Dokumenter: a) Saksframlegg. Forslag til vedtak:

Transkript

1 US-SAK NR:63/2011 SAKSANSVARLIG: PER ANDERS AUTHEN SAKSBEHANDLER LISBETH ANDREASSEN OG ELIZABETH DE JONG ARKIVSAK NR: 2010/578 UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETS DIREKTØREN Dokumenter: a) Saksframlegg Forslag til vedtak: - Styret tar til etterretning samordningen av bibliotektjenestene ved UMB. - Utlysningsteksten for bibliotekleder legges fram for styret 16. juni Ås, 4. mai 2011 Jan Olav Aasbø Assisterende universitetsdirektør

2 2 a) Saksframlegg Innledning Denne saken er en oppfølging av US sak 91/2010. Universitetsdirektøren ber styret om å - ta til orientering de endringer som skal gjennomføres som en følge av at instituttbibliotekene organiseres sammen med hovedbiblioteket til én organisatorisk enhet - støtte universitetsdirektørens ambisjon om at universitetsbiblioteket skal videreutvikles til å bli en sentral bidragsyter i kunnskapsutvikling og læringsmiljø ved UMB og signalisere behovet for å starte arbeidet med Det nye universitetets bibliotektilbud Saksframleggets innhold: 1. Bakgrunn for saken 2. Opplegg for arbeidet. Medvirkning 3. Formålet med organisasjonsendringen 4. Bibliotektilbudet ved UMB. Aktuell situasjon 5. Et tidsaktuelt og fremtidsrettet tjenestetilbud. Ambisjoner 6. Lokalisering 7. Organisasjonsmodell og kommunikasjonslinjer 8. Personalmessige konsekvenser 9. Finansieringsmodell 10. Implementering av endringene 11. Utlysning av stillingen som bibliotekleder og opplegg for arbeidet med bibliotektilbud for Det nye universitetet samarbeid mellom NVH og UMB 12. Universitetsdirektørens anbefaling 1 Bakgrunn for saken I US sak 91/2010 vedtok universitetsstyret følgende: 1. Nåværende ordning med universitetsbiblioteket som egen enhet i linje til universitetsdirektør, formaliseres og videreføres inntil videre. Ordningen revurderes i forbindelse med dannelsen av universitetsbiblioteket for det nye universitetet. Enheten ledes av en avdelingsdirektør. 2. Styret ber om at prosessen med å sentralisere instituttbibliotekene under et felles universitetsbibliotek fullføres i tråd med det mandat som er skissert i saksframlegget I tråd med rammemandatet som framgikk av saken og etter anmodning av Universitetsdirektøren om en utvidet utredning er følgende forhold gjennomgått og vurdert: - Formålet med sentraliseringen - Hvilke konsekvenser får sentraliseringen for de bibliotekfaglige tjenestene på UMB- og instituttnivå (forventede konsekvenser for UMBs og forskningsvirksomhet) - Organisasjons- og ledelsesstruktur (herunder fullmaktsfordeling, instruksjonslinjer og publikumsmottak) - Personalmessige og kompetansemessige/faglige konsekvenser - Behov for lokaler og utstyr - Samlede økonomiske konsekvenser 2 Opplegg for arbeidet. Medvirkning Arbeidet er gjennomført i regi av personal og organisasjonsavdelingen. En referansegruppe som har bestått av en vitenskapelig ansatt, en bibliotekansatt, en student og en representant for tjenestemannsorganisasjonene har gitt innspill og tilbakemeldinger underveis i arbeidet. Kartlegging av nåsituasjonen er basert på samtaler ved alle instituttene hvor de ansatte ved instituttbibliotekene har deltatt. Tilsvarende er det gjennomført et møte med de ansatte ved hovedbiblioteket. Det har vært flere samtaler ved de instituttene som blir særlig berørt av

