Saksframlegg. SAMLOKALISERING AV POST-, ARKIV- OG GRAFISKE TJENESTER PÅ DORA UTVIKLING AV ET FREMTIDIG ABM-SENTER Arkivsaksnr.

Transkript

1 Saksframlegg SAMLOKALISERING AV POST-, ARKIV- OG GRAFISKE TJENESTER PÅ DORA UTVIKLING AV ET FREMTIDIG ABM-SENTER Arkivsaksnr.: 04/02006 Forslag til vedtak: Formannskapet slutter seg til intensjonene rundt samlokalisering av post-, arkiv og grafiske tjenester, samt utviklingen av et fremtidig ABM-senter på Dora. Saksfremlegg - arkivsak 04/

2 Saksutredning: BAKGRUNN Byarkivet er inne i en prosess hvor man skal samlokalisere arkivtjenesten med post og skanning. En slik løsning har vært vurdert i lengre tid. Da det høsten 2002 ble satt fortgang i prosessen om en utvidelse av arealene til Statsarkivet i Trondheim, henvendte ordføreren seg til stortingskomiteen med ønske om at institusjonen skulle flyttes i sin helhet til Dora. Dette som et alternativ til en utbygging i Høgskoleveien. Et sentralt argument for flyttingen var mulighetene for å etablere et samarbeid mellom Doras leietakere innen arkiv-, bibliotek og museumsområdet om etableringen av et framtidig ABM-senter. Staten har gjennom Kulturmeldingen satt en klar målsetning om å etablere et ABM-samarbeid. Dette er en organisering som er under innarbeidelse, og som således ikke er godt kjent så langt. ABM-samarbeidet går på tvers av de tre fagfeltene arkiv, bibliotek og museum. Intensjonen er at disse tre fagfeltene skal finne sammen for å gjøre hverandre enda bedre. Kultur- og kirkedepartementet har invitert hele ABM-sektoren i Trondheim til å se på felles løsninger i Dora-området. Trondheim kommune har både politisk og administrativt hatt flere møter med departementet i forbindelse med planene rundt å danne et ABM-senter på Dora. Det har gjennom en omfattende prosess blitt besluttet å samlokalisere Statsarkivet i Trondheim på Dora. Statsarkivet i Trondheim er landets største enhet innenfor Statsarkivet, og vil dermed tilføre miljøet på Dora en betydelig tyngde og et tungt fagmiljø. Det har også vært gjennomført møter med departementet om utviklingen av området rundt Nyhavna. Trondheim kommunes byarkiv er allerede lokalisert i Dora. Trondheim kommune ønsker en samling av ABM-feltet, og ser det som svært positivt for utviklingen av Trondheim Byarkiv og brukerne av disse tjenestene. Kommunens innbyggere vil dra nytte av et felles ABM-samarbeid fordi det vil skape et kultursenter, hvor man vil kunne dra for å oppsøke kunst, litteratur, større utstillinger, historie og verdifull dokumentasjon. Utviklingen av Trondheim Byarkiv vil gi økt faglig kompetanse, man vil kunne formidle byens "hukommelse" på en bedre måte og tilgjengeligheten for publikum vil bli forbedret. En ser også at et ABM-senter vil bidra til å ruste opp Nyhavnaområdet, og tilføre det en kulturinstitusjon som gjør området mer attraktivt. "Østbyen" står foran store forandringer, og et ABM-senter vil absolutt være med å sette et positivt preg på denne bydelen. Statsarkivet har inngått en leieavtale med Dora AS, som innebærer at hele institusjonen blir samlet på Dora fra og med For å kunne huse hele Statsarkivet, og for å legge til rette for det nye ABM-senteret, vil Dora AS reise et nybygg i tilknytning til eksisterende bygninger. Dette vil inneholde bl.a. kontorlokaler, lesesal og kantine. Bygget vil stå ferdig i oktober For at Byarkivet skal bli en del av ABM-samarbeidet, er det en forutsetning at man inngår som en del av fellesskapet i det nye bygget sammen med andre lignende