HMS. Verktøykasse. 2 utgave. Gjelder fra? Oppdatert 2012/2013. Elektronisk adresse:

Transkript

1 HMS Verktøykasse 2 utgave Gjelder fra? Oppdatert 2012/2013 Elektronisk adresse:

2 Innholdsfortegnelse Tromsø kirkelige fellesråd side 2 2 Innledning Gjennomgang av HMS-arbeidet Sjekkliste Vernerunde for brannverntekniske forhold Sjekkliste - Skjema for brannøvelse Sjekkliste Brannvernrutiner for vikarer og leietakere Sjekkliste orden, renhold og avfall Sjekkliste - belysning Sjekkliste Inneklima Sjekkliste førstehjelpsutstyr Sjekkliste organisatoriske forhold og mellommenneskelige relasjoner Sjekkliste ergonomiske forhold Sjekkliste støy Stoffkartotek - Sjekkliste for kjemikalier Egenkontroll av elektrisk utstyr og installasjoner Avviksskjema/skadeskjema Håndtering av konflikter, mobbing og trakassering Mål og definisjoner Rollefordeling Håndtering - tidlig fase i konflikt/mobbing Det formelle nivå avvikshåndtering Mulige konsekvenser hvis mobbing har funnet sted Rehabilitering av partene og arbeidsmiljøet Samordning av internkontroll - avtall Skjema - samordning av avtale...29 Kirkevergen har ansvar for å oppdatere adresseliste.

3 Tromsø kirkelige fellesråd side 3 2. Innledning Hvordan bruke HMS verktøykassen? HMS verktøykassen er del 2 av HMS sytemet, og inneholder skjemaer for avviksmeldinger, beskrivelser for gjennomføring av vernerunder og annet kartleggingsarbeid. En sjekkliste er et hjelpemiddel til forbedring. I denne delen finnes sjekklister både for hovedområder innen HMS og mer detaljerte sjekklister. Momenter å huske på: God planlegging, tenk årshjul Ta små steg. Lag delmål, milepæler,tenk motivasjon Start med det enkle Enklere å starte med tiltak som ikke forutsetter store økonomiske investeringer Marker forbedringer! Bruk stabsmøte/driftsmøte/kontormøte Husk skriftlighet Sikre oppfølging Det er lov å feile. Prøving og feiling er også lærdom. TTT: Ting Tar Tid. Vær realistisk. Informer! Å få til et årshjulssystem for HMS er en målsetting i seg selv. Både isolert i forhold til HMS, men også for å integrere HMS-tankegangen i annen planlegging. 1. M ålsetting 5. Gjennom føring / O ppfølging 2. Kartlegging vernerunde (avviksbehandling) 4. H andlingsplan - tiltak 3. Risikovurdering

4 Tromsø kirkelige fellesråd side 4 3 Gjennomgang av HMS-arbeidet Verneområde/arbeidssted Dato : Gjennomført av: A. Område - forhold: Arbeidsplasser og personalrom Innen Ansvarlig Utført / dato - år 1. Sjekkliste - brannverntekniske forhold 2. Sjekkliste skjema for brannøvelse 3. Gjennomgang av orden, renhold og avfallshåndtering 4. Gjennomgang av lysforhold 5. Gjennomgang av inneklima varme og ventilasjon 6. Gjennomgang av førstehjelpsutstyr 7. Enkel gjennomgang temperaturmåling 8. Gjennomgang av ergonomi Innen B. Område - forhold: Psykosoialt arbeidsmiljø Ansvarlig Utført / dato- år 9. Gjennomgang av tilrettelegging av arbeidet 10. Gjennomgang av Jobbing Uten Mobbing 11. Vurdering fra verneombud, spørreundersøkelse. Skjema Gjennomgang av handlingsplan for AKAN

5 Tromsø kirkelige fellesråd side 5 C. Område - forhold: Støy Innen Ansvarlig Utført / dato- år 10 Gjennomgang av støyforhold D. Område - forhold: Kjemikalier og forurensning Innen Ansvarlig Utført / dato- år 11. Gjennomgang av kjemisk helsefare E. Område - forhold: Elektriske installasjoner og utstyr Innen Ansvarlig Utført / dato- år 12. Gjennomgang av elektriske anlegg og installasjoner F. Område - forhold: Gjennomgang av lokal HMS -internkontroll Innen Ansvarlig Utført / dato- år 13. Gjennomgang av lokalt HMS - arbeid G. Område - forhold: Sikkerhet, feil og mangler Innen Ansvarlig Utført / dato- år 14. Skjema for registrering av personskader 15. Skjema for registrering av feil og mangler - avvik 16. Skjema over meldte feil og mangler - avvik 17. Skjema for rullerende handlingsplan - lokal H. Område - forhold: Ytre miljø Innen Ansvarlig 17. Gjennomgang av ytre miljø I. Område - forhold: Annet Innen Ansvarlig Utført / dato- år Utført / dato- år 18. Gjennomgang av samordning internkontroll 20. Gjennomgang av HMS - arbeidet for nytilsatte.

