Nettverksmøte for lokal prosjektstøtte Agenda:

Transkript

1 1 Nettverksmøte for lokal prosjektstøtte Agenda: 1. Praktisk informasjon 2. Informasjon om EU-tjenesten 3. Prosjekt, Indirekte kostnader 4. Timeføring og bruk av prislister 5. Eventuelt

2 2 1. Praktisk informasjon Gjennomføring av informasjonsmøter, prosjektledere Gjennomført pilot på opplegget ved to institutter (DMF og NT) Møter med IME og VM gjennomført Møter med DMF avholdes før nyttår Møter for øvrige fakulteter/sentraladministrasjonen avholdes etter nyttår Erfaringer så langt: Eierskapet og gjennomføringen av møtene må ligge hos fakultetene for å få mest mulig oppslutning fra prosjektledere Prosjektledere opptatt av ulike problemstillinger, men mange spørsmål rundt kontraktshåndtering (fullmakter, ansvar, rettighetsproblematikk, skillet mellom bidrag og oppdrag.)

3 3 Praktisk informasjon forts. Regnskapsføring Bruk av konto 3014: Inntekt, infrastrukturkostnader - NTNU har en del tilfeller hvor forskere/stipendiater benytter NTNUs lokaler og annen infrastruktur, men hvor disse har ansettelsesforhold og jobber på prosjekter ved andre universiteter eller forskningsinstitusjoner. - Hvordan skal NTNU kreve inndekning for dette? Dette er ikke å betrakte som et eget bidrags- eller oppdragsfinansiert prosjekt, og ikke registreres i Maconomy. Kostnadene oppstår i tilknytning til enhetens ramme, og inntekten skal dermed også føres mot enhetens ramme (k-sted, analyse eller 700- prosjekt) NB! Merk at dette er en avgiftspliktig inntekt iht MVA-loven

4 4 Praktisk informasjon forts. Prosjektavslutning Hoved- og delprosjekter med lik ksted og finansieringskilde: Konto 9301 skal benyttes til avslutning av delprosjekter, dvs flytting av saldo fra delprosjekt til hovedprosjekt. Skal posteres på avslutningsskjema. Hoved- og delprosjekter med ulikt ksted: Delprosjektene med annet ksted enn hovedprosjektet avsluttes mot den enkelte enhets 59/69-prosjekt. Forutsetter også at inntekter er omfordelt fra hovedprosjekt til delprosjekt (bruk av konto 9601) Nye rutiner og nye skjemaer for prosjektavslutning er under utarbeidelse

5 5 Praktisk informasjon forts. Frister årsavslutning, regnskap 2009 BOA-området: Manuelle omposteringer for desember måned: Utgående fakturering fra Maconomy: Anvist senest Timeregistrering i Maconomy: Timer som skal registreres på BOAprosjekter for 2009 må være anvist senest Avslutning av prosjekter: Prosjektlister blir sendt ut til hver enkelt fakultet/vm Godkjenning av BOA-prosjekter, jule- og nyttårsperiode Redusert bemanning ved Sentral Prosjektstøtte i uke 52 og 53 (21.des 3.jan). Ingen prosjekter godkjennes i denne perioden. Nye prosjekter som må godkjennes før 21.desember må være anvist senest 18.desember. NB! Husk oversendelse av kontrakt/avtale

6 6 2. Økonomien i EU-prosjekter: Krav, rutiner og roller LP-nettverksmøte, Per Inge Andresen, Regnskapstjenester, Øk.avd. Økonomien i EU-prosjekter: Krav, rutiner og roller. Per Inge Andresen

7 7 Agenda Hva er et EU-prosjekt? Mange typer EU-prosjekter EU-prosjekter ved NTNU Spesielle krav og rutiner for EU-prosjekter Roller og arbeidsfordeling i økonomi-funksjonen for EU-prosjekter Oppsummering og konklusjoner Økonomien i EU-prosjekter: Krav, rutiner og roller. Per Inge Andresen

8 8 Hva er et EU-prosjekt? 1. Prosjektet må være finansiert (delvis) av EU Dvs. av en enhet underlagt EUs organisasjonsstruktur Som regel: Et kontor innenfor et av EU-kommisjonens direktorater Finansiering direkte eller indirekte fra EU Direkte fra EU: EU som kunde Indirekte, via annen organisasjon (ikke underlagt EU) Denne organisasjonen som kunde 2. NTNU må være nevnt som part i kontrakt med EU Hvis ikke: NTNU sannsynligvis underleverandør I så fall: Ikke EU-prosjekt for NTNU Økonomien i EU-prosjekter: Krav, rutiner og roller. Per Inge Andresen

