TILBYDERKONFERANSE «Online bookingsystem»

Transkript

1 TILBYDERKONFERANSE «Online bookingsystem»

2 Program Mål og hensikt med løsningen v/ Dag Johnsrud (Kulturetaten) Digitale innbyggertjenester i Oslo kommune v/ Torbjørn Moen (PFF / byrådsavd. for finans) Gjennomføring av anskaffelsen v/ Solveig Dale (Kulturetaten) Spørsmål 2

3 Anskaffelse online bookingsystem Kulturetaten eier prosjektet Gjennomføres i samarbeid med Bydelene Sagene og Bjerke Finansiering via Oslo kommunes incentivordning (som del av program elektroniske tjenester) 3

4 Bibliotek Kultureiendommer Kulturutvikling Kunst Kulturetaten Byarkiv og formidling 4

5 Online bookingsystemet - skjematisk 5

6 Overordnet mål for online bookingsystem Bidra til økt tilgjengelighet for innbyggere, organisasjoner og næringsliv til kommunens utleieobjekter Redusere behov for å bygge nye utleielokaler Systemet skal være den primære kanalen for dialog mellom innbyggere, organisasjoner og næringsliv i alle faser av prosessen, herunder bestilling av tilleggstjenester Bidra til å rasjonalisere arbeidsprosessene hos virksomhetene i alle faser av utleieprosessen. Primært online betaling eller betalingsterminal, men må også kunne overføre kunde- og fakturainformasjon til økonomisystemet (Agresso) Mulighet for integrasjon mot adgangskontrollsystem 6

7 Hva Oslo kommune har et bredt tilbud av utleielokaler og tjenester i tilknytting til disse. Eksempel på lokaler er: Øvingshotellet, Popsenteret, bibliotekfilialer, kulturhistoriske bygg, selskapslokaler, klasserom, gymnastikksaler og idrettshaller. Eksempel på arealer er: gategrunn, fortau, torg, parker, plasser og idrettsanlegg,. Utleieobjektene er geografisk spredt, forvaltes av flere virksomheter og benyttes til ulike formål. Målgruppen er både byens befolkning, organisasjoner og næringsliv 7

8 Omfang I første fase vil omfang være avgrenset til utleieobjekter de tre virksomhetene: Kulturetaten (KUL), Bydel Bjerke (BBJ) og Bydel Sagene (BSA). Avtalen kan utvides med opsjoner Innføring i alle kommunens virksomheter. Eksklusiv opsjon. Leie av lokaler i Osloskolene. Ikke-eksklusiv opsjon. Leie av utearealer. Ikke-eksklusiv opsjon. Utvidet funksjonalitet, videre utvikling og implementering av ny funksjonalitet basert på timepriser i avtalen. Leverandøren som tilpasser/utvikler og leverer systemet skal minimum stå for forvaltning og vedlikehold av systemet (SSA-T). Dersom leverandøren ønsker å levere plattformdrift må leverandøren også stå for drift av denne (SSA-D). Dersom det inngås avtale om intern drift av løsningen i Oslo kommune, omfatter SSA-D applikasjonsvedlikehold. 8

9 Funksjonelle behov Leietaker: Systemet skal dekke alle funksjoner ved utleie og vil kreve fleksibilitet og utbyggbarhet for å gi innbyggere og profesjonelle leietakere Enkel oversikt over ledige utleieobjekt Mulighet til å booke online eller bestille (når utleier må bekrefte før leie) Mulighet til forhåndsbetaling på nett eller fakturering etter bruk der hvor det tilbys Utleier: Systemet skal ha funksjoner for utleier til oppgaver knyttet til Administrasjon av utleieobjekter med deres regelsett, herunder kalender for utleie Enkel administrasjon av kunders booking og belegg, eller effektiv behandling av innkomne søknader om leie Kasse for salg av tilleggstjenester på enkelte leiesteder Støttesystem for utleier i administrasjon av leie, gjennomføring av arrangement, oppgjør/ regnskap, rapportering, statistikk mv 9

10 Digitale innbyggertjenester i Oslo kommune Tilbudskonferanse on-line booking Torbjørn Moen, Prosjektleder PFF

11 Fakta om Oslo kommune Oslo kommune er en av Norges største arbeidsplasser med mer enn ansatte, ca årsverk. Kommunen har over 48 virksomheter (etater, foretak, aksjeselskaper) og 15 bydeler som står for kommunens utøvende forvaltning og tjenesteproduksjon. Oslo er en av Europas raskest voksende byer. Folketallet var (SSB). Det ble i overkant av flere innbyggere i Oslo sist år.

