Flatanger Kommunestyre

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Flatanger Kommunestyre Møtested: Sal I, Miljøbygget Dato: Tidspunkt: 16:00 20:30 De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har gyldig forfall, eller ønsker sin habilitet i enkeltsaker vurdert, melder dette så snart som mulig på telefon Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Tema: Orientering om prosjekt; «Ansvarlig alkoholhåndtering» v/seniorrådgiver Thea Hennie Kveinå, fylkesmannen i Nord- Trøndelag. Orientering om status kommunereformprosessen v/ordfører og rådmann Olav Jørgen Bjørkås Leder Brita M. Fløan Øie sekretær

2 Sakliste Utvalgssaksnr PS 45/15 Innhold Referatsaker RS 30/15 Protokoll Flatanger KU RS 31/15 Orientering om vedtak. NVEs referanse: RS 32/15 RS 33/15 RS 34/15 RS 35/15 RS 36/15 RS 37/15 RS 38/15 RS 39/15 RS 40/15 RS 41/15 PS 46/15 Flatanger brann- og redning - antagelse av anbud på brannbil Nye opplysninger til Flatanger kommunes søknad om polutsalg. Utskrift fra årsmøteprotokoll til Namdal Folkehøgskole, mandag Møtebok Midtre Namdal kirkelig fellesråd. Sørmarkfjellet vindkraftverk - utvidelse av avtaleområdet, orientering om vedtak. Vedtak i FLFS den 3/7-15, kjøp av tjeneste lønn og regnskap. Særutskrift; mulig fusjon Innsyn i dokumenter om brannen i Flatanger. Endelig vedtak i klagesak Klage/påpekning av saksbehandlingsfeil vedr. vedtak om utbetaling av midler til kommunene ifm tildeling av tillatelser til lakseoppdrett - tildelingsrunden 2013, Grønne konsesjoner gruppe B. Anmodning om bosetting av flyktninger Valg av hovedutvalg for Næring, Miljø og Teknisk (HU- NMT) PS 47/15 Valg av utvalg, styrer og råd mv for perioden PS 48/15 PS 49/15 PS 50/15 Forsøksordning med statlig finansiering av omsorgstjenesten - avklaring om søknad om deltagelse. Tilstandsrapport for den offentlige grunnskolen i Flatanger 2015 Endring av vedtekter SFO - ny politisk behandling PS 51/15 Tertialrapport nr PS 52/15 Forvaltningsrevisjonsrapport, Regeletterlevelse PS 53/15 Harald Østvik - søknad om konsesjon på gnr. 36 bnr. 2 PS 54/15 PS 55/15 Søknad om kommunal garanti for lån. MN Vekst AS Opptak av startlån fra Husbanken for videreformidling, andre tildeling Lukket X

3 PS 56/15 Flatanger ungdomsråd ønsker å få en representant inn i utredningsutvalget for kommunereformen.

4 PS45/15Referatsaker RS30/15ProtokollFlatangerKU RS31/15Orienteringomvedtak.NVEsreferanse: RS32/15Flatangerbrann-ogredning-antagelseavanbudpåbrannbil RS33/15NyeopplysningertilFlatangerkommunessçknadompolutsalg. RS34/15UtskriftfraårsmçteprotokolltilNamdalFolkehçgskole,mandag RS35/15MçtebokMidtreNamdalkirkeligfellesråd. RS36/15Sçrmarkfjelletvindkraftverk-utvidelseavavtaleområdet, orienteringomvedtak. RS37/15VedtakiFLFSden3/7-15,kjçpavtjenestelçnnogregnskap. RS38/15Særutskrift;muligfusjon RS39/15InnsynidokumenterombranneniFlatanger.Endeligvedtaki klagesak RS40/15Klage/påpekningavsaksbehandlingsfeilvedr.vedtakomutbetaling avmidlertilkommuneneifmtildelingavtillatelsertillakseoppdretttildelingsrunden2013,grçnnekonsesjonergruppeb. RS41/15Anmodningombosettingavflyktninger

5 Flatanger kommune Rådmann i Flatanger Saksmappe: 2015/ Saksbehandler: Rune Strøm Saksframlegg Valg av hovedutvalg for Næring, Miljø og Teknisk (HU-NMT) Utvalg Utvalgssak Møtedato Flatanger Kommunestyre 46/ Valgkomiteens innstilling

6 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S Valg av hovedutvalg for Næring, Miljø og Teknisk (HU-NMT) Saksopplysninger Valgkomiteen legger fram innstilling i møtet. Rune Strøm Rådmann

7 Flatanger kommune Rådmann i Flatanger Saksmappe: 2015/ Saksbehandler: Rune Strøm Saksframlegg Valg av utvalg, styrer og råd mv for perioden Utvalg Utvalgssak Møtedato Flatanger Kommunestyre 47/ Valgkomiteens innstilling

8 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S Valg av hovedutvalg for Næring, Miljø og Teknisk (HU-NMT) S Valg av utvalg, styrer og råd mv for perioden Saksopplysninger Valgkomiteen legger fram innstilling i møtet. Rune Strøm Rådmann

9 Flatanger kommune Helse og omsorg Flatanger Saksmappe: 2015/ Saksbehandler: Liv Ingeborg Brønstad Saksframlegg Forsøksordning med statlig finansiering av omsorgstjenesten - avklaring om søknad om deltagelse. Utvalg Utvalgssak Møtedato Flatanger Kommunestyre 48/ Rådmannens innstilling Flatanger kommune søker ikke om deltagelse i forsøksordning med statlig finansiering av omsorgstjenester.

10 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat I Omsorgstjenesten invitasjon til deltagelse i forsøk med statlig finansiering I Statlig finansiering omsorgstjenester. I Invitasjon til informasjonsmøte den 27/ I Rammer for forsøket og søknadsprosess. S Forsøksordning med statlig finansiering av omsorgstjenesten - avklaring om søknad om deltagelse. Helsedirektoratet KS Helsedirektoratet avd.omsorgstjeneseter Helsedirektoratet Vedlegg: 1 Rammer for forsøket og søknadsprosess Saksopplysninger Kommunen fikk invitasjon til deltakelse i forsøk med statlig finansiering av omsorgstjenestene. Saksbehandler har lagt «Vedlegg til sak 14/10386, Rammer for forsøket og søknadsprosess» til grunn for sin saksbehandling. Dette følger vedlagt saken. Regjeringen ønsker at staten skal ta et større ansvar for å øke kvaliteten i omsorgstjenestene samt sikre kompetanse og kapasitet i helse- og omsorgssektoren. Formålet med forsøksordningen er å sikre at de eldres behov dekkes på en bedre måte enn i dag, og sikre et mer likeverdig tilbud på tvers av kommunene for alle tjenestemottakere. I forsøket skal det prøves ut om statlige tildelingskriterier og statlig satte budsjettrammer gir økt likebehandling på tvers av kommunegrenser, og riktigere behovsdekning. Forsøket skal gjennomføres i 20 norske kommuner og vare i tre år fra og med Forsøket skal evalueres. Forsøket skal ikke føre til en forringelse av tjenestene til nåværende og fremtidige brukere. Det er to ulike modeller som skal prøves ut: MODELL A Målsetting og rammer - Det skal prøves ut om statlige tildelingskriterier og statlig finansiering gir økt likebehandling på tvers av kommunegrenser, samt riktigere behovsdekning Økonomiske rammer - I forsøksperioden vil finansieringen somstammer fra frie inntekter bortfalle. - Inntektspåslaget skal gå til tjenesteproduksjon MODELL B Målsetting og rammer - Det skal prøves ut om øremerket sektortilskudd til kommune gir økt likebehandling på tvers av kommunegrenser, samt riktigere behovsdekning Økonomiske rammer - I forsøksperioden vil finansieringen somstammer fra frie inntekter bortfalle. Midlene til sektoren øremerkes gjennom et statlig tilskudd

11 - Inntil kroner pr kommune per år kan øremerkes til utgifter knyttet til prosjektgjennomføring i kommunene. - Det gis et inntektspåslag tilsvarende 4 % av netto driftsutgifter til omsorgstjenester, begrenset oppad til 25. mil. kroner per år for en enkelt kommune - Forsøket skal finansieres ved at det for hver forsøkskommune gjøres ett uttrekk fra kommunerammen tilsvarende de faktiske utgiftene til omsorgstjenestene året forut for forsøksperioden. Veksten til sektoren skal følge den generelle veksten i kommuneøkonomien i de tre årene forsøket løper. - Helsedirektoratet tildeler midlene til kommunene gjennom: o Modell A; øremerket tilskudd og en statlig prismodell - Kommuner innenfor modell A skal tildele tjenester etter statlige tildelingskriterier, statlig finansiering og prismodell. - Helsedirektoratet utvikler kriterier for tildeling av tjenester og en prismodell for utvalgte tjenester som inngår i ordningen. - Kommunene som deltar må ha organisert tildeling av omsorgstjenester som en egen funksjon. - På samme måte som i dag vil forsøkskommunene stå ansvarlig for kvaliteten på tjenestene. Klagehåndtering og tilsyn med tjenestene blir som i dag. - Evt. budsjettoverskridelser må dekkes av en statlig Merknad: overslagsbevilgning. - Inntektspåslaget gis som en del av det øremerkede tilskuddet, uten ytterligere bindinger - Det gis ett inntektspåslag på 4 % av netto driftsutgifter til omsorgstjenester, begrenset oppad til 25 mil. kroner per år for en enkelt kommune. - Forsøket skal finansieres ved at det for hver forsøkskommune gjøres ett uttrekk fra kommunerammen tilsvarende de faktiske utgiftene til omsorgstjenestene året forut for forsøksperioden. Veksten til sektoren skal følge den generelle veksten i kommuneøkonomien i de tre årene forsøket løper. - Helsedirektoratet tildeler midlene til kommunene gjennom: o Modell B; øremerket tilskudd - Kommuner innenfor modell B skal tildele tjenester som tidligere På samme måte som i dag vil forsøkskommunene stå ansvarlig for kvaliteten på tjenestene. Klagehåndtering og tilsyn med tjenestene blir som i dag. - Eventuelle budsjettoverskridelser må dekkes av kommunen selv Nærmere om prismodell s 5-6 i hefte om «Rammer for forsøket og søknadsprosess.» Nærmere om kriterier for tjenestetildeling modell A s.6 i hefte om «Rammer for forsøket og søknadsprosess.» Roller og ansvar: Helsedirektoratet har fått i oppgave å forberede og gjennomføre forsøksordningen. Kommunene som velges ut til deltagelse i ordningen inngår en avtale med Helsedirektoratet. Avtalen vil regulere og beskrive kommunens og Helsedirektoratets roller og ansvar i forsøksperioden. Nærmere om Roller og ansvar i forsøksordningen fra side 9 i hefte om «Rammer for forsøket og søknadsprosess.»

12 Kommunene kan ikke selv velge hvilken modell de deltar i. De kommuner som blir valgt ut til å delta i forsøkets modell A, vil få tett oppfølging av Helsedirektoratet, og ansatte ved tildelingskontoret vil få opplæring. Kriterier for deltagelse: Det er satt følgende kriterier for deltagelse: Kommunestyret må ha vedtatt deltakelse i forsøksordningen. Kommuner som søker om deltagelse i forsøksordningen må ha oppgaven «tildeling» adskilt fra tjenesteproduksjon, eller enkelt kunne skille disse før forsøksprosjektet. Kommunens ansatte som ivaretar oppgaven med tildeling av omsorgstjenester bør ha helse- og sosialfaglig kompetanse på høgskolenivå. Kommunen må ha tilstrekkelig ressurser for å løse oppgaven med tildeling av omsorgstjenester. Kommunen må tilrettelegge for å kunne kjøpe tjenester fra andre leverandører hvis tjenesten ikke kan leveres av kommunen selv. Deltagende kommuner må fra 15.januar 2016 kunne inngå i et tett samarbeid om forsøksordningen med Helsedirektoratet. Søknadsfrist Overordnet plan for avvikling av forsøket vil være tilgjengelig innen utgangen av oktober Vurdering KS (Kommunenes Sentralforbund) har fattet ett vedtak i hovedstyret, om at de prinsipielt er motstander av forsøk som bryter med rammefinansieringen av kommunene. KS gjør oppmerksom på at begge modellene innebærer at kommunene gir fra seg frihet og en stor del av rammetilskuddet. Selv om det gis ett øremerket tilskudd med inntektspåslag, inneholder begge modellene også sterke elementer av kostnadskontroll, noe det er viktig å være klar over. Helsedirektoratet understreker at tjenestene skal tildeles ut fra prinsippet om laveste effektive omsorgsnivå, LEON-prinsippet. For eksempel skal omfattende hjemmetjenester vurderes/prøves ut før det gjøres vedtak om fast institusjonsplass. RO-rapporten fra 2013 påpeker at kommunen har en høy institusjonsdekning og at kommunen ut fra folketall bør redusere antall institusjonsplasser. Pleie- og omsorgtjenesten har vært gode på finne løsninger ut fra individuelle behov, enten det har vært ut fra sykdom, eller behov for å oppleve trygghet. Slikt sett så kan en deltagelse i dette faktisk kunne slå negativt ut for en del av våre brukere. Kommunen har gjennom vedtatt omsorgstrapp og vedtatte tjenestebeskrivelser gitt retning på at det er den hjemmebaserte omsorgen som bør ha fokus. Kommunestyret har gjennom disse styringsdokumentene uttalt hva de synes er best for innbyggerne i Flatanger kommune. Det kan synes som at statlige kriterier tar utgangspunkt i noe som» ikke er bra», og det kan ut fra dette antas at det tas utgangspunkt i at det er elendig innen eldreomsorgen. Saksbehandler har ikke oppfatning av at det innen eldreomsorgen i Flatanger er slik som det beskrives i andre deler av landet. Saksbehandler er betenkt over at kommunen faktisk ikke vil kunne ta individuelle hensyn ut fra lokale forhold med en slik deltagelse, dette da kommunen forplikter seg til å følge de statlig kriteriene som er satt. Tildelerenhet og ansatte vil måtte følge statlig fastsatte kriterier fremfor å finne individuelle løsninger som kan hende ikke harmonerer med de statlige. Det skal også godt gjøres å sette kriterier som kan være like både for f.eks Oslo og Flatanger.

13 Som vist under saksopplysninger er det fastsatt en rekke kriterier som er satt for deltagelse Vurdering sett i forhold til valgte kriterier: Kriterier Kommunestyret må ha vedtatt deltakelse i forsøksordningen. Kommuner som søker om deltagelse i forsøksordningen må ha oppgaven «tildeling» adskilt fra tjenesteproduksjon, eller enkelt kunne skille disse før forsøksprosjektet. Kommunens ansatte som ivaretar oppgaven med tildeling av omsorgstjenester bør ha helse- og sosialfaglig kompetanse på høgskolenivå. Kommunen må ha tilstrekkelig ressurser for å løse oppgaven med tildeling av omsorgstjenester. Kommunen må tilrettelegge for å kunne kjøpe tjenester fra andre leverandører hvis tjenesten ikke kan leveres av kommunen selv. Deltagende kommuner må fra 15.januar 2016 kunne inngå i et tett samarbeid om forsøksordningen med Helsedirektoratet. Vurderinger Kommunestyret får forelagt sak som grunnlag for sin beslutning om deltagelse, og en aksept for at kommunen gir fra seg myndighetsutøvelse innenfor dette området. Flatanger kommune opererer ikke med ett eget tildelingskontor for tjenester. Tildelingsenheten deltar også i tjenesteproduksjonen. Kommunens ansatte som pr i dag ivaretar oppgaven med tildeling av omsorgstjenester har helse- og sosialfaglig kompetanse på høgskolenivå, samt videreutdanning i helseog sosialrett, administrasjon og ledelse. Slik som forsøksordningen er lagt opp er det ikke tilstrekkelige ressurser for å løse oppgaven med tildeling av omsorgstjenester slik det er skissert under f.eks modell A (og kommunen velger ikke selv hvilken modell) Ordningen vil være krevende å håndtere. Hvem disse «andre leverandører» kan være er høyst usikkert. Det er ingen automatikk i at en får kjøpe tjenester fra nabokommunen om en ikke klarere å rigge dette selv. Bruk av private aktører kan være aktuelt, men avtaler med private krever også grundige prosesser blant annet med hensyn til anbud etc. Pr i dag er det ikke vurdert at det foreligger tilstrekkelig med ressurser på tildelingssiden til å klare å følge opp dette etter intensjonene som beskrevet i forsøksordningen. Ut fra dette så finner saksbehandler at Flatanger kommune per i dag ikke fyller kriteriene for å kunne søke om deltagelse i «Forsøksordning med statlig finansiering av omsorgstjenester». Begge modellene innebærer at kommunen gir fra seg frihet og en stor del av rammetilskuddet. Selv om det gis et øremerket tilskudd med inntektspåslag, inneholder begge modellene også sterke elementer av kostnadskontroll. En ser også at administrative- og tildelingsressurser som må frigis prosjektet, sannsynligvis vil ressursmessig overgå ekstra tildelte ressurser gjennom inntektspåslaget. Et stort uttrekk fra kommunal inntektsramme vil svekke muligheten for å i perioder å flytte ressurser fra et virksomhetsområde i kommunen til et annet, dette med bakgrunn i lokale prioriteringer og behov.

14 Kommunen står overfor store oppgaver fram i tid, og det er viktig å prioritere ressursinnsatsen til de områder kommunestyret har valgt å prioritere. I den sammenheng nevnes oppgaver som implementering av omsorgstrapp, endringer av arbeidstidsordninger, utbygging/rehabilitering PO-tun, mottak av flyktninger, etablering av frivilligsentral, effektivisering av drift i h.h.t. framtidige økonomiske rammer, kommunereformarbeid m.v. Også med dette som bakgrunn, anser rådmannen ikke tiden nå å være moden til å gå inn i et stort nasjonalt forsøksprosjekt. Her er det bedre at vi høster erfaringer fra prosjektet, og evt. knytter oss på i en senere fase hvis erfaringene fra 3-års prosjektet er såpass gode at regjeringen legger om ressurs- og myndighetsstyringen av landets kommunale omsorgstjenester. Av kommuner rundt oss er det så lang kjent at det kun er Namsos kommune som skal fremme sak om dette. En del av de mindre kommunene har vurdert det som altfor krevende å gå inn på den ordningen og at det er argumentet for at det ikke søkes. Lauvsnes Rune Strøm Rådmann Liv Ingeborg Brønstad Helse- og omsorgssjef

15 Helsedi ektoratet «Forsøksordning med statlig finansiering av omsorgstjenester» Rammer for forsøket og søknadsprosess Vedlegg til sak

16 Innholdsfortegnelse 1 Om forsøket Målsetting og rammer for modell A Målsetting og rammer for modell B 3 2 Økonomiske rammer Inntektspåslag 4 3 Finansiering - modell A Prismodell 5 4 Finansiering - modell B 6 5 Kriterier for tjenestetildeling modell A Rutiner for arbeidsprosess Tj enestekriterier 8 6 Roller og ansvar i forsøksordningen Forberedelse av forsøket i kommunen Avtale - modell A Avtale modell B 11 7 Rapportering 12 8 Evaluering 12 9 Søknadsprosess 12 1

17 - 1 OM FORSØKET Regjeringen har i statsbudsjettet for 2015 foreslått at det skal gjennomføres et forsøk med statlig finansiering av omsorgstjenestene. Forsøksordningen skal inkludere 20 kommuner og vare i 3 år med oppstart Forsøket skal ikke føre til en forringelse av tjenestene til nåværende og fremtidige brukere. Det legges til grunn at forsøket skal omfatte to modeller (modell A og modell B) I kommuner innenfor modell A skal tjenester tildeles etter statlige tildelingskriterier, en retningsgivende budsjettramme og en statlig finansierings- og prismodell. Eventuelle budsjettoverskridelser må dekkes av en statlig overslagsbevilgning. I kommuner innenfor modell B fortsetter kommunen å tildele tjenester som i dag. Midler til kommunen gis som et øremerket tilskudd fra Helsedirektoratet. Eventuelle budsjettoverskridelser må dekkes av kommunen selv. Helsedirektoratet har fått i oppdrag å etablere et utredningsprosjekt for å forberede forsøket. Helsedirektoratet vil også få ansvaret for å gjennomføre forsøket. Helsedirektoratet har prosjektorganisert utrednings- og forberedelsene og betegner prosjektet «Statlig initierte omsorgstjenester» (SIO-prosjektet). Helsedirektoratet inviterer herved kommuner til å søke om deltagelse i forsøket. Det vises til sio for nærmere informasjon om søknadsprosess og søknadsskjema. Deltagelse i forsøket er frivillig. Kommuner som søker bestemmer ikke selv hvilken modell de skal delta i. Helsedirektoratet vil fordele kommuner på de to modellene, med en jevn fordeling av kommuner i de to modellene. Det påregnes en avviklingsperiode på tre år. Plan for avvikling vil tilpasses den enkelte kommune som deltar i forsøkets modell A og modell B. Overordnet plan for avvikling av forsøket vil være tilgjengelig på sio innen utgangen av oktober MALSETTING OG RAMMER FOR MODELL A I forsøkets modell A skal det prøves ut om statlige tildelingskriterier og statlig finansiering gir økt likebehandling på tvers av kommunegrenser, samt riktigere behovsdekning. Ved tildeling av omsorgstjenester skal: > Brukerne tilbys tjenester som er individuelt tilpasset den enkeltes behov > Brukermedvirkning skal være satt i system > Riktig kompetanse og kunnskapsgrunnlag skal benyttes i tildelingsprosessen > Tilrettelagte arbeidsverktøy skal benyttes i tildelingsprosessen 2

18 Nåværende tildelingsansvarlige skal fortsette å håndtere tildelinger og opprettholder sitt ansettelsesforhold i kommunen. Forsøket innebærer ingen avvik fra arbeidsmiljøloven. Ansatte ved tildelingstjenesten inngår i et tett samarbeid med Helsedirektoratet og skal etter avtale mellom Helsedirektoratet og kommunen følge statlige kriterier for tjenestetildeling. Plikten til å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere virksomheten, slik at tjenestens omfang og innhold er i samsvar med krav fastsatt i lov eller forskrift, jf helse- og omsorgstjenestelovens 3-1, tredje ledd skal opprettholdes i forsøksperioden. Kommunens planleggingsansvar for å imøtekomme fremtidige behov innen omsorgstjenestene opprettholdes. Kommunen skal i forsøksperioden sikre nødvendige investeringer i heldøgns omsorgsplasser. På samme måte som i dag vil kommunen stå ansvarlig for kvaliteten på tjenesten. Forsøket innebærer ingen avvik fra helse- og omsorgstjenesteloven sett fra brukers side. Klagehåndtering og tilsyn med tjenestene blir som i dag. Forsøkets modell A skal evalueres, jf kapittel MALSETTING OG RAMMER FOR MODELL B I forsøkets modell B skal det prøves ut om øremerket sektortilskudd til kommunen gir økt likebehandling på tvers av kommunegrenser, samt riktigere behovsdekning. Plikten til å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere virksomheten, slik at tjenestens omfang og innhold er i samsvar med krav fastsatt i lov eller forskrift, jf helse- og omsorgstjenestelovens 3-1, tredje ledd skal opprettholdes i forsøksperioden. Kommunens planleggingsansvar for å imøtekomme fremtidige behov innen omsorgstjenestene opprettholdes. Kommunen skal i forsøksperioden sikre nødvendige investeringer i heldøgns omsorgsplasser. Forsøkets modell B skal evalueres, jf kapittel 8. 2 ØKONOMISKE RAMMER Omsorgstjenestene finansieres i dag gjennom kommunens frie inntekter (skatteinntekter og rammetilskudd), egenbetaling fra brukere, inntekter fra evt. salg av tjenester, tilskudd fra eksisterende øremerkede ordninger, toppfinansieringsordningen for ressurskrevende tjenester og andre inntekter direkte knyttet til omsorgsvirksomheten. I forsøksperioden vil finansieringen som stammer fra frie inntekter bortfalle. Øvrige inntekter videreføres som før. Det legges til grunn at egenbetalingsordninger videreføres på samme reelle nivå, og at kommuner som deltar i forsøksordningen fortsatt utnytter de muligheter som ligger i eksisterende øremerkede tilskuddsordninger. Kommunene viderefører arbeidsgiveransvaret for sine ansatte på 3

19 - tildelingskontoret, slik at retten til å kreve kompensasjon fra NAV for fravær, videreføres for forsøkskommunene på linje med andre kommuner. Kommunene kompenseres for bortfall av frie inntekter tilsvarende kommunens netto driftsutgifter til omsorgstjenester året forut for forsøksperioden, tillagt den generelle veksten i kommunerammen (kompensasjon for lønns- og prisvekst, samt realinntektsvekst til blant annet å dekke demografiske endringer). Grunnlaget vil være foreløpige regnskapstall for 2015, jf. KOSTRA-publisering , og uttrekket vil ta utgangspunkt i kommunenes netto driftsutgifter på KOSTRA-funksjonene 234, 253, 254 og 261. Dersom særskilte forhold skulle tilsi det, f.eks. dersom det har vært feilføringer på de respektive funksjonene e.i., vil det også kunne tas hensyn til dette i fastsettelsen av uttrekket. Kommuner som deltar i modell a kompenseres gjennom en kombinasjon av et øremerket tilskudd og en statlig prismodell. Kommuner som deltar i modell b kompenseres gjennom et øremerket tilskudd Tabell 1: Omsorgstjenester som inngår i forsøksordningensmodell A og B: Helsetjenester i Institusjonstjenester Avlastning hjemmet, inkl. i omsorgsbolig Sykehjem, barnebolig, institusjoner for rusipsykiatri Dag og aktivitetstilbud Personlig assistanse Omsorgslønn Hjemmesykepleie Tidsbegrenset opphold Avlastning inkludert rullerende korttid besøkshjem / weekendhjerh Fysioterapi i hjemmet Ergoterapi i hjemmet Trygghetsalarm Habilitering / rehabilitering i hjemmet Hverdagsrehabiliteri ng i hjemmet innsatsteam Tidsbegrenset opphold behandling / utredning /observas'on Tidsbegrenset opphold - rehabilitering Langtidsopphold i institusjon Langtidsopphold i institusjon forsterket sykehjemsplass Avlastning dagsenter Avlastning timer/døgn i Kemmet Avlastning institusjon / bolig Avlastning timer utenfor hjemmet Langtidsopphold i institusjon Barnebolig skjermet sykehjemsplass Avlastning praktisk bistand husholdnin Avlastning privat leverandør T hetsalarm Støttekontakt Dagsenter for personer med nedsatt funks'onsevne Dagsenter for eldre Dagsenter for demente Ulike dag og aktivitetstilbud som gis i eget Kern Aktivitetstilbud kan også gis på kveld og i hel ene Støttekontakt Praktisk bistand daglige gjøremål Praktisk bistand - opplæring Praktisk bistand - BPA Støttekontakt Trygghetsalarm Habilitering/ rehabilitering i h'emmet Hverdagsrehabili tering i hjemmet innsatsteam 2.1 INNTEKTSMSLAG Forsøkskommunene vil få et eget inntektspåslag tilsvarende 4 % av netto driftsutgifter til omsorgstjenester (grunnlaget som angitt i punkt 2.0). Inntektspåslaget er oppad begrenset til 25 mill. 4

