STRUKTUR FOR KONTRAKTSOPPFØLGING

Transkript

1 Vedlegg 6 STRUKTUR FOR KONTRAKTSOPPFØLGING Versjon 02. september 2005 Struktur for kontraktsoppfølging av tjenesteleveranser Side 1 av 10

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Former for kontraktsoppfølging Oppfølgingsmøter Månedlig oppfølgingsmøte Oppfølging av kommersielle krav 3 måneder etter driftsstart Oppfølging av kontraktskrav kvartalsvis Årlig oppfølging av utvalgte kontraktskrav Oppfølging av kontraktskrav før avslutning av kontraktsperiode Oppfølging av kontraktskrav ved virksomhetsoverdragelse Oppfølging av kontraktskrav ved spesielle situasjoner Skjemaer til bruk ved kontraktsoppfølging Møteinnkallingsmaler Kontrollskjema/Møtereferat Rapportskjema Kriseplan for eventuell rask driftsovertagelse/ tilbakeføring...10 Struktur for kontraktsoppfølging av tjenesteleveranser Side 2 av 10

3 1 Former for kontraktsoppfølging Drammen kommune benytter flere former for kontraktsoppfølging. Det avtales et sett av oppfølgingsmøter som har ulik hyppighet og som behandler ulike tema i forhold til å følge opp kontraktskrav. Møtestruktur: Månedlige møter oppdragsgivers samarbeidsråd med utfører Oppfølging av kontraktskrav 3 måneder etter driftsstart Kvartalsvis oppfølging av kontraktskrav Årlig oppfølging av utvalgte kontraktskrav Oppfølging av kontraktskrav ved virksomhetsoverdragelse Oppfølging av kontraktskrav ved spesielle situasjoner I tillegg foregår det kontraktsoppfølging med spesiell vekt på tjenestenes innhold og kvalitet. Brukerundersøkelser Kvalitetsrevisjon Tilsynsutvalgets kontroll Besiktigelser Klagebehandling Utrykning på bekymringsmeldinger Eksternt tilsyn Resultater av den kvalitative oppfølgingen bringes inn i kontraktsoppfølgingen i de månedlige møtene. Behandlingen der skal ha kvalitetsforbedring som målsetting men vil også kunne avdekke forhold som bør få avtalemessige følger. På denne måten knyttes kvalitetsoppfølgingen sammen med den generelle kontraktsoppfølgingen. 2 Oppfølgingsmøter 2.1 Månedlig oppfølgingsmøte Oppdragsgiver/bestiller er ansvarlig for innkalling til månedlig oppfølgingsmøte. Det fastsettes halvårs møteplaner. Det er ikke månedlig oppfølgingsmøte i måneder med kvartalsmøte. Struktur for kontraktsoppfølging av tjenesteleveranser Side 3 av 10

4 Deltagere Fra utfører Daglig leder Andre ved behov Fra oppdragsgiver: Kontraktsoppfølger (møteleder/referent) Kvalitetsoppfølger Andre ved behov Fast dagsorden Tema Oppfølging av referatsaker fra forrige møte Driftsrapportering (innsendt innen den 8.) Tilbakemeldinger Utførers kontroller og tiltak Oppdragsgivers kontroller og pålegg Eksterne kontroller og pålegg Planlagte nye driftstiltak Erfaringsutveksling Driftsmessige forhold som vedrører avtalene Eventuelt Omhandler Antall inn og utskrivninger, bemanning, utført tjeneste Antall klager, utførers klagehåndtering, ros/ris Avvik, Kvalitetsarbeid, brukerundersøkelser Kvalitetsrevisjon/oppfølging, brukerundersøkelser Helse-, brannvern-, næringsmiddeltilsyn og lignende Vesentlige endringer i utførers driftsmodell Overføres til kvartalsoppfølging Referatet følger tematisk den faste dagsorden. Det fremgår av referatet hvem som har tatt opp saker og hvem som har ansvar for utførelse samt tidsfrister. Alle tema gjennomgås. Om det ikke er noe innhold i temaet noteres det: ikke aktuelt denne måned i referatet. Oppdragsgiver sender ut referat pr. e-post senest innen 2 virkedager etter møtet. Utfører sender godkjenning av referat pr. e-post senest innen 2 virkedager etter utsendelse. 2.2 Oppfølging av kommersielle krav 3 måneder etter driftsstart Hensikten med denne oppfølgingen er å avdekke og dokumentere at de viktigste vilkårene for driften er på plass tidlig i avtaleperioden. 3 måneder bør være tilstrekkelig dersom utfører har planlagt og forberedt virksomhetsoverdragelsen godt. Virksomhetsoverdragelsen forutsettes på dette tidspunkt å være avsluttet. Oppdragsgiver er ansvarlig for innkalling til 3-måneders oppfølging. Struktur for kontraktsoppfølging av tjenesteleveranser Side 4 av 10