institusjoner. UTVIDELSE AV LEIEKONTRAKT VED DORA Med bakgrunn i dette ble det i vår innledet forhandlinger med Dora AS om leie av lokaler inne i nybygget. Dagens leieavtale for Byarkivet inne i Dora, løper frem til I forbindelse med samlokaliseringen av post, arkiv og grafiske tjenester, blir det et økt arealbehov i forhold til i dag. I tillegg til å inngå en leieavtale i nybygget, har vi ønsket å reforhandle dagens leieavtale inne i Dora for å harmonisere kontraktstiden. Forhandlingene med Dora AS er avsluttet, og det er inngått en ny avtale om leie av lokaler både inne i Dora og i et nybygg som vil stå klart i løpet av I dette inngår også en utvidelse av fellesarealer som vi Saksfremlegg - arkivsak 04/

3 vil kunne disponere sammen med blant annet Statsarkivet, noe som betyr en betraktelig bedret publikumsadkomst og fasiliteter enn hva man har i dag. Utvidelsen av leiekontrakten vil føre til noe økte leiekostnader sammenlignet med hva man har i dag, men dette vil kompenseres gjennom flere forhold. Man vil for det første oppnå en langt bedre arealeffektivitet i nybygget enn hva vi har i dag når disse ulike enhetene er spredt på ulike steder. Samtidig frigjør vi også lokalene hvor Posttjenesten er lokalisert i dag. Dette vurderes solgt, og vil således generere en inntekt i forbindelse med samlokaliseringen. Det må også hensyntas at skanningtjenesten er under innarbeidelse, og at det dermed må ses i sammenheng med at dette inngår som et ledd i en prosess med å effektivisere posttjenesten. ETABLERING AV ET ABM-SENTER PÅ DORA ABM-samarbeid er som nevnt et samarbeid på tvers av fagfeltene Arkiv, Bibliotek og Museum. ABMu, som er det statlige organet for dette området, definerer disse karakteristika for hva ABM-feltet er: Organisasjonar som eit samfunn etablerer for å oppnå ein del samfunnsverdiar som det er allmenn semje om bør finnast Like rettar til informasjon og kunnskap For å setje einskildindividet i stand til å vera deltakar i eit levande demokrati For å tilby einskildindivida like høve til å utvikla seg som aktive samfunnsdeltakarar (Stortingsmelding om arkiv, bibliotek og museum) Et ABM-senter vil i en slik sammenheng være en samling av flere organisasjoner innen et eller flere av ABM-områdene lokalisert til samme sted. Kultur- og kirkedepartementet, ABMu og Riksarkivaren viser med sin inngåtte kontrakt for Statsarkivet i Trondheim en betydelig satsning på ABM-tanken. I brev til Kulturdepartementet har kommunen gitt uttrykk for at innholdet i et ABM-senter må utvikles i et samspill mellom de eksisterende og fremtidige leietakerne i Dora. I tillegg til leietakere som Statsarkivet, Fylkesarkivet, Byarkivet og Interkommunalt Arkiv Trøndelag, har også Nidaros Domkirkes restaureringsarbeider, Vitenskapsmuseet og etter hvert Ringve Museum, Nordenfjeldske Kunstindustrimuseum og Trondheim Kunstmuseum magasiner i bygningen. Trøndelag Folkemuseum er interessert når magasinene på Sverresborg er fylt opp. Sist og ikke minst er Universitetsbiblioteket i Trondheim en stor leietaker der. Allerede nå skjer det en viss koordinering av tjenester mellom institusjonene på Dora. En videreutvikling av felles magasintjenester i Dora er ønsket av museene. Museene har erklært stor interesse for utvikling av Dora til et ABM-senter med formidlingstiltak. I Sør-Trøndelag har fylkeskommunen ansvaret for koordineringen av museumsreformen som er initiert gjennom Stortingsmeldingen om arkiv, bibliotek og museum. Fylkeskommunen stiller seg positiv