VEILEDER HÅNDTERING AV DOKUMENTASJON I BARNEVERNET

Transkript

1 VEILEDER HÅNDTERING AV DOKUMENTASJON I ARNEVERNET

2 INNHOLD 1 OM VEILEDEREN Formål Målgruppe 5 2 DOKUMENTASJONS FORVALTNING OG ARKIV Gjeldende rammeverk Organisering av arkiv Interkommunalt samarbeid Arkivplan Kassasjon og bevaring ekymringsmeldinger ekymringsmeldinger som henlegges uten undersøkelse (grunnløse bekymringsmeldinger) ekymringsmeldinger som henlegges etter undersøkelse med begrunnelse at det ikke er grunnlag for tiltak Øvrige bekymringsmeldinger Regnskapsmateriale Sakarkiv og barnevernmapper Definisjon barnevernsak, barnevernmappe og fagsystem Saksbehandling, administrative saker og fagsaker (sakarkiv og barnevernmappe) Fagsystem og Noark 5-standard Personvern internkontroll og informasjonssikkerhet Personopplysninger og sensitive personopplysninger Personopplysningsloven lovlig behandling og behandlingsansvar Internkontroll Informasjonssikkerhet konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet 26 2

3 2.9 Dokumentasjonsforvaltning, barnevern arnevernvakt og arkiv Kommuneadvokaten oppgaver og arkiv Informasjon som mottas eller sendes via e-post, sms, chat, sosiale medier og telefon Arkiveringsplikt ruk og oppbevaring av audiovisuelt materiale ruk av lydopptak og video ved barnevernets undersøkelser Lydopptak av samtaler med barn ilder som dokumentasjon i barneverntjenesten Filmopptak i barneverntjenesten Forhold knyttet til personvern Arkivering av audiovisuelt materiale Klagebehandling Enkeltvedtak / prosessledende beslutninger (som kan påklages) Tilsynsklager (anmodning om pliktbrudd) Klage over barneverntjenestens akuttvedtak, godkjent av fylkesnemnda for barnevern og sosiale saker Klage til Sivilombudsmannen Partsinnsyn Partsinnsyn i avsluttede saker etter forvaltningsloven Oppdragstagere 48 3 OPPGAVER, PROSESSER OG TRANSAKSJONER 49 4 UTFORDRINGER OG ANEFALINGER 50 OVERSIKT OVER ANEFALING TIL ESTE PRAKSIS 51 Vedlegg nr. 1: Registreringsskjema for dokumentasjon i barneverntjenesten i kommuner 57 Vedlegg nr. 2: Registreringsskjema for dokumentasjon i ufetat 74 Vedlegg nr. 3: Risikovurdering vedr. funn taushetsbelagte saker eksempel 81 Vedlegg nr. 4: Referanseliste 83 Vedlegg nr 5: egreper 85 Vedlegg nr 6: arneverntjenestens bruk av lydopptak i samtale med barn 90 3

4 1Om veilederen 1.1 Formål Formålet med denne veilederen er å hjelpe og rettlede kommuner og ufetat i håndtering av saker som vedrører barnevern, slik at dokumentasjonen blir håndtert i tråd med gjeldende lovverk. For oversikt over aktuelle lover og forskrifter, se referanseliste (vedlegg nr. 4). Veilederen gir virksomhetene som håndterer oppgaver knyttet til barneverntjenesten, et tydeligere bilde av hvordan dokumentasjon i tilknytning til barnevern skal håndteres, for å sikre en best mulig forsvarlig og effektiv håndtering av slik dokumentasjon. Veilederen med vedlegg bygger på informasjon og kartlegging av oppgaveløsningen i kommune og stat. Oversikt over oppgaver, prosesser og transaksjoner er nedfelt i to kartleggingsskjemaer og gir grundig informasjon om oppgaver, prosesser og transaksjoner i barneverntjenesten i kommuner og ufetat. Det presenteres anbefalinger til beste praksis for tiltak som kommunene og ufetat kan vurdere, for i størst mulig grad å oppfylle lovverk, normer og god praksis. Anbefalinger til beste praksis er nedfelt i denne veilederen og i kartleggingene, og er en anbefaling til beste praksis. De kartlagte oppgavene er vurdert opp mot gjeldende bestemmelser i lovverket, som det også vises til. Det er videre gjort vurderinger til hva som ansees som forskriftsmessig eller anbefalt håndtering av ulik dokumentasjon innen barnevernet, og 4

5 Veileder for håndtering av dokumentasjon i barneverntjenesten hvordan denne skal håndteres og arkiveres. Det er også gjort vurderinger om hva som skal bevares og eventuelt hva som senere kan kasseres innen barneverntjenesten i kommunal sektor. 1.2 Målgruppe Målgruppen for rapporten og veilederen er både ledere, saksbehandlere og ansvarlige for barneverntjenestens arkiv i kommunene, ufetat og ufdir. 5

6 2Dokumentasjonsforvaltning og arkiv 2.1 Gjeldende rammeverk estemmelsene for håndtering av dokumentasjon i barnevernet er nedfelt i følgende bestemmelser: Lov av 17. juli 1992 om barneverntjenester (barnevernloven) Lov av om arkiv (arkivloven) Forskrift av 4. desember 1992 om arkiv (arkivforskriften) Forskrift av om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (Riksarkivarens forskrift) Lov av om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) Forskrift av om behandling av personopplysninger (personopplysningsforskriften) Lov av om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) Lov av om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentlighetsloven) Lovbestemmelsene styrer blant annet bruk av materialet, tilgangsrettigheter, retting, sletting med mer. arnevernets ansvar og arbeidsoppgaver er regulert i barnevernloven. Statens ansvar for barnevernet er delt mellom arne- og likestillingsdepartementet, Statens helsetilsyn, ufdir, ufetat, fylkesmannen og fylkesnemnda for barnevern og sosiale saker. Forvaltningen av barnevernet 6

