Plan for oppfølging av ventetid, pasientforløp og effektivitet i Mars 2015

Transkript

1 Plan for oppfølging av ventetid, pasientforløp og effektivitet i 2015 Mars 2015

2 Del 1 - Utfordringsbilde 1.1 Status gjennomførte tiltak Tidligere aktiviteter/tiltak - Langtidsventende Ventetider/fristbrudd Involverte fagområder/poliklinikker Andre tiltak av betydning 1.2 Foreløpige resultater Langtidsutvikling ventetider/fristbrudd Resultatutvikling 2014-indikatorer Utvikling og status PHV og TSB

3 1.3 Hovedutfordringer Viktigste faktorer for manglende måloppnåelse Fagområder med særlige utfordringer Andre forhold av særlig betydning Utilstrekkelig plan/tiltak Ledelsesmessig prioritering? Lokal oppfølging? 1.4 Flaskehalser Fagområder/støttefunksjoner - personell/utstyr Utilstrekkelig kapasitetsutnyttelse?

4 Del 2 tiltaksplan Ledelsesmessig ansvar Forankring/involvering/opplæring Oppfølging av linjeledere Mål og tiltak Helhetlige pasientforløp/behandlingslinjer - Status for 4 forløp, prioritert fra Implementering av evt. andre planlagte forløp Pakkeforløp kreft 4 første pakkeforløp fra Planer for 10 nye forløp fra Planer for 14 siste forløp fra 01.09

5 2.3 Ventetider/fristbrudd Mål og prognoser for indikatorer Særlige tiltak for å sikre at målene nåes 2.4 Detaljert for «utfordrende» fagområder De 5 mest utfordrende fagområdene Særlige tiltak på disse områdene Eventuelle behov for avlastning/kjøp

6 2.5 Bedre utnyttelse av opr. stuer/utstyr Tiltak for å øke effektiviteten opr.stuer Tiltak for å øke effektiviteten utstyr 2.6 Rapportering/oppfølging Tiltak/opplegg rapportering Tiltak oppfølging

7 DEL 1 - UTFORDRINGSBILDE

8 1.1 Status gjennomførte tiltak Tidligere aktiviteter/tiltak Generelle tiltak Utarbeidet handlingsplan for pasientadministrativt arbeid som inkluderer ventetider/fristbrudd/«glemt av sykehuset» og konsernrevisjons påpekninger styregodkjent og iverksatt juni 2013 månedlig oppfølging av resultater ny status til styret juni 2015 Stort fokus på opplæring av ledere, vurderende leger og kontorpersonell Veileder og underviser direkte mot fagområdet i tillegg til felles undervisninger. Flere E-lærings kurs Utarbeidet og beskrevet standardisert henvisningsforløp somatikk og psykisk helsevern Bruk av SMS varsel i alle fagområder (eks. deler av kvinneklinikken og psykisk helsevern) Etablert rutiner for ikke møtt Bidratt sterkt og aktivt i HSØ nettverk, prosjekter osv Interne nettverksgrupper for sekretærer

9 1.1.1 Tidligere aktiviteter/tiltak Langtidsventende ( ) Etablert internt «Fritt sykehusvalg» juni 2014 Ringer pasienter og tilbyr utredning/ behandling annet sted Innleie av spesialister, ekstra kvelds- og helg poliklinikk Etablert faste «stafetter» der det er langvarig spesialistmangel Bedret informasjon til pasienten om reell ventetid «Ryddet» ventelister kontinuerlig arbeid Oppgaveforskyvning innen flere fagområder

10 1.1.1 Tidligere aktiviteter/tiltak Ventetider/fristbrudd (2014) Etablert internt «Fritt sykehusvalg» juni 2014 Ringer pasientene og tilbyr utredning/ behandling annet sted Økt bruk av avtalespesialister Etablert felles henvisningsmottak for alle fagområder Ekstra kvelds- og helg poliklinikk Oppgaveforskyvning innen flere fagområder

11 1.1.2 Involverte fagområder/poliklinikker Alle fagområder med ventetid over 65 dager og langtids ventende pasienter har utarbeidet egen handlingsplan for pasient administrativt arbeid Fagområder med spesialt fokus i 2014 var: Ortopedi ØNH Nevrologi Karsykdommer - åreknuter Barnesykdommer Hjertesykdommer

