Rapport fra eierutvalget 2011

Transkript

1 Rapport fra eierutvalget 2011

2 Innholdsfortegnelse 0. Innledning... 3 Bakgrunn/mandat... 3 Arbeidet i eierutvalget Overordnede eierprinsipper Ulike selskapsformer fra forvaltning til stiftelse Kommunale foretak Interkommunale selskaper IKS Aksjeselskap Stiftelser og legater Styrende organer, valg og valgkomite Oversikt over selskap, hvem velger osv Valg og valgkomite Roller eierskap vs. Styremedlem Hvem velges Ansvarsfordeling, informasjonsutveksling og rutiner Ansvarsfordeling, informasjonsutveksling, kontaktmøter Godtgjøring Oversikt over godtgjøring i ulike selskap Administrativ oppfølging av eierkapsforvaltningen

3 0. Innledning Bodø kommunes eiermelding ble vedtatt i sak PS 09/113 den med en del tilføyelser fra bystyret som eierutvalget skulle arbeide videre med. Denne saken legges derfor frem som en Ad-sak og dermed et supplement til den opprinnelige eiermeldingen. Neste revisjon av eiermelding vil bli i 2012 slik som skisserte i pkt. 2 i PS 09/113 hvor det står at det årlig skal legges frem en eiermelding der det redegjøres nærmere for driften av de enkeltes selskaper og hvordan kommunens vedtatte policy følges opp i praksis. Bakgrunn/mandat Sak i bystyret av Kommunalt eierskap følgende vedtak ble fattet: 1. Bystyret skal i begynnelsen av valgperioden behandle og fastsette sin eierpolicy for kommunens eierskap i selskaper som kommunen eier helt eller delvis. Herunder vurderes også om dagens organisering i AS og KF er hensiktsmessig, sett i forhold til organisering som kommunale forvaltningsenheter. 2. Årlig skal det legges fram for bystyret en eiermelding der det redegjøres nærmere for driften av de enkelte selskaper og hvordan kommunens vedtatt policy følges opp i praksis. 3. Styrene i selskapene kommunen eier helt eller delvis skal primært settes sammen ut fra den kompetanse selskapene har behov for. Valg av medlemmer fra kommunen skal ikke bidra til at bystyrets rolle som kritisk eier svekkes, og at eierbeslutninger føres ut av bystyret og over i selskapsstyrene Følgende alternativer bør vurderes nærmere: 3.1 Bystyremedlemmer skal ikke kunne velges til selskapsstyrene 3.2. Bare medlemmer fra posisjon i bystyret kan velges til selskapsstyrene 4. Hvorvidt ordfører og rådmann i framtida skal kunne velges til styrer i selskaper kommunen har eierinteresser i må avklares nærmere. 5. De vedtatte bestemmelsene for hvem som kan delta i selskapsstyrene gjøres gjeldene fra det tidspunkt medlemmer av styrene er på valg. 6. Bystyret setter ned et utvalg som skal avklare ansvar, roller, oppgaver og rutiner knyttet til de ulike eierskap, i tråd med problemstillinger omtalt i saken. Utvalgets arbeid skal resultere i et rammeverk for eierstyring i Bodø kommune, herunder: - prioriteringer og tiltak som kommunen skal ha overfor selskapene - rutiner for eierstyring knyttet til selskapsform - prinsipper for styrerepresentasjon og styresammensetning herunder valg - ansvars- og rollefordeling mellom selskap, styre, administrasjon og politikere - styremøter, generalforsamling og saksbehandling herunder sekretariatsfunksjon - løpende oversikt over selskap samt vurdering av hensiktsmessig eierskap - sekretariatsfunksjon Utvalget skal bestå av: Kirsten Hasvoll (SV) Hild Marit Olsen (AP) Ole Henrik Hjartøy (H) Øystein Wik (FRP) Jon Albert Alstad (SP) Andreas Tymi Ruud (R) 3

