Innkalling til styremøte 23. april- Møte 4

Transkript

1 Sakshandsamar: Ståle Berglund Vår dato: Vår ref. Tlf.: Dykkar dato: Dykkar ref.: Medlemene i styret for Høgskulen i Bergen Innkalling til styremøte 23. april- Møte 4 Vi viser til møteplanen og tidligare utsendingar om styremøte og kallar med dette inn til møte i styret for Høgskulen i Bergen. Møtetid: Tirsdag 23. april kl til kl Møtestad: Avdeling for lærerutdanning, Landåssvingen 15, møterom D : Styremøte : Lunsj : Styremøtet held fram Dersom du ikkje kan møte ber vi om at du gir melding til styresekretariatet v/ståle Berglund på , e-post: stale.berglund@hib.no. Parkering kan vere eit problem. Bom til parkeringsplassar vil vere opne i tida før møtestart for styremedlemmer som nyttar bil til møtet. Alternativ parkeringsplass denne dagen kan vere langs vegen ved Landås kyrkje. Med venleg helsing Sign. Bjørg Kristin Selvik prorektor Sign. Audun Rivedal høgskuledirektør Postadresse: Postboks 7030, N 5020 Bergen Tlf: post@hib.no Besøksadr. Nygårdsgt Bergen Bankgironr.: Fakturaadresse: Høgskolen i Bergen fakturamottak, Postboks 363 Alnabru, N-0614 Oslo

2 STYREMØTE: MØTE: 4/2013 SAKSLISTE: Sak 34/13 Godkjenning av innkalling og sakliste Sak 35/13 Møtebok frå møte 3/2013 Sak 36/13 Referatsaker, orienteringssaker, fullmaktssaker Sak 37/13 Styret møter Avdeling for lærarutdanning Sak 38/13 Ny organisering av driftspersonalet og utvikling av en fellsenhet for drift og arealforvaltning ved HiB Sak 39/13 Sak 40/13 Sak 41/13 Sak 42/13 Godskjenning av kvalitetssystem for ph.d.-utdanning ved Høgskolen i Bergen. Godkjenning av søknad til NOKUT om akkreditering av ph.d.-studiet «Studier av danning og didaktiske praksiser» ved Høgskolen i Bergen (Ref 2008/4438) Risikovurdering av samlokaliseringsprosjekta Rapport frå Ernst & Young Innkjøpsstrategi for Høgskolen i Bergen Sak 43/13 Opptaksrammer og regulering av studier (12/3142) Sak 44/13 Sak 45/13 Sak 46/13 Sak 47/13 Sak 48/13 Tilsetting av utdanningsdirektør ved Høgskolen i Bergen (SA) (u.off.) Oppnemning av sakkyndig utval for vurdering av professor i Programvare (Software engineering) (AI) (u.off) Søknad om opprykk til professor i matematikk (AI) (u.off) Oppnemning av sakkunnig utval for vurdering av søkjarar til utlyst stilling som professor i pedagogikk ved Avdeling for lærarutdanning (AL) (u.off) Oppnemning av sakkunnig utval for vurdering av søkjarar til utlyst stilling som professor i matematikkdidaktikk ved Avdeling for lærarutdanning (AL) (u.off.) Eventuelt Dei som ynskjer å stille spørsmål under eventuelt, og få svar i møtet, må melde frå til Ståle Berglund seinast kl dagen før styremøtet.

3 SAK 36/13 Referatsaker, orienteringssaker, fullmaktsaker Orientering ved rektor og ved høgskoledirektør Utsendte referatsaker og orienteringssaker: brev frå NHD - Strategi for økt innovasjonseffekt av offentlige anskaffelser Brev frå KD - Salg av NCE Subesea drift AS og medlemskap i NCE Subsea samvirkeforetak brev frå KD - Høgskolen i Bergen - Rapport fra dialogmøte i januar 2013 (u.off.) brev frå KD - Forlengelse av overenskomsten mellom Danmark, Finland, Island, Norge og Sverige om adgangen til høyere utdanning brev frå KRD - Oversending av Meld.St. 13 ( ) Ta heile Noreg i bruk - Distrikts- og regionalpolitikken Brev frå NOKUT - Avvisning av søknad om mastergradsstudium i teknologiledelse, realfaglig retning (120 studiepoeng) ved Høgskolen i Bergen Brev frå NOKUT- Avvisning av søknad om mastergradsstudium i teknologiledelse, samfunnsfaglig retning (120 studiepoeng) ved Høgskolen i Bergen Årsrapport læringsmiljøutvalget brev frå NOKUT- Ny forskrift om tilsyn med utdanningskvaliteten i høyere utdanning (studietilsynsforskriften) brev frå KD - Kontroll med forvaltningen av statens interesser i selskaper- statsrådens beretning til Riksrevisjonen for Brev til KD - Kompensasjon for økt husleie ved innflytting i nytt høgskolebygg på Kronstad i brev til KD - Prosjekt Metningsdykkerutdanning Avvikling Brev til KD - Søknad om igangsetting av prosjektering av kurantbygg referat frå møte på verksemdsnivå Brev frå KD - Samarbeid med eksterne aktører om studier i utlandet brev frå KD - Riksrevisjonens orientering om nye formater for rapportering av resultatene fra regsnaksprevisjonen brev frå KD - Møte i Kunnskapsdepartementet om avvikling av prosjekt metningsdykkerutdanning referat frå møte på verksemdsnivå brev frå Riksrevisjonen - Revisjon av Høgskolen i Bergen 2012 (u.off.) Fullmaktsaker: Fullmaktsak - Godkjenning av studium - Om undervisning av unge og voksne innvandrere med liten eller ingen skolebakgrunn 30 sp Fullmaktsak - Søknad om opprykk til professor II i pedagogikk Referatsaker og orienteringssaker på bordet: - Møte på verksemdsnivå

4 SAK 37/2013 STYRET MØTER AVDELING FOR LÆRERUTDANNING (ref. 13/378) Dokument i saken Saken gjelder Styret vil våren og høsten 2013 møte de tre avdelingene ved høgskolen samt Studentparlamentet ved HiB. I første omgang går turen til AL. Vurdering Avdeling for lærerutdanning ved Høgskolen i Bergen er en av landets største lærerutdanninger. Avdelingen har et regionalt ansvar og et mål om å være en viktig nasjonal aktør. Lærerutdanningene har vært under omstilling. Likeledes skal førskolelærerutdanningen legges om og fra høsten av er det opptak til denne utdanningen med ny profil under navnet barnehagelærerutdanningen. Styret har tidligere fått en gjennomgang på denne fagplanen. Avdelingen har arbeidet med utviklingen av en doktorgradsutdanning. Styret skal i dette møte få forelagt for godkjenning søknaden som skal sendes NOKUT. Avdelingen er invitert til å gi en kort presentasjon av de utfordringer og mål som preger arbeidet ved avdelingen i tiden fremover. Det anmodes om at avdelingen gir en kort redegjørelse for hvordan en jobber med frafallsproblematikk i lærerutdanningen. Styret inviteres til å stille spørsmål til avdelingsledelsen og til studentrepresentantene fra avdelingen. Innstilling til vedtak Styret takker for møtet med Avdeling for lærerutdanning, og ber avdelingen følge opp de utfordringer som kom fram i dialog med styret. Audun Rivedal høgskoledirektør Ståle Berglund rådgiver

