Bergen kommunes økonomireglement

Transkript

1 Bergen kommunes økonomireglement Innholdsoversikt GENERELT OM ØKONOMIREGLEMENT, MED BYRÅDETS BUDSJETTFULLMAKTER OG BYRÅDETS VIDEREDELEGERING - FULLMAKTER TIL ADMINISTRASJONEN - SAMT VIDERE SPESIFIKASJON OG DETALJERING AV ØVRIGE ØKONOMIFULLMAKTER OG INSTRUKSER Om økonomireglementet... 2 Om innholdet i budsjettfullmaktene... 2 Definisjoner og inndelinger... 2 BUDSJETTFULLMAKTER TIL BYRÅDET... 5 Generelt... 5 Fullmakter som gjelder driftsbudsjettet... 6 Fullmakter som gjelder investeringsbudsjettet... 6 ØVRIGE FULLMAKTER TIL BYRÅDET... 8 Leiemål/kontrakter/leasing... 8 Videredelegering... 8 Opprettelse/inndragning av stillinger... 8 Fastsetting av rentesatser... 8 Bestillings- og anvisningsmyndighet... 8 Finansreglement... 8 Lån... 8 INSTRUKS FOR ØKONOMIFORVALTNINGEN I BYRÅDET... 9 Generelt... 9 Årsbudsjett og økonomiplan... 9 Budsjettjustering Rapportering Tilskudd Opprettelse/inndragning av stillinger Anskaffelser/innkjøp Årsavslutning Årsregnskap og årsberetning Ytterligere spesifikasjon VEDLEGG LOV OM KOMMUNER OG FYLKESKOMMUNER (KOMMUNELOVEN). KAPITTEL 8. ØKONOMIPLAN, ÅRSBUDSJETT, ÅRSREGNSKAP OG RAPPORTERING

2 GENERELT OM ØKONOMIREGLEMENT, MED BYRÅDETS BUDSJETTFULLMAKTER OG BYRÅDETS VIDEREDELEGERING - FULLMAKTER TIL ADMINISTRASJONEN - SAMT VIDERE SPESIFIKASJON OG DETALJERING AV ØVRIGE ØKONOMIFULLMAKTER OG INSTRUKSER. Om økonomireglementet Økonomireglementet samler og oppdaterer overordnede reglementer og forskrifter i Bergen kommune, og omfatter Bergen kommunes bykasse og kommunale foretak. Økonomireglementet revideres normalt årlig i forbindelse med budsjettarbeidet. Økonomireglementet omfatter: Generell innledning, med definisjoner og inndelinger Budsjettfullmakter som gir regler for etablering, disponering og forvaltning av årsbudsjetter og økonomiplaner. Øvrige økonomifullmakter Instruks for økonomiforvaltning I vedlegg 1 er tatt inn kommunelovens kapittel 8. Økonomiplan, årsbudsjett regnskap og rapportering, og i vedlegg 2 er en mer omfattende oversikt over økonomistyringsbegreper i Bergen kommune. Om innholdet i budsjettfullmaktene Gjennom å vedta budsjettfullmaktene delegerer bystyret fullmakter til politiske organ (byråd, styre i kommunalt foretak, forretningsutvalg, kontrollutvalg) til å disponere kommunens finansielle midler. Graden av videredelegering forteller i hvor stor grad bystyret ønsker å overlate den daglige styringen til disse organene. Budsjettfullmaktene i Bergen kommune er utformet slik at bystyret i så stor grad som mulig blir skjermet fra detaljpregete budsjettsaker, samtidig som det ikke går ut over bystyrets behov og mulighet for tilstrekkelig kontroll av virksomheten. Derfor må økonomifullmaktene være nær koplet til øvrige fullmakter som inngår i styringssystemet. I Bergen kommune er byrådet gitt betydelig frihet til å viderefordele og endre de relativt grove økonomiske rammene som vedtas i bystyret, spesielt når det kommer til driftsbudsjettet. Økonomireglementet med budsjettfullmakter utgjør en sentral del av styringssystemet i Bergen kommune, som skal støtte opp under det uttalte formålet økt demokrati og mer helhetlig og effektiv ressursutnyttelse. Definisjoner og inndelinger Med budsjettmyndighet (innenfor respektive enheter sine definerte rammeområder) menes: o Kompetanse til å viderefordele budsjettmidler fra et aggregert nivå o Kompetanse til å foreta budsjettreguleringer o Kompetanse til å gjøre gjennomføringsvedtak (investeringsbudsjettet) De 41 tjenesteområdene er gjeldende spesifikasjonsnivå når bystyret gjør vedtak om fordeling av netto driftsrammer. Hvert tjenesteområde består av en samling tjenester, som vanligvis er et konkret sluttprodukt levert til en bestemt bruker, men kan også være allmenne goder (hva leveres, konteringsbegrep). Den som er gitt budsjettmyndighet, har da fullmakt til å fordele de tjenesteområdevise driftsrammene videre ut på tilhørende tjenester. Tjenesteområdene er delt inn i to nivåer; nivå 1 og nivå 2. Nivå 1 omfatter de to første sifrene, mens nivå 2 er angitt ved en bokstavkode. Nivå 1 og nivå 2 omtales samlet som et tjenesteområde. 2