4 I dette mandatet var ikke godtgjøring tatt med, men eierutvalget har valgt på eget initiativ å ta dette med i sitt arbeid. Formannskapssekretæren har vært sekretær for utvalget. Manglende administrative ressurser ut over dette har vært en utfordring for fremdriften i arbeidet. I tillegg ble det i forbindelse med bystyrets behandling av skriftlig spørsmål fra Ole Henrik Hjartøy (H) den i svar fra ordføreren at hensiktsmessig organisering av eiendomsforvaltningen skal vurderes som en del av eierskapsstrategien for Bodø kommune. Administrasjonen v/eiendomssjefen har avsatt ressurser for gjennomgang av hensiktsmessig organisering av eiendomsforvaltningen. Konklusjon og anbefalinger vil fremlegges for politisk behandling innen utgangen av Det har ved ulike anledninger også i eierutvalget vært nevnt at Team Bodø KF skulle evalueres. Det skal fra daglig leder legges frem en sak for styremøte den om evaluering og deretter vil Bodø kommune få presentert et forslag til gjennomføring av prosessen. Det anbefales at evalueringen fremmes som egen sak selv om vurdering av hensiktsmessig eierform er en del av eierutvalgets mandat. Arbeidet i eierutvalget Eierutvalget har hatt flere møter hvor prinsipper for eierstyring, rutiner ifbm. eierskap blant annet har vært diskutert. En viktig del av arbeidet i gruppa har bestått av å skaffe oversikt over eierskap, og Salten kontrollutvalgservice ved Lars Hansen har bidratt med viktig innstas i så måte. Oppdatert oversikt følger som vedlegg til dette dokumentet. I tillegg har team Bodø v/ Harald Kristiansen deltatt i et møte for å bidra med erfaringer fra div. kommunalt eierskap. Møtene har bestått av gode diskusjoner, planmessige og konstruktive bidrag som har ført til en god fremdrift i arbeidet. Det har vært et mål at arbeidet i gruppa skulle være konkret og resultatorientert og hvert av møtene har hatt klare mål, slik at vi har kommet videre i arbeidet fra møte til møte. Hovedoppgaven i eierutvalgets arbeid har vært å skaffe oversikt over hvilke selskaper Bodø kommune eier eller er deleier i. Oversikten viser viktig informasjon som eierform, regnskapstall, formål, hvordan valgene blir foretatt osv. Denne er selvfølgelig ikke statisk og må oppdateres jevnlig. Bystyret vil få en oppdatert oversikt ved hver eiermelding. Gjennom møter i eierutvalget har det blitt fokusert på eierstyring og bevisstgjøring av ulike problemstillinger innenfor temaet. Viktigheten av opplæring av folkevalgte og at det blir avsatt nødvendige administrative ressurser synes også tydelig. 4

5 1. Overordnede eierprinsipper Politisk forankring vil være bystyrets vedtak i den årlige eiermeldingen som skal legges fram sammen med en oppdatert oversikt over eierskap, selskapsform, styrerepresentasjon og eventuelt forslag til policy, endringer i eierskap pr utgangen av det enkelte år. Forslag fra eierutvalget: Det er eierens ansvar å sikre en selskapsform som er tilpasset virksomhetens formål, eierstyringsbehov, markedsmessige forhold og konkurranseregelverket. Skal selskapet ta risiko og operere i et marked bør det etableres et selskap med begrenset ansvar. Der selskapet skal yte tjenester til eierne i egenregi kan både interkommunale selskap og foretak være hensiktsmessige former. Stiftelser er ikke anbefalt for virksomheter som krever eierstyring. Følgende prinsipper legges til grunn for Bodø kommunes eierstyring: Aksjonærer skal likebehandles. Det skal være åpenhet knyttet til kommunens eierskap i alle selskaper/foretak. Eierbeslutninger og vedtak skal foregå i de lovbestemte styrende organer. Kommunen kan, eventuelt sammen med andre eiere, sette resultatmål for selskapene/foretakene, og styret er ansvarlig for realiseringen av målene. Kapitalstrukturen i selskapet/foretaket skal være tilpasset formålet med eierskapet og selskapets situasjon. Styresammensetningen skal være kjennetegnet av kompetanse, kapasitet og mangfold ut fra det enkelte selskapets/foretakets egenart. Lønns, godtgjøringer- og incentivordninger bør utformes slik at de fremmer verdiskapningen i selskapene/foretakene og fremstår som rimelige. Styret skal ivareta en uavhengig kontrollfunksjon overfor selskapets/foretakets ledelse på vegne av eierne. Styret bør ha en plan for eget arbeid og arbeide aktivt med egen kompetanseutvikling. 5

6 Styrets virksomhet skal løpende evalueres minimum som del av selskapets årsberetning. Selskapet skal være bevisst sitt samfunnsansvar. 2. Ulike selskapsformer fra forvaltning til stiftelse 2.1 Kommunale foretak Lovhjemmel, vedtekter m.m. Kommunelovens kapittel 11 Rundskriv om kommunale foretak Generelt Kommunale foretak er regulert av et eget kapittel i kommuneloven. Foretaket er altså en del av kommunen som juridisk person, og kommuneloven gjelder i den utstrekning det ikke er gjort unntak. Følgende bestemmelser gjelder: Del av kommunens egen økonomi Samme begrensning i adgang til låneopptak og garanti som kommunen selv Direkte underlagt kommunestyret som eierorgan Ikke virksomhetsoverdragelse etter arbeidsmiljøloven Kommuneloven og forvaltningsloven gjelder Rådmannens rolle i kommunale foretak: Budsjettansvarlig for kommunens samlede økonomiske virksomhet herunder også kommunale foretak Rådmannen har innenfor styrets myndighetsområde ikke instruksjons- eller omgjøringsmyndighet overfor foretakets daglige leder. Rådmannen kan likevel instruere foretakets ledelse om at iverksettelsen av en sak skal utsettes til kommunestyret eller fylkestinget har behandlet saken. Samhandlingsrelasjoner reguleres i lederavtaler eller vedtekter. Rådmannen og stedfortreder er ikke valgbar til styret. Andre ledende administrative posisjoner bør heller ikke sitte i styret. 6