til utviklingen av Dora som det desidert største ABM-tiltaket i vår region. Fra regionalt hold arbeides det også for at arkivdelen til Senter for Norsk Populærmusikk skal lokaliseres til Dora. Med Ringve Museum som medspiller vil det være aktuelt å gjøre kulturskatter fra norsk populærmusikk tilgjengelig for både forskning og publikum. Håpet er at det gjennom samarbeidet med Ringve og andre leietakere på Dora kan utvikles et unikt miljø for utstillinger og opplevelser på Nyhavna. VIRKSOMHETEN I DORA Saksfremlegg - arkivsak 04/

4 Dora består av et areal på kvadratmeter, og Dora AS har i dag ca 40 leietakere. Dora er bygget opp i seksjoner og i lengderetningen er anlegget delt opp i 5 dokker. Byarkivet holder til på østsiden og fyller dokk fem i andre høyde. Den største leietakeren er Nidar sjokoladefabrikk som har sitt lager på taket av Dora. Kunstnere har atelier, vitenskapsmuseet har flere samlinger og Nidarosdomens restaureringsarbeider holder til i Dora. Statsarkivet, Byarkivet, Interkommunalt arkiv Trøndelag (IKA) og Universitetsbiblioteket fyller 3 dokker med ca meter dokumentasjon og bøker. I tillegg huser Dora mange private aktører. Statsarkivet har i dag ca hyllemeter med arkiv i Dora. I tilknytning til arkivet har 6 personer av personalet i Statsarkivet arbeid der. Statsarkivet har tidligere hatt lesesal i tilknytting til arkivet i Dora, men i de senere år har materialet blitt fraktet til og fra hovedarkivet i Høgskolevegen. Byarkivet har holdt til på flere plasser opp gjennom årene, men siden 1996 har arkivet hatt tilhold i Dora. Fra 1996 til 2001 hadde kommunen kapasitet til å magasinere hyllemeter med dokumenter, nå er kapasiteten hyllemeter. Vi utnytter i dag ca hyllemeter, og dette er fordelt på kommunale dokumenter og utleie for offentlige og private organisasjoner. I forbindelse med Statsarkivets behov for større og nye lokaler, har Dora AS levert tilbud til KKD hvor planene for et ABM-senter fremstår som sentralt. Dora AS skisserer her en løsning hvor et mulig ABMsenter er realistisk og mulighetene for utnyttelse av magasinene, kontorarealer og publikumsfasiliteter er gode. Skissen er et fem etasjes bygg hvor forbindelsen mellom nybygg og Dora foregår på flere nivå med korridorer. Statsarkivet inklusive Interkommunalt arkiv plasseres i 2. etasje og halve 3. etasje. Lesesal vil ligge i andre halvdel av 3. etasjen. I 4. etasje vil Byarkivet, Universitetsbiblioteket og felles kantine for alle aktører ligge. Posttjenesten og skannefunksjonen vil oppta ca halve 5. etasje, samt en liten bit av Dora. Eksisterende lokaler i Dora vil opprettholdes for alle aktører unntatt Byarkivet, kontorlokalene vil tilbakeføres til Dora AS mens selve arkivene vil opprettholdes. ENHET FOR POST- ARKIV OG GRAFISKE TJENESTER I 2003 ble de tre enhetene Posttjenesten, Byarkivet og Grafisk senter organisatorisk slått sammen til Post-, arkiv- og grafiske tjenester. Post- og grafiske tjenester er i dag fysisk plassert i andre lokaler, men det vil være hensiktsmessig å samle hele enheten på Dora. Bemanning for denne virksomhet er i dag om lag 32 årsverk. For enheten vil en samling bety bedre utnyttelse av ressursene. Enheten får samlet post og skanningsmiljøet som helt klart får stor nytte av nærhet til hverandre. I dag foregår sorteringen i Posttjenestens lokaler på Lade før det kjøres ned til Dora, ved samlokalisering vil man slippe denne kjøringen samt at det blir lettere å følge opp produksjonen fra både post- og skannemiljøet. Flytter