5 Deltagere Fra utfører Administrativ person med signaturrett i forhold til avtalen Daglig leder Andre ved behov Fra oppdragsgiver: Avdelingssjef med signaturrett i forhold til avtalen (møteleder) Kontraktsoppfølger (referent) Kvalitetsoppfølger Andre ved behov Kontrollpunkter Brukere: Er alle plasser belagt (institusjon)? Er alle vedtak iverksatt (hjemmetjeneste)? Er pasientjournal ajour? Har alle brukere fått enhetens serviceerklæring? Er det utarbeidet individuell omsorgsplan for alle brukere? Er pasientregnskap ajour? (institusjon) Personale: Er alle årsverk besatt og med den kompetanse som er beskrevet i avtalen? Er veilednings- og oppfølgingsplaner for de ansatte på plass? Er internkontrollsystem for HMS på plass? Er egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) levert? Er tjenestepensjonsordning og gruppelivsforsikring dokumentert? Er opplæringsavtaler for lærlinger og studentveiledningsavtaler etablert? Er bemannings- og organisasjonsplan oppdatert og levert? Har alle ansatte undertegnet egenerklæring om taushetsplikt? System: Er kvalitetssystem og rutinedokumentasjon på plass? Er avviksregistrering og prosedyrer iverksatt? Er klageregistrering og prosedyrer iverksatt? Er andre aktuelle internkontrollsystemer på plass? Er pålagte IT-verktøy (Gerica) i bruk som forutsatt i avtalen og superbrukere utnevnt? Samarbeid: Er kontakt opprettet med samarbeidspartnere som nevnt i avtalen? Er kontakt med brukerrådet etablert? Er kontakt med huseiers forvalter etablert? Er fast kontaktperson for økonomiske og kontraktsmessige spørsmål utnevnt? Er det laget plan for møter i samarbeidsrådet? Struktur for kontraktsoppfølging av tjenesteleveranser Side 5 av 10

6 Økonomi: Er morselskapsgaranti eller bankgaranti fremlagt? Er forsikringsbevis for skade og ansvarsforsikring fremlagt? Er liste over underleverandører oppdatert, levert og godkjent? Er oversikt over inventar og utstyr oppdatert og taksert? Er det utarbeidet plan for vedlikehold og anskaffelser av inventar og utstyr. Er system for utbetaling av godtgjørelse etablert i henhold til avtalen? Fast dagsorden Tema Presentasjon av kontraktsaktørene Gjennomgang og utkvittering av kontrollpunktene Oppsummering av eventuelle restanser Plan for kvartalsvise oppfølgingsmøter Plan for månedsvise oppfølgingsmøter Eventuelt Omhandler Roller, fullmaktsforhold m.m. Deltagere, tider Deltagere, tider Referatet følger tematisk den faste dagsorden. Det fremgår av referatet hvem som har tatt opp saker og hvem som har ansvar for utførelse samt tidsfrister. Oppdragsgiver sender ut referat pr. e-post senest innen 2 virkedager etter møtet. Utfører sender godkjenning av referat pr. e-post senest innen 2 virkedager etter utsendelse. 2.3 Oppfølging av kontraktskrav kvartalsvis Samme kontrollpunkter som for første gangs oppfølging etter 3 måneder. Spørsmålsstillingen rettes nå til om det er endringer knyttet til noen av kontrollpunktene, eller om det er noe som ikke fungerer tilfredsstillende. Driftsmessige forhold som bør justeres i avtalene overføres fra månedlig oppfølgingsmøte. Det er ikke månedlig oppfølgingsmøte i måneder med kvartalsmøte. Samme deltagere som for første gangs oppfølging etter 3 måneder. Fast dagsorden Tema Oppfølging av referatsaker fra forrige møte Gjennomgang og utkvittering av kontrollpunktene Driftsmessige forhold som vedrører avtalene Eventuelt Omhandler Overført fra månedlig møte Referatet følger tematisk den faste dagsorden. Det fremgår av referatet hvem som har tatt opp saker og hvem som har ansvar for utførelse samt tidsfrister. Struktur for kontraktsoppfølging av tjenesteleveranser Side 6 av 10

