Sykefravær. Forebygging, tiltak og oppfølging Hjemmetjenesten

Transkript

1 Sykefravær Forebygging, tiltak og oppfølging Hjemmetjenesten Selbu kommune Mai 2010

2

3 Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Selbu kommunes kontrollutvalg i perioden januar mai Undersøkelsen er utført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Revisjon Midt-Norge IKS vil takke alle som har bidratt konstruktivt med informasjon i undersøkelsen. Orkanger, 31. mai 2009 Anne Gråberg /s/ Ansvarlig forvaltningsrevisor Arve Gausen /s/ Prosjektmedarbeider - Sykefravær hjemmetjenesten, forebygging, tiltak og oppfølging. 3

4 Sammendrag I denne forvaltningsrevisjon har vi sett på sykefravær i Selbu kommune. Prosjektet har fokus på hjemmetjenestene i kommunen. Hovedproblemstilling i rapporten har vært om kommunen med dagens innsats og virkemiddelbruk nå en målsetting om et sykefravær på 6 %. Hovedproblemstillinger er belyst med følgende delproblemstillinger: Delproblemstilling 1: Hvordan er omfanget av sykefravær i Selbu kommune? Problemstillingen vil bli belyst ved å vise utviklingen av sykefravær innen ulike sektorer, grupperinger og Selbu kommune som helhet. I tillegg vil vi sammenligne sykefraværet i Selbu kommune med andre kommuner og grupperinger. Revisor vil ikke foreta vurderinger av resultatet. Delproblemstilling 2: Kjenner kommunen til årsakene til sykefraværet? Denne problemstillingen søker å belyse om Selbu kommunes har kunnskap om utvikling av, og årsaker til sykefravær Delproblemstilling 3: Hva har kommunen gjort for å forebygge sykefravær? I denne problemstillingen vil vi ta utgangspunkt i IA-avtalen og kommunens egne vedtak for å vurdere arbeidet for redusert sykefravær. Delproblemstilling 4: Kostnader ved sykefravær. Denne problemstillingen vil belyse økonomiske kostnader ved sykefravær for Selbu kommune både i form av utgiftsfordeling per arbeidstaker med ulik lønn, totale utgifter for kommunen ved sykefravær ved tapte årsverk og reelle utgifter, mulige innsparinger ved redusert fravær. Delproblemstilling 1: Hvordan er omfanget av sykefravær i Selbu kommune? Det legemeldte sykefraværet i Selbu kommune i løpet av perioden fra 2006 til 2009, har vært noe lavere i Selbu enn gjennomsnittet for kommunal forvaltning totalt. I 4. kvartal 2009 var fraværet noe høyere i Selbu enn for kommunal forvalting totalt. Sykefraværet innen sektor Helse og sosial er høyere enn gjennomsnittet for kommunen totalt. For kommunen totalt har sykefraværet økt fra 6,3 prosent i 2005 til 9,4 prosent i I samme perioden har sykefraværet innen Helse og sosial økt fra 7,9 prosent til 12,5 prosent. Generelt ser vi at helse og sosial ligger i øvre sjikt når det gjelder legemeldt sykefravær i kommunen. Kortidsfraværet ved hjemmetjenestene er på rundt 2 prosent i begge tjenesteområdene. Det totale fraværet varierer over tid og innen hjemmetjenestene. Vi gjør oppmerksom på at utslagene i prosent blir større ved små utvalg. Det er viktig at det blir tatt hensyn til dette i måten vi leser sykefraværsstatistikk på. Sammenligner vi sykefraværet i Selbu kommune med andre kommuner og grupperinger er fraværet fram til 3. kvartal 2008 til 2. kvartal 2009 lavere i Selbu enn for Klæbu, men høyere enn for de andre grupperingene. I perioden etter hadde Selbu det høyeste fraværet. Det egenmeldte sykefravær i kommunene, er lavere i Selbu enn for både Klæbu, Skaun og - Sykefravær hjemmetjenesten, forebygging, tiltak og oppfølging. 4

5 kommunesektoren totalt. Innen Pleie og omsorg er det totale sykefraværet i Selbu i løpet av de siste årene, høyere fravær enn i de andre kommunene og kommunesektoren totalt. Rådmannen gir uttrykk for at tallmaterialet til KS ikke stemmer med kommunens egne tall. Etter revisors vurdering bør kommunen avdekke dette forholdet, det er viktig å forholde seg til korrekt tallmateriale for å kunne basere beslutninger på riktig grunnlag Delproblemstilling 2: Kjenner kommunen til årsakene til sykefraværet? IA-virksomheter skal føre fraværsstatistikk og sette måltall for fraværsutviklingen. Selbu kommune har gjort begge deler. Det kan se ut til at statistikkmaterialet kunne blitt brukt mer aktivt på sektor- og tjenestenivå, som en del av et større bilde i et systematisk arbeid for redusert sykefravær. Det er viktig å kjenne årsak til fravær; både for å kunne forebygge og følge opp den enkelte arbeidstaker. De fleste aktører i arbeidslivet viser til at årsak til fravær er et sammensatt problemområde, og å få et utfyllende bilde av årsaksforhold for arbeidsgiver kan være krevende. Vi skal ikke søke å finne nye og utfyllende løsninger i denne rapporten, men som et ledd i dette arbeidet anser vi det som viktig å ha gode og trygge arenaer for arbeidstaker for å kunne være åpen på mulige årsaker. Hvorvidt dette er tilfelle ved hjemmetjenesten er ikke datamaterialet entydig på, men signalene fra de fleste er at det er greit å si fra om årsak til fravær til sin leder. Det bør bemerkes at tjenesteledere har vært ansatt i stillingene i relativt kort tid. Medarbeidersamtaler er en arena hvor forhold som kan berøre sykefravær blir tatt opp. Revisor merker seg at både kommunens ledelse og sektorsjef sier at det skal gjennomføres medarbeidersamtaler årlig; intervju med ansatte viser at dette på langt nær er tilfelle. Etter revisors vurdering bør rutiner for, og gjennomføring av medarbeidersamtaler blant annet inngå som et ledd i kartlegging av årsak til sykefravær. At kommunen gjennomfører medarbeiderundersøkelser kan bidra positivt i kartlegging av mulig årsak til sykefravær og resultatene bør etter revisors vurdering inngå i et systematisk arbeid for kartlegging av årsak til sykefravær. Sektorsjef sier de mangler systematisk informasjon om årsak til sykefravær. Etter revisors vurdering er det viktig å etablere rutiner både for innhenting av mulig informasjon og å bruke informasjon i et systematisk arbeid for redusert sykefravær. Delproblemstilling 3: Hva har kommunen gjort for å forebygge sykefraværet? Mål, tiltak og forebygging Ved hjemmetjenesten har de ikke etterprøvbare aktivitetsmål for arbeidet med sykefravær slik IA-avtalen legger vekt på. Selbu kommune har som målsetting at ingen skal bli syk av å jobbe i helse og sosialetaten og IA-avtalen står det at virksomhetene skal jobbe for å forebygge sykefravær ved å jobbe for et godt arbeidsmiljø og finne tiltak som fremmer trivsel. For revisor ser det ikke ut til at det i hjemmetjenesten på sektorledernivå eller på tjenesteledersnivå er et systematisk fokus på sykefraværsproblematikken. Det er satt i verk konkrete tiltak for å unngå slitasje og fremme trivsel; noe som bidrar positivt. Ved hjemmetjenesten vises det til manglede rutiner for oppfølging og tilbakemelding på avvik og andre forhold som blir tatt opp. Å få på plass et - Sykefravær hjemmetjenesten, forebygging, tiltak og oppfølging. 5