7 Veileder for håndtering av dokumentasjon i barneverntjenesten er i hovedsak lagt til den kommunale barneverntjenesten, arne-, ungdoms- og familiedirektoratet (ufdir) og arne-, ungdoms- og familieetaten (ufetat). Oslo kommune har en egen ordning ved at ufetats annenlinjeansvar utføres av kommunen selv. arnevernets oppgave er å ta vare på utsatte barn og sikre at barn og unge som lever under forhold som kan skade deres helse og utvikling, får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid, og bidra til at barn og unge får trygge oppvekstvilkår (se barnevernloven 1-1). åde kommunene og staten har altså oppgaver og ansvar på barnevernområdet. Alle kommuner skal ha en barneverntjeneste som utfører det daglige, løpende arbeidet etter barnevernloven. Det er barnevernloven 4-4 som regulerer bruk av hjelpetiltak. Det kan benyttes både omsorgsendrende og kompenserende hjelpetiltak. Eksempler på ulike type hjelpetiltak er råd og veiledning, støttekontakt, barnehageplass, besøkshjem, avlastningstiltak i hjemmet og ulike foreldrestøttede metoder som Parent Management Training Oregon (PMTO), som er et lavterskeltilbud til foreldre som har barn med atferdsproblemer. Multisystemisk terapi (MST) er et annet tiltak, rettet mot ungdom med atferdsproblemer. Hjelpetiltak kan som hovedregel bare iverksettes dersom familien samtykker, men opphold i barnehage eller andre dagtilbud kan også gis som pålegg etter vedtak fra fylkesnemnda for barnevern og sosiale saker (jf. barnevern loven 4-4 tredje ledd). arneverntjenesten kan i tillegg til å iverksette og følge opp tiltak gjøre undersøkelser, fatte vedtak etter loven eller forberede saker for behandling i fylkesnemnda for barnevern og sosiale saker. Vedlagte dokumentasjon av oppgaveløsningene (jf. kartleggingene, vedlegg nr. 1 og 2) er et viktig arbeidsverktøy både for de ansatte i barneverntjenesten og parter i saken. arnevernet plikter å tilby rett tjeneste til rett tid, med rett innhold og av tilstrekkelig omfang, basert på hva som er vurdert å være til barnets beste. For å sikre at barnevernet yter forsvarlige tjenester må den kommunale barneverntjenesten til enhver tid 7

8 Veileder for håndtering av dokumentasjon i barneverntjenesten dokumentere alle opplysninger som kan være relevante for undersøkelser og tiltak etter barnevernloven. Kravet til god forvaltningsskikk innebærer at det skal være mulig å se i saksdokumentene hvilke faglige vurderinger som ligger til grunn for de avgjørelsene som barneverntjenesten har tatt. Dokumentasjon som inngår eller oppstår i saksbehandlingen, er saksdokumenter etter offentlighetsloven 4. Slik dokumentasjon omfatter i tillegg til ordinær korrespondanse, interne notater, saksrelatert e-post, SMS m.m. (se også punkt 2.9.3). I tillegg vil det i henhold til forvaltningsloven foreligge plikt til å dokumentere muntlig informasjon som har betydning for saken. Forvaltningsloven gjelder med de særregler som er fastsatt i barnevernloven, jf. barnevernloven 6-1 første ledd. Etter forvaltningsloven 11 d skal muntlige opplysninger av betydning for saken så vidt mulig nedtegnes eller protokolleres. Det følger i hovedsak av forvaltningslovens bestemmelser når god forvaltningsskikk bør foreligge, jf. artikkelen «Krav til god forvaltningsskikk» i tidsskriftet Kommunerevisoren, nr. 6/2007 av Kjell Tore Wirum: artikkel1.html. Det hører videre med til god forvaltningsskikk å sørge for tilstrekkelig journalføring og arkivering, slik at det kan gjøres rede for hva som er gjort i saken. Forsvarlighetskravet fremkommer i barnevernloven 1-4, og omfatter blant annet kravet til forsvarlig dokumentasjon. Er det fattet vedtak om tiltak, er det viktig at barneverntjenesten har dokumenterte mål og planer for tiltakene, og for den videre oppfølgingen av barnet og foresatte. arneverntjenesten skal skrive referat fra ulike møter, samtaler med barnet og dets foresatte m.m. Forvaltningsloven 17 og 18 forutsetter skriftlighet for at partene skal kunne gjøre seg kjent med sakens opplysninger og sakens dokumenter. Hovedregelen i offentlighetsloven 3 er at forvaltningens saksdokumenter er offentlige. Opplysninger som i lov eller i medhold av lov er taus 8

9 Veileder for håndtering av dokumentasjon i barneverntjenesten hetsbelagte, skal imidlertid unntas fra offentlighet, jf. 13 første ledd. I praksis betyr det at enkeltsaker i barnevernet er unntatt fra offentlig innsyn, fordi denne type saker inneholder opplysninger som er omfattet av taushetsplikten i medhold av forvaltningsloven og barnevernloven. Selv om saksdokumenter etter offentlighetsloven inneholder taushetsbelagt informasjon og dokumentasjon, skal dokumentene journalføres i henhold til arkivforskriften 2-6 og 2-7. Journalføringsplikten følger av arkivforskriften 2-6 og 2-7, samt offentlighetsloven 10. Journalføringsplikten gjelder enten dokumentene inngår i et sak-/arkivsystem eller fagsystem. Det er samtidig verdt å merke seg at offentlegforskrifta 9 siste ledd, bokstav c) gir en generell adgang til å nekte innsyn i journalføringer i enkeltsaker etter blant annet barnevernloven (jf. pkt Partsinnsyn). Dokumentasjon på barnevernområdet dreier seg for det meste om sensitive personopplysninger underlagt strenge krav om personvern. Håndteringen av personopplysningene skal være trygg, sikker og tillitvekkende, samtidig som kravene til integritet, konfidensialitet og tilgjengelighet skal ivaretas. Informasjonen skal være korrekt, og det skal fremgå hvor den kommer fra. Dette betyr at organisasjoner som behandler denne type opplysninger, må ha systematikk rundt personvern, internkontroll og informasjonssikkerhet, jf. pkt Riksarkivarens nye bevaringsbestemmelser for kommunal sektor (jf. Riksarkivarens forskrift) stiller krav til hva som skal bevares og langtidslagres. Materiale som etter Riksarkivarens forskrift ikke er pålagt bevaring, kan kasseres, og det er opp til kommunene selv å bestemme hvor lang tid informasjonen skal bevares før kassasjon kan finne sted. Statlig sektor må følge Riksarkivarens bestemmelser i forhold til bevaring og kassasjon. Dokumentasjon som ikke skal langtidslagres, må kasseres i henhold til vedtatte bestemmelser. Kassasjonsplan for klientsaker i ufetat er godkjent av Riksarkivaren 3. mai

