Förstudie ICT NKS Avkortat version

Transkript

1 Tittel: Förstudie ICT NKS Avkortat version Preliminärt arbetsmaterial Antall sider: Side 1 av 73 Side 1 av 62

2 Dato: side 2 av 62 Innhold 1. Innledning Introduksjon Hensikt og omfang Interessentanalyse Interessenter Målbilde for ICT Overordnet ICT Strategi og funksjonalitet Strategi Trender Sourcing-strategi Anskaffelsesområder Kontrakt Overordnede kontraktkrav og innhold i leveransene Miljøvennlig ICT Arkitektur og begreper for ICT Nettverk for Verksamhets ICT IT-sikkerhet Fellestjenester for NKS, SLL og KI Basiskomponenter Leverandørens integratoransvar Overordnede målsettinger for integrasjon Infrastrukturintegrasjon Prisstruktur Prosjektgjennomføring Prosjektstyring og Rapportering Prosjektstyringssystem Planlegging og Budsjettering Gjennomføringsplan Kontraktsplan Styringsplan Dokumentplan Andre planer Krav til slakk i Leverandørens planer Faktureringsplan Oppdatering av styringsplan Rapportering Spesielle rapporter Rapporter til NKSf vedrørende virksomhetens bruk av mannskap Rapporter i henhold til myndighetenes krav Endringsregime Endringslogg Endringsanmodning fra Bestilleren Endringskrav fra Leverandøren Endringsmøter Overtakelse Kvalitetssikring av endringer Testing Testprosedyre Funksjonskontroll/Leverandørens egentest Utprøving etter installasjon og test (SAT) Preliminärt arbetsmaterial Side 2 av 62

3 Dato: side 3 av Integrerte systemtester Samspill mellom eksisterende og nye systemer Final Site Acceptance Test Dokumentasjon Driftsdokumentasjon Grensesnitt Overordnede grensesnitt som skal ivaretas Grensesnitt internt i ICT Infrastruktur Grensesnitt til Fastighets-ICT Grensesnitt til MT (Medicinteknik) Grensesnitt mellom ICT og MT basert på ICT kategori Grensesnitt til Organisasjoner Metode for håndtering av grensesnitt Overordnet prosjektplan med milstolpar Risko i prosjektgjennomføringen Upphandling Preliminärt arbetsmaterial Side 3 av 62

4 Dato: side 4 av Innledning Denne utgaven av forstudien er tilpasset distribusjon til potensielle leverandører. Innholdet i forstudien må betraktes som preliminärt arbetsmaterial. I perioden frem mot publisering av förfrågningsunderlag vil det kunne skje endringer i forhold til det som er beskrevet i denne forstudien. Förstudien har pågått i tidsrommet Arbeidet med förstudien er i hovedsak basert på følgende elementer: Erfaring fra tilsvarende ICT infrastrukturprosjekter på andre sjukhus Beslutsunderlag och ramverk för NKS som till eksempel: o Patienten först o Rätt vård til rätt patient i rätt tid o Enkeltrum o Få forflyttningar följ patienten o Temabaserad indelning/team o Integration vård/forskning/utbilding o Patientsäkerhet o Miljökrav i världsklass o Flexibilitet o Nye arbetssätt Kartlegging av behov og forventninger knyttet til ICT infrastruktur (kommunikasjons- og informasjonsbehov) gjennom møter med relevante personer (ca. 70 personer) fra følgende virksomheter: o KI o KUL o KS o SLL IT o NKSf o Projektbolaget (fast møteforum) Trender og teknologiutvikling innenfor områder som er relevante for NKS og hvor det vil skje mye de nærmeste årene: o Mobil teknologi o Brukerutstyr og apps o Integrasjons- og samverkansløsninger Et viktig element i leveransen av ICT infrastruktur på NKS, som skiller seg ut fra et standard ICT prosjekt, er at man her må forholde seg til en byggmessig fremdrift. Det betyr at leveransene må koordineres med tidsplanen for bygget og gjennomføres i henhold til dette. Milstolpar i tidsplanen for bygget er fastlagte og kan ikke forskyves. 2. Introduksjon Landstingsfullmäktige fattade den 8 april 2008 det formella beslutet att bygga ett nytt universitetssjukhus, Nya Karolinska Solna. Nya Karolinska Solna, som ska uppföras i anslutning till nuvarande Karolinska Universitetssjukhusets nuvarande byggnader i södra Solna, är ett av landstingets mest omfattande projekt någonsin. Preliminärt arbetsmaterial Side 4 av 62

5 Dato: side 5 av 62 Det nya universitetssjukhuset byggs vid Solnavägen, intill det medicinska universitetet Karolinska Institutet, och blir ett nav i länets sjukvårdssystem. Betoningen kommer att ligga på högspecialiserad akut och planerad vård, och ett samband mellan sjukvård, forskning och utbildning. Det nya sjukhuset är kostnadsberäknat till högst 14,1 miljarder kronor. gjengitt fra Et uttalt mål for Nya Karolinska Solna er å være et universitetssykehus i verdensklasse som setter pasienten først. Det nya universitetssjukhuset får: Tydligt fokus på patientens säkerhet och integritet Trygga enkelrum som minskar risken för smittspridning Effektiva processorienterade arbetssätt, bla för att minimera förflyttningar av patienten God samverkan och logistik mellan olika enheter Vården organiserad i medicinska temaområden Ökad närhet mellan vård, forskning och utbildning som ska stärka utvecklingen av vården Läkande miljöer för patienter Stimulerande miljöer för personal, forskare och studenter Ett energisnålt och hållbart sjukhus Ett universitetssjukhus i staden, nära innevånarna Gode og effektive ICT-løsninger og infrastruktur er viktig i relasjon til produksjon av moderne helsetjenester. For NKS, som har satt seg høye mål for virksomheten, blir ICT et svært viktig og nødvendig hjelpemiddel for å realisere disse målene. 3. Hensikt og omfang Forstudien skal sikre at Verksamhetens behov knyttet til ICT infrastruktur blir kartlagt og beskrevet. Rapporten skal kunne benyttes i forbindelse med upphandlingen av ICT-infrastruktur til NKS. Forstudierapporten skal: være ferdig struktur for upphandlingen være et underlag og arbeidsdokument for upphandlingen kunne legges ved upphandlingen for å o beskrive overordnet målbilde for ICT i NKS o beskrive kontraktsstruktur o beskrive gjennomføringsmodell o gi oversikt over og metode for håndtering av grensesnitt o gi informasjon om strategiske løsningsvalg og overordnede teknologivalg Forstudien skal sikre at grunnlaget for ICT-upphandlingen blir rett, innenfor den økonomiske rammen som er gitt, med den funksjonalitet som er nødvendig for å støtte arbeidsprosesser, sikkerhet og tilgjengelighet ved NKS. Preliminärt arbetsmaterial Side 5 av 62

6 Dato: side 6 av 62 I den videre beskrivelsen i Forstudien hvor begrepet Prosjekt benyttes, menes det i denne sammenheng fasen fra design til idriftsetting (se nedenstående skisse) Forstudie Upphandling Prosjekt Design Produksjon/ Bygging Prøvedrift Drift Figur 1 Faser 4. Interessentanalyse 4.1 Interessenter I arbeidet med å etablere målsetningene med ICT infrastrukturen for NKS samt kartlegge behovet for løsninger som skal inngå i senere upphandling, har vi innledningsvis laget en overgripende interessentanalyse. Denne har siden ligget til grunn for vårt arbeid med å intervjue sentrale personer. Interessentene er delt opp i Beställare, Verksamheten, Anställda, Patienter og Leverantörer. Figur 2 Interessenter Totalt har ca 70 personer vært med og gitt innspill til innholdet i forstudien, og hovedsakelig til funksjonelle behov, målsetninger og leveranseløsninger. Møtereferater fra alle møtene er ivaretatt. Bredden og omfanget av intervjupersoner har gitt et godt utgangspunkt for å kartlegge funksjonsbehov og omfanget av ICT infrastrukturen for en forstudie. Preliminärt arbetsmaterial Side 6 av 62