5

6 SAK 38/13: NY ORGANISERING AV DRIFTPERSONALET OG UTVIKLING AV EN FELLESENHET FOR DRIFT OG AREALFORVALTNING VED HiB Sakens bakgrunn Høgskolen skal fra og med 1. mai 2014 flytte inn i ny og tilrettelagt campus på Kronstad og i Møllendalsveien. På Kronstad er det Statsbygg som er huseier og utleier og sørger for det verdibevarende og bygningsmessige vedlikeholdet av eiendommen. Statsbygg har allerede etablert sin driftsorganisasjon på Kronstad og er avventende til at HiB organiserer sine plikter og oppgaver knyttet til interne drifts- og vedlikeholdsoppgaver. I Møllendalsveien er det privat utleier og høgskolen kjøper vaktmestertjenester av denne, tilsvarende ett årsverk, herunder inngår også vaktmestertjenester for Haukelandsbakken og på Nordnes. I dag har høgskolen en desentral driftsstruktur, der intern drift og vedlikehold knyttet til de bygningene høgskolen disponerer/leier er i hovedsak knyttet til dekanenes ansvarsområder og dels sentraladministrasjonen. Dagens drift og vedlikehold utføres dels av egne ansatte, dels ved innleid personale på kontrakt og dels kjøpes disse av Statsbygg eller andre. Dagens organisering preges av at det finnes fem studiesteder med ulik organisering, og behovet for drift og vedlikehold varierer i type og omfang. Saken er tatt opp i ledermøter, med dekanene, i Samlokaliseringsrådet og i informasjonsmøter med de tillitsvalgte. Det synes være en utbredt konsensus om at etablering av ny og tilrettelagt campus på Kronstad og i Møllendalsveien gir grunnlag for å etablere en fellesenhet for arealforvaltning og drift ved HiB. Sakens fakta Bygninger og innleid areal Dagens situasjon: Statsbygg (Landås, Haukelandsbakken, Nordnes, Skålevik) til sammen m2 Backer AS(Møllendalsveien 6-8), til sammen ca 9600 m2 GC Rieber (Nyskapingsparken på Marineholmen) 613 m2 Odfjell eiendom (privat) Nygårdsgaten , ca m2 Straumegruppen (Straume Undervannsteknologi) 641 m2 Flora utvikling/sogn og fjordane fylkeskommune, ca 12 m2 Spelhaugen, lager ca 50 m2 Situasjonen per 1. mai 2014: Statsbygg (Kronstad) til sammen m2/51000 m2 med parkering Statsbygg (Skålevik) om lag 2455 m2 Backer AS (Møllendalsveien 6-8), til sammen m2 (inkl. ny kantine) Straumegruppen (Straume - Undervannsteknologi), 641 m2

7 Helse Bergen (Ferdighetssenteret Barneklinikken) ca 300 m2 GC Rieber (Nyskapingsparken på Marineholmen) 613 m2 Flora utvikling/sogn og fjordane fylkeskommune, ca 12 m2 Spelhaugen, lager ca 50 m2 Sistnevnte gjelder leie av lager for bortsetting av bord/stoler knyttet til eksamen. I tillegg kommer eventuell korttidsleie av eksamensarealer. Personale Per i dag har høgskolen følgende ansatt personale knyttet til arealforvaltning og intern drift av bygninger. Tilknyttet Landås er det to stillinger, tilknyttet Nygårdsgaten , tre stillinger. En nytilsatt driftssjef er per i dag primært knyttet til samlokaliseringsoppgaver på Kronstad og i Møllendalsveien, i alt seks stillinger. I tillegg kommer delvis innleid personale på kontrakt eller innarbeidet i leiekontrakten, anslått til tilsvarende 1,5 stillinger. I tillegg er det ved IT-avdelingen under tilsetting i en stilling som skal ha ansvarsområde drift av AV-utstyr. Til sammen tilsvarer dette 8,5 stillinger. Høsten 2014 kan det anslås at samlet areal vil være redusert med om lag m2. Samtidig vokser høgskolen både i antall ansatte og i antall studenter, hvilket medfører en vesentlig høyere intensitet i arealutnyttelsen enn i tilsvarende lokaler for dagens situasjon, både når det gjelder flere personenheter per m2 og en viss økning i arbeidsdagens lengde. Gjennomførte simuleringer for undervisningsaktivitet viser en gjennomsnittlig utnyttelse på rundt 70 % for alle undervisningsarealer innenfor alle arbeidsdager. Bygget er samtidig mer krevende både utstyrsmessig, teknologisk og miljømessig. Likevel, det er forventet når byggene i hhv. Kronstad og i Møllendalsveien kommer i ordinær drift så vil dette kunne gi en viss effektiviseringsgevinst. Men en må også ta høyde for behovet for høyere kompetanse i driftstjenestene på flere av gjøremålene knyttet til indre og dels ytre driftstjenester som høgskolen vil ha ansvaret for. I tillegg kommer eventuelle forventninger fra brukerne om høyere kvalitet i sørvis- og tjenesteleveranser. Tilrettelegging og overgang til å ta i bruk ny campus på Kronstad og i Møllendalsveien Samlokaliseringsprosjektet har vist at oppgavemengden og tilretteleggingstjenestene øker vesentlig i arbeidet med å klargjøre bygget for bruk fram til overtaking i mai neste år og ved studiestart i august Dette gjelder dels oppfølging av kontrakter og mottak av leveranser etter egne innkjøp og dels kontrakter og leveranser som byggherren Statsbygg og øvrige leverandører leverer for høgskolen. I tillegg kommer behovet for planlegging og utvikling av driftsfunksjoner som høgskolen selv vil ha ansvaret for etter innflytting. For å kunne ta dette ansvaret på en optimal måte er det behov for å samle alt av dagens driftspersonale under en felles prosjektledelse og bruke disse fleksibelt, dels for å videreføre ordinære og nødvendige driftsoppgaver i eksisterende bygg, dels for å utvikle nye oppgaver og dels for å klargjøre de ansvarsområder høgskolen selv vil ha for den daglige driften i nye lokaler etter innflytting.

