Mamut Academy. //Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering

Transkript

1 Mamut Academy //Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering

2 Produsent og distributør: Mamut AS - et selskap i Visma-gruppen Karenslyst Allé OSLO Tlf.: , Faks: Internett: E-post: mail@mamut.no Kurssenter : Mamut AS Mamut Academy - et selskap i Visma-gruppen Karenslyst Allé OSLO Tlf , Faks: Internett: E-post: academy@mamut.no Support : Mamut AS - et selskap i Visma-gruppen Karenslyst Allé OSLO Tlf.: , Faks: Internett: E-post: support@mamut.no Salg: Mamut AS - et selskap i Visma-gruppen Karenslyst Allé OSLO Tlf.: , Faks: Internett: E-post: sales@mamut.no KGIP Mamut AS et selskap i Visma-gruppen. Alle rettigheter. Med forbehold om endringer/feil. Mamut og Mamut-logoen er registrert varemerke av Mamut AS et selskap i Visma-gruppen. Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer. Mamut Academy Innhold ii

3 Innhold Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering Innhold i i iii //5 Innledning 5 Kursets mål... 5 Komme i gang... 5 //6 Skrivebord 6 Mitt Skrivebord... 6 Mamut Information Desk... 6 Mamut Supportsenter... 7 Mamut Tutorials... 8 //09 Registrere leverandører 9 //10 Innstillinger Produkt 10 Firmainnstillinger for produkt Brukerinnstillinger for produkt //17 Produktregister 17 Registrering av et nytt produkt Produktnavn Vekt, Volum og Kategori Verktøylinjen i produktregisteret Produktliste Fastpriser til kunder i valuta Global prisjustering Rabatt Rabatthirarkiet Kvantumsrabatt Lager Leverandør Produktinformasjon Innstillinger Diverse Oppdatering av et utvalg produkter Oppgave Oppgave Oppgave Oppgave Mamut Academy Innhold iii

4 //32 Innkjøp 32 Firmainnstillinger for innkjøp Brukerinnstillinger for innkjøp Innkjøpsmodulen Ny bestilling Varemottak Bokføring av bestilling Bokføre Toll/Spedisjon Ferdigbehandle innkjøp Duplisere Annullere/Kreditere bestilling Oppgave Oppgave Opprette ordre basert på innkjøp Varetelling Oppgave Oppgave //47 Mamut One 47 Hva er Mamut One? Programvare i Mamut One Tjenestene i Mamut One //48 Mamut Online Desktop 48 Kontaktoppfølgning i Mamut Online Desktop Administrere kontakter i Mamut Online Desktop Kalender i Mamut Online Desktop Salg i Mamut Online Desktop //51 mymamut 52 //53 Mamut Online Backup 53 //54 Fasit oppgave Mamut Academy Innhold iv

5 //5 Innledning Kursets mål Etter endt kurs skal du kunne benytte Mamut Business Software til de vanligste funksjoner og kjenne til innstillinger for modulene gjennomgått i dette kurset. Komme i gang For å få maksimalt utbytte av kurset, anbefaler vi at du raskest mulig tar i bruk det du har lært. Vi anbefaler å benytte en testdatabase til dette arbeidet, hvor du kan gjøre de tilpasningene du vil få bruk for i ditt firma, og deretter teste ut hvordan dette fungerer i praksis. Du kan installere testdatabase fra Fil/Databaseverktøy/Installere Eksempeldatabase. I eksempeldatabasen kan du teste ulike versjoner og tilleggsprodukter. Du kan også gå igjennom oppgavene som følger med kursdokumentasjonen på nytt, og bruke kursdokumentasjonen som oppslagsverk i begynnelsen. En annen løsning vil være for de av dere som har benyttet Mamut Business Software i en periode og lage en kopi av deres egen database slik at dere kan øve med egne kunder og produkter. Det kan gjøres på denne måten: Fil/Ny firmadatabase. Du kan nå velge om du ønsker å basere den nye firmadatabasen på en allerede eksisterende database. Kopiere informasjon fra en eksisterende firmadatabase. Da kan du i neste vindu huke av den informasjonen du ønsker å kopiere over til din nye database. Når du har kommet i gang kan du også bruke hjelp-funksjonen i programmet (F1), i tillegg til vår artikkeldatabase på internett: Artikkeldatabasen kan du også nå ved å gå på Fokusmenyen og valget Mamut Supportsenter til slutt velger du Finn svaret på ditt spørsmål. Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 5

6 //06 Skrivebord Mitt Skrivebord Her vil du kunne tilpasse skrivebordet etter dine egne ønsker, slik at dette i tillegg til å inneholde snarveier til de mest brukte funksjoner også kan fungere som Kalender, Aktivitetsliste, Salg osv. Informasjonen som presenteres hentes da fra den informasjonen som er lagt inn i systemet, og du finner valget Mitt Skrivebord i menyen til vestre i ditt Mamut-program. Mamut Information Desk Mamut Information Desk (MID) er en kostnadsfri ekstratjeneste til deg som bruker et system fra Mamut. Gjennom MID formidles det brukertips, driftsmeldinger, nyheter som angår din virksomhet og annen nyttig informasjon som kan effektivisere din virksomhet og måten du arbeider på. Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 6

7 Mamut Supportsenter Det finnes forskjellige måter å finne frem til svar dersom man lurer på noe i Mamut, eller dersom en feil oppstår. Som et første verktøy kan man sjekke ut F1-tasten på tastaturet ditt. Denne tasten åpner opp hjelpefilen til Mamut, og her kan du velge mellom en Online Hjelpefil eller Offline Hjelpefil, avhengig om man har tilgang til Internet. Her vil du kunne søke på nøkkelord for å finne relevant informasjon om de elementene du måtte lure på. Det viktigste, og et veldig effektivt verktøy, er Mamuts kunnskapsbase. Kunnskapsbasen inneholder flere tusen artikler om alt man måtte lure på i Mamut Business Software. Det er veldig stor sannsynlighet for at man finner svaret på akkurat det man lurer på her. Man finner frem til kunnskapsbasen under valget Mamut Supportsenter og Søk. Kunnskapsbasen er selvfølgelig også tilgjenglig på Mamuts internettsider Alle bør gjøre seg kjent med og prøve ut kunnskapsbasen. Dersom en slik henvendelse skal registreres klikk på knappen Ny henvendelse til I søkefeltet taster man inn et søkeord for det man lurer på; f.eks. Faktura. Det vil nå komme opp en rekke artikler som handler om søkeordet. Klikker man på en av artiklene vil informasjonen komme opp i et nytt vindu. Det lønner seg å prøve med forskjellige søkeord, dersom man ikke er fornøyd med resultatet. Dersom man ikke finner frem til svaret i artikkelsøket er det mulig å sende inn en henvendelse til support. Dette kan også gjøres herfra. Mamut Supportsenter. Et nytt vindu vil åpne seg hvor henvendelsen og relevant informasjon kan registreres. Henvendelsen blir nå sendt direkte til Mamuts supportavdeling. Etter at du har sendt henvendelsen vil du få et saksnummer, og du vil hele tiden kunne se fremgangen i saken. Svaret på henvendelsen vil du også få opp i dette vinduet ved å klikke på linjen med det aktuelle saksnummeret. Fordelen med å sende henvendelsen via Mamut Information Desk er at du til enhver tid har oversikt over alle saker du har sendt til support og kan bruke det som et lite arkiv. Dersom hverken artikkelsøket eller innsending av henvendelsen er en mulighet for deg, så kan man også kontakte supportavdelingen på Tlf eller sende en e-post til support@mamut.com. Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 7

8 Mamut Tutorials Fra og med versjon 15 av Mamut har du tilgang til en rekke opplæringsvideoer angående bruken av programmet ditt. Disse vil gi deg en god forståelse for de grunnleggende funksjonene i ditt nye administrasjonssystem, og hjelpe deg med å komme i gang. Du finner opplæringsvideoene i menyen til venstre under Introduksjon til Mamut, og de er satt opp i en rekkefølge som vi mener vil gi deg en best mulig start med ditt Mamut-program. I tillegg kan du finne flere videoer ute på vår nettside under Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 8

9 //09 Registrere leverandører Kontaktmodulen er meget sentral i Mamut Business Software. I denne modulen registrerer du mye av din daglige kontakt med dine kontakter (kunder, leverandører, osv). Samtidig benytter du denne modulen til å hente ut informasjon vedrørende dine kontakter. Det meste av ditt daglige arbeid kan du gjøre direkte fra denne modulen. Av denne grunn blir kontaktmodulen gjerne kalt systemets hjerte. Kontaktmodulen, er som alle andre moduler i Mamut, tredelt. Øverst finner du verktøylinjen, så øvre delen av kontaktkort hvor du registrerer standardinformasjon som navn, adresse tlf. etc. samt segmenteringskriteriene og nederst fanekortene som inneholder detaljert informasjon om kontakten som hentes fra andre moduler. En kontakt kan være; Kunde: Må være haket av for å kunne fakturere mot vedkommende. Leverandør: Må være haket av for å kunne generere bestilling/innkjøp. Partner eller Privat: Kan endres. Kontakten kan selvfølgelig også være en kombinasjon av dette. Partner og Privat kan endres under Vis/Innstillinger/Firmadatabase / Innstillinger per modul/kontakt. Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 9

