T-utvalget ved UNIT. Mandat. Medlemmer (15) [Mandat] [Medlemmer] [Møter] [Dokumenter] [IT-strategiprosessen]

Transkript

1 IT-utvalget ved UNIT T-utvalget ved UNIT [Mandat] [Medlemmer] [Møter] [Dokumenter] [IT-strategiprosessen] Mandat Kollegiet fattet på møtet 28. september 1994 følgende vedtak : 1. Kollegiet vedtar å opprette et IT-utvalg ved Universitetet i Trondheim 2. IT utvalget gis følgende mandat : IT-utvalget skal være rådgivende utvalg for universitetsledelsen i strategisk- og budsjettmessig sammenheng innen IT-området. Dette innbebærer å: ha ansvar for utarbeidelse og revisjon av IT-strategiplaner og årlig vurdere de foreslåtte handlingsplaner gi råd om investeringer til felles tiltak gi råd om prioriteringer innen IT-området medvirke til at Trondheims-miljøet videreutvikles som nasjonalt kraftsenter innen bruk av informasjonsteknologi til undervisning og forskning. 3. Rektor gis fullmakt til å oppnevnte utvalgets medlemmer etter forslag fra enhetene og Studentalltinget. Ved oppnevningen skal det tas hensyn til den kjønnsmessige balansen i utvalget. 4. Universitetsdirektøren bes om å legge fram en årlig rapport om utvalgets arbeid. Medlemmer (15) Fak.dir. Birger Hoggen, Fak. for berg-, petroleum og metallurgi NTH - leder epost:birger.hoggen@berg.unit.no (1 of 3) :50:42

2 IT-utvalget ved UNIT Univ. dir. Tor H. Johansen - UNA epost:tor.johansen@adm.unit.no Prof. Lars O. Grande, Inst. for geoteknikk NTH (A. Emdal er vara) epost:lars.grande@geotek.unit.no Avd. leder Aud Lamvik, NTUB epost:audl@due.unit.no Prof. Bjørnar Pettersen, Inst. for marin hydrodynamikk NTH epost:bjoernar.pettersen@marin.unit.no F. kons. Kjell Arntzen, Universitetsbiblioteket VM epost:kjell.arntzen@ubt.unit.no F. aman. Bjørn Olstad, Inst. for datateknikk og telematikk NTH epost:bjoernar.olstad@idt.unit.no Fak. dir. Tor Olaussen, Dmf epost:tor.olaussen@dmf.unit.no F.aman. Asmund Lien, HF-fakultetet AVH epost:asmund.lien@hf.unit.no Prof. Agnar Aamodt, Inst. for informatikk AVH epost:agnar.aamodt@ifi.unit.no Prof. Kristen Ringdal, Inst for sosiologi og statsvitenskap E. Berge er vara og har e-post: erling.berge@svf.unit.no Student Arne Adli, Salt epost: Student Steinar Hansen, Salt epost: F. konsulent Kristen Gjervan, Økonomiavd. NTH epost:kristen.gjervan@adm.nth.unit.no IT-sjef Stig O. Johnsen, IT-avdelingen UNA - sekretær epost:stig.johnsen@itea.unit.no (2 of 3) :50:42

3 IT-utvalget ved UNIT Møteplan Kollegierommet Kollegierommet Teknostallen Kollegierommet 5. 28/ Vikhammar Hotel Kollegierommet 7. 23/ Vikhammar Hotel Dokumenter : Arbeidsnotat fra seminaret den > Stig O. Johnsen : Arbeidsnotat nr.1 --> Stig O. Johnsen IT-strategi prosessen Ansvarlig redaktør er IT-sjef Stig Ole Johnsen. Siste oppdatert 26. oktober 1995 av Ståle Haverstadløkken (3 of 3) :50:42

4 N_ UNIVERSITETET I TRONDHEIM UNIVERSITETSADMINISTRASJONEN MØTEREFERAT Til: Arnfinn Emdal, (Lars O. Grande), Bjørn Olstad, Birger Hoggen, Kristen Gjervan, Asmund Lien, Agnar Aamodt,Erling Berge, (Kristen Ringdal), Kjell Arntzen, Arne Adli, Steinar Hansen, Aud Lamvik, Bjørnar Pettersen, Tor Olaussen, Tor H. Johansen Dato: Fra: Stig Ole Johnsen Arkiv: Kopi: Møtested: IT-ledermøtet Vikhammer hotell Møtetid: Torsdag 28. og fredag Om: Arbeidsseminar 2 - IT strategi ved UNIT (&NTNU) Jeg vil med dette sende et kort møtereferat, hvor vi renskriver de foilene som ble lagt fram i møtet torsdag 28. og fredag Sterke og svake sider vi gjør noe med Svake sider vi skal forbedre 1. Det er i for stor grad en desentral organisering innen IT, som leder til - For dårlig utnyttelse av budsjettene - For dårlig styring/"ingen" styring - Manglende koordinering for investering lokalt - Org.modell og øk.modell - hindrer samarbeid 2. Liten sentral satsning på IT i undervisning, nettutbygging, tungregning og visualisering. 3. Utbygging av stamnett og spredenett er forsømt. Vi mangler nett til studenter og forelesningssaler. 4. Utbygging og bruk av globale nettjenester er forsømt. 5. Opplæring av personale på fakultet/institutt kan forbedres mht. bruk av IT. Informasjon om tilgjengelige ITløsninger, og muligheter er for dårlig. Det er for uoversiktlig 6. Utveksling av dokumenter mellom avdelingene ved UNIT er for vanskelige. Det benyttes for mange forskjellige løsninger. (1 of 13) :50:43

5 N_ Det er for tilfeldig utnyttelse av IT i administrasjonene - eks. fullført saksbehandling - vi bør kunne få til et bedre samspill - ikke alle har eller bruker epost i administrasjonen. 8. Vi måler ikke i tilstrekkelig grad effekten av det vi gjør mht. IT-satsning og IT-investeringer, og vi henter ikke ut gevinsten fra dette. 9. Kommunikasjon med brukerne kan og bør forbedres, eksempelvis mot studentene, som bør få bedre informasjon om IT-løsninger (kanskje via "Personlig kontakt/forum". 10. Samarbeidet med andre IT-organisasjoner i Trondheimsmiljøet kan forbedres. Eksempelvis mellom BIBSYS/ UNINETT/SINTEF/STATOIL/Tr.heim kommune/telenor. 11. ITEA mangler spisskompetanse på NYE teknologiske satsningsområder. Det er et gap mellom ITEAs kompetanse og fagmiljø. 12. Det er stor mangel på arbeidsplasser med IT-utstyr for hovedfagsstudenter. 13. Det er manglende koordinering i valg av programvare. 14. NTH/NTNU har trolig landets dårligste IT-undervisning (fra studentrepresentanten i Datapenalet). Sterke sider vi skal bygge videre på 1. IT-miljøet ved UNIT er stort, og vi har mye ressurser både mht. kompetanse og økonomi. Vi har sterk IT-faglig og teknisk kompetanse i Trondheimsmiljøet. Vi har STOR bredde i teknologi som vi kan utnytte bevisst. 2. NTNU, vil kunne bli en støttepillar for satsning på IT. For det første er det Norges teknologiske kraftsenter. Deretter er det en teknisk/naturvitenskapelig sammensmelting som gir mulighet for tverrfaglig synergi og smitte, basert på det allmennfaglige i et universitet. 3. UNIT tar IT-planlegging på alvor, og legger mye arbeid i å lage handlingsplaner og budsjetter som kan utføres. 4. UNIT er en stor kunde mot IT-leverandører, og kan utnytte samarbeid med andre universiteter, for å få gode innkjøpsavtaler. Vi har etablert gode sentrale innkjøpsavtaler - hvor UNIT totalt sparer betydelige beløp. 5. Har mange gode samarbeidspartnere i Trondheimsmiljøet på IT-sida, eksempelvis UNIT, BIBSYS, SINTEF. Vi har store muligheter til å utnytte samrbeidet bedre og programmer med næringslivet. 6. Vi har organisert brukerstøtten godt, med et sentralt og desentralt apparat. 7. Vi har et godt miljø for datastøttet læring og fjernundervisning. 8. Har gjennomført standardisering innen visse områder som har vært vellykket. 9. I det faglige UNIT-miljøet er det god kompetanse for å innføre IT på en god måte, dvs. mht. organisasjonsutvikling, nye samarbeidsformer osv. Vi tenker på senter for Teknologi og samfunn, PAKT..osv. (2 of 13) :50:43