6 internkontrollsystem vil etter revisors vurdering kunne bidra til at dette forholdet følges opp på en bedre måte, og dermed i større grad bidra til forbedringsarbeid. Selbu kommune har som mål at ingen skal ha sykefravær på grunn av skader eller ulykker. Som et ledd i dette arbeidet er det viktig å ha gode rutiner for å melde fra om avvik og skader, og at dette følges opp av både ansatte og ledere. Likeså er det viktig å følge opp dette for å hindre tilsvarende hendelser. For revisor kan det se ut til at hjemmetjenesten har et forbedringspotensial på dette området. Samarbeid med andre aktører vil kunne bidra i arbeidet for redusert sykefravær. på tjenesteledernivå kan det se ut til at samarbeidet med både lege, NAV lokalt og bedriftshelsetjenesten er konstruktivt og godt i hjemmetjenesten. På sektornivå framstår samarbeidet med arbeidslivssenteret som lite konstruktivt. Revisor vil påpeke at det er i Selbu kommunes interesse å ha et godt og konstruktivt samarbeid med andre aktører i arbeidet for redusert sykefravær. Det er arbeidsgivers ansvar å sørge for systematisk samarbeid og dialog med de ansatte om IA-arbeidet for å bidra til et godt arbeidsmiljø. Tillitsvalgte og verneombud deltar på flere møtearenaer med arbeidsgiver; på noen av disse arenaene er også sykefraværsproblematikken tema. Det framstår imidlertid ikke som om dette er et systematisk samarbeid med IA-arbeidet som tema. I hjemmetjenestene gjennomføres det ikke systematisk samarbeid på området Sykefraværsoppfølging IA-virksomheter skal utarbeide skriftlige rutiner for oppfølging av sykmeldte. Dette skal skje i samarbeid med ansattes representanter og vedtas i samarbeidsfora. Selbu kommune har utarbeidet rutinebeskrivelser for oppfølging av sykmeldte, og dette er gjort i samarbeid med tillitsvalgte. Arbeidsgiver har ansvar for at alle i virksomheten skal gjøres kjent med rutinene og de forpliktelsene som dette innebærer. Ved hjemmetjenesten 2 er ansatte gjort kjent med rutinebeskrivelsen; ved hjemmetjenesten 1 er ikke dette tilfelle blant dem vi har intervjuet. Ved begge tjenesteområdene har oppfølging av ansatte ihht rutinebeskrivelsene variert, ved hjemmetjenesten 2 er det opplevd en forbedring i løpet av siste periode. IA-virksomheter har tilgang på virkemidler forbeholdt disse. Ved hjemmetjenestene blir disse virkemidlene i liten grad brukt. Hva dette skyldes, skal ikke revisor ha noen formening om, men revisor ønsker å påpeke at det er viktig å benytte seg av relevante virkemidler i oppfølging av sykmeldte. Øvrige virkemidler fra NAV benyttes, og et godt samarbeid med ulike aktører på tjenesteledernivå for oppfølging av ansatte, vurderes som positivt. Delproblemstilling 4: Kostnader ved sykefravær Totale reelle utgifter ved ett års sykefravær i Selbu kommune er beregnet til kroner En reduksjon i sykefraværet med 21 % vil innebære en besparelse på kroner Et effektivitetstap på 25 % ved fravær, vil øke de reelle utgiftene til kroner En reduksjon i sykefraværet på 21 % vil dermed gi en innsparing på kroner. - Sykefravær hjemmetjenesten, forebygging, tiltak og oppfølging. 6

7 Hovedproblemstillingen i dette prosjektet er om kommunen med dagens innsats og virkemiddelbruk vil nå en målsetting om et sykefravær på 6 %? I dette prosjektet har fokuset vært på hjemmetjenestene, og man kan ikke dra en slutning for kommunen som helhet på dette grunnlaget. Innen hjemmetjenestene kan vi imidlertid si at arbeidet for redusert sykefravær i liten grad er systematisert og at arbeidet med, og fokuset på området etter revisors vurdering har mangler. Tjenestelederne i hjemmetjenesten er nytilsatte og rapportens påpekte mangler innenfor sykefraværsarbeidet må rettes mot systemet for sykefraværsoppfølging i hjemmetjenesten og ikke rettes mot arbeidet tjenestelederne har utført etter at de ble tilsatt. - Sykefravær hjemmetjenesten, forebygging, tiltak og oppfølging. 7

8 Innhold 1 Innledning Om arbeidet med sykefravær og IA-avtalen Utvikling av sykefraværet Om organisering av Selbu kommune; sektor helse og sosial Avgrensing, problemstillinger, revisjonskriterier og metode Problemstilling Avgrensninger Kriterier Metode Omfanget av sykefravær Utvikling i sykefravær Sammenligninger med andre kommuner Kunnskap om utvikling av, og årsak til fravær Revisjonskriterier Datainnsamling Revisors vurdering Har tiltakene fungert - forebygge og redusere sykefravær Revisjonskriterier Datainnsamling Revisors vurdering Økonomiske kostnader ved sykefravær Høring Konklusjon...36 Kilder...39 Vedlegg Sykefravær hjemmetjenesten, forebygging, tiltak og oppfølging. 8

9 1 Innledning Kontrollutvalget i Selbu kommune bestilte i sak 22/2009 forvaltningsrevisjon av Nærværsledelse - forebygging av sykefravær. I vedtaket til kontrollutvalget står det at: Kontrollutvalget viser til Plan for forvaltningsrevisjon og vedtar oppstart av et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på oppfølging av arbeidet med å redusere sykefraværet i Selbu kommune. Prosjektet har vært gjennom en relativt omfattende bestillingsprosess med innspill til prosjektets innhold og tilnærming fra kontrollutvalget. Revisjon Midt-Norge IKS mottok bestilling på prosjektet fra Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS i brev datert den I møte i kontrollutvalget den ga kontrollutvalget sin tilslutning til revisors prosjektforslag. 1.1 Om arbeidet med sykefravær og IA-avtalen Det er stor oppmerksomhet om utvikling av sykefravær både i det politiske miljøet og i arbeidslivet. Ikke minst er temaet viet stor oppmerksomhet fra media. Med intensjon om å skape et inkluderende arbeidsliv med plass til alle som kan og vil arbeid ble den første sentrale inkluderende arbeidsliv-avtalen (IA-avtalen) inngått i Nedenfor redegjør vi nærmere for IA-avtalen som er et sentralt virkemiddel i arbeidet med redusert sykefravær. IA-avtalen 12 Intensjonsavtalen om et inkluderende arbeidsliv (IA-avtalen) kom på plass 3. oktober 2001, etter at Sandmannutvalget hadde levert sin innstilling omtrent ett år tidligere. Sandmannutvalget utredet årsakene til det sterke økningen i sykefraværet og nytilgangen til uførepensjon som ble registrert utover tallet, og de foreslo tiltak for å redusere sykefraværet og begrense uføretilgangen. Tiltakene bygde på forståelsen av at det er ved den enkelte arbeidsplass tiltakene må forankres for å redusere sykefraværet. Avtalen ble inngått mellom regjeringen og partene i arbeidslivet og skulle i første omgang gjelde ut Gjennom avtalen forpliktet partene seg til å arbeide systematisk med tre operative nasjonale mål: 1. Å redusere sykefraværet med minst 20 % 2. Å få tilsatt langt flere med redusert funksjonsevne 3. Å øke den reelle pensjonsalder Avtalen ble evaluert i 2005, og resultatene viste at sykefraværet hadde gått ned. Høsten 2005 ble avtalen reforhandlet og partene ble enige om en ny avtale for perioden Målene i den tidligere intensjonsavtalen ble opprettholdt i tillegg til at den nye intensjonsavtalen skal bidra til: at en får et mer inkluderende arbeidsliv til beste for den enkelte arbeidstaker, arbeidsplass og samfunnet reduksjon i sykefravær og uføretrygd at den enkeltes ressurser og arbeidsevne utvikles og benyttes i aktivt arbeid 1 Evaluering av IA-avtalen ( ). SINTEF 2 nav.no - Sykefravær hjemmetjenesten, forebygging, tiltak og oppfølging. 9