6 Tromsø kirkelige fellesråd side Sjekkliste Vernerunde for brannverntekniske forhold Verneområde: Dato : Gjennomført av: Område - forhold Ja Nei Avvik Er virksomheten et særskilt brannobjekt? Blir verneområdet i varetatt med dette? Hvis JA på begge overstående spørsmål, trengs det ikke å svare på nedenstående da dette skal være ivaretatt av brannvernleder Fungerer branndører etter intensjonen (Lukker godt nok, dørpumper OK, dørkiler) Er det rømningsveier ryddige og fri? Lagring, snørydding, etc. Er det slokkemidler? (fysisk til stede og kontrollert årlig) Er det oppfølging på elektrisk termostatstyrt utstyr? (Kaffetraktere, vannkokere, varmeovner, etc.) Er det system for oppfølging av tekniske anlegg? Brannalarmanlegg, sprinkleranlegg, nødlysanlegg, ventilasjonsanlegg, røykluker,fyringsanlegg?

7 Tromsø kirkelige fellesråd side Sjekkliste - Skjema for brannøvelse Øvelsen ble gjennomført dato: Leder for øvelsen var Det ble øvd på (omfang) Følgende var med på øvelsen(navn) Antall ansatte i bygget: Forhold som det er behov for å utbedre / forbedre - er blitt utbedret som følge av øvelsen Underskrift leder for øvelsen. Dato

8 Tromsø kirkelige fellesråd side Sjekkliste Brannvernrutiner for vikarer og leietakere Vikarer og leietakere skal ha opplæring av brannvernrutiner i bygget. Dette gjelder rømningsveier, nødutganger, brannslokningsutstyr, rutiner når brannalarm utløses, oppsamlingsplass etc. Vikar/leietaker brekrefter herved at opplæring er gitt: Dato Navn vikar/leietaker Opplæring gitt av

9 Tromsø kirkelige fellesråd side Sjekkliste orden, renhold og avfall Verneområde: Dato : Gjennomført av: Område forhold orden og renhold Ja Nei Merknader Er det god orden i lokalene? Er det ryddig og rent på oppholdsrom, toaletter, garderober etc.? Kan renhold foregå uhindret? Er gulv, vegger, vinduer, lysarmatur, dører og tak rengjort i samsvar med renholdsplan? Er det gjennomført hovedrengjøring? Finnes det HMS - datablad på alle rengjøringsmidler? År: Er det ryddig på indre transportveier? Er det ryddige lagerrom? Er det orden rundt maskiner og utstyr? Sorteres avfallet i enheten? Har dere rutiner for håndtering av spesialavfall? Holdes virksomhetens utearealer i orden? Tas det hensyn til omgivelsene ved valg av fasade og beplantning? Er vedlikeholdet av bygningene tilfredsstillende?

10 Tromsø kirkelige fellesråd side Sjekkliste - belysning Verneområde: Dato : Gjennomført av: Område - forhold Ja Nei Merknader Gir lysarmaturen normal belysning med jevn og samme farge? Forekommer nedsmussing og / eller slitte lysrør / startere? Forekommer blunkende lysrør? Har man lysrør / pærer som ikke virker? Er lysstyrken (lux) tilpasset arbeids- takernes alder? Er det foretatt målinger av belysningsstyrken, evt. resultat? Forekommer uheldige reflekser eller blending, f. eks. i dataskjerm? Kommer lyset inn fra riktig side? Er arbeidsplassen riktig plassert i forhold til lysets innfallsvinkel fra vinduet? Finnes det solavskjerming? Er det foretatt jevnlig kontroll av ledelys? Er det foretatt jevnlig kontroll av rømningsveier?

11 Tromsø kirkelige fellesråd side Sjekkliste Inneklima Verneområde: Dato : Gjennomført av: Område - forhold Ja Nei Merknader Har de ansatte helseplager som de mener knytter seg til arbeidsplassens inneklima? Har noen astma eller allergiplager som kan skyldes inneklimaet? Forekommer problemer med høy temperatur eller trekk/ kulde? Forekommer merkbar forurensning / lukt utenfra? Forekommer problemer med støv eller tørr luft? Forekommer det problemer med fuktig luft? Oppleves klimaet slik at det hindrer arbeidet? Er det tilfredsstillende rutiner for drift og vedlikehold av ventilasjons- og varmeanlegg? (Blir f. eks. kanaler og luftinntak sjekket og filter byttet?) Foreligger det dokumentasjon av ventilasjonsanleggets funksjon?