3 3 endringene og er avholdt et orienteringsmøte med alle bibliotekansatte. Saken har vært presentert for ledergruppene og tjenestemannsorganisasjonene underveis i arbeidet og ved sluttbehandlingen av saken. Erfaringer fra andre bibliotek i sektoren er innhentet gjennom referansegruppens besøk ved realfagsbiblioteket ved UiO som er inne i en større endringsprosess, og ved NVHs bibliotek. Universitetsdirektøren viser til at tjenestemannsorganisasjonene kjenner saken godt gjennom deltakelse i referansegruppa og presentasjon i IDF møtene. Tjenestemannsorganisasjonene støtter organisasjonsendringen. Organisasjonene har påpekt at det er viktig å få besatt de ledige stillingene for å redusere arbeidspresset og for å unngå at dagenes tjenestetilbud må reduseres på grunn av bemanningssituasjonen. Tjenestemannsorganisasjonene understreker dessuten at satsningen på bibliotektjenestene må gis høyere prioritet slik at UMB kan tilby bibliotektjenester som er i samsvar med nivået på og bredden i tjenestetilbudet ved andre universitetsbibliotek i Norge. 3 Formålet med organisasjonsendringen UMB skal ha et tidsaktuelt bibliotek som støtter opp under universitetets forskning, utdanning og formidling, og som styrker universitetets kunnskapsutvikling og læringsmiljø. Biblioteket skal utvikle et bredt tjenestetilbud for studenter og ansatte på nivå med de beste tilbudene ved andre universitet. Universitetsbiblioteket skal etter vedtaket i US sak 91/2010 være én organisatorisk enhet som betjener alle instituttene og enhetene ved UMB. Samling av bibliotekressursene ved UMB i en organisatorisk enhet under ledelse av en bibliotekleder vil kunne bidra til bedre utnyttelse av personalets kompetanse og kapasitet og mer effektiv arbeidsfordeling og ressursbruk. Målet er å videreføre det gode arbeidet som skjer i dag, videreutvikle tjenestene og skape en mer fremtidsrettet og robust organisasjon. Det er avgjørende for kunnskapsutviklingen på UMB at bibliotektjenestenes nærhet til fagmiljøene styrkes og at instituttene får mulighet til å være med på å bestemme hvilke bibliotektjenester UMB skal ha. Utformingen av organisasjonsmodellen må ta høyde for disse forutsetningene. Som neste punkt viser, bruker UMB vesentlig mindre ressurser på bibliotektjenester enn andre universitet. Brukere, de ansatte ved biblioteket og tjenestemannsorganisasjonene har etterlyst en høyere prioritering av bibliotektjenestene ved UMB. Universitetsdirektør ser at oppgradering av bibliotektilbudet vil være et viktig konkurransefortrinn for UMB, og har bedt om at perspektivet i arbeidet utvides i retning av læringssenter og at Det nye fusjonerte universitetets behov for bibliotektjenester tas i betraktning. Nåværende leder av hovedbiblioteket vil fungere i stillingen som bibliotekleder til hans engasjement utløper Stillingen som leder av biblioteket skal utlyses etter en tidsplan som innebærer tiltredelse ved årsskiftet 2011/2012. Ny leder får en sentral rolle i den videre utviklingen av universitetsbiblioteket, og vil også bli delaktig i utviklingen av bibliotektilbud for Det nye universitetet. UMB vil innlede drøftinger med NVH om muligheten for å samarbeide om utlysning av stillingen som leder av biblioteket. Universitetsstyret får annonseteksten til behandling i junimøtet. 4 Bibliotektjenestene ved UMB. Aktuell situasjon Desentralisert modell forskjeller mellom instituttene Innenfor rammen av UMBs organisasjonsmodell står instituttene i dag fritt til å velge hvilke bibliotektjenester de vil tilby. Dette har resultert i store forskjeller i instituttenes bibliotektilbud.

