Utskottens verksamhetsplaner och resultatuppföljning för perioden 7/2008-6/2012

Transkript

1 1 Utskottens verksamhetsplaner och resultatuppföljning för perioden 7/2008-6/ Anvisningar 0.1 Allmänt Utgångspunkterna för utskottens verksamhetsplanering för perioden 7/2008-6/2012 är: verksamheten under den föregående perioden förbundets strategiska plan , godkänd av förbundsstyrelsen i november 2007 o vision o strategiska teman o verksamhetsformer o utskottsstruktur och arbetsområden utskottens egen konkretisering av arbetsområdena För att främja kontinuiteten i utskottsverksamheten och en snabb start på den nya kongressperioden har alla dessa dokument färdigställts i god tid före periodens början. Utskottens nya ansvarspersoner har utsetts i god tid för att möjliggöra en tidig planering av den nya perioden delvis i samråd med tidigare ansvarspersoner. 0.2 Tidtabell och avleverering Det rekommenderas att utskotten redan våren 2008 gör en preliminär planering av sin verksamhet för hela perioden. Planeringen skall utgå från de i punkt 0.1 beskrivna utgångspunkterna. Som redan vid konkretiseringen av arbetsområdena betonats, skall utskotten, utnyttjande sin egen kompetens och erfarenhet, göra tydliga och realistiska prioriteringar. Samtidigt bör vikt läggas vid att de av förbundsstyrelsen fastställda strategiska temana. Utskottens ansvarspersoner från de ledande länderna kommer att kallas till ett startmöte i Reykjavik i september Vid detta möte försäkras att utskotten har all den information som behövs för närmare planering av verksamheten och att övriga praktiska frågor är lösta. De preliminära verksamhetsplanerna genomgås och diskuteras. En viktig uppgift med nämnda möte är lära känna varandra och finna en gemensam linje i verksamheten samt att möjliggöra en effektiv verksamhet redan under hösten före förbundsstyrelsens slutliga godkännande av planerna, samt att fastställa informationskanaler och insättning på hemsidan. Utskottens slutliga förslag till generell verksamhetsplan för hela perioden samt konkret plan för den första delperioden 7/ /2009 skall levereras till förbundssekretariatet senast den 15 november Den generella planen skall innehålla mål för hela kongressperioden. Dessa mål skall gälla de innehållsmässiga resultaten av verksamheten. Målen kan spjälkas upp i delmål för de olika delperioderna.

2 2 Planerna behandlas av förbundsstyrelsen i slutet av november Rapporteringen kommer i detta skede endast att bestå av en kortfattad analys av hur den nya kongressperioden kommit igång. Den 15 november 2009 skall utskotten lämna in en uppföljning av den föregående delperiodens resultat. Verksamhetens resultat skall värderas i relation till den planlagda verksamheten för hela perioden och ifrågavarande delperiod. Utgående från resultatet planeras följande delperiod 1/ /2010. Uppföljningen och planerna behandlas av förbundsstyrelsen i slutet av november Den 15 november 2010 skall utskotten lämna in en uppföljning av den föregående delperiodens resultat. På motsvarande sätt som ett år tidigare planeras den sista delperioden 1/2011-6/2012 utgående från målen för hela perioden och utfallet från tidigare perioder. Förbundsstyrelsen behandlar uppföljning och planer i slutet av november Den 15 november 2011 skall utskotten lämna in en delrapport över den pågående delperiodens resultat. Den pågående delperiodens verksamhetsplan kompletteras i synnerhet gällande förberedelserna inför Via Nordica -kongressen i Reykjavik Förbundsstyrelsen behandlar uppföljning och planer i slutet av november En slutlig värdering av den sista delperiodens och samtidigt hela periodens resultat utförs genast efter kongressen i juni Planerna och rapporterna skickas till förbundssekretariatet: e-post nvf@vegagerdin.is. 0.3 Vision och strategiska teman Vision: Nordiskt vägforum - kompetens utan gränser Visionen innebär ett effektivt utvecklande och utnyttjande av kompetens på väg- och transportsystemområdet, där gränser mellan nationer, språk, fackområden eller trafikslag inte innebär hinder utan snarare vägar till nya och vidare möjligheter. Strategiska teman: 1. Förstärkt helhetstänkande 2. Nya roller och ny kompetens 3. Miljö 4. Trafiksäkerhet Se närmare beskrivning av temana i den strategiska planen. 0.4 Temagrupper och utskott med samordningsansvar Temagrupperna (Kompetens och Tillgänglighet) har arbetsområden som ligger inom kongressperiodens teman och deras verksamhet baserar sig i huvudsak på samarbete med utskotten. Temagrupperna har samordningsansvar inom det egna arbetsområdet, men inte för hela temat de ligger under. Två av utskotten (Miljö och Trafiksäkerhet) arbetar som de andra utskotten inom sitt eget område, men har samtidigt ansvaret att stöda de övriga utskotten och temagrupperna för en balanserad helhetsbehandling av respektive tema under kongressperioden. Detta sker förslagsvis genom temaseminarier. Samordningsansvaret bör synas i verksamhetsplanerna.