20 kr. per år for en enkelt kommune. Påslaget vil bli gitt med 8 måneders effekt i 2016, 12 måneders effekt i 2017 og 2018, og 4 måneders effekt i Utmålingen av det øremerkede tilskudd vil skje våren 2016, forut for forsøksperioden, men etter at forsøkskommunene er bestemt. I modell A skal inntektspåslaget gå til tjenesteproduksjon. Inntil kroner per kommune per år kan øremerkes til utgifter knyttet til prosjektgjennomføring i kommunene. I modell B gis inntektspåslaget som en del av det øremerkede tilskuddet til omsorgstjenester, uten ytterligere bindinger. Inntektspåslaget vil etter at forsøket er avsluttet bli trappet ned over 3 år. 3 FINANSIERING - MODELL A Budsjettmidler til utførerenhet, for å finansiere tjenester som tildeles den enkelte bruker, vil følge av vedtaket. Størrelsen på de budsjettmidler som følger tildelingen av tjenester vil bestemmes av en prismodell. Kostnader som ligger fast, og som i liten grad påvirkes av vedtak om tildeling av tjenester til den enkelte bruker, blir tilført kommunen som en øremerket årlig rundsumstilskudd. Eksempler på slike kostnader er drift av tildelingskontor og den faste ledelsen i kommunens omsorgstjeneste. Rundsumtilskuddet vil også omfatte tjenester som kommunen tilbyr som åpne eller oppsøkende tjenester (eksempelvis eldresentre og oppsøkende hjemmebesøk) og uten at brukere må ha vedtak om denne tjenesten. Ved oppstart av forsøket vil tjenestetildelingen og finansiering av tjenestene være knyttet til vedtak om tjenester som er fattet før forsøksordningen igangsettes. Den statlige kriterie- og prismodellen, vil gradvis bli innfaset i forsøksperioden. Midlene beholdes av staten og betales ut forskuddsvis a konto til kommunene, med etterskuddsvis avregning ut fra forbruk. 3.1 PRISMODELL Størrelsen på de budsjettmidler som følger vedtak om tjenester eller annen form for tildeling av omsorgstjenester, vil følge av en felles prismodell for forsøkskommunene. Enhetsprisene (prisene for de ulike typer tjenester) blir bestemt av hva som er aktivitets/kostnadsdrivere for de enkelte tjenester. Nasjonale gjennomsnittssatser vil legges til grunn for prismodellen. Prisene i prismodellen vil være felles for forsøkskommunene. Prisene vil likevel bli korrigert for ulikhet i arbeidsgiveravgiftssats, ulikheter i reiseavstand for tjenester i hjemmet. Kommuner som har høyere driftsutgifter enn det som følger av pris pr tjeneste må påregne omstilling eller dekning av merkostnader innenfor kommunens ramme så langt merutgiften ikke kan dekkes av inntektspåslaget. Prismodellen vil for hjemmebaserte tjenester angi enhetspriser for de tjenester det gjøres vedtak om. For pleie og bistand i hjemmet vil enhetsprisen typisk være per vedtakstime, mens enhetspriser 5

21 for andre tjenester kan være per besøk, aktivitet eller annen form for tildeling. Det utvikles en tjenestemeny som gir oversikt over tjenester som inngår i prismodellen. Prismodellen vil ta høyde for at kommunene kan ha etablert avtale med private/ideelle tilbydere i forkant av forsøksperioden, eller at det kan bli etablert slike avtaler i løpet av forsøksperioden. For tjenester i institusjon, vil prismodellen angi pris per plass i flere nivå der de ulike nivåene reflekterer ulikheter i krav til bemanningsfaktor og kompetanse avhengig av brukerens funksjonsnivå. Korttidsplass og plass på skjermet enhet vil således utløse en høyere pris enn vedtak om ordinær langtidsplass på institusjon. Plassprisene vil inkludere kapitalkostnader og andre bygningsrealterte kostnader. Direktoratet vil legge vekt på at prismodellen skal være mulig å praktisere. Det vil si at modellen er enkel nok til å forstås av de som skal bruke modellen, men samtidig i rimelig grad differensierer mellom ulikhet i kostnader ved å tilby ulike typer tjenester og tjenesteomfang i hjemmet og institusjon. Prismodellen vil reflektere ulikheter i lønnsutgifter mellom kommuner, blant annet som følge av ulike arbeidsavgiftssatser. Finansierings- og prismodell vil være tilgjengelig på Helsedirektoratets nettsider sio i løpet av oktober FINANSIERING - MODELL B Modell B innebærer at kommuner står fritt i tildeling av tjenester innenfor hva regelverket tilsier. Kommunene i modell B blir tilført det øremerkede tilskuddet til omsorgstjenester forskuddsvis per kvartal etter avtale med Helsedirektoratet. Som angitt i pkt. 2.1 skal inntektspåslaget gå til videreutvikling av kommunale omsorgstjenester, med vekt på kvalitetshevende tiltak, forebyggende tjenester og utvikling av nye tjenester. For øvrig avgjør kommunen selv den nærmere budsjettfordelingen av det øremerkede tilskuddet, så lenge det skjer til omsorgstjenester. 5 KRITERIER FOR TJENESTETILDELING MODELL A Modell A innebærer at det skal benyttes statlige rutiner og tjenestekriterier ved tildeling av omsorgstjenester. Det er et formål at tjenestene så langt som mulig baseres på tidlig intervensjon, ut fra tanken om at tjenesten gis raskt ved behov og avsluttes ved egenmestring. Denne forebyggende tankegangen skal være med på å sikre innbyggernes selvstendige liv, god ressursutnyttelse, og er i tråd med nasjonale føri nger. Et viktig prinsipp for all tildeling vil være LEON-prinsippet og at mindre ressurskrevende tjenester skal være vurdert og eventuelt forsøkt før kostnadskrevende tjenester innvilges. For eksempel skal 6

22 hjemmetjenester i stort omfang ha vært vurdert og om mulig forsøkt, før langtids institusjonsplass innvilges. Kommunens tjenestetilbucl innen helse og omsorg skal dekke et bistandsbehov basert på en individuell vurdering av brukerens funksjonsevne og stilpasset den enkeltes behov for tjenester. Den enkelte bruker og pårørende skal trekkes aktivt med i tildelingsprosessen. Hensikten med kriterier for tildeling av tjenester er først og fremst å sikre søkerne en helhetlig, tverrfaglig og likeverdig vurdering i forhold til de ulike omsorgstjenestene som tilbys. Målet er at det fattes vedtak om tjenester som bidrar til å ivareta og utvikle den enkeltes evne til å mestre dagliglivets utfordringer både i og utenfor hjemmet. Helsedirektoratet utvikler kriterier for tildeling av omsorgstjenester som omfatter - Rutiner for arbeidsprosessen ved tildeling - Tjenestekriterier 5.1 RUTINER FOR ARBEIDSPROSESS Rutiner og kriterier for arbeidsprosessen ved tildelingskontorene skal bidra til å sikre en god og lik tilnærming ved tildeling av tjenester. Å sikre en mest mulig lik tilnærming i arbeidet med å utrede og tildele tjenester, vurderes å være den viktigste faktoren for å få til mest mulig likhet på tvers av kommunene. Det lages derfor kriterier for arbeidsprosessen som alle som jobber med tildeling i forsøket må følge. Sarntale/vurderinger Behov for nye eller endringer i tjenester/revurdering Innbygger Sykehus fastlege Hjernmetjenesten Søknad Revurdering Henvendelse Saksbehandling ~1ng Vedtak Valg av privat eller offentlig'l leverandør Privat utfører Kommunal utforer / Innhente opplysninger Figur 1: Illustrasjon av saksgang i tildeling og revurdering av søknader. I forsøket vektlegges: system for brukermedvirkning, kompetanse hos ansatte ved tildelingskontor 7

23 tverrfaglig samarbeid både internt i kommunen og i forhold til andre sektorområder bruk av kartleggingsverktøy og prosedyrer for vedtak I tillegg til nye rutiner for arbeidsprosessen ved tildelingskontor, vil «Veileder for «saksbehandling og dokumentasjon i pleie og omsorgstjenesten» komme i ny utgave høsten Anbefalinger veilederen legges til grunn for all saksbehandling. De nye rutinene bygger på veilederen og utdyper og beskriver hvordan de ovenfor nevnte områder skal ivaretas. 5.2 TJENESTEKRITERIER Helsedirektoratet utvikler kriterier for tildeling av hjemmetjenester og institusjonstjenester. Det tas utgangspunkt i utvalgte tjenester etter helse og omsorgstjenesteloven 3-2, 5 og 6 ledd, 3-6 og 3-8. Med utgangspunkt i kommunale kriteriedokument og tjenester som rapporteres i IPLOS, har Helsedirektoratet utformet kriterier på et sett av tjenester. Helsedirektoratet har valgt å gjøre et tydelig skille mellom bolig og tjenester. Tjenestene er delt opp i to hovedkategorier; hjemmetjenester og institusjonstjenester, jf. tabell under. Tabell 2: Tjenester der det utvikles statlige kriterier til bruk i forsøksordningen. Hjemmetjenester Institusjonstjenester Helsetjenester i hjemmet, herunder Tidsbegrenset opphold, herunder sykepleie avlastning, ergoterapi behandling, fysioterapi rehabilitering annet, herunder omsorg ved livets slutt Rehabilitering og habilitering utenfor institusjon Langtidsopphold i institusjon, herunder ordinær sykehjemsplass forsterket sykehjemsplass skjermet sykehjemsplass Praktisk bistand, herunder daglige gjøremål opplæring støttekontakt BPA Omsorgslønn Avlastning Tjenester kommunen tilbyr ut over dette omfattes ikke av statlige tjenestekriterier, men anbefales tilbudt i henhold til dagens praksis. Rutiner for arbeidsproses skal følges for all tildeling av tjenester. De enkelte tjenester beskrives i forhold til: Hva tjenesten består av/kan bestå av 8

24 Lovregulering Formål med tjenesten Målgruppe for tjenesten Vurderingskriterier Det åpnes for at rutiner og kriterier endres i forsøksperioden ut fra evalueringsresultater og erfaringer gjort i forsøket. Rutiner for arbeidsprosess og tjenestekriterier vil være tilgjengelig for kommuner som vurderer å søke om deltagelse i forsøksordningen fra medio oktober ROLLER OG ANSVAR I FORSØKSORDNINGEN 6.1 FORBEREDELSE AV FORSØKET I KOMMUNEN I forkant av forsøkets oppstart vil Helsedirektoratet sørge for at det bli gjennomført opplæring i de statlige rutinene, tjenestekriteriene og alle forhold knyttet til økonomien i prosjektet. Dette vil blant annet skje i form av felles samlinger med erfaringsutvekslinger og ved møter i kommunene. Helsedirektoratet vil også underveis i forsøket arrangere samlinger for erfaringsutveksling. Kommunene i forsøkets modell A må fra 15. januar sette av tid til å samarbeide med Helsedirektoratet om informasjon til kommunens innbyggere og ansatte, gjennomgang av avtale og sikre felles forståelse av forsøket. Videre må alle ansatte ved tildelingskontor frigjøre tid til deltagelse i felles samlinger og opplæring, leder av tildelingskontoret må påregnes å kunne stille i regelmessige møter med Helsedirektoratet både før og etter forsøksordningens oppstart. Kommunen må innen ha en prosjektleder på plass som er Helsedirektoratets samarbeidspart og som tilrettelegger for gjennomføring av forsøket i kommunen. 6.2 AVTALE - MODELL A Staten ved Helsedirektoratet instruerer gjennom avtaleinngåelse med kommunene om Forebyggende tjenester Bruk av statlige kriterier Bruk av statlig prismodell Rapportering fra kommunene Møter med kommuneledelse, prosjektleder i kommunen og leder ved tildelingskontor Opplæring og oppfølging av ansatte ved tildelingskontor Involvering i forbindelse med klagesaksbehandling Staten ved Helsedirektoratet skal ikke ta del i den ordinære saksbehandlingen og vedtak om tjenester. Helsedirektoratet vil inngå en avtale med de kommunene som skal delta i forsøkets modell A. Denne avtalen vil regulere og beskrive kommunens og Helsedirektoratets roller og ansvari forsøksperioden. 9

25 Det vil bli presisert i avtalen mellom kommunen og Helsedirektoratet at direktoratet har mulighet til å gripe inn og på generelt grunnlag instruere enkeltkommuner i tildelingssaker dersom kommunen bryter med føringene som er gitt i tildelingskriterier og rutiner for vedtak eller bryter med de overordnede målene for forsøket. Forsøket skal bidra til riktigere behovsdekning og mer likeverdig behandling av tjenestetilbud mellom kommuner enn det som er tilfelle med dagens organisering. Momenter som avtalen vil inneholde: Generelle forhold o Juridiske rammer for forsøket og beskrivelser/grenseganger mellom forsøket og gjeldende rett. o Konsekvenser ved avtalebrudd både for hvis kommunen trekker seg, eller staten avvikler forsøket. Helsedirektoratets instruksjonsrett og ansvar o Instruksjonsrett ovenfor kommunens bestillerfunksjoner Bruk av statlige rutiner og tjenestekriterier Bruk av statlig prismodell Deltagelse i opplæring og informasjonsmøter o Instruksjonsrett ovenfor kommunen Rapportering av vedtaks- og kostnadsutvikling Fremskaffelse av tjenester kommune ikke har i egen kommune Tildelingskontorets funksjon, kompetanse og rutiner Tilgang til kommunens budsjett, regnskap og aktivitetsdata for omsorgstjenesten o Informasjon og opplæring Informasjon til kommunens ledelse og ansatte som ivaretar tildeling av omsorgstjenester Opplæring, råd og veiledning av ansatte som ivaretar tildeling av omsorgstjenester o Finansiering Overføring av midler til kommunen o Samarbeide med kommunen om klagesaksbehandling Kommunens ansvar o Prosjektgjennomføring: Tilrettelegge for gjennomføring av forsøket i kommunen 10

26 Etablere en prosjektorganisasjon med ansvar for gjennomføring av forsøket i kommunen og være kontaktpunkt mot Helsedirektoratet Sikre nødvendig kompetanse for bestiller delen av kommunen Opprettholde ansettelsesforhold for ansatte som ivaretar tildeling av omsorgstjenester Tilrettelegge for at ansatte kan delta på den opplæring og oppfølging som helsedirektoratet har ansvaret for o Tildeling av omsorgstjenester Ansvar for tildeling av tjenester og behandling av klagesaker med å bruke statlige fastsatte rutiner og tjenestekriterier. Tjenestene skal tildeles ut fra LEON-prinsippet I løpet av 2016 sikre at alle vedtak om tildeling av tjenester er oppdaterte og i henhold til gjeldende lowerk og statlige kriterier Samarbeide med Helsedirektoratet om klagesaksbehandling o Tjenestetilbud Tilbud av tjenester som er faglig forsvarlig og innenfor gjeldende rettigheter som verdighetsgaranti ect. Tjenester må fremskaffes i egen kommune, i andre kommuner eller gjennom avtaler med private o Samarbeid med den instans som evaluerer Avvikling av forsøket o Tilrettelegge for awikling av forsøket over tre år Utkast til avtale vil foreligge i oktober 2015 og vil være tilgjengelig på sio Avtalen vil tilpasses den enkelte deltagende kommune ut fra særskilte behov. 6.3 AVTALE MODELL B Helsedirektoratet vil inngå en avtale med de kommunene som skal delta i forsøkets modell B. Denne avtalen vil regulere og beskrive kommunens og Helsedirektoratets roller og ansvar i forsøksperioden. Momenter som avtalen vil inneholde er: Overføring av øremerket tilskudd til kommunen fra Helsedirektoratet Kommunens ansvar for å samarbeide med instans som evaluerer, jfr pkt 8 i dette dokumentet Tilrettelegge for awikling av forsøket over tre år Utkast til avtale vil foreligge i oktober 2015 og vil være tilgjengelig på sio 11

27 7 RAPPORTERING Rapportering av økonomi- og tjenestedata fra kommunene, vil i størst mulig grad baseres på gjenbruk av den ordinære rapporteringen som skjer gjennom KOSTRA og IPLOS. Det kan bli aktuelt å kreve ytterligere rapportering når dette er nødvendig for å framstille resultater av statlig kriterier og prismodell og/eller er nødvendig for å ivareta reglementer for øremerkede tilskudd. Samlet opplegg for rapportering fra forsøkskommunene vil bli sluttført i dialog med kommunene, før oppstart av forsøket. 8 EVALUERING Forsøksordningen skal evalueres. Følgeevalueringen vil særlig rette fokus på måloppnåelse, effekt av endret finansiering og av statlige tildelingskriterier. I tillegg vil det gjennom evalueringen fokuseres på effekter for brukere, på brukermedvirkning, kompetanse og praksis hos medarbeidere, tildelingskontorenes samhandling med tjenestene i og utenfor kommunen og andre forhold som viser seg viktig for kvaliteten på omsorgstjenesten. Følgeevalueringen vil starte opp fra det tidspunkt kommuner er valgt ut for deltagelse, senest Kommunene som skal delta i forsøket må påregne å samarbeide med den som evaluerer om fremskaffelse av nødvendige data, tilrettelegge for brukerundersøkelser med mere. Forsøkskommunene vil bli invitert til statusgjennomgang før forsøket starter opp, under og etter forsøksperioden. 9 SØKNADSPROSESS Det vil bli utarbeidet et eget søknadsskjema som må fylles ut av kommunen. Søknadsskjema vil være tilgjengelig på Helsedirektoratets nettsider innen utgangen av august. For informasjon om innhold i søknadsskjema se sio Søknadsfrist er 1. desember 2015 Kriterier for deltagelse: Kommunestyret må ha vedtatt deltakelse i forsøksordningen. Kommuner som søker om deltagelse i forsøksordningen må ha oppgaven «tildeling av omsorgstjenester» adskilt fra tjenesteproduksjonen, eller enkelt kunne skille disse før forsøksoppstart. Kommunens ansatte som ivaretar oppgaven med tildeling av omsorgstjenester bør ha helseog sosialfaglig kompetanse på høgskolenivå. Kommunen må ha tilstrekkelig ressurser for å løse oppgaven med tildeling av omsorgstjenester. Kommunen må tilrettelegge for å kunne kjøpe tjenester fra andre leverandører hvis tjenesten ikke kan leveres av kommunen selv. 12

28 Deltagende kommuner må fra 15. januar 2016 kunne inngå i et tett samarbeid om forsøksordningen med Helsedirektoratet Det kan påregnes at valg av deltagende kommuner er foretatt innen 15. januar

29 Flatanger kommune Oppvekst og kultur Flatanger Saksmappe: 2015/ Saksbehandler: Gurid Marte Halsvik Saksframlegg Tilstandsrapport for den offentlige grunnskolen i Flatanger 2015 Utvalg Utvalgssak Møtedato Flatanger Kommunestyre 49/ Rådmannens innstilling Tilstandsrapporten for den offentlige grunnskolen i Flatanger 2015 tas til orientering.

30 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S Tilstandsrapport for den offentlige grunnskolen i Flatanger 2015 Vedlegg: 1 Utvikling i bruk av spesialundervisning Saksopplysninger Det er fastsatt i opplæringsloven og privatskoleloven at skoleeiere plikter å utarbeide en årlig rapport om tilstanden i opplæringen. I St.meld.nr 31 ( ) fremgår det at det er viktig at styringsorganene i kommuner og fylkeskommuner har et bevisst og kunnskapsbasert forhold til kvaliteten på grunnopplæringen. Dette er nødvendig for å følge opp utviklingen av sektoren på en god måte. Den årlige rapporten skal drøftes av skoleeier, dvs. kommunestyret, jf. opplæringslovens 13-10, andre ledd. Tilstandsrapporten skal som et minimum omtale læringsresultater, frafall og læringsmiljø, men kan bygges ut med annen omtale som skoleeier mener er formålstjenlig ut fra lokale behov. Det er data fra Skoleporten/ utdanningsdirektoratet som hovedsakelig skal benyttes som grunnlag for skoleeiers vurdering av tilstanden, men det følger av St. meld. 31 ( ) at skoleeiere og skoler oppfordres til å føre opp konkrete målsettinger for hva de skal oppnå innenfor de målområder som er satt opp. De dataene som er tilgjengelig i Skoleporten, inneholder ikke data om spesialundervisning, men oppvekstsjefen har valgt å legge inn et eget kapittel i rapporten om temaet, slik at vi kan følge utviklingen over flere år. Det er foretatt endringer i opplæringsloven som pålegger skolene å foreta en grundigere utprøving gjennom tilpassa opplæring før eventuell oppmelding til PPT. I møter mellom PPT, oppvekstsjefen og rektorene ved skolene Utvorda, Lauvsnes og Flatanger Montessori foretas det årlig en vurdering av hver enkelt av elvene som i dag har spesialundervisning for å se på om de kan gis et tilfredsstillende tilbud gjennom en bedre tilpassa opplæring. Økt fokus på hvordan tilpassa opplæring kan utvikles, vil samtidig kunne gi en mer variert undervisning, noe som kommer alle elevene til nytte. Skoleeier står ellers fritt til å utvide innholdet i tilstandsrapporten. Tall som lastes direkte inn fra Skoleporten, kan for små enheter inneholde indirekte identifiserbare opplysninger. Dette kan være taushetsbelagte opplysninger etter forvaltningsloven 13 og/eller personopplysninger etter personopplysningsloven 2 nr. 1. Tilsvarende vil også kunne gjelde for lokale indikatorer. Disse opplysningene må behandles i tråd med forvaltningslovens og/eller personopplysningslovens bestemmelser. Tilstandsrapporten er på grunn av dette unntatt offentligheten. Vurdering Resultatene av elevundersøkelsen viser en meget positiv utvikling, spesielt for barnetrinnet hvor vi for de fleste indikatorer har bedre resultater enn sammenligningsgruppene. For ungdomstrinnet er resultatene mer på nivå med sammenligningsgruppene. Som forventa når vi har små kull, vil variasjonene i resultater i fag variere mye fra år til år.

31 Avgangselevene 2015 ved Lauvsnes skole oppnådde de beste resultatene vi har hatt siden vi begynte å utarbeide egne tilstandsrapporter for den offentlige grunnskolen i Flatanger. Utvikling av tilpassa opplæring har vært et satsningsområde både sentralt og i det interkommunale samarbeidet innenfor skole i Namdalen, men Flatanger har fremdeles en høy andel av elevene med vedtak om spesialundervisning sammenligna med andre kommuner. Det kan synes som vi ikke har lyktes godt nok med å utvikle tilpassa opplæring til å integrere flest mulig av elevene i den ordinære undervisninga. Flatanger kommune har i liten grad utarbeidet resultatmål for området grunnskole. Det bør vurderes om kommunen bør starte en prosess for utarbeidelse av en kvalitetsutviklingsplan for området. Lauvsnes Rune Strøm Rådmann Gurid Halsvik Oppvekstsjef

32 Vedlegg til tilstandsrapporten: Elever med vedtak om spesialundervisning: Andel angitt i % av alle elevene pr 01.10: Egne skoler Elever vi dekker spesialundervisning for ved andre skoler 2011/ ,7 % 25,6% 2012/ ,2 % 24,4 % 2013/ ,4 % 17,5% 2014/ % 12 % 2015/ % 16 % For årene 2011/2012, 2012/2013 og 2013/2014 er bare lærertimer tatt med i oversikten. Tallene for 2014/2015 og 2015/2016 er det samla tall for elever med vedtak om lærer og/eller assistenttimer. Assistent brukes ikke lenger til spesialundervisning i fag. Ressursen tildeles på bakgrunn av ulike helsemessige utfordringer. Få elever har vedtak om assistentressurs, men vedtakene omfatter oftest mange uketimer. Antall innvilga timer a 60 minutter: Egne skoler 2011/2012 lærer-timer / / / / /2015 assistent-timer / Elever vi dekker spesialundervisning for ved andre skoler Som ledd i oppfølginga av kontrollutvalgets rapport om spesialundervisning er det etablert et tettere samarbeid med PPT. I tillegg til flere felles møter om arbeidsform og samarbeidsform mellom kommunen og PPT, skal PPT legge større vekt på gruppestørrelse når antall timer innvilges. Vi synes også vi har fått mer utfyllende tilrådinger om hvordan det skal arbeides med den enkelte elev framfor hvor mange timer det skal gis, spesielt knytta til lesing og skriving. Opplæringsloven er endret slik at det ligger en større plikt på skolene til å utprøve ulike former for tilpassa opplæring før eleven meldes opp til PPT for nærmere utredning. Hver vår de siste to årene er det holdt møter for skolene Lauvsnes, Utvorda og Flatanger Montessori, hvor rektor, rådgiver fra PPT og oppvekstsjefen deltok. På møtene ble det foretatt en individuell vurdering av hver elev med vedtak om spesialundervisning m.h.t. hvilke elever som kunne få et tilfredsstillende tilbud gjennom utvida tilpassa opplæring. I starten av september hvert år møter PPT oppvekstsjef og ledere for skoler og barnehager for å drøfte prioriteringer inneværende skole- og barnehageår. En stadig større del av utfordringene er knyttet til adferd/konsentrasjonsvansker/uro, mens lærevansker utgjør en redusert andel. PPT gjennomførte vinteren 2013/2014 et kurs for mellomtrinnslærere i Flatanger fordelt over fem kursdager med adferdsutfordringer som tema. Vinteren 2014/2015 gjennomførte de en tilsvarende kursrekke for småtrinnslærere og ansatte i barnehagene.

33

34 Flatanger kommune Oppvekst og kultur Flatanger Saksmappe: 2015/ Saksbehandler: Gurid Marte Halsvik Saksframlegg Endring av vedtekter SFO - ny politisk behandling Utvalg Utvalgssak Møtedato Flatanger Hovedutvalg for oppvekst og omsorg 19/ Flatanger Hovedutvalg for oppvekst og omsorg 27/ Flatanger Kommunestyre 50/ Rådmannens innstilling Vedlagt forslag til endra vedtekter til SFO av vedtas. Behandling i Flatanger Hovedutvalg for oppvekst og omsorg Leder HUOO fremmet følgende forslag til vedtak: - Saken utsettes der HUOO ber om en nærmere vurdering om kostandsmessige konsekvenser vedr. foreslåtte punkt 3.6. Forslaget enstemmig vedtatt. Vedtak i Flatanger Hovedutvalg for oppvekst og omsorg Saken utsettes der HUOO ber om en nærmere vurdering om kostandsmessige konsekvenser vedr. foreslåtte punkt 3.6. Behandling i Flatanger Hovedutvalg for oppvekst og omsorg Innstillingen enstemmig vedtatt.