7 Alle tema gjennomgås. Om det ikke er noe innhold i temaet noteres det: ikke aktuelt dette kvartal i referatet. Oppdragsgiver sender ut referat pr. e-post senest innen 2 virkedager etter møtet. Utfører sender godkjenning av referat pr. e-post senest innen 2 virkedager etter utsendelse. 2.4 Årlig oppfølging av utvalgte kontraktskrav Oppdragsgiver er ansvarlig for innkalling til årlig oppfølging. Kontrollpunktene kommer i tillegg til og gjøres samtidig med en kvartalsvis oppfølging. Det skrives ett felles referat for kvartalsvis og årlig oppfølging. Samme deltagere som ved kvartalsvis oppfølging. Kontrollpunkter: Kontrakt Er revisorgodkjent regnskap for virksomheten oversendt for foregående år? Er prisregulering utført i henhold til avtalen? Er forvaltningen av gavefond og behandling av gaver i henhold til avtalen? Overholder partene informasjonsplikten i henhold til avtalen? Følges driftsmiddelavtalen etter hensikten (institusjon)? Oppfyller driftsavtalen partenes forventninger? Fungerer måneds- og kvartalsvis oppfølging etter hensikten? Kvalitet Drøfting av driften i forhold til avtalens oppsatte kvalitetskrav. Utfører leverer på forhånd en skriftlig rapport om dette 2.5 Oppfølging av kontraktskrav før avslutning av kontraktsperiode Innen 1 år før avtalen utløper gjennomfører partene i fellesskap en vurdering. Vurderingen gjennomføres også ved eventuell tidligere avslutning av kontraktsforholdet. Kontrollpunkter: Erfaringsoppsummering av kontraktsforholdet for hele perioden Avklare om partene ønsker å benytte seg av muligheten for forlengelse av avtalen? Samme deltagere som ved kvartalsvis og årlig oppfølging. Det skrives referat/protokoll fra møtet. 2.6 Oppfølging av kontraktskrav ved virksomhetsoverdragelse Struktur for kontraktsoppfølging av tjenesteleveranser Side 7 av 10

8 Kontrollpunkter Brukere: Gi brukere og pårørende tilstrekkelig informasjon i tide Vedtaksoversikt overføres ny utfører Pasientjournal overføres ny utfører Alle brukere skal motta ny serviceerklæring Individuelle omsorgsplaner overføres ny utfører Avslutte og revidere pasientregnskapene Personale: Arbeidskontrakter overføres ny utfører hvor rettigheter og plikter som følger arbeidsavtalens individuelle vilkår opprettholdes ved virksomhetsoverdragelsen, og inntil gjeldende tariffavtale utløper. ( )jfr. AML 73B Dette gjelder dog ikke pesjonsytelser Jf AML 73B, nr. 3 Opplæringsavtaler for lærlinger og studentveiledningsavtaler overføres ny utfører Bemannings- og organisasjonsplan overføres ny utfører Egenerklæring om taushetsplikt oppbevares for fremtiden av nåværende utfører (Ny utfører innhenter ny egenerklæring). System: Kvalitetssystem og rutinedokumentasjon overføres ny utfører / nytt system gis mulighet for implementering Avviksregistrering og prosedyrer overføres ny utfører Klageregistrering og prosedyrer overføres ny utfører Andre aktuelle internkontrollsystemer overføres ny utfører / nytt system gis mulighet for implementering Pålagte IT-verktøy (Gerica) som er forutsatt i avtalen overføres ny utfører. Samarbeid: Samarbeidspartnere orienteres om virksomhetsoverdragelsen Huseiers forvalter orienteres om virksomhetsoverdragelsen Økonomi: Morselskapsgaranti eller bankgaranti løper til alle økonomiske interesser er oppgjort Forsikringer opprettholdes til virksomhetsoverdragelsen er gjennomført Avtaler med underleverandører sies opp Oversikt over inventar og utstyr oppdateres og takseres, sammenholdes med inngangsverdi. Plan for vedlikehold og anskaffelser av inventar og utstyr overføres ny utfører (institusjon) 2.7 Oppfølging av kontraktskrav ved spesielle situasjoner Her kommer kontraktens bestemmelser til anvendelse og vurdering av situasjonen ut fra denne. Struktur for kontraktsoppfølging av tjenesteleveranser Side 8 av 10

