Rapport fra studieadministrativt seminar ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultetet

Transkript

1 Rapport fra studieadministrativt seminar ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultetet Seminar på Voss april 2010 Seminar på Sandven Hotel (Norheimsund) november 2007 Rapporten er et innspill til strategidebatten ved fakultetet Oktober 2010

2 RAPPORT FRA STUDIEADMINISTRATIVT SEMINAR VED DET MATEMATISK- NATURVITENSKAPELIGE FAKULTET MED INNSPILL TIL STRATEGIDEBATT Den samlede studieadministrasjonen ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet ønsker å bidra til utvikling og kvalitetsforbedring av det studieadministrative arbeidet ved vårt fakultet. Den april var hele gruppen samlet på studieadministrativt utviklingsseminar på Voss, der det ble utarbeidet forslag til en rekke tiltak som skal utvikle oss som gruppe og forbedre de prosessene vi er en del av i vårt arbeid. Studieadministrativt seminar på Voss april 2010 er en oppfølging av et påbegynt arbeid på et tilsvarende seminar på Sandven i Målsetningen for seminaret var å: 1) fastslå hva vi som studieadministratorer gjør, hva vi vil gjøre, og hvordan vi som gruppe ønsker å bli oppfattet og 2) komme frem til konkrete tiltak som de fleste synes var viktig å konsentrere seg om for å bedre arbeidshverdagen. Vi ser på dette dokumentet som et innspill i den pågående strategiprosessen ved fakultetet. Det foregår et kontinuerlig arbeid med å utvikle den studieadministrative gruppen som helhet slik at vi på best mulig måte kan utføre våre arbeidsoppgaver på tvers av institutt og fakultet med et helhetlig utgangspunkt. Den samlede studieadministrasjon ønsker å fremstå som èn gruppe, med felles mål for vår aktivitet. Vi ønsker på best mulig måte å bidra til kvalitetsforbedringen og utvikling. Gruppen foreslår en rekke tiltak for bedre å kunne legge til rette for de prosessene som skjer i læring og tilrettelegging for studenter og ansatte. I 2005 ble det utarbeidet en felles målsetning for fakultetets studieadministrasjon: Den samlede studieadministrasjonen ved fakultetet skal på en profesjonell måte legge til rette for rekruttering til og utvikling av fakultetets utdanningstilbud. Studieadministrasjonen skal legge forholdene til rette for at studentene ved fakultetet får gode arbeidsforhold innenfor et attraktivt og relevant utdanningstilbud. Studieadministrasjonen skal yte god service til studenter og ansatte, initiere til å bidra et systematisk utviklingsarbeid knyttet til læringsmiljø, undervisning og studieadministrasjon, samt bidra med innspill till og innsikt i den offentlige debatt rundt utdanningspolitiske spørsmål, med vekt på realfag. Målsetningen ble grundig diskutert på seminaret og vi mener at denne fortsatt er gyldig som en felles målsetning for den samlede studieadministrasjon ved fakultetet. Målsetningen er formulert for oss, og ikke av oss, den er ambisiøs men er et mål vi som gruppe ønsker å strekke oss mot. Kompetanseheving blir sett på som en av de viktigste prosessene for at studieadministrasjonen skal kunne utvikle seg som helhet og på best mulig måte kunne legge til rette for studenter og ansatte. I dette ligger det også at det må legges tilrette for egenutvikling for den enkelte medarbeider. Det har de siste 10 årene været en rivende utvikling av studieadministrativt arbeid både når det gjelder omfang og kompleksitet, i tillegg til at nye administrative system er innført. I dag har alle instituttene studiekonsulenter, de fleste instituttene har også mer enn en stillingsressurs. Totalt teller gruppen ved MN i overkant av 20 personer. Med bakgrunn i ulik organisering på instituttene vil det være naturlig med noe ulik fordeling av arbeidet og hvilke arbeidsoppgaver som er tillagt det studieadministrative personale. I dette dokumentet vil vi peke på kjerneoppgaver gruppen mener er viktig å prioritere.