35 Vedtak i Flatanger Hovedutvalg for oppvekst og omsorg Vedlagt forslag til endra vedtekter til SFO av vedtas.

36 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S Endring av vedtekter i SFO fra S Endring av vedtekter SFO - ny politisk behandling Vedlegg: 1 Forslag til endra vedtekter datert Gjeldende vedtekter Saksopplysninger Det vises til vedlagte saksutredning og vedtak fra hovedutvalgets møte , sak 12/15. Med utgangspunkt i de fire punktene til endra vedtekter som ble lagt fram i møtet, ble det bedt om en ny vurdering av forslaget, og ny behandling i møtet 8.juni. Den opprinnelige saksframstillingen er og vedtaket er lagt som vedlegg til saken, slik at den nye vurderingen bare omfatter de fire punktene som ble foreslått i møtet. Vurdering Ang. forslaget til to nye punkter som gjelder betaling: Pkt 6.2: Forslag til redusert betaling for barn med funksjonsnedsettelser foreslås ikke tatt inn. Begrunnelsen er at det er ulike grunner til at elever har behov for SFO. Noen barn har synlige funksjonsnedsettelser, andre barn som har mindre synlige utfordringer, kan ha tilsvarende behov for SFO. Det vil ikke være riktig av ansatte i sektoren å gradere foreldrenes egenbetaling ut fra elevenes helsemessige forhold, noe vi heller ikke har kompetanse til. NAV har regelverk og ordninger for å ivareta de forholdene som ligger i forslaget. Pkt 6.8: Redusert egenbetaling ved sykefravær over en viss tid. Forslaget er tilsvarende det som ligger i vedtekter for barnehagene. Det foreslås at forslaget tas inn i vedtektene, samtidig som skole og SFO må ses i sammenheng m.h.t. fravær og legeerklæring. Pkt. 3.5 og 3.6: SFO har allerede to tilbud, et som følger skoleruta, og et utvida tilbud som er åpent hele året, unntatt juli måned, mellomjula og påskeuka. Pga. lite bruk av det utvida tilbudet, ble det for et par år siden endret til at konkret påmelding og dagbetaling for dager utenom skoleruta, slik et bemanningen kan tilpasses behovet for tjenesten. I forslaget til nytt pkt 3.5 er det ikke konkretisert hva som ligger i halvplass (50%). Det må i tilfelle foreligge som ett nytt fast tredje tilbud, f.eks. med SFO-plass bare før skolestart om morgenen, slik enkelte kommuner har. Utvida fleksibilitet vil være en utfordring i forhold til ansattes arbeidstid, og det forhold til at egenbetaling utgjør en betydelig del av finansieringen av tilbudet. Lauvsnes

37 Rune Strøm Rådmann Gurid Halsvik Oppvekstsjef

38 Flatanger kommune Oppvekst og kultur Forslag til VEDTEKTER FOR FLATANGER KOMMUNES SKOLEFRITIDSORDNING Gjeldende fra Flatanger kommune har SFO-tilbud ved Lauvsnes skole og Utvorda oppvekstsenter. Tilbudet på Utvorda samordnes med barnehagen. Tilbudet på Lauvsnes kan samordnes med barnehagen i vinterferie, høstferie og skolefrie deler av juni og august. 1. FORMÅL 1.1 Den kommunale skolefritidsordningen drives i samsvar med Opplæringslova med tilhørende forskrifter, kommunale vedtak og plan for Lauvsnes skole og Utvorda oppvekstsenter. 2. ORGANISERING 2.1 Hovedutvalg for oppvekst og omsorg har ansvaret for forvaltningen av skolefritidsordningen i kommunen. Administrativ tilknytning er oppvekstkontoret. 2.2 Rektor har det pedagogiske og administrative ansvaret, og er daglig leder for ordningen. 2.3 Netto leke- og oppholdsareal pr. barn: 5,0m². 2.4 Det skal som hovedregel være tilsatt minimum 1 voksen pr 12 barn. 2.5 Skolefritidsordningens internkontrollsystem dokumenteres gjennom Flatanger kommunes internkontrollsystem. 3. ÅPNINGSTID 3.1 SFO-året begynner 1.august og slutter 31.juli året etter. Skolefritidsordningen er stengt i juli måned, mellomjula og i påskeuka. 3.2 Kommunen har et tilbud som følger skoleruta. 3.3 For dager som ikke inngår i skoleruta, men er innenfor SFO-året slik det er definert i pkt. 3.1., opprettholdes en ordning med kjøp av enkeltdager. 3.4 Daglig åpningstid er følgende: Ved Utvorda SFO: Følger åpningstida i Solbakken barnehage. Ved Lauvsnes SFO: kl *) *) Kan holdes åpen til kl på enkeltdager dersom foresatte to dager før gir melding om at det er nødvendig. 4. OPPTAK 4.1 Ved alle søknader om opptak skal det benyttes elektronisk skjema. Søknadsfrist for opptak er 1.april. 4.2 Opptaket skjer administrativt etter innstilling fra rektor. 4.3 Suppleringsopptak ellers i året foretas av rektor. 4.5 Dersom det er ledig kapasitet, kan det kjøpes enkeltdager. 4.6 Elever som har fått plass i SFO, beholder denne til avslutning av 4.årstrinn, eller til plassen sies opp. 5. OPPTAKSKRITERIER 5.1 Opptak skjer etter følgende kriterier i prioritert rekkefølge: 1. Barn med spesielle behov: -funksjonshemming -forebyggende barnevern

39 -barn av flyktninger 2. Barnets alder, de yngste prioriteres 3. Barn av enslig forsørger i arbeid og/eller utdanning 5.2 Barn over 4.klassetrinn kan tas inn dersom det er plass og det er faglig vurdert/anbefalt. 6. FORELDREBETALING 6.1 Kommunestyret fastsetter satsene for foreldrebetaling (opphold og mat). 6.2 Det betales for 10 måneder, juli og august er betalingsfri. 6.3 Dersom foreldrebetaling misligholdes, har kommunen rett til oppsigelse av plassen med 1 måneds varsel. 6.4 Dersom barnet ikke blir hentet innen SFOs åpningstid, har kommunen rett til å fakturere ekstra lønnsutgifter. 6.5 Det kreves foreldrebetaling ut SFO-året for barn som slutter etter 1.april. Oppsigelse skal legges inn på elektronisk skjema med minst en måneds varsel. 6.6 Ved ekstra dagkjøp kreves det foreldrebetaling etter påmelding, ikke oppmøte. 6.7 Ved sykefravær over 14 dager, men ikke over en måned, betales halv pris. Ved sykefravær over en måned, opphører betalingen for den tid sykdommen varer. Søknad om redusert betaling pga. sykefravær må dokumenteres med legeerklæring for fravær i SFO og skole. Vedtatt av kommunestyret

40 Flatanger kommune Oppvekst og kultur VEDTEKTER FOR FLATANGER KOMMUNES SKOLEFRITIDSORDNING Gjeldende fra Flatanger kommune har SFO-tilbud ved Lauvsnes skole og Utvorda oppvekstsenter. Tilbudet på Utvorda samordnes med barnehagen. Tilbudet på Lauvsnes kan samordnes med barnehagen i vinterferie, høstferie og skolefrie deler av juni og august. 1. FORMÅL 1.1 Den kommunale skolefritidsordningen drives i samsvar med Opplæringslova med tilhørende forskrifter, kommunale vedtak og plan for Lauvsnes skole og Utvorda oppvekstsenter. 2. ORGANISERING 2.1 Hovedutvalg for oppvekst og omsorg har ansvaret for forvaltningen av skolefritidsordningen i kommunen. Administrativ tilknytning er oppvekstkontoret. 2.2 Rektor har det overordnede pedagogiske og administrative ansvar. 2.3 Netto leke- og oppholdsareal pr. barn: 5,0m². 2.4 Det skal som hovedregel være tilsatt minimum 1 voksen pr 12 barn. 2.5 Skolefritidsordningens internkontrollsystem dokumenteres gjennom Flatanger kommunes internkontrollsystem. 3. ÅPNINGSTID 3.1 SFO-året begynner 1.august og slutter 31.juli året etter. Skolefritidsordningen er stengt i juli måned, mellomjula og i påskeuka. 3.2 Kommunen har et tilbud som følger skoleruta. 3.3 For dager som ikke inngår i skoleruta, men er innenfor SFO-året slik det er definert i pkt. 3.1., opprettholdes en ordning med kjøp av enkeltdager. 3.4 Daglig åpningstid er følgende: Ved Utvorda SFO: Følger åpningstida i Solbakken barnehage. Ved Lauvsnes SFO: kl *) *) Kan holdes åpen til kl på enkeltdager dersom foresatte to dager før gir melding om at det er nødvendig. 4. OPPTAK 4.1 Ved alle søknader om opptak skal det benyttes elektronisk skjema. Søknadsfrist for opptak er 1.april. 4.2 Opptaket skjer administrativt etter innstilling fra rektor. 4.3 Suppleringsopptak ellers i året foretas av rektor. 4.5 Dersom det er ledig kapasitet, kan det kjøpes enkeltdager. 5. OPPTAKSKRITERIER 5.1 Opptak skjer etter følgende kriterier i prioritert rekkefølge: 1. Barn med spesielle behov: -funksjonshemming -forebyggende barnevern -barn av flyktninger 2. Barnets alder, de yngste prioriteres

41 3. Barn av enslig forsørger i arbeid og/eller utdanning 5.2 Barn over 4.klassetrinn kan tas inn dersom det er plass og det er faglig vurdert/anbefalt. 6. FORELDREBETALING 6.1 Kommunestyret fastsetter satsene for foreldrebetaling (opphold og mat). 6.2 Det betales for 11 måneder, juli er betalingsfri. 6.3 Dersom foreldrebetaling misligholdes, har kommunen rett til oppsigelse av plassen med 1 måneds varsel. 6.4 Dersom barnet ikke blir hentet innen SFOs åpningstid, har kommunen rett til å fakturere ekstra lønnsutgifter. 6.5 Det kreves foreldrebetaling ut SFO-året for barn som slutter etter 1.april. Oppsigelse skal legges inn på elektronisk skjema med minst en måneds varsel. 6.6 Ved ekstra dagkjøp kreves det foreldrebetaling etter påmelding, ikke oppmøte. Vedtatt av kommunestyret

42 Flatanger kommune Oppvekst og kultur Flatanger Saksmappe: 2015/ Saksbehandler: Gurid Marte Halsvik Saksframlegg Endring av vedtekter i SFO fra Utvalg Utvalgssak Møtedato Flatanger Hovedutvalg for oppvekst og omsorg 12/ Rådmannens innstilling Vedlagte forslag til endrede vedtekter vedtas, og gjøres gjeldende fra Behandling i Flatanger Hovedutvalg for oppvekst og omsorg Ida Angen la fram følgende endringsforslag: Forslag til tilleggs-punkt: Åpningstid: 3.5 Det gis to ulike tilbud; helplass og halvplass (50 % av SFO`s åpningstid pr. måned). 3.6 Barn med redusert plass på SFO kan «kjøpe» ekstra dager ved ledig kapasitet. Betaling: 6.2 Foresatte til barn med funksjonsnedsettelse gis 50 % moderasjon. 6.8 Ved sykdomsfravær over 14 dager, men ikke over en måned, betales halv pris. Ved sykdomsfravær over 1 måned, opphører betalingen for den tid sykdommen varer. I slike tilfeller fremvises lege-erklæring. Knut Staven foreslo at forslaget til Ida Angen vurderes av administrasjonen, som legger fram ny sak til neste møte i hovedutvalget. Avstemming:

43 1. Rådmannen`s innstilling enstemmig vedtatt. 2. Forslaget fra Knut Staven enstemmig vedtatt. Vedtak i Flatanger Hovedutvalg for oppvekst og omsorg Rådmannen`s innstilling enstemmig vedtatt. 4. Forslaget fra Knut Staven enstemmig vedtatt.

44 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S Endring av vedtekter i SFO fra Saksopplysninger Forslaget til endringer omfatter: - Det vises til gjeldende lovhjemler i opplæringsloven. - Egen funksjon som daglig leder for SFO ved Lauvsnes skole ble trukket inn fra Rektorene er dermed daglig ledere for SFO-ordningene ved begge skolen. Som for alle andre kommunale tjenester, ligger det overordna ansvaret hos kommunestyret. - For barnehagene er vedtektene allerede endret slik at når et barn får plass, beholdes plassen til og med barnehageåret før skolestart, dersom ikke plassen sies opp før det. Det foreslås at tilsvarende gjøres gjeldende for SFO, slik at innvilga plass beholdes ut 4. trinn dersom plassen ikke sies opp før det. - Bestemmelsen om at barn med særskilt behov beholder rett til skolefritidsordning t.o.m. 7.trinn nevnes spesielt i vedtektene. Dette er ingen endring i lovverket nå, men det foreslås at det framgår klarere av vedtektene. - Punkt om foreldrebetaling rettes slik at det er i samsvar med kommunestyrevedtakene om egenbetalingssatser. Vurdering Forslaget er en presisering av lovhjemlene som ligger til grunn for tjenesten. For foresatte har det vært litt forvirrende at det må søkes om SFO-plass på nytt hvert år, mens det ikke var kravet mens de samme barna gikk i barnehage. For øvrig er dette en oppretting av vedtektene slik det de samsvarer med tidligere budsjettvedtak og vedtak om egenbetalingssatser. Lauvsnes Rune Strøm Rådmann Gurid Halsvik Oppvekstsjef

45 Gurid Marte Halsvik

46 Flatanger kommune Økonomi og administrasjon Flatanger Saksmappe: 2015/ Saksbehandler: Gunnar Einvik Saksframlegg Tertialrapport nr Utvalg Utvalgssak Møtedato Flatanger Formannskap 31/ Flatanger Kommunestyre 51/ Rådmannens innstilling Tertialrapport nr tas til orientering. Behandling i Flatanger Formannskap Ingen andre forslag ble fremmet. Innstilling fra rådmannen ble enstemmig vedtatt. Innstilling i Flatanger Formannskap Tertialrapport nr tas til orientering.

47 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat X Tertialrapport nr. 2 HA 0 X Tertialrapport nr. 2 HA 1 X Tertialrapport Oppvekst og kultur S Tertialrapport nr X Tertialrapport nr.2 HA 3 pr. Liv Ingeborg Brønstad X Finansreglement-rapportering X Tertialrapport nr.1/2015- hovedansvar 4 X Særutskrift Tertialrapport nr X Tertialrapport nr. 2 NMT Vedlegg: 1 Finansreglement-rapportering 2 Tertialrapport nr. 2 HA 0 3 Tertialrapport nr. 2 HA 1 4 Tertialrapport Oppvekst og kultur 5 Tertialrapport nr.2/2015 HA 3 pr Tertialrapport nr. 2 NMT Saksopplysninger Tertialrapport nr 2 er siste rapport for budsjett-/regnskapsåret. Den skal vise status for den årsplan og budsjett som er vedtatt for dette året. Fram til og med august måned skal skal 63,8% være maks forbruk av lønn og sosiale utgifter fratrukket refunderte sykepenger. Da er lønnsvekst både budsjettert og i hovedsak regnskapsført, noe som er tilfelle for 2015 med unntak for ledelsen. Forbruk andre driftsutgifter bør ikke overstige 66,7% av budsjett. År 2015 er det første året etter den forkortede perioden med forpliktende plan bortsett fra at det tidligere avtalte ekstra skjønnet på kr ble beholdt for i år. Vurdering Kommunestyret vedtok budsjettendringer som vanlig på juni både for ordinær drift og for investeringene. Investeringene: Prosjekt nr. Budsjett Regnskapsført Status/kommentarer Ansvar 0203 Utvorda 0 31 Pågår. Ferdig okt. mnd skole/grendehus 0301 Pleie og Påstartet. Antagelse anbud 4431

48 omsorgstun 0302 Rehab. Pl./oms.tun Ferdig Kvitv.tunet Ferdig Maskiner Påstartet Kloakk Øra Vik skole, rehabil. garderober Ferdig Asfaltering Okt. mnd Bolig Brønnbo Boliger Høst d.å trygdheim leil Storlavika Pågår Miljøbygg, Ferdigstill sept. mnd rehabil St.vika vest Høst d.å St.vika øst Påstartet 4402 Investeringer forts. Prosjektnr Budsjett Regnskapsført Status/kommentarer Ansvar 3710 Tekn utstyr Ferdig Kjøp av Antagelse anbud sept. mnd brannbil/feiebil 4303 Tankvogn Ferdig Brannstasjon Planlegging pågår Vangan bh 0 98 Ferdig Nybygg Drift: Hovedansvar Regnskap Budsjett Forbruk i % 0 Sentrale styr.org Ok 1 Fellesutg, stab, støtte Ok 2 Oppvekst, kultur Lavt forbruk 3 Helsevern,sosiale tjen., Litt høyt forbruk pleie og omsorg 4 Næring, miljø, tekn Lavt forbruk 5 Kirkel. formål Ok 6 Særlige formål Etterslep brann 8 Skatteinngangen pr 31/ ,42% over B., - 6,89% over R Eiendomsskatt Som normalt+ 8 Rammetilskuddet ,6% -som normalt 9 Renter, avdrag, annet normalt 9 Renter/avdrag ,2% - normalt HELE ORGANISASJONEN: Lønn og sosiale utgifter % - høyt forbruk Ref. Sykepenger Ajour + Nærværsstatus kv. 2. kv 3.kv. 4 kv. Totalt <16 d Totalt <16 d Totalt <16 d Totalt <16 d Hele kommunen 90,7 97,7 89,6 97,7 Sentraladministrasjon 93,6 99,4 82,9 97,3

49 Oppvekst og kultur 95,1 98,0 95,7 99,3 Helse og omsorg 83,0 96,4 83,4 96,2 Næring, miljø og teknisk 99,5 99,5 94,6 98,4 Det vises til saklistens forside hvor det meddeles at resterende rapporter vil bli lagt frem i møtet. Gunnar Einvik

50 2.3 Finansreglement-rapportering kr -andel 72,2 4,5 5,9 12,0-100 Avkastning siden XX Kun renteinnt. Største tidsinnskudd i erioden Tilsvarer som regel et rammetilskudd som vi mottar mndlig unntatt to mndr. PASS/VA 1000 kr - % 1000 kr - % 1000 kr - % Lån med p.t. rente Lån med NIBOR-rente Lån med fast rente Rentebytteavtaler Finansiell leasing Samlet lan sikti gjeld Eff. rentekostnad siden XX Antall lø ende enkeltlån Største enkeltlån Kun renteut Kun renteutg Kun renteutg G'eldende finansstrategi: Holde prioritering på løpende rentebetingelser NIBOR og PT-rente (90/10). Lang horisont for løpetid

51 Tertialrapport 2/2015. Hovedansvar 0; Sentrale styringsorganer. 1. Avvik Gjennomsnittlig forbruksprosent pr på godtgjørelser og sosiale utgifter skal ligge på maks ca. 66,4%, og på andre driftsutgifter generelt skal ligge på maks ca 66,7%. For det enkelte fagansvar gis det følgende framstilling netto driftsutgifter i 1000 kroner: Fagansvar Tekst Regnskap Budsjett %-forbruk 00 Sentrale styringsorganer ,9% 02 Styringsorganer ,4% 04 Valg ,3% 05 Partistøtte ,0% Totalt ,1% Merknad: Fagansvar 00: Periodiseres forventede kostnader kommer en på en samlet forbruksprosent på 34,0%. Fagansvar 02: Periodiseres forventede kostnader, ligger en på en forbruksprosent på ca 66% Fagansvar 04: Allerede overforbruk grunnet gjennomføring av kompetansehevingstiltak for valgansvarlige på servicekontoret. Flere kostnader vil påløpe ifm fysisk gjennomføring av valg. Fagansvar 05: All vedtatt partistøtte er utbetalt, I tråd med budsjett. Godtgjørelse, ordfører og varaordfører inkl sosiale utgifter i 1000 kroner: Tekst Regnskap Budsjett % forbruk Lønn inkl. sosiale utgifter ,8 Merknad: Ligger an til et lite overbruk på godtgjørelser inkl. sosiale utgifter, delvis pga noe høyere avsetning til pensjon (KLP) enn forutsatt. 2. Forventet endring utover i regnskapsåret: Utviklingen utover i året forventes totalt å være i tråd med budsjett, med unntak av at det ikke er tatt nok høyde for kostnader knyttet til valg og politikeropplæring. 3. Tiltak som settes i verk for å få regnskapet i samsvar med budsjett ved årets slutt: Ingen. 4. Forventa resultat ved årets slutt for hovedansvarsområdet: Innenfor budsjettramme, men svært stramt.

52 Tertialrapport 2/2015. Hovedansvar 1; Fellesutgifter, stab, støtte. 1. Avvik Gjennomsnittlig forbruksprosent pr på lønn og sosiale utgifter skal ligge på maks ca. 63,9%, og på andre driftsutgifter generelt skal ligge på maks ca 66,7%. For det enkelte fagansvar gis det følgende framstilling netto driftsutgifter i 1000 kroner: Fagansvar Tekst Regnskap Budsjett %-forbruk 10 Fellesutgifter ,4% 11 Diverse prosjekter ,7% 12 Sentraladministrasjon ,3% 13 Revisjon ,0% 14 Tap på fordringer ,0% HA 1 Totalt ,0% Merknad: Fagansvar 10: Noe for høyt forbruk i forhold til budsjett på personforsikringer, mens eller i tråd med budsjett. Periodiseres kostnadene innenfor riktig termin ligger en på totalt forbruksprosent på ca. 67,0%. Fagansvar 11: Hele fagansvarsområdet omhandler drift av eiendomsskatteordningen, samt arbeid med kommunereformen. Arbeidet med kommunereformen skal dekkes med øremerket fond. Ved periodisering forventes et forbruk i tråd med budsjett. Her forutsettes at deler av administrativ lønn i arbeidet med reformen skal dekkes av øremerket tilskudd. Ved periodisering, ligger forbruksprosenten på 52,1% Fagansvar 12: Kostnader knyttet til IKT-samarbeid (MNS) og skatteoppkrever MNS er kun belastet regnskapet for 1. halvår. Periodiseres disse kostnader riktig, ligger en på en forbruksprosent på ca 66,0% Fagansvar 13: Ved periodisering av kostnadene, ligger en på et forbruk i tråd med budsjett. Periodisert regnskap viser et totalforbruk innenfor hovedansvarsområdet på ca 66%. Lønn inkl sosiale utgifter og refusjon av sykepenger i 1000 kroner. Tekst Regnskap Budsjett % forbruk Lønn inkl. sosiale utgifter ,2% Merknad: Lønn og sosiale kostnader er noe mindre enn budsjettert. Skyldes ikke innleie ved sykefravær, samt vakanse i ca 20% kontormedarbeider. 2. Forventet endring utover i regnskapsåret: Utviklingen utover i året forventes å være i tråd med budsjett. 3. Tiltak som settes i verk for å få regnskapet i samsvar med budsjett ved årets slutt: Fortsatt fokus på kostnadsbesparelser.

53 4. Forventa resultat ved årets slutt for hovedansvarsområdet: I samsvar med budsjett. 5. Status vedtatte prosjekt: Revidering av kommuneplanens arealdel: Antatt prosjektleder. Planlagt fullføring innen mars Kommunereformarbeid: I henhold til prosessplan, men utredningsarbeid må nå påstartes. Sak, bosetting av flyktninger: Ny sak til kommunestyret i slutten av Vurdering, omorganisering av oppvekstetat i henhold til føringer fra HU-OO: Avventer i første omgang resultat av kommunens initiativ opp mot privatskole. HMS/IA oppfølging/grupper: Grupper etablert, gjennomført oppstartsmøte + «kontaktmøter» med alle gruppene. I h.h.t. plan. Politikeropplæring: Aktivitet til høsten. Kommune- og fylkestingsvalg: Servicekontoret har fått meransvar i forbindelse med valggjennomføringen. Det er blitt brukt betydelige ressurser på kursing og kompetansebygging. Framtidig politisk organisering m.h.t. evt. hovedutvalgsstruktur eller ikke: Høringsfristen er nå utgått. Blir fremmet politisk sak for nytt til kommunestyre. 6. HMS-Status - Antall registrerte avviksmeldinger/nestenulykker hittil i år: Ingen - Jobbnærvær, 2 kvartal 2015, Sentraladm.: 82,9 % (Korttidsfravær, mindre enn 16 dager 2,7 %). - % gjennomførte medarbeidersamtaler hittil i år: 80%.

54 Flatanger kommune Oppvekst og kultur Tertialrapport pr Oppvekst og kultur DRIFT: Rapporten er basert på regnskapstall pr Avvik Gjennomsnittlig forbruksprosent pr på lønn skal ligge på maks ca. 62,7 %, på andre driftsutgifter generelt skal ligge på maks ca. 66,7 %. For det enkelte fagansvar gis det følgende framstilling netto driftsutgifter i 1000 kroner: Fagansvar Tekst Regnskap Budsjett %-forbruk 21 Oppvekst- og kulturkontoret ,0 22 Grunnskolen ,3 23 Andre undervisningsformål Barnehager og fritidshjem ,3 25 SFO ,1 26 Kulturskolen ,7 27 Bibliotek ,8 28 Andre kulturformål ,3 29 Flatangerhallen ,1 Sum ,8 Fagansvar 21: Det forventes samsvar mellom budsjett og regnskap ved årets slutt. Fagansvar 22: Lauvsnes skole har ved utgangen av august et forbruk på 60,3%, mens Utvorda skole har et forbruk på 58,8%. Det positive avviket innenfor grunnskole (ansvar 22) gjelder i hovedsak ansvar 2200 med et forbruk på 27,7%. Dette skyldes at utgifter til kjøp fra private, kjøp fra andre kommuner og skoleskyss i større gard enn andre utgifter vil bli belastet ved slutten av året. Det samme gjelder også inntekter vi får som refusjoner, men det er til sammen mindre beløp enn de nevnte utgiftspostene. Fagansvar 23 omfatter i hovedsak norskopplæring for fremmedspråklige voksne. Alle med rett og plikt har gjennomført norskprøven som var målet. Kommunen mottar ikke lenger nye tilskudd til formålet. Bare to deltakere uten rett og plikt deltok på norskopplæringa de siste månedene i vårsemesteret, og begge gjennomførte norskprøve. Det vil bli foretatt en budsjettendring ved bruk av fond for å bringe området i balanse i 2015, slik det er forutsatt i budsjettet. Fagansvar 24: Det forventes samsvar mellom budsjett og regnskap ved årets slutt. Fagansvar 25: Det forventes samsvar mellom budsjett og regnskap ved årets slutt. Fagansvar 26: Det forventes samsvar mellom budsjett og regnskap ved årets slutt.

