Noen erfaringer fra seks kommuner

Transkript

1 Velferdsteknologi i omsorgstjenestene Noen erfaringer fra seks kommuner Kåre Hagen NOVA Jarl Reitan SINTEF Dag Ausen SINTEF Rapport fra et forskningsprosjekt finansiert av E-helse-uka, Universitetet i Agder, Grimstad 5. juni 2013

2 Kort om prosjektet Initiativ og finansiering fra KS Gjennomføring av SINTEF og NOVA En studie av forsøk i seks kommuner Informasjon fra 28 nøkkelpersoner Formidling gjennom Rapport Veikart Nettsted Regionale konferanser

3 Bakteppet Stor interesse men Norge ligger bak.. Helse/omsorg: Læring går ikke av seg selv Enorme utfordringer i nær fremtid Tid til å utvikle morgendagens omsorg KS har og tar et samfunnsansvar Innovasjon i omsorg er også utvikling av kommune og lokalsamfunn

4 Vi er positive til velferdsteknologi! Eldreomsorgen ville vært bedre om politikerne legger til rette for at det tas i bruk ny teknologi Helt enig Ganske enig Kvinner Menn Vet ikke Uening Kilde: NORSTAT for Abelia, April 2013

5 Prosjektets mål: Etablere kunnskap knyttet til A) Kompetanse: Kunnskapsnivå og behovet for økt kompetanse B) Prosess: Hvordan innovasjonsprosesser gjennomføres helt konkret C) Brukerinvolvering: Hvordan kartlegging av brukerbehov gjennomføres D) Anskaffelser: Hvordan kommunene involverer anskaffelsesmiljøet E) Samarbeid: Hvordan kommunene samarbeider med andre aktører F) Implementering: Hvordan nye løsninger implementeres G) Effekt: Hvordan har effekten så langt vært knyttet til å ta i bruk ny løsning Men også om hvordan innovasjon utfordrer vår vanetenkning!

6 Hjernen vår er alt for glad i en rasjonell plan i tydelige faser Vi har et mål 2. Vi får en god ídé 3. Vi tror på noen bestemte virkemidler 4. Vi prøver dem ut i praksis 5. Vi ønsker sterkt bestemte resultater

7 Hjernen vår er alt for glad i en rasjonell plan i tydelige faser Vi har et mål 2. Vi får en god ídé 3. Vi tror på noen bestemte virkemidler 4. Vi prøver dem ut i praksis 5. Vi ønsker sterkt bestemte resultater OG SÅ GÅR IKKE ALT SOM PLANLGT... Brent barn skyr ilden hastverk er lastverk syndebukken, etterpåklokskap Det beste blir det godes fiende Veien til undergang er brolagt med gode hensikter

8 Hjernen vår er alt for glad i en rasjonell plan i tydelige faser Vi har et mål 2. Vi får en god ídé 3. Vi tror på noen bestemte virkemidler 4. Vi prøver dem ut i praksis 5. Vi ønsker sterkt bestemte resultater OG SÅ GÅR IKKE ALT SOM PLANLGT... Brent barn skyr ilden hastverk er lastverk syndebukken, etterpåklokskap Det beste blir det godes fiende Veien til undergang er brolagt med gode hensikter Det er slitsomt å jobbe med innovasjonsprosjekter. Når ingen har gjort dette før, er det vanskelig å vite hvor man skal. Det ikke er noen opptråkket vei fra A til Å

9 En innovasjonsprosess har et mye mer rotete forløp.. som utfordrer faglig vanetenkning, tålmodighet, hangen til rettlinjet utvikling og til målbare resultater med en vei som blir til mens man går hvor det uforutsette er en mulighet til en enda mer spennende løsning hvor sluttresultatet er åpent og mye risiko må tas underveis Den som intet våger intet vinner..