7 Dato: side 7 av Målbilde for ICT ICT vid Nya Karolinska Solna ska, när det nya universitetssjukhuset öppnar 2016, hålla en i internationell jämförelse modern och hög standard med avseende både på infrastruktur, system och utrustning. Målbildet for ICT kan kort oppsummeres med de følgende ledord: Mobilitet Säkerhet Flexibilitet Samverkan Robusthet Mobilitet Vården vid Nya Karolinska Solna blir tydligare patientfokuserad och processorienterad. Kunna arbeta när och där det behövs. Mobila medarbetare som är bättre rustade att arbeta nära patienten, istället för att patienten flyttas runt i sjukhuset. Tillgänglighet till information och kommunikation, fortlöpande och när den behövs. Tillgång till information och kommunikation vid varje vårdtillfälle. Betyr at ICT skal Stödja processerna inom högspecialiserad vård. Medverka till at vårdprocesserna effektiviseras och resursutnyttjandet optimeras. Konkret for betyr dette for ICT-infrastrukturen Trådlöst nätverk överallt med hög stabilitet, kapacitet och säkerhet. Tillgänglighet inomhus och utomhus. Access till system/mjukvara oberoende av arbetsyta och enhet. Säkerhet Vården ved Nya Karolinska Solna har høye mål og krav til sikkerhet Högt ställda krav på patientsäkerhet. Patientens integritet, spårbarhet och loggning. Patientens autonomi och möjlighet att kontrollera och dela information. Access kräver säkra lösningar, sekretess och en säker hantering av känslig information. Betyr at ICT skal ha en arkitektur och lösningar som säkrar skydd mot intrång och virus attack. inkludere sikkerhetslösningar som hensyntar högt ställda krav på säkerhet och integritet. Konkret for betyr dette for ICT-infrastrukturen Säkerhet inbyggd i infrastrukturen Skydd mot virus, hackare och utbyte av data Säkerhet och kryptering av information Säker utskriftshantering Patientspårning och lokalisering Spårning och lokalisering av utrustning Vård- och forskningsverksamheten liksom byggnaderna i sig (passagekontroll, övervakningskameror, loggning av mätdata mm) genererar stora mängder information. Hantering och lagring av denna Preliminärt arbetsmaterial Side 7 av 62

8 Dato: side 8 av 62 information är en stor och komplex säkerhetsfråga som måste handteras på et automatiserad sett av ICT infrastrukturen, inte minst i relation till den enskilda individens integritetsskydd. ICT Flexibilitet Vården ved Nya Karolinska Solna har konkrete mål med hensyn til fleksibilitet Generella lokaler med flexibel utformning gör det lättare att tillämpa flexibla arbetssätt Arbete oberoende av tid och plats, baserat på vilken utrustning du har tillgänglig. Tillgång till korrekt information och kommunikation för alla användare såsom anställda, studenter, forskare, patienter och besökare Betyr at ICT skal kunna stödja nya arbetssätt och ändrade processer utan stora ändringar. Ha tillräcklig kapacitet för att införa nya IT tjänster. Konkret for betyr dette for ICT-infrastrukturen Tilgang til system/mjukvara oberoende av arbetsyta och enhet Arbetsytan justeras beroende av sammanhang och utrustning. DIWA-enhet (Device Independent Work Area) operativsystem, skjerm og hardware tilpasser seg automatisk til anvenderens rolle, informasjonsbehov og arbeidsprosess. Skalbar kapacitet i infrastrukturen Utbyggbara ICT system med tanke dels på verksamhetens framtida förändringar och dels möjligheter till expansion. ICT ska, så långt möjligt, erbjuda generella lösningar som tillåter kontinuerlig verksamhetsutveckling. Samverkan Målet om tett integrerad vård, forskning och utbildning måste inte begränsas av ICT lösningarna, och ICT ska vara et verktyg för bättre samverkan och integrasjon. Sjukhusgemensamt resursutnyttjande ger effektivitets- och kapacitetsvinster inom sjukhuset och måste stödjas av ICT genom effektiva lösningar som ger tillgång åt rätt information till rett tid. Med patienten först följer att patienter som söker NKS ska erbjudas vård av högsta nationella kvalitet, hög tillgänglighet och god service. Hög tillgänglighet innebär att patienter snabbt ska kunna få tillgång till sjukhusets kompetens och resurser. Detta förutsätter att sjukhuset är integrerat i ett sjukvårdsnätverk där samarbetet med andra offentliga och privata vårdgivare (akutsjukhus, närsjukvård) och kommunal omsorg är förtroendefullt och väl utvecklat. Et sådant samarbete er beroende av goda kommunikationslösningar och väl integrerade samverkans möjligheter som ställer krav mot ICT infrastukturen. Mange ambisjoner inom SLL krever stor grad av samarbete. Life science-sektoren förenar akademi, näringsliv och forskning og NKS vil være en viktig spiller i utviklingen av sektoren i Stockholmsområdet. Det vil også være et økende behov for samarbeid mellom sykehusene i SLL (samverkan innom Landstinget) og også med private vårdgivare. ICT infrastrukturen må sikre kommunikasjonsbehovene samtidig som datasikkerhet ivaretas. Det samme gjelder for NKS sin funksjon som universitetssjukhus og samarbete med KI for forskning og utbildning. Det er et mål å oppnå en effektivare användning av de samlade infrastrukturinvesteringarna, noe som også bør inkludere ICT infrastrukturen. Ansatte inom vård, forskning og utbildning må tilbys ICT løsninger som forenkler samarbetet. En tematiskt organiserad patientvård, baserad på patientens behov, perspektiv och medverkan er et av målen för NKS. Arbeidsprosessene vil måtte tilpasses nye arbetssett. Temabasert vård vil kreve øket grad Preliminärt arbetsmaterial Side 8 av 62

