Møteinnkalling. GRONG KOMMUNE Kontrollutvalget. TID: kl STED: Møterom Herredshuset

Transkript

1 GRONG KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling TID: kl STED: Møterom Herredshuset Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til kontrollsekretær. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møtet holdes for lukkede dører jfr. Kommunelovens 77 pkt 8. SAKLISTE: Sak nr. Sakstittel 011/06 Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i Grong kommune /06 Forvaltningsrevisjonsrapport postjournal og offentlige postlister 013/06 Referatsaker Eventuelt Grong, Eivind Einarsen (sign) leder Per Morten Bjørgum kontrollsekretær Dir.tlf / per.morten.bjorgum@komsek.no Kopi: -KomRev Trøndelag IKS -Ordfører (e-post) -Rådmann (e-post)

2 SAK 11/06 FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT FOR 2007 FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET I GRONG KOMMUNE Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Grong kontrollutvalg Per Morten Bjørgum 11/06 Grong 06 Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget godkjenner følgende forslag til driftsbudsjett for 2007 for kontrollog tilsynsarbeidet i Grong kommune med en total ramme på kr ,00. Budsjett Møtegodtgjørelse Arbeidsgiveravgift Faglitteratur/tidsskrifter Bevertning ved møter Kurs- og oppholdsutgifter Kjøre- og diettgodtgjørelse innenf Kjøre- og diettgodtgjørelse utenf Kjøp av sekretariatstjenester Kjøp av revisjonstjenester Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Vedlegg: Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): - Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av Veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner. Saksopplysninger: I den nye forskriften om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner er det inntatt bestemmelser om budsjettbehandlingen. Av 18 går det fram at: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Der kommunen eller fylkeskommunen har egen revisjon avgir revisjonen innstilling til kontrollutvalget om budsjett for revisjonen. 2

3 Det går videre fram av merknadene til 1. ledd at: Bestemmelsen fastsetter fremgangsmåten ved behandling av budsjett for kontrollutvalgets og revisjonens samlede virksomhet. Vurdering: Som i 2005 fremmes forslag om å samle alle budsjettposter som gjelder kontroll og tilsyn under samme ansvar, kalt kontroll og tilsyn. Fra kommunen er følgende erfaringstall innhentet: Budsjett - Regnskap -05 Budsjett Møtegodtgjørelse Arbeidsgiveravgift Faglitteratur/tidsskrifter Bevertning ved møter Kurs- og oppholdsutgifter Kjøre- og diettgodtgjørelse utenf Kjøp av sekretariatstjenester Kjøp av revisjonstjenester Sekretariatet har utarbeidet følgende forslag til budsjett basert på erfaringstall og tidligere vedtak, bla angående ledergodtgjørelse og møtegodtgjørelse. Foreslåtte budsjettposter refereres under med kommentarer. FORSLAG DRIFTSBUDSJETT FOR 2006 FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET TJENESTE 10005: REVISJON OG KONTROLLUTVALG Post: Tekst: Beløp: Møtegodtgjørelse Beløpet refererer seg til erfaringstall , Arbeidsgiveravgift 2.000,00 Det er regnet 5,1 % av postene for godtgjørelse, avrundet Faglitteratur/tidsskrifter 2.000,00 3 abonnement på tidsskriftet Kommunerevisoren, kr Bevertning ved møter 1.000,00 Beløpet refererer seg til erfaringstall Kursavgifter og oppholdsutgifter ,00 Kontrollutvalget er etter forskriftsendringen i 2004 gitt nye oppgaver og en mer sentral kontroll- og tilsynsrolle. Det vil være nyttig for utvalget å kune delta f.eks på den nasjonale kontrollutvalgskonferansen som avvikles i januar hvert år. Deltakelse her stipuleres til ca ,- /deltaker, hvorav kr i kursavgift og kr i reiseutgifter. 3