10 //10 Innstillinger Produkt Under snarveiknappen Administrator eller ved å gå på Vis/Innstillinger finner du alle innstillinger for systemet. I dette kapitlet vil vi se på innstillinger for produktmodulen. Her finnes det Firma- og Brukerinnstillinger. Under Firma setter du innstillinger for hvilken funksjonalitet din bedrift ønsker å benytte, samt styre pris- og lagerhåndtering. Under Bruker kan hver bruker tilpasse produktregisteret sitt bruk. Innstillingene som gjøres her vil kun gjelde den aktuelle brukeren. Firmainnstillinger for produkt Under Administrator/Firmainnstillinger/Innstillinger per Modul /Produkt finner du firmainnstillinger for produkt. Under Tilpasning av funksjonalitet bestemmer du hvilken funksjonalitet som skal være tilgjengelig for din bedrift. Tilpasningen bidrar til å gjøre produktregisteret mer oversiktlig og skreddersydd for ditt bruk. Et lignende vindu vil du få opp når du går inn i produktmodulen for første gang. Det vil da være mulig å velge at vindu ikke skal vises igjen. Du bør gå nøye gjennom disse innstillinger for å tilpasse produktmodulen ditt behov. Avhengig av hva slags valg du gjør her vil du få opp forskjellige valg/knapper i produktmodulen. Det er til enhver tid mulig å gjøre endringer her. Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 10

11 Under fanekort Prishåndtering finner du detaljerte innstillinger for hvordan du ønsker å håndtere/sette sammen prisene dine. Nedenfor er en kort forklaring av alle innstillinger. Noen av innstillingene er tema på kurset Viderekommende Innkjøp/Lager/Logistikk og vil ikke bli gått nærmere inn på dette kurset. Grunnlag for kostpris: Her velger du om Produktregister eller Innkjøpspris skal være grunnlag for beregningen av lagerverdier. Antall desimaler: Her velger du om du vil ha med 2 eller 4 desimaler i pris på produktene. Valget du gjør vil gi seg utslag på produktkortet, i priskalkulatoren, på rabattfanekortet, og på fanekortet Leverandør i produktregisteret. Rabatt på produktene i nettbutikken: Dersom du ønsker å gi en generell rabatt på produkter ved bestilling i nettbutikken, legges rabattprosenten inn her. Rabatt fastpris gjelder også som påslag: Hvis du ønsker å gi en rabatt som er høyere enn prisen gitt på produkter kan man velge denne funksjonen. NB! Gjelder kun fastpris. Inkludere frakt og ekspedisjon: Her bestemmer du om frakt og ekspedisjonskostnad skal inkluderes i innkjøpskostnaden. Inkludere kostnadene ved bokføring av toll og spedisjonsfaktura: Velg om toll og spedisjon skal inkluderes i innkjøpskostnaden. Oppdatere innkjøpspris og kostnad på produktkortet ved bokføring av innkjøp: Her styrer du hvorvidt innkjøpspris og -kostnad på produktet skal oppdateres i Priskalkulator ved bokføring av produkter. Kun oppdatere de produktene der leverandøren på innkjøpet er standardleverandør: Merkes av dersom du vil at innstillingen ikke skal gjelde for andre leverandører standardleverandør. Regnskapsmessig oppdatering av lagerverdi: Her har du 3 valg kostnadsføring ved innkjøp, kostnadsføring ved vareuttak eller individuell regel for produktene. Grunnlag for balanseføring av lagerverdi: Merkes av dersom du ønsker at innkjøpspris på salgsordrelinjer skal inkludere innkjøpskostnader i tillegg til innkjøpspris ved balanseføring av lagerverdien for produktene. Dette vil fremkomme i rapporten for lagerverdi. Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 11

12 Fanekortet Lagerhåndtering inneholder viktige innstillinger for hvordan lageroppdateringen skal skje, samt at du kan tilpasse funksjonalitet her. Nedenfor vil det kun gåes gjennom innstillinger som er relevant på dette kurset. Avanserte innstillinger gåes gjennom på kurset Viderekommende Innkjøp, Lager/Logistikk. Oppdatere lagerbeholdning: Her velger du om lageroppdatering skal skje ved utskrift av Faktura, Pakkseddel eller Plukkliste. Prinsipp for lageroppdatering: Her bestemmer du om du vil benytte FIFU (først inn først ut) eller SIFU (sist inn først ut). Antall desimaler for lagerenhet: Du kan om ønskelig vise lagerbeholdning med opptil 3 desimaler. Bedriften benytter lagerlokasjon: Velges om man benytter lokasjon og evt om man har samme produkt på flere lokasjoner på samme lager. Vareparti Holdbarhetsdato Serienummer: Kryss av her for å gjøre dette tilgjengelig hvert enkelt produkt. Plukkliste Pakkseddel Mottaksseddel: Hvorvidt man ønsker å få ut dette automatisk fra systemet. Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 12

13 Under fanekort Standardverdier legger du inn ønskede standardverdier som automatisk skal legges inn på nye produkter som opprettes. Dersom du ønsker å endre ledeteksten til noen av feltene i produktregisteret kan du gjøre det her. Standard produktmal: Her kan du velge hvilken type produkt som skal opprettes som standard ved registrering av nye produkter i produktregisteret. Utgående og Inngående mva: Her bestemmer du standard mva-satser for nye produkter som opprettes. Dette kan overstyres på produktkortet. Språk ved manglende beskrivelse: Dersom du skal legge inn produktnavn på flere språk kan du sette hvilket språk som skal være standard ved manglende beskrivelse på nye produkter. Feltbeskrivelser: Feltbeskrivelsene kan tilpasses produktene du selger og er felles for hele produktregisteret. Du kan endre feltnavn for Pakkeenhet, Antall pr. enhet og Volum og Vekt. Antall produktgruppenivåer: Her definerer du antall produktgruppenivåer som du ønsker å benytte. Du kan justere fra 1-4. Visning av lagerbeholdning i nettbutikken: Her velger du eventuelt hva slags visning du ønsker å ha i nettbutikksdelen av systemet mht lagerbeholdninger (eksakt, intervall, grafikk etc). Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 13

14 Brukerinnstillinger for produkt Hver enkelt bruker kan tilpasse produktregisteret til sitt bruk i Brukerinnstillinger. Innstillingene som gjøres vil kun gjelde for aktuell bruker. Innstillingene finner du under Vis/Innstillinger/Bruker/Innstillinger per modul/produkt eller ved å klikke på fra verktøylinjen i produktmodulen. Under fanekortet Standardoppsett kan du velge hvordan produktregisteret ditt skal se ut. Velger du Enkel vil kun obligatoriske felter vises. Velger du Normal vil standard feltene vises i modulen. Velger du Avansert vil du få opp detaljert informasjon og alle tilgjenglige felt og funksjoner vil vises. Under fanekortet Produktkort kan du manuelt stille inn nøyaktig hvilke felter og fanekort du ønsker skal vises i Produktregisteret. Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 14

15 I Produktregisteret, Ordre/Faktura og Innkjøp har du tilgang til Produktliste. Her kan du sette ønskede innstillinger for sortering og utvalg ved åpning av produktlisten. Innstillingene vil gjelde alle moduler hvor produktlisten er tilgjengelig. Sortering ved åpning av produktliste: Her bestemmer du om produktlisten skal være sortert etter produktnummer eller produktnavn. Standard utvalg i produktliste: Her angir du produktutvalget du ønsker skal vises som standard ved åpning av produktlisten. Utvidet produktliste: Dersom du ønsker informasjon om produktets pris, beholdning, dekningsbidrag (DB) og dekningsgrad (DG) etc. merkes dette valget. Vis standardleverandørs produktnummer i produktlisten: Merkes av dersom du ønsker se standardleverandørs produktnummer i tillegg til ditt eget produktnummer i produktlisten. Vis varianter/variantmatriser: Merkes av dersom du ønsker å se varianter direkte i produktlisten, evt variantmatrise for hovedprodukter. Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 15

16 Lager fanekortet: Her kan brukeren sette foretrukket lager. Velger bruker lager her vil dette velges automatisk ved opprettelse av ordre. Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 16

