Møteleiarar: Rune Mo (sakene AMU-S 05/2003 og 06/2003) Signe Valsø (sakene AMU-S 07/2003 og AMU-S 08/2003)

Transkript

1 Arbeidsmiljøutvalet REFERAT 02/2003 MØTE TYSDAG 3. JUNI 2003 Tid: Kl Stad: Møterom 220, Berte Kanutte-huset Til stades frå arbeidsgjevarsida: Til stades frå arbeidstakarsida: Gonnie Smit Løseth Bjørn Krøvel (kl ) Signe Valsø Stig Flåskjer (varamedlem) Bente Afset, Norsk Forskerforbund Marit Vartdal Engeseth, NTL (varamedlem; møter fast så lenge Kjellfrid Osdal er sjukmeldt) Anne Steinsvik Nordal, Utdanningsforbundet (varamedlem) Heidrun Torbjørnson, 2fo Hovudverneombod Rune Mo Dessutan møtte: Bedriftsfysioterapeut Manfred Langer og bedriftsjukepleier Odd-Jonny Telseth, HMS-Consult Ørsta Volda AS Observatør: Verneombod Jan Einar Flø (til kl 14.35) Forfall: Ingvar Elgesem Roy-Asle Andreassen, Utdanningsforbundet Møteleiarar: Rune Mo (sakene AMU-S 05/2003 og 06/2003) Signe Valsø (sakene AMU-S 07/2003 og AMU-S 08/2003) Referent: Sissel Grete Wahlstrøm Innkalling og sakliste Ordinær innkalling og saksdokument vart sende ut i brev 27. mai Det var ingen merknader til innkallinga, som vart godkjend. Det var heller ingen merknader til saklista. Desse sakene vart melde under YMSE: Bente Afset: Informasjon frå AMU på nett Mannfred Langer: Møtefrekvens i arbeidsmiljøutvalet Signe Valsø: Strukturen på AMU-arbeidet korleis melde saker? AMU sitt forhold til læringsmiljøutvalet

2 Denne saklista vart godkjend: AMU-S 05/2003 GODKJENNING AV REFERAT FRÅ MØTE 01/2003, 13. MARS 2003 AMU-S 06/2003 AMU-S 07/2003 AMU-S 08/2003 AMU-S 09/2003 VAL AV LEIAR I ARBEIDSMILJØUTVALET VED HVO Jf. sak AMU-S 01/2003 MAL FOR ÅRSRAPPORT OVER ARBEIDSMILJØUTVALET SI VERKSEMD I 2002 OG SEINARE ÅR STATUS FOR HMS-ARBEIDET VED HVO EI FØRSTE DRØFTING Innleiing til drøfting v/hovudverneombod Rune Mo YMSE Desse saksdokumenta vart lagde fram i møtet: Tjenester til Høyskolen i Volda (HIVO). Brev frå HMS-Consult Ørsta Volda AS 18. februar 2003 Rapport etter revisjon ved Høgskulen i Volda lærarutdanninga. Rapport frå Arbeidstilsynet 9. distrikt, datert 19. februar 2003 Rapport etter revisjon 2. og 3. desember Brev til Arbeidstilsynet 9. distrikt 21. februar 2003 Eigenerklæring om helse, miljø og sikkerheit, datert 8. april 2003 Saksbehandling: AMU-S 05/2003 GODKJENNING AV REFERAT FRÅ MØTE 01/2003, 13. MARS 2003 Referatet frå møtet 13. mars 2003 vart godkjend utan merknader. AMU-S 06/2003 VAL AV LEIAR I ARBEIDSMILJØUTVALET VED HVO Jf. sak AMU-S 01/2003 I e-post frå Ingvar Elgesem 21. mars 2003 (lagt ved som dokument i saka) gjekk det fram at arbeidsgjevargruppa i arbeidsmiljøutvalet hadde samla seg om Signe Valsø som kandidat til leiarvervet i AMU. I dette AMU-møtet kom det ikkje fram andre forslag til kandidatar. Signe Valsø vart valt til leiar i arbeidsmiljøutvalet ved akklamasjon.

