ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE Rammeavtale - tolketjenester

Transkript

1 ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE Rammeavtale - tolketjenester for Namsskogan, Røyrvik, Grong, Lierne og Høylandet kommuner. Periode Sak nr. 16/3595 Tilbudsfrist: 19. Juli 2016 kl 1500 Kontaktperson: Kommunalsjef Håkon Kolstrøm, Grong kommune Hakon.kolstrøm@grong.kommune.no Tlf Grong den 6. juni 2016

2 1. GENERELL ORIENTERING 1.1 Innledning - oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er kommunene Namsskogan, Røyrvik, Grong, Lierne og Høylandet kommuner. Det er viktig å bemerke at hver enkelt kommune er å betrakte som egen selvstendig juridisk enhet. Det vil derfor bli laget separate avtaler mellom hver av de samarbeidende kommunene og leverandøren. Grong kommune v/kommunalsjef helse, omsorg og velferd har koordineringsansvaret og gjennomfører konkurransen på vegne av kommunene. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Konkurransen gjelder rammeavtale om kjøp av tolketjenester til Namsskogan, Røyrvik, Grong, Lierne og Høylandet kommuner. Konkurransen gjelder både skriftlig og muntlige tolkeoppdrag. Med muntlige tolketjenester menes frammøtetolking, skjermtolking (videokonferanse), og telefontolking. Basisspråket det tolkes til/fra er norsk. Med skriftlig tolkeoppdrag menes oversettelse av tekst. Varigheten og omfanget på oppdragene vil variere fra gang til gang. Tolketjenester skal kunne leveres til alle enheter i alle kommunene. Oppdragsgiverne skal ved denne anskaffelsen få dekket det til enhver tid gjeldende behov for tolketjenester til kommunenes brukersteder. Volumene er estimert basert på statistikk og innhentede opplysninger. Forbruket vil være avhengig av antall minoritet språklige i kommunene, aktiviteter og andre rammefaktorer. Det stipulerte innkjøpsbehovet pr. kommune som er oppgitt må betraktes som veiledende og gir en kjøpsrett, men ikke en kjøpsplikt. Det stipulerte volumet er ikke bindende. Løpende bestillinger skal i hele avtaleperioden foretas av den enkelte virksomhet. Stipulert årlig volum i kroner for de ulike kommunene (tall for 2015): Kommune Stipulert årlig volum i kr pr kommune Namsskogan ,- Røyrvik ,- Grong ,- Lierne ,- Høylandet ,- Det orienteres om at oppdragsgiver for denne anskaffelsen vil benytte seg av kvalifikasjonskategoriene i Nasjonalt tolkeregister. Se nærmere beskrivelse av dette i kravspesifikasjonen.

3 1.2.1 Ulike tolketjenester De ulike kvalifikasjonsnivåene er de samme som kvalifikasjonskategoriene 1-5 i norsk tolkeregister: Nivå 1: Tolker med statsautorisasjon og tolkeutdanning Statsautoriserte tolker med bevilling fra Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) og minst 30 studiepoeng/10 vekttall i tolking fra universitet og/eller høgskole. Nivå 2: Tolker med statsautorisasjon Statsautoriserte tolker med bevilling fra Kommunal- og regionaldepartementet (KRD). Nivå 3: Tolker med tolkeutdanning Tolker med minst 30 studiepoeng og/eller 10 vekttall i tolking fra universitet og/eller høgskole. Nivå 4: Oversettere med grunnleggende tolkeopplæring Statsautoriserte translatører og/eller fagoversettere som har grunnleggende tolkeopplæring minst tilsvarende kurset Tolkens ansvarsområde. Nivå 5: Personer med bestått tospråklig test og grunnleggende tolkeopplæring Personer som har tilfredsstillende resultat på tospråklig test minst tilsvarende ToSPoT, samt grunnleggende tolkeopplæring minst tilsvarende Tolkens ansvarsområde. Oppdragsgiver har primært behov for tolker nivåene 3 og 4 og unntaksvis nivå 5. Nivåene 1 og 2 har status som opsjon i denne forespørselen. 1.3 Innlevering Frist for innlevering av anbud: 19. juli 2016, kl Tilbudet leveres i ett sett av tilbudet, skriftlig utfylt i lukket konvolutt til: Grong kommune Kommunalsjef Håkon Nervik Kolstrøm Postboks Grong Tilbudet skal merkes: Tilbud - Tolketjenester for Namsskogan, Røyrvik Grong, Lierne og Høylandet kommuner» Tilbudet skal bestå av følgende: Ett 1 sett i papirformat Ett 1 - sett elektronisk, enten på USB - penn eller CD. Tilbudet skal være utformet på norsk. For sent mottatte anbud vil bli forkastet.