10 Veileder for håndtering av dokumentasjon i barneverntjenesten Det er viktig at Riksarkivaren vurderer og gir retningslinjer for samhandlingen mellom kommunene, ufetat og fylkesnemndene for barnevern og sosiale saker, for å få en totaloversikt over ansvarsfordelingen og bevaring av dokumentasjon. 2.2 Organisering av arkiv åde den kommunale barneverntjenesten og det statlige barnevernet har behov for å legge til rette for håndtering og arkivering av både administrative og faglige saker, jf. oversikt over oppgaver i kartleggingene (vedlegg nr. 1 og 2). Administrative saker inngår vanligvis i virksomhetens felles sakarkiv et såkalt «sentralt arkiv» med felles arkivleder og arkivløsning. Det betyr at de ulike enhetene eller avdelingene arbeider opp mot samme sak-/arkivsystem for saksbehandling og arkivering av administrative saker. I dette arkivet er det også behov for å legge til rette for arkivering av både personalmapper, oppdragsmapper og fosterhjemsmapper m.m. Tilgangene for den enkelte virksomhet og saksbehandler er styrt av en kontrollert tilgangsstyring. Saksbehandler skal ha tilgang til informasjon som er nødvendig for å kunne utføre sitt arbeid. I tillegg til det sentrale sak-/arkivsystemet har barnevernet egne fagsystemer for saksbehandling og arkivering av fagsaker som barnevernmapper. Arkivleder har i de fleste kommuner liten oversikt, oppfølging og kvalitetssikring av arkiveringen i fagsystemene. For ufetat er fagsystemet integrert i sak-/arkivsystemet, og dokumentasjonen arkiveres i «sikret sone» i felles arkivkjerne. Den kommunale barne verntjenesten har som regel en egen arkivkjerne knyttet til fagsystem. Er klientmappen digital, må fagsystemet være tilknyttet en Noarkgodkjent arkivkjerne. Kravet til digitale arkiver er at alle hoveddokumenter er digitale. Eventuelle vedlegg kan arkiveres på papir. 10

11 Veileder for håndtering av dokumentasjon i barneverntjenesten ANEFALING TIL ESTE PRAKSIS Kommunene må ta i bruk en godkjent Noark 5-kjerne for arkivering av elektroniske dokumenter i barnevernarkivet, se også pkt En sak må arkiveres komplett, enten i en elektronisk eller papirbasert barnevernmappe. Ved digitale arkiver må som et minimum alle hoveddokumentene arkiveres digitalt. Vedlegg kan arkiveres på papir om det er mest hensiktsmessig. Det er viktig at arkivleder har et faglig ansvar for virksomhetens samlede dokumentasjonsforvaltning og arkiv. Det betyr at arkivleder har et overordnet faglig arkivansvar for all dokumentasjon som skapes i barneverntjenesten Interkommunalt samarbeid arneverntjenesten i kommunene kan også organiseres som interkommunalt samarbeid. Det mest vanlige i dag er organisering etter kommuneloven 28-1b om administrativt vertskommunesamarbeid. Dette vil si at administrasjonssjefen i vertskommunen får delegert myndighet og ansvar for oppgaveløsningen fra samarbeidende kommuner, noe som innbefatter både arkivansvar og behandlingsansvar. I de tilfeller kommunen har en barnevernvakt, kan denne også være organisert som en interkommunal tjeneste. Det viser seg at barnevernvakten har mange former for organisering, noe som får konsekvenser også for arkivhåndteringen. På grunn av de spesielle forholdene rundt barnevernvakten er denne omtalt særskilt i pkt Hvis en barnevernmappe inneholder dokumentasjon fra gammel og ny arkivskaper, skal mappen oppbevares der den avsluttes. Dette må fremgå av arkivplanen. For eksempel oppbevarer Rennebu kommune avsluttede og passive barnevernmapper fra tiden før oppgaven ble overført til Oppdal kommune. Oppdal kommune har ansvar for det som er eller var aktive og uavsluttede saker på etableringstidspunktet, og saker skapt fra og med vertskommunesamarbeidet startet

12 Veileder for håndtering av dokumentasjon i barneverntjenesten Oppdal kommune har gjennom vedtektene for barnevernsamarbeidet fått delegert ansvar for klagebehandling, også for saker som normalt skulle ha vært klaget inn for Rennebu kommune. Dette oppleves som svært positivt for kommunesamarbeidet. Det anbefales at interkommunale barnevernsamarbeid, hjemlet i kommuneloven 28-1b om administrativt vertskommunesamarbeid, vurderer hvordan klagesaksbehandlingen skal håndteres. ANEFALING TIL ESTE PRAKSIS Ved etablering av interkommunalt samarbeid med hjemmel i kommuneloven 28-1b om administrativt vertskommunesamarbeid, er vertskommunen ansvarlig for oppgaveløsningen og dermed ansvarlig for dokumentasjonsforvaltning og arkiv. Dette gjelder arkiver som skapes etter at samarbeidet er etablert. For arkiver som er skapt før samarbeidet er etablert, er opprinnelig kommune (det vil si arkivskaper) fortsatt ansvarlig. Det kan være behov for overføring av uavsluttede barnevernmapper til det nye interkommunale samarbeidsorganet. Det skal i så fall produseres overføringslister som viser hvilke saker/mapper som er overført. Normalt skal de overførte mappene tilbakeføres til opprinnelig arkivskaper for endelig bevaring, når saken er avsluttet. Hvis en barnevernmappe inneholder dokumentasjon fra gammel og ny arkivskaper, skal mappen oppbevares der den avsluttes. Dette må fremgå av arkivplanen. 2.3 Arkivplan Alle offentlige organ skal utarbeide en plan for dokumentasjonsforvaltning og arkiv, en såkalt arkivplan. Dette er en ajourført samleplan, som viser hva arkivet omfatter, hvordan det er organisert, og hvem som har arkivansvar. Arkivplanen skal også vise hvilke instrukser, rutiner, regler, planer m.m. som gjelder for oppgaver knyttet til saksbehandling og arkiv. Dette gjelder blant annet mottak og registrering av post, saksbehand 12

13 Veileder for håndtering av dokumentasjon i barneverntjenesten lings- og arkivrutiner, arkivering, kassasjon, periodedeling, bortsetting, deponering og avlevering. Arkivregelverket stiller krav til arkivlokaler, noe som også må nedfelles her. ANEFALING TIL ESTE PRAKSIS Alle offentlige organ skal ha en plan for dokumentasjonsforvaltning og arkiv. Planen viser hvordan ansvarsfordelingen mellom saksbehandlere i barneverntjenesten og arkivleder er fordelt. Arkivplanen må inneholde referanse til Riksarkivarens bestemmelser om bevaring av arkivmateriale og vise til kommunens egne bestemmelser på dette området. Arkivplanen skal videre dokumentere hvor rutinebeskrivelser og prosedyrer oppbevares. I tillegg må arkivplanen beskrive hvordan materialet skal overføres til depot for bevaring. Det samme gjelder retningslinjer og rutiner for kommunens forebyggende arbeid innen barnevern, inkludert barneverntjenestens samarbeid med andre kommuner, sektorer og forvaltningsnivå, jf. Riksarkivarens forskrift For både kommunal og statlig forvaltning bør planen inngå i virksomhetenes helhetlige internkontroll- og styringssystem. 2.4 Kassasjon og bevaring Riksarkivaren har gitt revidert forskrift av 1. februar 2014 med bevaringsog kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950, jf. Riksarkivarens forskrift kapittel IV. Arkivmateriale som ifølge forskriften ikke skal bevares, kan kasseres. Det er den enkelte kommune som fastsetter tidspunkt for kassasjon, noe som tidligst kan skje etter at dokumentasjonsbehovet har bortfalt, jf I den vedlagte oversikten over kartlagte oppgaver i den kommunale barneverntjenesten er oppgavene vurdert for kassasjon eller bevaring. Det er ikke tatt standpunkt til hvor lenge dokumentasjon som kan kasseres skal bevares, noe som overlates til den enkelte kommune. For statlig sektor har Riksarkivaren godkjent nye regler for egenforvaltningen, jf. Riksarkivarens forskrift kapittel III, gjeldende fra 1. mai

