MØTEINNKALLING. Utvalg: Formannskapet Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Møtedato: Tid: 09:30 (etterfølger møte i partsammensatt utv.

Transkript

1 SØNDRE LAND KOMMUNE MØTEINNKALLING Side 1 Utvalg: Formannskapet Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Møtedato: Tid: 09:30 (etterfølger møte i partsammensatt utv.) Medlemmene innkalles med dette til ovennevnte møte. Eventuelt forfall meldes til servicetorget, tlf: snarest mulig. Varamedlemmer møter bare etter nærmere innkalling. I tillegg til sakslisten vil det bli gitt noen orienteringer: Kl.12:00 Presentasjon av produkter, v/ Bjørn Storsveen, Purplast. Kl.12:30 Ombygging av rådhuset/ungdommens hus, v/ Håvar Slåtten, Norconsult AS. Kl.13:00 GLT-avfall, v/ teknisk sjef Bjørn Runar Eriksen. Det vil også bli orientert om brev sendt til politiske partier vedr. vannverkssaken, v/ ordfører. SAKSLISTE Utvalgssakstype/nr. Arkivsaksnr. Tittel 130/14 14/1715 TILSYNSSTRATEGI FOR BYGGESAK I SØNDRE LAND 131/14 13/69 KOMMUNEPLANENS LANGSIKTIGE AREALDEL ORIENTERING OM FORSINKELSE I PLANPROSESS 132/14 14/1689 EIERSKAPSMELDING /14 14/1690 UTBYTTE FRA GJENSIDIGE - OVERFØRING TIL FORSIKRINGSFOND Postadresse: Besøksadresse: Hovsbakken 1 Hovsbakken 1 Telefon: HOV HOV Telefaks:

2 134/14 14/1711 SAMMENSLÅING AV BUNDNE INVESTERINGSFOND MED FRITT INVESTERINGSFOND 135/14 14/1589 SØKNAD OM STØTTE - NY START EUFRAT PIZZA OG GRILL HOV AS 136/14 14/993 KOMMUNESTYREVALGET OG FYLKESTINGSVALGET FASTSETTING AV TO DAGERS VALG OG ANTALL STEMMEKRETSER 137/14 14/1642 MØTEPLAN I FOLKEVALGTE ORGANER FOR /14 14/1720 REFERATSAKER TIL FORMANNSKAPETS MØTE Hov, 30.oktober 2014 Terje Odden ordfører Kjeld Dag Svendsen formannskapssekretær

3 Sak 130/14 TILSYNSSTRATEGI FOR BYGGESAK I SØNDRE LAND Saksbehandler: Johan Slåtsveen Arkiv: U51 Arkivsaksnr.: 14/1715 Saksnr.: Utvalg Møtedato 130/14 Formannskapet Innstilling: Formannskapet i Søndre Land kommune vedtar med hjemmel i plan og bygningsloven 25-1 og byggesaksforskriften 15-1 tilsynstrategi for byggesak i Søndre land kommune med virkning fra desember Tilsynstrategien er gjeldende inntil det er behov for revidering. Vedlegg: Tilsynstrategi for byggesak i Søndre Land kommune. Bakgrunn: Alle kommuner er pålagt å føre tilsyn med at plan og bygningsloven (pbl) følges. Gjeldende pbl trådte i kraft og i følge 25-1 (tilsynsplikt) og 25-2 (tilsynets innhold) skal det være et sterkere fokus på kommunenes tilsyn og oppfølging av ulovlige tiltak. Alle kommuner skal utarbeide strategi for tilsynet etter pbl 25-1 hvor det skal tas stilling til: Målsetninger og rutiner for det kommunale tilsynet. Organisering, eventuelt samarbeid med andre kommuner eller andre instanser, kompetansebehov, ressursbruk og finansiering. Utvelgelse og prioritering av fagområder, sakstyper, temaer mv, herunder lokale forhold og innsatsområder. Kommunen skal utarbeide en årlig rapport over tilsynsvirksomheten, og hvordan aktiviteten har vært i forhold til strategien. En tilsynstrategi må være dynamisk og revideres etter behov, blant annet fordi forholdene kan ha endret seg. Kommunal og moderniseringsdepartementet foreslår hvert annet år områder som kommunene skal ha fokus på. Det foreligger forslag til ny byggesaksforskrift som er planlagt vedtatt i Side 3 av 21

