Underskrifter Vi bekrefter med våre underskrifter at møtebokens blader, som vi har signert, er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet.

Transkript

1 Tilstede på møtet NÆRØY KIRKELIGE Styre, Råd, utvalg mv. Nærøy kirkelige fellesråd Møtested Kolvereid Møtedato Fra kl Til kl Medlemmer (Angi evt. hvem som er fraværende) Einar Eidshaug, Brynhild Løeng, Søren Skagemo, Otto Kjøglum, Tore Ramfjord, Liv Pedersen, Åse Johnsen, Camilla M. Vågan, prost Brit Karin Theimann Forfall: Lena Kjærstad, Varamedlemmer Trond Strand Andre, kirkeverge Ivar Arne Aarmo, ansatterepresentant og vara for Eldrid Ramstad Behandlede saker Sak nr./år FS12 11 t.o.m. FS Underskrifter Vi bekrefter med våre underskrifter at møtebokens blader, som vi har signert, er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet. Utskrifter Hovedutskrift er sendt til Medlemmer, revisjon, rådmann

2 MØTEBOK Side : 2 Offentlig x Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: Sak nr.:f12-11 ORIENTERINGER OG REFERAT Vedlagte dokumenter (utsendt): SAKSOPPLYSNINGER: Orientering om aktuelle saker: 1. Referat fra AU den Lars Finnestrand er nå i gang med restaureringen av taket i konfirmantsalen i Salsbruket kirke. Målet er at dette arbeidet skal være ferdig før 6. mai. 3. Vedr. reparasjon av redskapshuset på Foldereid kirkegård, har kirkevergen bedt om å få komme på menighetsrådsmøte i Foldereid den , sammen med kirketjener Terje Kvalø. Redskapshuset har så store fukt- og sopp - angrep, at det ikke er brukelig per i dag. Fellesrådets egen ansatte kan foreta graving/drenering og utføre en del praktisk arbeid med riving, div. snekkerarbeid, etc. Vi ønsker imidlertid en dialog med menighetsrådet om de har muligheter til å bidra med økonomisk støtte til nødvendige materiell og utstyr, tilkobling av strøm, etc. 4. Onsdag 28. mars arrangerte bispedømmet kurs om gudstjenestereformen for alle menighetsrådene i Nærøy prosti. Som et ledd i utprøvingen av nye liturgiske ledd, inviteres alle til menighetskveld i Steine kirke den 02. mai kl Det vil bli en gudstjeneste med utgangspunkt i forslag til ny reform. Da menighetsrådene er ansvarlige for å vedta ny liturgi, vil dette være en anledning til å se og oppleve reformen i praksis og gi mulighet for en reell vurdering og tilbakemelding. 5. Vi har fått et tilbud på en annen telefonløsning på kontoret med bruk av kun mobiltelefoner. Denne løsningen har de i Namsos og de er godt fornøyd. Den skal være rimeligere enn dagens ordning. Vi ønsker også å innhente tilbud på