9 Dato: side 9 av 62 av samverkan mellom ulike grupper vårdpersonal og tilgang til informasjon til rett tid i behandlingen. ICT infrastrukturen må bidra til mer effektivt samarbete gjennom fleksible kommunikasjonsløsninger som kan tilpasses endrede kommunikasjonsbehov, prosesser og arbetssett. Fastighetsdriften i NKS er tett integrert med patientvården, till eksempel tvätt av kleder, städning av patientrum, levering av mat med mera. Dette krever god samverkan med fastighetsbolaget som drifter fastigheten og leverer tjenester knyttet til dette. Tett integrasjon mellom ICT systemene for fastighet og verksamhet er en forutsetning for å etablere funksjonelle løsninger for pasientene og de ansatte. Vården ved Nya Karolinska Solna har konkrete mål med hensyn til effektiv samhandling Tett integration vård/forskning/utbildning. Tett integration mellan KI och NKS. Samarbete med andra sjukhus och nationella lösningar. Automatisering. Temabaserat arbetssätt. Betyr at ICT skal Ha integrerade lösningar Ha lösningar för samarbete Være en enhetlig plattform och infrastruktur Konkret for betyr dette for ICT-infrastrukturen Integration mellan ICT och MT-utrustning. Integration mellan byggnadsteknik och ICT. Løsninger som bidrar til effektiv samverkan, for eksempel dela skärmdumpar Visualisering av operationssalar Videokonferenser, lättadresserade och tillgängliga för världen. Robusthet Vården ved Nya Karolinska Solna har konkrete mål med hensyn til robusthet Det robusta sjukhuset. Stabila lösningar som ger trygghet. Höga krav på tillgänglighet till information och kommunikation vid alla tidpunkter. Betyr at ICT infrastruktur, nätverk, kommunikationssystem och larmsystem måste fungera 24/7/365. ska ha hög driftsäkerhet. Konkret for betyr dette for ICT-infrastrukturen Medical Grade Network, % uptime Robusthet må være ett krav från designfasen Høy grad av redundans Drift och övervakning 24/7/365 Hög kapacitet Kommunikationsnätet utformas i en struktur för hela sjukhuset och såväl det passiva nätet som den aktiva kommunikationsutrustningen administreras och underhålls av en operatör vilket minimerar risken för driftavbrott och intrång. I kommunikationsnätet kan olika logiska nät skapas för att skydda känslig information från störningar och intrång. Driftsäkerhet av IT-systemen tillgodoses genom redundanta nät till samtliga knutpunkter och även redundanta förbindelser för extern kommunikation. För att säkerställa tillgänglighet till servrar och central nätutrustning används två separata datorhallar i vilka redundant utrustning placeras. SLL IT Preliminärt arbetsmaterial Side 9 av 62

10 Dato: side 10 av 62 planlegger i forbindelse med konsolidering av sine datorhallar å ta i bruk den tredje datorhallen ved NKS som en av sina fremtidiga datorhallar for applikasjonsinfrastrukturen i SLL. 6. Overordnet ICT Strategi og funksjonalitet ICT-strategien skal bidra til at Nya Karolinska Solna Sjukhus når sine virksomhetsmål. Den skal samtidig ta nødvendig hensyn til ICT-strategien til Stockholms Läns Landsting og för Karolinska Institutet og ikke avvike fra disse på vesentlige områder. Leverans av ICT til NKS må også ta hensyn til byggeprosjektet og sikre at byggeprosjektet gjennomføres på tiden, med rett kvalitet og på budsjett. På denne måten kan det bli nødvendig for ICT leveranseprosjektet 1 å prioritere mellom kortsiktige og langsiktige mål, hvor NKS forvaltningen er besluttende myndighet. Nya Karolinska Solna-projektet är både ett verksamhetsprojekt och ett byggprojekt. Strategin för Nya Karolinska Solna är att bygga ett sjukhus som blir så generellt och flexibelt som möjligt. Det nya universitetssjukhuset ska utan stora ombyggnader i framtiden kunna möta de förändrade krav, som den snabba medicinska och tekniska utvecklingen ställer. Det innebär också att det medicinska verksamhetsinnehållet kan fastställas relativt sent i byggprocessen. Nya Karolinska Solna ska vara navet i ett nationellt och internationellt konkurrenskraftigt universitetssjukvårdssystem. Sjukhuset ska vara ett specialsjukhus för regionen med inriktning på högspecialiserad och specialiserad vård. Sjukvårdsuppdraget ska på bästa sätt balanseras mot forskningsuppdraget. Utbildningsuppdraget ska relateras till verksamhetens forsknings- och sjukvårdsuppdrag. Nya Karolinska Solna (NKS) ska bli ett patientvänligt sjukhus Större närhet och öppenhet mellan verksamheter underlättar tematisk vård Bättre integration vård-forskning-utbildning Attraktiva och mänskliga miljöer för patienter, anhöriga och personal NKS blir navet i regionens lifescience-utveckling Kvaliteten i ICT løsningene, tjenestene og infrastrukturen skal være målbar. Standardisering og valg av standarder i markedet eller innenfor bestemte bransjer skal etterstrebes så langt det er mulig og hensiktsmessig med hensyn til tid, kost og kvalitet. ICT løsningene som velges for NKS skal på det tidspunkt de tas i bruk ha demonstrert stabilitet og robusthet. Likevel vil NKS kunne velge moderne og fremtidsrettede løsninger dersom disse ikke er kritiske med hensyn til fare for liv og helse. Ved anskaffelse av høyspesialisert teknologi, for eksempel medisinsk teknisk utstyr, skal disse i størst mulig grad støtte åpne standarder og kunne tilkobles og benytte den infrastruktur som er valgt for NKS. Alt utstyr skal ha støtte for IP-protokoll for kommunikasjon. 1 ICT leveranseprosjekt og ICT prosjekt blir brukt i rapporten om perioden etter at ICT leverandør har startet sitt arbeid med design av løsningene og starter sin leveranse av design og løsninger til NKSf og NKS. Preliminärt arbetsmaterial Side 10 av 62

11 Dato: side 11 av Strategi Trender Innenfor ICT området er det for øyeblikket flere tydelige trender som bør reflekteres i Leverandørens løsnings- og teknologivalg. Hovedområdene kan skisseres som følgende: IS Arkitektur blir mer fleksibel Eksisterende IS systemer og arkitektur er ofte lite fleksible og ute av stand til å holde tritt med virksomhetens utvikling og endrede krav Nye løsninger må passe inn i en helhetlig arkitektur Det er behov for nye designprinsipper: o Service Oriented Architecture som er et sett av fleksible designprinsipper som legges til grunn for systemutvikling og systemintegrasjon. Målet er å tilgjengeliggjøre funksjonalitet som integrerte tjenester i infrastrukturen gjennom en fleksibel arkitektur. o Master Data Management som er det kombinerte settet av aktiviteter og infrastruktur som sørger for at et sett av klienter benytter de samme dataene på riktig og konsistent måte og at samme datakilde benyttes av alle systemer. o Business Process Management som er en platform for modellering og utførelse av process-baserte applikasjoner og forretningslogikk IT Infrastruktur redesign for effektivitet IT infrastructure design for mer effektiv drift: o Virtualization o Grønn IT o Smarte bygg konvergens mellom ICT og bygg o Driftseffektivitet Inkluderer data center, hardware, lagring, backup og operativsystem. Transisjon mot all-ip. IT- infrastruktur blir derved en viktigere del av virksomhetens totale infrastruktur. FCoE Fibre Channel over Ethernet. Redusert kabelbehov, konsolidering av svitsjer og adaptere (virtualisering og konsolidering av aktiv nettverksutrustning). Fremtidige tjenester krever mer av infrastrukturen Det raskt økende antallet interne og eksterne tjenester med økende kompleksitet krever forbedrede muligheter i infrastrukturen Cloud Computing for å redusere kostnader Flere tjenester bør være en integrert del av infrastukturen, som for eksempel: Unified Communication bedre og mer fleksible samarbeidsverktøy og løsninger Infrastructure Medical Device Profile (Bluetooth, network) Standards-based medical device management User provisioning Location aware og context aware technology M2M communication services Near-field communicaton Bar-Code reader integrert i smartphone/tablet Mobil teknologi Fixed Mobile Convergence (for eksempel Microcell. Picocell) VoIP over WAN, blir mere utbredd med LTE sammen med IMS Preliminärt arbetsmaterial Side 11 av 62