4 4 Samlet sett bruker UMB 13,2 årsverk på bibliotekoppgaver (se tabell 1). 1,4 stillinger er for tiden ledige. Hovedbiblioteket som er organisatorisk plassert i sentraladministrasjonen og lokalisert i Tårnbygningen, har 9,2 årsverk. Noragrics bibliotek er en integrert del av instituttets faglige virksomhet og lokalisert i Tivolibygget. Biblioteket har en betydelig egenfinansiering gjennom deltakelse i institusjonelt samarbeid og har vært bemannet med to bibliotekarer. En stilling står ledig i påvente av denne sakens avklaring av finansieringsmodell for universitetsbiblioteket. Institutt for naturforvaltning (INA) og Institutt for matematiske fag (IMT) står sammen bak biblioteket i Sørhellingabygget. Med leseplasser, grupperom og kantine lokalisert i nær tilknytning til biblioteket, er biblioteket møteplass for studenter, også fra andre institutt. Av bibliotekets 1,6 årsverk står 0,4 årsverk ledig. En medarbeider arbeider med bibliotekoppgaver i 60 prosent stilling. 40 prosent av stillingen går til andre oppgaver for INA. Institutt for husdyrfag og akvakultur (IHA) har en samling av eldre bøker og tidskrifter i eget lokale i husdyrbygget. 0,4 årsverk er avsatt til å betjene utlån av samlingen. Resten av årsverket går til andre oppgaver ved instituttet. De øvrige institutt har håndbibliotek (nyere tidskrifter) tilgjengelig på instituttet. Boksamlinger og tidskriftsamlinger som tidligere var plassert ved disse institutt er flyttet til biblioteksteder og/eller fjernmagasin. Bemanning. Sammenlikning med andre universitet Som grunnlag for vurdering av bemanningsnivået ved UMBs bibliotek er det tatt med en tabell som viser bemanningen ved UMB, og en tabell som viser bemanningen ved andre bibliotek. Tabell 1 Bemanningsoversikt for UMBs bibliotektjenester fordelt pr tjenestested og stillingskode pr i årsverk Stillingskode Universitets- Noragric Sørhellinga IHA i Totalt bibliotek årsverk bibliotek i årsverk i årsverk årsverk avdelingsleder 1 1 hovedbibliotekar 6,8 1 7,8 bibliotekar (1)* 0 +(1)* førstekonsulent 1,2 + (0,4)* 1,2 konsulent 0,6 0,4 1 førstesekretær 0,8 0,8 SUM 9,2 1 +(1)* 1,2 + (0,4)* 0,4 11,8 + (1,4)*= 13,2 *For tiden ubesatt Tall fra DBH viser en oversikt over årsverk ved universitetsbibliotekene i Som sammenlikningsgrunnlag er årsverk for undervisnings-, forsknings- og formidlingsstillinger og antall studenter i 2010 tatt med i tabellen. Tabell 2 Universitet Antall bibliotekansatte - årsverk for undervisnings-, forsknings- og formidlingsstillinger - antall studenter i 2010 Antall Rekrutterings Und. og Universitetsbibl, Antall bibliotek Stillinger i forsker førstebibliotekar, registrerte ansatte i årsverk stillinger bibliotekasaspirant studenter årsverk i årsverk 2010 DBH DBH

5 NTNU 121, , UMB 13,2* UiAgder 26,5** , UiBergen 99, UiOslo 166, , UiStavanger 31, UiTromsø 68, , ,1 MatNat 30*** 535,0 443 fakultet UiO NVH 3, *Innhentet fra UMBs organisasjon. Av de 13,2 er 1,4 stillinger ubesatt *Informasjon innhentet fra bibliotekleder Else.M.Bredland, UiA ***Tall oppgitt i samtale med leder for Realfagsbiblioteket ****Bruker ikke disse stillingsbetegnelsene Tabell 2 viser at UMBs bibliotek er det universitetsbibliotek i Norge som har færrest ansatte. Biblioteket ved det Matematiske og Naturvitenskapelige fakultet ved UiO som i antall studenter og ansatte ligger forholdsvis likt med UMB, har over 50 prosent flere ansatte enn UMB. Gitt en prognose for UMBs studentvekst som tilsier at UMB vil ha ca 6000 studenter i 2018 (etter fusjonen), vil en sammenlikning med UiA og UiS styrke denne konklusjonen. Bibliotekets oppgaver i dag oversikt Bibliotekets oppgaver kan klassifiseres innenfor områdene publikumstjenester, utlån og innlån, tilgang til medier, forskerdokumentasjon, tilgjengeliggjøring av forskning med åpne institusjonelle arkiv, nettsider, institusjonelt samarbeid og administrasjon av samlingene. Oversikten er ikke utfyllende. Publikumstjenester. Biblioteket formidler fysiske og elektroniske dokumenter fra egne og andre biblioteks samlinger og utfører oppgaver knyttet til forvaltning og praktisk håndtering av samlingene. Faglig veiledning og forskningsstøtte til fagmiljøene gis der det er bibliotekfaglig kompetanse. Undervisning i bruk av informasjonsressurser (søkestrategier, kildekritikk, bruk av referansehåndteringssystem og etiske aspekter ved og publisering og bruk av andres forskningsresultater) gis ved Hovedblioteket. Biblioteket ved Noragric tilbyr skreddersydde kurs for instituttets studenter. Utlån og innlån Tabellen nedenfor viser at det er forholdsvis stor variasjon i utlånsaktiviteten mellom bibliotekstedene ved UMB. Tabell 3 Utlånstall fordelt på utlånsted Egne studenter 2009 Egne studenter 2010 Egne stud. høyere grad 2009 Egne stud. høyere grad 2010 Egne ansatte Lånested 2009 ILP IPM tårn Sørhellinga Noragric Egne ansatte 2010

6 6 Hovedbibliotek SUM Som tabell 4 og 5 viser, låner bibliotekene ved UMB langt flere bøker og bestiller kopier fra andre bibliotek enn vise versa. Denne ubalansen mellom utlån og innlån bidrar til at UMBs bibliotekansatte opplever at UMB snylter på andre bibliotek. Tabell 4 Utlånstall fordelt på brukergrupper Egne studenter Egne studenter høyere grad Egne ansatte Stud/stip/ans andre utd Enkeltpersoner Høgskolebibl. i Norge Univ.bibl. i Norge Tabell 5 Inn- og utlån fra andre bibliotek Antall lån levert ut Antall lån mottatt Antall kopier ut Antall kopier mottatt Sum Sum Sum Kilde: BIBSYS avregning. Gjelder kun lån/kopier mellom BIBSYS-bibliotekene. Denne statistikken er derfor ikke fullstendig. Tilgang til medier Biblioteket anskaffer og tilrettelegger trykte og elektroniske informasjonsressurser slik at sluttbruker kan gjenfinne og bruke disse. Hovedbiblioteket har utviklet og drifter egne nettbaserte databaser som Den grønne ordboka, ulike historiske samlinger m.fl.. og registrerer norsk litteratur i AGRIS, FNs matvareorganisasjons internasjonale database over landbruk, mat og miljø. Biblioteket registrerer, klassifiserer, katalogiserer bøker og tidskrift i BIBSYS. Hovedbiblioteket administrerer elektroniske lisenser og tildeler brukertilganger til disse kildene. Forskningsdokumentasjon Hovedbiblioteket har sammen med forskningsavdelingen ansvaret for kvalitetssikring av data i ForskDok/CRISTIN (Current Research Information System in Norway). Databasen inneholder dokumenter som forskere ved UMB har publisert f.o.m Hele UH-sektoren skal dokumentere sin vitenskapelige produksjon for 2010 til DBH med utgangspunkt i godkjenning av felles poster i CRISTIN. Tilgjengeliggjøring av forskning åpne institusjonelle arkiv Drift og kvalitetssikring av UMBs Open Research Archive Brage skjer ved Hovedbiblioteket. I Brage er det publisert masteroppgaver og biblioteket vil etter hvert publisere av andre typer materiale som doktorgradsavhandlinger, vitenskapelige artikler og UMB rapporter. Dermed blir UMBs produksjon synliggjort nasjonalt og internasjonalt gjennom åpen tilgang på Internett (Open Access).