12 1.1.3 Andre tiltak av betydning for tilgjengelighet Ressursteam fra SP hjertesykdommer fra september 2014

13 Dager Fristbrudd i % av de med rett 1.2 Foreløpige resultater Langtidsutvikling ventetid/fristbrudd Mål 1: Andel fristbrudd avviklede 7,0 % 6,0 % 5,0 % 4,0 % 3,0 % 2,0 % 1,0 % 0,0 % jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des Faktisk 2013 Faktisk 2014 Faktisk 2015 Mål 2: Gjennomsnittlig ventetid (for avviklede pasienter) jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des Faktisk 2013 Faktisk 2014 Faktisk 2015

14 Antall ventende Dager Resultatutvikling 2014-indikatorer Mål 3: Gjennomsnittlig ventetid for ventende jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des Faktisk 2013 Faktisk 2014 Faktisk 2015 Mål 4: Antall ventende jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des Faktisk 2013 Faktisk 2014 Faktisk 2015

15 1.2.2 Resultatutvikling 2014-indikatorer Mål 5: Antall ventende over 3 mnd januar februar mars april mai juni juli august september oktober november desember Faktisk per måned 2013: Faktisk 2014:

16 1.2.3 Utvikling og status PHV og TSB Gjennomsnittlig ventetid for ordinært avviklede pasienter Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Psykisk helsevern Rus Fristbrudd - avviklede pasienter 7,0 % 6,0 % 5,0 % 4,0 % 3,0 % 2,0 % 1,0 % 0,0 % Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Psykisk helsevern eksl RUS RUS

17 1.3 Hovedutfordringer Viktigste faktorer for manglende måloppnåelse Omstillinger ifm nytt sykehus Kalnes og oppgradering av Moss 6 % økning i antall nyhenviste fra 2013 til 2014 Spesialistmangel innen flere fagområder For kort langtidsplanlegging av leger/booking av pasienter Analysegrunnlag for å fastsette «steady state» aktivitet Planlagt frevær

18 1.3.2 Fagområder med særlige utfordringer Fordøyelsessykdommer Øye Ortopedi Hjertesykdommer ØNH Lungesykdommer Nyresykdommer

19 1.3.3 Andre forhold av særlig betydning Utilstrekkelig plan/tiltak Ledelsesmessig prioritering? Lokal oppfølging? En kombinasjon av ovenstående Planlegging av nytt sykehus er særlig krevende ift å få tilstrekkelig ledelseskraft og gjennomføring av prioritering.

20 1.4 Flaskehalser Fagområder/støttefunksjoner Kapasitetsutfordringer innen: Radiologi Patologi (legemangel). Tiltak iverksatt internt.

21 1.4.2 Utilstrekkelig kapasitetsutnyttelse? Det vil være behov for bedre utnyttelse av Operasjonskapasitet i Moss Poliklinikker (somatikk/phv) Planlagt utvidede åpningstider i poliklinikker

22 DEL 2 TILTAKSPLAN 2015

23 2.1 Ledelsesmessig ansvar Forankring/involvering/opplæring Utarbeidet ny struktur for ledelsesrapportering Lederavtalene for 2015 inneholder Måleparametere med definerte måltall/prognoser Parametere som er definert i lederavtalene omhandler Aktivitet, pasientsikkerhet, kvalitet Økonomi og innkjøp Samlet plan (fokus inn mot nytt sykehus på Kalnes) FoU og samhandling HR og HMS Gjennomgang av tiltak og behov for stabsstøtte Forankring og informasjon i: Ledermøter Avdelingsvis/fagområde Styret

24 2.1.2 Oppfølging av linjeledere 2015 De parametere og måltall som er definert i lederavtalen følges opp kontinuerlig gjennom året ved at avdelingene leverer en skriftlig rapport hver måned. Månedsrapporten inneholder også en risikovurdering og en beskrivelse av tiltak som skal bidra til økt måloppnåelse. Månedlig rapportering: Fra avdelingen til administrerende direktør i henhold til definert mal Fokus i rapporten er kommentarer, prognoser og tiltaksplaner Presentasjon av månedsrapport: Alle kliniske avdelinger har møter med adm. dir tre ganger i året for å presentere rapporten I det fysiske møtet stiller: Administrerende direktør og stabsdirektører Avdelingssjef og seksjonsledere Tillitsvalgtrepresentant for arbeidstakerorganisasjoner Rådgivere fra økonomi, HR og foretakssekretariatet