17 //17 Produktregister I Produktregisteret registreres alle produkter som inngår i bedriftens varehandel. Det kan være lagervarer, tjenester, arbeidstimer etc. All produktinformasjon som registreres i produktregisteret brukes i programmets øvrige moduler og forenkler på den måten registrering av tilbud, ordre og innkjøp. Produktkortet er delt i to. Den øvre delen er til generell informasjon om selve produktet. Den nedre delen består av fanekort for detaljert informasjon om det aktuelle produktet, f. eks. priser, rabatter og lager. Dersom det er felter eller fanekort som ikke vises eller som du ikke ønsker skal vises, kan du tilpasse dette i Brukerinnstillinger. Du kan bestemme hvilken funksjonalitet som skal være tilgjengelig for produktregisteret under Firmainnstillinger. Registrering av et nytt produkt For å registrere et nytt produkt trykkes knapp for Ny. Du vil da først få opp et vindu hvor du kan velge produkttypen. Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 17

18 Velg hvorvidt produktet er Lagervare, Strukturvare, etc. Dersom du har satt standarverdier under Firmainnstillinger vil systemet foreslår standardverdien. Du kan velge at vinduet ikke skal vises igjen. Innstillingene som gjøres her kan evtl. overstyres under fanekort Innstillinger på produktkortet. Ved Lagervare vil neste steg være at du skal velge produktnummeret. Alle produkter blir automatisk nummerert i logiske nummerserier. Disse numrene kan overstyres, og de kan også være alfanumeriske dvs. inneholde både bokstaver, tall og tegn. Dersom du ønsker å overstyre den automatiske nummerserien så kan det gjøres under Innstillinger/Firmainnstillinger/Nummerserier. Etter å ha valgt produktnummer så får man opp vinduer for kobling til lager, evt. lokasjon hvis man har valgt Lagervare i det første trinnet. Når nummeret er valgt kommer du inn i produktkortet til det nye produktkortet. Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 18

19 Produktnavn Dersom bedriften din selger produkter til utenlandske kunder eller kjøper inn produkter fra utenlandske leverandører, kan det være ønskelig å ha navn og informasjon om produktet på landets språk. Klikk knappen til høyre for feltet produktnavn. Klikk på Ny knappen i neste vinduet og velg språk for det nye produktnavnet. Skriv så inn produktnavnet i det valgte språket. Klikk på OK og gjør det samme om igjen, dersom du ønsker å ha navnet i flere språk. Velg Standard produktnavn ved manglende språkbeskrivelse. Dette språket vil bli benyttet på alle språk som ikke har registrert eget produktnavn. Nederst i vinduet er det også mulig å legge inn produktinformasjon i et annet språk. Oppretter du nå en ordre til en kunde som er satt med språk engelsk, så vil systemet automatisk hente opp produktnavnet på engelsk. Vekt, Volum og Kategori Det er nå klart for å legge inn flere opplysninger om produktet, som Leveringstid, Vekt, Volum, Produktkategori osv. Navnet til enkelte av disse feltene kan endres i Firmainnstillinger. Dette er beskrevet i avsnittet Firmainnstillinger for produkt. Nesten alle nedtrekkslister i øvre delen av produktkortet kan tilpasses ditt behov. Ved å høyreklikke i f.eks. feltet Produktkategori får du opp en snarvei til Standardregisteret. Her kan du legge til, redigere, eller fjerne verdier. Verdiene du legger inn vil i ettertid være søkbare. Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 19

20 Verktøylinjen i produktregisteret Klikk på Ny for å opprette et nytt produkt. Pilen ved siden av hjelper deg å bestemme hva slags type produktet blir. Liste viser en liste over alle registrerte produkter. Listen kan sorteres etter produktnavn og nummer og i tillegg kan det settes utvalg på f.eks. visning av kun en bestemt produktgruppe. Ved å trykke på pilen ved siden av, vil du kunne velge mellom de ti siste produktene du har registrert endringer på. Les mer om dette i avsnitt Produktliste. Lagre endringer i produktkort. Slett sletter det åpne produktkortet. Legg merke til at du ikke kan slette produkter som allerede er i bruk, dvs. ligger f.eks.i en ordre. Angre endringene som ble gjort siden siste lagringen. Søk lar deg søke etter produkter med et utvalg av parametre. Med hjelp av Utvalgsinnstillinger kan du sette et utvalg for produkter du ønsker å jobbe med for en periode. Ved å bruke Utvalg av/på vil du kun ha tilgang til produkter du har valgt med hjelp av Utvalgsinnstillinger. Bla deg frem og tilbake mellom produktkortene. Produktstatus gir deg en oversikt over produktets historie. Du vil kunne se hvor ofte produktet ble solgt, hva du har tjent, til hvem produktet ble solgt etc. Kopier all informasjon i det gjeldende produktet til et nytt produktkort med hjelp av Dupliser knappen. Her kan du velge om Sorteringen av produktregisteret skal være alfabetisk, eller numerisk. Rabattregister: Klikk her for å komme inn på den generelle rabattmatrisen i systemet Du har muligheten til å sende E-post med produktinformasjon direkte fra produktkortet til kontakter. Klikker du på Innstillinger kan du velge mellom Brukerinnstillinger og Firmainnstillinger. Dette er en fin snarvei til innstillinger for produktmodulen. Klikker du på Skriv ut får du opp en oversikt over noen rapporter rettet mot dette produktet. Hjelp gir deg tilgang til hjelpefilene og Avslutt lukker vinduet. Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 20

21 Produktliste Produktlisten er en liste som viser alle eller et utvalg produkter fra produktregisteret. Produktlisten benyttes til å velge hvilket produkt man ønsker å se nærmere på eller ved valg av produkt som skal inngå i tilbud, salgsordre eller innkjøp. Du kan tilpasse produktlisten til ditt bruk i Brukerinnstillinger for produkt. Produktlisten er som standard sortert etter produktnummer. Du kan enkelt endre sortering i listen ved å klikke på overskriften i hver kolonne. Listen vil da endre sortering etter overskriften som er valgt. Valgt kolonne vises med fet skrift. Er det ønskelig å søke etter innholdet i et produktnavn, produktnummer, standard leverandørnummer kan man starte søkelinjen med % og det man ønsker å finne. Listen vil vise mindre etterhvert som man skriver ordet. Som standard vil Alle produkter (ikke inaktive) vises ved åpning av produktlisten. I nedtrekkslisten øverst til høyre kan du velge hvilke produkter du ønsker skal vises i produktlisten og på den måten begrense antallet produkter som vises. Du kan f.eks. velge å kun se Kampanjeprodukter, Lagervare, Strukturer, Inaktive produkter eller en bestemt Produktgruppe. Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 21

22 Pris Et produkt kan ha en pris eller flere differensierte priser styrt av dato. Ønsker du oversikt over den historiske prisutviklingen for produktene dine velger du Bedriften ønsker å se historisk prisutvikling på produkter i Firmainnstillinger. Du vil da ha et eget fanekort som gir deg oversikt over alle prisene som er registrert på produktet. Vis på ekstern prisliste: Merkes av dersom du vil at produktet skal vises på rapporten Prisliste ekstern. Overstyre kostpris i salgsmodul: Merkes av dersom du ønsker muligheten til å kunne endre kostpris på produktlinjer i ordre. Innkjøpsprisen kan legges inn på to måter. Enten via fanekort Pris og priskalkulatoren eller via fanekort Leverandør. Dette vil gåes gjennom i avsnitt Leverandør. For å sette produktets pris kan du dobbeltklikke på prislinjen som er opprettet, eller markere og klikke på Rediger. Dersom du har valgt å vise kun en pris vil priskalkulatoren vises rett under fanekortet. Dersom du har valgt å bruke flere priser vil priskalkulatoren nå komme opp. Skriv inn datoen som prisen gjelder fra. Pris til oppdateres automatisk på prisen når du legger inn neste prislinje. Du har muligheten til å gi prislinjen en kort beskrivelse (for eksempel Høstpris ). Beskrivelsen er kun til intern informasjon. Velg hvordan Innkjøpspris, Kostpris og Salgspris skal påvirke hverandre i listene til høyre i priskalkulatoren. (I fanekortet Avansert gjelder dette også Innkjøpspris). Velg om Avanse, Kostnader og Påslag (under Avansert) skal skrives enten som beløp, prosent eller faktor. Marker feltene for % eller Faktor hvis du ønsker å spesifisere avansen på denne måten. Nå kan du prøve deg frem med ulike priser og avansesatser for lettere å optimalisere sammensetningen. Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 22

