Introduksjon til bruk av Word.

Transkript

1 Introduksjon til bruk av Word. INTRODUKSJON... 1 LINJESKIFT OG AVSNITT... 1 MALER... 1 MAKROER... 1 OBJEKTER... 2 STILER... 2 OVERSKRIFTER... 2 AUTOMATISK INNHOLDSFORTEGNELSE... 2 SKJEMA TEGNING INNSETTING AV KURVER GRAFER FRA KURVETEGNE PROGRAMMET PROBE... 3 BILDETEKSTER OG KRYSSREFERANSER... 4 AUTOMATISK FIGURLISTE... 4 BRUK AV KRYSSREFERANSER TIL BILDETEKSTER TEGNING AV DIAGRAMMER MED MICROSOFT EXEL DIAGRAM Word er en etter hvert blitt en kraftig tekstbehandler og det vil føre for langt å gå inn på alle Word's ulike funksjoner. I dette skrivet tar vi utgangspunkt i at man kan eller kan finne ut av de mest grunnleggende funksjoner som å lagre eller åpne et dokument og å håndtere en ren tekst. Målet her er å gi en veiledning i bruk av de litt mer avanserte funksjonene som å behandle figurer kurver og skjemaer. I Word benyttes en rekke skjulte tegn og funksjoner. Disse kan man få se hvis man går inn i Menyen verktøy /alternativer/ og ber om å få vist de ulike styre tegn. Linjeskift og avsnitt Hvis man ikke er vant med elektronisk tekstbehandling vil man som regel trykke på lineskift knappen ved slutten av hver linje slik som man drar i spaken på en vanlig skrivemaskin. Det virker også i Word, men man får da en dårlig flyt i dokumentet og en vanskelig tekst å håndtere. I steden for å tenke linjer skal man tenke avsnitt. Den tasten som man fra gammelt av assosiere som linjeskift er i Word i virkeligheten en avsnittstast som bare skal benyttes når man ønsker å starte et nytt avsnitt. Skriv inn teksten og la Word selv bestemme hvor linje skift skal settes inn. En rekke funksjoner er knyttet til avsnitt, som stiler, midtstilling, merking av tekst osv. Maler Maler er et annet begrep man vil støte på. Maler er filer som slutter på.dot og finnes på Words installasjons område. Når man oppretter et nytt dokument ved å klikke på menyen fil/ny vil man få spørsmål om å velge mal. En mal kan inneholde alt fra et sett med forhåndsdefinerte stiler til makro programmer og skjemaer og tekst. Hvis du har lagt ned mye arbeid i å sette opp dine egne stiler og ønsker å kunne benytte disse i senere dokumenter kan du lagre dokumentet som en egen mal. Velg fil lagre og still inn filtype til.dot. Makroer. Makroer er nyttige samlinger av instruksjoner. Hvis man har en sekvens av kommandoer som man trenger å utføre ofte kan det lønne seg å lage en makro og knytte denne til en meny eller hurtigtast. Den enkleste måten å Bruk av Word 1 Helge Balk

