Arbeid med system for kvalitetssikring

Transkript

1 Arbeid med system for kvalitetssikring Leif Kjetil Knudsen, leder IKT og produktutvikling, KHMS NOKUTs fagskolekonferanse, Ålesund 19. oktober 2011 to be the global partner of choice for solutions for Vocational Education & Training and Capacity Building Open committed brave innovative inclusive Kvalitetsarbeid LK NOKUT Ålesund s 1

2 Hvordan bli vis? Dum deg Og dum deg Og dum deg igjen Men mindre Og mindre Og mindre Piet hein, Dansk dikter og oppfinner Kvalitetsarbeid LK NOKUT Ålesund s 3

3 Kvalitetsarbeid LK NOKUT Ålesund s 4

4 Kvalitetsarbeid LK NOKUT Ålesund s 5 20 år med RKK 22 år med RKK har ført til: 3000 lærere er benyttet deltakere kurset 200 aktive kurs per d.d.

5 RKK One foundation one administration 30 regional resource centres The Board ( ) Colleges The Market Kvalitetsarbeid LK NOKUT Ålesund s 6

6 Kvalitetsarbeid LK NOKUT Ålesund s 7

7 VO-tilbud Generell studiekompetanse Fellesfag yrkesfaglig utdanning Salg, Service og Sikkerhet Reiseliv Bilskade - Lakk og Karosseri Byggteknikk Kjøretøy Transport og logistikk Kokk og Servitørfag Matfag Industriell møbelproduksjon Helseservicefag Barne- og ungdomsarbeiderfag Helsearbeiderfag Apotekteknikk Helsesekretær Tannhelsesekretær Blomsterdekoratør Anleggsteknikk Anleggsgartner og Idrettsanleggsfag. Skolene som er engasjert med disse tilbudene er: Bergeland vgs, Dalane vgs, Gand vgs, Godalen vgs, Haugaland vgs, Rygjabø Studiesenter, Sauda vgs, Stavanger Katedralskole, Time vgs og Øksnevad vgs. Tilbudene varierer mellom kurs på dagtid, kveldskurs og nettbaserte kurs. Kvalitetsarbeid LK NOKUT Ålesund s 8

8 NOKUT-godkjente fagskoler (tertiær etterutdanning) 2-årig teknisk fagskole Stillas (1. år = mesterbrev) 1- årige helse-og sosialretta etterutdanningstilbud: Barsel- og barnepleie Eldreomsorg Kreftomsorg og lindrende pleie Miljøarbeid i rusomsorg Psykisk helsearbeid Rehabilitering Tverrfaglig miljøarbeid Veiledning Fagskoledrift siden 1994! Kvalitetsarbeid LK NOKUT Ålesund s 9

9 Kvalitetsarbeid LK NOKUT Ålesund s 10 Learning arenas Learn wherever you are! -Where am I? At home! At work! In my local area? Somewhere in the county? Somewhere in Norway? Offshore in the North Sea? Somewhere in Europe? Angola? Kazakhstan? Global business global workplace = A global learning arena! International advertisement promoting Borderless Education

10 RKK INTVET International Vocational Education & Training Kvalitetsarbeid LK NOKUT Ålesund s 11

11 Kvalitetsarbeid LK NOKUT Ålesund s 12

12 Kvalitetsarbeid LK NOKUT Ålesund s 13 NAMFI MAPESS MINPET

13 Kvalitetsarbeid LK NOKUT Ålesund s 14

14 Kvalitetsarbeid LK NOKUT Ålesund s strategi: Kvalitet! Latin: Qualis = Hvilken type? På hvilken måte? Egenskap el tilstand? Produkt el prosess: Hvordan vi gjør ting. Aktuell problemstilling: Hvordan sikre læring på organisasjons- og samfunnsnivå? Societal/contextual structures (3) Organisational (2) Individual (1)

15 Kvalitetsarbeid LK NOKUT Ålesund s 16 Dagens system for kvalitetssikring av fagskoledrift RKK Gyldighet: Tilbud som gis etter lov om fagskoleutdanning i Norge

16 Kvalitetsarbeid LK NOKUT Ålesund s 17 Dokumentnivåer Manual-/ plannivå: (KS-systembeskrivelse med kvalitetsprosessområde på kapittelnivå) RKK FS KS Kvalitetsstyringssystem FS KS kvalitetsområde X1 FS KS kvalitetsområde X2 Prosedyrenivå (Arbeidsprosessbeskrivelser) Sjekklistenivå (maler, skjema, oversikter: resultatdokumentasjon) Sjekkliste Sjekkliste Sjekkliste Sjekkliste Sjekkliste Sjekkliste