3 Rammeområde er et samlet budsjettansvarsområde der et folkevalgt politisk utvalg/styre har delegert budsjettmyndighet i samsvar med gjeldende økonomireglement. Et unntak er rammeområdet Fellesutgifter og finansposter, som omfatter budsjettposter der bystyret ikke har delegert budsjettmyndighet til et underliggende utvalg (Bystyrets enekompetanse). Bykassen omfatter de 41 tjenesteområdene, med tilhørende rammeområder. Bystyrets organer er en samlebetegnelse for rammeområdene Ordfører/Forretningsutvalg og Kontrollutvalg. Kommunalt foretak er virksomhet med folkevalgt politisk styre, etablert etter regler i Kommunelovens kap 11. Figuren viser sammenhengen mellom tjenesteområder og rammeområder. Merk at tjenesteområdene også omfatter storparten av foretakene, gjennom de leveranser av tjenester som handles fra tjenester innenfor bykasseområdet. Bystyret Tjeneste- Driftsrammer til tjenesteområdene områder B y k a s s e n Ramme- områder Ordfører/ Forretningsutvalg Kontroll- utvalg Felles- utgifter og finansposter Byrådet Kommunale foretak På neste side er en detaljert spesifikasjon over tjenesteområder og rammeområder. 3

4 Tjenesteområder Nivå 1 Nivå 2 01 A Barnehage 01 B Grunnskoler 02 Barnevern 03 A Aktivisering av eldre og funksjonshemmede 03 B Institusjonsbaserte bo- og omsorgstjenester 03 C Hjemmebaserte bo- og omsorgstjenester 03 D Byggdrift: Tiltak for eldre og omsorgstrengende 04 A Tjenester til rusavhengige og bostedsløse 04 B Sosialhjelp og andre sosiale tjenester 05 A Forbyggende helsearbeid 05 B Behandling og rehabilitering 06 Overføringer til trossamfunn 07 Brannvesen 08 Samferdsel 09 Boligtiltak 10 A Offentlige planer, byplanlegging og kulturminnevern 10 B Private planer og byggesak 10 C Naturforvaltning og parkdrift 10 D Klima og miljø 11 A Lærlinger 11 B Arbeidsmarkedstiltak 12 A Kommunale kulturtilbud rettet mot voksne 12 B Kommunale kulturtilbud rettet mot barn og unge 12 C Kulturtilskudd (til prosjekter, institusjoner og lag) 12 D Bergen offentlig bibliotek 12 E Museer 12 F Bergen kulturskole og Barnas kulturhus 12 G Kulturbygg og anlegg 13 A Idrett: Tilskudd til lag og organisasjoner 13 B Kommunale idrettstilbud 13 C Kommunale idrettsbygg- og anlegg 14 Næring 15 Bystyrets organer 16 Administrasjon og eiendomsforvaltning 17 A Fellestjenester 17 B Sivilforsvar og beredskap 18 Vann, avløp og renovasjon 19 Overføring til/fra bedrifter 20 Intern fordelte kostnader 21 Sentrale budsjettposter 23 "Under streken" - sentrale budsjettposter Rammeområder: Ordfører/bystyrets kontor: Bystyret Valget Ombud Administrasjon 1) Administrasjonslokaler 1) Reservert til tilleggsbev. 1) Motpost avskrivninger 1) Bystyrets enekompetanse: Skatt på inntekt og formue Eiendomsskatt Statlig rammetilskudd Øvrige generelle statstilskudd Generelt statstilskudd vedr. flyktninger Generelt statstilskudd vedr. enslige mindreårig flyktninger Renter, utbytte m.m Avdrag på lån til lånefondet Interne finansieringsposter Årets overskudd/underskudd Kontrollutvalget: Revisjonen Kontrollutvalget Administrasjonslokaler (andel som gjelder revisjon/kontrollutvalg.) Byrådet: Alle tjenester eller andeler av de tjenester som ikke faller inn under kontrollutvalget, ordføreren/forretningsutvalg eller bystyrets enekompetanse. De kommunale foretak: Bergen Bolig og Byfornyelse KF Bergen Hjemmetjenester KF Bergen Vann KF 1) Andel som gjelder bystyresekretariatet/valget 4