55 Fagansvar 27: Innkjøp av nye bøker og media utover høsten vil medføre samsvar mellom budsjett og regnskap ved årets slutt. Fagansvar 28: Det forventes samsvar mellom budsjett og regnskap ved årets slutt. Fagansvar 29:Det forventes samsvar mellom budsjett og regnskap ved årets slutt. Lønn inkl. sosiale utgifter i 1000 kroner pr Tekst Regnskap Budsjett % forbruk Lønn inkl. sosiale utgifter ,3% Det er samtidig regnskapsført kr i sykepenger. Netto forbruk er dermed 62,4 %.. 2. Forventet endring utover i regnskapsåret: Videre drift i samsvar med gitte budsjettrammer. 3. Tiltak som settes i verk for å få regnskapet i samsvar med budsjett ved årets slutt: Videreføre dagens drift. 4. Forventa resultat ved årets slutt for hovedansvarsområdet: Økt aktivitet innen videreutdanning vil gi noe økte utgifter fra august. Samtidig vil nåværende underdekning på ansvar 2300 dekkes av fond. Det anslås et lite mindreforbruk totalt for hovedansvar 2 på kr kr. 5. Status vedtatte prosjekter: Frivillighetssentral: Søknad sendt departementet. Det forventes svar en av de første dagene. Ekstern analyse/ vurdering av oppvekstsektoren: Hovedutvalget hadde sak til behandling i møtet Der ble det vedtatt at leder av hovedutvalget skulle invitere styreleder i Flatanger Montessoriskole til et møte. Avventer resultat av møtet/ møtereferat. Fra administrasjonen følges saken opp av rådmannen. Tilsyn fra fylkesmannen: Av tre mulige tema er vi tatt ut med tilsyn i Elevenes utbytte av opplæringen. Tilsynet er knytta til enkeltskoler, og hos oss er Lauvsnes, men ikke Utvorda tatt ut. Tilsynet går lengre inn på den enkelte lærers praksis i klasserommet enn tidligere tilsyn, og det krever en god del forarbeid fra lærerne og rektor. Det var avsatt tid til forberedende arbeid på planleggingsdag i august felles for begge skolene. Plan for gjennomføringsdagen 17.november utformes i samarbeid med Fylkesmannen, og er tilnærma klar. Vurdering for læring: To-årig prosjekt med oppstart februar Begge skolene er med. Detaljert framdriftsplan er lagt, med forutsatt avslutning av den lokale delen av prosjektet Lærernes fellestid to mandager pr måned er avsatt til arbeidet. En av de to mandagene møtes lærene fra begge skolene. Til støtte i utviklingsarbeidet deltar skolene på et nettbasert studietilbud fra Høgskolen i Lillehammer, som er spesielt tilpassa prosjektet. Oppvekstsjefen er prosjektansvarlig. Turid Kjendlie er felles ressursperson for begge skole. Det er etablert ei prosjektgruppe hvor begge rektorene og to lærere fra Lauvsnes skole er med. Ressursperson, rektorer og oppvekstsjef deltar i

56 nettverkssamlinger hos FM sammen med de øvrige tre kommunene i fylkes som er med i samme pulje. Elevrådene knyttes til arbeidet. Det gis informasjon til foresatt i foreldremøtene. 6. Status HMS Ingen avviksmeldinger registrert 2.tertial. Jobbnærvær 2.kvartal: 95,7% Gjennomførte medarbeidersamtaler: 42 % Lauvsnes Gurid Halsvik Oppvekstsjef

57

58 Tertialrapport nr.2/2015 HA 3 pr Avvik Gjennomsnittlig forbruksprosent pr på lønn skal ligge på maks ca. 62,7 %, og på andre driftsutgifter generelt på maks ca. 66,7 %. For det enkelte fagansvar gis det følgende framstilling netto driftsutgifter i 1000 kroner korrigert for periodisering: Fagansvar Tekst Regnskap Budsjett %-forbruk 30 Prosjekt Helse- og sosialadministrasjon Legetjeneste/legevakt Fysioterapeut ,6 34 Helsestasjon Sosiale tjenester ,3 36 Barnevern ,7 37 Pleie- og omsorg ,1 Totalt ,5 Merknad: Fagansvar 31: I tråd med budsjett, mindre forbruk skyldes refusjon av sykepenger som ikke er budsjettert. Fagansvar 32: Det er ett overforbruk på legevakts område som medfører for høy forbruksprosent. Det kan se ut for at området er underbudsjettert. Fagansvar 33: Med riktig periodisering av kostnad, Høylandet rehabilitering, blir forbruksprosenten på 66,6% Fagansvar 34: Mangler noe på refusjon svangerskapspenger ikke inntektsført, årsak til høy forbruksprosent. Fagansvar 35: Ligger under budsjett. Fagansvar 36: Området forvaltes i sin helhet av MNS. Ingen signaler gitt på store differanser i forhold til budsjett. Med riktig periodisering av kostnad en forbruksprosent på 66,7% Fagansvar 37: Ved riktig periodisering av inntekts- og kostnadssiden, ender en på en forbruksprosent på 66,1 %. Totalt for området: Med utgangspunkt i regnskap pr , samt korrigeringer gjennom riktig periodisering av inntekts og kostnadsside, finner en et totalt netto forbruk pr på ca kr Dette tilsvarer en total forbruksprosent på 66,5%. Lønn inkl. sosiale utgifter og refusjon av sykepenger i 1000 kroner: Tekst Regnskap Budsjett % forbruk Lønn inkl. sosiale utgifter ref. sykepenger ,6 Merknad: Vikar i forbindelse med avvikling av hovedferie er i all hovedsak belastet på dette tidspunktet. Derfor noe for høy forbruksprosent. I og med at de største utfordringene ligger innenfor pleie og omsorgstjenesten, samt at dette er det mest ressurskrevende fagansvar, gis følgende detaljerte oversikt, tall i 1000-kroner: Ansvar Tekst Periodisert og korrigert regnskap Budsjett %- forbruk 3700 Pleie og omsorgsleder Samhandlingsreformen Flatanger pleie og omsorgstun , Flatanger hjemmesykepleie , Tjenesten for funksjonshemmede , Sysselsettingstiltak i omsorgssektoren , Annen hjelp ,4 Sum Totalt innenfor området ,1 Merknad: Ansvarsområde 3710 og 3720 bør ses i sammenheng i og med at det her er delvis felles ressursutnyttelse av personell etter behov. Samlet forbruksprosent for disse to områder er 65,3 %. Innenfor området 3710 en inntektssvikt som skyldes ledig romkapasitet med 4-5 rom over flere måneder. Bemanning er redusert i og med så mange ledige rom. Dette gjennomføres fortløpende og ut fra en vurdering av faglig forsvarlig drift. Sammenligner en utgiftssiden innenfor 3710 på samme rapporteringstidspunktet som i fjor så ligger området under på utgiftssiden, og en ser også klart e svikt i inntektssiden for samme periode.

59 Side 2 av 2 2. Forventet endring utover i regnskapsåret: Pr tyder det på at totalforbruk ikke er i tråd med budsjett. Hovedårsaken til dette ligger i en stor inntektssvikt ved Flatanger pleie og omsorgstun i størrelsesordenen ,- pr Dette ble det også varslet om ved siste rapportering. Fortsatt ledige rom. Bemanning tas ned, men en klarer ikke å kutte tilsvarende månedlig svikt i inntekt. Det fremgår også at området for legevakt er feilbudsjettert i størrelsesorden ,-. Har sammenheng med innføring av endringer på legevakt på dagtid fra og med Videre ser en fortsatt at kostnader til overtidsbruk er høyere enn budsjettert. Grunnet flere langtidssykemeldte, samt vakante stillinger på helg, og generelt for få arbeidstakere til å fylle opp vakter uten overtidsbruk spesielt i helg og høytid, har en krav til faglig forsvarlig drift, spesielt i løpet av sommerens ferieperiode. Det ble vurdert innleie fra vikarbyrå, men heller ikke de klarte å skaffe kvalifisert personell for ferieperioden. Overforbruk variabel lønn ,-. Området for økonomisk sosialhjelp ligger noe under budsjett ca ,-, og bidrar til å rette opp situasjonen noe. 3. Tiltak som settes i verk for å få regnskapet i samsvar med budsjett ved årets slutt: Endring av arbeidstidsordninger/turnus, i påvente av årsturnus gjennomføre hinkehelger. Kontinuerlig kostnadskontroll innenfor alle områder. 4. Forventa resultat ved årets slutt for hovedansvarsområdet: Fortsetter situasjonen slik den har gjort, vil området gå på en budsjettsprekk på ca ,-. 5. Status vedtatte prosjekter Arbeidstidsordninger med utgangpunkt i RO-prosjekt: Det er nedlagt ett omfattende arbeid i 2014 som skulle danne grunnlag for oppstart med årsturnus i For å kunne starte dette arbeidet må det foreligge en turnusprotokoll som er underskrevet av partene i arbeidslivet (arbeidstakerorganisasjonene lokalt og lokal arbeidsgiver). Da Fagforbundet ikke aksepterer arbeidsgivers utkast til protokoll, er det fra Fagforbundet oversendt sak til tvistenemda i Fagforbundet sentralt for vurdering. Det ble forespeilet svar innen uke 10/2015, men til tross for gjentatte purring har en fortsatt ikke fått tilbakemelding. Denne saken er nå flyttet opp ett nivå i systemet, og det skal i løpet av en ukes tid avholdes møte mellom partene. Det er fortsatt intensjon om å få utarbeidet årsturnus innenfor pleie- og omsorgtjenesten i løpet av 2015 med oppstart Revidering av omsorgstrappen ble fremmet som sak og vedtatt av kommunestyret i juni. Denne prosessen omfattet også en revidering av serviceerklæringer, og utarbeidelse av nye tjenestebeskrivelser og tildelingskriterier for de ulike bo og tjenestetilbud innenfor tjenesten. Arbeid som gjenstår her er å få ut informasjon både elektronisk og på papir. Nytt mandat rehabilitering Flatanger pleie- og omsorgstun ble vedtatt av kommunestyret i juni. Oppfølging av mandatet utover høsten. Revidering av beredskapsplanen: Et arbeid som det er mål om å få på plass i løpet av høsten. 6. Status HMS Avviksmeldinger HMS pr ; 0. Jobbnærvær 2.kvartal 83,4%. Gjennomførte medarbeidersamtaler hele HA 3 ca. 20% Liv Brønstad Helse- og omsorgssjef

60 Tertialrapport nr. 1/ hovedansvar 4 1. Avvik Gjennomsnittlig forbruksprosent pr på lønn, godtgjørelser og sosiale utgifter skal ligge på maks ca. 62,7%, og på andre driftsutgifter generelt skal ligge på maks ca. 66,7%. For det enkelte fagansvar gis det følgende framstilling netto driftsutgifter i 1000 kroner: Fagansvar Tekst Regnskap Budsjett %- forbruk 40 Sentrumsplan/Flom 1) (21/104) 41 Næring, miljø og teknisk ktr (56/53) 42 Var-formål, veger, samf. 3) (54/59) 43 Brannvern/oljevern 4) (49/46) 44 Kommunale bygg 5) (55/34) 45 Næringsutvikling 6) (64/74) 46 Naturforvaltning 7) (24/29) (NMT) (Lønn) (5.103) (8.329) (61) Totalt (54/55) Lønnsutgiftene for NMT er på 61 %, som er noe under normalforbruket på 62,7 % og må ses i sammenheng med at brann lønnes hvert halvår. Merknad: 1) Liten aktivitet og inntektene for året er kommet. 2) Normal kostnadsutvikling (56 % forbruk). Inntektene blir først synliggjort ved årsregnskap. 3) Det har vært en snill vinter og liten aktivitet både på veg og avløp (forbruk 55 %). 4) Normal driftsår med få hendelser 1.tertial. Utbetaling av lønn og godtgjørelse er hvert halvår, som er årsaken for mindre forbruket. 5) Normalforbruk, men vi må ha fokus på inntektssiden. 6) Normal drift. Kostnadsforbruket er forstyrret av fondskapitlet. 7) Normal drift for årstiden. 2. Forventet endring utover i regnskapsåret: Ingen, men aktivitetsnivået på prosjekt må ned, pkt Tiltak som settes i verk for å få regnskapet i samsvar med budsjett ved årets slutt: Fokus på inntektene og intern føringer mellom lønn vaktmestre og byggeprosjekt. 4. Forventa resultat ved årets slutt for hovedansvarsområdet: I samsvar med budsjett. 5. HMS status Det er registrert 4 avviksmeldinger, hvor av to er på renhold og en for manglende strøing på Utvorda oppvekstsenter. Et avvik er på sikkerheten i Flatanger Hallen. Alle avvik er lukket. Ingen nye avvik siste periode. Vernerunde gjennomført på Miljøbygget, Kvitveistunet og PUtunet, som er under oppfølging. Jobbnærværet 1. kvartal er på hele 99,5 % og 2. kvartal på 94,6 og er gått innenfor målsettingen. Det er gjennomført 4 medarbeidersamtaler pr. dato.

61 6. Status vedtatte prosjekter I henhold til budsjett og årsplan, samt øvrige politiske vedtak (utover ordinære gjøremål) er følgende prioriteringer innen NMT for 2015, med status pr. dato; Planer Ansvar Prioritet, planlagt framdrift Rev. av kommuneplanens arealdel Rune/Øivind Ekstern konsulent er antatt og arbeidet er godt i gang. Reguleringsplan Fløanskogen HPH Ekstern konsulen er antatt planarbeidet påstartet sept. Reguleringsplan Øra HPH Ekstern konsulent - lav prioritet Reguleringsplan Stranda HPH Ekstern konsulent - lav prioritet Reguleringsplan Storlavika HPH Ekstern konsulent høsten 2015 Prosjekt Adressering MK Navnekomiteen er i gang med arbeidet.(fri midler kr. 50`). Ekstern evaluering/analyse NMT HPH Mandat/Org. april-15 HU-NMT antagelse av tilbyder høst Vedlikeholdsplan asfaltering/vei HPH Notat/plan for 2015 fremlagt NMT Oppfølginger Oppfølging mobil/bredbåndutbygging HPH Utredning mobil i regi av telenor igangsatt/bredbånd. Pågår. Avtalt møte med veisjef. Ekstern konsulent høst 2015 Veg Sitter-Lauvsnes Oppfølging. av HPH kommunestyrets føringer. Investeringer PO-tunet nytt maskinutstyr HPH 1. Komfyr mm, gjennomført 2. Utebelysning sept.-15(pågår) 3. Kjølepumpe okt.-15 Rehabilitering Trygdheim, leilighet 3 og tak. HPH Planlegging påstartet. Gjennomføring høst Asfaltering HPH Moabakken og Einvika - høst 2015 Storlavika HPH Tomtearbeid nord.(s-nord) Ferdig. Sluttregnskap gjenstår. Veg øst/oml. høyspent.(s-øst) Anbud antatt og arbeidene pågår. Båtslipp og renseplate. (S-vest) Ferdig planlagt. Åpen konkurranse høst 2015 Brann HPH Tankbil sept-15. Tankbil Brannbil antagelse av anbud sept. Levering vår Ny brannbil Ny stasjon under planlegging. Grunnarbeid sen høst Ny brannstasjon ferdigstillelse vår 2016.alt. Planlegging, PO-tunet HPH Bygge ombud antatt. Planmøte sept. Ekst. Utlysning planlegging okt. Miljøbygget HPH Varme, kafeteria Gjennomført. Legekontor. Pågår. Ferdig sept.-15 Sentralidrettsanlegget HPH Pågår. Ferdig. Brøndbo HPH Lavere prioritet Boliger til utleie HPH Konkurranseutsetting. Høst- 15 Fløanskogen boligfelt HPH Klargjøring tomter pr.3 ferdig - full utbygging 2016 Kloakk Øra/Stranda HPH Stranda ferdig. Øra 2016 Veg-gatelys HPH Kontinuerlig PO-tunet, Utvendig rehabilitering HPH Ferdig. Kvitveistunet HPH Ferdig. Nytt: Tak Museum (2014) HPH Ferdig. Nytt: Oppføring bod, Utvorda (2014) HPH Entreprenør antatt. Arbeid pågår ferdig sept. Trafikksikkerhetsplan HPH Høst/vinter /2016 Lauvsnes 31.august 2015 Hans Petter Haukø teknisk sjef

62

63 Flatanger kommune Rådmann i Flatanger Saksmappe: 2015/ Saksbehandler: Rune Strøm Saksframlegg Forvaltningsrevisjonsrapport, Regeletterlevelse Utvalg Utvalgssak Møtedato Flatanger Kommunestyre 52/ Kontrollutvalgets innstilling 1. Kommunestyret tar forvaltningsrapporten «Regeletterlevelse» til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp de gitte anbefalinger i rapportens kap. 4. med skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget innen

64 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat I Oversendelse av saksprotokoll sak fra Kontrollutvalget S Forvaltningsrevisjonsrapport, Regeletterlevelse KomSek Trøndelag IKS Vedlegg: 1 SAKSPROTOKOLL, FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT «REGELETTERLEVELSE» 2 Forvaltningsrevisjon- Regeletterlevelse Saksopplysninger Se vedlagte saksprotokoll, sak 22/15, fra kontrollutvalget, samt forvaltningsrevisjonsrapport av ; Regeletterlevelse arkiv- og journalarbeidet, dokumentinnsyn og saksbehandling. Rune Strøm Rådmann

65 eri "Zii FLATANGER KOMMUNE Kontrollutvalget lom5ek jrør?dela 115 -sekrehariat for kor,trollutualerie SAKSPROTOKOLL SAK 022/15 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT «REGELETTERLEVELSE» Saks an Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Einar Sandlund 022/ Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget slutter seg til forvaltningsrevisjonsrapporten «Regeletterlevelse». 2. Forvaltningsrapporten oversendes kommunestyret til behandling med slik innstilling til vedtak: Behandling Forvaltningsrevisor orienterte om rapporten og svarte på spørsmål. Forslag i møtet: Ingen Avstemming: Enstemmig 1. Kommunestyret tar forvaltningsrapporten «Regeletterlevelse» til orientering 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp de gitte anbefalinger i rapportens kap. 4. med skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget innen Endelig vedtak: 1. Kontrollutvalget slutter seg til forvaltningsrevisjonsrapporten «Regeletterlevelse». 2. Forvaltningsrapporten oversendes kommunestyret til behandling med slik innstilling til vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrapporten «Regeletterlevelse» til oi.entering 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp de gitte anbefalinger i rapportens kap. 4. med skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget innen

66 SAKSGANG/SAKSBEHANDLING Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget slutter seg til forvaltningsrevisjonsrapporten «Regeletterlevelse». 2. Forvaltningsrapporten oversendes kommunestyret til behandling med slik innstilling til vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrapporten «Regeletterlevelse» til orientering 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp de gitte anbefalinger i rapportens kap. 4. med skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget innen Behandling Forvaltningsrevisor orienterte om rapporten og svarte på spørsmål. Forslag i møtet: Ingen Avstemming: Enstemmig Endelig vedtak: 1. Kontrollutvalget slutter seg til forvaltningsrevisjonsrapporten «Regeletterlevelse». 2. Forvaltningsrapporten oversendes kommunestyret til behandling med slik innstilling til vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrapporten «Regeletterlevelse» til orientering 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp de gitte anbefalinger i rapportens kap. 4. med skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget innen Vedlegg KomRev Trøndelag IKS - Forvaltningsrevisjonsrapport «Regeletterlevelse» datert Ikke trykte vedlegg Plan forvaltningsrevisjon Prosjektplan vedtatt i KU-sak 011/15 Saksopplysninger Kontrollutvalget skal påse at kommunens forvaltning årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kommunestyret vedtok Plan for forvaltningsrevisjon i møte den sak nr. 024/12. Forvaltningsrevisjonsrapport «spesial-/tilpasset undervisning ble behandlet av kommunestyret i I forvaltningsrevisjonsplanen er prosjekt «Regeletterlevelse» nr. 2. Prosjektplanen ble vedtatt i KU-sak 011/15 den med slike problemstillinger: 1. Har kommunen et hensiktsmessig system for journal- og arkivarbeid? 2. Har kommunen et hensiktsmessig system for ivaretakelse av innsynsrett i offentlige dokumenter?

67 3. Har kommunen tilfredsstillende saksbehandling etter forvaltningsloven? Problemstillingene er belyst på grunnlag av informasjon framkommet ved analyse av dokumenter, intervjuer, spørreundersøkelse og stikkprøver i gjennomgang av saksmapper. Revisjonskriterier er hentet fra Offentleglova m/forskrift, Forvaltningsloven m/forskrift, Arkivforskriften og kommunens arkivplan. Revisor gir på bakgrunn av sine data og vurderinger følgende konklusjoner: På bakgrunn av våre vurderinger, mener revisor at kommunen ikke fullt ut har et hensiktsmessig system for journal og arkivarbeidet Kommunen har for det vesentlige et hensiktsmessig system for ivaretakelse av den offentlige innsynsretten. Det bør imidlertid vurderes om saksbehandlingstiden for innsynsbegjæringer kan kortes ned, samt at hjemmelsgrunnlaget ved forhåndsklassifisering kan bli noe mer konkret Kommunen utøver for det vesentlige en tilfredsstillende saksbehandling etter forvaltningsloven. Bruk av foreløpig svar bør benyttes hvor saksbehandlingstiden er lang. I tilfeller hvor det gis foreløpig svar telefonisk bør dette dokumenteres. Rutiner for foreløpig svar bør gjengis i/flyttes til "Saksbehandlers ansvar". Ut fra disse konklusjonene kommer revisor med følgende anbefalinger: Det bør vurderes om kommunen skal gi ytterligere opplæring av de ansatte i bruken av ephorte Saksbehandlere bør bli flinkere til å ha fokus på avskrivning av restanser. Rutinebestemmelser knyttet til restansekontroll bør endre i samsvar med gjeldende praksis. Kommunens bestemmelse om at dokumenter skal stemples med mottatt-dato før de skannes inn i saksbehandlingssystemet må følges. Hjemmelsgrunnlaget ved bruk av forhåndsklassifisering kan i enkelte filfeller bli mer presist. Det bør vurderes om begjæringer om innsyn kan behandles noe raskere. Foreløpig svar bør sendes ut der hvor saksbehandlingstiden er lang. Foreløpig svar som gis pr telefon bør fremgå av ephorte. Revisors oppfatning er ytterligere at rutinebeskrivelser for foreløpig svar børfremgå av arkivplanens bestemmelser om saksbehandlers ansvar. Vurdering Saksbehandler viser til revisors anbefalinger og vil spesielt fremheve viktigheten av at saksbehandlerne får den opplæring og nødvendig innføringstid i bruk av saksbehandlersystemet. Videre er det viktig at restanser blir fulgt opp og avsluttede saker lukket. Til slutt vil saksbehandler peke på at foreløpig svar skal gis når saksbehandlingen tar lengre tid enn uten ugrunnet opphold, jfr. Fvl. lla. Kontrollutvalget anbefales å slutte seg til forvaltningsrevisjonsrapporten. Kontrollutvalget anbefales videre å innstille overfor kommunestyret på at rådmannen følger opp anbefalingene i kapittel 5. Oppfølgingen skal skriftlig tilbakemeldes kontrollutvalget innen

68 MOTTATT _ FORVALTNINGSREVISJON REGELETTERLEVELSE Arkiv- og journalarbeidet, dokumentinnsyn og saksbehandling. FLATANGER KOMMUNE Kom Rev *

69 KomRev Trandelag IKS FORORD KomRev Trøndelag IKS har gjennomført denne forvaltningsrevisjonen på oppdrag fra kontrollutvalget i Flatanger kommune. Prosjektet er gjennomført i perioden mars til juli Kontrollutvalget skal påse at forvaltningsrevisjon gjennomføres, jf. lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 77 nr 4. Forvaltningsrevisjon innebærer å gjøre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger1. Undersøkelsen er gjennomført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon. RSK 001. Revisor har vurdert egen uavhengighet overfor Flatanger kommune, jf kommuneloven 79 og 6. Vi kjenner ikke til forhold som er egnet til å svekke tilliten til vår uavhengighet og objektivitet. Revisjonsteamet har bestått av prosjektleder Johannes 0. Nestvold. prosjektmedarbeider Odd Lutnæs Sakshaug og kvalitetssikrer Unni Romstad. Vi ønsker å takke alle som har bidratt til informasjon i prosjektet. En oversikt over tidligere gjennomførte prosjekter fra KomRev Trøndelag IKS finner du på vår hjemmeside Steinkjer, Unni Romstad Oppdragsansvarlig revisor Johannes 0. Nestvold Prosjekdeder ' Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv (revisjonsforskriften) 7 Regeletterlevelse. Flatanger kommune 1

70 KomRev Trøndelag IKS INNHOLDSFORTEGNELSE 0. Sammendrag 4 1. Innledning Bestilling Bakgrunn Problemstillinger Terminologi Avgrensning Revisjonskriterier Metodisk tilnærrning og gjennomføring 8 2. Har kommunen et hensiktsmessig system for arkiv- og journalarbeid? 2.1 Operasjonalisering av revisjonskriterier Data Organisering og ansvar Bemanning Arkivplan Saksbehandlersystem Opplæring Arkivverdighet E-posthåndtering Postjournal Fortløpende journalføring Innføring i journalen Restansekontroll Vurdering Arkivplan Opplæring Arkivverdighet Fortløpende journalføring 16 Regeletterlevelse, Flatanger kommune 2

71 KomRev Trøndelag IKS Innføring i journalen Restansekontroll Konklusjon Hovedkonklusjon Har kommunen et hensiktsmessig system for ivaretakelse av innsynsrett i offentlige dokumenter Operasjonalisering av revisjonskriterier: Data Forhåndsklassifisering Innsynsbegjæringer Meroffentlighet Vurdering Forhåndsklassifisering Innsynsbegjæringer Meroffentlighet Konklusjon Hovedkonklusjon Har kommunen tilfredsstillende saksbehandling etter forvaltningsloven? Operasjonalisering av revisjonskriterier: Data Generell saksbehandlingstid Foreløpig svar Begrunnelse og underretning Vurdering Generell saksbehandlingstid Foreløpig svar Begrunnelse og underretning Konklusjon Hovedkonklusjon 30 Anbefalinger 31 Rådmannens kommentarer 32 Kilder 33 Vedlegg 1: Utdyping av revisjonskriterier 34 Vedlegg 2: Rådmannens høringssvar 43 Regeletterlevelse. Flatanger kommune 3

72 KomRev Trøndelag IKS 0. SAMMENDRAG Følgende problemstillinger er lagt til grunn i dette forvaltningsrevisjonsprosjektet: 1. Har kommunen et hensiktsmessig system for journal- og arkivarbeid? 2. Har kommunen et hensiktsmessig system for ivaretakelse av innsynsrett i offentlige dokumenter? Har kommunen tilfredsstillende saksbehandling etter forvaltningsloven? Problemstillingene i dette prosjektet er besvart på grunnlag av informasjon framkommet i intervju, analyse av dokumenter, testing av rutiner (stikkprøver) og spørreundersøkelse. Revisors gjennomgang viser at kommunen ikke fullt ut har et hensiktsmessig system for arkiv- og journalarbeid. Dette begrunnes med at kommune ikke har en konsekvent praksis for stempling av innkommet dokumentasjon og søknader. Saksbehandlere bør bli flinkere til å avskrive sine restanser når en sak er avsluttet, og bestemmelser om arkivverdighet bør fremgå som en del av saksbehandlers ansvar. Kommunen bør vurdere å gi ytterligere opplæring av sine saksbehandlere. Gjermomgangen viser at kommunen i det vesentlige har et hensiktsmessig system for ivaretakelse av innsynsretten i offentlige dokumenter. Det bør imidlertid vurderes om saksbehandlingstiden vedrørende innsynsbegjæringer kan gjøres kortere, samt at hjernmelsgrunnlaget ved forhåndsklassifisering bør i enkelte tilfeller påføres mer nøyaktig. Kommunen utøver for det vesentlige en tilfredssfillende saksbehandling etter forvaltningsloven. Et forbedringspotensial ligger i bruken av foreløpig svar for henvendelser hvor saksbehandlingstiden er lang. Det opplyses om at foreløpig svar i enkelte tilfeller meddeles pr telefon. Disse svarene blir ikke lagt inn i ephorte selv om dette er mulig å gjøre. Revisors anbefaling er at slike tilbakerneldinger journalføres på saksmappene. Kjennskapen til rutinebestemmelser for når foreløpig svar skal benyttes kan ikke oppfattes som tilfredsstillende. Kommunen bør derfor vurdere å samordne rutinebestemmelser for foreløpig svar med saksbehandlers ansvar i arkivplanen. Regeletterlevelse. Flatanger kommune 4

