Veiledning i reservasjon av rom i TimeEdit ved HIALS

Transkript

1 Veiledning i reservasjon av rom i TimeEdit ved HIALS Dato Sist revidert Versjon Revidert av ,1 MAHA ,2 MAHH ,3 MAHH MAHH 1

2 Innhold 1. Indledning Forsiden av TimeEdit web Fremsøg et rom Fremsøk rom ved hjelp av kategorier Søk på tilgengelige rom Reservasjon av et rom Bekreftelse av reservasjon Endre/slette en opprettet reservasjon

3 1. Innledning Både lærere og studenter har mulighet for å reservere rom til bruk for møter, gruppearbeid og lignende gjennom TimeEdit web. Som utgangspunkt kan alle rom som er satt opp i TimeEdit reserveres, om de er ledige. Tilgang til reservasjon av rom foregår via link på www. hials.no. Link heter «romreservasjon». Der skal benyttes Feide-pålogging. Det er ikke mulig å reservere rom i f.eks. høstsemesteret, når timeplanlegningen for det semesteret pågår. Da vil kalenderen være stengt. Om det er nødvendig med rom i denne periode, kontaktes timeplanlegger. Der er retningslinjer som skal overholdes ved studentreservasjon av rom i TimeEdit. Disse retningslinjer er som følger: Man kan kun reservere rom en uke frem i tid. Man kan kun reservere et rom i 3 timer av gangen. Hvis man ikke møter frem til et reservert rom senest 15 minutter etter reservert tid er påbegynt, kan andre studenter fritt benytte rommet. Husk å avbestille reservasjon av rom som ikke skal benyttes. Når rom avbestilles så får andre studenter mulighet for å planlegge og reservere rom. Hvis det er problemer med reservasjon av rom i TimeEdit web, kontakt da Malene Haahr i Studiesektionen på Mahh@hials.no 3

4 2. Forsiden av TimeEdit web Forsiden til reservering av rom inneholder forskjellige funksjoner som kan benyttes til bl.a. fremsøkning, reservering av rom og visning av allerede reserverte rom. Se figur 1: 1. Visning av trinn til orientering. 2. Datofelt. Benyttes ved fremsøkning og booking av rom. 3. Søkefunksjon "Vis tilgjengelige rom". 4. Søkefunksjon «Søk Rom». Felt til inntastning av romnummer eller navn på rom. 5. Kategori til filtrering av søkning. Det kan velges fra «Romtype». 6. «Mine reservasjoner». Visning av aktive reservasjoner Figur 1. Forsiden av TimeEdit web 4

5 3. Søk fram ett bestemt rom Start med å velge den dato, hvor et rom ønskes reservert. Dato inntastes i datofeltet øverst til venstre eller velg dato i kalenderen. I kalenderen kan en klikke seg frem og tilbake mellom aktuelle måneder. Velg en dato for reservasjonen. Se figur 2. Figur 2. Velg en dato for reservasjon Når den ønskede dato er valgt, skal der søkes på selve rommet. Skriv inn det rom som ønskes reservert f.eks. rom F414 i feltet «Søk rom». Klikk på knappen «Søk». Se figur 3. Figur 3. Søk på ledige rom Søkeresultatet vil blive presentert i en visning rett under søkefeltet. Se figur 4. 5

6 Figur 4. Presentasjon av søkeresultat Hvis dette rommet ikke er ledig på angitt dato, vil det stå følgende tekst i søkeresultatet «Ingen søkeresultater». Se figur 5. Figur 5. Ingen søkeresultat Fremsøk da et nytt rom i feltet «Søk rom». 6

7 4. Søk rom ved hjelp av kategorier Det er mulig å benytte kategorifunksjonen «Romtype» ved fremsøkning av rom. Med denne funksjonen er det mulig å finne en liste med rom, som man kan velge ut fra. Dette er en fin mulighet for søkning, hvis man ikke vet hvilket nummer eller navn et rom har. Likeledes kan man velge kun at fremsøke grupperom eller datarom, alt efter hva behovet er. Velg først dato. Feltet «Søk Rom» skal være tomt. Klikk på knappen «Auditorium» ved kategorien «Romtype». En liste med rom tilhørende kategorien «Auditorium» vises som søkeresultat. Se figur 6. Figur 6. Søkning på kategorien «Romtype» Av listen vil fremgå hvor mange plasser de fremsøgte rom har, hvilken type rom der er tale om og navnet på rommet. Det kan være enten et nummer eller et navn. På HIÅ har auditorierne navn, ikke numre. Se figur 6. 7

8 5. Søk på tilgengelige rom Det er mulig å foreta en søkning ut fra de rom som er ledige, på den dato, man har angivet. Det gjøres på følgende måte: Velg en dato. Kryss av i feltet «Vis tilgjengelige rom» og velg et tidsrom hvor reservasjonen skal gjelde. Her er valgt mellom klokken Se figur 7. Klikk på «Søk». Figur 7. Velg et tidsrom for reservasjon Det vil komme en liste med alle ledige rom gjeldende for den dato og tidsperiode som man har angitt. Se figur 8. Figur 8. Visning av ledige rom på det valgte tidsrom 8