3 AMU-S 07/2003 MAL FOR ÅRSRAPPORT OVER ARBEIDSMILJØUTVALET SI VERKSEMD I 2002 OG SEINARE ÅR I Arbeidsmiljølova 24 nr. 5 heiter det: Arbeidsmiljøutvalet skal hvert år avgi rapport om sin virksomhet til virksomhetens styrende organer, arbeidstakernes organisasjoner og Arbeidstilsynet. Direktoratet for arbeidstilsynet gir nærmere regler om utvalgets virksomhet, herunder regler om saksbehandlinga og om årsrapportens innhold og utforming. I brev frå Arbeidstilsynet 17. januar 2002 går det fram at Arbeidstilsynets skjema 503 er oppheva, men plikta til å utarbeide rapport er ikkje endra. I nemnde brev går det fram kva for punkt som skal vere med i rapporten. Bakgrunnen for saka er problem som oppstod i samband med utarbeidinga av årsrapport over verne- og miljøarbeidet for I denne rapporten valde AMU å rapportere frå HMS-verksemda ved HVO som heilskap. Dette resulterte i at innspel frå avdelingane og kontora trekte ut i tid, slik at rapporten vart ferdig mykje seinare enn tidlegare år. Nyvalt AMU-leiar meinte det kan vere tenleg at arbeidsmiljøutvalet utarbeider ein eigen rapport over verksemda si. Arbeidsmiljøutvalet skal ha eit overordna tilsyn med arbeidsmiljøet. Det er såleis ein fordel å ha eit fastsett rapporteringsrituale. AMU-medlemmer spurde om det i tillegg skal utarbeidast ein separat rapport frå avdelingane? Ifølgje fastsett årskalender over HMS-arbeidet i 2003 skal alle einingar utarbeide HMS-rapport og HMS-plan. Desse skal vere ferdige i løpet av oktober For at rapporteringsarbeidet ikkje skal bli for omfattande/tidkrevjande, kan dei ulike einingane knyte si HMS-rapportering direkte til rapporteringa frå dei årlege vernerundane. Hovudverneombod Rune Mo gjorde framlegg om at arbeidsutvalet for AMU, dvs. AMU-leiar, hovudverneombod og sekretær, utformar eit forslag til mal for årsrapport, som så blir lagt fram for arbeidsmiljøutvalet. Arbeidsmiljøutvalet gjorde slikt samrøystes vedtak: Arbeidsutvalet til AMU utarbeider eit forslag til årsrapport om arbeidsmiljøutvalet si verksemd i 2002 til neste møte. AMU-S 08/2003 STATUS FOR HMS-ARBEIDET VED HVO EI FØRSTE DRØFTING Innleiing til drøfting v/hovudverneombod Rune Mo Det er nødvendig å skaffe seg oversyn over status for HMS-arbeidet ved HVO som også inkluderer problem og utfordringar høgskulen står overfor akkurat no. Hovudverneombod Rune Mo innleidde til diskusjon.

