Vi viser til tilsyn i Møre og Romsdal fylkeskommune høsten 2010

Transkript

1 VA Arbeidstilsynet VAR DATOVÅR REFERANSE /14836 DERES DATODERES VÅRE SAKSBEHANDLERE Ann Lovis Haanes tlf Torkell Norheim tlf REFERANSE Møre og Romsdal Fylkeskommune Julsundv MOLDE TILSYNSRAPPORT - VARSEL OM PÅLEGG Vi viser til tilsyn i Møre og Romsdal fylkeskommune høsten 2010 Til stede fra virksomheten: Ifølge lister Til stede fra Arbeidstilsynet: Ann Lovis Haanes og Torkell Norheim. Hensikten med tilsynet Tilsynet er en del av Arbeidstilsynets nasjonale satsning "Arbeid for helse". I forbindelse med satsingen gjennomføres det tilsyn i ulike private og offentlige virksomheter og stiftelser. Arbeidstilsynets hovedmål er å bidra til at virksomhetene forebygger arbeidsrelatert sykdom og skade og arbeider for et sikkert og inkluderende arbeidsliv med trygge tilsettingsforhold og en meningsfylt arbeidssituasjon for den enkelte. Tema for tilsynet er psykososiale og organisatoriske arbeidsmiljøforhold, hovedsakelig regulert i Arbeidsmiljølovens 4-1, 4-2 og 4-3. Analyser viser at arbeidsrelaterte psykiske belastninger og muskel- og skjelettplager har sammenheng med psykososiale og organisatoriske forhold. Årsakssammenhengene er sammensatte. Ved tilsynet ønsker Arbeidstilsynet å ha fokus på virksomhetens arbeid med å skape et godt og inkluderende arbeidsmiljø for arbeidstakerne. Et arbeidsmiljø som er helsefremmede og forebyggende i forhold til sykefravær og utstøting. Målet er et arbeidsmiljø hvor alle ansatte holder seg mest mulig sume og friske, fysisk så vel som psykisk. Det handler altså om i størst mulig grad å fjerne mulige arbeidsrelaterte årsaker til helseplager og sykefravær. Virksomhetens viktigste redskap for å sørge for dette er gjennom utøvelse av systematisk helsemiljø- og sikkerhetsarbeid (HMS-arbeid). For å sikre at hensynet til arbeidstakernes helse, miljø og sikkerhet (HMS) blir ivaretatt skal arbeidsgiver sørge for at det utføres systematisk HMS arbeid på alle plan i virksomheten. Arbeidsgiver skal i samarbeid med arbeidstakerne og deres verneombud (tillitsvalgte) arbeide systematisk og forebyggende med arbeidsmiljøet for på den måten å minimere risikoen for uheldige belastninger. Systematisk HMS-arbeid er å forebygge sykdom ved å redusere risikofaktorene som forårsaker sykdom. Vi hadde derfor følgende fokus under tilsynet: Systematisk HMS-arbeid med kartlegging, risikovurdering, handlingsplan og avvikssystem for organisatoriske og psykososiale faktorer Bruk av bedriftshelsetjeneste (BHT) POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge

2 A 2 Medvirkning, indirekte og direkte Opplæring inkludert faglig og personlig utvikling Emosjonelt belastende arbeid Arbeidsbelastning/ uheldig stressbelastning. Omstilling Konflikter og trakassering, vold og trusler Varsling av kritikkverdige forhold Tilsynsgjennomforingen Arbeidstilsynet hadde i brev av varslet tilsynet og bedt om å få tilsendt virksomhetens HMS-dokumentasjon. Det ble også vedlagt et veiledningsnotat om psykososiale og organisatoriske forhold. Det ble så avholdt et innledende orienteringsmøte 12. oktober. Tilsynet ble deretter gjennomført 2. og 3. november som et gruppeintervju med ledelsen og hovedverneombud i kulturavdelinga og i utdanningsavdelinga på bakgrunn av den innsendte HMS-dokumentasjon og aktivitet. Det ble også samme datoer gjennomført gruppeintervju med et utvalg arbeidstakere i de to avdelingene, og et felles gruppeintervju med ledelse og arbeidstakere i Molde vgs. I tillegg ble det 12.november avholdt et sluttmøte hvor Arbeidstilsynet oppsummerte våre inntrykk så langt i prosessen. Virksomheten fikk ved dette møtet anledning til å komme med oppklarende opplysninger og spørsmål. Arbeidstilsynet har ført tilsyn med to av de fem avdelingene i fylkeskommunen, nemlig kulturavdelinga og utdanningsavdelinga. Det er således ikke ført tilsyn med samferdselsavdelinga, regional- og næringsavdelinga eller tannhelsesektoren med sine fem underliggende distrikt og klinikker, og heller ikke noen av stabene. Det er videre ført tilsyn med en av de 24 videregående skolene som ligger under utdanningssektoren. Formålet med å føre tilsyn med et utvalg av avdelingene er å se på om vi finner avvik som ser ut til å kunne gjøres gjeldende for alle avdelinger, som generelle trekk i HMS-arbeidet. Etter tilsyn i de to avdelingene mener vi å ha funnet noen slike generelle trekk. Når det gjelder Molde vgs. ble den trukket med etter ønske fra personalavdelingen. For Arbeidstilsynet ble hovedhensikten da å se hvordan HMS-arbeidet i en skole fungerer i forhold til hele utdaimingssektoren, men vi har også gjort oss noen tanker om HMS-arbeidet i skolene i og for seg. Vi vil i denne sammenheng også trekke veksler på de tilsyn våre kolleger i Arbeidstilsynet har gjennomført i andre videregående skoler undervisningssektoren er jo den klart største sektoren i fylkeskommunen. Tilsynsrapporten Tilsynsrapporten er inndelt i ulike temaer. Først en kort oppsummering av våre hovedinntrykk i punkter. Så supplerende forhold som er fremkommet. På den bakgrunn har vi vurdert hvordan virksomheten ivaretar kravene til å arbeide systematisk forebyggende med sine risikoområder. For de temaer vi mener at virksomheten har behov for å styrke sitt HMS-arbeid, vises det til lovkrav under begrunnelsen for varsel om pålegg. Tilsynet med en så stor organisasjon som fylkeskommunen kan umulig bli uttømmende. Arbeidstilsynet vil derfor måtte ha et fokus på HMS-systemet, og ikke minst praktiseringen av systemet.