12 Dato: side 12 av 62 LTE-A Digital Dividende, frigitte kanaler i båndet Mhz fra TV blir klargjort for mobilt i de fleste Europeiske land. Lang rekkevidde og høy kapasitet. Smartphones hypervisors: Muliggjør kjøring av flere utviklingsmiljø på tvers av mobil OS, for eksempel.net på Android. Øker sikkerhet og mulighet for å benytte samme device både profesjonelt og privat PC og Device Wireless display. Både over wi-fi og 60Ghz teknologier. Utstyr vil sannsynligvis ha tri-band teknologi. Høyhastighets trådløs overføring o ac, etterfølger til n 5Ghz båndet o WiGIG 60Ghz kort rekkevidde med 1Gpbs overføringshastighet. Micro Fuel Cells 10 ganger kapasitet fremfor Lithium batteri. Miljøvennlig. Gir umiddelbar effekt ved påfylling eller erstatning av hydrogenceller, dvs. Metanol. Wireless Power: Bruk av induktiv eller RF for overføring av strøm. o Induktive systemer passer best for kort avstand og gir hundrevis av watt Context-aware computing: Forbedre brukopplevelse ved å benytte informasjon om en person, miljø, aktiviteter, oppkoblede forbindelser og preferanser for å anta en brukers behov og proaktivt levere tilpasset innhold, produkter og tjenester Sourcing-strategi I relasjon til ICT kan tjenester overordnet deles i tre kategorier; Virksomhetens arbeidsprosesser, ICT tjenester og ICT infrastruktur. Virksomhetens arbeidsprosesser er knyttet til kjernevirksomheten og produseres og driftes av virksomheten selv. ICT-tjenester kan benchmarkes enkeltvis og sources basert på definerte kriterier per tjeneste. ICT infrastrukturen bør benchmarkes og sources komplett da det er utfordrende å dele ansvar og oppgaver i en totalintegrert infrastruktur. Preliminärt arbetsmaterial Side 12 av 62

13 Dato: side 13 av 62 Figur 3 Sourcing inom ICT Från: Konserngemensam IT-strategi för Stockholms Läns Landsting för åren , Leveranser av IT-tjänster ska bedrivas på det mest kostnadseffektiva sättet och konkurrensutsättas. Valet mellan att göra saker i egen regi eller köpa externa tjänster ska baseras på risk, kvalitet, funktion, tillgång till kompetens och kostnad. Og Forenkling, standardisering och konsolidering ska eftersträvas i allt utveklingsarbete och vid val av nya system, produkter och tjenster. Detta gäller såväl inom förvaltningar och bolag som koncerngemensamt inom landstinget. Preliminärt arbetsmaterial Side 13 av 62

14 Dato: side 14 av 62 Från: IT-strategi v11, Karolinska Institutet I anskaffelsesprosessen for ICT-infrastruktur for Nya Karolinska Sjukhuset bør sourcing av løsninger, tjenester og produkter være basert på Business Case som tar hensyn til: Kostnadseffektivitet Funksjon Grad av standardisering og gjenbruk i SLL/KI Tilgang til kompetanse Risk Fremdrift i byggeprosjektet NKS bør, hvis mulig, benytte standarder, løsninger, tjenester og leverandører som er valgt for SLL for øvrig. Det bør utarbeides business case for å analysere kost/nytte uavhengig av leverandørvalg (Intern/ ekstern). NKS bør spesifisere sine behov på funksjonelt nivå, og stille som krav at aktuelle tilbydere i størst mulig utstrekning tar hensyn til SLL og KI koncerngemensama strategier, policies og teknologivalg og samtidig sikre at funksjonskrav er prioritert. Innkjøpet av ICT infrastruktur bør gjennomføres som en totalentreprise for å: Forenkle leverandørkommunikasjon og kontraktsansvar Plassere ansvar for rett kompetanse hos en hovedleverandør Minimere NKSf sin risk i relasjon til at grensesnitt mellom ICT-leverandørene internt og mellom ICT, bygg, teknikk og MT ivaretas og fungerer Sørge for at én leverandør har overordnet ansvar for at all funksjonalitet fungerer Sørge for at én leverandør har ansvar for fremdrift og rapportering i prosjektleveransen Preliminärt arbetsmaterial Side 14 av 62

15 Dato: side 15 av Anskaffelsesområder Kontrakten bør deles opp i separate bilag for hvert anskaffelsesområde. Hensikten med en slik oppdeling er å bidra til å gjøre leveransen oversiktelig for tilbyder og bestiller forenkle oppfølging av hele og deler av leveransen gjennom leveranseperioden gjøre det enklere for en totalleverandør å dele opp leveransen i naturlige leveranseområder slik at disse kan settes ut til underleverandører med tydelig ansvar og innhold etablere klare interne grensesnitt mellom delleveransene slik at disse kan følges opp og måles ift kvalitet og fremdrift gjøre det mulig å vurdere de forsjellige funksjonsområdene med hensyn på kost nytte og i forhold til markedspris Anskaffelser der man ønsker å vurdere alternative modeller for sourcing eller hvor det vurderes at risiko er høy i forhold til modenhet eller kost/nytte, kan settes ut som opsjon. På et senere tidspunkt kan disse opsjonene vurderes på nytt og konkurranseutsettes enkeltvis, samlet eller avropes på kontrakten dersom opsjonen er hensiktsmessig og kost/effektiv. Integratortjeneste ICT infrastrukturen skal være felles for alle tjenester og dekke alle behov for kommunikasjon mellom systemer og brukere av infrastrukturen ved NKS i både vård, forskning og utbildning. For å sikre at alle løsninger blir fullt ut integrert gjennom ICT infrastrukturen bør ansvaret for, og kravet til denne oppgaven gjøres tydelig. Dette oppnås best ved å beskrive arbeidsoppgavene og ansvaret i eget bilag i kontrakten der Leverandøren gis hovedansvar for å: kartlegge alle grensesnitt, planlegge, koordinere og gjennomføre integrasjonsoppgavene. Ivareta integrasjon mellom ICT og for eksempel o Teknikk (AGV, Smågodstransport etc.) o Bygg (Lys, temperatur, Heis etc) o Eksterne ICT tjenester (AD, Single-sign-on, e-post etc.) o Medisinsk teknisk utrustning Oppgaven bør inngå i ICT-upphandlingen som et eget leveranseområde. Fast Datanett Grunnlaget for ICT Infrastrukturen er en felles nettverks- og sikkerhetsarkitektur som ivaretar alle behov for kommunikasjon, krav til driftssikkerhet og datasikkerhet. Det faste datanettet skal være en robust, tilgjengelig, sikker og fleksibel ressurs som er fundamentet for alle øvrige tjenester i infrastrukturen. Dette oppnås best ved å beskrive kravene til det faste datanettet i eget bilag i kontrakten der Leverandøren gis hovedansvar for: å levere en fremtidsrettet campus-løsning som ivaretar de krav som til enhver tid gjelder og som er basert på gjeldende internasjonale standarder. at alle systemer skal benytte IP som kommunikasjonsprotokoll at Infrastukturen skal være fleksibel, robust og ha tilstrekkelig kapasitet for fremtidige behov Trådløst nett Mobilitet blir stadig viktigere innenfor helse og arbeidsprosessene i sykehus krever løsninger som tilbyr meget stor grad av mobilitet. Det må derfor anskaffes ett felles trådløst nettverk som ivaretar alle behov Preliminärt arbetsmaterial Side 15 av 62