man først posttjenesten vil det også, produksjonsmessig, lønne seg å flytte grafiske tjenester til samme sted. Post og grafisk bør være samlokaliser i forhold til rutinen ved utkjøring av trykkerioppdrag. Det ligger store besparelser for kommunen i at Grafisk ikke er avhengig av ekstern transporttjeneste. Pr. i dag ligger ikke grafisk som en del av kontraktsløsningen med Dora AS. Byarkivet er delegert fagansvar for all arkivdanning i Trondheim kommune, og det arbeides med en målsetting om å innføre fullelektroniske arkiv i kommunen. Trondheim kommune har i den forbindelse startet prosjekt med skanning av post. I dag foregår denne skanningen på flere enheter, men målet er at Saksfremlegg - arkivsak 04/

5 dette arbeidet gradvis overføres til et sentralt skannepunkt ved Byarkivet. I løpet av 2006 skal all arkivverdig post til Trondheim kommune journalføres og skannes på Dora. En gjennomføring av skanneprosjektet vil føre til betydelig effektivisering av kommunens postgang. Man vil ikke kunne påregne at utkjøring/innhenting av post til kommunale enheter opphører, men den vil bli betraktelig redusert. Den samlede virksomhet for Post-, arkiv- og grafiske tjenester på Dora vil da bestå av en tradisjonell depotinstitusjonsrolle med egne depotmagasin for avleverte arkiv, formidling og øvrige publikumstjenester, samt to større interne områder med ansvar for kommunens posthåndtering og elektroniske arkivdanning. Enheten vil også videreføre sitt øvrige ansvar for arkivdanningen i kommunen med oppfølging på enheter og tilbud om kurs. For kommunens innbyggere vil et ABM-senter hvor Byarkivet inngår bety økt bruk av arkivene. Innbyggerne vil dra nytte av et felles ABM-samarbeid fordi vi skaper et kultursenter, her vil man kunne dra for å oppsøke kunst, litteratur, større utstillinger, historie og verdifull dokumentasjon for ulike formål. For Byarkivet vil det å gå inn i et ABM-samarbeid bety økt faglig kompetanse, man vil kunne formidle byens "hukommelse" på en bedre måte og tilgjengeligheten for publikum vil bli forbedret. I arbeidet med plassering av et arkiv er det mange faktorer som må taes i betraktning. Med tanke på oppbevaring av arkivaliene (dokumentene) er det spesielt tre faktorer som er avgjørende for valg av lokalisering; temperatur, luftfuktighet og sikkerhet (tyveri og brann). Spørsmålet er om beskaffenheten til Dora som arkivsted er egnet, i Riksksarkivarens årsrapport fra 1997 beskrives Dora på følgende måte: Da Statsarkivet i Trondheim på grunn av trange egne lokaler begynte å leie der i 1993, ble det klart at bunkeren har oppsiktsvekkende stabile luft- og klimaforhold. Endringer i temperatur og luftfuktighet skjer svært langsomt på grunn av 2,5 meter tykke vegger og 3,7 meter tykt tak i armert betong. Til å være en konstruksjon som ikke er beregnet til arkiver, egner den seg usedvanlig godt for formålet. Når det gjelder sikkerhet for Dora som bygning er det svært få, om noen, som kan vise til like sikre anlegg. Sikkerheten i Dora går både i forhold til innbrudd, uautorisert tilgang og brann. Likevel er det viktig for Byarkivet å påpeke at forholdene i Dora ikke er optimale i forhold til Riksarkivarens veiledende bestemmelser for temperatur- og fuktsvingninger, og et eventuelt pålegg på et senere tidspunkt om klimakontroll vil medføre investeringer. Sannsynligheten for et slik pålegg anses som liten, siden avviket i magasinet er lite og variasjonene i seg selv er små og forholdene er stabile. Utleier forholder seg til