25 2.2 Mål og tiltak Helhetlige pasientforløp/behandlingslinjer Status for 4 definerte pasientforløp Hoftebrudd: implementert Hjerneslag: implementert Alkoholisme: implementert Pasientforløp TSB «sårbare mellomrom» KOLS: Utsatt til 2016

26 Andre pasientforløp - Implementert i 2014/15 Prostatakreft Fødsel Søvnrelaterte respirasjonsforstyrrelser Analinkontinens luft og avføringslekkasje Abdominalt aortaaneurisme TSB «sårbare mellomrom» Prostatakreft Carotisstenose Hjerneslag

27 Pasientforløp under utvikling i 2015 Hofteprotese/ fremre tilgang Malignt melanom ADHD voksene Lindrende behandling Katarakt Traume Fødsel Akutt rygg Thyreoideaoperasjoner Alderspsykiatri Psykoser Autisme forstyrrelse barn Hørselsutredning barn Selvskading barn Intox under 18 Intox voksne over 18 Personlighetsforstyrrelse Brystsmerter DVT Lungemetastaser Innleggelse av pacemaker permanent og temporær Maculadegenerasjon Brystkreft (revisjon)

28 2.2.2 Pakkeforløp kreft 4 første pakkeforløp fra Pakkeforløpene er implementert Møter med fastleger er gjennomført Nettside med informasjon er utarbeidet Forløpskoordinatorer er tilsatt innen alle forløpene Prosedyrer er utviklet Vi har etablert Nettverk for forløpskoordinatorer Forum for pakkeforløp, som skal sikre helhetlig prioritering og ensartet praksis i SØ

29 Forberedelse til nye pakkeforløp Nye forløpskoordinatorer og forløpseiere planlegges Opplæring gjennomføres fortløpende Deltar på regionale informasjonsmøter Oppdatering av nettside

30 Prosessforbedring Pasientforløp og arbeidsprosesser («Lean») Har utviklet opplæringsprogram for piloter i prosessforbedring 14 piloter starter opplæring 5. mars 2015 Utvikler/ forbedrer pasientforløp og arbeidsprosesser parallelt med opplæringen Behandlingsplaner for ulike diagnoser innen PHV

31 Fristbrudd i % av de med rett 2.3 Ventetid/fristbrudd Mål og prognose for indikatorer b Mål 1: Andel fristbrudd avviklede 7,0 % 6,0 % 5,0 % 4,0 % 3,0 % 2,0 % 1,0 % 0,0 % Faktisk 2013 Faktisk 2014 Faktisk 2015 Serie4 jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des

32 Fristbrudd i % av de med rett Mål og prognose for indikatorer b 6,0 % 5,0 % 4,0 % 3,0 % 2,0 % 1,0 % Mål 2: Andel fristbrudd ventende 0,0 % jan feb mar apr mai Faktisk 2014 jun julfaktisk 2015 aug sep Serie4 okt nov des

33 Dager Mål og prognose for indikatorer 2015 Mål 3: Gjennomsnittlig ventetid for avvviklede jan feb mar apr Faktisk 2013 mai jun Faktisk 2014 jul augfaktisk 2015 sep okt Serie4 nov des

34 Dager Mål og prognose for indikatorer b Mål 4: Gjennomsnittlig ventetid for ventende Faktisk 2013 Faktisk 2014 Faktisk 2015 Serie4 jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des

35 Antall ventende Antall ventende Mål 5: Antall ventende jan feb mar aprfaktisk 2013 mai jun Faktisk 2014jul aug Faktisk 2015sep okt Serie4 nov des

36 Antall ventende Antall ventende over 1 år Mål 6: Antall ventende over 1 år jan feb mar apr Faktisk 2013 mai junfaktisk 2014 jul aug Faktisk 2015sep okt Serie4 nov des

37 2.3.2 Særlige tiltak for å sikre at målene nåes Ressursteam SP samarbeider med internt ressursteam i 5 fagområder I forbindelse med nytt sykehus vil det bli en total omlegging av hvordan man organiserer og drifter poliklinikkene, som inkluderer en mer enhetlig håndtering av henvisninger og pasientbooking. Omleggingen forventes å gi effekt på kapasitet, pasientservice, tilgjengelighet og pasientsikkerhet fra MERK: Grunnet innflytting til nytt sykehus 4 nov 2015 er det betydelig usikkerhet knyttet til sykehusets evne til å opprettholde nødvendig produksjon i Det er økt risiko for fristbrudd og økt ventetid i denne perioden.