7 2.2 Interkommunale selskaper IKS Lovhjemmel, vedtekter m.m. Lov om interkommunale selskaper (IKS) av nr. 6 - interkomsel Forskrifter til Lov av 29. jan nr 6 om interkommunale selskaper - samlet Generelt To eller flere kommuner, to eller flere fylkeskommuner eller en eller flere kommuner og en eller flere fylkeskommuner kan opprette et eget styre til løsning av felles oppgaver. Kommunestyret og fylkestinget gjør selv vedtak om opprettelse av slikt styre. Til slikt styre kan kommunestyret eller fylkestinget selv gi myndighet til å treffe avgjørelser som angår virksomhetens drift og organisering. Selskapsformen kjennetegnes ved: Eget rettssubjekt Eget budsjett, men eierkommunene ubegrenset pro-rata ansvar Kan ikke slås konkurs Eierorganet er representantskapet, men regler for hva som skal behandles i hvert enkelt kommunestyre(viktige saker) Godt egnet til interkommunalt samarbeid i egenregi, siden private ikke kan delta Ikke egnet for å ta økonomisk risiko Kongen kan gi pålegg om opprettelse av styre som nevnt i første ledd. Vedtektene for det interkommunale styre skal inneholde bestemmelser om: a. styrets sammensetning og hvordan det utpekes, b. området for styrets virksomhet, c. hvorvidt deltakerkommunene skal gjøre innskudd til virksomheten, d. hvorvidt styret har myndighet til å ta opp lån eller på annen måte pådra deltakerne økonomiske forpliktelser, e. uttreden fra eller oppløsning av samarbeidet. 7

8 2.3 Aksjeselskap Lovhjemmel, vedtekter m.m. Eierstyring og selskapsledelse - Oslo Børs Norsk anbefaling for eierstyring og selskapsledelse Allmennaksjeloven Regnskapsloven Revisorloven kap. 4 Verdipapirhandelloven Generelt Aksjeselskap er regulert i lov 13.jui 1997 nr. 44 om aksjeselskaper (AS). Aksjeselskap er et selvstendig rettssubjekt og kan ha en eller flere deltakere. I motsetning til et IKS, kan derfor et AS eies av en kommune alene. Lovgivningen setter ingen grenser for hvem som kan være deltakere i et AS og er åpen for enkeltpersoner og juridiske personer (selskaper osv). Et særtrekk av AS-formen er at deltakerne ikke er ansvarlig for selskapets forpliktelser. Selskapet eiere rår ikke fritt over selskapets inntekter og formue, men disponeres av selskapets styre og daglig leder. Ønsker kommunen som eier å ta ut midler av selskapet til å bruke til andre formål, må dette skje etter aksjelovens regler om utdeling av utbytte. Utdeling av utbytte til eierne kan bare foretas etter forslag fra styret og vedtas av generalforsamlingen. Bedriftsforsamlingen bør sammensettes med sikte på bred representasjon fra selskapets aksjeeiere. Styret bør sammensettes slik at det kan ivareta aksjonærfellesskapets interesser og selskapets behov for kompetanse, kapasitet og mangfold. Det bør tas hensyn til at styret kan fungere godt som et kollegialt organ. Representanter fra den daglige ledelsen bør ikke være medlem av styret. Dersom slike representanter er styremedlem, bør det begrunnes og få konsekvenser for organiseringen av styrets arbeid, herunder bruk av styreutvalg for å bidra til en mer uavhengig forberedelse av styresaker, jf. punkt styrets arbeid. Generalforsamlingen velger styrets leder med mindre annet framgår av selskapets vedtekter. I årsrapporten bør styret opplyse om forhold som kan belyse styremedlemmenes kompetanse og kapasitet samt hvilke styremedlemmer som vurderes som uavhengige. 8

9 2.4 Stiftelser og legater Lovhjemmel, vedtekter m.m. * Stiftelsesloven av 15. juni 2001 nr. 59 trådte i kraft 1.januar 2005 Lotteri- og stiftelsestilsynet Generelt En stiftelse er en formuesverdi som ved testament. gave eller annen rettslig disposisjon som er stilt til rådighet for et formål av ideell, humanitær, sosial eller annen art. Oppfyller rettsdannelsen kriteriene i avsnittet ovenfor, er det en stiftelse, uavhengig av om den betegnes som legat, fond, institusjon eller lignende. Den som oppretter en stiftelse har ikke lenger rådighet over formuen. Begrepsmessig er et legat det samme som en stiftelse. I loven er en stiftelse definert som "..formuesverdi som ved testament, gave eller annen rettslig disposisjon selvstendig er stilt til rådighet for et bestemt formål... " Tilsyn med stiftelser og legat foretas av Lotteri- og stiftelsestilsynet. Stiftelsesloven har flere formalkrav som gjør forvaltningen langt mer ressurskrevende for kommunen. Hovedtrekkene i forhold til dette kan oppsummeres på følgende vis: Utarbeidelse av stiftelsesdokumenter og vedtekter i samsvar med loven - lenke Registreringsplikt i Stiftelsesregistret via Enhetsregisteret - lenke til enhetsregisteret Opprettelse av egne styrer for alle stiftelser Regnskaps- og revisjonsplikt Gebyrer 9

