IKS selskapet. I et SA kan ingen ha flertall av stemmene på årsmøtet. Dette styrker revisors uavhengighet utad. En eier i et AS kan også ha bestemmende innflytelse i selskapet. Det er også vesentlig enklere å ta opp nye medlemmer i et SA enn det er å ta opp nye deltakere i et IKS eller nye eiere i et AS. Da IKS modellen ble valgt ved sist korsvei, la en sterk vekt på at organisasjonsformen var spesielt tilpasset kommunesektoren. KS har nylig løftet samvirkemodellen frem som et nytt alternativ til IKS. På mange måter er samvirkeforetak og aksjeselskap likeverdige selskapsformer i den forstand at utvidet egenregi må tilpasses i vedtekter og selskapsavtale i begge alternativer. Vi har valgt å anbefale samvirkeforetak som selskapsform for et nytt kommunalt revisjonsselskap da selskapsformen er begrenset og det der er lettere å ta opp nye medlemmer. Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS & Rogaland Revisjon IKS 13 75

76 Sør vest revisjon SA Det forutsettes at medlemmene har et langsiktig perspektiv med sitt eierskap, som i dag, og at tjenesteavtalene (engasjementsbrevene) er dekkende for kommunens behov og gjennomgås hver valgperiode. Det er ikke avgjørende å ta ut utbytte etter kapital/eierandel, eller dele aktiva ved oppløsning forholdsmessig etter eierandel. Vedtektene bør reguleres slik at pris på tjenester fastsettes slik at utbytte ikke utbetales. For å oppfylle kontrollkriteriet ved utvidet egenregi, mener vi det har betydning at kontrollutvalget etter forskrift om kontrollutvalg, er gitt ansvar for å føre tilsyn med revisjonen. Kontrollutvalget skal også uttale seg om budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet i kommunen/fylkeskommunen hvor kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og revisjonsarbeidet, skal følge formannskapets eller fylkesutvalgets innstilling til kommunestyre eller fylkestinget. Revisjonens tjenester som f.eks. forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, er basert på bestilling fra kommunens kontrollutvalg, med spesifisering av tidsramme og timeomfang. Mandatet for revisjon av kommunens regnskaper er detaljert regulert i forskrift om revisjon av kommuner og fylkes kommuner samt revisjonsstandarder. Kommunene har på denne måten en svært direkte kontroll med planleggingen og finansieringen av selskapets aktiviteter. Disse forholdene bidrar til å begrense selskapets muligheter til å forfølge andre interesser enn kommunenes og denne type kontroll vil redusere selskapets selvstendighet betraktelig. Vedtektene må angi at selskapets hovedformål er å drive revisjon av kommunal virksomhet og tjenesteproduksjon, jf. kommuneloven 78 nr Muligheter for tilknytning av andre revisjonsenheter Revisjonsenheter i både Aust og Vest Agder ble invitert til å delta i denne utredningen samtidig som en åpnet for deltakelse for andre som vil tilføre eierne en merverdi. Vi ønsker her å signalisere at en holder mulighetene til å delta åpne, dersom det på et senere tidspunkt skulle bli aktuelt å delta. I 2011 vant Rogaland Revisjon IKS revisjonsanbudet av Suldal kommune i konkurranse med de store internasjonale revisjonsselskap. Den vedtok et enstemmig kommunestyre å søke deltakelse/eierskap i Rogaland Revisjon IKS fra 2016, etter enstemmig innstilling den fra kontrollutvalget. Om andre kommuner i nordfylket etter hvert også ønsker å delta på eiersiden, holdes åpnet. I 2015 vant Rogaland Revisjon IKS også revisjonsanbudet av Time kommune etter at de har hatt privat revisjon i to perioder. Om de ønsker å gå inn som deltaker på sikt er ukjent, men ordningen bør være åpen, også for dem. Det pågår for tiden en rekke samtaler eller naboprater i andre interkommunale revisjonsenheter i Norge. Trolig vil noen av disse også på sikt se seg mer tjent med en forpliktende organisering med andre tilsvarende enheter, for å styrke fagmiljø, utnytte synergier og ytterligere bedre muligheten for spesialisering med tilhørende stordriftsfordeler. Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS & Rogaland Revisjon IKS 14 76