4 1.4 Avtaleperiode : Avtalen gjelder for 3 år med opsjon på ett år + ett år. 1.5 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse etter del I/ II i Forskrift om offentlige anskaffelser; 2-1. Konkurransen er kunngjort i Doffin. 1.6 Opsjon Oppdragsgiver har opsjon på å forlenge kontrakten med de samme betingelser med år slik at total mulig kontrakt lengde blir 5 år. En eventuell forlengelse av kontrakten må utløses senest 3 måneder før avtalens utløp. 1.7 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. Åpningen vil skje like etter anbudsfristen. 2. RAMMEBETINGELSER 2.1 Tilbudets innhold og utforming Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne forespørselen stiller krav om. Mangelfulle tilbud vil bli forkastet. Vedlagte skjemaer skal være utfylt. Språket skal være på norsk. 2.2 Vedståelse Mottatte tilbud må vedstås av anbyder i 3 måneder fra anbudsfristens utløp. 2.3 Omkostninger Omkostninger som anbyder pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av kommunen. 2.4 Antakelse av tilbud Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud i henhold til lov om offentlige anskaffelser. 2.5 Gjennomføring av konkurransen 2.1Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr 102. Det er forskriftens del I og II som her kommer til anvendelse.

5 Anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse. Dette betyr at alle interesserte leverandører kan gi tilbud. Denne anskaffelsesprosedyren tillater ikke forhandlinger. Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. mai 2006 nr 16 om rett til innsyn i dokumenter i offentlig virksomhet. Tilbud og protokoller avskjermes etter off. loven ledd frem til tildeling av kontrakt. Etter tildeling av kontrakt unntas taushetsbelagte opplysninger etter off.loven 13 jfr. forskrift LOA 3-6. Tilbyder må selv vurdere å merke tekst og opplysninger i tilbudet som anses som drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde. Oppdragsgiver har likevel rett og plikt til å vurdere om opplysningene kan holdes hemmelig ihht off.loven 13 jfr. forskrift LOA 3-6. Taushetsplikt Oppdragsgiveren og hans ansatte plikter å hindre at andre får tilgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår. Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiveren kan ikke delta i konkurransen, eller inngå kontrakt med den administrasjonen hvor han tjenestegjør. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av oppdragsgiverens ansatte. 3. Krav til leverandøren Etter tilbudene er mottatt, vil de tilbyderne som blir kvalifisert etter kap 5, få vurdert sine tilbud etter tildelingskriteriene i kap 4. Det er lagt opp til følgende tidsplan for anbudsprosessen: Anbudsfrist: 19. juli 2016, kl Avgjørelse/Vedtak: innen uke 31 Karenstid; 2 uker etter avgjørelse Kontraktinngåelse; uke 34 Tidsfristene er veiledende På grunn av ferieavvikling i sommer vil det bli litt opphold mellom avgjørelse og kontraktsinngåelse. 3. Krav til tjenesten 3.1 Generelle krav Tilbyder må bekrefte at alle tolkeoppdrag skal gjennomføres i overensstemmelse med retningslinjene for god tolkeskikk som er utarbeidet av en arbeidsgruppe oppnevnt av Kommunal- og regionaldepartementet (KRD, den gang KAD). Retningslinjene for god tolkeskikk kan blant annet leses her:

6 Oppdragsgiver skal være en høyt prioritert kunde hos valgte leverandør. Tilbyder bes gi en beskrivelse av den praktiske service og oppfølging i avtaleperioden, herunder hvordan oppdragsgiver prioriteres ved mangel på tolker og hvilke rutiner som benyttes da. Tilbyder må dokumentere rutiner for å vise at tolkene som benyttes i dette oppdraget har de nødvendige tolkefaglige kvalifikasjonene. Dokumentasjon på den enkelte tolks kvalifikasjoner og kompetanse skal, ved eventuell forespørsel, fremlegges oppdragsgiver før tolkeoppdraget finner sted. Alle tolkene må underskrive og forstå innholdet i «Erklæring om taushetsplikt». Tilbyder må dokumentere rutiner for dette. Telefontolkingen må gjennomføres slik at taushetsplikten ivaretas. Oppdragsgiver står fritt til å avslå tilbud fra leverandøren i avtaleperioden dersom tilbudt tolk etter oppdragsgivers vurdering er lite egnet for det aktuelle oppdraget. Leverandør skal ha standardiserte klageordninger som oppdragsgiver kan benytte seg av dersom tolken ikke opptrer i overensstemmelse med retningslinjene om god tolkeskikk eller på annen måte opptrer klandre verdig i sitt oppdrag. Tilbyder skal beskrive sine rutiner på dette punkt. Dersom leverandøren ikke har kapasitet til å levere ønsket tolk i avtaleperioden eller ikke kan oppfylle krav til responstid, vil kommunene forbeholde seg retten til å kunne benytte andre leverandører. Innenfor de ulike språkene, kan det være små miljøer i Indre Namdalskommunene, hvor mange av de som snakker det samme språk kjenner hverandre. Derfor kan det oppstå situasjoner hvor tolken kjenner den personen han skal tolke for, og at dette kan skape vanskelige situasjoner. Tilbyder skal derfor redegjøre for hvorvidt det er mulig å tilby telefontolk/skjermtolk fra andre steder av landet. Leverandøren bør utvise fleksibilitet i forhold til hvilke språk som til enhver tid er aktuelle. 3.2 Responstid Med responstid menes den tiden det tar fra oppdragsgiver melder sitt behov til leverandør gir beskjed om at de kan levere det forespurte oppdraget. Maksimal responstid på forespørsel fra oppdragsgiver skal være: Innen kl 13 3 timer Etter kl 13.- neste dag innen kl. 10. Akutte henvendelser er å anse som bestilling innen ordinær arbeidstid samme dag som tolkeoppdraget skal skje. 3.3 Avbestillingsrutine

7 Dersom oppdragsgiver ikke får tilbakemelding innen ovenstående frister kan oppdragsgiver skaffe tolk fra en annen leverandør. 4. Krav til kvalifikasjoner 4.1 Innledning Formålet med å stille krav til tilbyderens kvalifikasjoner er å sikre at avtaleleverandøren er i stand til å oppfylle kontrakten i hele perioden. Tilbyder vil bli avvist hvis dokumentasjon og referanser viser at dette ikke er sannsynlig. Hvis tilbyderen er klar over at dokumentasjonen som skal leveres etter kvalifikasjonskrava kan gi usikkerhet om hans evne til å oppfylle kontrakten, bør relevant tilleggsinformasjon legges ved tilbudet. 4.2 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. (gjelder ikke ved vareanskaffelser) Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. HMS-egenerklæring 4.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav - eksempler Dokumentasjonskrav eksempler Leverandøren skal være et - Firmaattest lovlig etablert foretak - Leverandøren skal være godkjent av relevante godkjenningsmyndigheter i inn og utland 4.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav - eksempler Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav eksempler Siste årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring 4.5 Leverandørens faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende arbeidsoppgaver Dokumentasjonskrav Dokumentasjon med evt referanser 4.6 Bruk av underleverandører Dersom tilbyder inkluderer leveranser fra andre leverandører, skal tilbyderen stå ansvarlig for disse når det gjelder oppfylling av kontrakten. Hvilke underleverandører som skal benyttes, skal opplyses i tilbudet. For underleverandørene gjelder samme krav til kvalifikasjoner som for hovedleverandøren.

8 5. Tildelingskriterier Kontraktstildelingen skjer på grunnlag av følgende tildelingskriterier: Det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på følgende kriterier vil bli valgt: %: Pris/anskaffelseskostnad %: Kvalitet/kompetanse/funksjonalitet Følgende forhold vil bli vurdert under tildelingskriteriene: Pris Her vil totalprisen, som forklart i veiledning til prisskjemaet, legges til grunn. Laveste totalpris i henhold til vedlagte prisskjema får høyest poeng, 10 poeng. De øvrige tilbudene poengsettes i forhold til tilbudet med lavest pris. Kvalitet/kompetanse/funksjonalitet Under dette tildelingskriteriet vil oppdragsgiver vurdere tilbyders totale beskrivelse av leveringskonseptet. Oppdragsgiver vil her særlig legge vekt på tilbyders beskrivelse/besvarelse av konkurransegrunnlagets punkt 3 og vedlegg 2: Kvalitet og funksjonalitet av tjenesten. 6. Kravspesifikasjon Oppdragsgivers kravspesifikasjon går fram av kravspesifikasjonsskjema (se konkurransegrunnlagets vedlegg 2). Skjemaet er oppstilt med krav i hht. tildelingskriteriene. Vi ber om at tilbyder fyller ut skjemaet med sine svar på de krav/ønsker som er stilt, om nødvendig også med henvisninger til utfyllende opplysninger/dokumentasjon. 7.0 Fakturering og levering av oppdrag 7.1 Leveringsomfang Leveringen av tjenestene skal være i tråd med de krav og forutsetninger som inngår i denne forespørselen. 7.2 Faktura Det skal være en faktura pr bestilling. Eventuelle samlefakturaer avtales med den enkelte oppdragsgiver. Fakturaordningen avklares med den enkelte kommune. 7.3 Betalingsfrist faktura Betalingsfrist: 30 dager fra fakturadato. Intet fakturagebyr. Gebyr og andre former for tilleggspris aksepteres ikke Etisk handel/lønns- og arbeidsvilkår For tjenestekontrakter og tjenestedelen av varekontrakter som foregår i Norge, kreves i tråd med ILO-konvensjon nr. 94, norske lønns- og arbeidsvilkår for alle oppdrag til kommunen og samarbeidende virksomheter. Leverandøren skal sørge for at tilsatte i egen organisasjon og