lokalene slik de fremstår i dag, og eventuelle endringer av klimaforhold må stå for leietakers regning. UTVIKLING AV NYHAVNAOMRÅDET Kirke- og kulturdepartementet har i forbindelse med vurderingene rundt å samle Statsarkivet i Trondheim på Dora vært i kontak med Trondheim kommune ved flere anledninger for å klarlegge kommunens planer for utviklingen av Dora-området. Det har i en tidlig fase i prosessen med å samle statsarkivet vært en viss motstand fra enkelte miljøer mot å samle enheten på Dora, fra dagens lokalisering i Høyskoleveien. Det har i denne forbindelse vært brukt som en argumentasjon at Dora- og Nyhavnaområdet var et lite egnet sted å lokalisere denne type virksomhet. Dette har utløst et behov for departementet til å få klarlagt kommunens planer for utviklingen av dette området. Det har på bakgunn av dette vært tatt en rekke kontakter mellom Statsarkivet, kommunen, Saksfremlegg - arkivsak 04/

6 departementet, ABM-utvikling, Riksarkivaren og en andre aktører. Det hele kulminerte i et møte mellom de ulike partene høsten 2003, hvor også Ordføreren og ledelsen i Kirke- og kulturdepartemenetet deltok. Som oppfølging av dette møtet, har Trondheim kommune redegjort for utviklingen av dette området så langt, samt at vi har forpliktet oss til å legge til rette for en opprydding og forskjønnelse av området. Planene for området i Østbyen spenner fra framtidsbilder og visjonsdokument til gjennomføring av konkrete tiltak. Under følger en kortfattet oversikt som også redegjør for framdrift i gjennomføringen av ulike tiltak. Fremtidsbildene og visjonene for området må ses som uforpliktende ideer for en svært interessant bydel, med et stort utviklingspotensiale. 1. Framtidsbilder og visjoner for bydelen Trondheim Utarbeid av avdeling byutvikling, sept i forbindelse med byjubileet Ideskisse fra sivilarkitekt Ole Wiig, juni 1998 Ideskisser utarbeid av byplankontoret, nov.1999 Framtidsbilde. Utarbeid av Voll Arkitekter i 2003 (gjengitt i tilbudet fra Dora AS) 2. Nyere reguleringsplaner i området Dora, 2000 Svartlamoen, 2001 Strandveiparken, 2003 E6-øst /Nordre avlastningsvei, 2003 Bassengtomta-nord, 2002 Scandic Hotell Porthuset, 2002 Rica Hotell, 2002 Ny gangbru over Nidelva, 2002 Politihuset, Videre gjennomføring av reguleringsplanene Dora-planen. Opparbeidelse av utomhusarealer og offentlige trafikkareal innenfor planområdet er sikret gjennom rekkefølgebestemmelse ( 2.6) i reguleringsplanen. Kreves gjennomført samtidig med ny bebyggelse. Dette kravet omfatter også kryssing av eksisterende industrispor over til Strandveien. Strandveiparken. Det er igangsatt prosjektering av 55 boliger i 1. byggetrinn. Parken og opprusting av gangveisystemet vil gjennomføres samtidig med boligutbyggingen. Strandveien 37. Nye boliger, til sammen 34 enheter. Innflyttingsklar februar Strandveien 25. Det er etablert en egen bydelscafè. Strandveien 27 og 29. De utleide lokalene (ca m2) beregnes fraflyttet i løpet av Kultur- og næringsstiftelsen vil deretter ta lokalene i bruk til kunst og kulturaktiviteter, småindustri, butikker, service og fellesfunksjoner. Husbanken har støttet et skisseprosjekt som også vil vurdere utbygging, påbygging av boliger og barnehage med tanke på dynamiske og fleksible løsninger for etterbruken av lokalene. Alle tiltakene i Strandveien ligger innenfor reguleringsplan for Svartlamoen. Saksfremlegg - arkivsak 04/