10 3. Styrende organer, valg og valgkomite Først en oversikt over og sammenlikning mellom de ulike selskapsformene med hensyn til styret: Styret Eiervaglte styremedl. velges av Ansattevalgte styremed. Valg av styrets leder og nestleder Ikke valgbar til styret Myndighet og ansvar som kollegium Erstatsningsansvar Kommunale foretak Lov om kommuner og fylkeskommuner Kommunestyret/fylkestinget, Koml. 65 nr. 3 Interkommunale selskap IKS-loven Representantskapet, IKSloven 10, andre ledd Aksjeselskap Aksjeloven Koml. 65 nr. 3 IKS-loven 10 Asl. 6-4 Kommunestyret/fylkestinget, koml. 65 nr. 4 Daglig leder Koml. 65 nr. 2. Regnskapsansvarlig for foretaket Koml. 14 nr. 3. Rådmannen eller dennes stedfortreder. Koml. 65 nr. 2. Leder selskapet i samsvar med formål, vedtekter, årsbudsjett og andre retningslinjer gitt av kommunestyret/fylkestinget, koml. 67 Generelt erstatningsansvar Representantskapet, med mindre dette i selskapsavtalen er styrets oppgave (IKS-loven 10 tredje ledd) Representantskapsmedlemmer og daglig leder, IKS-loven 10 fjerde ledd Forvaltning og tilfredsstillende organisering av selskapets virksomhet i samsvar med formål, selskapsavtalen, årsbudsjett og retningslinjer gitt av representantskapet, IKS-loven 13 Personlig ansvar ved forsettlig eller uaktsom skade som følge av handling eller unnlatelse av handling, IKS-loven 38 Generalforsamling eller annet organ fastsatt i vedtektene, asl. 6-3 Generalforsamlingen eller styret selv, asl. 6-1 nr. 2 Daglig leder kan ikke være styreleder når aksjekapitalen er over tre millioner kroner, asl. 6-1 nr. 2 Forvaltning av selskapet i henhold til vedtekter og generalforsamlingens vedtak, asl Personlig ansvar ved forsettlig eller uaktsom skade som følge av handling eller unnlatelse av handling, asl. Kap. 17 Strafferettslig Generelt strafferettslig Generelt strafferettslig ansvar Asl. Kap 19 ansvar ansvar Inhabilitet Koml. 40 nr. 3, fjr. Fvl. IKS-loven 15, som viser til ASl koml. 40 nr. 3 Fratreden fra styrevervet Koml. 66 nr. 2 og 3 IKS-loven 10, sjette ledd Asl. 6-7 Kilde: Styring og eierskap i kommunalt eide selskaper av Vibeke Resch-Knudsen Oversikt over ulike selskaper som Bodø kommune eier eller er medeier i og hvordan de velges (datterselskaper er ikke tatt med her) 10

11 Oversikt over selskap, hvem velger osv. Type selskap Navn Eierandel % Hvem velger KF IKS Koml. 27 og 28 AS Hvem Foreslår 1.1 Team Bodø KF Bystyret Komm. valgnemnd 1.2 Bodø Spektrum KF Bystyret Komm. valgnemnd 1.3 Bodø kulturhus KF Bystyret Komm. valgnemnd 1.4 Bodø Havn KF Bystyret Komm. valgnemnd Representantskap velger styre for IKS, jf. IKS loven 2.1 IRIS Salten IKS Representantskapet i Salten forvaltning velger hovedstyre IRIS. Bystyret velger representanter til representantskapet. 10, 2. ledd. Valgkomite. 2.2 Helse- og Miljøtilsyn Salten IKS 2.3 Salten Brann IKS 2.4 Salten Kommunerevisjon IKS Bystyret Komm. valgnemnd 2.5 Salten Regionråd 2.6 Salten kontrollutvalgservice Bystyret Komm. valgnemnd 2.7 Salten IUA 2.8 Interkommunalt Arkivsamarbeid Nordland 2.9 Krisesenter i Salten 2.10 Samordna innkjøp i Salten 3.1 Zahlfjøsen AS 39,02 % 3.2 HT Safe AS 1,66 % 3.3 Skjerstad ASVO AS* 69,23 % Ordførerne? 3.4 Sentrumsterminalen Bodø AS 50 % 3.5 AS Industribygg 100 % 3.6 Bodø Industri AS 49,19 % 3.7 Landegode Handel AS 30 % 3.8 Galvano AS (Galvano TIA 0,46 % AS) Formannskap er gen.forsamling Generalforsamling velger styret i AS, jf. aksjeloven 6-3. Evt. annet organ fastsatt i vedtektene Hvem som utgjør generalforsamling bestemmes i vedtektene. 3.9 Saltens Bilruter AS 40,82 % Valgkomite 3.10 Bodø Energi AS 100 % Formannskap er Formannskapet? gen.forsamling 3.11 Salten Kraftsamband AS* 40 % 3.12 Nordland Reiseliv AS 7,2 % 3.14 Bodø Spektrum AS 100 % Ordføreren Samme medl. som i KF 11