10 De overordnete, nasjonale målene er: å forebygge sykefravær, øke fokuset på jobbnærværet og hindre utstøting fra arbeidslivet å øke rekrutteringen til arbeidslivet av personer som ikke har et arbeidsforhold Vinteren 2010 forhandlet regjeringen og partene i arbeidslivet om en ny intensjonsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv. Ny avtale ble undertegnet den 24. februar 2010 og løper fram til 31. desember I pressemelding fra statsministerens kontor samme dag vises det til en ny og mer målrettet IA-avtale og at de tre delmålene i dagens avtale videreføres. Videre vises det blant annet til følgende: Avtalen målrettes sterkere mot de enkelte virksomhetene Det satses på langt bedre oppfølging av avtalen på sentralt nivå Det settes ned egen oppfølgingsgruppe og faggruppe for å sikre bedre oppfølging Forøvrig videreføres det samlede nivået på de økonomiske virkemidlene og ordningen med utvidet egenmelding. Arbeids- og velferdsetaten (NAV) har fått i oppgave å bistå virksomheter som vil arbeide for å nå ett eller flere av målene i Intensjonsavtalen. Når en virksomhet signerer en samarbeidsavtale med arbeids- og velferdsetaten, blir den en IA-virksomhet med tilgang til spesielle tjenester og virkemidler. Både arbeidstakere og arbeidsgiver har ansvar i en IA-bedrift. Arbeidstakere har blant annet ansvar for å bidra til å skape et godt arbeidsmiljø, og arbeidsgivere har ansvar for å sette inkluderende arbeidsliv på dagsorden og ha konkrete mål for IA-arbeidet. Sykefravær har vært det dominerende elementet i IA-avtalen. Helt siden Sandmannutvalget la fram sin rapport høsten 2000 har det vært diskusjoner om det er konflikter mellom de ulike delmålene, særlig ved at fokus på sykefravær kan ha negative konsekvenser for arbeidstakere med redusert funksjonsevne og seniorer. En rapport fra SINTEF 3 viser til at flere av partene på sentralt hold mener fortsatt det er konflikt mellom delmålene, men de fleste har kommet fram til at hvis man får til et inkluderende og godt arbeidsliv, kan dette både gi redusert sykefravær og økt inkludering av grupper som nå er ute av arbeidslivet. 1.2 Utvikling av sykefraværet Ifølge NAV 4 økte det totale sykefraværet fra 7,1 til 7,6 prosent fra 4. kvartal 2008 til 4. kvartal Det egenmeldte sykefraværet økte fra 1,1 til 1,2 prosent, mens det legemeldte gikk opp fra 6 til 6,4 prosent. Sykefraværet i 4. kvartal 2009 var omtrent på samme nivå som i 4. kvartal 2001, som var året da avtalen om et mer inkluderende arbeidsliv ble inngått. 3 Evaluering av IA-avtalen ( ). SINTEF Sykefravær hjemmetjenesten, forebygging, tiltak og oppfølging. 10

11 Figur 1. Sykefraværsprosent. Legemeldt. 4. kvartal I alt Kommunal forvaltning Statlig forvaltning Privat sektor/offentlig næringsvirksomhet Kilde nav.no ( Figur 1 viser utviklingen i legemeldt sykefravær i prosent 4. kvartal i perioden Figuren viser utviklingen i sykefravær i alt 5, for statlig forvaltning, kommunal forvaltning og privat sektor. Vi ser av figuren at sykefraværet i kommunal forvaltning i løpet av hele perioden er høyere enn for de øvrige grupperingene. Ser vi spesifikt på fraværet i kommunal forvaltning har dette i løpet av perioden hatt en liten nedgang. 1.3 Om organisering av Selbu kommune; sektor helse og sosial. Dette prosjektet er avgrenset til i første rekke å omhandle sektor helse og sosial ved hjemmetjenesten. Dette vil vi komme nærmere tilbake til i kapitlet 2.2. Vi redegjør i dette kapitlet nærmere for organiseringen av denne sektoren. I kommunestyret den , orienterte sektorsjef om omorganisering i sektor helse og sosial. Arbeidet med omorganisering i helse og sosial startet høsten 2006 da sektorsjef fikk utarbeidet en ressursanalyse av hele helse- og sosialsektoren. Omorganiseringen ble i følge sektorsjef helse og sosial gjennomført som en administrativ prosess som endte med et administrativt vedtak i overensstemmelse med politikerne. Denne ble lagt fram for politisk behandling og hovedutvalg for helse-, omsorgs-, og sosiale tjenester vedtok 7 å utarbeide en handlingsplan for sektor helse og sosial. Bakgrunnen for omorganisering var ifølge sektorsjef behovet for en faglig og organisatorisk utvikling. Ny organisasjonsstruktur med 12 tjenesteledere ble vedtatt våren 2008 og iverksatt I forbindelse med administrativt vedtak om ny organisering ble det besluttet at denne skulle evalueres etter å ha fungert ca. et år. For å gå gjennom resultat av evalueringa ble det nedsatt ei arbeidsgruppe som i sin tur la fram forslag til ny organisering av helse og sosial. Ny organisering av sektor helse og sosial ble vedtatt administrativt våren 2009 og det ble besluttet å redusere antall tjenesteledere fra 12 til 5 fra den I alt inkludere også gruppen Annet. 6 RS 42/09 Ny organisering sektor helse- og sosial 7 Sak 060/06 - Sykefravær hjemmetjenesten, forebygging, tiltak og oppfølging. 11

