KONTROLLUTVALGET I SANDNES INNKALLES TIL MØTE 2. MARS 2012 KL I FORMANNSKAPSSALEN

Transkript

1 PROTOKOLL FRA MØTET 2. MARS 2012 KONTROLLUTVALGET I SANDNES INNKALLES TIL MØTE 2. MARS 2012 KL I FORMANNSKAPSSALEN SAKLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møt 7/12 Forvaltningsrevisjonsrapport: Bestiller-/utførerorganiseringen 8/12 Kontrollutvalgets ansvar og oppgaver - kommuneregnskapet 9/12 Presentasjon av overordnet analyse; Ny Plan for forvaltningsrevisjon for perioden /12 Ny plan for forvaltningsrevisjon - Innspill fra politisk nivå 11/12 Orientering fra administrasjonen - kommunaldirektør oppvekst/skoler 12/12 Forvaltningsrevisjon "Selvkost" - utkast til prosjektmandat 13/12 Utkast til prosjektmandat, selskapskontroll i Interkommunalt Arkiv (IKA) 14/12 Oppfølging av forvaltningsrevisjon "Kvalitet i barnehage" 15/12 Utkast til reglement for høringer i kontrollutvalget, ny behandling 16/12 Kontrollutvalgets årsmelding for 2011, ny behandling 17/12 Kontrollutvalgets årsregnskap budsjett for kontroll og tilsyn 18/12 Statusoversikt februar 2012 EVENTUELT MELDINGER 2/ Skatteinngangen januar 2012 Vennligst meld eventuelt forfall snarest på telefon , som sms til mobiltlf eller på e-post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlemmer kan innkalles. Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Sandnes, 23. februar 2012 Sveinung Skjørestad Leder av kontrollutvalget Wencke S: Olsen Sekretariatet

2 PROTOKOLL Utvalg: Kontrollutvalget i Sandnes Møtenr.: Møtedato: 2. mars 2012 Utvalgssaksnr.: 7/12-18/12 Innkalt: Sveinung Skjørestad Arne Oftedal Carina Mossin Steinar Ims Karen Margrethe Mjelde Forfall: Ingen Andre: Fagansvarlig forvaltningsrevisor Bernt Mæland, Rogaland Revisjon IKS Revisjonsdirektør Cicel Aarrestad, Rogaland Revisjon IKS Kommunaldirektør Kari Bente Daae, Sandnes kommune Daglig leder Wencke S. Olsen, Rogaland Kontrollutvalgssekretariat Innkallingen ble godkjent uten merknader. Protokollen fra møte 20. januar 2012 ble godkjent uten merknader. 7/12 Forvaltningsrevisjonsrapport: Bestiller-/utførerorganiseringen Fagansvarlig forvaltningsrevisor Bernt Mæland orienterte. Det ble foreslått å endre 2. avsnitt i forslag til vedtak til følgende: Rapporten oversendes rådmannen, som bes om å gi tilbakemelding på hvilke tiltak som er satt i gang sett opp mot rapportens konklusjoner og anbefalinger, og gi tilbakemelding via kontrollutvalget ca. 6 mnd. etter bystyrets behandling Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt med denne endringen. VEDTAK: Bystyret i Sandnes tar den framlagte forvaltningsrevisjonsrapporten Bestiller-/ utførerorganiseringen til etterretning. Rapporten oversendes rådmannen, som bes om å gi tilbakemelding på hvilke tiltak som er satt i gang sett opp mot rapportens konklusjoner og anbefalinger, og gi tilbakemelding via kontrollutvalget ca. 6 mnd. etter bystyrets behandling. 8/12 Kontrollutvalgets ansvar og oppgaver - kommuneregnskapet Det ble foreslått å utsette saken til neste møte. Dette ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Saken utsettes til neste møte.

3 9/12 Presentasjon av overordnet analyse; ny Plan for forvaltningsrevisjon for perioden Forvaltningsrevisor Bernt Mæland og revisjonsdirektør Cicel Aarrestad orienterte om overordnet analyse av Sandnes kommune. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes tar revisors orientering om overordnet analyse av Sandnes kommune til foreløpig orientering. Kontrollutvalget kommer tilbake til den overordnede analysen når utvalget skal prioritere prosjektene. 10/12 Ny plan for forvaltningsrevisjon - Innspill fra politisk nivå Kontrollutvalget satte fram følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget inviterer gruppelederne og lederne for de fire hovedutvalgene til møte med kontrollutvalget den kl for å komme med innspill til plan for forvaltnings-revisjon. Fagforeningene inviteres til et senere møte i kontrollutvalget. Sekretariatet sender ut invitasjon til gruppelederne sammen med vedlagte notat med de presiseringene som kom fram i møtet. Dette forslaget ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Kontrollutvalget inviterer gruppelederne og lederne for de fire hovedutvalgene til møte med kontrollutvalget den kl for å komme med innspill til plan for forvaltningsrevisjon. Fagforeningene inviteres til et senere møte i kontrollutvalget. Sekretariatet sender ut invitasjon til gruppelederne sammen med vedlagte notat med de presiseringene som kom fram i møtet. 11/12 Orientering fra administrasjonen - kommunaldirektør oppvekst/skoler Kommunaldirektør Kari Bente Daae orienterte. VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes tar kommunaldirektørens redegjørelse til orientering. 12/12 Forvaltningsrevisjon "Selvkost" - utkast til prosjektmandat Det ble foreslått å stryke siste setningsledd i forslag til vedtak. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt med denne endringen.