77 Sør vest revisjon SA Tradisjonelt har sammenslåing så langt skjedd ved at en har sett mot nabokommuner/distrikt. Som det fremgår av forvaltningsrevisjonsregisteret, har flere revisjonsenheter trolig bedre nytte av å slå seg sammen til en større enhet for å videreutvikle synergier og sammenligninger mellom kommuner. Disse behov ligger i revisjonsenhetene uavhengig av konsekvenser av kommunereformen. En fremtidsrettet kommunal revisjon bør innrettes slik at ordningen lettere kan ta opp nye deltakere. 6 Forholdet til de ansatte 6.1 Ansattes medbestemmelse Hovedavtalen er et virkemiddel for å sikre gode prosesser mellom arbeidsgivere og arbeidstakere. Samarbeidet må baseres på tillit og gjensidig forståelse for partenes ulike roller. Skal dette bli forpliktende, må de ansatte og deres organisasjoner involveres så tidlig som mulig når omstillinger og reformer skal gjennomføres. Det er gjort ved at de ansatte er med i utredningen og sitter i / er observatør i selskapenes styrer. Ansattes medbestemmelse i et selskap utøves i hovedsak ved representasjon i lovbestemte utvalg/styrer, men også gjennom ordningen med tillitsvalgte. I tillegg gir Arbeidsmiljøloven føringer for medbestemmelse og informasjon. Det framgår blant annet av 4 2: Under omstillingsprosesser som medfører endring av betydning for arbeidstakernes arbeidssituasjon, skal arbeidsgiver sørge for den informasjon, medvirkning og kompetanseutvikling som er nødvendig for å ivareta lovens krav til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Omstillingsprosessen skal gjennomføres i samsvar med gjeldende lover og avtaleverk slik at de ulike fagforeninger gis anledning til uttalelse som ledd i denne prosessen. Høringsuttalelsene vil vedlegges utredningen. 6.2 Framtidens selskap Etablering av et felles revisjonsselskap er en omorganisering for alle de ansatte innen dagens revisjonsordninger. Arbeidet med organisasjonsplan inklusiv vurdering av ulike alternativ for intern organisering bør ligge til interimsstyret og ny leder for revisjonsenheten. Etablering av et samvirkeforetak må skje etter/samtidig med at dagens IKS `er avvikles. Kontrakter må eventuelt prolongeres. 6.3 Virksomhetsoverdragelse Vi legger til grunn at kapittel 16 i Arbeidsmiljøloven om virksomhetsoverdragelse kommer til anvendelse ved etablering av et nytt selskap. Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS & Rogaland Revisjon IKS 15 77