3 3 Förbundsstyrelsen har det övergripande ansvaret för att kongressperiodens teman behandlas på ett ändamålsenligt sätt, vilket uppföljs och styrs via ställningstaganden till verksamhetsplaner och rapporter. 0.5 Via Nordica 2012 Verksamheten bör vara levande och aktuell. Därför bör resultaten av verksamheten spridas via seminarier och hemsidor fortlöpande. Via Nordica -kongressen 2012 är en blandning av rapportering av NVF:s egen verksamhet och en presentation och profilering av nordisk kompetens i tvärsnittet juni Anvisningar för och planeringen av kongressen separeras till stor del från den övriga verksamhetsplaneringsprocessen. Kongressförberedelserna är dock resurskrävande och bör därför integreras med det övriga arbetet.

4 4 1. Utskott och arbetsområde 1. Utskottets namn: Organisering og marked 2. Konkretiserat arbetsområde Utskottets ledande ordför. 4. Utskottets ledande sekr. 5. Ordförande och sekreterare i de övriga länderna Vägsektorenes marknadsutveckling och organisationsförnyelse, upphandlingsmetodik Organisasjonsmodeller og rammebetingelser Samarbeid og kompetanseutveksling mellom transportverk og mellom forvaltningsnivåer Gjennomføringsmodeller o Kontraktstyper og samarbeidsformer som fremmer utvikling Samordne og utvikle et felles nordisk anleggsmarked (oppfølging av GNA) Erfarings- og kompetanseoverføring (-utvikling) Samordne og formidle utviklingstrekk innenfor forvaltning, entrepriseformer, markeds- og konkurranseforhold i Norden (nøkkeltall) Bjørn Erik Selnes Hanne Botten (foreldrepermisjon 08 09)/Marit Ulveseth Land Ordförande Sekreterare DK Per Simonsen Erik Christensen FI Matti Piispanen Pekka Montin SE Gunnar Tunkrans Jan Rinman

5 5 2. Verksamhetsplan Utskottet skall beskriva verksamheten på en generell nivå för hela perioden, uppställa resultatmål samt konkretisera målen och verksamheten för de olika delperioderna. 6. Generell verksamhetsplan inklusive resultatmål för hela perioden : Utvalg Organisering og marked er bredt sammensatt med medlemmer fra konsulent- og entreprenørbransjen, forskning og offentlige myndigheter. Det er foreslått at utvalget skal fungere som kontaktpunkt i forhold til anleggsbransjen for det nordiske veg- og jernbanenettverket GNA (Gemensam Nordisk Anläggningsmarknad/Felles nordisk anleggsmarked). Med bakgrunn i funksjonen som kontaktpunkt for GNA nettverket kan det være aktuelt å invitere inn ressurspersoner fra jernbanesektoren i arbeidet. Utvalget skal arbeide med endringer innen offentlig forvaltning, så det kan være aktuelt å invitere inn ressurspersoner fra det regionale myndighetsnivået i arbeidet. I Strategiplan har NVF-styret foreslått følgende hovedarbeidsområde for utvalget: Vägsektorenes marknadsutveckling och organisationsförnyelse, upphandlingsmetodik Organisasjonsmodeller og rammebetingelser Gjennomføringsmodeller o Kontraktstyper og samarbeidsformer som fremmer utvikling Samordne og utvikle et felles nordisk anleggsmarked (oppfølging av GNA) Erfarings- og kompetanseoverføring (-utvikling) Arbeidsområdet vårt passer godt til to av hovedtemaene for perioden : Nya roller och ny kompetens Förstärkt helhetstänkande Arbeidsområdet foreslått av styret er rettet spesielt mot samarbeidsforholdene mellom offentlig samferdselssektor og anleggsbransjen. Utvalget foreslår å utvide arbeidsområdet noe i forhold til kulepunktene foreslått av styret. Det kan være hensiktsmessig med en litt bredere tilnærming til temaene organisering og gjennomføringsmodeller.

