Hornindal kontrollutval SEKOM-sekretariat

Transkript

1 Hornindal kontrollutval SEKOM-sekretariat Innkalling Utval: Hornindal kontrollutval Møtested: Kommunestyresalen Dato: Tid: Kl. 11:00 Innkalling: Faste medlemar i utvalet Revisor i sak 4 Dersom du ikkje kan møte: Meld frå på e-post: o Arnar Helgheim: ah@sekom.no (mobil: ) Sakliste Sak nr. Sakstittel 01/17 Godkjenning av innkalling og sakliste 02/17 Skriv og meldingar 03/17 Årsmelding Hornindal kontrollutval 04/17 Revisor si uavhengigheit 05/17 Oppfølgingsliste /17 Eventuelt Med helsing Rasmus Kirkhorn Leiar

2 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 01/17 Hornindal kontrollutval Arkiv Sakshandsamar Arnar Helgheim Godkjenning av innkalling og sakliste Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Innkalling og sakliste vert godkjent.

3 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 02/17 Hornindal kontrollutval Arkiv Sakshandsamar Arnar Helgheim Skriv og meldingar 32T Saksnummer Tittel Mellombels fellesnemnd: Møteprotokoll Møtereferat Omorganisering av kommunerevisjonen i Sogn og Fjordane Referat frå møte i styringsgruppa : Eventuell omorgansiering av den interkommunale revisjon i Sogn og Fjordane Årsmelding for Kommunerevisjonen i Nordfjord Tilråding frå SEKOM-sekretariat (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Skriv og meldingar vert tekne til orientering.

4 HORNINDAL KOMMUNE VOLDA KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Utval: Mellombels fellesnemnd for Volda og Hornindal kommunar Møtestad: Voldsfjorden, Volda rådhus Dato: Tid: Faste medlemer som møtte: Namn Funksjon Representerer Jørgen Amdam Medlem AP Fride Schjølberg Sortehaug Medlem V Odd Harald Sundal Medlem SP Margrete Bjerkvik Medlem KRF Odd Arne Folkestad Medlem FRP Stig Olav Lødemel Medlem Randi Langlo Medlem Eldar Engelund Medlem Rasmus Kirkhorn Medlem Brynhild Lund Notøy Medlem Frå administrasjonen møtte: Namn Rune Sjurgard Ann Kristin Langeland Stilling Rådmann Volda Rådmann Hornindal SAKLISTE Saksnr. PS 5/16 PS 6/16 Sak Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av møteprotokoll frå førre møte

5 PS 7/16 PS 8/16 PS 9/16 Budsjett - førebels fellesnemnd Hornindal og Volda kommuner Fellesnemnd - organisering av forprosjektperioden Oppdrag til administrasjonen PS 5/16 Godkjenning av innkalling og sakliste Handsaming: Det kom forslag om å føye ei ekstra sak til saklista. Oppdrag til rådmennene Samrøystes vedtak i Mellombels fellesnemnd for Volda og Hornindal kommunar Innkalling og saksliste, med ei ekstra sak PS 9/16, vart samrøystes godkjend. PS 6/16 Godkjenning av møteprotokoll frå førre møte Vedtak i Mellombels fellesnemnd for Volda og Hornindal kommunar Protokoll frå førre møte , vart godkjend. PS 7/16 Budsjett - førebels fellesnemnd Hornindal og Volda kommuner Handsaming: Røysting: Tilrådinga vart samrøystes vedteken. Tilråding i Mellombels fellesnemnd for Volda og Hornindal kommunar til kommunestyra i Hornindal og Volda 1. Budsjett for forprosjektperioden vert vedteke slik det ligg føre. 2. Styringsgruppa har budsjettansvar for forprosjektperioden, og rapporterar til førebels fellesnemnd. 3. Eventuelt frikjøp av tillitsvalde vert å dekke over førebels fellesnemnd sitt budsjett etter særskilt handsaming av sak om frikjøp. 4. Etter etablering av fellesnemnd våren 2017, får denne mynde til å gjere korrigeringar og overføre eventuelle midlar frå den førebelse fellesnemnda til fast fellesnemnd. 5. Volda kommune syter for rekneskapsføring for den førebelse fellesnemnda, i eige prosjektrekneskap.

