Møteinnkalling for Administrasjonsutval

Transkript

1 Hjartdal kommune 3692 Sauland Møteinnkalling for Administrasjonsutval Møtedato: Møtestad: Kommunehuset Møtetid: Kl. 12:00 Utvalsmedlemene blir med dette kalla inn til møtet. Den som har lovleg forfall, eller er ugild i nokon av sakene, må melda frå så snart råd er, tlf , slik at varamedlem kan bli kalla inn. Stad Sauland, Sven Tore Løkslid ordførar Sakliste Sak nr. Saktittel 006/13 GODKJENNING AV MØTEBOK 007/13 REFERATSAKER 008/13 DELEGASJONSSAK 009/13 EFFEKTIVISERING 010/13 TILSETTINGSREGLEMENT - HJARTDAL KOMMUNE

2 Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Administrasjonsutval /13 IL Saksansvarleg: Ingebjørg Landsverk Arkiv: K1-, K2- Arkivnr.: 13/749 GODKJENNING AV MØTEBOK RÅDMANNEN TILRÅR Møteboka frå ADM-utvalet blir godkjent slik ho ligg føre.

3 Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Administrasjonsutval /13 IL Saksansvarleg: Ingebjørg Landsverk Arkiv: K1-, K2- Arkivnr.: 13/748 REFERATSAKER Nr Dok.ID T Dok.dato Avs./Mott. Tittel 1 13/1588 I Kongsbergregionen AVSLUTTING AV UTGREIING INTERKOMMUNALT SAMARBEID RÅDMANNEN TILRÅR Referatsakene blir teke til orientering slik dei ligg føre.

4

5 Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Kommunestyret RE Administrasjonsutval /13 RE Administrasjonsutval /13 RE Saksansvarleg: Rune Engehult Arkiv: K1-034 Arkivnr.: 13/497 EFFEKTIVISERING Dokument i saka: Nr T Dok.dato Avsendar/Mottakar Tittel 2 I Klubben ved sauland skule KOMMENTAR PÅ PLANENE OM NEDSKJERING AV STILLINGER I SKULEVERKET 4 I Sauland skule KONSEKVENSANALYSE AV NEDSKJÆRINGAR - SAULAND SKULE U Klubben ved Sauland skule 5 I Foreldregruppa i 2. klasse 6 U Foreldregruppa i 2. klasse 7 U Foreldregruppa i 2. klasse SVAR PÅ KOMMENTAR OM PLANENE OM NEDSKJERING AV STILLINGER I SKULEVERKET ANG. NEDSKJÆRINGER VED SAULAND SKOLE MELLOMBELS SVAR PÅ BREV VEDK NEDSKJÆRINGAR VED SAULAND SKULE SVAR PÅ BREV TIL KOMMUNESTYRET Aktuelle lover, forskrifter, avtaler m.m.: Arbeidsmiljølova Hovudavtale og Hovudtariffavtale Saksgang: Administrasjonsutvalet tilrår. Kommunestyret gjer vedtak. Bakgrunn for saka: I samband med handsaming av kommuneplanen sin handlingsdel og økonomiplan (sak 090/12) vedtok kommunestyret følgjande verbalpunkt:

6 Innan legg rådmannen fram ei sak om effektivisering tilsvarande inntil 2 årsverk. Dette må sjåast saman med den varsla omorganiseringa. Omfang, økonomisk gevinst og bruken av den tar kommunestyret stilling til når saka kjem til politisk handsaming. Rådmannen har, etter avtale med ordførar, ikkje lagt saka fram for kommunestyret innan fristen. Dette har samanheng med koplinga til omorganiseringsprosessen som òg blir lagt fram nå. Oppgåva i seg sjølv er òg så stor at rådmannen finn prosessen viktigare enn tidsfristen. I Hjartdal kommune er det 208 tilsette fordelt på 156 årsverk. Lønsutgiftene utgjer ca 66 % av dei kommunale driftsutgiftene. Det er formelt sett, etter delegert mynde frå kommunestyret, rådmannen som oppretter og legger ned stillingar innafor vedteken budsjettramme. Stillingsreduksjonar er likevel eit resultat av svært tydelege politiske føringar gjennom budsjettvedtaket. Budsjettvedtak for 2012 og 2013 inneber følgjande stillingsreduksjonar: Type stilling Storleik Frå dato Status Lærar 100% % redusert frå Lærar 100% Ikkje gjennomført Lærar 50% Gjennomført Førskulelærar 50% Gjennomført Landbruksrådgjevar 100% Gjennomført Helsefagarbeidar 50% Mellombels gjennomført for 2013 Helsefagarbeidar 50% Mellombels gjennomført for 2013 På grunn av at føresetnaden om reduksjon av 2 x 100% stilling i skulesektoren frå ikkje er gjennomført fullt ut, har det oppstått ein krevjande budsjettsituasjon i Årsverknaden av dei to stillingane er 24 månadsverk. Det tiltaket som er sett i verk gir ein effekt på 6 månadsverk. Dersom resterande 18 månadsverk skal effektuerast frå (= nytt skuleår) tilsvarar det ein reduksjon på 3,6 stillingar. Slik situasjonen er nå vil ei 100% stilling bli inndratt frå som eit effektiviseringstiltak, men dette blir helde utanom denne saka da det er eit tiltak for å oppfylle tidlegare vedtatt budsjett. Kommunestyret sitt vedtak som er nemnt ovafor er knytt til effektivisering av ytterlegare to årsverk. Vurdering: Hjartdal kommune har, på lik line med andre verksemder, eit krav på seg til å utnytte ressursane sine mest mogeleg effektivt. Dette er eit fokus rådmannen har kontinuerleg, uavhengig av politiske vedtak. Effektivisering er eit uttrykk for forholdet mellom dei ressursane som blir brukt til tenesteproduksjonen og den mengda og kvaliteten på dei tenestene som blir produsert. For ein kommune handlar effektivisering om: a) å yte tenester til fleire brukarar med uendra kvalitet, utan ressursauke, og/eller b) å tilby tenester med betre kvalitet til like mange brukarar, utan ressursauke, og/eller c) å produsere same mengde tenestene med uendra kvalitet rimelegare enn før.

7 Dei stillingsreduksjonane som er nemnt ovafor er eksempel på punkt c). Rådmannen er rett nok usikker på om kvaliteten vil forbli uendra. Det er ei fare for at kvaliteten på tenestene vil gå ned. Når kommunen, som følgje av samhandlingsreforma, har teke imot utskrivingsklare pasientar frå sjukehusa i langt større grad enn tidlegare, og med langt større pleie- og omsorgsbehov, så er det eit eksempel på punkt a). Det har rett nok vore ei auke i ressursane i heimetenesta (nattsjukepleie), men ikkje på sjukeheimen. Dei siste åra har kommunen reduserte sakshandsamingstida innafor plan- og byggesak betydeleg utan at det er fleire tilsette. Dette er eit eksempel på effektivisering etter punkt b). Alle disse eksempla viser at kommunen heile tida effektiviserar sine tenester. Det vil i mange tilfelle vere vanskeleg å talfeste ei effektivisering, særleg etter punkt b), og delvis punkt a). Om ein klarar å oppretthalde kvaliteten i samband med effektivisering etter punkt c) vil ein i mange tilfelle først kunne måle etter fleire år (langtidsverknad). Når kommunestyret nå har bede om ei sak om effektivisering er det etter rådmannen sin vurdering berre ei presisering (talfesting) av det arbeidet som går føre til ei kvar tid. Rådmannen tolkar kommunestyret sin bestilling til å gjelde ei effektivisering som beskrive i pkt c) i og med at det er knytt til stillingsreduksjonar. Kommunestyret har bede om at saka om effektivisering skal bli knytt opp mot den varsla omorganiseringa. Rådmannen ser eit effektiviseringspotensial i omorganiseringsprosessen, men det er ein type effektivisering som ikkje kan takast ut i form av færre stillingar. Kommunal tenesteproduksjon og utvikling er avhengig av dyktige leiarar som tenkjer heilskapleg. Omorganiseringa som rådmannen legg fram (sjå eiga sak) inneber derfor ein effektivisering i tråd med punkt b), der målet er betre kvalitet på leiinga - og dermed på tenestene. Omlag 10% av dei tilsette i Hjartdal kommune er i dag over 60 år. Det tyder at det i åra som kjem vil vere mange tilsette som går av med pensjon. Ei viss turnover blant yngre tilsette vil det òg alltid vere. Rådmannen meiner at ei effektivisering/nedbemanning av ytterlegare to årsverk bør skje gjennom naturleg avgang. Det tyder at det ikkje er mogeleg å sette ein konkret dato for når effektiviseringa/nedbemanninga skal vere sluttført. Ut frå den kunnskapen rådmannen sitt på i dag er det grunn til å tru at følgjande nedbemanning kan vere mogeleg innan utgangen av 2013: Sentraladministrasjonen 80% Drift og utbygging 50% Heimetenestene 25% SUM 155% Det er i dag ein svært fleksibel pensjonsalder i arbeidslivet. Det er eit nasjonalt mål om å få fleire til å arbeide lenger. Reell avgang kan derfor kome på eit seinare tidspunkt enn forventa. I eit lengre tidsperspektiv vil potensialet vere større enn det som kjem fram ovafor og større enn den forventninga som kjem til uttrykk i kommunestyret sitt vedtak (2 årsverk). Den effektiviseringa/nedbemanninga som er skissert over har følgjande konsekvensar:

8 Sentraladministrasjonen: Reduksjonen er knytt til fleire stillingar. Kapasiteten i administrasjonen vil gå ned, og tilsette som allereie arbeider ut over normal arbeidstid utan å få betalt for det, må gjere det i enda større grad enn i dag. Sakshandsamingstida vil auke og nødvendige kvalitetsheving av post- og arkivrutinar vil ikkje få tilstrekkeleg fokus. Noko av nedbemanninga (20%) er knytt til delvis avtalefesta pensjon. Når stillingsinnehavar går heilt av med pensjon ser rådmannen det nødvendig å lyse ut full stilling igjen, - for å få kompetente søkjarar. Det viser at ei effektivisering i nokre samanhengar vil vere mellombels. Drift og utbygging: Stillingsreduksjonen har vore planlagt i fleire år og vil ikkje gi nemneverdig negativ konsekvens. Heimetenestene: Det er for tida noko mindre behov for tenester direkte til brukar. Hittil er dette brukt til meir førebyggande arbeid. Dersom talet på brukarar aukar igjen vil det vere behov for å auke stillingsstorleiken. Rådmannen har drøfta effektivisering og nedbemanning med dei tillitsvalde. Det er semje om at permanent eller mellombels inndraging av stillingar må vurderast i kvart enkelt tilfelle. Rådmann, einingsleiar og tillitsvalde må delta i ei slik vurdering. Rådmannen vil signalisere til kommunestyret at leiinga framleis vil ha eit kontinuerleg fokus på effektiv utnytting av kommunen sine ressursar til beste for innbyggjarane. Effektivisering blir ofte brukt i ein samanheng som gjer at det blir oppfatta som innsparing. Rådmannen åtvarar mot ei slik oppfatting. Tiltak som førar til færre eller dårlegare tenester er ikkje effektivisering, men kutt. Den allereie vedtekne budsjettreduksjonen innan oppvekst, kombinert med ein stadig auke i talet på elevar med enkeltvedtak og ein auke i talet på framandspråklege elevar gjer at rådmannen ikkje ser det store effektiviseringspotensialet innafor nyleg vedteken struktur. Det same er tilfelle innafor omsorgssektoren. Samhandlingsreforma har ført til eit vesentleg større press på dei kommunale tenestene. Dette er handtert innafor dei ressursane som er avsett og effektiviseringspotensialet er dermed i stor grad utnytta. Ferske tal frå Kommunebarometeret, utgitt av Kommunal Rapport, peiker på at Hjartdal kommune har ein lite effektiv heimeteneste. Kommunal Rapport uttrykker sjølv at det er stor usikkerheit knytt til tala og administrasjonen er i gang med kvalitetssikring. Rådmannen ønskjer å sjå nærare på effektiviteten i heimetenesta i kjølvatnet av Kommunebarometeret og denne saka. Gjennom organisasjonsutviklingsprosessen har det kome fram at det er eit ønskje frå alle mellomleiarar å få meir støtte og hjelp frå rådmannen sin stab, særleg i personalsaker. Rådmannen tilrår derfor at noko av den gevinsten som blir henta ut ved naturleg avgang blir brukt til å styrke rådmannen sin stab i form av ein personalkonsulent i 50% stilling frå Ein føresetnad for oppretting av ei slik stilling vil vere at minimum tilsvarande reduksjon faktisk blir gjennomført på permanent basis. Det er ei sak som må handterast gjennom handlingsplan/budsjett. RÅDMANNEN TILRÅR: 1. Kommunestyret tek rådmannen sin orientering om effektivisering til orientering. 2. Det er det til einkvar tid vedteke budsjett som legg rammer for talet på stillingar.

