Kommunereformen, fra vedtak til sammenslåing Hva skal til?

Transkript

1 Kommunereformen, fra vedtak til sammenslåing Hva skal til? Nettverksamling Buskerud 30.

2 Agenda Status per nå Eksempler fra en prosess Nøkkelen til suksess fire sentrale «knagger» 2

3 Kort og «tilfeldig» status per nå I landet er - 5 sammenslåinger vedtatt i første runde Frivillighet vil redusere antall kommuner med ca 50 Reduseres ytterligere med ca 110 hvis man tar med Fylkesmennenes anbefalinger - 60 av disse mot sin vilje I Buskerud (21 kommuner, 14,9 km 2, ca 19 innb / km 2 ) - Drammen og Svelvik, men hvem blir med? - Hurum og Røyken (og Asker) I Vestfold (14 kommuner, 2,2 km2, 110 innb / km 2 ) - Alle kommunene er involvert i en sammenslåing der det er gjort bindende vedtak, med unntak av Horten. - Gjennomsnittsstørrelsen går fra til innb. 3

4 Korte spørsmål Hvor mange jobber i kommuner der man oppfatter at man er i en reell prosess? Hvor mange jobber i kommuner der en sammenslåingsprosess i realiteten er avblåst? 44cb05241c78 4

5 Eksempel fra en prosess.. Kommunen skal hete Sandefjord olitisk Stokke vil til Sandefjord Retningsvalget Stokke kommunestyre gjør sitt endelige veivalg 16. ju ni Markerer samtidig oppstart av Vear-saken (Grensejustering Vear- Hogsnes-Bjelland området) mot Tønsberg A ndebu velger også SA S A rbeidet med 4k (Re, A ndebu, Holmestrand, Hof) og Stor-Tønsberg (TN T) avblåses. Sandefjord er positive og SAS-navnet aktualiseres Forhandlingsutvalget etableres Utvalget starter u tredningsarbeidet og det avholdes folkemøter. Utredningen legges fram 19. desember 2014 og folkemøtene er i januar 2015 Søknad til KMD Kommunestyrene vedtar sammenslåing 5. februar 2015 og sender søknad til KMD 6 febru ar 2015 KMD godkjenner søknad Kongen i statsråd vedtar 24. april 2015 at SA S blir en kommune fra 1. januar 2017 Søknaden innvilges og kommunen blir en i 2017 Fellesnemda avvikles I oktober 2016 avholder forhandlingsutvalget sitt siste møte. Fast møtedag hver tirsdag Fellesnemda etableres og man ansetter prosjektleder (fremtidig rådmann) Initiativfase Beslutningsfase Forberedelsesfase Gjennomføringsfase 5

6 Politiske nøkkelspillere i ulike faser Fase Hva? Nøkkelspillere og rolle Relasjon mellom kommunene Initiativ Initiativ om utredning /sammenslåing Varierer; sentralt plassert politiker og «overraskelsesledere» Varierer; de små har ofte avgjørende rolle for å få til en frivillig prosess Beslutning Beslutning om utredning og senere sammenslåing Kommunens fullmektige (formelle) Symmetrisk (en kommune, en stemme) Forberedelse Forberede den nye kommunens organisasjon Forhandlingsutvalg /sammenslåingsstyre Relativt symmetrisk (medlemmer per kommune, ikke bare innbyggertall) Gjennomføring Den nye kommunen Den nye kommunens politiske organ (formelt) Asymmetrisk (innbyggertall, så valgresultat) 6

7 MEN hvordan lykkes? Hva vil det si å lykkes? Hva tror dere må til for å få til en vellykket fusjon? 7

8 Hva gjør de beste? Nøkkelen bak en suksessfull sammenslåing Tydelig på hva de skal oppnå distinkt formål som er lokalt forankret Helhetlig tilnærming til sammenslåing men det viktigste gjennomføres først Tydelig programorganisering som balanserer strategisk, taktisk og operativ ledelse De undervurderer ikke kultur De vellykkede sammenslåingene er i forkant tydelige på hva som er hovedformålet med å slå seg sammen. Videre konkretiseres de viktigste effektene. Dette arbeidet starter tidlig og gir fokus i videre planlegging, organisering og gjennomføring. Med utgangspunkt i de viktigste effektene etableres en helhetlig plan som ivaretar effektrealisering og sammenslåingen av driften. Vellykkede sammenslåinger tilrettelegger for effektrealisering innen tolv måneder. De som lykkes med sammenslåinger etablerer et program med klar styrings- og beslutningsstruktur og klare rolle- og ansvarsbeskrivelser Bevisst på å forstå kulturforskjeller og hvordan kommunikasjon, involvering og myndiggjøring ivaretas. 8

