VEDLEGG 7 KRAV TIL EHANDEL, VAREKATALOG OG LOGISTIKKLØSNING FOR LEVERANDØRER TIL HELSE SØR-ØST RHF

Transkript

1 VEDLEGG 7 KRAV TIL EHANDEL, VAREKATALOG OG LOGISTIKKLØSNING FOR LEVERANDØRER TIL HELSE SØR-ØST RHF Side 1 av 15

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Om dette dokumentet Krav om dokumentasjon fra leverandør Maksimum fire oppdateringer av varekatalog og prisskjema pr kalenderår Definisjoner Instruks for utfylling av prisskjema Krav til elektronisk varekatalog Instruks for utfylling av den elektroniske varekatalogen Instruks for utfylling av prisfilen Krav til varelogistikk Generelle krav Krav til prising Krav til leveringstid Krav til forpakningsstørrelse og emballasje Krav til merking av gods Krav til leveranse av ulike pakningsstørrelser Krav til pakkseddel Krav til fraktbrev Krav om reklamasjon og retur Krav til faktura Faktura utforming Faktura informasjon Elektronisk faktura Side 2 av 15

3 1 Innledning Alle helseforetak i Helse Sør-Øst RHF har tatt i bruk elektronisk handel over den offentlige markedsplassen, eller skal i løpet av kort tid ta markedsplassen i bruk. Leverandører som ønsker å levere varer til Helse Sør-Øst RHF med tilhørende helseforetak må derfor inngå samhandlingsavtale 1 med Helse Sør-Øst RHF og forplikte seg til å levere varekatalog på formatet definert i samhandlingsavtalen, samt tilfredsstille kravene beskrevet i dette dokumentet. 1.2 Om dette dokumentet Dette dokumentet gjelder i tillegg til generelle innkjøpsvilkår for varer i Helse Sør-Øst RHF, samt standard rammeavtalevilkår for kjøp av varer i Helse Sør-Øst RHF. Et av hovedformålene med dette dokumentet er å beskrive krav for å sikre at leverandørens elektroniske varekatalog skal være implementert i innkjøpssystemene til de enkelte helseforetakene i Helse Sør-Øst RHF ved oppstart av kontrakt for forbruksmateriell. Dokumentet er også å betrakte som en veileder for praktiske forhold knyttet til Samhandlingsavtalen. Helse Sør-Øst RH har inngått avtale om drift av eksternt lager og har etablert Forsyningssenteret for Helse Sør-Øst. I utgangspunktet skal alle varer som regelmessig kjøpes av HF i Helse Sør-Øst leveres til forsyningssenteret for videre distribusjon. Nærmere sortimentsavklaring og bestemmelse av eventuelle unntak fra dette må gjøres ved behov. Nærmere spesifikasjon om leveringssted finnes på hver enkelt bestilling. Dokumentets formål er også å beskrive de ulike kravene dette forsyningssenteret setter til den fysiske varelogistikken fra leverandør. Avslutningsvis i dokumentet gis det også en kortfattet beskrivelse av krav til faktura som følger som en naturlig konsekvens av både varekatalogkravene og varelogistikkravene. 1.3 Krav om dokumentasjon fra leverandør Valgt leverandør skal utarbeide vedlagt prisskjema som en del av tilbudet i tråd med kravene beskrevet i dette dokumentets kapittel 2. Valgt leverandør skal utarbeide og oversende elektronisk varekatalog og prisfil senest 20 dager etter tildelingsbrev er sendt fra oppdragsgiver - i tråd med kravene beskrevet i dette dokumentets kapittel Maksimum fire oppdateringer av varekatalog og prisskjema pr kalenderår Helseforetakene i Helse Sør-Øst RHF vil oppdatere sin varekatalog maksimalt fire ganger pr år. Leverandør vil dermed ha mulighet til å oppdatere informasjonsfeltene i prisfil og prisskjemaet tilsvarende maksimalt fire ganger pr år. 1 Se Samhandlingsavtale Helse Sør-Øst.doc Side 3 av 15

