Arbeidsprosessen mot etablering av prosjekt «bolig nu»

Transkript

1 Arbeidsprosessen mot etablering av periode desember 2012 desember 2014 Som resultatmål i prosjektbeskrivelsen for prosjekt boligsosial Bodø skrives det at «det skal vurderes om sluttrapporten skal inkludere en type metodebok eller forslag til rutinebeskrivelse av ulike prosesser prosjektet har deltatt i». Oversikten som følger må ses i denne sammenheng. Arbeidsprosessen fremstilles kronologisk.

2 Får epost med orientering om at bolig i Kongensgate (KG) 60 blir ledig fra sommer/høst 2013 ideen om et midlertidig botilbud befester seg mot en konkret bolig Samtale med avdelingsleder ved NAV Bodø om midlertidig botilbud. Ber om å få en oversikt over NAV sin bruk av midlertidig botilbud i Mottok epost vedr mulighet for å søke Fylkesmannen (FM) om tilskudd til boligsosialt arbeid. Viktig innsatsområde er å redusere bruk av midlertidig botilbud Mottok oversikt fra NAV vedr bruk av midlertidig botilbud i perioden Arbeid med utforming av søknad og prosjektskisse startet. Møte med kommunaldirektør for å få aksept for ideen Møte med ledelse i NAV Bodø. ide og skisse blir presentert for NAV sin ledelse Avdelingsleder NAV medarbeider prosjekt Avdelingsleder NAV Kommunaldirektør helse og omsorg (HO) og prosjektmedarbeider prosjekt og avd.ledere ved NAV Bodø og prosjektmedarbeider prosjekt ser mulighet for bruk av boligen til midlertidig botilbud Avdelingsleder NAV NAV bekrefter at oversikt skal bli sendt så snart oversikten foreligger. Avdelingsleder NAV sender oversikt med kostnader, antall husstander og antall husstander bodd i over tre måneder. Kommunaldirektør HO gir klarsignal til å fortsette arbeidet med prosjektsøknad og skisse NAV stiller seg umiddelbart positive til ideen Møte med kommunaldirektør HO for Kommunaldirektør Kommunaldirektør HO skriver under

3 underskrift søknad. Levere søknad til FM. Feb Det startes umiddelbart etter at søknaden er levert med utarbeidelse av saksframlegg vedr. I arbeidsfasen med saksframlegget utveksles en gjennomgående epostutveksling med involverte instanser som boligkontor, NAV og HO-stab Drøftingsmøte - et midlertidig botilbud i KG 60. Fokus på økonomi, ansvar og drift. Avklaring nødvendig vedr saksframlegg Telefonisk kontakt med FM og deretter møte med Husbanken (HB) og FM. Formål med møtet var rolleavklaring mellom prosjekt utviklingsarena» og nytt prosjekt «bolig nu». Videre at det måtte gå tydeligere frem av prosjektskissen ivaretakelsen av evt. behov for helse- og omsorgstjenester samt viktigheten av at det fattes vedtak om tjenester Møte med HO-stab og NAV drøfting av politisk sak - fokus på økonomi, organisering og drift. HO og prosjektmedarbeider prosjekt Boligkontor HOstab NAV - prosjekt HO-stab, boligkontor, NAV og prosjekt Husbanken, fylkesmannen og prosjekt NAV, representanter HOstab og prosjektmedarbeider prosjekt søknaden og søknaden leveres FM samme dag. HO-avdelingen prosjekt HO-avdelingen prosjekt Arbeid med mer detaljert prosjektskisse startet umiddelbart etter møtet. HO-avdelingen prosjekt I etterkant av møtet drøftet

4 Brev med vedlagt utfyllende prosjektskisse oversendes FM jf dato Det arbeides videre med saksframlegg prosjekt «bolig nu» Saksframlegg ferdig utarbeidet som presenteres for kommunaldirektør. Kort møte med kommunaldirektør. oppfølgingstjenesten for psykisk helse og rus og prosjekt Kommunaldirektør HO Kommunaldirektør HO bemanningsbehov med oppfølgingstjenesten for psykisk helse og rus. Kommunaldirektør HO Følgebrev undertegnes av kommunaldirektør og sendes FM samme dag Kommunaldirektør HO Saken undertegnes av kommunaldirektør Kommunen mottar tilsagn om tilskudd fra FM til kr , Milepæl 1 oppnådd Sender epost til HB med forespørsel om muligheten for å søke til tilpassing/ombygging av KG 60. Rådgiver hos HB og prosjekt Rådgiver hos HB Svarer at HB må ha mer konkrete opplysninger for å kunne svare på dette noe vi ikke har på dette tidspunkt Bodø bystyre sak enstemmig vedtatt Milepæl 2 oppnådd Drøfter ulike ideer med boligkontoret og oppfølgings-tjenesten for psykiatri og rus herunder boligkontoret oppfølgingstjenesten - prosjektmedarbeider