6 N_ Omforente mål og strategier FORSKNING M1. NTNU skal være det nasjonale IT-kraftsenter og knutepunkt i Norgesnettet, vitenskapelig og teknologisk. M2. Informasjonsteknologi skal støtte samarbeid på tvers i hele universitetsmiljøet. M3. Felles IT-infrastruktur og IT-verktøy skal standardiseres (med måte og via gode prosesser). M4. Det skal bygges ut en bredt tilrettelagt IT-infrastruktur (nett) med frihet til å bruke NYE verktøy. M5. All IT-satsing skal være brukerdrevet, med en sterk sentral/lokal samhandling slik at vi oppnår effektiv bruk av IT S1: Skape forståelse/bevissthet for IT S2: Brukermedvirkning/prosesser. M6. NTNU vil legge forholdene til rette for å utnytte informasjonsteknologi i forskning og undervisning og vil bygge opp under tanken om det elektroniske forskningslaboratorium. M7. Det skal være rask formidling av forskningsresultater ved bruk av IT; både mht. tungregning, visualisering og multimedia. UNDERVISNING: M8. NTNU skal være best i landet for bruk av IT I UNDERVISNINGEN i løpet av planperioden mot år M9. All informasjon studentene trenger for studiegjennomføringen skal være tilgjengelig på elektronisk form. ADMINISTRASJON: M11. All informasjon skal være tilgjengelig på elektronisk form - skjemaer, reglementer, instrukser osv. M12. Studentene skal ha tilgang til elektroniske skranketjenester for alle enkle administrative oppgaver. Strategier knyttet til målene M2. Informasjonsteknologi skal støtte samarbeid på tvers i hele universitetsmiljøet. S2.1. Ansatt og institutter profiler på WEB. S2.2. Ta i bruk konferansesystemer og gruppevare for samhandling ved NTNU. (3 of 13) :50:43

7 N_ M4. Det skal bygges ut en bredt tilrettelagt IT-infrastruktur (nett) med frihet til å bruke NYE verktøy. S4.1. Tilby et geografisk distribuert NETT MED HØY KAPASITET. S4.2. Realisere et sett med basis Nettjenester man kan kople seg til "like enkelt" som med telefon. S4.3. Etablere sentrale drifts- og støttetjenester for brukerne av nettet. S4.4. Åpen, utbyggbar nettarkitektur. M6. NTNU vil legge forholdene til rette for å utnytte informasjonsteknologi i forskning og undervisning. S6.1. Nettilknytning og leseplass, kontor, forelesningssal, bibliotek. S6.2. Brukerutstyr og programvare (Fag.spesifikk programvare). S6.3 Opplæring, markedsføring og kontaktpersoner. M8. Best i landet for bruk av IT i UNDERVISNINGEN i løpet av planperioden (-2000) S8.1 "All informasjon" tilgjengelig for studenter og faglærere på elektronisk form. (4 of 13) :50:43

8 N_ S8.2. Ta i bruk utprøvde pakkeløsninger som er lett å ta i bruk gjennom prosjekter. S8.3. "Kontinuerlige pilot-prosjekter" og aktiviteter som støtter bruk av IT. S8.4. Vektlegge OPPLÆRING av personell. S8.5 Aktiv brukerstyring/-medvirkning. S8.6 "Tilby noen studiekurs kun på Web". M10. Informasjonsteknologi skal utnyttes for å effektivisere NTNUs administrasjon. S10.1. Tilby databaserte skranketjenester for studenter. S10.2. Tilrettelegge infrastruktur for å gi tilgang til all fellesinformasjon på elektronisk form - eksempelvis skjemaer, regler, instrukser. S10.3. Utarbeide matnyttige tjenester med "kokebøker" i nært samarbeid med brukerne ("Kort vei fra info.givere til mediet"). S10.4. Det må settes av ressurser for å gjennomføre dette og drive det. (5 of 13) :50:43

9 N_ IT-Budsjett og handlingsplaner Det var et klart ønske fra IT-Utvalget om å samle midlene som benyttes til IT ved UNIT i en sentral pott under strategisk styring fra IT-avdelingen og IT-Utvalget. Spesielt midler som benyttes til utbygging av datanett og datasaler for studentene burde samles sentralt. Som en minimusløsning burde de midlene som er satt av til IT i dag fra NTH & AVH-nivået samles i en sentral pott under IT-avdelingen. Dette bør økes for å ivareta nettutbygging ved UNIT. Det ble derfor lagt fram et forslag for IT utvalget på Vikhammer på ca. 40 mill.kr pr. år for å ivareta nettutbyggingen. Kollegiet oppnevnte i 1995 UNITs IT-utvalg. Utvalget har hatt arbeidsseminarer for å utarbeide forslag til overordnet IT-strategi for universitetet. Etter initiativ fra utvalget foreslås det at UNIT søker om ekstraordinære midler i forbindelse med overgangen til NTNU på i alt 98 mill. kr.(ref. avsnitt 3.7). ITEAs viktigste mål for 1996 IT-utvalget har også gjennomgått forslaget til handlingsplan for ITEA. Denne danner grunnlaget for ITEAs tre hovedsatsninger i 1996: Bidra til målsetningen "Trondheim som nasjonalt kraftsenter innen bruk av informasjonsteknologi for forskning og undervisning". Nødvendige delmål: Nettverksutbygging. Videreføring og fornying innen tungregning. Videreføring av "Datapennalet" som nå er i pilotfase. Mer og bedre opplæring i bruk av IT som verktøy. 2. Effektivisering av NTNUs administrasjon. Fullført saksbehandling Nytt studieadministrativt system og dr.gradsregister. Bedre kontorstøttetjenester (E-post, arkiv, felles datamapper). Brukervennlige og distribuerte økonomi- og personalsystemer. 3. Kostnadsreduksjon i bruk av IT. Bedre fellesløsninger innen basisområdene IT-infrastruktur (standardisering). Effektivisering og samordning av de desentrale og sentrale IT driftsenhetene. I tillegg har ITEA prioritert en del prosjekter og tiltak innenfor sitt ansvarsområde. Konsekvenser innen IT som følge av NTNU IT-utvalget oppnevnt av Kollegiet har arbeidet med ny IT strategiplan for NTNU. Utvalget oppfordret IT-sjefen til å utvise en visjonær holdning til IT-satsningen i det nye NTNU. Tverrfaglighet innen forskning og undervisning er også betinget av en IT-struktur som må kjennetegnes ved solid infrastruktur (fysisk nettverk med høy kapasitet, kraftige fellesressurser, gjennomgående standardiserte dataformater og datamodeller) og rasjonelle løsninger med hensyn til drift og brukerstøtte av 2500 PCer og arbeidsstasjoner for de ansatte. Samtidig vil studenter i økende grad kreve IT-tjenester til sine egne Pcer i form av programvare og mulighet for nettjenester. ITEA vil fortsette arbeidet med en bedre standardisering innen IT-området, samtidig som behovet for videreutvikling innenfor et teknologisk mangfold må tilgodeses. Dette betinger gode relasjoner mellom de sentrale og de desentrale ITorganene, både på brukersiden (fakultære IT brukerutvalg) og mot lokale IT driftsenheter. Forholdet til enhetenes budsjettering. (6 of 13) :50:43

