ÅRSMØTE. Torsdag 22. November SAKLISTE. ÅRSMELDINGER REGNSKAP BUDSJETT

Transkript

1 ÅRSMØTE Torsdag 22. November SAKLISTE. ER REGNSKAP BUDSJETT

2 1

3 VERDAL ORIENTERINGSKLUBB ÅRSMØTE 2007 I Volhaug Grendehus Torsdag 22.november kl SAKLISTE 1. ÅPNING. 2. VALG AV DIRIGENT OG REFERENT. 3. GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. 4. ER: 1: STYRET 2: UTI-komiteen 3: TUR-O-komiteen 4: KART- komiteen 5: ØKONOMI- komiteen 6: SKIHYTTE- komiteen 5. REGNSKAP OG REVISJONSRAPPORT 6. INVESTERINGER 7. BUDSJETT FOR ÅR 2007 (Herunder fastsettelse av kontingent for 2008) 8. VALG Kaffeservering. Orientering om kommunal tråkkemaskin. 2

4 4. Årsmeldinger 4.1 Styret Styret har i 2007 bestått av: Leder: Nestl./sekretær: Økonomi: UTI: Tur-o: Kartleder: Leder hyttekomiteen: Leder Løypekomite: Kjell Lundsaunet Jan Erik Grønn Ivar Sveberg Gunnhild Bredesen Magnhild Kvaal John Kvaal Morten Sveberg Inge Hafstad Lagets kasserer : Ivar Sveberg, Materialforvalter: Magnhild Kvaal, Redaktør Meldeposten : Arnhild Brustad Vi har arrangert Bjørksprett, KM langdistanse, natt-km, to bygdakamper og treningsløp, til sammen 24 løp fra april til oktober. Vi har hatt deltakere på NM, junior og senior. MNM, samt alle KM og på de kretsløp som er arrangert i Nord-Trøndelag. Vi har fått flere pallplasseringer både i KM og MNM. Bygdakampen befestet sin posisjon som massemønstring, det ble satt rekord både totalt, med ca 1800 starter, og i ett enkelt løp. Løpet i Balhaldmarka hadde 360 deltakere, det til tross for sur vind og snøbyger! Selv om Frol nok en gang tok sammenlagtseieren, er det veldig moro at så mange tar turen og prøver seg i skogen. Vi sliter litt med å få noen av disse til å prøve seg også på andre treningsløp, og kanskje til og med på kretsløp. Grendestafetten ble arrangert siste helga i september med veldig bra deltakelse. Stien fra Ydsedalen til skihytta har fått en etterlengtet utbedring denne sommeren. Det er meningen at det skal bli så tørt og fast bunn at det blir en bedre tursti på sommeren. En annen fordel med dette er at det trengs svært lite snø før det kan kjøres skispor. Også denne høsten åpnes skihytta for servering, slik at de som ønsker det kan legge søndagsturen dit, enten ved å gå fra Ydsedalen, eller å kjøre bil til hytta. Verdal ok fikk forespørsel om å delta som bøssebærere i Volhaugen under årets TV aksjon. Dette ble gjennomført på en meget god måte. En stor takk til en gjeng sporty bøssebærere. Vok har vært representert på NTOK Kretsting, Årsmøte i Verdal idrettsråd, Ole Morten leder teknisk råd i NTOK Vil til slutt takke alle som har deltatt på løp, både som arrangører og løpere, for innsatsen i året som har gått. Også en stor takk til alle mannskaper på Skihytta gjennom hele sesongen. Ønsker alle en riktig god jul og et godt nytt år! Kjell Lundsaunet 3