14 Veileder for håndtering av dokumentasjon i barneverntjenesten Riksarkivaren har også godkjent ufetats bevarings- og kassasjonsplan for klientdokumentasjon, jf. vedtak av ANEFALING TIL ESTE PRAKSIS Det anbefales at saker og dokumenter som kan kasseres, oppbevares så lenge det er administrativt eller rettslig behov for dokumentasjonen. For sakstyper som kan kasseres, skal det fastsettes kassasjonsfrister som tar hensyn til bestemmelser til tidsbegrenset oppbevaringstid i annet lovverk, egne administrative og juridiske dokumentasjonsbehov og borgernes dokumentasjonsbehov. Kassasjonsfristen skal være den samme for alle saker innen en bestemt sakstype som kommunen vurderer som kassabel. Prosjektgruppen har erfart at det ikke er mulig å foreta kassasjon av dokumenter i arkivkjernen fra enkelte fagsystemer. Det er ikke en god løsning å holde dokumenter som senere eventuelt kan kasseres utenfor arkivet. Det anbefales at denne type dokumenter inntil videre arkiveres og bevares. 2.5 ekymringsmeldinger ekymringsmeldinger som henlegges uten undersøkelse (grunnløse bekymringsmeldinger) Når barneverntjenesten mottar en bekymringsmelding, har de en uke på seg på å vurdere om de skal undersøke saken. Dersom de vurderer meldingen som grunnløs, vil de ikke åpne en undersøkelsessak. ekymringsmeldingen blir henlagt uten undersøkelse. En melding som henlegges, vil i de fleste tilfeller bli henlagt fordi vilkåret i barnevernloven 4-3 første ledd ikke er til stede. Dersom det er rimelig grunn til å anta at det foreligger forhold som kan gi grunnlag for tiltak etter dette kapitlet, skal barneverntjenesten snarest undersøke forholdet, jf. frister inntatt i

15 Veileder for håndtering av dokumentasjon i barneverntjenesten Andre grunnlag for henleggelse kan være at meldingen blir vurdert som klart ubegrunnet, for eksempel at barnet er over 18 år, omhandler ren sjikane, samt at bekymringsmeldingen er feilsendt m.m. ekymringsmeldinger som henlegges uten undersøkelse (grunnløse bekymringsmeldinger og klart ubegrunnede meldinger), er altså bekymringsmeldinger som henlegges uten at undersøkelsessak blir åpnet. ekymringsmeldinger som henlegges uten undersøkelse, vil inneholde sensitive personopplysninger, og lagring av slike må følgelig ha et rettslig grunnlag, jf. personopplysningsloven 11, jf. 8 og 9. Utgangspunktet er et forbud mot lagring av unødvendige personopplysninger. ANEFALING TIL ESTE PRAKSIS ekymringsmeldinger som henlegges uten undersøkelse, arkivbegrenses. Arkivbegrensning gjennomføres i forbindelse med postbehandling eller arkivlegging. Hvis dette ikke har skjedd, skal arkivbegrensning gjøres ved periodisering eller ved avlevering til arkivdepot ekymringsmeldinger som henlegges etter undersøkelse med begrunnelse at det ikke er grunnlag for tiltak Dersom barnevernet åpner en undersøkelsessak, starter barnevernet en saksbehandling. De personer som bekymringsmeldingen gjelder, vil ha rett til informasjon om at saken er undersøkt og innsyn i sakens dokumenter. Det er tilfeller der bekymringsmeldinger som fører til at det blir startet saksbehandling, ender i en henleggelse, med begrunnelse at det ikke er grunnlag for tiltak i saken. Årsaken til henleggelsen kan også være at det allerede er iverksatt tilstrekkelige tiltak overfor barnet som saken gjelder. arne- og likestillingsdepartementet skriver i brev av om oppbevaring av henlagte bekymringsmeldinger, at departementet anbefaler at opplysninger om henlagte bekymringsmeldinger bør oppbevares i fem år 15

16 Veileder for håndtering av dokumentasjon i barneverntjenesten i barneverntjenestens ordinære saksbehandlingssystem. Hvis det i løpet av denne tiden ikke har kommet nye opplysninger som gir grunn til å foreta undersøkelser etter barnevernloven 4-3, bør bekymringsmeldingen slettes. Dersom det kommer en ny bekymringsmelding, og det heller ikke denne gangen er grunnlag for mistanke, bør begge meldingene oppbevares i fem år fra den sist innkomne meldingen, for deretter å slettes. Ifølge Riksarkivarens forskrift kapittel IV 4-12 pkt. 9, bokstav d, skal bekymringsmeldinger bevares uansett om de har ført til saksbehandling eller har blitt henlagt som resultat av saksbehandlingen. Datatilsynet vurderer imidlertid at dette er sensitiv informasjon som skal ha et rettslig grunnlag for å kunne bevares (jf. personopplysningsloven 8 og 9). Selv om Datatilsynet og Riksarkivaren vurderer dette ulikt, er de enige om at dersom selve bekymringsmeldingen inneholder krenkende formuleringer eller personkarakteristikker, skal barneverntjenesten beskrive de forhold som bekymringsmeldingen gjelder i nøytrale termer, og slette selve bekymringsmeldingen. Resten av saksdokumentasjonen bevares. ANEFALING TIL ESTE PRAKSIS Saker som henlegges etter undersøkelse med begrunnelse at det ikke er grunnlag for tiltak, bevares, i tråd med Riksarkivarens forskrift kapittel IV 4-12 pkt. 9, bokstav d. Dersom selve bekymringsmeldingen inneholder krenkende formuleringer eller personkarakteristikker, skal barneverntjenesten dokumentere selve saksforholdet og slette bekymringsmeldingen Øvrige bekymringsmeldinger Formålet for barneverntjenesten er å undersøke om det er grunn til bekymring for barnet meldingen gjelder. Når en bekymringsmelding viser at det er grunn til bekymring for barnet meldingen gjelder, og barneverntjenesten igangsetter tiltak for barnet, skal bekymringsmeldingen og den øvrige saksdokumentasjonen bevares. 16