12 Figur 2 viser deler av organisering av Selbu kommune og organisering av sektor helse og sosial. Figur 2. Organisasjonskart med fokus på sektor helse og sosial Rådmann Sentraladministrasjon Sektor oppvekst Sektor helse og sosial Sektor bygdeutvikling Vedtakskontor Rådgivere Tjenesteleder Helse, aktivitet og service Tjenesteleder Hjemmetj. 1 Tjenesteleder Hjemmetj. 2 Tjenesteleder sykehjem Tjenesteleder NAV Kilde: Selbu kommune; figur utarbeidet av revisor Sektorsjefen har det overordnede ansvaret for Helse og Sosialområdet. Fem tjenesteledere følger opp den enkelte ansatte innen sine tjenesteområder. Hjemmetjenesten 1 består av sone 1 og 2 og BRA-avdelingen. Hjemmetjenesten 2 består av sone 1 og 2. Tjenesteleder hjemmetjenesten 1 har ansvar for BRA avdelinga på helsetunet som har 14 plasser til brukere og totalt 12 årsverk. I tillegg har hjemmetjenesten (hjemmehjelp og hjemmesykepleie) 27 årsverk. Totalt har tjenesteleder ansvaret for ca 40 årsverk og 80 ansatte. Hjemmetjenesten 2 har ca 60 ansatte og omhandler tjenester til funksjonshemmede med heldøgns omsorg som bor i egen bolig. Tjenesteleder er økonomisk, faglig og personalmessig ansvarlig innenfor sin enhet, dvs. at man har det totale ansvaret for sin enhet. I sin orientering viser også sektorleder til at for å holde fast på målsettingen om færrest mulig å lede, så arbeides det med å organisere støttetjenester til tjenesteleder. Oppgaven til disse er å bistå tjenesteleder med lederstøtte i det daglige arbeidet i enheten. - Sykefravær hjemmetjenesten, forebygging, tiltak og oppfølging. 12

13 2 Avgrensing, problemstillinger, revisjonskriterier og metode I dette kapitlet redegjør vi for hvilke problemstillinger som er utgangspunktet for undersøkelsen, og hvilke kriterier som revisor bygger sine vurderinger og konklusjoner på. Metode og avgrensninger i prosjektet synliggjøres og her. 2.1 Problemstilling Undersøkelsens hovedproblemstilling er: Vil kommunen med dagens innsats og virkemiddelbruk nå en målsetting om et sykefravær på 6 %? Hovedproblemstillinger vil bli belyst med følgende delproblemstillinger: Delproblemstilling 1: Hvordan er omfanget av sykefravær i Selbu kommune? Problemstillingen vil bli belyst ved å vise utviklingen av sykefravær innen ulike sektorer, grupperinger og Selbu kommune som helhet. I tillegg vil vi sammenligne sykefraværet i Selbu kommune med andre kommuner og grupperinger. Revisor vil ikke foreta vurderinger av resultatet. Delproblemstilling 2: Kjenner kommunen til årsakene til sykefraværet? Denne problemstillingen søker å belyse om Selbu kommunes har kunnskap om utvikling av, og årsaker til sykefravær Delproblemstilling 3: Hva har kommunen gjort for å forebygge sykefravær? I denne problemstillingen vil vi ta utgangspunkt i IA-avtalen og kommunens egne vedtak for å vurdere arbeidet for redusert sykefravær. Delproblemstilling 4: Kostnader ved sykefravær. Denne problemstillingen vil belyse økonomiske kostnader ved sykefravær for Selbu kommune både i form av: Utgiftsfordeling per arbeidstaker med ulik lønn Totale utgifter for kommunen ved sykefravær ved tapte årsverk og reelle utgifter Mulige innsparinger ved redusert fravær Revisor vil ikke foreta vurderinger av resultatet. 2.2 Avgrensninger Delproblemstilling 2 og 3 er avgrenset til å omhandle tjenesteområde hjemmetjenestene. Denne avgrensningen er gjort på bakgrunn av informasjon om at dette tjenesteområdet har et høyt sykefravær, og det var et ønske om å belyse dette, blant annet fra KU. Revisor har fokus på alt sykefravær i undersøkelsen og ikke skilt mellom kort- og langtidsfravær. Som vi viste til tidligere i rapporten ble ny IA-avtale undertegnet i februar i år. I denne rapporten forholder vi oss ikke til justeringene i ny avtale. - Sykefravær hjemmetjenesten, forebygging, tiltak og oppfølging. 13

14 2.3 Kriterier Revisjonskriteriene er målestokken i en forvaltningsrevisjon og skal hentes fra såkalte autoritative kilder; kilder som kan fastslå hvordan tilstanden på et område bør være. Typiske revisjonskriterier er lovverk og politiske vedtak. Revisors vurderinger og konklusjoner bygger på en sammenholding av opplysningene fra undersøkelsen med revisjonskriteriene. I denne forvaltningsrevisjon er kriteriene hentet fra IA-avtalen og kommunens egne politiske vedtak og retningslinjer. I tillegg sammenligner vi sykefraværet i Selbu kommune med sykefraværet i andre kommuner. Veileder i forvaltningsrevisjon 8 viser til at kriterier kan utledes fra sammenlignbare kommuner eller virksomheters praksis når de er aksepterte forbilder, representerer beste praksis eller gjenspeiler en foretrukket praksis på det aktuelle området. I dette prosjektet har vi ikke grunnlag for å påstå at noen av de vi sammenligner med representerer dette. Sammenligningen må derfor ikke oppfattes som at noen av grupperingene eller kommunene har en "fasit" for hvordan en situasjon skal være. Tallmaterialet kan imidlertid gi en beskrivelse av en situasjon og gi indikasjoner på en utvikling/forhold. Nedenfor redegjør vi nærmer for kriteriegrunnlaget vedrørende IA-avtalen og kommunens egne politiske vedtak og retningslinjer IA-avtalen Når en virksomhet signerer en samarbeidsavtale med NAV, blir den en IA-virksomhet. Hovedarenaen for IA-arbeidet er arbeidsplassen, og hovedaktørene er arbeidsgiver og arbeidstaker. NAV har fått i oppgave å bistå virksomheter som vil arbeide for å nå ett eller flere av målene i Intensjonsavtalen, og NAV har et bredt spekter av virkemidler og tiltak for å beholde personer i arbeid eller for å gi innpass i arbeidslivet. Samarbeidsavtalen bygger på Intensjonsavtalen, og er en avtale mellom den enkelte virksomhet og NAV for virksomheter som ønsker å være IA-virksomheter. Samarbeidsavtalen klargjør ansvars- og oppgavefordelingen. Det er utarbeidet en egen veileder til samarbeidsavtalen, som forklarer sentrale begreper og beskriver hvordan virksomheter og myndigheter skal gå fram i arbeidet for et mer inkluderende arbeidsliv Kommunens egne politiske vedtak og retningslinjer Reduksjon av sykefravær er en av tre 9 overordnede målsettinger for IA-arbeidet i Selbu kommune. Det er definert følgende mål for dette arbeidet: Sykefraværet i Selbu kommune skal reduseres til 6 % innen utgangen av 2009 Selbu kommune skal ikke ha sykefravær på grunn av skader eller ulykker Ingen skal bli syk av å jobbe i Selbu kommune Kommunen har utarbeidet egne målsetninger for ulike deler av virksomheten. Helse- og sosialetaten har følgende målsettinger for reduksjon av sykefravær: Sykefraværet i helse- og sosialetaten skal reduseres til 7 % innen utgangen av Etaten skal ikke ha sykefravær på grunn av skader eller ulykker. Ingen skal bli syk av å jobbe i helse og sosial etaten. 8 Veileder i forvaltningsrevisjon (NKRF, 2006) 9 De øvrige to er å tilsette langt flere arbeidstakere med redusert funksjonsevne og øke reell pensjonsalder - Sykefravær hjemmetjenesten, forebygging, tiltak og oppfølging. 14