4 VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes bestiller forvaltningsrevisjon innenfor Selvkost i tråd med det framlagte utkastet til prosjektmandat. 13/12 Utkast til prosjektmandat, selskapskontroll i Interkommunalt Arkiv (IKA) Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes bestiller selskapskontroll i Interkommunalt Arkiv IKS (IKA) i tråd med det utkastet til prosjektmandat som foreligger. 14/12 Oppfølging av forvaltningsrevisjon "Kvalitet i barnehage" Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Kontrollutvalget tar administrasjonens tilbakemelding på oppfølging av rapporten Kvalitet i barnehage til orientering. Saken videresendes bystyret i Sandnes til orientering. 15/12 Utkast til reglement for høringer i kontrollutvalget, ny behandling Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes vedtar det framlagte utkastet til reglement for åpne høringer slik det foreligger, med de endringer som kom fram i møtet. Reglementet videresendes bystyret for sluttbehandling. 16/12 Kontrollutvalgets årsmelding for 2011, ny behandling Kontrollutvalget påpekte noen feil som rettes opp av sekretariatet før årsmeldingen videresendes bystyret. VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes godkjenner framlagt utkast til årsmelding 2011 for kontrollutvalget. Årsmeldingen videresendes bystyret til orientering. 17/12 Kontrollutvalgets årsregnskap budsjett for kontroll og tilsyn Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt.

5 VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes tar regnskap 2011 for budsjettområdet Kontroll og tilsyn til etterretning. Kontrollutvalget ber Sandnes kommune skjerpe inn sine rutiner for utbetaling av godtgjørelse til utvalg som ikke betjenes via kommunens egne systemer. 18/12 Statusoversikt februar 2012 Kontrollutvalget satte fram følgende tilleggsforslag: Revisor bes om å legge fram utkast til bestilling av prosjektmandat innenfor skole til neste møte, med problemstillinger fra gjennomgang i møtet samt tilsvarende prosjekt bestilt av kontrollutvalget i Stavanger. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt med dette tillegget. VEDTAK: Revisor bes om å legge fram utkast til bestilling av prosjektmandat innenfor skole til neste møte, med problemstillinger fra gjennomgang i møtet samt tilsvarende prosjekt bestilt av kontrollutvalget i Stavanger. Kontrollutvalget i Sandnes tar statusoversikten pr. februar 2012 til orientering. MELDINGER 2/12 Skatteinngangen januar 2012 Underskrifter Vi stadfester med underskriftene våre at det som er ført i protokollen, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet Leder av kontrollutvalget Sekretær for kontrollutvalget

6 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes / 2012 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT: BESTILLER-/ UTFØRERORGANISERINGEN Bakgrunn: Kontrollutvalget i Sandnes bestilte denne rapporten den 16. mars Bestillingen er i tråd med vedtatt Plan for forvaltningsrevisjon. Ved bestilling vedtok kontrollutvalget at formålet med prosjektet skulle være å vurdere erfaringer med bestiller-/utførermodellen i Sandnes kommune med tanke både på styring, økonomi og tjenestekvalitet. Har kommunen nådd sine målsettinger med endringen? Ut fra dette formålet ble det vedtatt å se nærmere på følgende problemstillinger: Hvordan er erfaringene med bestiller/utfører modellen i Sandnes? Hvilke konsekvenser har modellen hatt for: o Styring og ledelse administrativt og politisk. Blir innsatsen lettere styrt dit behovet er størst? Er det lettere å foreta prioriteringer? o Økonomi I hvilken grad har modellen ført til effektivisering og kostnadsreduksjoner? Hvordan fungerer prisfastsetting og hvordan etterlever man prinsippet om selvkost? Hvilke økonomiske incentiver ligger i modellen og hvordan har disse slått ut? Hvilket benchmarkingsgrunnlag har kommunen? Hvordan er situasjonen sammenlignet med andre kommuner? o Tjenestekvalitet Hvilken effekt har modellen hatt for kvaliteten på de tjenestene som produseres? Hvordan fungerer interaksjonen mellom bestillerenhetene og utførerenhetene - rutiner, prosedyrer og samarbeidsformer. Saksutredning: Den ferdigstilte rapporten er nå oversendt kontrollutvalget til behandling. For gjennomlesing av rapporten vises det spesielt til leserveiledningen på rapportens innholdsside, der det anbefales at man først og fremst leser innholdsfortegnelse, sammendrag og rådmannens kommentarer. Dersom man ønsker et dypere innblikk i rapporten, vises det til hovedrapporten med innledning, fakta og vurderinger, samt eventuelle vedlegg. Ved utarbeiding av rapporten har revisor benyttet utvalgte nøkkeltall, intervjuer og dokument- granskning. En nærmere oversikt over disse finnes i rapportens vedleggsdel. Revisor påpeker innledningsvis bl.a. at flere kommuner nå har gått vekk fra bestiller- /utfører-organiseringen, ofte med samme begrunnelse som da den ble innført å spare ressurser. Revisor anbefaler imidlertid ikke Sandnes kommune å gjøre dette, men mener det er best at kommunen konsentrerer seg om å få organisasjonen til å fungere etter intensjonen. Det har vært mange organisasjonsendringer de siste årene, og dette fører til investerings- og omstillingskostnader. 2