9 Omstillingen skaper et momentum som i seg selv gir gode forutsetninger for å hente ut effekter Effekter som resultat av sammenslåingen Effekter som muliggjøres gjennom omstillingen 9

10 Hva gjør de beste? Nøkkelen bak en suksessfull sammenslåing Tydelig på hva de Helhetlig Tydelig program- De undervurderer skal oppnå tilnærming til organisering som ikke kultur distinkt formål sammenslåing balanserer som er lokalt men det viktigste strategisk, taktisk forankret gjennomføres først og operativ ledelse Et felles målbilde og tydelig strategisk retning er viktig for en vellykket sammenslåingsprosess De vellykkede sammenslåingene er i forkant tydelige på hva som er hovedformålet med å slå seg sammen. Videre konkretiseres de viktigste effektene. Dette arbeidet starter tidlig og gir fokus i videre planlegging, organisering og gjennomføring. Kommunesammenslåing Med utgangspunkt i de viktigste effektene etableres en helhetlig plan som ivaretar effektrealisering og sammenslåingen av driften. Vellykkede sammenslåinger tilrettelegger for effektrealisering innen tolv måneder. De som lykkes med sammenslåinger etablerer et program med klar styrings- og beslutningsstruktur og klare rolle- og ansvarsbeskrivelser Bevisst på å forstå kulturforskjeller og hvordan kommunikasjon, involvering og myndiggjøring ivaretas. 6 Målbildet og strategisk retning dannes på bakgrunn av vedtak, intensjonsavtaler og nasjonale føringer og legger premissene for hva den nye kommunen ønsker å være. Definere visjon og strategisk spillerom Definere strategisk retning Planlegge utførelse Gjennomføre strategien 1 Etablere innholdet i den nye kommunens visjon/ fremtidsbilde 5 Beskrive strategiske initiativ som skal bidra til å realisere målene 8 Beskrive mandater for prosjektene i porteføljen 12 Gjennomføre handlingsplan 2 Identifisere fokusområder 6 Utvelgelse og sortering av strategiske initiativer 9 Prioritere rekkefølge 13 Kontinuerlig måling og oppfølging 3 Identifisere strategisk spillerom og rammebetingelser 7 Etablere prosjektportefølje basert på strategiske initiativ 10 Utforme handlingsplan 4 Definere mål 11 Etablere system for måling 10

11 Hva gjør de beste? Nøkkelen bak en suksessfull sammenslåing Tydelig på hva de skal oppnå distinkt formål som er lokalt forankret Helhetlig Tydelig programorganisering som tilnærming til sammenslåing balanserer men det viktigste strategisk, taktisk gjennomføres først og operativ ledelse De undervurderer ikke kultur Harmonisering skal sikre hensiktsmessig drift og økonomisk bærekraft for den nye kommunen De vellykkede sammenslåingene er i forkant tydelige på hva som er hovedformålet med å slå seg sammen. Videre konkretiseres de viktigste effektene. Dette arbeidet starter tidlig og gir fokus i videre planlegging, organisering og gjennomføring. Med utgangspunkt i de viktigste effektene etableres en helhetlig plan som ivaretar effektrealisering og sammenslåingen av driften. Vellykkede sammenslåinger tilrettelegger for effektrealisering innen tolv måneder. De som lykkes med sammenslåinger etablerer et program med klar styrings- og beslutningsstruktur og klare rolle- og ansvarsbeskrivelser Bevisst på å forstå kulturforskjeller og hvordan kommunikasjon, involvering og myndiggjøring ivaretas. Kommunesammenslåing 6 Ulike kommuner i sammenslåingsprosess vil på flere måter skille seg fra hverandre med hensyn til tjenestekvalitet, organisering, nivå på satser og gebyrer, lønnsnivå, ambisjoner og tjenestevolum. Etableringen av en ny kommune må innebære en vesentlig harmonisering av disse faktorene for å sikre god integrasjon og best mulige forutsetninger for framtidig hensiktsmessig drift og økonomisk bærekraft. Strategiske premisser for denne harmoniseringen må fastsettes i en tidlig fase som del av arbeidsstrømmen «Målbilde og strategisk retning», mens tjenestespesifikk tilpasning og praktisk integrasjon håndteres som del av de sektorspesifikke prosjektene i arbeidsstrømmen «Tjenestetilbud og harmonisering». 11

12 Systemportefølje I en sammenslåingsprosess må forskjeller utjevnes og kriterier for harmoniseringen må utarbeides Satser og gebyrer Struktur Volum og kvalitet 12