4 Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Første opplasting Andre opplasting Tredje opplasting Fjerde opplasting Leverandørs frist for innsending av prisfil til IBX Leverandørs frist for innsending av oppdatert prisskjema til HSØ Dato for innlesing av varekatalog i innkjøpssystemer pr HF Virkningsdato for ny varekatalog Figur 1 Tidspunkter og frister for oppdatering av varekatalog Elektronisk varekatalog (produktfil) og prisfil sendes til IBX AS på adressen content@ibx.no eller via FTP-overføring. Prisskjema sendes Helse Sør-Øst RHF på adressen mona.stainsby@helsesorost.no Reviderte priser/produkter skal som hovedregel ikke gjøres gjeldene før disse er lest inn i de lokale innkjøpssystemene på de enkelte HF. Fakturaer med nye (feil) priser før dette tidspunkt vil ikke bli akseptert. Ved feilsituasjoner kan raskere oppdatering avtales Krav til elektronisk meldingsutveksling Leverandører skal kunne: Motta elektroniske innkjøpsordrer Utstede elektroniske ordresvar/-bekreftelser Utstede elektronisk ASN, nivå 3 Utstede elektronisk faktura (på sikt) Dette kan skje enten ved å bruke Order Management (Applikasjon fra IBX AS) eller ved integrasjon av leverandørens ERP system mot markedsplassen, basert på XML meldingsformater beskrevet i samhandlingsavtalen. 1.5 Definisjoner Begrep ASN Avtale-ID Bestilling Bulkleveranse Elektronisk faktura ehandel Forbrukerpakning (F-PAK) Lagerpakning (L-PAK) Transportpakning (T-PAK) Definisjon For detaljer om ASN, se HSØ s unike avtalenummer eller ID, markert i selve kontraktsdokumentet. Denne informasjonen legges inn pr artikkel i prisfilen. Plassering av ordre hos leverandør, for levering av varer eller tjenester. Leveranse av større kvanta gods til étt samlet sted for varemottak, ofte til et sentrallager Formatbeskrivelse på elektronisk faktura. XML-basert. Endelig format ennå ikke utarbeidet. Elektronisk handel, omfatter alle transaksjoner i en handels prosess Eksempler: Stk, pose, pk Eksempler: Eske, kartong, forpakning. I branjen ofte også kalt detaljistpakning (D-PAK) Eksempler: Pall, kartong, eske Den offentlige markedsplassen Portal/sted på internett som kobler selgere og kjøpere, i denne sammenhengen Forsyningssenteret Kjølegods Leveringsbetingelse Varemottak Pakkseddel Prisfil Det eksterne forsyningssenteret til Helse Sør-Øst RHF. Driftes av DHL. Gods som på senders forlangende skal framføres i kjølevogn eller kjølecontainer. Hvem som skal besørge frakt, assuranse og dokumenter hvorfra/til. Kontroll av mengde og tilstand ved mottak av en forsendelse. Varespesifikasjon som følger en forsendelse. En presisering av konkrete priser og enheter for et utvalg av sortimentet i varekatalogen. Prisfilen er kjøperspesifikk og styrer også sortimentet/omfanget i varekatalogen som kjøper blir presentert. Side 4 av 15

5 Prisskjema Produktfil Rammeavtale Rekvisisjon Sending Sendingsnummer Sporing Strekkode Termogods Tidsgaranti Transportetikett Transportør Tredjeparts logistikk Betegnelse for vedlegg til konkurransegrunnlaget som tilbyder skal fylle ut og levere inn sammen med tilbudet. Samme skjema benyttes også ved senere endringer i prisfilen altså ved endringer i sortiment, pris, pakningsstørrelse eller annet. IBX benytter av og til dette begrepet for elektronisk varekatalog. Se Varekatalog, elektronisk for definisjon Avtale med en leverandør om leveringsmulighet og betingelser. Beskjed til innkjøp eller lager om å skaffe eller levere. Ett eller flere kolli som er logisk knyttet sammen for transport Et nummer som unikt identifiserer en enkelt sending Sporing av pakker via internett eller WAP-telefon En strekkode er en entydig identifikasjon av en vareenhet. Temperaturregulerte produkter Garanti på at pakke er framme hos mottaker til avtalt tid Merkelapp festet på kolliet med informasjon som sikrer effektiv og sikker transport fra A-B Firma/enkeltperson som eier transportmiddel Betegnelse på aktør som styrer typiske logistikkaktiviteter for andre firmaer. Varekatalog, elektronisk Betegnelse for en oversikt over en leverandørs sortiment. Baseres her på standarder definert av ehandel.no / IBX. Varmegods Produkter som ikke tåler kulde 2 Instruks for utfylling av prisskjema Tilbyder skal som en del av tilbudet fylle ut vedlagt prisskjema. Prisskjemaet inneholder en rekke kolonner som skal fylles ut. Forklaring til hvordan feltene skal fylles ut finnes i tabellen her: Feltkategori Felt Beskrivelse Eksempel Sortiment oppdragsgiver ønsker tilbud på Artikkelinformasjon UNSPSC Generell artikkelbeskrivelse Delleveranse UNSPSC-klassifisering av artikkelen. UNSPSC er en forutsetning for elektronisk handel over den offentlige markedsplassen. Se for detaljer. En generell beskrivelse av artikkelen vi ønsker tilbud på. Kan inneholde eksempel på nåværende artikkel, og da ønsker vi artikkel med tilsvarende egenskaper Dersom konkurransegrunnlaget legger opp til delleveranser, dvs at ulike tilbydere kan inngi tilbud på bare deler av sortimentet. Delleveranse innebærer også at oppdragsgiver kan velge ulike leverandører for ulike delleveranser. Delleveranse angis om mulig etter beste evne av oppdragsgiver, men vi må ta høyde for noe fleksibilitet i evalueringsfasen Kanyle, røntgen, (18 G, ca 7 cm) Bruksområde Oppdragsgivers angivelse av bruksområde for aktuell artikkel Barn ( abdominal/perifer) Type/kategori Oppdragsgivers presisering av type/kategori for aktuell artikkel Føringskatetere Tilbyders artikkelnummer Tilbyders artikkelnavn Varetype 1 Artikkelnummer slik det vil fremstå på faktura til oppdragsgiver A Artikkelnavnnavn med strukturen "Generisk produktnavn, Merke og modell, Viktigste attributter" Beskrivelse av varens klassifisering med bokstavene: N: Normalvare - ingen særskilte hensyn til oppbevaring og transport S: Steril må oppbevares og transporteres sterilt V: Varm må oppbevares og transporteres med temperatur ºC K: Kjøl må oppbevares og transporteres med temperatur under 0 ºC F: Frys må oppbevares og transporteres med temperatur 2-8 ºC M: Medikament må oppbevares og transporteres i henhold til gitte bestemmelser B: Biologisk må oppbevares og transporteres i henhold til gitte bestemmelser Hanske, SureryGlove 2007, Latex Medium Varetype 2 Tillegsfelt som benyttes dersom en artikkel for eksempel både er K S Side 5 av 15