10 N_ Hittil har AVH og NTH årlig satt av sentrale midler til ulike IT-formål. Når enhetene forsvinner fra kommende årsskifte er det viktig at slike tiltak blir ivaretatt via UNA, dvs. ITEA. Eksempler på slike tiltak er drift av studentsaler på NTH, brukerstøtte for høgskoleadm. o.l. Det har også vært vanlig at IT-prosjekter har nydt godt av salderingene på slutten av hvert budsjettår, med til dels store investeringer. Slike nærmest årvisse investeringer betyr i realiteteten en slags variabel budsjettpost av betydelig størrelse, men usynlig for de sentrale beslutningstakerne (kollegiet). Interne tiltak i ITEA ITEA har i allmøter behandlet en liste over interne tiltak. Følgende punkter ønskes vedtatt: Klargjøre ITEAs lønnspolitikk, samt rydde opp lønnsplasseringene. Rydde opp i stillingshjemlene i forbindelse med budsjettet for De siste 4 månedene har ITEA mottatt tre oppsigelser fra midlertidig ansatte, samtlige oppga som grunn at de ble tilbudt andre faste stillingerved UNIT. Spesielle investeringer (vi ønsker å informere om) Datasikkerhet Dette er en ny aktivitet for ITEA og vil bli ivaretatt ved hjelp av en stilling (tabell 1). Viktigste enkelttiltak blir utarbeidelse av en datasikkerhetsinstruks for NTNU samt anskaffelse av en såkalt "firewall" i 1996 mot administrative systemer som skal hindre uønsket tilgang til universitets sentrale dataregistre via internett. Tungregning Kollegiet har vedtatt at NTNU skal ta over ansvaret for det nasjonale tungregneanlegget. Vi må da sette av lokalt tilskudd til driften ut over de 26 mill. kr. som NFR bevilger tilsammen for årene Behovet er her stipuert til totalt 7 mill. for perioden. Forøvrig vises til egen utredning og kollegiebehandling i denne saken. "Når visjonen skal bli virkelighet" er NTNUs nye IT-satsing for å gi realverdi til visjonen om "Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet". ITutvalget vedtok samlet i sitt arbeidsseminar om IT-strategi for NTNU å anbefale at det satses sterkt på en plan for å få universitetets infrastruktur og brukernes daglige IT-verktøy opp på et nivå som kan forsvare universitetets nye navn. I hovedsak vil det si 55 mill til opprustning av datanettet, 20 mill. til bedre brukerutstyr (PCer og arbeidsstasjoner) og 23 mill til andre fellestiltak, inklusive tungregning, visualisering samt full gjennomgang og effektivisering av miljøenes fellesressurser inklusive de på fakultets- og instituttplan. IT-utvalget ønsker at UNIT fremmer dette som et eget øremerket prosjekt overfor KUF i forbindelse med overgangen til NTNU. Programvarelisenser/-tjenester - vedlikehold DESK ber om kr i Det er her tatt høyde for alle brutto forpliktelser UNIT har i forbindelse med vedlikeholdsavtaler for felles programvare. DESK foreslår at vedlikeholdskostnader for felles avtaler dekkes fullt ut sentralt, slik at det for 1996 ikke sendes ut delfaktura til de enkelte fagmiljø. Dette gjelder bl a for produktene Matlab, Maple, PC-Xware m.fl. Programvarelisenser/-tjenester - nykjøp DESK ber om kr til nykjøp av programvare for I denne summen ligger også nykjøp av vedlikehold der hvor UNIT ikke har noen økonomiske forpliktelser. Dette gjelder bl a for Microsofts kontorstøtteverktøy som Word og (7 of 13) :50:43

11 N_ Excel, samt eventuelt vedlikehold for produkter for NOS. Web - administrasjon og koordinering DESK ber her om kr i 1996 for innleid studentarbeidskraft i forbindelse med Web informasjonsarbeid og koordinering mot de lokale fagmiljø. Dette er midler som må ses i sammenheng med de lønnsmidler det bes om til ny stilling samt de investeringsmidler det bes om til Web tjenermaskin for UNIT. Nettutbygging og vedlikehold Det eksisterende nettverket i UNITs trenger jevnlig oppdatering og mindre utvidelser. Posten dekker fiberkabler, oppgradering av rutere og ATM-svitsjer. I avsnitt 3.8 dokumenteres det et utbyggingsbehov på ca. 50 mill.kr. Dette bør fordeles med ca. 10 mill.kr/år. Datanett, NTH FAK/inst Denne posten er tidligere blitt bevilget fra NTH til utbygging av datanettet. I 1996 er posten tenkt benyttet til anskaffelse av ethernet-svitsjer i alle UNITs bygg. Det gir sammen med "Nettutbygging og vedlikehold" et sårt tiltrenkt løft for utbyggingen av datanett ved UNIT. DataPennalet Videreføring av Databruk-komiteens initierte prosjekt som startet i Eget budsjett er utarbeidet i prosjektet. Hovedpunktene er opplæring av faglærere, kjøp av tjenermaskiner og programvare, utbygging av nett for studentboligene, nettverkselektronikk og kabling for studentene i UNITs bygg. Nøkkeltall ifbm. nettutbygging UNIT v/it-avdelingen engasjerte i 1993 konsulentfirmaet IGP A/S til å gjennomgå samtlige bygningsmasser ved UNIT for å kartlegge behovet for nytt eller forbedret datanett. Rapporten dannet grunnlag for ekstraordinær søknad til KUF og Statsbygg om ekstaordinært tilskudd til en slik utbygging. Svaret ble negativt, både for 1994 og de nærmeste årene. UNIT blir derfor nødt til å prioritere inn utbyggingen innenfor sine ordinære budsjettmidler. Nedenfor følger en oppstilling av de økonomiske forhold, fordelt geografisk og orginisatorisk, samt på de viktigste fasene utbyggingen innebærer. Nettets hovedkomponenter: En skiller mellom følgende hoveddeler i datanettet: Lokale spredenett, som igjen består av: horisontalt spredenett innen hver etasje-enhet og vertikalt spredenett som binder sammen de hosrisontale nettene Stamnett, som igjen består av fjern-nettet som binder UNITs ulike campuser sammen og campusnett som binder de enkelte bygninger f.eks. innen Gløshaugen sammen. (8 of 13) :50:43