5 BUDSJETTFULLMAKTER TIL BYRÅDET Sist endret i bystyresak 187/12 den Forslag til endringer i Byrådets tilleggsinnstilling til Budsjett 2013/Økonomiplan Generelt Gjennom fullmaktene delegeres myndighet til å justere budsjettet innenfor eget rammeområde. Av dette følger også en plikt til å finne dekning, innenfor eget rammeområde, for budsjettjusteringer som følge av endrede forhold. Kravet til å holde budsjettrammene skal gå foran kravet til å oppfylle mål- og resultatkravene, dvs. at mål- og resultatkravene må være i samsvar med inntektsrammen, og ikke omvendt. Justeringene må ikke medføre vesentlige avvik fra de premisser som ligger til grunn for bystyrets budsjettvedtak. Budsjettendringer som er vedtatt ved delegert budsjettmyndighet, må normalt ikke binde kommunen til bevilgninger i senere års budsjetter. Dersom ikke annet fremgår av lovverk og internt reglement, kan de enkelte politiske organer foreta videredelegering. Omdisponeringene må ikke føre til at bystyrets vedtatte kostnadsoverslag/kostnadsrammer overskrides. Omdisponeringene må ikke føre til at vedtatte investeringsprosjekter ikke blir gjennomført eller vesentlig utsatt. All delegasjon av fullmakter skal følge linjen. Bystyrets enekompetanse: Generelt gjelder at alle fullmakter som ikke bystyret har videredelegert til byrådet eller andre organer tilhører bystyrets enekompetanse. Mer spesifikt omfatter bystyrets enekompetanse følgende forhold: A. Driftsbudsjettet: I) Bystyret selv vedtar endringer på tjenestene/tjenesteintervallene (Sentrale budsjettposter) i bykassebudsjettet. Unntatt er: - Tjeneste Motpost avskrivninger - Balanserte budsjettjusteringer i bykassebudsjettet som følge av tildelte øremerkede tilskudd eller særskilte midler som tildeles via rammetilskuddet. II) Bystyret selv vedtar budsjettendringer i bykassebudsjettet som endrer den totale nettoutgiften for de enkelte tjenesteområdene på nivå 1. Unntatt er: - fordeling av tilleggsbevilgninger (inkl. lønns-avsetninger) med dekning i tjeneste Reservert til tilleggsbevilgninger m.m. - endringer som følge av organisasjonsmessige endringer - omdisponering av beløp mellom tjenesteområder i tilfeller som ikke er av prinsipiell betydning III) Konkurranseutsetting av drift av kommunale institusjoner. B. Investeringsbudsjettet: I) Bystyret selv vedtar endringer i investeringsbudsjettets samlede inntektsside (og tilhørende utgifter), med unntak av mindre justeringer, bl.a. som følge av omdisponering av driftsmidler til å finansiere kjøp av maskiner/utstyr, samt eventuelle endringer i budsjetterte tilskudd fra andre innenfor en ramme på 2,0 mill. i hvert tilfelle. II) Bystyret selv vedtar endringer i samlet bruk av lånemidler, inklusive finansiell leasing med løpetid over 4 år. III) Bystyret gjør gjennomføringsvedtak for salg av eiendommer over 100 mill. (pr. eiendom) i alle rammeområder. IV) Lån eller kommunal lånegaranti i forbindelse med private investeringsprosekter. 5

6 Fullmakter som gjelder driftsbudsjettet a. Byrådet gis fullmakt - innen sitt rammeområde - til å viderefordele til tjenester og arter det nettobudsjett bystyret har vedtatt på tjenesteområdene og de rammer som bystyret har vedtatt for de kommunale foretakene. For de kommunale foretakene skjer dette som følge av egne budsjettfullmakter som fastsettes av bystyret. b. Byrådet gis fullmakt til å foreta budsjettjusteringer - uten beløpsbegrensninger - innenfor en enkelt tjeneste og mellom alle tjenester som inngår i byrådets rammeområde. Fullmakten gjelder såfremt den totale nettoutgiften for det enkelte tjenesteområde på nivå 1 ikke endres. Eventuelle vedtak i byrådet om endringer mellom tjenesteområder på nivå 2, innenfor samme tjenesteområde, skal rapporteres til bystyret i tertialrapportene. Fullmakten omfatter ikke budsjettjusteringer som endrer den totale nettoutgiften for tjenesteområdene 1A Barnehage og 1B Skole, med unntak av oppveksttun. c. Byrådet gis fullmakt til å gjøre de nødvendige tekniske budsjettmessige omdisponeringer mellom tjenesteområder/rammeområder i tilfeller som er av rent budsjett-teknisk karakter, for eksempel som følge av organisasjonsendringer. d. Byrådet gis fullmakt til å foreta budsjettjusteringer mellom alle artsgrupper innenfor de enkelte særbudsjetter (kommunale foretak), slik det går fram av fullmakter for foretakene vedtatt av bystyret. Denne fullmakten kan byrådet delegere. Dersom det i foretaket er budsjettert med en overføring til bykassen (et "resultatkrav"), og det i forbindelse med årsregnskapsavslutningen viser seg at foretaket - helt eller delvis - ikke vil bli i stand til å tilfredsstille dette, får byrådet fullmakt til å gjøre de nødvendige budsjettjusteringer både i foretaket og bykassen. Melding om slike budsjettjusteringer sendes bystyret i egne justeringssaker forbindelse med tertialrapporteringen. e. Byrådet har fullmakt til å øke en utgiftspost dersom det skjer ved bruk av en avsetning til vedkommende formål. f. Byrådet kan vedta tilleggsbevilgninger på alle tjenesteområder når dekning skjer ved å redusere konto for tilleggsbevilgninger på tjeneste Reservert til tilleggsbevilgninger m.m. (inkl. sentralt avsatte midler til dekning av lønnsoppgjør), og i forbindelse med viderefordeling av øvrige sentralt avsatte midler (til klassetallsvekst m.m.). g. Byrådet gis i driftsbudsjettet fullmakt til å fordele øremerkede tilskudd til tjenester og tiltak i tråd med de forutsetninger som ligger til grunn for den enkelte bevilgning. h. Byrådet gis fullmakt til å omdisponere midler fra driftsbudsjettet - innenfor rammene til de enkelte resultatenhets årsbudsjett - til å finansiere kjøp av maskiner og utstyr eller tiltak av investeringsmessig karakter. Denne justeringsadgangen gjelder tilfeller der anskaffelser, som er ført opp i driftsbudsjettet, i tråd med god kommunal regnskapsskikk skal føres i investeringsbudsjett (-regnskap). Fullmakter som gjelder investeringsbudsjettet a. Følgende gjelder generelt (punktene b-n.) for alle delegerte investeringsfullmakter: Justeringer av investeringsbudsjettet må være fullfinansiert i årsbudsjettet. Justeringene må ikke medføre vesentlige avvik fra de premisser som ligger til grunn for bystyrets budsjettvedtak. Omdisponeringene må ikke føre til at bystyrets vedtatte kostnadsoverslag og kostnadsrammer overskrides. 6