12 3.15 Bopro AS* 100 % Formannskapet er gen.forsamling Formannskapet? Andre 3.16 Veipakke Salten AS 50 % 3.17 Nordnorsk Opera og 50 % Symfoniorkester AS 3.19 AS Salten Kartdata 0 % 3.13 ANS Bodøterminalen 0 % 3.18 Mørkvedhallen BA 35,3 % *Endret og oppdateres ved fremlegg av neste eiermelding Valg og valgkomite Styret og daglig leder skal stå for den totale forvaltningen, ledelsen og utviklingen av selskapet, både strategisk og operativt. Styremedlemmer i kommunalt eide selskaper trenger ikke å være folkevalgte, men kan være det. Et styremedlem representerer bare seg selv, ikke eierne, og skal ivareta selskapets interesser til beste for alle eierne. I aksjeselskap er det generalforsamlingen som velger styret, i IKS er det representantskapet som velger styret og i kommunale foretak er det kommunestyret. Eierne skal styre gjennom de operative eierorganene som generalforsamling for AS, representantskapet for IKS og kommunestyret for kommunale foretak. Et viktig prinsipp for god eierstyring er at det i forkant av alle valg skal ligge en åpen vurdering, foretatt av flere, slik at en unngår at valg tas i lukkede fora. Dette er årsaken til omforente anbefalinger til næringslivet fra NHO og til kommunene fra KS om valgkomiteer. En valgkomite vil også kunne foreta en helhetlig vurdering om hva et styre trenger av kompetanse. Når det gjelder foretakene så er det ikke anledning til å delegere kommunestyrets myndighet til å velge styre. Forslag fra eierutvalget: Ved valg til styre til selskaper organisert etter aksjeloven og lov om interkommunale selskaper bør det vedtektsfestes bruk av valgkomite hvor formålet er å sikre sammensetning av styre med komplementær kompetanse i tråd med eiers formål med selskapet. Representantskapets/generalforsamlingens leder velger leder av valgkomiteen. I selskap med flere eierkommuner bør valgkomiteen sammensettes for å speile eierandel. Flertallet av valgkomiteen bør være uavhengig av styret og ansatte. Valgkomiteens innstilling bør begrunnes. Valgperioden kan vedtektsfestes men allikevel være fleksibel i forhold til eiers behov for kompetanse. Kommunal valgnemnd skal orienteres om alle valg/oppnevninger som foretas fra Bodø kommune. 12

13 Roller eierskap vs. Styremedlem Enkel oversikt som viser eierforhold, styringsmuligheter for eier og operative eierorgan: Eget rettsubjekt Eierforhold Styringsmuligheter for eier eller eiere Operative eierorgan Kommunale foretak Nei, del av kommunen/ Fylkeskommunen Del av en kommune, del av en fylkeskommune (koml. 61) Enkeltsaker i kommunestyret, budsjett/økonomiplan, foretakets vedtekter, valg av styre Kommunestyret/ Fylkestinget Interkommunale selskap Ja Kommuner, fylkeskommuner og IKS, IKS-loven 1 Selskapsavtalen, valg av representantskapsmedlemmer, formelle vedtak i representantskapet. Visse vedtak må fattes enstemmig blant deltakerne, IKS-loven 4, 3.ledd Representantskap Aksjeselskap Ja En eller flere, offentlige eller private personer eller virksomheter Selskapets vedtekter, valg av fullmektiger til generalforsamlingen Generalforsamling Kilde: Styring og eierskap i kommunalt eide selskaper av Vibeke Resch-Knudsen I offentlig eide selskaper kan ulike roller som styremedlem og eier være uklar. Det er viktig å presisere at alle som velges inn i et styre er ansvarlige for den aktuelle bedriften i henhold til lovverket (aksjeloven, kommuneloven, havneloven etc), og at styrets hovedoppgave er å ivareta virksomhetens drift og målsetting samt ivareta verdiene i selskapet. Bodø kommune som eier kan gjennom sitt eierskap gi føringer til bedriftens/virksomhetens styre. Dette må imidlertid skje gjennom representantskap når det gjelder IKS eller generalforsamling når det gjelder aksjeselskap. Når det gjelder kommunale foretak skjer eierstyringen gjennom kommunestyret. En må være nøye med å skille mellom utøvelse av eierskap og styrerollen. Eierskapet utføres av de som har myndighet fra bystyret mens styrevervet er et personlig verv. Når en opptrer som eier, representerer en flertallet i Bodø kommune og kan gi føringer til en virksomhet. Generalforsamlingen i aksjeselskap er det formelle eierforumet, mens eierrollen ivaretas i representantskap i IKS og bystyret når det gjelder kommunale foretak. I enkelte situasjoner kan et styremedlem være uenig i et vedtak som kommunen har fattet, og som en selv har deltatt i. Da må de som representerer eieren bidra til nødvendig avklaring. Formelt er de som bystyret velger som har det overordnede eierorganet som representerer eierne i generalforsamling/representantskap. I kommunale foretak har formannskapet ikke 13

