Årsmøte. Stjørdal Golfklubb

Transkript

1 Årsmøte Stjørdal Golfklubb 2015 (Årsmøtepapirer 2014 fra styret) Klubbhuset, Hull 19, Stokkanv. 42, Stjørdal Torsdag 12. februar 2015, kl 1900 Styret ønsker alle medlemmer hjertelig velkommen Side 1 av 40

2 Innholdsfortegnelse 1 Saksliste Valg av dirigent, sekretær samt to representanter til underskrift av protokollen Innkalling, saksliste og forretningsorden Innkalling Forretningsorden Stemmeberettigede Årsmelding 2014 for Stjørdal Golfklubb Styrets sammensetning Styrets arbeid Styremøter i årsmøteperioden Medlemsmøter i årsmøte perioden Ny kredittavtale med Klubbens bankforbindelse DNB fra 1. juli Avtale med Investorgruppen Organisering av Klubben i Drift og vedlikehold av golfbanen Vanningsanlegget Tilstandsrapport maskinparken Golfbilene: Salg og tilstand/status Grunneierne Komitéarbeid/gruppeårsmeldinger Medlemsutvikling Klubbmestre Klubbens økonomi og andre forhold Regnskap for Innkomne forslag og saker Medlemskontingent for Budsjett for Organisasjonsplan 2015 for Stjørdal Golfklubb Skisse - organisasjonskart Driftsform Valg Valg av styre Valg av revisor Valg av valgkomité Vedlegg Vedlegg Avtale mellom Stjørdal Golfklubb og åtte forbrukerkausjonister Side 2 av 40

3 1 Saksliste 1. Godkjenne Stemmeberettigede 2. Godkjenne Innkalling, saksliste og forretningsorden 3. Valg av dirigent, sekretær samt to representanter til underskrift av protokollen 4. Behandle Årsmelding 2014 for Stjørdal Golfklubb herunder gruppeårsmeldinger 5. Behandle klubbens Regnskap for 2014 i revidert stand. 6. Behandle Innkomne forslag og saker. 7. Medlemskontingent for Vedta klubbens Budsjett for Behandle klubbens Organisasjonsplan 2015 for Stjørdal Golfklubb. 10. Foreta følgende valg: a. Valg av styre b. Valg av revisor c. Valg av valgkomité Side 3 av 40

4 2 Valg av dirigent, sekretær samt to representanter til underskrift av protokollen Årsmøtet skal ledes av valgt dirigent. Dirigenten behøver ikke være medlem av klubben. 3 Innkalling, saksliste og forretningsorden 3.1 Innkalling Side 4 av 40

5 3.2 Forretningsorden 1. Møtet ledes av den valgte dirigent 2. Protokollen føres av den valgte sekretær 3. Ingen representant gis rett til ordet mer enn 3 ganger i samme sak a. Taletiden er 5 min. første gang og 3 min. andre gang og 2 min. tredje gang b. Unntatt fra dette er innledningsforedraget 4. Medlemmer som forlanger ordet til forretningsorden gis 1 minutt taletid 5. Dirigent kan forkorte taletiden og sette strek for de inntegnede talere 6. Forslag kan bare fremmes i saker som står på saklisten a. Alle forslag må leveres skriftlig til dirigenten og inneholde forslagsstillerens navn b. Nye forslag kan ikke fremsettes etter at strek er satt c. Tidligere forslag kan ikke trekkes tilbake etter at strek er satt, eller etter at saken er tatt opp til votering 7. Med unntak for lovendringer avgjøres alle saker med alminnelig flertall av de avgitte stemmene. Blanke stemmer skal anses som ikke avgitt. 8. Forslag og vedtak føres inn i protokollen med antall avgitte stemmer for og mot 9. Protokollen gjennomgås og underskrives av to valgte representanter 4 Stemmeberettigede Fra vedtektene fastsatt av det ekstraordinære årsmøtet : 6 Generelle regler om stemmerett, valgbarhet, forslagsrett m.v For å ha stemmerett og være valgbar må man være fylt 15 år, vært medlem av klubben i minst en måned og ha oppfylt medlemsforpliktelsene. Ingen kan møte eller avgi stemme ved fullmakt En arbeidstaker i en klubb har ikke stemmerett på klubbens ordinære eller ekstraordinære årsmøte. Dette gjelder ikke for spiller/utøver med kontrakt og medlemskap i klubben En person kan ikke samtidig inneha mer enn ett av følgende verv i klubben: medlem av styre, valgkomité, kontrollkomité, lovutvalg, revisor En person kan ikke ha tillitsverv knyttet til samme idrett i flere idrettslag/klubber som deltar i samme konkurranse Engasjert revisor har talerett på ordinært og ekstraordinært årsmøte i saker som ligger innenfor sitt arbeidsområde Representant fra overordnet organisasjonsledd har talerett på ordinært og ekstraordinært årsmøte i klubben Med forslagsrett menes retten for medlem til å fremme forslag til klubbens årsmøte og til å fremme forslag under årsmøtet. Side 5 av 40