16 Dato: side 16 av 62 for mobil kommunikasjon og krav til driftssikkerhet og datasikkerhet. Kravene til det faste datanettet beskrives i eget bilag i kontrakten der Leverandøren gis hovedansvar for at: nettverksinfrastrukturen blir fremtidsrettet og ivaretar de krav som til enhver tid gjeldender samt er basert på gjeldende internasjonale standarder. alle systemer benytter IP som kommunikasjonsprotokoll infrastrukturen blir fleksibel, robust og har tilstrekkelig kapasitet for fremtidige behov det trådløse nettverket dekker behov for mobil kommunikasjon for pasienter, ansatte, studenter og gjester Sikkerhetsløsninger For å ivareta alle krav til sikkerhet i ICT infrastrukturen skal det etableres en sikkerhetsarkitektur og infrastruktur som ivaretar krav til driftssikkerhet og ICT-sikkerhet. Sikkerhetsløsningene skal være en integrert del av infrastrukturen. Kravene til det sikkerhetsarkitekturen og løsningene kan enten beskrives i eget bilag i kontrakten, eller inngå som en del av kravene til fast datanett, der Leverandøren gis hovedansvar for at ICT sikkerhetsløsningene ivaretar: virusbeskyttelse innbruddssikring Informasjonssikkerhet at kommunikasjon mellom soner i infrastrukturen skal være kryptert at personsensitive data ikke lagres lokalt på brukerutstyret at det blir etablert mekanismer for tilgangskontroll til systemer, funksjoner og informasjon at alle myndighetspålagte sikkerhetskrav ivaretas Telefonitjeneste Det skal etableres en egen telefonitjeneste for NKS som skal dekke behovene for talekommunikasjon og tilhørende funksjonalitet, som for eksempel sentralbordløsning, innenfor vård/forskning/utbilding. Kravene til det telefoniløsningen beskrives i eget bilag i kontrakten der Leverandøren gis hovedansvar for at: telefonitjenesten benytter felles fast og trådløs nettverksinfrastruktur som bærertjeneste alle telefonsystemer benytter IP som kommunikasjonsprotokoll telefonitjenesten blir fleksibel, robust og har tilstrekkelig kapasitet for fremtidige behov telefonitjenestene ved NKS integreres med øvrige telefonitjenester i KI/KS/SLL pasienter og pårørendes behov for telefonitjenester ivaretas i løsningen Enterprise Messaging Service solution ICT infrastrukturen skal ha et felles system for integrasjon i infrastrukturen. Løsningen skal ivereta utveksling av meldinger og informasjon mellom systemer i infrastrukturen basert på regler og roller samt bruker initiert meldingsutveksling. Kravene til integrasjonsløsningen beskrives i eget bilag i kontrakten der Leverandøren gis hovedansvar for at: Meldingssystemet skal være regel og rollebasert Systemet kan benyttes for å beskrive og automatisere arbeidsprosesser og meldingsflyt Blir åpent, generelt og fleksibelt slik at fremtidige behov og endrede arbeidsprosesser kan ivaretas på en enkel måte Systemet ivaretar alle integrasjonsgrensesnitt mot KI/KS/SLL Preliminärt arbetsmaterial Side 16 av 62

17 Dato: side 17 av 62 Samverkansløsninger ICT infrastrukturen bør inkludere en felles plattform og basisfunksjonalitet for mjukvara som effektiviserer samarbeid. Kravene til samverkans-plattformen beskrives i eget bilag i kontrakten der Leverandøren gis hovedansvar for at Unified Communication løsninger etableres som en integrert funksjonalitet i infrastrukturen, for eksempel: Presence dvs. Real time status for kolleger, chatte-funksjoner, etc. Sikker deling av skjermbilder, lyd og video, videokonferanse på mobil/pc/tablets integrasjon med telefoniløsning (Click-to-call etc.) AV utstyr og løsninger Et moderne universitetssykehus har behov for funksjonelle AV-løsninger i møterom og andre steder som krever interaktiv lyd- og bildekommunikasjon. Det må anskaffes en enhetlig AV-løsning for hele sykehuset som effektiviserer og forenkler samarbeid internt og eksternt. Kravene til AV-løsningen beskrives i eget bilag i kontrakten der Leverandøren gis hovedansvar for at: løsningene benytte den faste og trådløse nettverksinfrastruktur som bærertjeneste det etableres enhetlige brukergrensesnitt og styringssystemer videokonferanseutstyr og løsninger er enkle i bruk og oppkobling ved kommunikasjon internt i NKS og mot eksterne parter AV-løsningene integreres med funksjoner i bygget, for eksempel automatisk avblending, dimming av lys etc. Brukerutstyr Det skal anskaffes et standardisert utvalg av effektivt og prosesstilpasset brukerutstyr som dekker behovene i vård/ forskning/utbilding. Kravene til brukerutstyret beskrives i eget bilag i kontrakten der Leverandøren gis hovedansvar for å levere PCer, Tablets, Smartphones, Laptops, telefonapparater og annet aktuelt utstyr. På grunn av den hurtige utviklingen på brukerutstyr må kravene være overordnede og funksjonelle slik at man senest mulig kan bestemme den konkrete leveransen. Kravene før ivareta at utstyret skal: være tilpasset og optimalisert for behovene i arbeidsprosessene ha enhetlige brukergrensesnitt gi effektiv tilgang til nødvendige applikasjoner Printløsning Det skal anskaffes et standardisert utvalg av effektivt utstyr som dekker behovene for utskrift, kopiering og scanning i vård, forskning og utbilding. Det bør fokuseres på løsninger og utstyr som gir høy sikkerhet og redusert papirbruk. Kravene til utstyr og løsning beskrives i eget bilag i kontrakten der Leverandøren gis hovedansvar for at: det etableres sikker utskrift for øket pasientsikkerhet og redusert papirbruk løsningen har mulighet for lokal scanning det silles krav om energieffektive løsninger løsningene bidrar til effektive arbeidsprosesser, for eksempel follow-me-print IAM - autentisering, pålogging og provisjonering ICT infrastrukturen skal ha et felles system for sikker autentisering og tilgang til data og ressurser i infrastrukturen. Kravene til løsningen for autentisering og ressurstilgang beskrives i eget bilag i kontrakten der Leverandøren gis hovedansvar for at: systemet integreres med SLL sitt IAM og benytter data fra felles master i SLL Preliminärt arbetsmaterial Side 17 av 62