5 Epost fra flyktningkontoret (FK) vedr oppsigelse av leieforhold i KG 60 fra Utflytting senest En del praktiske spørsmål vedr rengjøring, overtakelse av møbler mm.. NAV, FK og boligkontor aktuelle Møte med NAV, HO-stab, boligkontor formål å avklare ansvarsområder økonomi, boligen, miljøarbeid/oppfølgingsarbeidet Oppstartsmøte raskt arbeidende arbeidsgruppe/ressursgruppe prosjekt «bolig nu» KG 60 er utflyttet av tidligere leietakere FK. Sept utarbeider forslag til følgende dokumenter knyttet til : plan Husordensregler Framgangsmåte ved tildeling av plass Individuell bo- og oppfølgingsavtale Utlysningstekst prosjektleder Diverse rapporteringsmaler, hms prosedyrer mm.. Det viste seg raskt etter overtakelse av KG 60 at det var behov for brannteknisk oppdatering av Representanter HOstab, NAV-leder, leder boligkontoret, prosjekt utv.arena» HO-stab NAV Oppfølgingstjenesten for psykiatri og rus Forespørsler videreformidles til HO-avdelingen I møtet blir det besluttet å nedsette en hurtigarbeidende arbeidsgruppe HO-avdelingen Formål å utarbeide forslag til organisering og drift av prosjektet. utarbeidet grunnlag for drøfting i arbeidsgruppa. KG 60 befares i første møte i arbeidsgruppen.

6 huset herunder avklaring av målgruppe for prosjektet Mottar epost sendt til boligkontoret fra eiendomskontoret der det vises til foreløpig rapport fra Rambøll sendt boligkontoret per epost 2. oktober Her fremkommer at en vurderer å øke risikoklassen for Kongensgate 60 fra 4 til 6. Årsaken til dette skal ifølge boligkontoret være at en vurderer prosjekt «bolig nu» etter samme kriterier som Kongensgate 16 og Prinsensgate Kvinnehuset. Eiendomskontoret Eiendomskontoret skrev følgende epost til boligkontoret/eiendomskontoret: Målgruppe Det presiseres at målgruppen for er personer som er bostedsløs og som henvender seg til NAV for hjelp til midlertidig botilbud. Dette er ikke er en ensartet gruppe men vil bestå av mange ulike personer som av ulike grunner står uten fast bopel eksempel kan være: Unge over 18 år som blir kastet ut hjemmefra eller som ikke ønsker å bo hjemme Personer som opplever samlivsbrudd og av den grunn står uten bopel Personer som er blitt kastet ut fra sin bolig som følge av ikke å ha betalt husleie Personer som kommer tilreisende til Bodø og som ikke selv har penger til overnatting Dette er eksempler på personer som ikke trenger assistanse ved brann for å rømme huset Møte med NAV, HO-stab og Kommunaldirektør HO

7 kommunaldirektør etablering av styringsgruppe og endeling avklaring av ansvar og roller i prosjektet: Styringsgruppe består av NAV-leder, leder og leder boligkontoret. Kommunaldirektør HO NAV-leder Møte arbeidsgruppen avklaring av målgruppe og bemanningsbehov. I tillegg få oversikt over aktuelle brukere, undersøke med vaktselskap kostnader vedr tilsyn kveld og natt samt drøfte forslag til div dokumenter jf sept samt lage forslag til utlysningstekst prosjektleder Møte i arbeidsgruppen gjennomgang aktuelle brukere til prosjektet jf målgruppe, gjennomgang av aktuelle dokumenter, vaktselskap på kveld/natt og praktiske avklaringer vedr renhold møbler feil og mangler mm ny befaring i KG Møte i arbeidsgruppen i forkant av gjennomføring av intervju med søkere ønskes Beskrivelse og intensjon med prosjektet Beskrivelse av målgruppe Prosedyre for tildeling av bolig (må innehold beskrivelse av samhandling, HO-stab NAV HO-stab NAV HO-stab NAV *ansvarlig er NAV-leder som har det økonomiske ansvaret for prosjektet. * for boligkontoret har ansvaret for boligen og skal utføre vedlikeholdsarbeid i boligen. * for har ansvar for det faglige oppfølgingsarbeidet i prosjektet og har personalansvar for prosjektleder når denne blir tilsatt. Arbeidsgruppen Oppgaver fordeles etter møtet. Arbeidsgruppen Gjennomgang brukere foretatt Målgruppe konkretisert Utkast prosjektskisse, husordensregler, oppfølgingsavtale mm gjennomgått befaring gjort Arbeidsgruppen i møtet foretas - beskrivelse og intensjon med prosjektet - Beskrivelse av målgruppe - Prosedyre for tildeling av bolig (må innehold beskrivelse av samhandling,

