Møteinnkalling Arkivsak: 137/2010

Transkript

1 HITRA KOMMUNE Møteinnkalling Arkivsak: 137/2010 Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget i Hitra kommune Møtedato/tid : Torsdag 29. april 2010 kl Møtested/lokaler : Hitra helsetun, møterom Skarven. Deltagere : Per Ervik leder Åse Mastad nestleder Annbjørg Strøm Johannes Håvik Odd H. Kjeringvåg (Vara for Westrum) Revisjonen, ordfører, rådmann og øk.sjef vil delta på enkeltsaker. Ordfører møter kl Forfall : Leif Arne Westrum Kopi : Ordføreren Rådmannen Varamedlemmer Revisjon Midt-Norge IKS v/oppdragsansvarlig revisor Møteansvarlig : Per Ervik Sted Dato Hitra / Trondheim 23. april 2010 Sakliste: Sak 14/2010 Godkjenning av protokoll fra møte Sak 15/2010 Referatsaker... 3 Sak 16/2010 Årsregnskap for Hitra kommune for 2009 Kontrollutvalgets uttalelse... 4 Sak 17/2010 Orientering frå rådmannen - økonomisk status i forhold til mindreårige asylsøkere...10 Sak 18/2010 Plan for forvaltningsrevisjon for Hitra kommune for Sak 19/2010 Orienteringer frå ordfører oppfølging av vedtak i sak 13/2010 Eventuelt i kontrollutvalgets møte den 25.februar Sak 20/2010 Kontrollutvalgets oppfølging av politiske vedtak i Hitra kommune...21 Sak 21/2010 Eventuelt...26 Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Arvid Hanssen på telefon eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Per Ervik leder (sign) Arvid Hanssen møtesektrær Hitra kommune kontrollutvalget Side 1

2 HITRA KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 14/2010 Godkjenning av protokoll fra møte Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2010 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. SAKSDOKUMENTER: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte SAKSUTREDNING: Møteprotokollen fra kontrollutvalgets møte den 25.februar 2010 ble sendt ut til medlemmene, varamedlemmene, ordfører og rådmann etter møtet. Protokollen finnes også på hjemmesidene til KonSek: under kontrollutvalgene/hitra Kontrollutvalgets sekretariat tilrår at protokollen godkjennes. Hitra kommune kontrollutvalget Side 2

3 HITRA KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 15/2010 Referatsaker Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2010 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. SAKSDOKUMENTER/MUNTLIGE ORIENTERINGER: Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter/muntlige orienteringer som referatsaker: 1. Kommunestyrets behandling av forvaltningsrevisjonsrapport Oppfølging av byggeprosjekt i Hitra Kommune KS-sak 42/10 den Kommunestyrets behandling av kontrollutvalgets årsmelding for 2009, KS-sak 41/10 den Notat fra KonSek datert vedrørende kommunestyresak 28/10 den 4.mars Melding. Tilleggsfinansiering for ekstra utsprengning Vikaholmen, samt bygging av vei 4 og 6 Vikan Nord byggetrinn Orientering fra møte mellom ordfører, KU-leder, rådmann og kontrollutvalgets sekretær den 6.april SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets sekretariat viser til referatsakene som vil bli kommentert av kontrollutvalgets leder og sekretariatet i møtet. Hitra kommune kontrollutvalget Side 3

4 HITRA KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 16/2010 Årsregnskap for Hitra kommune for 2009 Kontrollutvalgets uttalelse Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2010 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 212 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Hitra kommunes årsregnskap for 2009 oversendes kommunestyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet før de gir sin innstilling til kommunestyret i regnskapssaken. SAKSDOKUMENTER: 1. Årsregnskap 2009 for Hitra kommune. (Utsendt direkte fra kommunen) 2. Årsberetning 2009 for Hitra kommune. Utsendt direkte fra kommunen) 3. Revisjonsberetning for 2009 for Hitra kommune, datert Revisjonsberetning for 2009 for Hitra kommune, datert (Trukket tilbake) 5. Brev nr 1/2009 av fra Revisjon Midt-Norge IKS til kontrollutvalget i Hitra kommune vedrørende Regnskapsavleggelsen for SAKSUTREDNING Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om revisjon avgi en uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret før regnskapet vedtas av kommunestyret. Videre skal kopi av uttalelsen være formannskapet i hende tidsnok til at det kan avgi sin innstilling om regnskapet til kommunestyret. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen for Hitra kommune for 2009 i samsvar med kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk og vedtatte revisjonsstandarder. Oppdragsansvarlig revisor har avgitt negativ revisjonsberetning datert 15. april Denne er tilbakekalt i ny revisjonsberetning datert 22. april Revisor konkluderer med at regnskapet er avlagt i samsvar med lov, forskrifter og god kommunal regnskapsskikk og gir uttrykk for kommunens drift gjennom året og kommunens økonomiske stilling pr Formell frist for avleggelse av regnskapet er overskredet. Kontrollutvalgets sekretariat vil under henvisning til revisjonsberetningen be kontrollutvalget merke seg at årsregnskapet er avgitt nesten 6 uker etter fristen som er den 15. februar. Fristene Hitra kommune kontrollutvalget Side 4