4 1 Det generelle HMS-arbeidet HMS-arbeidet ved HVO har fått større prioritet dei to siste åra. Etter initiativ frå arbeidsmiljøutvalet sette høgskuledirektøren ned eit utval som fekk i oppdrag å sjå nærare på ulike problemstillingar på dette feltet. Bakgrunnen var at den internkontrollmanualen som har vore rettleiande i HMS-arbeidet sidan hausten 1998 har vore lite hensiktsmessig som arbeidsverkty i det daglege HMS-arbeidet. Den har dessutan ikkje vore tilgjengeleg for folk flest, dvs. på HVO sine nettsider. HMS-utvalet fann det m.a. nødvendig å definere verneområda på nytt. Dette resulterte i ei utviding av talet på verneområde frå tre til seks. Hovudverneombodet peika på at det må hengast opp oppslag i alle bygningane om kven som er verneombod og kart over kvart verneområde. Dette vil bli gjort så snart som råd. 2 Vernerundar Alle avdelingane bortsett frå Avdeling for lærarutdanning og Avdeling for samfunnsfag gjennomførde vernerundar i løpet av Rapportane frå desse vart lagde fram for det nye arbeidsmiljøutvalet 13. mars Inkluderande arbeidsliv Umiddelbart etter at HMS-rapporten var oversendt høgskuledirektøren vart det same utvalet bede om også å utarbeide rutinar for eit meir inkluderande arbeidsliv. Arbeidet vart sluttført og rapport underskriven 28. mai Utvalet avventar ei tilbakemelding frå direktøren på det arbeidet som er utført. Dei ulike vedlegga til rapporten (rutinar og retningslinjer, tekst til informasjonsbrosjyre m.v.) må leggjast ut på den nye HVO-veven så snart som råd. Hovudverneombodet gjorde framlegg om at IA blir tema på ein såkalla HMSdag hausten Diskusjonen avdekka at det er eit stort behov for informasjon om kva IA-avtalen inneber for den enkelte tilsette. HVO sin kontaktperson ved Trygdeetatens arbeidslivssenter, Olav Elling Gausdal, gjennomførde kurs i IAverkemiddel 8. april d.å. Ifølgje arbeidstakarrepresentantane i AMU kom det på dette kurset fram mykje informasjon som var ukjent for dei fleste i arbeidsgjevargruppa. Ein perm med nyttig informasjon, skjema m.v. vil bli kopiert opp og distribuert til alle med eit definert arbeidsgjevaransvar. 4 Samarbeid med HMS-Consult Ørsta Volda AS prioriterte oppgåver i 2003 Høgskulen i Volda har hatt samarbeidsavtale med HMS-Consult Ørsta Volda AS (tidlegare Ørsta og Volda Bedriftshelseteneste) sidan hausten Bedriftshelsetenesta leverte ein sluttrapport i juni 2002 etter å ha gjennomført ein første helsekontakt med alle tilsette. I møte mellom representantar for HVO og HMS-Consult Ørsta Volda AS 11. februar 2003 vart behovet for tenester frå bedriftshelsetenesta i 2003 diskutert. M.o.t. avdelingsvise helsekontakter vil BHT prioritere Avdeling for lærarutdanning i Ein helsekontakt er eit intervju med enkeltpersonar. I intervjuet er både fysiske og mellommenneskelege tilhøve på arbeidsplassen tema. I etterkant av dei gjennomførde helsekontaktene vil BHT presentere ein generalisert rapport for avdelinga/høgskulen. Før avdelingsvise helsekontakter er det ønskjeleg med eit formøte med avdelingsleiinga/hvo-leiinga. BHT legg også opp til ei kvantitativ undersøking i form av eit spørjeskjema.