12 Tromsø kirkelige fellesråd side Sjekkliste førstehjelpsutstyr Verneområde: Dato : Gjennomført av: Område - forhold Ja Nei Merknader Er førstehjelpsutstyret tilstrekkelig og innenfor holdbarhetsdatoen? Forefinnes følgende utstyr: * Enkeltmannspakning a 6 cm, - 2 stk * Enkeltmannspakning a 12 cm, - 2 stk * Steril kompress små, - 2 stk * Steril kompress store, - 2 stk * Gasbind 6 cm x 5 m, - 2 stk * Gasbind 10 cm x 5 m, - 2 stk * Kvikkplaster, 1 pakke * Hefteplaster 2 ½ cm x 5 m * Sterile tupfere, 1 pk * Trekanttørkle (fatle), - 2 stk * Sikkerhetsnåler, 1 eske * Idealbind/elastisk bandasje 10 cm x 5 cm, - 2 ruller * Munn-til-munn-duk(filter eller enveisventil). 2 stk * Øyenskyllevæske med fysiologisk saltvann, 2 a 0.5 ltr eller 1 a 1 ltr * Sårservietter (desinfeksjonskompresser), 1 pk. * Brannbandasje for eksempel 5 cm x 15 m., 1 pk * Kort veiledning i førstehjelp Eventuelt: * Hodepinetabletter * Pyrisept Er førstehjelpsutstyr plassert lett tilgjengelig for alle arbeidstakere? Har ansatte opplæring i førstehjelp?

13 Tromsø kirkelige fellesråd side Sjekkliste organisatoriske forhold og mellommenneskelige relasjoner I hvilken grad er du fornøyd med følgende arbeidsforhold? Sett en ring rundt den tallverdien som passer best for deg på din arbeidsplass Bruk ikke for lang tid på å vurdere, det er din umiddelbare opplevelse som er ønskelig Ikke Svært Fornøyd Fornøyd 1. Samarbeid med kollegaer Samarbeid med min ledelse Arbeidet mitt verdsettes Fysisk tilrettelegging av arbeidet Veiledning i arbeidet Måten konflikter/samarbeidsproblemer håndteres i enheten Ledere viser omsorg Variasjon i arbeidsoppgaver Opplæring/fagutvikling Selvregulering av arbeidstempo Å kunne påvirke arbeidsinnholdet Å kunne løse arbeidsoppgaver selvstendig Å ha overskudd til privatliv Forhold til brukere / pårørende Klarhet i hva som er mine oppgaver Arbeidsmengde Tidspress/tidsfrister Arbeidsinnsatsen min er nødvendig Egen innsats for å skape godt arbeidsmiljø Trivsel i arbeidet Hvor tilfreds er du med Tromsø kirkeligellesråd som arbeidssted? 1. Svært tilfreds 2. Ganske tifreds 3. Verken tilfreds eller utilfreds 4. Lite tilfreds 5. Svært utilfreds Til bruk i vernerunder i den enkelte stab. Ikke anonymt, men legges ikke fram for staben. Verneombud gjør en vurdering om behov for tiltak.

14 Tromsø kirkelige fellesråd side Sjekkliste ergonomiske forhold Verneområde: Dato : Gjennomført av: Område - forhold Ja Nei Merknader Forekommer arbeidsstillinger med uheldig statisk muskelarbeid? Forekommer det tunge løft? Har man hjelpemidler for å utføre tunge løft? Er arbeidsplassen utformet og tilpasset den enkelte? Ved sittende arbeid har man tilpasset stol, bord, etc. til den enkelte? Er inventar og utstyr plassert i forhold til de arbeidsoperasjoner man utfører? Har man justerbare arbeidsbenker? Er det gitt informasjon/ opplæring om arbeidsstillinger? Har ansatte opplæring i å forebygge belastningslidelser?

15 Tromsø kirkelige fellesråd side Sjekkliste støy Verneområde: Dato : Gjennomført av: Område - forhold Ja Nei Merknader Har man oversikt over hvor mange desibel som er akseptert grense avhengig av type arbeid? Er støyen irriterende? Er støynivået slik at det forstyrrer vanlig samtale? Er lydnivået målt? Er det fare for hørselsskade? Er det behov for hørselsvern? Er det krav til hørselstest? Finnes det rutiner for kontroll av støy?

16 Tromsø kirkelige fellesråd side Stoffkartotek - Sjekkliste for kjemikalier For alle miljøskadelige stoffblandinger skal det finnes HMS-datablad og/eller informasjonsblad på norsk. Et HMS-datablad innholder blant annet informasjon om farlige egenskaper ved et kjemikalie, hvilke vernetiltak og utstyr som anbefales, samt opplysninger om helsefare og førstehjelpstiltak. Ansatte skal ha lett tilgang til stoffkartoteket, og skal være nært den aktuelle arbeidssituasjon. Et stoffkartotek skal til enhver tid holdes à jour. Antennes meget lett ved værelsestemperatur. Antennes meget lett selv ved lav temperatur. Sterkt varmeutviklende i kontakt med andre stoffer. Kan føre til brann. Kan eksplodere i kontakt med ild, ved støt eller friksjon. Kan medføre betennelsesreaksjon i øyne, på huden og i luftveiene. Kan ved kontakt føre til varig skade på hud, svelg eller øyne. Relativt små mengder kan forårsake kroniske skader, forgiftning eller død. Små mengder kan forårsake kroniske skader, alvorlig forgiftning eller død. Svært små mengder kan forårsake kroniske skader, livsfarlig forgiftning og død. Utslipp kan medføre fare for miljøet.