3 A 3 I forhold til de HMS-faktorene som var vårt hovedfokus i tilsynet (se liste pkt. 1-9 foran) fremkom det blant annet at: Systematisk HMS-arbeid med kartlegging, risikovurdering, handlingsplan og avvikssystem for organisatoriske og psykososiale faktorer. Møre og Romsdal fylkeskommune har utviklet et omfattende HMS-system, som ser ut til å gi en dekkende beskrivelse av de aller fleste arbeidsmiljøområder. Det er alltid et dilemma hvor langt man skal gå i å utdype de forskjellige faktorene innenfor HMS-området, og blant annet i sluttmøtet ble problemstillingen reist av representanter fra fylkeskommunen selv, om hvorvidt kompleksiteten i systemet kan bli et hinder for å oppnå en best mulig HMSstandard. Gjennom forhåndsgransking av de utvalgte delene av HMS-systemet som vi fikk tilsendt, har vi ikke funnet grunnlag for å peke på vesentlige mangler i systemet som sådan. I gruppeintervju med partene i to avdelinger har vi imidlertid funnet avvik mellom HMSsystemets beskrivelser og det som ser ut til å være etablert praksis. Dette gir selvfølgelig ingen uttømmende beskrivelse av avvik på alle nivå i fylkeskommunen, men tjener til å illustrere hvordan systemet praktiseres. De avvikene vi har funnet vil tjene som begrunnelse for å stille krav på generelt grunnlag, men vi vil også konkret behandle de avvikene vi har funnet. Vi vil kommentere dette nærmere i avsnittet om avvik. Bruk av bedriftshelsetjeneste (BHT) Bruk av bedriftshelsetjeneste har ikke vært noe sentralt tema i tilsynet fordi fylkeskommunen ikke har hatt en avtale om bedriftshelsetjeneste for alle før i den aller seneste tiden. Det er nå inngått avtale om BHT med Hjelp24 BHT og vi kunne fastslå at to representanter derfra deltok på sluttmøtet, og derfor til en viss grad vil ha fått en innføring i de aktuelle problemstillingene fra tilsynene. Vi legger til grunn at partene her i samarbeid vil komme frem til planer og etter hvert rapporter om bedriftshelsetjenestens arbeid, i tråd med forskriftskrav. Medvirkning, indirekte og direkte Medvirkning har vært tema, særlig i samtalene med arbeidstakerne. Vi har fått et litt blandet inntrykk: Alle arbeidstakere gir uttrykk for at de har god medvirkning i forhold til egne oppgaver, og slik sett har god styring på sin hverdag. I forhold til omstilling mener de fleste også at de har blitt trukket med i prosessene, og at man i de fleste tilfeller har brukt god tid på å gjennomføre omstillinger. Vi er mer usikre på hvordan vi skal oppfatte medvirkning i forhold til HMS-arbeid. Opplæring inkludert faglig og personlig utvikling Alle aktuelle parter har så vidt vi har oppfattet, gjennomgått den lovpålagte HMSopplæringen - det gjelder både ledere og verneombud, og slik opplæring avholdes også regelmessig. Når det gjelder faglig og personlig utvikling, så er det et omfattende tema med nærmest