15 Revisjonskriteriene vil bli utdypet i rapporten i tilknytning til hver enkelt problemstilling. 2.4 Metode Her gjør vi rede for metode som er valgt for å sikre et tilstrekkelig data- og analysegrunnlag. Informasjonsgrunnlaget i rapporten er basert på dokumentgjennomgang, statistisk materiale og intervju med sentrale aktører. Vi har også hentet data fra medarbeiderundersøkelser som er gjennomført i Selbu kommune. Vi har intervjuet følgende personer Sektorsjef helse og sosial Tjenesteledere ved hjemmetjenesten Verneombud ved hjemmetjenesten Plasstillitsvalgte for fagforeninger ved hjemmetjenesten Hovedtillitsvalgte for Utdanningsforbundet og Fagforbundet Ansatte med erfaring som sykmeldte Kommuneoverlegen Bedriftshelsetjenesten Ansatte ved NAV Arbeidslivssenter Sør-Trøndelag Helsetilsynet i Sør-Trøndelag Det er gjennomført et oppstartsmøte med rådmannen. I dette møtet deltok også personalrådgiver. Vi ønsker å gjøre oppmerksom på at tjenesteleder hjemmetjenesten 1 har fungert i sin stilling siden oktober 2009, tjenesteleder hjemmetjenesten 2 siden januar Dokumenter og statistikk som undersøkelsen bygger på, er i stor grad hentet fra Selbu kommune, NAV og øvrige offentlige etater. Vi har i noen tilfeller valgt å sammenligne talldata fra Selbu kommune med andre kommuner. I utvelgelsen av kommuner har vi hatt fokus på å finne kommuner som er sammenlignbare. Kommunene vi har valgt er Klæbu, og Skaun, i tillegg til at vi sammenligner med kommunesektoren totalt og kostragruppe. Valget av kommuner er gjort på bakgrunn av ulike variabler som antall innbyggere, andel av befolkningen som bor i tettsteder, "nabokommuner", kostragruppering og samarbeid i effektiviseringsnettverkene 12. Statistikk og kvalitet på tall er avhengig av en rekke forhold, og tallmaterialet kan gi indikasjoner på en utvikling/forhold, men må ikke oppfattes som absolutte sannheter. I tillegg må vi ta forbehold om mulig feilrapprotering. Revisor gjør oppmerksom på at ulike kilder for tallmateriale kan gi seg utslag i at tallene kan bli noe ulike. Vi vil derfor være tydelige på at vi ikke sammenligner tall fra ulike kilder. Vi gjør også oppmerksom på at tidsperiodene varierer fra tabell til tabell. For å sikre bredest mulig representasjon av ansatte er det i første rekke verneombud, hovedtillitsvalgte og tillitsvalgte for ulike fagforeninger ved hjemmetjenesten som er intervjuet. I tilegg har vi intervjuet ansatte med langtidssykemeldinger. Hensikten med disse intervjuene er å fylle ut informasjon fra øvrige kilder. Bedriftshelsetjenesten, NAV lokalt, 10 KOSTRA (KOmmune-STat-RApportering) er et nasjonalt informasjonssystem som gir styringsinformasjon om kommunal virksomhet 11 Gruppering av kommuner etter folkemengede og økonomiske rammebetingelser. 12 Kommunenettverk for fornyelse og effektivisering. Disse kommunene er i utgangspunktet satt sammen av noenlunde sammenlignbare kommuner på ulike områder - Sykefravær hjemmetjenesten, forebygging, tiltak og oppfølging. 15

16 kontaktperson for NAV arbeidslivssenter Sør-Trøndelag og kommunelege er sentrale aktører i arbeidet for redusert sykefravær og er også intervjuet. Vi har også hatt samtaler med øvrige ansatte ved NAV Arbeidslivssenter Sør-Trøndelag for informasjon, avklaring og bistand. Dette gjelder spesielt på delproblemstilling 4: Kostnader ved sykefravær, hvor de økonomiske beregningene er gjennomført av arbeidslivssentret. I tilknytning til statistikk fra KS har vi hatt kontakt med KS for avklaringer vedrørende tallmaterialets oppdeling, dette er nærmere beskrevet i kapitel 3.2. Revisor har hatt kontakt med Helsetilsynet som gjennomførte tilsyn i Selbu kommune i Alle intervjuene vi har gjennomført er verifisert. I tillegg til en oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor har en prosjektmedarbeider deltatt i prosjektet, og en styringsgruppe på to personer har kvalitetssikret deler av undersøkelsen. 3 Omfanget av sykefravær I dette kapitlet vil vi belyse delproblemstilling 1: Hvordan er omfanget av sykefravær i Selbu kommune. Vi vil vise utviklingen av sykefravær innen ulike sektorer, grupperinger og Selbu kommune som helhet. I tillegg vil vi sammenligne sykefraværet i Selbu kommune med andre kommuner og grupperinger. 3.1 Utvikling i sykefravær Vi starter med å vise en oversikt over utviklingen i legemeldt fravær sammenlignet med kommunal forvaltning totalt kvartalsvis fra 1. kvartal 2006 til og med 4. kvartal Figur 3. Sykefravær Selbu kommune sammenlignet med kommunal forvaltning. Legemeldt. 1. kvartal 2006 til og med 4. kvartal Prosent. 9,00 % 8,00 % 7,00 % 6,00 % 5,00 % 4,00 % 3,00 % 2,00 % 1,00 % 0,00 % 4. kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal 2006 Selbu kommune Kommunal forvaltning Kilde: NAV Som vi ser i figur 3 har det legemeldte sykefraværet i Selbu kommune i løpet av perioden 1. kvartal 2006 til og med 4. kvartal 2009 stort sett vært noe lavere enn i kommunal forvaltning totalt. I 4. kvartal 2009 var fraværet noe høyere i Selbu enn for kommunal forvalting totalt. - Sykefravær hjemmetjenesten, forebygging, tiltak og oppfølging. 16

17 Figur 4: Utvikling i sykefravær innen Helse og sosial og Selbu kommune totalt. Egenmeldt og legemeldt Prosent. 16,0 14,0 12,0 10,0 8,0 6,0 4,0 2,0 0, Kilde: Selbu kommune Selbu Helse og sosial Figuren overfor viser at sykefraværet innen sektor Helse og sosial er høyere enn gjennomsnittet for kommunen totalt. I perioden fra 2007, har sykefraværet vært stabilt i sektoren. For kommunen totalt har sykefraværet økt fra 6,3 prosent i 2005 til 9,4 prosent i I samme perioden har sykefraværet innen Helse og sosial økt fra 7,9 prosent til 12,5 prosent. Fig. 5. Legemeldt sykefravær fordelt per organisatorisk enhet. 1. kvartal 2006 til og med 4. kvartal Prosent. 12,00 % 10,00 % 8,00 % 6,00 % 4,00 % 2,00 % 0,00 % 1. kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal 2009 Kilde. NAV Sektor Bygdautvikling Sektor oppvekst Sektor helse og sosial Sentraladministrasjon Som vi ser fra figuren ovenfor varierer det legemeldte sykefraværet i de ulike sektorene i kommunen. Generelt ser vi at helse og sosial ligger i øvre sjikt når det gjelder sykefraværsprosent. Vi gjør oppmerksom på at utslagene i prosent blir større ved små utvalg. Det er viktig at det blir tatt hensyn til dette i måten vi leser sykefraværsstatistikk på. - Sykefravær hjemmetjenesten, forebygging, tiltak og oppfølging. 17