73 KomRev Trøndelag IKS På bakgrunn av funn i denne forvaltningsrevisjonen vil revisor gi følgende anbefalinger: Det bør vurderes om kommunen skal gi ytterligere opplæring av de ansatte i bruken av ephorte Saksbehandlere bør bli flinkere til å ha fokus på avskrivning av restanser. Rutinebestemmelser knyttet til restansekontroll bør endre i samsvar med gjeldende praksis. Kommunens bestemmelse om at dokumenter skal stemples med mottatt-dato før de skannes inn i saksbehandlingssystemet må følges. Hjemmelsgrunnlaget ved bruk av forhåndsklassifisering kan i enkelte tilfeller bli mer presist. Det bør vurderes om begjæringer om innsyn kan behandles noe raskere. Foreløpig svar bør sendes ut der hvor saksbehandlingstiden er lang. Foreløpig svar som gis pr telefon bør fremgå av ephorte. Revisors oppfatning er ytterligere at rutinebeskrivelser for foreløpig svar bør fremgå av arkivplanens bestemmelser om saksbehandlers ansvar. Regeletterlevelse. Hatanger kommune 5

74 KomRev Trøndelag IKS 1. INNLEDNING 1.1 Bestilling På bakgrunn av Plan for forvaltningsrevisjon har kontrollutvalget i Flatanger kommune bestilt en forvaltningsrevisjon av tema "Regeletterlevelse; Arkivog journalarbeid, dokumentinnsyn og saksbehandling". Kontrollutvalget vedtok prosjektplan for prosjektet i sitt møte den sak 11/15. Fokus i prosjektet er på arkiv- og journalarbeidet. 1.2 Bakgrunn Formålet med kommunens arkiv- og journalarbeid er tosidig. For det første er det nødvendig for å tilfredsstille dokumentasjonsbehovet, og for det andre er det vesentlig for å opprettholde demokratiske rettigheter, som f. eks å kunne utføre kontroll med virksomheten. Servicekontoret og arkivtjenesten er ofte det første kontaktpunktet mellom publikum og kommunen. En velfungerende arkivtjeneste vil være avgjørende for den videre kontakten mellom publikum og kommunen, samt kommunens påfølgende saksbehandling og tjenesteyting. Ytterligere er innsynsretten i offentlige dokumenter en hjørnestein i et velfungerende demokrati. Dette ved at offentlige prosesser skal være åpne og gjennomsiktige ovenfor allrnennheten. Innsynsretten bidrar til å sikre den offentlige kontroll, samt å opprettholde rettssikkerheten og tilliten til den offentlige forvaltningen. Forvaltningsloven regulerer i første rekke saksbehandlingen ved avgjørelser i den offentlige forvaltning. Formålet med loven er å sikre den enkelte innbygger en trygg og grundig saksbehandling, samt likebehandling fra det offentliges side. Dette tilsier at loven er til for å styrke rettssikkerheten og for å verne mot uheldige og uriktige avgjørelser, samtidig som den skal lette saksbehandlingen i den offentlige sektor. Det at kommunen er en tjenesteyter skaper forventninger hos den enkelte samfunnsborger. Dette i forhold til tiden det tar å behandle henvendelser, korrektheten av svar og vedtak som fattes, samt praktiseringen av likebehandling. 2 Vedtatt i kontrollutvalget dato/sak og i kommunestyret dato/sak Regdettedevelse. fiatanger kommune 6

75 KomRev Trøndelag IKS 1.3 Problemstillinger Følgende problemstillinger er besvart i undersøkelsen: 1. Har kommunen et hensiktsmessig system for journal- og arkivarbeid? 2. Har kommunen et hensiktsmessig system for ivaretakelse av innsynsrett i offentlige dokumenter? 3. Har kommunen tilfredsstillende saksbehandling etter forvaltningsloven? 1.4 Terminologi Terminologisk er det et skille mellom generelle fagsystemer og spesialiserte fagsystemer. Det ser ut til å ha utkrystallisere seg en språkbruk der journal- og arkivsystem (f. eks. Noark-4-baserte system) med innebygd saksbehandlingsfunksjonalitet blir omtalte som generelle fagsystem mens "alt det andre" blir omtalt som spesialiserte fagsystem. Begrepet spesialiserte fagsystemer ble tidligere brukt om et system som skulle håndtere spesialiserte fagoppgaver3. I denne fremstillingen vil generelle fagsystemer sikte til ephorte som saksbehandlersystem, mens spesialiserte fagsystemer vil sikte til Profil som anvendes innenfor pleie- og omsorgstjenesten. 1.5 Avgrensning Revisjonsgjermomgangen er avgrenset til områdene arkiv og journalarbeid, dokumentinnsyn og saksbehandling. Rammene for prosjektet tillater ikke å foreta en fulistendig gjennomgang av de ulike områdene, men en kontroll av virksomheten opp mot enkelte loykrav og kommunens egne vedtak og forutsetninger. På grunnlag av utledede revisjonskriterier innenfor disse områdene vil det være mulig å trekke konklusjoner om kommunens virksombet. Problemstillingen vedrørende arkiv- og journalarbeidet er avgrenset til å se på om enkelte av kommunens rutiner og den tilhørende praksis er i samsvar med egne bestemmelser, samt gjeldende rett. Problemstillingen knyttet til innsynsrett i offentlige dokumenter avgrenses til å se på om enkelte av kommunens rutiner og den tilhørende praksis for håndtering av dokumentinnsyn, forhåndsklassifisering og meroffentlighet er i samsvar med offentlighetsloven. I forhold til saksbehandling opp mot forvaltningsloven (fv1) er prosjektet avgrenset til å se på kommunens rutiner og praksis for foreløpig svar, begrunnelse og underretning, jfr. fyl lla og Regeletterlevelse. Flatanger kommune 7

76 KomRev Trondelag IKS 1.6 Revisjonskriterier Revisjonskriterier er de krav og forventninger som kommunens praksis vurderes opp mot. I dette prosjektet er kriteriene hentet fra: - Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentlegloven) - Lov om behandling i forvaltningssaker (forvaltningsloven) Forskrift om offentlige arkiv (arkivforskriften) - Arkivplan for Flatanger kommune. Revisjonskriteriene er utledet i vedlegg, samt følger punktvis under de enkelte problemstillingene. 1.7 Metodisk tilnærming og gjennomføring Rapporten bygger på informasjon innehentet gjennom bruk av flere metoder. Vi har benyttet intervju, spørreundersøkelse, dokurnentanalyse og stikkprøver. Intervju Vi har intervjuet arkivleder på området for arkiv- og journal og rådmannen i kommunen. Informantene har verifisert referat fra intervjuet. Dokumentanalyse Referanselisten viser hvilke skriftlige dokumenter vi har brukt som kilder. Mappegjennomgang/stikkprøver Det er benyttet mappegjennomgang for å belyse problemstillingene om innholdet i journalposter, forhåndsklassiflsering av offentlige dokumenter, kravet til underretning og frister for journalføring og utsendelse av foreløpig svar. Dokumentene er hentet fra saksbehandlersystemet ephorte i perioden til Totalt er det gjenomgått 60 saker hvor samtlige av disse er enkeltvedtak, jfr. forvaltningsloven 2 bokstav b). Utvalget er foretatt tilfeldig ved at 10 saker fra hver av enhetene byggesak, oppmåling, landbruk, helse- og omsorg, rådmann, kulturog oppvekst er plukket ut. Spørreundersøkelse Det er videre sendt ut en elektronisk spørreundersøkelse. Målgruppen for undersøkelsen er ansatte i kommunen som foretar saksbehandling. Utvalget for hvem spørreundersøkelsen skal rettes til er gjort i samråd med arkivleder. Formålet med undersøkelsen er å belyse problemstillinger som allerede er drøftet i intervju, dette Regeletterlevelse. Flatanger kommune 8

77 KomRev Trøndelag IKS for å få et mer pålitelig datagrunnlag. For å ivareta kravene om anonymitet er det ikke stilt spørsmål om arbeidsenhet i kommunen. Totalt er 10 saksbehandlere forelagt undersøkelsen, og svarprosenten er 80 %. Vår samlede vurdering er at metodebruk og kildetilfang i dette prosjektet gir et tilstrekkelig grunnlag til å svare på problemstillingene. 2. HAR KOMMUNEN ET HENSIKTSMESSIG SYSTEM FOR ARKIV- OG JOURNALARBEID? eras.onaliserin av revis'onskriterier. Revisjonskriteriene er utledet fra både gjeldende rett på området, herunder arkivforskriften, samt kommunens egen arkivplan, se vedlegg 1, pkt 1.1. Vi har på utledet følgende revisjonskriterier: Revisjonskriterier: 1. Kommunen skal ha en ajourført arkivplan som er kjent for kommunens saksbehandlere 2. Kommunens saksbehandlere skal ha fått opplæring i ephorte. 3. Post som er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som senere dokumentasjon skal anses som arkivverdig. 4. Innkommet papirpost skal stemples med mottatt-dato før den skannes. 5. Innkommet post skal journalfores fortlopende. 6. Journalen skal inneholde følgende opplysninger: Journalforingsdato, saks- og dokumentnurnmer (journalnummer i papirbaserte journaler), sender ogieller rnottaker. opplysninger om sak, innhold eller emne, dateringa på dokumentet, arkivkode (etter arkivnøkkelen), ekspedisjons- eller avskrivingsdato og avskrivingsmåte. 7. Arkivtjenesten skal hver måned ta ut rapporter på restanser 8. Saksbehandiere skal avskrive egne restanser Regeletterlevelse. Flatanger kommune 9

78 KomRev Trøndelag IKS 2.2 Data Or aniserin o ansvar. Flatanger kommune er organisert i henhold til tonivå-modellen. Administrasjonen består av rådmannen og hans stab, herunder servicekontoret, personal, økonomi/it. Underliggende ansvars- og tjenesteområder er oppvekst og kultur, helse- sosial og omsorg, samt næring, miljø og teknisk. klmrunuf4 Kon"rr no:ayre-. Konnnuneoverlegen Arbeldsmiljøutvalg Flatanger komrnune (Radmann) Skatteoppkrever Rådgiver, Stab i støttefunksjon i Servicekortore: - Person:41 - I I Oppvekst Helse- sosial Næring, miljø kultur og omsorg Og teknisk Figur I. Administrativ organisering i Flatanger kommune. Det er rådmann i Flatanger som har det øverste ansvaret for arkiv- og journalarbeidet. Kommunen har også en arkivansvarlig/arkivleder. Programvare knyttet til arkiv er regulert gjennom vertskommunesamarbeidet med Midtre Namdal samkommune 4 (MNS). Dette er IKT-tjenester som Flatanger kommune kjøper av samkommunen. Både saksbehandlingssystemet ephorte og Profil, samt postjournal serves derfor teknisk av samkommunen. Det fremgår av arkivplanen om "Ansvar og fullmakter" hvilket ansvar som er lagt til den enkelte ansatte. Her vises det blant annet til "Rådmannens arkivansvar", "Arkivansvar for arkivmedarbeidere i kommunen" og "saksbehandlers arkivansvar". Saksbehandler er blant annet gitt ansvaret for selv å kontrollere om riktig offentlighetsvurdering er foretatt. Videre er det saksbehandlers ansvar å avslutte arkivsaker i ephorte. 7 av 8 gir en karakter på øvre halvdel av skalaen på spørsmålet om hvor godt den enkelte saksbehandler synes postmottaket fungerer. 4 Kommunene Namsos, Overhalla, Namdalseid og Fosnes. Regeletterlevelse. Flatanger kommune

79 KontRev Trøndelag IKS I spørreundersøkelsen som presenteres i denne rapporten, opereres det med en skala fra 1-5 der 1 er svært dårlig/helt uenig og 5 er svært bra/helt enig. Det er disse to skalaene det vises til når det i denne rapporten vises til enkeltverdier Bemanning. Rådmannen opplyser om at kommunen er bemannet etter økonomiske rammer. Med dagens bemanning er det krevende å ivareta oppgavene som omfatter gammelt arkiv, dvs. arkivdepot. Servicekontoret har hatt en nedbemanning siste år på en 50 % stilling. Dette er et av mange innsparingstiltak, og er begrunnet i kommunens behov for å redusere den totale netto driftskostnad. Det er ingen tjenester som skiller seg ut spesielt med tanke på bemanningsproblemer og kommunen klarer å ivareta de oppgavene som er omtalt i intervjuet. Kommunen konkluderer med at bemanningssituasjonen i dag ikke går på bekostning av arkiv- og journalarbeidet Arkivplan. Arkivplanen i Flatanger ble vedtatt den gjennom administrativt vedtak fattet av rådmannen. Planen er digital og er tilgjengelige for kommunens ansatte på internett, dette gjennom arkivplan.no. Planen er et samarbeid mellom kommunen i Midtre Namdal, herunder Flatanger, Fosnes, Namdalseid, Namsos og Overhalla. Rutinebeskrivelse for arkiv og journalarbeidet fremgår av denne planen, og den er en uttømmende regulering av kommunens arkiv- og journalarbeid. I arkivplanen er det bestemmelser om blant annet organisering, postbehandling, ansvaret som er pålagt rådmann, arkivmedarbeidere og saksbehandlere, samt saksbehandlingsrutiner. Vi har spurt saksbehandlerne om de er kjent med at det foreligger en arkivplan i Flatanger kommune. Samtidlige som har svart på dette spørsmålet sier at de har kjennskap til at det foreligger en arkivplan. Videre har vi bedt saksbehandlerne ta stilling til påstanden: "Arkivplanen er nyttig i min yrkesutøvelse". Her svarer 3 av 8 at de er enig i denne påstanden, mens like mange har et "verken eller" forhold til nytten av arkivplanen. Regeletterlevelse. Flatanger kommune 11

80 KornRev Trøndelag IKS Saksbehandlers stem Det primære saksbehandlerssystemet som benyttes i Flatanger kommune er ephorte. Pleie- og omsorg bruker i tillegg fagsystemet "Profil". Dette systemet er ikke koblet opp mot ephorte og postjournalen. Arkivleder er systemansvarlig for ephorte i kommunen. Programvare knyttet til arkiv er regulert gjennom vertskommunesamarbeidsavtale med Midtre Namdal Samkommune. Samkommunen har det tekniske ansvaret både når det gjelder saksbehandlersystemer (ephorte og Profil) og postjournalen. Arkivleder opplyser om at Visma Samhandling Arkiv ble tatt i bruk Dette er en frittstående arkivkjerne i sikker sone som er ferdig koblet og integrert for fagsystem i sikker sone. Arkivkjemen benyttes kun for arkivering opp mot Profil. Løsningen skal sørge for sikker digital arkivering av sensitive personopplysninger, og oppfyller kravene i henhold til arkivering og avlevering, i tillegg til håndtering av sensitiv personinformasjon. Leder på åpen omsorg og leder institusjon har det daglige ansvaret for arkivet på pleie- og omsorgsenheten. Opplæring for arkiv- og journal gjennomføres her i samråd med samkommunen. Funksjonen som arkivleder omfatter også fagsysternet Profil, men arkivleder selv benytter ikke fagsystemet i sitt daglige virke. Arkivplanens virkeområde omfatter også Profil og de saksbehandlere som benytter dette systemet Opplæring Alle som jobber med arkiv har i følge arkivleder tatt nødvendig opplæring. Arkivleder har hatt ansvaret for opplæringen siden oppstart av ephorte i kommunen. Det ble gitt grundig opplæring da saksbehandlersystemet ble innført. Den enkelte saksbehandler blir gjort oppmerksom på kommunens rutiner gjennom kurs og stadig pårninninger fra arkivleder. Arkivleder har inntrykk av at rutinebeskrivelsene etterleves etter beste evne. Det kan imidlertid skje at restanselistene ikke er oppdatert, da det ligger saker som er besvart men ikke korrekt avskrevet i ephorte. Vi har også stilt spørsmål om opplæring til saksbehandlerne i kommunen. Samtlige av de spurte opplyser at de bruker ephorte som sitt saksbehandlersystem. 7 av 8 opplyser å ha fått opplæring i ephorte, mens 1 person har ikke fått dette. På spørsmål om saksbehandlerne har behov for ytterligere opplæring i ephorte sier 5 av 8 at de har behov for dette. 1 spørreundersøkelsen er det også kommet konkrete forslag til områder innenfor ephorte hvor det er ønsket ytterligere opplæring: Oppfriskning og repetisjon Opplæring i bruk av flere funksjoner Effektiv bruk av saksbehandlersystemet Regeletterlevelse. Flatanger kommune 12

81 KomRev Trøndelag 1KS Arkivverdi het Alt av post som kommer til postmottak blir åpnet på servicekontoret. Servicekontoret i Flatanger er lokalisert i miljøbygget på Lauvsnes. Post som åpnes på servicekontoret blir journalført før det går videre til saksbehandler. Saksbehandlers ansvar er i følge arkivplanen blant annet å "Ha ansvaret for at papirbasert sakspost som kommer direkte til saksbehandler straks blir levert til arkivtjenesten for journalføring og skanning... " Etter at et dokument er åpnet blir det foretatt en vurdering om innholdet er arkivverdig. Rundskriv m. m er ikke ansett som arkivverdige. Det som skal besvares/saksbehandles eller har noen som helst form for arkivverdig innhold, arkiveres. Arkivplanen i Flatanger har bestemmelser om arkivverdighet i avsnittet om "Mottak, sortering og registrering av post", se vedlegg 1 avsnitt E- osthåndterin E-post blir behandlet som vanlig post, og blir journalført som inngående og utgående post i postjournalen. Det er dermed ikke mulig å se om det er en vanlig e-post eller vanlig post som ligger i postjournalen. Det er ingen reell forskjell mellom det som føres som inn- og utgående post i journalen i ephorte og postjournalen på nett. Det er etablert rutiner for e-post håndtering. Disse fremgår av arkivplanen. Rutinene opplyses å være kjent i administrasjonen og hos den enkelte saksbehandler. Det kan i følge arkivleder være et problem at det blir journalført for mye post. Det er en oppfatning av at de ansatte er fiinke til å spørre hverandre ved spørsmål om hva som er arkivverdig. I følge arkivleder er det viktig at de enkelte saksbehandlerne er bevisst sitt ansvar i henhold til arkivplanen, slik at men kan etablere gode rutiner og praksis for e-posthåndtering. Hun presiserer at det er et stort ansvar som er lagt ti1 hver enkelt saksbehandler på dette området. 4 av 8 saksbehandlerne sier de synes det er vanskelig å avgjøre hva som er arkivverdig, mens 3 av 8 opplyser at de ikke er enig i dette. 1 av 8 opplyser at de har et "verken eller" forhold til spørsmålet om arkivverdighet er vanskelig å avgjøre Postjournal Postjournalen er et samarbeid med Midtre Namdal Samkommune. Det er også samkommunen som drifter tjenesten. Alt av inn- og utgående post/e-post som registreres i ephorte kommer i postjournalen. De journalførte postene blir generert automatisk etter at de journalføres av arkivet i ephorte. Postene er tilgjengelige for innsyn på kommunens postjournal påfølgende dag. Det informeres om at en må inn på den enkelte enhet i postjournalen for å finne frem til inn- og utgående post til kommunen. I følge rådmann er Flatanger sitt oppsett, noe uryddig sammenlignet med Namsos sitt. Rådmann sier det er ønskelig å skaffe tilveie en løsning som er mer lik Namsos sitt oppsett, der de har fullstendig oversikt av innog utgående post uavhengig av avdeling. Regeletteylevelse. Flatanger kommune 13

82 KomRev Trøndelag IKS Fortlø ende.ournalførin Arkivleder opplyser om at det ikke finnes rutinebeskrivelse i kommunen som sier noe om frister for journalføring. Praksis tilsier at dette gjøres fortløpende, og som hovedregel daglig. Arkivleder forteller også at det ikke er noe problem med etterslep. Revisor har foretatt en mappegjennomgang av 60 saker registrert i ephorte. Av disse er 6 påført stemplingsdato. Journalferingstiden blir dermed tiden fra dokumentet er kommet inn til kommunen (sternplingsdatoen) til tiden når dokumentet er registrert i ephorte og er klar til saksbehandling. For de 6 sakene er journalføringstiden regnet i virkedager henholdsvis; 1, 1, 3, 5, 5, 9. Dette tilsier at gjennomsnittlig journalføringstid er 4 dager fra et dokument er mottatt. Vi har spurt saksbehandlerne i kommunen om hvorvidt de journalfører arkivverdig dokumenter fortløpende. Halvparten av de spurte sier at de gjør dette, ved å journalføre henvendelsen 2-3 dager etter at den er mottatt. En av de spurte saksbehandleme svarer at en ikke gjør dette fortløpende Innførin i 'ournalen følge arkivleder er det ikke beskrevet i arkivplanen hva en journalpost skal inneholde (minimumsinnholdet). Dette styres gjennom ephorte og er systemdrevet som standardoppsett i programvaren. Det er derfor saksbehandlersystemet som legger opp til riktig innføringer i journalen. Innkommet post til kommunen oppgis med "dokumentdatd. i journalposten. Det er forklart at "dokumentdato" er dateringen fra avsenderen. Dokumentet stemples samme dag som kommunen mottar det. Stemplingsdatoen fremgår ikke av postjournalen, men arkivleder sier at normalt blir innkomne dokumenter stemplet og skannet samme dag. Vedrørende spørsmålet om innføringen i journalen tilfredsstiller minimumskravet har revisjonen foretatt stikkprøver av registreringen av saker i tidsrommet til Gjennomgangen viser at samtlige av de journalførte dokumentmappene tilfredsstiller kravet til innføringen i journalen, jfr. arkivforskriften 2-7. I forhold til stempling av innkomne dokumenter er det som tidligere nevnt 6 av 60 dokumenter som er påført en stempling med mottatt-dato før de er skannet inn saksbehandlingssystemet. Flatanger kommune har en egen rutinebestemmelse om stempling av dokumenter i sin arkivplan, jfr. vedlegg 1 avsnitt Restansekontroll. Den enkelte saksbehandler er i følge Flatanger kommune sin arkivplan på1agt et ansvar om å "avskrive egne restanser", samt avslutte arkivsaker. Videre er det gitt at "Arkivtjenesten skal hver måned ta ut rapporter på restanser (ikke avskrevne brev) i hver enkelt enhet for å sikre at saksbehandler utforer sin del av prosesstyringen. Regelettedevelse. Flatanger kommune 14

83 KomRev Trondelag 1KS Rapportene sendes ti1 lederne for de enkelte saksbehandlerne som har restanser eldre enn 14 dager. Lederne har ansvar for at saksbehandlerne utforer sine arbeidsoppgaver i ephorte." Arkivleder opplyser at restansekontroll utføres periodisk i samsvar med arkivplanens beskrivelser. Rapportene fra restansekontrollen oppbevares ikke fra måned til måned. Nytten av restanselistene opplyses å være begrenset. Det er små forhold innenfor kommunen slik at det er mu/ig å ha oversikt selv om restanselistene ikke benyttes. følge arkivleder gis det av og til tilbakerneldinger til de enkelte saksbehandlerne på restanser, ikke til enhetslederne som beskrevet i arkivplanen. I følge rådmannen er arkivleder god til å gi slike påminnelser. Noen saker blir imidlertid ikke korrekt avskrevet i ephorte, noe som kan medføre at restanselistene til dels blir misvisende. Det er ingen enheter som utmerker seg spesielt ved et høyt antall restanser. Dette da saksbehandlingen stort sett forholder seg innen for de gitte fristene. Det er ikke praksis for at restanselistene vurderes opp mot kommunens bruk av foreløpig svar. Når en saksbehandler har ferdigstilt en journalpost blir dette registrert som journalforing" for arkivpersonalet, og arkiypersonalet journalfører journalposten. Når en sak er ferdigstilt av saksbehandler blir dette registrert som ferdigstilte saker" hos arkivpersonalet. Arkiypersonalet går gjennom alle journalposter for å se at de ligger i riktig arkivformat (PDFA) og avslutter saken. På spørsmål til saksbehandlerne om de kjenner til at kommunen foretar restansekontroll av saksbehandlingen svarer 6 av 8 at de har kjennskap til dette. Det er også stilt spørsmål om hvor ofte saksbehandlere avskriver alle dokumenter når en sak er avsluttet. Her svarer 3 av 8 at de gjør dette alltid, 4 av 8 svarer at gjør dette av og til eller som regel, mens 1 av 8 svarer sjelden. 2.3 Vurdering Arkivplan Flatanger kommune har en ajourført arkivplan. Planen ble vedtatt ved administrativt vedtak fattet av rådmannen den Samtlige av kommunens saksbehandlere opplyser at de har kjennskap til at det foreligger en arkivplan i kommunen. Tilbakemeldingene er i samsvar med arkivplanens bestemmelse om at ledere skal sørge for at nyansatte skal få kjennskap til at det foreligger en arkivplan i kommunen. I motsetning til dette er det kun 3 av 8 saksbehandlere som utrykkelig sier at de har nytte av arkivplanen. Da arkivplanen er den rutinebeskrivelsen som angir saksbehandlers ansvar i tilknytning til arkiv og journal, dokument innsyn og saksbehandling er det verd å stille seg spørsmålet hvorfor nytten er å anse som begrenset. Revisors oppfatning er at mulige årsaker til dette kan være at kjennskapen til det faktiske innholdet i planen er begrenset, at planen er vanskelig å finne frem eller er lite brukervennlig etc. Regeletterlevelse. Flatanger kommune 15