17 Kvalitetsarbeid LK NOKUT Ålesund s 18 Key tasks in order to work with quality as a management process in a phase perspective Phase 1: Set quality goals that can act as indicators for a satisfactory level of quality Set quality goals with indicators that are measurable Set quality goals that are measurable and quantifiable Allocate resources to implement actions Phase 2: Perform (Deliver) Customers Require - ments (demands) Terms and concept: Process based system for QM 1 QA Resource, targets input 4 Managements responsibillity; Assess results & take actions 2 Realization of product 3 Measure, Survey Continous improvement of QMS, Product output Customers Satisfactio n Phase 3: Survey and gather data from relevant respondents and sources: Phase 4: Participants, assessors, employees, partners, candidates Internal statistics and data sources Let informants and contributors be informed and see consequences of their contributions. Particularly important for learning organisations is to let employees comment and consider survey results to promote self reflection and development (feedback) Analyze, assess and devise/revise actions to improve, circumvent or enhance identified issues (implies to allocate resources). Are targets reached? Why (not)? 5x Why? Are action areas still relevant? Keep the existing good practices in mind! (Deviation & prop-for-imp ) = value increasing activities = Information

18 Mulige problemstillinger i prosessen Kvalitet som egenskap ved leveranseprosessen vs. kvalitet som egenskap ved styringsprosess ulike perspektiv i ulike ledd i organisasjonen. Er ulike definisjoner, kulturer, erfaringer og forventninger til hva et godt kvalitetsstyringssystem skal tilføre virksomheten en berikelse eller støy? I utarbeidelsen ja, i selve implementeringen tja. Hva kan didaktikken lære oss om godt kvalitetsarbeid? Læring på organisasjonsnivå Målstyring og rammefaktortenkning Kontroll og veiledning Virker det? Oppleves NOKUTs krav til kvalitetsstyringssystem og regelverk som meningsfulle og nyttige? Anvendbarheten og kobling mellom rutiner og praksis i hverdagen viktig for implementeringen. Bruk av kunnskapen ved revisjoner og ved tilsyn til å forbedre. Viktig å kommunisere veiledning framfor kontroll. Er NOKUTs krav og prosess med og sikrer god kvalitet? Tolkning av kriteriene kan være en utfordring Forutsetter en dedikert organisasjon med et dedikert styre kanskje litt mer omfattende enn det nokut først tenkte? jfr styrets tilsettingsarbeid overfor ansatte vs adm dir? Kvalitetsmål - lett på papiret og krevende i praksis? Kvalitetsarbeid LK NOKUT Ålesund s 19

19 Årsrapporten «Å begynne med slutten» som strategi vite hvor en vil med arbeidet Viktigste enkeltredskap og dokument for kvalitetsledelse Hjelp til å systematisere data Hjelp til å formalisere og drive gjennom prosesser, eks. systematisk oppfølging av eksterne referansegrupper for ulike sektorer Tre ulike reaksjoner på når en etterspør eller ber om informasjon: Den gode: Vil gjerne rapportere og fortelle, opplever strukturer og systematikk som positivt og støttende. Spør gjerne kvalitetsleder om råd men har alt gjort mye av jobben. Den dårlige: Sliten, mye å gjøre, opplever rapportering som viktig med hodet men kanskje ikke overbevist med hjertet. Spør kvalitetsleder om råd men bruker lang tid og liker ikke alltid svaret. Den grusomme: Oppfatter krav og etterspørring som sterkt kontrollerende og reagerer med å sette seg på bakbeina, provosert og mener å kunne det vi etterspør uten å føle ansvar for systematikk, rapportering og forventninger til formalia. Mulig underliggende problem: Dårlige kvalitetsmål? Dårlig kommunikasjon og tilbakemelding?, dårlig samsvar mellom opplevde problem og tiltak? Vi arbeider med å heve forståelsen for rapportering, men det er mange nye rapporteringer: internt, fylkene, DBH Drøfting og vurdering, konsistens betydelig mer vektlagt! Kvalitetsarbeid LK NOKUT Ålesund s 20

20 Studentenes, ansattes og sensorenes evaluering av tilbud Evaluering vs vurdering forsøkt etablert for å markere skille Studentevalueringer: ekstremt viktig kilde både for positiv oppmerksomhet men også når enkeltstudenter opplever problemer må vi se om dette er «gjengs». (Studentens problem ikke mindre, men viktig når og dersom klage kommer å vite noe om de enkelte tilbud og generelle forhold). Ansatte snakker om undersøkelser men har ikke alltid oppfattet at det de mener blir gjenstand for vurdering av ledelsen, og heller ikke oppfattet at en skal gi tilbakemelding på studentevalueringer. Sensorenes timebetaling er knyttet til tilbakemeldingsskjema, så den er lett. Kvalitetsarbeid LK NOKUT Ålesund s 21