17 Tromsø kirkelige fellesråd side 17 Verneområde: Dato : Gjennomført av: Område forhold: Kartlegging Ja Nei Merknader Er det kartlagt hvilken eksponering for kjemikalier arbeidstakerne kan bli utsatt for? Område forhold: Risikovurdering Ja Nei Merknader Er det utarbeidet en skriftlig risikovurdering av kjemisk helsefare? Område forhold: Handlingsplan Ja Nei Merknader Er det utarbeidet en tidfestet handlingsplan for hvilke vernetiltak som må settes i verk for å få til et forsvarlig arbeidsmiljø? Område forhold: Merking Ja Nei Merknader Er det kontroll med at kjemikaliene er merket? Dersom det blir brukt kjemikalier i ikke-original emballasje, er denne emballasjen i tilfelle merket? Område forhold: Stoffkartotek Ja Nei Merknader Er det oppdaterte HMS-datablad for kjemikaliene som brukes i virksomheten? Er stoffkartoteket lett tilgjengelig for de arbeidstakerne som kan komme i kontakt med kjemikaliene? Finnes HMSdatabladene/informasjonsbladene der kjemikaliene brukes?

18 Tromsø kirkelige fellesråd side 18 Blir opplysningene i HMSdatabladene brukt for å legge til rette arbeidet på en forsvarlig måte? Se spesielt punktene 4, 7 og 8 i databladet. Har de ansatte fått kunnskap i bruken av stoffkartoteket? Område forhold: Innkjøp av kjemikalier Ja Nei Merknader Følges fellesrådets/kommunens innkjøpsavtaler? Område forhold: Opplæring Ja Nei Merknader Har den enkelte ansatte fått informasjon om kjemikalier som brukes i enheten? Område forhold: Oppbevaring Ja Nei Merknader Blir kjemikaliene oppbevart forsvarlig? Område forhold: Bedriftshelsetjeneste VHP Brukes Bedriftshelsetjenesten med hensyn til kjemisk helsefare? Område forhold: Personlig verneutstyr (PVU) Ja Nei Merknader Ja Nei Merknader Dersom PVU må brukes, er det dokumentert at riktig type åndedrettsvern og hansker er valgt? Finnes det rutiner for riktig bruk, oppbevaring og vedlikehold av PVU, inkludert rutiner for skifte av filtre? Er det rutiner for kontroll av pusteluften dersom det brukes luftforsynt åndedrettsvern tilknyttet trykkluftanlegg?

19 Tromsø kirkelige fellesråd side Egenkontroll av elektrisk utstyr og installasjoner Verneområde: Dato : Gjennomført av: Område - forhold Ja Nei Merknader Finnes det ødelagte / knuste/ løse deksler / kapslinger(f.eks. stikkontakter, plugger, brytere, lampe, kupler m.m.?) Finnes det kutt og klemskader i ledninger og kabler? Finnes det misfarging og lukt som kan tyde på varmgang? Finnes det tildekking av varmegivende utstyr (for eksempel varme ovner, TV apparater m.m.?) Er renholdet i utstyr og sikringsbokser tilfredsstillende? Er det generell orden med hensyn til merking av kursene i sikringsskap? Er sikringene varme og kjenne på? Blir elektrisk utstyr riktig brukt, for eksempel slått av når det ikke brukes(kaffekokere, PC-er, skrivere kopimaskiner m.m.?) Brukes elektrisk utstyr som er skadet? Har man merket maskiner hvor man skal vise spesiell oppmerksomhet? Blir feil- mangler på elektriske anlegg og utstyr dokumentert? Finnes dokumentasjonen lett tilgjengelig for kontrollorganene og andre som har behov for slike data?