4 I A 4 grenseløse forventninger og ønsker i f. t. kurs og faglig oppdatering. I våre samtaler har vi ikke møtt synspunkter som gir uttrykk for at mangelfull faglig og personlig utvikling er et alvorlig HMS-problem. Emosjonelt belastende arbeid. Med emosjonelt arbeid menes i denne sammenhengen kontakt med pasienter, klienter o. 1. der saksbehandlerens deltagelse i deres problemer blir en emosjonell belastning. I denne sammenhengen kan man kanskje tenke seg elever som en gruppe der dette er utbredt, selv om alle saksbehandlere i enkelttilfeller kan komme opp i slike situasjoner. Gjennom våre samtaler har vi ikke fanget opp at slikt emosjonelt belastende arbeid oppleves som en vesentlig arbeidsmiljøbelastning. Arbeidsbelastning/ uheldig stressbelastning. For stor arbeidsbelastning ble fremstilt som et utbredt problemområde som ble beskrevet av et flertall både av ledere og arbeidstakerrepresentanter. Nå er det slik at høye krav ofte kan oppleves som en stimulans i arbeidet. Muligheten til f. eks. å føre et krevende prosjekt til avslutning med større eller mindre grad av suksess gir en opplevelse av mestring som oppleves positivt. Når man derimot aldri ser enden på arbeidet, og opplever at man hele tiden er på etterskudd, og kanskje heller ikke opplever lederstøtte eller ser resultater, kan tidspresset utgjøre en uheldig stressbelastning i en grad som kan være helseskadelig. Mange av medarbeiderne som uttalte seg om arbeidsbelastning var nok av den kategorien som opplevde at de mestret sitt arbeidspress, men samtidig mente flere at de så medarbeidere som var slitne og hadde en arbeidsbelastning som kunne være helseskadelig. Omstilling Dagens arbeidsliv krever mer eller mindre kontinuerlig omstillinger. Som omtalt i punkt 3 har de fleste en oppfatning av at man i rimelig grad blir trukket med i omstillingsprosessene, og at det blir brukt nok tid på gjennomføringen av dem. Konflikter og trakassering, vold og trusler Det er ikke i våre samtaler med partene kommet frem funn som tyder på at fylkeskommunens arbeidsmiljø er belastet med forhold som mobbing/trakassering eller vold og trusler. Varsling av kritikkverdige forhold Fokuset på varsling av kritikkverdige forhold, og i forlengelse av det, beskyttelse mot gjengjeldelse ved varsling bygger på en ny bestemmelse i arbeidsmiljølovens 2-4 og 2-5. Det har ikke vært fokus på dette forholdet under tilsynene. Som det fremgår av ovenstående gjennomgang har vi ikke gjort mange alvorlige funn i fylkeskommunen. Det som likevel kan være alvorlig er at den praktiseringen av HMS-systemet vi har funnet (jfr. pkt 1, og nedenfor) kan tilsløre faktiske arbeidsmiljøproblem, fordi systemet ikke fanger opp avvik på en slik måte som forutsatt. Vi vil derfor først gå inn på punkt 1 om systematisk HMS-arbeid med kartlegging, risikovurdering, handlingsplan og avvikssystem for organisatoriske og psykososiale faktorer, og beskrive de funnene vi har gjort i forhold til dette.

5 I A 5 Det overordnede inntrykket av fylkeskommunens HMS-arbeid er at det til dels gjennomføres som et pliktløp og at lokale tilpasninger som nedprioriterer omfanget av HMS-arbeidet får lov å utvikle seg. Det innebærer at man ikke på noe nivå stiller systemkritiske spørsmål, og åpenbare systemavvik forblir ukommenterte. Bakgrunnen for et svakt engasjement kan selvfølgelig være at man over tid ikke har sett de store utfordringene i HMS-sammenheng, noe som kan tolkers som et godt tegn. Det fremmer likevel ikke HMS-arbeidet å ta et godt arbeidsmiljø for gitt. Det er i "fredstid" man kan bygge opp et betryggende system når det stormer i en enhet er det for sent å innføre systemer og prosedyrer. Det var likevel ikke slik at ingenting ble gjort eller registrert i HMS-arbeidet, og det forelå avviksregistreringer og tiltaksbeskrivelser. På det området som dette tilsynet omfatter, nemlig det organisatoriske og psykososiale så det ut til ikke i særlig grad å være kultur for å ta opp og håndtere denne type problemer. En del problemer blir likevel tatt opp og behandlet, men det skjer i stor grad ad hoc, uten at det i særlig grad blir dokumentert. Det fremgår altså av det ovenstående at etter Arbeidstilsynets oppfatning har fylkeskommunen et godt nok dekkende system for HMS, men at praktiseringen av det ikke står i forhold til systemets omfang. Arbeidstilsynet har likevel ikke som mål å finne ethvert stort eller lite brudd på regelverk og system, men vi vil i første rekke påpeke de forhold som etter vårt skjønn har størst betydning for arbeidsmiljøet i fylkeskommunen. Gangen i HMS-arbeidet slik det er beskrevet: Vi har oppfattet at fylkeskommunen i sitt HMS-system har beskrevet at gangen i HMS-arbeidet stort sett skal fungere på følgende måte: Det foreligger ulike verktøy for kartlegging som er tilgjengelig for avdelingene. I systembeskrivelsen har vi funnet noen ulike sjekklister for kartlegging av det fysiske arbeidsmiljøet. Videre har vi fått dokumentet Kvalitetssikring av det mellommenneskelige arbeidsmiljøet. Videre har vi funnet en hendingsrapport for avviksmelding og -behandling, selv om dette ikke var etterspurt fra vår side. Vi har videre oppfattet at resultatene fra bruk av disse verktøyene skal foreligge i hver avdeling sin arbeidsbok. Her skal føringer for arbeidet i den enkelte avdeling legges. Alle avvik skal håndteres på lavest mulig nivå, og bare uløste avvik skal bringes videre til nivået over. Som et ledd i å kvalitetssikre det mellommenneskelige arbeidsmiljøet gjennomføres i følge retningslinjen en årlig spørreundersøkelse av typen Quest-back, som er en anonym PC-basert spørreundersøkelse. Resultater av undersøkelsen skal presenteres, evt. sammenlignes med tidligere resultat og drøftes i avdelingene. Alle avdelingene skal levere sine årsrapporter, som danner grunnlaget for fylkeskommunens årsrapport. Det er også behov for å si noe om medarbeidersamtaler. Medarbeidersamtaler er egentlig et ledelsesverktøy, og så vidt vi har oppfattet egentlig ikke en del av HMS-systemet. Når vi likevel tar det med her, så er det fordi det refereres til medarbeidersamtalene som en viktig del av det faktiske HMS-arbeidet i avdelingene. Gangen i HMS-arbeidet slik det faktisk har fremstått under tilsynene.