14 noen formell rolle etter loven. Ordføreren er derfor den viktigste eierrepresentanten og den som har en formell rolle i forhold til å underskrive avtaler, m.m. Ordfører kan utøve eierskap alene der han har klare vedtak bak seg. I saker med usikkerhet om hva kommunen mener, bør han drøfte saken med andre f.eks. formannskapet eller bystyret. Forslag fra eierutvalget: Ordfører utøver eierrollen på vegne av vedtak fattet i bystyret. I saker hvor det ikke er klare vedtak, bør ordføreren drøfte saken med formannskapet. Ordfører eller den han gir fullmakt, er kommunens representant på generalforsamlinger. Hvem velges Det har i lang tid foregått en nasjonal diskusjon hvorvidt ordfører/varaordfører bør velges inn i kommunalt eide styrer/foretak. I eiermeldingen ble det også problematisert om det er representanter fra opposisjon eller posisjon som bør representere kommunen i selskapene. I tillegg diskuteres det løpende om det bør være administrasjon eller politikere i enkelte styrer. Spørsmål om kompetanse til å sitte i styrer og hvilken erfaring en skal legge vekt på, er også viktig. Når det gjelder konkret vurdering av om ordfører bør representere kommunen i styrene må det avveies mellom rollen som eier og som styremedlem som skal ivareta selskapets beste. Ordfører bør ikke sitte i styrer i kommunale foretak for å unngå konflikt med eierrollen da foretakene har en direkte rapporteringslinje mellom styrene og bystyret. Hvorvidt opposisjon eller posisjon bør velges inn i styrer må også vurderes konkret i hver sak. På den ene siden er det naturlig å velge personer som representerer flertallet, mens det på den annen side kan bli oppfattet som utestenging pga partitilhørighet og at det ikke legges vekt på kompetanse. Et aktivt lokaldemokrati forutsetter at mange partier og grupperinger deltar på ulike arenaer. Et styre bør bestå av personer med ulik kompetanse som også bør gjenspeile en representasjon fra kommunen. Administrasjon i Bodø kommune kan velges inn i styrer spesielt om det etterspørres en særskilt kompetanse. Rådmannen eller hans stedfortreder kan ikke velges i styret i kommunale foretak. Daglig leder er heller ikke valgbar til styret i det selskapet han/hun er daglig leder for. Kompetanse. Det er viktig at en alltid tenker komplementær kompetanse med egnede personlige egenskaper ut fra selskapets formål når et styre skal settes sammen. Nye regler om inhabilitet som trer i kraft fra innebærer at kommunalt ansatte eller folkevalgte ikke skal være med å behandle saker i kommunen som de har behandlet som styremedlem i selskaper, også i heleide kommunale selskaper. Jfr. forvaltningslovens 6, 1. ledd, bokstav e. Bør formannskapsmedlemmer velges til kommunale foretak og styrer? 14

15 Det må vurderes i hvert enkelt tilfelle hvorvidt et formannskapsmedlem skal velges inn i styrer hvor formannskapet er generalforsamling. Å være medlem i formannskapet vil også innebære at en i enkelte større saker vil være ordførerens rådgiver i saker om eierbeslutninger. Dette taler i utgangspunktet mot at formannskapsmedlemmer skal sitte i styret i de kommunale foretakene og i heleide kommunale AS. På den annen side vil nettopp disse selskapene være viktige for kommunen i forhold til styring og god kontakt mellom besluttende kommunale myndigheter og bedrift. Forslag fra eierutvalget: Ordfører bør som hovedregel ikke velges inn i styrer for kommunale foretak. Når det gjelder IKS bør det vurderes hvor det er mest hensiktsmessig å være i styre eller representantskap. For alle øvrige selskaper kommunen har eierinteresser i bør ordfører velges på lik linje med andre. Utnevning av kommunale representanter til styreverv må ta utgangspunkt i et samlet kompetansebilde hvor politikk, erfaring og utdanning er selvstendige kriterier i tillegg til representativitet (kjønn, geografi, alder). Partitilhørighet bør ikke tillegges vekt, det betyr også at en i noen sammenhenger må akseptere at en gruppe/parti får flere enn de andre. Det må ligge konkrete vurderinger bak hvert enkelt valg. Administrasjonen i Bodø kommune kan velges inn i styrer på lik linje med andre kandidater. Habilitetsvurdering må gjøres i hvert enkelt tilfelle. Kommunale foretak: - I de kommunale foretakene bør praksis med å velge inn både politikere og fagpersoner videreføres. - Antall styremedlemmer kan variere og vararepresentanter bør oppnevnes i rekkefølge. - Valgperioden følger kommunevalgperioden. - Vedtektene konsekvensjusteres i forhold til vedtatt eiermelding også i forhold til valg. - Endringer gjøres gjeldende fra valgperioden Lovregler om minst 40% representasjon av begge kjønn skal også gjennomføres der kommunen bare oppnevner 1 eller få av representantene evt. gjennom samhandling med andre som velger/innstiller. 15