6 5 Årsmelding 2014 for Stjørdal Golfklubb 5.1 Styrets sammensetning Leder: Nestleder: Styremedlemmer: Varamedlemmer til styret: Valgkomité: Sigmund Hatling Albert Strand Morten Gjønnes Bengt Klefbom Marit Sandmark Brita Brenne Waagen Bjørn Herjuan Liv Ellen Halle Arntzen Terje Bakken Tor Erik Berbu, leder Lars Rolfseng Øyvind Arntzen Revisorer: Kontrollkomité: Revisjonsfirmaet BDO AS Ingen 5.2 Styrets arbeid Styremøter i årsmøteperioden Det er avholdt 13 styremøter møter i perioden pluss en rekke andre møter med Klubbens bankforbindelse DNB, investorer, forbrukerkausjonister, gruppeledere, seniorgruppen. Styret har også tatt initiativet til møte med grunneierne med tanke på reforhandling av leieavtaler for grunn/arealer og kontor/verksted, men styret har ikke lyktes med å gjennomføre dette Medlemsmøter i årsmøte perioden Medlemsmøter avholdt; 4. juli 2014: Hovedtema; Ny kredittavtale med DNB og banedrift 11. desember 2014: Hovedtema; Foreløpig regnskap for 2014 og ny organisasjonsmodell for 2015 Om lag 50 medlemmer har deltatt på medlemsmøtene. Side 6 av 40

7 5.2.3 Ny kredittavtale med Klubbens bankforbindelse DNB fra 1. juli 2014 Kredittavtalen mellom Stjørdal Golfklubb og DNB inneholder følgende elementer: Nytt gjeldsbrevlån kr. 1 mill til erstatning for kassekreditt limit kr. 1 mill Over 7 år hvorav 2 år uten avdrag Gjeldsbrevlånet kr. 800 med ff ble innfridd og grunneiernes kausjonsansvar opphørte Nytt gjeldsbrevlån kr. 700 *) og nedbetales med Kr Kr Avdragsutsettelser for eksisterende to lån (kr kr ) til *) Spesiell sikkerhet for nytt gjeldsbrevlån kr. 700 : Krav fra DNB: «For kr. 400 av dette lånet etableres inntil 8 forbrukerkausjoner fra privatpersoner tilknyttet Stjørdal Golfklubb.» Styret har rekruttert 8 forbrukerkausjonister fra privatpersoner tilknyttet Stjørdal Golfklubb;. Fire fra styret og fire ordinære klubbmedlemmer. Forholdet mellom Klubben og de 8 forbrukerkausjonistene er regulert i en avtale som vist i Vedlegg Avtale mellom Stjørdal Golfklubb og åtte forbrukerkausjonister Avtalen er undertegnet av alle parter Styret er tilfreds med kredittavtalen med DNB og takker bankforbindelsen for konstruktivt og godt samarbeid. Styret retter også en stor takk til de åtte forbrukerkausjonistene som velvillig bistand Avtale med Investorgruppen Styre gjennomførte avtalte forhandlinger med Investorgruppen i møte ultimo januar Forhandlingene resulterte i følgende avtale mellom Investorgruppen og Stjørdal Golfklubb: Side 7 av 40

8 Styret innfridde nevnte avtale ved å betale kr ,- til hver av investorene innenn 1. juli Ettergitt investorgjeld kr ,- er tilført egenkapitalen. Styret retter en stor takk til Investorgruppen. Side 8 av 40

9 5.2.5 Organisering av Klubben i 2014 I trå med styrets annonsering i beretningen for 2013 har styret drevet Stjørdal Golfklubb etter følgende hovedprinsipper: Det ansettes ikke ny daglig leder inntil videre o Oppgavene er fordelt på flere personer se organisasjonskartet over. Baneansvarlig ansettes på sesongkontrakt o Steinar Dybvad ble ansatt på sesongkontrakt for perioden 1. mai 10. september Avtalen ble forlenget til ultimo oktober. Reaktivert og meget kompetent banekomite o Leder John Kulsetås Høyere frekvens på medlemsdugnader enn tidligere sesonger o Det er gjennomført dugnader med en frekvens på nivå med tidligere Innleie av noe banemannskap for å avlaste seniorer, som fortsatt vil bidra på banen o LarsRolfseng organiserte som tidligere sesonger klippeteamene o Daniel Schei Gundersen ble engasjert for perioden ultimo juni til medio oktober 2014 o Øyvind Røsten ble engasjert for perioden ultimo juni tom august Proshop/kiosk bemannes og holdes åpen daglig i sesong o Bjørn Michaelsen ble engasjert som leder av proshoppen for perioden 1. mai til 30. september 2014 Pro til kurs m.v. leies inn etter behov uten økonomisk risiko for Klubben o Ola Raaum avtale for sesongen 2014 etablert Administrative funksjoner deles (styre/komitéledere på dugnad) o Administrativ leder: styreleder Sigmund Hatling Side 9 av 40