6 VA VÅR REFERANSE 6 Som vi allerede har påpekt, har etter vår oppfatning fylkeskommunen et dekkende system for HMS, men med svakheter i gjennomføringen. I det følgende vil vi beskrive de svakhetene vi har funnet. Det er ikke uten videre gitt at alle de beskrevne forholdene her skal betraktes som konkrete avvik, men vi ser et poeng i å gi en gjennomgående beskrivelse av funnene, for sammenhengens skyld. Noen av svakhetene er spesifikke for hver av avdelingene, mens noen er mer allmenngyldige: Årsrapport 2009: I kapitlet om systematisk HMS-arbeid fremstiller fylkeskommunen selv ett av de viktigste avvikene: Mens 35 av 39 driftsenheter har gjennomført en form for kartlegging, mangler 15 av 39 en handlingsplan, og 13 enheter mangler en oppdatert arbeidsbok, som er det lokale verktøyet for gjennomføring av tiltak. Det forteller at mange ikke komme videre fra kartleggingsstadiet. Fylkesdirektøren sine fem HMS-mål: I f. t. HMS-mål 1 om ett årlig tiltak for å bedre det mellommenneskelige arbeidsmiljøet registrerer man høy måloppnåelse, men antyder selv at det kan ha skjedd uten kartlegging. HMS-mål 2 om omstilling har også en høy grad av måloppnåelse, uten at man finner noe mer om hvordan de aktivitetene som ligger til grunn for måloppnåelsen har påvirket arbeidsmiljøet. HMS-mål 3 er en presisering av det som nå følger av folketrygdloven om oppfølging av sykdom, og HMS-mål 4 omhandler også sykefravær, og med høy måloppnåelse. HMS-mål 5 omhandler risikovurdering av ulykkesrisiko. Arbeidstilsynet er usikker på hvilken vekt vi skal legge på rapporteringen av HMSmålene. Vi oppfatter det som at dette er en overordnet rapportering av aktivitet som har foregått lenger nede i organisasjonen - på avdelinger og sektorer. Det kan imidlertid stilles spørsmål ved om den rapporterte måloppnåelsen reflekterer faktisk aktivitet. Bakgrunnen for spørsmålet er at en så stor aktivitet som tallene antyder skulle generere betydelige resultater av blandet art, men de få eksemplene i rapporten viser ikke det. Hvis dette bare er ment som illustrerende eksempler, så skulle aktivitetene være sporbare i avdelingene, men også her er det vanskelig å se sammenhengen mellom årsrapporten og arbeidsboken i den enkelte avdeling. Arbeidsbok. I avviksdelen av rapporten vises en del avvik, men det er vanskelig å få øye på iverksatte tiltak i forhold til avvikene. Vi legger da til grunn at de avvikene som er rapportert inn fra avdelingene er slike som avdelingene ikke selv har funnet mulighet til å løse innenfor avdelingenes rammer. Man skulle derfor ventet seg at ansvar for å saksbehandle disse avvikene lå til det overordnede nivået, enten ved budsjettinnspill eller ved å iverksette konkrete tiltak, men det fremgår ikke av årsrapporten. Vi har altså som utgangspunkt at i arbeidsboka skal vi finne alle kartlegginger, handlingsplaner, tiltak osv, som er foretatt på "lavest mulig nivå" - med andre ord de forhold som ikke er rapportert oppover og som ikke er kommet med i "Årsrapport 2009". I dokumentet "Helse - miljø - sikkerhet" fant vi en nærmere beskrivelse av HMSarbeidsboka. Arbeidsboka var ikke en del av den dokumentasjonen vi i utgangspunktet