18 Fig. 6. Fravær for hjemmetjenestene. Egenmeldt og legemeldt Prosent Hjemmetj. 1. Sone 1 Hjemmetj. 1. Sone 2 Hjemmetj. 2. Sone 3 Hjemmetj. 2. Sone 4 Kilde: Selbu kommune Figur 6 viser at fraværet i de ulike sonene i hjemmetjenesten varierer. Revisor oversendte figurene til sektorleder og tjenesteledere i tilknytning til verifisering av referat. Tjenesteleder hjemmetjenesten 2 sier tallene for hjemmetjenesten 2 sone 4 viser ansatte som jobber på avlastningsbolig. I 2008 flyttet brukerne (fra avlastningsboligen) inn i egen bolig med heldøgns omsorgstjenester. Personalet her arbeider i en turnusordning som gir perioder med høy arbeidsintensivitet og lange perioder fri. Kurven for hjemmetjenesten 2 sone 3 viser ansatte på institusjon som ble nedlagt, hvor personal og bruker ble flyttet til bolig. Dette medførte en del utfordringer for både ansatte og brukere og kan forklare økningen i sykefraværet. Vi kommer tilbake til øvrige kommentarer vedrørende årsak til fravær senere i rapporten. Figur 7. Fraværslengde hjemmetjenesten Prosent Hjemmetj. 1. Sone 1 Hjemmetj. 1. Sone 2 Hjemmetj. 2. Sone 3 Hjemmetj. 2. Sone 4 Kilde. Selbu kommune 1-16 dager dager Over 40 dager 13 Bolig Haverneset og avlastning funksjonshemmede opphørte i 2008 og er ikke tatt med i statistikken. Fra 2009 er hjemmetjenesten 2, sone 3, tidligere Nestansr. Hjemmetjenesten 2, sone 4 er tidligere Rødberg og Kvellehaugen. På grunn av omorganiseringer kan dette bildet være noe unyansert. - Sykefravær hjemmetjenesten, forebygging, tiltak og oppfølging. 18

19 Figur 7 viser at i 2009 var kortidsfraværet ved hjemmetjenestene rundt 2 prosent i begge tjenesteområdene. Det totale fraværet var på 14,6 prosent ved hjemmetjenesten 1, sone 1, og 16,5 prosent ved hjemmetjenesten 2, sone 3; og. Ved hjemmetjenesten 1, sone 2 var fraværet på 6,5 prosent; ved hjemmetjenesten 2 sone 4 på 7,1 prosent. Tabell 1. Utvikling i fraværslengde Hjemmetjeneste. Prosent Hjemmetj. 1. Sone dager 2,6 2,0 1,0 2, dager 0,4 0,6 2,1 3,5 Over 40 dager 9,8 19,4 13,6 8,7 Hjemmetj. 1. Sone dager 1,5 2,1 1,7 1, dager 0,9 1,6 1,3 1,1 Over 40 dager 13 5,8 10,3 3,4 Hjemmetj. 2. Sone dager 2,3 2,1 2,8 2, dager 0,5 1,3 0,2 0,7 Over 40 dager 3,6 3,8 7,1 13,7 Hjemmetj. 2. Sone dager 2,2 0,3 3,2 2, dager 1, ,9 Over 40 dager 19,6 17,3 3,5 3,8 Kilde. Selbu kommune Tabell 1 viser utviklingen i fraværslengde i perioden 2006 til 2009 for hjemmetjenesten 1 og Sammenligninger med andre kommuner I dette kapitlet sammenligner vi sykefraværet i Selbu kommune med andre kommuner og grupperinger. Innledningsvis ønsker vi å knytte noen kommentarer til tallmaterialet fra KS vedrørende egenmeldt og legemeldt fravær. Når det gjelder retten til egenmelding er hovedregelen at egenmelding kan brukes i opptil tre kalenderdager fire ganger i løpet av en 12 måneders periode. Som ansatt i en IA-virksomhet, kan man bruke egenmelding i til sammen 24 kalenderdager i løpet av en 12 måneders periode. I statistikk fra KS kategoriseres egenmeldt fravær i egne kolonner. Egenmeldt fravær i KS sine tabeller omfatter imidlertid kun fravær av 1-3 dagers varighet, mens utvidet egenmelding kategoriseres i legemeldt fravær. I oppstartsmøtet ga rådmann og personalrådgiver uttrykk for at tallmaterialet til KS ikke stemmer med kommunens egne tall og NAV sine tall. - Sykefravær hjemmetjenesten, forebygging, tiltak og oppfølging. 19

20 Figur 8: Utvikling av sykefravær. Egenmeldt og legemeldt. 4. kvartal kvartal Kommuner. Prosent. 14,0 12,0 10,0 8,0 6,0 4,0 2,0 0,0 4.kv kv kv kv kv kv kv kv kv kv kv kv Kommuner Skaun Selbu Klæbu Kilde: KS Sammenligninger vi det totale sykefraværet i Selbu kommune med andre kommuner ser vi at sykefraværet i Selbu kommune i perioden 4. kvartal 2005 til 3 kvartal 2009 er høyere i Selbu enn for Skaun kommune. Fram til målingene for perioden 3. kvartal 2008 til 2. kvartal 2009 var sykefraværet i Selbu lavere enn for Klæbu. I perioden etter var fraværet noe høyere i Selbu enn i Klæbu. Figur 9: Utvikling av sykefravær. Egenmeldt. 4. kvartal kvartal Kommuner. Prosent. 1,6 1,4 1,2 1,0 0,8 0,6 0,4 0,2 0,0 4.kv kv kv kv kv kv kv kv kv kv Kommuner Skaun Selbu Klæbu Kilde: KS Ser vi kun på egenmeldt sykefravær for kommunene totalt, er dette lavere i Selbu enn for både Klæbu, Skaun og kommunesektoren totalt. 14 Vi gjør oppmerksom på at tidsintervallene i figuren ikke er like - Sykefravær hjemmetjenesten, forebygging, tiltak og oppfølging. 20

21 Fig. 10. Utvikling i sykefravær PLO. Egenmeldt og legemeldt. 4. kvartal kvartal Kommuner. Prosent 18,0 16,0 14,0 12,0 10,0 8,0 6,0 4,0 2,0 0,0 4.kv kv kv kv kv kv kv kv kv kv kv kv Kilde: KS Kommuner Selbu Klæbu Skaun Gjør vi tilsvarende sammenligninger av det totale sykefraværet innen sektor Pleie og omsorg, ser vi at Selbu i løpet av de siste årene har et høyere fravær enn de andre kommunene og kommunesektoren totalt. Figur 11. Andel fravær av totalt antall årsverk 15. Andel legemeldt sykefravær av totalt antall kommunale årsverk i brukerrettet tjeneste 16. Pleie og omsorg Andel fravær av totalt antall årsverk Andel legemeldt sykefravær av totalt antall kommunale årsverk i brukerrettet tjeneste Kilde: SSB Selbu Klæbu Skaun Snitt kgr. 02 Snitt landet u. Oslo 15 Fravær (legemeldt sykefravær og fødselspermisjoner) sett i forhold til totalt antall avtalte årsverk, alle ansatte. 16 Andel avtalte årsverk av kommunalt ansatt personell med legemeldt sykefravær av totalt antall avtalte årsverk i brukerrettede tjenester i pleie- og omsorgstjenesten. Med brukerrettede tjenester menes arbeid utført av de som jobber direkte med mottakere av helse- og sosialtjenestene i kommunene, samt de som saksbehandler og fatter vedtak om helse- og sosialtjenester - Sykefravær hjemmetjenesten, forebygging, tiltak og oppfølging. 21