9 Administrasjonsutval Handsaming: Sven Tore Løkslid foreslo: saka utsetjast VOTERING: Utsetjingsforslaget blei samrøystes vedteke. ADM-004/13 TILRÅDING: Saka utsetjast.

10 Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Administrasjonsutval /13 BHO Administrasjonsutval /13 BHO Saksansvarleg: Bengt Halvard Odden Arkiv: K1-419, K2- Arkivnr.: 13/548 TILSETTINGSREGLEMENT - HJARTDAL KOMMUNE Dokument i saka: Forslag til tilsettingsreglement i Hjartdal kommune Vedlagde dokument: Dokument nr.1 Aktuelle lover, forskrifter, avtaler m.m.: Arbeidsmiljølova, Hovudtariffavtala Saksgang: Administrasjonsutvalet tilrår Kommunestyret vedtek Bakgrunn for saka: Hjartdal kommune har i perioden 2011 / 2012 revidert og endra vårt tilsettingsreglement i samråd med tillitsvalde og leiarar i kommunen. Dokumentet kom til politisk handsaming og ble vedtatt i k-styresak 044/12, Etter ei periode med bruk av reglementet ser ein behov for nokre mindre korrigeringar for at reglementet skal kunne nyttast på ei god måte, både frå eit arbeidsgjevarståstad og tillitsvaldes ståstad. Vurdering: Rådmannen har drøfta med tillitsvalde enkelte forslag til endringar i tilsettingsreglementet. Endringa er i stor grad knytt opp til informasjon kring ledige stillingar. Ein tydeleggjer kravet om utlysing av stillingar og informasjon til tilsette ved ledige stillingar. Reglementet har tidligare hatt ei opning for å ikkje lyse ut ei stilling. Det har opplevdes noko uklart i reglementet når dette var mogleg og ikkje. Endringa i tilsettingsreglementet tar no inn ei tydeleggjering av dette punktet som i stor grad omhandlar forlenging av eksisterande vikariat / engasjement og vikar- og omdisponeringsbehov ved sjukdom. Rådmannen meiner at det skal ligge stillingsbeskrivingar til stillingar i Hjartdal kommune. Arbeidet med dette er igangsett, men er omfatande. Rådmannen vil difor ha med eit punkt i tilsettingsreglementet som krev ei etablering eller revidering av stillingsbeskriving før utarbeiding av utlysningstekst. Dette kvalitetssikrar både arbeidet med stillingsbeskrivingar og naudsynte endringar men dannar òg eit godt grunnlag for utforming av utlysningstekst.

11 RÅDMANNEN TILRÅR: Tilsettingsreglement blir vedteke slik det ligg føre Administrasjonsutval Handsaming: Sven Tore Løkslid foreslo: saka utsetjast VOTERING: Utsetjingsforslaget blei samrøystes vedteke. ADM-005/13 TILRÅDING: Saka utsetjast

12