18 Dato: side 18 av 62 systemet skal sikre at all informasjon om brukernes roller, rettigheter og andre relevante data er tilgjengelig informasjon som endres oppdateres i kildesystemene NKS sin katalog blir en del-mengde av SLL sin hovedkatalog katalogstrukturen tilpasses til SL sin standard AD-stuktur og arkitektur Trådløs identifikasjon For å sikre at autentisering og tilgang til ICT-løsningene blir hurtig, enkel, sikker og mest mulig automatisk bør det vurderes å anskaffe en løsning hvor ICT infrastrukturen automatisk klargjør systemer for autentisering basert på trådløs teknologi. Kravene til løsningen beskrives i eget bilag i kontrakten der Leverandøren gis hovedansvar for at: tilgang til ressurser og mjukvara skjer hurtig samtidig som sikker identifisering ivaretas Trådløs identifikasjon baseres på o SLLs eksisterende PKI-løsning (SITS) o To-faktor autentisering o eid med kryptering o Offentlige sertifikater o Bruk av trådløs infrastruktur Denne funksjonaliteten bør settes til opsjon i kontrakten da både teknologi og funksjonalitet sannsynligvis vil være umoden på tidspunkt for kontraktsinngåelse. Det vil også være usikkerhet knyttet til kostnader for slike løsninger og dette bør utredes mer detaljert på et senere tidspunkt. Pasientsignalanlegg Det skal anskaffes et pasientkallelsesystem som er integrert med telefoni- og dataløsningene. Systemet skal støtte rollebasert og mobil kallelse for sikker og effektiv kommunikasjon mellom pasienten og personalet. Kravene til løsningen beskrives i eget bilag i kontrakten der Leverandøren gis hovedansvar for at systemet skal: benytte fast og trådløs nettverksinfrastruktur for overføring av informasjon være regel og rollebasert og enkelt kunne tilpasses til nye/endrede arbeidsprosesser være integrert med andre systemer i infrastrukturen som for eksempel Bed management, pasientflyt, selvinnsjekk, sporing, telefoni etc. Sporing Det bør anskaffes en løsning for sporing som understøtter effektivisering, automatisering og pasientsikkerhet. Kravene til løsningen beskrives i eget bilag i kontrakten der Leverandøren gis hovedansvar for funksjonaliteten i løsningen. Det heftes usikkerhet til anvendelsen av løsningen og det foreslås at: Det kartlegges mer detaljert hvilken funksjon sporingsløsningen skal ha, men hypotesen så langt er at det skal være mulig å spore: o Pasienter o Utstyr o Ansatte Fokus må være at sporingsløsningen skal bidra til å effektivisere arbeidsprosessene både innenfor logistikk, fastighet og vård/ verksamhet. Denne funksjonen kan settes til opsjon i kontrakten dersom det er knyttet usikkerhet til teknologi, kost/nytte eller behov for funksjonalitet på tidspunkt for kontraktsinngåelse. Preliminärt arbetsmaterial Side 18 av 62

19 Dato: side 19 av 62 Pasientterminal En pasientterminal er primært pasientens hjelpemiddel, men det bør vurderes om den også skal dekke behov i vården. Det bør anskaffes en løsning for å gi pasientene tilbud om underholdning, informasjon og kommunikasjon under oppholdet. Pasienten skal i større grad selv bestille mat, skaffe seg informasjon om egen behandling etc. under oppholdet. Kravene til pasientterminal og løsningen for denne beskrives i eget bilag i kontrakten der Leverandøren gis hovedansvar for at: innhold gjøres tilgjengelig over datanettet for pasienter, pårørende og ansatte. det vurderes løsninger for å tilgjengeliggjøre innhold som for eksempel: o TV og Radio o Internett o Telefoni o Spill o Distribusjon av informasjon i form av lyd/bilde/film o Portal(er) for o Selvbetjening, informasjon etc. det leveres av funksjonelt utstyr som er godt tilpasset underholdningsbehovet, vårdens behov og tjenestene en sentral løsning for distribusjon og vedlikehold av innholdstjenester etableres et godt tjenestetilbud etableres, med for eksempel følgende tjenester (ikke endelig fastlagt): o Internettilgang o E-post o Underholdning (Radio, TV, Spill ) o Praktisk og generell info om NKS o Informasjon om eget opphold ved NKS o Tilgang til egen journal o Selvbetjening (Mat, kioskvarer etc) o Styring av lys og temperatur? o Kommunikasjon med vårdpersonalet tekst og/eller tale Mjukvara Det bør vurderes å anskaffe små applikasjoner som utnytter infrastrukturen. ICT infrastrukturen skal bidra til at arbeidsprosessene blir effektive og at pasientsikkerheten bedres. Ved å utnytte infrastrukturens funksjonalitet for sporing og mobilitet kan graden av automatisering øke. Kravene til mjukvara og løsningen som utnytter ressurser i infrastrukturen til å effektivisere og automatisere arbeidsoppgaver og prosesser beskrives i eget bilag i kontrakten der Leverandøren gis hovedansvar for at: det utvikles små applikasjoner, Point-of-care apps, som utnytter postensialet i infrastrukturen til å automatisere datafangst og datapresentasjon, for eksempel: o Mine pasienter o dagens visitt o utdrag av data fra pasientjournal det planlegges med Context-Aware Computing o Kvalitets- og prosedyrekontroll for eksempel ved prøvetaking og medisinering, Det etableres forslag til Mjukvara som utnytter sporing/lokalisering for Location aware computing Pasientankomst For å effektivisere blant annet mottak og innskriving av pasienter bør det vurderes å gi mulighet til å benytte selvbetjening i forskjellige situasjoner. Dette kan starte som forberedelse til og ved innlegging på Preliminärt arbetsmaterial Side 19 av 62

20 Dato: side 20 av 62 sykehuset og ved fremmøte til dagbehandling/poliklinikk. Kravene til selvbetjeningsløsningen beskrives i eget bilag i kontrakten der Leverandøren gis hovedansvar for at: Det etableresen selvbetjeningsløsning som gjør det mulig for pasienten å registrere seg ved ankomst til NKS og å få instruksjon om videre aktivitet Løsningen bør inneholde et køsystem for dagbehandling Systemet skal ivareta pasientens sikkerhet og integritet Kommunikasjon med pasienten bør kunne starte før pasienten kommer til sykehuset og fortsette etter at pasienten har forlatt sykehuset Drift- og overvåkningsløsning For å sikre en robust og tilgjengelig infrastruktur må det etableres en drifts- og overvåkningsløsning som sørger for at infrastrukturen kan overvåkes med hensyn til feilsituasjoner, kapasitet, vedlikeholdsbehov og hvor feilretting og proaktivt vedlikehold kan automatiseres. Kravene til løsningen beskrives i eget bilag i kontrakten der Leverandøren gis hovedansvar for at: drifts- og overvåkningssystemet støtter ende-til-ende måling og overvåking av forretningskritiske prosesser i infrastrukturen systemet ivaretar proaktiv monitorering, feilretting og vedlikehold av prosesser, løsninger og verdikjeder kapasitet overvåkes og avvik/justeringer rapporteres eller korrigeres før problemer oppstår det legges opp til stor grad av proaktiv feilhåndtering, self-healing og automatiske tiltak som sikrer tilgjengeligheten til løsninger og infrastruktur Drift ICT infrastrukturen skal forvaltes og driftes slik at krav til tilgjengelighet og kapasitet oppfylles med krav til kontinuerlig kvalitetsforbedring. Kravene beskrives i eget bilag i kontrakten der Leverandøren gis hovedansvar for: Kontinuerlig drift 24/7/365 forvaltningsoppgaver som ivaretar life-cycle kostnader og kvalitet krav om proaktivt vedlikehold av både program- og maskinvare Effektive og proaktive drifts- og forvaltningsprosesser etter ITIL rammeverk Egnet governance modell og struktur Rapportering av kvalitetsparametere og annen driftsrelatert informasjon Opplæring/introduksjon Det bør gis opplæring/introduksjon for å sørge for at de ansatte får nødvendig kompetanse til å kunne bruke ICT-løsningene. Kravene beskrives i eget bilag i kontrakten der Leverandøren gis hovedansvar for å: gi den enkelte bruker innføring i bruk av det enkelte system/løsning/utstyr med fokus på arbeidsprosess kartlegge opplæringsbehovet og tilrettelegge opplæringen til behov og på rett nivå utarbeide opplæringsmateriell organisere og koordinere opplæringen gjøre opplæringsmaterialet tilgjengelig på portal eller liknende Preliminärt arbetsmaterial Side 20 av 62