7 I 7 mottok før tilsynene, men på forespørsel har vi fått arbeidsbøkene for kultur- og utdanningsavdelingen. Her fant vi følgende resultater: Kulturavdelinga: Så vidt vi kan se, er det tre aktuelle tiltak i arbeidsboka til kulturavdelinga, nemlig medarbeider- og utviklingssamtale og personalseminar om relasjonskompetanse for lederne i avdelinga, og sosiale møteplasser gjennom året for alle. Gjennom samtalene i tilsynet er det fremkommet at avdelingen bruker medarbeiderog utviklingssamtale som sitt verktøy i kartlegging av mellommenneskelig arbeidsmiljø. Vi har kommentert på at selv om disse samtalene sikkert kan bringe frem forhold som er relevante også i HMS-sammenheng, så er de egentlig et styringsverktøy der samtalene er konfidensielle mellom leder og ansatt, og på den måten kommer ikke evt. avvik til syne som kan bli behandlet i HMS-sammenheng. Det er derfor i tillegg behov for andre metoder som kan settes inn i en HMSsammenheng, noe som også ble bekreftet av utsagn om at avdelingen er på jakt etter bedre verktøy. Vi finner derfor egentlig ingen dokumentasjon på kartlegging av mellommenneskelige forhold, og følgelig ingen handlingsplan som kan tidfestes og følges opp. Det er likevel positivt at avdelingen har fokus på temaet. Utdanningsavdelinga: Vi har under tilsynet i utdanningsavdelinga fått overlevert det som ser ut som resultatet av et Quest-back-spørreskjema, men ikke noen egentlig arbeidsbok. Det ble imidlertid beskrevet som arbeidsboken. Vi kan ikke se at dette er en arbeidsbok slik det er forutsetningen i systembeskrivelsen. Kvalitetssikring av det mellommenneskelige arbeidsmiljøet. Dette dokumentet er en del av oversendelsen fra fylkeskommunen før tilsynet. Her beskrives arbeidsmåten og koblingen mot HMS-systemet. Etter dette skal kartlegging ligge i kapittel 3, handlingsplanen ligge i kapittel 4 og rapportering i kapittel 5 i arbeidsboka. Det gjør det ikke i noen av de avdelingene hvor vi har hatt tilsyn. På denne måten blir det ingen kvalitetssikring av det mellommenneskelige arbeidsmiljøet selv om spørreundersøkelsen er gjennomført, fordi det ikke foreligger verken tidfestet handlingsplan eller rapportering av gjennomførte tiltak. Konkrete funn. Tidspress. Tidspress behøver som nevnt ikke være en negativ arbeidsmiljøfaktor. Store utfordringer i en avgrenset periode kan gi en god mestringsfølelse. Tidspress blir en negativ belastning når oppgavene blir altomfattende uten noen ende, man aldri kommer a jour og opplever stress i forhold til krav som blir stilt. Tidspress blir beskrevet for oss som omfattende. For en stor del tror vi det handler om autonome medarbeidere som har styring og kontroll på sine oppgaver, noe som dermed trolig blir en positiv opplevelse. Selv om ingen direkte gir uttrykk for at de har en negativ arbeidsbelastning, så er det flere både av ledere og arbeidstakere som rapporterer om kolleger som de ser sliter med sitt arbeidspress.

8 VA 8 Dataproblemer. Problemene med IKT-tj enestene er mer enn velkjent for de aller fleste. Dette er en uvanlig stor frustrasjonskilde for svært mange, og som har pågått i lang tid. Det er neppe behov for å kartlegge frustrasjonen, men problemet er at forholdet oppfattes som et teknisk problem, og ikke som en arbeidsmiljøbelastning. Det medfører at problemene ikke har blitt registrert som et arbeidsmiljøavvik og behandlet deretter, noe som kan ha medført at problemene har fått vare lenger enn de ellers ville ha gjort, og/eller at nødvendige kriseløsninger ikke blir iverksatt. Ansvarslinjer i utdanningsavdelingen. Det er gitt uttrykk for at organiseringen i utdanningsavdelingen er uklar. Det er i utgangspunktet slik at fylkesutdanningssjefen som øverste leder har ansvaret for hele sektoren. Men så er det slik at personalavdelingen utøver ansvaret for skolene på vegne av fylkesutdanningssjefen, mens leder for administrasjonsstaben har ansvaret for HMS-arbeidet i utdanningsavdelinga. Her er det egentlig tre mulige ansvarspersoner å forholde seg til, og det blir gitt uttrykk for at måten ansvarsfordelingen blir praktisert på skaper usikkerhet om hvem man skal forholde seg til. Det kan se ut som om fylkesutdanningssjefen i stor grad har delegert dette ansvaret over til underliggende instanser. Forholdene med tidspress og dataproblemer er ikke tatt med fordi vi mener at disse forholdene er behandlet på en dårlig måte. Det illustrerer etter vårt syn heller at HMS-systemet ikke tas i bruk for å behandle reelle arbeidsmiljøproblemer, og at HMS-arbeidet i noen sammenhenger blir en symbolfunksjon frikoblet fra virkelige hendelser i hverdagen, og blir gjennomført mer eller mindre som et pliktløp. Andre forhold i sentraladministrasjonen Verneombudsarbeid blir nedprioritert på grunn av manglende tidsressurser. I sammenheng med diskusjoner om balanse mellom oppgaver og ressurser, gir flere uttrykk for at de må nedprioritere verneombudsoppgavene for å mestre sine faglige utfordringer. Systemet for avviksregistrering ser ut til å være ukjent for de fleste. Vi har i de fleste gruppesamtalene etterlyst bruk av avviksmeldinger, men svært få hadde kunnskap om at dette i det hele tatt fantes, og enda færre hadde brukt avvikssystemet. Vi fant heller ikke spor av avviksmeldinger eller -behandling i HMS-systemet. Årsrapport 2009 initierer ingen tiltak, og det er vanskelig å forstå hvilke tiltak årsrapporten er ment å skulle peke mot. Handlingsplanen i kulturavdelinga har ingen tidsfrist Situasjonen i skolene. Som nevnt innledningsvis er det bare ført tilsyn med énvideregående skole av i alt 24 skoler. Formålet med tilsynet i Molde vgs. var i utgangspunktet å se på hvordan forholdet mellom utdanningssektoren og de videregående skolene fungerte. Selv om vi har gjort observasjoner av dette i forhold til Molde vgs, så kan det være et noe spinkelt grunnlag å trekke vidtrekkende konklusjoner på. Vi synes likevel vi har sett konturene av enkelte forhold, og vi har derfor brukt våre kollegers tilsyn i ulike videregående skoler som kilder til ytterligere kunnskap om forholdet til overordnet enhet.