12 N_ Videre er UNITs stamnett koblet til Uninett og Nordunet. Slik inngår UNITs nett i det verdensomspennende Internettet. Status Det er i første rekke de lokale spredenettene som er mangelfulle. De er også de mest kostbare å bygge ut. For UNIT er det høyst ulik status i de forskjellige byggene i dag. En del bygninger er fullt utbygd, f.eks. Dragvoll del 2, Hovedbygningen NTH, Vitenskapsmuseet (sommer/høst -94), mens andre bygg må tas "fra grunnen".totaloversikt over nettbehovet Stamnett Spredenett total sted ruter k. rom stiger telestige sum hub føring sprede telesprede sum inkl. mva NTH MTS VHL Dragvoll Lade Rosenb VM diverse sum inkl. mva Tabellen omhandler bare kabling - ingen elektronikk. Nettutbygging (fysisk struktur): Prior Prosjektering Byggeledelse, oppfølging (9 of 13) :50:43

13 N_ Felles framf.veier - broer, kanaler,rørgater Sentrale kommunikasjonsrom Fiberkabling mell.bygn. innen bedr.i.omr. Stigenett i bygn. med termin. i skap Lokale framf.veier - broer, kanaler Spredenett horisontalkabling SUM fysisk nettutbygging Utbygging av datanettet Oppgaven med å bygge ut et strukturert nettverk med god stamnettforbindelse blir en sak for både Nett- og Teleseksjonen. På grunn av prosjektets størrelse (~ 50 mill. kr.) er dette behandlet som et eget prosjekt utenom ITEAs ordinære budsjettstruktur, med et eget notat og tabellverk. Utbygging av datanettet må starte i Infrastrukturen må rustes opp til å håndtere trafikkøkningen som kommer. Økningen kommer av større bruk av bildeoverføring og multimedia samt av flere studentarbeidsplasser med datatilknytning. Forøvrig blir det en hovedoppgave å forbedre driftsstabiliteten og sikkerheten i nettet. Utbyggingstakten innen nettverk har vært lav ved UNIT de siste årene. Utviklingen på verdensbasis har vært meget stor i den samme tidsperioden. Det betyr at vi må gjøre en innsats for å komme på høyde med dagens behov samt den kommende økningen av kommunikasjons-behov. Første fase er å etablere nettets struktur i form av: etablere alle kommunikasjonsrom og nødvendige framføringsveier (kanaler, broer etc.) installere fiberkabel mellom kommuniksjonsrom (stigekabel) anskaffe kommunikasjonsnoder (ruter, ATM-svitsj) for et fåtall hovedkommunikasjonsrom Andre fase er å koble til eksisterende rutere og flytte dagens stamnettrafikk over til det nye stamnettet. Tredje fase er installasjon av spredenett og nettverkselektronikk (hub) i lokale kommunikasjons-rom. Det er ønskelig å få kommet i gang med tredje fase i andre halvår 1995, men det avhenger av separat bevilgning fra departementet eller finansiering på fakultetsnivå. Holdninger og bevissthet for standardisering (10 of 13) :50:43

14 N_ Vi har som mål å skape merverdi og kostnadsreduksjon ved en fornuftig standardisering Vi må da sørge for at følgende momenter etterleves: 1. Etabler modell for standardisering, eks. ved å prioritere lav brukerterskel, og rimelig funksjonalitet som oppfyller brukerbehov framfor teknologisk spissverktøy eller standardisering på protokoller/standarder. Framgangsmåte: - Pilotprosjekter med tilbakemelding - Standard kriterier for valg av produkter, som er gjort kjent 2. Få fram klarere hvorfor vi standardiserer - Bedre funksjonalitet, internasjonalitet - felles produkter - Bedre kvalitet, lavere kostnad, stordriftsfordeler - Bedre opplæringstilbud/forenkler opplæring. 3. Plukk ut fornuftige områder hvor det bør standardiseres, ikke full standardisering men standardisering på bassisverktøy. 4. Tilby standardprodukter med lavere kostnader, og sørge for at det oppleves som billig å benytte standarden. 5. Skape merverdi for sluttbrukeren, eks: - Standard E-post skal kunne gi tilbud om fax-løsning, sikkerhet, osv. - NOS - (CD-Rom; nett). Møtedeltakere IT-utvalget - Tilstede: - Arnfinn Emdal (kom fredag 29.09) - Birger Hoggen - Kristen Gjervan - Asmund Lien (drog torsdag kveld) -Agnar Aamodt - Kjell Arntzen - Aud Lamvik (kom til fredag) - Bjørnar Pettersen - Agnar Amodt (11 of 13) :50:43

15 N_ Erling Berge - Stig Ole Johnsen Ikke tilstede: - Bjørn Olstad - Tor Olaussen - Tor H. Johansen - Arne Adli - Steinar Hansen Dessuten møtte følgende fra ITEA: Audun Tellnes, Arne Venstad, Eric Sandnes, Roar Aspli, Odd Arne Haugen, Olav Bøhnsdalen, Per Ketil Jonsvold, Jan Ole Waagen, Ståle Haverstadløkken, Margareth Sagen Gruppeinndelingen ble: Gruppe:1 - Gruppeleder Audun Tellnes, Arne Venstad, Arnfinn Emdal, Birger Hoggen, Erling Berge, Roar Aspli, Ståle Haverstadløkken Gruppe:2 - Gruppeleder Odd A. Haugen Asmund Lien, Agnar Aamodt, Aud Lamvik, Jan Ole Waagen, Olav Bøhnsdalen Gruppe 3 - Eric Sandnes Per Ketil Jonsvold, Kjell Arntzen, Kristen Gjervan, Bjørnar Pettersen 7. A) Møtepunkter Torsdag 28/9 A1. Kaffe+ Kort innledning og oppdeling i grupper (9:00-9:30) A2. Prioriterte Svake og sterke sider vi gjør noe med (9:30-11:30) A3. Lunch (11:30-12:30) A4. Faktainnsamling- Diskusjon av Intervjuskjema & Faktainnsamling(12:30-14:30) A5. Kaffe(14:30-14:45) A6. Diskusjon av Mål&Strategier (14:45-16:45) A7. Kaffe(16:45-17:00) (12 of 13) :50:43

16 N_ A8. Diskusjon av IT-budsjett og Handlingsplaner(17:00-19:00) A9. Middag (20:00--) Møtepunkter Fredag 29/9 B1. Kaffe+ Kort diskusjon/oppsummering (8:30-9:00) B2. Hvordan skape holdninger og bevissthet for Standardisering(9:00-11:00) A6. Fortsatt: Strategier og teknisk arkitektur (11:00-12:00) B3. Lunch (12:00-13:00-) B4 Forslag til ansvarsforhold IT-sentralt - lokalt (13:00-15:00) B5. Kaffe (14:30) B6. Avsluttning / Åpne punkter (15:00-16:00) B7. Eventuelt (13 of 13) :50:43