13 En helhetlig tilnærming tilpasset de nasjonale prosessene Vedtak og intensjonsavtaler Harmonisering og konsolidering Tjenesteutvikling Administrasjon Teknisk Gr.snitt næringsutvikling Utdanning Oppvekst Kultur og idrett Helse Pleie og omsorg Sosial HR/Lønn IKT Anskaffelser Økonomi Arkiv Servicekontor Vann, avløp og renovasjon Vei Plan og bygg Miljø Park Eiendomsforvaltning Brann Næringsutvikling Grensesnitt stat Grensesnitt fylkeskommune Barnehage Skole PPT Kultur Idrett Kirke Primærhelse Pleie & Omsorg Nav Barnevern Effektrealisering Kultur- og identitetsbygging 13

14 En helhetlig tilnærming tilpasset de nasjonale prosessene 30. juni 2016 Siste frist for vedtak fra kommunene er 30. juni. Lokal enighet er ønskelig, men ikke et krav. 30. juni 2017 Stortinget behandler proposisjon om ny kommunestruktur 1. januar 2019/2020 Sammenslåinger som vedtas av Stortinget våren 2017 kan tre i kraft fra 1. januar dersom det er ønskelig lokalt/sammenslåinger som vedtas av Stortinget våren 2017 trer i kraft fra 1. januar Kommunen som juridisk enhet er etablert Vurdering Mobilisering Planlegging Implementering Drift og kontinuerlig forbedring Helhetlig programledelse og effektrealisering Målbilde og strategisk retning Tjenestetilbud og harmonisering Kultur og endring Innbygger i fokus, kommunikasjon og involvering 14

15 Effektrealiseringsarbeidet må starte tidlig! 30. juni 2016 Siste frist for vedtak fra kommunene er 30. juni. Lokal enighet er ønskelig, men ikke et krav. 30. juni 2017 Stortinget behandler proposisjon om ny kommunestruktur 1. januar 2019/2020 Sammenslåinger som vedtas av Stortinget våren 2017 kan tre i kraft fra 1. januar dersom det er ønskelig lokalt/sammenslåinger som vedtas av Stortinget våren 2017 trer i kraft fra 1. januar Kommunen som juridisk enhet er etablert Vurdering Mobilisering Planlegging Implementering Drift og kontinuerlig forbedring Effektrealisering Identifisere effektområder Klargjøre til organisasjonsendring Gjennomføre kost-/ nytteanalyse Undersøk tjenesteområdets modenhet Kommunisere endringen Utarbeide effektprofiler Planlegg realisering av effekter Støtte endringene i tjenesteområde Igangsett implementering Gjennomfør implementering Utarbeid støttetiltak Støtte etter endringene i tjenesteområde Overvåk og mål effekter Responder på endrede krav og mål 15

16 En sammenslåingsprosess skaper gode forutsetninger for å utvikling og design av framtidig tjenestetilbud Bruke innovasjonsmetodikk for å møte det enorme omstillingsbehovet som kommunesektoren har for å bli bærekraftig Bruke tjenestedesign for å optimalisere prosesser og sikre at utviklingsarbeidet har innbyggeren i fokus Sikre tett involvering av kommunens medarbeidere for å sørge for at kunnskapsbasen blir bygget internt i kommunen Sikre tilstrekkelig kapasitet og kompetanse i utviklingsarbeidet Anvende velprøvd metodikk innen balansert målstyring, økonomi og samfunnsvitenskap for å muliggjøre oppfølging og kontinuerlig forbedring Arbeidsprosesser For å lykkes med utvikling av bedre tjenester i fremtiden må en sikre og ivareta alle aspekter som har betydning for sluttbruker av tjenesten Bruker Kultur og organisasjon Innovasjon & teknologi 16

17 Porsjoner ut endringsomfanget gjennom en stegvis håndtering av tjenesteområder Primærhelse Pleie & Omsorg Nav Barnevern Helse Pleie & Omsorg Sosial Kultur Idrett Kirke Kultur og Idrett Målbilde og strategisk retning HR/Lønn IKT Anskaffelser Økonomi Arkiv Servicekontor Barnehage Skole PPT Utdanning Oppvekst Administrasjon Vann, avløp og renovasjon Vei Næringsutvikling Grensesnitt stat Grensesnitt fylkeskommune Grensesnitt Næringsutvikling Teknisk. Plan og bygg Miljø Park Eiendomsforvaltning Brann 17