6 6 Endringer innen offentlig forvaltning konsekvenser for roller, arbeidsformer og kompetanse Arbeidsdeling offentlig privat Regional struktur/ endret ansvarsforhold i offentlig forvaltning Endringer innen transportsektoren tettere samarbeid mellom transportverkene (for eksempel jernbane og veg) Gjennomføringsmodeller Mulighetsrommet innenfor offentlige rammebetingeler Budsjett- og finansieringssystem (OPS, prosjektfinansiering) Regelverk for anskaffelser Samarbeidsmodeller Kontraktsstrategier Produktivitet, livsløpsbetraktninger I tillegg er utvalget spesielt opptatt av samferdselsmiljøet sin rolle som samfunnsaktør og hvordan forhold knyttet til omdømme påvirker ressurstilgang og rekruttering, samt hvordan vi møter kravene om å få mest mulig igjen for de ressurser som stilles til rådighet i kombinasjon med økende brukermedvirkning og krav. Mål for arbeidet i perioden : Fungere som en god møteplass for bransjen og offentlig sektor bevisstgjøring av roller samarbeide om rekruttering og kompetanseutvikling samarbeidsmodeller Fungere som kontaktpunkt i forhold til bransjen for GNA-nettverket (Felles nordisk anleggsmarked veg- og jernbane) Utveksling om siste nytt fra de nordiske land sørge for at utvalgsmedlemmene er oppdatert om hva som hender i Norden. Bidra til økt kunnskap om nøkkeltall, markeds- og konkurranseutvikling, gjennomføringsmodeller og styrings- og organisasjonsmodeller i de nordiske land og internasjonalt innenfor veg- og transportområdet til alle interesserte.

7 7 Resultatmål for perioden : Gjennom utvalgsarbeidet skal medlemmene få en økt forståelse av hvordan samfunnsendringer endrer ansvarsforhold i offentlig forvaltning, samt påvirker arbeidsdelingen mellom offentlige myndigheter og private. Utvalget vil bidra til økt effektivitet og redusert konfliktnivå mellom offentlige byggherrer og private leverandører ved å fokusere på gode samarbeidsmodeller. Vårt bidrag på kongressen om fire år vil være å vise og kommentere utviklingen i perioden: over hvilke gjennomføringsmodeller som benyttes i de ulike land (omfang - prosentfordeling) over omfang av forsøk og utvikling av nye gjennomføringsmodeller inkludert erfaringer over utvikling i konfliktnivå/antall konflikter mellom verkene og leverandører (vurdere målemetode/statistikkgrunnlag) markeds- og konkurransesituasjonen rekruttering og kompetansebehov På samme måte vil vi gi en oversikt over den utviklingen som skjer i organisasjonene og mellom forvaltningsnivåene, og samordningen mellom transportetatene, spesielt veg og jernbane. Utvalget vil gi en oversikt over utviklingen innen kundetilfredshet og omdømmevurderinger basert på verkenes egne rapporteringer Utvalget ønsker å være en møteplass der vi drøfter dagsaktuelle temaer og fokuserer på konkrete resultater. Arbeidsform/aktiviteter per år: 2-3 nasjonale utvalgsmøter 2-3 ordfører og sekretærmøter 1 felles nordisk forbundsutvalgsmøte Åpne faglige seminar ved behov f eks erfaringsutveksling knyttet til GNA-nettverket 2-3 Faglige seminarer/ workshops som tar opp aktuelle problemstillinger med innspill i forhold til praksis Årlig seminar i samarbeid med GNA-nettverket for oppdatering av erfaringer med gjennomførings- og organisasjonsmodeller og presentasjon av nøkkeltall og prognoser for markedsutvikling og kundetilfredshet (Finland har utarbeidet forslag til opplegg for markedsvurderingene) Arbeidsområdet er stort, så utvalget har drøftet om det bør opprettes underutvalg. Foreløpig konklusjon er at det

8 8 opprettes ad hoc grupper til å forberede konkrete tema/aktiviteter. Levere/gjennomføre tema til kongressen Her vil hovedfokus være oppdaterte nøkkeltall og erfaringer, utviklingstrekk, organisasjonsmodeller og gjennomføringsmodeller. Flere andre utvalg har angitt at de vil arbeide med kontraktstyper og samarbeidsformer innenfor sitt fagområde. Her er det etter vår oppfatning naturlig å samarbeide om seminarer. Vi ser også interessante grensesnitt mot andre utvalg og temagrupper. Aktuelle samarbeidsparter er: Strategisk planering, Beläggning, tunnelar, broar, drift og underhåll, kompetens. I tillegg kan det være aktuelt å samarbeide med andre aktører om fagseminarer. Utvalget har et ansvar i forhold til organisering og marked som omfatter tema som behandles i flere andre fora og i andre NVF-utvalg, og vil ta sikte på å ta en rolle som koordinator og formidler av informasjon som har felles interesse innenfor utvalgets interesseområde.