7 Nordre avlastningsveg (NA) / E6-øst. Planene er vedtatt og skal igangsettes i år. Ny bru over Nidelva til Brattøra og nødvendige tilknytninger til eksisterende gater i Nyhavna, forutsettes ferdigstilt i Videreføring av E6-øst til Grilstad er planlagt å komme i perioden (Nasjonal Transportplan) Jernbaneverket. Har planene klare for å etablere nytt stoppested på Lademoen stasjon og det er foreslått oppstart 2005 avhengig av budsjettet. Kommunen har bevilget 2 mill. kr. til formålet. Jernbaneverket har redusert behov for industrispor og vil foreta en gjennomgang av hvilke spor som kan nedlegges. Opprydding innenfor området er mulig. Trondheim kommune vil være sentral ved koordinering og utarbeidelse av utbyggingsavtaler i forbindelse med krav til gjennomføring av rekkefølgebestemmelser. Generelt er kommunen engasjert i å bedre og utvikle Østbyen som en viktig bydel I Trondheim. 4. Gjennomførte byutviklingstiltak. Kulturtiltak / etableringer i bydelen. Lademoen bydelshus Lademoen servicesenter Miljøgater på Lademoen og Mellomvegen Etablering av Gullparken (ved Lademoen bydelshus) Etablering av støyskjerm langs jernbanen Opprettelse av Svartlamoen Kultur-og næringsstiftelse, 2004 Opprettelse av Svartlamoen boligstiftelse, 2002 Trikkestallen rehabilitert for skating, øvingslokaler og preproduksjon for band Lademoen Kunstnerverksteder Rosendal kino, rehabilitering (huser bl.a. Trondheim filmklubb) Gregus Kunstnerverksteder Musikk- og kulturskolen (samlokalisert med Gregus Kunstnerverksteder i Gregusgt.7) Cirka teater på Nyhavna Klatrevegger, Reina 8 Kunstakademiet (KiT), NTNU, Innherredsveien. For øvrig vedtok bystyret i 2002 endringer i kommunens ordning for kunstnerisk utsmykking. Det er nå mulig å avsette midler til utsmykking av byens uteområder uavhengig av tilknytning til kommunale byggeprosjekt. Midler skal også kunne anvendes til samfinansiering med private og andre offentlige utbyggere. Kunstfaglig kompetanse er nå trukket inn i planleggingen av Nordre avlastningsvei, og det vil bli aktuelt å ta en samlet vurdering av behovet for kunst knyttet til veibyggingen og opparbeidelsen av områdene i Østbyen. Det har vært lagt vekt på at publikumsadkomsten må legges så godt til rette som mulig i området. Et samlet ABM-senter vil tiltrekke seg en relativt betydelig andel mennesker, og det er derfor veldig viktig at det legges godt til rette både for kollektivtransport og adkomst med bil i området. Rådmannen har nå igangsatt et arbeide for å se på den videre utvikling av dette området. Det vil kunne være aktuelt å starte arbeidet med utarbeidelse av en ny reguleringsplan for deler av området. Det tas sikte på å innarbeide dette i budsjettet for Saksfremlegg - arkivsak 04/

8 Konklusjon Trondheim kommune ønsker å være en aktiv bidragsyter til å utvikle Dora som et ABM-senter, og vil se dette i sammenheng med samlokaliseringen av enhet for post- arkiv grafiske tjenester. Det nye skanningprosjektet er under innarbeidelse i denne enheten. Enhet for Post- arkiv og grafiske tjenester flytter inn i nye lokaler ved Dora i forbindelse med samlokaliseringen. Trondheim kommune vil i forbindelse med utviklingen av ABM-senter på Dora legge til rette for at det skal kunne utarbeides en ny reguleringsplan for deler av Nyhavna-området. Bakgrunnen for dette er et tydelig behov for å gi en god publikumsadkomst til området, samt et behov for en opprydding i forbindelse med at området får delvis endret brukskarakter. Rådmannen i Trondheim, Ingrid Finboe Svendsen Kommunaldirektør Tor Inge Hegvold enhetsleder Rolf Jarle Brøske rådgiver Saksfremlegg - arkivsak 04/