21 Dato: side 21 av 62 Oversikt over sourcing av leveranseområdene Leveranse Må anskaffes Bør anskaffes Övervägas anskaffet SLL IT løsning/ tjenst finnes Överväga Opsjon Fast Datanett X Trådløst nett X Sikkerhetsløsninger X Telefonitjeneste X Enterprise messaging service solution X Samverkansløsninger X X X AV-utstyr og løsninger X Brukerutstyr X X Printløsning X X IAM - autentisering, pålogging og provisjonering X X Trådløs identifikasjon X Pasientsignalanlegg X Sporing X X Informasjon/ Undeholdning X Pasientterminal X Mjukvara X X X Pasientankomst X Drifts- og overvåkningssystem X X Drift X X Opplæring X 7. Kontrakt Kontrakten for ICT Infrastruktur NKS er helt sentral for å lykkes med ferdigstille et moderne universitetssjukehus i tråd med avtalt plan for byggeprosjektet og innflytting/igangsetting av et operativt universitetssykehus. Kontrakten blir meget omfattende og må ha med i seg alle relevante aspekter, alt fra krav til løsningene til hvordan man skal gjennomføre prosjektet, til ansvar og formalia. ICT Infrastrukturprosjektet er ikke et vanlig ICT prosjekt, og kontrakten må dekke alle spesielle elementer som har med å levere et ICT prosjekt parallelt med et byggeprosjekt og på en byggeplass. Likeledes stilles det store krav til verifikasjon og testing av løsninger som skal benyttes i et operativt og virksomhetskritisk miljø som et universitetssykehus er. Samtlige løsninger må være gjennomtestet, verifisert og dokumentert i rett tid før ansatte og pasienter flytter inn og tar løsningene i bruk. 7.1 Overordnede kontraktkrav og innhold i leveransene I kontrakten bør følgende overordnede målsettingene legges til grunn for leverandørene sitt arbeid og sine leveranser. Overordnet mål Nya Karolinska Solna ska bli ett universitetssjukhus som o sätter patienten först o möter framtidens krav på sjukvården o skaper högre patientsäkerhet o skaper utvecklad patientmedverkan i vården Preliminärt arbetsmaterial Side 21 av 62

22 Dato: side 22 av 62 o har effektiva vårdflöden. ICT vil være et viktig virkemiddel for å oppnå disse målene ICT skal understøtte nye organisasjons- og arbeidsformer i det nye universitetssykehuset. ICT skal bidra til å produsere, lagre og spre informasjon og kunnskap til ansatte og andre brukere på en slik måte at det oppnås best mulig pasientbehandling, utdanning, undervisning, og forskning. Tilgjengelighet Mottakere og brukere skal ha tilgang til nødvendig informasjon og kommunikasjon der hvor de utøver sin funksjon på universitetssykehuset. Informasjon, kommunikasjon og brukergrensesnitt skal være optimalisert med henblikk på brukerens behov. Kvalitet ICT skal bidra til å gi optimal kvalitet på virksomheten i universitetssykehuset. Det skal være høy kvalitet på informasjonsressursene som gjøres tilgjengelig. Effektivitet ICT skal brukes for å få en mest mulig rasjonell og effektiv sykehusdrift. All informasjon skal bare registreres en gang, og deretter være tilgjengelig for brukere i alle nødvendige anvendelser. Informasjonsflyt ICT skal bidra til mer effektiv flyt av informasjon. Det skal legges til rette for å redusere bruk av papir gjennom bruk av ICT. Samhandling og koordinering internt i universitetssykehuset Bruk av ICT skal fremme optimal ressursutnyttelse internt gjennom å legge til rette for samhandling og koordinering internt, mellom samarbeidspartnere og eksterne aktører. Samhandling og koordinering eksternt mot regionen, nasjonalt og globalt Informasjons- og kunnskapsressurser i hele SLL skal gjøres tilgjengelig ved bruk av ICT for å optimalisere ressursutnyttelse i SLL. ICT skal også fremme samhandling og koordinering med andre län, samt kompetansemiljøer i innog utland. Forskning, utdanning og undervisning ICT skal brukes til å støtte god undervisning, og til å muliggjøre kommunikasjon, koordinering og kunnskapsutvikling i samhandlingen mellom ansatte, studenter og pasienter. Studenter og ansatte skal ha tilgang på lokale og globale informasjons- og kunnskapsressurser for sitt behov. Sikkerhet Universitetssykehusets informasjonssystemer skal sikres etter de til enhver tid gjeldende retningslinjer fra offentlige myndigheter. Informasjonssikkerhet innbærer interne og eksterne tiltak for å optimalisere informasjonens konfidensialitet, tilgjengelighet og kvalitet. Kravene til konfidensialitet er særlig høye for personidentifiserbar informasjon. Datafangst Preliminärt arbetsmaterial Side 22 av 62

23 Dato: side 23 av 62 Bruk av ICT i universitetssykehuset skal tilrettelegges for automatisering av datafangst og derigjennom effektivisering av dokumentasjonsbehovet i pasientbehandlingen. Automatisert tilgang til data fra utstyr skal være enkelt å gjennomføre. Det skal eksistere retningslinjer som sikrer kvalitet og nødvendighet av automatisert datafangst Miljøvennlig ICT Nya Karolinska Solna har som mål å ha miljøkrav i verdensklasse. Nya Karolinska Solna ska byggas och drivas med minsta möjliga miljöpåverkan NKS ska bli ett långsiktigt hållbart universitetssjukhus som är klimatneutralt, med minimala utsläpp av växthusgaser Miljøpolicy for Nya Karolinska Solna sier blant annet: Med människan i centrum ska NKS byggas och drivas med lägsta möjliga negativa miljö- och hälsopåverkan. Detta ska vi göra genom att ständigt sträva efter att: Hushålla med resurser och utnyttja dem så effektivt som möjligt Minimera energibehov och använda förnybar energi så långt det går Se till hela livscykeln från råvara och tillverkning till förvaltning och avveckling vid val och kravställande Förebygga spridning av miljö- och hälsofarliga ämnen vid val av material och varor Skapa goda inomhusmiljöer med minimerad negativ påverkan på miljö och hälsa Möjliggöra effektiva och samordnade transportlösningar Skapa förutsättningar för en väl fungerade och säker avfallshantering Analysera miljö- och hälsorisker i pågående projekt och arbeta förebyggande för att minimera dessa Säkerställa att gällande lagstiftning följs Miljøkravene og målene for ICT bør være i samme klasse som de overordnede miljøkravene til sykehuset. Dette bør ivaretas for relevante områder innenfor ICT-området i kravene til ICT leveransen. Innenfor følgende hovedområder bør konkrete krav stilles for å sikre: at det stilles krav til at de mest miljøvennlige og energigjerrige produktene tilbys at leverandøren har gode ordninger for gjenbruk og resirkulering av ICT-utstyr - og at de brukes at ICT-datahaller utnyttes mest mulig energieffektivt som smart, automatisert strømstyring, virtualisering, riktig ressursallokering og energieffektiv kjøling at det tilbys samhandlingsløsninger som fungerer slik at reisevirksomhet kan reduseres og derigjennom indirekte bidra til reduserte klimautslipp som følge av reiseaktivitet. Krav som stilles bør være konkrete, målbare og kunne etterprøves. Leverandørene bør utfordres på konkrete erfaringer og referanser hvor positive miljøeffekter er oppnådd gjennom valg av løsninger, produkter og prosesser. Kravene bør være i henhold til EU sin policy Green Public Procurement (GPP) som er definert i Communication (COM (2008) 400) Public procurement for a better environment og EU sitt kriteriesett for miljøvennlige ICT anskaffelser ( Preliminärt arbetsmaterial Side 23 av 62