4 Sak 130/14 Tidligere strategi ble utformet på bakgrunn av 1 saksbehandler, nå er det ansatt 2 saksbehandlere i Søndre Land som vil tilsi at tilsynsaktiviteten kan økes noe. Tidligere strategi omhandlet også private utslippsanlegg. Disse er nå ivaretatt av teknisk avdeling. Søndre land kommune har på grunn av ressursmangel ikke utført tilstrekkelig antall tilsyn i inneværende periode. Vurdering: Søndre land kommune er lovpålagt tilsyn i minimum 10% av alle innkomne byggesaker. Forslag til strategi vil være et arbeidsverktøy for å nå lovpålagte oppgaver. Side 4 av 21

5 Sak 131/14 KOMMUNEPLANENS LANGSIKTIGE AREALDEL ORIENTERING OM FORSINKELSE I PLANPROSESS Saksbehandler: Lars Harald Weydahl Arkiv: 141 Arkivsaksnr.: 13/69 Saksnr.: Utvalg Møtedato 131/14 Formannskapet Innstilling: Formannskapet i Søndre Land tar forsinkelsen i planarbeidet med kommuneplanens arealdel til orientering. Vedlegg: Ingen Bakgrunn: Framdriftsplanen for kommuneplanens langsiktige del ble vedtatt i planprogrammet av kommunestyret Framdriften var opprinnelig planlagt med felles høringsrunde for samfunnsdel og arealdel i februar/mars 2014, vedtak av samfunnsdelen i juni 2014 og nytt offentlig ettersyn for arealdelen sommeren Politisk behandling av arealdelen var planlagt nov Forsinkelsene har blitt vesentlige for arealdelen, noe som først og fremst skyldes: Felles høring for samfunnsdel og arealdel ble først lagt ut på offentlig ettersyn 11.april 2014, ca. 2 mnd. forsinket. Siden ROS-analyse ikke forelå, ble det brukt mye tid på denne før sommeren Arealplanlegger hadde fødselspermisjon fra tidlig august, men ble tidligere sykmeldt. Ny arealplanlegger var først på plass 15.sept. Dette medførte over 2 mnd. stillstand i planarbeidet. Ny arealplanlegger trenger i tillegg tid i starten til å sette seg inn i planen. Planarbeidet viser seg å være krevende siden avgrensningen av arealformålene må gjøres mer nøyaktige og mange områder bør få et redusert areal. Det er hittil i høst brukt mye tid på «fjordstien» mellom Kråkvika og Holmen, beliggenheten for næringsområdet på Hasvoldseter og kommunens egne boligfelt. Side 5 av 21

6 Sak 131/14 Det er kommet svært mange merknader til planen både fra offentlig og privat hold som krever justeringer etter dialog med forslagstillerne. Det viser seg påkrevd både å vurdere merknader til innspillene som var tatt med i planen i første runde, og ny vurdering av noen områder som var tatt ut fra gjeldende kommuneplan, samt enkelte områder som ikke ble prioritert i første høringsrunde. Det vil trolig være nødvendig framover med et par runder i formannskap vedr. problemstillinger administrasjonen ønsker politisk tilbakemelding på. Dette vil også være med å forsinke prosessen noe. Det er i tillegg ønskelig at arealdelen legges fram på nytt for regionalt planforum før 2.høringsrunde. Før det må alle arealformål være justert og kart rentegnet fra kartfirma. Etter planforum kan det bli ytterligere justeringer før formannskapet sender planforslaget ut på høring. Gjennom en grundig jobb på forhånd kan det forhåpentligvis være nok med denne 2.høringsrunden før vedtaksbehandling. Det orienteres ellers om at kommunens egne planforslag er oversendt fylkeskommunen, (kulturarvenheten) for nærmere befaring for å avklare eventuelle konflikter tidlig i planprosessen vedr. kulturminner. Dette gjelder kommunale boligfelt i Hov og Fluberg, næringsområde på Hasvoldseter, nytt forslag vedr. utvidelse av friområde i Fluberg og fjordstien mellom Kråkvika og Holmen. De private planforslagene vil først få denne type undersøkelser i forbindelse med senere reguleringsplanarbeid. Vurdering: Rådmann ser det som vesentlig at planprosessen har god medvirkning og munner ut i en plan som har nødvendige kvaliteter siden dette arbeidet danner grunnlaget for arealbruken i mange år framover. Planarbeidet er tidkrevende, men det arbeides ut fra målsetting om ny høringsrunde i løpet av vinteren 2015 med vedtaksbehandling like før sommerferien eller tidlig på høsten Side 6 av 21