22 Figuren over bekrefter det samme inntrykket som figur 9; at Selbu i likhet med Klæbu kommune har et noe høyere sykefravær enn Skaun og andre grupperinger innen pleie og omsorg. 4 Kunnskap om utvikling av, og årsak til fravær I dette kapitlet vil vi ha fokus på hvorvidt arbeidsgiver har kunnskap om utvikling av, og årsaker til sykefravær. Dette er viktige forutsetninger for å kunne sette inn gode tiltak for å kunne forebygge og redusere sykefravær. 4.1 Revisjonskriterier I dette kapitlet redegjør vi for de kriteriene som ligger til grunn for å belyse delproblemstilling Statistikk og måltall for sykefraværet Samarbeidsavtalen viser til at virksomheten skal sette måltall for sykefraværsutviklingen. I veileder for samarbeidsavtalen vises det til at arbeidsgiver plikter å føre fraværsstatistikk. Veileder påpeker at faktiske opplysninger er nyttige for virksomhetens gjennomgang av egne mål og planer og at virksomheten har plikt til å føre fraværsstatistikk Årsak til fravær I samarbeidsavtalen for et inkluderende arbeidsliv påpekes arbeidstakers ansvar. Bant annet skal arbeidstaker opplyse om sykefraværet har sammenheng med arbeidssituasjon. I veileder til samarbeidsavtalen står følgende: Hvis arbeidstaker mener at fraværet er helt eller delvis forårsaket av forhold på arbeidsplassen og i arbeidssituasjonen, er det helt avgjørende at dette blir opplyst til leder/arbeidsgiver slik at man får til forbedringer på arbeidsplassen. Slike opplysninger er viktige uansett om de gis gjennom egenmelding eller ved sykemelding fra lege. Arbeidstaker har plikt til å underrette arbeidsgiver om feil og mangler på arbeidsstedet som kan medføre fare for liv og helse. Forhold som er fraværs- og sykdomsskapende i arbeidslivet må man avdekke og prøve å utbedre. Arbeidstaker kan om ønskelig kontakte tillitsvalgt/verneombud, for å få bistand til å formidle slike forhold. 4.2 Datainnsamling Dette kapitlet omhandler datainnsamling vedrørende delproblemstilling Statistikk og måltall for sykefraværet. Fraværsstatistikk og måltall for sykefraværsarbeidet Samarbeidsavtalen viser til at IA-virksomheter skal føre fraværsstatistikk. Som vi viste til i forrige kapitel, ved at vi brukte tallmateriell i figurer, fører Selbu kommune fraværsstatistikk. Ifølge personalsjef kjøres det ut sykefraværsrapporter som behandles i hvert møte i arbeidsmiljøutvalget (AMU). Den enkelte sektor får den samme rapporten for sitt område med rutine på at sektorsjefene gå inn og se på sykefraværet og kontakter tjenesteledere på de områder der fraværet er høyt. Administrasjonen har hittil bedt om rapporter på langtidsfravær. Gjennom det forsøker de å forsikre seg om at lederne har oversikt og følger opp. De ber også om tilbakemelding om hva som var gjort av oppfølging av enkeltpersoner. Rapportene drøftes i AMU to ganger i året. Sykefravær er også eget punkt i årsmeldinger og tertialrapporter. Sektorsjef sier i intervju at han mottar fraværsstatistikk fra personalavdelinga og kan ta ut denne når det ønskes. De bruker ikke materialet aktivt, men følger utviklingen av - Sykefravær hjemmetjenesten, forebygging, tiltak og oppfølging. 22

23 sykefraværet for sektoren og det enkelte tjenestested. Tjenesteleder hjemmetjenesten 1 sier at der han ser det er trender i oversiktene for sykefravær, så vurderes disse nærmere. Tjenesteleder hjemmetjenesten 2 er ikke kjent med om hun har tilgang til sykefraværsstatistikken, men ser et poeng med å få tilgang til denne. Samarbeidsavtalen viser og til at IA-virksomheter skal sette måltall for fraværsutviklingen, og som vi viste til i forrige kapitel har kommunen tallfestede målsettinger for sykefraværet. Siden periodene hvor målsettingene for sykefravær er over, kan vi fastslå at målet ikke er nådd for noen av periodene: Sykefraværet i Selbu kommune skal reduseres til 6 % innen utgangen av Ser vi på kommunens statistikk for sykefravær i 2009, var sykefraværet på 9,4 prosent. Sykefraværet i helse- og sosialetaten skal reduseres til 7 % innen utgangen av Ser vi på kommunens statistikk for sykefravær i 2009, var sykefraværet i helse og sosial på 12,5 prosent i I oppstartsmøtet sier rådmann at å styre sykefravær etter prosenttall kan være problematisk og at sykefraværet svinger veldig i løpet av en periode. Likeså påpeker rådmann at IA-avtalen innebærer at de har ansatte som øker risiko for sykefravær ved at de skal få tilsatt langt flere med redusert funksjonsevne, øke den reelle pensjonsalderen, omplasseringer av ansatte, tilrettelegging av arbeidsplasser etc Arbeidstakers opplysningsplikt om årsak til sykefravær Mulighet for arbeidsgiver til å få kjennskap til årsak til sykefravær Samarbeidsavtalen viser til at arbeidstaker skal opplyse om sykefraværet har sammenheng med arbeidssituasjon; dette som et grunnlag for forbedringer på arbeidsplassen. Sektorsjef sier de mangler systematisk informasjon for å se på årsaker til sykefraværet. Hjemmetjenesten har en kultur og tradisjon om å synes mye, men det er ofte mangel på dokumentasjon av faktiske forhold. Det blir for lite analyse av ulik dokumentasjon om sykefravær for å finne årsaker, og sette inn riktige tiltak for å redusere sykefraværet. Han ser muligheten for å gå nærmere inn i denne problematikken, og de skal starte et prosjekt som skal se på forholdene mellom vedtak og stillingsressurs for å få frem fakta om hvordan ressurser er i forhold til behov for hjemmetjenesten i kommunen. Medarbeidersamtaler kan være en viktig kilde til å fange opp forhold i arbeidsmiljøet som kan påvirke sykefraværet. I oppstartsmøtet vises det til at det skal gjennomføres medarbeidersamtaler minst en gang i året Sektorsjef sier han har tatt opp dette med tjenestelederne, og at sektor helse og Sosial har rutiner for å gjennomføre medarbeidersamtaler med alle ansatte minimum en gang i året. Tjenesteleder hjemmetjenesten 1 sier at det er en målsetting om å gjennomføre medarbeidersamtale med ansatte i 2010, men at de ikke har begynt med dette arbeidet enda. Ved hjemmetjenesten 2 sier tjenesteleder at at det bør gjennomføres medarbeidersamtaler, men at hun ikke har gjort dette enda. I intervju med ansatte og ansattes representer varierer svarene på om det er gjennomført medarbeidersamtaler fra: aldri i løpet av 22 år, en gang siden 1980, en gang siden år 2000, en gang i løpet av 5 år. Ved en avdeling ble det gjennomført medarbeidersamtale i 2009, en annen avdeling gjennomførte i Flere ga uttrykk for at de er ukjente med om resultatene av medarbeidersamtalene fører til nye tiltak. Trygghet og tillit i forholdet mellom leder og ansatt kan bidra til at arbeidstaker opplyser om årsak til sykefravær. Tjenesteleder hjemmetjenesten 1 sier han har dialog med ansatte og får - Sykefravær hjemmetjenesten, forebygging, tiltak og oppfølging. 23