9 Sentralt ved denne oppfølgingen blir først og fremst å avgjøre hva slags situasjon en står overfor og ut fra dette bestemme hvilke tiltak som skal iverksettes. Dette innebærer følgelig en stor grad av skjønnsmessige vurderinger som fordrer bruk av kompetanse innen relevant lovverk, gjeldende kontrakt og kunnskap om fagområdet. Til hjelp for dette arbeidet er det laget et skjema som i en strukturert form bidrar til å kartlegge situasjonen og for ettertiden dokumenterer de vurderinger og tiltak som gjøres. Kartleggingen utføres av kontraktsoppfølger, kvalitetsoppfølger og eventuelt fagperson som oppdragsgiver oppnevner. Tiltakene skal godkjennes av avdelingssjef. Avdelingssjef kvitterer for dette på skjemaet. Utfører kvitterer også på skjemaet for mottak av dette. Arbeidet igangsettes umiddelbart etter at en er blitt kjent med forholdet. Kommuneoverlegens rolle (innarbeides) Det må også foreligge en plan for hvordan oppdragsgiver i en ekstrem situasjon eventuelt raskt kan overta driften fra utfører. Planen må eksempelvis inneholde punkter om: Hvem tar beslutning om driftsovertagelse (Rådmann) Hvilken person/stilling hos oppdragsgiver har det formelle ansvaret for driften Hvilken person/stilling fra oppdragsgiver har det daglige ansvaret for driften Hvilken person/stilling fra oppdragsgiver har det faglige ansvaret for driften Annet nøkkelpersonell som skal tiltre eventuelt andre funksjoner fra oppdragsgiver Samordning mot personal/lønn Informasjon ansatte, brukerråd, brukere, pårørende, stiftelsen Informasjon øvrig administrasjon, politikere, offentligheten Oppfølging av formell overdragelse og etterarbeid Avgrensing mot andre beredskapsplaner? Sikring av virksomhetskritisk informasjon Erstatningsansvar (garanti etc.) 3 Skjemaer til bruk ved kontraktsoppfølging 3.1 Møteinnkallingsmaler Månedlig kontraktsoppfølgingsmøte Kvartalsvis kontraktsoppfølgingsmøte 3.2 Kontrollskjema/Møtereferat Månedlig kontraktsoppfølgingsskjema Kvartalsvis kontraktsoppfølgingsskjema (benyttes også ved første 3 mnd - kontroll) Årlig kontraktsoppfyllingsskjema Kontraktsavslutning/vurdering av kontraktsforlengelse Oppfølging spesielle situasjoner 3.3 Rapportskjema Utførers månedlige driftsrapporteringsskjema Struktur for kontraktsoppfølging av tjenesteleveranser Side 9 av 10

10 Kontraktsoppfølging_rapport_mnd_hjemmetjeneste.doc Utførers årlige driftsrapport i forhold til avtalens oppsatte kvalitetskrav < Innarbeides> 3.4 Kriseplan for eventuell rask driftsovertagelse/ tilbakeføring <Innarbeides> Struktur for kontraktsoppfølging av tjenesteleveranser Side 10 av 10