9 / A 9 Det er fra fylkeskommunens side sterkt presisert at de videregående skolene i styringssammenheng og dermed også i HMS-sammenheng har en særdeles autonom rolle. Det ligger også i sakens natur at så perifert plasserte "satelitter" ikke har et ensartet mønster for hvilke saker som er mest aktuelle, og at det derved er behov for en viss grad av autonomi. Det er også sagt at fylkesutdanningssjefen bare ønsker "problemsaker" på sitt bord. Vi legger likevel til grunn at skolene er underlagt den samme HMS-håndboka, og at man bruker den samme verktøykassa som resten av fylkeskommunen, og at ulikhetene ligger i hvilke saker man velger å sette fokus på. Vi har derfor i våre undersøkelser av skolenes metoder valgt å legge vekt på arbeidsboka, dokumentet Kvalitetssikring av det mellommenneskelige arbeidsmiljøet, årlig rapport til fylkesutdanningssjefen v/personalavdelinga, og tilbakemelding til skolene. Sistnevnte punkt er tatt med for å undersøke om autonomien til skolene bidrar til en passivisering, ved at resultater ikke blir etterspurt, og om avvik i skolene får bestå uten å bli fanget opp av det systematiske HMSarbeidet. Vi har derfor gått gjennom tilsynsrapporter fra Molde vgs, Fannefjord vgs, Kristiansund vgs, Romsdal vgs, Spjelkavik vgs og Atlanten vgs fra de siste årene (tilbake til 2006). Dette er ingen uttømmende gransking, men vi ser at tilsynene i de forskj ellige skolene har hatt oppe tema som helt klart burde kvalifisere til en nærmere oppfølging. Vi har da lagt til grunn at de fleste tema som har med det psykososiale og organisatoriske arbeidsmiljø bør være aktuelle for en oppfølging fra noen som ikke har for stor nærhet til og ansvar for slike saker, slik som rektor/ledelse ved skolen lett kan få. Vi mener med andre ord at når det gjelder de organisatoriske og mellommenneskelige forholdene er det behov for en videre prøving ut over rektors kompetanse. Med kompetanse mener vi her både en faglig kompetanse, og en viss avstand til forholdene. Det har vært eksempler på at særlig den manglende avstanden har medført at forhold ikke tidsnok har kommet til overflaten. Det som har vært påpekt fra vår side i tidligere tilsyn har bl. a. vært manglende rutiner for konflikter og forebygging av vold og trusler, manglende kartlegging og handlingsplaner i f. t. organisatoriske og psykososiale forhold, kartlegginger som ikke blir fulgt opp, ansatte som ikke opplever seg sett og hørt. Vi vil understreke at dette er saker vi har funnet etter en overfladisk gjennomgang, og som ikke behøver å være graverende på noen måte. Poenget er at det er saker hvor den enkelte rektor/leder bør ha en avlastning på grunn av at vedkommende som leder ofte kan få for stor nærhet til slike saker. I et fungerende HMS-system burde denne typen saker bli funnet igjen til behandling på nivået over, det vil si hos fylkesutdanningssjefen, selv om bare "problemsaker" er ment å skulle ende på hans bord. Vi har altså ikke funnet spor av slike saker i dokumentasjonen fra utdanningsavdelingen, og det reiser spørsmål om hvorvidt "doktrinen" med at bare "problemsaker" skal inn til det overordnede nivået sikrer en forsvarlig systematisk behandling i tråd med internkontrollforskriftens bestemmelser, spesielt i forhold til saker av organisatorisk og psykososial karakter. Begrunnelse for pålegg