8 Perioden fra nå og fram til og med 2015 vil bli særs krevende før en kommer over i en mer normal driftsfase. Det samlede driftspersonale vil derfor måtte påregne å delta på tre hovedarenaer. For det første å sørge for at de mest nødvendige oppgavene blir utført i eksisterende lokaliteter, for det andre må de påregne å måtte delta i byggprosjektet for å løse prosjektoppgaver samtidig som de er med i planprosesser for utvikling av driftsfunksjoner knyttet til ny og tilrettelagt campus. For det tredje vil de måtte inngå i et delprosjekt under Organisasjonsprosjektet både for å kartlegge kompetansen og kartlegge behov for driftskompetanse som trengs på ny og tilrettelagt campus. Dessuten antas at det for noen av disse også vil være behov for å utvikle ny kompetanse knyttet til ulike gjøremål som vil være forskjellige fra dagens gjøremål. Deltakelse i samlokaliseringsprosjektet - Bygg Under det pågående Byggprosjektet bidrar enkelte av driftspersonalet allerede, og det er nå behov for at alle blir engasjert i samlokaliseringsprosjektet Bygg både generelt og knyttet til spesifikke delprosjekter og oppgaver. Det kan gis flere eksemplifiseringer av dette, det vises i den sammenheng til vedlegg. Men generelt gjelder det at driftspersonalet vil måtte påregne å: Delta i prosjektorganisasjonen og utføre gjøremål knyttet til ulike delprosjekter. Bistå Prosjektdirektør og driftssjef i samarbeidet med Statsbygg for å etablere et funksjonelt grensesnitt mellom Statsbygg Drift og forvaltning og høgskolens egne ansvarsområder. Bidra til utvikling av funksjoner og tjenester i forkant av innflytting. Bistå med å få på plass et tjenlig og felles FDV-system for HiB Deltakelse i samlokaliseringsprosjektet - Organisasjon Driftspersonalet inngår samtidig i Delprosjekt felles bygningsdrift under organisasjonsprosjektet med formål å utvikle gode støttefunksjoner for kjernevirksomhetene utdanning, forskning og formidling på intern drift og vedlikehold. Av særlig relevante oppgaver knyttet til Delprosjektet Bygningsdrift kan nevnes: Kartlegging av kompetanse og ressurser i forhold til dagens driftsløsninger Analysere behov og ressursbruk i forhold til å utvikle en ny driftsenhet med ansvar for både Kronstad og Møllendalsveien og andre lokasjoner høgskolen leier Analyse av oppgaver og ressursbehov i en ny driftsenhet og vurdere eksisterende og nye funksjoner og oppgaver mht. økte kvalitetskrav og effektivitet En organisering av driftsfunksjonene som bidrar til åpenhet, et godt arbeidsmiljø og god dialog med brukerne

9 Prosjektorganisering og videreutvikling av Delprosjekt bygningsdrift og arealforvaltning Med henvisning til det ovenstående foreslår høgskoledirektøren i denne omgang at det samlede driftspersonale ved HiB inngår i en felles prosjektorganisasjon for optimal ressursdisponering av driftspersonalet i samlokaliseringsprosjektet. Det vises også til behovet for risikoreduserende tiltak i samlokaliseringsprosjektet (jf. Sak 41/13). Virkningstidspunktet foreslås satt til 1. mai Innplassering i prosjektorganisasjonen er tatt opp med de aktuelle ansatte som ser positivt på å kunne bidra i samlokaliseringsprosjektet, Bygg. Prosjektorganisasjonen ledes som tidligere av prosjektdirektør og der prosjektdirektør vil ha personalansvaret. Driftsleder koordinerer arbeidet og har den daglige arbeidsledelsen av samlet driftspersonale og i dialog med dekanene for oppgaver knyttet til den ordinære bygningsdriften. Prosjektorganisasjonen vil fra og med denne dato bestå av samlet driftspersonale og midlertidig omdisponert prosjektpersonale i henhold til vedlagt liste. Delprosjektet felles bygningsdrift og arealforvaltning videreutvikles i prosjektperioden og inngår i en samlet plan for organisering av driftsfunksjoner og arealdisponering ved HiB med virkning fra 1. mai I tiden fram til prosjektperiodens avslutning må det avsettes tid til å utvikle driftspersonalet for nye oppgaver og delta i planlegging og etablering av permanente driftsfunksjoner og oppgaver. Som del av prosjektet må det vurderes om driften kan optimaliseres eller forbedres ved å legge andre tjenester og funksjoner under en felles driftsenhet som f.eks., arkiv, IT/AV, 0- linje, rombooking o.a. Høgskoledirektøren vil komme tilbake med en samlet plan for slik organisering innen utgangen av høstsemesteret Forslag til vedtak: Styret tar til etterretning at høgskoledirektøren samler alt driftspersonale i en prosjektorganisasjon knyttet til Samlokaliseringsprosjektet, Bygg, med virkning fra 1. mai Styret ber om å få saken tilbake når Delprosjekt felles bygningsdrift og arealforvaltning er ferdigstilt, senest innen utgangen av høstsemesteret Høgskoledirektør Personaldirektør Vedlegg: Skisse av mulige oppgaver i prosjektfasen og videreutvikling av delprosjektet «Felles bygningsdrift og arealforvaltning»

10 Vedlegg 1: Sak 38/13 Hvilke oppgaver kan ivaretas av en Fellesenhet for arealforvaltning og bygningsdrift? Overordnet må det rigges en felles driftsenhet som kan forvalte og drifte byggene opp mot huseierne og i grenselinjen mot våre brukere og som kan levere tjenester som brukerne forventer mht. effektivitet og kvalitet. Brukerne kan inndeles i primærbrukere og sekundærbrukere som alle vil ha forventninger til å motta tjenester med høy kvalitet og god sørvis. Primærbrukere kan defineres som daglige brukere i byggene: - Studentene - Ansatte - Eksterne leverandører (Studia, SiB, Statsbyggs folk på bygget) - Gjester (gjesteforelesere, kursdeltakere m.fl.) Sekundærbrukere kan omfatte følgende brukere som mer sporadisk etterspør tjenester: - Andre leverandører (post, varer mv) - Oppdragspersonale (renhold, håndverkertjenester mv) - Leietakere (ved eventuell fremleie) - Huseier (MDV) - Pensjonister - Naboer - Media Av disse vil også andre enheter enn driftspersonalet være involvert. Nedenfor gis punktvis skisser av utviklingsoppgaver og gjøremål som kan ligge til en fellesenhet. Det tas også med oppgaver som må utvikles og etableres i den prosjektfasen høgskolen er inne i fram til innflytting og oppgaver/gjøremål som primært er knyttet til en permanent driftsfase. Det legges til grunn av Organisasjonsprosjektets Delprosjekt felles bygningsdrift og arealforvaltning kommer opp med avklarende forslag til hvordan disse oppgavene kan prioriteres og organiseres i en permanent fellesenhet. Utvikling av funksjoner, oppgaver og ansvar som kan ligge til en fellesenhet for bygningsdrift og arealforvaltning: Nedenfor følger eksempler på oppgaver som må eller kan inngå i en fellesenhet. Utgangspunktet må være at brukerne skal møte holdninger og sørvisinnstilthet som høgskolen kan være stolt av og som best mulig tar vare på inntrykket av en ny, moderne og