9 6. Reservasjon av et rom Den videre fremgangsmåte med reservering av rom er den samme om man velger å søke på et rom i søkefeltet (kapitel 3), om man velger at benytte seg av søkning fra kategorien «Romtype» (kapitel 4) eller om man velger å benytte seg av lista med ledige resurser (kapitel 5). I nedenstående eksempel er det valgt en dato og søkt et rom fra kategorien «Romtype». I «Søkeresultat» klikkes på den linje for det rom som ønskes reservert. I dette eksemplet skal rom C226 reserveres den 8. september Se figur 9. Figur 9. Velg at rom at reservere Etter klikk på det rom som ønskes reservert, vil det fremkomme en kalendervisning, innen aktuelle uke, for den valgte dato, hvor det er mulig at reserverer rommet jf. Retningslinjer for romreservasjon (se innledning). Av kalenderen kan man se når det valgte rom er ledig. Se figur 10. Hvis rommet er opptatt er det markert med blå felter i kalenderen. Da kan rommet ikke reserveres. Den grå farge i kalenderen angir hvor i uka det kan bookes fra, da fargen følger dags dato og tidspunkt. Den hvite farge i kalenderen angir at det valgte rom er ledig, og kan reserveres. 9

10 Rom kan ikke reserveres Figur 10. Kalendervisning av når rommet er ledig Rom kan reserveres Nederst i bildet står de opplysninger om det rom man ønsker å reservere. Det er opplysninger om det valgte rom med navn eller nummer, antall plasser i rommet, hvilken type rom der er tale om samt hvor rommet er plasseret (I dette eksempel er det Hovedbygget). Se figur 11. Figur 11. Opplysninger om reservasjonen Vær oppmerksom på at det er stengt for reservasjon av rom i den periode hvor der legges timeplan for det kommende semester. I så fall vil kalenderen være grå, og det er ikke mulig å reservere rom. 10

11 Det valgte rom reserveres ved å klikke i kalenderen på den dag (dato) som rommet ønskes reservert. I en boks skal det angis et klokkeslett for reservasjonen. Boksen kommer frem ved klikk i kalenderen. Klikk i kalenderen på den dag du ønsker at reservere et rom. Angi et klokkeslett med start- og sluttidspunkt. Når klokkeslett er valgt klikkes det på «OK» i boksen. Figur 12. Figur 12. Angi et klokkeslett for reservasjonen Etter klikk på «Ok» er reservasjonen en foreløpig reservasjon. Man vil få en foreløpig bekreftelse på de valg man har foretatt for reservasjonen. Se figur

12 Figur 13. Sjekk den foreløpige bekreftelsen Det er viktig å sjekke de valg man har gjort for reservasjonen. Er alt korrekt? Hvis man ønsker å gjøre en endring av sin reservasjon, så klikkes det på «Trinn 1». Se figur 14. Figur 14. Ved endring av reservasjon gå tilbake til trinn 1 En ny reservasjon kan gjøres eller andre valg kan tilføyes reservasjonen, for eksempel dato, dato eller rom (fra kapitel 3). 7. Bekreftelse av reservasjon Når den foreløpige reservasjonen er kontrollert og alt er OK, skal reservasjonen gjennomføres. Det er mulig å tilføye en beskjed til reservasjonen. Beskjeden blir synlig på timeplanen. Se figur 15. Det kan være navn på den person som reserverer rommet, en lesegruppe, et prosjekt eller lignende. Reserver det valgte rom ved å klikke på knappen «Reserver». Se figur

13 Tilføy en beskjed til reservasjonen Figur 15. Skriv en beskjed på reservasjonen Det vil komme en bekreftelse på at reservasjon er ferdig og gjennomført. Av bekreftelsen vil fremgå opplysninger (dato, tid og rom) om den reservasjon man har gjort i TimeEdit. Se figur 16. Figur 16. Bekreftelse på reservasjonen Det er mulig å reservere flere rom ved klikk på «Book mer». Da kommer man frem til forsiden og starter med en helt ny reservasjon. Klikk på knappen «Send bekreftelse» for at få tilsendt en bekreftelse på reservasjonen til egen e-post. Se figur

14 Skriv inn e-postadresse i feltet «E-postadresse». Bekreftelse på reservasjon av rom sendes til denne e-postadresse. Det er mulig å tilføye e-post adresse til andre personer som skal delta i møtet. Se format for inntastning av flere e-post adresser i figur 17 i felter «E-postadresse». Likeledes kan det i feltet «Melding» tilføyes en melding til møtedeltagerne. Denne melding vil ikke være synlig for andre enn de personer som e-posten sendes til. Se figur 17. Figur 17. Send bekreftelse og melding til møtedeltakere Klikk på knappen «Send bekreftelsen». 14

15 Der vil bli sendt en e-post med opplysninger om reservasjon til den/de e-postadresser som ble angitt. Se figur 18. Figur 18. E-post med bekreftelse fra TimeEdit Reservasjonen vil fremgå av kalenderen i TimeEdit web. Se figur 19. Reservasjonen Figur 19. Reservasjonen er synlig i kalenderen 8. Endre/slette en opprettet reservasjon Det er ikke mulig å endre en reservasjon som allerede er opprettet. Eksisterende reservasjon må slettes og en ny opprettes Man sletter en reservasjon på følgende måte: Den letteste måte at fremsøke en bekreftet reservasjon på, er ved å finne reservasjonen under «Mine reservasjoner» nederst i skjermbildet på forsiden. Se figur 1 i kapitel 2. «Mine reservasjoner» gir en visning og oversikt over de reservasjoner, man har opprettet (historikk). Se figur

16 Figur 20. Mine reservasjoner overblikk over egne reservasjoner Klikk på linjen for reservasjonen som ønskes slettet. Det vil fremkomme en boks som givr mulighet for endring av reservasjonen. Se figur 21. Figur 21. Boks til sletning av reservasjon Klikk på knappen «Endre» i boksen. Det vil fremkomme en knapp for avbestilling av reservasjonen. Se figur

17 Figur 22. Klikk for at avbestille reservasjon Klikk på knappen «Avbestill» og bekreft avbestillingen av reservasjonen. Reservasjonen er slettet fra kalenderen og rommet kan reserveres av andre. Det er ikke mulig å slette andre reservasjoner enn dem man selv har opprettet. 17