20 Tromsø kirkelige fellesråd side 20 Kan Avviksskjema/skadeskjema forenkles? Jfr. Bispedømmets avviksskjema. 4 Avviksskjema/skadeskjema 1. Hvem skal skrive avviksskjema/skademelding Alle som har et arbeidsforhold til Tromsø kirkelige fellesråd. *2. Når skal skjema skrives? Ved Skade/påkjenning/tilløp til skade,/mobbing/trakkassering - senest 1 uke etter hendelsen. 3. Hvor skal du levere skjema? Intern skademelding skal leveres til kirkeverge v/personalansvarlig. 4. Hvem skal ha kopi av skjema? Kirkeverge er ansvarlig for at disse, i tillegg til de impliserte får kopier fortløpende: Hovedverneombud Teamleder, kirkegårdsleder 5. Andre opplysninger Om nødvendig kan det skrives tilleggsopplysninger på eget ark som vedlegges skademeldingen. Skadeskjema skal behandles som et fortrolig dokument. Navn på arbeidssted: HVEM VAR UTSATT FOR SKADEN/ SKADETILLØPET? Navn: Født: Stilling: Ansatt dato: Stilling: 1/1 stilling deltidsstilling vikar/ ekstrahjelp frivillig NÅR OG HVOR SKJEDDE SKADEN? Dato/mnd/år: kl.: Normal arbeidstid: Overtid: Hva holdt den skadede på med da uhellet inntraff? Hvor skjedde skaden? på vanlig arb.plass inne ute på vei til /fra arb. annet sted/ mellom arb.steder Beskriv hvis nødvendig: HVA SLAGS SKADE/ TILLØP TIL SKADE?

21 Tromsø kirkelige fellesråd side 21 Generell del: fall forbrenning forgiftning løfteskade etsende stoffer kutt/ stikk spon/ splinter klemskade elektrisk støt fallende gjenstand sprut av væske annet, spesifisèr: Spesiell del: Trusler, mobbing, trakassering trussel m/ gjenstand trussel om vold verbal trussel trakassering mobbing psykisk belastning: Var det vitner til hendelsen? Ved mobbing/trakassering, er det tatt kontakt med veileder/mekler? SKADET KROPPSDEL (sett ett eller flere kryss) hode hals/nakke armer/skuldre ben/ tær brystregionen ansikt rygg/ hofte hender mageregion underliv ALVORLIGHETSGRAD: ingen skade ubetydelig skade skade førstehjelp, hvilken type? legehjelp avbrekk i arbeidet (under 1 dag) egenmelding sykemelding inngitt politirapport meldt arbeidstilsynet VERNEUTSTYR /HJELPEMIDLER: benyttet manglet uten betydning for skaden ikke benyttet defekt forflytningsteknikk løfteanordning Andre hjelpemidler, hvilke? UTDYPENDE BESKRIVELSE AV HENDELSESFORLØPET:

22 Tromsø kirkelige fellesråd side 22 ER DET GJORT UMIDDELBARE TILTAK FOR Å HINDRE GJENTAKELSE? Ansvarlig: Utført når: FOREBYGGENDE/ KORRIGERENDE TILTAK: Ansvarlig: Utført når: MELDING TIL ANDRE INSTANSER: Er eget skjema (blankett A )sendt folketrygden? Ja Nei Ved El-ulykke se Sendt dato: Dersom skaden har medført legebehandling eller sykefravær eller kan gi varige mèn eller den skadete selv ønsker det, skal slikt skjema sendes. Ved alvorlig skade / død skal også Politi og Arbeidstilsynet varsles. Dato: Dato: leder ansatt Dato: verneombud

23 Tromsø kirkelige fellesråd side 23 5 Håndtering av konflikter, mobbing og trakassering 5.1 Mål og definisjoner Målet for denne prosedyre er at mobbing og trakassering ikke skal aksepteres ved Tromsø kirkelige fellesråd (KF) og Nord-Hålogaland bispedømme (BD), Tromsø domprosti. Om mobbing likevel skjer, skal det tas tak i på et tidlig tidspunkt. Prosedyren skal sikre at alle skal få en mest mulig rettferdig behandling i en konflikt eller mobbesak. De ansatte skal ha trygghet for at bare de som er nødvendige å involvere skal få informasjon i saken. Prosedyren for håndtering av mobbing skal være lett tilgjengelig for alle arbeidstakere og være et aktivt redskap for å håndtere konflikter og mobbing. I følge arbeidsmiljøloven har både ledelse og ansatte en plikt til å motvirke at mobbing skjer og bidra til et godt arbeidsmiljø. Dette ses blant annet i følgende utdrag av arbeidsmiljøloven: 4-1. Generelle krav til arbeidsmiljøet, 4-3. Krav til det psykososiale arbeidsmiljøet, 2-3. Arbeidstakers medvirkningsplikt Definisjoner på mobbing En situasjon der en person systematisk og over tid føler seg utsatt for negative handlinger fra en eller flere andre, på en slik måte at personen som rammes har vanskelig for å forsvare seg mot den aktuelle handlingen. Ulikhet i maktforhold er sentralt i denne definisjonen. Einarsen & Hellesøy 1998 Følgende handlinger aksepteres ikke i våre virksomheter og betraktes som mobbehandlinger om de foregår systematisk og over tid. Handlingene må sammenholdes med definisjonene på mobbing når man vurderer om de har vært upåregnelige eller ikke. Sårende erting og fleiping, ironiske kommentarer, baksnakking og/eller rykter Sosial utestengning, ved at man blir oversett, utfrosset eller holdt utenfor det sosiale fellesskapet Organisatorisk utstøtelse, ved forbigåelse, degradering, tilbakeholdelse av informasjon, taushet som svar på spørsmål Blir urettmessig beskyldt for dårlig utførelse av arbeid, nedvurdering av faglig dyktighet, fratatt oppgaver og ansvar. Personlige angrep, nedlatende kritikk mens andre hører på, fiendtlighet Trakassering, seksuell trakassering og/eller nedvurdering på bakgrunn av kjønn, alder, rase, seksuell legning utdanning eller utseende Angrep på Gudsrelasjon/tro Om enkelthandlinger har en slik alvorlighetsgrad at enkelthendelsen har vært dypt krenkende, kan dette i seg selv være grunnlag for en disiplinærsak. På den andre siden er det viktig å huske på at bruk av humor og ironi ikke er mobbing når der er gjensidighet i fleipingen, og at der er balanse i relasjonen. Listen er på ingen måte uttømmende og kan justeres.