11 spesielt tilrettelagt Campus. Listen over oppgaver er neppe uttømmende, men må gjennomgås og det må gjøres prioriteringer mellom må, bør og kan gjøremål: Bidra til videreutvikling av ny og tilrettelagt campus på Kronstad/ Møllendalsveien Bidra i prosesser knyttet til campusutvikling, Kronstad Nord avlastningsbygg/kurantbygg m.m. Ha beredskap på eventuell fremleie av deler av bygningsmassen Leieavtaler inngåelse, oppfølging, kommunikasjon mot huseier, opphør av leieforhold Utarbeidelse av arealplaner hva skal arealet benyttes til, hvem er bruker, størrelse, teknisk innretning, utstyr, vedlikehold, oppgradering, tilpasninger Bidra til effektiv og god arealutnyttelse Utvikle et tjenlig drifts- og vedlikeholdsbudsjett for høgskolen samlet. Utvikle hensiktsmessige systemer for sikkerhet, beredskap og adgangskontroll/kortsenter og låsesystemer Utvikle systemer for kvalitet i tjenesteleveransen og responstid Arealkoordinering: bookingsystem for bruk av fellesarealer, undervisningsrom, møterom mv Relaterte IT- og AV-tjenester Innkjøp knyttet til driftsfunksjonene Bidra til utvikling av plan for renhold og kvalitetskontroll av renholdstjenester, kontraktsoppfølging. Utvikle plan for miljøvennlig drift - energibruk, arealutnyttelse, avfallshåndtering, transport Utvikle og drifte et system for fordeling av parkeringsplasser Hustekniske tjenester i hovedsak Statsbygg, men noe hos HiB: eks oppfølging av brukerutstyr, avtrekk fra labber, røntgenutstyr, behandlingsutstyr Tekniske tjenester som trenger spesialkompetanse: AV-utstyr, scenerigg, lydsystemer mv. Servicesenter: Sentralbord, adgangskort, besøkende, taxi, el-biler. Rombooking: undervisningsrom, møterom, kultursal Utvikle et konsept for utnyttelse av kultursalen Kontakt- og oppfølgingsansvar i forhold til brukerne av Studenthuset Oppfølging, dialog og kvalitetskontroll av tjenester levert av SiB og Studia Oppfølging- og oppdatering av tegningsarkiv Postfordeling Serviceavtaler? Etablering og drift av FDV-system Felles varemottak utpakking, kontroll og distribusjon, kontroll mot innkjøp. Tøyvask (labfrakker, helsepersonell mv) Etablere systemer for intern/ekstern Transporttjeneste Vedlikehold: møbler, utstyr, fellesarealer, miljøbiler, sykler, fasade- og vindusvask mv. Enøk Statsbygg blir målt og premiert, men leietaker (oss) er premissleverandør.

12 Infoskjermer: drift og oppfølging (kobling til booking), grense mot studieadministrasjon. Vakthold og CCTV Skilting: Justering og tilpasning Ansvar for utskiftning/supplering av møbler og spesialinnredning HMS: Oppfølging av det fysiske miljø, brannorganisering, gjennomføring av øvelser, håndtering av trusler og kriser, varsling (talevarsling), sikre bygg, evakuere mv. Beredskap i forhold til drift utover vanlig arbeidstid vakthold m.m. Samlet driftspersonales bidrag i samlokaliseringsprosjektet Bygg prosjekt- og utviklingsfasen: I den prosjektfasen vi er inne i nå og fram til innflytting er det noen oppgaver og funksjoner som tør være viktigere enn andre. Nedenfor er opplistet tentativt oppgaver som må ha prioritet fram til innflytting. Det må gjøres en nærmere vurdering og prioritering av funksjoner og oppgaver, men disse synes å være de viktigste. Noen av utviklingsoppgavene og gjøremålene vil ha grensesnitt mot andre administrative enheter ved høgskolen: Etablering og utvikling av et FDV-system for høgskolen samlet, inkludert reklamasjoner, avviksrapportering og responstid Utvikling av bestillingssystemer bl. a. rombookingsystem Sørviskvalitetsavtaler, tjenesteleveranser og vareleveranser Utvikling av miljøplan og avfallshåndtering Bidra til utvikling av opplegg for energieffektiv drift og energioppfølging Bidra til utvikling av opplegg for renholdsplanlegging og renholdskontroll Etablering og videreutvikling av kortsenter/låsekortsystemer Oppgaver knyttet til mottak av leveranser og vakthold Utvikling av brannorganisasjon Oppfølging av undervisningsarealer og AV-systemer Utvikling av skiltsystemer for kontorer, spesialrom og undervisningsarealer Utvikling av beredskaps-sikkerhets- og øvelsesopplegg Bidra til installasjon av kunstobjekter og møblering Utvikle et optimalt grensesnitt i forhold til Statsbygg sine oppgaver/tjenester Oppgaver knyttet til installasjoner og utprøving av spesialutstyr, lyd, lys og senerigg utstyr i kultursalen og i enkelte spesialrom

13 Driftspersonalets oppgaver og gjøremål i ordinær driftsfase: De ulike oppgavene og gjøremålene må avstemmes med Statsbygg, drift, tentativt og summarisk listes følgende: Følge opp serviceavtaler (ulike leverandører) : Standard utstyr (kopimaskiner, printere, kontorutstyr, AV-utstyr mv Spesialutstyr: arbeidsdeling mellom faglig virksomhet (egenkontroll) og drift (periodisk kontroll) på spesialutstyr. Håndtere avvik og reklamasjoner (feil på teknisk utstyr) skille mellom avvik som skader/har skadepotensiale (RUH) og avvik som begrenser tingens funksjonalitet. Kontrollere for avvik: på dører, vinduer, trapper mv, slitasjepunkter på overflater, dørautomatikk, nødutganger, rømningsveier, branndører, røkluker. Rydde/feie tekniske rom, ved komprimator, ved containere Renhold Periodiske kontrolloppgaver på brukerutstyr Avfallshåndtering Utenomhus boss, måking, strøing, beplantning Distribusjon av varer Oppfølging av leveranser Posthåndtering Adgangskort Rigging og flytting av inventar, tilrettelegging av undervisningsareal og fellesareal Reparasjon av inventar Melde behov vedr. vedlikehold budsjettinnspill Belysning, ventilasjon, varme Brannvern: opplæring, håndslukkeutstyr, øvelser og vedlikehold av brannorganisasjon Listen må bearbeides videre i samråd med Statsbygg

14 Vedlegg 2: Sak 38/13 Tilknyttet prosjektorganisasjonen - arealforvaltning og drift Følgende vil være tilknyttet enheten i prosjektperioden. Ansatte: Prosjektdirektør Endre Laastad Prosjektleder Knut Erik Kismul Driftssjef Øivind Henne Driftsleder Rune Sæbø Driftsleder Rune Jacobsen Driftstekniker Tor Arne Fossdal Driftstekniker Anders Midtun Driftstekniker Morten Lund Spesialrom, lys, lyd, rigg Innleide konsulenter: Erstad & Lekven Bergen AS ved Kjartan Åsmul. Fylkesnes AS ved Ronny Abrahamsen og Jan Åge Fasmer. Metropolis AS ved Hanne Arvik. Kjell Bård Danielsen. Andre Eli Bergsvik Innkjøp/inventar/spesialutstyr Møllendalsveien Møbler/interiør Utvikling av renholdsplan Estetikk og kunstprosjektet