17 Veileder for håndtering av dokumentasjon i barneverntjenesten ANEFALING TIL ESTE PRAKSIS For undersøkelser basert på bekymringsmeldinger der barneverntjenesten igangsetter tiltak for barnet, bevares bekymringsmeldingen sammen med resten av saksdokumentasjonen. 2.6 Regnskapsmateriale Kassasjon av regnskapsmateriale følger normalt bestemmelsene i regnskapsloven og bokføringsloven. I barnevernet dokumenterer regnskapsmaterialet blant annet hvilke tiltak som har blitt iverksatt og kostnadene ved dette. For eksempel vil antall timer med tildelt støtte kunne være interessant for barnet i barnets levetid. ANEFALING TIL ESTE PRAKSIS I barnevernet kan bilag til regnskapsmateriale danne viktig rettsdokumentasjon, da det viser seg at utbetalt beløp ikke alltid er i samsvar med pålydende vedtak. arneverntjenesten må i hele barnets levetid kunne dokumentere det beløpet som barn eller foresatte har fått utbetalt. Dessuten må det kunne dokumenteres når tiltaket har startet opp og når det ble avsluttet. Regnskapsloven og bokføringsloven pålegger generelt en kort oppbevaringsplikt, men i barnevernsammenheng er det behov for å ta vare på den dokumentasjonen som knytter sammen vedtak og dokumentasjon av utbetaling. Kommunen bør vurdere bevaring av denne regnskapsdokumentasjonen. 2.7 Sakarkiv og barnevernmapper Definisjon barnevernsak, barnevernmappe og fagsystem Med barnevernsak menes når barneverntjenesten, etter å ha avklart en melding i henhold til barnevernloven 4-2, finner det nødvendig å starte en undersøkelse etter lovens

18 Veileder for håndtering av dokumentasjon i barneverntjenesten Med henleggelse av barnevernsak menes blant annet at meldinger til barne verntjenesten som ikke følges opp med undersøkelser etter barnevernloven 4-3, henlegges. I tillegg menes at det ikke settes i gang konkrete tiltak overfor barnet etter at undersøkelse er gjennomført. Med avslutning av barnevernsak menes at barneverntjenesten ikke lenger har et lovpålagt ansvar for oppfølging av barnet. Med barnevernmappe menes fysiske mapper i barnevernarkivet eller digitale mapper i det elektroniske fagsystemet på det enkelte barn. Med fagsystem menes en applikasjon eller et IT-system som behandler personopplysninger i barnevernet, dvs. barnevernsystemer. egrepet systemløsning brukes også om denne type fagsystemer. Fagsystemer kan inneholde både elektronisk journal, barnevernmappe og annen dokumentasjon knyttet til tjenesten. For noen er fagsystemer å betrakte som saksbehandlingssystemer og integrert mot arkivkjernen i et sak-/arkivsystem. Den digitale mappen ligger i arkivløsningen, men kan hentes opp derfra i fagsystemets brukergrensesnitt. For eksempel har ufetat og Oslo kommune integrert fagsystemet i sak-/arkivsystemløsningen. For mer om fagsystem, se pkt og Saksbehandling, administrative saker og fagsaker (sakarkiv og barnevernmappe) Saksbehandling skjer både i sak-/arkivsystemet og i saksbehandlingsdelen av et fagsystem. De fleste fagsystemer har utelukkende vært rene saksbehandlingssystemer uten arkivkjerne. Sak-/arkivsystemet inneholder som regel dokumentasjon som kan defineres som administrasjon av kommunalt og statlig barnevern. Fagsystemenes saksbehandlingsdel kan defineres som saksbehandling av saker knyttet mot enkeltbrukere, dvs. barnevernmapper. For fagsystemer som ikke er knyttet mot en Noark 5-kjerne, eller der det ikke er gitt en spesiell dispensasjon fra Riksarkivaren, må alle saker oppbevares på papir. Det er i tillegg nødvendig å ta et uttrekk fra fagsystemet for å kunne dokumentere opplysninger som ikke kan tas 18

19 Veileder for håndtering av dokumentasjon i barneverntjenesten ut på papir, det vil si alle opplysninger som er registrert om barnet fra mappen ble opprettet, så som: alle meldinger alle undersøkelser alle vedtak alle tiltak alle oppdragstakere i barnevernsaken (fosterforeldre, institusjoner osv.) Dokumentasjon lagret i fagsystemet er relatert til oppgaver som er knyttet til den enkelte mottaker av barneverntjenester. åde sakarkivet og barnevernmappen kan bestå av papirbasert og elektronisk lagret dokumentasjon, og dokumentasjonen kan også befinne seg i flere og ulike systemer. Det er formålet og innholdet i dokumentasjonen som avgjør om opplysningene skal inngå i sakarkivet eller barnevernarkivet. Om fagsystemet er integrert med sak-/arkivsystemet, må innholdet lagres i tilsvarende sikret sone. Administrative saker og saker av generell karakter arkiveres i sak-/arkivsystemet. Eksempler på saker som skal arkiveres i sak-/arkivsystemet, er: Ansattes personalmapper Høringer, for eksempel fra departementer Innsynsbegjæringer (på saker som er registrert i sak-/arkivsystemet) Korrespondanse med eksterne samarbeidspartnere og eksterne leverandører (både med og uten rammeavtaler) Samarbeidsavtaler med andre offentlige instanser m.m. Refusjonskrav for eksempel til Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDi) vedrørende enslige mindreårige asylsøkere (EMA) Korrespondanse med verger, fosterforeldre og tilsynsførere (ikke om det enkelte barn) osettingsforespørsler på enkeltbarn fra IMDi og ufetat (EMA) anonyme henvendelser Henvendelser om bosetting fra privatpersoner (EMA) Husleiekontrakter for bofellesskapenes hus Politiske vedtak og rådmannens administrative vedtak journalføres og arkiveres 19