5 for avleggelse av regnskap og årsberetning fremgår av forskrift om årsregnskap og årsberetning som er gitt med hjemmel i kommunelovens 48. Fristene er satt med utgangspunkt i at revisor kan avgi sin beretning innen fristen som er den 15. april. Dette for å sikre en betryggende behandling av årsregnskapet og årsberetningen i kontrollutvalg, formannskap og kommunestyre før sommeren, og ikke minst for at kommunestyret skal ha tilgang til oppdaterte regnskapsdata i sin styring av kommunen. Regnskapet for Hitra kommune viser et regnskapsmessig mindreforbruk på 6,9 mill. kr. Etter flere år med gode økonomiske resultater på grunn av positiv finansavkastning ble avkastningen i 2008 negativ. Dette medførte underskudd og en reduksjon av disposisjonsfondet. Avkastningen i 2009 er igjen positiv, noe som slår direkte inn i forhold til å oppnå mindreinntekt (overskudd) i driftsregnskapet. Selve driften i kommunen, utrykt ved brutto driftsresultat, viser et mindreforbruk på vel 14,7 mill kr. Det vil si at aktivitetsnivået er innenfor det kommunens inntekter tilsier. Dette er likevel ikke tilstrekkelig for å dekke inn kommunens økende kapitalkostnader, slik at kommunen er avhengig av finansavkastning. Hitra kommune må fortsatt ha et sterkt fokus på nøkternhet, økonomistyring og budsjettdisiplin i årene som kommer. Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til revisors beretning og det foreliggende årsregnskapet og årsberetningen for Hitra kommune for KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON: Under henvisning til forholdene som er omtalt ovenfor er kontrollutvalgets sekretariat av den oppfatning av årsregnskapet og årsberetningen for Hitra kommune gir et forsvarlig uttrykk for kommunen sin virksomhet i 2009 og Hitra kommunes økonomiske stilling pr Sekretariatet mener sen formell avleggelse av regnskap må tas inn i uttalelsen. Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Hitra kommunes årsregnskap for 2009 oversendes kommunestyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet før de gir sin innstilling til kommunestyret i regnskapssaken. Hitra kommune kontrollutvalget Side 5

6 Hitra kommune kontrollutvalget Side 6

7 Hitra kommune kontrollutvalget Side 7

8 Hitra kommune kontrollutvalget Side 8

9 (ADMINISTRATIVT UTKAST) Vedlegg 4 sak 16/10. Hitra kommune KONTROLLUTVALGET Til kommunestyret på Hitra KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM HITRA KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR Kontrollutvalget har i møte , sak 16/2010, behandlet Hitra kommunes årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetningen, datert , og administrasjonssjefens årsberetning. I tillegg har ansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Årsregnskapet som består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noter, er datert av rådmannen og økonomisjef den 29. mars I tillegg har rådmannen og økonomisjef avgitt årsberetning samme dag. Fristen for avleggelse av årsregnskap og årsberetning er henholdsvis 15. februar og 31. mars. Under henvisning til revisors presisering i revisjonsberetningen om for sent avlagt årsregnskap, forutsetter kontrollutvalget at det arbeides for at årsregnskapet avlegges rettidig i kommende år. Regnskapet for 2008 ble avlagt 8.mars. Det har derfor vært en negativ utvikling i forhold til tidspunkt for ferdigstillelse av regnskap. Hitra kommunes driftsregnskap for 2009 er gjort opp med et mindreforbruk (overskudd) på 6,9 mill kr. Årsaken til dette fremgår av årsberetningen og har klar sammenheng med en positiv finansavkastning, i motsetning til hva som var tilfellet i Med stor lånegjeld og høye kostnader til renter og avdrag, må Hitra kommune fortsatt ha et sterkt fokus på nøkternhet, økonomistyring og budsjettdisiplin i årene som kommer. Kontrollutvalget mener at regnskapet, sammen med årsberetningen, gir brukerne god informasjon om virksomheten i 2009 og den økonomiske stillingen pr Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ikke merknader til Hitra kommunes årsregnskap for 2009 og anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet. Hitra den Per Ervik Leder av kontrollutvalget Kopi: Formannskapet. Hitra kommune kontrollutvalget Side 9

10 HITRA KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 17/2010 Orientering frå rådmannen - økonomisk status i forhold til mindreårige asylsøkere. Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2010 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget tar saken til orientering. SAKSDOKUMENTER: Ingen. SAKSUTREDNING: Det er reist spørsmål i kommunestyret om kommunen har økonomisk oversikt over kostnader, sett opp mot statlige tilskudd, i forhold til mindreårige asylsøkere. Kontrollutvalgets leder har forespurt rådmannen om å fremlegge en oversikt og gi en orientering i kontrollutvalgets møte den Ordfører, rådmannen, kontrollutvalgets leder og ny sekretær for kontrollutvalget, hadde et møte den , hvor bl.a. samspillet mellom alle som har ansvar for kontroll og tilsyn i kommunen ble drøftet. Her ble også behandlingen av konkrete forhold som er tatt opp berørt, herunder system for å sikre at kommunen har oversikt over totale kostnader knyttet til mindreårige asylsøkere. Rådmannen opplyste da at han var i ferd med å se på rutinene og eventuelt vurdere behov for endringer. Det var enighet om at rådmannen orienterer et samlet kontrollutvalg den Rådmannen vil orientere kontrollutvalget om status og svare på spørsmål fra kontrollutvalget. Hitra kommune kontrollutvalget Side 10