23 Fastpriser til kunder i valuta Har du kunder som du ønsker å fakturere i valuta, men ikke at prisen oppgis etter systemets valuta kurs, kan du benytte funksjonen Valuta i priskalkulatoren. For å aktivere valutafunksjonen må du gå til Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Produkt, sørg for at innstillingen Bedriften ønsker å se historisk prisutvikling på produkter er aktivert, og merk i tillegg av for Bedriften selger produkter med fastpris i ulik valuta. NB!De valutaer du ønsker å benytte må være aktivert i valutaregisteret ved avhukning i kolonnen Vis. (Vis - Regnskap - Valuta). En fastpris i valuta vil følge prisdato opprettelsen som vil vi at prisen gjøres med valuta aktuell for det tidspunkt ny pris lages. Den vil ikke endre seg etter hvert som valuta endres i systemet. Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 23

24 Global prisjustering Noen ganger kan det være nødvendig å gjøre prisjusteringer på et utvalg produkter. Denne muligheten finner du under Vis/Produkt/Global prisjustering. Du vil først få frem et utvalg hvor du velger ut hvilke produkter som skal justeres. I neste vinduet velger du hvilken pris som skal justeres i prosent eller kronebeløp. Velg også om prisjusteringen skal påvirke kostpris, salgspris eller avanse. Du styrer her også hvilken dato justeringen skal gjelde fra og en avrundingsregel fo endrede priser. Under fanekort Anbefalt utsalgspris kan du bestemmt justeringsfaktoren for veil. utsalgspris. Fanekortet Leverandørpris gir deg muligheten å justere leverandørprisen på flere produkter samtidig. I det siste vinduet kan du sammenligne resultatet av justeringen med den opprinnelige prisen, og eventuelt korrigere det enkelte produkt i utvalget. Eksisterende prisinformasjon for det merkede produktet vises nederst i vinduet, slik at du får et overblikk over hva endringen vil innebære. Dersom du ikke er fornøyd med resultatet, kan du gå tilbake til innstillingsvinduet ved å trykke på knappen for Nye kriterier. Her kan du også slette varer som du ikke ønsker å ta med i justeringen. Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 24

25 Rabatt Rabatten i Mamut er bygget opp etter et hierarki. Tre av nivåene i dette hierarkiet registreres i produktkortet: Rabattregister: Kombinerer Kontaktkategori og Produktgruppe. Rabatt på kategori: Kombinerer Kontaktkategori og ett produkt. Rabatt på kontakt: Kombinerer en spesifikk kontakt og ett produkt. Rabatthirarkiet Ordre/Faktura Overstyre rabatt s d d l k j Rabatt på kontakt Kontakt mot ett produkt d s a Kontaktkortet ø Rabatt på ordretotal, alle produkter l k j f Rabatt på kategori d Kontaktkategori mot ett produkt s s s Rabattregister Kontaktkategori mot produktgruppe Rabatt på ordretotal til en kunde registreres i Kontaktregisteret/ Innstillinger/Ordre. For hvert produkt du legger til en ordre, blir den rabattypen som når høyest i hierarkiet foreslått i et eget felt, og kan overstyres før ordren skrives ut og faktureres. Dersom du ønsker å overstyre rabatthierarkiet kan det gjøres under Innstillinger/Firmadatabase/ Innstillinger per modul/ordre Faktura. Huk av for Høyeste rabatt overstyrer rabatt-hierarkiet og systemet vil finne frem til rabatten som er best for kunden. Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 25

26 Kvantumsrabatt Kvantumsrabatt kan enten settes som en Trapp, eller som gjeldende Fra første antall for hvert enkelt produkt. La oss som et eksempel si at salg over 500 enheter berettiger til 5% rabatt, og salg over 1000 enheter berettiger til 7.5% rabatt. Dersom en kunde så bestiller 1300 enheter, og du har valgt at kvantumsrabatten skal beregnes som Trapp, vil de første 499 enhetene gå uten rabatt, enhet 500 til enhet 999 vil gi 5% rabatt, og de siste enhetene (nr.1000 til 1300) vil gå med 7.5% rabatt. I det samme eksemplet, med alternativet Fra første antall, vil hele beholdningen bli solgt med 7.5% rabatt. Du kan huke av for Produktet er fritatt for rabatter dersom det aldri skal beregnes rabatt på akkurat det produktet. Det kan være relevant for produkter som frakt og gebyrer. Lager Under fanekort Lager kan du registere på hvilket lager varene ligger. Dersom du har valgt at et produkt er Lagervare vil produktet automatisk være knyttet mot standardlageret. Alle lagertransaksjoner vil da gå mot standardlager. Klikk på knappen Ny dersom du ønsker å knytte et annet lager mot produktet. Du vil da også få muligheten til å opprette et nytt lager. Ved opprettelse av et nytt lager registrerer du adresseinformasjon, samt informasjon om lagerlokasjoner. Ved å klikke på knappen Gå til lager kan du redigere lagerinformasjon eller lagerlokasjon. Huk av for Oppdatere lagerbeholdning dersom lageret skal oppdateres for hver gang du fakturerer/bestiller produktet. Dersom produktet ligger på forskjellige lager kan du velge et Std.lager i nedtrekkslisten for det. Systemet vil da som standard oppdatere det lageret, men det kan overstyres fra gang til gang. Under fanekortet Lager kan du registere Maks beholdning, Min beholdning, Innkjøpsnivå og Innkjøpsantall. Dette vil hjelpe å automatisere innkjøpsprosessen. Selve beholdningen kan ikke registereres direkte her. For å oppdatere beholdningen på produktet må det enten gjøres et innkjøp, dvs varene bestilles i Bestilling/Innkjøp modulen og varemottak registreres, eller ved å kjøre en varetelling. Dette gjøres under Vis/Lager/Varetelling. Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 26

27 Leverandør Leverandører har gjerne egne betingelser, priser og koder for produkter du bestiller fra dem. Ved å knytte et produkt til leverandøren(e) du kjøper inn produktet fra, kan du registrere denne informasjonen sammen med supplerende informasjon om produktet. Merk deg at innkjøpsprisen fra standardleverandør kan påvirke innkjøpsprisen du legger inn i fanekortet Pris. Når du oppdaterer innkjøpsprisen til standardleverandør, må du velge om du også ønsker å oppdatere tilsvarende pris i Priskalkulatoren. Informasjon som er lagt inn i fanekortet Leverandør vil kunne brukes ved innkjøp fra aktuelle leverandør. For å knytte en leverandør mot et produkt klikker du på knappen Ny under fanekortet Leverandør. Du vil nå få opp en liste over alle leverandører som er registrert i kontaktregisteret. Velg den respektive leverandøren og klikk OK. Leverandørens produktnummer: Dersom leverandøren din har et eget produktnummer for produktet kan du registrere det her. EAN-kode: Her kan leverandørens EAN-kode (strekkode) legges inn hvis den avviker fra den som er registrert i fanekortet Innstillinger i produktkortet. Leveringstid i dager: Benyttes ved innkjøp for å bedre kunne holde oversikt over hvor lang tid leverandøren vil bruke på å levere varen til deg. Kursoppdatering: Her bestemmer du om du ønsker fast kurs eller flytende kurs. Dette er aktuelt dersom du gjør innkjøp i utenlandsk valuta. Bruker du flytende kurs oppdateres valutakurser i Valutaregisteret. Innkjøpspris i valuta: Her registreres innkjøpsprisen i den valutaen som er registrert på leverandøren. Innkjøpspris i kl. valuta: Viser innkjøpsprisen omregnet til firmadatabasens (klientens) valuta. Anbefalt utsalgspris: Her kan du legge inn leverandørens Anbefalte utsalgspris. Feltet benyttes til å vise hva leverandør anbefaler av videre salgspris til dine kunder. Leverandørens produktnavn: Dersom leverandøren har et eget navn på produktet kan du legge inn dette og merke av om du ønsker at leverandørens produktnavn skal benyttes ved innkjøp. Rabattprosent ved innkjøp: Har du avtalt deg frem til rabattprosent hos leverandøren kan du legge inn rabattprosenten i feltet. Rabattprosenten vil automatisk taes hensyn til ved opprettelse av innkjøp mot denne leverandøren. Kvantumsrabatt ved innkjøp: Legg inn en forklarende tekst i Vilkår for kvantumsrabatt. Teksten vil vises når du legger inn produktet i en bestilling, men du må selv ta stilling til antall og evt. oppdatere rabattfeltet manuelt. Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 27

28 Du kan bestemme standardleverandør for produktet dersom du har tilknyttet flere aktuelle leverandører. Dette gjøres i nedtrekkslisten Standardleverandør. Leverandøren leverer i annen enhet: Dersom leverandøren leverer produktet i en annen enhet enn den du videreselger, kan du spesifisere pakkeenhet, antall pr. enhet og omregningsfaktor ved lageroppdagering. Produktinformasjon Her har du muligheten til å legge inn for eksempel tekst om produktinformasjon og salgsinformasjon som er relevant for dette produktet. Du kan også legge inn tekst innenfor fire andre definerte områder. Teksten du registrerer her kan du senere velge å vise i ordren. Du kan også huke av for Automatisk overføre produktinformasjon til produktlinjer i salgsordre dersom det skal skje automatisk. Nettbutikk Innstillinger under dette fanekortet gås grundig igjennom på kurset Grunnkurs Hjemmeside og E-Handel. Innstillingene som settes her er viktig dersom du ønsker å selge produktene dine i nettbutikken. Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 28