17 Seminar1.doc NOTAT Til: IT-utvalget Dato: Fra: Stig Ole Johnsen, ITEA Arkiv: Kopi: Om: Forslag til IT-handlingsplaner som skal videreføres fra arbeidsseminar nr. 1 (Versjon 1.0) Vedlagte notat er en kopi/oppsummering av forslag som er generert fra arbeidsseminar nr. 1. Dette er punkter som er hentet fra deltakerne og som vi har bearbeidet i etterhånd. Handlingsplanene må gjennomgås, slik at vi er sikker på at ingen ting har falt ut, og slik at vi får flere innspill. Etter at vi er enige i aktivitetene og prioriteringen må vi sørge for å sette av ressurser slik at vi kan få gjort det som er prioritert. 2. Handlingsplaner i forbindelse med IT-strategiprosessen H1. Innsamling av mere informasjon/markedsundersøkelse - Hvilke maktfaktorer styrer IT-utviklingen ved UNIT - Hvordan har vi utnyttet tidligere samhandling, hva har vi lært - Hvilke oppgaver er det naturlig å ha felles strategi for - Hvordan ser brukerne (faglærere, administrasjon og studenter) på tjenestene fra IT- miljøet på fakultenene? - Hvordan kan folk bli motivert til å standardisere - Hvilke ressurser trenger lærersiden - Gjennomfør intervju med nøkkelpersoner i miljøet. H3. Etablere mål, strategier og It-handlingsplaner ved hvert fakultet sider fra hvert fakultet med hovedmål og strategier/satsningsområder. Satsningsområdene skal (1 of 6) :50:44

18 Seminar1.doc være unike for hvert fakultet, og støtte den faglige tyngden fakultetet har. UNIT s IT-strategi skal inneholde felles satsning og store prosjektaktiviteter for helheten. H4. Etablere forpliktende It-handlingsplaner for hele UNIT rettet inn mot forskning, utdanning og studentene - Gjennomføres som en del av IT-strategiplan. H5. Lag klar plan for It-organisering ved UNIT - Anbefalt organisering på fakultetsnivå - Ansvar og myndighet sentralt og desentralt, presiseres slik at det ikke er tvil om ansvarsfordelingen - Stillingsinstrukser - Formidling av kunnskap og verktøy til brukerne - Tid til faglig oppdatering - Råd om bemanning, er man underbemannet desentralt? H7. Kartlegge It-kompetansen ved UNIT og foreslå tiltak/kurs - Kartlegge IT-kompetansen, navn & spisskompetanse - Bygg nettverk, hvor vi benytter hverandres kompetanse - Etablere ekspertgrupper - Kartlegg behovet for tekniske kurs i samarabeid med RUNIT, og gjennomfør tekniske kurs der det er behov. (Eks programmering, UNIX-drift).Foreslå kurs/opplæringstiltak H8. Etablere rutiner for spredning av It-informasjon, helt til brukerne - Samarbeid med data-tidskrift (Comp.World, Datatid,..) - Generell informasjon legges inn i NEWS (NEWS-gruppe etableres for ITEA, Personalavdeling, Økonomiavdeling og Forskning & Utdanning). - Brosjyreinformasjon og stabil informasjon som ikke skal diskuteres legges inn i Word Wide Web, eksempelvis "10 minutter om UNIT", "Pedagogisk Programvare", Gule midtsida i Universitetsavisa - Kopi av høringsnotater sendes IT-kontaktene ved Fakultenene,(via , slik at behandlingstida (2 of 6) :50:44

19 Seminar1.doc blir lavere) i tillegg til formell utsending via eks NTH - Sjekk at sluttbrukerne får nødvendig informasjon! H10. Etablere rutiner for datasikkerhet, presiser ansvarsfordeling - sikkerhet. H15. Etablerer & bygger ut rutiner, ansvar og budsjetter for brukerstøtte. - Nivå 1: Desentralt - Fagorientert, og på basisverktøy som Word, Excel, Oppkopling AS400, Mosaic, News (Daglig hjelp). -Nivå 2: Ekspert/Vidreformidler (leverandør, SINTEF, ITEA). Bedre utnyttelse av Orakel-tjenesten? - Felles: Samlet kurspott for faglærere, admin... etc. H16. Etablerer detaljert handlingsplan for nettutbygging ved UNIT - også for studentene (Stamnett, spredenett, nett-elektronikk, nett-tjenester og nett-admin.) - Dårlig modem komm. Lade. Ensartet nett & nett i forelesningssaler. Kabling studentbyer. H20. Etablere prosesser for IT-valg som er brukerdrevet og hvor teknologiske muligheter blir ivaretatt Når vi foretar valg skal dette være forankret i en styringsgruppe hvor ledelsen sitter, eksempelvis fakultetsdirektører. Styringsgruppen skal styre ressursene og gi instilling til valg. Det er viktig at tekniske valg skjer ut fra et brukerbehov. IT-fagfolket skal være med i prosessen og delta i arbeidet slik at deres erfaring blir trukket inn. Tekniske muligheter skal trekkes inn på lik linje med brukerens behov, men det er brukerbehovet som setter premissene. Når innstilling er laget skal den sendes på høring, slik at evt ulemper kommer fram. Det er viktig at vi er kjent med eventuelle problemer før vi tar et valg. H21. Samle inn behov for felles datasaler - sørge for at prioritering blir gjennomført (-for dårlig utstyrlab for hovedfagsstudentene) H22. Kartlegge behovet for programvare og etablere realistisk budsjett for dette - Mangel på programvare H23. Dokumenter gevinsten ved standardisering av maskin og programvare (ref. NRK) H24. Etablere en pris til den faglærer som gir det beste undervisningsopplegg via IT H25. Etablere krav om obligatorisk innføringskurs i bruk av IT for samtlige studenter og faglærere (3 of 6) :50:44

20 Seminar1.doc H26. Foreta faktainnsamling - Kartlegg status & behov for maskinvare, PC.. etc. ved UNIT. 3. Mål og strategier - til diskusjon (Vedtas senere) M1. Ledelsen må engasjere seg i IT-spørsmål og bygge opp kompetanse slik at det blir ledermedvirkning innen IT. M2. UNIT/NTNU må bygge opp IT-aktive lærere og studenter ved aktivt å belønne IT-bruk innen undervisningen. M3. Forenkle dokumentutvekslingen ved UNIT/NTNU - Etablere felles dokumentutvekslingsformat M4. Trondheim skal tilby det beste læremiljøet i verden - ikke nødvendigvis i alle fag. S1. Strategiske satsningsområder - sentralt innkjøp og distribusjon av programvare, volumrabatter og standardisering, kursmateriale utarbeides for sentralt finansiert programvare S2. Strategiske satsningsområder - Trondheimsnettet, datatjenester i nett for alle studenter og ansatte. Tilgang til forelesningsnotater, bibliotek, post,...etc fra hybel, hjem S3. Strategiske satsningsområder - Tungregning, infrastruktur rundt tungregning og tungregning Nett, arbeidsstasjoner, visualiserings-hjelpemidler S7. Strategi - leverandør og produktstandardisering - Standardisering gjøres behovsbasert - Standardisering skal gjennomføres på 80% av IT-infrastruktur, der hvor det ikke er nødvendig å være forskjellige (svakt - inhomogent miljø) - Standardiserer på få leverandører hvor vi etablerer langsiktig nært strategisk samarbeide - Standardiserer på få produkter hvor gode rammeavtaler etableres og opplæringsmateriale lages - Uaktuelle produkter fases ut og støttes ikke - Anbefalte (operative) produkter finansieres sentralt, s.a. det blir positiv vinkling på å velge felles standarder - Standardiserer på produkter slik at det blir merverdi for brukerne å standardisere. (4 of 6) :50:44