7 Omdisponeringene må ikke føre til at vedtatte prosjekter ikke blir gjennomført eller vesentlig utsatt. b. Byrådet gis fullmakt til å foreta budsjettjusteringer mellom samtlige prosjekter/arter/sekkeposter innenfor hver enkelt tjeneste som inngår i byrådets rammeområde. c. Byrådet gis i investeringsbudsjettet fullmakt til å foreta budsjettjusteringer mellom alle tjenester innenfor sitt rammeområde for alle utgiftsarter. d. Byrådet gis fullmakt til å omdisponere investeringsmidler fra tidligere års budsjetter, mellom samtlige tjenester i byrådets rammeområde. Fullmakten er oppad begrenset til kr 20 mill. pr. enkeltprosjekt. Det forutsettes at slike omdisponeringer rapporteres til bystyret i forbindelse med tertialrapporteringen eller oppbudsjetteringssaken (pkt ). e. Byrådet gis fullmakt til å oppjustere kostnadsoverslag med inntil 10 %, og maksimalt kr 5 mill., i forhold til det kostnadsoverslag bystyret har vedtatt, mot å redusere kostnadsoverslaget for andre prosjekt tilsvarende. Bystyret skal informeres om eventuelle justeringer av kostnadsoverslagene. f. Byrådet gis fullmakt til å overføre bevilgninger fra ett prosjekt til bruk for planlegging, prosjektering eller gjennomføring av andre prosjekter innenfor sitt rammeområde, når beløpet som overføres ikke overstiger kr 20 mill. Fullmakten omfatter også fordeling fra budsjetterte sekkeposter til enkeltprosjekter innenfor et formål. g. Byrådet kan flytte poster for finansiering av investeringsprosjekter til tilsvarende poster på andre prosjekter eller tjenester, dersom dette skjer i forbindelse med budsjettendringer etter byrådets fullmakter. h. Som ledd i kommunens eierskapsforvaltning gis byrådet fullmakt til kjøp av aksjer (herunder også nytegning av aksjer) innenfor en ramme på kr i hvert tilfelle. Fullmakten forutsetter at det kan finnes dekning ved omdisponeringer innenfor det vedtatte investeringsbudsjett, ubrukte fondsmidler eller merinntekter på investeringsbudsjettet. Alle slike aksjekjøp (og nytegning av aksjer) skal meldes til bystyret, fortrinnsvis i forbindelse med tertialrapporteringen. i. Før et budsjettbeløp kan disponeres, må byrådet ha fattet gjennomføringsvedtak med bevilgning innenfor de av bystyret godkjente kostnadsrammer slik de fremgår av bystyrets sist vedtatte årsbudsjett og økonomiplan. j. Byrådet skal selv i forbindelse med alle investeringsprosjekter større enn kr 10 mill - gjøre avslutningsvedtak basert på prosjektregnskap i hht foregående punkt i. Byrådet kan i slike saker godkjenne overskridelser på slike prosjekt med inntil 10 % av opprinnelig vedtatt kostnadsanslag, og dersom overskridelsen på prosjektet er budsjettmessig inndekket. Sluttregnskap med overskridelser utover 10 % av opprinnelig kostnadsanslag må fremmes for bystyret. k. Byrådet kan gjøre gjennomføringsvedtak for salg av fast eiendom for beløp inntil kr 100 mill. (pr. eiendom) innenfor eget rammeområde. l. Byrådet gis fullmakt til å inngå de nødvendige kontrakter innenfor de av bystyret godkjente kostnadsrammer slik de fremgår av bystyrets sist vedtatte årsbudsjett og økonomiplan. m. Byrådet gis fullmakt til å justere investeringsbudsjettet for å skaffe budsjettmessig dekning for utgifter som skal finansieres ved bruk av øremerkede investeringsfond (bundne fonds). 7