78 Sør vest revisjon SA 6.4 Arbeidsavtaler lønns- og arbeidsvilkår Ved virksomhetsoverdragelse får alle ansatte tilbud om stilling i den nye revisjonsenheten med samme lønns og arbeidsvilkår de har i dag siden de ansatte beholder sine individuelle arbeidskontrakter. Interimsstyret vil ansette ny revisjonsdirektør, og legge grunnlaget for nye driftsvilkår, som trolig vil bli en videreføring av dagens vilkår. Vi legger til grunn at ny revisjonsenhet meldes inn i en arbeidsgiverorganisasjon, for eksempel KS Bedrift, slik at en vil være omfattet av de samme kollektive tariffavtaler som til enhver tid gjelder. 6.5 Høring Høringsuttalelser fra Fagforbundet, Akademikerne og Utdanningsforbundet vedlegges. 7 Etablering av nytt selskap 7.1 Valg av selskapsmodell Det foreslås å organisere en ny revisjonsenhet som et samvirkeforetak i samsvar med lov om samvirkeforetak med begrensning til kommuner/fylkeskommune som selskapets medlemmer. Det sentrale med denne selskapsformen er at medlemmene løser en oppgave i fellesskap, det er medlemmenes bruk og nytte av foretaket som er viktig og ikke avkastning på innskutt kapital. Prising av tjenestene skjer på bakgrunn av reelle kostnader i selskapet uten krav til å generere høye utbytter eller gi avkastning på innskutt kapital. Kommunene vil som medlemmer forplikte seg til kjøp av tjenester mens foretaket forplikter seg til å levere relevante tjenester i passe omfang samtidig som det åpnes opp for salg av inntil 20 % til andre. Samvirkemodellen er også en smidig modell for kommunene både ved opptak som medlem (eier) og ved uttreden ved at dette ikke krever vedtektsendring slik tilfellet er i et IKS. Selskapet vil eies og styres av de kommunene som mottar selskapets tjenester. Denne selskapsformen innebærer også et begrenset økonomisk ansvar for det enkelte medlem. For at selskapet skal ha nødvendig driftsmessig stabilitet, forutsettes det at eierne har en langsiktig eierstrategi. Flere forhold bør vedtektsfestes for å bidra til eierkommunenes kontroll med foretaket. Årsbudsjett og dermed prisnivå, foreslås vedtatt av årsmøte etter forslag fra styret. Det foreslås også å vedtektsfeste utarbeidelse av fireårig økonomiplan for å tilpasse driften til de kommunale bestemmelser. Medlemmenes rettigheter og plikter til å kjøpe revisjonstjenesten av samvirkeforetaket vedtektsfestes. I hver kommune fremlegger kontrollutvalget eget budsjett. Medlemmenes plikter må derfor bindes opp mot dette i vedtektene. Samvirkeforetaket forplikter seg til å dekke deltakernes behov for revisjonstjenester med for eksempel 80 %. Hvis selskapet skal delta i anbudskonkurranser i det åpne marked, må dette vedtektsfestes. Maksimum 20 % av foretakets omsetning ligger p.t. innenfor regelverket om en utvidet egenregi. Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS & Rogaland Revisjon IKS 16 78

79 Sør vest revisjon SA Per i dag er det viktig å få etablert et så rasjonelt som mulig driftsselskap. Dersom antall medlemmer øker betydelig, vil det til enhver tid sittende styrer og årsmøte vurdere behovet for oppretting av flere selskapsorgan som for eksempel regionalvise nivå, eget representantskap eller egen kontrollkomite. Egenarten i dette selskapet vil være så knyttet opp mot kontrollutvalgenes aktivitet, at andre selskapsorgan bør begrenses. Trolig vil det likevel være fornuftig å vedtektsfeste årlige kontaktmøter med rådmenn og ordførere blant medlemmene. 7.2 Kostnadsfordeling/forretningsmodell Nyetablert selskap innretter sin driftsmodell slik at alle relevante utgifter ved driften reflekteres i selskapet og dermed i timeprisene. Organiseringen vil dermed ikke være i strid med støttereglene i EØS avtalen. For at selskapet skal ha en tilfredsstillende likviditet, legges det opp til en jevnlig fakturering og at selskapet følger skattelovens bestemmelser. Begge selskapene oppfyller i hovedsak disse kriterier i dag slik at fremtidige endringene blir ubetydelige. Det kreves ikke inn en egen medlemskontingent. Årsbudsjettet vedtas av årsmøtet mens medlemmenes andel av dette innarbeides i kontrollutvalgenes budsjett. Forholdet vedtektsfestes. 7.3 Innskudd i nytt selskap Selskapet stiftes ved nyetablering med et andelsinnskudd tilsvarende en egenkapital på kr som tilsvarer en nødvendig driftskapital. Ved vurderingen er det lagt vekt på innbyggertall og kommunenes omsetning ut fra 2014 regnskapene. Av praktiske årsaker er det lagt opp til trinnvise kapitalinnskudd basert på innbyggertall ved stiftelsen etter denne modellen: Gruppe innbyggere Innskudd Under og over Fylkeskommuner Nye kommuner som søker om å bli opptatt som medlem, må betale andelsinnskudd. Driftskapitalen beholdes i selskapet inntil en eventuell uttreden eller ved avvikling og oppløsning av selskapet. 7.4 Stemmerett Medlemmenes stemmerett på årsmøtet foreslås basert på andelen av medlemmenes fakturerte omsetning i fjoråret etter denne modellen: Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS & Rogaland Revisjon IKS 17 79