6 Administrasjonen si tilråding: 1. Budsjett for forprosjektperioden vert vedteke slik det ligg føre. 2. Styringsgruppa har budsjettansvar for forprosjektperioden, og rapporterar til førebels fellesnemnd. 3. Eventuelt frikjøp av tillitsvalde vert å dekke over førebels fellesnemnd sitt budsjett etter særskilt handsaming av sak om frikjøp. 4. Etter etablering av fellesnemnd våren 2017, får denne mynde til å gjere korrigeringar og overføre eventuelle midlar frå den førebelse fellesnemnda til fast fellesnemnd. 5. Volda kommune syter for rekneskapsføring for den førebelse fellesnemnda, i eige prosjektrekneskap. PS 8/16 Fellesnemnd - organisering av forprosjektperioden Handsaming: Røysting: Pkt 1 fekk 0 røyster og fall Pkt 2 vart samrøystes vedteke Tilråding i Mellombels fellesnemnd for Volda og Hornindal kommunar til kommunestyra i Hornindal og Volda Det vert oppretta stilling for kommunikasjonsrådgjevar finansiert over statlege prosjektmidlar. Volda kommune er arbeidsgjevar for stillinga fram til stillinga kan overførast til prosjektorganisasjonen under prosjektleiar og endeleg fellesnemnd for ny kommune. Administrasjonen si tilråding: 1. Førebels fellesnemnd rår kommunestyra til å godkjenne organisering i forprosjektperioden i samsvar med forslaget i saksutgreiinga. 2. Det vert oppretta stilling for kommunikasjonsrådgjevar finansiert over statlege prosjektmidlar. Volda kommune er arbeidsgjevar for stillinga fram til stillinga kan overførast til prosjektorganisasjonen under prosjektleiar og endeleg fellesnemnd for ny kommune. PS 9/16 Oppdrag til administrasjonen Handsaming: Fellesforslag: 1. Rådmennene vert bedne utgreie sak om permanent organisering av prosjektet til neste møte.

7 2. Rådmennene vert bedne om å starte kartleggingsarbeid. Røysting: Samrøystes vedtak i Mellombels fellesnemnd for Volda og Hornindal kommunar Rådmennene vert bedne utgreie sak om permanent organisering av prosjektet til neste møte. 2. Rådmennene vert bedne om å starte kartleggingsarbeid. Møtet slutt 15.55

8 Møte i Førebels fellesnemnd Hornindal og Volda Til stades: Stig Olav Lødemel, leiar, Eldar Englund, Rasmus K. Kirkhorn, Randi Langlo, Brynhild Lund Notøy, Jørgen Amdam, Odd A. Folkestad, Fride Sortehaug, Margrethe Bjerkvik, Odd Harald Sundal Frå adm: Ann Kristin Langeland og Rune Sjurgard Det vart samrøystes vedteke å setje ei ekstra sak på sakskartet; Oppdrag til rådmennene Sak 7/16 Budsjett Samrøystes Sak 8/16 Fellesnemnd - organisering av forprosjektperioden pkt 1 fekk 0 røyster og falt pkt 2 samrøystes vedteke Sak 9 Oppdrag til administrasjonen Fellesforslag 1. Rådmennene vert bedne utgreie sak om permanent organisering av prosjektet til neste møte. 2. Rådmennene vert bedne om å starte kartleggingsarbeid. Samrøystes