3 Ved utlysning av stillingene som studiekonsulent settes det stort sett alltid krav om mastergrad og ønske om realfaglig bakgrunn for å være kvalifisert. Stillingene blir kun unntaksvis utlyst med krav om bachelorgrad. Det betyr at det sitter mange svært godt kvalifiserte medarbeidere på instituttene som i enda større grad enn i dag ønsker å bidra i utviklingsarbeid, kvalitetsutvikling og tilrettelegging for studenter og ansatte. Instituttene besitter en ressurs som med riktig bruk kan gi mye igjen i form av fornøyde studenter og ansatte. Den studieadministrative gruppen har alltid vært preget av stor utskifting og liten tid til å sette seg. Det er derfor viktig at det gjøres grep som viser at gruppen blir tatt på alvor og blir vist tillitt i forhold til utføring av det studieadministrative arbeidet. For å kunne bruke den kompetanse vi har, er det viktig at det frigjøres tid til å prioritere de viktige og overordnede studieadministrative oppgavene. Som gruppe ønsker vi at dette er prioritert ved alle instituttene. Vi mener at vi på denne måten i større grad kan nå våre felles mål som både vil komme institutter og fakultet til gode. I forbindelse med det studieadministrative seminaret som ble avviklet på Sandven Hotell 2007, ble det laget en oversikt over arbeidsoppgaver som studiekonsulentene har som en del av sin daglige aktivitet. Denne listen viste at arbeidsdagen for mange blir svært fragmentert på grunn av mange småoppgaver som ikke er en del a den kjerneaktiviteten gruppen ønsker å ha hovedfokus på. Personlig utvikling og utvikling av stillingen er viktig for å heve kvalitet i arbeidet og for å kunne ha en forventning om en fornuftig lønnsutvikling. En styrking og tydeliggjøring av studieadministrasjonen og dens oppgaver og arbeidsfelt vil være et viktig bidrag i alt utviklingsarbeid som angår utdanning og undervisning ved vårt fakultet. Det kan være strategiske valg i videreutviklingen av program- og emneportefølje, rekruttering, frafallsproblematikken eller et helhetlig og systematisk arbeid i forskerutdanningsadministrasjonen. Slik kan vi forhindre at ubevisste og tilfeldige beslutninger skal prege, eller kanskje være avgjørende for studenters og ph.d.-kandidaters veivalg og muligheter. Som avslutning på seminaret som ble avholdt på Voss i april, ble det laget en tiltaksplan der vi satte oss noen mål for vårt videre arbeid. Tiltaksplanen er delt inn i ulike hovedprioriteringer som hver inneholder en rekke underpunkter. Temaene og tiltakene blir presentert i den påfølgende teksten. Mange av de tiltakene som ble utarbeidet er allerede igangsatt med stor entusiasme. I løpet av høsten vil det bli arrangert et halvdagsseminar for å følge opp tiltakene og vurdere eventuelle justeringer. Tiltaksplan Seminaret gav oss mange gode forslag, men etter runder med prioriteringer sto igjen med tiltakene nevnt under. Mange av tiltakene er igangsatt, flere vil starte eller bli ferdigstilt høsten 2010 og vår Tiltakene den studieadministrative gruppen kom frem til kan deles i følgende temaer: 1. Utvikling og kompetanseoverføring 2. Styrking av studieveilederrollen 3. Omorganisering av stillingen på fakultetet for PhD-utdanning og internasjonalisering

4 1. Utvikling og kompetanseoverføring Dette hovedtiltaket kan deles i flere undertiltak: - Synliggjøring av den studieadministrative gruppen - Kompetanseheving - Legge til rette informasjon for nyansatte studiekonsulenter - Møteplasser Bakgrunn for tiltaket Studieadministrasjonen på fakultetet er en gruppe som er godt utdannet, men som stadig ønsker å heve sin kompetanse. Vi ønsker oss utviklingstid slik at vi selv skal kunne være med på å heve kompetansenivået. Kurs som UiB tilbyr passer ikke alltid inn i våre arbeidsfelt, så skreddersydde kurs vil være mer nyttige. Samtidig er det viktig å synliggjøre de oppgavene vi har og som skal ligge til stillingen, samt å lage en god rutine for videreføring av informasjon ved nyansettelse av studiekonsulenter. Målsetning Hovedmålsetningen er: - Bli enda dyktigere i jobben. - At alle i studieadministrasjonen skal kunne delta på kurs og seminarer med innhold som er utviklende og relevant for oss, enten det trekkes inn ekstern kompetanse, eller om vi bruker hverandre i kompetanseoverføringen. - At ledelsen ved fakultet og institutter bevisstgjøres på behovet for kompetanseheving og det positive tilskuddet dette er for de ansatte, slik at muligheten til å prioritere mer langsiktig utviklingsarbeid blir reell for alle studieadministrativt ansatte - At studiekonsulentene skal kunne være med på å forme og påvirke innholdet i stillingene. Beskrivelse av tiltak Som utvikling og kompetanseheving vil både kursing og fagseminarer 1 være inkludert i tiltaket. For en del av kursene kreves det midler i form av lønn til kursansvarlig, hvis denne er ekstern. Midler kan søkes fra kompetansehevingsprogrammet (organisert fra personalavdelingen) med eventuelt supplement fra studiebudsjett disponert ved fakultetet. De fleste av de foreslåtte kurs/fagseminar kan gruppen selv organisere, mens noe organiseres sentralt. Selv om kursene er skreddersydd for oss vil de kunne være åpne for alle ansatte på UiB som vil delta. Det arbeides med å lage en oppdatert oversikt over hva studiekonsulentene gjør på de forskjellige instituttene. Denne informasjon kan brukes både av oss selv for å utvikle jobben, og av ledelsen på institutt og fakultet for å se hva som ligger til stillingen. Dette er også nyttig informasjon for nytilsatte studiekonsulenter. Utviklingstiltaket består av en rekke undertiltak: - Avansert Excel-kurs. Lars Jordanger, tidligere studiekonsulent på MI, har sagt seg villig til å vise oss muligheten for avansert behandling av data i Excel. En rekke av de rapportene vi tar ut i andre datasystem kan nyttiggjøres på en helt annen måte ved effektiv og mer avansert behandling. Et slikt kurs vil bli skreddersydd våre behov og vil være både tidsbesparende og svært nyttig. 1