80 Andel av medlemmenes fakturerte omsetning Sør vest revisjon SA Antall stemmer 0 2,99 % 1 stemme 3 9,99 % 4 stemmer 10 % og over 10 stemmer Denne modellen gir flere stemmer til medlemmer som har en forholdsvis større andel av omsetningen med selskapet enn medlemmer med liten andel omsetningen. En har tatt utgangspunkt i kommunenes omsetning med dagens revisjonsselskaper i 2014 hvor en ser at kommuner med mange innbyggere også har en betydelig større omsetning enn små kommuner. Det betyr også at disse kommunene binder opp en større andel av ressursene i selskapene. Dette er bakgrunnen for forslaget om å differensiere stemmeantallet. 7.5 Lokalisering Dagens lokalisering Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS er i dag organisert med tre kontorsteder i eierkommuners rådhus. Hovedkontoret ligger i Flekkefjord, mens to avdelingskontorer er lagt til Lyngdal og Mandal. Rogaland Revisjon IKS har sitt hovedkontor i leide lokaler i Stavanger. Gjenværende kontraktsperiode på inngått leiekontrakt er 8 år. I tillegg benyttes kontorer i Eigersund og Lund kommuner. Selskapene har rett til lokale kontorer hos alle eierne. Framtidig lokalisering Den nye enhetens hovedkontor bør lokaliseres nærmest mulig de største eiernes kontorer, samtidig som et avdelingskontor etableres i en av Agderkommunene. Dermed sikres minst mulig dødtid i reiser samtidig som en er lett tilgjengelig for kundene. Lokalisering langs offentlige transportmidler vil gi mulighet for å spare miljøet samtidig som en benytter dagens elektroniske veier i størst mulig grad. Det er ønskelig å videreføre rett til kontorplass i kommunene for å sikre at ansatte kan ha oppmøtested nærmere aktuell kommune og hjemsted. 7.6 Åpenhet i driften Det legges til grunn at nytt selskap legger til rette for årlige kunde og medarbeiderundersøkelser og deltar i mulig bransjemessig benchmarking, slik at det skapes åpenhet i driften. Videreføring av salg til andre enn eiere, innenfor utvidet egenregi, er også en forutsetning siden det gir mulighet for en form for benchmarking i det private marked. Sistnevnte må i et samvirkeforetak vedtektsfestes. Gevinsten for eierne blir således mindre sårbarhet, større fleksibilitet og forbedret kvalitet i leverte tjenester slik at revisjonsselskapet fortsatt kan bidra til videreutvikling av tjenestetilbudet i offentlig sektor. Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS & Rogaland Revisjon IKS 18 80