29 Innstillinger For hvert enkelt produkt kan det settes innstillinger for hvordan produktet skal behandles i forhold til integrasjon, kjøp, salg og lager. Du kan f.eks. bestemme om produktet er en Lagervare, Ressurs eller Arbeid/Tjeneste, og bestemme hvordan produktet skal kostnadsføres og hvilke kontoer som skal benyttes for lagerverdi, varekost og salgsinntekter. Dersom du har sporing av varer settes innstillingene for dette her. Innstillinger for behandling av produktet i andre moduler: Lagervare: Lagertransaksjoner ved innkjøp og salg blir kun registrert for lagervarer. Du kan også styre dette i fanekortet Lager. Ressurs: Ressurser kan knyttes til en aktivitet, for eksempel møterom, prosjektorer og liknende. Arbeid/tjeneste: Dersom du har produkter som er av type arbeid eller tjeneste kan du velge dette. Denne innstillingen kan du bruke i f.eks. statistikker. Kampanjeprodukt: Har du produkter som er kampanjeprodukter kan du merke av her. Feltet er til egen informasjon. Provisjon: Sett valg i dette feltet dersom du beregner provisjon for dine selgere i Lønnsregistrering. Hvis dette produktet ikke skal være med i provisjonsgrunnlaget må valget fjernes. Innstillinger for sporing av produkter blir gjennomgått på kurset Viderekommende Innkjøp, Lager/Logistikk. Innstillinger for bokføring av produkter I nedtrekkslistene for Balansekonto for lagerverdi og Kostnadskonto for varekost kan du velge kontoene som skal gjelde for produktet. Her kan du også spesifisere ønskede Salgskontoer for produktet. Hvis feltene står blanke vil standard kontoer benyttes. Du kan også velge hvilket prinsipp som skal gjelde for hvert individuelle produkt dersom du har krysset av for dette i innstillinger for produktmodulen. Ellers gjelder da standardinnstillingen for dette. Husk at disse innstillinger kun vises dersom du har valgt den respektive funksjonaliteten under Firmainnstillinger for produktmodulen. Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 29

30 Diverse Her registreres informasjon om EAN-kode, Tolltariffens varenummer, evt. Prosjekt og Avdeling som er relevante kostnadsbærere ved regnskapsføring ved handel med produktet. MERK: Dersom det først velges et prosjekt på en salgsordre før produktene legges inn, blir overordnet prosjekt gjeldende for alle produktlinjer. Du kan også bestemme om produktet skal settes Inaktivt ved å velge Ja eller Nei i nedtrekkslisten for dette. MERK: Det er ikke mulig å slette et produkt som er tatt i bruk i andre deler av programmet (f.eks. hvis det er fakturert), produktet må i stedet settes inaktivt. For tilgang til ekstra informasjon kan du henvise til en nettside til f.eks. produsent med informasjon om produktet. Adressen til nettsiden legges inn i feltet WWW og via knappen til høyre for feltet side. kan du åpne nettleseren og få tilgang til angitt Du kan også legge inn referanser til bilder og dokumenter om produktet. Ved å klikke på knappen kan du bla deg frem til ønsket bilde- eller dokumentfil. Dette gjelder for Bilde, Lokalt bilde og Dokument. Oppdatering av et utvalg produkter Rutinen Veiviser for produktendringer er et verktøy som forenkler jobben med å endre verdier i produktregisteret. Med dette verktøyet kan du gjøre jobben raskere uten å måtte gå gjennom hele produktregisteret manuelt. Gjennom denne veiviseren kan du spesifisere hvilke felter som skal endres og på hvilke produkter endringene skal gjelde. Verktøyet finner du ved å gå på Vis/Produkt/Oppdatering av et utvalg produkter og fra fokusområde Produkt & Lager. En veiviser vil guide deg gjennom verktøyet. Velg først hva slags informasjon du ønsker å endre på produktkortet. I neste vinduet skal du velge hvilke produkter som skal endres. Du vil så få en oversikt over produktene som er med i utvalget før endringene trer i kraft i siste steg. Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 30

31 Oppgave 1 Opprette et nytt produkt Konsulenttimer. Produkttype er Tjeneste og produktet er fritatt for mva. Legg deretter inn to prislinjer på dette produktet: Nåværende salgspris = 600,- (eks.mva.), pris fra XX (velg årstall selv) = 700,- (eks.mva.). Fyll forøvrig ut den informasjon du synes er nødvendig. Oppgave 2 Det nye store satningsområdet i år blir Interiørkurs som kundene våre får til en billig penge. Registrer produktet, som en tjeneste, uten mva og til produktgruppen: Diverse. Legg inn prisen 2500,- (eks.mva.) Her er avtalen at alle forhandlerne våre får 10 % rabatt på dette produktet, mens Møbelbutikken får 15 % rabatt. Oppgave 3 Vi har begynt å egenprodusere Guru hyller. Registrer produktet, nå som produkttypen blankt produkt. Prisen er 1990,- (eks.mva.) Vi gir kvantumsrabatt som Fra 1. antall på dette produktet. Salg over 10 enheter gir 5 % rabatt, 20 enheter gir 7,5 % rabatt og 30 enheter gir 10% rabatt. Oppgave 4 Opprett produktet Frakt på 550,- (husk å hake av for at produktet er fritatt for rabatter.) Husk også å sette riktig kontering (salgskonto) på produktet under fanekortet Innstillinger. Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 31

32 //32 Innkjøp I denne modulen opprettes bestillinger som kan skrives ut og sendes til leverandør. En slik innkjøpsordre utvikler seg gjennom ulike stadier, kalt Statuser. Modulen hjelper deg å holde rede på hva som er bestilt, og hva som er mottatt fra leverandørene dine. Firmainnstillinger for innkjøp Firmainnstillinger for innkjøp finner du under Innstillinger/Firmadatabase/ Innstillinger per modul /Innkjøp, eller ved å bruke snarveiknappen Innstillinger i innkjøpsmodulen. Her angir du hvilken informasjon som skal kunne endres i ulike statuser ved bruk av modulen Innkjøp. Du kan dermed tilpasse innstillinger for hvordan rutiner skal kunne gjennomføres i denne modulen. Marker avhukningsboksen Tillatt å bokføre innkjøp som ikke er fullt ut mottatt dersom det skal være mulig å bokføre enkeltvarer på et innkjøp selv om ikke alle varene på innkjøpet er mottatt. Valget Skrive ut oversikt over produkter som kan leveres ved varemottak viser ordre som kan leveres som er relatert til mottaket. Under Informasjon som er tillatt å endre på innkjøp med status Bestilt velger du hva brukerne skal kunne endre på et innkjøp der statusen er satt til Bestilt. Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 32

33 Under Informasjon som er tillatt å endre på innkjøp med status Mottatt og Ferdigbehandlet velger du hva brukeren skal kunne endre på et innkjøp der statusen er satt til Mottatt og Ferdigbehandlet. Brukerinnstillinger for innkjøp Gjennom fanekortene i Brukerinnstillinger kan du bestemme hvordan vinduet for innkjøp skal se ut og fungere. På denne måten kan du tilpasse vinduet for innkjøpsmodulen ut fra egne behov. Brukerinnstillingene gjelder kun for deg som bruker og påvirker ikke innstillingene for andre brukere. Brukerinnstillinger for innkjøp finner du under Innstillinger/Brukerprofil/Innstillinger per modul/innkjøp, eller ved å bruke snarveiknappen Innstillinger innkjøpsmodulen. Standardoppsett Du kan velge mellom tre forhåndstilpassede innstillinger. Enkel: Forenkler skjermbildene så mye som mulig og viser bare noen få av feltene. Normal: Viser de vanligste feltene og gjør standard funksjonalitet tilgjengelig. Avansert: Viser de fleste tilgjengelige feltene og gjør all funksjonalitet tilgjengelig. Klikk på aktuell knapp for å velge ett alternativ. i Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 33

34 Innkjøp Her velger du hvilke elementer som skal vises på innkjøpskortet. Legg merke til at med for mange kolonner i produktlisten kan den bli uoversiktlig. Det vil også kunne påvirke hastigheten i modulen. Funksjonalitet Her kan du angi innstillinger for hvordan produktlinjerskal registreres. Innstillinger for å forenkle registreringen av produktlinjer: Her kan du velge kriterier for hva som automatisk skal sende deg videre til kolonnen Bestilt antall ved registrering av produktlinjer. Du kan også velge om en ny rad skal opprettes når du trykker Enter i feltet Bestilt antall. Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 34

