Værnesregionen (lønn/regnskap) - sammen for gode løsninger. Fagdag 3.desember 2012 Sissel Mæhre Berbu

Transkript

1 Værnesregionen (lønn/regnskap) - sammen for gode løsninger Fagdag 3.desember 2012 Sissel Mæhre Berbu

2 Værnesregionen Historie Lokalisering Oppstartsfase Fagmiljø Erfaringer Utvikling Oppsummering/spørsmål

3 Historie Værnesregionen utviklet Samarbeid mellom 6 kommuner (Stjørdal, Malvik, Selbu, Frosta, Meråker og Tydal) I VR lønn/regnskap deltar 4 kommuner Stjørdal, Malvik, Selbu og Tydal. Samt fellesråd/sokn/menighetsråd og IKA Trøndelag IKS

4 Historie forts. Intensjon om større fagmiljø og mindre sårbarhet, lettere rekruttering av fagfolk. Unngå kommunesammenslåing (for de minste kommunene)...effektivisering og lavere kostnader gjennom stordriftsfordeler.

5 Forprosjekt med ekstern konsulent pågikk i flere år

6 Lokalisering Felles programvare Visma Enterprise, men IKKE fells IT-avdeling. Malvik drifter sin egen IKT. Politisk beslutning på 3-deling av enheten Felles leder for alle (lokalisert i Selbu) Felles treff 1-3 ganger pr.år Telefon og epost, fellesområde på «Innsida» (intranett) og datalagring.

7 Lokalisering forts. Stjørdal - 11 årsverk Selbu - 7,5 årsverk Tydal - 3 årsverk Enhetene ligger «utenfor» rådhusene i Tydal og Selbu, pr. i dag ikke for Stjørdal.

8 Oppstartsfase Forprosjekt avgjorde ressursfordelingen Underbemannet på både skanning og lønn Vanskeligheter med kommunesamarbeid Ingen enighet om felles kontoplan Jobbe på tvers eller «på linje»?? Utarbeidet egen virksomhetsplan med visjonen «Værnesregionen - sammen for gode løsninger»

9 Fagmiljø Oppleves som godt å være flere som jobber med det samme. 4 personer som har ansvar for regnskapsavslutning/årsregnskap. Grenseganger mellom budsjett og regnskap / kommune og Værnesregion. Utviklende og spennende.

10 Fagmiljø forts. Store nok enheter til å utvikle egne fagmiljø innen hvert område. Etablert fagkoordinatorer på områdene: Skanning lønn regnskap fakturering/innfordring Faste arbeidsmøter/fagmøter på flere av fagområdene.

11 Erfaringer ALDRI nok opplæring/informasjon Har fokus på både intern og ekstern kompetanse for Varierende interesse for det regnskapsfaglig i enhetene/etatene.

12 Utvikling Standardisering av enkelte områder (inv.kontoplan, mva.koder, bilagsserier) Oppstart av ebilag Periodisering (hovedsakelig mellom år) Økt grad av innrapportering av LToppgaver fra regnskap. Viktig med dialog med kommunene om arbeidsoppgaver, periodeavslutning etc.

13 Utvikling forts. Periodisering Avtaler beløpsgrenser med revisjon i forkant kr ,- netto for Stjørdal/Malvik og kr.5.000,- netto for Selbu/Tydal Manuelle bilag eller automatisering? Visma håndterer pr. idag kun periodisering fram i tid (?)

14 Utvikling forts. ebilag En web-modul fra Visma for å bidra til «det papirløse samfunn» Håndterer: 1. Omposteringsbilag - henter bl.a.opp bilag direkte fra regnskapssystemet. Har henvisningskode(bilagsnr.) påført.

15 Utvikling forts. 2. Tilskuddsbilag Grunnlag for remittering av tilskudd til lag og foreninger. Vedlegg f.eks. vedtak 3. Ventebilag forhåndskontering av ulike midler som skal innbetales (tilskudd etc.) 4. Fordelingsbilag fordeling av tidligere bokførte utgifter/inntekter

16 Utvikling forts. En avgjør selv om en eller flere av disse bilagsformene krever saksgang/anvisning. min. MÅ utbetaling av tilskudd

17 Utvikling forts. Innrapportering av LT-oppgaver (401) Fra 2010 har vi årlig rapportert inn «alle» som ligger i grenselandet mellom personlig næringsdrivende og hobby. Bevisbyrden blir flyttet over til personen. Unngå utbetaling av «svart pæng».

18 Utvikling forts. Telefoni og momskompensasjon Stjørdal kommune fikk bokettersyn på telefoni av Skatteetaten. Automatisering av trekk fra lønn på privat bruk også tilbakefører mva.komp/mva. Avregner årlig bruk av innholdstjenester og utenlandssamtaler etter oversikter fra teleleverandør. (avvikende år)

19 Oppsummering Spørsmål????

20 Tusen takk for meg! Sissel Mæhre Berbu Fagkoordinator regnskap