7 Sak 132/14 EIERSKAPSMELDING 2013 Saksbehandler: Terje Lindalen Arkiv: 200 Arkivsaksnr.: 14/1689 Saksnr.: Utvalg Møtedato 132/14 Formannskapet / Kommunestyret Innstilling: Kommunestyret tar eierskapsmelding 2013 til orientering Vedlegg: Eierskapsmeldingen for 2013 Bakgrunn: I likhet med tidligere år 2009, 2010, 2011 og er det i samarbeid med de øvrige kommunene i Gjøvikregionen utarbeidet en eierskapsmelding for selskaper med kommunale eierskap. Den enkelte kommune behandler den del av meldingen som er spesifikk for kommunen. Kommentarene for de enkelte selskaper er basert på regnskap og årsmeldinger, selskapsavtaler, direkte kontakt med daglig leder/styreleder i de mer lokale selskapene, m.m. I 2009 vedtok kommunene i Gjøvikregionen en felles eierskapspolitikk, som skal sikre at kommunene fremstår som profesjonelle og gode eiere. Disse prinsippene som framgår av meldingen s er styringsgrunnlaget for kommunalt eide selskaper og samarbeider. Vurdering: Etter rådmannens vurdering gir eierskapsmeldingen for Søndre Land fyldestgjørende informasjon om selskapenes drift og økonomiske situasjon. Side 7 av 21

8 Sak 133/14 UTBYTTE FRA GJENSIDIGE - OVERFØRING TIL FORSIKRINGSFOND Saksbehandler: Terje Lindalen Arkiv: 260 Arkivsaksnr.: 14/1690 Saksnr.: Utvalg Møtedato 133/14 Formannskapet / Kommunestyret Innstilling: Kommunestyret vedtar at årets utbytte fra Gjensidigestiftelsen på kr ,00 tilføres Forsikringsfondet. Vedlegg: Bakgrunn: Søndre Land kommune mottok 28. august 2014 kr ,00 i utbytte for driftsåret 2013 fra Gjensidigestiftelsen. Vurdering: Søndre Land kommune har Forsikringsfond, som er et fritt driftsfond. Midler fra dette fondet brukes i utgangspunktet til å finansiere forskjellige sikkerhetstiltak i kommunen. Disponibelt på fondet pr. dags dato er kr ,44. Rådmannen foreslår at årets utbytte; kr ,00 tilføres Forsikringsfondet. Side 8 av 21

9 Sak 134/14 SAMMENSLÅING AV BUNDNE INVESTERINGSFOND MED FRITT INVESTERINGSFOND Saksbehandler: Terje Lindalen Arkiv: 210 Arkivsaksnr.: 14/1711 Saksnr.: Utvalg Møtedato 134/14 Formannskapet / Kommunestyret Innstilling: Kommunestyret vedtar sammenslåing av bundne investeringsfond med fritt (ubundet) investeringsfond slik det fremgår av vedlagte oversikt. Vedlegg: Oversikt over bundne investeringsfond som foreslås slått sammen med fritt investeringsfond. Bakgrunn: Søndre Land kommune har mange bundne investeringsfond med relativt små beløp, og som det ikke har vært bevegelse på i flere år. De bundne fondene er i utgangspunktet avsatt til bestemte formål, og det er Kommunestyret som disponerer fondene. Vurdering: Siden det ikke har vært transaksjoner på fondene i flere år, antas det at det ikke er noe latent behov for fondene til det formålet de var avsatt til. Det synes derfor mer hensiktsmessig å overføre summen av disse fondene til Ubundet investeringsfond. Dette fondet disponeres av Kommunestyret, og det blir således angang til å disponere fondsmidlene til aktuelle investeringsprosjekter. Etter sammenslåingen vil saldo på Ubundet investeringsfond være kr ,15. Side 9 av 21