21 Seminar1.doc S8. Strategi - Brukerdrevet IT-avdeling - Brukerbehovet styrer IT-teknologien - Årlig IT-handlingsplan drevet fram av brukerbehov og IT-faglige muligheter (Handlingsplanene skal være realistiske - forankret i budsjetter og personell-ressurser) - Brukerbehovet skal være forankret hos en eller flere av: faglærer, studenter, institutt, fakultet, høgskole, administrasjon S10. Strategi - KEIRETSU (Samarbeid) - Nært langsiktig samarbeid med utvalgte partnere som: - STUDENTSAMSKIPNADEN - UNINETT, SINTEF, (RUNIT, DELAB og SIMA) KITH - BIBSYS, Statoil - TELEVERKET, Televerkets forskningsinstitutt - Utvalgte leverandører (Datapower, Apple, IBM, SGI) - Utvalgte distributører (Tapir Data/Høgskoledata, Merkantildata) S13. IT-tekniske strategier. Strukturert kabling, tvunnet parkabel og fiber ivaretar multimedia, levetid år, 155 MB/s - Nettverk: ATM, tilbyr >100MB/s S14. IT Organisert "optimalt" mot desentralt IT-miljø, - samspill sentralt og desentralt og UNIT s unike bredde i kompetanse - Datakoordinering (begreps-koordinering) og Data-arkitektur gjøres sentralt - Samarbeid, erfaringsutveksling og kompetanseoppbygging med desentralt IT-miljø, med IT- Kontaktforum hvor aktiviteter følges opp - Kompetansen skal økes ved samarbeid og synergi med det store fagmiljøet ved UNIT - Aktiv kompetanseoppbygging av brukerne, "Hjelp til selvhjelp" (5 of 6) :50:44

22 Seminar1.doc - Spisskompetanse på alle verktøy skal ligge desentralt, nært brukerne som benytter verktøyet. S16. Tilby internet-tjenestene til alle ved UNIT (Mål: Alle studenter skal kunne benytte internett etter endt studium) - Tjenestene skal være forankret i "akademisk" programvare og i "komersiell" programvare som benyttes i næringsliv og offentlig forvaltning. S18. UNIT skal satse på elektronisk distribusjon av informasjon - Generell informasjon, avisinformasjon, diskusjoner, uformell informasjon - formidles via NEWS. Vi oppretter følgende NEWS grupper ved UNIT - UNIT.ITEA, UNIT.Forskning&Utdanning, UNIT. studenter - Formell informasjon, møteinnkalling med kort frist, viktige beskjeder - formidles via E-post - Gruppesamarbeid ved UNIT gjørtes bl.a. ved Lotus NOTES - WWW benyttes for fast informasjon, brosjyremateriell etc. S20. Felles/sentral drifting av datasaler MS/Notater SOJ/IT-handlingsplaner-IT-utvalget UNIVERSITETET I TRONDHEIM Side UNIVERSITETET I TRONDHEIM UNIVERSITETSADMINISTRASJONEN Side (6 of 6) :50:44

23 it-utvalg97 NTNU Trondheim Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet NTNU IT-utvalget ved NTNU for 1996, 1997 Medlemmer (15) 1. Fak.dir. Birger Hoggen, Fak. for berg-, petroleum og metallurgi - leder 2. Univ. dir. Tor H. Johansen 3. Prof. Lars O. Grande, Inst. for geoteknikk (Vara: A. Emdal) 4. Avd. leder Aud Lamvik, UbiT 5. Prof. Bjørnar Pettersen, Inst. for marin hydrodynamikk 6. Egil I. Aune VM 7. Prof: Reidar Conradi.(Vara Prof.. Bjørn Olstad) Inst. for datateknikk og informasjonsvitenskap 8. Fak Dir Ivar Østerlie, HF, 9. Fak dir. Tor Olaussen, Dmf 10. Prof. Agnar Aamodt, Inst. for datateknikk og informasjonsvitenskap 11. Prof. Kristen Ringdal, Inst for sosiologi og statsvitenskap (E. Berge er vara) 12. Student Magni Onsøien(vara: Erik Rian) 13. Student Frode Lundgren (Vara: Ståle M. Olsen) 14. F. konsulent Kristen Gjervan, 15. IT-sjef Stig O. Johnsen - sekretær Møteplan Møtekalender i 1997 Onsdag 19/2 Kl:13:15-15:50. Onsdag 30/4 Kl:13:15-15:50 Onsdag 3/9 Kl:13:15-15:50 Ikke tidfestet arbeidsmøte, for egen arbeidsgruppe, forbered budsjett for 1998 Onsdag 29/10 Kl:13:15-15:50, gjennomgang budsjettforslag for (1 of 2) :56:29

24 it-utvalg97 NTNU ITEA Ansvarlig redaktør: Stig Ole Johnsen Teknisk ansvarlig: Sist endret: (2 of 2) :56:29

25 IT-tjenester for NTNU Redaktør: IT-sjef Sist oppdatert: (3 of 3) :56:34

26 Index of /johnsen Index of /johnsen Name Last modified Size Description Parent Directory - Apache/ (Linux/SuSE) Server at folk.ntnu.no Port :56:34

27 IT_utvalg Norges teknisknaturvitenskapelige universitet NTNU IT-avdelingen IT-utvalget ved NTNU Mandat Kollegiet fattet på møtet 28. september 1994 følgende vedtak : 1. Kollegiet vedtar å opprette et IT-utvalg ved Universitetet i Trondheim 2. IT utvalget gis følgende mandat : IT-utvalget skal være rådgivende utvalg for universitetsledelsen i strategisk- og budsjettmessig sammenheng innen IT-området. Dette innebærer å: ha ansvar for utarbeidelse og revisjon av IT-strategiplaner og årlig vurdere de foreslåtte handlingsplaner gi råd om investeringer til felles tiltak gi råd om prioriteringer innen IT-området medvirke til at Trondheims-miljøet videreutvikles som nasjonalt kraftsenter innen bruk av informasjonsteknologi til undervisning og forskning. 1. Rektor gis fullmakt til å oppnevnte utvalgets medlemmer etter forslag fra enhetene og Studentalltinget. Ved oppnevningen skal det tas hensyn til den kjønnsmessige balansen i utvalget. 2. Universitetsdirektøren bes om å legge fram en årlig rapport om utvalgets arbeid. Medlemmer (14) pr dags dato (Oppnevnt i brev av 2/3-98) Funksjonstid fra 2/3-98 til 31/12-98: ET-fakultetet Professor Steinar Andresen Fakultet for geofag og petr.tek. Fak.dir Birger Hoggen FIM-fakultetet Professor Arnljot Elgsæter (1 of 2) :58:06

