KVALITETSSIKRING OG TESTING AV ELEKTRONISK INFRASTRUKTUR FOR SPORING AV MAT ( ESPORINGSLØSNINGEN )

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG KVALITETSSIKRING OG TESTING AV ELEKTRONISK INFRASTRUKTUR FOR SPORING AV MAT ( ESPORINGSLØSNINGEN ) VIDEREUTVIKLING AV ESPORINGSLØSNINGEN Med utgangspunkt i åpen anbudskonkurranse ESPORINGSPROSJEKTET 2011 Tilbudsfrist: 7. juni kl Saksnr: i

2 INNHOLD 1. Oppdraget Innledning Ambisjonen til esporing Oppdragsgiver Beskrivelse og avgrensning av oppdraget Krav til utførelse Oppdragets omfang Anskaffelsesprosedyre Kontraktstype Avtaleperiode Kunngjøringer Kvalifikasjonsgrunnlag Kriterier for å delta i anbudskonkurransen Formelle krav til attester og erklæringer som skal følge et tilbud Attester Finansiell og økonomisk stilling Tekniske kvalifikasjoner Avvisning Krav til tilbudet Språk i tilbudet Utforming av tilbud for gjennomføring av oppdraget Alternative tilbud Oppdragsgivers behandling av tilbudene Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget Forbehold Kommunikasjon Tilbudsfrist mm Åpning av tilbud Vedståelsesfrist Meddelelse Kostnader Fremdriftsplan Avgjørelse av konkurransen Tildelingskriterier Forkastelse av tilbud... 8 ii

3 1. OPPDRAGET 1.1 Innledning Dette oppdraget har til formål å teste funksjonalitet i videreutviklingen av esporingsløsningen og å kvalitetssikre leveransene til esporingsløsningen fra leverandør av løsningen. Valget av leverandør for dette oppdraget vil skje parallelt med at det velges en leverandør for å gjennomføre videreutvikling av esporingsløsningen. Uviklingen av en esporingsløsning baserer seg på et konseptuelt design med arkitektur, datamodell m.v. som har blitt detaljert i en kravspesifikasjon og etterfølgende løsningsspesifikasjon. Ved oppstart av dette oppdraget vil kjernefunksjonaliteten i løsningen være levert og akseptansetest vil være gjennomført. Sommeren 2011 planlegges det oppstart av en videreutvikling av løsningen basert på endringsordre (EO) fra det tidligere arbeidet. Utvikling av en løsning for føderering vil være den mest omfattende EO. I tillegg vil det være oppfølging av krav som har blitt avtalt overført til en ny (siste) fase (fase 3a) i utviklingsarbeidet. EDB ErgoGroup (EEG) har vært leverandør av kjernefunksjonaliteten. Bedrifter har testet løsningen og mange nye bedrifter påregnes å følge opp dette, da særlig fra medio august 2011 og utover. Oppdraget beskrevet her påregnes å ha oppstart medio august og vil påløpe i resten av prosjektets levetid (muligens noe inn i 2012). Kvalitetssikringen skal sikre at videreutviklingen av esporingsløsningen skjer i henhold til de føringer som er lagt fra oppdragsgiver, samt i henhold til esporingsløsningens kravspesifikasjon og løsningsspesifikasjon. Kvalitetssikringen forutsettes utført fortløpende under arbeidet som pågår med videreutviklingen av esporingsløsningen. 1.2 Ambisjonen til esporing Prosjektets hovedmål/ambisjon: Innen 2010 skal det etableres en nasjonal, elektronisk infrastruktur for effektiv utveksling av informasjon i matkjeden Selv om kjernefunksjonaliteten er levert, gjør forsinkelse i prosjektet at tidspunkt for etablering av en fullverdig infrastruktur tidligst kommer i løpet av Et hovedmål med prosjektet er å fungere som et verktøy for mattrygghet, dvs. muligheten for å spore årsaker til at mat ikke er trygg å spise, samt å kunne beslutte tilbakekalling og tilbaketrekking av produsert og levert mat som kan mistenkes ikke å være trygg. Mat produseres, transporteres, håndteres og frambys av mange aktører og produksjonskjeden baseres på innsatsvarer fra nær sagt alle industrier og råvareprodusenter. Verdikjedesporing er sporing langs alle kjedene som inngår i matproduksjonen. Samtidig skal sporingen være rask og fleksibel, det vil si fungere raskt mellom kryssende verdikjeder og over flere aktører. Prosjektet skal innen utgangen av 2011 ha: Utviklet, testet og driftssatt en sikker og funksjonell infrastruktur for elektronisk kjedesporing som skal: o Dekke kjernefunksjonen som er å raskt, effektivt og presist kunne følge (spore) en vare fremover eller bakover i kjeden. o Bidra som et verktøy i arbeidet med å søke etter kilder til ikke trygg mat. o Legge til rette for å kunne bygge inn verdiøkende tjenester for de aktører (bransjer eller handelspartnere) som ønsker dette. Definert grensesnitt for kommunikasjon mellom bedrifter/bransjer og esporing 1