7 Avgrensninger: Revisor har i rapporten konsentrert seg om Sandnes Bydrift, dvs. vann, avløp, vei, park og idrett, byggdrift og matservice.. Selskaper og private aktører er sett bort fra. Revisor har likevel ikke sett på omsorgsdistriktenes bestillinger mot Sandnes Matservice. Ved gjennomgang av kontrollutvalgets problemstillinger, har revisor i korthet funnet følgende: Revisor peker på at modellen har styringsmessige utfordringer, og ser ut til å trenge en tydeligere ledelse. Revisor antyder at det kanskje burde være en som har hovedansvar for at modellen fungerer etter intensjonen, og som verken representerer bestiller eller utfører. I dag er ansvaret for modellen delt mellom rådmannen og to kommunaldirektører. Det finnes ikke noe eksakt svar på om kommunen har nådd målsettingen og om det har blitt en mer effektiv ressursutnyttelse. Dette har ikke vært målt, og i ettertid er det vanskelig å finne måleindikatorer. Det er også sprikende tilbakemeldinger på dette fra dem som har vært intervjuet, der noen mener ressursutnyttelsen er bedre nå enn før, mens andre mener transaksjonskostnadene er større enn effektiviseringsgevinstene. Revisor anbefaler at for å nå målet om at modellen skal føre til bedre ressursutnyttelse, bør man konkretisere dette i form av et utvalg ressursbrusindikatorer for å kunne måle ressursutnyttelsen og få bedre kunnskap om modellens effekt på ressursbruken. Sandnes Bydrift har pr. i dag faste timepriser, men gir ikke bindende priser på oppdrag (funksjons- eller enhetspris). Bestiller mener at dette svekker deres styringsevne og fører til at bestiller i for stor grad må tilpasse seg hvordan utfører disponerer ressursene. Funksjons- prising er imidlertid gjennomført i Sandnes Matservice, som f.eks. gir pris pr. porsjon. Sandnes Bydrift skal starte med funksjonsprising på flere områder i Revisor peker på at innføring av funksjonskontrakter medfører risiko for utfører, og reduserer den for bestiller. Det vil derfor være viktig å utvikle utførers kompetanse på pris, risiko og bestilling, samt sørge for en hensiktsmessig risikofordeling mellom partene. Revisor anbefaler å starte med funksjonspriser på utvalgte områder, og så utvide etter hvert som man vinner erfaring. Det er pr. i dag moderate incentiver i Sandnes Bydrift 1. Når kommunen nå går i gang med funksjonskontrakter, øker dette utførers risiko. Revisor mener derfor at kommunen da bør vurdere om incentivene bør økes for å fremme en mer forretningsmessig form og kultur. Revisor peker også på at det er store variasjoner i hvordan de ulike bestillermiljøene følger opp de ulike utførermiljøene. Bestillingene bør ifølge revisor derfor i større grad standardiseres. For en grundigere oppsummering av funn og anbefalinger vises først og fremst til rapportens innledende sammendrag og til selve rapporten for ytterligere utdyping. Revisor anbefaler Sandnes kommune at kreftene fremover brukes til å få en mest mulig rasjonell ressursutnyttelse innenfor den eksisterende modellen. å utarbeide noen indikatorer på effektivitet, og forsøke å måle disse over tid, og bruke dem som grunnlag for sammenligninger. å se nærmere om det kan være aktuelt å gi noen et mer operativt organisatorisk ansvar for modellen som helhet. å etablere et fastere samarbeid mellom Bymiljø og Eiendom, slik at bestillerrollen profesjonaliseres ytterligere. 1 Sandnes Bydrift kan ta med seg inntil 2,5% av brutto budsjettramme ved evt. overskudd/underskudd. I Sarpsborg (som nylig gikk bort fra bestiller-/utførerorganiseringen) kunne virksomhetene ta med seg inntil 5% av rammen. 3