10 5.2.6 Drift og vedlikehold av golfbanen Banekomiteen har utgjort en avgjørende og sentral rolle banedriften i 2014 Formann: John Kulsetås. Medlemmer: Tor Erik Berbu, Steinar Dybvad (ansvarlig for banedriften), Ivar-Rolf Dybwad (teknisk kontroller) og Svein Moen. Arbeidsfordeling: Alle medlemmene i komitéen har deltatt i de fleste arbeidsoppgavene på banen. Det har likevel vært praktisert en viss fordeling av oppgaver og ansvar: Steinar: Leder banedrift og kontakt med styret. Tor Erik: Vanningsanlegget. Ivar-Rolf: Drift og vedlikehold av maskinparken. Svein: Anleggsmessige utbedringer, drift. John: Planarbeid, anleggsmessige utbedringer, dugnader, kontakt med styret. Klubben kunne i 2014 avse midler til å leie inn to deltidsansatte klippere for hele vekstsesongen. De ble hovedsakelig beskjeftiget med klipping av greener, teesteder, range, korthullsbane og øvingsområder. Som vanlig påtok seniorene seg en betydelig del av klippejobben også i år (fairways, semirough og rough). Klubben er seniorene stor takk skyldig; uten deres innsats ville det ikke vært mulig å opprettholde den høye standarden på banen i trange tider. I tillegg fortjener flere klubbmedlemmer en spesiell takk for å ha tatt på seg ekstra store arbeidsoppgaver og mye ansvar for banen også denne sesongen: Jan Gundersen (drift og vedlikehold av maskinparken) Jens Kristiansen (beplantning i klubbhusområdet og generelt arbeid på banen) Lars Rolfseng (styring og oppfølging av klippegjengene) Gunnar Thronæs: (vanningsanlegget, vedlikehold av alt utstyr som krever elektrisk strøm, generelt arbeid på banen) Møter: Det daglige arbeid på banen gjorde at komitéens medlemmer møttes flere ganger i uka gjennom hele sesongen. Det har derfor ikke vært behov for formelle møter i komitéen ut over "morgen- og lunch-møtene" i verkstedkontoret. Disse daglige samlingene er særdeles viktige også for å opprettholde det gode miljøet som er skapt i dugnadsgjengen. Her er det på sin plass å trekke frem "fredagsvaflene" som nesten ukentlig er blitt servert av fruene Dybvad og Gundersen (Gunfrid og Anne); et høyt skattet og svært miljøskapende bidrag! Et informasjonsmøte med hullvertene ble arrangert 10. juni. Der ble den utsendte "instruksen" gjennomgått og gjensidige forventninger diskutert. NGF arrangerte 17. juni et anleggsseminar for alle klubbene i Midt-Norge i våre lokaler; mye relevant informasjon fra NGFs konsulenter og nyttig meningsutveksling med banefolk fra andre klubber i regionen. Side 10 av 40