9 9 7. Konkret verksamhetsplan för delperioden (mål, aktiviteter osv.) Resultat Etablere en felles plattform for gamle og nye medlemmer i utvalget. Konkretisere arbeidsområde med utgangspunkt i arbeidsområdet definert i Strategiplan og kompetansen til medlemmene. Overføre erfaringsmateriale fra utvalg 13 og 31 ( ) til ny nettside. Aktiviteter høst 2008: - oppstartsmøter i de ulike lands utvalg - ordfører- og sekretærmøte i Oslo 8. oktober - utarbeide virksomhetsplan /arbeidsplan avklare hvordan GNA-prosjektet skal videreføres i regi av utvalget - gjennomgå og overføre arkivverdig materiale fra utvalg 13 og 31 ( ) til ny database Aktiviteter 2009: - åpent seminar om alliansemodeller Helsinki 4. februar - ordfører- og sekretærmøte i Helsinki februar - forbundsutvalgsmøte/seminar Ålborg juni o oversikt over trender/endringer i forvaltning og ansvarsområder for vegforvaltning o nye handlings-, finansiering- og organisasjonsmodeller o framtidig bestiller- og utfører kompetanse o OPS-prosjekter - ordfører- og sekretærmøte høst - Seminar oppfølging av tema fra GNA-nettverket i 2009, nøkkeltallsseminar fagseminarer/workshop (prioriteres ut fra forslag fra de forslag de nasjonale utvalgene har gitt og aktuell situasjon)

10 10 8. Konkret verksamhetsplan för delperioden 2010 (mål, aktiviteter osv.) Resultat 2-3 nasjonale utvalgsmøter 2-3 ordfører og sekretærmøter 1 felles nordisk forbundsutvalgsmøte/seminar i Stockholm sommeren 2010 Åpne faglige seminar ved behov f eks erfaringsutveksling knyttet til GNA-nettverket 2-3 Faglige seminarer/ workshops som tar opp aktuelle problemstillinger med innspill i forhold til praksis 9. Konkret verksamhetsplan för delperioden (mål, aktiviteter osv.) Forberede kongress Resultat 2-3 nasjonale utvalgsmøter 2-3 ordfører og sekretærmøter 1 felles nordisk forbundsutvalgsmøte/seminar i Finland sommeren 2011 Åpne faglige seminar ved behov f eks erfaringsutveksling knyttet til GNA-nettverket 2-3 Faglige seminarer/ workshops som tar opp aktuelle problemstillinger med innspill i forhold til praksis Forslag til tema for seminar arrangert av Finland: - samarbeid mellom stat og kommune ved gjennomføring av felles prosjekter (organisering, finansiering og gjennomføring) - erfaringer fra nye roller/arbeidsdeling og arbeidsformer mellom stat og regioner Forbundsutvalgsmøte våren 2012 i Norge evt. i tilknytning til kongressen på Island juni 2012

11 Slutvärdering av verksamheten under hela perioden Kalender I kalendern antecknas planerade möten och seminarier samt eventuella andra konkreta händelser. Uppgifterna i kalendern utgör grundmaterial för upprätthållandet av kalendern på hemsidan. Rapporteringsspalten fylls i efter hand eller senast vid rapporteringen av verksamheten i övrigt. Planlagda aktiviteter Ordfører- og sekretærmøte i Oslo Åpent seminar om alliansemodeller Helsinki Ordfører- og sekretærmøte i Helsinki Forbundsutvalgsmøte/seminar Ålborg Tidpunkt 8. oktober februar februar juni 2009 Genomförda aktiviteter Avholdt 8. oktober 2008 Ordfører- og sekretærmøte høst Åpent seminar oppfølging av tema fra GNAnettverket, nøkkeltall 2-3 fagseminarer/workshops (se merknad må i tilfelle settes opp for 2010 og 2011, i 2012 realistisk 1 fagseminar) Forbundsutvalgsmøte/seminar i Stockholm Forbundsutvalgsmøte/seminar i Finland sommeren 2010 sommeren 2011