8 Ifølge forskrift skal administrasjonssjefen (rådmannen) alltid gis mulighet til å kommentere funn og anbefalinger fra gjennomført forvaltningsrevisjon. Kort oppsummert er rådmannen tilfreds med at det konstateres at modellen har en positiv innretning og bør videreutvikles. Metodisk er rådmannen noe kritisk til at Matservice er lagt til side, da en inkludering av denne avdelingen ville gitt et mer helhetlig bilde av bestiller-/utførerorganiseringen. Det samme gjelder stab Eiendom, som i begrenset grad er omtalt i rapporten. Eiendom har i større grad tatt i bruk rammestyring av bestillingene. Rådmannens oppfatning er at inkludering av disse enhetene ville gitt en større nytteverdi for kommunen av rapporten med hensyn til læring og forbedring. Rådmannen kommenterer deretter de enkelte anbefalingene fra revisor. Ved at bestillermiljøene nå er samlet i stab Eiendom og Bymiljø, mener rådmannen det er lagt godt til rette for samhandling og at denne skjer i samsvar med rutinene. Denne organiseringen er ifølge rådmannen et konkret eksempel på at samordning står i fokus i organiseringen knyttet til bestiller og utførerorganiseringen. Rådmannen er enig i at det bør utvikles få og sentrale indikatorer for måling av effektivitet for alle tjenestene som produseres i bestiller og utførerorganiseringen, og er derfor opptatt av å utvikle enkle og gode indikatorer som utførerne kan benytte. Rådmannen framholder at saker og problemstillinger skal løses i linjen, evt. ved hjelp av rådmannens økonomisjef eller organisasjon. Rådmannen er derfor tilbakeholden med å tilrå introduksjon av ansvar på tvers av den etablerte linjeorganisasjonen. Rådmannen er enig i revisors anbefaling om å etablere fastere samarbeid mellom bestillerne. Rådmannens kommentarer finnes i sin helhet på s. 8 i rapporten. Iflg. forskrift er det kontrollutvalgets saksutredning og innstilling som skal legges fram for bystyret i forbindelse med rapportering fra gjennomført forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget innstiller derfor direkte til bystyret i denne saken. Forslag til VEDTAK: Bystyret i Sandnes tar den framlagte forvaltningsrevisjonsrapporten Bestiller-/ utførerorganiseringen til etterretning. Rapporten oversendes rådmannen, som bes ta stilling til rapportens konklusjoner og anbefalinger og gi tilbakemelding via kontrollutvalget ca. 6 mnd. etter bystyrets behandling. SANDNES, 22/ Wencke S. Olsen Daglig leder Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport 4

9 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 033 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes /2012 KONTROLLUTVALGETS ANSVAR OG OPPGAVER - KOMMUNEREGNSKAPET Bakgrunn: I forbindelse med opplæring av det nyvalgte kontrollutvalget vedtok kontrollutvalget at man skal ha nærmere orientering om forskjellige emner på møtene framover. Saksutredning: Kommunale regnskaper skiller seg på enkelte punkter fra et bedriftsregnskap, selv om likhetene er større enn forskjellene. I tillegg blir man som politiker presentert for et stort og for mange uoversiktlig tallmateriale. Hvor finnes de vesentlige tallene i et kommunalt regnskap? Revisor er invitert til å gå gjennom dette temaet for kontrollutvalget. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes tar revisors gjennomgang av kommunale regnskaper til orientering. SANDNES, 22/ Wencke S. Olsen Daglig leder 5

10 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 144 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes /2012 PRESENTASJON AV OVERORDNET ANALYSE; NY PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON FOR PERIODEN Bakgrunn: Som et ledd i utarbeidelsen av plan for forvaltningsrevisjon skal det utarbeides en overordnet analyse. Den overordnede analysen skal gi risiko- og vesentlighetsvurderinger av kommunens virksomhet, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon i de ulike sektorer og virksomheter. Analysen ble bestilt fra revisor høsten Saksutredning: Revisor vil i dette møtet presentere den overordnede analysen av Sandnes kommune. Denne skal være et hjelpemiddel for kontrollutvalget når utvalget til slutt skal prioritere kommende forvaltningsrevisjoner i den nye Plan for forvaltningsrevisjon. I tillegg til den overordnede analysen vil kontrollutvalget også innhente informasjon fra kommunens administrasjon, politisk ledelse, revisor, sekretariat og egne erfaringer. Denne prosessen har kontrollutvalget startet på. Analysen vil også være et vedlegg til selve planen. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes tar revisors orientering om overordnet analyse av Stavanger kommune til foreløpig orientering. Kontrollutvalget kommer tilbake til den overordnede analysen når utvalget skal prioritere prosjektene. SANDNES, Wencke S. Olsen Daglig leder Vedlegg: Overordnet analyse