11 Resultater i forhold til målsetning Steinar og John deltok i et møte med deler av styret allerede 13. januar. Der ble planer for arbeidet med forbedring av banen i sesongen 2014 diskutert. Det var enighet om at tre områder skulle prioriteres: Forbedre kvaliteten på greenene Sikkerhet på og rundt banen Oppgradering av bunkere Dette har vært retningsgivende for det anleggsmessige arbeidet på banen i I tillegg har det vært nødvendig å prioritere ganske mange andre typer tiltak for å hindre at banen gradvis forringes (gjengroing, utgraving, tett drenering etc.) Sikkerhetstiltak: Tidlig vinteren 2014 ble det gjennomført en sikkerhetsanalyse for banen. Vurderingen rettet seg spesielt mot sikkerheten for bebygde områder rundt banen og for trafikkerte veier og stier langs banen. Analysen ble basert på et notat utgitt av NGF; "Sikkerhets-anbefalinger for golfbaner". Det ble laget kartutsnitt for hvert enkelt hull der sikkerhetsavstander og sikkerhetsvinkler er tegnet inn. Resultatene ble presentert for styret medio februar gjennom notatet "Endringer i baneoppsett 2014". Notatet inneholder også forslag til korrigerende tiltak for å bedre sikkerheten. For flere hull ligger veier eller gangstier bekymringsfullt nær opp til risikosonen for utslag (15 0 til hver side fra optimal utslagsretning). Situasjonen var klart mest alvorlig på hull 13 der gangveien ligger langt innenfor risikogrensen for utslag. I henhold til NGFs anbefalinger var det her påkrevet med tiltak som kunne bidra til å dreie utslagene vekk fra gangveien (mot sør). Dette er bakgrunnen for at det ble anlagt ny fairwaybunker på nordsiden av fairway (den gamle bunkeren skal gjenlegges), og at fairway er forskjøvet mest mulig mot sør i nedslagsfeltet. Også på hull 3 og 7 er klippekonturene justert for å dreie utslagene bort fra trafikkerte veier. (Justeringen av konturene for de andre hullene "på flata" (12, 9 og 1) er hovedsakelig en konsekvens av forskyvningen av fairway på hull 13). Baneutvikling: Vinteren 2013/14 var helt spesiell ved at snøen glimret med sitt fravær; banen var snøfri og nesten frostfri hele vinteren med unntak av et tidlig snøfall i oktober og et sent snøfall rett før banen skulle åpne. Det var derfor mulig å drive kontinuerlig arbeid ute på banen hele vinteren. Nedenfor er listet de største anleggsmessige arbeidene som er gjennomført denne sesongen. Januar-februar: Ryddet vekk busker og kratt (mellom hull 10 og 18, kollen på hull 18, bak gul tee på hull 11, bekkefaret mellom hull 4 og 7) Stammet alle trær på banen Steinsatt deler av bekken mellom hull 4 og 7 Slått med kantklipper rundt alle trær Mars-april: Reparert søppelkasser Malt bord og benker Utvidet bekkefaret foran green på hull 9 (massen ble benyttet til gjenlegging av bunkere) Fylt igjen og grovplanert tre bunkere (1 på hull 12 og 2 på hull 13) Side 11 av 40

12 Sommersesongen: Ferdigstilt og sådd til gjenlagte bunkere (hull 12 og 13) Planert terrenget mellom green og vannspeil på hull 9 Satt opp stativ for sikkerhetsnett på hull 11 Reparert drenering på hull 1 Fylt opp og planert langs øvre del av bekken mellom hull 4 og 7 Anlagt ny fairwaybunker på hull 13 Ryddet bort to grantrær på hull 16 Drenert ved green på hull 5 og 7 Greenarbeid: Hele sesongen 2013 var grenene i en bedrøvelig forfatning; green 6 fremsto som spesielt ille og var nesten ikke spillbar. Det var derfor nødvendig å bruke store ressurser på greenene i 2014 i et forsøk på å få dem tilbake opp på et akseptabelt kvalitetsnivå (spesielt green 6 ble meget arbeidskrevende). De viktigste tiltak som ble iverksatt er listet nedenfor. I sesongen: Vertikalskjæring av alle greener (inkl. øvingsgreen) Dressing av alle greener i tre omganger Full resåing av green 3, 4, 6 og 14 (brannslokking) Lufting av alle greener (Aero Core) Lagt inn ekstra frø i alle greener Gjødsling etter en plan utarbeidet av E. Bergmann ved Felleskjøpet Grønt AS Etter stengning: Dypluftet alle greener (Verty Drain) Utover i sesongen ble etter hvert greenene av en så bra kvalitet at det trykt kan anbefales å benytte samme behandlingsrutiner også i Det skal dog ikke stikkes under en stol at vi fikk meget god hjelp av værgudene i arbeidet med å bedre kvaliteten på banen; bedre vekstforhold for godt gjødslede og godt vannede greener enn det vi hadde sist sommer har man knapt opplevd. Totalt ble det i 2014 lagt ut 6,5 tonn gjødsel på banen. Vanningsanlegget: Ved åpningen av banen for sesongen 2014 var det betydelige problemer med å få vanningsanlegget til å fungere. Det ble derfor nødvendig å reparere eller skifte ut mange komponenter i anlegget i løpet av sesongen. Hovedaktører i dette arbeidet har vært Gunnar og Tor Erik, og innsatsen har rettet seg mot: Kartlegge, justere og sette i drift alle vanningsdyser på alle greener og teesteder Kartlegge og reparere alle fordelingsbokser med dekodere og magnetventiler Gjennomgå og sette seg inn i dokumentasjon og funksjonalitet for pumpestasjonene ved Liavatnet og Jonsvatnet For ytterligere detaljer om arbeidet med vanningsanlegget vises til egen rapport til styret (datert ) fra de ovennevnte herrer. Maskinparken: Hele maskinparken ble grundig gjennomgått og vedlikeholdt i løpet av vinteren 13/14. Arbeidet ble i hovedsak utført av Ivar-Rolf og Jan. Likevel bød det på betydelige utfordringer Side 12 av 40