3 trådløst nett for bedrifter. Årsaken er at dagens ordning er lite tilfredsstillende for flere av kirkekontorets ansatte. Prestene har ikke tilgang til bispedømmets systemer for rapportering, vi sliter med tilgangen til vårt nettbaserte gravregister. Det er også problemer med tilgangen for de som har egne/ andre maskiner enn de bruker i kommunen. Dette vil bli forelagt fellesrådet til behandling når vi har innhentet tilstrekkelige opplysninger. Vi må vurdere disse tilbudene opp mot dagens tjenesteytingsavtale med Nærøy kommune både med utgangspunkt i funksjonalitet og økonomi. 6. Kirkebrannen i Vikna aktualiserte behovet for brannsikre safer/ skap og branntilsyn, inkl. sjekk av sikringsskap/ brannslokningsutstyr/ brannvarslere i kirkene våre. Per i dag er det safer i Lundring, Foldereid og Gravvik, men vi må undersøke om de innfrir dagens krav til brannsikring. Kirkevergen vil forespørre Nærøy kommune om bistand til årlig branntilsyn i alle kirkene. 7. Vedr. behov for reparasjon etter vannlekkasje i tårnet i Steine kirke sist høst, vil kirkevergen innhente anbud på dette arbeidet. Det er hovedsakelig en lekkasje i taktekkinga og rundt vinduene. 2 vindu må skiftes ut og det er råte i vinduskarm. Montering av stillasje vil imidlertid utgjøre den største kostnaden. 8. Det har kommet et informasjonsskriv om klær og gjenstander i kiste ved gravlegging og kremasjon. I forbindelse med ønsker om hva den avdøde skal ha på seg i kisten og evt. gjenstander som legges ned i kisten, er det viktig at nødvendige krav til nedbrytbarhet, sikkerhet og miljøvern ivaretas, dette gjelder både klær og gjenstander. VEDTAK: Orienteringen tas til etterretning.

4 MØTEBOK Side : 4 Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: Sak nr.:f12-12 GODKJENNING AV ÅRSREGNSKAP OG ÅRSRAPPORT FOR NÆRØY KIRKELIGE 2011 Vedlagte dokumenter (utsendt): Regnskapsoversikt og årsrapport for 2011 SAKSOPPLYSNINGER: Regnskapet for 2011 hadde et merforbruk på kr ,-. I fellesrådsmøtet den , vedtok fellesrådet å bruke midler fra driftsfond 6510: Ekstarordinært vedlikehold kirker, pålydende kr ,- til inndekning av merforbruket i Reelt merforbruk er da på kr , 29. Regnskapet for trosopplæring viser et mindreforbruk på kr , 22. Ved et mindreforbruk av tildelte midler, er retningslinjene at vi får vi beholde 5 % av tilskuddet. Vårt tilskudd var på kr Det betyr at vi får beholde ,- kr. mens vi blir fratrukket det overskytende, ca. kr ,- ved utbetaling av neste tilskudd. Mindreforbruket skyldes etterbetaling av sykelønnsrefusjon og momskompensasjon vi ikke hadde med i våre beregninger ved årets slutt. Dette er beklagelig, og er noe vi må være mer oppmerksomme på i år. Konsekvensen er at vi i realiteten vil ha mindre midler til disposisjon til trosopplæring i 2012 enn i VEDTAK: Regnskapet og årsrapport gjennomgås og signeres i møtet. Regnskap og årsrapport sendes til revisjon og vil bli endelig behandlet når revisjonsberetningen foreligger.

5 MØTEBOK Side : 5 Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: Sak nr.:f12-13 REGNSKAPSPAPPORT FOR PERIODEN Vedlagte dokumenter (utsendt): Regnskapsrapporter SAKSOPPLYSNING: Regnskapet for januar til og med mars måned ble kommentert og gjennomgått i møtet. SAKSVURDERING: Budsjettet for 2012 er uten tvil stramt og har lite slingringsmonn. Vi får håpe at vi unngår store skader og behov for reparasjoner dette året. Redskapsparken til bruk på kirkegårdene skal nå være i god stand. Det er større usikkerhet knyttet til de elektriske anleggene og flombelysningen ved flere av kirkene våre. Der har vi pr. i dag store utfordringer. I vinter har vi også prioritert å investere i varmekabler til vannrørene både i Kolvereid, Steine og Torstad kirker for å unngå nye vannskader. Sluttsummen pr ser grei ut på papiret, men det skyldes at tilskuddet til trosopplæringen ikke er periodisert. I realiteten har vi allerede et merforbruk. Økte utgifter til energi, leie av lokaler og regnskapshonorar utgjør alene et merforbruk på kr. Etter denne snørike vinteren, forventes også et merforbruk på snørydding da det kun er budsjettert med kr Merforbruket på inventar og utstyr skyldes innkjøp av nytt lydanlegg i Kolvereid kirke. Kirkevergen skal sende ut tiggerbrev til lokale bedrifter i håp om å få dekket inn ekstrautgiftene til lydanleggene i Lundring og Kolvereid. I tillegg til alt dette, forventes en generell innsparing på kr i løpet av året. VEDTAK: Fellesrådet tar regnskapsrapporten til orientering. Fellesrådet må i neste møte ta stilling til hvordan vi skal innfri den forventede innsparingen på kr ,-.