20 Veileder for håndtering av dokumentasjon i barneverntjenesten ANEFALING TIL ESTE PRAKSIS Det anbefales at saksbehandling og arkiv vedrørende barnet skjer i et fagsystem med en Noark 5-godkjent arkivkjerne, eller at fagsystemet er integrert i sak-/arkivsystemet. Administrative saker og saker av generell karakter (saker som faller inn under klassene 0, 1 og 2 i Felles arkivnøkkel for statsforvaltningen og fellesklassekodene i K- kode nøkkelen) saksbehandles og arkiveres i sak-/arkivsystemet. All sensitiv og taushetsbelagt dokumentasjon som tilhører en sak i barnevernet, skal arkiveres på «sikret sone» eller sikkerhetsnivå 4. Der det ikke er mulig, må saken arkiveres på papir Fagsystem og Noark 5-standard Fagsystemer er vanligvis it-støttet saksbehandling for ett eller flere bestemte funksjonsområder. Dersom informasjonen som lagres i fagsystemet krever journalføring, arkivering og eventuelt bevaring, skal systemet tilfredsstille Noark 5-standard, eventuelt tilknyttes en arkivløsning som er Noark 5-godkjent. For eksempel er fagsystemet irk i ufetat integrert i sikret sone i sak/arkivsystemet. Fagsystemløsningen som benyttes skal støtte følgende prosesser: Registrere og arkivere Konvertere til arkivformat Validering av metadata og dokument Arkivere manuelt Endre metadata Slette arkivobjekt Kassere arkivobjekt Deponere Avskjerme/avgradere Gjøre tilgjengelig arkiv og registreringer For å kunne vite hvilke data i fagsystemet som skal utløse funksjonene ovenfor, må det foretas en konkret prosesskartlegging og vurdering av 20

21 Veileder for håndtering av dokumentasjon i barneverntjenesten hva som er dokumenter, arkivobjekter og metadata. Vanligvis er det ønskelig at de ulike aktivitetene skjer tilnærmet automatisk, så langt det er mulig. este praksis tilsier at det ikke bare tas hensyn til arkivlov og -forskrift, men at det også tas hensyn til potensiell etterbruk og innsyn når det vurderes hva som blir riktig detaljnivå på arkivstruktur og metadata. Det er langt enklere å garantere korrekt registrering, arkivering og bevaring av data fra fagsystemer dersom denne prosessen er gjort før anskaffelsen og inngår i kravspesifikasjonen. En registrerings- og arkiveringsprosess som utarbeides i etterkant, vil vanligvis måtte innebære et kompromiss på ett eller flere områder. Noark 5 skiller mellom dokumenter og metadata. Dokumenter tilsvarer det som i arkivloven og offentlighetsloven er definert som «en logisk avgrenset informasjonsmengde». Dokumenter er ikke bare inngående og utgående brev og notater, men kan være lyd, bilde og video m.m. Metadata er tilleggsinformasjon til dokumentene. Metadata dokumenterer altså ikke saksbehandlingen, men gir informasjon om konteksten dokumentene har oppstått i, f.eks. hvorfor dokumentet er skapt, hvem som har skapt det, når det ble skapt, hvilke andre dokumenter det må ses i sammenheng med, partsinformasjon, osv. ANEFALING TIL ESTE PRAKSIS En godkjent Noark 5-arkivkjerne skal kunne arkivere både dokumenter og relevante metadata. 2.8 Personvern internkontroll og informasjonssikkerhet Personopplysninger og sensitive personopplysninger En personopplysning er en opplysning eller vurdering som kan knyttes til en enkeltperson. egrepet omfatter opplysninger som både direkte og indirekte kan knyttes til en person. Direkte identifiserbare opplysninger 21

22 Veileder for håndtering av dokumentasjon i barneverntjenesten er f.eks. navn og fødselsnummer. Andre opplysninger som er egnet til å identifisere enkeltpersoner, er adresse, telefonnummer, e-postadresse, bilregistreringsnummer, initialer og bilder. Sensitive personopplysninger er opplysninger om rasemessig eller etnisk bakgrunn, politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning, opplysning om at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling, helseforhold, seksuelle forhold og medlemskap i fagforening. Det meste av rettighetene og pliktene i personopplysningsloven gjelder uavhengig av om personopplysningene som behandles er sensitive eller ikke. Resultatene etter en risikoanalyse kan imidlertid tilsi at det stilles særskilte krav til sikkerhetsnivå i et fagsystem/database som inneholder opplysninger som det er viktig å bevare konfidensialitet rundt. Dette er et eksempel på at det kan stilles strengere krav til systemer som inneholder sensitive personopplysninger enn systemer som ikke gjør det. Dokumentasjon knyttet til barnevernsaker fra bekymringsmelding mottas, vedtak og den videre oppfølgingen, vil i stor grad inneholde informasjon som faller innenfor kategorien «sensitive personopplysninger». Det er dermed viktig at behandlingsansvarlige i barnevernet iverksetter tiltak som er egnet til å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet med hensyn til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet og at tiltakene er forholdsmessig med hensyn til opplysningenes karakter, jf. personopplysningsloven 13, jf. personopplysningsforskriften 2-1 andre ledd Personopplysningsloven lovlig behandling og behandlingsansvar Personvern omhandler beskyttelsen av enkeltmenneskets integritet, og at den enkelte i størst mulig grad skal gis mulighet til å ha kontroll over hva andre får av kunnskap om en selv. Personopplysningslovens virkeområde er knyttet til hvorvidt behandlingen av opplysningene skjer helt eller delvis med elektroniske hjelpemidler, om opplysningene inngår eller skal inngå i et personregister, eller om det foreligger kamera- og eller 22

23 Veileder for håndtering av dokumentasjon i barneverntjenesten videoovervåking, jf. personopplysningsloven 3. Personopplysningsloven gjelder dermed i utgangspunktet for all behandling av personopplysninger innen barnevernet. Grunnkravene for lovlig behandling av personopplysninger fremgår av personopplysningsloven 11 som fastslår blant annet at: ehandlingen må ha rettslig grunnlag (samtykke, lovhjemmel m.m.) ehandlingen må ha et uttrykt og saklig formål Opplysningene som registreres må være relevante og korrekte Offentlige organers utførelse av tjenester og lovpålagte oppgaver forutsetter ofte at personopplysninger må registreres. Den enkelte tjenestemottaker kan i slike tilfeller i liten grad påvirke innsamling og bruk av personopplysninger. Overfor det offentlige er den enkeltes rettigheter konsentrert rundt retten til informasjon om hvilke opplysninger som registreres, hvem som har tilgang til opplysningene og muligheten til å korrigere eller kreve sletting. I den grad barnevernet behandler personopplysninger på en måte som ikke er lovhjemlet kan samtykke være et alternativt rettslig grunnlag. Samtykke forutsetter en frivillig, uttrykkelig og informert erklæring fra den registrerte om at han eller hun godtar behandling av opplysninger om seg selv, jf. personopplysningsloven 2 nr. 7. Samtykket skal også kunne trekkes tilbake, og dette har som konsekvens at opplysningene som er registrert må slettes. For å sikre ivaretakelse av personvernet har «den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke hjelpemidler som skal brukes» en rekke plikter. Vedkommende defineres som behandlingsansvarlig, jf. personopplysningsloven 2 nr. 4. Den som behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige, defineres som databehandler etter personopplysningsloven 2 nr