13 å holde alle maskinene i kontinuerlig drift gjennom sesongen Igjen var det de to ovennevnte herrer som "dro lasset"; uten disse to hadde det nok for lengst vært "lang rough" over mesteparten av banen. For mer detaljert informasjon om det vedlikeholdsarbeidet som er utført, om maskinparkens tilstand pr , og om behov for nyanskaffelser fremover, vises til egen rapport til styret fra Ivar-Rolf. Dugnader: Den årlige vårdugnaden ble gjennomført 26. mai. God deltakelse (46 registrerte) sammen med konkrete og veldefinerte arbeidsoppgaver gjorde at dugnaden ble ualminnelig vellykket og produktiv. I forbindelse med at Stjørdal GK arrangerte én av rundene i Midtnorsk Mesterskap, ble det avholdt en medlemsdugnad 5. august for å sette banen i best mulig stand til turneringen. Igjen en effektiv dugnad med godt resultat. Suksessen ble, etter initiativ fra Tore Vikan, gjentatt 18. august i forkant av Stjørdal Open (sponsorturneringen); godt resultat etter effektivt arbeid også denne gangen Hvorfor gikk det som det gjorde Komitéen har forsøkt å holde fokus på de tre prioriterte områdene som ble definert av styret i januar. Beklageligvis er en rekke oppgaver på golfbaner av en slik karakter at de automatisk "tar" prioritet over planlagte oppgaver (drenering, hindre utgravinger, rydde kratt etc.) Med meget begrensede ressurser, både bemanningsmessig og økonomisk, blir derfor ikke fremdriften på de langtidsprioriterte oppgavene så stor som man kunne ønske. Det er likevel grunn til å være rimelig godt tilfreds med de forbedringer av banen som er oppnådd i løpet av driftsåret Det er viktig at klubben evaluerer sesongen grundig, og prøver å høste mest mulig lærdom av de erfaringer man har skaffet seg også vedrørende drift av banen. Banekomitéen har allerede trukket et par konklusjoner: Dugnadsdrift gjennom mange sesonger krever "flere dugnadshender" enn det vi var i Det er derfor å håpe at noen flere medlemmer ser seg i stand til å delta i driftsarbeidet i sesongene som kommer; vilje til å delta er nesten like viktig som den fysiske yteevnen. Etter hvert som den "harde kjerne" faller for aldersgrensen, blir klubbens evne til å rekruttere nye "unge seniorer" til arbeid på banen en kritisk suksessfaktor. Opplegget med hullverter må/bør videreføres og videreutvikles, men forholdene må legges bedre til rette for hullvertenes innsats enn det vi maktet siste sesong Side 13 av 40

14 5.2.7 Vanningsanlegget Gjennomførte arbeider, status og arbeid til neste sesong. Stjørdal Golfklubb har et godt utbygd vanningsanlegg for automatisk vanning, egen vannforsyning fra Liavatnet samt pumpestasjoner og automatikk for fylling av vann i Jonsvatnet høydebassenget til venstre for faiway på hull 8. Det har vært utført mye og nødvendig reparasjon og vedlikehold på hele vanningsanlegget siste sesong. Mange av «dugnadsgjengen» har vært gode bidragsytere i arbeidet med vanningsanlegget takk til alle sammen! De to undertegnede har satt seg godt inn i funksjonalitet og detaljer for vanningsanlegget Tre hovedpunkter er utført i sesongen: 1. Alle vanningsdyser for alle greener og alle tee-sted er kartlagt, justert og satt i drift. 2. Alle fordelingsbokser med dekodere og magnetventiler er kartlagt og satt i orden. 3. Gunnar har satt seg godt inn i dokumentasjon og funksjonalitet for pumpestasjon ved Liavatnet og pumpestasjon ved Jons-vatnet. Det vil komme godt med ved oppstart til våren! Av utført arbeid nevnes: Gravd fram og justert vanningsdyser som har vært igjengrodd i flere år. Gravd fram fordelingsbokser (magnetventil og dekoder), tre stk som har vært igjengrodd i flere år. Skiftet og reparert mange (ca 30) dyser. Skiftet hoved-krane ved tee en, pga lekkasje. Skiftet dekoder i en fordelingsboks, hull 13. God hjelp fra leverandør av anlegget. Skaffet oss nye dyser samt hjalp oss med programmering når vi skiftet dekoder (hull 13). Delvis kartlegging av alle dyser og fordelingsbokser. Det er totalt ca 130 dyser på banen. Mange av dysene er preget av lang tids bruk. Grus og frost har gjort sitt til at mange er vanskelig/umulig å justere. Reparert tilkobling av dekoder for green 17. Dekoder på gammel tee 10 (par 5) flyttet til tee for hull 10 (gul og rød) disse har tidligere ikke blitt ivaretatt med automatisk vanning. Gravd ny kabel fra hovedfordeler ved hull 18 til tee gul og rød utslag hull 10. Dekoder fra gamle hull 10 benyttet. Fire fordelingsbokser skiftet pga skader, påkjørsel og frost Status for anlegget. Bortsett fra at det er en del dyser (25 stk) som er «slitt» og ikke justerbare, er anlegget i god stand og det foreligger god oversikt over status og videre arbeid med anlegget. Side 14 av 40