11 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 146 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes /2012 NY PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON - INNSPILL FRA POLITISK NIVÅ Bakgrunn: I forbindelse med utarbeiding av ny Plan for forvaltningsrevisjon, har kontrollutvalget sett som viktig å få innspill til aktuelle prosjekter som til slutt skal prioriteres i planen, både fra kommuneadministrasjonen, fra sentrale politikere og evt. andre som kontrollutvalget ønsker å invitere. Kontrollutvalget har derfor vedtatt å invitere administrasjonen til å komme med innspill til planen til møtet i mars, mens det på dette møtet skal legges en plan for invitasjon til det politiske miljøet og til fagforeningene. Saksutredning: Kontrollutvalget har tidligere invitert de politiske gruppelederne til et møte i utvalget for å legge fram sine innspill. For å få et bredest mulig grunnlag for innspill fra det politiske miljøet, foreslår sekretariatet at kontrollutvalget også inviterer lederne for hovedutvalgene til å komme med innspill til planen. Kontrollutvalget har ønsket å også involvere fagforeningene, noe som også ble gjort av det forrige kontrollutvalget. Kontrollutvalget har tidligere satt av en egen dag til dette møtet, og bør diskutere om det også bør gjøres denne gangen, eller om man heller ønsker å invitere politikerne til å delta på et ordinært møte i kontrollutvalget. Primært bør dette møtet holdes i løpet av våren, slik at utvalget får litt tid på den avsluttende prosessen med prioritering av prosjekter. Sekretariatet har utarbeidet et notat som sendes til dem som inviteres til å komme med innspill, se vedlegget. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget inviterer gruppelederne, fagforeningslederne og ledere for de fire hovedutvalgene til møte den xx.xx.2012 for å komme med innspill til plan for forvaltningsrevisjon. Sekretariatet sender ut invitasjon sammen med vedlagte notat. SANDNES, 21/ Wencke S. Olsen Daglig leder Vedlegg: Informasjon ang. innspill til planen 7

12

13

14 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 030 &18 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes /2012 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN KOMMUNAL-DIREKTØR OPPVEKST/SKOLER Bakgrunn: Det nyvalgte kontrollutvalget har vedtatt en plan for orienteringer fra de øverste administrative lederne i kommunen det kommende året. Til dette møtet er kommunaldirektør for oppvekst/skoler Kari Bente Daae invitert for å orientere kontrollutvalget om sine hovedutfordringer. Det er avtalt at hun kommer ca. kl Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes tar rådmannens redegjørelse til orientering. SANDNES, 9/ Wencke S. Olsen Daglig leder 8

15 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes /2012 UTKAST TIL PROSJEKTMANDAT FORVALTNINGSREVISJON INNENFOR SELVKOST Bakgrunn: Kontrollutvalget ba på forrige møte revisor om å legge fram et utkast til prosjektmandat for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor Selvkost. Prosjektet er i tråd med prioriterte områder i sist vedtatte Plan for forvaltningsrevisjon. Saksutredning: Revisor foreslår i sitt utkast til prosjektmandat (vedlegg) at formålet med prosjektet skal være å vurdere hvordan kommunen overholder og praktiserer selvkostreglene på de områder hvor selvkost er aktuelt. Ut fra dette formålet foreslår revisor at man ser nærmere på følgende problemstillinger: Hvordan er gebyrregulativene for tjenestene utformet? Hvordan håndteres selvkost for de enkelte tjenestene? o Blir alle henførbare kostnader belastet? o Blir kostnader som ikke er henførbare belastet? o Blir brukerbetalinger beregnet i tråd med lover og regler? Har kommunen en tilfredsstillende oppfølging av selvkost? I hvor stor grad utnytter kommunen sin mulighet til å ta selvkost? Hvordan blir selvkostfond håndtert? Hvordan blir rapportering av selvkost håndtert? Hvordan er kommunens effektivitet ved saksbehandlingen for plan-, bygge- og oppmålingssaker (i den grad dette kan måles)? Revisor presiserer bl.a. at prosjektet kun gjelder kommunen og ikke kommunale selskaper. Når det gjelder VAR-sektoren kommer en del stor del av kostnadene fra IVAR IKS. Feiing utføres av Brannvesenet Sør-Rogaland IKS. IKS er er omfattet av de samme selvkostregler som kommunene, men omfattes som nevnt ikke av denne saken. Prosjektet omfatter imidlertid interne tjenesteleveranser, herunder også kommunens kommunale foretak. De problemstillingene som vedtas av kontrollutvalget nå, vil være styrende for hva som vil bli undersøkt i prosjektet. Dersom kontrollutvalget ønsker andre problemstillinger eller vil endre eller spisse foreslåtte problemstillinger bør dette gjøres ved bestilling. Evt. endringer vil bli videreformidlet til revisor fra sekretariatet. Slik prosjektforslaget foreligger fra revisors side, er det kostnadsregnet til ca. 250 timer. Forslag til 9