11 HITRA KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 18/ Plan for forvaltningsrevisjon for Hitra kommune for Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2010 Kommunestyret Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 216 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: 1. Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer av planen, dersom utvalget finner dette nødvendig. SAKSDOKUMENTER 1. Plan for forvaltningsrevisjon for Hitra kommune. Utrykte vedlegg: 1. Sak 6/2010 i kontrollutvalget: Overordnet analyse for Hitra kommune SAKSUTREDNING: Innledning I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon, som skal vedtas endelig av kommunestyret. Planene skal utarbeides minimum en gang i løpet av valgperioden, og senest i løpet av første året i perioden. Selv om det er tilstrekkelig å utarbeide plan for forvaltningsrevisjon kun én gang i valgperioden, kan det være hensiktsmessig å utarbeide denne planen oftere, gjerne med en årlig eller 2-årig rullering. Hvis ikke kan planen bli på et meget overordnet nivå. KonSek har tidligere utarbeidet årlige planer. Vi har denne gangen lagt opp til at kommunestyret kan vedta en 2-årig plan. Kontrollutvalget må likevel selvsagt foreta sine bestillinger innenfor de prioriteringer og fullmakter som kommunestyret gir. Forvaltningsrevisjonsarbeidet har etter hvert blitt en svært sentral del av kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunal sektor og det er derfor viktig at kontrollutvalget bruker plan for forvaltningsrevisjon som et redskap for å utøve en mest mulig målrettet og effektiv tilsynsfunksjon i kommunen, i tråd med kommunestyrets signaler. De totale ressurser som Hitra kommune har til disposisjon for forvaltningsrevisjon tilsier at det kan gjennomføres anslagsvis ett prosjekt per år, da det innenfor samme ressurs må gjennomføres eventuell selskapskontroll. Selskapskontroll bestilles også av kontrollutvalget. Hitra kommune kontrollutvalget Side 11

12 Ut fra dette kan det påregnes at 2 prosjekt i planen som nå legges frem, vil bli gjennomført i perioden Det er derfor viktig å finne frem til noen få viktige fokusområder i den endelige planen. Arbeidet frem mot forslag til plan for forvaltningsrevisjon i Med bakgrunn i den overordnede analysen, dialogen med kontrollutvalget i prosessen og innspill fra ledelsen i Hitra kommune har kontrollutvalgets sekretariat formulert forslag til temaområder for forvaltningsrevisjon for Gjeldende plan for forvaltningsrevisjon inneholder, ut fra det som er nevnt ovenfor, flere temaområder for forvaltningsrevisjon enn som det ressursmessig sett er mulig å få gjennomført i planperioden. (1.mai april 2012.) Aktuelle temaer i gjeldende plan (2009) er rangert i følgende rekkefølge av kommunestyret og tas med som grunnlag for eventuell ny prioritering i kontrollutvalget den og i kommunestyret ved sluttbehandling: 1. Oppfølging av byggesaker i Hitra kommune (Behandlet av kommunestyret ) 2. Kostnadsutviklingen i Hitra kommune, herunder også om nye og større investeringer har gitt påviselige kostnadsmessige (driftsmessige) gevinster 3. Innkjøp og innkjøpsforvaltning i Hitra kommune 4. Fremtidens skole - Kompetanseløftet 5. Omdømme og omdømmebygging i Hitra kommune 6. Vann og vannverksutbygging i Hitra 7. Eiendomsforvaltningen i Hitra kommune 8. Miljøsatsingen i Hitra kommune 9. Hitra kommune - aksjonær og eiendomsbesitter 10. Psykisk helsevern i Hitra kommune 11. Fremtidens pleie- og omsorgstjenester i Hitra kommune 12. Kriseberedskapen i Hitra kommune Temaene er beskrevet ytterligere i vedlag utkast til plan for forvaltningsrevisjon for På bakgrunn av at det sannsynligvis blir gjennomført kun 2 prosjekt i kommende 2-årsperiode, foreslår sekretariatet at kontrollutvalget prioriterer 4-5 prosjekter i rekkefølge og fører de øvrige opp som uprioriterte. Sekretariatet har ut fra sine vurderinger valgt å foreslå for kontrollutvalget at prosjektet Innkjøp og innkjøpsforvaltning i Hitra kommune prioriteres i Dette fremgår av utkast til plan for forvaltningsrevisjon som er vedlagt. Dette er et viktig område i forhold til regelverk og muligheter til å kunne pådra seg erstatningssøksmål ved feil behandling. Kontrollutvalget har stilt ulike spørsmål knyttet til enkeltprosjekt og en bred gjennomgang kan derfor være nyttig. Dersom det over tid oppstår forhold som gjør at prioriterte prosjekter blir uaktuelle, bør kontrollutvalget ha mulighet til å omprioritere prosjekt på lista. For å gjøre saksbehandlingen så smidig som mulig foreslår sekretariatet at kontrollutvalget ber kommunestyret om fullmakt til å foreta begrunnede omprioriteringer i planen, dersom utvalget finner dette formålstjenlig. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat legger herved frem forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Hitra kommune for Etter at kontrollutvalget har behandlet planen og prioritert aktuelle Hitra kommune kontrollutvalget Side 12

13 prosjektområder legges saken frem for kommunestyret, som vedtar den endelige prioriteringen av forvaltningsrevisjonsarbeidet for Med bakgrunn i dialogen med kontrollutvalget i møte den , fremmes plan for forvaltningsrevisjon for perioden for kommunestyret. Hitra kommune kontrollutvalget Side 13

