Veileder for Kontrollkommisjonenes årsrapportering på internett

Transkript

1 Veileder for Kontrollkommisjonenes årsrapportering på internett Pålogging Pålogging skjer via og med tilsendt brukernavn og passord. Man må skille på små og store bokstaver. Hak gjerne av for Husk meg neste gang. Veileder Denne veilederen finnes på startsiden bak lenken Hyperlenke til hjelpetekst. Tidsintervall (fortløpende registrering)

2 Man kan fra 2010 registrere data fortløpende. Kommisjonen velger selv hvor ofte den skal registrere. Perioden starter alltid åå og slutter åå, og den kan bestå av flere intervall. Hvis man oppretter et intervall med feil dato må man ta kontakt med administrator (for tiden: Synnøve Vistekleiven i Helsedirektoratet). Dette er gjort for å sikre kvaliteten på data, slik at det ikke blir overlapp mellom periodene. Man kan korrigere tall i tidsintervall man tidligere har opprettet ved å trykke gjeldende på det aktuelle intervallet. For kontrollkommisjoner som kun ønsker å registrere en gang per år så er dette fortsatt mulig, man oppretter da et tidsintervall fra åå åå. Registrering, menyvalg I dette visningsmodus velger man hvilke avdeling man skal rapportere fra og man får deretter tilgang til alle skjemaene (01-24). Man klikker på tekstlinjene og får tilgang til aktuelt skjema. Man kan enkelt forflytte seg til neste skjema ved bruk av Neste knappen. Lagring skjer ved å trykke lagre skjemaer. Systemet går i hvilemodus etter 30 minutter fra pålogging, så man må lagre hvert 30. minutt for ikke å miste data. Avsluttende info og andre forhold, menyvalg Under dette valget kan man føre - Antall møter i løpet av året - Andel tid medgått i prosent

3 - Andre forhold. Det skal ikke føres personsensitive data her. Husk å lagre. Medlemmer, menyvalg I menyvalget Medlemmer kan man vedlikeholde medlemsoversikten i kontrollkommisjonen. Man bruker scrollingfeltet nederst til forflytning i bredden. Konfigurasjon > Medlemmer > Edit for endring av data Delete for sletting av medlemmer New for registrering av nye medlemmer Select for valg av medlem Update for lagring Cancel for avbryt uten lagring.

4 Legge til/endre informasjon om medlem på raden: Velg Edit >skriv inn tekst i feltene og lagre med update. Man kan editere et medlem i tekstfeltet nederst i bildet ved bruk av Select på raden og deretter Edit under dette tekstfeltet. Man lagrer med Update som framkommer samme sted. Her kan man også slette medlemmer som har sluttet med Delete eller legge til ny medlemmer med New.. Rapport, menyvalg Siste menyvalg i årsrapportsystemet er Rapport. Der ligger oppsummering av alle skjema per kommisjon (Samlerapport) og avsluttende info. Man velger periode øverst i skjermbilde. Årsrapporten kan for internt bruk enkelt kopieres over i et word- dokument: marker teksten, kopier og lim inn i et tomt word- dokument. Helsedirektoratet tar selv ut årsrapport direkte fra databasen og skal ikke ha det tilsendt på papir.

5 Avslutning av periode Øverst til høyre i første skjermbilde er et avkryssingsfelt. Når man er helt ferdig å føre inn data for året og har lagret, krysser man av i dette feltet. Da vet Helsedirekoratet at rapporteringen er ferdigstilt og klar til å brukes i samlerapporten til Fylkesmannen, Helse- og omsorgsdepartementet og Statens helsetilsyn. Hvis man ønsker å registrere i flere omganger logger man bare ut, man må ha lagret. Enkelte presiseringer vedrørende korrekt rapportering Noen ganger behandler kommisjonen flere klager fra samme pasient i samme klagesaksmøte, for eksempel både klage på tvungent psykisk helsevern og klage på skjerming. Det er viktig at dette likevel i årsrapportskjemaet registreres som to separate saker. Vedr. registrering av dokumentkontroll, jf. phvl. 3-8 første ledd Tall på antall dokumentkontroller kommisjonene har utført er svært viktig fordi det sier noe om antall tvangsinnleggelser. Som dere vil se av skjemaet ber vi kommisjonene registrere alle dokumentkontroller, både ved etablering av tvungen observasjon og ved etablering av tvungent psykisk helsevern. Der hvor pasienten først har vært underlagt tvungen observasjon, og deretter tvungent psykisk helsevern, skal dette altså registreres to steder. Etablering av tvungen observasjon eller tvungent vern etter unntak fra konverteringsforbudet skal selvsagt også registreres. Hvor en pasient blir overført fra en annen institusjon etter phvl. 4-10, skal eventuell kontroll av formalia ved ankomst ikke registreres som en dokumentkontroll. Det samme gjelder ved oversendelse til kommisjonen av et vedtak hvor faglig ansvarlig har kommet til at vilkårene for tvungen observasjon/tvungent vern ikke er oppfylt.

6 Ikke rapporter opplysninger underlagt taushetsplikt Det er svært viktig at det ikke noe sted i rapporten fremgår personsensitive opplysninger. Dersom kommisjonen har informasjon av denne art å rapportere til Helsedirektoratet/ Fylkesmannen/ Helsetilsynet i Fylket, må dette gjøres i et eget dokument som er unntatt offentlighet. Summering av data I noen skjema skal det registreres både totalt antall saker/klager, og hvilket utfall sakene/ klagene har fått Det er svært viktig at dere kontrollerer at disse to tallene er sammenfallende. Praktisk - brukerstøtte Dersom du har spørsmål vedrørende registreringen kan du henvende deg til Helsedirektoratet, avdeling psykisk helsevern og rus ved Synnøve Vistekleiven, tlf , e- post: syv@helsedir.no.