7 7 Nettsidene Hovedbiblioteket oppdaterer og vedlikeholder bibliotekets norske og engelske nettsider. Nettsidene orienterer om alle tjenester ved biblioteket, og inneholder tilgangslenker og informasjon av nettressurser, veiledninger og referansemaler. Institusjonelt samarbeid Biblioteket på Noragric har hatt institusjonelt samarbeid med flere biblioteker ved universiteter i u-land. Personale fra Hovedbiblioteket har også deltatt. 5 Et tidsaktuelt og fremtidsrettet tjenestetilbud - ambisjoner Både i et 2014 perspektiv og et DNU perspektiv må ambisjonene for universitetets bibliotektilbud holde et nivå tilsvarende det som finnes ved andre etterspurte universitet. Biblioteket skal være et tidsaktuelt utdannings- og forskningsbibliotek som støtter opp under universitetets verdiskapning innenfor forskning, utdanning og formidling, og være en aktiv bidragsyter i universitetets kunnskapsutvikling og læringsmiljø. Biblioteket skal være oppdatert på endringene i informasjons- og publiseringsformer i kunnskapssamfunnet generelt og skal bidra til at studenter og ansatte kan manøvrere i det vitenskapelige informasjonssamfunnet. Open access satsningen viser at det i fremtiden vil bli satt større krav til universitetets åpenhet. Tilgjengeliggjøring, formidling, kvalitetssikring og systematisering av informasjon vil være viktige oppgaver i et fremtidsrettet universitetsbibliotek. Universitetsbibliotekets tjenester må framover utvikles i et tverrfaglig konsept hvor bibliotek- og informasjonsfaglig kompetanse, IT-kompetanse og pedagogisk kompetanse møter de fagspesifikke behovene til universitetets studenter og ansatte. Møteplasser og arena for utveksling og idéskaping vil bli etterspurt. Lokaler, arbeidsplasser og utstyrspark er en del av tjenestene og må være tidsriktige og holde høy kvalitet. Denne tenkningen om bibliotek eller læringssenter om man vil, fordrer at biblioteket er et integrert miljø som er forberedt på endringer innen undervisning og læring og utviklingen innenfor informasjonsteknologi. Universitetet skal utdanne morgendagens forskere og problemløsere og utdanne kandidater til ulike posisjoner i samfunnet. God undervisning og publiserbare forskningsresultater er ensbetydende med kreative prosesser, kritisk tenkning og avansert vitenskapelig skriving. Et fremtidsrettet universitetsbibliotek bør skape møteplasser og initiere slike prosesser. Universitetsdirektøren vil ta initiativ til et samarbeid med NVH om å anmode Fellesstyret om å starte arbeidet med å utrede hvordan et bibliotek for Det nye universitetet skal organiseres, fysisk utformes og bemannes og hvordan dette kan skje i et fremtids- og brukerrettet perspektiv. Siden bibliotek er en særlig plass- og utstyrskrevende organisatorisk enhet som krever tidlig planlegging, er det viktig å få fram hvilke funksjonsmessige og tjenestelige premisser som må ligge til grunn for den fysiske av universitetsbiblioteket. Se punkt Lokalisering Hovedbiblioteket i Tårnbygget, biblioteket ved Noragric (Tivolibygningen) og biblioteket ved INA (Sørhellinga) velger vi å anse som UMBs biblioteksteder i dag. Samlingen ved IHA benyttes først og fremst av instituttets vitenskapelige ansatte og studenter for tilgang til faghistorisk litteratur, og betraktes i denne sammenhengen som en åpen samling. I fellesbygget som bygges for Det nye universitetet skal det avsettes arealer til bibliotek. Tegningene som foreligger tyder på at det ikke er avsatt tilstrekkelig plass til ett stort bibliotek for