8 ØVRIGE FULLMAKTER TIL BYRÅDET Leiemål/kontrakter/leasing Ved inngåelse av kontrakter (f.eks. leiekontrakter) skal utgifter knyttet til dette ligge innenfor de totale driftsrammer for tjenesteområdene, slik disse rammene fremkommer i økonomiplanen. Byrådet kan vedta nødvendige omdisponeringer. Byrådet har fullmakt til å inngå avtaler om leasing (inkl. operasjonell leasing). Unntatt er avtaler om finansiell leasing ). Videredelegering Byrådet gis fullmakt til å videredelegere fullmakter gitt av økonomireglement og budsjettfullmakter. Delegasjon av fullmakter følger linjene i organisasjonen. Opprettelse/inndragning av stillinger Byrådet gis fullmakt til å opprette og inndra stillinger i samsvar med økonomiplanens forutsetninger og bystyrets vedtatte rammer for årsbudsjettet. Fastsetting av rentesatser Byrådet gis fullmakt til å fastsette rentesatser for utlån fra lånefondet og bykassen og for oppgjør mellom kommunens ulike virksomheter. Bestillings- og anvisningsmyndighet Bystyret delegerer bestillings- og anvisningsmyndighet til byrådet for byrådets budsjettansvarsområde (inklusive de kommunale foretakene). Byrådet kan selv innføre ulike former for konkurranse, herunder konkurranseutsetting og fritt brukervalg, Dette gjelder på alle områder som er underlagt byrådet (B.sak. 260/11) Finansreglement Finansreglementet inneholder Bergen kommunes vedtatte rammer og rutiner for kommunens finansforvaltning. Dette omfatter følgende områder: - Forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål - Forvaltning av kommunens låneportefølje inkl. derivater. Gjeldende finansreglement (BKDOK ) Lån All innlånsvirksomhet i Bergen kommunes navn skal foretas sentralt i kommunen innenfor rammen av bystyrets lånevedtak. Dette gjelder også for innlån til lånefinansierte investeringer i kommunale virksomheter som har eget styre. Bergen Bolig og Byfornyelse KF gis fullmakt til selv å ta opp lån i Den Norske Stats Husbank og Kommunalbanken A/S til finansiering av investeringsprosjekter innenfor rammer gitt av bystyret. Investeringer - finansieringskontroll KRS nr 8 Foreløpig standard (F) Leieavtaler:Kap. 4 nr 1: En leieavtale klassifiseres som finansiell eller operasjonell i samsvar med avtalens reelle innhold. Dersom det vesentligste av økonomisk risiko og kontroll knyttet til det underliggende leieobjekt er gått over på leietaker klassifiseres avtalen som finansiell og tilhørende eiendeler og forpliktelser balanseføres. Andre leieavtaler klassifiseres som operasjonelle. 8

9 Alle byggeprosjekter (inklusive utstyrsanskaffelser) skal ha en realistisk og fullstendig finansieringsplan før oppstart. Budsjetterte investeringer (nybygg, nyanlegg, utlån, innskudd m.v.) for bykassen og foretakene kan ikke settes i gang før finansieringsforutsetningene er oppfylt. Dette innebærer at eventuelle byggelån, endelig finansiering (konverteringstilsagn), salg av eiendommer og inngang av statstilskudd m.v. må være i orden og godkjent av byrådet. Generelt gjelder at for alle tilskudd, må tilsagn være gitt før byrådet kan fatte gjennomføringsvedtak. Bestemmelsen omfatter også prosjekter som planlegges i samsvar med kommunens regler for bygge- og anleggsprosjekter. Bestemmelsen gjelder videre private investeringsprosjekter hvor det er forutsatt lån fra kommunen og/eller kommunal lånegaranti (bystyrets enekompetanse), og/eller hvor kommunen skal betale renter, avdrag og/eller driftsutgifter. INSTRUKS FOR ØKONOMIFORVALTNINGEN I BYRÅDET Generelt Byrådet har ansvar for at alle deler av administrasjonen administrerer i overensstemmelse med budsjettets forutsetninger, mål og resultatkrav og innenfor dets ramme. Bystyret gir ved sitt budsjettvedtak, eller andre vedtak, underliggende politiske organer fullmakt til å disponere og forplikte kommunen økonomisk. Fullmakt avgrenses av lov, forskrift, instruks og delegerte fullmakter. Av disse kan spesielt nevnes budsjettfullmaktene. Byrådet har ansvar for å føre tilsyn med kommunens økonomiforvaltning, herunder: - holde seg løpende orientert om utviklingen i de enkelte virksomheter - påse at bystyrets vedtak blir iverksatt - sørge for tilfredsstillende budsjettoppfølging - sørge for at ressursene anvendes optimalt og i tråd med kommunens overordnede mål og - aktivitetsplaner - følge opp at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Årsbudsjett og økonomiplan Byrådet skal legge fram et forslag til årsbudsjett for kommende kalenderår og økonomiplan for de tre påfølgende budsjettår. Forslaget skal omfatte bykassen og de kommunale foretak, og det skal også omfatte informasjon om interkommunalt samarbeid og Bergen kirkelige fellesråd. Byrådet skal i budsjettet foreslå netto driftsrammer for tjenesteområder og rammeområder. For tjenesteområdene skal det i tillegg settes mål for virksomheten, og det skal gis en oversikt over plangrunnlaget. Byrådet skal i budsjettet videre foreslå kostnadsrammer for investeringene per tjenesteområde samt finansiering av disse. Bystyret presiserer at tallbudsjettet er det overordnede styringselement, og understreker at vedtatt tallbudsjett skal overholdes. Merutgifter og/eller inntektsbortfall må dekkes innenfor virksomhetenes ansvarsområder. Byrådets forslag til tallbudsjett skal bygge på politiske vedtak på overordnede planer og på aktivitetsplaner for det kommende år. Planene skal vise hvilke tiltak som skal gjennomføres og omfanget av disse. Det vises til gjeldende Planinstruks. Budsjettet skal til enhver tid være reelt, fullstendig, oversiktlig og i balanse. Årsbudsjett og økonomiplan er det viktigste økonomiske styringsdokument på overordnet nivå. 9