4 Definert grensesnitt mellom offentlige registre og esporing (for eksempel Husdyrregisteret, GAB etc) Definert og/eller etablert elektroniske grunndataregistre for de grupperinger som ikke kan utvikle disse selv (for eksempel primærprodusenter, småskalaprodusenter) Det er en intensjon om at næringslivet i matsektoren skal overta og drifte esporingsløsningen, fortrinnsvis i løpet av Oppdragsgiver esporingsprosjektet finansieres over statsbudsjettet, og ansvarlige departementer er hhv. Landbruks- og matdepartementet (LMD), Fiskeri- og kystdepartementet (FKD) og Helse- og omsorgsdepartementet (HOD). Ansvarlig enhet for gjennomføringen av prosjektet er esporingssekretariatet. Arbeidet styres av en egen styringsgruppe med representanter fra eierne og tilnærmet alle ledd i matkjeden, i hovedsak bransje- eller interesseorganisasjoner, samt interessenter blant offentlig tilsyns- og kontrollinstanser. I tillegg delfinansieres en rekke prosjekter fra andre offentlige kilder som Innovasjon Norge og Fondet for fiskeriforskning, herunder bransjerettede pilotprosjekter innen esporing som gjennomføres av matbransjene. Alle kontrakter blir inngått med LMD. Leverandør skal rapportere til esporingssekretariatet. 1.4 Beskrivelse og avgrensning av oppdraget Basert på kravspesifikasjon for endringsordre (EO) og Fase 3a fra oppdragsgivers side, og tilhørende løsningsforslag fra leverandør for utviklingsoppdraget, vil esporingssekretariatet vurdere hvilke krav som skal bestilles for utvikling. Dette fordrer at også esporingssekretariatet fyller noen funksjoner. Kunden er ansvarlig for å gjennomføre QA, testing og akseptansetesting av disse leveransene. I tilknytning til dette skal følgende oppgaver skal løses for oppdraget som her utlyses ut: 1. QA: Utføre fortløpende kvalitetskontroll av utviklingen hos leverandør av esporingsløsningen. QA skal avsjekke at leveransene er av en slik kvalitet og innhold at de møter/ oppfyller de krav som kunden har stilt. QA skal også fokusere på at løsningen leverandøren utvikler kan driftes, videreutvikles og vedlikeholdes på en god måte for kunden. Dette arbeidet skal pågå fra videreutvikling av esporingsløsningen starter, til denne leveransen er godkjent. QA-arbeidet skal pågå i nær dialog med esporingssekretariatet, også på et overordnet nivå. 2. Testing: Leverandøren vil tilgjengeliggjøre funksjonalitet i bestillingen etter hvert som den ferdigstilles. Kunden skal fortløpende teste funksjonaliteten og avklare hvorvidt/når ønsket funksjonalitet kan anses som levert av leverandøren. 3. Akseptansetesting: Etter at leverandør av esporingsløsningen har fullført all avtalt utvikling, og gjennomført sin egen test av dette (systemtest), skal kunden utføre sin akseptansetest. Denne testen har som formål å finne feil og mangler i levert funksjonalitet. Akseptansetesten er kundens mulighet til å påpeke større og mindre feil/mangler i den totale leveransen. Leveransen vil bli godkjent eller forkastet som følge av resultatet i akseptansetesten. 1.5 Krav til utførelse De som engasjeres må arbeide innenfor det rammeverk som trekkes opp av de styrende organer og prosjektsekretariatet. Dette krever god oversikt over de aktører som er involvert i 2