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27 Kommunerevisjonen i Nordfjord ÅRSMELDING 2016 Denne meldinga handlar først og fremst om administrative forhold og er skrive til samstyret for revisjonen Kopi til kontrollutvala i kommunane i revisjonsdistriktet 1 Organisatoriske forhold Kommunerevisjonen i Nordfjord er eit interkommunalt samarbeid organisert etter kommunelova 27. Samarbeidet er organisert etter instruks fastsett av Fylkesmannen i Sogn og Fjordane. Slikt samarbeidsorgan kan vere eiga juridisk eining eller vere ein del av kommunen. Om revisjonsdistriktet er eiga juridisk eining har ikkje styret/kommunane teke stilling til, men i brev til Gloppen kommune, datert , skriv Fylkesmannen at etter hans vurdering «er kommunerevisjonen i Nordfjord ikkje organisert som eit sjølvstendig rettssubjekt». Kommunane i revisjonsdistriktet Kommunerevisjonen i Nordfjord omfattar kommunane Eid, Gloppen, Hornindal, Selje, Stryn og Vågsøy. Samstyret Til styre for distriktsrevisjonen vel kvart av kommunestyra i distriktet ein representant. Desse var valt for fireårsperioden : frå Eid Ole Reinhardt Bugjerde varamedlem Jorunn Sandvik frå Gloppen Frode Fagerli varamedlem Bjarne Bø frå Hornindal Ola Are Ytrehorn '' Wenche Elvegård frå Selje Norvald Dalsbø '' Helge Solheim frå Stryn Rune Myklebust '' Bernhard Hole frå Vågsøy Kristian Skibenes '' Mona Alvestad I møte i samstyret den vart Rune Myklebust valt til leiar og Ole Reinhardt Bugjerde valt til nestleiar. Møter i samstyret I 2016 var det 3 (2) 1 møter der det vart handsama 14 (8) saker. 1 Tal i parentes gjeld forrige år.

28 Kommunerevisjonen i Nordfjord Kontorutgifter Kommunane held lokale og syter for oppvarming og reinhald, inventar, utstyr, telefon og porto. Desse kostnadane kjem ikkje til uttrykk i rekneskapen for revisjonen. Det er eit unntak - bærbare PC-ar og årsaka er at dette utstyret blir brukt i alle kommunane. Ved fastsetting av timepris for fakturering av andre oppdrag enn kommunane, blir det stipulert ein sum for kontorutgifter som blir teke med i grunnlaget for utrekning. Budsjett rekneskap I medhald av kommunelova fastsette Kommunal- og Regionaldepartementet den 15. desember 2000 forskrift om årsbudsjett og forskrift om årsregnskap og årsberetning. Etter disse forskriftene skal interkommunalt samarbeid, som ikkje er organisert etter lov om interkommunale selskap (IKS) og ikkje er eige rettssubjekt, ha rekneskapen som ein integrert del av kontorkommunen sin årsrekneskap. Revisjonen har budsjett vedteke av samstyret. Rekneskapen inngår på særskild tenesteområde for interkommunalt samarbeid i Stryn kommune sin rekneskap. 2 Tidsressurs og tilsette For å få til løpande revisjon utan unødig store kostnader, har samstyret valt å organisere distriktet med fleire oppmøtestadar. F.t. er det stasjonert ein revisor i Gloppen, ein i Måløy, ein på Nordfjordeid og to i Stryn. Revisor skal vere uavhengig av den reviderte, og det blir lagt vekt på at revisorane arbeider i fleire kommunar. Tilsette Revisjonssjef Markvard Sunde stasjonert Stryn tilsett 1. nov Revisjonskonsulent Haldor Sunde 1. aug Gunnar Ryste Sandane 1. des Gunnar var tilsett i sekretariat for kontrollutvala i tidsrommet Kay Rune Solheim Eid 1. okt Torill Monsen Måløy 10. aug Vakansar Ein tilsett i full stilling har sidan februar 2014 vore pensjonert 20%. Elles ingen vakante stillingar dette året. Fråvær ut frå sosiale rettar (timar) År Fødselspermisjon 387,5 70,0 Sjukmelding 14,0 21,0 Eigenmelding 99,0 117,5 Barn`s sjukdom 7,0 0 Verv - politisk-/foreningsarbeid 32,0 20,5 Fråvær p.g.a. sjukdom var til saman 120 timar (138,5) som utgjer 1,4% (1,6). Møter og kurs Sjå vedlegg. Side 2 av 4