16 VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes bestiller forvaltningsrevisjon innenfor Selvkost i tråd med det framlagte utkastet til prosjektmandat, med tillegg av de eventuelle endringer som kom fram i møtet. SANDNES, 22/ Wencke S. Olsen Daglig leder Vedlegg: Utkast til prosjektmandat 10

17

18

19

20 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes /2012 UTKAST TIL PROSJEKTMANDAT, SELSKAPSKONTROLL I INTERKOMMUNALT ARKIV (IKA) Bakgrunn: Kontrollutvalget ba på forrige møte revisor legge fram utkast til prosjektmandat for bestilling av selskapskontroll i Interkommunalt Arkiv Rogaland (IKA) IKS. Interkommunalt arkiv IKS er et offentlig heleid selskap med i alt 24 kommuner i Rogaland og 4 selskaper som eiere. Selskapskontrollen omfatter i utgangspunktet alle 24 kommunene. Selskapet er prioritert i Sandnes kommunes vedtatte Plan for selskapskontroll for inneværende bystyreperiode. Saksutredning: Revisor foreslår i sitt utkast til prosjektmandat for gjennomføring av selskapskontrollen at formålet skal være å gjennomføre kontroll med forvaltningen av eierinteressene i IKA (eierskapskontroll), og en analyse av utvalgte forhold knyttet til selskapets drift og utvikling (forvaltningsrevisjon). Ut fra dette formålet foreslår revisor at det ses nærmere på følgende forhold: Hvordan er selskapet styrt og hvordan er eiernes oppfølging av selskapet lagt opp? Hvordan følger selskapet opp formålet i selskapsavtalen og lovregler om offentlige arkiv? Blir selskapets aktiviteter rapportert i tråd med lover og regler? Hvordan følger selskapet opp lovregler om offentlige anskaffelser og offentlighet? Hvordan håndterer selskapet etikk, arbeidsmiljø og miljøvern? Slik mandatforeslaget presenteres har det et samlet arbeidsforbruk på 150 timer. Samlet arbeidsforbruk er tenkt fordelt på samtlige eiere. Forutsatt at alle eierne deltar i selskapskontrollen vil det bety at eierkommunene i utgangspunktet belastes med minst 2 timer, mens de resterende timene blir fordelt etter eierandeler. Sandnes kommune er største eier (23,88%), og for Sandnes vedkommende vil det i så fall bety et arbeidsforbruk på ca. 36 timer. Dersom enkelte av kommunene vedtar å ikke delta i selskapskontrollen, må timeforbruket omregnes tilsvarende. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes bestiller selskapskontroll i Interkommunalt Arkiv IKS (IKA) i tråd med det utkastet til prosjektmandat som foreligger. SANDNES, 22/ Wencke S. Olsen Daglig leder Vedlegg: Utkast til prosjektmandat 11

21

22

23 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes /2012 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJON KVALITET I BARNEHAGE Bakgrunn: Bystyret i Sandnes behandlet denne rapporten på møte den 25. januar 2011, der det ble fattet følgende vedtak: 1. Bystyret i Sandnes tar den fremlagte forvaltningsrevisjonsrapporten Kvalitet i barnehage til etterretning. 2. Rapporten oversendes utvalg for kultur og oppvekst for videre oppfølging. 3. Rådmannen bes å rapportere til kontrollutvalget om status sett opp mot rapportens konklusjoner og anbefalinger innen 1. september 2011 Rapportens konklusjoner og anbefalinger til kommunen var følgende: Kommunen bør utforme tiltak for å redusere antall dispensasjoner fra kravet om førskolelærerutdanning Kommunen bør gjennomføre flere stedlige tilsyn enn hva som er tilfellet per i dag Kommunen bør vurdere om de ikke-kommunale barnehagene i større grad bør få benytte Styrket barnehagetilbud sine assistenter Sandnes kommune er tilskrevet i brev av , der en ber om tilbakemelding på hvordan bystyrets vedtak er fulgt opp av administrasjonen. Saksutredning: Sekretariatet har mottatt tilbakemelding fra Sandnes kommune av , se vedlegg. Kort sammenfattet gis det følgende tilbakemelding: 1. Kommunen har bl.a. tilrettelagt for videreutdanning, deltatt på yrkesmesser, vært med i gruppe ledet av Fylkesmannen ang. rekruttering. I tillegg tilbyr kommunen, egne ansatte å ta førskolelærerutdanning og videreutdanning mot bindingstid. 2. Utvalg for kultur og oppvekst har vedtatt at frekvensen på tilsynsbesøk skal økes til hvert 4. år. I tillegg foretas stedlig tilsyn i samtlige nyåpnede barnehager, samt om det meldes inn bekymring for en barnehage. 3. Utvalg for levekår og oppvekst har nå vedtatt at støttepersonell i private barnehager skal organiseres på lik linje med støttepersonell i kommunale barnehager. For fullstendig og utdypende oversikt over kommunens tilbakemelding vises til vedlegget. Etter sekretariatets oppfatning er det gitt tilbakemelding på alle punktene i bystyrets vedtak. Bystyret er kontrollutvalgets overordnede organ. Saken videresendes derfor bystyret i Sandnes til orientering. Forslag til 12