2 lage en makro på er å velge menyen Verktøy/Makro/Registrer Ny. Et symbol kommer opp på skjermen og Word vil nå notere alle kommandoer som blir gitt inntil symbolets avslutt knapp trykkes. Ved å kjøre makroen blir nå de registrerte kommandoene gjentatt automatisk. Objekter Objekt orientering er et mote ord med stor betydning innen programmering. I praksis kan alle enheter og elementer kalles for objekter. Et objekt er en enhet med grenseegenskaper til omgivelsene. En bil er et objekt som samvirker med andre objekter på veien. Av og til blir det litt for mye samvirkning. I Word finner man objekter i menyen Sett inn/ Objekt. Listen over objekter som kan settes inn er avhengig av hvilke andre programmer som er installert på den aktuelle PC-en. Her finner man ofte objekter som WordArt, Microsoft Word bilde, Excel diagram osv. Både lyd, bilder og film kan settes inn som objekter. Hvis man sitter å jobber med et dokument og får en god ide kan man godt sette inn et lyd objekt og snakke inn ideen hvis man er redd for å glemme den før man har rukket å skrive den ned. Stiler Stiler er et viktig begrep som gjelder avsnitt. Alle typer avsnittstekst har en stil som bestemmer hvordan teksten skal se ut og hvordan den skal oppføre seg. Den grunnleggende stilen heter Normal og mange andre stiler er påbygg til denne. Stilen som er benyttet i dette avsnittet heter Brødtekst og er et slik påbygg. En stil bestemmer hvor stort innrykk man vil ha ved begynnelsen av et avsnitt, fonttype og skrift størrelse, avstand til foregående og neste avsnitt osv. For å finne ut hvilke muligheter en stil har, kan man gå inn i menyen Format/Stil, og se på hvilke egenskaper som kan endres. Nye stiler kan opprettes og gamle kan slette etter behov. Noen stiltyper har navn som vil bli gjenkjent og benyttet av Word til spesielle ting. Se avsnitt om stilen Overskrifter. Overskrifter. Overskrifter er en egen stiltype i Word. Det er normalt definert 3 overskrifts typer. Overskrift1, Overskrift2 og Overskrift3. Disse er prioritet ordnet overskrift 1 som høyeste prioritet. En overskrift lages lettest ved å trykke på en av hurtigtastene Alt 1 Alt 2 eller Alt 3 (Hold Alt tasten nede før ett av tallene trykkes. Overskrifter er viktig i Word av to grunner. a) For å gi oversikt over dokumentet. b) For å kunne generere automatisk innholdsfortegnelse. Automatisk innholdsfortegnelse Word kan generer automatiske innholdsfortegnelser. Plasser cursor der innholdsfortegnelsen skal være og velg menyen: Sett inn / Stikkordregister og tabeller/ Innholdsfortegnelse. Innholdsfortegnelsen vil da bli generert automatisk på grunnlag av stilene Overskrift En overskrift settes inn ved å plassere cursor på teksten som skal bli overskrift og trykke ALT x hvor x står for overskriftsnummeret. F.eks ALT 2 gir overskrift 2 (Innholdsfortegnelsen i dette dokumentet er generert automatisk) Skjema tegning. Den enkleste måten å få et skjema inn i Word på er å tegne det i PSPICE. Trekk en ramme rundt den delen av skjemategningen som skal med og velg fra PSPICE schematics hovedmeny Edit/ copy to clipboard. Aktiver Word dokumentet, hold Ctrl tasten nede og trykk tasten V (Ctrl V.=lim inn) Dette setter inn skjemaet som punktgrafikk. Bruk av Word 2 Helge Balk

3 Andre alternativer er å benytte Word sitt eget tegne program. Velg fra hovedmenyen Sett inn / Objekt / Microsoft Word-bilde. Skjemaer tegnet i her er basert på vektor grafikk og vil derfor gi mindre dokumenter (antall byte på disk) enn ved bruk av punktgrafikk. Formler tekstrammer og formel bildetekst. Skriving av formler kan gjøres ved å sette inn ett objekt kalt Microsoft formel 2.0 eller høyer versjon. Dette objektet gir deg mulighet til å skrive spesielle symboler som integraler og brøker. ( Se eksempel Formel 1) f ( x) = 4x + N 2 a i i= 1 Formel 1 I eksempelet over er det først satt inn et Microsoft formel 3.0 objekt. Deretter er det lagt på en tekstramme rundt formel objektet og til sist satt inn en bildetekst med navn Formel. Tekstrammen er viktig hvis man senere skal benytte kryss referanser. Tekstrammen legges på ved å markere hele formel objektet og så velge "sett inn tekstramme" fra menyen som fremkommer ved trykk på musens høyre knapp. Innsetting av kurver grafer fra kurvetegne programmet Probe Etter å ha kjørt en simulering og vist ønskede spenninger /strømmer kan kurvene overføres til Word ved å velge fra Probes hovedmeny: Tools/copy to clipboard. Deretter kan skjemaet settes inn i Word med lim inn funksjonen i menyen Edit / lim inn (Ctrl V) (cut or copy and and paste for de med engelsk tekst i progammenyene) Tre viktige tips: a) Probe viser alle kurver på sort bakgrunn. Dette gir ikke særlig pene utskrifter fra Word og bruker unødig med trykksverte. Det kan derfor lønne seg å lime bildet inn i et tegneprogram som paint.exe og invertere fargene eller å fylle de sorte feltet med en lys eller hvit farge før bildet overføres til Word, fortsatt med klipp og lim funksjoner. b) Reguler ned vindusstørrelsen i Probe.exe før kurvene kopieres med Tools/copy to clipboard. Dette for å redusere den resulterende filstørrelsen og bildestørrelsen i dokumentet. c) Når et punktgrafikkbilde limes inn i Word får det status som frittflytende i teksten. Dette kan ofte være problematisk. For å binde bildet, pek på bildet med musen og klikk med høyre musetast. Velg formater objekt / posisjon og deaktivere / "fristilt over tekst" sjekkboksen. Figur 1 Eksempel på innlimt kurve-bilde klippet ut av Probe og farve invertert i Paint. Bruk av Word 3 Helge Balk