81 Sør vest revisjon SA 8 Oppløsning av dagens selskaper 8.1 Prosess ved avvikling Bestemmelsene om oppløsning av et interkommunalt selskap framgår av Lov om interkommunale selskaper. Selskapet kan oppløses dersom deltakerne er enige om det, jf. 32. Vedtak treffes av det enkelte kommunestyre eller fylkesting. Oppløsning av selskapet må godkjennes av departementet. Representantskapet oppnevner avviklingsstyre dersom departementet samtykker i oppløsning av selskapet. Avviklingsstyret skal oppta fortegnelse over selskapets eiendeler og forpliktelser og gjøre opp balanse med sikte på avviklingen, jf. 33 og 34. Avviklingsstyret skal utarbeide forslag til avviklingsoppgjør som legges fram for representantskapet til godkjennelse. Forslaget skal også inneholde forslag til fordeling av eventuelt likvidasjonsutbytte. Når avviklingsoppgjør er vedtatt og utbetaling av likvidasjonsoppgjør er foretatt, skal avviklingsstyret straks sende melding til Foretaksregisteret om at selskapet er avviklet, jf Pensjon Begge revisjonsselskapene har KLP som sin pensjonsleverandør. Ansattes pensjonsordning er en ytelsesbasert pensjonsordning som gir en avtalt utbetaling ved oppnådd opptjeningsalder. Tjenestepensjonsordningen følger vilkårene i hovedtariffavtalen. Det legges opp til at nystiftet selskap starter opp uten å overføre pensjonsforpliktelser fra dagens selskaper. Dette for å likestille deltakerne og ikke hemme nyetablering og nye eiere. Det er tre måter å løse dette på 1. Avviklingstilskudd. Beregning mottas av KLP. 2. En av eierne tar framtidige fakturaer på reguleringspremie og fordeler premien på de øvrige eierne ut fra eierandel i selskapet. 3. Fusjonere ansatte inn i eiernes pensjonsordninger. F.eks. å fordele ansatte på eierne. Vi vil anbefale at alternativ 2 velges og foreslår at kontorkommunene i dagens IKS er påtar seg ansvaret med å fordele framtidige premier på deltakerne. Alternativ 1 med innbetaling av et avviklingstilskudd til Sikringsordningen er også vurdert, men denne ordningen anses som lite aktuell fra kommunens side fordi det innebærer større utbetalinger nå av framtidige pensjonspremier. Fondsavsetningene i dagens revisjonsselskaper vil ikke være tilstrekkelig til å dekke et slikt avviklingstilskudd. Deltakere i Rogaland Revisjon IKS innbetalte pensjonsforpliktelsen til selskapet ved etablering. Denne vil tilbakebetales som ledd i en avvikling av IKS` et. Deltakerkommunene i Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS har ikke betalt innskudd i selskapet, men fondsavsetninger i selskapet vil brukes i forbindelse med avvikingen. Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS & Rogaland Revisjon IKS 19 81

82 Sør vest revisjon SA 8.3 Selskapenes regnskap Selskapenes avlagte årsregnskaper i 2013 og 2014 viser følgende status: Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Rogaland Revisjon IKS Driftsinntekter Driftsutgifter Netto driftsresultat Eiendeler Omløpsmidler Anleggsmidler (inkl. utsatt skattefordel RR) Gjeld og egenkapital Langsiktig gjeld (netto pensjonsforpliktelser) Kortsiktig gjeld Innskutt egenkapital Disposisjonsfond/opptjent egenkapital Kapitalkonto Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS følger kommunale regnskapsprinsipper, mens Rogaland Revisjon IKS følger regnskapsloven. Inntektene i Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS utgjør 30 % mens inntektene i Rogaland Revisjon IKS utgjør 70 % av sum inntekter. Negativ kapitalkonto i Kommunerevisjonen Vest skyldes regnskapsføring av fremtidige pensjonsforpliktelser. Underliggende drift i begge selskap går i balanse med belastning av betalt pensjonspremie, men balansen er sterkt påvirket av fremtidig forpliktelser og et spesielt lavt rentenivå. 9 Prosess Styrene i dagens revisjonsselskap er ansvarlig for denne utredningens høringer og politiske forankring. Utredningen legges frem for selskapenes utvidede representantskap hvor samtlige deltakerkommuners ordførere inviteres til dialog. Deretter sender representantskapene saken over til deltakerkommunenes kommunestyre. Ved positivt vedtak i kommunestyrene foreslås at representantskapene velger et interimsstyre som skal forberede etableringen av et nytt selskap, herunder utarbeide forslag til endelige vedtekter for framlegging i kommunestyrene, forberede stiftelsesdokumentet og sette opp Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS & Rogaland Revisjon IKS 20 82