29 Kommunerevisjonen i Nordfjord 3 Arbeidsoppgåvene Arbeidsoppgåvene er først og fremst å revidere årsrekneskapane til dei seks medlemskommunane. Deretter er det forvaltningsrevisjon for dei same kommunane som utgjer store delar av arbeidet. Vidare blir det gjennom året utført attestasjonar på krav om statstilskot, refusjons-/ kompensasjonskrav, prosjektrekneskap, spelemiddelrekneskap og liknande. Andre oppdrag, som gjennom lov er lagt til kommunerevisjonen å revidere, er kommunale føretak, pasientmiddelrekneskap og fjellstyrerekneskap. I tillegg har vi teke på oss å revidere nokre kommunale og interkommunale samarbeid, føretak og -selskap, kyrkjeleg fellesråd, sokneråd og stiftingar/legat. Det blir fakturert særskilt for dette arbeidet. 4 Om arbeidet og arbeidsmiljøet Arbeidet må utførast etter krav i ulike lover og forskrifter, og i samsvar med nærmare bestemt type god revisjonsskikk/revisjonsstandard. Revisjonsdistriktet er vidstrekt, og dei fem tilsette har oppmøte på fire ulike stadar. Dette gjer til at den enkelte revisor i stor grad må arbeide sjølvstendig, og det er arbeidskrevjande for revisjonssjefen å kvalitetssikre arbeidet slik standardane krev. Revisorane har fått elektronisk tilgang, frå kontora der dei er stasjonerte, til data i alle kommunane dei arbeider for. Dette fungerer no stort sett bra, etter at det i fleire år har vore problem. Elles er no alle revisjonen sine eigenproduserte data (arkiv) samla på ein server. Dette betyr at fleire revisorar kan ta opp same arbeidsdokumentet frå sin respektive arbeidsplassar. Dette effektiviserer arbeidet og lettar samarbeidet. Rekneskapsrevisjonen har vore à jour siste året og vi har fått gjennomført planlagde revisjonshandlingar. Vi har i året gjort ferdig overordna analyse for forvaltningsrevisjon og levert ein del forvaltningsrevisjon. Dette arbeidet har stort sett vore gjennomført som planlagt. Det har blitt tradisjon at styret og dei tilsette møtast til eit felles samvær kvart år. I år var dette lagt til haustmøtet på Nordfjord hotell. Vi har erfart at det er behov for begge partar å møtast, noko alle også gir uttrykk for. Alle møter og det vitnar om at dette er noko alle set pris på. Gåver /merksemd Under haustmøtet i år vart Haldor Sunde tildelt KS sitt hedersmerke for 25 år teneste i revisjonen. Gunnar Ryste fylte 60 år dette året og fekk overrekt arbeidsgjevar si «åremålsgåve» under eit internmøte i revisjonen i august. Tillitsvalde Torill Monsen er vald inn i styret i NKRF si fylkesforeining i Sogn og Fjordane (vald i 2010). Side 3 av 4

30 Kommunerevisjonen i Nordfjord 5 Økonomi og rekneskap Meir utgifter/mindre inntekter Revisjonen sine utgifter til kurs og skyss viser ein del avvik frå budsjett. Vi har brukt å sjå desse utgiftene i samanheng, sjå note nr 6 til rekneskapen som viser at samla meirutgifter på desse postane er små. Samstyret har meir utgifter enn budsjettert på nokre postar. Årsaka er at det er starta eit arbeid med å vurdere omorganisering av dei tre kommunale revisjonseiningane i fylket. Mindre utgifter/meir inntekter Ein tilsett har heile året vore uførepensjonert i 20% (ein dag per veke). Retting av feil i rekneskapen for 2015 I rekneskapen for førre år vart revisjonen belasta med kr ,37 for lite kostnad. Dette vart forskottert av Stryn kommune og er retta i rekneskapen for Viser til note 12 til rekneskapen. Totalt Rekneskapen viser samla utgifter til revisjonen og samstyret med sum 3,95 mill kr mot budsjettert 4,09 mill kr. Netto utgifter på kommunane vart 3,69 mill kr mot budsjettert 3,73 mill kr. Viser elles til årsrekneskapen. Stryn, den 19. januar Markvard Sunde Side 4 av 4

31 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 03/17 Hornindal kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Arnar Helgheim Årsmelding Hornindal kontrollutval Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Saka går vidare til kommunestyret). Framlegg til årsmelding 2016 for Hornindal kontrollutval vert vedteke. Saksutgreiing: Vi viser til det vedlagde framlegget til årsmelding.