14 Hitra kommune Plan for forvaltningsrevisjon for (Administrativt utkast) Vedlegg 1 sak 18/10 Fremgangsmåte Planen for forvaltningsrevisjon bygger på en overordnet analyse av virksomheten i Hitra kommune ut fra en risiko- og vesentlighetsvurdering. Formålet er å bidra til at Hitra kommune oppnår målsettingene som kommunen har satt for sin virksomhet, eller unngår å komme i situasjoner som gjør at måloppnåelse begrenses eller som kan skade kommunens omdømme utad. Kontrollutvalget har i sitt arbeid tatt utgangspunkt i plan- og styringsdokumentene i kommunen, handlingsprogrammet med økonomiplanen for kommunen og politiske vedtak som gir føringer for kommunens virksomhet fremover. Videre har utvalget sett på måloppnåelsen formulert i offentlig statistikk, regnskap, årsmeldinger og tilbakemeldinger til kommunestyret. Overordnede målsettinger: Overordnede målsettinger er nedfelt gjennom Hitra kommunes kommuneplanarbeid, og Hitra kommunestyre har vedtatt følgende visjon for dette arbeidet: Hitra mulighetenes øy i mulighetenes region Kommuneplan for Hitra samfunnsdelens målsettinger (Kommunestyret sak KS-141/ ) Vi gjengir her et sammendrag av de overordnede målsettingene: 1. Gode tilbud for barn og ungdom som bidrar til mestring, læring og utvikling 2. Hitra Ja-kommune for næringsliv og arbeidsplasser 3. Hitra et senter for kulturell verdiskaping 4. Hitra med livskvalitet for alle 5. Hitra med god offentlig service og tjenester 6. Hitra som førende i regional tenkning og utvikling I likhet med kommunen for øvrig er det viktig at kontrollutvalget i sitt arbeid støtter opp under visjonen og det overordnede målene som kommunestyret har satt for Hitra og Hittersamfunnet. Hitra kommune kontrollutvalget Side 14

15 Hitra kommune Administrativ og politisk organisering Kommunestyret Formannskap Kontrollutvalg Helse og omsorg Oppvekstkomité Teknisk komité Rådmann/adm.sjef Org.sjef Økonomi Oppvekst Helse/omsorg Teknisk Kultur/næring Økonomi Fillan s/hitra u. Pleie / omsorg Driftsavd Kulturskole Lønn / personal Barman skole Helse/fam/reh. Brann / feiing Barn og unge IKT Strand oppv.s. Plan/landbr/milj Bibliotek Servicetorg Kn.sund oppv.s Kvenv. oppv.s Fillan barneh. Dolmøy/M. bhg PPT Sør-Fosen Hitra kommune kontrollutvalget Side 15

16 Hitra kommune Plan for forvaltningsrevisjon for Med bakgrunn i gjennomgangen som er gjort av Hitra kommune og kommunens virksomhet foreslår kontrollutvalget temaer for forvaltningsrevisjon i (Revisjonsåret Det er tatt med mange mulige prosjekter i planen, men kontrollutvalget har valgt å sette opp få prosjekt i prioritert rekkefølge ved oversendelse til kommunestyret. 1. Innkjøp og innkjøpsforvaltning i Hitra kommune Hitra kommune kjøpte varer og tjenester i 2009 for om lag 52 og 25 millioner kroner som ble belastet henholdsvis drifts- og investeringsregnskapet. Kjøp av varer og tjenester i offentlig sektor er underlagt et strengt og detaljert regelverk, i første rekke ved lov og forskrift om offentlige anskaffelser som gjelder for hele EØS og EU området i Europa. Regelverket stiller krav om at kommunen skal tilstrebe konkurranse i sine anskaffelser og kjøp over visse beløpsgrenser skal kunngjøres etter spesielle retningslinjer. Dette stiller krav til både kompetanse og kapasitet i kommunens innkjøpsforvaltning. Hitra kommunestyre vedtok i sak KS-30/2006 å slutte seg til Sør-Trøndelag fylkeskommunes inngåtte rammeavtaler for kjøp av bestemte varer og tjenester. Dette ga en enklere innkjøpsforvaltning i Hitra, men det ble stilt spørsmål ved om kommunen gjennom dette frasa seg muligheten til å kjøpe fra lokalt næringsliv. Ved å gjennomføre en forvaltningsrevisjonsundersøkelse høsten 2010 kan kontrollutvalget gjennomføre en evaluering av innkjøpsordningen i Hitra kommune, med vekt på hensynet til lokalt næringsliv, organisering av innkjøpsfunksjonen i Hitra kommune og om kommunen klarer å ivareta bestemmelsene i innkjøpsregelverket. 2. Omdømme og omdømmebygging i Hitra kommune Et godt omdømme er viktig for enhver kommune som vil tiltrekke seg nye arbeidsplasser og innbyggere, og som ønsker at ungdom blir boende eller kommer tilbake til kommunen etter endt utdanning. Ved å fremstå som en attraktiv og god kommune å bo i vil Hitra kommune kunne skape utvikling og et livskraftig miljø. I denne sammenhengen er det viktig at Hitra kommune har et godt omdømme, både hos kommunens egne innbyggere, i regionen og landet for øvrig. Omdømme kan enkelt defineres som det bildet folk har av kommunen. For å skape og opprettholde et godt omdømme er det viktig å ha fokus på hvordan kommunen fremstår, og på hvilken måte Hitra kommune profilerer seg utad. Mediastrategi, hvordan politikere og ansatte omtaler sin egen arbeidsplass / kommune og hvordan kommunen markedsfører seg selv, er viktige forhold med tanke på å skape et godt omdømme. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet til omdømme i Hitra kommune kan rettes mot å se hva Hitra kommune har gjort, og evt. kan gjøre for å bygge et godt omdømme, både overfor egne innbyggere, potensielle nye innbyggere og næringsaktører. Videre kan det være aktuelt å kartlegge hvilket bilde folk har av Hitra, både blant kommunens egne innbyggere og blant folk som bor utenfor kommunen. Med tanke på bosetting og tilflytting vil målgruppen særlig være unge mennesker i etableringsfasen. 3. KOSTRA og andre rapporteringssystemer i kommunen. Innrapportering av informasjon fra kommunen til ulike registre. KOSTRA, kommune stat rapportering, er et nasjonalt informasjonssystem som gir styringsinformasjon om kommunal virksomhet. Hvordan er kvaliteten i KOSTRA-tallene? Hitra kommune kontrollutvalget Side 16