35 Innkjøpsmodulen Vinduet for innkjøp er bygget opp på samme måte som alle andre registre i programmet, med ett hovedkort og flere fanekort med inngående informasjon om bestillingen. Informasjon om leverandøren og produktene hentes fra respektive registre. Før du kan benytte innkjøpsmodulen må du ha opprettet leverandøren i leverandørregisteret, og produktet i produktregisteret. Statusene i innkjøpsmodulen vises i nedtrekkslisten øverst til høyre. Bestillingen vil automatisk skifte status etter hvor langt du er kommet i innkjøpsprosessen. Det finnes 5 forskjellige statuser: Ubehandlet: statusen velges for å opprette en ny bestilling. Bestillingen har ikke blitt sendt til leverandør og kan redigeres. Bestilt: Bestillingen er effektuert, dvs. enten skrevet ut og sendt til leverandør eller generert med hjelp av knappen Overføre til bestilt. Mottatt: Varemottak har blitt registrert og lageret er oppdatert. Ferdigbehandlet: Bestillingen kan flyttes til status Ferdigbehandlet når du er ferdig med den. Du bestemmer selv når den skal flyttes. Det kan enten være etter at varemottak er registrert og bestillingen er bokført, eller før det, dersom du ikke ønsker å f.eks. bokføre innkjøpet her. Annullert: Her ligger alle bestillinger som har blitt slettet. Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 35

36 Ny bestilling Et nytt innkjøp kan opprettes på to ulike måter. - Klikk Ny, og velg hvilken leverandør som innkjøpsordren skal sendes til. Denne metoden benyttes når du vet hvilke produkter du vil bestille og fra hvilke(n) leverandør(er). - Klikk nedtrekkslisten til høyre for Ny knappen hvis du vil opprette ett eller flere innkjøp til ulike leverandører basert på en veiviser. Les mer om dette i avsnitt Innkjøpsveiviser. Når du vet hvilken leverandør et innkjøp skal sendes til, og hvilke produkter du vil bestille, kan du opprette innkjøpet uten veiviser. Du velger leverandør og deretter registreres produktinformasjonen under fanekortet Produktlinjer i nedre halvdel av vinduet. - Klikk Ny. En liste med alle leverandører som er registrert i kontaktregisteret kommer opp. - Marker den leverandøren du vil opprette innkjøpet mot, ok klikk OK. Merk at alle feltene i vinduets øvre halvdel nå fylles med informasjon om adresser og leverings- og betalingsvilkår som hentes fra kontaktregisteret for denne leverandøren. - Legg inn produktene som skal bestilles under fanekortet Produktlinjer. Dette kan gjøres på to ulike måter: 1. Klikk Ny og skriv inn produktnummeret i den nye raden. Merk: Du kan enten legge inn produktnummeret du har valgt, leverandørens produktnummer, eller EAN koden for produktet. Det aktuelle produktet hentes inn sammen med informasjon fra produktkortet. Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 36

37 2. Klikk Vis Produktliste for å få opp en liste over produktene. Du kan benytte nedtrekkslisten øverst til høyre i vinduet som et filter der du velger produkttype. Da vil du kun se produktene av typen du har valgt, for lettere å kunne lete fram riktig produkt. Marker produktet og klikk deretter Sett inn. Velger du et produkt som ikke er tilknyttet den aktuelle leverandøren får du spørsmål om du ønsker å opprette leverandørtilknytning. Klikk Ja for å tilknytte det aktuelle produktet til denne leverandøren. For å se produktene som ikke er knyttet mot den valgte leverandøren må filteret deaktiveres fra verktøylinjen i produktlisten Utvalg av/på. Når du har valgt alle produkter registrerer du bestillingsantall og justerer eventuell pris- og rabattnivåer, etc. Sett inn produktlinje: Dersom du ønsker å legge til en linje mellom to produktlinjer kan du bruke denne knappen. Rediger ordrelinjebeskrivelse: Legg til informasjon på produktlinjene. Du kan også hente opp Produktinformasjon som er registrert på produktet. Teksten du legger inn vil vises under produktlinjen på bestillingen. Slett: Slett produktlinjer. Gå til produktkortet: Snarveiknapp til produktkortet til produktet som er markert. Vareflyt: Er aktiv i status Mottatt og Ferdigbehandlet og gir deg informasjon over lagertransaksjonene av de forskjellige produktene. Innkjøpsveiviser: Opprett en ordre basert på bestillingen, eller knytt /reserver bestillingen mot en eksisterende salgsordre. Les mer om det i avsnitt Opprette ordre basert på innkjøp. Tilknytning/Reservering mot salgsordre: Her har man mulighet til å opprette salgsordre basert på et innkjøp eller reservere varer til en spesiell kunde. Dette avhenger av firmainnstillingene for produktmodulen. Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 37

38 Fanekort Tekst: Du kan enten skrive inn en tekst som er unik for dette innkjøpet, eller velge en av de forhåndsdefinerte fasttekstene fra nedtrekkslisten øverst i vinduet. Fast tekst kan du legge inn eller redigere i Standardregister under hovedgruppen Fast Tekst, Innkjøp. Fanekort Diverse: Viser valutainnstillinger for innkjøpet, språkinnstillinger og hvordan innkjøpet skal avrundes. Du velger også formål med innkjøpet her, samt at det vises hvem som har opprettet og eventuelt endret bestillingen. Klikk på knappen Overfør til bestilt øverst i verktøylinjen når du er ferdig med bestillingen. Du vil da få spørsmål om du ønsker å skrive ut bestillingen eller ikke. Du kan også bruke knappen Print for å generere bestillingen, men husk å skrive bestillingen direkte til skriver for at den skal bli effektuert, dvs. overført til status Bestilt. Varemottak Fra status Bestilt genererer du varemottaket. Avhengig av innstillingene du har satt under Firmainnstillinger for innkjøp, har du fortsatt muligheten til å forandre en del informasjon på bestillingen. Klikk på knappen Registrer varemottak øverst i verktøylinjen for å starte mottaket. I vinduet som kommer opp kan du kontrollere/korrigere mottaket. Legg inn riktig antall Mottatt og korriger evt. annen informasjon. Ved å klikke på knappen Splitt linje har du muligheten å dele en produktlinje. Dette kan være relevant når et produkt har f.eks. to lagersteder og du ønsker å fordele mottaket på de to stedene. Trenger du mer informasjon om produktet kan du bruke knappen Gå til produktkort. I dette vinduet er det også mulig å hente opp varemottaket fra andre bestillinger ved å legge inn bestillingsnummeret øverst i vinduet eller søke etter bestillinger ved å bruke knappen. Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 38

39 Klikk på Registrer varemottak når du er fornøyd med resultatet. Registrering av varemottak kan gjøres så ofte du vil. Dvs. dersom du bare mottar delleveringer registrerer du leveringen du har fått og registrerer resten når du har mottatt den. Etter at varemottaket er kjørt første gang legger bestillingen seg i status Mottatt. Den vil bli liggende i denne statusen inntil du flytter den over til status Ferdigbehandlet. Bokføring av bestilling Avhengig av innstillingene du har satt på Firmainnstillinger for innkjøp kan du bokføre bestillingen allerede i status Bestilt selv om det ikke er registrert noen varemottak enda. Har du ikke huket av for Tillat å bokføre innkjøp som ikke er fullt mottatt vil du først kunne bokføre innkjøpet etter at alle varene er mottatt. Du kan selvfølgelig også la være å bokføre bestillingen her og gjør dette manuelt i bilagsregistreringen. Klikk på knappen Bokføre innkjøp bokføringen. øverst i innkjøpsmodulen for å starte I vinduet som kommer opp registrerer du øverst Type faktura. Legg så inn Fakturanr. På produktlinjene har du muligheten å gå nøye gjennom summene, rabatt, konto etc. Du kan også knytte hver linje individuelt mot avdelinger og prosjekt. Klikk på knappen Bokfør når du er fornøyd. Du vil nå få opp informasjonen om bilagsnummer i Hovedbok. Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 39