10 Sak 135/14 SØKNAD OM STØTTE - NY START EUFRAT PIZZA OG GRILL HOV AS Saksbehandler: Anette Sand/Gunnhild Hagberg-Karlsen Arkiv: U01 Arkivsaksnr.: 14/1589 Saksnr.: Utvalg Møtedato 129/14 Formannskapet /14 Formannskapet Innstilling: 1. Formannskapet bevilger et tilskudd på inntil kroner, tilsvarende 50 % av godkjent kostnadsgrunnlag til reetablering / nyetablering av Eufrat. 2. Bevilgningen belastes post og finansieres ved overføring fra næringsfond som reduseres fra kroner til kroner. 3. Utbetaling av tilskudd skjer etter framlagt regnskap, timelister og rapport for utførte investeringer. Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 129/14 Behandling: Erik Bjørnsveen foreslo å utsette saken for å innhente ytterligere opplysninger om bedriftens økonomiske situasjon. Bjørnsveens forslag ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken utsettes i påvente av at man innhenter opplysninger om bedriftens økonomiske situasjon. Vedlegg: Forretningsplan (legges fram i møtet) Bakgrunn: Eufrat pizza og grill Hov A/S har hatt sin søknad om støtte til reetablering oppe til behandling i formannskapet den Formannskapet vedtok å utsette behandling av søknaden i påvente om at man innhenter opplysninger om bedriftens økonomiske situasjon. Side 10 av 21

11 Sak 135/14 Eufrat pizza og grill Hov A/S har framlagt regnskap for 2013 for saksbehandler sammen med forretningsplan. Grunnen til at det ikke ble opplyst om regnskapstallene i forrige saksframlegg var at søknaden gjaldt reetablering av samme konsept, men med ny organisering og ny driver. Rådmannen har i lignende tilfelle ikke referert historiske regnskapstall for en bedrift som etablerer seg på nytt. En etablering eller reetablering er en risikoutsatt fase, og støtten kommunen yter er risikokapital, som enten kan opprettholde eller skape nye arbeidsplasser og gi avkastning til kommunen på denne måten; eller ikke. I begge tilfelle gjøres vurdering av støtte på basis av et konsept som både etablereren og kommunen har tro på. Regnskapstall fra 2013 viser et årsresultat på kroner for 2013, og for Omsetningen var på kroner for 2013 og for Nye Eufrat ønsker å få reetablert seg så fort som mulig for å begrense tapet sitt, og for å få til dette trenger de hjelp av kommunen. Siden 15. september har Eufrat stått uten lokale pga usikkerhet rundt hva slags støtte de kunne få fra kommunen. I forrige behandling var reetableringen tenkt i Hov City. Eufrat har nå fått et tilbud om å etablere seg i et bygg sør for Hov City, som leietakere. Hvor de velger å etablere seg avhenger av hvor de kan få til en best mulig totalløsning. Kapitalbehovet og egenkapitalen er som i forrige søknad, forskjellen er at lånebehovet for å overta bedriften i Hov City ikke er nødvendig ved etablering i det andre bygget. Type investering Kroner Lånebehov for å overta bedrift Pizzaovn Pizzabenk m kjøleskap Flat grill Kebab grill Bardisk Fettskiller To frityrkokere Wok og gassgrill Bord og stoler Tv, kjøledisk, pc, skriver, stereo Bestikk og dekketøy Kaffemaskin, vaskebenk, oppvaskemaskin Side 11 av 21

12 Sak 135/14 Sum egenkapital Seks måneders depositum (støttes ikke) Godkjent kassaapparat Ombygging av lokaler Fryse/kjølerom/ ventilasjon Sum investeringsbehov i ny etablering Markedsføring av ny etablering Sum kostnad Finansiering: Egenkapital Tilskudd Sum Det omsøkte tilskuddet er høyt, men Eufrat mener de kan gjennomføre etableringen med mindre tilskudd. Det er essensielt for Eufrat å vite hvor mye tilskudd de kan få, slik at de kan velge den løsningen som er best gjennomførbar med de midlene og lokalene de har tilbud om å leie. Det justerte driftsbudsjettet for 2015 og 2016 ser slik ut: Salgsinntekt Variable kostnader Faste kostnader Driftsresultat Med reetableringen vil «Eufrat» få en ny driver/medeier med lang erfaring innen bransjen. En ny organisering med nytt styre, og nytt navn på selskapet er en del av nyetableringen. Den nye driveren ser potensial i bedriften. Nye tilbud vil også komme til, det vil bli lunsjservering og etter hvert en skjenkebevilling. Driftsbudsjettets høye tall skyldes altså en planlagt snuopprasjon. Vurdering: Vurderingen bygger på «Retningslinjer for tildeling av støtte fra kommunalt næringsfond, kraftfond og DA midler for 2014» Det søkes midler fra næringsfond til reetablering/nyetablering. Investeringsbudsjettet er større enn kroner og Eufrat har sendt en gjennomarbeidet forretningsplan, som har blitt endret litt i prosessen. Søknaden kan Side 12 av 21