4 Bildetekster og kryssreferanser. En bildetekst er en forklaringstekst til en figur, tabell, graf ol. Når en figur er merket med bildetekst kan denne refereres til ved hjelp av kryssreferanser. Fordelen med å benytte bildetekster og kryssreferanser er at Word selv sørger for at nummer, tekst og referanse alltid samsvarer. Man kan da sette inn nye bildetekster over før tidligere innsatte figurer og likevel slippe å gå igjennom dokumentet for å kontrollere alle referanser. Word kan også generere automatiske oversikter over tabeller og figurer når disse er definert. En bildetekst defineres ved å velge fra hovedmenyen menyen : Sett inn / Bildetekst. Ved å holde Alt tasten ned mens man trykker F9 tasten vil Word vise hvilke hvordan bildetekster og kryssreferanser er definert. Gjenta taste kombinasjonen for å gå tilbake til normalvisning. Automatisk figurliste. Som nevnt over kan Word benytte bildetekster til å generere lister og oversikter som figurliste, stikkordliste, likningsliste, tabelliste osv. Dette gjøres på grunnlag av de respektive bildetekster. Velg menyen Sett inn/stikkordregister og tabeller/ figurliste. Figur 2 Eksempel på figur med bildetekst. Skjema klippet ut fra PSPICE schematics. Når Figurene er merket med bildetekster benyttes menyen Sett inn. / Stikkordregister og tabeller hvor man så velger type og stil. En allerede eksisterende liste eller innholdsfortegnelse kan oppdateres ved å benyttes tasten F9. Eksempel på automatisk generert figurliste: Figur 1 Eksempel på innlimt kurve-bilde klippet ut av probe og farveinvertert i Paint Figur 2 Eksempel på figur med bildetekst. Skjema klippet ut fra pspice shematics Figur 3 Eksempel på Exel diagram... 6 Bruk av kryssreferanser til bildetekster. Når man skal henvise til en figur, tabell ol. som er merket med bildetekst kan dette gjøres automatisk med menyen Sett inn / Kryssreferanse. Henvisningen vil da alltid være korrekt selv om man setter inn en ny figur tidligere i teksten.. Eksempel: Se ( Bruk av Word 4 Helge Balk

5 Figur 2 Eksempel på figur med bildetekst. ). Her er all tekst innenfor parentesene generert automatisk av Word. Hvis man nå finner ut at man vil ha en figur foran figur 1 er det bare å sette inn denne. Den gamle figur 1 sammen med alle kryssreferanser til denne vil nå automatisk bli omdøpt til figur 2. Tegning av diagrammer med Microsoft Excel diagram. Mange vil kanskje foretrekke å generer kurver direkte i Excel. Kurvene kan da lett overføres til Word med klipp og lim funksjonen. En fordel ved å generer kurver direkte i Word er at tallmateriellet da blir liggende i Word slik at man lett kan endre kurvene senere eller studere tallene uten å behøve andre filer. Direkte bruk av Excel i Word gjøres slik: Sett inn diagram ved å velge menyen: Sett inn / objekt / Microsoft Excel diagram. Klikk på underetiketten «ark» for å vise regnearket med måledataene. Regnearket inneholder et eksempel som kan slettes ved å marker alle celler i dette eksemplet og trykke «delete». Formater cellene som skal benyttes til riktig tallformat ved å gå inn i menyen Format/Celler. Skriv inn kolonneforklaringer og data som vist i tabellen under. Marker alle data som skal være med i diagrammet Velg fra menyen Sett inn / Diagram / Som nytt ark. Dette starter en diagram veiviser som stiller en serie spørsmål om hvordan diagrammet skal se ut. Hvis x-aksen inneholder varierende intervaller som i tabellen under, må man velge diagram typen «xy-punkt» (scatter diagram). Hvis man ønsker logaritme akser kan dette gjøres ved å dobbeltklikke på den aktuelle aksen. Dette starter en menydialog med mulighet for å sette en rekke egenskaper ved aksen. Vinn Vut 1,0 1,0 2,5 4,2 3,0 6,3 5,2 6,1 Tabell 1Eksempel på Excel regneark. Bruk av Word 5 Helge Balk

6 Vut (Vinn) Vut Vinn Vut Figur 3 Eksempel på Excel diagram. Bruk av Word 6 Helge Balk