6 Enhetspriser minste enhet (ME) Andre pakningsstørrelser og enhetspriser Metriske måleenheter Steril og Kjøl, eller annen kombinasjon Minste enhet (ME) Minste nedbrytbare enhet eller steril forpakning Enhetspris ME, DDP det enkelte HF Enhetspris ME, DDP Forsyningssenteret Enhetpris ME, Opsjon: EXW F-PAK Antall ME pr F- PAK Enhetspris F-PAK, DDP Forsyningssenteret Prisen for minste nedbrytbare enhet eller steril forpakning i norske kroner (NOK), eks mva, levert DDP til det enkelte HF. Prisen for minste nedbrytbare enhet eller steril forpakning i norske kroner (NOK), eks mva, levert DDP til Forsyningssenteret Prisen for minste nedbrytbare enhet eller steril forpakning i norske kroner (NOK), eks mva, levert EXW fra tilbyders lager F-PAK = Forbrukerpaning. Forbrukerpakning kalles også ofte innerforpakning. Dette er enheten som normalt videreselges fra lager til avdeling. EA, STK (Eaches/Stykk) 12,20 8,45 6,88 BX, ESK Antall minste enheter i en forbrukerpakning 10 Prisen for forbrukerpakningen i norske kroner (NOK), eks mva, levert DDP til Forsyningssenteret L-PAK L-PAK = Lagerpakning. Enheten lageret oppbevarer varen i. Lagerpakningen er ofte en kartong med forbrukerpakninger. Antall F-PAK pr L-PAK Enhetspris L-PAK, DDP Forsyningssenteret 80,00 CT, KRT (Carton/Kartong) Antall forbrukerpakninger i lagerpakningen 10 Prisen for lagerpakningen i norske kroner (NOK), eks mva, levert DDP Forsyningssenteret T-PAK T-PAK = Transportpakning. Enheten varen transporteres i. Transportpakning er ofte en pall (hel eller halv). Antall L-PAK pr T-PAK Enhetspris T-PAK, DDP Forsyningssenteret SI-Enhet 770,00 PF, PLL (Pallet/Pall) Antall lagerpakninger i transportpakningen 5 Prisen for transportenheten i norske kroner (NOK) 3 450,00 Innholdsenhet uttrykt ved en metrisk måleenhet (eksempelvis gram, kilo, liter, meter). Denne enheten gjelder kun i de tilfeller der minste enhet inneholder veske/løpemeter/pulver, etc. GRM, G, LTR (Gram/Gram/Liter) SI-Faktor Antallet av den metriske måleenheten uttrykt som et tall 100 Informasjonen kan enten oversendes i form av utfylt regneark, alternativt som en semikolondelt fil (CSV-fil). Tilbyder skal videre, dersom denne informasjon endres når hhv varekatalog og/eller prisfil endres, oversende tilsvarende oppdatert versjon av prisskjemaet til Helse Sør-Øst RHF. Side 6 av 15