8 samt ansvar/myndighet) Beskrivelse for husleieavtalens leietid og hva skjer når den er over Beskrivelse av grov vaktplan (hvordan skal de 4 årsverkene disponeres i døgnet) Plan for hva som skjer om avvik oppstår eks behov for ekstra innleie Tanker rundt hvor lang til tid i forkant av oppstart prosjektleder skal tilsettes Oppgaver prosjektleder skal gjøre fra tilsetting til oppstart Møte i styringsgruppen Oppstart er bekreftet av En rekke dokumenter er fremskaffet og laget. Fokus holdes på veien videre til egen bolig Avklaring av forholdet mellom tildeling og drift, lengde på tilsettingsforholdene. Hva om prosjektet ikke er bærekraftig? Mye avhenger av omløp og dermed økonomi. Dette har stort fokus hos økonomikontoret. Tilsetting prosjektleder Intervju så snart som mulig(15.01). Tilsetting av medarbeidere leder innkaller til styringsgruppemøter samt Kommunaldirektør HO NAV-leder Representant HOstab samt ansvar/myndighet) - Beskrivelse for husleieavtalens leietid og hva skjer når den er over - Beskrivelse av grov vaktplan (hvordan skal de 4 årsverkene disponeres i døgnet) Tanker rundt hvor lang til tid i forkant av oppstart prosjektleder skal tilsettes Kommunaldirektør HO Kommunaldirektør presiserer at det ikke kan påregnes ekstra bemanning og økte ressurser i prosjektet. Styringsgruppen det skal lages avtale mellom og Nav Bodø er viktig. leder (når tilsettes) lager forslag til avtale. Evaluering etter 6 mnd. Mulighet for prosjektleder for å avvise beboere Månedlig rapportering til styringsgruppen

9 prosjektgruppe ved behov Motivere personalet til effektiv drift Tydelighet på rammevilkår Epostkorrespondanse med FM vedr overføring av tilskudd fra 2013 til Styringsgruppemøte *Det minnes om forutsetningene for oppstart av prosjektet med økonomiske rammer og bakteppe, og at rammene må holdes for å oppnå ønsket effekt av tiltaket. * Møbler og utstyr kan overtas fra Vollen sykehjem, etter at Sentrum sykehjem har fått det de skal ha. Sjekkes med institusjonsleder. * Flyktningekontoret har de noen møbler/utstyr som er gjensatt. Evt. kjøpe grunnpakke. Alle behov som utløser pengebruk skal til styringsgruppen. * Nokas dersom tilbudet for vakttjenester står ved lag oversendes avtalen til NAV-leder for signering. * Sikkerhet og overvåkning/kamera. Opptak er ulovlig. Skilting og kamera er preventivt sikkerhet for den som er alene på jobb. Låst ytterdør. * Inntak av beboere 1.mai. Tilsettinger avklares mellom leder og prosjektleder. Samarbeid med HR-kontoret angående evt. overtallige. leder prosjekt «bolig nu» Rådgiver FM og NAV-leder boligkontoret Representant HOstab leder (deltar i møtet men ikke tilsatt formelt) leder tilsettes Milepæl 3 oppnådd Styringsgruppen *Brukerrepresentant hentes fra Navs brukerutvalg. Orientering gis til brukerutvalget fra prosjektleder etter oppstart. Brukerrepresentant kan eventuelt inviteres til utvidet styringsgruppemøte/statusoppdatering. Orientering gis også til Ruspolitisk Råd. Finansiering av branntiltak via Brannprosjektet i Eiendomskontoret.

10 leder lokaliseres i samfunnskontoret der hun deler kontor med prosjektmedarbeider prosjekt. Det ble lagt vekt på å overføre tanker og ideer samt forslag til diverse dokumenter gjengitt over. Praktisk hjelp til en del forberedende arbeid for oppstart bla låssystem til huset, innkjøp av diverse verktøy og annet utstyr Epostkorrespondanse med HB jf epost ovenfor forespørsel om tilskudd vedr låssystem og brannprosjekt i KG Styringsgruppemøte Driftsbudsjett Nøkkelsystem leder Inventarliste prosjekt «bolig Personal nu» Byggteknisk Brannansvarlig rutiner ROS analyse medarbeidere tilsettes leder prosjekt «bolig nu» Representant HB og prosjekt NAV-leder boligkontoret Representant HOstab leder leder - Svar fra HB om at det må fremmes konket søknad formidles boligkontoret og eiendomskontoret. Styringsgruppen leder «bolig nu» får i oppgave å komme med forslag vedr nøkkelsystem og inventarliste skal gjennomføre intervjuer og tilsettinger sammen med leder hjemmetjensten og prosjektleder «bolig nu» foretar intervjuer og tilsettinger

11 Styringsgruppemøte NAV-leder Styringsgruppen leder Avklaringer knyttet til oppstart av prosjekt «bolig prosjektet. nu» Driftsbudsjett - utarbeidet Nøkkelsystem - kortsystem boligkontoret Inventarliste OK April ROS-analyse gjennomføres leder prosjekt «bolig nu» Representant HOstab leder Representant NAV Representant leder medarbeider Representant HR Personal - pågår Byggteknisk - pågår Brannansvarlig rutiner utarbeides ROS analyse gjennomføres ved hjelp av HR-kontoret Befaring KG 60 av styringsgruppen Styringsgruppen Resultatet av ROS-analysen formidles til styringsgruppen Oppstart av Milepæl 4 oppnådd