13 Sak 135/14 vurderes for støtte. Vurderingen skal gjøres av formannskapet når søknadsbeløpet er større enn kroner. Bestemmelsene i EØS avtalen er oppfylt, og søknaden kan lovlig vurderes for kommunal støtte. Søknaden godkjennes med et samlet kapitalbehov på kroner, som tilsvarer de fysiske investeringene som må gjøres for å kunne starte opp i nye lokaler, samt skilting av nye lokaler fra reklamebudsjettet. Støtte kan gis med inntil 50 % av godkjent kapitalbehov, eller maksimum kroner. Prioritering mellom søknader til kommunalt næringsfond gjøres ved å gi mest til bedrifter som ikke har konkurrerende virksomhet og minst eller ingenting til de som har konkurrerende virksomhet. Eufrat har konkurrerende virksomhet i Hov, og skal i prinsippet ikke vurderes for full støtte. Rådmannen mener imidlertid at det bør gjøres et unntak i dette tilfellet. Eufrats reetablering/ nyetablering har sin årsak i at bedriften har måttet finne seg nye lokaler, og fått en driftsstans. Eufrat bør få støtte til snarest mulig å komme seg i drift igjen, slik at de tre ansatte kan komme i jobb. En underskriftkampanje (140 underskrifter) og avisinnlegg har vist behov for serveringstilbudet. På sikt vil det være nyttig å ha et serveringssted i nærheten av de nye bussholdeplassene som skal etableres i Hov sentrum. Rådmannen anbefaler at det gis 50 % tilskudd av det godkjente kostnadsoverslaget med inntil kroner. Utbetaling av tilskuddet skjer etter framlagt regnskap, timelister og rapport for gjennomførte investeringer. Side 13 av 21

14 Sak 136/14 KOMMUNESTYREVALGET OG FYLKESTINGSVALGET FASTSETTING AV TO DAGERS VALG OG ANTALL STEMMEKRETSER Saksbehandler: Knut Viset Arkiv: 010 Arkivsaksnr.: 14/993 Saksnr.: Utvalg Møtedato 136/14 Formannskapet / Kommunestyret Innstilling: I forbindelse med gjennomføring av kommunestyrevalget og fylkestingsvalget 2015, vedtar kommunestyret følgende: 1. Det gjennomføres valg søndag 13. september for alle kommunens stemmesteder i tilknytning til selve valgdagen 14. september. Valgstyret bestemmer nærmere tidspunkt for stemmestedenes åpningstid i samsvar med valglovens 9 3 nr Antall stemmekretser fastsettes til tre i samsvar med kommunestyrets vedtak i sak 7/11 fra møte den Valgstyret gis myndighet til å eventuelt foreta kretsreguleringer mellom de tre stemmekretsene dersom dette blir aktuelt. Vedlegg: Ingen Bakgrunn: I brev av fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet har en fått underretning om at valgdagen for kommunestyrevalget og fylkestingsvalget 2015 er fastsatt til mandag 14. september. Hvert enkelt kommunestyre kan i medhold av valglovens 9 2 nr. 2 bestemme at det i vedkommende kommune skal holdes valg også søndag 13. september 2015 på ett eller flere stemmesteder. Et slikt vedtak krever tilslutning fra minst 1/3 av medlemmene av kommunestyret, og må treffes senest samtidig med behandlingen av budsjettet for det året valges skal holdes. Når det gjelder fastsetting av antall stemmekretser, vises det til kommunestyrets vedtak i forbindelse med gjennomføringen av kommunestyre- og fylkestingsvalget for 2011, hvor kommunestyret i møte den som sak 7/11 gjorde følgende vedtak: Side 14 av 21