7 3 Krav til elektronisk varekatalog Samhandlingsavtalen definerer Helse Sør-Øst RHF s krav til katalogkvalitet. Vi ønsker imidlertid i dette kapittelet å gi en samlet, og mer detaljert gjennomgang av de konkrete kravene til utfylling av hhv varekatalog (produktfil) og prisfil. Kravene som fremkommer i dette avsnittet er harmonisert og standardisert i et samarbeid mellom Helse Sør-Øst RHF og Helse Vest RHF. Det presiseres at tilbyder ikke forventes å levere full elektronisk varekatalog og prisfil som en del av selve tilbudet. Derimot ønsker oppdragsgiver at tilbyder i sitt tilbud forplikter seg til å utarbeide og oversende de nevnte to dokumenter i løpet av maksimalt tyve 20 dager etter at tildelingsbrev er sendt fra oppdragsgiver. 3.2 Instruks for utfylling av den elektroniske varekatalogen Tilbyder skal som en del av tilbudet levere en elektronisk varekatalog som beskriver det tilbudte sortiment. Varekatalogen skal være utformet i henhold til Tabell 1 under. Informasjonen kan enten oversendes i form av utfylt regneark 2, eller som en semikolondelt fil (CSV-fil). Tilbyder skal videre, dersom denne informasjon endres underveis i avtaleforholdet, oversende oppdatert versjon av varekatalogen til Helse Sør-Øst RHF. ID Feltnavn Type Lengde HSØ prioritet Instruks/beskrivelse 1. Artikkelnummer Tekst 40 Obligatorisk Varens artikkelnummer. Verdien må være unik. Det bør være likt eller ha samme format som i trykte kataloger og Web-shop kataloger. Feltet brukes av søkemotoren i de fleste e-innkjøpssystemet. 2. Artikkelnavn Tekst 245 Obligatorisk Produktnavnet er det første kjøperen ser når en søker etter produkter/tjenester. Det bør derfor være et unikt navn som klart identifiserer produktet. Produktnavn omtales enkelte ganger som kort navn, kort beskrivelse eller bare navn. Feltet bør inneholde følgende informasjon i denne rekkefølge: Produkttype - Merke og Modell - Nøkkelinformasjon Feltet brukes av søkemotoren i de fleste e- innkjøpssystemet. Artikkelnavnet skal være på norsk. Teksten skal ha fullstendige ord, ikke forkortelser, da dette reduserer søkbarheten. Merk! En kan ikke bruke HTML tags i dette feltet. 3. Artikkelbeskrivelse Tekst Obligatorisk Feltet inneholder utfyllende produktinformasjon i tillegg til produktnavnet. Teksten skal gi kjøperen faktainformasjon om produktet, samt en kommersiell tekst som sier: Hvorfor skal jeg kjøpe dette produktet? Produktbeskrivelsen omtales enkelte ganger som lang navn, lang beskrivelse eller artikkelbeskrivelse. Feltet brukes av søkemotoren i de fleste e-innkjøpssystemet. Det bør brukes generiske beskrivelser av varen, og merkevarenavn bør unngås pga søkbarheten. Hvis mulig, legg til ytre dimensjoner og vekt av enheten. Merk! Ikke bruk linjeskift, tabulator eller forkortelser i dette feltet. HTML tag'er KAN brukes i dette feltet. 2 Se vedlegg 1 Elektronisk varekatalog.xls Side 7 av 15