40 Bokføre Toll/Spedisjon Når du kjøper inn varer kan det følge med faktura for frakt fra selskapet som har levert varene og fra Tollmyndighetene for innførsel av varer og eventuell MVA man må betale. For å bokføre dette, klikk på Bokføre innkjøp Toll/Spedisjonsfaktura i nedtrekkslisten Type faktura. og velg - Velg Leverandørnr. Du kan klikke på Søk knappen for å finne frem til leverandøren (Toll/Speditøren). - Skriv inn Fakturanummer du har fått oppgitt. - Kontroller at Fakturadato og Forfallsdato stemmer med leverandørfakturaens dato. - Skriv inn KID-nummer. - Kontroller Remittering, Valuta mot innstillingene på leverandøren. - Skriv inn leverandørfakturaens beløp for Frakt/Spedisjon, Ekspedisjon, Avgifter, Fortolling, Innførsel mva. og eventuelt Annet. - Skriv inn eventuell Øreavrunding. - Klikk Bokfør. Innkjøpsordren er registrert og den har fått et bilagsnummer, for eksempel IF1, og er overført til hovedboken. På innkjøpsordren oppdateres kolonnen Bokført Lev.Fakt med det bokførte antallet. Status på innkjøpsordren er Mottatt. Ferdigbehandle innkjøp Når du er ferdig med innkjøpet kan du registrere den som Ferdigbehandlet. Klikk på knappen Ferdigbehandle innkjøp øverst i innkjøpsmodulen og innkjøpet vil bli flyttet til status Ferdigbehandlet. Du bestemmer selv når et innkjøp er ferdigbehandlet. Det kan være når alle varene er mottatt og innkjøpet er bokført, men noen ganger blir kanskje bare en del av varene levert og du ønsker å ferdigbehandle innkjøpet tidligere. Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 40

41 Duplisere Klikk på knappen Kopier innkjøp øverst i innkjøpsmodulen dersom du ønsker å duplisere et innkjøp. Knappen kan brukes i alle statuser og det vil alltid opprettes en ubehandlet bestilling med akkurat den samme informasjonen som i bestillingen det ble kopiert fra. Annullere/Kreditere bestilling Klikk på knappen Slett i innkjøpsmodulen for å annullere en bestilling. Dersom du sletter bestillingen før du har registrert varemottaket vil bestillingen endre status til Annullert. Dersom du allerede har registrert varemottak vil bestillingen endre status til Ferdigbehandlet. Merk: Du må manuelt korrigere lagerbeholdning, dersom varene skal ut av lageret igjen. Dette gjør du ved å klikke på knappen Registrer varemottak. I vinduet som kommer opp huker du av for Vis også mottatte produktlinjer. I kolonnen Tidligere mottatt vil du se varemottaket du har registrert. Korriger den i kolonnen Mottatt. Bruk negativ fortegn, dersom mottaket skal føres tilbake. Avslutt med å klikke på Registrer varemottak. Dersom bestillingen allerede er bokført må du kreditere den. For å kreditere en bestilling klikker du på knappen Bokføre innkjøp. Velg Kreditnota som Type faktura. Alle tidligere bokførte produktlinjer på det innkjøpet vil nå vises i vinduet. Du kan nå kreditere hele eller deler av innkjøpet. Du velger selv hva du ønsker å kreditere ved å sette det antallet produkter du ønsker å kreditere med negativ fortegn i kolonnen Bokføres. Klikk Bokfør når du er ferdig og innkjøpet vil nå krediteres i regnskapet. Dersom du ønsker å ta varene ut av varelageret, svar Ja på spørsmålet Skal produktene tas ut av lageret. Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 41

42 Oppgave 5 Opprett et innkjøp til leverandøren Miranda og sett inn 10 stk Bord Isabella og 10 stk Stol, AVANT S11. Registrer både varemottak og bokfør bestillingen med fakturanummer Oppgave 6 Du oppdager at det er feillevering fra leverandøren og du vil returnere varene. Opprett en kreditnota av innkjøpet fra oppgave 5 og sørg for at varene blir tatt ut av varelageret. Opprette ordre basert på innkjøp I veiviseren Opprett ordre basert på innkjøp kan du opprette salgsordre basert på et eksisterende innkjøp. Dette gjøres ved hjelp av knappen med den lille pilen helt til høyre under fanekortet Produktlinjer. - Klikk og velg Opprett ordre basert på innkjøp. - Veiviseren viser da informasjon om det innkjøpet som ordren vil ta utgangspunkt i. Klikk Neste. - Velg hvilken kontakt du skal opprette ordren mot. Klikk Neste. Velg underlag for kostpris og salgspris på salgsordren, og velg hvilken informasjon du ønsker skal overføres til salgsordren. Klikk Neste. Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 42

43 - Kun dersom kunden allerede har en salgsordre som er ubehandlet: Velg om du ønsker å Oppdatere en eksisterende salgsordre med nye produktlinjer eller opprette en Ny. Klikk Fullfør for å opprette salgsordre. - Veiviseren viser nå ordreinformasjon om salgsordren som er opprettet. Klikk Lukk eller Avbryt for å lukke veiviseren.det har nå blitt opprettet en ny ordre basert på innkjøpet. Varetelling Denne modulen er det eneste stedet i programmet hvor det er anledning til å endre varebeholdningen direkte. Varetellingsmodulen finner du under Vis/Lager/Varetelling og fra fokusmenyen Produkt & Lager. - Velg lageret du ønsker å starte varetelling for i nedtrekkslisten. - Klikk Utvalgsinnstillinger for å sette eventuelle utvalg for hvilke produkter som skal vises i listen. Merk at du også kan klikke på kolonneoverskriftene for å sortere listen etter hver enkelt kolonne. - Registrer ny beholdning i kolonnen Opptalt beholdning for alle produkter der beholdningen skal endres. - Klikk Skriv ut for å skrive ut en varetellingsliste som dokumenterer tellingen. - Klikk OK Dersom du klikker Avbryt under varetelling kan du annullere den påbegynte varetellingen. Ved annullering vil ikke endringene lagres, men dersom du svarer Nei til å annullere, lagres de opplysninger du har registrert, og du kan oppta den samme varetellingen senere. Velger du senere å fortsette en varetelling, vil kun de produktene som lå i produktdatabasen da du startet varetellingen listes opp. På denne måten slipper du å forholde deg til produkter som har blitt lagt inn etter, eller mens, varetellingen ble gjennomført. I tillegg er det et valg for Nullstill lager i dette bildet. Denne funksjonen brukes til å tømme valgt lager for alle varer. Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 43

44 Oppgave 7 Opprett et innkjøp til leverandøren Møbelsnekker Morten Solem AS på 1 stk Resepsjonsdisk, ENKEL. Velg å bestille varen, og når innkjøpet er i status Bestilt, skal du opprette en ordre basert på innkjøpet. Denne ordren er til kunde Ski Storsenter. Hvilket ordrenummer ble automatisk opprettet? Oppgave 8 Du teller varelageret ditt og oppdager at du har en differanse i fysisk lagerbeholdning i forhold til hva systemet forteller deg. Opprett en varetelling og juster varebeholdningen på følgende varer: Brannskap, 3001 ny beholdning er 12 Dokumentskap, PEGASUS-60 ny beholdning er 3 Skrivebord, P20 ny beholdning er 7 Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 44

45 //45 Rapporter For å komme til rapportmodulen kan en bruke rapportknappen fra hovedbilde, det er også mulig og gå på Fil/Skriv ut. I rapportmodulen vil man finne alle de andre modulene i mamut listet opp på venstre side. Det ligger også noen ekstra valg der for Favoritt, 20 siste og Journaler. Rapportene som finnes under den aktuelle modul vil da komme til syne i midten av bilde, det er også en informasjonsrute nede til høyre som forteller hva rapporten inneholder av informasjon. Når ønsket rapport er valgt kan man endre utskriftsformatet under Send til på høyre side. Det anbefales å ta den til Forhåndsvisning slik at man får et inntrykk av hvordan rapporten ser ut før en eventuelt velger å skrive den ut. Når en velger Skriv ut så kommer det opp et Utvalgsvindu her bestemmer man hva som skal være med av informasjon på rapporten. Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 45

46 TIPS: Vi anbefaler å benytte seg av knappen Brukerinnstillinger Du kommer da til dette vinduet. (Ctrl+I) Her bør Standard rapportområde settes til Firmarapporter, dette for å få frem eventuelle endringer som er gjort på rapportene, det kan det være logo eller andre justeringer gjort på rapportene. Format på vedlegg til e-post kan også endres til PDF da dette ofte ser penere ut for mottaker. Er det ønskelig med favorittrapporter kan man høyreklikke på valgt rapport og velge legg til som favorittrapport. Det er mulig å egendefinere rapportnavnet og man kan også angi standard utvalg (på de fleste rapporter) for rapporten. Det er også mulig å lage det som kalles rapportpakker dette gjøres fra knappen (Ctrl + O). Ved å lage rapportpakker kan en sette samme flere rapporter som skal skrives ut samtidig, for eksempel dersom revisor ønsker en gitt mengde rapporter. Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 46