8 8 Det nye universitetet. Dette er i samsvar med signalene fra DNU prosjektet, og trekker i retning av en desentralisert lokalisering av universitetsbiblioteket også for Det nye universitetet. Ut fra dette foreslår universitetsdirektøren at UMBs felles bibliotek fram til etableringen av DNU i 2014, lokaliseres på tre steder: Tårnbygningen, INA-Sørhellinga og Noragric-Tivoli. Samlingene (bøker og tidskrifter) som finnes ved instituttene skal inngå som en del av universitetsbibliotekets samlinger og gjøres tilgjengelig for brukerne. Det videre arbeidet med nybygg og disponering av allerede eksisterende bygg vil avklare den endelige lokaliseringen av biblioteket for Det nye universitetet. 7 Organisasjonsmodell UMB har i dag en desentralisert bibliotekorganisering med et hovedbibliotek som er plassert i direkte linje til universitetsdirektør og instituttbibliotek. Instituttene har valgt ulikt omfang og profil på bibliotektjenestene. Universitetsstyrets beslutning i sak 91/2010 innebærer en samorganisering av hovedbiblioteket og instituttbibliotekene. Universitetsdirektør Bibliotekråd Bibliotekleder Universitetsbiblioteket Universitetsbiblioteket er etter vedtaket i US sak 91/2010 plassert i direkte linje til universitetsdirektør. Forslaget til organisasjonsmodell i denne saken innebærer at universitetsbiblioteket omfatter de tre bibliotekene på Tårn, Tivoli og Sørhellinga. Biblioteklederen er øverste linjeleder for universitetsbiblioteket med faglig og administrativt ansvar for universitetsbibliotekets virksomhet. Lederen er ansvarlig for den daglige ledelsen av universitetsbibliotekets virksomhet og har personalansvar for universitetsbibliotekets ansatte. Biblioteklederens rapporterer til universitetsdirektøren. Bibliotekrådet skal gi biblioteklederen råd i arbeidet med å fastsette overordnede mål og prioriteringer for virksomheten innenfor rammen av UMBs strategiske satsninger, gjeldende lover og reglement samt vedtak fattet av universitetsstyret. Bibliotekrådet skal bestå av leder av universitetsbiblioteket

9 9 tre ansatte i undervisnings- og forskerstilling en doktogradstudent to studenter to bibliotekansatte som også vil utgjøre et sekretariat for rådet en representant fra samarbeidende campusinstitutt Bibliotekrådet ledes av bibliotekets leder som også har ansvaret for sekretariatsfunksjonen i rådet. Målet er at alle instituttene skal være representert gjennom medlemmene i rådet. Bibliotekets ansatte kan være observatører i rådets møter. Rådet skal ha kjønnsmessig balanse. Ut fra forslag på kandidater til rådet fra instituttledere, FODOS og studentdemokratiet, oppnevner universitetsdirektøren bibliotekrådets medlemmer. Tårn, Tivoli og Sørhellinga skal alle ha personale med bibliotekfaglig kompetanse. Når ny bibliotekleder er på plass, bør det vurderes om det er behov for en nesteleder i leders fravær og/eller ut fra en avtalt arbeidsdeling mellom leder og nestleder. Det er forskjellige synspunkter på om biblioteket skal være i linje til rektor eller universitetsdirektør. Dette spørsmålet tas opp til ny vurdering i forbindelse med arbeidet med organisering av Det nye universitetet. 