5 - Kurs i lover, regler og saksbehandling. Vi ønsker et kurs med fokus på lover og regler som gjelder for studieadministrasjonen. Dette kurset burde arrangeres sentralt på UiB, med sertifisering/dokumentasjon av kompetanse. - Fagseminar for studieadministrasjonen. Månedlige samlinger i form av en utvidet lunsj, som vil foregå på rundgang på de forskjellige instituttene, der det vil åpnes for erfaringsutveksling. Hvert seminar vil ha et spesielt tema som tas opp; her kan f eks ekspertteam 2 foreslå tema. Fagseminarene vil legges ut på UiB-kalenderen, og det skrives et notat i form av abstract fra seminarene. Fagseminarene kan bidra til kompetanseoverføring innad i studieveiledergruppen også mellom fakultetene. Universitetspedagogikk. Kurs i grunnleggende pedagogikk mot høgskole/universitet. Dette vil gi oss innsikt i hvordan faglærer underviser og vil gjøre oss til bedre diskusjonspartnere for faglærere i forhold til undervisningsplanlegging og studieplanarbeid. Det vil også gi bedre kompetanse i møte med studenter og bidra til bedre mulighet for tilrettelegging og utvikling av læringsmiljø. - Verktøybaserte kurs. Kurs som er spesiallaget for oss, f eks administrasjon og organisasjon, ledelse og språk. Spesielt kan nevnes engelskkurs med fokus på saksbehandling og jus. Vi vil ønske at disse kursene er sertifiserte, og at vi får kursbevis. Tidsplan Kurs og fagseminar vil starte opp høsten Styrking av studieveilederrollen Som studieveileder er den viktigste målgruppen studentene. Vi skal svare på en stor bredde av spørsmål og synliggjøre studietilbudet ved fakultetet på en best mulig måte. For å gjøre en enda bedre jobb har gruppen kommet frem til 2 konkrete tiltak: a) Fagspesifikk yrkes- og karriereinformasjon til studentene b) Utvikling av programmøter/masteruke a) Fagspesifikk yrkes- og karriereinformasjon til studentene Bakgrunn for tiltaket Et tilbakevendende spørsmål fra mange studenter på studieprogram ved Det matematisknaturvitenskaplige fakultet er Hva kan jeg bli?. En bachelor- eller mastergrad innen realfag gir kun en tittel og ikke et bestemt yrke, noe som gjør det vanskelig for noen studenter å se videre muligheter med utdanningen. Dette kan være en medvirkende faktor til frafall fra studieprogram ved fakultet, og kanskje spesielt i økonomiske nedgangstider der man søker trygghet i arbeidslivet. Målsetning - Gi studentene konkrete eksempler på hvor ferdige kandidater har fått jobb. - Vise bredden av potensielle arbeidsplasser. - Samle informasjonen fra instituttene på en felles nettside for fakultetet. - Øke graden av gjennomføring blant studenter over en lengre tidsperiode. 2 Gruppe av studiekonsulenter fra institutt og fakultet som arbeider med et gitt tema, f. eks. eksamen. Disse er en ressursgruppe for de andre studiekonsulentene. Ekspertteam kan dannes for ulike temaområder.