24 informasjon om årsaker til sykefraværet der dette har sammenheng med arbeidssituasjonen. Tjenesteleder har kommunisert til de ansatte at han har en åpen dør de kan ta opp fraværsproblematikk fortløpende, gjerne før de blir sykmeldt. Tjenesteleders opplevelse er at det er lite fravær som skyldes jobben. Tjenesteleder sier at ansatte tar opp det med arbeidspress i det daglige arbeidet, noe det er lov å si fra om innen husets fire vegger. Noen ansatte gir og uttrykk for at det er greit å si fra om årsak til sykefravær, mens andre sier de opplever terskelen for å rapportere om arbeidsrelatert fravær som høy. Ansatte sier at i noen tilfeller blir det iverksatt tiltak for å bedre på arbeidssituasjon; andre gir uttrykk for det motsatte. På spørsmål om de kan være mer konkret på årsak til fravær sier ansatte at det er slitasje på ansatte, både fysisk og psykisk. Tjenesteleder hjemmetjenesten 2 sier at hun får informasjon om årsaker til sykefraværet fra ansatte, hvis det er arbeidsrelatert, men ofte er det flere årsaker, med sykdom og slitasjeskader, og noen er mer tilbakeholdne med denne informasjonen. I forhold til det å være ny leder sier hun det er viktig å skape tillitsforhold mellom leder og ansatte, noe hun har fokus på. Tjenesteleder har opplevd at tillitsvalgt og verneombud har varslet om at det kan være tilfeller med sykefravær som er relatert til arbeidssituasjonen. Ansatte gir og uttrykk for at det per i dag er greit å si fra om årsak til sykefravær. Tjenesteleder sier videre at for de eldre ansatte er det et stort langtidsfravær. Andel langtidsfravær er stort og årsakene er slitasjeskader. Hun påpeker at lavt korttidsfravær kan ha sin årsak i kulturen og holdningen til egen jobb, samt at arbeidskollegaer får belastningen hvis enkelte er sykmeldt. Tillitsvalgte sier at det ikke har vært behov for å bistå ansatte med å formidle årsak til fravær til nærmeste leder, noe som indikere at det er en åpen kultur og anledning for de ansatte å si fra om dette. Medarbeiderundersøkelser er også en kilde til kartlegging av forhold som kan påvirke sykefraværet. Selbu kommune gjennomfører medarbeiderundersøkelser, og resultat for 2009 ble behandlet i Arbeidsmiljøutvalget (AMU) den I vedtaket vises det til at det skal utarbeides tiltaksplan for hvert enkelt tjenesteområde, og at en slik plan skal angi konkrete tiltak, tidsfrister og gjennomføringsansvar. 4.3 Revisors vurdering IA-virksomheter skal føre fraværsstatistikk og sette måltall for fraværsutviklingen. Selbu kommune har gjort begge deler. Det kan se ut til at statistikkmaterialet kunne blitt brukt mer aktivt på sektor- og tjenestenivå, som en del av et større bilde i et systematisk arbeid for redusert sykefravær. Det er viktig å kjenne årsak til fravær; både for å kunne forebygge og følge opp den enkelte arbeidstaker. De fleste aktører i arbeidslivet viser til at årsak til fravær er et sammensatt problemområde, og å få et utfyllende bilde av årsaksforhold for arbeidsgiver kan være krevende. Vi skal ikke søke å finne nye og utfyllende løsninger i denne rapporten, men som et ledd i dette arbeidet anser vi det som viktig å ha gode og trygge arenaer for arbeidstaker for å kunne være åpen på mulige årsaker. Hvorvidt dette er tilfelle ved hjemmetjenesten er ikke datamaterialet entydig på, men signalene fra de fleste er at det er greit å si fra om årsak til fravær til sin leder. Det bør bemerkes at tjenesteledere har vært ansatt i stillingene i relativt kort tid. Medarbeidersamtaler er en arena hvor forhold som kan berøre sykefravær blir tatt opp. Revisor merker seg at både kommunens ledelse og sektorsjef sier at det skal gjennomføres - Sykefravær hjemmetjenesten, forebygging, tiltak og oppfølging. 24

25 medarbeidersamtaler årlig; intervju med ansatte viser at dette på langt nær er tilfelle. Etter revisors vurdering bør rutiner for, og gjennomføring av medarbeidersamtaler blant annet inngå som et ledd i kartlegging av årsak til sykefravær. At kommunen gjennomfører medarbeiderundersøkelser kan bidra positivt i kartlegging av mulig årsak til sykefravær og resultatene bør etter revisors vurdering inngå i et systematisk arbeid for kartlegging av årsak til sykefravær. Sektorsjef sier de mangler systematisk informasjon om årsak til sykefravær. Etter revisors vurdering er det viktig å etablere rutiner både for innhenting av mulig informasjon og å bruke informasjon i et systematisk arbeid for redusert sykefravær. 5 Har tiltakene fungert - forebygge og redusere sykefravær Dette kapitlet omhandler delproblemstilling 3: I denne problemstillingen vil vi ta utgangspunkt i IA-avtalen og kommunens egne vedtak for å vurdere arbeidet for redusert sykefravær. 5.1 Revisjonskriterier I dette kapitlet redegjør vi for de kriteriene som ligger til grunn for å belyse delproblemstilling 3 som omhandler tiltak for redusert sykefravær Mål og tiltak og forebygging IA-virksomhetene plikter å etablere etterprøvbare aktivitetsmål. Veileder til samarbeidsavtalen viser til at det er arbeidsgivers ansvar å sørge for systematisk samarbeid og dialog med de ansatte om IA-arbeidet for å bidra til et godt arbeidsmiljø. Helse- og sosialetaten i kommunen har følgende målsettinger for reduksjon av sykefravær: Etaten skal ikke ha sykefravær på grunn av skader eller ulykker. Ingen skal bli syk av å jobbe i helse og sosial etaten Sykefraværsoppfølging Veileder til samarbeidsavtalen viser til at virksomheten skal Utarbeide skriftlige rutiner for oppfølging av sykmeldte. Dette skal skje i samarbeid med ansattes representanter og vedtas i evt. samarbeidsfora eks arbeidsmiljøutvalg.. Arbeidsgiver har ansvar for at alle i virksomheten skal gjøres kjent med rutinene og de forpliktelsene som dette innebærer. Utarbeide oppfølgingsplaner for arbeidstakere som har vært helt eller delvis borte fra arbeidet senest innen 6 uker. Gjennomføre dialogmøter innen 12 uker for arbeidstakere som har vært helt borte fra arbeidet. Det vises og til at IA-virksomheter får sin egen kontaktperson i arbeidslivssenteret i sitt fylke og får tilgang på noen økonomiske virkemidler forbeholdt IA-virksomheter. - Sykefravær hjemmetjenesten, forebygging, tiltak og oppfølging. 25