8 4. Enhet Tekst. 3 Obligatorisk Enheten som varen selges i. Bruk av ikke-godkjente enheter vil bli konvertert av IBX til godkjente enheter før katalogene sendes til kjøperne. Dersom en eksempelvis selger i forpakninger à 100 stk, skal denne informasjonen også skrives inn i "En enhet består av". Det må være samsvar mellom enheten og prisen på denne artikkelen. Følg linken for info om hvilke enheter som er tillatte. For oversikt over tillatte enheter, se punkt Feil! Fant ikke referansekilden.under 5. Ledetid Heltall 3 Ønskelig Tiden i arbeidsdager fra ordren er plassert og frem til at varen er levert til kjøperens leveringsadresse. 6. UNSPSC Heltall 8 Obligatorisk Kategorisering i henhold til UNSPSC-standarden, versjon Alle produktlinjer må minimum ha kategorisering på laveste nivå, nivå 4 - produktgruppe. For mer informasjon om UNSPSC, gå inn på eller 7. Kjøperspesifikk informasjon Tekst 50 Ikke relevant Dette feltet angis for å legge inn kjøperspesifikk informasjon i prisfilen, etter ønskemål fra kjøperen. Et eksempel er om kjøperen anvender et internt artikkelnummer som skiller seg fra det som brukes i kolonnens artikkelnummer. Merk at visse innkjøpssystem ikke støtter denne typen av informasjon. 8. Produsent Tekst 50 Obligatorisk Navnet på produsenten av produktet 9. Produsentens artikkelnummer Tekst 50 Obligatorisk Produsentens artikkelnummer for dette spesifikke produktet. 10. Bildenavn Tekst 120 Obligatorisk Dette felt inneholder en link til den bildefil som skal vises ved produktet. Bildelinken kalles vanligvis opp etter artikkelnummeret. Bilder kan sendes til IBX, som lagrer disse lokalt, eller de kan ligge på en egen hjemmeside. Sistnevnte er den mest ønskelige løsning dersom katalogen inneholder mange bilder med frekvente oppdateringer. IBX støtter bilder i formatene jpg, jpeg, png og gif. Størrelsen må være 300 x 300 pixlar eller noe større. Mindre bilder som skaleres opp blir utydeligere. OBS kun små bokstaver, ingen mellomrom og ikke bruk av æ, ø, å. 11. Link 1 Tekst 250 Ønskelig En link der kjøperen kan finne mer informasjon om produktet. Om mulig skal linken gå til det individuelle produktet og ikke til en allmenn hjemmeside. Det kan for eks. være en produktlink, en tegning, eller en teknisk spesifikasjon. Her går det å linke andre filformat som f.eks. hjemmesider eller pdf-filer. Det finnes muligheten for å lagre dokumentet hos IBX eller på hjemmesiden. For dokumenter som lagres hos IBX brukes pdf. som dokumentformat. 12. Linknavn 1 Tekst 50 Ønskelig Angir linkens navn. Linkens navn skal indikere hvilken type av dokument linken peker på. 13. Link 2 Tekst 250 Ikke relevant 14. Linknavn 2 Tekst 50 Ikke relevant 15. Link 3 Tekst 250 Ikke relevant 16. Linknavn 3 Tekst 50 Ikke relevant 17. Link 4 Tekst 250 Ikke relevant 18. Linknavn 4 Tekst 50 Ikke relevant 19. Link 5 Tekst 250 Ikke relevant 20. Linknavn 5 Tekst 50 Ikke relevant Side 8 av 15

9 21. En enhet består av Tekst 50 Obligatorisk Antall artikler forpakningen/enheten inneholder. Dette feltet brukes når artikkelen ikke selges i stykk, men i kartong, eske, flaske, rull osv. Legg inn antall samt enhet (kartong, eske, flaske, rull m.m.) i dette feltet. (Eksempel: 24 stk ) Merk at dette feltet kun er et informasjonsfelt; det tvinger ikke kjøperen til å bestille et bestemt kvantum, slik som "Minste kvantum" og "Bestillingsintervall". Helse Sør-Øst vil legge teksten i dette feltet til på slutten av artikkelnavnet (felt 2). 22. Synonymer Tekst 200 Ønskelig Ord som er synonymer med artikkelen eller produkttypen. Dette feltet brukes av søkemotoren i e- innkjøpssystemet. Merk at jo flere synonymer, jo større sjanse for at kjøperen finner produktet, MEN synonymene bør ikke være for generelle, da dette gir for mange treff. OBS! Bruk kun [mellomrom] som ordskiller, ikke komma. Synonymene legges som en skjult tekst sammen med produktbeskrivelsen. 23. Smart form referanse Tekst 200 Ønskelig Angir referansen til et Smart Form (fås av IBX). Smartformularet brukes for å få brukeren til å fylle i tilleggsinformasjon eller gjøre tilvalg som kreves for å gjøre en bestilling eller som gjør leveransen av ordren lettere. Valgene skal derimot ikke påvirke produktets pris. Kan legges spesifikt for enkelte produkter eller for hele katalogen. Må samråd med kjøperens innkjøpere avgjøre om en skal bruke Smart Forms. 24. Alternativ produktgruppe Tekst 80 Ikke relevant Brukes for å bygge opp et leverandørspesifikt produkttre. 25. Produktlink 2 Tekst 128 Ikke relevant 26. Produkt 1 Tekst 50 Hvis aktuelt Relaterte produkter tilbehør: Angir produkter som klassifiseres som tilbehør når man kjøper et produkt, dvs. et valgfritt tilvalg som innebærer en ekstra kostnad. Tilbehøret må ligge som separate artikler og de kobles sammen gjennom å angi tilbehørets artikkelnummer i hovedproduktets tilbehørskolonne. Antallet relaterte og medfølgende produkter til et hovedprodukt kan maks være 10 stk, eks. 5 relaterte og 5 medfølgende eller 8 stk relaterte og 2 stk medfølgende. Observer at alle kjøpere støtter ikke denne funksjonaliteten. 27. Produkt 2 Tekst 50 Hvis aktuelt Relaterte produkter tilbehør: Se over 28. Produkt 3 Tekst 50 Hvis aktuelt Relaterte produkter tilbehør: Se over 29. Produkt 4 Tekst 50 Hvis aktuelt Relaterte produkter tilbehør: Se over 30. Produkt 5 Tekst 50 Hvis aktuelt Relaterte produkter tilbehør: Se over 31. Produkt 6 Tekst 50 Hvis aktuelt Relaterte produkter tilbehør: Se over 32. Produkt 7 Tekst 50 Hvis aktuelt Relaterte produkter tilbehør: Se over 33. Produkt 8 Tekst 50 Hvis aktuelt Relaterte produkter tilbehør: Se over 34. Produkt 9 Tekst 50 Hvis aktuelt Relaterte produkter tilbehør: Se over 35. Produkt 10 Tekst 50 Hvis aktuelt Relaterte produkter tilbehør: Se over 36. Produkt 1 Tekst 50 Hvis aktuelt Medfølgende produkter: Angir artikler som følger med når man kjøper et produkt. Artiklene ligger som separate artikler, men kan ikke velges bort fra hovedproduktet. De medfølgende produktene må ligge som separate produkter og kobles sammen ved å angi de medfølgende produktenes artikkelnummer i hovedproduktens kolonne. Alternativet til medfølgende produkter er å skape den ferdige produktpakken med et felles artikkelnummer. Antallet relaterte og medfølgende produkter til et hovedprodukt kan maks være 10 stk, eks. 5 relaterte og 5 medfølgende eller 8 stk relaterte og 2 stk medfølgende. Observer at alle kjøpere støtter ikke denne funksjonaliteten. Side 9 av 15