10 Første utfordring Å komme fra idé til prosjekt Ildsjeler er viktig men kan være et tveegget sverd. Potensiell risikofaktor ved at forankring i organisasjonen ikke får nok oppmerksomhet. Endringsprosesser må forankres hos og drives av flere. Lag møteplasser og etabler kultur for dette gjennom team, samspill gjensidighet Sterk forankring i det kliniske feltet er helt vesentlig for å gjennomføre prosjektene våre Vi hadde en ildsjel høyt oppe i ledelsen som hadde tro på at dette var riktig.

11 Første utfordring Å komme fra idé til prosjekt ERFARINGER Mange og ulike motivasjoner ildsjeler som brenner for fag og brukere, teknologientusiaster til å sette kommunen på kartet. Alltid en fare at entusiastene turer frem på egenhånd Og drives for raskt fram av en kongstanke LÆRDOMMER Prosjektet må forankres i hele den kommunale organisasjon Ildsjeler er viktige men pass på at de ikke avlaster de andre Samarbeid må til for å sikre kunnskapsspredning og kvalitetssikring

12 Andre utfordring Fra entusiasme til prosjektorganisasjon I etterkant har det vært påpekt at det hadde vært en fordel om IT-avdelingen hadde vært med fra starten Det har vært mange skifter i toppledelsen i kommunen. Det har vært en utfordring å beholdet fokuset på velferdsteknologi gjennom disse lederskiftene Interessen hos de ansatte i tjenesten er veldig forskjellig noen synes det er gøy, andre ser det som tungt ekstraarbeid å skulle være med å implementere Jobb både med kortsiktig og langsiktig strategi, slik at man øker sjansen for at satsingen fører til ønskede endringer i kommunen.

13 Andre utfordring Fra entusiasme til prosjektorganisasjon ERFARINGER Det er et stykke vei å gå fra entusiasme til en systematisk utprøving. Nøkkelpersoner kan plutselig bli borte, nye kommer til Man må med alle - også skeptikerne og de likegyldige LÆRDOMMER Bruk tid og tålmodighet til øke kunnskapene hos alle impliserte aktører Definer målet til prosjektet og identifiser deltakere. ledelse, aktiviteter og tidsplan Klargjør forventninger, roller og oppgaver, vær obs på hvilke samarbeidsrelasjoner som må fungere godt.

14 Tredje utfordring Kunnskap og Opplæring For teknologer er en tjeneste gjerne en usynlig sensor eller liknende. For pleie- og omsorgsfolk er en tjeneste en ansikt-tilansikt-tjeneste med forankring i et kommunalt vedtak. Teknologi-entusiaster har en tendens til å være blinde for de problemene ikke-teknologiinteresserte mennesker opplever. Det hender ofte at hjemmesykepleierne har meninger om hvilke pasienter ulike løsninger fungerer for. Men ofte stemmer ikke dette. De trekker konklusjoner ut fra at de ikke kjenner hvilke teknologiske muligheter som finnes. Det er viktig å bringe alle ansatte opp på et kunnskapsnivå som gjør det mulig for dem å delta i implementeringen av ulike typer teknologi

15 Tredje utfordring Kunnskap og Opplæring ERFARINGER Lett å overse og innrømme opplæringsbehov Man oppdager i ettertid hva som burde vært gjort Ikke nok at noen kan mye, alle må kunne litt LÆRDOMMER Opplæringsbehov er ikke bare teknologifortrolighet, Det er også kulturkunnskap om hvordan andre tenker Læring er nødvendig både på individ og organisasjonsnivå Bruk andre i kunnskapsutvikling: Demoleiligheter, prosjekter som ligger foran.