15 SAK 39/13 GODKJENNING AV KVALITETSSIKRINGSSYSTEM FOR ph.d.-utdanning VED HØGSKOLEN I BERGEN 1. Dokumenter i saken 1. Styresak 33/2010 Utvikling av doktorgradsområder (Ref 2008/4438) 2. Styresak 24/2013 Avtale ved opptak til ph.d.-utdanning ved Høgskolen i Bergen (Ref 2008/4438) 3. Forskrift for graden philosophiae doctor (ph.d) ved Høgskolen i Bergen (legges fram i møtet) 4. Styresak 40/2013 Godkjenning av søknad til NOKUT om akkreditering av ph.d.-studiet «Studier av danning og didaktiske praksiser» ved Høgskolen i Bergen (Ref 2008/4438). 5. Forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning og fagskoleutdanning 6. Forskrift om tilsyn med utdanningskvaliteten i høyere utdanning (studietilsynsforskriften) 7. Kvalitetsmanifest - mål og rammer for arbeidet med kvalitet ved HiB 8. Kvalitetssikringssystem for ph.d.-utdanning (vedlegg 1) 9. Diverse retningslinjer som skal legges ved søknaden til NOKUT, og som ennå ikke har vært styrebehandlet (vedlegg 2, vedlegg 3, vedlegg 4, vedlegg 5, vedlegg 6) 2. Saken gjelder Høgskolen vil søke NOKUT om akkreditering av ph.d.-utdanningen «Studier av danning og didaktiske praksiser». Det vises her til etterfølgende styresak 40/2013. Som vedlegg til søknaden, skal høgskolen legge ved en beskrivelse av hvordan kvalitetssikring av ph.d.-utdanning er innlemmet i institusjonens øvrige kvalitetssikringssystem. I denne saken legger vi fram kvalitetssikringssystem for ph.d.-utdanning som planlegges ved høgskolen, og beskriver hvordan dette utgjør en del av høgskolens kvalitetssikringssystem. 3. Vurdering Høgskolens totale kvalitetssikringssystem er forankret i strategisk plan og høgskolens overordnede målsettinger. Kvalitetsmanifestet gir mål, retningslinjer og rammer for arbeidet med kvalitetssikring og kvalitetsutvikling ved Høgskolen i Bergen.

16 Kvalitetssikringssystem for ph.d.-utdanning er basert på etablerte prinsipper i høgskolens arbeid med kvalitet, jf. Kvalitetsmanifestet. Kvalitetssikringssystem for ph.d.-utdanning har en oppbygging tilsvarende kvalitetssikringssystemet for utdanningsvirksomheten. NOKUT godkjente systemet for kvalitetssikring av utdanningsvirksomheten i juni Kvalitetssikringssystemet for ph.d.-utdanning beskriver sentrale prosesser, aktører og fora som deltar i arbeidet med å sikre kvalitet i ph.d.-utdanning. Systemet viser hvordan arbeids- og ansvarsforhold mellom ulike aktører og fora er fastsatt. Det beskriver også hvordan den informasjonen systemet frembringer, blir lagt fram for ansvarlige fora og nivå i organisasjonen. Forskrift for graden philosophia doctor (ph.d.) ved Høgskolen i Bergen, godkjent av styret og endelig vedtatt av rektor , har vært et sentralt dokument i utviklingen av systemet. I etterkant av styrets godkjenning er forskriften vesentlig endret på ett punkt. Klageinstans for klage på avslag om godkjenning av avhandling, prøveforelesning og disputas er endret fra høgskolestyret til høgskolens klagenemnd. Endringen skjer etter en juridisk vurdering av en klagesak ved UiB. Forskriften er sendt Lovdata og er gjort gjeldende fra Andre sentrale retningslinjer og dokument som er utviklet for søknad om akkreditering av ph.d.-utdanning og anbefalt av FoU-utvalget er følgende: Avtale om opptak til ph.d.-utdanning ved Høgskolen i Bergen vedtatt av styret Retningslinjer for behandling av søknader om opptak til ph.d.-studier ved Høgskolen i Bergen vedtatt av FoU-utvalget (vedlegg 2) Retningslinjer for opptaksperiode på et ph.d.-studium ved Høgskolen i Bergen, vedtatt av FoU-utvalget (vedlegg 3) Retningslinjer for stipendiaters pliktarbeid, vedtatt av FoU-utvalget i (sak 06/2011). (vedlegg 4) Retningslinjer for utvidelse av stipendiatperioden på særskilte vilkår, vedtatt av FoU-utvalget (vedlegg 5) Retningslinjer og rutinebeskrivelser for utlysning-, tilsetting og oppfølging av stipendiatstillinger ved Høgskolen i Bergen, vedtatt i 2009, og justert og vedtatt av FoU-utvalget i forbindelse med behandling av søknad om akkreditering av ph.d.-studiet «Studium av danning og didaktiske praksiser». (vedlegg 6) I et vedlegg til dokumentet om kvalitetssikringssystem for ph.d.-utdanning, gir vi i tillegg oversikt over skjema, avtaler og retningslinjer som vil bli utviklet parallelt med søknadsbehandlingen i NOKUT.

17 Systemet er designet for å håndtere de tre første ph.d.-utdanningene som høgskolen søker godkjenning for i Det er naturlig at det sentrale ph.d.-utvalget foretar en årlig gjennomgang med eventuelle påfølgende revisjoner av kvalitetssikringssystemet basert på evalueringer og årsrapportering fra de første studiene som blir etablert. Høgskoledirektøren viser til premissene i saken og legger med dette kvalitetssikringssystemet fram for styret for godkjenning. 4. Innstilling til vedtak 1. Styret viser til premissene i saken og godkjenner kvalitetssikringssystem for ph.d.-utdanning ved Høgskolen i Bergen 2. Styret tar til etterretning regelsamlingen som FoU-utvalget har vedtatt i utviklingen av ph.d.-utdanning Bergen Audun Rivedal Høgskoledirektør Margareth Hauge Haagensen Utdanningsdirektør (s) Astrid Bårdgard Forskningsdirektør (s)

18 Kvalitetssikringssystem med rutinebeskrivelser for ph.d.-utdanning ved Høgskolen i Bergen 1

19 Innhold 1. Innledning Organisering Det sentrale ph.d.-utvalget Ph.d.-utvalg på avdelingsnivå (programutvalg) Fagansvarlig for ph.d.-studiet Administrasjon Tilsetting i stipendiatstillinger Opptak ph.d.-avtalen Opplæringsdelen Veiledning Evaluering av studiene Rapportering Avhandlingen Innlevering Oppnevning av bedømmelseskomiteen Innstilling fra bedømmelseskomiteen Offentliggjøring av avhandlingen Prøveforelesning Disputas Godkjenning av doktorgradsprøven Vedlegg Skjema og avtaler Lov, forskrift og retningslinjer Rutiner