24 Tromsø kirkelige fellesråd side 24 Arbeidsgivers styringsrett Det er også viktig å bemerke at arbeidsgiver har styringsrett. Styringsretten innebærer at det er arbeidsgiver som bestemmer over forhold som ikke er regulert gjennom avtaler eller begrenset i lover og forskrifter. Kort sagt er styringsretten arbeidsgivers rett til å lede, fordele og kontrollere arbeidet, inngå og si opp arbeidsavtaler, samt å treffe beslutninger i faglige og administrative spørsmål på vegne av virksomheten. Styringsretten begrenses både av arbeidsavtalens bestemmelser, tariffavtaler og lovgivning på området. Styringsretten kan også innsnevres gjennom en fast og langvarig praksis fulgt av arbeidsgiver og arbeidstakerne. 5.2 Rollefordeling KIRKEVERGE/PROST har ansvaret for å organisere og lede arbeidet slik at ansatte ikke utsettes for uheldige fysiske eller psykiske belastninger, jmf. HMS-Hovedbok for fellesrådet, kap. 5 og 6, og HMS-håndbok for Nord-Hålogaland bispedømme kap. 2. Arbeidsgiver plikter å iversette de tiltak som er nødvendig for å forebygge og håndtere mobbing på arbeidsplassen, jf. AML 2-1. TEAMLEDER har ansvaret for å samordne og koordinere det lokale HMS-arbeidet i staben, og samme funksjon har kirkegårdsleder for gravlundene. Stabene, kirkevergens kontor og gravlunden skal ha HMS-arbeidet på dagsorden, og HMS-tema skal ha en naturlig plass i stabsmøtene/kontormøtene. VEILEDERE har kompetanse på veiledningssamtaler og har spesiell kompetanse på konflikt og mobbing. Veilederne har taushetsplikt. BISKOPEN vil fungere som rådgiver for prosten ved håndtering av konflikter, mobbing og trakassering. Dersom en sak ikke løses av prosten eller dersom prosten er en del av saken, skal saken overtas av bispedømmekontoret ved stiftsdirektør eller avdelingsleder drift. TILLITSVALGTE skal ivareta medlemmenes interesser i forhold til lov og avtaleverk. Tillitsvalgte bør primært opptre som bisittere i konfliktsaker. Ved forebygging av mobbing er tillitsvalgte en viktig samarbeidspart for arbeidsgiver. Tillitsvalgte kan drøfte og forhandle saker med arbeidsgiver etter bestemmelser i hovedavtalene. VERNEOMBUDET skal ivareta arbeidstakernes interesser og være deres representant overfor arbeidsgiveren i saker som angår arbeidsmiljøet. Verneombudet skal påse at saker om mobbing blir tatt opp med arbeidsgiver. Dersom informasjonen de får er av en slik art at det bryter arbeidsmiljøloven har de plikt til å melde dette videre til arbeidsgiver, også selv om du ikke ønsker det jf. AML 6-2. AMU/HMS-UTVALG skal påse at arbeidsgiver følger opp meldinger/bekymringsmeldinger/avviksmeldinger om mobbing, og kan vedta at nødvendige undersøkelser skal gjennomføres. AMU/HMS-utvalg orienteres om antallet pågående og løste mobbesaker. ARBEIDSTAKER skal sørge for at arbeidsgiver eller verneombud blir underrettet dersom han/hun blir kjent med at det forekommer trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen.