15 Sak 136/14 1. Kommunestyret vedtar at det benyttes 3 stemmesteder ved kommune- og fylkestingsvalget for Dette betyr følgende endringer i forhold til dagens inndeling av 8 stemmekretser: a) Bjørnerud/Ringlia/Ligarda utgjør Vestsida krets. b) Nes/ Prestegard/Bergegarda, Sedal/Odnes og Landås inngår i en krets for Odnes med omegn. c) Holmen/N.Østbygda/Halmrast, S.Østbygda, Lausgarda og Grime inngår i en krets for Hov med omegn. 3. Valgstyret delegeres myndighet til å fastsette benevnelse på stemmekretsene og bestemme valglokaler for stemmestedene. Valgstyret gjorde i sitt møte , som sak 4/11 følgende vedtak vedr. benevnelse på stemmekretsene og fastsetting av valglokaler og åpningstid: 1. Det fastsettes følgende benevnelse for de nye stemmekretsene: a) Vestsida som erstatning for Bjørnerud/Ringlia/Ligarda b) Odnes som erstatning for Nes/Prestegard/Bergegarda, Sedal/Odnes og Landås c) Hov som erstatning for Holmen/N.Østbygda/Halmrast, S.Østbygda, Lausgarda og Grime I forbindelse med fastsetting av stemmesteder og åpningstid for gjennomføring av stortingsvalget 2013, vedtok valgstyret i den møte , som sak 2/13 følgende: 1. Det benyttes følgende valglokaler for de respektive stemmekretsene: a) For Vestsida krets oppvekstsenteret b) For Odnes krets Gymnastikksalen ved Odnes skole c) For Hov krets Vestibylen og Bodega i Rådhuset 2. Åpningstiden for gjennomføring av valget fastsettes fra kl søndag 8. september og fra kl mandag 9. september. Vurdering: Når det gjelder spørsmålet om fastsetting av to dagers valg i tilknytning til gjennomføring av kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015, ser rådmannen det som naturlig at kommunen gjennomfører valg på søndagen før valgdagen i tråd med tidligere praksis. Rådmannen anbefaler videre at gjennomføring av søndagsvalg gjøres gjeldende for alle stemmekretsene. Når det gjelder åpningstiden for valget, er det iht valglovens 9 3 nr. 2 valgstyret som fastsetter dette. Det er som kjent formannskapet som utgjør valgstyret i Søndre Land kommune. Når det gjelder spørsmålet om antall stemmekretser, kan ikke rådmannen se at det skal være noen grunn til å gjøre endringer på dette punktet heller, og anbefaler at kommunestyret opprettholder sitt vedtak i sak 7/11 som ble lagt til grunn både ved gjennomføringen av forrige Side 15 av 21

16 Sak 136/14 kommunestyrevalg og stortingsvalget for Når det gjelder fastsetting av stemmesteder/lokaler, er myndigheten tillagt valgstyret iht valglovens valglovens 9 3 nr. 2. I forbindelse med evalueringen etter gjennomføringen av stortingsvalget 2013, ble det stilt spørsmål fra stemmestyret i Odnes krets om den tidligere skolekretsen Nes som i dag tilhører Odnes stemmekrets heller ikke burde inngå som en del av Vestsida stemmekrets basert på dagens skolekretsinndeling. Slik rådmannen vurderer dette spørsmålet, kan en ikke se at det er noe til hinder for at stemmekretsinndelingen fraviker noe fra gjeldende skolekretsinndeling. Dessuten kan en heller ikke se at det verken kommunikasjonsmessig eller på andre måter har noen særlig praktisk betydning med tanke på tilgjengelighet til stemmelokalet for de som bor i denne skolekretsen. Utover det spørsmålet som ble stilt fra stemmestyret i Odnes krets, har ikke administrasjonen så langt verken mottatt henvendelser eller reaksjoner fra velgerne som er bosatt i tidligere Nes skolekrets om behov/ønske om endringer av stemmekretsen. Hensyntatt at det å eventuelt endre stemmekretsinndelingen i tillegg er en ganske omfattende prosess med tanke på at det må skje endringer i matrikkelen og underrening om kretsendringer til Kartverket, så anbefaler rådmannen at dagens kretsinndeling opprettholdes. Dersom det skulle komme politiske signaler/ønsker om endringer, foreslår rådmannen at det i så fall fremmes som tema til valgstyret i forbindelse med valgstyrets behandling av fastsetting av stemmesteder og åpningstid. Side 16 av 21

