Risikovurderinger i PU

Transkript

1 Risikovurderinger i PU -tilnærming til utarbeidelse og bruk av risikovurderinger Foredrag for DFØ 9 sept 2015

2 Teori og praksis Side 2

3 Kort om PU Oppdrag: Registrere asylsøkere Avklare ID på asylsøkere Utlendingsinternat Retur av søkere som har fått avslag Kompetanseorgan innen utlendingsfeltet Organisasjon: Et særorgan under Politidirektoratet Ca 650 ÅV Budsjett ca 800 mill Har lokaliteter på Tøyen, Trandum og OSL Side 3

4 Kontrollspørsmål virksomhetsstyring Oppdrag 20xx Føringer & krav KR? POLICY INSTRUKS RUTINE Evaluering & tiltak Rapport 20xx Hva er oppdraget? Hvilke føringer og krav er satt? Hvor mye ressurser er avsatt? Hvordan bør oppdraget løses? Hvem skal gjøre hva? Er forutsetningene for å løse oppdraget på plass? Hva kan gå galt hvor ligger risikoene? Hvilke kontroll mekanismer må på plass? Hvordan følge opp? Hvem skal gjøre det? Hvordan lære og utvikle? Hvilke? Til Hvem? Når? Hvilke tiltak kan/bør iverksettes for å redusere risikoene identifisert? Side 4

5 Prosess VP 2014 Plan- og rammeskriv 2015 september oktober november desember PSV-rapportering pr T medio Evaluering med læringspunkter for 2015 ultimo Prosesser i avdelingene, inkludert risikovurdering primo+medio Diskusjon i samlet ledergruppe ultimo Vurdering av innspill fra prosessen ultimo Behandling i ledergruppen primo Brev til POD (PR) med målbilde 2015 og risikovurderinger utarbeides Frist POD: Drøftingsmøte mellom POD og PU Budsjett 2015 september oktober november desember Budsjettrapportering pr T ultimo Læringspunkter for 2015 medio Prosesser i avdelingene primo+medio Vurdering av innspill og sammenstilling av budsjettforslag medio+ultimo Behandling i ledergruppen primo/medio Brev til POD (PR) med målbilde 2015 og budsjettforslag utarbeides Frist POD: Drøftingsmøte mellom POD og PU Side 5

6 Risikovurdering - fasiten Side 6

7 Styrings og kontroll miljø Side 7

8 Overordnet målbilde Side 8

9 PUs målbilde Side 9

10 Risikovurdering av målbilde Side 10

11 Oppfølging PSV (Politiets styringsverktøy) Side 11

12 Utfordring 1 Nivåtilpasning Side 12

13 Utfordring 2 Risikoappetitt og vurderingskriterier Side 13

14 Utfordring 3 Systematisk oppfølging S - Status A - Avvik R - Risiko T - Tiltak Er vi ihht plan fungerer det? Hvor mye ligger vi foran/bak? Er det noen farer/muligheter? Hvordan skal de unngås/sikres? I Issues Hvilke beslutninger trenger vi? Side 14

15 Utfordring 4 Siloeffekten Ledelsesfunksjoner Styringsdialog & oppdragstyring Virksomhets- & organisasjons-utvikling Sikkerhets- og kvalitetsledelse Oppfølging, rapportering og revisjon Beredskap og krisehåndtering Kjernefunksjoner Opparbeide og formidle kunnskap Registrere asylsøkere Fastsette identiteten til asylsøkere Drifte utlendingsinternatet Uttransportering av personer uten lovlig opphold Støttefunksjoner Husdrift & IKT tjenester Regnskaps- & lønnstjenester Transport & reisetjenester Anskaffelse & forsyning Juridisk støtte Operativ ledelse Analyse & prognose Materiell og våpen Post & arkivtjenester Personell & kompetanse Intern og ekstern kommunikasjon Ressurs allokering/ planlegging Side 15

16 Utfordring 5 Metode forvirring Side 16

17 Modenhetstrappa (CMM) Capability Maturity Modell Trappa Nivå 3 Definert Nivå 4 Moden Nivå 5 Beste praksis I tråd med beste praksis internasjonalt. Kontrollstruktur med høy grad av automatisering også av vedlikehold. Utpreget bruk av kontinuerlig oppfølging og lederdashboard. Måleindikatorer og oppfølgingsteknikker anvendes. Større vekt på forebyggende enn oppdagende kontroller. Utstrakt selvevaluering av drift og måloppnåelse. Ansvar og roller er definert, akseptert og fullt forstått i organisasjonen. Nivå 2 Repeterende Veldefinert og dokumentert. Robust og tåler perioder med endringer. Allmenn kontrollbevissthet. Kontrollsvakheter blir avdekket og tidsriktig utbedret. Uformell oppfølging. Uavhengige revisjoner etablert. Nivå 1 Umoden Noen formelle policier. Roller, ansvar og fullmakter klarere. Ansvarliggjøring magler. Økt disiplin og retningslinjer støtter de repeterende kontroller. Høy avhengighet av eksisterende personell. Fragmentert, ad hoc og generelt silopreget, basert på etterkontroller. Mangler formelle policier og prosedyrer. Høy risiko for feil. Manglende robusthet Side 17

18 Spørsmål og kommentarer Side 18