28 IT_utvalg Fakultetet for Marin teknikk Professor Bjørnar Pettersen HF-Fakultetet Professor Torbjørn Nordgård SVT-Fakultetet Professor Kristen Ringdal DmF - Førstekonsulent Judith Rødsten VM Konsulent Åse Vanvik UBIT - Infosøk og edb-sjef Aud Lamvik Ass. universitetsdirektør Peter A. Lykke Inst. for datateknikk og informasjonsvitenskap - Professor Eric Monteiro Student Magni Onsøien(vara: Vegar Bøthun) Student Espen Eiesland (Vara: Ingar Glenn Pedersen) IT-sjef Stig O. Johnsen - sekretær Utvalget utpekte professor Bjørnar Pettersen som leder av IT-utvalget Deltakere i IT-utvalget i 1996/97 og møteplan Møteplan - Møtekalender i 1998 og Møteplan/Referater: Onsdag 29/4 Kl:13:15-15:45 Møteplan, Referat Onsdag 3/6 Kl:12:15-15:00 Møteplan, Referat Onsdag 2/9 Kl:13:15-15:45 Møteplan, Referat Ikke tidfestet arbeidsmøte, for egen arbeidsgruppe, forbered budsjett for 1999 Onsdag 18/11 Kl:13:15-15:45, gjennomgang budsjettforslag for Møteplan/Referat Innspill til IT-utvalget: I vedlagte gjestebok kan deltakere i IT-utvalget legge inn saker som de ønsker tatt opp i møtet. Resultater: De viktigste resultatene fra IT-utvalgets arbeide er: Felles handlingsplan for IT-prosjekter ved NTNU (Tidligere handlingsplaner, Plan1997) Forslag til IT-strategi - sammendrag og fullstendig utgave. Årsrapporter Referater Stig Ole Johnsen, IT-sjef (2 of 2) :58:06

29 it-utvalg97 NTNU Trondheim Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet NTNU IT-utvalget ved NTNU for 1996, 1997 Medlemmer (15) 1. Fak.dir. Birger Hoggen, Fak. for berg-, petroleum og metallurgi - leder 2. Univ. dir. Tor H. Johansen 3. Prof. Lars O. Grande, Inst. for geoteknikk (Vara: A. Emdal) 4. Avd. leder Aud Lamvik, UbiT 5. Prof. Bjørnar Pettersen, Inst. for marin hydrodynamikk 6. Egil I. Aune VM 7. Prof: Reidar Conradi.(Vara Prof.. Bjørn Olstad) Inst. for datateknikk og informasjonsvitenskap 8. Fak Dir Ivar Østerlie, HF, 9. Fak dir. Tor Olaussen, Dmf 10. Prof. Agnar Aamodt, Inst. for datateknikk og informasjonsvitenskap 11. Prof. Kristen Ringdal, Inst for sosiologi og statsvitenskap (E. Berge er vara) 12. Student Magni Onsøien(vara: Erik Rian) 13. Student Frode Lundgren (Vara: Ståle M. Olsen) 14. F. konsulent Kristen Gjervan, 15. IT-sjef Stig O. Johnsen - sekretær Møteplan Møtekalender i 1997 Onsdag 19/2 Kl:13:15-15:50. Onsdag 30/4 Kl:13:15-15:50 Onsdag 3/9 Kl:13:15-15:50 Ikke tidfestet arbeidsmøte, for egen arbeidsgruppe, forbered budsjett for 1998 Onsdag 29/10 Kl:13:15-15:50, gjennomgang budsjettforslag for (1 of 2) :58:06

30 it-utvalg97 NTNU ITEA Ansvarlig redaktør: Stig Ole Johnsen Teknisk ansvarlig: Sist endret: (2 of 2) :58:06

31 M9801 NTNU Trondheim Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet NTNU IT-utvalget ved NTNU - Møteinnkalling og Referat Møteinnkalling Til: ET-fakultetet Professor Steinar Andresen, Fakultet for geofag og petr.tek. Fak.dir Birger Hoggen, FIM-fakultetet Professor Arnljot Elgsæter, Fakultetet for Marin teknikk Professor Bjørnar Pettersen, HF-Fakultetet Professor Torbjørn Nordgård, SVT-Fakultetet Professor Kristen Ringdal, DmF - Førstekonsulent Judith Rødsten, VM Konsulent Åse Vanvik, UBIT - Infosøk og edb-sjef Aud Lamvik, Universitetsdirektør Peter A. Lykke, Inst. for datateknikk og informasjonsvitenskap - deltaker ikke utpekt, Student Magni Onsøien(vara: Vegar Bøthun), Student Espen Eiesland (Vara: Ingar Glenn Pedersen) Fra: Stig Ole Johnsen, Dato: Gjelder: Møte 1-98 i IT-utvalget for NTNU, Møtetid: Onsdag 29/4 kl:13:15-15:50 Møtested: Teknostallen- "Drivhuset" Møtepunkter 1. Møtedeltakere (Tilstede og ikke tilstede): 2. Konstituering av møtet, utpeking av leder for IT-utvalget. Vedtak: N.N. ble utpekt til leder av utvalget. 1. Til orientering: Rutiner for utvalget Utvalget har en egen WEB-side hvor møteinnkalling og referat vil bli lagt ut (1 of 11) :58:07

32 M9801 Møteinnkalling vil bli sendt ut ca 1 uke før møtet, og referatene vil bli sendt ut like etter møtene. (Epost og Web vil være det eneste kommunikasjonsmediet som blir benyttet unntatt i det første møtet.) 2. Til orientering: Mandat for utvalget Kollegiet fattet på møtet 28. september 1994 følgende vedtak : 1. Kollegiet vedtar å opprette et IT-utvalg ved Universitetet i Trondheim 2. IT utvalget gis følgende mandat : IT-utvalget skal være rådgivende utvalg for universitetsledelsen i strategisk- og budsjettmessig sammenheng innen IT-området. Dette innebærer å: ha ansvar for utarbeidelse og revisjon av IT-strategiplaner og årlig vurdere de foreslåtte handlingsplaner gi råd om investeringer til felles tiltak gi råd om prioriteringer innen IT-området medvirke til at Trondheims-miljøet videreutvikles som nasjonalt kraftsenter innen bruk av informasjonsteknologi til undervisning og forskning. 1. Rektor gis fullmakt til å oppnevnte utvalgets medlemmer etter forslag fra enhetene og Studentalltinget. Ved oppnevningen skal det tas hensyn til den kjønnsmessige balansen i utvalget. 2. Universitetsdirektøren bes om å legge fram en årlig rapport om utvalgets arbeid. 2. Til orientering: Foreslått IT-strategi Foreslått IT-stratetgi ligger på verdensveven som: I fullstendig versjon som: En enda kortere oppsummering ligger som vedlegg i dette notatet, ref vedlegg Til orientering: Handlingsplan for felles IT-prosjekter 1998 Gjeldende handlingsplan for felles IT-prosjekter 1998, på basis av tidligere handlingsplaner er: (2 of 11) :58:07