5 4.2 UTI-komiteen UTI har bestått av: Gunhild Bredesen (leder), Anton Bjartnes(oppmann), Kurt Ove Melby(utdanning), Ole Morten Frøseth(ungdomsrep), Line Okkenhaug(vara) Det har vært holdt 4 ordinære UTI-møter, samt utbredt elektronisk samarbeid. Gildesprinten VOK har arrangert Gildesprinten i to dager ved Vinne skole for Vinne, Stiklestad, Verdalsøra, Garnes, Volden, Vuku og Ørmelen. 502 elever fra 5.-7.kl. Jon og Kjetil var løypeansvarlig og arrangerte sammen med Svein Arnt, Johannes, Kari, Modulf. Vi opplevde positiv respons fra både elever og lærere. Deltakerantallet nærmer seg smertegrensa i forhold til kvaliteten på arrangementet. Gildefondet UTI følger opp og søker på dette 2 ganger i året. Treningsgrupper Vinteren 2007 var snøløs i perioder og det ble arrangert en del O-tekniske treninger i tillegg til 14 O-teknisk treninger som var planlagt på aktivitetskalenderen Innetrening Det har vært vintertrening ved Stiklestad skole hver onsdag. Oppmøtet har vært jevnt godt; mellom 12 og 15 i alle aldre. Hyggekveld og premieutdeling. Det ble arrangert i Volhaugen sammen med tur-o-komiteen Bygdakamp Etter den spennende avslutningen på fjorårets bygdakamp, var alle motivert for revansje. Men vi måtte se oss slått noe klarere av Frol i år. Våre bygdakamper har vært lagt opp med fine samlingsplasser og løyper som passer alle. Ikke minst er resultatservisen den raskeste av alle. Vi har fått lagt inn at resultater som kommer i avisa også inneholder lagspoeng og stillingen i BK. Idrettsskolen i Vinne og i Leksdal Anton har holdt 3 kvelder med orienteringsinstruksjon gjennom idrettsskolen i Vinne. I år kolliderte det med andre arrangement i bygda så oppmøte var litt mindre en tidligere år. Gunhild hadde tilsvarende i Leksdal il. Der var det til sammen 12 som deltok. Premie for de som deltok på alle var gratis familebill. på en av de 2 første bygdakampene. Aktivitetskvelder og bli-kjent Det ble arrangert 2 kvelder med forskjellig o-aktiviteter. 1.kveld på Nordbergshaugen, 2.kveld på Skihytta Instruksjon i Vuku skole Svein Arnt og Dag var med en klasse til Blommen og bistod med instruksjon. Avslutningstur til Loffelunken og Elgjakten Til sammen 45 VOK inger reiste til Sverige med buss og egen sjåfør. Avreise fredag. Trivelig og fin tur og med så stor oppslutning Grendastafetten Ble arrangert på skihytta med vaffel og kaffesalg. I år var antall lag 16, som er en nedgang fra i fjor. Bamsen har flyttet til Sjøbygda og bor hos Linnea Lyngstad. 4

6 Løpermøte Treningsgruppene hadde pizzaavslutning på Siciliana før vårsesongen. I forbindelse med sprinten i Vinne ble det holdt løpermøte. Det ble informert om kommende sesong. Vi leide IBAS med løpetur først og evaluering/planleggingsmøte på høsten. Nord-Trøndelag O-kretssamlinger Samlinger i treningsrådets regi. Våre løpere har deltatt på 3 samlinger. O-troll. På våren arrangerte Frol O-troll-leir ved Vulusjøen I høst var det NTOKs o-troll-leir på Tuv(6 deltakere og rekord på antall til sammen). Vi hadde deltakere på begge. Jukola VOK stilte herrelag. Hovedløp og O-landsleir Per Marius NM-junior og stafett Jon, Kjetil og Jørgen NM senior Anton tok 7.plass i Ultralang Hjemmesida Ole Morten oppdaterer hjemmesida så det ligger hele tida ny informasjon der. Samtidig som man kan gå inn og se tilbake på eldre ting. Informasjonsbrosjyre Det er blitt trykt opp en brosjyre om VOK. Denne inneholder informasjon til nye medlemmer. Ranking Målet med rankingen var å gi høyere status til noen løp. 20 løpere deltok på 5 av 7 løp. Økning med 1 fra i fjor. Økt kvinneandel. Oppsummering. Treningsgruppene har etablert seg som et fast tilbud. Det er viktig å ta vare på de flotte ungdommene, både med å gi de et tilbud om trening og ikke minst den sosiale biten. Det fungerer veldig godt med oppsett med dato, tema og ansvarlig. En liten økning i antallet som får rankingpremie- vi får vurdere til våren om ranking skal ha salg av kaffe og kake? veldig trivelig arrangement med bål og kake på Ultralang finale. Fortsette med nybegynnerløype. Vi gjør noen grep innad i UTI. Oppmannsjobben blir overtatt av Edvin og Anton vil gå inn og ta en del ansvar for trening. Det skal avholdes et møte med fokus på rekruttering der repr. fra Vinne og Leksdal blir invitert. Skal vi fortsette inn i idrettsskolene må vi dra foreldrene mer med? Bør det endres eller gjøres forbedringer i bygdakampen? Med ny deltakerrekord i år kan det ikke være mye som må endres noen forbedringer på samlingsplass/arena/informasjon. Kvalitetssikre løypene A løypa kan ikke bli for lett og samlingsplass for lett tilgjengelig. Gunhild 5