25 Tromsø kirkelige fellesråd side 25 Arbeidstakerne plikter også å medvirke ved gjennomføring av de tiltak som blir iverksatt for å skape et sunt og trygt arbeidsmiljø. Jf. AML 2-3, d-e MEKLEREN I BEDRIFTHELSETJENESTEN tar etter å ha intervjuet deg kontakt med den som har hatt en atferd som du mener er upåregnelig og spør om vedkommende ønsker å være med på å løse saken gjennom mekling. Arbeidsgiver vil få informasjon om at meklingen har funnet sted og hvem partene er, men ikke om innholdet i meklingen. 5.3 Håndtering - tidlig fase i konflikt/mobbing Opplever du som ansatt å bli utsatt for handlinger og adferd som du finner personlig krenkende bør du først forsøke å ta det opp direkte med vedkommende, og be personen om å slutte med denne adferd. Vinner du ikke frem med dette eller ikke ønsker å gjøre det kan du velge mellom følgende: 1. Veiledning: Ved KF og BD har vi veiledere som du kan kontakte for å få hjelp til å se muligheter og reflektere over om det du er utsatt for kan være mobbing. Du velger selv hvilken veileder vedkommende vil gå til, uavhengig av tilsettingsforhold. Navn på veiledere står i adresselisten. 2. Ta det opp med verneombud eller tillitsvalgt: Verneombud har særlig meldeplikt mens tillitsvalgt har rett til å melde. 3. Ta det opp med teamleder/kirkegårdsleder 4. Be om mekling: Har du igjennom veiledning funnet ut at det du har blitt utsatt for er noe du mener er upåregnelig adferd kan du be om mekling. Bedriftshelsetjenesten leverer denne tjeneste for Kirkelig fellesråd og Nord-Hålogaland bispedømme. Det er mekler sitt ansvar å invitere partene til en meklingssamtale etter din henvendelse. Meklingen skal om den fører frem, resultere i en skriftlig avtale som partene får kopi av. Om der er et godt resultat på meklingen anses saken for løst. Om man ikke blir enige i meklingen, eller det man har blitt enige om ikke blir fulgt opp i etterkant av en av partene, kan man ta saken videre til formelt nivå. Navn på ekstern mekler står i adresselisten. 5.4 Det formelle nivå avvikshåndtering Er saken ikke blitt løst igjennom mulighetene beskrevet i kapittel 3, eller mener du at det du har blitt utsatt for er av en slik karakter at du ikke ønsker å benytte deg av disse muligheter, kan du melde saken til prost/kirkeverge. Han/hun har da undersøkelsesplikt. Du bør levere en skriftlig beskrivelse av hva du har vært utsatt for. Den bør være så konkret som mulig. Benytt skjema for avviksmelding. Du kan også gjøre dette muntlig. Da vil leder lage et skriftlig notat fra samtalen som dere begge underskriver. Originalen oppbevares i personalmappe, med kopi til deg. Prosedyren for formell avvikshåndtering er identisk med øvrig avvikshåndtering i HMS systemet. Er prost part i konflikten kan du henvende deg til stiftsdirektør ved Nord-Hålogaland bispedømmekontor. Er kirkeverge part i konflikten kan du henvende deg til leder av Tromsø kirkelige fellesråd

26 Tromsø kirkelige fellesråd side 26 Når kirkeverge/prost mottar en melding om konflikt eller mobbing vil han/hun gjøre følgende: (1) Vurdere klagen i forhold til definisjonene i denne prosedyre. Vurdere om han/hun trenger bistand. Vurdere om saken involverer begge arbeidsgiverlinjer. I så tilfelle gjøre begge arbeidsgivere undersøkelsen i lag. (2) Kirkeverge/prost tar en samtale med fornærmede om problemet. Han/hun kan velge å ha med tillitsvalgt/tillitsperson. Referat skrives og oppbevares i personalmappe. Fornærmede får kopi. (3) Kirkeverge/prost tar en samtale med den anklagede part. Han/hun kan velge å ha med tillitsvalgt/tillitsperson. Referat skrives og oppbevares i personalmappe. Den anklagede får kopi. (4) Er det enda tidlig i en konfliktfase, kan saken søkes løst med en fellessamtale med involverte parter eventuelt med bistand fra bedriftshelsetjeneste. (5) Kirkeverge/prost vil der etter foreta undersøkelser. Dette kan være intervju med relevante vitner. Det skrives referat som ovenfor. Videre kan det innhentes relevante opplysninger som for eksempel sykefravær, sms, e-post, arbeidsrutiner, befaring på stedet hendelsen/hendelsene skal ha skjedd etc. Kirkeverge/prost vil lage et skriftlig notat på hva klagen går ut på og hvilke saksgrunnlag som har fremkommet gjennom samtalene. Det skal vurderes om det er overveiende sannsynlig at hendelsene har funnet sted. Det skal konkluderes med om hendelsene er påregnelige eller ikke. (6) Kirkeverge/Prost vil vurdere troverdighet til begge sidene i saken. Fokus vil være om det er overveiende sannsynlig at mobbing/trakassering har funnet sted eller om hendelsen må anses som påregnelig i arbeidsforholdet. (7) Kirkeverge/prost vurderer tiltak i hver enkelt sak ut fra undersøkelsen av saken, dens alvorlighetsgrad og konklusjon. Det må være fokus på hva som tjener partene og virksomheten best. (8) Ved håndtering av saker som omfatter prester skal tiltak som er av betydelig omfang godkjennes av bispedømmet ved stiftsdirektør. 5.5 Mulige konsekvenser hvis mobbing har funnet sted Alt etter sakens alvorlighetsgrad kan ulike tiltak vurderes. Dette kan for eksempel være advarsler, forflytning, endring av arbeidsoppgaver, øyeblikkelig avskjedigelse eller annet. For å sikre en mest mulig konstruktiv løsning av saken bør også opplæring, veiledning, støtte, bedre tilrettelegging av arbeidet, tydeligere fordeling av ansvar og oppgaver vurderes. Ved forflytning bør det først og fremst være den som har forvoldt skaden som bør flyttes. Dersom arbeidsgiver med sikkerhet kan konkludere med at påstandene om mobbing er grunnløse og at de har blitt fremmet med det formål å skade en annen person, bør det vurderes sanksjoner mot den som har meldt mobbing. 5.6 Rehabilitering av partene og arbeidsmiljøet PARTENE I etterkant av en mobbesak eller hard konflikt må det vurderes om de involverte parter har behov for hjelp. Tiltak som kan vurderes er blant annet veiledning og sosial tilrettelegging. En mobbesak medfører ofte et følelsesmessig engasjement hos kolleger. Resultatet kan være at det tas parti for eller mot enkeltpersoner. Det kan medføre splittelse i to fløyer eller sosial utstøting av enkeltpersoner. Dersom en eller flere av de involverte i en mobbesak skal tilbake