83 Sør vest revisjon SA åpningsbalansen, planlegge og gjennomføre stiftelsesmøtet, samt sørge for registrering i Foretaksregisteret. Det foreslås også at interimsstyret ansetter daglig leder i selskapet. Sammenslåingen av revisjonsenhetene innebærer ikke en endring i kommunenes revisjonsordning, som er et samarbeid om revisjon med andre kommuner, jf. kommuneloven 78, nr. 3. En legger opp til å holde kontrollutvalgene orientert og informert om saken. 10 Anbefalinger Styrene i Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS og Rogaland Revisjon IKS vil gi følgende anbefalinger til deltakerkommunenes kommunestyrer: 1. Kommunestyret slutter seg til etablering av ny revisjonsenhet med prinsipper som vist i utkast til vedtekter, stiftelsesdokument og åpningsbalanse. 2. Samvirkeforetak velges som selskapsform. 3. Representantskapene delegeres myndighet til å nedsette et interimsstyre med 2 medlemmer fra Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS og 3 medlemmer fra Rogaland Revisjon IKS. Interimsstyret gis ansvaret for å etablere foretaket, utforme vedtekter og ansette ny daglig leder. Valget foretas av representantskapene etter innstilling fra en valgkomite. 4. Kommunestyret vedtar å oppløse dagens interkommunale revisjonsselskap. 5. Kontorkommunene påtar seg ansvar for å fordele fremtidig pensjonsforpliktelse på dagens eiere. i oken_bokmaal_elektronisk_april11_mbokmerker.pdf ii iii rapport.no/node/110176?utm_source= %3a% %20kommunale%20selskap%20 %20selskapskontroll%20i%20bare%20225 iv v Revisjonsforskriftens 14 vi vii revisjon.no/userfiles/sites/files/rr_strategi.pdf Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS & Rogaland Revisjon IKS 21 83

84 VEDTEKTER FOR SØR-VEST REVISJON SA 1. Sammenslutningsform og foretaksnavn Sammenslutningen er et samvirkeforetak og dets foretaksnavn er Sør-Vest revisjon SA. Medlemmene hefter ikke overfor kreditorene for foretakets forpliktelser. Medlemmene forplikter seg til å kjøpe minst 80 % av sine revisjonstjenester av samvirkeforetaket. Det kalles ikke inn årlig medlemskontingent. 2. Forretningssted Forretningskontoret er i Stavanger kommune og et avd. kontor i Vest-Agder. Hver medlemskommune tilrettelegger for effektiv revisjon i sin kommune. 3. Virksomhet Foretaket skal drive med kommunalt- og fylkeskommunalt revisjonsarbeid i tråd med bestemmelser i den til en hver tid gjeldende kommunelov og i samarbeid med kontrollutvalgene i den enkelte kommune og eller fylkeskommune som har medlemskap i foretaket. Foretaket avholder jevnlige dialogmøter med medlemmenes ordførere og rådmenn. Foretaket skal fremme medlemmenes økonomiske interesser gjennom deres deltakelse i virksomheten som kjøpere av tjenester fra foretaket, og forplikter seg til å dekke medlemmenes behov for revisjonstjenester. Medlemmenes andel av samvirkeforetakets budsjett innarbeides i kontrollutvalgenes budsjett i hver medlemskommune. Virksomhetens avkastning blir stående i virksomheten. Foretaket kan selge tjenester til andre rettssubjekter som eies helt eller delvis av et eller flere av medlemmene og til andre enn medlemmene innenfor det som er tillatt etter regelverket for offentlige anskaffelser, dog slik at hovedaktiviteten skal være rettet direkte mot medlemmene, jf. samvirkeloven 1. Medlemskap er ikke åpent for andre enn kommuner og fylkeskommuner beliggende i følgende fylker: Vest Agder, Aust -Agder, Rogaland, Hordaland. 4. Andelsinnskudd Hvert medlem skal betale andelsinnskudd etter innbyggertall etter en trappevis modell som følger: Gruppe innbyggere Innskudd Under og over Fylkeskommuner