6 MØTEBOK Side : 6 Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: Sak nr.:f12-14 Utvidelse av gravplass og p-plass ved Steine og Kolvereid kirker Vedlagte dokumenter (utsendt): Brev fra Nærøy kommune SAKSOPPLYSNING: I fellesrådsmøtet den hadde vi både oppe en sak vedr. P-plass ved Kolvereid kirke og gravplass ved Steine kirke. Fellesrådet gjorde følgende vedtak: Kolvereid: Fellesrådet v/ kirkevergen ber kommunen om å utrede planer for utvidet parkeringsplass og flere gravplasser ved Kolvereid kirke, og ber om at planene innarbeides i kommende økonomiplan. Steine: Kirkevergen setter i gang prosessen og legger fram saken på neste møte. Utvidelse av parkeringsplassen ved Steine kirke tas med og inkluderes i samme sak. Kirkevergen sendte brev til Nærøy kommune den 08. febr. i år med utgangspunkt i vedtakene og beskrivelse av dagens situasjon. Vi fikk svarbrev fra kommunen datert den (Se vedlegg). Kirkevergen har mottatt svar fra Nærøy kommune v/ Gretha M. Fosseng vedr. vår forespørsel om bistand i forbindelse med utvidelse av gravplass og P-plass ved Steine og Kolvereid kirker. De ber fellesrådet gi mer konkret tilbakemeling om ønsket samlet areal osv. Kirkevergen har også vært i kontakt med Bjørn Gunnes hos bispedømmerådet som har gitt gode råd til videre arbeid og kartlegging. Forhold som må vurderes er eksempelvis gjenbruk, grunnforhold, størrelse (ta utg.pkt i alderssammensetning /hvor mange som sokner til kirka/ hvor mange begravelser i snitt i året), etc. Vi ble uansett rådet til ikke å ta i for lite, men tenke ca. 50 år fram i tid. Det er vanligvis landskapsarkitekter som brukes til å utarbeide en kirkegårdsplan, som skal inneholde følgende deler: a) Oversiktsdel: viser beliggenhet, grenselinjer, trafikkforhold, plassering av gamle og nye gravfelt b) Teknisk del: gravminner med evt. særskilte bestemmelser, veger, bygninger, beplantning, inngjerding, planering, drenering, vannpost m.v. og gravplan c) Beskrivelse: jorddybde og jordbunnsforhold, illustrasjon av nåværende og framtidig situasjon.