17 Hvordan bruker kommunen KOSTRA-tallene som underlag for politiske beslutninger? IPLOS er systematisert standardinformasjon basert på individopplysninger om søkere og mottakere av kommunale sosial- og helsetjenester. Et obligatorisk verktøy for dokumentasjon, rapportering og statistikk for kommunene og sentrale myndigheter. Dersom det skal settes i gang et prosjekt på området for å se på kvaliteten av registreringen, er det en fordel om dette koordineres med prosjekt i flere kommuner. Så langt har få kommuner prioritert dette området som prosjekt, selv om kommunene etter hvert i større grad bygger sine analyser på informasjonen som legges inn i denne type statistiske oversikter. 4. Kostnadsutviklingen i Hitra kommune, herunder også om nye og større investeringer har gitt påviselige kostnadsmessige (driftsmessige) gevinster: I følge regnskapet har sum driftsutgifter i Hitra kommune i de siste årene vært økende. Dette er ikke enestående for Hitra kommune i forhold til andre kommuner, men i en trang økonomisk situasjon kan det være grunn til å vurdere kostnadsbildet og nivået på de tjenestene som kommune gir. I en forvaltningsrevisjon kan det være aktuelt å analysere kostnadsbildet og vurdere dette opp i mot kostnadene og kostnadsutviklingen i sammenlignbare kommuner. Aktuelle kostnadsarter kan være kurs og konferanseutgifter, bruk av innleid kompetanse og utgifter innenfor det enkelte tjenesteområde som skole, teknisk og helse. 5. Eiendomsforvaltningen i Hitra kommune Sitter kommunen på en riktig eiendomsmasse, blir denne utnyttet på riktig måte og finnes det eventuelt muligheter for alternativ bruk, sett i forhold til kommunens ansvarsområder, muligheter for inntjening og utnyttelsesgrad? Videre kan det være aktuelt å kartlegge vedlikeholdsbehov og vurdere om man klarer man å opprettholde standarden på kommunale bygninger. Kommunen har tidligere kjørt undersøkelser på området og et eventuelt forvaltningsrevisjonsprosjekt må bygge på disse undersøkelsene. PROSJEKTER SOM ER DISKUTERT I KONTROLLUTVALGET, MEN IKKE PRIORITERT I REVISJONSÅRENE Fremtidens skole - Kompetanseløftet En ny Reform 2006 (Kunnskapsløftet) innen skolen setter krav til pedagogisk opplegg, kompetanse og skolebygg. I den sammenhengen kan det være aktuelt å se nærmere på hva kommunen har gjort, og vil gjøre, for å innfri intensjonene i "Kunnskapsløftet". I dette ligger blant annet å sikre undervisningspersonale tilstrekkelig kompetanse og videreutdanning (kompetanseløftet), sikre den enkelte elev en tilpasset opplæring ut fra kunnskap og forutsetninger, og sørge for en bygningsmasse som er tilpasset krav til pedagogisk opplegg. Det er ikke mulig å gjennomgå alle aspektene i Stortingets satsing innenfor Kunnskapsløftet i en undersøkelse. Sett i lys av satsingen og kommunestyrets vedtak i sak KS-92/2008 Kompetanseutvikling i grunnskolen i Hitra kommune vil det være svært aktuelt å vurdere oppfyllelsen av kommunestyrets vedtak, samt intensjonene i den delen av kunnskapsløftet som er benevnt Kompetanseløftet som nettopp setter fokus på kompetanse og kompetanseutvikling hos undervisningspersonalet. Uten kompetente og motiverte lærere vil det heller ikke være mulig å gi god utdanning og motivere elevene for læring. Hitra kommune kontrollutvalget Side 17