9 9 Mange typer EU-prosjekter EUs rammeprogram for forskning (RP) Eldre prosjekter: 5. og 6. RP Nye prosjekter: 7. RP (Prosjektstart ) Ulike programmer og prosjekttyper med ulike regler Prosjekter finansiert av andre EU-direktorater enn forskningsdirektoratet Forskning Utdanning EØS-midler til forskning og innovasjon (EEA Grants) Finansieringskategori: Utland for øvrig Fokus idag: EUs rammeprogram (RP) Økonomien i EU-prosjekter: Krav, rutiner og roller. Per Inge Andresen

10 10 Hva er spesielt i økonomihåndteringen for EU-prosjekter? Budsjettering Prosjektets struktur Hvorfor (EU-)delprosjekter? Valutakurs Pris på utført arbeid (arbeidstime, månedsverk) Inngående merverdiavgift Indirekte kostnader Finansieringsgrad Regnskapsføring Timeregistrering Rapportering Revisjon Økonomien i EU-prosjekter: Krav, rutiner og roller. Per Inge Andresen

11 11 Budsjettering Søknadsfasen Spesielle krav til budsjettet, avhengig av type prosjekt Større behov for bistand til prosjektleder Særlig hvis NTNU er koordinator To tilnærmingsmåter / veier til målet (kan gjerne kombineres) Ovenfra-og-ned: Hvor mye kan vi søke om? Hvordan skal vi fordele det? Nedenfra-og-opp: Hva har vi tenkt å gjøre? Hva vil det koste? Kontraktsforhandlinger Kalkyle- og budsjettmaler (Excel) Flere typer maler utviklet for NTNU Til bruk i både søknads- og kontraktsforhandlingsfasen Gjennomføring Registrering av budsjett i Maconomy Økonomien i EU-prosjekter: Krav, rutiner og roller. Per Inge Andresen

12 12 Prosjektets struktur Krav fra EU (Rammeprogram for forskning) Arbeidspakker (work packages) Aktiviteter av samme type eller som henger nøye sammen Aktivitetskategorier F.eks. RTD/Innovation (Research and Technological Development / Innovation), dvs. forskning, innovasjon og utvikling Management, dvs. prosjektledelse Aldri mer enn én aktivitetskategori i en arbeidspakke Krav til regnskapsrapportering for hver aktivitetskategori Krav til rapportering av månedsverk og regnskap for hver arbeidspakke Økonomien i EU-prosjekter: Krav, rutiner og roller. Per Inge Andresen

13 13 Hvorfor (EU-)delprosjekter? For hver aktivitetskategori Forenkler regnskapsrapportering pr. aktivitetskategori For hver arbeidspakke Forenkler rapportering av arbeidsmengde og regnskap pr. arbeidspakke For eventuell tilleggsfinansiering fra andre kilder Kan ha annen finansieringskategori Delprosjektets prosjektnummer avhengig av delprosjektets finansieringskategori dvs. ikke nødvendigvis samme nummerseiere som hovedprosjektet Økonomien i EU-prosjekter: Krav, rutiner og roller. Per Inge Andresen

14 14 Valutakurs Budsjettering Ingen krav fra EU om å bruke en bestemt valutakurs Anbefaling for NTNU: Bruk en litt sterkere kronekurs enn det som bør forventes i prosjektets levetid Anbefalt kurs pr. dags dato: 7,50 NOK pr. EUR (dvs. kursdato ) Budsjett bør revideres årlig ved tidspunktet for rapportering til EU Regnskapsføring Løpende posteringer til dagens kurs på posteringsdatoen Rapportering EU tilbyr et valg mellom 2 prinsipper NTNUs valg: Bruk gjeldende kurs første virkedag etter utløp av rapporteringsperioden Hent kursen her: Økonomien i EU-prosjekter: Krav, rutiner og roller. Per Inge Andresen

15 15 Pris på utført arbeid EUs rammeporgam for forskning 5. og 6. RP: Kun betalt for midlertidig ansatte (med få unntak) 7. RP: Også betalt for fast ansatte Fakturerbare timer pr. årsverk Krav fra EU setter grenser for hva som kan trekkes fra brutto årsverk for å beregne netto timer NTNUs standard for EU-prosjekter: 1600 fakturerbare timer pr. årsverk NTNUs fratrekk fra brutto timetall: Ferie Bevegelige helligdager Gjennomsnittlig sykefravær Økonomien i EU-prosjekter: Krav, rutiner og roller. Per Inge Andresen