7 Kirkegårdsutvidelse er et omfattende og krevende arbeid både med hensyn til utredning, planlegging og økonomi. Fellesrådet har ikke økonomi pr i dag til å forsvare dette arbeidet med egne midler. Kirkevergen ønsket derfor innspill fra arbeidsutvalget ift videre framdrift i arbeidet. Hele framgangsmåten er beskrevet i en bok av Helge Klingberg som fellesrådet vedtok å gå til anskaffelse av. AU vedtok å starte neste fellesrådsmøte, den 19. april, med oppmøte på Steine kirkegård for å foreta en befaring og vurdering sammen med grunneier Terje Solbakk, Ivar Arne Aarmo og kirketjener Yngve Pedersen. Vi må samtidig vurdere behovet for utvidet P- plass. Vedr. behov for utvidet P-plass ved Kolvereid kirke, ble vi enige om at kirkevergen ber om et møte med kommunen v/ ordfører og rådmann, hvor fellesrådsleder møter sammen med kirkevergen. Etter kirkebrannen i Vikna, ønsket vi også å ta opp spørsmål vedr. brannsikring av kirkebygg og inventar. Den 28. mars sendte kirkevergen følgende forespørsel til ordfører og rådmann pr. e-post: Som dere vet har vi startet en prosess med tanke på utvidelse av P-plass og gravplass ved Kolvereid og Steine kirker. Jfr forskriften til gravferdsloven er det tydelig at dette er en felles oppgave med ulike ansvarsområder. Kommunen skal sørge for at det er tilstrekkelig areal til kirkegård og skal sikre at arealet reguleres etter plan- og bygningsloven. Kirkelig fellesråd er ansvarlig for utarbeidelse av kirkegårdsplan og gravplan og for igangsetting av anleggsarbeidet. Bispedømmerådet har anledning til å uttale seg og skal godkjenne planene. Dette er også utvilsomt et spørsmål om tilgang på ressurser i form av kompetanse og økonomi. Derfor ønsker fellesrådsleder Einar Eidshaug og undertegnede et møte med dere før vi går videre med dette arbeidet. Etter kirkebrannen i Vikna, er det også aktuelt å drøfte spørsmål ift brannsikring av kirkebygg og inventar i Nærøy. Vi vil gjerne ha et møte med dere før neste fellesrådsmøte den 19. april. Det er fint om dere kan gi tilbakemelding om aktuelt tidspunkt så fort som mulig, da både dere og vi helt sikkert har ganske travle dager. Fellesrådsleder og kirkeverge ble invitert til et møte med ordfører og rådmann fredag den 13. april hvor vi drøftet følgende saker: Vedr. Kolvereid kirkegård og P-plass, er det særlig P-plassen som er et stort problem pr. i dag. Kommunen lovte å se på området i tilknytning til p-plassen for å vurdere mulighetene for utvidelse. Inntil videre påpekte de at vi bør organisere p-vakter når vi vet at det blir mange besøkende, for å sikre fri ferdsel til og fra kirken. Vi informerte også om endringen i gravferdsloven som stiller krav om tilrettelagte graver og andre livs - og trossamfunn, og at loven pålegger fellesrådet å ha et årlig møte med disse for å få innspill om deres ønsker og behov i tilknytning til gravferder. Vi vil invitere til et møte i vår eller tidlig høst. Da vil vi få kjennskap til evt. ønsker om eksempelvis gravlegging i uvigslet jord, slik at vi får det med i den videre planleggingen. Vedr. Steine kirkegård og P-plass, er det mangelen på gravplasser som er utgangspunktet for behovet for utvidelse. Med hensyn til behov for kvalifisert kompetanse, informerte vi om at tidligere kirkeverge Ivar Arne Aarmo har sagt seg villig til å utrede planer for en utvidet kirkegård. Det vil imidlertid innebære at kommunen bidrar med ekstra lønnsmidler, og at dette blir et eget prosjekt de må legge inn i sine budsjetter. Det haster med å få igangsatt dette arbeidet. Vi håper på positiv tilbakemelding fra kommunen vedr. ekstra lønnsmidler slik at planleggingen kan komme i gang allerede i høst. Vi informerte også om behov for utvidelse av P-plassen i forlengelse med utvidelse av kirkegården. Videre orienterte vi om de andre vedlikeholdsbehovene ved våre kirker. Vi skulle også få tilbakemelding om kommunen kan bistå med årlig branntilsyn i våre kirker.