18 Vann og vannverksutbygging i Hitra Hitra kommune har satset på å tilby innbyggere og næringsliv vann av god kvalitet. Dette har ført til at vannavgiftene i kommunen er høye. Kommunen står overfor betydelige investeringer i de neste 5 årene, blant annet som følge av høyt svinn på det vannet som produseres. En undersøkelse her vil blant annet være å se på: Hva skal inngå i selvkostberegningene for vann, er det mulig overvelte en større andel av kostnadene for investeringer på de abonnenter som utløser investeringen og hva kan gjøres for å begrense svinnet av vann? Miljøsatsingen i Hitra kommune Miljø er et tema kommer mer og mer på dagsorden, både for den enkelte innbygger og for private og offentlige virksomheter. En felles målsetting har vært å leve og drive en virksomhet ut fra prinsippet om bærekraftig utvikling. I Brundtlandkommisjonens rapport "Vår felles framtid" (1987) er bærekraftig utvikling definert som: en utvikling som imøtekommer dagens behov uten å ødelegge mulighetene for at kommende generasjoner skal få dekket sine behov. "Viktige målsettinger ligger i Lokal Agenda 21 som er et handlingsprogram for en bærekraftig utvikling i det 21 århundre og som er et av flere sluttdokumenter fra FN konferansen om miljø og utvikling i Rio i Med tildelingen av Nobels fredspris for 2007 til FNs klimapanel og Al Gore er utfordringene knyttet til miljø og miljøarbeidet gitt anerkjennelse og publisitet verden over. I kommunene dukker spørsmålet etter hvert opp om hva som blir gjort for å sikre en bærekraftig utvikling og fokus på miljø. En forvaltningsrevisjonsundersøkelse kan være med å sette miljøperspektivet på dagsorden i Hitra kommune, men en vurdering av miljøbevisstheten hos den enkelte ansatte og om kommunen har en strategi for hvordan kan skal ivareta miljøet på best mulig måte i den kommunale virksomheten. Hitra kommune - aksjonær og eiendomsbesitter (Jf prosjekt om eiendomsforvaltning) Hitra kommune sitter på betydelig verdier, både i form at bygningsmasse, inventar, grunneiendom og eierandeler i eksterne selskaper. I balanseregnskapet står det oppført verdier av anleggsmidler (utenom utlån og pensjonsmidler) til en bokført verdi på vel 500 millioner kroner. De regnskapsmessige verdiene er vanligvis satt lavt. For at kommunen skal kunne ivareta og forvalte sine verdier på en god måte er det viktig at kommunen har oversikt over hva man eier og er bevisst sitt eierskap. En forvaltningsrevisjonsundersøkelse med fokus på Hitra kommune som forvalter av realkapital og finanskapital vil i første rekke omfatte en kartlegging av hvilke eiendeler kommunen besitter, vurdere systemene kommunen har for å holde oversikt over sine verdier og evt. følge opp forvaltningen disse. Psykisk helsevern i Hitra kommune Psykisk helsevern har vært et satsingsområdet på nasjonalt nivå med en storstilt opptrappingsplan over flere år. Etter hvert som opptrappingsplanen har virket kan det være aktuelt å kartlegge hva opptrappingsplanen har betydd i Hitra kommune og om brukerne får tilgang til den behandlingen man har rett på. I den sammenhengen kan det også ha vært aktuelt se nærmere på hvordan samarbeidet mellom kommunehelsetjenesten og 2. linjehelsetjenesten fungerer. Fremtidens pleie- og omsorgstjenester i Hitra kommune Kommunene står overfor betydelig omsorgsutfordringer i de kommende årene. Nye brukergrupper av yngre brukere med et større spekter av sosiale og helsemessige problemer, en aldrende befolkning, samt knapphet på omsorgsytere stiller samfunnet og kommunene overfor Hitra kommune kontrollutvalget Side 18

19 nye og formidable krav. En optimal balanse mellom sykehjem, omsorgsboliger, dagtilbud og hjemmetjenester er av avgjørende betydning. Videre må de ansatte få bruke mer av sin tid til de primære omsorgsoppgavene og mindre til transport, administrasjon, tilsyn og tunge løft. Gjennom St.mld. nr 25 Mestring, muligheter og mening Fremtidas omsorgsutfordringer gir Helse- og omsorgsdepartementet en oversikt over utfordringer og strategier for å utforme morgendagens omsorgstilbud i kommune. I dette ligger også ulike virkemidler. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor dette temaet vil sette fokus på hvilke strategier kommunen har i forhold til utviklingen av omsorgtilbudet i de nærmeste årene og hvordan man har tenkt å oppnå disse målsettingene, også i samarbeid med statlige virkemidler. Kriseberedskapen i Hitra kommune Med kriseberedskap mener vi tiltak ved større ulykker eller katastrofer som kan ramme Hitrasamfunnet. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på kriseberedskap kan f.eks. sette fokus på om kommunen har de planer for krisehåndtering som kommunen er pålagt, om planene er tilpasset krisescenarier som er aktuelle for Hitra og om kommunen er i stand til å iverksette de tiltak som er skissert i planene. Ny lov på området gjør at denne bør virke en tid før en igangsetter kontroll. Avslutning Oversikten inneholder mange flere temaområder enn hva det er ressurser for å gjennomføre i Trolig vil det kun være aktuelt å gjennomføre 2 av prosjektene i perioden. Kontrollutvalget setter likevel innfallsvinklene opp i planen, både for å tilkjennegi områder som kan være aktuelle for forvaltningsrevisjon, og for å ha prosjekter i reserve dersom det oppstår forhold som viser at de prosjektene som er høyest prioritert likevel ikke er aktuelle for gjennomføring i planperioden. Videre vil prosjekter som ikke blir prioritert i nå være aktuelle for gjennomføring senere, når planen skal rulleres med henblikk på arbeidet i kommende år. Hitra kommune kontrollutvalget Side 19

20 HITRA KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 19/2010 Orienteringer frå ordfører oppfølging av vedtak i sak 13/2010 Eventuelt i kontrollutvalgets møte den 25.februar Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2010 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget tar saken til orientering. SAKSDOKUMENTER: Ingen. Utrykt vedlegg: Sak 13/2010 Eventuelt i kontrollutvalgets møte den SAKSUTREDNING: Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i sak 13/2010 under punktene e og f: e) Skifte av rådmann i Hitra kommune Kontrollutvalget viser til prosessen rundt skifte av rådmann i Hitra kommune og ber om at ordføreren gir en orientering om saken overfor utvalget i neste møte. f) Sak FSK-32/2010 Bankavtale antakelse av anbud Kontrollutvalget viser til formannskapets behandling av sak FSK-32/2010 Bankavtale antakelse av anbud og ber om at ordføreren gir en redegjørelse for arbeidet med valg av bankforbindelse for Hitra kommune i utvalgets neste møte. Som nevnt under sak 17/2010 hadde ordfører, rådmannen, kontrollutvalgets leder og ny sekretær for kontrollutvalget, hadde et møte den , hvor bl.a. samspillet mellom alle som har ansvar for kontroll og tilsyn i kommunen ble drøftet. Her ble også punktene som er nevnt ovenfor berørt. Grunnlaget for kontrollutvalgets vedtak var dokumenter, brev og avisinnlegg som ble fremlagt i kontrollutvalgets møte den Ordfører har i møte den redegjort for kommunestyret i forhold til begge punktene ovenfor, herunder at saken/vedtaket knyttet til bankavtale ikke er gjennomført og at ny anbudsutlysing vil bli foretatt. Av hensyn til oppfølging av kontrollutvalgets vedtak vil ordfører gi et samlet kontrollutvalg en orientering, slik det er bedt om. Han vil samtidig svare på eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget. Hitra kommune kontrollutvalget Side 20