6 Beskrivelse av tiltak Det utarbeides et forslag til mal som studiekonsulentene ved instituttene kan bruke når de kontakter ferdige kandidater, enten gjennom e-post eller telefon. Man bør kontakte kandidaten 3-6 måneder etter ferdig grad. Kandidaten har da ikke distansert seg for mye fra studietiden og har samtidig tilegnet seg nok erfaring i jobben til å si om utdanningen er relevant eller ikke. Kontaktinformasjonen hentes ut fra Felles Studentsystem (FS) der man fortrinnsvis kan bruke kandidatens telefonnummer eller personlige e-post. Det kan være lurt å informere studenter i siste semester at de vil bli kontaktet i løpet av noen måneder etter de har fullført graden. Studiekonsulentene trenger informasjon om kandidatens arbeidssted, hvor lang tid det gikk før ansettelse og om kandidaten mener utdanningen er relevant for jobben. Opplysningene vil bli anonymisert. Dette tiltaket ville vært mye enklere å gjennomføre ved hjelp av et alumni-nettverk. Det er derfor svært ønskelig at alumni-prosjektet følges opp sentralt. Informasjonen om arbeidssted, eventuell tid som arbeidssøker og utdanningens relevans kan gis til bachelorstudenter i informasjonsuken På vei og programmøter i løpet av det første studieåret. Man bør ikke vente til tredje semester da det erfaringsmessig er størst frafall mellom andre og tredje semester av bachelorgraden. Informasjonen om jobb kan også gis nye masterstudenter på program der det er eksterne søkere. Tidsplan Utarbeide lister over arbeidssteder for ferdige kandidater innen utgangen av høsten 2010 / vår Studiekonsulentene avgjør hvor mange kull som skal kontaktes. Listen bør oppdateres jevnlig etter hvert som kullene fullfører studiet. b) Utvikling av programmøter/masteruke Bakgrunn for tiltaket I studentevalueringer har det kommet frem at bachelorstudentene synes de får for lite informasjon om muligheter og innholdet i masterstudier ved de ulike instituttene ved fakultetet. Pr i dag er informasjon om masterprogrammene inkludert i programmøter for bachelorstudentene, som regel i form av at en masterstudent selv presenterer sin oppgave/studium. Noen institutt har egne informasjonsmøter om mastertilbudet på instituttet/fagområdet. Oppmøte på disse arrangementene er vekslende. Målsetning - Øke studentene sin kunnskap om bredden av masterprogram - Forhindre frafall på bachelor. Klare mål med studiet gir bedre motivasjon. - Økt rekruttering av interne masterstudenter. - Bedre kunnskap om generelle regler (for eksempel karaktergrunnlag) og med dette forebygge behovet for den type studieveiledning. - Samlet presentasjon av mastertilbudet vårt, også for studenter fra andre fakultet og fra høgskolesektoren. Beskrivelse av tiltaket Det arrangeres en felles masteruke på fakultetet i mars hvert år. Masteruken blir i hovedsak en

7 samordning av arrangement som allerede eksisterer på instituttene, med presentasjon av forskningsgrupper, mulige masteroppgaver, studentpresentasjoner, alumni etc. I tillegg vil det komme generelle informasjonsmøter ( felles studieveiledning ) med bla gjennomgang av reglement for opptak og selve studiet i tillegg til informasjonsmøter for rekruttering til de internasjonale fellesgradene. Informasjon om alle arrangement vil bli publisert på en felles nettside og dermed være mer tilgjenglig for studenter på tvers av instituttene. Hovedmålgruppen er egne bachelorstudenter på 2. og 3.året. Andre målgrupper er førsteårsstudenter på fakultetet og andre studenter på UiB og HiB 3. PhD/Internasjonalisering Forskerutdanning og internasjonaliseringsarbeid knyttet til studier er to viktige satsningsområder for UiB. Begge disse arbeidsområdene er kompliserte og arbeidskrevende, og krever høy kompetanse hos saksbehandler/koordinator. Den administrative organiseringen av disse feltene er delt på flere nivåer, med Utdanningsavdelingen og Forskningsavdelingen som sentrale avdelinger, fakultetet som koordinator og instituttene som utøver det meste av den praktiske administrasjonen. Vårt fakultet har i dag en delt stilling på forskerutdanning og internasjonalisering i studieseksjonen. Fakultets koordinerende rolle er svært viktig for instituttene, både i forhold til en enhetlig utvikling av systemer og rutiner i forhold til de sentraladministrative avdelinger men også for å sikre en god og enhetlig praksis ved vårt fakultet. Forskerutdanningsadministrasjon og internasjonalisering vil fortsatt være sårbare saksfelt om ikke fakultetet styrker begge områdene. Den samlede studieadministrative gruppen ved fakultetet har lenge argumentert for at dette bør være to separate stillinger, og dette ble også foreslått som tiltak på Voss-seminaret. Fakultetets stilling på disse områdene er sentral for å kunne videreutvikle og kvalitetssikre arbeidet innen forskerutdanning og internasjonalisering. Dette mener gruppen er en vanskelig oppgave å gjennomføre med en delt stilling på begge områdene. Innspillene i dette dokumentet er utarbeidet av det studieadministrative personale i fellesskap. Gruppen ønsker å bidra til kvalitetsheving i fakultetets og instituttenes studieadministrative arbeid ved å best mulig kunne legge tilrette både for studenter og ansatte. Vi håper at dette dokumentet kan være en del av den pågående strategiprosessen og gi innspill til det studieadministrative personalet sin rolle ved fakultetet Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet v/ det studieadministrative personale