84 KomRev Trøndelag IKS Opplæring Arkivleder i kommunen opplyser at både ansatte i arkivtjenesten og saksbehandlerne har fått opplæring. Et stort flertall, 7 av 8 opplyser også at de har mottatt slik opplæring i ephorte. Revisor mener derfor at kravet om opplæring er ivaretatt. 5 av 8 opplyser at de har et behov for (ytterligere) opplæring. Tilbakemeldingene på ønskede temaer for en eventuell videreopplæring er i følge saksbehandlerne oppfriskning og bruk av flere funksjoner i ephorte. Dersom kommunen vurderer å gi et oppfriskningskurs i ephorte til sine saksbehandlere bør kurset også tilpasses de saksbehandlere som har behov for grunnopplæring Arkivverdi het Arkivverdighet har blant annet betydning for at nødvendig dokumentasjon som benyttes i saksbehandlingen blir arkivert og journalført. Likeledes har dette betydning for at påfølgende dokumentinnsyn og offentlig kontroll blir imøtekommet. Flatanger kommune har utarbeidet rutinebestemmelser for hva som skal regnes for arkivverdig. Bestemmelsene har tilnærmet lik ordlyd som bestemmelsen i arkivforskriften 2-6 og vil derfor være i samsvar med gjeldende rett. Revisors oppfatning er at bestemmelsen med fordel kunne vært gjentatt i eller flyttet til avsnittet om "Saksbehandlers ansvar", dette fordi det også er saksbehandlers ansvar å vurdere spørsmålet om arkivverdighet for tilsendt post/e-post. Resultatet fra spørreundersøkelsen viser at saksbehandlerne er delt i sine tilbakemeldinger på om arkivverdighet er vanskelig å avgjøre. Revisor mener det bør settes fokus på hvorfor arkivverdighet er noe som synes vanskelig å avgjøre for den enkelte saksbehandler Fortlø ende 'ournalførin En korrekt og effektiv journalføring har blant annet betydning for hvor raskt en søknad kan tas til behandling av kommunen. Revisor har kun valgt å gå igjennom de sakene som er påført stemplingsdato av kommunen. Dette er ønskelig da stemplingsdatoen angir tidspunktet for når kommunen har mottatt et dokument. For eksempel vil det ikke være mulig å legge avsenders datering til grunn, da forhold som postgang, forsinkelser som beror på avsender etter datering m.v. måtte ha blitt medregnet. Det er imidlertid kun 6 av de 60 gjennomgåtte sakene som er påført en stemplingsdato. Dette tilsier at resultatet av gjennomgangen for journalføringstidspunktet må tolkes med varsomhet. Den gjennomsnittlige journalføringstiden for de 6 sakene som er gjennomgått er 4 virkedager etter at henvendelsen er mottatt. Arkivverket har i sin fortolkning av "fortlapende journalføring" uttalt at journalføring bør skje samme dag som dokument er mottatt, og senest innen 2-3 dager etter5. Legger man denne tolkningen tilgrunn vil den gjennomsnittlige journalføringstiden for de gjennomgåtte sakene være noe høyere en anbefalt. 5 Arkivverket, Riksarkivet, Lars-Jørgen Sandberg og Øyvind Kruse. Vurdering av Kommunal- og regionaldepartementets praksis knyttet til journalføring og offentliggjøring av journal, s 2. Regeletterlevelse. Flatanger kommune 16

85 KomRev Trøndelag IKS Et stort flertall av kommunens saksbehandlere opplyser at de journalførere henvendelse som er arkivverdig fortløpende, dette ved å journalføre henvendelsen 2-3 dager etter at den er mottatt. Dette er derfor i samsvar med arkivverkets tolkning av 'forløpende journalføring" Innførin i "ournalen Innføringen i journalen er systemstyrt gjennom ephorte. Dette betyr at saksbehandlersystemet legger opp til en riktig innføring i journalen automatisk. Revisors gjennomgang viser at samtlige av de gjennomgåtte sakene i perioden ti tilfredsstiller kravet til innføring i journalen, jfr. arkivforskriften 2-7. For revisors mappegjennomgang er det kun registrert at 6 av 60 saker er påført en stemplingsdato med angivelse av mottatt-dato. Stemplingsdatoen har blant annet betydning for beregning av journalføringstiden, saksbehandlingsfrister, utsendelse av foreløpig svar m.v. jfr. forskrift til forvaltningsloven 35. Gjeldende praksis i kommunen er med dette ikke i samsvar med arkivplanen bestemmelse om at innkommet papirpost skal "stemples med mottatt-dato for den skannes'' Restansekontroll Revisor mener at restansekontroll gjennomføres månedlig i samsvar med arkivplanens bestemmelser. Dette er oftere en det forskriften legger opp til, normalt fire ganger i året, jfr. arkivforskriften 3-7. Flertallet, 6 av 8 saksbehandlere, opplyser at de har kjennskap til at kommunen foretar slik kontroll. Det er opplyst at tilbakemeldinger på restansene gis til den enkelte saksbehandler og ikke til lederne som beskrevet i arkivplanen. Dersom dette er en foretrukket løsningen anbefales det at rutinene endres i samsvar med den gjeldende praksisen på område. Arkivtjenesten nytte av restansekontroll er opplyst å være marginal, dette fordi saksbehandlingsfristene stort sett overholdes. Det er imidlertid opplyst av arkivleder at restansene ikke alltjd blir avskrevet på korrekt måte. Spørreundersøkelsen viser at halvparten av saksbehandlere enten som regel eller av og til avskriver alle dokumenter når en sak er avsluttet. Dette kan tilsi at det foreligger et forbedringspotensial når det gjelder avskriving av saker. En bedre avskriving kan også resultere i at restansekontrollen avspeiler et mer korrekt bilde av saksbehandlingen som foretas. 2.4 Konklusjon Hovedkonklus.on På bakgrunn av våre vurderinger, mener revisor at kommunen ikke fullt ut har et hensiktsmessig system for journal og arkivarbeidet. Regeletterlevelse. Flatanger kommune 17

86 KomRev Trøndelag IKS 3. HAR KOMMUNEN ET HENSIKTSMESSIG SYSTEM FOR IVARETAKELSE AV INNSYNSRETT I OFFENTLIGE DOKUMENTER eras'onaliserin av revis'onskriterier: Revisjonskriteriene er utledet av offentlighetsloven og kommunens egen arkivplan, jfr. vedlegg 1 pkt 2.1. Vi har utledet følgende revisjonskriterier: Revisjonskriterier: 1. Kommunen skal bruke riktig lovhjemmel ved forhåndsklassifisering. 2. Saksbehandler skal vurdere om et dokument skal unntas offentlighet eller ikke, samt kontrollere at riktig hjemmel og tilgangskode er benyttet 3. lnnsynsbegjæringer skal avgjøres uten ugrunnet opphold. 4. Kommunen skal ha rutiner for meroffentlighet som er i samsvar med.pffentlighetsloven. 3.2 Data Forhåndsklassifiserin I kommunens arkivplan er det gitt følgende retningslinjer for praktisering av forhåndsklassifisering: "Dokumenter som er vurdert eller skal vurderes unntatt offentlighet, registreres med hjemmel og tilgangskode i ephorte". Arkivleder har uttalt at kommunen foretar forhåndsklassifisering av sine dokumenter før de legges i postjournalen. Det påføres alltid hjemmelshenvisning. Det er ikke angitt utdypende rutinebeskrivelser for denne praktiseringen i arkivplanen. Er man usikker på om dokumentet skal unntas, så velger man heller å unnta dokurnentet. Det er den enkelte saksbehandlers sitt ansvar å foreta vurderingen. Det er servicekontoret som mottar og besvarer spørsmål om riktig hjemrnelsbruk. De dokumentene som unntas er stort sett saker om taushetsplikt, personlige forhold, og næringssaker. Ansettelsessaker unntas også i enkelte tilfeller fra offentlighet. Det fremgår videre at det er saksbehandlers ansvar å kontrollere offentlighetsvurderingen, herunder om riktig hjemmel og tilgangskode er benyttet. 6 av 8 saksbehandlere oppgir at de foretar en selvstendig vurdering av om et dokument skal unntas offentlighet. 2 av 8 opplyser at de ikke gjør dette. Regeletterlevelse. Flatanger kommune 1 8

87 KomRev Trøndelag IKS Revisor har for perioden til foretatt en gjennomgang av om riktig hjemmel for unntatt offentlighet er vurdert. Det er plukket ut 20 vilkårlige saker, med 5 saker fra hver av enhetene økonomi- og administrasjon, Pleie- og omsorg, Rådmann og Oppvekst. For 12 saker er hjemmelen "Off/. 13 iffvl. 13 nr 1" benyttet som begrunnelse for unntak fra innsyn. I 6 saker er hjemmelen "Offl. 131f fv1. 13 nr 2" benyttet, og for 2 saker er hjemmelen i "Offl 25" påsatt Inns nsbe ærin er Arkivplanen for Flatanger har følgende bestemmelse vedrørende innsynsbegjæringer: "Arkivtjenesten behandler innsynsbegfæring i samarbeid med leder/saksbehandler og ekspederer kopi av saksdokumenter til presse/publikum. Offentligheten gfennomfores bare etter krav fra noen. Forvallningen har ingen plikt lii å praktisere offentlighet i den enkelte saken hvis ikke noen krever del.'' Arkivleder opplyser om at saksbehandlere i mange tilfeller foretar en vurdering av innsynsbegjæringer sammen med servicekontoret. Rådmannen uttaler at man hjelper hverandre med å fatte en beslutning i slike saker. Det opplyses at det er få slike henvendelser. For ca et års tid siden ble det rettet forespørsel om innsyn i dokumenter relatert til kommunekassen. llette var anonyme henvendelser. Det er anslagsvis 2-3 saker i året som vedrører innsynsbegjæringer. Rådmannen sier at det vurderes meroffentlighet i den enkelte sak. I 2014 fattet Flatanger kommune vedtak om å avslå innsynsbegjæring. Saken ble påklaget og avgjort av Fylkesmannen som gav Flatanger kommune medhold i sin vurdering. Av figur 2 fremgår resultatene av revisors mappegjennomgang for journalførte innsynsbegjæringer. Dette for perjoden og for perioden Det er ikke funnet journalførte innsynsbegjæringer for perioden Regeletterlevelse. Flatanger kommune 19

88 KomRev Trøndelag IKS 1nns lisbe 'ærin er i erioden Antall virkedager fra Antallet virkedager fra journalforing i Antallet virkedager fra avsenders datering til kommunen til ekspedering av kommunen avsenders datering til journalføring i kommunen ekspedering ak kommunen 1 vd 4 vd 4 vd 23 vd 3 vd 25 vd 4 vd 1 vd 4 vd 22 vd 12 vd 33 vd 11 vd 1 vd 11 vd 2 vd -1 vd 2 vd G'.snitt 10,5 vd G*.snitt 4,2 vd* G*.snitt 13,2 vd Antall virkedager fra avsenders datering til journalføring i kommunen lnns,nsbe 'ærin er i erioden Antallet virkedager fra journalføring i kommunen til ekspedering av kommunen 10 vd 1 vd 1 vd 1 vd 3 vd 1 vd G'.snitt 4,7 vd G*.snitt 1 vd Figur 2. Innsynsbegjæringer i Flalanger kommune.*21/5 =4,2 vel Antallet virkedager fra avsenders datering til ekspedering av kommunen 10 vd 1 vd 3 vd G'.snitt 4,7 vd I perioden er det registrert 6 innsynsbegjæringer. I et av tilfellene er det registrert flere innsynsbegjæringer som gjelder samme sak. I perioden er det registrert 3 innsynsbegjæringer som gjelder 3 ulike saker. Av forskrift til forvaltningsloven ledd er det gitt at "I sak som tas behandling etter soknad, klage eller annen scerskill henvendelse, er frisiens tagangspunkt den dagen henvendelsen koinmer inn 111 firvaltningsorganel." Dette tilsier at det er stemplingsdatoen. ikke journalføringsdatoen som skal legges til grunn for når en behandlingsfristen starter å løpe. Flatanger kommune har ikke en konsekvent praksis for stempling av dokumenter ved mottagelse. Dette er også omtalt ovenfor i avsnitt En mangiende stemplingsdato medfører at det ikke er mulig å si noe om datoen for når en innsynsbegjæring faktisk er mottatt av kommunen. I fravær av en mottagelses dato vil det være nærliggende å legge tilgrunn journalføringsdatoen som den dato når fristen for å starte behandling av innsynsbegjæringer starter å løpe. Her må det gjøres oppmerksom på at tiden som medgår ved å journalføre en sak (journalføringstiden) egentlig skulle vært tatt med i beregningen, jfr. avsnitt Gjennomsnittlig antallet virkedager fra journalføring til ekspedering av kommunen er i perioden beregnet til 4,2 virkedager. Her er en av de registrerte sakene ikke tatt med i utvalget da saksbehandlingstiden er å anse som 6 Vd = virkedager Regeletterlevelse. Flatanger kommune 20

89 KomRev Trøndelag IKS negativ. Årsaken til dette er at innsynsbegjæringen er besvart før den er journalført. Gjennomsnittlig antall virkedager fra avsenders datering til ekspedering av kommunen er i perioden beregnet til 13,2 virkedager. Gjennomsnittlig antallet virkedager fra journalføring til ekspedering av kommunen er i perioden , beregnet til 1 virkedag. Gjennomsnittlig antall virkedager fra avsenders datering til ekspedering av kommunen er i samme perioden beregnet til 4,7. I spørreundersøkelsen er det også stilt spørsmål til saksbehandlerne om behandlingen av innsynsbegjæringer. Halvparten av de spurte uttaler at de i løpet av de siste to årene, en eller flere ganger har mottatt forespørsler om innsyn i kommunale sakspapirer. 3 av 4 som har mottatt slik begjæring opplyser å ha journalført disse. 1 av 4 har ikke journalført slike henvendelser Meroffentli het Rådmannen uttaler i forbindelse med spørsmålet om meroffentlighet at dette er noe som praktiseres av kommunen. Meroffentlighet vurderes derfor konkret i hvert enkelt tilfelle av innsynsbegjæringer. Flatanger kommune har egne bestemmelser om meroffentlighet i sin arkivplan. Av arkivplanen fremgår det at: "Forvaltningen oppfordres til å praktisere meroffentlighet. Offentlighetslovens 2 siste ledd sier: " Forvaltningsorganet skal vurdere om dokumentet likevel bor kunne glores kjent hell eller delvis, selv om det etter bestemmelser i loven kan unntas fra offentlighet." Dokumenter med opplysninger som er taushetsbelagte har forvaltningen plikt til ikke å fremlegge for offentligheten, i hvert fall ikke i sin helhee. 3.3 Vurdering Forhåndsklassifiserina Det store flertallet av saksbehandlerne opplyser at de foretar en selvstendig vurdering av offentlighet når de mottar henvendelser og dokumentasjon. 2 av 8 saksbehandlere opplyser imidlertid at de ikke gjør dette. Det er en mulighet at disse respondentene ikke foretar en slik vurdering på egenhånd, men gjør dette i samråd med andre. Er dette tilfeller vil det ikke være et avvik fra kommunens egne bestemmelser. Dersom det ikke foretas en slik vurdering av den enkelte henvendelse vil dette kunne medføre at dokumenter som skulle ha vært unntatt offentlig kommer ut på kommunens postliste eller på annen måte blir gjort kjent for utenforstående. Det er derfor viktig at disse rutinene innarbeides av kommunens saksbehandlere. Av de 20 gjennorngåtte sakene har revisor funnet at riktig hjemmel er benyttet i l 8 av sakene. 1 saker som gjelder taushetsplikt er det korrekt angitt hjemmelen Regeletterlevelse. Flatanger kommune 2 1

90 KomRev Trøndelag IKS offentlighetsloven 13 med videre henvisning til forvaltningsloven 13. For saker som vedrører "personlige forhold" er 13 nr I benyttet og for forretningshemmeligheter er 13 nr 2 benyttet. For en mer korrekt angivelse kunne angivelsen av "ledd" vært benyttet, dette ved som f. eks "offl ledd nr I to tilfeller er det korrekt benyttet offentlighetsloven 25 for unntatt offentlighet for søknader til ledig stilling. For 2 av tilfellene er det benyttet henvisningen "Offl. 1311fil. 13 nr 1" for saker som vedrører søknad til henholdsvis musikkskole og barnehageplass. Revisor oppfatter dette dit hen at unntakshjemmelen er benyttet for å skjule vedkommendes fødselsnummer, dette for begge disse sakene. Det fremgår uttrykkelig av fv ledd at "Som personlige,forhold regnes ikke lodselssled, fodselsdalo og personnummer.. En mer korrekt angivelse for å unnta fødselsnummer i dette tilfellet ville vært offentlegforskrifta 7 bokstav d) som tilsier at fødselsnummer og personnummer ikke skal gjøre offentlig tilgjengelig på internett. Også offentlighetsloven ledd gir hjemmel for at det kan gjøres unntak fra innsyn i fød s els- og personnummer Inns msbe *ærin er Rådmannen i Flatanger kommune uttaler at innkomne innsynsbegjæringer vurderes i samråd med servicekontoret og ledelsen forøvrig. Dette er i samsvar med arkivplanens rutinebestemmelser på området. 1 vedlegget 1 pkt er det referert til justisdepartementets tolkning av vilkåret om behandling uten "ugrunnel opphold" jfr. off ledd. 2 pkt. Her uttales det at innsynsbegjæringer bor behandles samme dag som de er mattatt, eller i alle fall innen en til tre virkedager. 7Sivilombudsmannen har ytterligere uttalt at en behandlingstid på to til tre uker er i overkant av hva som kan aksepteres8. Avsenders datering Stempling Journalforing (Mottatt-dato) Ekspedering Journalforingstiden Saksbehandlingstiden Figur 3. Tidslinje over saksbehandlingsforlopet. 7 Justis- og politidepartementet, Rettleiar til offentleglova, (2010) s Sivilombudsmannens, Dokument nr 4:1 ( )s 19 Regeletterlevelse. Flatanger kommune 22

91 KomRev Trøndelag IKS For innsynsbegjæringer registrert i perioden er antallet virkedager mellom avsenders datering og kommunens ekspedering av begjæringen på 13,2. Samtidig er gjennomsnitdig antall virkedager fra journalføring i kommunen til ekspedering av begjæringen 4,2. Her er en av de registrerte sakene ikke tatt med i utvalget da saksbehandlingstiden er å anse som negativ. Årsaken til dette er at innsynsbegjæringen er besvart før den er journalført. Dette er i utgangspunktet et brudd med arkivforskriften og Flatanger sin vedtatte arkivplan. 1 henhold til arkivplanens kapittel om "saksbehandlers ansvar" er det bestemt at det ikke er "... tillatt å starte saksbehandling av dokumenter som ikke er registrert i ephorte eller riktig fagsystem". Kommunen praktiserer ikke stempling av innkomne begjæringer, og derfor vil det ikke være mulig å si noe konkret om når en begjæring faktisk er mottatt. Dersom man ønsker å legge til grunn avsenders datering for når saksbehandlingstiden starter å løpe må det gjøres fratrekk av tiden som medgår ved postgang, samt den feilkilde at avsender ikke nødvendigvis har postlagt begjæringen samme dag som den er datert. Legger man til grunn justisdepartementets anbefaling om at innsynsbegjæringer normalt skal behandles mellom en til tre virkedager etter at de er mottatt, vil et gjennomsnitt på i underkant av 13,2 virkedager være noe høyt. Legger man i stede til grunn tiden mellom journalføring og ekspedering vil et gjennomsnitt på 4,2 virkedager også ligge noe over de fremsatte anbefalingene. Det er verdt å legge merke til at tiden som medgår til å journalføre en innsynsbegjæring i ephorte også skal medregnes i saksbehandlingstiden, sefigur 3. Det er ut fra dette grunn til å tro at den faktisk saksbehandlingstid fra en begjæring mottas av kommunen til den ekspederes ligger et sted mellom 4,2 13,2 virkedager. For perioden er antallet virkedager mellom avsenders datering og kommunens ekspedering av begjæringen på 4,7. Samtidig er gjennomsnittlig antallet virkedager fra journalføring til ekspedering av kommunen i perioden , beregnet til 1 virkedag. Det vil her være grunn til å tro at faktisk saksbehandlingstid derfor ligger et sted mellom 1 og 4,7 virkedager. Det er nærliggende å legge til grunn at innsynsbegjæringer i denne perioden anses å være foretatt uten ugrunnet opphold. Halvparten av saksbehandlerne som har besvart spørreundersøkelsen opplyser at de har mottatt innsynsbegjæringer, en eller flere ganger i løpet av de siste to årene. 3 av 4 som har mottatt slik begjæring opplyser å ha journalført forespørselen i ephorte. Tilbakemeldingene tilsier ut fra dette at saksmengden vedrørende innsynsbegjæringer ikke er stor men at slike henvendelser forekommer. Saksbehandlere er stort sett bevisst på at slike henvendelser skal journalføres som dokumentasjon som skal saksbehandles. Regeletterlevelse. Flatanger kommune 23

92 KomRev Trøndelag IKS Meroffentli het Det er etablert rutinebestemmelser for håndtering av meroffentlighet ved innsynsbegjæringer, disse fremgår av Flatanger kommune sin arkivplan. Rådmannen uttaler at meroffentlighet vurderes konkret i den enkelte sak. Revisors gjennomgang viser at bestemmelsene viser direkte til offentlighetslovens bestemmelser og er dermed i tråd med det gjeldende regelverk. Det er korrekt opplyst at opplysninger som er belagt med taushetsplikt ikke skal fremlegges for offentligheten. Det kan til dette presiseres at taushetsbelagt informasjon er "unntatt" fra offentlighet, noe som medfører at det ikke er plass/anledning til vurdering av meroffentlighet i slike saker Konklusjon Hovedkonklus'on: Kommunen har for det vesentlige et hensiktsmessig system for ivaretakelse av den offentlige innsynsretten. Det bør imidlertid vurderes om saksbehandlingstiden for innsynsbegjæringer kan kortes ned, samt at hjemmelsgrunnlaget ved forhåndsklassifisering kan bli noe mer konkret. 9 Eckhoff, Torstein og Smith, Eivind. Forvaltningsrett, 8 utg. Oslo (2006) s 211. Regeletterlevelse. Flatanger kommune 24

93 KomRev Trandelag IKS 4. HAR KOMMUNEN TILFREDSSTILLENDE SAKSBEHANDLING ETTER FORVALTNINGSLOVEN? eras'onaliserin av revis'onskriterier: Revisjonskriteriene er utledet av forvaltningslovens bestemmelser, jfr. vedlett 1, pkt 3.1. Vi har lagt til grunn følgende revisjonskriterier: Revisjonskriterier: Saker i kommunen skal avgjøres uten ugrunnet opphold. 2. Foreløpig svar skal sendes for henvendelser som ikke er besvart i lopet av en måned etter mottakelse. 3. Enkeltvedtak skal tilfredsstille kravet til begrunnelse og underretning: Begrunnelsen skal innholde regler og de faktiske forhold vedtaket bygger på og hensynene ved skjonnsutovelsen. Underretningen skal inneholde opplysninger om klageadgang, klagefrist, klageinsians og den nærmere fremgangsmåte ved klage. samt om retten eater 18..ifr. 19 til å se sakens dokumenter. 4.2 Data Generell saksbehandlin stid Rådmannen mener at den generelle saksbehandlingstiden er å anse som god. Det finnes imidlertid enkeltsaker som har gått over fristene. Inntrykket kommunen har er at man har fått mye skryt for rask saksbehandlingstid. Flatanger kommune har ikke en konsistent praksis for stempling av innkommet post til kommunen (se rapportens avsnitt ). Dette tilsier at det vil vanskelig la seg gjøre å si noe konkret om den generelle saksbehandlingstiden i kommunen. En indikasjon på dette vil en imidlertid kunne få ved å se på tiden mellom journalføringstidspunktet og ekspederingen av en henvendelse, m.a.o. den tiden saksbehandler faktisk har til rådighet for saksbehandling frem til utsendelse av et vedtak. Dersom en skulle fått et helt korrekt bilde av den generelle saksbehandlingstiden skulle tiden det tar fra et dokument er mottatt til det er journalfort i saksbehandlingssystemer egentlig vært med i beregningen (journalføringstiden), men da stemplingsdatoen ikke er påført lar ikke dette seg gjøre (se avsnitt 2.2.9). Gjennomgangen av 60 saker i perioden til viser Regeletterlevelse. Flatanger kommune 25

94 KomRev Trandelag IKS at den gjennomsnittlige saksbehandlingstiden fra journalføring til ekspedering er 13,2 virkedager. Saksbehandlerne ble bedt om å ta stilling til følgende påstand i spørreundersøkelsen: "Jeg har vanskelig med å overholde saksbehandhngsfristene". Her svarer 5 av 8 at de sier seg uenig i dette utsagnet Foreløpig svar Rådmann sier at man ikke har etablert gode rutiner for foreløpig svar. Det uttales derfor at man ikke er gode nok på dette området. Mange saker blir avgjort innen fristen og da blir ikke foreløpig svar nødvendig. Rådmannen sier at Flatanger kommune er dårlige til å gi skriftlige tilbakemeldinger for foreløpig svar, og at dette formidies på andre måter gjennom f. eks te1efon. Arkivplanen til Flatanger kommune har under "utvalg- og møtebehandling" med underkategori "saksbehandlingsrutiner/fullfort saksbehandling" rutiner for foreløpig svar. Her er det gitt at "Saksbehandler har ansvar for informasjon og tilbakemelding, sami evi,.farelopig svar". videre er forvaltningslovens bestemmelse om foreløpig svar gjengitt i rutinebeskrivelsene i arkivplanen, jfr. fvl Il a. Fagleder for næring, miljø og teknisk sier at foreløpig svar gis ofte gjennom telefonsamtale med tiltakshaver. Det angis som regel begrunnelse for forsinkelsen og når svar kan forventes pr telefon. Det er ikke vanlig at telefonsamtalen legges inn som en notis eller merknad i ephorte. Arkivleder påpeker imidlertid at dette er mulig å gjøre i ephorte. Det er ikke etablert vedtaksrnaler for foreløpig svar. Foreløpig svar kan ofte være tilfellet ved dispensasjonssaker i byggesaker, og når en sak skal opp i byggekomiteen. Det kan være ulike årsaker til at en sak blir forsinket. Dette kan for eksempel være at det er nødvendig med ytterligere dokumentasjon fra tiltakshaver. Det er ingen sammenbeng mellom restanselister og foreløpige svar, da disse ikke holdes opp mot hverandre. Rådmannens sluttbemerkning er at: ".1det store og hele har vi et inntrykk av at det.fungerer veldig bra og at kommunen har gode rutiner på området arkiv og saksbehandling. Vi ser imidlertid at det er forbedringspotensialer på området foreløpig svar". Revisor har i forbindelse med ovennevnte problemstillingen foretatt en mappegjennomgang av journalførte saker i perioden , i alt 60 saker. Samtlige av de gjennomgåtte sakene er å anse som enkeltvedtak og stiller derfor krav til utsendelse av både foreløpig svar, begrunnelse og underretning. Av gjennomgangen er 1 av sakene ikke besvart med et utgående brev. Saken er registrert innkommet i 2014, noe som i utgangspunktet tilsier at foreløpig svar burde vært sendt ut. Revisor har allikevel valgt ikke å ta med denne saken i utvalget av Regeletterlevelse. Flatanger kommune 26