10 / A 10 I henhold til Forskrift om systematisk HMS-arbeid i virksomheter 5.2, pkt. 6 plikter virksomheten å kartlegge farer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene. Virksomheten har kartlagt en del av de farer og risiko som finnes i virksomheten gjennom bl. a. avviksregistrering, medarbeidersamtaler, Quest-back spørreundersøkelser osv., men kartleggingen står ikke i forhold til de problemområder som er avdekket gjennom tilsyn ved at kvalitetssikring av det mellommenneskelige arbeidsmiljøet ikke er risikovurdert på en slik måte som beskrevet i virksomhetens HMS-system, og sentrale problemer som tidspress og dataproblemer ikke er kartlagt. Det foreligger heller ikke tidfestede handlingsplaner som står i forhold til de avdekkede problemområdene, ved at det ikke er utarbeidet arbeidsbok i avdelingene som står i forhold til problemområdene, slik det er beskrevet i virksomhetens HMS-system. I henhold til Forskrift om systematisk HMS-arbeid i virksomheter 5.2, pkt. 8 plikter virksomheten å foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt. Virksomheten har ikke dokumentert systematisk overvåking av at den enkelte avdelingens arbeidsbok blir fulgt opp i tråd med virksomhetens HMS-system. Virksomheten har heller ikke overvåking av skolenes rapportering av organisatoriske og psykososiale forhold i tråd med virksomhetens HMS-system. Forhold i den sentrale årsrapportering er heller ikke fulgt opp med tidsfestet handlingsplan eller tiltak. I henhold til arbeidsmiljølovens 4-1 (2) skal bl. a arbeidet legges slik til rette at arbeidstakerne ikke utsettes for uheldige fysiske eller psykiske belastninger. I henhold til Forskrift om systematisk HMS-arbeid i virksomheter 5.2, pkt 6 plikter virksomheten å kartlegge farer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene. Virksomheten har ikke lagt frem handlingsplaner eller iverksatt tiltak i forhold til de avdekkede problemområdene. I henhold til Forskrift om systematisk HMS-arbeid i virksomheter 5.2, pkt 8 skal virksomheten foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt. Virksomheten har ikke kontroll med at de organisatoriske og psykososiale forholdene i sentraladministrasjonen og i skolene kommer til nødvendig behandling i virksomhetens HMS-system. Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 første og sjette ledd. På bakgrunn av det ovennevnte vurderer vi å gi følgende pålegg: 1. Virksomheten må kartlegge og risikovurdere de organisatoriske og psykososiale forholdene i sentraladministrasjonen i tråd med virksomhetens HMS-system. Hjemmel for pålegget er Forskrift om systematisk HMS-arbeid i virksomheter 5.2, pkt. 6.

11 I A 11 Pålegget anses som oppfylt når virksomheten legger frem en risikovurdering av resultatene fra Quest-back-undersøkelsen for avdelingene i sentraladministrasjonen. Tidsfrist for gjennomføring av pålegget: Virksomheten må kartlegge omfanget av helseskadelig tidspress i hele organisasjonen. Hjemmel for pålegget er Forskrift om systematisk HMS-arbeid i virksomheter 5.2, pkt. 6 Tidsfrist for gjennomføring av pålegget: Pålegget anses oppfylt når resultater av kartleggingen av tidspress legges frem. Virksomheten må videre utarbeide og legge frem tidfestede handlingsplaner og påfølgende tiltak for å håndtere de avdekkede risikoforholdene nevnt i pålegg log 2. Hjemmel for pålegget er Forskrift om systematisk HMS-arbeid i virksomheter 5.2, pkt. 6. Tidsfrist for gjennomføring av pålegget: Virksomheten må sørge for et system for overvåking av at de organisatoriske og psykososiale forholdene i de ulike enhetene blir håndtert i tråd med virksomhetens HMSsystem. Hjemmel for pålegget er Forskrift om systematisk HMS-arbeid i virksomheter 5.2, pkt. 8. Tidsfrist for gjennomføring av pålegget: Pålegget anses som oppfylt når virksomheten legger frem beskrivelse av et system som sikrer at forhold av organisatorisk og psykososial karakter fra arbeidsbøker og årsrapport for sentraladministrasjonen og alle skolene blir kompetansemessig vurdert av fylkesnivået, og deretter risikovurdert og videreført til handlingsplaner og iverksatte tiltak i tråd med virksomhetens HMS-system. Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om skriftlig tilbakemelding senest Hører vi ikke noe fra virksomheten innen fristen, vil vi gi pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Kopi av denne tilsynsrapporten distribueres til hovedverneombud og en representant for hver av de deltagende organisasjonene, og vi forutsetter at disse videredistribuerer rapporten til sine underliggende enheter og deltagere i tilsynene. Tilstedelister vedlegges rapporten.