7 4.3 TURO-komiteen Verdal OK har i år arrangert tur-o for 37. gang. Årets komité har bestått av Gunvor Bjartnes, Harald B. Midthjell, Asgeir Brustad, Sverre Kristoffersen og Magnhild Kvaal. Vara har vært Marte Sveberg. Kart / Aktiviteter: Blommen: Årets sesong startet 5.mai med kaffeservering vest for Blommen skisenter. Her var det satt ut 10 poster i et terreng med fine stier. 85 personer møtte opp i et fint, men litt kjølig vårvær. En ekstra EKT-løype ble et populært innslag for de yngre deltakerne. Volhaugen: 20 poster sto ute fra 18.mai i området nord og for Haukåvatnet. Årets Midnattspost ble lagt til Marsteinsvola 1.juni. 104 personer møtte opp for å drikke kaffe og høre Kjell Minsaas fortelle litt om Volhaugens historie. En fin kveld på tross av kald vind. Konkurranse i hesteskokasting ble vunnet av Harald B. Midthjell. Marka: 20 poster fra 18.mai. Ramsåsen: 15 poster fra 2.juni. En fysisk utfordring med lange motbakker, men forhåpentligvis fikk mange valuta for slitet med den flotte utsikten fra toppen av Ramsåsen. Fjellposter: 15 poster i Leksdalen mellom Tjelderdalen i sør og veien til skihytta på Henningfjellet mot nord. På åpningsdagen 17.juni ble det servert kaffe med knopper på toppen av Tjelderknoppen. 50 personer møtte opp i solskinn og 20 plussgrader. Årets fjernpost ble lagt til Høgmannen. En skikkelig utfordring. Salg / Deltakelse: Prisene på konvolutter og klippekort har vært uforandret fra i fjor; kr.220 og kr.40. Årets salgssteder har vært sportsbutikkene på Øra og Leksdal Coop. En stor takk til deres innsats. Dessuten er det blitt solgt konvolutter direkte fra komitéens medlemmer. Årets Hardhaus ble i år Torgeir Røstad. Denne prisen tildeles en som har vært på alle tur-o-postene og møter opp på klubbens årsfest. Dessverre har det også i år vært en nedgang i antall deltakere. Det er blitt solgt 215 konvolutter og 181 ekstra klippekort (mot 234 konvolutter og 201 klippekort i fjor). En stor takk til de som har deltatt på årets tur-o-arrangement. Det er artig å se så mange fornøyde deltakere. Komitéen tar gjerne imot nye innspill som kan forbedre opplegget. For Tur-O-Komitéen Magnhild 6