15 Nødvendig arbeid inneværende sesong. Nøyaktig inntegning på kart av alle dyser og koblingsbokser. Innkjøp av 10 til 15 nye dyser. Teste og justere alle dyser. Vurdere om pumpe ved Jonsvatnet må overhales/skiftes. Sjekke nødvendig utskifting av flere fordelingsbokser (grønnbokser) Forslag: Gunnar Thronæs og Tor Erik Berbu har sagt seg villig til å påta seg ansvar for vanningsanlegg sesongen Jobbe videre med å sette oss inn i anleggets automatikk samt automatisk kjøring av vanning om natta, nødvendig vedlikehold og reparasjoner. Styret retter en stor takk til Gunnar Thronæs og Tor Erik Berbu Side 15 av 40

16 5.2.8 Tilstandsrapport maskinparken Klubbens tekniske controller Ivar Rolv Dybwad har sammen Jan Gundersen foretatt en grundig vurdering av hvert enkelt objekt. På anmodning har de også kontrollert objektene med forsikringsoversikten. Gjennomgangen har ført til at tre objekter er fjernet fra forsikringsoversikten; VERTDRAIN 7212 er solgt, AGG VERTI 2500 eksisterer ikke, RAPID FAZER eksisterer ikke. Følgende objekter er kommet i tillegg i forsikringsoversikten: verktøymateriell og slipemaskin. I tillegg har gruppen stilt nyttige spørsmål som må finne en snarlig avklaring: «Jeg ser også at premien for gatorene er kr 1033,-. Dette er høyere enn klippemaskinene.» Styret retter en stor takk til Ivar-Rolv Dybwad og Jan Gundersen. Side 16 av 40

17 Side 17 av 40

18 5.2.9 Golfbilene: Salg og tilstand/status Salg Klubben har pr. dato 8 biler for utleie, pluss en delebil. Totalt er det solgt 4 biler. For til sammen kr inkl mva. En av bilene er solgt for kr ,- inkl mva og med ny batteripakke montert Status på bilene er som følger: 2 biler har nye batteripakker, det er DNB bilen pluss bil nr 6. Men til tross for nye batterier har også disse fått stopp på banen på slutten av sesongen. Årsaken til dette er ikke klarlagt. Når alt dette er klarlagt må styret ta stilling til om nye batteripakker må monteres flere biler og vi må få en status på våre ladere. Det er avtalt en gjennomgang av dette med Morten Rønning hos Anda Olsen og Gunnar Thronæs. Gjennomganger skjer innen årsmøte Grunneierne Grunneierne er viktige samarbeidspartnere for Klubben. Grunneierne utgjør: Marius Stokke Ola Hjelseng Stein Stokke Kåre Skolmli Klubben leier grunn i alt 551 dekar av Grunneierne. Leieprisen er regulert i en avtale som løper frem til Den årlige leien utgjør det høyeste beløpet av av følgende to elementer; 1. 15% av årlig medlemskontingent 2. en minimumsleie kr ,- (fastsatt i 2008) som reguleres hvert år ihht endringer i konsumprisindeksen. Minimumsleien for 2014 utgjorde kr ,-. Med bakgrunn i utviklingen av Klubbens kontingentinntekter de senere årene utgjør nå minimumsleien det høyeste beløpet av de to nevnte elementene. Styrets antar at denne situasjonen vil vedvare. Klubben leier kontorer og verksted/lager av to av grunneierne Marius Stokke og Sten Stokke. Leien for lokalene utgjorde kr ,- for Side 18 av 40

19 Samlet leie for grunn og lokaler er belastet regnskapet for 2014 med kr ,- og utgjør en betydelig utgiftspost i regnskapet. Klubben har betalt alle leiekostnader ved forfall. Som nevnt under avsnittet Styremøter i årsmøteperioden, har styret ikke lyktes i å få gjennomført møter med grunneierne med tanke på reforhandling av gjeldende avtaler. Grunneierne stilte som forbrukerkausjonister frem til for et gjeldsbrevlån kr ,- med forfall Styret innfridde det aktuelle lånet og grunneiernes heftelser ble slettet. Styret retter en stor takk til grunneierne for velvillig bistand og støtte. Side 19 av 40

