EVALUERING AV K4-SAMARBEIDET - TILBUDSGRUNNLAG

Transkript

1 EVALUERING AV K4-SAMARBEIDET - TILBUDSGRUNNLAG Bakgrunn Kommunene Gratangen, Lavangen og Salangen har lang erfaring fra interkommunalt samarbeid på flere områder med hverandre eller med andre kommuner i regionen. De viktigste samarbeidsområdene fram til K4 prosjektet startet opp var brannvern, bokbuss, museum, og arbeidsgiverkontroll. Listen er ikke uttømmende, men viser at de involverte kommunene var opptatt av interkommunalt samarbeid som redskap for å løse kompetanse og ressurskrevende oppgaver på en hensiktsmessig måte. Noen av disse samarbeidstiltakene er avviklet og videreført i andre samarbeidskonstellasjoner. På tidlig 2000 tall var det på nasjonalt nivå en uttalt politisk vilje til å ta i bruk kommunesammenslåing som et virkemiddel i arbeidet med å kvalitetssikre og effektivisere tjenesteproduksjonen i kommunesektoren. Motsvaret på dette var økt vilje blant mindre distriktskommuner til interkommunalt samarbeid om tjenesteproduksjon også når det gjaldt lovpålagte tjenester. Samtidig kom interkommunale samarbeidsprosjekter om tjenesteproduksjon inn som et prioritert område ved Fylkesmannens fordeling av avsatte skjønnsmidler til prosjektarbeid. Med dette som bakteppe ga formannskapene i de tre kommunene i felles møte i november 2004 arbeidsordre til administrasjonen om å utrede felles tjenester på områdene barnevern, IKT drift og økonomi. Det ble oppnådd støtte til utredningsarbeidet over Fylkesmannens avsatte midler til prosjektarbeid og felles utviklingsprosesser ble organisert på disse tre områdene. Resultatet av disse utviklingsprosessene ble 5 felles tjenester som ble etablert slik: Tjeneste Etablert Vertskommune Astafjord kart og oppmåling Gratangen Astafjord IKT drift Salangen Astafjord barneverntjeneste Salangen Astafjord lønn og regnskap Lavangen Astafjord skatt og innfordring Gratangen Underveis i disse prosessene kom også Ibestad kommune med derav navnet K4 samarbeidet. Nærmere informasjon om utvikling og etablering av de felles tjenestene finnes i eget notat som følger vedlagt. Alle tjenestene er fortsatt i full drift. Om oppdraget Grunnlag I overensstemmelse med de respektive samarbeidsavtalene mellom kommunene om drift av de enkelte tjenestene, skal tjenestene evalueres etter tre år. Evalueringen skal legges fram for kommunestyrene. Formålet med evalueringen er å etablere et grunnlag for en OU prosess som skal vurdere videre drift av de felles tjenestene herunder tilpasninger i styring, organisering, finansiering og tjenestetilbud. I

2 2 OU prosessen skal det også vurderes å invitere flere kommuner inn i samarbeidet. Det følger av dette at evalueringen skal ha hovedfokus på driften av de felles tjenestene etter etablering. Samtidig ønsker oppdragsgiver at prosessen forut for etablering av de felles tjenestene skal tas inn i evalueringen med sikte på å kartlegge hvordan samarbeidet politisk og administrativt fungerte i utviklingsfasen. For IKT driftstjenester er det en aktuell problemstilling at kontrakt med nåværende leverandør av eksterne driftstjenester løp ut i februar dette året, men med opsjon på videre drift i 1+1 år. Kommunene er nå inne i første år av opsjonsperioden. Omfang Evalueringen skal omfatte både prosjektarbeidet herunder beslutning og etablering og driftsperioden. Tidsavgrensning for evaluering av prosjektarbeidet skal omfatte perioden fra november 2004 til oppstart ordinær drift for de enkelte tjenestene. Innenfor denne tidsperioden kan evalueringen kan ta utgangspunkt i flere perspektiv politikernes ståsted, ledelsens ståsted, brukernes (publikum og ansatte i øvrige tjenester) og de berørte ansattes ståsted. Tidsavgrensningen for evalueringen av tjenestene skal omfatte driftsperioden fra etablering av tjenestene til evalueringstidspunktet. Innenfor denne tidsperioden kan evalueringen kan ta utgangspunkt i flere perspektiv politikernes ståsted, ledelsens ståsted, brukernes (publikum og ansatte i øvrige tjenester) og de berørte ansattes ståsted. Momenter Aktuelle problemstillinger å få belyst: Ble tjenestene mer robuste i forhold til kompetanse, habilitetsproblematikk, fravær og ferieavvikling? Ble det bedre miljø for faglig utvikling og kompetanseheving? Ble resultatkravene til barneverntjenesten oppfylt? Ble det sikrere og mer robuste IKT tjenester med økt fokus på tilgjengelighet? Ble det frigjort tid til økt fokus på opplæring i forhold til bruk av fagapplikasjoner og og generelle merkantile applikasjoner? Ble det grunnlag for å anskaffe systemer for økt automatisering av datafangst? Ble ansatte i de nye tjenestene frigjort fra eventuelle andre oppgaver de hadde? Tilbyderne oppfordres å komme med egne forslag til metode, momenter og kriterier som bør legges til grunn i evalueringsarbeidet. Materiale Oppdragsgiver stiller til disposisjon tilgjengelig materiale i form av saksforelegg, prosjektrapporter, samarbeidsavtaler, mm. Notater, referater og annet materiale fremskaffes som del av evalueringsprosessen. Det er gjort avtale med prosjektleder for utviklingsprosjektet om bruk av tid og ressurser for å bistå med opplysninger i evalueringsarbeidet. Utføres av oppdragsgiver Evaluering rettet mot eksterne brukere ønsker kommunene å utføre selv med KS sine verktøy for brukerundersøkelser. Spørringer mot disse gruppene holdes derfor utenfor tilbudet. Resultatmål Oppdraget skal ha som resultatmål å gi økt innsikt i tjenestenes innhold og kvalitet og i prosessene forut for etablering av de felles tjenestene. Denne innsikten forutsettes å være et resultat av evalueringsprosessen og skal dokumenteres i en prosjektrapport. Evalueringsprosessen og