17 Sak 137/14 MØTEPLAN I FOLKEVALGTE ORGANER FOR 2015 Saksbehandler: Knut Viset Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 14/1642 Saksnr.: Utvalg Møtedato 137/14 Formannskapet / Kommunestyret Innstilling: Kommunestyret fastsetter følgende møteplan for gjennomføring av møter i kommunestyret, fagkomiteene og formannskapet for 2015: Organer \ møtedag JAN FEBR MARS APR. MAI JUNI JULI AUG. SEPT OKT. NOV. DES. Kommunestyret (mandager kl 1700 unntatt a) Formannskapet (onsdager kl 0900 unntatt c) Komité for oppvekst (kl 1300) Komité for helse, omsorg og velferd (kl 1300) Komité for Lokalsamfunn (kl 1300) Partssammensatt utvalg (kl ) c) d) a) 10. b) a) Dagmøte kl 0900 med tema økonomi- og strategiplanlegging b+c) * 23. b) c) c) b) Utvidet formannskapsmøte (gruppeledere) med budsjett og økonomi som tema c) Møtestart kl 0930 (i forlengelsen av møte i partssammensatt utvalg) d) Møte i valgstyret (godkjenning av valglister) *) Konstitueringsmøte etter kommunevalget Vedlegg: Ingen Side 17 av 21

18 Sak 137/14 Bakgrunn: Det vises til kommunelovens 32 om at møter i folkevalgte organer som hovedregel skal holdes på de tidspunkter som er vedtatt av organet selv. På denne bakgrunn fremmes det forslag for møteplan for 2014 relatert til fastsetting av møtetidspunkter for kommunestyret, komiteene og formannskapet. For øvrig vises det til sak om fastsetting av nytt delegeringsreglement (behandlet i kommunestyrets møte som sak 82/12). Vurdering: I det vedtatte nye delegeringreglement (sak 82/12) er det lagt til grunn at de politiske organene skal behandle alle saker av overordna og prinsipiell karakter mens enkeltsaker i all hovedsak skal delegeres til rådmannen, jfr. delprosjekt 2 i det vedtatte omstillingsprosjektet for kommunen. Dette bl.a. med siktemål å kunne redusere antall møter i de politiske organene. Som det fremgår av saksframlegget i saken om delegeringsreglementet, er det lagt til grunn at det bør kunne være tilstrekkelig å gjennomføre om lag 8 kommunestyremøter og om lag formannskapsmøter i løpet av ett år. Rådmannen finner det naturlig i utgangspunktet å legge denne forutsetningen til grunn i fastsettingen av møteplanen for Når det gjelder formannskapsmøter, gjøres det oppmerksom på at det i forbindelse med gjennomføringen av kommunestyrevalget og fylkestingsvalget i 2015, vil være behov for å ha møter i formannskapet som valgstyre. Rådmannen foreslår at møtene i valgstyret gjennomgående skjer i forlengelsen av de ordinære formannskapsmøter i de tilfellene det aktuelt å ha særskilte møter i valgstyret. I tillegg foreslår rådmannen at det fastsettes et særskilt møte i valgstyret for å godkjenne de endelige valglistene innen den lovbestemte fristen som er I forslaget til møteplan både for kommunestyret, formannskapet og fagkomiteene er det hensyntatt årshjulet for behandling av årsmelding, tertialrapporteringen og årsbudsjett 2016/økonomiplan Videre foreslår rådmannen å opprettholde mandager som møtedag for kommunestyret og at møtene som hovedregel gjennomføres som kveldsmøter med oppstart kl 1700 som for tidligere år. Som unntak fra denne hovedregelen, foreslås det å gjennomføre et dagmøte 22. juni med tema økonomi- og strategiplanlegging. Det gjøres oppmerksom på at det siste møte for kommunestyret i inneværende periode er foreslått berammet og at det foreslås at det nye kommunestyret konstitueres i et særskilt møte Formannskapsmøtene foreslås som tidligere lagt til dagtid på onsdager med møtestart kl Basert på erfaringer fra 2014, er det behov for å beramme flere møter for utvidet formannskapsmøte (inkl. gruppeledere og komitéledere som ikke sitter i formannkapet) med tema om budsjettprosessen fra og med juni og frem til endelig budsjettbehandling i kommunestyret. Dette er hensyntatt i forslaget til møteplanen for formannskapsmøtene. I gjeldende reglement for fagkomiteene, fremgår det at komiteene skal involveres i behandlingen av årsmelding, tertialrapportering og i budsjettarbeidet. Rådmanner foreslår at det i møteplanen fastsettes møtedatoer for gjenomføring av komitémøter i forbindelse med behandlingen av årsmeldingen og 1. tertialrapport på våren, og behandlingen av 2. Side 18 av 21