21 Eksterne interessenter vurdering Tidligere sett på som en del av regional dialog og for å sikre innsalg/ mersalg. Nå mer formalisert og krav om at møter kalles inn og rapporteres på i form av møtereferat. Egne mandat utarbeidet og argumenter for hvorfor arbeidet er viktig. Kvalitetsarbeid LK NOKUT Ålesund s 22

22 Kvalitetsarbeid LK NOKUT Ålesund s 23 Ledelsens samlede analyse og vurdering, bruk av kunnskap «Årsrapport? Hvordan kan vi ta et ansvar for kvaliteten hver dag?» (spm. fra styremøte) Mitt mulige svar: aktiv dialog, kjenne krav og etterspørre, men i praksis kanskje umulig overfor studentene, ettersom styret ikke møter studentene hver dag. Fokus på styringsdimensjonen, ikke gjennomføringsdimensjonen, jfr punkt 6 i NOKUTs forkrift slik at en kan målsette, planlegge, iverksette og evaluere tiltak. Gode indikatorer: lett på papiret men vanskelig i praksis? Ikke alle opplever målene som det skal rapporteres på som meningsfulle eller tydelige/ entydige.

23 Kvalitetsarbeid LK NOKUT Ålesund s 24 Foreløpige erfaringer fra bruk Eksterne krav er et gode! Displinerende! Et levende system innretta mot forbedring, eller et papirmonster retta mot formaliteter og detaljstyring? Vi klarer skape endring og få oppmerksomhet om praksis forbedring = forenkling! overordna prosedyrer som angir hensikt, dvs, prosedyrer ut i fra «kle deg»-prinsippet, ikke detaljerte dataprogrammer! arbeide med dialog og konkret hjelp til å gjennomføre og evaluere arbeidet internt er viktig. Bidra inn i prosesser for å forenkle, klargjøre og beskrive oppgaver og ansvar. Mange usikre på deler av jobben de skal gjøre, og da blir «kontroll» feil og veiledning rett. Dialog og kommunikasjon! Nokuts krav til KS en relevant middelvei som sikrer minstekrav (Ikke nødvendigvis sant når det gjelder reglement og fagnemnder)

24 Kvalitetsarbeid LK NOKUT Ålesund s 25 Andre aspekt ved NOKUT som tilsynsmyndighet Reglementskrav: Optimale krav? Mer detaljer enn dagens burde kanskje føre til maler som en signerer? Optimale krav er noe annet enn maksimale krav. (jfr kontraktsforskning!) Fagnemnder Sprikende vurderinger. tja, dialog og disputering/ presentasjon av opplegg mindre resurskrevende? NOKUT modererende faktor og ivaretok likhet. Litt skuffende over mye tid brukt på forklaringer som ellers virket godt ivaretatt.

25 Utfordringer framover - fagskoledrift På kort sikt Forenkle studentadminsitrative oppgaver, jfr nye rapporteringskrav Bedre administrativ kompetanse, jfr nye system, også studieveiledere Gjennomgang av eksamensrutiner inkl oppgavekvalitet Styrke samhandling internt og sikre representasjon i styret Arbeid med eksterne referansegrupper Sikre at nye studielokasjoner fungerer optimalt På sikt: Spørre oss selv: gode kvalitetsmål hva er det? Treffer de det som er viktig i forhold til å drive undervisning og innfri kompetansekrav i næringen? (Kvalitative egenskaper viktige men hvordan måle kvantitativt, eks «fleksibilitet» og «tilstedeværelse»?) Lage mer lokal tilpasning i undersøkelser etter tilbud få fram særtrekk ved tilbudene og de ting som en gjør bra. Bedre respons - både i form av svarprosent og klarere rutiner for bruk av informasjon internt, få et utviklingsperspektiv på kvalitet og videreutvikling av det samlede fagtilbudet. Kvalitetsarbeid LK NOKUT Ålesund s 26

26 Kvalitetsarbeid LK NOKUT Ålesund s 27 Kommunisere visjon og fellesverdier som grunnlag for bedre kommunikasjon Intern identitet på tvers av land og kulturer for den samlede virksomheten må uttrykkes som rettesnor.

27 Kvalitetsarbeid LK NOKUT Ålesund s 28 Takk for oppmerksomheten! Leif Knudsen knudsen@rkk.no