27 Tromsø kirkelige fellesråd side 27 til sin opprinnelige arbeidsplass er det viktig å se på behov for sosial tilrettelegging i forkant av slik tilbakeføring. Både den som har opplevd å bli mobbet og den som er beskyldt for mobbing kan i ettertid ha behov for å diskutere opplevelser og reaksjoner med helsepersonell eller andre veiledere. Å bli utsatt for mobbing kan gjøre noe med en persons grunnleggende oppfatninger av sine omgivelser. Selv om der ikke er tale om mobbing kan der allikevel være grunnlag for å gjøre tiltak. Der kan være tale om å etablere arenaer for dialog, tiltak for bedring av arbeidsmiljøet eller andre ting. Det kan være nødvendig å hjelpe personer videre som har opplevd situasjonen som mobbing, men hvor dette er noe som må vurderes som påregnelig. VIRKSOMHETEN Det vil oftest være relevant å jobbe med arbeidsmiljøet i etterkant av en mobbesak eller hard konflikt. Dette gjelder både i forhold til å forstå årsakene, iverksette tiltak for å hindre gjentakelse og sørge for sosial integrering av de involverte. Det er allikevel viktig å ha et klart skille mellom personalsaken og jobbing med arbeidsmiljøet. Det bør være en gjennomgang av organisasjonen for å se om det er forhold som ligger til grunn for eller er medvirkende årsak til problemet. Det tenkes her på for eksempel uklare ansvarsforhold eller oppgavefordeling, manglende tilrettelegging, uklare beslutninger. Dersom problemet har vært synlig og pågått over tid, må det også stilles spørsmål ved hvorfor det ikke har blitt tatt opp tidligere. Ved organisatoriske feil eller uklarheter skal det gjøres tiltak som tydeliggjør rammebetingelsene for arbeidssituasjonen, interne prosedyrer, samarbeidsformer, ansvar og myndighet. I dette arbeidet er et nært samarbeid med tillitsvalgt og verneombud viktig. AMU/HMS-utvalg orienteres om prosessen og endringer som gjøres.

28 Tromsø kirkelige fellesråd side 28 6 Samordning av internkontroll avtale Følgende virksomheter har inngått avtale om samordning av internkontroll. Hver enkelt virksomhet skal i tillegg ha egen internkontroll som dekker de områder som det ikke er naturlig å samordne. Tjenestested: Avtalen gjelder fra og med: Anleggets adresse Navn og adresse Ansvarlig signatur Eier 1 Eier 2 Eier 3 Bruker Bruker Bruker Bruker Bruker Bruker Bruker 7 Skjema samordning av avtale

29 Tromsø kirkelige fellesråd side 29 Aktivitet Ansvarlig for samordning og koordinering av internkontroll Brannvernansvarlig for bygget Ansvarlig Ansvarlig for brannverntekniske tiltak og tilsyn med brannverntekniske tiltak Ansvarlig for brannøvelse og opllæring Ansvarlig for beredskap og opplæring Ansvarlig for drift og vedlikehold av ventilasjonsanlegg Ansvarlig for drift og vedlikehold (også ettersyn) med det «felles» elektriske anlegg og utstyr Ansvarlig for ytre miljø (avfall, utstlipp m.m.) Ansvarlig for arbeidsmiljø i den enkelte enhet