20 1. Innledning I januar 2013 vedtok høgskolen forskrift for graden Philosophiae doctor (ph.d.) ved Høgskolen i Bergen. Forskriften er sendt til Norsk Lovtidende og gjort gjeldende fra 1. april I juni 2011 godkjente NOKUT systemet for kvalitetssikring av utdanningsvirksomheten ved HiB. Høgskolen arbeider kontinuerlig med å utvikle kvaliteten i utdanningene. Arbeidet er basert på de formelle kravene fra myndighetene og høgskolen sine egne målsettinger for kvalitet i utdanningene. Kvalitetssystem for ph.d.-utdanning er en del av det helhetlige kvalitetssikringssystemet ved Høgskolen i Bergen. 2. Organisering Høgskolestyret har det overordnete ansvaret for ph.d.-utdanningen ved HiB. Det sentrale ph.d.-utvalget skal være rådgivende overfor institusjonsledelsen. Høgskolestyret oppnevner utvalget og har delegert utvalget myndighet i enkeltsaker som vist i pkt 2.1 Et ph.d.-utvalg på avdelingsnivå (programutvalg) er rådgivende for avdelingsledelsen. Høgskolestyret oppnevner et programutvalg for hver akkreditert ph.d- utdanning. Utvalget er delegert myndighet fra styret i enkeltsaker, og har blant annet ansvar for opptak til ph.d.-studiet. Fagansvarlig for ph.d.-studiet er sekretær for programutvalget, og har ansvar for daglige drift av studiet som beskrevet i pkt 2.3. Fagansvarlig rapporterer til dekan, og legger ellers fram saker til behandling i programutvalget, som vist i pkt 2.2. Dekanen har det faglige og administrative ansvaret for opptak til og gjennomføring av ph.d.-utdanningen ved sin avdeling. Studiet administreres og forvaltes operativt av Seksjon for forskning og ekstern samhandling som vist i pkt 2.4. Dekanen, forskningsdirektøren og det sentrale ph.d.-utvalget rapporterer til høgskoledirektøren. 3

21 2.1 Det sentrale ph.d.-utvalget Ph.d.-utvalget er oppnevnt av og handler på fullmakt fra høgskolestyret. Utvalget skal utarbeide og forvalte felles retningslinjer og rutiner i henhold til forskrift for graden philosophiae doctor (ph.d.) ved Høgskolen i Bergen. Det er delegert beslutningsmyndighet i enkeltsaker. Ph.d.-utvalget har følgende mandat: være rådgivende overfor institusjonen delegert myndighet fra styret i disse enkeltsakene: fastsette studie- og emneplaner for ph.d.- studiet opprette komitéer for bedømmelse av avhandling og disputas etter innstilling fra programutvalget godkjenne endelig doktorgradsprøve behandle policy og klager Ph.d.-utvalget skal ha 7-9 medlemmer og bestå av: rektor, eller en person som rektor bemyndiger, er leder for utvalget dekan eller prodekan for forsking fra høgskolens tre avdelinger en professor fra hvert ph.d.-studium (inntil 3) en stipendiat en ekstern professor fra annet ph.d.-miljø Studentparlamentet kan peke ut en masterstudent som observatør i utvalget. Forskningsdirektøren er sekretær for utvalget. Utvalget oppnevnes for en periode på fire år, unntatt stipendiatrepresentanten, som oppnevnes for to år. Studentobservatøren oppnevnes for ett år om gangen. Det oppnevnes personlige varamedlemmer. Sammensetningen av utvalget skal følge reglene i Likestillingslovens 21 om representasjon av begge kjønn i utvalg. 2.2 Ph.d.-utvalg på avdelingsnivå (programutvalg) Et programutvalg for hver akkreditert ph.d.-utdanning blir oppnevnt av høgskolestyret. Utvalget er forankret i avdelingen. Dekan fremmer forslag til medlemmer for høgskoledirektøren. Programutvalget har følgende mandat: være rådgivende overfor ledelsen ved avdelingen delegert beslutningsmyndighet fra styret innen følgende enkeltområder: 4

22 vedta hvilke utdanningsområder som kan godkjennes som grunnlag for opptak til det aktuelle ph.d.-studiet godkjenne opptak til ph.d.-studiet godkjenne veiledere, prosjektbeskrivelse og framdriftsplan følge opp framdrift for ph.d.-kandidater som er tatt opp på studiet gjennomføre tiltak for å kvalitetssikre ph.d.-utdanningen motta og behandle søknad om å få avhandlingen bedømt innstille medlemmer til bedømmelseskomite overfor ph.d.-utvalget avgjøre saker som angår den enkelte ph.d.-kandidat Programutvalget har 5 medlemmer og består av: leder for utvalget: vitenskapelig tilsatt med professorkompetanse tre vitenskapelig ansatte knyttet til undervisning, veiledning eller forskning rettet mot ph.d.-studiet en stipendiat Totalt skal minst tre av medlemmene i utvalget skal ha professorkompetanse. Fagansvarlig for ph.d.-studiet er sekretær for utvalget. Utvalget oppnevnes for fire år om gangen, unntatt stipendiatrepresentanten, som oppnevnes for to år. Det oppnevnes personlige varamedlemmer. Sammensetning av utvalget skal følge reglene i Likestillingslovens 21 om representasjon av begge kjønn i utvalg. 2.3 Fagansvarlig for ph.d.-studiet Den fagansvarlige for ph.d.-studiet har ansvar for tilrettelegging og daglig drift av studiet. Sentrale oppgaver er å holde oppstartsmøter med ph.d.-kandidater, organisere og utvikle kurstilbudet i opplæringsdelen, sluttevaluering av kursene, årlige oppfølgingsmøter med veiledere og studenter inkludert midtveisevaluering. Fagansvarlig er sekretær for programutvalget og sørger for årlig rapportering til utvalget, se pkt 8. Den fagansvarlige vil samarbeidet tett med seksjon for forskning og ekstern samhandling, og rapporterer til dekan. Den fagansvarlige for et ph.dstudium skal ha professorkompetanse. 2.4 Administrasjon Seksjon for forskning og ekstern samhandling har det forvaltningsmessige ansvaret for ph.d.-utdanningen. Forskningsdirektøren er sekretær for det sentrale ph.d.- utvalget. 5

23 Seksjon for forskning og ekstern samhandling legger til rette for at ph.d.-kandidatene får tilbud om og gis optimal støtte, i samarbeid med de øvrige seksjonene i Sentraladministrasjonen. Seksjon for utdanning har det overordnete ansvaret for administrasjon av eksamen for ph.d.-emnene ved blant annet registrering av kandidater, oppmelding til eksamen og utskriving av vitnemål/ds. Seksjon for økonomi legger til rette for prosjektkontoer med egne driftsmidler for alle ph.d.-kandidater. Seksjon for personal- og organisasjonsutvikling har ansvaret for utlysning av og tilsetting i stipendiatstillinger. Høgskolen har utarbeidet skjema og avtaler for ph.d.-utdanningen, se vedlegg. 3. Tilsetting i stipendiatstillinger Tilsetting i stipendiatstillinger skjer etter forskrift om ansettelsesvilkår for stillinger som postdoktor, stipendiat, vitenskapelig assistent og spesialistkandidat, og høgskolens egne rutiner for tilsetting i vitenskapelige stillinger. Seksjon for personal og organisasjonsutvikling har ansvar for prosessen med utlysning av og tilsetting i stipendiatstillinger. Instituttleder/senterleder/programansvarlig innstiller for tilsetting i stipendiatstillinger. Høgskolens tilsettingsutvalg tilsetter stipendiatene. Høgskolens rutiner er samlet i rekrutteringshåndbok for HiB og i de generelle retningslinjer og rutiner for tilsetting, opptak og oppfølging av stipendiater som søker ph.d. studium ved Høgskolen i Bergen, se vedlegg. Høgskolen har egne retningslinjer for stipendiaters pliktarbeid ved HiB, og retningslinjer for innvilgelse av permisjon og utvidelse av stipendiatperioden. Seksjon for forskning og ekstern samhandling har ansvar for saksbehandling av sentrale ressurser og prioritering av områder for utlysing av stillinger. Seksjonen har også ansvaret for koordinering av tilsettings- og opptaksprosess. 4. Opptak Opptak til ph.d.-utdanningen skjer etter forskrift for graden graden philosophiae doctor (ph.d.) ved HiB og opptakskriterier gitt i studieplan. Det sentrale ph.d.-utvalget fastsetter skjema for søknad om opptak til ph.d.-studium ved HiB, se vedlegg. 6