8 VEDTAK: Steine kirkegård og p-plass: Utvidelse av kirkegården på Steine må prioriteres. Grunneier deltok på befaringen den 19.april og er entydig positiv til en utvidelse. Med utgangspunkt i størrelse pr. kistegrav og antatt behov 30 år framover, vil behovet for utvidelsen tilsvare et areal på til sammen 3 mål, hvorav 2 mål til kirkegård og 1 mål til utvidet parkeringsplass. Fellesrådet ved kirkevergen ber Nærøy kommune gjennomføre forhandlinger og signering med grunneier, samt sette av nødvendige midler til disposisjon gjennom særskilt bevilgning til både planlegging, arealoverdragelse og utførelse av selve arbeidet. Kolvereid kirkegård og p-plass: Utvidelse av parkeringsplassen ved Kolvereid kirke må prioriteres. Fellesrådet ved kirkevergen ber kommunen om å se på området i tilknytning til parkeringsplassen for å vurdere mulighetene for utvidelse. Inntil videre må Kolvereid menighetsråd organisere parkeringsvakter ved større arrangement for å sikre fri ferdsel til og fra kirken. Fellerådet vil komme tilbake til et evt. behov for spesielle tilrettelagte gravplasser etter møtet med andre livs - og trossamfunn, samt en beregning av estimert behov for gravplasser ved Kolvereid kirkegård i et langtidsperspektiv.

9 MØTEBOK Side : 9 Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: Sak nr.: F12-15 RESTAURERING AV VINDUER OG MALING AV LUNDRING KIRKE Vedlagte dokumenter (utsendt): SAKSOPPLYSNING: Joar Hamlandsø og Yngve Pedersen var på befaring den 16. mars. Hamlandsø har gitt kirkevergen en muntlig rapport om funnene etter befaringen, da han verken hadde anledning til å lage en større skriftlig rapport eller levere anbud. Hovedfunnene er at vinduene er restaurerbar. Lundring kirke har originalvinduer med treplugger. De er derfor verdifulle og bør ikke skiftes ut. Det er også brukt gode materialer som holder lengre enn det som brukes i dag. Vinduene i tårnet og i trappeoppgangen har vært skiftet ut tidligere. Noen av dem er punkterte, og bør skiftes. De øvrige bør males utvendig. Vinduene på nordveggen må skrapes, kittes, freses i sprossene og males, men er ellers i god stand. Vinduene på sørveggen er i dårligst forfatning. Nedre del av vinduene må sannsynligvis skiftes. Det har heller ikke vært tett mellom vindu og vannbrett, slik at det har blitt råte i underkarmen. Man kan i tillegg forvente å finne råte under disse vinduene. I tillegg trenger kirken å males utvendig og i våpenhuset burde vegger og tak vært pusset opp/ malt og gulvet burde vært slipt og lakket. Da Hamlandsø selv ikke hadde anledning til å komme med anbud, anbefalte han kirkevergen å spørre Kjell Sæternes på Vikna. Han kunne heller ikke påta seg jobben av personlige årsaker, men anbefalte oss å spørre Anders Våseth da han har kompetanse innen restaurering. Han har lovet å foreta en befaring mandag og gi en skriftlig anbud. Han bor i Straumen i Inderøy kommune, men har kjente her i Nærøy han kan bo hos hvis han får tilslaget på jobben. Kirkevergen har også bedt Multibygg om et anbud. De kunne imidlertid ikke ha det klart før fellesrådsmøtet.

10 Hamlandsø har i tillegg bedt kirkevergen vurdere anbud fra Astra, Spillum Dampsag og Snekkeriet på Verdal. Alle disse firmaene skal ha god kjennskap til restaurering. Da Lundring kirke er verneverdig, må det sendes søknad om godkjenning til Nidaros biskop og riksantikvaren. Søknaden skal inneholde beskrivelser og skisser av planlagt arbeid, samt at anbudene skal legges ved. VEDTAK: Kirkevergen utarbeider en mer utførlig liste over vedlikeholdsbehovene ved Lundring kirke i samarbeid med Søren Skagemo, og innhenter flere anbud.