38 2.4 Detaljert for «utfordrende» fagområder De 5 mest utfordrende fagområdene Fordøyelsessykdommer spesialistmangel (coloscopier) Hjertesykdommer - spesialistmangel Øye nye behandlingsmetoder gir stor etterspørsel, ulik finansiering privat/offentlig Ortopedi spesialistmangel (særlig hender/barn) Gastrokirurgi ØNH

39 2.4.2 Særlige tiltak på disse områdene I tillegg for 2015: Økt lederfokus og tettere oppfølging Piloter på prosessforbedring (PHV/somatikk) Ekstra ressursteam fra Sykehuspartner i samarbeid med internt ressursteam -økt tilgjengelighet og redusert ventetid Økt bruk av eksterne behandlingssteder Vurdere kjøp av tjenester som coloskopier

40 2.4.3 Eventuelle behov for avlastning/kjøp Fordøyelsessykdommer coloskopier Patologi Liten/ingen tilgang på avlastning innen lungesykdommer Øye- like konkurransevilkår mellom HF og private Ortopedi hender (bruker Fritt Sykehusvalg) Varicer

41 2.5 Bedre utnyttelse av opr.stuer /utstyr Tiltak for å øke effektiviteten opr. stuer Operasjonsavdelingen Fredrikstad har satt i gang en pilot, innebefattende to operative spesialiteter: endo/mammae og kvinneklinikken Utarbeidet en driftskontrakt mellom Operasjonsavdelingen, operatører, anestesileger, renhold samt sengepost Forberedelse av utstyr og operasjonsbord, Følger tidspunkts angivelse for alle aktiviteter og oppmøte om morgenen Satt inn ekstra operasjons- og anestesisykepleier => ingen lunsj stopp Resultat etter 2 mndr: 1 ekstra pasient operert hver dag og ferdig innen arbeidsdag slutt For å innføre dette systemet innenfor hele operasjons aktiviteten kreves tilførsel av ekstra årsverk.

42 2.5 Bedre utnyttelse av opr.stuer /utstyr Tiltak for å øke effektiviteten opr. stuer Prosessforbedring bruke deler av LEAN Standardisering forløp og utstyr Sterilutstyr kapasitet må tilpasses operasjonsvirksomhetens behov Tilgang på operatører og annet nøkkelpersonell Vurdere å øke åpningstiden Operasjonsplanlegging Lage «produksjonsdager» innenfor ordinær driftsplan (ikke opplæring, samle like type inngrep og side og de friskeste pasientene) Kulturbygging fremme operatører som gode teamledere Oppgaveglidning eks prosedyrevogner settes fram av hjelpepersonell IKT-verktøy som støtter prosessene i forhold til kvalitet og effektivitet

43 2.5.2 Tiltak for å øke effektiviteten utstyr Standardisere utstyr begrense valgmuligheter Prosjektarbeid utenom arbeidstid Vurdere sambruk av det dyreste utstyret vs. Fare for samtidskonflikter For noe er det behov for mer utstyr for å oppnå effektiv drift Kartlegger/simulerer reelt behov for f.eks. gjennomlysningsapparat og scopi rack

44 2.6 Rapportering/oppfølging Tiltak/opplegg rapportering Månedlig rapportering Alle kliniske avdelinger leverer driftsrapport hver måned Foretakssekretariatet utarbeider et sammendrag ( Sammendraget omhandler kun de avdelingene som ikke har fysisk møte den aktuelle måneden) Sammendraget oversendes administrerende direktør, som beslutter videre oppfølging Presentasjon av månedsrapport Alle kliniske avdelinger har fysisk møte tre ganger i året for å presentere sin driftsrapport Foretakssekretariatet utarbeider referat. Referatet er hovedsakelig en oppsummering av utestående tiltak, og inkluderer frist for gjennomføring og hvem som er ansvarlig. Oppfølging Utestående tiltak som beskrives i referatet er en del av rapportmalen, og skal oppdateres før avdelingen leverer neste månedsrapport

45 2.6.2 Tiltak oppfølging Ukentlig/månedlig oppfølging av status iht handlingsplaner pasientadministrativ Oppsøkende virksomhet der avvik fremkommer