4 11600 Kjøregodtgjørelse 3.000,00 Beløpet tar sikte på å dekke medlemmers kjøregodtgjørelse til møter,samt kjøring ved deltakelse på kurs/samlinger Kjøp av sekretariatstjenester (KomSek Trøndelag IKS) ,00 Representantskapet for selskapet har enda ikke vedtatt budsjett for 2007, og et midlertidig beløp er hentet fra selskapets økonomiplan og justert for prisstigning (4 % jfr den kommunale deflator) Kjøp av revisjonstjenester (KomRev Trøndelag IKS) ,00 Representantskapet for selskapet har enda ikke vedtatt budsjett for 2007, og et midlertidig beløp er hentet fra selskapets økonomiplan og justert for prisstigning (4% jfr den kommunale deflator) Dette gir følgende forslag satt inn i tabell: Budsjett Møtegodtgjørelse Arbeidsgiveravgift Faglitteratur/tidsskrifter Bevertning ved møter Kurs- og oppholdsutgifter Kjøre- og diettgodtgjørelse innenf Kjøre- og diettgodtgjørelse utenf Kjøp av sekretariatstjenester Kjøp av revisjonstjenester

5 SAK 12/06 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT POSTJOURNAL OG OFFENTLIGE POSTLISTER UTLAGT PÅ INTERNETT Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Grong kontrollutvalg Per Morten Bjørgum 12/06 Grong 06 Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget konstaterer at det i perioden januar til juni 2006 har vært betydelige avvik mellom postjournal i papirversjon og publisert postjournal på kommunens nettsted. 2. Grong kommune har ikke hatt tilstrekkelige kvalitetssikringsrutiner for å sikre at postjournal i papirversjon og på nett er identiske. 3. Kontrollutvalget mener det bør utarbeides egne retningslinjer for utøvelse av redaktøransvaret på kommunens hjemmeside 4. Kontrollutvalget er tilfreds med at rådmannen varsler en gjennomgang og kursing av ansatte i forhold til hjemmelsbruk på dokumenter unntatt offentlighet 5. Forvaltningsrevisjonsrapporten oversendes kommunestyret til behandling med følgende innstilling: i. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten til orientering ii. Rådmannen bes utarbeide kvalitetssikringsrutiner som sikrer at postjournal i papirversjon og på kommunens nettsted er identiske iii. Rådmannen bes fremme forslag til retningslinjer for utøvelse av redaktøransvaret på kommunens hjemmeside Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport nr /2006 fra KomRev Trøndelag IKS med vedlegg Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Kontrollutvalgets sak 009/06 Saksopplysninger: Bakgrunn for rapporten: KomRev Trøndelag IKS (heretter kalt KomRev) har levert forvaltningsrevisjonsrapport Postjournal og Offentlige postlister utlagt på Internett. Rapporten leveres iht kontrollutvalgets bestilling i sak 009/06. Kontrollutvalgets vedtak i sak 009/06 lød: I. Kontrollutvalget tar de gitte orienteringer til etterretning. II. Kontrollutvalget registrerer med tilfredshet at Rådmannen varsler en intern gjennomgang av hvordan administrasjonen håndterer potensielle kjøpere av landbrukseiendommer med sikte på klare rutiner III. Kontrollutvalget bestiller følgende forvaltningsrevisjon fra KomRev Trøndelag IKS 1. Er det avvik mellom Grong kommunes offisielle postlister og de som legges ut på nett? 2. Vurdering av Grong kommunes håndtering av dokumenter unntatt offentlighet, og om korrekt hjemmel for unntak benyttes 5