3 3 dokumentasjonen av resultatene må utformes slik at de naturlig danner grunnlag for en OU prosess som skal vurdere tilpasninger i styring, organisering, finansiering og faglige forhold. Evalueringen skal ha hovedfokus på driftsperioden for de felles tjenestene. Gjennomføring Det er ønskelig at evalueringen gjennomføres i perioden fra 1. november til 31. mars I forbindelse med prosjektavslutning må det påregnes at tilbyder presenterer resultatene et bredere sammensatt forum. Prosjektet gjennomføres innenfor en ramme på kr ekskl. mva. Organisering Styringsgruppa for K4 vil ha det overordnede ansvaret for gjennomføring. Det opprettes en referansegruppe med representasjon fra ansatte, politikere og overordnet ledelse. Anskaffelsesprosedyrer og gjennomføring av konkurransen Prosedyre Prosedyrene for denne anskaffelsen reguleres av lov om offentlige anskaffelser av nr. 69, og forskrift om offentlige anskaffelser av nr. 402 del I og II, se forskriften 2 1 (1) og 2 2 (2). Prosedyren for denne anskaffelsen er konkurranse med forhandling 1 trinn med nasjonal kunngjøring. Kvalifikasjon og tildeling skjer etter hverandre i 1 trinn. Kontaktperson hos oppdragsgiver Kontaktperson for prosjektet er rådmann Erling Hanssen, Lavangen kommune. Kontaktinformasjon tlf eller eller e post erling.hanssen@lavangen.kommune.no. Antatt framdrift for anskaffelsen Aktivitet Tidsangivelse Kunngjøring av konkurranse Uke 39 Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget 13. oktober 2011 Tilbudsfristen 27. oktober 2011 kl.1200 Vurdering av tilbudene med forhandlinger Uke Tildeling av kontrakt Uke 46 Klagefrist 14 dager etter kontraktstildeling Signering av kontrakt Uke 48 eller 49 Vi tar forbehold om endringer i fremdriftsplanen. Spørsmål til konkurransegrunnlaget Dersom tilbyder ønsker å benytte seg av muligheten til å stille spørsmål, kan disse sendes kontaktpersonen pr e post innen fastsatt frist. Spørsmål om konkurransegrunnlaget som mottas etter fristen, vil ikke bli besvart. Henvendelsen skal angi tilbyderens firmanavn, navn på kontaktperson, telefon og e postadresse. Svar på spørsmål legges fortløpende ut i anonymisert form på Doffin.