32 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 04/17 Hornindal kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Arnar Helgheim Revisor si uavhengigheit Vedlegg i saka: Erklæring om ubundenskap 6890 Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Kontrollutvalet tek revisor si vurdering av ubundenskap til orientering. Saksutgreiing: Sitat frå Forskrift om revisjon av : Den som foretar revisjon skal løpende vurdere sin uavhengighet. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Den vedlagde erklæringa frå oppdragsansvarleg revisor i Kommunerevisjonen i Nordfjord, Markvard Sunde er svar på kravet i forskrifta. Oppdragsansvarleg revisor har vurdert sin ubundenskap med utgangspunkt i dei objektivitetskrav som kjem til uttrykk i Kommuneloven 79 og Forskrift om revisjon 13 og 14.

33

34

35 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 05/17 Hornindal kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Arnar Helgheim Oppfølgingsliste Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Kontrollutvalet tar gjennomgangen av oppfølgingslista til orientering. Saksutgreiing: Sak Dato Status Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll (starta med overordna analyse) , KU-vedtak I sak 13/16: 1. Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vert vedteken med følgjande prioritering av prosjekt: Beredskap/klimaendring Felles prosjekt om IKT og Nordfjordnett Sjølvområdet vatn og avlaup Offentlege innkjøp Saker og oppgåver for kontrollutvalet Forvaltningsrevisjon: Klimatilpassing og beredskap 2. Kommunestyret gjev kontrollutvalet fullmakt til å leggje til nye prosjekt og/eller endre prioritering i perioden : Kommunestyret vedtok kontrollutvalet si tilråding (sak 25/16) , sak 7/16 Stikkord frå saka: Aktuelle skriv og meldingar: Skatterekneskapen Årsrapportar frå SEKOM og revisjonsselskapa Tertial-/kvartalsrapportar Tilsynsrapportar frå Fylkesmannen Særattestasjonar frå revisor Orientering frå revisor: vår rekneskap/haust revisjonsplan KU-sak 21/16 den , vedtak: 1. Kontrollutvalet tingar forvaltningsrevisjon om «Klimatilpassing og beredskap» hjå Kommunerevisjonen i Nordfjord. 2. Hovudproblemstilling:

36 Følgjer kommunen krava om kommunal klimatilpassing og beredskapsplikt? 3. Underproblemstillingar: Har kommunen utarbeidd heilheitleg risiko- og sårbarheitsanalyse som tilfredstiller krava? Vert denne nytta aktivt? Har kommunen rutiner / regelverk som sikrar varsling og ansvarstilhøve ved kriser og ulukker? I kor stor grad har kommunen nådd måla i klimaplanen? 4. Prosjektplan datert vert godkjent slik den ligg føre. 5. Frist for levering av rapport: 31. januar Budsjett 2017 for kontrollutvalet KU-sak 22/16 den , vedtak: Etiske retningsliner for folkevalde og tilsette Spelemidlar til kunstrgrasbane informasjon frå rådmannen : Framlegget sendt til Hornindal kommune : Sendt spørsmål om innhald i vedteke budsjett til Hornindal kommune KU-sak 28/16 den : Rådmann Ann Kristin Langeland informerte. Reglementet vert lagt ut på heimesidene. Informasjonen vert teken til vitande KU-sak 29/16 den : Leiar utvikling Ståle Hatlelid informerte. Informasjonen vert teken til vitande. Kommunereforma KU-sak 30/16 den : Saka vert sett opp på oppfølgingslista. Kontrollutvalet får referat frå den mellombelse fellesnemnda sine møte. Det vart ikkje gjort vedtak. Møteplan KU-sak 31/16 den : Kontrollutvalet legg opp til følgjande møteplan for 2017: 14. februar 28. mars 8. mai 4. september 27. november Møtestart kl Spørsmål om diverse saker KU-sak 33/16 (Eventuelt) den : Spørsmål om saker frå Rasmus Otterdal jf spørsmål i møte 8. februar. Status for reguleringsplanar sentromsområde, Løvland, Raudemel, saker om buplikt og vernestatus for Hornindalvassdraget. Rådmann Ann Kristin Langeland informerte om status i sakene.

37 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 06/17 Hornindal kontrollutval Arkiv Sakshandsamar Arnar Helgheim Eventuelt