16 Fjerde utfordring Utvelgelse av forsøkspersoner V har en gammel fisker som har så store never at han har vanskelig for å treffe når han skal søke på internett Man må være forberedt på at mennesker som er utmattet av sykdom og høy alder vil ha motforestillinger mot alt styr og forandringer det innebærer å tilrettelegge for tekniske installasjoner. Rekrutter brukere og pårørende til testing og utprøving som takler den belastningen det kan være å delta i utviklingsarbeid. De må være innforstått med at ting ikke fungerer som forventet. Da vi skulle plukke ut de med bevegelseshemning så visste vi ikke hvem de var. Taushetsplikten gjorde at hjemmesykepleien ikke kunne si hvem de var eller hvor de bodde (S)

17 Fjerde utfordring Utvelgelse av forsøkspersoner ERFARINGER Lett å være for optimistisk og starte med for tunge brukere, Særlig nå det kreves en viss opplæring av brukeren Ikke overse at taushetsplikt og personlig integritet kan være viktige begrensninger LÆRDOMMER De pleie- og omsorgsfaglige vurderinger må legges til grunn for valg av brukere Involver nettverket rund brukerne. Skap møteplasser de pårørende, fagfolk og leverandører møtes Jobb med forventningene: Kommunen må gjøre seg kjent med de ulike aktørenes rolle, verdier og motivasjoner for å delta i prosjektet.

18 Femte utfordring Utvelgelse av teknologi og leverandør Vi har ikke kompetanse til å velge riktig teknologi. Derfor har det vært så fint å ha et samarbeid med forskningsmiljøet ved SINTEF Bruk tid på å få leverandører og montører til å forstå kommunens og brukernes situasjon det handler om ulik virkelighetsforståelse og språkbruk. Vi har utviklet et veldig godt tillitsforhold. Det får du ikke i et kundeforhold. Vi har brukt dugnadsånd, det er mye bedre enn formell kontraktsånd. Viktig å se helheten i tjenesten, ikke bare på duppedingsene

19 Femte utfordring Utvelgelse av teknologi og leverandør ERFARINGER Bestillerkompetanse krever at man har tilgang til uavhengig teknologisk eksperthjelp for å kunne vurdere flere. Utstyrsleveransen må være et forpliktende samarbeid over tid, behov for tilpasning og service etter selve installeringen Trekk leverandøren med i diskusjon om brukerbehovene LÆRDOMMER Søk inspirasjon hos andre kommuner, men tilpass til egne behov Velg utprøvd teknologi fra økonomisk solide leverandører som også kan støtte utprøving og drift Legg vekt på utprøving i tjenesten for å få et grunnlag for å evaluere mhp. innlemming i ordinær drift.

20 Sjette utfordring Ny teknologi gir nye ressursbehov Da vi skulle innføre IKT i tjenesten uten ekstra kontorhjelp i kommunen ble det katastrofe. Hvem skal ta i mot informasjon hvem skal rykke ut. Det er jo ikke bare å utstyre alle med GPS, noen skal jo betjene dem også. Vi ser at det er mer ressurskrevende å bruke teknologi. Den må bemannes og både brukere og ansatte må lære å bruke den. Ansatte får en bekymring mindre, men de må jo samtidig betjene GPS-en, Det kan bli mye ekstraarbeid i perioder

21 Sjette utfordring Ny teknologi gir nye ressursbehov ERFARINGER Teknologien løser er bestemt behov, men skaper også nye Lett å overse og undervurdere de økte ressursbehovene Nye ressursbehov utfordrer arbeidsorganisering og støter på nye begrensninger. Vinninga kan gå opp i spinninga.. LÆRDOMMER Det må brukes tenkning og tid på å avklare og løse de nye ressursbehovene GPS egner seg best der pårørende kan følge opp Teknologiens løsning av et avgrenset behov må innarbeides i en samlet analyse av effekter for bruker og for tjenesten.

22 Sjuende utfordring Vær realistisk og nysgjerrig Vær realistisk planlegg og styr mot gradvis opptrapping og utvidelse Sats på én teknologi og se hvordan man kan utnytte den i praktisk problemløsning for den enkelte bruker En forutsetning for å lykkes med velferdsteknologi er å se teknologiske løsninger og organisasjon i ett som en helhet. Ikke forvent at helsepersonell forstår de teknologiske mulighetene og løsningene. Trekk dem med i diskusjoner og utprøvinger Vi er fortsatt ikke der at vi har funnet en leverandør som kan tilby det gullegget som fikser alt, som alltid virker, som det ikke er noe tull med. Vi må være forberedt på at vi kanskje ikke finner dette gullegget.