10 Styringsinformasjonen må generelt tilpasses beslutningsnivå. Generelt bør tallbudsjettet spesifiseres og reguleres slik at dette utgjør et godt nok grunnlag for rapportering av forventet økonomisk status ved årsskiftet, og periodetertialrapportering til bystyret. Budsjettjustering Dersom det i løpet av året skjer endringer i forutsetninger, eller det foretas disposisjoner som kan føre til at enkeltposter i budsjettet endres vesentlig, skal budsjettet justeres. Byrådet skal så langt mulig, og uten at det er i strid med bystyrets mål og resultatkrav, finne dekning innenfor samme tjenesteområde. Budsjettfullmaktene gir regler for slike budsjettjusteringer. Skulle det vise seg at de endrete forutsetningene er av en slik karakter at byrådet ikke kan finne slik dekning, må forslag om inndekning fremmes for bystyret. Dette skal fortrinnsvis skje i forbindelse med tertialrapportering til bystyret. Dette gjelder både drifts- og investeringsbudsjett. Overdreven detaljjustering av budsjettet må unngås. Det presiseres at budsjettet ikke kan justeres etter årsslutt. Rapportering Byrådet skal etter første og andre tertial legge fram for bystyret en rapport som beskriver den økonomiske utviklingen og utviklingen av tjenesteproduksjonen inkl. målrapportering, sett i forhold til tallbudsjett og aktivitetsplaner. Tertialrapportene skal inneholde en sammenstilling av justert driftsbudsjett, akkumulert driftsregnskap og driftsprognose for året. Tertialrapportene skal også gi en oversikt over regnskap, budsjett og oppfølging av investeringene og de øvrige hovedposter i investeringsbudsjettet. Parallelt med tertialrapporten skal byrådet også legge fram sak med forslag til budsjettjusteringer dersom det er oppstått forhold som byrådet ikke selv kan håndtere innenfor gjeldende fullmakter. Vesentlige endringer i budsjettets forutsetninger skal alltid rapporteres, med forslag til justering av budsjettet. I enkeltsaker - utenom tertialrapportene - skal eventuelle forslag om budsjettjusteringer være salderte. Byrådet plikter også å underrette bystyret dersom det viser seg at det vedtatte budsjettet ikke tillater en forsvarlig ivaretakelse av kommunens lovpålagte oppgaver. Det vises til gjeldende planinstruks vedtatt i bystyret Bystyresak 110/10. En oversikt over gjeldende planer, med oppsummering av økonomiske konsekvenser, legges fram i den årlige Byproposisjonen som legges fram før sommeren. Tilskudd Bystyret understreker at de bevilgninger som gis til organisasjoner o.l., er ment som et driftstilskudd for hele året. Driften må tilpasses etter tilskuddets størrelse. Tilskudd gis under forutsetning av at kommunen i nødvendig grad kan utøve kontroll med bruken av midlene, for eksempel ved innsyn i budsjett og regnskap. Det vises for øvrig til bystyrets vedtak i sak Felles retningslinjer for budsjettering og utbetaling av tilskudd til organisasjoner. Opprettelse/inndragning av stillinger Opprettelse og inndragning av stillinger skal være basert på økonomiplanens forutsetninger og bystyrets vedtatte rammer for årsbudsjettet. Årsbudsjettet baseres på et anslag på antall årsverk i de respektive virksomheter. Ved eventuelle stillingsopprettelser i løpet av budsjettåret, forutsettes den enkelte virksomhet selv å skaffe varig budsjettmessig dekning. 10