16 4. Ansvarsfordeling, informasjonsutveksling og rutiner Ansvarsfordeling, informasjonsutveksling, kontaktmøter Eierskap betyr at de folkevalgte bruker sin mulighet til aktivt å utøve eierstyring gjennom å fokusere på hvorfor man eier aksjer, deltar i interkommunale selskaper eller har etablert kommunale foretak. Prinsipielle diskusjoner bør gjøres i forkant av møtene i generalforsamling og representantskap slik at kommunens representanter har tilstrekkelig kunnskap til å kunne utøve eierskapet på vegne av kommunen. Forslag fra eierutvalget: Bystyret delegerer til formannskapet eierskapsforvaltningen. Dette omhandler ikke oppnevning av medlemmer til eierorgan eller å vedta selskapsavtaler eller annet som ved lov er tillagt kommunestyret. Informasjonsutveksling Som et ledd i å skape dialog og god informasjonsutveksling fremmes det forslag som rutiner i forhold til kontaktmøter/eiermøter. I forslaget ligger det også at innsending av årsregnskap og lignende skal sendes kommunen som eier og at formannskapet skal holdes orientert. Årlige kontaktmøter mellom kommunen som eier og KF, IKS og utvalgte AS Årlig eller ved behov avholdes kontaktmøter med de kommunale foretakene, interkommunale selskap, samt utvalgte aksjeselskap. Fra Bodø kommune deltar ordfører, 1 fra opposisjonen? Rådmannen og økonomisjefen og fra selskapene daglig leder og styreleder. Kontaktmøtene gir selskapene mulighet for å orientere om sin virksomhet og Bodø kommune får mulighet til å ta opp forhold som man mener selskapene bør vurdere for sin virksomhet og utvikling. Det er imidlertid viktig at dette er rene informasjonsmøter og at saker som krever tilslutning fra eierne skal tas opp i selskapenes representantskap (IKS) og generalforsamling (AS), bystyret (KF). Signalene fra eierne til styret skal også fremmes i disse organene. Kontaktmøtene bør avholdes på begynnelsen av året (februar, mars) for å kunne orientere om de sentrale elementer i selskapenes årsmeldinger, årsregnskap. Forslag fra eierutvalget: Årsberetninger, årsregnskap for KF, IKS og AS De kommunale foretaks budsjett, årsregnskap og årsberetning behandles særskilt i bystyret. Styrene i foretakene behandler detaljer i deres budsjetter ut fra rammen. Før styret treffer vedtak i sak som skal behandles av bystyret, skal rådmannen være gitt anledning til å uttale seg om saken. Rådmannens uttalelse skal legges frem for styret ved dets behandling av saken. Jfr. kommunelovens 72, 2. ledd. Tilbakemeldinger om status gis i budsjettåret i forbindelse med tertialrapporter. Foretakene skal være representert ved daglig leder/styreleder under behandlingen i bystyret. Årsmeldinger og årsregnskaper for de øvrige selskapene blir ikke formelt behandlet i politiske organer, men skal sendes rådmannen som igjen legger disse frem for formannskapet til orientering i forhold til eierskapsforvaltningen. 16

17 Rapporteringsrutiner IKS og AS Enkeltsaker av stor strategisk betydning og saker hvor vedtektene i selskapet eller loven krever det, fremmes for formannskapet før behandling i representantskapet/ generalforsamlingen. Dersom det er saker som kan ha betydning for Bodø kommunes økonomiske situasjon skal bystyret behandle saken. Rapporteringsrutiner Stiftelser Stiftelser har ingen eiere. Årsmelding og årsregnskaper sendes til formannskapet/eierutvalget for orientering i likhet med KF, IKS og AS. Selskapskontroll Kontrollutvalget er etter kommunelovens 77 nr. 5 ansvarlig for at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at bystyret er konstituert utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll som skal vedtas av bystyret. 17

18 5. Godtgjøring Oversikt over godtgjøring i ulike selskap Kommunale foretak Godtgjørelse Styreleder Nestleder Medlemmer Varamedl. Kr Kr Kr Kr 700 pr. møte Kr Kr Kr Kr 1200 pr. møte Kr 1000 pr møte Bodø kulturhus KF Bodø Spektrum KF Bodø Havn KF Kr * Kr Kr Kr 500 pr. møte Team Bodø Følger det kommunale godtgjørings -reglementet pkt Fastsettes av Ordfører Ordfører Havnestyret Ny ordning Bystyret Bystyret Bystyret Bystyret Type selskap IKS Koml. 27 og 28 AS Navn Møtegodtgjøring Fastsettes av Ny ordning 2.1 IRIS Salten IKS styret Leder: kr Nestl.: kr Medl.: kr Helse- og miljøtilsyn Salten IKS Leder: kr Øvrige: kr Salten Brann IKS Leder: kr Øvrige: kr Salten kommunerevisjon IKS Leder: kr Nestl.: kr 8300 Medl.: kr Salten Regionråd Salten kontrollutvalgservice Leder: kr 8000 Nestl.: kr 4000 Medl.: kr Salten IUA 2.8 Interkommunalt Arkivsamarbeid Nordland 2.9 Krisesenter i Salten 2.10 Samordna innkjøp i Salten 3.1 Zahlfjøsen AS Leder: kr 8000 Medl.: kr HT Safe AS Leder: kr Medl.: kr Skjerstad ASVO AS Styret Styret Styret Generalforsaml. i alle AS Representantsk. Representantsk. Representantsk. 18