16 16 Inngående merverdiavgift Forskjellig regelverk for ulike typer EU-prosjekter EUs rammeprogram for forskning EU dekker ikke inngående mva. som er spesifisert på faktura eller kvittering Budsjett skal være ekskl. mva. Inng. mva. skal konteres særskilt ved bestilling/regnskapsføring Rapportering til EU skal være ekskl. mva. Prosjekter finansiert av EUs direktorat for utdanning EU dekker inng. mva. dersom man ikke får den refundert nasjonalt Andre EU-prosjekter EUS regelverk for hvert enkelt program må sjekkes Økonomien i EU-prosjekter: Krav, rutiner og roller. Per Inge Andresen

17 17 Indirekte kostnader NTNUs sats for indirekte kostnader 40% påslag på personalkostnadene EUs satser for indirekte kostnader Avhengig av type EU-prosjekt Satser for EUs rammeprogram for forskning, som NTNU skal bruke: Program Cooperation, Capacities* People (Marie Curie) Coordination & support actions ERC (European Research Council) 5./6. Rammepr. 20% 10% 20% 7. Rammepr. 60%** 10% 7% 20% * Betegnelsen gjelder 7. rammeprogram. For 5. og 6. rammeprogram gjelder satsen for alle prosjekter unntatt Marie Curie-prosjekter ** Transitional Flat Rate Alle prosentsatser er påslag på alle gyldige direkte kostnader både direkte personalkostnader og andre direkte kostnader unntatt: underleveranser (subcontracting) bidrag fra tredjepart Differanse mellom EUs og NTNUs beregning => Egenandel eller merbelastning av indirekte kostnader Økonomien i EU-prosjekter: Krav, rutiner og roller. Per Inge Andresen

18 18 Finansieringsgrad Finansieringsgrad = Maks. andel av gyldige kostnader som kan dekkes av EU Satsene kan være avhengig av bl.a.: Type prosjekt Aktivitetskategori Type organisasjon (ikke i 7. rammeprogram for forskning) Finansieringsgrad for NTNU i rammeprogrammet for forskning: Aktivitetskategori Research and techn. dev t, Innovation Demonstration Training Management Other specific activities rammeprogram 100% 100% 100% 100% 100% 7. rammeprogram 75% 50% 100% 100% 100% Økonomien i EU-prosjekter: Krav, rutiner og roller. Per Inge Andresen

19 19 Regnskapsføring Pass på at kostnader regnskapsføres i samsvar med EUs krav Spesielt: Inngående merverdiavgift Gjelder i hovedsak EUS rammeprogram for forskning Registrering og anvisning av timer i samme måned som arbeidet utføres Månedlig spesialpostering av indirekte kostnader Differanse mellom EUs og NTNUs beregning Økonomien i EU-prosjekter: Krav, rutiner og roller. Per Inge Andresen

20 20 Timeregistrering EU krever timelister (e.l.) for det arbeidet som skal rapporteres for prosjektet Et absolutt krav for EUs rammeprogram for forskning Bruk Maconomy til timeregistrering Så snart timene er anvist i Maconomy, oppdateres kostnadene og opptjent inntekt for dette arbeidet i prosjektregnskapet Timesedlene må anvises før bilagsfrist i Maconomy for den perioden (måneden) som timene gjelder Økonomien i EU-prosjekter: Krav, rutiner og roller. Per Inge Andresen

21 21 Rapportering Periodisk rapportering som regel hver 12. / 18. mnd. Sluttrapportering EU har egne maler for rapportering Ulike maler for ulike typer EU-prosjekter Regnskapsførte kostnader må kvalitetssikres ved rapportering I forhold til EUs regelverk for den aktuelle typen prosjekt I forhold til kontraktsdokumentene I forhold til NTNUs regelverk Økonomien i EU-prosjekter: Krav, rutiner og roller. Per Inge Andresen

22 22 Revisjon Revisjonserklæring til periodisk rapportering og sluttrapport Kreves av EU Utføres av ekstern revisor, etter bestilling fra NTNU 6. rammeprogram Stort sett til hver rapportering 7. rammeprogram Sjeldnere Hovedregel: Når akkumulerte påløpte kostnader i prosjektet (for NTNU) tilsier finansiering på (regnes deretter fra null igjen) Kan under bestemte betingelser erstattes med forhåndsgodkjenning av regnskapsmetoder Ikke aktuelt for NTNU i denne omgang Revisjon bestilt av EU Underveis eller inntil 5 år etter prosjektavslutning Utføres av EU-ansatte eller ekstern revisor bestilt av EU Økonomien i EU-prosjekter: Krav, rutiner og roller. Per Inge Andresen