19 Sak 137/14 tertialrapport og budsjett/økonomiplan på høsten. Basert på erfaringer fra arbeidet med budsjettprosessen for 2015, er det også innarbeidet et ekstramøte komiteene i oktober. Når det gjelder fastsetting av øvrige møtedatoer for komiteene, særlig første delen av året, så legges det til grunn at det i tråd med praksisen for 2014, fastsettes ytterligere møtedatoer etter hvert som det er behov/ønske for det i de respektive komiteene. Rådmannen legger til grunn at møteplanen for rådene, AMU og Partssammensatt utvalg m.fl. fastsettes senere av de respektive organene og innarbeides i møteplanen. Da det er etablert praksis om å gjennomføre møter i partssammensatt utvalg i tilknytning til/i forkant av formannskapsmøtene, foreslås det i denne omgang en foreløpig møteplan for partssammensatt utvalg. Side 19 av 21

20 Sak 138/14 REFERATSAKER TIL FORMANNSKAPETS MØTE Saksbehandler: Kjeld Dag Svendsen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 14/1720 Saksnr.: Utvalg Møtedato 138/14 Formannskapet Innstilling: Formannskapet tar referatsakene til etterretning. Vedlegg: 1. Protokoll fra møte i Regionrådet Protokoll fra formannskapets møte (finnes på ipad/nettsidene for det aktuelle møtet) 3. Referat fra møte vedr. ombygging av rådhuset 4. Arbeidsdokument strategi GLT-avfall Bakgrunn: Det fremmes følgende referatsaker til behandling: Ordinære referatsaker: 1. 14/ RÅDMANN/RÅDMANN/NH 026 Tore Jan Killi REGIONRÅDET - REFERAT FRA MØTE / STB/FELLES/KDS 033 Formannskapet MØTEPROTOKOLL - MØTE I FORMANNSKAPET DEN / RÅDMANN/RÅDMANN/NH 614 Norconsult AS OMBYGGING AV RÅDHUSET I HOV - REFERAT FRA MØTE / RÅDMANN/RÅDMANN/NH 026 M65 GLT avfall Side 20 av 21

21 Sak 138/14 ARBEIDSDOKUMENT STRATEGI Delegerte saker: 14/ DS 121/14 LOKAL/AREAL/JSL GBNR GBNR 53/12 Marianne K.B. Lønning Søknad innvilget SØKNAD OM TILLATELSE TIL TILTAK UTEN ANSVARSRETT GBNR 53/12 13/ DS 124/14 LOKAL/AREAL/JSL GBNR 53/19 Osen Tegnekontor AS Søknad innvilget ENDRINGSTILLATELSE SOLSÆTRA 39 GBNR 53/19 14/ DS 125/14 STB/FELLES/ISTKV U63 Fluberg Vel Søknad innvilget SØKNAD OM SKJENKEBEVILLING FOR EN BESTEMT ANLEDNING 13/ DS 126/14 LOKAL/AREAL/JSL GBNR 53/20 Osen Tegnekontor AS Søknad innvilget ENDRINGSTILLATELSE SOLSÆTRA 40 GBNR 53/20 14/ DS 128/14 LOKAL/AREAL/HHV GBNR 60/186 Kontur AS Søknad innvilget IGANGSETTINGSTILLATELSE - HOV HELSEHUS GBNR 60/186 Vurdering: Rådmannen har ingen tilføyelser til referatsakene. Side 21 av 21