11 MØTEBOK Side : 11 Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: Sak nr.: F12-16 LEASING AV EGEN KOPIMASKIN Vedlagte dokumenter (utsendt): Tilbud på Konica Minolta bizhub C220 SAKSOPPLYSNING: Kirkevergen har bedt om tilbud på leasing av egen kopimaskin via datakonsulenten i Nærøy kommune..vi har behov for en enklere og mer effektiv løsning enn dagens, hvor vi løper opp og ned til biblioteket, og må brette alle program for hånd. Den vil også ha faks og scannefunksjon, slik at vi får alt i ett. Kirkevergen har ønsket å sammenlikne forventede utgifter med utgiftene vi har med dagens ordning. Dagens løsning med bruk av kopimaskin på biblioteket, er imidlertid innbakt i en tjenesteytingsavtale med Nærøy kommune, noe som gjør sammenlikning av reelle priser vanskelig. Regninger fra biblioteket i 2011 kommer imidlertid på ca10.100,-kr. som er betaling for vårt forbruk i I tillegg betaler vi rimelig mye for blekkpatroner til en laserskriver på kontoret, samt at vi har en egen faks i tillegg. Begge disse maskinene vil bli overflødige hvis vi får en egen kopimaskin. Laserskriveren kan også selges. Pristilbudet på leasing av en maskin som dekker våre behov, ser ut til å kunne komme på ca ,- per år (dette er et anslag ut ifra en sammenlikning med forbruket ved kirkekontoret i Vikna, som leaser samme kopimaskin). Det er bruk av fargekopier som øker utgiftene kraftig, dvs. kr 3,4 øre for svart/hvitt, mot 31,0 øre for farge. Dette vil vi unngå ved at kopiene ikke automastisk kommer i farger. Bruk av farger må velges og tastes inn når det er ønskelig. Supportavtalen er på kr. 50,- pr. måned. Nærøy kommune bruker også samme firma og merke, og er godt fornøyd med bruk, service og pris. VEDTAK: Fellesrådet vedtar å lease egen kopimaskin til Nærøy kirkekontor.

12 MØTEBOK Side : 12 Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: Sak nr.: F12-17 KRAV OM EGNE ORGANISASJONSNUMMER TIL MINNEFONDENE Vedlagte dokumenter (utsendt): SAKSOPPLYSNINGER: Kirkevergen har blitt kontaktet av Sparebanken ang. minnefondene. Det er en god stund siden det ble strengere regler mht at privatpersoner kan forvalte eksempelvis penger tilhørende et minnefond. Sparebanken er godt kjent med dagens praksis hvor vi i Nærøy har flere lokale minnefondstyrer hvor frivillige forvalter penger som gis til fondene. Et alternativ er at alle har samme organisasjonsnummer som Nærøy kirkelige fellesråd, emn ideelt sett mener banken at minnefondene bør ha egne organisasjonsnummer. Kirkevergen legger saken fram for drøfting i fellesrådet. SAKSVURDERING: VEDTAK: Kirkevergen utreder saken til neste fellesrådsmøte.

13 MØTEBOK Side : 13 Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: Sak nr.: F12-18 Valg av forhandlingsutvalg Vedlagte dokumenter (utsendt): SAKSOPPLYSNINGER For å ivareta forhandlinger om lokale lønns- og arbeidsforhold, bør kirkelig fellesråd nedsette et forhandlingsutvalg på for eksempel tre personer. På den måten kan noen utvalgte personer sette seg grundigere inn i denne delen av arbeidsgiveransvaret, og de bestemmelser som regulerer dette (Jfr. håndboka for menighetsråd og kirkelige fellesråd, s.92). SAKSVURDERING Da vi valgte representanter til AU og PSU i nov. 2011, ble det ikke bestemt hvem som skal være med i forhandlingsutvalget. Håndboka anbefaler at det velges blant arbeidsgiverrepresentantene i AU eller PSU. VEDTAK Leder Einar Eidshaug og nestleder Brynhild Løeng, samt fellesrådsmedlem Liv Pedersen, velges til forhandlingsutvalg i Nærøy kirkelige fellesråd.

14 MØTEBOK Side : 14 Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: Sak nr.: F12-19 EVENTUELT Vedlagte dokumenter (utsendt):