23 23 Roller og arbeidsfordeling i økonomifunksjonen for EU-prosjekter BtB-prosessen Lønnsprosessen Prosjektprosessen EU-LP vs. Generell LP Timeregistrering i Maconomy utføres ikke av sentral EU-LP! Dette må skje lokalt Økonomien i EU-prosjekter: Krav, rutiner og roller. Per Inge Andresen

24 24 Oppsummering og konklusjoner Deltakelse i EU-prosjekter har høy prioritet i NTNUs strategi Først og fremst i EUs rammeprogram for forskning EU har egne, spesielle krav på mange områder Noen krav er meget klare og absolutte Andre krav er mer uklare eller ulne Og det kan bli kostbart å gjøre feil! Budsjettering, regnskapsføring, rapportering og revisjon for EU-prosjekter krever at man setter seg inn i mye Ta kontakt hvis du lurer på noe! Økonomien i EU-prosjekter: Krav, rutiner og roller. Per Inge Andresen

25 25 Budsjettering av EU-prosjekt innen 7RP LP-nettverksmøte, Andreas Ellefsen, Seksjon for regnskapstjenester, Øk.avd.

26 26 Budsjettering av EU-prosjekt Agenda: Budsjettering i maconomy av et Collaborative Project (CP). Budsjettering i søknadsfasen

27 27 Budsjettering av EU-prosjekt i Maconomy Forutsetninger Collaborative Project Indirekte kostnader beregnes som et påslag på 60 % av alle direkte kostnader (unntatt subcontracting). Delprosjekt for RTD Maksimal finansieringsgrad av RTD-aktiviteter er 75 %.

28 28 Budsjettering av EU-prosjekt i Maconomy Prosjektdata 2 For finansieringskategorien EU innenfor rammeprogrammet er den interne kostnadsbelastningen av indirekte kostnader låst på 40 % brutto, 40 % netto.

29 29

30 30 Budsjettering av EU-prosjekt i Maconomy Priser - Prisliste: kostprisliste 1 - Kursdato: , dvs. 7,5 NOK per EURO er anbefalt kursdato. - Avanse: 60 % av dirlønn og 60 % av eu-grunnlag. Det samme som EU benytter i sin beregning.

31 31

32 32 Budsjettering av EU-prosjekt i Maconomy Budsjetteksempel Lønn: Andre kostnader (unntatt subcontracting): Sum direkte kostnader:

33 33 Budsjettering av EU-prosjekt i Maconomy Indirekte kostnader 9113 er en automatisk regnskapspostering som styres av registreringen i prosjektdata 2. Med fin. kat. innenfor rammeprogrammet er denne låst til 40 % av direkte lønn. I eksempelet blir budsjettert på 9113.

34 34 Budsjettering av EU-prosjekt i Maconomy Indirekte kostnader 9112/9052 benyttes for å korrigere de indirekte kostnadene i prosjektregnskapet. Brutto indirekte kostnader skal samsvare med EUs dekningen av indirekte kostnader. Dette gjøres gjennom en manuell jobb.

35 35 Budsjettering av EU-prosjekt i Maconomy Indirekte kostnader NTNUs beregning av indirekte kostnader (40 % av lønn): X 40 % = EUs dekning av indirekte kostnader (60% av direkte kostnader, unntatt sub.) X 60 % = Prosjektregnskapet vil da få en tilleggsbelastning på på art 9112.

36 36 Budsjettering av EU-prosjekt i Maconomy Finansieringsgrad 75 % Egeninnsats og egenandel må synliggjøres i budsjettet. Egeninnsats for å dekke direkte kostnader budsjetteres på art Egenandel for å dekke indirekte kostnader budsjetteres på art 9052.

37 37 Budsjettering av EU-prosjekt i Maconomy Finansieringsgrad 75 % Direkte kostnader: X 25 % = Indirekte kostnader: X 25 % = og budsjetteres på hhv. art 9051 og 9052.

38 38 Budsjettering av EU-prosjekt i Maconomy Sjekkpunkt EUs bidrag (EC requested contribution) samsvarer med salgspris valuta.