33 M9801 Tiltak Status/ Gjenstående 1. Nettutbygging Det gjenstår Ca 25 Mill kr til datanett før spredenettutbyggingen i eksisterende bygningsmasse er fullført. Ut fra vedtatte bevilgningsplan vil spredenett fullføres til 31/ Datapennalet-FagWeb Prosjektet går ut på å få lagt alle fagbeskrivelser ut på Web og å effektivisert øvingsopplegget og kontakt mellom faglærere og student vhj av IT. 3. Fullført saksbehandling Videreføring av handlingsplan via IT-strategi og ORGUT-prosjektet som er under utredning og videreføring av pilotprosjektene EDDIS og NyVri.. 4. Nye, effektive systemer for administrasjonen Studentadministrasjon Økonomistyring, Postjournal/Arkiv Personal/Lønn Tilpassing til fakultetenes og instituttenes behov gjenstår Tilpassing til fakultetenes og instituttenes behov gjenstår Tilpassing til fakultetenes og instituttenes behov gjenstår. Ny versjon som støtter elektronisk saksbehandling vil bli initiert. Ikke initiert 5. Standardisering av basistjenester (inkl. infrastrukturen) -NOS-prosjektet videreføres, dvs spredning av Win- NT løsning for alle fakulteter (som vil bli med) -Sentralisert distribusjon av programvare der vi har sentrale avtaler -Brukerdatabase -Sentral E-post katalog og rutiner rundt dette 6. Tungregning og visualisering -Fase2, prosjekt fra 1999 til 2009, hvor NFR vil sette av 300 Mill kr til tungregning. 7. Nye former for informasjonsspredning Bruk av WEB til informasjons spredning 8.Nye former for opplæring -Løpende støtte, utvikling av basisløsninger og maler Stort behov for opplæring - ikke initiert (3 of 11) :58:07

34 M Brukerstøtte - service senter Stort behov for systematisk brukerstøtte lokalt, igangsetting av IT-service senter for å koordinere innsatsen så godt som mulig 10. År 2000 prosjektet Sørge for at år 2000 ikke få vesentlige konsekvenser for NTNU Fullstendig handlingsplan er dokumentert i: 2. Diskusjon/Informasjon: Prosjekter fra IT-strategien som er forankret i ORGUT I dialog med ORGUT-sekretariatet er to prosjekter fra IT-strategi forankret i ORGUT prosjektet. Det er: "Informasjonssystemprosjektet" som er likt "H3-Fullført saksbehandling" "IT-standardiseringsprosjektet" som er likt "H5- Standardisering av basistjenester" Målsetting for "Informasjonssystemprosjektet" er: "Prosjektet skal bidra til en mer effektiv bruk av IT - teknologi som et ledd i arbeidet med å forenkle og rasjonalisere saksbehandlingssystemer og -rutiner og informasjonsflyt og å lette den alminnelige tilgangen til nytteinformasjon i organisasjonen." Målsetting for H3-"Prosjekt Fullført saksbehandling" er: "Organisasjonsutvikling gjennom etablering av datastøtte til fullført saksbehandling på riktig nivå, samt forståelse for effektiv bruk av IT. Dette innebærer kritisk gjennomgang av rutiner og informasjonsflyt med tanke på behov til etterfølgende ledd i saksbehandlingen. Et viktig element er innføring av datasystemer som understøtter effektiv saksbehandling samt et minimum av konvertering og datalagring. " Målsetting for H7 "Prosjekt Nye former for informasjonsspredning: "Skape effektive rutiner for å gjøre informasjon tilgjengelig på Verdensveven og Internett." Målsetting for prosjektet "IT-standardiseringsprosjektet" er: "Siktemålet med prosjektet er å redusere kostnadene både ved anskaffelse og drifting av ITinfrastruktur og programvare, forenkle opplæring og brukerstøtte, bedre kommunikasjon og (4 of 11) :58:07

35 M9801 mulighet for å utveksle dokumenter. Virkemidlet er å komme fram til en fornuftig standardisering av den "trivielle" IT-strukturen og kontorstøtte programmer som kan gjøres gjeldende for hele NTNU. Brukernes behov skal veie tungt i valg av løsning og det skal åpnes for variasjon der dette et faglig begrunnet. Målet er å redusere kostnadene forbundet med dette området med xx mill kr/20% i løpet av en toårsperiode." Målsetting for prosjektet H5-"Felles standardiserte basistjenester" er: "Reduserte innkjøpskostnader og bedre brukerstøtte skal oppnås ved standardisering på utvalgte løsninger og kostnadsoppfølging over løsningenes levetid. Et standard sett av programvare skal finansieres sentralt. Rutiner for kontroll med antall lisenser og ulike versjoner skal innføres." ORGUT er en svært viktig mekanisme for å få gjennomført handlingsplaner bl.a. fra IT-strategien. Det har vært en konstruktiv dialog med disse prosjektene ved at utarbeidet materiale for IT-strategien og videre arbeide har vært benyttet i ORGUT prosjektene. Orientering om prosjektene. 7. Diskusjon: Møtekalender Forslag til vedtak: Møtekalender i 1998 blir: Onsdag 29/4 Kl:13:15-15:50 Uberammet møte for å ta opp punkter av interesse? Onsdag 2/9 Kl:13:15-15:50 Ikke tidfestet arbeidsmøte, for egen arbeidsgruppe, forbered budsjett for 1999 Onsdag 28/10 Kl:13:15-15:50, gjennomgang budsjettforslag for Eventuelt 9. Oppfølgingspunkter for IT-utvalget (5 of 11) :58:07

36 M9801 Oppgave/Resultat Ansvarlig Måldato 10. Vedlegg-1: Sammendrag - IT strategi og handlingsplan for NTNU En strategiplan beskriver visjoner, mål, strategier og handlingsplaner. Vi har i det følgende trukket ut de viktigste punktene fra strategiplanen, slik at vi kan relatere høringsmerknadene til disse punktene. Innledningsvis kan vi kort oppsummere status for IT ved NTNU, som IT utvalgte oppsummerte: Gjeldende IT-strategi må oppdateres Forandringer kommer Mange studenter har egen PC (over 70%) IT-området ved NTNU er forsømt (Både mht infrastruktur og effektivisering av prosesser) IT-strategi bør nå komme på plass 5.1. Visjon: NTNU skal være et nasjonalt kraftsenter for informasjonsteknologi. Våre IT-løsninger og tilbud skal på NTNUs fagområder tiltrekke seg de dyktigste fagfolk og studenter Strategiske mål- som gir rammebetingelser for planen Følgende strategiske mål, eller rammebetingelser ble skissert: Brukerstyring- brukerbehov skal være styrende for bruk av informasjonsteknologi ved NTNU. IT støtter de faglige mål- det er et mål å ha IT-infrastruktur og IT-medarbeidere både sentralt og lokalt som kan gi støtte til å realisere de faglige mål som utvikles av det enkelte fagmiljø og mellom fagmiljøene.(konteksten her er at dette er et lokalt ansvar). Samhandling mellom fagmiljøene det er et mål å stimulere den IT-faglige utviklingen i det enkelte fagmiljø og å stimulere til samhandling på tvers av fagmiljøene. Variasjonsbredde - det er et mål at NTNU med sin faglige variasjonsbredde blant annet i IT- og ITrelaterte fag, utvikler en langsiktig strategi som nettopp videreutvikler de muligheter som ligger i denne variasjonsbredden. Utfordringen mht å benytte IT som verktøy og refleksjonsobjekt - det er et mål at studentene både skal møte et universitet med de fremste fagmiljø på området og at de gjennom sin utdanning skal bli godt rustet til å møte de utfordringene fremtidens samfunn vil stille dem overfor, både i bruk av IT som redskap og som refleksjonsobjekt. Infrastruktur og IT-medarbeidere som støtter NTNUs oppgaver- det er et mål å ha en IT infrastruktur og IT-medarbeidere som kan støtte at oppgaver både innenfor de enkelte enhetene og mellom disse kan løses på en kostnadseffektiv måte og med høy kvalitet. Det er også et mål å utnytte IT sine muligheter til å styrke kvaliteten på tjenestene som ytes overfor de ulike brukergruppene, både (6 of 11) :58:07