95 KomRev Trøndelag IKS saker hvor det skal vurderes foreløpig svar. Mulige årsaker til at henvendelsen ikke er besvart kan være at utgående brev er sendt men ikke journalført i ephorte, eller at utgående svar kan ha blitt sendt men journalført på annet saksnummer. En ytterligere mulighet er at søknaden er trukket fra videre behandling men at dette ikke er registrert på saken. Det totale antallet saker hvor foreløpig svar er vurdert opp mot er derfor 59. 1,7 Ikke behov Ikke gitt rit Gitt Figur 4. Kommunens bruk av forelopig svar i saksbehandlingen, angill i %. (N=59) I 81 prosent av sakene (48 saker) er det ikke behov for at foreløpig svar skal være sendt ut. Dette tilsier at søknadene er behandlet i løpet av en måned fra søknaden ble journalføring i kommunen. I 17 prosent av sakene (10 saker) er behandlingstiden over en måned uten at det er sendt foreløpig svar. 7 av disse tilfellene er søknader til enheten for byggesak. Ved gjennomgangen er det kun registrert utsendelse av foreløpig svar i en av sakene. Her er det gitt angivelse av hvilken uke avsender kan forvente svar, men det er ikke angitt årsak til at henvendelsen ikke kan besvares tidligere eller først fire uker etter at henvendelsen er mottatt. Det er også stilt spørsmål til saksbehandlerne om de har kjennskap til når foreløpig svar skal benyttes. Her svarer like mange at de er enige som uenige i utsagnet. Videre er det fremsatt påstanden om at "Jeg gir alltid forelopig svar når det er nodvendig". Her sier 5 av 8 seg uenig i dette utsagnet Be runnelse o underretnin Det opplyses at det ikke finnes vedtaksmaler for begrunnelse, men at begrunnelse gis. Brevmaler finnes, men her må det fylles inn det som skal med i et vedtak. Det opplyses videre at det ikke gis informasjon om klageadgang ved positivt vedtak, men for negative vedtak. Her anvendes særutskrift. Klageadgangen kommer automatisk opp i vedtaksmalen i saksbehandlingssystemet. Regeletterlevelse. Flatanger kommune 27

96 KomRev Trøndelag IKS Av mappegjennomgangen er det for 42 av de 60 sakene gitt opplysninger om klageadgang, klagefrist, instans og fremgangsmåte. For 15 tilfeller er det ikke gitt slik meddelelse. Samtlige av disse vedtakene er positive. Dette er i samsvar med rådmannens uttalelse. 2 av henvendelsene er ikke besvart, mens en henvendelse er oversendt Fylkesmannen. Samtlige av de 60 gjennomgåtte sakene er gitt en begrunnelse. Det er stilt spørsmål til saksbehandlerne om de alltid gir begrunnelse når de fatter enkeltvedtak. Her svarer 3 av 8 at de er enig i dette, mens 2 av 8 svarer at de er uenig i utsagnet. Ytterligere svarer 3 av 8 vet ikke. På spørsmålet om saksbehandlere alltid underretter om klageadgang ved enkeltvedtak sier halvparten av de spurte seg enig i dette. 4.3 Vurdering Generell saksbehandlin stid På grunn av at kommunen har en inkonsekvent stemplingspraksis er det ikke mulig å si noe om den faktiske saksbehandlingstiden i Flatanger kommune. I mangel av en stempling for mottatt-dato er journalføringstidspunktet lagt til grunn som beregning av saksbehandlingstiden. Gjennomgangen av 60 saker viser at gjennomsnittlig saksbehandlingstid fra journalføring til ekspedering er 13,2 virkedager. Selv om en legger til tiden det tar å journalføre et dokument inn i saksbehandlersystemet vil det være grunn til å påpeke at saksbehandlingstiden i kommunen må anses for å være god, dette er også i samsvar med saksbehandlernes subjektive oppfatning vedrørende overholdelse av saksbehandlingsfristene. Det er derfor nærliggende å legge til grunn at gjennomgått saksbehandling i perioden til er foretatt uten uqrunnet opphold Foreløpig svar Mappegjennomgangen viser at Flatanger kommune stort sett behandler sine saker innenfor de gitte saksbehandlingsfristene. I 48 av de gjennomgåtte sakene har det derfor ikke vært behov for å sende ut foreløpig svar av sakene er det imidlertid ikke gitt foreløpig svar, dette selv om saksbehandlingstiden har oversteget en måned. Det vil her være uvisst om avsender er meddelt at saksbehandler vil bruke lengre tid på sin saksbehandling. Enkelte ganger vjl det i følge kommunen være slik at avsender blir gjort oppmerksom på dette via telefon eller ved personlig oppmøte. Det er gitt at 7 av de 10 sakene hvor det burde vært sendt foreløpig svar gjelder enheten for byggesak. Til dette skal det bemerkes at Flatanger kommune har vært inne i en krevende periode når det gjelder byggesak ble Flatanger kommune rammet av en omfattende brann som ødela eller skadet til sammen 64 bygninger10. Årsaken 10 Regeletterlevelse. Flatanger kommune 28

97 KomRev Trøndelag IKS til at saksbehandlingstiden for byggesak derfor kan være noe lengre er nettopp søknader om gjennoppbygning til kommunen. Revisors gjennomgang viser at det kun er registrert utsendelse av ett foreløpig svar for gjennomgåtte saker i perioden til Her er det angitt når svar kan ventes, men det er ikke angitt begrunnelse for forsinkelsen. Revisor er enig i rådmannens uttalelse at kommunen har et forbedringspotensial i forhold til utsendelse av foreløpig svar i skriftlig form. Dette underbygges av en oppfatning av at det foreligger noe dårlig kjennskap til reglene for foreløpig svar, samtidig som 5 av 8 saksbehandlere opplyser at de ikke gir nødvendig svar når dette er nødvendig. Det er gitt at rutinebestemmelser for foreløpig svar ansvarsmessig er tillagt saksbehandlere. Revisors oppfatning er at denne rutinebestemmelsen med fordel kunne vært gjengitt i/ flyttet til bestemmelser om "Saksbehandlers ansvar" slik at saksbehandlerne får innsikt i sitt ansvarsområde på en og samme plass. Mappegjennomgangen er opplyst å kunne gi et feil inntrykk av kommunens faktiske bruk av foreløpig svar da slikt svar ofte gis pr telefon eller ved personlig ommøte. Slik bruk av foreløpig svar fremgår ikke av saksmappene i ephorte. men vil være mulig å registrere som et notat på saken. Revisors oppfatning er at kommunen bør benyttet denne muligheten da den opplyses å være tilgjengelig. Resultatet fra mappegjennomgangen sett i sammenheng med spørreundersøkelsen tilsier at kommunen har et forbedringspotensial vedrørende sin bruk av foreløpig svar i skriftlig fonn Be runnelse o underretnin Mappegjennomgangen av saker viser at Flatanger kommune i perioden til har en god praksis på begrunnelse og underretning når det fattes enkeltvedtak. 1 enkelte av vedtakene er det ikke gitt underretning om klageadgang frist, instans og fremgangsmåte. 1 disse sakene har søker fått positivt vedtak i tråd med søknaden. Underretning om klageadgangen kan derfor anses å ikke være påkrevet. Samtlige av de gjennomgåtte enkeltvedtakene er gitt en begrunnelse. Av spørreundersøkelsen fremgår det at halvparten av de spurte saksbehandlerne alltid underretter om klageadgang ved enkeltvedtak. At noen her sier seg uenig utsagnet kan ha sammenheng med at meddelelese om klageadgang ikke gis ved positivt vedtak. Videre er det opplyst at bmken av begrunnelse varierer blant saksbehandlerne. Dette kan ha sammenheng med at det i enkelte tilfeller ikke foreligger plikt til å gi begrunnelse. Revisors hovedinntrykk er at Flatanger kommune utøver en god praksis på bruken av begrunnelse og underretning i perioden til Regeletterlevelse. Flatanger kommune 29

98 KomRev Trøndelag IKS 4.4 Konklusjon Hovedkonklus.on Kommunen utøver for det vesentlige en tilfredsstillende saksbehandling etter forvaltningsloven. Bruk av foreløpig svar bør benyttes hvor saksbehandlingstiden er lang. 1 tilfeller hvor det gis foreløpig svar telefonisk bør dette dokurnenteres. Rutiner for foreløpig svar bør gjengis i/flyttes til "Saksbehandlers ansvar". Regeletterlevelse. Flatanger kommune 30

99 KomRev Trondelag IKS ANBEFALINGER Det bør vurderes om kommunen skal gi ytterligere opplæring av de ansatte i bruken av ephorte Saksbehandlere bør bli flinkere til å ha fokus på avskrivning av restanser. Rutinebestemmelser knyttet til restansekontroll bør endre i samsvar med gjeldende praksis. Kommunens bestemmelse om at dokumenter skal stemples med mottatt-dato før de skannes inn i saksbehandlingssystemet må følges. Hjemmelsgrunnlaget ved bruk av forhåndsklassifisering kan i enkelte tilfeller bli mer presist. Det bør vurderes om begjæringer om innsyn kan behandles noe raskere. Foreløpig svar bør sendes ut der hvor saksbehandlingstiden er lang. Foreløpig svar som gis pr telefon bør fremgå av ephorte. Revisors oppfatning er ytterligere at rutinebeskrivelser for foreløpig svar bør fremgå av arkivplanens bestemmelser om saksbehandlers ansvar. Regeletterlevelse. Flatanger kommune 3 1

100 KomRev Trøndelag 1KS RADMANNENS KOMMENTARER En foreløpig rapport ble sendt på høring til rådmannen i Flatanger kommune den KomRev Trøndelag IKS mottok svar fra rådmannen datert den Høringsbrevet fra rådmannen er lagt ved rapporten (vedlegg 2). Rådmannen badde en merknad til datagrunnlaget i rapporten. Den nye opplysningen er innarbeidet i rapportens kapittel 2.2.6, men har ikke ført til at revisor har fått behov for å justere vurderinger og konklusjoner knyttet til kommunens arkiv og journalarbeid. Regeletterlevelse. Flatanger kommune 32

101 - - KomRev Trandelag IKS KILDER Lov, forskrift og forarbeider. Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentlegloven) Lov om behandling i forvaltningssaker (forvaltningsloven) Forskrift om offentlige arkiv (arkivforskriften) Forskrift til offentleglova (offentlegforskriften) Forskrift til forvaltningsloven (forvaltningslovforskriften) Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv (revisjonsforskriften) St. meld. nr. 32 ( ) Ot.prp.nr.52 ( ) Juridisk teori Eckhoff, Torstein og Smith, Eivind. Forvaltningsrett, 8 utg. Oslo (2006). Justis- og politidepartementet, Rettleiar til offentleglova, (2010). Sivilombudsmannens, Dokument nr 4:1 ( ) s 14 Arkivverket, Riksarkivet, Lars-Jørgen Sandberg og Øyvind Kruse. Vurdering av Kommunal- og regionaldepartementets praksis knyttet ti I journalføring og offentliggjøring av journal Flatanger kommune - Arkivplan for Flatanger kommune. Kommunestyre , sak 29/10. Nettsider Arkivterminologi bokmål, erket/offent1e - forvaltin /Re elverk/arkivterminoloo-i-bokmaa1 Brannene i Lærdal, Flatanger og på Frøya vinteren htt 3:// lobal/publikasjoner/2014/rap ort/brannen i Laerdal Fl atan er Fro a 2014.pdf KLDs veileder til loy om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd, I iance/c /res onse to communication/com laint Norway s comments Annex 5.doc L df Regeletterlevelse. Flatanger kommune 33

102 KomRev Trøndelag IKS VEDLEGG 1: UTDYPING AV REVISJONSKRITERIER 1 Har kommunen et hensiktsmessig system for arkiv- og journalarbeid? 1.1 Nærmere om revisjonskriteriene Lovgrunnlaget Det er i hovedsak arkivforskriften som regulerer forholdene til arkivansvaret, organiseringen innen arkivtjenesten og rutinene på området. Arkivforskriften er gitt med hjemmel i arkivloven 12, offentlighetsloven 8, 10 og 27 og forvaltningsloven 20. I kapittel I) finnes kravene til arkivansvar, i kapittel 11) arkivorganisering og arkivsystem, i kapittel III) arkivrutiner Arkivansvaret i kommunen henhold til arkivforskriften 1-1 tilligger det overordnede ansvaret for arkivarbeidet i et offentlig organ den øverste ledelsen. For kommunene sitt vedkommende er arkivansvaret en del av det overordnede administrative ansvaret som er tillagt adrninistrasjonssjefen, jfr. kommuneloven Arkivor aniserin en o arkivs stem følge arkivforskriften 2-1 er det som hovedregel en egen enhet som skal stå for arkivarbeidet. Arkivtjenesten skal være felles for hele tjenesten og skal om ikke annet er bestemt tillegges den enheten som har ansvaret for organets fellessaker. For elektronisk journalføring er det også et krav til offentlige organer at man benytter et arkivsystem som følger kravene i Noark-standarden, arkivforskriften Arkivplan 1 arkivforskriften 2-2 stilles det krav om at et hvert offentlig organ til en hver tid skal ha en ajourført arkivplan. Det skal fremgå av planen hvordan arkivtjenesten er organisert og hva slags instrukser, regler, planer m.v. som skal gjelder for arbeidet. Formålet med et slikt krav er å få en ensartet oppbygning av arkivtjenesten, samtidig som det skal være mulig å finne frem og kunne kontrollere tjenesten i ettertid. Det er ledernes ansvar at nyansatte får "kjennskap til arkivplanen...", jfr. arkivplanens bestemmelser Opplæring Innholdet i arkivansvaret er videre presisert i ledd hvor det er påpekt at underliggende organ skal få nødvendig rettledning, råd og instrukser for sitt arkivarbeid. Administrasjonssjefen har ansvaret for å påse at arkivarbeidet utføres i Regeletterlevelse. Flatanger kornmune 34

103 KomRev Trøndelag IKS tråd med lover, forskrifter og overordnede instrukser, samt at dette er gjenstand for betryggende kontroll, jfr. kommuneloven 23, nr 2, 2 pkt. Av arkiyplanen i Flatanger fremgår det at arkivmedarbeidere i kommunen "plikter å ta nødvendig opplæring for tilfredsstillende å kunne utfore sine oppgaver". Ledere i kommunen er i følge arkivplanen pålagt et ansvar ved "å sorge.for at nyansatte.får nodvendig opplæring i ephorte, samt kjennskap til arkivplanen, av enhetens superbruker(e) " Arkivverdi het. Av arkivforskriften 2-6 er det gitt at "i journalen skal ein registrere alle inngåande og utgåande dokumenter som elter offentleglova 4 må reknast som saksdokument for organet, dersom dei er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon". Vilkårene er i utgangspunktet kumulative, men det er ingen ting i veien for å journalføre et dokument dersom bare et av de to vilkårene er oppfylt. Arkivplanen i Flatanger kommune har også bestemmelser om arkivverdighet. Her er det sagt at; "post som er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som senere dokumentasjon" skal regnes som arkivverdig. Bestemmelsen har dermed en ordlyd tilsvarende arkivforskriften Tids unktet for 'ournalførin Det fremgår ikke av arkivloven eller forskriften et tidspunkt for når journalføring skal finne sted. 1 St.meld. nr. 32 ( ) om offentlighetsprinsippet i forvaltningen har justis- og beredskapsdepartementet utdypet forståelsen av tidspunktet for journalføring, jfr. pkt hvor det er lagt tilgrunn følgende tolkning: "Arkivinstruksen har ikke bestemmelser som uttrykkelig regulerer tidspunktet for når journalloring skal finne sted. 1 og med al journalen er hovedredskapet forvallningen har lii å holde orden i og kontroll med sine saker og saksavviklingen, må det imidlertid antas at journalforingen skal skje fordopende. Også hensynet til offentlighetsprinsippet tilsier dette. 1 en uttalelse inntatt i Sivilombudsmannens årsmelding 1995 s 84 (sak ) heter det: «Sett ut fra de hensyn offentlighetsloven skal ivareta, er del åpenbart at normalkravet må være at journalforingen skjer fortlopende. Del er knyttet en vesentlig offentlig interesse lii det å filge hehandlingen av sakene, mens de behandles. Bare dersom offentligheten fortlopende blir orientert om forvaltningens arbeid - selvsagt med de begrensninger som folger av offentligheisloven selv - vil offentligheten ha muligheter Iår å føre en debail om og ha innflytelse på.forvallningens arbeid.» Regeletterlevelse. Flatanger kommune 35

104 KomRev Trøndelag IKS Uttalelsen gjelder forvaltningsorganets eksterne korrespondanse, og kan ikke legges til grunn i forhold til organinterne dokumenter" Arkivverket foretok i 2013 en vurdering av kommunal- og regionaldepartementets praksis knyttet til journalføring og offentliggjøring av journal. Det er påpekt at hvis det går for lang tid mellom faktisk mottak og journalføring, vil journalen være et mindre troverdig bevis på bendelsen den er ment å dokumentere. Dette kommer i tillegg til at journalføring er en forutsetning for allmennhetens rett til å be om innsyn i dokumentene etter offentleglova. Det er ytterligere uttalt at normalt bør derfor journalføring skje samme dag som dokument er mottatt, og senest innen 2-3 dager etter" Journal- o 'ournalførin Det fremgår av offentlighetsloven 10, 1 ledd at virksomheter som er omfattet av loven skal føre journal etter reglene i arkivloven. Det fremgår forøvrig også av arkivforskriften 2-6 at offentlige organer har en uttrykkelig plikt til å føre journal. I journalen skal en registrer alle inngående og utgående dokumenter som etter offentlighetsloven 4 må regnes som saksdokument for organet, dersom disse er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. I henhold til arkivforskriften 2-7 skal innføring i journalen skje på en måte som gjør det mulig å identifisere dokurnentet, så langt dette kan gjøres uten å røpe opplysninger som er undergitt taushetsplikt i eller i medhold av lov, eller som ellers kan unntas fra offentlig innsyn. Ved registrering av dokument i journalen skal man blant annet føre inn følgende opplysninger: a) journalføringsdato b) saks- og dokumentnummer (journalnummer) c) avsender og/eller mottaker d) opplysninger om sak, innhold eller emne e) dateringen på dokumentet I tillegg skal journalen inneholde arkivkode (etter arkivnøkkelen), ekspedisjons- eller avskrivningsdato og avskrivningsmåte. Flatanger kommune har i tillegg følgende bestemmelse om stempling av dokumenter i sin arkivplan: "Innkommet papirpost stemples med mottatt-dato for den skannes." Arkivverket, Riksarkivet, Lars-Jørgen Sandberg og Øyvind Kruse. Vurdering av Kommunal- og regionaldepartementets praksis knyttet til journalføring og offentliggjøring av journal, s 2. Regeletterlevelse. Flatanger kommune 36

105 KomRev Trøndelag IKS Restansekontroll Restanser er et mottatt dokument som ikke er avskrevet12. Dette tilsier at en innkommet henvendelse til kommunen er under behandling og er dermed ikke avsluttet. Av arkivforskriften 3-7, 2 ledd fremgår det at det til fastsatt tid, normalt fire ganger i året skal det tas ut lister over saker som ikke er ferdigbehandlet (restanselister). Det er vanlig at disse listene sendes til de ulike enhetslederne, eller saksbehandlerne som gir en tilbakemelding på sakens status. I Flatanger kommune har man valgt at restansekontroll skal gjennomføres månedlig, jfr. arkivplanen 0111 "Oppfølgingskontroll restanser". Hensynet bak bestemmelsen vil være å påse at saker i forvaltninger blir fulgt opp og avsluttet. Det kan imidlertid være ulike årsaker til at saker blir avsluttet innefor de angitte fristene. Noen ganger kan dette bero på avsenderen selv som må inngi ytterligere dokurnentasjon for å få saken behandlet, eller det kan være kommunens manglende ressurser. Oppfølgingen av restanser kan derfor ha sammenheng med rutinene for foreløpig svar, jfr. forvaltningsloven Ila. Svikt i rutinene for oppfølging av restanser kan blant annet føre til "agrunnet opphold" i saksbehandlingen. Forutsetningen for å kunne gjennomføre en restansekontroll som representerer det faktiske bilde av kommunens saksbehandling er at alle restanser avskrives når en sak er avsluttet. Det fremgår av Flatangers arkivplan at avskrivning av restanser er et av ansvarsområdene for saksbehandlerne i kommunen. 2. Har kommunen et hensiktsmessig system for ivaretakelse av innsynsrett i offentlige dokumenter. 2.1 Nærmere om revisjonskriteriene Ut an s unktet ved dokumentinns Det fremgår av offentlighetsloven 3 at saksdokument, journaler og lignende register for organet er åpne for innsyn dersom ikke annet følger av lov eller forskrift gitt med hjemmel i lov. Det er videre påpekt at denne rettigheten tilfaller "alle". Rettigheten er en naturlig følge av at organet har en plikt til å ha et ajourført arkiv og journal, jfr. arkivforskriften 1-1, 2-6 og offentlighetsloven Arkivterminologi bokmål, Regeletterlevelse. Flatanger kommune 37

106 KomRev Trøndelag IKS Hensynet bak bestemmelsene er å legge til rette for at offentlig virksomhet er åpen og gjennomsiktig, for slik å styrke informasjons- og ytringsfriheten, den demokratiske deltakingen, rettssikkerheten for den enkelte, tilliten til det offentlige og kontrollen fra allmennheten, jfr. offentlighetsloven 1. Offentlighetsprinsippet ble også grunnlovsfestet i 2004 i forbindelse med endringer i grunnlovens 100 om ytringsfrihet. Grunnlovens 100, 5 ledd lyder som følger: "Enhver har Ret til Indsyn i Statens og Kommunernes Akter og til at følge Forhandlingerne i Retsmader og folkevalgte Organer. Det kan i Lov lastsættes Begrænsninger i denne Ret ud fra Hensyn til Personvern og af andre tungtveiende Grunde." Hovedregelen er med dette at det offentlige organ kan gi innsyn i alle opplysninger og dokumenter uten å gi dette en nærmere begrunnelse. Det er unntakene fra innsynsretten som skal begrunnes'3. Offentlighetsloven kapittel 3 oppstiller unntak fra retten til dokumentinnsyn, dette som blant annet: Opplysninger som er underlagt taushetsplikt, jfr. offentlighetsloven 13 og forvaltningsloven 13. Dokument utarbeidet til egen saksforeberedelse (organinterne dokumenter), jfr. 14. Dokument innhentet utenfra for den interne saksforberedelsen, jfr. 15. Innsyn i interne dokument hos kommune og fylkeskommune, jfr. 16. Unntak fra tilsettingssaker, lønnsoppgaver m.m. jfr. 25 Unntak fra eksamensdokument, forskningsopplysninger og fødselsnummer m. m. Unntaksbestemmelsene i offentlighetsloven 14 til 26 gir forvaltningen rett, men ikke plikt til å nekte innsyn i bestemte opplysninger eller dokumenter. Forvaltninga har allikevel en plikt til å vurdere om en likevel bør gi innsyn, rneroffentlighetirnerinnsyn, jfr. 11. Unntaksbestemmelsen i offentlighetsloven ledd slår fasta at forvaltningen skal nekte innsyn i opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov. Bestemmelsen om vurdering av meroffentlighet/merinnsyn gjelder ikke her KLDs veileder til lov om rett til innsyn i dokument i offentieg verksernd, s_comrnents_annex_5.doc L _.pdf 14 Justis- og politidepartementet, Rettleiar til offentleglova, (2010) s 68. Regeletterlevelse. Flatanger kommune 38

107 KornRev Trøndelag IKS Forhåndsklassifiserin Betegnelsen forhåndsklassifisering sikter til at det i journalen allerede ved journalføringen avmerkes om et saksdokument er offentlig eller ikke. Det aktuelle saksdokurnentet vil her bli vurdert opp mot unntaksbestemmelsene i offentlighetsloven selv om det ikke er begjært innsyn i dokumentet. Ordningen vil være rasjonell tatt i betraktning av at vedkommende saksbehandler ved utferdigelsen av dokumenter vil ha saken klart for seg og lettere kan vurdere forholdet til offentlighetslovens bestemmelser og intensjoner15. Ytterligere vil ordningen være hensiktsmessig i relasjon til saksdokumenter som på grunn av lovbestemt taushetsplikt er forbudt å offentliggjørelt. Regjeringen har gitt uttrykk for å stramme inn ordningen med forhåndsklassifiseringen. Dette da denne typen ordning kan ai en uheldia sianaleffekt utad, jfr. Justis- og beredskapsdepartementets rundskriv G-69/98 pkt 3.3. For utenforstående vil det fortones seg som utvisst om formålet med anmerkningen er å signalisere at det ikke kan eller bør utøves meroffentlighet, eller om meningen bare er å indikere at dokumentet faller innenfor en av de skjønnsmessige unntaksbestemmelsene i loven17. Sivilombudmannen har dermed gitt uttrykk for at slik klassifisering bør reservere seg til de helt klare tilfellene hvor det blant annet er snakk om opplysninger undergitt lovbestemt taushetsplikt eller interne dokumenter v. Det er ingen plikt for kommuner til å føre elektronisk journal, jfr. arkivforskriften ledd, men dette benyttes i større grad enn før. Av offentlighetsforskriften 6 er det gitt følgende bestemmelse om tilgjengeliggjøring av journaler på internett: "Dersom det er teke avgjerd om at eit dokument heill eller dels skal vere unnaleke jrå innsyn, kan journalen innehalde opplysning om delte i form av fullstendig unntaksheimel og med opplysning om unntaket gjeld heile eller delar av dokumentet." Det er dermed ingen plikt tii å opplyse i journalen at det er avgjort at et dokument er unntatt fra innsyn, men det er gitt en anledning til å gjøre det. Av Flatanger kommune sin arkivplan er det gitt følgende bestemmelse om forhåndsklassifisering: "Dokumenter som er vurdert eller skal vurderes unntatt offentlighet, registreres med hjemmel og tilgangskode i ephorte". Sivilombudsmannens, Dokument nr 4:1 ( ) s 14 St. meld. nr. 32 ( ) pkt St. meld. nr. 32 ( ) pkt Sivilombudsmannens, Dokument nr 4:1 ( ) s 14 Regeletterlevelse. Flatanger kommune 39