21 HITRA KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 20/2010 Kontrollutvalgets oppfølging av politiske vedtak i Hitra kommune Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2010 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget viser til oppfølgingen av politiske vedtak i Hitra kommune som fremgår av saken og til medlemmenes egen oppfølging som tas opp i møtet. Utvalget tar saken til etterretning og vedtar plan for videre oppfølging slik den fremgår av kontrollutvalgssekretariatets konklusjon. SAKSDOKUMENTER: 1. Oversikt over saker behandlet i kommunestyret i perioden (Lagt ved til KU) 2. Oversikt over saker behandlet i formannskapet i perioden (Protokoller lagt ved til KU) Utrykte vedlegg i saksmappen: 1. Sak KU-6/2006: Oppfølging av politiske vedtak i Hitra kommune. SAKSUTREDNING: I henhold til bestemmelsene om kontroll og tilsyn i kommuneloven skal kontrollutvalget føre tilsyn med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Videre går det i forskrift om kontrollutvalg klart frem at kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av regnskapet, revisjonsberetningen eller forvaltningsrevisjonsrapporter blir fulgt opp. Ansvaret for iverksettelse av vedtak fattet av folkevalgte organer ligger i utgangspunktet til rådmannen. Dette fremgår av kommunelovens 23, 2. ledd. Selv om ansvaret for oppfølgingen ligger til rådmannen, vil kontrollutvalget også ha en oppgave i å påse at vedtak blir iverksatt. Dette ligger i kontrollutvalgets generelle tilsynsansvar. Kontrollutvalget har i de siste årene hatt en egen oppfølging av politiske vedtak, og etter signaler så langt vil sekretariatet fortsatt legge til rette for en slik oppfølging. Med bakgrunn i kontrollutvalgets vedtak legger sekretariatet herved frem en gjennomgang av politiske vedtak formannskap og kommunestyre i Hitra fra 16. februar 2010 og frem til 21. mars Hitra kommune kontrollutvalget Side 21

22 Tidligere saker til oppfølging Fra forrige møte i kontrollutvalget ble 2 saker satt til oppfølging. Sak 11/10 i kommunestyret og sak 22/10 i formannskapet. I den grad det er skjedd utvikling i sakene som kontrollutvalgets sekretariat er kjent med, så er dette kommentert i tilknytning til den enkelte sak. Sekretariatet ser at det fortsatt står eldre saker til oppfølging og at svært få saker er tatt inn på oversikten. Listen inneholder også kun kommunestyresaker eller saker som går videre til kommunestyret. Saker til oppfølging i perioden Saker som krever særskilt oppfølging fra kontrollutvalget er saker av prinsipiell karakter, saker der rådmannen gis særskilte pålegg eller saker som har betydning for kommunens fremtidige tjenestetilbud, stilling eller omdømme. Kontrollutvalgets sekretariat har gått igjennom følgende saker: Kommunestyret: Sak KS 12/2010 sak KS-37/2010, se oversikt vedlegg 1 til KU. Formannskapet: Sak FS 24/2010 sak FS-55/2010, se protokoller vedlegg 2 til KU. Ut fra forespørsler til kontrollutvalgets medlemmer er det uvisst i hvilken grad de enkelte medlemmer og varamedlemmer får tilsendt politiske saker/protokoller direkte fra kommunen. I tilknytning til behandling av denne saken mener sekretariatet at utvalget kan vurdere hvilke dokumenter de ønsker å få tilsendt og i hvilken form. Kontrollutvalgets sekretariat mener det kan være nødvendig at kontrollutvalget får en oppdatering av administrasjonen i kommunen i løpet av 2010, om hvordan oppfølgingen av politiske vedtak fungerer i Hitra kommune. Det er viktig at administrasjonen, som er ansvarlig for gjennomføring av vedtak, har en løpende og god tilbakemelding til politikerne. Kontrollutvalget kan også vurdere om kontrollutvalgets oppfølging fungerer som forutsatt gjennom vedtaket i sak 06/2006. Sekretariatet har denne gangen ikke utarbeidet egen oversikt i forhold til formannskapssakene. Mange av disse sakene går videre til kommunestyret og kommer på den oversikten. (vedlegg 1) Dersom kontrollutvalgets medlemmer mottar formannskapspapirene direkte, bør en vurdere behovet for å lage eget vedlegg for disse sakene. Det er imidlertid viktig at en har et system for at sakene blir vurdert, med henblikk på å bli satt opp på oppfølgingslisten. Hitra kommune kontrollutvalget Side 22