8 Personalmessige konsekvenser Ansatte på institutt som arbeider med bibliotekoppgaver får universitetsbiblioteket som sitt organisatoriske arbeidssted. Det innebærer endring av nærmeste overordnede fra instituttleder til leder av universitetsbiblioteket. Ansatte som har bibliotekoppgavene i tillegg til andre funksjoner for instituttet rapporterer til biblioteklederen på bibliotekoppgavene og til instituttleder når det gjelder andre oppgaver for instituttet. Instituttleder og bibliotekleder må samordne seg slik at arbeidssituasjonen blir forutsigbar og praktisk gjennomførbar både for medarbeidere og ledere. Eventuelle mobilitetsordninger og bruk av personale på tvers i forhold til dagens ordning, må vurderes i forhold til tjenestelige oppgaver og den enkelte ansattes ønsker og behov. 9 Finansieringsmodell I dag finansierer instituttene selv sine bibliotektjenester. Samorganiseringen av hovedbiblioteket og instituttbibliotekene gjør det nødvendig å velge modell for hvordan kostnadene til universitetets bibliotektjenester skal fordeles. Forslaget til finansieringsmodell omfatter personalkostnader og kostnader til innkjøp og drift. Personalkostnader Biblioteket har for tiden 1, 4 ubesatte stillinger som skal besettes. I lys av det lave bemanningsnivået ved biblioteket foreslås det en økning på 0,6 stilling. Det betyr at rekruttering av to 100 prosent bibliotekarstillinger inngår i kostnadsoverslaget. Se tabell 6. Universitetsdirektøren foreslår at 4 årsverk finansieres gjennom instituttenes budsjettmodell. Instituttene finansierer da til sammen kr Av tabell 7 framgår det hvilke konsekvenser dette har for instituttenes økonomi.

10 10 Kostnader til innkjøp og drift Universitetsdirektøren foreslår at den nye bibliotekorganisasjonen v/bibliotekleder, prioriterer innkjøp av bøker og tidsskrift sammen med hvert institutt. Det foreslås videre at leder av universitetsbiblioteket sammen med lederne ved INA, IHA, IMT og Noragric, blir enige om fordeling og bruk av bibliotekstedenes driftsmidler i nåværende år, og at det utarbeides et eget driftsbudsjett for en felles bibliotekorganisasjon for 2012 i høstens budsjettprosess. Tabell 6: Overføring av stillinger fra institutt til universitetsbiblioteket som en følge av samorganiseringen: Sted årsverk Sum lønn inkl sosiale utgifter Noragric INA 0, IMT 0, IHA 0, ubesatt ubesatt SUM 4, Tabell 7: Konsekvenser for instituttenes økonomi ved finansiering av stillingene (4 årsverk tilsvarende kr ) gjennom instituttenes budsjettmodell - Enheter Endring Endring pr Budsjettendring kostnadssted Noragric INA IMT IHA IØR ILP IKBM IPM S tildeling Sum finansiering Tabell 8 viser en beregning av hvor mye det enkelte institutt og Hovedbiblioteket har brukt i gjennomsnitt årlig på innkjøp av bøker og tidsskrift over et tidsrom fra

11 11 Innkjøp SUM bøker snitt Innkjøp tidskrift bøker+tidskr pr snitt snitt pr år i Enhet år i kr pr år i kr kr ILP INA IHA IKBM IPM IMT IØR Noragric * * * SUM instituttene UB SUM bibliotek *Budsjett-tall da regnskapstall også viser innkjøpte bøker og tidskrift for universiteter i u-land 10 Implementering av endringene Leder av biblioteket er ansvarlig for å implementere organisasjonsendringene. Virkningstidspunktet for endringene settes til De ledige stillingene skal besettes. To bibliotekarstillinger utlyses umiddelbart etter universitetsstyrets vedtak Implementeringsaktiviteter: - definere ambisjonsnivået på universitetsbibliotekets tjenestetilbud og hvordan tjenestene skal videreutvikles og kobles opp mot kunnskapsutviklingen på universitetets fagområder - samordne og gjøre samlingene tilgjengelige for brukerne - finne fram til en hensiktsmessig oppgavedeling herunder hvilke oppgaver som bør gjøres ett sted, hvilke oppgaver som kan gjøres på flere steder og hvilke oppgaver instituttene må gjøre selv - utforme en bemanningsplan hvor behovet for personalmessig kapasitet og kompetanse klargjøres. Vurdere muligheten for felles opplæringstiltak med NVH. - sørge for medvirkning, god kommunikasjon og forutsigbarhet for de som arbeider ved universitetsbiblioteket. 