6 Rapporten ble bestilt på bakgrunn av henvendelse fra Inge Johs. Formo til kontrollutvalget i Grong, samt diverse mediaomtale ang den såkalte Formo- saken. Her framkom bla påstander om at Grong kommunes postjournal på kommunens nettside ikke var i samsvar med papirversjonen av samme journal. Problemstilling nr. 1: Er det avvik mellom Grong kommunes offisielle postlister og de som legges ut på nett? KomRev konkluderer med at det er konstatert vesentlige avvik mellom den postjournalen som foreligger i papirutgave, og den postjournalen kommunen publiserer på Internett. For januar måned er avviket beregnet til 36,5 %, der 89 dokumenter mangler i publisert journal på kommunens hjemmeside. Avviket for månedene februar, mars og april er over 20 %, mens det registreres et synkende avvik i mai (15 %), og ingen avvik i juni. Med papirversjon av postjournalen som fasit er det avdekket at totalt 289 journalposter mangler i offentlig postliste publisert på kommunens nettsider i første halvår Problemstilling nr. 2: Vurdering av Grong kommunes håndtering av dokumenter unntatt offentlighet, og om korrekt hjemmel for unntak benyttes Undersøkelsen viser en rekke mangler når det gjelder påføring av fullstendig lovhjemmel på dokumenter som er unntatt offentlighet. De fleste dokumenter er kun påført Off.lov 5a som hjemmel, mens videre lovhjemmel mangler. For nærmere beskrivelse av KomRev sine funn, henvises til rapporten. Rådmannens kommentarer til rapporten: I henhold til standard prosedyre for forvaltningsrevisjonsrapporter, har Grong kommune v/rådmannen fått anledning til å kommentere KomRev sine funn. Rådmannens høringsuttalelse er vedlagt rapporten (vedlegg 3). I tillegg er rådmannens kommentarer ang. dokumenter unntatt offentlighet tatt inn som vedlegg 2 til rapporten. Rådmannen reagerer på bruken av ordet avvik i rapporten og foreslår i stedet forskjell. Videre vedgår rådmannen at det tidligere burde vært lagt inn et forbehold på kommunens nettside om at utlagt journal ikke er fullstendig. Rådmannen mener at rapporten har en stor mangel i faktabeskrivelsen av hva som er årsak til forskjellen mellom kommunens journal og journalen på hjemmesida. Dette siden rapporten ikke berører de dataprogrammessige forhold som er årsaken til forskjellen. Kommunen har ikke vært klar over at dersom offentlige brev ikke legges ut på nettsida, så legges heller ikke journalposten ut. Kort om rutinen for publisering av postjournal: Postjournal lages i form av en rapport over inn- og utgående dokumenter aktuell dato, i kommunens sak/arkivsystem Kontor Rapporten inkludert de aktuelle dokumentene overføres til publiseringsverktøyet Lotus Notes. I Lotus Notes sorteres journalpostene (dokumentene) på dato. Publisering til kommunens nettside skjer i to trinn: Dokumentene konverteres først til.pdf-filer før de publiseres. 6

7 Definisjoner: Postjournal er lista over inn- og utgående dokumenter. Krav til journalen framgår av arkivforskriften (Forskrift om offentlige arkiv) 2.7 Eksempel på postjournal: OPPFORDRING OM Å GI BIDRAG FRA KOMMUNEN Sakstittel: SØKNAD OM STØTTE TIL ÅRETS TV-AKSJON Arkivsaksnr.: 06/ I Løpenr.:004566/06 Fra/Til: TV-aksjonen Leger Uten Grenser 2006 Nord-Trøndelag Saksbehandler: Oddny Bjørgum(GK/SER) Datert: SØKNAD OM ANSVARSRETT - BYGGING AV HYLLE OG STOLPE Sakstittel: ANSVARSRETT - BYGGING AV HYLLE OG STOLPE Arkivsaksnr.: 06/ I Løpenr.:004568/06 Fra/Til: ELTEL Networks AS Saksbehandler: Otto Mogstad(GK/PEB) Datert: SØKNAD OM TILLATELSE TIL TILTAK Sakstittel: TILLATELSE TIL TILTAK Arkivsaksnr.: 06/ I Løpenr.:004569/06 Fra/Til: Brøndbo og Nykvist Byggeservice AS Saksbehandler: Otto Mogstad(GK/PEB) Datert: KOPI AV SØKNAD TIL FYLKESMANNEN VEDR. VANNUTTAK Sakstittel: SNØPRODUKSJON BJØRGAN - VANNUTTAK Arkivsaksnr.: 06/ I Løpenr.:004570/06 Fra/Til: Grong Skisenter Saksbehandler: Otto Mogstad(GK/PEB) Datert: Journalpost er opplysningene registrert i postjournalen om et bestemt dokument. Journalposten kan eksempelvis se slik ut: SØKNAD OM ANSVARSRETT - BYGGING AV HYLLE OG STOLPE Sakstittel: ANSVARSRETT - BYGGING AV HYLLE OG STOLPE Arkivsaksnr.: 06/ I Løpenr.:004568/06 Fra/Til: ELTEL Networks AS Saksbehandler: Otto Mogstad(GK/PEB) Datert:

8 Dokument: Dokument er det enkelte inn-/utgående dokument. Rapporten omhandler kun inngående dokument. Saksbehandlers vurdering: Saksbehandlers habilitet: Saksbehandlers tante er ansatt som sekretær ved Servicekontoret i Grong kommune. Siden hun ikke har noen ledende stilling ved Servicekontoret og heller ikke arbeidsoppgaver i forhold til føring av postjournal, anser saksbehandler seg ikke som inhabil til å forberede denne saken som følge av dette. Problemstilling nr. 1: Er det avvik mellom Grong kommunes offisielle postlister og de som legges ut på nett? KomRev konkluderer med vesentlige avvik mellom publisert postjournal og papirversjon av samme journal. Undersøkelsene viser vesentlige avvik i månedene januar, februar og mars mens avvikene blir stadig mindre mot 0 i juni. Med papirversjon av postjournalen som fasit er det avdekket at totalt 289 journalposter mangler i offentlig postliste publisert på kommunens nettsider i perioden januar-juni Kommunen v/rådmannen henviser til dataprogrammessige forhold som årsaken til forskjellen (jfr rådmannens brev av ) og peker på at kommunen ikke har vært klar over at en i de tilfeller redaktøransvar utøves og offentlige dokumenter ikke legges ut på nett, så blir det hull i postjournalen. Dette tilsier at rådmannen har utøvd redaktøransvar og valgt å ikke publisere 24 dokumenter i januar, 14 i februar, 8 i mars osv, til sammen 50 dokumenter i 1. halvår I tillegg er i samme periode 239 journalposter som gjelder dokumenter unntatt offentlighet ikke med i publisert journal på nett. Her kan ikke utøvelse av redaktøransvar være grunnen til at journalpostene forsvinner, siden de er vurdert til unntatt offentlighet. Etter det saksbehandler kan se, har ikke kommunen v/rådmannen gitt noen forklaring på hvorfor disse 239 journalpostene mangler i offentlig postliste publisert på nett. Forskrift om offentlige arkiv 2.7 omhandler hvilke opplysninger som skal føres opp i journalen. Her framgår det i 2.7, 2.ledd: Er det ikkje mogleg å registrere eit dokument utan å røpe opplysningar som er undergitt lovheimla teieplikt, eller som allmenta elles ikkje kan krevje, kan det nyttast nøytrale kjenneteikn, utelatingar eller overstryking på den kopien eller utskrifta av journalen som allmenta kan krevje innsyn i. Heil utstryking av ei innføring kan berre nyttast dersom det er nødvendig for ikkje å røpe opplysningar som er undergitt lovheimla teieplikt I offentlig forvaltning er det vanlig praksis at journalposter som gjelder dokument unntatt offentlighet anonymiseres, gjerne ved at avsender/mottaker sladdes ut. Det er også tilfellet i K2000, og i papirversjonen av Grong kommunes postjournal. Fra forskrift om offentlige arkiv siteres: Kvalitetssikring av elektronisk journal og arkivsystem 8