23 KONKLUSJON SAKER FOR VIDERE OPPFØLGING: På bakgrunn av gjennomgang av aktuelle saker i perioden, foreslår kontrollutvalgets sekretariat at følgende saker videreføres til oppfølging: Kontrollutvalget i Hitra kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar Til oppfølging KS- 158/2006 Forvaltningsrevisjonsrapport Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon Kommunestyret tar FR-rapporten Kostnadseffektivitet innen sektor for VAR til etterretning. Kommunestyret ber rådmannen følge opp rapporten med særlig vekt på ferdigstilling av arbeidet ift. godkjenning av vannverk, utbedre avvik vedr. vannkvalitet knyttet til PH og farge, gj.gang av kostn.utv. innen vann og avløpsforsyningen med sikte på å etablere et kostnadsnivå på linje med sammenlignbare kommuner, gjennomgang av gebyrsatsene innen renovasjon i lys av fondsoppbyggingen i renovasjonsselskapet. Rutinemessig oppfølging. Sak KS-34/2009 Investering vannverk Innstallasjon av UV-filter v/fillan, Sandstad og Dolmøy renseanlegg, samt igangsetting av klausulering ved Larsskogvatnet, Oløyvatnet og Strandavatnet. KS- 98/2007 KS- 114/2007 Rapporter om utført selskapskontroll i Hitra kommune Gode Sirklar Deltakelse i hovedprosjekt. (FSK s behandling deles ut i møtet) Sak KS-107/2009 Hovedplan for vannforsyning Bl.a følgende tiltak forutsettes gjennomført i 2009: Gjennomføring av klausulerignsprosessen ferdigstilte vannverk, installasjon av UV-filter Standstad, Fillan og Dolmøy. Kommunestyret tar saken til etterretning og ber på generelt grunnlag rådmannen om å utarbeide rutiner, eller en eierstrategi, for forvaltning og oppfølging av kommunens eierinteresser i utenforliggende selskaper og virksomheter. Forutsatt at Frøya kommunestyre senest i løpet av august 2007 fatter vedtak som samsvarer med pkt. 1 4 nedenfor, vedtar Hitra kommunestyre følgende: Hitra kommune inngår i et partnerskap med SINTEF og etablerer et felles utviklingsselskap med Frøya komm som SINTEF drifter. Selskapets styre består av ordførerne i de to kommunene, en næringslivsrepresentant fra hver kommune, Sigmund Kvernes fra SINTEF, samt en styreleder uten preferanser til kommunene. Kvinneandelen skal være nærmere 50 pst. Partnerskapsavtalen løper over 5 år, og koster kommunen kr ,- pr. år. Aksjekapitalen er kr pr. kommune. Hitra kommunens kostnader finansieres ved bruk av Følges opp. Utarb. av eierstrategi. Gode Sirklar. Prosjektet følges opp. Mulig forvaltn. revisjon. / Selskapskontroll. Hitra kommune kontrollutvalget Side 23

24 Kontrollutvalget i Hitra kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar Til oppfølging disposisjonsfond avsatt til formålet. KS- 130/2008 KS- 3/2009 KS- 11/2010 FS- 22/2010 Ferdigstillelse av Melandsjø boligfelt Forvaltningsrevisjonsrapport "Saksbehandling og etikk" Saken utsettes, og behandles på nytt når TEK har klarlagt kommunens forpliktelser på en tilfredsstillende måte. Inkludert i dette må det framlegges et komplett byggeregnskap for byggefeltet, samt komplett oversikt over inntekter og refusjoner knyttet til inntekter fra tomtesalg. Sak KU-33/2009 Orienteringer fra rådmannen : Utvalget blir orientert om status når det gjelder prosjekt-/ byggeregnskap for Melandsjø boligfelt. 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten "Saksbehandling og etikk" til etterretning og ber rådmannen følge opp rapporten med særlig vekt på å videreutvikle og prioritere arbeidet med effektiviserende og servicerettede tiltak, som: o bedre utnyttelse av saksbehandlingssystemet ephorte o kundeveiledere med praktisk rettede eksempelsaker o mulighet til å levere elektronisk søknad o system for utsending av foreløpig svar per e-post vurdere å skjerme saksbehandlerne i kortere perioder for å sikre større fokus på foreliggende saker. jobbe for å finne en mer effektiv løsning på saksbehandlingen i plansaker, herunder bedre samhandling og kommunikasjon mellom administrasjonen og politikere. 2. I tillegg ber kommunestyret også rådmann om å vurdere konsekvenser av flere (enn de overnevnte) vurderinger som fremkommer i rapporten. Rådmannens vurderinger herunder fremlegges kommunestyret i en egen kortfattet rapport i løpet av 1. halvår Følges opp. Fremleggelse av byggeregnskap. Jf KS 29/10 den 24.mars Saken utsatt i kommunestyret. Egen rapport til kommunestyret i løpet av 1. halvår Personalsak (Ofl 23/KL 31) Formannskapets tilråding ble enstemmig vedtatt KS-11/2010 Medlemskap i Kristiansund og Nordmøre havn IKS 1. Hitra kommune søker om medlemskap/eierskap i Kristiansund og Nordmøre havn IKS, jfr. lov om interkommunale selskaper. Medlemskap innebærer blant annet følgende: - overføring av kommunens myndighet etter lov om havner og farvann 9 - overføring av ansvar for utvikling og drift av alle offentlige havner og kaianlegg i Hitra kommune, inkludert passasjerhavn for Kystekspressen og etablering av regionalhavn på Jøsnøya. 2. Rådmannen gis fullmakt til å fremforhandle nødvendige avtaler, som forelegges kommunestyret for endelig godkjenning/behandling. FS-22/2010 Hitra kommune kontrollutvalget Side 24

25 Kontrollutvalget i Hitra kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar Til oppfølging 3. Hitra kommune avslutter intensjonsavtale av med Trondheimsfjorden Interkommunale Havn IKS. Hitra kommune kontrollutvalget Side 25

26 HITRA KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 21/2010 Eventuelt Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2010 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Saken legges frem uten forslag til vedtak. Hitra kommune kontrollutvalget Side 26