39 39

40 40

41 41 Periodiske rapporteringer av EU prosjekter Viktige momenter ved rapportering når du som LP er ansvarlig for et EU prosjekt LP nettverksmøte, Anniken Simonhjell

42 42 Agenda Ikke-gyldige kostnader Gyldige kostnader Revisjon Ved rapportering Økonomien i EU-prosjekter: Spesielle krav og rutiner. Per Inge Andresen

43 43 Ikke-gyldige kostnader Merverdiavgift MVA Både MVA innenlands og utenlands (VAT). Sjekk 7794 om MVA allerede er tatt ut (GL bnr i bilagsrapporten). Hvis MVA ikke er tatt ut; poster MVA på 7794 på prosjektet ikke rammen (69 nummer). For kjøp, utstyr og lignende, vil det fremkomme i BasWare om MVA er tatt ut. For reiseregninger må underbilag gjennomgås.

44 44 Ikke-gyldige kostnader, forts. Kostnader som regnes som en indirekte kostnad eksempler; Vanlige pc er må begrunnes i spesielt behov. Telefon, porto o.l. FP6: Lønnskostnader til fast ansatte I FP7 dekkes lønnen til både faste og midlertidig ansatte.

45 45 Gyldige kostnader Alle kostnader direkte relatert til selve gjennomføringen av prosjektet. Investeringskostnad av utstyr kun rapportere kostnad for den perioden utstyret brukes i prosjektet eksempel; Pc-kjøp kr eks. MVA, total levetid 3 år, anskaffet måned 11, prosjektets levetid 36 mnd, antall måneder brukt i prosjektet: 25 Kr 9 490/36*25= kr 6 590,27

46 46 Revisjon FP6 alltid revisjon også ved sluttrapport. Kan være unntak ved Ved unntak er dette en del av kontrakten. FP7 revisjon ved hvert Eksempel: budsjett Revisjon 2 ganger. Revisjonskostnader er en gyldig kostnad, rapporteres som subcontracting under management.

47 47 Revisjon, forts. Ved revisjon, forvent spørsmål vedr. Timelister for prosjektdeltakere Agendaer, deltakerliste, møtereferat fra workshops, kick-offs og andre prosjektsamlinger Arbeidskontrakter Reiseregninger og andre bilag Har i dag avtale om revisjon med LC Revisjon AS

48 48 Ved rapportering FP 6: rapportering til EU innen 45 dager etter periodeslutt. Partner får vanligvis mellom dagers frist. Rapportering av periodens kostnader, inkl. Form C, skjer via mail. Signerte orginale dokumenter samt revisjonserklæring sendes til slutt.

49 49 Ved rapportering, forts. FP 7: rapportering til EU innen 60 dager etter periodeslutt. Partner får ca 30 dagers frist. Rapportering av periodens kostnader, Form C, via FORCE et online rapporteringsverktøy. Når koordinator har godkjent din rapport og sendt den til EU, ettersendes signert orginal samt revisjonserklæring.

50 50 3. Prosjekt Indirekte kostnader LP-forum 26. november 2009 Vidar Broholm

51 51 Prosjekt indirekte kostnader Svært positivt inntrykk etter presentasjonene og kartleggingssamtalene: God representasjon: Instituttleder, kontorsjef, LP og vitenskapelig ansatt Stort behov i organisasjonen for tydeligere definisjon av indirekte kostnader, klarere retningslinjer for hvordan beregne og kostnadsføre indirekte kostnader Kartleggingssamtalene viser: - Ulik forståelse og ulik definisjon av begrepet/innholdet i indirekte kostnader; både innen institutt og mellom institutt. - Enighet: - Prosjektene blir i dag ikke belastet reell kostnad - Kostnader bør i størst mulig grad henføres som en direkte kostnad på prosjektene

52 52 Prosjekt indirekte kostnader Forslag til NTNUs definisjon av indirekte kostnad: Indirekte kostnader er kostnader som er relatert til et bestemt prosjekt, men som ikke kan spores tilbake til dette på en økonomisk forsvarlig måte. Økonomisk forsvarlig: Basert på varens/tjenestens totalkostnad Dokumentert forbruk av varen/tjenesten

53 53 Modell 1: Gjennomsnittlige beregninger PEDAT-modellen P Prosjekt ansatte (midlertidig ansatte som lønnes av prosj.midler) E Eksisterende ansatte (fast ansatte som inngår med egeninnsats) Direkte kostnader D Direkte kostnader Lønn (inkl. sosiale kostn.), prosj. spesifikke driftsmidler og investeringer. Eksisterende ansatte som deltar med (deler av) sin forskningstid på eksternt fin. prosjekter. A Arbeidsplass (personlig) Faguavhengige kostnader for en personlig arbeidsplass Som over. Indirekte kostnader T Teknisk infrastruktur Fagavhengige kostnader knyttet til bruk av laboratorie-arealer Som over.