10 37. Produkt 2 Tekst 50 Hvis aktuelt Medfølgende produkter: Se over 38. Produkt 3 Tekst 50 Hvis aktuelt Medfølgende produkter: Se over 39. Produkt 4 Tekst 50 Hvis aktuelt Medfølgende produkter: Se over 40. Produkt 5 Tekst 50 Hvis aktuelt Medfølgende produkter: Se over 41. Risiko Tekst 3 Obligatorisk Er produktet et risikoklassifisert produkt må man skrive Ja i dette feltet. Hvis ikke skriver man Nei. For risikoklassifiserte produkter må man legge inn en lenke til tilhørende hms-blad i HMS blad -kolonnen 42. HMS datablad Tekst 250 Obligatorisk Hvis ja i feltet risiko: Legg inn en link til, eller angi filnavnet på et vedlagt HMS datablad, hvis produktet er klassifisert som farlig/helseskadelig. 43. GAR nummer Heltall 13 Ønskelig Hvis leverandør allerede har klassifisert produktet i 'Generisk Artikkel Register' (GAR), angi GAR artikkelnummeret for hvert produkt. Hvis ikke, dropp dette feltet. 44. GAR navn Tekst 100 Ønskelig Hvis leverandør allerede har klassifisert produktet i 'Generisk Artikkel Register' (GAR), angi GAR artikkelnummeret for hvert produkt. Hvis ikke, dropp dette feltet. Tabell 1- Instruks for utfylling av elektronisk varekatalog 3.3 Instruks for utfylling av prisfilen Tilbyder skal som en del av tilbudet i tillegg levere en prisfil for det tilbudte sortiment. Prisfilen skal være utformet i henhold til Tabell 2 under. Informasjonen kan enten oversendes i form av utfylt regneark 3, eller som en semikolondelt fil (CSV-fil). Tilbyder skal videre, dersom denne informasjon endres underveis i avtaleforholdet, oversende oppdatert versjon av prisfilen til Helse Sør-Øst RHF. ID Feltnavn Type Lengde HSØ prioritet Instruks/beskrivelse 1. Leverandørens artikkelnummer Tekst 40 Obligatorisk Varens artikkelnummer. Verdien må være unik. Det bør være likt eller ha samme format som i trykte kataloger og Web-shop kataloger. Feltet brukes av søkemotoren i de fleste e-innkjøpssystemet. 2. Enhet Tekst 3 Obligatorisk Enheten som varen selges i. Bruk av ikke-godkjente enheter vil bli konvertert av IBX til godkjente enheter før katalogene sendes til kjøperne. Dersom en eksempelvis selger i forpakninger à 100 stk, skal denne informasjonen også skrives inn i "En enhet består av". Det må være samsvar mellom enheten og prisen på denne artikkelen. Se avsnitt Feil! Fant ikke referansekilden.for info om hvilke enheter som er tillatt. 3. Minste kvantum Heltall 10 Ikke relevant 4. En enhet består av Heltall 10 Obligatorisk Antall artikler forpakningen/enheten inneholder. Legg inn antallet i enheten (kartong, eske, flaske, rull m.m.) i dette feltet. Hvis enheten er stk legg inn 1. Dette feltet tvinger kjøperen til å bestille i en bestemt pakningsstørrelse. 5. Pris Desimal 15 Obligatorisk Kundens nettopris for produktet per enhet. 6. Valuta Tekst 3 Obligatorisk Valutaen prisen er angitt i. 7. Pris-2 Desimal 15 Ikke relevant Dette feltet brukes til volumprising, dvs. dersom kjøperen får en annen pris ved kjøp av annet kvantum. Minste kvantum-2 feltet angir det kvantumet som må kjøpes for å oppnå denne prisen. 8. Minste kvantum-2 Heltall 15 Ikke relevant Dette feltet brukes til volumprising, dvs. dersom kjøperen får en annen pris ved kjøp av annet kvantum. Skriv inn kvantumet som må kjøpes for å oppnå prisen i pris-2 feltet. 3 Se vedlegg 1 Prisfil.xls Side 10 av 15