47 //47 Mamut One Hva er Mamut One? Mamut One er en komplett løsning for din bedrift, bygget opp av to elementer - en programvaredel og en tjenestedel. Kombinasjonen gir deg full funksjonalitetsrikdom samtidig som du får full frihet til å arbeide fleksibelt. Programvare i Mamut One Ledelse/Rapporter Økonomi/Regnskap Kontaktoppfølging (CRM) Salgsstøtte Innkjøp/Logistikk Lønn/Personal Ti meregistrering Nettsted/E-handel Tjenestene i Mamut One Mamut Online Desktop Mamut ez Publish Microsoft Exchange Online Microsoft SharePoint Microsoft Lync Online Mamut Online Survey Microsoft Office 365 Mamut Online Backup Del informasjon med flere ansatte Effektiv håndtering av regnskap og lønn Profesjonell salgs- og kundeoppfølging (CRM) Kontroll på innkjøp, lager og logistikk Styr aktiviteter, timer og prosjekter Selg mer med integrert nettbutikk Online-funksjonalitet sikrer mobilitet Enkel tilgang til alle rapporter og analyser Brukervennlig og mest for pengene Enkel tilpasning av løsningen til dine behov M a m u t O Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 47

48 //48 Mamut Online Desktop Kontaktoppfølgning i Mamut Online Desktop Med Mamut Online Desktop er det mulig å få tilgang til deler av ditt Mamut-system samt en rekke andre nettbaserte tjenester via Internet. Registrer kundeinformasjon, ta fram viktige nøkkeltall eller kommuniser via e-post uansett hvor du befinner deg - på kontoret, hjemme eller på reise. Med Mamut Online Desktop får du blandt annet tilgang til følgende tjenester: Synkronisering Informasjon fra ditt Mamut-system på din PC/ditt nettverk synkroniseres kontinuerlig med Mamut Online Desktop. Online Kontaktoversikt Oversikt over dine kunder, leverandører og kontakter online. Opprett, se og rediger kontakter og kontaktpersoner hvor som helst, når som helst via Internett. Online Aktivitet og Kalender Se, rediger og opprett aktiviteter mot dine kontakter, ansatte og prosjekter via Internett. Administrere kontakter i Mamut Online Desktop Du kan opprette nye kontakter hvor og når som helst med Mamut Online Desktop. Informasjon som registreres via nettleseren, samt lokalt i ditt Mamutsystem, synkroniseres kontinuerlig. Dermed har firmaet ditt alltid tilgang til oppdatert informasjon. Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 48

49 Under Kontakt kan du vise og redigere kontaktene og kontaktpersonene som allerede er registrert i Mamut Business Software. Du kan dessuten opprette nye, redigere og administrere all informasjon relatert til dine kontakter. Kontaktvinduet er likt det du finner i programmet Mamut Business Software. Det er delt opp i to hoveddeler. Praktiske funksjoner i kontaktvinduet for å effektivisere din hverdag: Kart: Viser kontaktens adresse på et kart. Kartet vil åpne i et nytt vindu. Reiserute: Viser reiserute fra din adresse til kontaktens adresse. Kalender i Mamut Online Desktop Den nettbaserte kalenderen er en integrert del av aktivitetsfunksjonaliteten. Kalenderen kan vises som en personlig kalender Min kalender, som bare Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 49

50 viser dine aktiviteter, eller som en medarbeidere eller ressurser. Felleskalender som viser aktivitetene til dine I kalendervisningen ser du både aktiviteter du er ansvarlig for, og de du er tilknyttet som ansatt. Du kan velge mellom visning av 1 dag, 5 dager (arbeidsuke), 7 dager (kalenderuke) eller 31 dager (måned). Du kan opprette nye aktiviteter direkte i kalenderen ved å dobbeltklikke på et ledig område. På samme måte åpner du opprettede aktiviteter ved å dobbeltklikke på dem. Ved å klikke i oversiktskalenderen øverst til høyre kan du navigere deg frem eller bakover i tid. I felleskalenderen kan du vise timeplanen til flere ansatte/ressurser samtidig. I verktøylinjen kan du velge mellom tre ulike visninger: Felles (alle ansatte og ressurser), enkel (for en ansatt eller ressurs) eller egendefinert (valgfrie ansatte og ressurser). Merk: Hvilke tjenester du har tilgang til avhenger av hvilke produkter du har fra Mamut. Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 50

51 Salg i Mamut Online Desktop Arbeidsområdet Salg gir deg nettbasert tilgang til de viktigste funksjonene innen salg. Opprett og rediger salgsordrer, generer f.eks. ordrebekreftelser som PDF og vis eksisterende ordrer, fakturaer og kreditnota, hvor og når som helst. I Arbeidsområdet Salg finner du informasjon om kunder, lager, kostpris og dekning på produktlinjer. Arbeidsområdet Salg gir deg på den måten mulighet til å opprette salgsordrer eller skrive ut en ordrebekreftelse direkte fra kontoret til kunden. Alle endringer du gjør i ordrer eller innstillinger i Mamut Business Software, som påvirker lagerbeholdning, lokasjon, mva-håndtering og betalingsbetingelser, vil synkroniseres og oppdateres på Mamut Online Desktop. Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 51

52 //51 mymamut Kontrollpanel mymamut er et kontrollpanel som samler administrative tjenester som Mamut Supportsenter, fakturahistorikk/betaling, brukeradministrasjon, Mamut Online Backup og Office 365. Mamut ID For å logge inn på mymamut vil du trenge en Mamut ID. Mamut ID er en felles innloggingstjeneste for en rekke tjenester som Mamut Online Backup, mymamut og Mamut Online Desktop. Mamut sender ut en Mamut ID invitasjon til Administratoren for tjenesten hos dere. Funksjonalitet Administratoren kan opprette brukere som gis tilgang til funksjonalitet i mymamut, opprette brukere til Mamut Online backup og Office 365. Administratoren kan også aktivere og administrere Mamut ez Publish, Domene, Microsoft Office 365, Mamut ez Publish, Linux Web Server, Microsoft SQL, MySQL, og Windows Web Server. Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 52

53 //53 Mamut Online Backup Mamut tilbyr en tjeneste ved navn Mamut Online Backup til alle virksomheter og privatpersoner. Mamut Online Backup er en nett-basert, sanntids backup og lagringstjeneste. Mamut Online Backup er enkel å bruke og den krypterte sikkerhetskopieringen foretas kontinuerlig mens brukeren er tilknyttet Internett. Mamut Online Backup jobber automatisk i bakgrunnen og sikkerhetskopierer dine filer i det øyeblikket de opprettes eller endres. Dataene krypteres på din PC og overføres sikkert til Microsofts Azure plattformen som tilbyr noe av den sikreste og pålitelige lagringen som er tilgjengelig. Dataene krypteres med din private krypteringsnøkkel som kun du har tilgang til. Installasjon Du laster ned og installerer Mamut Online Backup fra velger hvilke mapper du ønsker å sikre og det er det hele. Tilgangen til dine data sikres gjennom din e- postadresse og det passordet du selv bestemmer, samt din personlige krypteringsnøkkel. Dermed har du en sikker løsning for dine viktigste data. Systemkrav Mamut Online Backup krever at din maskin kjører på Microsoft Windows operativsystem. Det anbefales at du kjører på Windows XP, Vista eller Win7. På kan du til en hver tid sjekke systemkrav. Det anbefales bredbånd for effektiv utnyttelse av Mamut Online Backup. For ytterligere informasjon se Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 53

54 //54 Fasit oppgave 1-8 Oppgave 1 Gå inn i produktmodulen (Vis/Produkt/Produktregister), og trykk Ny knappen øverst til venstre. Velg Arbeid/Tjeneste. Godta enten det forslåtte produktnummeret eller overstyr dette til alfanumeriske tegn. Legg inn produktbeskrivelsen Konsulenttimer. Sett Inngående og Utgående mva til Ingen avgift/avgiftsfri. Legg inn to prislinjer, først en med å redigere eksisterende prisline den andre med å trykke på Ny knappen mens fanekortet Pris er aktivt Oppgave 2 Registrer produktet som en Arbeid/Tjeneste. Slik skal hodet på produktkortet se ut: Legg inn prisen på produktet under Pris-fanekortet. Skal se slik ut: Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 54

55 Legg inn rabatt mot Forhandler-kategorien. Skal bli slik: Legg inn rabatten mot Møbelbutikken. Skal se slik ut: Oppgave 3 Registrer nytt produkt, denne gangen som Blankt produkt. Hodet i produktkortet skal bli slik: Pris skal bli slik: Kvantumsrabatt legges inn under fanekortet Rabatt og skal bli slik: Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 55

56 Oppgave 4 Oppgave 5 Opprett nytt innkjøp: Ved bokføring, tast inn fakturanummer 12345: Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 56

57 Oppgave 6 Gå til innkjøpet og klikk på Bokfør og velg Kreditnota i nedtrekkslisten Type faktura, tast inn kreditnotanummer og overskriv kollonnen Bokføres med foran antallet: Svar Ja. Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 57

58 Oppgave 7 I 2. bilde i veiviseren, velg kunde Ski Storsenter Videre i veiviseren, velg alle standard valg. Mamut Academy Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering 58