20 Komitéarbeid/gruppeårsmeldinger Her henvises til årsrapportene fra de ulike komiteer.(eget hefte) Medlemsutvikling Kilde: Golfbox Side 20 av 40

21 Medlemsutvikling Selv om nedgangen i medlemsmassen er betydelig i 2014 ser det ut til at netto nedgangen av fullt betalte medlemmer (medlemmer m/full spillerett) har stoppet opp Klubbmestre 2014 Damer Tone Tangstad Herrer Joachim Engan Junior Turnering ikke arrangert Damer, senior Tone Tangstad Herrer, senior Odd Inge Berg Side 21 av 40

22 Klubbens økonomi og andre forhold Klubbens regnskap for 2014 Det vises til revidert regnskap m/noter kapitlet Regnskap for Regnskapet viser et årsresultat på kr ,55 for 2014 mot et budsjettert årsresultat på kr ,00 Samlede driftsinntekter utgjør kr ,78 mot budsjettert kr ,- Reduksjonene skyldes i all hovedsak lavere sponsorinntekter og mindre omsetning i proshop ift budsjett. Sum driftskostnader utgjør kr ,- mot budsjettert kr ,-. I forhold til regnskapet 2013 er driftskostnadene redusert med vel 1 mill kr. (2013: kr , 2014: kr ,-) Manglende kontingentbetaling Kontingentinntekter føres i regnskapet etter «kontantprinsippet». I praksis betyr det at et kontingentkrav blir inntektsført som kontingentinntekt i det kravet/fakturaen blir betalt. Styret har oversikt over hvilke medlemmer/tidligere medlemmer dette gjelder og styret følger situasjonen nøye. Virkemidlene styret har til rådighet for innkreving av utestående kontingenter er i hovedsak: 1. Finne frem til hensiktsmessig nedbetalingsplan for medlemmer som selv tar kontakt. 2. Inndragning av spilleretter lokalt og nasjonalt. Et medlem med manglende spilleretter er sperret for bruk av Golfbox for hjemmeklubb og for booking ved andre klubber. 3. Ordinære purringer/betalingsanmodninger selektivt og kollektivt. 4. Inkassovarsel gjennom VISMA. Manglende kontingentbetaling utgjorde pr Kr ,50: Fra tidligere år: Kr ,00 Fra 2014: Kr ,50 Fra «Engangsbeløpet kr. 900,-» vedtatt av årsmøtet i 2013: Kr ,00 Totalt pr : Kr , Leasingkostnader maskinpark og golfbiler Klubben ble eier av hele maskinparken med virkning fra mai Klubbens tekniske controller Ivar Rolv Dybwad har foretatt en systematisk gjennomgang av alle maskiner/objekter. Tilstanden er vurdert til å være god/tilfredsstillende. Side 22 av 40

23 For øvrig henvises til Tilstandsrapport maskinparken Konto 6400: Utviklingen av leiekostnader/leasingkostnader maskiner og golfbiler Regnskapsår Utgiftsført i regnskapet 2012 Kr , Kr ,-*) 2014 Kr ,- **) Budsjett 2015 Kr. 0,00 ** ) *) leasingavtalen for golfbilene sluttført i august 2013 **) leasingavtalen maskinparken sluttført i mai ***) mindre anskaffelser/påkostninger i 2015 er budsjettert under banedrift Kostnadsreduserende tiltak Av kostnadsreduserende tiltak kan nevnes avslutning av følgende avtaler som på årsbasis utgjør ca kr ,-: Kontrakter/Avtaler avsluttet i 2014 Årlig kostnad Leie av laksevald Morten Gylland Kr ,- Renholds avtale - Rentokil Kr ,- eks mva Avtale datasikkerhet The Online Backup Company *) Kr ,- eks mva Parsonalforsikring DNB Livsforsikring ASA **) Kr *) Klubben har installert Office 365 med automatisk backup, til minimale kostnader **) Obligatorisk YS-forsikring etableres etter behov Samarbeidsavtaler/sponsorater Samarbeidsavtaler/sponsorater er inntektsført med kr ,- i regnskapet for 2014 mot budsjett kr ,-. Klubben har for årsmøteperioden inngått avtaler som har gjort det mulig for Klubben å ta ut varer og tjenester for inntil kr Slike uttak er ikke bokført som sponsorinntekter. Side 23 av 40