11 Opprettelse/inndraging forutsettes på forhånd drøftet med berørte arbeidstakerorganisasjoner, jf hovedavtalens 3-4. Anskaffelser/innkjøp Kommunens anskaffelser skal gjøres innenfor rammer gitt i Lov om Offentlige Anskaffelser (LOA) med tilhørende forskrifter samt følge de prinsipper som er fastsatt i Bergen kommunes innkjøpsstrategi. Dette skal sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Både bestilling og varemottak skal dokumenteres. I forkant av ethvert innkjøp skal alle virksomheter foreta en kritisk behovsanalyse og nøye vurdere de totale anskaffelseskostnadene og levetidskostnadene i forhold til virksomhetens budsjett. Med kostnader i forbindelse med anskaffelsene menes både direkte utgifter til de enkelte varer og/eller tjenester, samt alle kostnader som oppstår i forbindelse med gjennomføringen av anskaffelsesprosessen. Årsavslutning Byrådet gis fullmakt til å foreta delvise strykninger i regnskapet ved årsavslutningen i en eventuell situasjon med regnskapsmessig underskudd, kfr. forskrift om årsregnskap og årsberetning 9. Dette gjelder samtlige rammeområder. Strykninger av driftsfinansiering av utgifter i investeringsregnskapet skal foretas før eventuelle avsetninger til fonds strykes. Byrådet kan i desember i regnskapsåret i spesielle tilfeller, og i tilfeller med et visst hastemoment i egen sak vedta at det skal legges til rette for regnskapsmessige avsetninger til disposisjonsfond ved årsavslutningen. Slike vedtak skal også omfatte vedtak om tilhørende budsjettjusteringer. Byrådet får fullmakt til - i forbindelse med årsavslutningen - å avsette til eller gjøre bruk av "Bufferfond pensjon" slik at det oppstår nullavvik i forhold til justert budsjett (ref. bystyresak ). Eventuell bruk av bufferfond pensjon skal kun foretas dersom salderingbehovet ikke kan dekkes av samlet positivt budsjettavvik for øvrig i bykassen. Eventuell bruk av bufferfond pensjon begrenses også til at bykassen som helhet går i regnskapsmessig balanse. Det sendes ut egne retningslinjer som skal følges ved den årlige regnskapsavslutningen. Årsregnskap og årsberetning Byrådet skal ved regnskapsårets slutt avgi et årsregnskap i henhold til Kommunal- og regionaldepartementets forskrift om årsregnskap og årsberetning. Årsregnskapet viser regnskapstall i forhold til bystyrets vedtatte budsjett og justert budsjett. Årsregnskapet skal iht. lov avsluttes innen 15. februar det påfølgende år. Byrådet skal til bystyrets junimøte legge fram sak om årsregnskapet. I tilfeller der driftsregnskapet viser regnskapsmessig overskudd, skal overskuddet avsettes til disposisjonsfond, og byrådet skal i budsjettjusteringssaken som følger tertialrapport nr. 1 (i samme møte), foreslå bruk av disse midlene som her avsettes. På tilsvarende måte skal byrådet, i en situasjon med regnskapsmessig underskudd, foreslå inndekning av dette underskuddet i budsjettjusteringssaken. Byrådet skal til det samme junimøtet også legge fram Årsberetning som gjør rede for kommunens virksomhet og resultater i året i forhold til overordnede mål og aktivitetsplaner. I beretningen skal det også gis en vurdering av den økonomiske situasjonen ved årets slutt. Beretningen skal vise hvordan tjenester og tiltak er tilpasset behovene blant kommunens innbyggere. 11

12 Byrådet gis fullmakt til å godkjenne regnskaper for private institusjoner som får driftstilskudd fra Bergen kommune. Ytterligere spesifikasjon Byrådet gis fullmakter til evt ytterligere nødvendig detaljering og spesifikasjon av økonomireglement, budsjettfullmakter og instrukser for økonomiforvaltningen. 12

13 VEDLEGG LOV OM KOMMUNER OG FYLKESKOMMUNER (KOMMUNELOVEN). KAPITTEL 8. ØKONOMIPLAN, ÅRSBUDSJETT, ÅRSREGNSKAP OG RAPPORTERING. 44. Økonomiplan. 1. Kommunestyret og fylkestinget skal en gang i året vedta en rullerende økonomiplan. 2. Økonomiplanen skal omfatte minst de fire neste budsjettår. 3. Økonomiplanen skal omfatte hele kommunens eller fylkeskommunens virksomhet og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i planperioden. Planen skal være satt opp på en oversiktlig måte. 4. I økonomiplanen skal det for hvert enkelt år økonomiplanen omfatter anvises dekning for de utgifter og oppgaver som er ført opp, jf. 46 nr Planer som omfatter avgrensede deler av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet, skal integreres i økonomiplanleggingen og bruken av midler innarbeides i planen. 6. Kommunestyret og fylkestinget vedtar selv økonomiplanen og endringer i denne. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet eller fylkesutvalget. Ved parlamentarisk styreform skal rådet avgi innstilling som nevnt. 7. Innstillingen til økonomiplan, med de forslag til vedtak som foreligger, skal legges ut til alminnelig ettersyn minst 14 dager før den behandles i kommunestyret eller fylkestinget. Dette gjelder likevel ikke ved innstilling som gjelder endringer i økonomiplanen. 8. Økonomiplanen og endringer i denne oversendes departementet til orientering. 45. Årsbudsjettet. 1. Kommunestyret og fylkestinget skal innen årets utgang vedta budsjett for det kommende kalenderår. 2. Kommunestyret og fylkestinget vedtar selv årsbudsjettet og endringer i dette. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet eller fylkesutvalget. Ved parlamentarisk styreform skal rådet avgi innstilling som nevnt. 3. Innstillingen til årsbudsjett, med alle de forslag til vedtak som foreligger, skal legges ut til alminnelig ettersyn minst 14 dager før den behandles i kommunestyret eller fylkestinget. Dette gjelder likevel ikke ved innstilling som gjelder endringer i årsbudsjettet. 4. Kommunestyrets og fylkestingets vedtak om årsbudsjett, samt formannskapets og fylkesutvalgets saksdokumenter, sendes departementet til orientering. 46. Årsbudsjettets innhold. 1. Årsbudsjettet er en bindende plan for kommunens eller fylkeskommunens midler og anvendelsen av disse i budsjettåret. I bevilgninger til formål kan det likevel gjøres fradrag for tilhørende inntekter. Kravet om budsjetthjemmel på utbetalingstidspunktet gjelder ikke for utbetalinger som kommunen eller fylkeskommunen er rettslig forpliktet til å foreta. 2. Årsbudsjettet skal omfatte hele kommunens eller fylkeskommunens virksomhet. 3. Årsbudsjettet skal være realistisk. Det skal fastsettes på grunnlag av de inntekter og utgifter som kommunen eller fylkeskommunen kan forvente i budsjettåret. 13