24 VEDTAK: Kontrollutvalget tar administrasjonens tilbakemelding på oppfølging av rapporten Kvalitet i barnehage til orientering. Saken videresendes bystyret i Sandnes til orientering. SANDNES, 22/ Wencke S. Olsen Daglig leder Vedlegg: Tilbakemelding fra Sandnes kommune av

25

26

27

28 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 033 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes /2012 UTKAST TIL REGLEMENT FOR HØRINGER I KONTROLL-UTVALGET, NY BEHANDLING Bakgrunn: Kontrollutvalget behandlet på forrige møte utkast til reglement for høringer. Kontrollutvalget ba da om at saken ble tilbakesendt sekretariatet for framlegging av et nytt utkast til dette møtet. Først og fremst ønsket kontrollutvalget at sekretariatet så nærmere på utformingen av paragraf 4 i det framlagte forslaget. Saksutredning. Kontrollutvalget kan dersom det er ønskelig i en spesiell sak gjennomføre en åpen høring. Det anbefales imidlertid at forut for dette bør kontrollutvalget ha lagt fram et forslag til reglement for slike høringer. Kontrollutvalget i Sandnes ba på sitt føreste møte om at det ble lagt fram et forslag til slikt reglement. Åpne høringer er ikke dagligdags i kontrollutvalgene, og skal heller ikke være det. Det kan imidlertid oppstå en sak som kontrollutvalget oppfatter så pass vanskelig eller alvorlig at man finner at en åpen høring kan være den beste arbeidsmåten for å få oversikt over saken. I Kontrollutvalgsboka anbefales det å utarbeide et reglement for slike høringer dersom kontrollutvalget ser for seg at dette er noe man kan komme til å benytte i fremtiden dersom en aktuell sak skulle oppstå. Det anbefales også å ha Stortingets reglement for slike høringer som en rettesnor når slikt reglement utarbeides. Stortingets reglement er et vedlegg til forskriften om Stortingets forretningsorden. Sekretariatet har med utgangspunkt i dette vedlegget samt opplysninger fra reglement for høringer i Trondheim og Oslo kommuner laget et revidert utkast til reglement for høringer i Sandnes kommune. Sekretariatet har justert forslaget til reglement, se vedlegg. 4 er i dette forslaget forenklet og forsøkt mer tydeliggjort, der man bl.a. i større grad ser for seg at det vil være mulig å gjennomføre en noe enklere modell med hensyn til møteledelse, hovedutspørrer og taletid. Dette har også ført til at det er foreslått endringer i 2.3. Endelig forslag til reglement må videresendes bystyret for endelig godkjenning. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes vedtar det framlagte utkastet til reglement for åpne høringer slik det foreligger, med de endringer som kom fram i møtet. Reglementet videresendes bystyret for sluttbehandling. 14

29 SANDNES, 22/ Wencke S. Olsen Daglig leder Vedlegg: Revidert utkast til reglement Utkast fra forrige møte 15

30

31

32

33

34 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 033 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes /2012 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2011, NY BEHANDLING Bakgrunn Sekretariatet la på forrige møte fram forslag til årsmelding for 2011 for kontrollutvalget i Sandnes. Årsmeldingen inneholdt en del påpekte faktafeil, og legges derfor fram for kontrollutvalget til ny behandling. Årsmeldingen oppsummerer kontrollutvalgets arbeid i året som har gått. Saksutredning Denne gangen vil mestedelen av årsmeldingen knytte seg til arbeidet i det forrige kontrollutvalget. Det vises imidlertid til vedtatt årsplan for 2011, se vedlegg. I forhold til årsplan for 2011 er kontrollutvalgets mål i det alt vesentligste oppfylt. Det er imidlertid et avvik når det gjelder mottatte ferdigstilte forvaltningsrevisjonsrapporter bestilt for levering i Kontrollutvalget orienteres fortløpende om framdriftsplanene på bestilte prosjekter. Det vises til vedlagte forslag til årsmelding for 2011 for utfyllende oversikt. Eventuelle endringer som måtte komme fram på møtet innarbeides i årsmeldingen av sekretariatet før den videresendes til bystyret. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes godkjenner framlagt utkast til årsmelding 2011 for kontrollutvalget. Årsmeldingen videresendes bystyret til orientering. SANDNES, Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Årsmelding for