108 KomRev Trøndelag IKS Inns nsbeg'ærin en Etter offentlighetsloven ledd kan en innsynsbegjæring fremsettes skriftlig eller muntlig. Bestemmelsens 2 ledd. 1 pkt tilsier også at begjæringen må gjelde en konkret sak eller i rimelig utstrekning saker av en bestemt art. Henvendelsen må derfor gi en tilstrekkelig presis skildring av saken slik at organet kan finne frem til denne uten at dette blir urimelig arbeidskrevende l 9. Det er organet som mottar et innsynkrav som skal vurdere kravet konkret og setvstk, jfr. 28. oin sicat ogsk avgjores Jten -ugrunnet opphold" jfr ledd. 2 pkt. 1 dette ligger det at avgjørelse om innsyn skal avgjøres så snart som det er praktisk mulig. Vanlig bør slik avgjørelse komme samme dag som de er mottatt, eller i alle fall innen en til tre virkedager. 20Saksbehandlingstid på to til tre uker er i følge Sivilombudsmannen i overkant av hva som kan aksepteres21. Offentlighetsloven 31 tilsier også at et avslag på innsyn skal være skriftlig. Organet skal oppgi hjemmelen som gir grunnlag for avslag. Avslaget skal også opplyse om retten til å klage og om klagefristen. jfr. 31, Klagen må fremsettets innen 3 uker fra avslaget ble mottatt Meroffentli het/merinns n Det fremgår av offentlighetsloven 11 at det stilles krav om at organet skal vurdere merinnsyn. Bestemmelsen anses som et pålegg om at alle organer har en plikt til å vurdere om et dokument som kan holdes utenfor innsyn allikevel bør gjøres offentlig helt eller delvis. Alle unntaksreglene unntatt 13 er såkalte "kan-regler" noe som tilsier at de bare gir anledning til ikke en plikt til å gjøre unntak fra innsyn. Det er "rettleder til offentlighetsloven" gitt uttrykk for viktigheten av at alle organer legger opp til saksbehandlingsrutiner som innebærer at merinnsyn faktisk blir vurdert23. Flatanger kommune har følgende bestemmelser om meroffentlighet i sin arkivplan: "Forvaltningen oppfordres til å praktisere meroffentlighet. Offentlighetslovens 2 siste ledd sier: " Forvaltningsorganet skal vurdere om dokumentet likevel bor kunne gjores kjent helt eller delvis, selv om det etter bestemmelser i loven kan unntas.fra offentlighet." Dokumenter med opplysninger som er taushetsbelagte har forvaltningen plikt til ikke å fremlegge for offentligheten, i hvert fall ikke i sin helhet". Justis- og politideparternentet, Rettleiar til offentleglova, (2010) s Justis- og politideparternentet, Rettleiar til offentleglova, (2010) s Sivilornbudsmannens, Dokument nr 4:1 ( ) s Justis- og poldideparternentet, Rettleiar til offentleglova, (2010) s Justis- og politideparternentet, Retileiar til offentleglova, (2010) s 66 Regeletterlevelse. Flatanger kommune 40

109 KomRev Trøndelag IKS 3. Har kommunen tilfredsstillende saksbehandling etter forvaltningsloven? 3.1 Revisjonskriterier Forelø i svar "fr. fvi 11 a Forvaltningsloven 1 1 a tilsier at hovedregelen for saksbehandlingstid er at forvaltningsorganet skal forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold. Om kriteriet "uten uuunnet opphold" er det blant annet sagt følgene i lovforarbeidene. Ot.prp. 52 ( ) avsnitt : "Krileriet «uten ugrunnet opphold» er utpreget skjonnsmessig, og betydningen vil kunne variere fra sak til sak Hva som i det enkelte tilfellet vil være en.forsvarlig saksbehandlingstid, vil som tidligere måtte variere med sakens art og omfang, tilgjengelige ressurser 1711,.»24 Forarbeidene sier også at de rettssikkerhetsgarantier som skal oppfylles i forvaltningsloven kan medføre at saksbehandlingen etter omstedighetene kan være tidkrevende. bestemmelsens andre ledd er det sagt at dersom det vil ta uforholdsmessig lang tid å besvare en henvendelse, skal det organ som mottok henvendelsen, snarest mulig gi foreløpig svar. Svaret skal angi grunnen til forsinkelsen og så vidt mulig når svar kan ventes. I saker som gjelder enkeltvedtak er det gitt at slikt foreløpig svar skal gis dersom en henvendelse ikke kan besvares i løpet av en måned, jfr. tredje ledd. For andre saker er i forarbeidene sagt følgende: "Hva som er å anse som ulbrholdsmessig lang saksbehandlingstid i andre saker, må vurderes på bakgrunn av de forventningene den privale i alminnelighet bor ha lii behandlingstiden. Det kan vanskelig sies noe generelt om dette, men som et veiledende utgangspunkt har Justisdepartementet lagt til grunn at forelopig svar bor gis dersom en forholdsvis kurant henvendelse ikke kan besvares innen 14 dager, (Det vises til Justisdepartementets rundskriv G-38/78). "25 24 Ot.prp. 52 ( ) avsnht Ot.prp. 52 ( ) avsnitt Regeletterlevelse. Flatanger kommune 41

110 KomRev Trøndelag IKS Be runnelse. Tr. fv Etter fv ledd skal enkeltvedtak begrunnes. Utgangspunkt er at det skal gis samtidig begrunnelse med at enkeltvedtak fattes. Hensynene bak å gi en begrunnelse kan være mange. Blant annet vil det være av særlig betydning hvis man ikke har fått medhold. Også av hensyn til senere saker kan begrunnelse være nyttig. Begrunnelsen kan også ha verdi for andre myndigheter, men også som veiledning for førsteinstansen i klagesaker. Det største argumentet mot begrunnelse er at dette øker forvaltningsorganets arbeidsbyrde. Argumentet er ikke alltid like avgjørende da begrunnelsen vil være til hjelp da saken kommer opp på nytt26. Fv1 25 sier noe kravet til innhold i begrunnelsen. Her påpekes det blant annet at reglene vedtaket bygges på skal gjengis. De faktiske forholdene, og de hovedhensyn som har vært avgjørende for utøving av forvaltningens skjønn Underretnin 'fr. fv1 S 27 Forvaltningsloven 27 regulerer innholdet av begrunnelsen. Det er blant annet gitt at grunnene bør nevnes dersom begrunnelsen gis samtidig med vedtaket. Videre er det sagt at det bør opplyses om klageadgang, klagefrist og klageinstans, samt den nærmere fremgangsmåte ved klage. 26 Torstein Eckhoff og Eiving Smith, Forvaltningsrett, 8 utg. (2006). s Regeletterlevelse. Flatanger kommune 42

111 KornRev Trøndelag IKS VEDLEGG 2: RADMANNENS HØRINGSSVAR 11PA Hatanger kommune Radmann i Flalanger li nires fronddag Postbok!, 77:+5 R Joh:mnes estveid Vår ref, Deres ref Saksbehandler Dato :")15 7 Rune Kommentar til horingsutkast av forsaitningsrapport: Regektterlevelse, arkhog journalarbeid, dokumentinnsyn og saksbehandling. Vise; til ulseliol horsngsulkat. ddlel :latanger kom,.rwne Y for -.-el gjennomlort forv.allningsre nog har ingen kommentarr til rapporkns k liklusion:anheralinger. jtrrapportens pkt. 6. er t 2llla.TCS <.yn bekwfier n.pport(,n at kolnuunen i hovedsak uttitir ar;.dv- og journalaibeid. prakt;scrinll :rv dokurnefitinsyn og sakshehandiing i tr;:d u,ed 05 og 1 4skri0. Ri;ppot-Lm vil ære el 2.,odt pl.rniddel i k.rnmsnens1d.ntinuerlige tiffhedrirnzsarb,:id sr:ru Internkontrolnuttrwr. Radmannen ha; Unidlertid ei werknad t,! 2. setning rapportens side under pkt Ark,vv,...schgbet. Seln:'.gen ;31-':olgeLde rdi si ni 0.51 som ap,h.5 ut il b nti,rei. :.zorlid/,/// nusi. pu i snu on nu dirt-kre til sak..behonaler nal fiwc., - Merknad: 1 henhold il ark:plan under 2 pkt: «Sakhehandlers ansvar ved innysen& post» angis fo1gende. niie som ogsa ci 7rad trell Var praksis: prrturbatt,r: h.d.waer stra;i!, Hi) er: til arlirtienesh',71(4.1w,r,u:ijo,:ng ni \ ;xr ref I 7 7 he ippgrlt ed henvendelse Rune Strmn Rid:riann VosIndrv,I. t post: lit soksid rt lelefas ko iin,,e t'r Org.er. Regeletterlevelse. Flatanger kommune 43

112 KomRev Trøndelag 1KS Kom Rev Trandelag 1KS Postadresse: Postboks 2565, 7735 Steinkjer Hovedkontor: Fylkets Hus, Steinkjer Tlf Regeletterlevelse. Flatanger kommune 44

113 Flatanger kommune Næring, miljø og teknisk Flatanger Saksmappe: 2015/ Saksbehandler: Øivind Strøm Saksframlegg Harald Østvik - søknad om konsesjon på gnr. 36 bnr. 2 Utvalg Utvalgssak Møtedato Flatanger Kommunestyre 53/ Rådmannens innstilling Flatanger kommune innvilger Harald Østvik konsesjon for erverv av eiendommen gnr 36 bnr 2, Østvika. Vedtaket begrunnes med at eiendommen ligger uten veiforbindelse samt at husforholdene og landbrukseiendommen ressurser ikke tilsier at det er rimelig å kreve boplikt på eiendommen. Konsesjon innvilges på vilkår av at dyrkajorda skal leies ut dersom det er interesse for leie og arealene ikke brukes av eierne. Vedtaket er fattet med hjemmel i 1 og 9 i konsesjonsloven.

114 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat I Søknad om konsesjon på erverv av Harald Østvik gnr. 36 bnr. 2 I Prospekt Østvika EiendomsMegler1 S Harald Østvik - søknad om konsesjon på gnr. 36 bnr. 2 Vedlegg: 1 Søknad om konsesjon på erverv av gnr. 36 bnr. 2 2 Prospekt Østvika 3 Verditakst av eiendommen Saksopplysninger Kommunen har mottatt søknad fra Harald Østvik om konsesjon på gnr 36 bnr 2 i Østvika.. Det må søkes konsesjon da han ikke planlegger å bosette seg på eiendommen. Søknaden begrunnes med at småbruket ligger på i en fjord uten veiforbindelse og uten andre offentlige kommunikasjonsmidler. Småbruket var i drift fram til utpå 1970-tallet, og driftsbygningen og våningshuset har forfalt betydelig siden den gang. Eiendommen har følgende arealressurser i følge jordregisteret: Dyrka jord : 40 daa Innmarksbeite: 12 daa Skog : 157 daa Annet areal : 412 daa TOTALAREAL: 621 daa I tillegg kommer andel i felleseie med gnr. 36 bnr. 1 på til sammen 1784 daa. Dette er hovedsakelig uproduktivt areal. På eiendommen finnes et våningshus som i dag er kondemnabelt, et eldre fjøs og ei brygge. For ytterligere opplysninger om eiendommen, se vedlagte prospekt og verditakst.. Lovgrunnlaget: Søknaden skal behandles etter Lov av 28.november 2003 om konsesjon for erverv av fast eiendom (konsesjonsloven). I lovens 1 (formålsparagrafen) står det følgende: Loven har til formål å regulere og kontrollere omsetningen av fast eiendom for å oppnå et effektivt vern om landbrukets produksjonsarealer og slike eier- og bruksforhold som er mest gagnlige for samfunnet, bl.a. for å tilgodese: 1. framtidige generasjoners behov. 2. landbruksnæringen. 3. behovet for utbyggingsgrunn. 4. hensynet til miljøet, allmenne naturverninteresser og friluftsinteresser. 5. hensynet til bosettingen. Videre står det i 9 (særlige forhold for landbrukseiendommer): Ved avgjørelsen av søknad om konsesjon for erverv av eiendom som skal nyttes til landbruksformål skal det legges særlig vekt på: 1. om den avtalte prisen tilgodeser en samfunnsmessig forsvarlig prisutvikling

115 2. om erververens formål vil ivareta hensynet til bosettingen i området 3. om ervervet innebærer en driftsmessig god løsning 4. om erververen anses skikket til å drive eiendommen 5. om ervervet ivaretar hensynet til helhetlig ressursforvaltning og kulturlandskapet. I denne saken søkes det konsesjon på bakgrunn av at søkerne ikke ønsker å bosette seg på eiendommen. Vurdering Ved behandling av konsesjon og vurdering av boplikt skal det vurderes om det er rimelig å kreve bosetting ut fra driften av eiendommen og om dette kan ivaretas på annen måte. Momentet om å styrke eller opprettholde bosettingen i området, skal vektlegges særskilt når det gjelder konsesjonssøknader. Denne saka må vurderes spesielt på bakgrunn av at eiendommen ligger i en fjord uten veiforbindelse eller rutebåtforbindelse. Østvika er ikke lenger bebodd av fastboende, og selve bruket har ikke vært i drift på om lag 30 år. Det framstår som et urimelig krav overfor søkerne at de skal måtte bebo en slik eiendom som ikke har ressurser til å kunne framstå som et levedyktig bruk slik utviklingen i landbruket har gått. Driftsbygningen tilfredsstiller ikke på noen måte de krav som i dag stilles til husdyrhold, og de produktive arealer er forholdsmessig små. Våningshuset er også i meget dårlig forfatning. Kommunens praksis i lignende saker de senere åra har vært å gi fritak for boplikt på veiløse landbrukseiendommer. Når det gjelder driveplikten så kan mye av den samme argumentasjonen brukes. Likevel har det vært et sterkt økende fokus på å ivareta gamle dyrkaarealer som ligger uveisomt til i den senere tid. Det er en tydelig trend at det er økende interesse for å leie slike arealer for bl.a. sommerbeiting med både sau og storfe. Interessen for slike arealer i Østvika kan også være tilstede, og en bør sikre mulighetene for at utnytting av arealene til beiting og lignende dersom interessen for dette skulle være tilstede. Ut fra dette vil vi tilrå at Harald Østvik innvilges konsesjon på gnr 36 bnr 2 på vilkår av at dyrkamarka skal leies ut dersom det er interesse for leie. Lauvsnes, den Rune Strøm Rådmann Hans Petter Haukø teknisk sjef

116

117 Statens landbruksforvaltning Søknad om konsesjon på erverv av fast elendom henhold til konsesjonsloven av 28. november 2003 nr. 98 Dette skjemaet er påbudt brukt ved søknader om konsesjon Til ordføreren 1 Flatanger Overdragerens navn Ståle østviks Dødsbo Adresse (den kommune der eiendommen ligger) Søknad om konsesjon skal sendes til ordføreren innen fire uker etter at avtalen er inngått eller erververen fikk rådighet over eiendommen. Det bes redegjort på side 3 for forhold av betydning som ikke fremgår av svarene på de spørsmål skjemaet inneholder. Skjøte, kjøpekontrakt, leiekontrakt eller annen avtale samt takst skal vedlegges i original eller bekreftet avskrift i den utstrekning slike dokumenter fore#gger. Gjelder ervervet landbrukseiendom, skal skogbruksplan vedlegges såfremt slik plan foreligger. Søkerens navn (slektsnavn, for- og mellomnavn) Fødselsnr. (11 sfffer) østvik, Harald Adresse Lauvsnes Telefonnr. (8 siffer) E-postadresse Organisasjonsnr. (9 siffer) Fødselsnr. (11 siffer) Organisasjonsnr. (9 siffer) Eiendommen(e)s eller rettigheten(e)s betegnelse (navn, gnr., bnr., festenr. e.l.) Glm? 3Gz, 6NR 3, Kjøpesum/ leiesum pr. år (ved arv eller gave oppgi antatt verdi) Kår av 5-årlig verdi Kjøpesum for løsøre ,- Nei Kommune Flatanger rnl ietscitgr else + fellesarela Fylke Nord-Trøndelag ra ts f CflYDP.Wrkeigc ftqffl r.1!\lisfal 0 g Hvis skogbruksplan foreligger, oppgi fordeling på hogstklasse I-V, bonitet og balansekvantum for produktiv skog Med sikte på å redusere næringslivets oppgaveplikter, kan opplysninger som avgis i dette skjema i medhold av lov om Oppgaveregisteret 5 og 6, helt eller delvis bli benyttet også av andre offentlige organer som har hjemmel til å innhente de samme opplysningene. Opplysninger om eventuell samordning kan fås ved henvendelse til Oppgaveregisteret på telefon SLF-359 B Elektronisk utgave av Strtens landbrabfaveltaing II~sitArlouleendkalvalsy

118 Rettigheter som ligger til eiendommen eller som er avtalt i forbindelse med overdragelsen Eier ener leler søkeren, hans ektefelle eller barn under 18 år annen fast eiendom i kommunen? Ja I tilfelle hvilke: Nei Eier ener leier søkeren, hans ektefelle eller barn under 18 år fast eiendom i andre kommuner? I tilfelle hvilke: Nei igg15~ eiridimtm dgle~tallettbrukseiendom, beskriv elendommens drift) POleg.v f.frå re_f`er l'elksav nerl 1 beite. gckal.,eriavssitysitggipligi w),@9b~rgnsciig_erkeii3td P/Clommen som nå skal erverves Søkerens kvalifikasjoner (teoretisk og/eller praktisk erfaring fra jord- og skogbruk) Vil søkeren forplikte seg til å bosette seg på elendommen innen 1 ett år og deretter selv bebo eiendommen i minst 5 fem år i sammenheng? Ja Nei Jeg søker konsesjon fordi jeg ikke skal bosette meg på eiendommen, jf konsesjonskwen 5 annet ledd Har overdrageren annen fast eiendom I kommunen som ikke omfattes av overdragelsen? Ja I tilfelle hvilke: Nei Er det fiere søkere, bes opplyst om søkerne er gifte eller samboere Dato Dato Overdragerens underskrift Underretning om avgjørelsen bes sendt: 15 Søkerens underskrift otrola 16A,u'vz Bilagsfortegnelse: Skjernaet er tilgjengelig på intemett: www,s1f.dep.no under «Skjema» og h :1 I nketter.dss.d no Spørsmål om utfylling kan rettes til kommunen. SLF-359 B 2-2

119 Eventuelle tilleggsopplysninger: RETTLEDNING Generelt om konsesjonsloven Konses'onsloven av 28. november 2003 bestemmer at alle erverv av fast eiendom og stiftelse av bruksrett for lengre tid enn 10 år, er undergitt konsesjonsplikt med mindre det er gjort unntak i loven eller forskrifter fastsatt i medhold av loven. Som erverv regnes også erverv av andeler eller parter i en eiendom. Et erverv er et fellesord for alle måter man kan få en eiendom på; kjøp, arv, gave osv. Konsesjon er en tillatelse fra staten. Den som blir ny eier av eiendommen er erverver. Overdrager er forrige eier. Et konsesjonspliktig erverv kan ikke tinglyses med mindre konsesjon er gitt. Er du usikker på om ervervet utløser konsesjonsplikt eller har du spørsmål om konsesjonsbehandlingen, kan du henvende deg til kommunen der eiendommen ligger. A. Overdragelser som ikke trenger konsesjon Det følger av konsesjonsloven 4 og 5 og forskrift om konsesjonsfrihet mv. (fastsatt 8. desember 2003) hvilke erverv som er unntatt fra konsesjonsplikten. Hovedregelen er at du kan erverve bebygd eiendom som ikke er større enn 100 dekar og heller ikke har mer enn 25 dekar fulldyrket/overflatedyrket jord uten å søke konsesjon. Det samme gjelder tomter til bolig- og fritidsformål, og annet ubebygd areal som er utlagt til annet enn landbruks-, natur- og friluftsområde samt reindrift. Erverv fra nær familie og erververe med odelsrett er også unntatt fra konsesjonsplikt. Konsesjonsfriheten som følger av reglene i 4 første ledd nr. 1-4 og 5 første ledd nr. 1 og 2 skal godtgjøres ved skjema for egenerklæring SLF-360. Skjemaet er tilgjengelig på under "Skjema". Egenerklæringen skal følge hjemmelsdokumentet (festekontrakt, skjøte eller lignende) når dette sendes til tinglysning. Tinglysningsmyndighetene sender erklæringen videre til kommunen, som fører kontroll med konsesjonsloven blir fulgt. Konsesjonsfriheten på grunn av ekteskap, slektskap og/eller odelsrett ved erverv av landbrukseiendom over en viss størrelse er betinget av at du bosetter deg på eiendommen innen ett år og bor der i fem år. Dette gjelder eiendommer som har mer enn 25 daa fulldyrket/overflatedyrket areal eller mer enn 500 daa produktiv skog og som har bebyggelse som er eller har vært i bruk som helårsbolig, eller har bebyggelse som er tillatt oppført som helårsbolig, eller har bebyggelse under oppføring hvor tillatelse til oppføring av helårsbolig er gitt. Hvis du ikke skal bosette deg innen fristen på ett år, må du søke konsesjon. Du må da krysse av i felt 19 for å gjøre konsesjonsmyndighetene oppmerksom på at dette er grunnen til at du søker konsesjon. B. Kort om saksgangen Kommunen har avgjørelsesmyndighet i alle konsesjonssaker. Fylkesmannen/fylkeslandbruksstyret er klageinstans. Bestemmelser om overføring av myndighet fastsatt 8. desember 2003, er tilgjengelig på og Før søknaden tas opp til behandling, skal det betales behandlingsgebyr. Gebyret blir krevd inn av kommunen. Du skal ikke betale gebyr hvis du har overtatt konsesjonsfritt på grunn av odelsrett eller slektskap, og du søker konsesjon fordi du ikke skal bosette deg på eiendommen.

120 C. Nærmere om utfylling av søknad om konsesjon Det er viktig at opplysningene i søknaden gis så fullstendig som mulig. Dette kan bl.a. bidra til å redusere saksbehandlingstiden og sikre at saken behandles på riktig faktisk grunnlag. Feltene 1-5 Både overdrager og du som søker konsesjon må oppgi navn og adresse, fødselsdato eller organisasjonsnummer. Juridiske personer (f.eks. aksjeselskaper) tildeles et organisasjonsnummer. Organisasjonsnummeret fås oppgitt ved henvendelse til Enhetsregisteret (Brønnøysundregistrene). Vennligst oppgi telefonnummer og eventuell e-postadresse. Feltene 6-11 Omfatter overdragelsen flere gårds- og bruksnummer, må alle oppgis i felt 6. Gjelder søknaden konsesjon på feste, skal festenummeret oppgis dersom slikt foreligger. Gjelder søknaden konsesjon på stiftelse eller overdragelse av andre rettigheter over fast eiendom som medfører konsesjonsplikt etter 3 i konsesjonsloven, skal rettigheten beskrives (for eksempel grusrettighet, utbyggingskontrakt o.l.). I felt 7 gis opplysning om kjøpesummen for eiendommen. Gjelder søknaden konsesjon på leie av eiendommen, skal leiesummen per år oppgis. Dersom erververen har overtatt eiendommen ved arv eller gave, skal antatt verdi fylles inn i feltet for dette. Hefter det kårytelser på eiendommen, skal verdien av disse oppgis. Som eksempel på kårytelser kan nevnes borett og naturalier (melk, poteter, ved, snørydding). Kårforpliktelser som ikke er bundet til hvert år, skal oppgis som 5-årig verdi. Ytterligere opplysninger om omfattende kårytelser som borett og lignende, bl.a. om påregnelig varighet, forutsettes å gå frem av kjøpekontrakt eller fremkomme i saksutredningen under behandlingen av konsesjonssøknaden. Dersom løsøre følger med i overdragelsen, skal verdien oppgis i feltet for dette. Du trenger ikke fylle ut felt 7 dersom du har overtatt konsesjonsfritt på grunn av odelsrett eller slektskap, og du søker konsesjon fordi du ikke skal bosette deg på eiendommen. I felt 8 oppgis hvilken kommune og fylke eiendommen ligger i. I felt 9 skal opplysninger om eiendommen(e)s totalareal fylles ut. Gjelder ervervet flere gårds- og bruksnummer, skal alle regnes med. I tillegg skal det opplyses om hvordan eiendommens areal fordeler seg på ulike arealkategorier. I feltet for dyrket jord føres opp fulldyrket jord og overflatedyrket jord / gjødslet beite. I feltet for produktiv skog føres skog med produksjonsevne på minst 100 liter (0,1 kubikkmeter) per dekar per år. Som annet areal regnes myr, grunnlendt mark, uproduktiv mark, fjell i dagen o.l. Foreligger det skogbruksplan for eiendommen bes oppgitt fordeling på hogstklasse I-V og bonitet, og balansekvantumet for den produktive skogen. I felt 11 oppgis hvilke bygninger som i dag er oppført på eiendommen (f.eks bolighus, kårbolig, hytte, driftsbygning, forretningsbygg, industribygg, seter 0.1.) I tillegg skal grunnflaten for den enkelte bygning oppgis i kvadratmeter og antall etasjer. Hvis opplysninger om bygningens tekniske tilstand (f.eks. god, middels eller dårlig) og byggeår foreligger, (f.eks. fra takst over eiendommen) oppgis dette. Feltene Følger andre rettigheter med i overdragelsen, skal disse oppgis i felt 12. Eksempler på slike rettigheter er beiterett (f.eks. i utmark), strandrett, jakt- og fiskerett, hugstrett, allmenningsrett, slåtterett o.l. Dersom du, din ektefelle eller barn under 18 år eier eller leier andre eiendommer i kommunen eller i andre kommuner, skal gårds- og bruksnummer på disse oppgis i henholdsvis felt 13 og 14. I felt 15 skal det gis en beskrivelse av hvordan eiendommen blir brukt i dag. For landbrukseiendommer skal det fremgå om eiendommen drives med husdyrhold, planteproduksjon e.l. I felt 16 skal erververen opplyse hva eiendommen skal brukes til. Eksempel på slik bruk kan være erverv til fritidsformål, landbruksformål eller industri. Feltene Skal eiendommen du søker konsesjon på nyttes som tilleggsjord til eiendom du eier fra før, må du oppgi gårds- og bruksnummer på denne eiendommen. I felt 18 skal du opplyse om hvilken teoretisk utdannelse og praktisk erfaring innen jordog skogbruk du har. Det trenger ikke å fylle ut felt 18 hvis du har overtatt eiendommen konsesjonsfritt på grunn av odelsrett eller slektskap, og du søker konsesjon fordi du ikke skal bosette deg på eiendommen. I felt 19 må du krysse av for om du vil forplikte deg til å bosette deg på eiendommen innen ett år og selv bo der i minst fem år i sammenheng. Er ervervet i utgangspunket konsesjonsfritt på grunn av ekteskap, slektskap eller odelsrett, og du søker konsesjon fordi du ikke skal bosette deg på eiendommen, jf punkt A, må du krysse av for dette alternativet i felt 19. Du kan gi nærmere opplysninger om bakgrunnen for hvorfor du ikke skal bosette deg på eiendommen på side 3, under "Eventuelle tilleggsopplysninger", eller vedlegge eget brev. Gjelder søknaden en jord- og skogbrukseiendom, skal det i forbindelse med behandlingen av konsesjonssøknaden vurderes om det er nødvendig med delingssamtykke etter 12 i lov av 12. mai 1995 nr. 23 om jord (jordlova). I felt 20 må det derfor opplyses om overdrageren eier annen fast eiendom i kommunen enn den som nå overdras. Er det flere som søker konsesjon på samme landbrukseiendom, må det opplyses i felt 21 om søkerne er gift, samboere eller partnere. Felt 22 Både du som erverver og overdrageren må undertegne konsesjonssøknaden. For umyndige - personer under 18 år eller umyndiggjorte må vergen undertegne. Advokater kan undertegne på vegne av partene dersom fullmakt foreligger.

121

122

123

124

125

126

127

128

129

130

131

132

133

134

135

136

137

138

139

140

141

142

143

144

145

146

147