54 54 UiOs satser ifm PEDAT-modellen Kostnadstyper Arbeidsplass Fagmiljø m/tilhørende Teknisk DB- basistjenest er infrastruktur Sum sats* 1 - Teorifag % 2- Teorifag m/it % 3 - IT-fag % 4 - Eksperimentelle fag % 5 - Intensivt eksperimentelle fag % 6 - Kostnader for sykehusprosj % 7 - Ind. kostnader for feltassistenter % * Basert på i lønnskostnader, tilsvarer (ltr. 58) og for feltass. (ltr. 31)

55 55 Modell 2: Leiested Med grunnlag i faktiske kostnader ved, og faktisk bruk av det eksplisitte leiested Gjennomsnittskostnad for arbeidsplass og basistjenester Aktivitetsavhengige kostnader Faguavhengige basiskostnader Direkte kostnader Indirekte kostnader

56 56 Aktivitetsavhengige kostnader Basiskostnad (areal, strøm, varme, osv) Personalkostnad Leiestedskostnad Utstyrsverdi Varekostnad

57 57 4. Prising og budsjettering av timer i Maconomy LP-nettverksmøte, Per Inge Andresen, Regnskapstjenester, Øk.avd. Prising og budsjettering av timer i Maconomy. Per Inge Andresen

58 58 Agenda Prisstyring i Maconomy Sentrale prisbegrep Prislister og avanse Årlig oppdatering av prislistene Budsjettering med timer i Maconomy Timeregistrering i Maconomy Oppsummering og konklusjon Prising og budsjettering av timer i Maconomy. Per Inge Andresen

59 59 Prisstyring i Maconomy Kostprisliste 1 4 Salgsprisliste 1 6 Direkte styring av avanse Direkte styring av salgspris Forutsetter at man har kontrollert at salgsprisen minst gir den dekning av indirekte kostnader som kreves Er normalt kun å anbefale for oppdrag, i de tilfeller der avansen er høyere enn brutto indirekte kostnader Prising og budsjettering av timer i Maconomy. Per Inge Andresen

60 60 Sentrale prisbegrep Kostpris Det som innsatsfaktoren koster for NTNU Innsatsfaktorer Salgspris Medarbeidere (timer, personalkostnad), Reisekostnader, Driftsmidler, Utstyrsanskaffelser, Infrastruktur Det som kunden skal betale Avanse Påslag på kostpris Skal dekke: Indirekte kostnader (en større eller mindre andel) Eventuelt overskudd (kun for oppdrag) Prising og budsjettering av timer i Maconomy. Per Inge Andresen

61 61 Lønnsøkning i prislistene Oppdatert lønnstabell Kostpris basert på lønnstabell pr Lav lønnsøkning i 2009 Justert sats for forventet framtidig lønnsøkning: 4,8% Endret fra 4,5% Kilde: Statistisk Sentralbyrå, data for lønnsutvikling i staten Påslag for å korrigere for 1 mnd. etterslep: 0,4% Prislistene er basert på lønnstabell som gjelder f.o.m. 1.mai Prislistene legges ut med virkning f.o.m. 1.juni Prising og budsjettering av timer i Maconomy. Per Inge Andresen

62 62 Holdbarhetsdato for prislistene Priser endrer seg over tid Én versjon av hver prisliste for hvert budsjettår F.eks.: Kostprisliste 2 for , Kostprisliste 2 for , osv. Hver versjon får startdato 1. juni Prisøkning basert på forventet kostnadsøkning Lønnsøkning for et gitt lønnstrinn Prislister 5 år fram i tid Formål Mer korrekt budsjett for hele prosjektets varighet Prising og budsjettering av timer i Maconomy. Per Inge Andresen

63 63 Salgsprislister: Beregningsmetode Prosentvis påslag på kostprisliste 2 (for ordinære forskningsprosjekter) Salgsprisliste nr. Avanse SLP 1 0,0 % SLP 2 20,0 % SLP 3 40,0 % SLP 4 60,0 % SLP 5 80,0 % SLP 6 100,0 % Full dekning av indirekte kostnader, men ikke noe overskudd: Kostprisliste 2 og salgsprisliste 3 40% avanse Prising og budsjettering av timer i Maconomy. Per Inge Andresen