23 Sjuende utfordring Vær realistisk og nysgjerrig ERFARINGER Best å skynde seg langsomt alle må med Det må gjøres mange oppsummerende pauser underveis Innovasjon, ambisjon og entusiasme er nødvendig, men må bygges inn i traust, langsiktig og bred organisatorisk forankring LÆRDOMMER En god utvikling må bygge på systematisk gjennomføring Ikke kopier ukritisk fra andre, reis ut og se og lær, men bruk god tid på å gi egne forsøk lokal forankring Erfaringen må oppsummeres underveis og resultater dokumenteres, læring: både av egne og andres feil.

24 Åttende utfordring Langt fra forsøk til nye tjenester VI snakker to vidt forskjellige språk i omsorgsbransjen og teknologibransjen. En stor utfordring er forankring i organisasjonen som helhet: hvordan man skal takle spranget fra prosjekt til drift. Utvikling er én ting, drift er noe annet. Involver ulike aktører i og utenfor kommunen både i planleggingsprosessen og i utprøvingen. Dette er viktig for å sikre forankring men også for å unngå at ildsjelene brenner opp

25 Åttende utfordring Langt fra forsøk til nye tjenester ERFARINGER En innovativ utprøving er Ikke en rettlinjet prosess Utfordringer oppstår underveis, to skritt fram og så ett tilbake Lett å bli for ambisiøs og for utålmodig LÆRDOMMER Start i det små og skaler opp etter hvert som man lærer Lag plan for systematisk evaluering og dokumentasjon underveis definer mål for de nye løsningene, og hvordan man vil ha dem på kort og lang sikt,

26 Niende utfordring Ikke lett å måle effekter på kort sikt Livskvalitet er jo utrolig vanskelig å måle, Vi strever med å finne gode nok målekriterier. Vi tror at noen av brukerne har fått en mer meningsfull hverdag. De pårørendes bekymring er helt klart blitt redusert. Det at mannen min fikk GPS gjorde at jeg kunne stå ett år lenger i arbeid.

27 Niende utfordring Ikke lett å måle effekter på kort sikt ERFARINGER Prosjektene er alle i tidlig fase, Verdiskapningen er ikke direkte målbar, kommer først ved trygghet og livskvalitet Nye kostnader oppstår dyrere på kort sikt LÆRDOMMER Det må utvikles kriterier for måloppnåelse og verktøy for å kunne måle hva man oppnår Små prosjekter må gjennomføres på måter som gir effekter som er dokumenterbare og bli til sikker læring Se etter gunstige effekter som kan komme hos andre enn primærbruker, særlig som avlastning av pårørenderollen

28 Tiende utfordring Tenk gevinster på lang sikt Men kanskje i et års perspektiv når en annen generasjon blir gammel da kan de hende at vi kan spare noe. Men i lang tid framover vil det være mange som ikke kan utnytte teknologien. Og mye av teknologien som brukes er jo egnet til å løse små konkrete detaljer som bare er en liten del av den store helheten.

29 Tiende utfordring Tenk gevinster på lang sikt ERFARINGER Mye av de tradisjonelle målemetodene er helsefokusert, utviklet for å måle effekter av klinisk praksis Effektene av velferdsteknologi er mer over mot trygghet og livskvalitet også for nettverket rundt brukeren LÆRDOMMER Prosjekter må planlegges og gjennomføres over noen år Det må defineres kriterier for hva som er forventet effekt på lengre sikt Og jobbes med å utvikle metoder for å kunne vurdere om man beveger seg i riktig retning.

30 En innovasjonsprosess er rotete - med store muligheter til å unngå å gjøre andres feil å oppdage at bidrag til bedre tjenester kan komme fra helt uventet hold å lage spennende samarbeid mellom aktører som ikke har samhandlet før Å få testet ut sannheten i at Den som intet våger intet vinner..