35

36

37

38

39

40

41 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 212 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes /2012 KONTROLLUTVALGETS ÅRSREGNSKAP BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN Bakgrunn Forskrift om kontrollutvalg 18 pålegger kontrollutvalget å fremme forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Dette medfører også at kontrollutvalget har ansvar for oppfølging av budsjett og regnskap. Saksframstilling Sekretariatet har fått tilsendt budsjettkontroll pr fra Rogaland Revisjon IKS, se vedlegg. Vi har i tillegg vært i kontakt med økonomikontoret for å få oversikt over hva som er registrert i kommuneregnskapet for Kontrollutvalget må forholde seg til regnskapstallene fra kommunen, da det er disse som inngår i kommunens endelig regnskap for Oversikten fra selskapene viser det som reelt sett er fakturert på området for Kommunenes regnskaper kan varierer noe, da eventuelle andre fakturaer fra revisor også kan ha blitt ført på dette området. Kommuneregnskapet viser et mindreforbruk, da kun 86,4% av kontrollutvalgets budsjett er forbrukt i Mindreforbruket er imidlertid ikke reelt, da det ikke har blitt utbetalt godtgjørelse for 2011 til tidligere kontrollutvalg. Oversikt over hvem som skulle ha utbetalt godtgjørelse ble sendt fra sekretariatet i oktober Tross flere purringer siste gang nå i februar - har det fremdeles ikke blitt foretatt noen utbetalinger for Tilsvarende har også skjedd en gang tidligere i forrige periode. Kontrollutvalget bør derfor påpeke overfor kommunen at rutiner for utbetaling av godtgjørelse til politikere som ligger utenfor deres egne sak/arkivsystemer må forbedres. Andre beløp å merke seg i oversikten fra kommunen er de forholdsvis høye utgiftene til annonsering av møtene. Disse har ikke vært budsjettert. Oversikten fra Rogaland Revisjon viser at revisor i 2011 har brukt 98,7% av budsjettet. Mindreforbruket er lite, og relaterer seg til regnskapsrevisjon, mens det er et merforbruk på forvaltningsrevisjon. Samlet forbruk er imidlertid litt lavere enn budsjettert. Tilbakebetaling av årsoverskudd 2010 og renter på innskutt arbeidskapital gjør at kun 81,4% av forventede utgifter til sekretariat er forbrukt. Dette regnskapet er en del av endelig samlet årsregnskap m/revisjonsberetning for Sandnes kommune, som vil bli behandlet på møtet i april. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes tar regnskap 2011 for budsjettområdet Kontroll og tilsyn til etterretning. Kontrollutvalget ber Sandnes kommune skjerpe inn sine rutiner for utbetaling av godtgjørelse til utvalg som ikke betjenes via kommunens egne systemer. 17

42 SANDNES, Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Regnskapsoversikter 18

43

44

45 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes /2012 STATUSOVERSIKT FEBRUAR 2012 Bakgrunn: Sekretariatet legger til hvert møte fram en oppdatert oversikt for kontrollutvalget over status på bestilte forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller, undersøkelser m.m., se vedlegg. Saksutredning: Første del av oversikten viser bestilte prosjekter som ennå ikke er behandlet i kontrollutvalget. Beregnet kostnad til det enkelte prosjekt er også tatt med. Videre følger en oversikt over prosjekter som er behandlet i kontrollutvalget, men ennå ikke lagt fram for bystyret. Det er også tatt med en oversikt over øvrige saker. Vedlegget inneholder videre oversikt over når administrasjonen skal gi lovpålagt tilbakemelding til kontrollutvalget på hvordan bystyrets vedtak knyttet til det enkelte prosjektet er fulgt opp. Siste del av oversikten inneholder en fullstendig oversikt over prosjekter i forrige valgperiode. Den inneholder fra kun oversikt fra inneværende periode. Til dette møtet foreligger følgende saker til behandling: Overordnet analyse presenteres av revisor Forvaltningsrevisjonsrapport Bestiller- /utførerorganiseringen Utkast til prosjektmandat til forvaltningsrevisjon innenfor Selvkost Utkast til prosjektmandat til selskapskontroll i Interkommunalt Arkiv IKS (IKA) Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes tar statusoversikten pr. februar 2012 til orientering. SANDNES, Wencke S. Olsen daglig leder Vedlegg: Statusoversikt 19

46

47