5 BHT ser det som ønskjeleg å kunne delta på ein vernerunde før dei tek fatt på denne kartlegginga. Avdelingsvise helsekontakter inklusive kartlegging/spørjeundersøking er rekna å ta om lag eit halvt år. Representantane frå HMS-Consult Ørsta Volda AS presiserte at alle ved HVO kan ta direkte kontakt med BHT dersom dei har helseproblem relatert til arbeidsmiljøet/hms. Statusrapport 2001 frå BHT, datert 21. februar 2002, vart oversendt Høgskulen i Volda. Rapporten vart unnateke frå offentlegheit etter 6 nr. 4 i Lov om offentlighet i forvaltningen, og er ikkje blitt avgradert. For BHT sin del kan seinare årsrapportar frå HMS-Consult Ørsta Volda gjerne leggjast ut på nettet. Alternativt kan det lagast ein link direkte til HMS-Consult Ørsta Volda AS sine nettsider. 5 Vernetenesta F.o.m vil hovudverneombodet ha faste møte med alle verneomboda. Hovudverneombodet vil syte for at saker som er drøftingstema i verneombodsmøta, blir kanaliserte vidare til AMU. I møte 10. juni d.å. vil det bli valt ein vara for hovudverneombodet. Hovudverneombodet har f.o.m. mars/april 2003 fast kontordag på tysdagar og kan treffast på eige kontor i Lettbygget. 6 Attføringsutval og AKAN-utval HMS-utvalet tilrådde overfor høgskuledirektøren at det blir oppretta både attføringsutval og AKAN-utval ved HVO. Arbeidsmiljøutvalet har slutta seg til dette. Spørsmålsrunde og diskusjon Sentrale moment som kom fram: Det vart understreka at det er viktig å få etablert eit godt arbeidsmiljø for den enkelte tilsette og for studentane. Det er behov for å auke trivselen på arbeidsplassen. Fagtilsette opplever mykje slitasje som følgje av Kvalitetsreforma. Det har vore og blir framleis arbeidd med nokre store, tunge psykososiale saker ved HVO. På ein del område slit institusjonen med utydelege strukturar. Det er nødvendig å få definert ansvarsområde og saksgang på fleire område og justere organisasjonskartet i tråd med dette. Det er vidare nødvendig å få gjennomført medarbeidarsamtalar i heile organisasjonen. Den enkelte tilsette må bli medviten om det ansvaret han/ho har for det totale arbeidsmiljøet. AMU må setje det psykososiale arbeidsmiljøet på dagsordenen i større grad enn tidlegare. Mange små og store arbeidsmiljøproblem blir kanskje forsterka på grunn av manglande kommunikasjon/informasjon?

6 AMU bør lage ein arbeidsplan/tiltaksplan kvart år. Arbeidsmiljøutvalet gjorde slikt samrøystes vedtak: Arbeidsmiljøutvalet tek drøftinga til vitande. Saka held fram i neste møte. AMU-S 09/2003 YMSE 1 Informasjon frå AMU på nett Bente Afset melde saka. Dei tre AMU-medlemmene som nyleg hadde delteke på grunnkurs i arbeidsmiljø i regi av HMS-Consult Ørsta Volda AS gjennomførde ei kartlegging av informasjonsnivået i si avdeling/sitt kontor relatert til HMS/arbeidsmiljø. Kvar av dei tre deltakarane gjennomførde intervju med kollegaer (ca 10 personar). Her vart det avdekka manglande kunnskap om kven som er sentrale aktørar på arbeidsmiljøområdet ved HVO. Det er nødvendig å få lagt ut relevant informasjon på nettet, og gjerne leggje ut linkar til BHT. Hovudverneombodet opplyste at det p.t. blir arbeidd med å utforme ei eiga nettside for HMS ved HVO. Informasjonsstudentar kan også ta på seg prosjekt/utføre undersøkingar i tilknyting til informasjonsnivå o.l. på dette feltet. 2 Møtefrekvens i arbeidsmiljøutvalet Manfred Langer tok opp saka. Frå BHT si side er det ønskjeleg med hyppigare, men korte møte i arbeidsmiljøutvalet. Også AMU-medlemmer kommenterte at 4-5 AMU-møte pr. år er i minste laget dersom ein skal få gjort ein brukbar innsats. I møte mellom AMU-leiar, hovudverneombod og AMU-sekretær 27. mai d.å. kom ein fram til at tysdag er mest tenleg som fast møtedag for AMU. Den dagen har hovudverneombodet sin faste kontordag og bedriftshelsetenesta har fast kontortid ved HVO. Det kom fram forslag om å leggje inn eit ekstra AMU-møte tysdag 26. august. Møteplanen for arbeidsmiljøutvalet vart justert, slik: Tysdag 26. august Tysdag 23. september Tysdag 11. november Tysdag 9. desember 3 Strukturen på AMU-arbeidet korleis melde saker? AMU sitt forhold til læringsmiljøutvalet