5 arbeidet, kunnskap om matbransjen i Norge, samt omfattende kunnskaper innen sporing/logistikk på teknisk og funksjonelt nivå. Like viktig er at aktuelle kandidater er oppdatert på, eller raskt kan forstå, den konseptuelle plattform med tilhørende metodikk som er valgt i arbeidet med utviklingen av esporingsløsningen. 1.6 Oppdragets omfang Det påregnes oppstart primo august. Oppdraget følger fremdriften i utviklingsoppdraget, og vil sannsynligvis kunne ferdigstilles innen utgangen av Det er anslått et omfang på oppdragene, men dette kan påvirkes av leverandørens (av esproingsløsningen) løsningsbeskrivelse. Antatt omfang basert på oppgavene: QA: 1,5 dag/uke x 16 uker. Økonomisk ramme ca. kr ,- Testing: 1 dag/uke X 16 uker. Økonomisk ramme ca kr ,- AT: 5 dager/uke X 2 uker + 2 dager (etter retting.) Økonomisk ramme kr ,- Sum: kr ,- Hvis tidslinjen for utviklingsopdraget forlenges må tidsløpet for disse oppgavene også forlenges. Dette vet vi mer om ultimo juni Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen vil bli gjennomført under konkurranse i henhold til Lov om offentlige anskaffelser (LoA) 16. juli 1999 nr.69 og Forskrift om offentlige anskaffelser (FoA), 7. juni 2006 nr.403 og Kongelig Resolusjon om endring av Forskrift om offentlige anskaffelser. Del I og II. 1.8 Kontraktstype Det tas sikte på å komme fram til en prisavtale for oppdraget/ene, basert på en på forhånd avtalt timepris. Timeprisen er fast for avtaleperioden. Oppdragene kan løses under ett eller bli delt på ulike leverandører. 1.9 Avtaleperiode Avtaleperioden påregnes å ha oppstart medio august 2011 og vil gå fram til noe etter at akseptansetest er gjennomført (for deler av oppdraget), evt. også fram til eieroverføringen av løsningen, anslagsvis desember Leverandør må være åpen for endringer av avtaleperioden. En eventuell tidligere avslutning/forkortelse eller forlengelse av hovedoppdraget vil også medføre at avtaleperioden for dette oppdraget vil bli endret Kunngjøringer Konkurransen lyses ut i kunngjøringsdatabasen DOFFIN. 2. KVALIFIKASJONSGRUNNLAG Tilbyderne vurderes på grunnlag av krav fremstilt i dette kapittel. 3

6 2.1 Kriterier for å delta i anbudskonkurransen Leverandør av oppdraget Utvikling av løsning for elektronisk sporing i matsektoren i Norge kan ikke legge inn tilbud på oppdraget om kvalitetssikring. 2.2 Formelle krav til attester og erklæringer som skal følge et tilbud Attester Tilbudet om kvalifisering skal, jfr. utlysningsteksten, inneholde følgende attester: Lovpålagte krav; Kvalifikasjonskrav: Tilbyder må ha levert sine oppgaver og betalt skatt og arbeidsgiveravgift Tilbyder må ha levert sine oppgaver og betalt merverdiavgift Tilbyder skal stå inne for at foretaket arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved at de tilfredsstiller internkontrollforskriften. Tilbyder skal videre bekrefte at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter, og skal akseptere at Oppdragsgiver blir gitt rett til å gjennomgå og verifisere foretakets system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet Dokumenteres ved: Skatteattest. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom Tilbyder planlegger å benytte underleverandører må skatteattest også leveres for disse Skatteattest for merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom Tilbyder planlegger å benytte underleverandører må skatteattest for merverdiavgift også leveres for disse Signert HMS egenerklæring Organisatorisk og juridisk stilling: Kvalifikasjonskrav: Dokumenteres ved: 4