24 Drift av proshoppen Klubben har også i 2014 drevet proshoppen for egen regning og risiko under ledelse av Bjørn Michaelsen. I all hovedsak genererer Klubbens medlemmer og gjester inntektene til proshoppen. Inntektselementene er spesifisert under. I 2014 leverte proshoppen et dekningsbidrag på kr. 201 mot tilsvarende kr. 375 i For 2013: Andel lønn og sosiale kostnader daglig leder ikke medregnet Gjeld kredittinstitusjoner og investorer Klubbens bokførte til kredittinstitusjoner og investorer er redusert med kr ,- i 2014 Side 24 av 40

25 Nye medlemmer og Veien Til Golf (VTG) I 2014 har Klubben inngått kontrakt med 53 nye medlemmer hvorav 21 kontrakter fra gjennomførte VTG-kurs se utdrag av oppfølgingsrapporten VTG under. VTG-komiteen under Astrid Dybwads ledelse har lever et solid bidrag til Klubben Sikkerhet for banemannskaper, medlemmer og gjester. Sikkerhetstiltak er omtalt under kapitlet Drift og vedlikehold av golfbanen. Det er viktig at dette arbeider forsetter også som et HMS-tiltak. I den sammenheng tenker også styret på tiltak for å sikre «transportveiene» for banemannskaper, medlemmer og gjester. Styret vil prioritere dette arbeidet i neste periode og som et eksempel på mulige tiltak er sikring av transportveien rundt utslaget på hull 10 og transportveien mellom hull 15 og hull 16. Muligheten for etablering av forsikringsdekninger for klubbens frivillige og ulønnede mannskaper (type YS-forsikring) må utredes i Egenkapital I 2014 er egenkapitalen er styrket med til sammen kr ,- bestående av; Årsoverskudd kr ,- Ettergivelse av investorlån kr , Oppsummering Alle forhold tatt i betraktning sier Styret seg tifreds med Klubbens økonomiske resultat for 2014 og styrkingen av Klubbens finansielle stilling. Side 25 av 40

26 Styret i Stjørdal Golfklubb 5. februar 2015 Side 26 av 40

27 6 Regnskap for 2014 Side 27 av 40

28 Side 28 av 40

29 Stjørdal, den 31. desember 2014 Side 29 av 40

30 Side 30 av 40

31 Side 31 av 40

32 Side 32 av 40

33 7 Innkomne forslag og saker Styret har ikke mottatt forslag og saker til behandling av årsmøtet. Side 33 av 40

34 8 Medlemskontingent for 2015 Ekstraordinært årsmøte 11. desember 2014 fastsatte nye kontingenter for Kun denne ene saken var til behandling i det ekstraordinære årsmøtet: Nr Kontingenter for 2015 vedtatt av ekstraordinært årsmøte Medlemskategori Barn & Golf med foresatte (5-6 år) Dette er klubbens tilbud for førskolebarn Barn & Golf (7-12 år) Dette er klubbens tilbud for de mellom 7-12 år. Junior (13-19 år) Alle som fra det året de fyller 13 tom. Det året de fyller 19 år defineres som junior. U23/student (20-23/28 år) Alle som fra det året de fyller 20 tom det året de fyller 23 år defineres som U23. Med studiebevis (fulltid) gjelder denne kategorien opp til og med året de fyller 28 år. Aktiv (24 år =>) Alle som fra det året de fyller 24 eller eldre defineres som aktivt medlem. Familie Medlemskap for 2 voksne og alle familiens barn opp til det året de fyller 19 år. Det forutsettes samme bostedsadresse. Greenfee Dette er medlemskap for de som ikke har muligheten til å spille så mye som man ønsker. Kontingenter 2015 *) 500, , , , , , ,- 8 Fjernmedlemskap Dette medlemskapet kan kun tegnes av spillere som har bostedsadresse med postnummer som ikke ligger i 500,- området Ansatt/Styret 1.695,- 10 VIP Aktiv 7.500,- 11 Livstidsmedlemskap ,- For 2015 gis styret fullmakt til å fastsette medlemsfordeler for de ulike kategorier i nært samarbeide med berørte komiteer. *) Avgifter til Norges Golfforbund er ikke inkludert i satsene. Side 34 av 40

35 9 Budsjett for 2015 Side 35 av 40

36 10 Organisasjonsplan 2015 for Stjørdal Golfklubb 10.1 Skisse - organisasjonskart 10.2 Driftsform Driftsmøter o Formål: Skape felles forståelse av klubbens drift, oversikt over aktiviteter neste 2 uker, teamfølelse og sosial trivsel. o Fast agenda: Status fra avdelinger Fremleggelse og godkjennelse av plan for neste to uker. Godkjennelse av innkjøp o Holdes mandager annenhver uke. o Ledes av representant fra styret/daglig leder/klubbsekretær. o Deltagere: Avdelingsledere Side 36 av 40