19 3.4 Sentrumsterminalen Bodø AS Leder: kr Nestl.: kr Medl.: kr AS Industribygg Bodø Industri AS Leder: kr Nestl.: kr Medl.: kr Landegode Handel AS Galvano AS (Galvano TIA AS) Leder: kr Nestl.: kr 9000 Medl.: kr Saltens Bilruter AS Leder: kr Nestl.: kr Medl.: kr Bodø Energi AS Leder: kr Nestl.: kr Medl.: kr Salten Kraftsamband AS Leder: kr Nestl.: kr Medl.: kr Nordland Reiseliv AS 3.14 Bodø Spektrum AS Leder: kr Nestl.: kr 5637 Medl.: kr 5637 Generalfors. Fastsetter styrehonoraret. Dette honoraret har vært sett som honoraret for både AS og KF. Fordeling er 1/3 i AS og 2/3 i KF, her med utgangspunkt i omsetningen i selskapene. Honoraret blir utbetalt fra AS. KF refunderer sin 2/3 andel til AS. Andre 3.15 Bopro AS Leder kr Nestl.: kr Medl.: kr Veipakke Salten AS Leder: kr Medl.: kr Nordnorsk Opera og Symfoniorkester AS 3.19 AS Salten Kartdata 3.13 ANS Bodøterminalen Leder: kr Medl.: kr Mørkvedhallen BA Leder kr Nestl.: kr Medl.: kr Oversikten er ikke uttømmende og må oppdateres jevnlig. Datterselskap og tilknyttede selskap er ikke tatt med. Som det framgår av oversikten, er det svært ulik godtgjøringspraksis både i kommunale foretak og selskaper for øvrig. Det er også ulik praksis i forhold til hvor beslutning om godtgjøring fattes. 19

20 I Bodø kommune har en et eget godtgjøringsutvalg, som fremmer forslag om alle godtgjøringer i politiske organ. Dette utvalget bør også gis tilsvarende rolle i forhold til kommunale foretak. Pr. i dag er det 4 kommunale foretak i kommunen. Disse er svært forskjellige i omfang og driftsform, men formelt har styret det samme ansvaret i alle foretakene. Det bør derfor være samme godtgjøring. Fra 9. juni 2009 ble det innført en forskrift som klargjør at styrer i kommunale foretak og interkommunale selskaper ikke kan være med å fastsette sin egen godtgjøring. Det er nå slik at det er representantskapet som fastsetter godtgjøringen til styremedlemmer i IKS og det er kommunestyret selv som fastsetter godtgjøringen til styret i kommunale foretak. Fra samme tidspunkt kom det krav om noter til regnskapet for kommunale foretak at det skal gis opplysninger om ytelser til ledende personer i samsvar med regnskapsloven. Denne endringen er foreløpig ikke vedtatt for IKS, men departementet oppfordrer likevel til å gi disse opplysninger også i disse selskapene. Aksjeloven gir generalforsamlingen ansvar for å fastsette godtgjøring til styremedlemmene. Godtgjøring i kommunale foretak eller kommunale bedrifter bør ikke være lønnsledende. I Bodø bør det tas utgangspunkt i gjennomsnittet av de bedriftene en er med i. Alle som påtar seg styreverv for kommunale selskaper bør registrere vervene på hvor også godtgjøring kan registreres. Forslag fra eierutvalget: Bystyret fastsetter godtgjøring for styrene i kommunale foretak etter innstilling fra godtgjøringsutvalget. For aksjeselskaper og interkommunale selskaper er det generalforsamlingen som fastsetter godtgjøring for styret. Kommunens representanter i generalforsamlinger bør bidra til nøktern styregodtgjøring. Som hovedregel bør godtgjøring i KF, IKS og AS baseres på både aktivitet og ansvar. Styreleder bør ha mer godtgjøring enn medlemmer. 6. Administrativ oppfølging av eierkapsforvaltningen Et av punktene som bystyret ba om avklaring på i forbindelse med behandling av eiermeldingen var dette med sekretariatsfunksjon og administrativ ressurs. Gjennom eierutvalgets arbeid har man også sett viktigheten av at det avsettes nødvendige ressurser for oppfølging av dette arbeidet. Rådmannen foreslår derfor at hovedansvaret for saksbehandlingen foregår i den nyopprettede stillingen som juridisk rådgiver når den er besatt. Arbeidet bør skje i samarbeid med økonomisjef og politisk sekretariat. Kjernen i det administrative arbeidet med eierskapsforvaltningen vil tillegges nyopprettet stilling som juridisk rådgiver som vil følge dette opp i samarbeid med økonomisjefen og politisk sekretariat. 20