7 Signe Valsø melde saka. AMU-leiaren gjorde framlegg om å setje ned arbeidsutval på enkeltsaker for å effektivisere arbeidet i AMU. Det bør vere faste møte i arbeidsutvalet ei veke i forkant av kvart AMU-møte. Arbeidsutvalet drøftar dei sakene som blir sett på dagsordenen og kjem fram til eit framlegg til tilråding i saker der det er aktuelt å gjere vedtak. Medlemmer i AMU og verneomboda må melde inn saker til AMU minimum ei veke før møtet. Saker kan meldast til anten AMU-leiar, hovudverneombod eller sekretær. Vi bør kunne ha forventning om god kontakt mellom arbeidsmiljøutvalet og læringsmiljøutvalet. Det er no lovpålagt at alle høgre utdanningsinstitusjonar skal ha eit læringsmiljøutval, jf 44 i Lov om universiteter og høgskoler. AMU-leiaren presiserte at det er viktig å orientere seg godt om aktiviteten i læringsmiljøutvalet, og dei to utvala må snakke saman. ORIENTERINGSSAKER 08/2003 Ivar Aasen-huset: Avtale om prolongering av leigeavtale for Ivar Aasen-huset. Underskriven avtale mellom Høgskulen i Volda og Volda kommune, datert 9. januar Høgskolen i Volda, nytt Ivar Aasen-hus. Evnt. sal/kjøp av huset med tomt og paviljonger. Brev frå Statsbygg 7. mars 2003 Jf. orienteringssak 02/2003 Erstatningsbygg for Ivar Aasen-huset. Vedtak i styret for Høgskulen i Volda i møte 24. april 2003, sak 19/ /2003 Kvartalsvis oversyn over sjukefråværet ved Høgskulen i Volda: 1. kvartal 2003 Rapport til Arbeids- og administrasjonsdepartementet 8. april /2003 Arbeidstilsynet skal føre tilsyn med studentenes læringsmiljø. Pressemelding frå Utdannings- og forskingsdepartementet, datert 11. april 2003 Lagt fram i møtet: 11/2003 Tjenester til Høyskolen i Volda (HIVO). Brev frå HMS-Consult Ørsta Volda AS 18. februar /2003 Rapport etter revisjon ved Høgskulen i Volda lærarutdanninga. Rapport frå Arbeidstilsynet 9. distrikt, datert 19. februar 2003

8 13/2003 Rapport etter revisjon 2. og 3. desember Brev til Arbeidstilsynet 9. distrikt 21. februar /2003 Eigenerklæring om helse, miljø og sikkerheit, datert 8. april 2003 Munnleg orientering Rune Mo orienterte frå møte mellom representantar for Statsbygg og Høgskulen i Volda 15. mai På dette møtet var ein del saker relatert til HMS tema, m.a. inneklima-/ventilasjonsproblem i enkelte undervisningsrom og kjøkken. Dette gjeld m.a. rom i Brakketun og i det gamle Kaarstad-huset. Tiltak må utgreiast snarast mogleg. Andre tema i møtet som hovudverneombodet refererte om: Belysninga i delar av Berte Kanutte-huset er ikkje tilfredsstillande. Målingar som har vore gjennomførde, har vist monalege avvik i høve til gjeldande normer. Ifølgje Statsbygg vil omfang og kostnader vere avgjerande for når tiltak kan setjast i verk. HVO-representantane tok også opp akustikk-problema i kantina i Berte Kanutte-huset. Desse er ugunstige og sjenerande. Statsbygg vil vurdere om ytterlegare tiltak enn dei som allereie er utførde, skal setjast i verk. Det ligg føre referat frå dette kundemøtet. For fullstendig informasjon er kopi av referatet lagt ved dette referatet. Arbeidsmiljøutvalet tok dei oppsette orienteringssakene og den munnlege orienteringa til vitande. NESTE MØTE: Tysdag 26. august 2003 kl Høgskulen i Volda, 6. juni 2003 Sissel Grete Wahlstrøm referent Vedlegg