8 4.4 KART-komiteen Kartkomiteen har det siste året bestått av tre personer: John Kvaal (leder), Gunnar Kvaal og Asbjørn Frøseth. Kartkomiteen har dessuten også hatt en del kontakt med andre ivrige kartfolk innen klubben, spesielt Anton Bjartnes. Aktiviteten som hører inn under kartkomiteen, har på dugnadssiden det siste året vært noe lavere enn den har vært tidligere år. Dette har nok sammenheng med at komiteens leder det siste året har vært fullt beskjeftiget med andre ting enn kart i fritiden. Vi har derimot benyttet oss en del av Anton Bjartnes sine tjenester, og vi må si oss meget godt fornøyd med hans arbeid, både når det gjelder kvalitet og det å holde seg innenfor tidsfrister. Nedenfor følger en oversikt over det som er gjort siste året: Trones: Anton Bjartnes har også overført dette kartet til sprintnorm og foretatt synfaring etter hvert som endringer blir gjort der på grunn av golfbane-utbyggingen. Også dette kartet vil klubben få stor glede av, spesielt med henblikk på sprintløp. Hoåsknoppen: Asbjørn Frøseth og John Kvaal har nå digitalisert dette kartet, så det er nå klart for synfaring til våren. Nordbergshaugen: Erik Frøseth har digitalisert dette kartet. Flott gjort. Erik skal også få kursing i synfaring, og på den betingelsen har han også sagt seg villig til å synfare dette kartet. Så langt er det blitt lite kursing, men Erik har likevel startet med synfaringa. Han skal følges opp nå! Øra: Anton har overført dette kartet til sprintnorm, synfart det og gjort det fiks ferdig. Dette er blitt et fint kart for gate-o-løp. Dessuten er kartet midt i blinken for Verdal videregående skole. Garnes: Anton har også revidert og ferdigstilt dette kartet. Anton sa han skulle forsøke å få det ferdig til KM, og det klarte han selvfølgelig. Deltakerne under KM skrøt mye av kartet, og de var imponert over den jobben Anton hadde gjort i det til dels meget krevende terrenget. Smårevisjoner: I forbindelse med løp så har det blitt foretatt smårevisjoner av flere kart i løypetraseer. Her har også flere av klubbens ungdommer gjort en fin jobb. Spillemidler: Klubben har siste året ikke mottatt spillemidler for kart. Kartene som vi har ferdigstilt, er revisjoner og er dermed ikke stønadsberettiget. Diverse: Kartkomiteen har hatt kontakt med Vuku barne- og ungdomsskole nå i høst. De kom med henvendelse om kart. Så langt har vi sendt dit en anseelig mengde av det gamle skolekartet i Vuku slik at de kunne vurdere om det kunne være til hjelp eller om det må til et nytt kart der. Foreløpig har vi ikke hørt noe mer derfra. Oppsummering: En del kartarbeid er blitt gjort i år også som oversikten viser. Neste år bør det satses på opplæring av nye og unge kartfolk. I tida framover blir det i hovedsak resynfaring av gamle kart som står for døren, og en slik jobb egner seg veldig godt for nye karttegnere. Det er viktig med litt nytt blod i den gamle kartgjengen. Jeg takker med dette alle som har bidratt siste året. kartleder John Kvaal 7

9 4.5 ØKONOMI-komiteen Medlemmer: Ivar Larsen Sveberg, leder og kasserer Gunnar Kvaal, medlem Økonomikomiteen har ikke hatt noen formelt arbeidsmøte siste året. Dugnadsinnsatsen har som før vært karttegning, løpsarrangement, meldeposten, utskrivning kart, masse dugnadsinnsatsen i både ute og inne på skihytta, distribusjon av Ditt Distrikt. I vinter var det innsats med løypekjøring, parkering og drift av Skihytta på Volhaugen som ga oss et overskudd på Kr ,08. (Selv om været var ikke bra). Regnskapet for år 2007 ( ) viser et overskudd på Kr ,13, mens det var budsjett med et overskudd på Kr ,-. Det meste av denne forskjellig kan forklare at kr mindre inntekter fra hovedløpet 2006 enn forventet. Budsjettet for 2008 er foreslått oppgjort med et overskudd på Kr ,- inkl. finansielle poster og overskudd fra skihytta. Skihytta har gjort et overskudd på Kr ,10 mot budsjettet med et overskudd på Kr ,-. Det meste av denne forskjellige kan forklare at vi bruker mindre utgifter enn budsjett, ca kr. Budsjettet for neste år er gjort opp med et overskudd på Kr ,- inkl. finansielle poster. I balanse er verdien av lagerbeholdning, brikker er tatt med. Beholdning er talt opp og verdsatt til Kr 600,-. Verdal Ivar Larsen Sveberg Kasserer 8

10 4.6 SKIHYTTE-komiteen Komiteen 2006har bestått av: Morten Sveberg ( leder) Kari Sollid Elsa Redving Øystein Redving Sturla Bjartnes Karl Arne Melby Modulf Green Annbjørg Støa (administrerer utleien) Besøkstallet svinger med vær og føreforhold. Høsten og mot jul var riktig bra besøkt og nisseggrauten er virkelig populær. Vinteren ble veldig ujevn på grunn av ustabile værforhold. Mange gjør en stor innsats som vertskap, noe vi er helt avhengig av, for å gjennomføre et slikt opplegg. Utleie av hytta er det Annbjørg som har stått for og det har fungert riktig bra. Vi føler at leierne er godt fornøyd, men vi har dessverre fått signaler om at noe småutstyr har manglet etter utleie. Verdal kommune støtter oss med tømming av septiktank og ellers får vi hente toalettpapir og søppelsekker etter behov. Montering av ny ovn er foretatt og det ser lovende ut Det ble en liten vaskedugnad i vår, ellers har hyttekomiteen med god hjelp av Gunnar og Ingvald hatt ved-dugnad, beising av endeveggene på hytta er også blitt utført. Vaktmesterjobben i utleiesesongen er det komiteen som har stått for og det blir ca 3uker på hver. Møter har vi hatt 2 stk av for å sette opp turnuser, men ellers telefonbruk for å få ting til og gå opp Vi er ellers spent på hva fremtiden bringer, vil vi ha strøm frem til hytta, nygrøftet løypetrase er det blitt og kanskje løypemaskin om ikke alt for lenge og kanskje blir det litt snø også denne vinteren. Hyttekomiteen vil takke alle som på en eller annen måte har hjulpet oss med driften av hytta, slik at flest mulig får glede av arbeidet som utføres. Verdal Morten Sveberg Leder hyttekomiteen 9