12 Byrådserklæringen okt En digital by - Byrådet vil: At alle innbyggerrettede tjenester som kan digitaliseres skal digitaliseres, hvor innbyggernes behov skal være førende i utviklingen At flere digitale tjenester skal tilbys som varslingstjenester gjennom SMS, e-post og applikasjoner til innbyggerne for å gi en bedre og mer effektiv brukeropplevelse At alle etater skal tilgjengliggjøre verdifulle data for publikum på DIFIs åpne dataplattform, for å bidra til innovasjon Arbeide for flere åpne trådløse nettverk i samarbeid med reise- og næringslivet

13 Organisering av digitale tjenester Byrådet Styringsgruppen Finansbyråden Kommunaldirektører Programleder Seksjon for digitalisering Byrådsavdelingen for finans Porteføljen Prosjektene i programmet Insentivordningen Andre digitale tjenester

14 Prinsipper for utvikling av digitale tjenester 1) Når jeg trenger informasjon eller en tjeneste fra Oslo kommune, velger jeg de digitale kanalene 2) Når jeg henvender meg til Oslo kommune via en digital kanal, klarer jeg raskt og enkelt å gjennomføre hele prosessen digitalt, og ved hvert steg veiledes jeg med støtte, status og veien videre 3) Når jeg henvender meg til Oslo kommune via en digital kanal, oppleves informasjon og tjenester oppdaterte, etterrettelige, konsistente og forståelige 4) Når jeg trenger eller velger det, oppdaterer og veileder Oslo kommune meg med proaktive digitale tjenester 5) Når jeg trenger informasjon eller tjenester fra Oslo kommune, tilbyr kommunen digitale løsninger som er optimalisert for meg, hvor jeg er og det digitale mediet jeg har tilgjengelig 6) Når jeg har behov utover Oslo kommunes tjenestetilbud, kan andre utvikle løsninger og skape innovasjon i markedet basert på kommunens åpne data og grensesnitt

15 Vi lager brukerreiser for å få fram sammenhengen mellom brukerbehov, tjenesteytelse og IKT-løsninger.

16 Kunsten å melde noe til kommunen + En jungel av app er!

17 Utfordring ifht innbyggerperspektiv Mer enn ansatte jobber med 300 ulike fagsystemer som skal dekke mellom tjenestetyper Hvordan få alle fagsystemer til å fremstå som ett utad til innbyggere/næringsliv når fagsystemene i hovedsak har 3 ulike former i fht fleksibilitet og eierskap: Standardløsning fra leverandør, basert på versjonsoppdateringer Leveres og eies av staten Egenutviklet eller tilpasset Hvordan sikre brukervennlige helhetlige og effektive digitale tjenester til Oslos innbyggere: En innbygger en by

18 Designvalg: «Helhetlig overbygg» Selvbetjening Korrespondanse og saksinformasjon Automatisk oppdatering «Helhetlig overbygg» gir gode tjenester til tross for ulikheter i backend

19 Oslo kommune satser på fellesløsninger og samarbeid. Det er en strategisk føring at Oslo kommune skal bruke nasjonale eller kommunale felleskomponenter. Vi utvikler ikke løsninger der det allerede finnes fellesløsninger for offentlig sektor. Oslo kommune prioriterer samarbeid om IKT-utvikling i offentlig sektor. Vi deltar på vegne av KommIt i arbeidet med veikart for felleskomponenter etter oppdrag gitt av SKATE. Oslo kommune vil dele. Løsninger og tjenester vi digitaliserer kan gjerne gjenbrukes av andre.

20 Kommunal fellesfunksjonalitet som er satt i produksjon Fellesfunksjonalitet er løsninger som mange virksomheter i Oslo er avhengige av og som det ikke er kostnadseffektivt for kommunen å la hver virksomhet utvikle selv NY WEB Informasjon presenteres basert på brukernes behov og ikke kommunens organisering MIN SIDE Gir tilgang til kommunens digitale tjenester på en samlet og enhetlig måte VEILEDET DIALOG Rammeverk som hjelper brukeren gjennom saksfeltet, gir veiledning i tjenesteytelsen og i den videre digitale tjenesteprosess SVAR UT/INFO UT og SVAR INN/INFO INN Digital løsning som erstatter papirforsendelser i ordinær post og digital samhandling Abonnementsløsning Gjør det mulig å abonnere på varslinger

21 MinSide er vår flate for tilpassede tjenester og informasjon for innbyggere og næringsliv

22

23

24 Veiledet dialog rammeverk og løsning Hovedprinsipper Stegvis og veiledning i prosessen Preutfylling (default verdier) Gjenbruk av informasjon Automatisering av arbeidsprosesser Universelt utformet og tilgjengelig

25

26 Felleskomponenten Svar ut Ulike integrasjoner via KOS/ITAS Svar Inn

27 Tjenestene oppfyller kravene til responsivt design (mobile first) og universell utforming

28 TILBYDERKONFERANSE «Online bookingsystem» Gjennomføring av anskaffelsen v/ Solveig Dale (Kulturetaten)

29 Gjennomføring av konkurransen Lovverk og kunngjøring Lovverk Dagens lov og forskrift om offentlige anskaffelser legges til grunn for konkurransen Kunngjøring Doffin/TED Del I Prekvalifiseringen Suppleringer Spørsmål og svar Del II Priskonkurranse Epost fra KUL med konkurransegrunnlag Levert / Lest 30

30 Gjennomføring av konkurransen Konkurranseform Konkurranseform Prekvalifisering av 3 5 tilbydere som best oppfyller kvalifikasjonskravene Utvelgelse av leverandører/tilbydere Forhandlinger FOA 14-3 (1) c, Forhandlinger Valgfri form Skriftlige avklaringer Reviderte tilbud skriftlig Forretningshemmeligheter unntak, jf. FOA 3-6 Taushetsplikt I prekvalifiseringsfasen I tilbudsfasen Sladding I forhandlingsfasen 31

31 Spørsmål 32