24 Veileder for håndtering av dokumentasjon i barneverntjenesten Det er statlig og kommunalt barnevern som er behandlingsansvarlig for personopplysningene som registreres i forbindelse med utførelsen av barneverntjenester. De virksomheter som utfører tjenester på vegne av statlig og kommunalt barnevern, og i den forbindelse behandler personopplysninger, er å regne som databehandlere. Databehandler skal ha instrukser fra behandlingsansvarlig på hvordan personopplysningene skal behandles. Datatilsynet betraktet tidligere private barneverninstitusjoner som selvstendige behandlingsansvarlige, og gav konsesjon for behandling av sen sitive personopplysninger til disse virksomhetene. Datatilsynet har foretatt en gjennomgang av praksisen med å gi konsesjoner til private barnevernsinstitusjoner, og konkludert med at det ikke er en konsesjonsplikt for disse institusjonene. egrunnelsen er at de private barneverninstitusjonene er å anse som stat/kommunes forlengede arm i gjennomføring av lovpålagte oppgaver. Dette har som konsekvens at institusjonenes konsesjonsplikt bortfaller fordi denne type institusjoner ikke er behandlingsansvarlige. Stat/kommune er behandlingsansvarlige, men trenger heller ikke konsesjon fordi behandlingen er lovfestet, jf. personopplysningsloven 33 fjerde ledd unntak fra konsesjonsplikt for oppgaver for stat eller kommune der behandlingen reguleres i lov Internkontroll At statlig og kommunalt barnevern er behandlingsansvarlige betyr at de hver for seg må sikre seg at de internt og hos de enkelte institusjonene (offentlige og private) har tilfredsstillende internkontroll med hensyn til behandling av personopplysninger. Innholdet i plikten til å ha internkontroll fremgår av personopplysningsloven 14 og personopplysningsforskriftens kapittel 3. ehandlingsansvarlig må ha oversikt over hvilke informasjonssystemer som inneholder personopplysninger og hvilke personopplysninger de respektive systemene inneholder. Det må dessuten utarbeides skriftlige rutiner for hvordan virksomheten oppfyller sine plikter og de registrertes rettigheter. Eksempler på rutiner som skal finnes er: 24

25 Veileder for håndtering av dokumentasjon i barneverntjenesten Rutine for innhenting av samtykke (når og hvordan) Rutine for å gi informasjon og innsyn til de registrerte Rutine for å ta stilling til krav om retting og sletting Rutine for vurdering av opplysningenes kvalitet (er opplysningene korrekte, behov for kontradiksjon, verifikasjon, etc.) Rutine for avvikshåndtering Den ansvarlige for en barneverntjeneste (stat eller kommune) må videre instruere institusjonene med hensyn til hva som skal dokumenteres, hvordan dokumentasjonen skal oppbevares, hvem som skal ha tilgang, og hva som skal skje med dokumentasjonen knyttet til den enkelte beboer når oppholdet er over. Dagens praksis er at ufetat oppbevarer dokumentasjon fra private barnevernsinstitusjoner når et barns opphold ved en institusjonen er over (se kartlegging ufetat i vedlegg nr. 2). ANEFALING TIL ESTE PRAKSIS Statlig og kommunalt barnevern bør utarbeide retningslinjer for å sikre oversikt over og kvalitet på personopplysningene som registreres. Riksarkivaren bør sørge for at disse retningslinjene harmoniseres. Veileder for etablering av internkontroll finnes på Datatilsynets nettsider, internkontroll_informasjonssikkerhet/etablering-internkontroll/ Det anbefales at praksisen med at ufetat oppbevarer dokumentasjon fra private barnevernsinstitusjoner når et barns opphold ved en institusjonen er over videreføres Informasjonssikkerhet konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet At statlig og kommunalt barnevern er behandlingsansvarlige betyr også at de hver for seg må sørge for at de internt og hos de enkelte institusjonene (offentlige og private) har tilfredsstillende informasjonssikkerhet med hensyn til behandling av personopplysninger. 25

26 Veileder for håndtering av dokumentasjon i barneverntjenesten Innholdet i plikten til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet fremgår av personopplysningsloven 13 og personopplysningsforskriftens kapittel 2. Eksempler på konkrete plikter som følger av personopplysningsforskriften kapittel 2 er: Plikt til å etablere en sikkerhetsledelse ( 2-3) Plikt til å gjennomføre risikovurderinger ( 2-4) Plikt til å ha rutiner for håndtering av avvik ( 2-6) Plikt til å hindre uautorisert adgang til personopplysninger ved fysiske og tekniske tiltak ( 2-10, 2-11 og 2-14) Informasjonssikkerhet i barnevernet dreier seg om at kommunen og ufdir må håndtere risikoen for at personopplysninger og andre informasjonsverdier kan bli behandlet på en måte som kan være til skade for de som er omtalt. Eksempler på risiko er at personopplysninger blir utlevert til noen som ikke skulle hatt dem eller at opplysningene ikke er tilgjengelige for personer som har tjenstlig behov for dem. To grunnleggende elementer i sikkerhetsarbeidet er å skaffe oversikt over hvilke behandlinger av personopplysninger som foretas innen virksomheten, og gjennomføre risikovurderinger på bakgrunn av en slik oversikt. Det skal gjennomføres en risikovurdering før et nytt informasjonssystem (sak-/arkivsystem og fagsystem) tas i bruk. Risiko betegner forholdet mellom sannsynligheten for at en uønsket hendelse vil inntreffe og konsekvensen av en slik hendelse. Risikovurderingen må sees i sammenheng med barnevernets akseptkriterier for risiko ved behandling og bruk av sensitive og taushetsbelagte opplysninger. Med det menes håndtering av dokumentene som innbefatter journalføring, skjerming, saksbehandling, oppbevaring, utlevering/formidling, forsendelse og makulering. Datateknisk sikkerhetsopplegg i system- og programvare innbefatter også makulering og avhending av datamedia. 26

27 Veileder for håndtering av dokumentasjon i barneverntjenesten Norm for informasjonssikkerhet i helse- og omsorgstjenesten ( inneholder veiledninger og faktaark for etterlevelse av personvernregelverket som kan være nyttige også i barnevernet. Normen omhandler ansvarsplassering, dokumentasjon av omfanget av elektronisk behandling av personopplysninger, utarbeidelse av sikkerhetsstrategi, risikovurdering, regulering av tilgang og sikring av utstyr som benyttes til behandling av denne type opplysninger. På nettsidene finnes også maler og hjelpemidler, se Det vises også til Datatilsynets veileder for risikovurdering av informasjonssystem. risikovurdering For forslag til risikoanalyse i barneverntjeneste, se vedlegg nr. 3. ANEFALING TIL ESTE PRAKSIS En barnevernmappe, eller saker knyttet til denne, bør ikke lagres i sak-/arkivsystemet uten at riktig sikkerhetsnivå er vurdert dvs. sikret sone eller at systemet tilfredsstiller sikkerhetsnivå 4. Det anbefales at kommune og stat på barnevernfaglig område forholder seg til Norm for informasjonssikkerhet i helse- og omsorgssektoren. 2.9 Dokumentasjonsforvaltning, barnevern arnevernvakt og arkiv Det er etter hvert mange kommuner som på ulike vis har organisert en eller annen form for barnevernvaktordning, i den hensikt å kunne sikre barn og familiers dekning av akutte behov for tjenester utenom tjenestens ordinære arbeidstid. 27