9 tilsatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke i Norge. Leverandøren skal på oppfordring legge fram dokumentasjon om de ansattes lønns- og arbeidsvilkår. Alle avtaler Leverandøren inngår som innebærer utførelse av arbeid under denne kontrakten, skal inneholde tilsvarende bestemmelser. 7.5 Prisendringer Prisene skal være faste i 2016 og Prisendringer kan skje etter basert på SSB konsumprisindeks (KPI). 7.6 Timepris Oppdragsgiver betaler kun for medgått tid og avrundet til nærmeste kvarter. 7. Kontaktpersoner Kommunalsjef Håkon Nervik Kolstrøm, Grong kommune, 7870 Grong Hakon.kolstrom@grong.kommune.no Tlf Vedlegg: Vedlegg 1: Anbudserklæring Vedlegg 2:Kvalitet og funksjonalitet Vedlegg 3: HMS skjema Vedlegg 4: Kravspesifikasjon ligger i Doffin utlysningen

10 Vedlegg 1: Anbudserklæring Undertegnede tilbyr seg å levere varer til Namsskogan, Røyrvik, Grong, Lierne og Høylandet kommuner i samsvar med krav og spesifikasjoner. Tilbyders navn og adresse: Foretaksnr.: Kontaktperson: Tlfnr.: Liste over vedlegg: Vedlagt Pristilbud Skatteattest,/momsattest ikke eldre enn 6 mnd Utfylt kravspesifikasjon Referanser Evt. andre vedlegg: Underskrift: Sted: Dato:

11 Vedlegg 2 Kvalitet/kompetanse og funksjonalitet Tilbyder: 1 Alle tolkeoppdrag skal gjennomføres i overensstemmelse med retningslinjene for god tolkeskikk. 2 Beskrivelse av den praktiske service og oppfølging i avtaleperioden, herunder hvordan oppdragsgiver prioriteres ved mangel på tolker og hvilke rutiner som benyttes da. 3 Bekreftelse på at oppdragsgivers mulighet for vederlagsfri avbestilling aksepteres - se pkt Tilbyder har rutiner omkring taushetsplikt, og beskrive rutiner omkring at telefontolkene/skjermtolkene må være i et kvalitetssikret miljø 5 Ved utleie av tolker, er tilbyder ansvarlig for å betale lønn, eventuelle tillegg, feriepenger, arbeidsgiveravgift, eventuell sykelønn og andre lovbestemte trekk 6 Tilbyder har rutiner for standardiserte klageordninger når vedkommende tolk ikke jobber i overensstemmelse med retningslinjene for god tolkeskikk 7 Tilbyder kan tilby telefontolk/skjermtolk fra andre steder av landet. Ja/ nei Merknad 8 Tilbyder aksepterer oppdragsgivers krav til responstid 9 Tilbyder skal oppgi to referanser fra lignende oppdrag med kontaktperson, arbeidssted, telefonnummer og e- postadresse. 11 Utarbeidelse av statistikker samleskjema over utførte oppdrag 12 Gjennomføring av statusmøter med oppdragsgiver 13 Dokumentert kompetanse vedlagt

12 Vedlegg 3 HMS-erklæring 0 Endret ved forskrift 28 juni 2002 nr. 645 (i kraft 1 juli 2002, tidligere vedlegg 3). Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land * Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljøog sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl.res. av 6. desember 1996 nr i medhold av lov av 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretagelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder Dato: (sign.) Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljøog sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte Dato: (sign.)