7 Tilbydere skal være et lovlig etablert foretak Firmaattest eller tilsvarende fra søkers hjemstat Finansiell og økonomisk stilling Kvalifikasjonskrav: Det forutsettes at Tilbyder har tilfredsstillende finansiell og økonomisk stilling Dokumenteres ved: Dokumenteres i tilfelle Oppdragsgiver ber om dette, ved fremleggelse av foretakets årsregnskap (inkluderer styrets beretning, revisors beretning, balanse, resultatregnskap og noter) for de siste to regnskapsår Tekniske kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Leverandøren må både ha stor teknisk kompetanse og inngående kjennskap til esporingsløsningen Det er en fordel med kunnskap om/kjennskap til bedriftene i sektoren Dokumenteres ved: Kort beskrivelse av kjernekompetanse på området og erfaringskomeptanse om esporing Kort beskrivelse av tidligere arbeid med aktører i matbransjen 2.3 Avvisning Dersom dokumentasjonen er mangelfull, eller viser restanse, vil Tilbyder kunne bli avvist i henhold til FoA, og KRAV TIL TILBUDET 3.1 Språk i tilbudet Selve tilbudet skal utformes på norsk. Alle vedlegg som er nødvendig for å vurdere tilbudet skal leveres på norsk eller engelsk. Kommunikasjon mellom tilbyder og oppdragsgiver skal foregå på norsk, inklusive muntlig kommunikasjon i møter mv. 3.2 Utforming av tilbud for gjennomføring av oppdraget Dette tilbudet skal besvares i henhold til tildelingskriteriene og tilbyders forståelse av oppgaven. Tilbudsbrev skal inneholde beskrivelse av følgende forhold (i gitt rekkefølge): a. Tilbudsbrev med angivelse av timepris inkl. mva., ev. spesifisert på forskjellige personers kompetanse og erfaringsbakgrunn, samt angivelse av evt. forbehold b. Tilbyders erfaring fra tilsvarende oppdrag. Dokumenteres ved liste over større leveranser/avtaler de siste tre år, herunder leveransens art, verdi og tidspunkt, offentlige eller private mottakere (referanseliste vedlegges, kontaktpersoner, telefonnumre, etc.). 5

8 c. Kontaktperson for tilbudet d. Beskrivelse av tilbyders kompetanse og erfaring i henhold til de kvalifikasjonskrav som er oppgitt i pkt 5.1, ev. spesifisert på forskjellige personers kompetanser og erfaringsbakgrunn e. Angivelse av tilbudte personers tiltenkte roller og ansvarsdisposisjoner innenfor ulike hovedaktivitetsområder, der dette er relevant f. Kort beskrivelse av hvordan oppdraget tenkes løst innenfor hovedaktivitetsog budsjettrammen g. Eventuelle andre kommentarer og presiseringer 3.3 Alternative tilbud Oppdragsgiver aksepterer ikke at det inngis alternative tilbud. 4. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer i konkurransegrunnlaget inntil 7 dager før tilbudsfristens utløp, jfr FoA Forbehold Tilbyderne har ikke adgang til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget. Gjennomføring av oppdraget forutsetter at det blir fattet en beslutning om videreføring av prosjektet (forventet avklaring ultimo juni 2011), og at eierskapsforhandlingene fører fram.. Valgte tilbyder må signere taushetserklæring med oppdragsgiver. 4.3 Kommunikasjon All kommunikasjon av administrativ og faglig art i forbindelse med denne konkurransen, skal i tilbudsperioden føres mot fast kontaktperson. Det aksepteres ikke at det foregår noen form for kommunikasjon vedrørende tilbudet med andre personer som deltar i beslutningsprosessen. Eventuelle spørsmål til konkurransegrunnlaget eller andre dokumenter skal fremsettes skriftlig til følgende kontaktperson: Kontaktperson hos Oppdragsgiver: Geir S. Kuvås E-post: geir.kuvas@lmd.dep.no E-post ansees som skriftlig. Spørsmål som stilles muntlig vil ikke bli besvart. All tilleggsinformasjon i henhold til punkt 4.1 vil bli besvart på e-post til samtlige som har fått tilsendt konkurransegrunnlaget. 4.4 Tilbudsfrist mm. Tilbud om gjennomføring av oppdraget Tilbudet skal være i papirversjon og signert av autorisert representant for tilbyder. I tillegg skal det vedlegges en elektronisk kopi på cd eller minnepinne. Tilbudet skal merkes med: Tilbud om QA og testing i videreutvikling av esporingsløsningen. 6