14 4. Årsbudsjettet skal være stilt opp på en oversiktlig måte. Kommunestyrets eller fylkestingets prioriteringer, samt de målsettinger og premisser som årsbudsjettet bygger på, skal komme tydelig fram. 5. Årsbudsjettet skal være inndelt i en driftsdel og en investeringsdel. 6. Det skal budsjetteres med et driftsresultat som minst er tilstrekkelig til å dekke renter, avdrag og nødvendige avsetninger. 7. I årsbudsjettet kan det avsettes midler til bruk i senere budsjettår. 8. Departementet kan gi nærmere regler om årsbudsjettet og innstilling til årsbudsjettet. I disse reglene kan det stilles krav om oversikter over inntekter og utgifter for kommunens eller fylkeskommunens samlede virksomhet. 47. Årsbudsjettets bindende virkning. 1. Kommunestyrets eller fylkestingets bevilgninger i årsbudsjettet er bindende for underordnede organer. Dette gjelder ikke for utbetalinger kommunen eller fylkeskommunen er rettslig forpliktet til å foreta, jf. 46 nr. 1 tredje punktum. 2. Skjer det endringer i løpet av budsjettåret som kan få betydning for de inntekter og utgifter som årsbudsjettet bygger på, skal administrasjonssjefen, kommunerådets leder eller fylkesrådets leder gi melding til kommunestyret eller fylkestinget. 3. Får kommunestyret eller fylkestinget melding etter nr. 2 foran, skal det foreta nødvendige endringer i budsjettet. Det samme gjelder når det på annen måte gjøres kjent med forhold som kan bety vesentlig svikt i inntektene eller en vesentlig økning i utgiftene i forhold til budsjettet. 48. Årsregnskapet og årsberetningen. 1. Kommuner og fylkeskommuner skal for hvert kalenderår utarbeide årsregnskap og årsberetning. 2. Årsregnskapet skal omfatte alle økonomiske midler som disponeres for året, og anvendelsen av midlene. Alle kjente utgifter og inntekter i året skal tas med i årsregnskapet for vedkommende år, enten de er betalt eller ikke når årsregnskapet avsluttes. Årsregnskapet skal føres i overensstemmelse med god kommunal regnskapsskikk. 3. Kommunestyret og fylkestinget vedtar selv årsregnskapet. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet eller fylkesutvalget. Ved parlamentarisk styreform skal rådet avgi innstilling som nevnt. Vedtaket må angi disponering av regnskapsmessig overskudd eller dekning av regnskapsmessig underskudd. 4. Underskudd på årsregnskapet som ikke kan dekkes på budsjettet i det år regnskapet legges fram, skal føres opp til dekning i det følgende års budsjett. Under særlige forhold kan kommunestyret og fylkestinget, etter å ha foretatt de nødvendige endringer i økonomiplanen, vedta at underskuddet skal dekkes over inntil ytterligere to år. I tilfeller der de samfunnsmessige og økonomiske konsekvensene av at kommunen eller fylkeskommunen skal dekke underskudd etter første og annet punktum vil bli uforholdsmessig store, kan departementet godkjenne vedtak om at underskuddet dekkes over mer enn fire år. Underskudd kan likevel ikke dekkes over mer enn ti år. 5. I årsberetningen skal det gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens eller fylkeskommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, som ikke fremgår av årsregnskapet, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen eller fylkeskommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre en høy etisk standard i virksomheten. Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i fylkeskommunen eller kommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt, og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å hindre forskjellsbehandling i strid med likestillingsloven, samt for å fremme formålet i diskrimineringsloven og i diskriminerings- og tilgjengelighetsloven. 14

15 6. Departementet kan gi forskrift med nærmere regler om årsregnskapet, årsberetningen og regnskapsføringen. 49. Rapportering fra kommuner og fylkeskommuner. 1. Kommuner og fylkeskommuner plikter å gi departementet løpende informasjon om ressursbruk og tjenesteyting til bruk i nasjonale informasjonssystemer. 2. Departementet kan gi forskrift med nærmere regler om hvordan slik informasjon skal frembringes, stilles opp og avgis. 49a. Kommunalt rapporteringsregister 1. Kommunalt rapporteringsregister skal gi en elektronisk oversikt over de samlede rapporteringsplikter rettet mot kommuner og fylkeskommuner som følger av lov eller vedtak truffet av statlige organer. Registeret skal være et virkemiddel for samordning og forenkling. Registeret skal holdes løpende oppdatert og inneholde en fullstendig oversikt over og informasjon om rapporteringsplikter som nevnt i første punktum. 2. Departementet har ansvar for etablering, organisering og drift av kommunalt rapporteringsregister. Kommunalt rapporteringsregister ledes av en registerfører som utpekes av departementet. Departementet kan gi nærmere regler om registerets lokalisering og innhold og om føring av registeret. 3. Før nye rapporteringsplikter for kommuner og fylkeskommuner settes i kraft eller eksisterende rapporteringsplikter endres, skal departementet eller underliggende etat sende melding til kommunalt rapporteringsregister. Rapporteringsplikten kan ikke iverksettes før den er publisert i kommunalt rapporteringsregister. 4. Departementet kan gi nærmere regler om hvilke opplysninger som skal følge meldingen etter nr. 3 og om registerets behandling av disse. Departementet kan også gi nærmere regler om unntak fra iverksettelsesforbudet i nr. 3 annet punktum. 15