11 9. Pris-3 Desimal 15 Ikke relevant Samme som for Pris Minste kvantum-3 Heltall 15 Ikke relevant Samme som for Minste kvantum Pris-4 Desimal 15 Ikke relevant Samme som for Pris Minste kvantum-4 Heltall 15 Ikke relevant Samme som for Minste kvantum Pris-5 Desimal 15 Ikke relevant Samme som for Pris Minste kvantum-5 Heltall 15 Ikke relevant Samme som for Minste kvantum Pris-6 Desimal 15 Ikke relevant Samme som for Pris Minste kvantum-6 Heltall 15 Ikke relevant Samme som for Minste kvantum Kjøperspesifikk informasjon Tekst 50 Obligatorisk Dette feltet angis for å legge inn kjøperspesifikk informasjon i prisfilen, etter ønskemål fra kjøperen. Et eksempel er om kjøperen anvender et internt artikkelnummer som skiller seg fra det som brukes i kolonnens artikkelnummer. Merk at visse innkjøpssystem ikke støtter denne typen av informasjon. HSØ vil benytte dette feltet til avtale-id. Dersom ikke avtale, fyll inn Nei 18. IBX kjøperspes. krav?? Ikke relevant 19. IBX kjøperspes. krav?? Ikke relevant 20. IBX kjøperspes. krav?? Ikke relevant 21. IBX kjøperspes. krav?? Ikke relevant 22. IBX kjøperspes. krav?? Ikke relevant 23. IBX kjøperspes. krav?? Ikke relevant 24. IBX kjøperspes. krav?? Ikke relevant 25. IBX kjøperspes. krav?? Ikke relevant 26. Mva-sats Desimal 4 Ønskelig Angi hvilken merverdisats som gjelder for produktet. Tabell 2- Instruks for utfylling av prisfil Side 11 av 15

12 4 Krav til varelogistikk 4.2 Generelle krav Sporing av artikkelnummer Artikkelnummeret i den elektroniske varekatalogen skal benyttes både i ordrebekreftelse, pakkseddel, ASN, fysisk merking på kolli (både indre og ytre forpakning) og i faktura Korrekt pris og enhetsinformasjon i faktura Faktura skal inneholde samme enhetspriser og -benevnelser som i den elektroniske varekatalogen Sampakking I forbindelse med levering skal hver ordre pakkes hver for seg. Dette vil si at en ordre eksempelvis pakkes i en transportforpakning (pall, eske, eller tilsvarende). Ved levering av flere ordre fra samme leverandør skal alle kolli komme samtidig og merkes med bestillingsnummer. Ved levering av paller med varer skal skaffevarer som hovedregel plasseres øverst på pall. 4.3 Krav til prising Prising av varer levert DDP til Forsyningssenteret Leverandør skal tilby Forsyningssenteret beste avtalepris. Det forventes rabatt for levering av større pakningsstørrelser (T-PAK/L-PAK) DDP til Forsyningssenteret, både i forhold til enhetspris for mindre pakningsstørrelser levert DDP til Forsyningssenteret og ikke minst levert DDP til det enkelte HF Prising av varer levert DDP til det enkelte HF Leverandør skal tilby like priser (de beste priser) DDP til alle HF i Helse Sør-Øst Opsjon: Prising EXW Leverandør kan velge å tilby levering EXW fra leverandørs lager eller produksjonslokale. Dersom dette er en relevant alternativ leveringsmåte, skal leverandør beskrive alle praktiske aspekter ved dette, herunder geografisk hentested(er). 4.4 Krav til leveringstid Leveringstid hasteordrer For varer som ikke lagres på Forsyningssenteret skal leverandør ha en transportløsning for om nødvendig å kunne levere kritiske skaffevarer samme dag som bestilling mottas. Leverandør skal oppgi eventuell ekstrafakturering for slike hasteleveranser Leveringstid lagervarer/skaffevarer For varer på Helse Sør-Østs felles varekatalog (både lagerførte varer på Forsyningssenteret og skaffevarer over Forsyingssenteret) skal leverandør kunne levere til definert leveringssted (primært Forsyningssenteret) innen maksimalt 7 dager. Side 12 av 15