9 Tilbudet skal adresseres (postadresse): Landbruks- og matdepartementet v/esporing Postboks 8007 Dep 0030 Oslo Besøksadresse: Regjeringskvartalet R5, LMD Akersgata 59 Oslo 0105 Oslo 4.5 Åpning av tilbud Innkomne tilbud vil bli åpnet 7. juni 2011 kl Åpningen skjer i lokalene til Oppdragsgiver, representert med minimum to personer. Åpningen er ikke offentlig. 4.6 Vedståelsesfrist Tilbudene er bindende for Tilbyder i tretti 30 dager etter tilbudsfristen. Dette skal fremgå av oversendelsesbrevet. 4.7 Meddelelse Beslutning om tildeling av kontrakt vil meddeles hver enkelt tilbyder i henhold til FoA Kostnader Kostnader som Tilbyderen pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse og levering samt oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av Oppdragsgiver. 4.9 Fremdriftsplan Med forbehold om endringer vil Oppdragsgiver forholde seg til følgende fremdriftsplan: Milepæl Aktivitet Dato 1 Utlysning Doffin / TED 23/5 2 Frist for å stille spørsmål angående 1/6 oppdrag 3 Tilbudsfrist 7/6 kl Valg av aktør/tilbyder 10/6 6 Kontraktsinngåelse 17/6 Klagefristen er 10 dager fra offentliggjøring av valg av aktør 5. AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 5.1 Tildelingskriterier Tilbydere som fyller kriteriene for å delta i anbudskonkurransen vil få vurdert sine tilbud ut fra følgende kriterier: 1. Grad av funksjonell og teknisk kunnskap innen områdene: Sporing, logistikk og IKT samt sporing gjennom komplekse verdikjeder, fortrinnsvis gjennom dokumentert praktisk arbeid ved beskrivelse av relevante tiltak/prosjekter i antall og omfang. 7

10 2. Grad av teknisk kompetanse med løsninger som krever autentisering og/eller autorisering av brukere og brukergrupper 3. Grad av erfaring med testing med antall og omfang av gjennomførte tiltak. 4. Grad av erfaring kvalitetssikring i sporingskjeder, fortrinnsvis også fra kjedesporing med antall og omfang av gjennomførte tiltak. 5. Forståelse for og erfaring fra hvordan matsektoren i Norge er oppbygd og fungerer med beskrivelse av antall og omfang av relevante prosjekter. 6. Pris for oppdraget. For kvalitetssikring vil krav 4 telle 19 %, krav 6 vil telle, 17 %, mens de øvrige kriteriene 1-3 og 5 vil tillegges lik vekt (12%) i en samlet vurdering av aktørene. For testing og akseptansetesting vil krav 5 telle 19 %, krav 6 telle 17 %, mens de øvrige kriteriene 1-4 vil tillegges lik vekt (12%) i en samlet vurdering av aktørene. Det forutsettes at tilbydere har erfaring fra krav 4 ad kvalitetssikring og krav 5 ad testing. For øvrig er det ikke et absolutt krav at tilbyder har kunnskap/møter alle kriterier. Det er en totalscore av alle kriteriene som vil være førende for hvilket tilbud som velges. 5.2 Forkastelse av tilbud Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jfr. FoA Vedlegg: Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter som grunnlag for å legge inn tilbud: Vedlegg 1: Konkurransegrunnlaget (dette dokument) Vedlegg 2: esporing brukerdokumentasjon Vedlegg 3: esporing aktørveiledning Vedlegg 4: espor dataformat Vedlegg 5: MDspor dataformat Vedlegg 6: espor etterpopulering Vedlegg 7: Kravspesifikasjon for endringsordre fase 2 Vedlegg 8: Kravspesifikasjon for føderering Vedlegg 9: Kravspesifikasjon for fase 3 8