18 Hva gjør de beste? Nøkkelen bak en suksessfull sammenslåing Tydelig på hva de Helhetlig Tydelig program- De undervurderer skal oppnå tilnærming til organisering som ikke kultur distinkt formål sammenslåing balanserer som er lokalt men det viktigste strategisk, taktisk forankret gjennomføres først og operativ ledelse Programorganisering og programledelse De vellykkede sammenslåingene er i forkant tydelige på hva som er hovedformålet med å slå seg sammen. Videre konkretiseres de viktigste effektene. Dette arbeidet starter tidlig og gir fokus i videre planlegging, organisering og Med utgangspunkt i de viktigste effektene etableres en helhetlig plan som ivaretar effektrealisering og sammenslåingen av driften. Vellykkede sammenslåinger tilrettelegger for effektrealisering innen tolv måneder. De som lykkes med sammenslåinger etablerer et program med klar styrings- og beslutningsstruktur og klare rolle- og ansvarsbeskrivelser Bevisst på å forstå kulturforskjeller og hvordan kommunikasjon, involvering og myndiggjøring ivaretas. gjennomføring. Kommunesammenslåing 6 Kommunestyre Kommunestyre Kommunestyre Fellesnemnda Programkontor Økonomistyring Risikostyring Effekthåndtering Juridisk Programleder Kommunikasjon og endringsledelse Admin Teknisk Gr. snitt næringsutvikling Utdannin g Oppvekst Kultur og idrett Helse Pleie & Omsorg Sosial IKT Økonomi Servicekontor HR/ Lønn Anskaffelser Arkiv 18

19 Hva gjør de beste? Nøkkelen bak en suksessfull sammenslåing Tydelig på hva de Helhetlig Tydelig program- De undervurderer skal oppnå tilnærming til organisering som ikke kultur distinkt formål sammenslåing balanserer som er lokalt men det viktigste strategisk, taktisk forankret gjennomføres først og operativ ledelse Fokus på kultur og endringsledelse er avgjørende for å lykkes med sammenslåingen De vellykkede sammenslåingene er i forkant tydelige på hva som er hovedformålet med å slå seg sammen. Videre konkretiseres de viktigste effektene. Dette arbeidet starter tidlig og gir fokus i videre planlegging, organisering og gjennomføring. Kommunesammenslåing Med utgangspunkt i de viktigste effektene etableres en helhetlig plan som ivaretar effektrealisering og sammenslåingen av driften. Vellykkede sammenslåinger tilrettelegger for effektrealisering innen tolv måneder. De som lykkes med sammenslåinger etablerer et program med klar styrings- og beslutningsstruktur og klare rolle- og ansvarsbeskrivelser Bevisst på å forstå kulturforskjeller og hvordan kommunikasjon, involvering og myndiggjøring ivaretas. 6 Slik gjør vi det hos oss Ledernes verdier, hva de står for, og deres adferd bestemmer kulturen som utvikles i en virksomhet 98% av endringsrelaterte suksessfaktorer er avhengig av mennesker 50% av omstillingsprosjekter lykkes ikke med å skape varig endring Kilde: Katzenbach Center at Strategy& (Formely booz & Company) Global Culture & Change management Survey

20 Kulturdrevet endringsledelse fokuserer på fire grunnpilarer Utnytt nåværende styrker Bygg og spill videre på styrker i nåværende kultur Hvis du ikke trenger å snu alt på hodet eller erstatte kulturen unngå det! Fokuser på kritisk praksis Start med å reflektere rundt og endre praksis Fokuser på å endre et prioritert utvalg av kritisk atferd på ulike nivåer i nøkkelgrupperinger Benytt uformelle nettverk Unngå et ensidig fokus på ovenfra-og-ned tilnærminger Legg vekt på interaksjoner mellom de ansatte, grupperinger, samt nettverk og fora som går på tvers av virksomheten Mobiliser det rasjonelle og emosjonelle Både formelle retningslinjer/fakta og positiv emosjonell støtte må til Må virke sammen for å skape varig endring 20

21 Endringsledelse: Suksesskriterier for endring og metodikk for å realisere disse Forståelse Eierskap Kulturutvikling Informasjonsdeling Enighet Læring Belønning Ansatte forstår hvorfor endringen gjennomføres og hva som er målsettingen Ansatte tar eierskap og aksepterer at de må gjøre endringer i måten de jobber på Ledelsen har innsikt i kultur og kulturforskjeller og jobber aktivt med kulturutvikling Ansatte får tilstrekkelig, forståelig og tidsriktig informasjon Ledelsen er samstemt og opptrer som rollemodeller Det finnes rom for læring, øving og uttesting av nye måter å jobbe på Ønsket adferd belønnes 21

22 Hovedbudskap Vær tydelig på formål og effekter, forankre lokalt. Start arbeidet tidlig og ha fokus på dette i hele prosessen. Etablerer et program med klar styrings- og beslutningsstruktur, klare rolle- og ansvarsbeskrivelser og riktig kapasitet og kompetanse For å lykkes med sammenslåingen må man følge en helhetlig plan som sikrer riktig tempo og rekkefølge i gjennomføringen Vær bevisst på, og forstå, kulturforskjeller samt hvordan kommunikasjon, involvering og myndiggjøring ivaretas Distinkt formål Tydelig programorganisering Helhetlig plan Ikke undervurder kultur 22