4 4 Levering og merking av tilbudet Tilbudet skal leveres i papirversjon og elektronisk på minnepinne i lukket konvolutt og være merket: Evaluering av K4 samarbeidet. Tilbyderne får bekreftelse på at tilbudet er mottatt og når det skjedde. Leveringsadresse: Servicetorget, Lavangen kommune, Nessveien 7, 9357 Tennevoll (Postboks 83, 9358 Tennevoll). Levering i tide skjer ved at tilbudet er mottatt i Servicetorget, Lavangen kommune innen utløpet av tilbudsfristen. Tilbyderen har selv risikoen for at tilbudet er levert i tide. Tilbud som ikke er levert innen utløpet av tilbudsfristen skal avvises og de vil ikke bli tatt i betraktning i konkurransen, se forskrift om offentlige anskaffelser (1) a. Avtaleforhold Vi ønsker i utgangspunktet å benytte Statens Standardavtaler SSA O Oppdragsavtalen Avtale om utrednings og utviklingsoppdrag fra Konsulent. Avtaleparter blir Gratangen kommune, org. nr Lavangen kommune, org. nr Salangen kommune, org. nr Kvalifikasjonskrav Lovpålagte krav Kvalifikasjonskrav: Tilbyder må ha levert sine oppgaver og betalt skatt og arbeidsgiveravgift Tilbyder må ha levert sine oppgaver og betalt merverdiavgift Tilbyder skal stå inne for at foretaket arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse, miljø og sikkerhetslovgivningen og ved at de tilfredsstiller internkontrollforskriften. Andre krav Kvalifikasjonskrav: Tilbydere skal være et lovlig etablert foretak Forutsetningene for drift må være til stede Dokumentasjon Skatteattest, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Skatteattest for underleverandører må også leveres. Skatteattest for merverdiavgift, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av tilbud. Skatteattest for merverdiavgift for eventuelle underleverandører må også leveres. Signert HMS egenerklæring Dokumenteres ved: Firmaattest eller tilsvarende fra søkers hjemstat Siste godkjente regnskap

5 5 Vurdering av anbud/tilbud Tildelingen vil bli gjort på bakgrunn av hvilket tilbud som er det mest fordelaktige, jf. forskriften Tildelingskriteriene er angitt i uprioritert rekkefølge, og med følgende relative innbyrdes vekting: Tildelingskriterier: Dokumenteres ved: Vekting: Oppgaveforståelse Godt begrunnet beskrivelse som reflekterer tilbyders forståelse av oppgaven. 10 % Løsningsforslag Redegjørelse for hvordan tilbyder tenker å evaluere de momenter som framgår av oppdragsbeskrivelsen herunder tilbyders egne tilnærmingsmåter. 15 % Kompetanse Evne til å gjennomføre prosjektet etter stipulert tidsramme Utdanningsbakgrunn og erfaring for prosjektdeltaker(ne) skal dokumenteres og vedlegges tilbudet. Det skal framgå hvor mye den enkelte vil delta i gjennomføringen av prosjektet. Tilbyder bes opplyse om tilsvarende oppdrag som tilbyder har gjennomført de siste tre år, med referanser. Tilbudet skal inneholde en foreløpig prosjektplan som skal angi dato for oppstart, levering av detaljert prosjektplan, levering av ferdig framdriftsrapport, levering av utkast til sluttprodukt. 20 % 10 % Pris (ekskl MVA) Pristilbud med budsjett for prosjektet. 25 % Krav til tilbudet Omfang Vi ønsker tilbud som er på maksimalt 20 sider inkludert vedlegg, men ikke medregnet pålagt dokumentasjon. Strukturen i tilbudet bør følge tildelingskriteriene: 1. Forståelse for oppdraget 2. Løsningsforslag 3. Tilbyders kompetanse 4. Gjennomføringsevne 5. Pris 6. Attester og vedlegg Priser og timer Pristilbudet skal angis med en fast pris for hele gjennomføring av hele oppdraget, fastprisen skal være alt inkludert. Pristilbudet skal angi estimert timeantall, samt timepris for alle prosjektets medarbeidere. Oppdragsgiver skal til en hver tid ha innsynsrett i økonomiske disposisjoner i prosjektet og i midler som overføres fra oppdragsgiver til oppdragstaker. Kopier av tilbudet Det skal leveres 1 original (uten permer og uinnbundet) og to kopier. Videre skal det leveres et elektronisk tilbud på minnepinne til UDIs resepsjon i Hausmannsgate 21 i Oslo.

6 6 Forbehold i tilbudet Dersom tilbyder tar forbehold om noen av kravene/vilkårene må det fremgå uttrykkelig hvilke krav/vilkår det tas forbehold om og hva forbeholdet går ut på. Det kan ikke tas forbehold som medfører vesentlige endringer i kontraktsvilkårene. Etter tildeling er våre kontrakter i utgangspunktet åpne for innsyn. Tilbyder må derfor opplyse om det er, og eventuelt hvilke deler av tilbudet som ønskes unntatt offentlighet, samt begrunnelsen for dette. Underleverandører Dersom tilbyder planlegger å bruke underleverandører/samarbeidspartnere i prosjektet, skal tilbudet opplyse om: rollefordelingen mellom tilbyder og samarbeidspartner(e) hvem det vil bli samarbeidet med hvordan samarbeidet vil bli organisert hvilket omfang samarbeidet vil ha beskrivelse av samarbeidet, og sannsynliggjøring av hvordan prosjektet skal oppnå et helhetlig resultat. Ved et eventuelt samarbeid med underleverandører, er det en forutsetning at tilbyder alene står ansvarlig for gjennomføringen overfor oppdragsgiver Tilbudets gyldighet (vedståelsesfrist) Det skal fremgå av tilbudet at det er gyldig til og med 31. desember OKS,