64 64 Vitenskapelige medarbeiderkategorier Forsker 1 Forsker 2 Forsker 3 Forsker Professor 0796 Sjefpsykolog 1198 Førstelektor 1378 Stipendiat 1013 Professor 1304 Psykol.M/Godkj.Spes Amanuensis 1017 Stipendiat 1111 Forskningssjef 9301 Professor ii 1109 Forsker 1020 Vitenskapelig Ass 1532 Dosent 1183 Forsker 1007 Høgskolelærer/Øvings 1019 Vitenskapelig ass 1110 Forsker 8029 Universitetslektor I 1018 Vitenskapelig ass 1011 Førsteamanuensis 1352 Post Doktor 8028 Førsteamanuensis ii 1308 Klinikkveterinær 1009 Universitetslektor 1108 Forsker Prising og budsjettering av timer i Maconomy. Per Inge Andresen

65 65 Teknisk/administrative medarbeiderkategorier Tekn/adm 1 Tekn/adm 2 Tekn/adm 3 Tekn/adm 4 Tekn/adm 4 (forts.) 1004 Rektor 1200 Førstebibliotekar 1515 Bibliotekar 1083 Ingeniør 1216 Driftsoperatør 1062 Direktør 1181 Senioringeniør 0807 Sykepleier 1029 Avdelingsleder 1512 Forsk.tekniker 9305 Prorektor 1054 Kontorsjef 1408 Førstekonsulent 1064 Konsulent 1078 Betjent 1474 Dekan 1113 Prosjektleder 1085 Avdelingsingeniør 1120 Mester 1362 Lærling (reform 94) 1061 Assist. Direktør 1351 Spes.Fysioterapeut 1178 Avdelingsbibliotekar 1275 Ingeniør 1362 Lærling (Reform -94) 1060 Avdelingsdirektør 1199 Univ. bibliotekar 1411 Avdelingsingeniør 1132 Renholdsleder 1090 Tekniker 0791 Bedriftslege 1434 Rådgiver 1213 Bibliotekar 1063 Førstesekretær 1129 Renholdsbetjent 1407 Avdelingsleder 0790 Bedriftssykepleier 1134 Sekretær/Kurator 1136 Driftstekniker 9300 Stilling utenfor reg 1059 Underdirektør 1087 Overingeniør 1084 Avdelingsingeniør 1203 Fagarbeider 1068 Fullmektig 1364 Seniorrådgiver 1363 Seniorkonsulent 1065 Konsulent 1069 Førstefullmektig 1096 Laboratorieassistent 1211 Seksjonssjef 1077 Hovedbibliotekar 1137 Driftsleder 1180 Sjåfør 1088 Sjefingeniør 0816 Avdelingssykepleier 1410 Bibliotekar 1070 Sekretær 1182 Seniorarkitekt 1206 Undervisningsleder 1067 Førstekonsulent 1130 Renholder Prising og budsjettering av timer i Maconomy. Per Inge Andresen

66 66 Kost- og salgsprisliste og avanse Kostprisliste, salgsprisliste og avanse Prisliste nr. KPL 1 KPL 2 KPL 3 KPL 4 SLP 1 23,1 % 0,0 % -16,5 % -28,5 % SLP 2 47,7 % 20,0 % 0,2 % -14,2 % SLP 3 72,3 % 40,0 % 16,8 % 0,2 % SLP 4 96,9 % 60,0 % 33,5 % 14,5 % SLP 5 121,5 % 80,0 % 50,2 % 28,8 % SLP 6 146,2 % 100,0 % 66,9 % 43,1 % Forutsetning for disse avansesatsene: Kostpris for medarbeider lik kostpris for medarbeiderkategori Prising og budsjettering av timer i Maconomy. Per Inge Andresen

67 67 Avanse med og uten overstyring av prislister Uten overstyring av prislister Gjennomsnittlig avanse for hele NTNU omtrent som i tabellen på forrige side Avanse for hver medarbeider vil kunne avvike fra avansen for medarbeiderkategorien, ved bokføring av registrerte timer Kostpris hentes fra medarbeiderens lønnstrinn Salgspris hentes fra vedkommendes medarbeiderkategori Med overstyring av prislister Fast avanse kan legges på: All timeføring (oppgave 9501) En enkelt medarbeiderkategori En enkelt medarbeider Prising og budsjettering av timer i Maconomy. Per Inge Andresen