9 Organet skal leggje opp administrative rutinar som sikrar at arkivtenesta kan utføre kvalitetssikring av journal- og arkivdatabasen. Leiinga for organet må avgjere kven som skal ha høve til å gjere ulike former for registreringar og rettingar i basen. KomRev har avdekket betydelige avvik mellom papirversjonen og publisert versjon av postjournalen. Det kan synes som Grong kommune ikke har hatt tilstrekkelige rutiner for kvalitetssikring av postjournalen, siden kommunen gjennom internkontroll ikke har oppdaget avvikene. Fra rådmannen blir utøvelse av redaktøransvar ved at enkelte dokumenter blir vurdert som ikke egnet for publisering og tekniske problemer i forbindelse med dette påpekt som grunn for avvikene. Utøvelse av redaktøransvar vil måtte bli skjønnsmessige vurderinger, og dermed vanskelig etterprøvbare. Det ligger heller ikke inn i kontrollutvalgets oppdrag til KomRev å vurdere utøvelsen av redaktøransvaret. Det som uansett er klart, er at utøvelse av redaktøransvar kun kan gjelde det aktuelle dokumentet og ikke journalposten. Saksbehandler er av den mening at utøvelse av redaktøransvar slik at i utgangspunktet offentlige dokumenter ikke publiseres, er noe en skal være svært forsiktig med. En kan vanskelig se for seg mange tilfeller der dette skulle være aktuelt, siden alle taushetsbelagte opplysninger er ivaretatt gjennom offentlighetsloven og særlover. Dokumenter av typen avsender må beskyttes mot seg selv er nevnt som eksempel. Etter saksbehandlers vurdering kan slike dokumenter, dersom innholdet er egnet til å karakterisere avsenderen, unntas offentlighet med hjemmel Off.lov 5a, Forv.lov Innholdet skal dog være temmelig spesielt før dette er aktuelt. Dersom det skal utøves redaksjonell vurdering før publisering av kommunens postjournal med tilhørende dokumenter, er saksbehandler av den oppfatning at det er behov for klare kriterier for utøvelse av slik myndighet. Vær- varsom-plakaten og redaktørplakaten til hhv Norsk Presseforbund og Norsk Redaktørforening forplikter kun deres medlemmer, og er vel heller ikke særlig egna for utøvelse av redaktøransvar på kommunale nettsteder. Et annet alternativ er å kun publisere postjournal uten underliggende dokumenter, en løsning som er valgt av de fleste kommunene i landet. Saksbehandlers konklusjon problemstilling nr 1: Det er konstatert vesentlige avvik mellom publisert postjournal og papirversjonen av samme journal i første halvår I denne perioden har totalt 289 journalposter manglet i publisert postjournal (kalt Offentlig postliste) på kommunens nettside sett i forhold til postjournal i papirversjon. Postjournal på nett må være identisk med papirversjonen. At enkelte underliggende dokumenter kan være vurdert til uegna til publisering, er en annen sak. Journalposten som omhandler slike dokumenter skal i alle tilfelle finnes i postjournalen. Grong kommune har ikke hatt tilstrekkelige kvalitetssikringsrutiner for å sikre at publisert postjournal på nett er identisk med papirversjonen. 9

10 Problemstilling nr. 2: Vurdering av Grong kommunes håndtering av dokumenter unntatt offentlighet, og om korrekt hjemmel for unntak benyttes KomRev har vurdert om korrekt hjemmel er benyttet ifbm gradering av et antall dokumenter som er unntatt offentlighet. Gjennomgangen omfatter 15 tilfeldig valgte dokumenter som er gradert av kommunen. KomRev sin konklusjon viser at: For 5 av dokumentene er det benyttet feil lovhenvisning For 9 av dokumentene er det benyttet ufullstendig lovhenvisning For 1 av dokumentene er det benyttet korrekt lovhenvisning Oftest er offentlighetslovens 5a benyttet som eneste hjemmel (opplysninger underlagt lovbestemt taushetsplikt). Denne hjemmelen kan ikke benyttes alene, men må følges av hjemmelsparagraf, eksempelvis Forv.lov 13,1.ledd (noens personlige forhold) KomRev påpeker at de ikke har vurdert skjønnsutøvelsen, men kun om graderingen er gjort med tilstrekkelig hjemmel. Saksbehandler er kjent med at Kontor2000 gir en rekke valgmuligheter når det gjelder gradering av dokumenter. Sannsynligvis ville kommunene være tjent med at kun få forhåndsdefinerte hjemler lå inne i systemet. Hjemmelen Off.lov 5a, Forv.lov 13.1 (noens personlige forhold) dekker de aller fleste tilfeller, og tar en i tillegg med Off.lov 5a, Forv.lov 13.2 (forretningshemmeligheter) skulle det meste være dekket. Saksbehandlers konklusjon problemstilling nr. 2: Forvaltningsrevisjonen har avdekket mangler når det gjelder korrekt gradering av dokumenter unntatt offentlighet. En registrerer med tilfredshet at rådmannen varsler intern gjennomgang og kursing ang. bruk av offentlighetslov mv. 10

11 SAK 013/06 REFERATER Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Grong kontrollutvalg Per Morten Bjørgum 013/06 Grong 06 Saksbehandlers forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar referatene til etterretning. Vedlegg: 1. Melding om vedtak: Grong kommunes årsberetning. Datert Melding om vedtak: Grong kommunes årsregnskap. Datert Melding om vedtak: Formell forvaltningsrevisjon. Datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: 11