11 4.7 LØYPE komiteen Fra og med november 2005 ble skihyttekomitéen splittet opp i en løypekomitè og den opprinnelige skihyttekomitéen. Løypekomitéens ansvar ble vedlikehold av løypenettet på Volhaugen, parkeringen ved Husby, oppkjøring av løypenettet om vinteren, få det formelle på plass i forhold til grunneiere, myndigheter o.l. Årets løypekomité har hatt følgende sammensetning: Inge Hafstad (leder) Bjørn Okkenhaug Ole Morten Frøseth Odd Gunnar Løseth Svein Arnt Eklo Leder har også sittet i styret for Verdal O-klubb. Løypekomitéens oppgaver i 2007 Barkstien En av hovedoppgavene for komiteen i inneværende år har vært oppgradering av barkstien fra Ydsedalen og over til Skihytta. Kontakt med et kulturstiprosjekt initiert av grunneierne om å føre gamle kongevei videre fra Husby til Stiklestad ble opprettet. I samråd med dem ble det bestemt at barkstien skal inngå i dette prosjektet. I august startet Annar Elnes arbeidet med å lage dreneringsgrøfter på begge sidene av stien og legge overflødig masse i selv traseen. Arbeidet ble gjort i rekordfart, og i løpet av 1 ½ uke var han ferdig. Dette må sees som trinn en i oppgraderingen av traseen. Neste trinn vil være å så i en grasfrøblanding som binder opp traseen. Siste trinn vil være å legge duk med grusdekke på den ene siden av traseen. B. Okkenhaug har skaffet ca 3000 m 2 med filt som er tenkt brukt på stien. Dette blir lagret hos A. Okkenhaug inntil videre. Firmaet Heiden Reich, med Erik Hynne i spissen, sponset rørene som ble brukt i stikkrennene. Dette sparte prosjektet for en ikke vesentlig sum. Siste delen av oppgraderingen vil bli gjennomført i Det er god dialog mellom Verdal OK og grunneierne. VOK har også fått tilsagn om 75000,- NOK fra fylkeskommunens tildelinger av tippemidler. Disse midlene må brukes i løpet av to år. Komitémøter Det har vært avholdt et komitémøte der hovedtemaene har vært barkstien, planlegging av vintersesongen med snøscooterturnus og parkeringsvakt. Oppkjøring av løypenettet Oppkjøring av løypenettet har blitt utført av Ole Morten Frøseth, Asbjørn Frøseth, Kjell Lundsaunet, Bjørn Okkenhaug, Sverre Kristoffersen og Inge Hafstad. De som har ansvaret for oppkjøringen av løypenettet har også ansvaret for å være tilgjenglig for vertskapet på skihytta. Snøscooteren ble stasjonert hos A. Okkenhaug og han, sammen med grunneierne frem mot Vevstuggu ga tillatelse til å kjøre over sin eiendom og frem til starten av løypen ved Vevstuggu. 10

12 Parkering Komiteen har ansvaret for parkeringen ved Husby i forbindelse med skihyttesesongen. Komiteen har, sammen med medlemmene av skihyttekomitéen stilt opp som parkeringsvakter under de mest hektiske periodene. På grunn av at snøen ikke kom før siste halvdel av januar kom det inn mindre parkeringsavgift enn budsjettert. Dugnad Det har vært en dag med dugnad sommeren Dugnaden besto i å rydde barkstitrasèen fra Ydsedalsveien over til skihytta. Avtaler o.l. Avtalene med grunneierne av parkeringsarealet ved Vevstuggu, Tore Berg og Ståle Ravlo er blitt revidert og prisjustert. Begge grunneierne viser stor velvillighet og har skrevet under avtalene som gjelder for 20 nye år. Verdal 12. november 2007 Inge Hafstad (leder løypekomité VOK) 11