28 Veileder for håndtering av dokumentasjon i barneverntjenesten Det finnes i dag for eksempel: arnevernvaktordninger som administrativt er en del av barneverntjenestens ordinære virksomhet i kommunen arnevaktordninger som en administrativ del av barneverntjenesten i en bestemt bydel i en kommune arnevaktordninger som en del av en interkommunal barneverntjeneste arnevaktordninger som en ordning der barnevernvakten i seg selv er organisert som en interkommunal tjeneste uten at barneverntjenesten for øvrig er en del av den samme interkommunale barneverntjenesten arnevernvaktordninger lokalisert sammen med eller uavhengig av politiet arnevernvaktordninger som en ordning begrenset til en «kontakttelefon» til en av de ansatte eller leder av en kommunal barneverntjeneste arnevernvaktordninger, også som andre mer avtaleregulerte organiseringer, inkludert kombinasjoner av de foran nevnte organiseringene arnevernloven inneholder ingen egne bestemmelser som regulerer ordninger med barnevernvakt. Det er følgelig barnevernlovens alminnelige regler som må legges til grunn for barnevernvaktens virksomhet etter lov om barneverntjenester. Det fremstår som klart, jf. Ofstad og Skar arnevernloven med kommentarer (2015) s. 36, at: Forutsetningen for at barnevernvakten i det hele tatt skal ha kompetanse til å utføre oppgaver som etter barnevernloven er lagt til barneverntjenesten, er at barnevernvaktene er organisert som en del av den kommunale barneverntjenesten og er underlagt barnevernleders instruksjonsmyndighet. Ved interkommunalt samarbeid hjemlet i kommuneloven 28-1b, kan myndigheten delegeres til rådmannen i en vertskommune. Det vil da være barnevernvakten i vertskommunen som er arkivansvarlig for de dokumenter som virksomheten produserer, jf. arkivloven 6 jf. også 2. 28

29 Veileder for håndtering av dokumentasjon i barneverntjenesten Dette gjelder uavhengig av om originaler eller kopi av dokumenter, umiddelbart blir sendt til en samarbeidskommune. arnevernloven har videre den forutsetning at akuttvedtak bare kan fattes av barnevernadministrasjonens leder, med mindre vedtaket fattes av påtalemyndigheten. Dette gjelder også barnevernvaktens virksomhet. Dersom barnevernvakten selv skal kunne fatte vedtak, forutsetter dette at barnevernadministrasjonens leder har utpekt leder av barnevern vakten til å fungere som barnevernleder under barnevernleders fravær, for eksempel når det er kveld, natt, helg og høytider. arnevernvakten skal drive saksbehandling etter lov om barneverntjenester, særlig ved registrering av meldinger etter lovens 4-2, og dernest ofte iverksetting av undersøkelser etter samme lovs 4-3, noe som også innebærer behov for lagring og arkivering av så vel meldinger, som begrunnede beslutninger. I de tilfeller barnevernvakten selv også fatter vedtak i akuttsituasjoner, vil også selve vedtaket måtte lagres og arkiveres. Dette vil i så fall også kunne utløse en plikt til å fylle ut kontrollskjema for overholdelse av frister etter barnevernloven 6-9 og inngi kvartalsrapporter til fylkesmannen med kopi av slike sluttførte kontrollskjema. I de tilfeller barnevernvakten mottar melding som barnevernvakten selv iverksetter undersøkelse av, og der undersøkelsen ikke fører til vedtak, oppstår spørsmålet om undersøkelsen i seg selv skal overføres til samarbeidskommunen eller til den bydelen der barnet hører hjemme, for at undersøkelsen skal fortsette der. Dersom undersøkelsen hos barnevernvakten anses som henlagt, kan likevel barnevernvakten sende melding til samarbeidskommunen eller bydelen, som igjen registrerer henvendelsen som en ny melding, og da som en melding fra barnevernvakten. Det anbefales at også disse prosessene og beslutningene dokumenteres og arkiveres. 29

30 Veileder for håndtering av dokumentasjon i barneverntjenesten ANEFALING TIL ESTE PRAKSIS Det anbefales at avtaler som inngås mellom kommuner, eller som inngås mellom bydeler, om organisering av barnevernvakt, inneholder entydige beskrivelser av arkivansvaret for barnevernvaktens virksomhet, så vel som barnevernleders eventuelle utpeking av vedtaksmyndighet til leder av barnevernvakten. I motsatt fall er det kun påtalemyndigheten, og ikke barnevernvakten som har vedtaksmyndighet i akutte saker. Uten klare avtaler med henvisning til gjeldende lovbestemmelser, er det fare for at verken barnevernvakten, samarbeidskommunen eller bydelen, i ettertid er i stand til å dokumentere hva som ble gjort i saker som er behandlet av barnevernvakten. Resultatet blir da at ingen har et komplett arkiv. Det er behov for at organiseringen og ansvarsforhold som angår barnevernvakter på tvers av bydeler og kommuner, for fremtiden blir direkte tatt inn i barnevernloven. Inntil videre må organiseringen og arkivansvaret reguleres i avtaler mellom berørte parter, i tillegg til de bestemmelser som finnes om dette i annet lovverk, slik som arkivloven, personopplysningsloven og kommuneloven Kommuneadvokaten oppgaver og arkiv Det er lagt opp til at både kommunen og den private part benytter advokat når en sak presenteres for fylkesnemnda for barnevern og sosiale saker. I og med at de fleste kommuner ikke har ansatt egen kommuneadvokat, kjøpes tjenesten fra private advokater og fra andre kommuner. Fylkesnemnda har som oppgave først og fremst å fatte vedtak etter barnevernloven. Slike saker dreier seg bl.a. om tvangsinngrep overfor ungdom med alvorlige atferdsvansker, samværsspørsmål, fratakelse av foreldreansvar, eller hvorvidt barnevernet skal overta omsorgen for et barn, m.m. En sak starter med at kommunens advokat fremmer forslag om tiltak, og fylkesnemnda berammer forhandlingsmøte. I dette møtet skal partene, 30