12 / A 12 Vi ber om at vårt referansenummer 2010/14836 oppgis ved svar. Med hilsen Arbeidstilsynet Midt-Norge Inger Marie Seth tilsynsleder Torkell Norheim (sign.) rådgiver (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Vedlegg: Tilstedelister Kopi til: Fylkes-HVO Stein Ove Lianes Borgund vgs., 6011 ÅLES Yrkesskolevn 20 UND HVO sentraladministrasjonen Lene T. Mordal Fylkes-HTV Utdanningsforbundet Ole Bjørn Helberg PlasstiIlitsvalgt Fagforbundet Anniken 11. Pedersen

13 TILSTEDELISTE TILSYN FYLKESKOMMUNEN HØSTEN 2010 Dato: 12. oktober 2010 Virksomhet Innledende møte Dag Lervik Richard Muller Morten Larsen Stein Ove Lianes Ole Bjørn Helberg Viggo Jordahl Oddgeir Overå Line S. Hjelle Øivind Schanke Lene Torgersen Mordal Personalsjef Rådgiver Rådgiver FylkesHVO Fylkes-HTV Utdanningsforbundet Fagforbundet Ass. rektor Molde vgs Leiar adm.stab utdanningsavd. HMS-koord. Kst. ass. fylkeskultursjef HVO sentraladm/vo Kulturavdelinga

14 - side 2 - TILSTEDELISTE TILSYN FYLKESKOMMUNEN HØSTEN 2010 Dato: Virksomhet 3. november 2010 Molde v s, ledelse o arbeidstakere Leif Terje Bergseth Tillitsvalgt Utdanningsforbundet Rolf Strand Tidligere hovedverneombud til Kirsti M. Oterhals HMS-ansvarlig Molde vgs. Thorbjørn Myhre Lene T. Mordal Rektor Molde vgs HVO sentraladm. Arne Brevik HVO Molde vgs fra Stein Ove Lianes Fylkes-HVO

15 - side 3 - TILSTEDELISTE TILSYN FYLKESKOMMUNEN HØSTEN 2010 Dato: Virksomhet 3. november 2010 Utdannin savdelin a, ledelse Melvin Tornes Sverre Hollen Anita Steinbru Inger Anita Sjømæling Lene T. Mordal Jane A. Aspen Line S. Hjelle Per Hoem Leiar økonomistab Ass. fylkesutdanningssjef Seksjnsleiar regional kompetanseutv. Seksjonsleiar fag- og yrkesopplæring HVO sentraladm. Seksjonsleiar inntak og formidling Leiar administrasjonsstab Fylkesutdanningssjef

16 - side 4 - TILSTEDELISTE TILSYN FYLKESKOMMUNEN HØSTEN 2010 Dato: 3. november 2010 Virksomhet Utdannin savdelin a arbeidstakere Laila H.T. Nielsen Konsulent Venke Sandvik Konsulent Kristin Glæstad Vonheim Rådgiver John Steinar Skomsø Rådgiver Anton Iversen Rådgiver verneombud Lene T. Mordal HVO sentraladministrasjonen Anniken H. Pedersen Kons./plasstillitsvalgt Fagforbundet Ruth E. Aure Konsulent adm Wenche Malo Windstad Rådgiver

17 - side 5 - TILSTEDELISTE TILSYN FYLKESKOMMUNEN HØSTEN 2010 Dato: Virksomhet 2. november 2010 Kulturavdelin a arbeidstakere Lene Torgersen Mordal Petter Ervik Jenset Kari Anne Sølvik Hanne Brakstad VO Kulturavdelinga Ansatt kulturavdelinga Rådgivar kulturformidling Rådgiver/organisasjonsrepresentant Christ Allan Sylte Kulturavdelinga bygningsantikvar Vidar Kursetgjerde Inger Lise Aarseth Fylkesbiblioteket Fyikesbiblioteket Toril Eliassen Rusten Konsulent driftsseksjonen (utvalgssekretær) Kjersti Dahl Rådgiver kulturvern

18 - side 6 - TILSTEDELISTE TILSYN FYLKESKOMMUNEN HØSTEN 2010 Dato: 2. november 2010 Virksomhet Kulturavdelin a ledelse Lene Torgersen Mordal HVO sentraladm/vo Kulturavdelinga Bjørn Ringstad Fylkeskonservator Hilde Hernes Hovland Kontorsjef Ellen Kristin Molvær Fylkesbiblioteksjef Johild Kosberg Bredin Kst. fagsjef kulturformidling Øivind Schanke Kst. ass. fylkeskultursjef Arvid Blindheim Fylkeskultursjef

19 - side 7 - TILSTEDELISTE TILSYN FYLKESKOMMUNEN HØSTEN 2010 Dato: 12. november 2010 Virksomhet Sluttmøte hele f Ikeskommunen Anders Høe Venke Dale Lene Torgersen Mordal Ole Bjørn Helberg Arne Brevik Øivind Schanke Arvid Blindheim Stein Ove Lianes Thorbjørn Myhre Anton Iversen Richard Muller Line S. Hjelle Sverre Hollen Morten Larsen Hjelp 24 Hjelp 24 HVO sentraladm/vo Kulturavdelinga Utdanningsforbundet HTV-F HVO Molde vgs Kst. ass. fylkeskultursjef Fylkeskultursjef Fylkes-HVO Rektor Molde vgs. Verneombud utdanningsavdelinga Rådgiver personalseksjonen Leiar adm.stab utdanningsavdelinga Ass. fylkesutdanningssjef Rådgivar personalseksjonen