24 Det sentrale ph.d.-utvalget kan fastsette kriterier for rangering mellom kvalifiserte søkere, dersom det er flere søkere enn studieplasser. Programutvalget ved avdelingen har ansvaret for opptak til ph.d-utdanningen. Det kan fastsette krav til dokumentasjon utover det skjema for søknad om opptak krever. Kravene skal være i tråd med kriterier som er åpent tilgjengelig og i samsvar med HiB sin rekrutteringspolitikk og faglige profil. Kandidaten sender sin søknad om opptak til HiB. Normalt skal kandidaten søke opptak innen tre måneder etter oppstarten av det forskningsprosjektet som skal lede frem til ph.d.-graden. Programutvalget vedtar opptak utfra en samlet vurdering av søknaden. I vedtaket skal programutvalget: oppnevne minst én veileder plassere ansvaret for å håndtere andre behov som er skissert i søknaden fastsette avtaleperiode med start- og sluttdato. Startdato er lik startdato for finansiering. Eventuell forlengelse av avtaleperioden skal følge forskriften for graden philosophia doctor ved Høgskolen i Bergen og vedtatte retningslinjer som følger av den, se vedlegg. Programutvalget kan avslå opptak dersom: avtaler med ekstern tredjepart hindrer offentliggjøring og offentlig forsvar av avhandlingen de immaterialrettslige avtaler som er inngått, er så urimelige at Høgskolen i Bergen ikke bør medvirke i prosjektet søkeren ikke kan oppfylle kravet om at minimum ett år av prosjektet skal gjennomføres etter at vedkommende er tatt opp til ph.d. utdanningen, jf. 5-1 Søker kan klage på avslag på søknad om opptak etter forvaltningsloven 28. Det sentrale ph.d-utvalget kan oppheve eller endre vedtaket. Hvis vedtaket ikke blir endret, sendes klagen til Klagenemnda ved HiB. 4.1 ph.d.-avtalen Opptaket er formelt når kandidat, fagansvarlig, veileder og dekan har signert avtale om opptak ved ph.d.-utdanningen. Det sentrale ph.d.-utvalget fastsetter skjema for avtale om opptak til ph.d.-utdanning, se vedlegg. Avtalen regulerer partenes rettigheter og plikter i opptaksperioden. Den 7

25 skal sikre at kandidaten deltar regelmessig i et aktivt forskermiljø og legge til rette for at kandidaten kan gjennomføre ph.d. utdanningen til avtalt tid. Seksjon for forskning og ekstern samhandling har administrativt ansvar for Avtale om opptak til ph.d.-utdanning. Ph.d. kandidater med finansiering fra, tilsetting hos eller andre bidrag fra en ekstern part skal inngå egen avtale med institusjonen og den eksterne part, jf. fastsatte retningslinjer. Skal ph.d. kandidaten ha tilknytning til utenlandske institusjoner, må høgskolens retningslinjer for slikt samarbeid følges, og egne avtaler inngås på fastsatte skjema. Avtalen skal normalt foreligge sammen med opptaksavtalen. Programutvalget for ph.d.-studiet skal godkjenne betydelige endringer i avtalen, som vil påvirke gjennomføringen av forskningsprosjektet eller opplæringsdelen. Programutvalget kan forlenge avtaleperioden etter en begrunnet søknad. Får kandidaten forlenget avtaleperioden, kan programutvalget sette ytterligere betingelser, jf retningslinjer for utvidelse av opptaksperioden. 5. Opplæringsdelen Det sentrale ph.d.-utvalget godkjenner studie- og emneplaner for ph.d.- utdanningen. Studieplanen spesifiserer kravene til innhold i opplæringsdelen. Opplæringsdelen skal tilsvare minst 30 studiepoeng (sp), der minst 20 sp skal være fullført etter opptak. Elementer som skal inngå i opplæringsdelen, bør ikke være eldre enn 2 år ved opptaksdato. Dekan har ansvar for at opplæringsdelen, sammen med avhandlingsarbeidet, gir utdanning på høyt faglig nivå og i samsvar med internasjonal standard. Programutvalget godkjenner opplæringsdelen, når de gjør vedtaket om opptak til ph.d.-studiet. Plan for opplæringsdelen er et punkt i ph.d.-kandidaten sin søknad om opptak. Dersom høgskolen ikke selv arrangerer hele opplæringsdelen, skal HiB legge forholdene til rette for at kandidaten får tilsvarende opplæring ved andre institusjoner. Godkjenner programutvalget opplæring ved andre institusjoner, skal fagansvarlig og veileder legge til rette for dette. Kurs på doktorgradsnivå ved annen institusjon skal godkjennes i samsvar med reglene i Lov om universiteter og høyskoler, 3, 3 5 første ledd. 8

26 Eventuelle endringer i godkjent plan for opplæring skal kandidaten utarbeide i samråd med sin hovedveileder. Endringer i opplæringsdelen må godkjennes av programutvalget. Kandidaten søker på eget skjema, se vedlegg Seksjon for utdanning registrerer kandidatene i FS ut fra de opplysningene i søknadsskjemaet. Seksjonen legger til rette at oppmelding til, gjennomføring av og eksamensresultat for emner i opplæringsdelen blir registrert i FS. Kandidaten kan klage på karakterfastsetting og formelle feil ved eksamen, jf lov om universiteter og høyskoler 5 2 og 5 3. Forskrift om eksamen for HiB og retningslinjer ved plagiat og fusk ved HiB gjelder også ph.d.-utdanningen. 6. Veiledning Ph.d.- kandidaten skal normalt ha to veiledere, en hovedveileder og en medveileder. Hovedveileder har det faglige hovedansvaret for kandidaten. Dersom programutvalget har oppnevnt en ekstern hovedveileder, skal medveileder være tilsatt ved HiB Begge veilederne skal ha doktorgrad eller tilsvarende kompetanse innen fagfeltet og være aktive forskere. Minst en av veilederne skal ha professorkompetanse. Alle nye veiledere ved HiB skal ha gjennomført kurs i ph.d.-veiledning/forskerveiledning. Dekan, fagansvarlig og veiledere skal sikre at ph.d. kandidaten deltar i et aktivt forskningsmiljø. Ph.d.-kandidaten skal gjøre seg tilgjengelig for jevnlig veiledning og følge de plikter som et forskningsprosjekt krever, slik det går fram av Høgskolen i Bergens internkontrollsystem for etikk i forskning. Kandidaten og veilederne skal signere Avtale om opptak til ph.d.-utdanning, Del B: Avtale om faglig veiledning. Denne avtalen fastsetter partenes rettigheter og plikter knyttet til veiledning i avtaleperioden, se vedlegg. Seksjon for forskning og ekstern samhandling har administrativt ansvar for Avtale om opptak til ph.d.-utdanning. Programutvalget kan oppnevne ny veileder, dersom ph.d. kandidat og veileder ber om det. Veileder kan ikke fratre før ny veileder er oppnevnt. Programutvalget behandler og avgjør tvister om veileders og kandidats faglige rettigheter og plikter, dersom partene ber om det. 9