85 Ved utmelding har medlemmet krav på å få tilbakebetalt sitt andelsinnskudd. Innskuddet utbetales ved uttredelsestidspunkt. Det kan ikke besluttes utdeling av årsoverskudd. Årsoverskudd skal ikke benyttes til å bygge opp kapitalkonti for enkeltmedlemmer. Utover dette gjelder bestemmelsene i vedtektene punkt 6 om anvendelse av årsoverskudd. 5. Stemmerett Medlemmenes stemmerett på årsmøtet er basert på medlemmenes fakturerte omsetning i fjoråret etter denne modellen: Andel av total omsetning Antall stemmer 0 2,99 % 1 stemme 3 9,99 % 4 stemmer 10 % og over 10 stemmer 6. Anvendelse av årsoverskudd Overskudd skal forbli i virksomheten, dog slik at årsoverskudd skal komme medlemmene til gode gjennom prisfastsettelsen på tjenestene som ytes fra foretaket. Beslutning om anvendelse av årsoverskuddet treffes av årsmøtet etter forslag fra styret. Det kan ikke besluttes anvendt et høyere beløp enn det styret foreslår eller godtar, men årsmøtet kan selv bestemme anvendelsen innenfor følgende rammer: Godskriving av foretakets egenkapital Sikre medlemmene lave priser på tjenestene som ytes fra foretaket 7. Styre og daglig leder Foretaket skal ha et styre med numeriske varamedlemmer med minst 5 medlemmer som velges av årsmøtet og 1 medlem med varamedlem som velges av og blant de ansatte. Foretaket skal ha en daglig leder. Denne tilsettes av styret. Styret har myndighet til å inngå tjenesteavtaler med det enkelte medlem som tjenestemottaker. Slik myndighet kan delegeres til daglig leder. Dersom denne myndigheten delegeres, skal styret fastsette prinsipper for avtalenes innhold som sikrer behandling av medlemmene i tråd med samvirkelovens likhetsprinsipp, dog slik at forskjellsbehandling er tillatt dersom dette er saklig begrunnet i tråd med samvirkeloven. 8. Ordinært årsmøte På det ordinære årsmøtet skal følgende saker behandles og avgjøres: 1. Godkjenning av årsregnskapet og årsberetningen, herunder disponering av årsoverskudd. 2. Fastsette budsjett for kommende år etter forslag fra styret, herunder årets priser for tjenester som leveres av foretaket. Dette utarbeides og vedtas slik at det kan innarbeides i kontrollutvalgenes budsjett. 3. Fastsette økonomiplan for de fire neste budsjettår etter forslag fra styret. 2 85

86 4. Velge medlemmer til valgkomite og styret og varamedlemmer, herunder velge styreleder og nestleder. 5. Styret fremlegger selskapets strategi på årsmøtet slik at det sikres overenstemmelse med kommunenes eierstrategier i en styreinstruks. 6. Andre saker som etter loven eller vedtektene hører under årsmøtet. 7. Godkjenne samarbeidsavtaler mellom foretaket og medlemmene som gjelder all form for styring og kontroll med foretaket, herunder sikre likebehandling av medlemmene. Forskjellsbehandling krever saklig begrunnelse i tråd med samvirkeloven. Unntak er avtaler mellom foretaket og enkeltmedlemmer som tjenestemottaker, jf. punkt 7 i disse vedtektene. Den enkelte medlemskommune gir selv fullmakt til hvem som skal møte på årsmøtet. 9. Uttreden Uttreden kan foretas etter to års varsel. Utmelding skal skje skriftlig. 10. Fordeling av nettoformuen ved oppløsning av foretaket Foretakets medlemmer har rett til å få utbetalt sine andelsinnskudd dersom det er midler i foretaket etter at det har dekket sine forpliktelser. Medlemmene har ikke krav på å få utbetalt renter på andelsinnskudd. Gjenværende midler utover dette skal tilfalle dem som er medlemmer på oppløsningstidspunktet. Fordelingen av midlene skal skje på grunnlag av deres omsetning med foretaket de siste tre årene. 3 86

87 ÅPNINGSBALANSE SØR-VEST REVISJON SA EIENDELER NOK Omløpsmidler Bankinnskudd, kontanter og lignende Sum omløpsmidler Sum eiendeler EGENKAPITAL OG GJELD Egenkapital Innskutt egenkapital Andelskapital Sum innskutt egenkapital Sum egenkapital og gjeld

88 88

89 89