11 Utlysning av stillingen som bibliotekleder og opplegg for arbeidet med bibliotektilbud for Det nye universitetet samarbeid mellom NVH og UMB Samorganiseringsprosessen har som mål å skape et tidsaktuelt og fremtidsrettet bibliotektilbud ved UMB. Arbeidet med samorganiseringen av UMBs bibliotek bør videreføres i en utredning av hvilke bibliotektjenester Det nye universitetet skal ha ut fra et helhetlig og nytenkende syn på universitetsbibliotekets funksjon og tjenestetilbud. Universitetsdirektøren mener NVH og UMB bør samarbeide om å komme gang med dette arbeidet så snart som mulig blant annet for å sikre at innspill til den fysiske utformingen gis før byggeprosessen er kommet for langt. Arbeidet må samordnes med prosjektarbeidet på området faglig organisering, styring, ledelse og administrasjon i regi av fellesstyret.

12 12 Ansettelse av leder for biblioteket må ses i et 2014 perspektiv samtidig som det tas høyde for de utfordringene som lederen må håndtere i forbindelse med og etter sammensåingen av NVH og UMB i Universitetsdirektøren ser flere muligheter for samarbeid med NVH om rekruttering i lederstillingen. Universitetsdirektøren vil drøfte tilnærmingsmåter og samarbeidsmuligheter med NVH på disse områdene. Utlysningstekst for stillingen som leder av biblioteket og forslag til opplegg for arbeid med bibliotektilbud for DNU legges fram for styret i juni. 12 Universitetsdirektørens anbefaling Lokalisering Universitetsbiblioteket ved UMB lokaliseres fram til etableringen av DNU i 2014, på tre steder: Tårnbygningen, INA-Sørhellinga og Noragric-Tivoli. Organisering UMBs bibliotektilbud organiseres i en enhet universitetsbiblioteket, og ledes av en bibliotekleder som er faglig og administrativt ansvarlig for virksomheten. Bibliotekleder drøfter strategiske valg og foretar koordinering mellom enhetene gjennom et bibliotekråd som består av leder av biblioteket tre ansatte i undervisnings- og forskerstilling en doktogradstudent to studenter to bibliotekansatte som også vil utgjøre et sekretariat for rådet en representant fra samarbeidende campusinstitutt. Rådet oppnevnes etter fastsatt prosedyre. Ansatte som arbeider med bibliotekoppgaver er i direkte linje til universitetsbibliotekets leder. Bibliotekets leder og ansvarlige instituttledere avklarer arbeidssituasjonen og oppfølgingssystem for de ansatte ved instituttene som får to rapporteringslinjer som følge av endringene Finansiering - Personalmessige kostnader finansieres gjennom instituttenes budsjettmodell - Universitetsbiblioteket v/bibliotekleder, prioriterer innkjøp av bøker og tidsskrift sammen med hvert institutt. - Bibliotekleder i samråd med lederne ved INA, IHA, IMT og Noragric, blir enige om fordeling og bruk av bibliotekstedenes driftsmidler i nåværende år - Det utarbeides et eget driftsbudsjett for en felles bibliotekorganisasjon for 2012 og påfølgende år Iverksettingstidspunkt: Iverksetting av ny organisasjonsmodell settes til Samarbeid med NVH: Styret legger til grunn at universitetsdirektøren undersøker om NVH vil samarbeide med UMB om utlysning av stillingen som bibliotekleder. I fall det blir enighet om dette, orienteres Fellesstyret. Videre anmoder styret om at det igangsettes et arbeid med utformingen av bibliotektilbud for Det nye universitetet og etablering av et felles bibliotek for Dnu i regi av Fellesstyret.