27 7. Evaluering av studiene Studentenes evaluering av studier gir høgskolen grunnlag for å vurdere og dokumentere kvaliteten i utdanningen. Midtveis i ph.d.-studiet arrangeres en obligatorisk midtveisevaluering, der kandidaten presenterer og evaluerer fremdriften i eget studium og ph.d.-prosjekt, for sin veileder, en ekstern forsker og fagansvarlig for ph.d.-studiet. Programutvalget oppnevner den eksterne forskeren. I evalueringen kan studenten ta opp forhold som er av betydning for fremdriften i studiet, og drøfte hvordan framdriften kan sikres videre. Fagansvarlig legger til rette for at kandidatene sluttevaluerer emner i opplæringsdelen. Seksjon for utdanning utarbeider opplegg for sluttevalueringen, etter prinsippene for evaluering i kvalitetssikringssystemet ved HiB. 8. Rapportering Fagansvarlig oppsummerer evalueringene i en rapport og presenterer den for det sentrale ph.d.- utvalget. Dekanen og fagansvarlig har ansvar for å følge opp eventuelle vedtak om endringer. Veiledere og ph.d.-kandidaten rapporterer årlig om framdriften i ph.d.-utdanningen. Partene har forpliktet seg til dette da de signerte avtale om opptak til ph.d.-utdanning, Del A. De bruker et skjema for framdriftsrapport som det sentrale ph.d-utvalget har fastsatt. Progresjon og eventuelle avvik i forhold til godkjent plan for utdanningen, skal rapporteres til fagansvarlig innen 1. november hvert år. Se egne retningslinjer og rutiner. Fagansvarlig skal på bakgrunn av rapporten holde separate oppfølgingssamtaler med ph.d.-student og veileder. Framdriftsrapportene legges fram for programutvalget. Rapporten skal vise om kandidaten holder framdriften som planlagt og om partene møter kravene til veiledning. Fagansvarlig legger fram sin egen rapport for hver kandidat basert på oppfølgingssamtalene. Programutvalget vedtar eventuelle tiltak for å kvalitetssikre ph.d.-utdanningen. Mangelfull eller utilfredsstillende rapportering fra kandidaten til programutvalget kan føre til tvungen avslutning av ph.d.-utdanningen før utløpet av opptaksperioden, jf ph.d.- forskrift HiB 5-5. Programutvalget sender samlet rapport om status for ph.d.-utdanningen og ph.d.- kandidatenes framdrift til dekan og det sentrale ph.d.-utvalget Dekan og det sentrale ph.d.-utvalget rapporterer årlig til høgskoledirektøren. Høgskoledirektøren rapporterer til styret i forbindelse med årsrapport og plan. 10

28 Styret fastsetter eventuelle tiltak i forbindelse med årsplaner. 9. Avhandlingen 9.1 Innlevering Kravene til avhandlingen framgår av høgskolens ph.d.-forskrift 10. Hovedveileder skal gjøre ansvarlig instans oppmerksom på at kandidaten snart leverer avhandlingen, slik at nødvendig forberedelse kan starte. Ph.d.-kandidaten søker om å få bedømt sin avhandling. Søknaden og de nødvendige vedlegg sender kandidaten til høgskolen. Programutvalget behandler søknaden. Dersom søknad ikke fyller kravene gitt i ph.d.-forskriften 13-1, skal programutvalget avvise den. Programutvalget kan avvise søknaden dersom det er åpenbart at avhandlingen ikke holder høy nok vitenskapelig kvalitet og vil bli underkjent av en komite. Oppfyller søknaden kravene og programutvalget godkjenner søknaden, starter prosessen med å oppnevne en bedømmelseskomite. Det skal normalt ikke gå mer enn 5 måneder fra innlevering til disputas. 9.2 Oppnevning av bedømmelseskomiteen Programutvalget for ph.d.-utdanningen innstiller medlemmer til en sakkyndig komite som skal bedømme avhandling og disputas. Krav til sammensetning av komiteen er gitt i ph.d.-forskriften 14. I innstillingen skal programutvalget begrunne sammensetning av komiteen og vise hvordan den samlet dekker avhandlingens fagfelt. Habilitetsreglene i forvaltningslovens 6 gjelder for komiteens medlemmer. Det sentrale ph.d.-utvalget oppnevner bedømmelseskomiteen utfra innstillingen, og peker ut en leder av komiteen. Styret fastsetter prosedyren for oppnevning av komiteen. Fagansvarlig gir ph.d.-kandidaten melding om forslaget til sammensetning av komitéen. Kandidaten kan gi skriftlige merknader til forslaget innen en uke etter at vedkommende ble gjort kjent med dette. Hvis kandidaten ikke har merknader, så må fagansvarlig få beskjed snarest. 11

29 9.3 Innstilling fra bedømmelseskomiteen Bedømmelseskomiteen skal avgi innstilling om avhandlingen er verdig til å forsvares for ph.d.-graden. Komiteen skal levere sin innstilling seinest 3 måneder etter den mottok avhandlingen til bedømmelse. Innstillingen og eventuell dissenser skal være begrunnet når den sendes til programutvalget. Programutvalget legger innstillingen fram for ph.d. kandidaten. Kandidaten får en frist på 10 arbeidsdager til å gi skriftlige merknader til innstillingen. Hvis kandidaten ikke har merknader, skal programutvalget ha skriftlig beskjed om dette så fort som mulig. Har kandidaten merknader til innstillingen, skal disse sendes til det sentrale ph.d.- utvalget. Programutvalget sender innstillingen fra bedømmelseskomiteen til det sentrale ph.d.- utvalget. Det sentrale ph.d.-utvalget vedtar om avhandlingen er verdig til å forsvares. Ph.d.-forskriften 16 gir retningslinjer for hvordan ph.d.-utvalget behandler enstemmige eller delte innstillinger fra bedømmelseskomiteen. Ph.d.-forskriften 15-2 gir retningslinjer for omarbeiding av innlevert avhandling, 15-4 om retting av formelle feil i avhandlingen og 17 Ny innlevering. 9.4 Offentliggjøring av avhandlingen Når avhandlingen er funnet verdig til forsvar, leverer kandidaten avhandlingen til høgskolen i godkjent format og i henhold til høgskolens bestemmelser, jf. ph.d.- forskriften Kandidaten leverer også et kortfattet sammendrag av avhandlingen på engelsk og norsk, som skal publiseres offentlig. Avhandlingen blir offentliggjort i den form den ble levert til bedømmelse, eventuelt etter omarbeiding på grunnlag av komiteens foreløpige kommentarer, jf Avhandlingen skal være offentlig tilgjengelig ved HiB senest 2 uker før dato for offentlig forsvar. Det kan ikke legges restriksjoner på offentliggjøring av en doktorgradsavhandling, med unntak av en på forhånd avtalt utsettelse av datoen for offentliggjøring. 12