68 68 Typiske prisvalg Forskningsprosjekter finansiert av NFR Kostprisliste 2 og 25% avanse (lik netto dekning av indirekte kostnader) Unntak: Rundsumfinansierte stipendiater og Post doc Spesielle programmer/utlysinger med særskilte regler for prising/finansiering Ordinære bidragsprosjekter generelt Kostprisliste 2 og X% avanse (lik netto dekning av indirekte kostnader) Oppdragsprosjekter Kostprisliste 3 og X% avanse (lik brutto indirekte kostnader + eventuelt overskudd) EU-prosjekter Kostprisliste 1 og X% avanse, dvs. ikke salgsprisliste Avansen er avhengig av typen EU-prosjekt Ta kontakt i hvert tilfelle! Prising og budsjettering av timer i Maconomy. Per Inge Andresen

69 69 Eksempel prising Bidrag Netto dekning av indirekte kostnader: 30% Vanlige bidragsprosjekter: Kostprisliste 2 Avanse på alle timer: 30%, lik netto dekning av indirekte kostnader Prising og budsjettering av timer i Maconomy. Per Inge Andresen

70 70 Eksempel prising Oppdrag Ingen egenandel av indirekte kostnader Netto: 40% Oppdrag: Kostprisliste 3 Avtalt fast salgspris pr. time pr. medarbeiderkategori Forutsetning: Avanse lik eller større enn brutto indirekte kostnader (40%) Prising og budsjettering av timer i Maconomy. Per Inge Andresen

71 71 Prislistedatoer i budsjettet: Vinduer i Maconomy Fanen Budsjett (Budsjettering) Startdato for den prislisten som skal brukes for budsjettlinjen Systemet henter prisene for budsjettlinjen fra prislisten som har startdato på den 1.juni som er lik eller nærmest i fortid i.f.t den datoen som registreres på budsjettlinjen Vinduet for periodisering av budsjett Startdato for den prislisten som skal brukes for budsjettlinjen Systemet henter prisene for budsjettlinjen fra prislisten som har startdato på den 1.juni som er lik eller nærmest i fortid i.f.t den datoen som registreres på budsjettlinjen Datoene er skrivebeskyttet i dette vinduet Prising og budsjettering av timer i Maconomy. Per Inge Andresen

72 72 Fanen Budsjett (Budsjettering) Prising og budsjettering av timer i Maconomy. Per Inge Andresen

73 73 Vinduet for periodisering av budsjett Prising og budsjettering av timer i Maconomy. Per Inge Andresen

74 74 Praktiske budsjettips - Timer Dette gjelder kun for budsjettlinjer for oppgave 9501 dvs. alt som har med timer å gjøre Legg inn en budsjettlinje for hvert budsjettår for alt som har med timer å gjøre (oppgave 9501) Tenk på perioden juni-mai som budsjettår for et prosjekt Hvis du skal budsjettere for et kalenderår: Legg inn en budsjettlinje for januar-mai og en budsjettlinje for junidesember Prising og budsjettering av timer i Maconomy. Per Inge Andresen

75 75 Årlig oppdatering av prislistene Når? Månedskiftet mai/juni Antar at ny lønnstabell normalt vil være utarbeidet innen slutten av mai Hva revideres? Oppdatert versjon av prislistene som skal gjelde for År 1 År 4 f.o.m. 1.juni samme år Formål: Regnskapsføring av timer til riktig pris Oppdatert beregning av gjennomsnittlig lønnsnivå for hver stillingskode Vurdere flytting av stillingskoder mellom medarbeiderkategorier Oppdatere representativt lønnstrinn for medarbeiderkategoriene Nytt hvert år Ny prisliste for År 5 (dvs. f.o.m. 1.juni om 5 år fra dags dato) Prising og budsjettering av timer i Maconomy. Per Inge Andresen

76 76 Oppsummering og konklusjon Prising av timer (dvs. v/ timeføring) Prislister Avanse Kostpris: Kostnad for NTNU Salgspris: Pris som kunden skal betale Priser oppdateres årlig i.f.t. gjeldende lønnstabell Egne prislister for hvert år Prislister 5 år fram i tid Hver versjon av en gitt prisliste gjelder: F.o.m. 1. juni i År n T.o.m. 31. mai i År n+1 Prising og budsjettering av timer i Maconomy. Per Inge Andresen