13 4.4.3 Leveringstid - direktevarer For varer utenfor Helse Sør-Østs felles varekatalog skal leverandør kunne levere direktevarer til definert leveringssted (primært varemottak på det enkelte HF) innen maksimalt 7 dager. 4.5 Krav til forpakningsstørrelse og emballasje Pakningsstørrelser og emballasje skal være egnet for distribusjon både via Forsyningssenteret og direkte til sykehusets varemottak. Alle varer av typen medisinske forbruksartikler, laboratoriemateriell og tilsvarende varer skal være emballert på en måte som sikrer varens krav til evt sterilitet (3-lags) og mot evt skader (f eks støtskader). Generelt skal naturligvis alle varer være pakket hensiktsmessig for å unngå skader. 4.6 Krav til merking av gods Merking av gods - sporbarhet Leverandør skal merke alle esker/forpakninger med det samme artikkelnummeret som leverandør har oppgitt i den elektroniske varekatalog. Samme artikkelnummer skal finnes på all emballasje (f eks i de tilfeller det benyttes 3 lag emballasje på både ytre kartong, eske og indre forpakning) Fare for skade/forsiktig håndtering Kolli som inneholder varer som skal håndteres forsiktig skal merkes godt synlig. Dette gjelder f eks varer som kan få støtskade eller tilsvarende. Leverandør er ansvarlig for å emballere en vare tilfredsstilende og merke godt synlig. Eksempel på merking kan være GLASS, THIS SIDE UP, eller tilsvarende Kjøl/frys varer og varmegods Kjøl/frys varer og varmegods skal håndteres av mottaker på en spesiell måte. Varer som defineres som kjøl/frys varer og varmegods skal merkes med rød/oransje godt synlig etikett som er viser at det er kjøl/frys vare og varmegods. Kjøl/frys varer og varmegods skal ikke pakkes sammen med andre varer Biologisk materiale Varer som inneholder biologisk materiale skal håndteres av mottaker på en spesiell måte. Varer som inneholder biologisk materiale skal merkes med godt synlig etikett som er viser at varen inneholder biologisk materiale. Varer som inneholder biologisk materiale skal ikke pakkes sammen med andre varer. 4.7 Krav til leveranse av ulike pakningsstørrelser Leverandør bør både kunne levere forbrukerpakninger, lagerpakninger og transportpakninger, jfr kapittel 2l 4.8 Krav til pakkseddel Plassering Pakkseddel skal festes i plastlomme utenpå kolli og være godt synlig Pakkseddel skal ikke festes over åpningen til en eske/kartong Side 13 av 15

14 4.8.2 Innhold Pakkseddel skal minimum inneholde informasjon om: Rekvirentens gyldige ordrenummer Artikkelnummer, samt eventuelle lot nr, batch nr, eller utløpsdato på artikkel Antall bestilte enheter og evt antall restede enheter Kontaktadresse for en evt reklamasjon eller retur Alle leverandører som sender ASN-meldinger skal påføre strekkode med bestillingsnummer lett synlig på pakkseddel. 4.9 Krav til fraktbrev Fraktbrev - generelt I de tilfeller transportør krever underskrift på et fraktdokument for dokumentasjon av forsendelse skal fraktdokumentet inneholde informasjon om mottakers adresse, antall kolli og kolli(enes) bestillingsnummer Elektronisk fraktbrev Elektroniske fraktdokument er ikke gyldige uten at disse gir minimum informasjon om mottakers adresse, antall kolli og kolli(enes) bestillingsnummer Krav om reklamasjon og retur Helse Sør-Øst skal kunne gjøre retur eller reklamasjon av uskadet vare inntil 10 dager etter fakturas forfallsdato etter nærmere definerte retningslinjer. Side 14 av 15

15 5 Krav til faktura Enkelte helseforetak har innført elektronisk fakturahåndtering og matching av faktura mot bestilling. Leverandøren skal redegjøre for om hvorvidt hans faktureringsrutiner er tilpasset elektronisk fakturahåndtering og automatisk matching, og for øvrig i henhold til Bokføringsforskriftens Faktura utforming Faktura skal utformes iht retningslinjer gitt i kontrakt/standard. 5.3 Faktura informasjon Faktura skal inneholde rekvirentens bestillingsnummer, pris og enhet i bestillingen. Faktura skal inneholde kontaktinformasjon for evt henvendelser. 5.4 Elektronisk faktura Leverandør må være i stand til å tilby elektronisk faktura. Side 15 av 15