24 Dato: side 24 av Arkitektur og begreper for ICT For å oppfylle de mål som er satt for ICT er det behov for å benytte felles begreper og en felles metode for de retningslinjer og tiltak som er identifisert innenfor systemer, teknologi, integrasjon og organisasjon. Følgende områder inngår i en arkitektur for ICT for det nye universitetssykehuset: Integrasjon av systemer mot en felles infrastruktur eller fellestjenester (retningslinjer beskrives i upphandlingen). Systemarkitektur som viser organisering av funksjoner og systemer samt en applikasjonsarkitektur som viser hvordan den enkelte applikasjon er bygd opp (retningslinjer beskrives i upphandlingen). Forvaltning, drift og vedlikehold Videre inngår følgende områder hvor denne leveransen har sentrale oppgaver: Basiskomponenter av maskinvare, operativsystem og databaser. Infrastruktur bestående av datanettverk for Verksamhets ICT, ICT-sikkerhet og fellestjenester Nettverk for Verksamhets ICT Målsetting Følgende målsettinger for infrastrukturløsninger for ICT gjelder: Det skal etableres en felles nettverks/sikkerhetsarkitektur og infrastruktur som ivaretar alle behov for kommunikasjon, krav til driftssikkerhet og ICT-sikkerhet for verksamheten. Nettverksinfrastrukturen skal være fremtidsrettet og ivareta de krav som til enhver tid er gjeldende samt være basert på gjeldende internasjonale standarder. Alle systemer skal benytte IP som kommunikasjonsprotokoll over felles nettverk. Nettverks/sikkerhetsarkitektur er nærmere behandlet i kap IT-sikkerhet. Disse målsettingene har ledet til følgende strategisk valg for byggeprosjektet: å samle all kabling i en felles gjennomgående leveranse å samle de systemleveransene hvor bruk av nettverk er spesielt omfattende eller hvor synergien ved en samordning av løsningene er stor. å forutsette leveranser hvor systemløsninger i størst mulig grad integreres og samordnes over IP som felles kommunikasjonsprotokoll. Ansvaret for all kabling er tillagt Prosjektbolaget, ansvar for systemleveranser for Verksamhets ICT tillegges ICT totalleverandøren og er illustrert i Figur 4 Målbilde for Nettverk/kabling. Preliminärt arbetsmaterial Side 24 av 62

25 Dato: side 25 av 62 Figur 4 Målbilde for Nettverk/kabling Ut fra dette inngår følgende løsninger for nettverk i ICT infrastruktur leveransen: Datanettverk for verksamhets ICT inkludert trådløst nettverk. Figuren viser også konsekvensen av disse målsettingene for Leverandørens leveranse: Nettverksløsning skal ha mekanismer som støtter tjenestekvalitet for et nettverk som integrerer tale og høyoppløselig levende bilde og lyd. Nettverksløsningen skal ha tilstrekkelig kapasitet til å ivareta kommunikasjonsbehovet for kapasitetskrevende applikasjoner for distribusjon av høyoppløselig levende bilde og lyd. Nettverksløsningen skal ivareta nødvendig integritet, konfidensialitet og tilgjengelighet for de ulike systemløsningene. Fagapplikasjonenene, for eksempel journalsystem, pasient administrasjonssystem etc., vil ikke være en del av ICT infrastrukturleveransen da disse er plassert på servere i datahall hos SLL IT og/eller hos eksterne leverandører. Klientdelen av disse applikasjonene må gjøres tilgjengelig over et felles sammenknyttet datanett. Dette leder til følgende krav - Leverandøren skal sammenknytte nettverk med tilsvarende løsninger ved SLL IT, ved KI og hos eksterne tjenesteleverandører på en slik måte at: tilgjengelighet for brukersystemene ivaretas ved etablering av riktig redundans i grensesnittene nødvendig kapasitet for brukersystemene ivaretas flytting av servere og systemløsninger fra eksisterende datahall og til de nye datahallene kan gjennomføres uten unødvendig redusert tilgjengelighet eller sikkerhet. For å sikre kommunikasjonsbehovet for ulike systemleveranser, skal Leverandøren administrere alt behov for tilgang til nettverk for verksamhets ICT for systemleveranser i byggeprosjektet samt for brukersystemer ved NKS og ved KI (infrastrukturintegrasjonsoppgaver knyttet til dette er nærmere behandlet i kapittel 7.2) IT-sikkerhet Målsetting og overordnede rammebetingelser ICT-sikkerhet skal være iht. offentlige lover, pålegg og krav. ICT-sikkerhet skal, i den grad det er mulig og forsvarlig, benytte standarder og løsninger som er felles for ICT innenfor helse. Brukere og brukergrupper skal kun få tilgang til de funksjoner og den informasjon som de er autorisert for. Preliminärt arbetsmaterial Side 25 av 62

26 Dato: side 26 av 62 Det skal etableres en felles nettverks/sikkerhetsarkitektur og infrastruktur i byggeprosjektet som ivaretar alle behov for kommunikasjon og som ivaretar krav til driftssikkerhet og ICT-sikkerhet. Det er krav til sikker oppbevaring og distribusjon av personopplysninger i henhold til offentlig lovverk. Nettverkssikkerhetsarkitektur For å oppfylle de målsettinger som er satt for prosjektet skal det etableres en felles Nettverkssikkerhetsarkitektur for byggeprosjektet. De retningslinjer som her er angitt skal gjelde for utforming av alle leveranser og delleveranser i byggeprosjektet og skal legges til grunn i upphandlingen. En nettverkssikkerhetsarkitektur (NVSA) er en flerlags arkitektur som omfatter følgende områder: Fysisk sikkerhet definerer hvilke sikringstiltak som skal etableres i de områder hvor ICT-utstyr er fysisk plassert og ICT-Infrastruktur er etablert. Nettverkssikkerhet definerer sikringstiltak som skal etableres på nettverksnivå (tilsvarer lag 1-3 i OSI-modellen) Servere og sesjonssikkerhet definerer sikringstiltak som skal etableres i forbindelse med servere og lagring av data, og hvordan data overføres mellom ulike servere og mellom servere og brukere (dvs. lag 4-5 i OSI-modellen) Applikasjonssikkerhet definerer sikringstiltak knyttet til tilgang til applikasjoner og data som disse bruker. (dvs. lag 7 i OSI-modellen) Arkitekturen omfatter krav til drift i form av: Administrasjon av tilgangskontroll til systemer, funksjoner og informasjon Administrasjon og overvåking av sikkerhetsfunksjonene som implementeres. Krav til fysisk sikkerhet, servere- og sesjonssikkerhet samt applikasjonssikkerhet beskrives i eget bilag til upphandlingen. Leverandøren skal for alle delleveranser beskrive i tilbudet hvordan de ulike krav i Nettverkssikkerhetsarkitekturen er søkt løst for den aktuelle delleveransen. Nedenstående figur viser en overordnet målarkitektur for nettverkssikkerhet ved NKS. På det nye universitetssykehuset etableres det en felles åpen sone for universitetsdelen og sykehusdelen. I denne tilknyttes mobile brukere, studenter, pasienter og besøkende. I intern sone finner man ansatte som ikke behandler personsensitive opplysninger. I sikker sone finner man ansatte og systemer som behandler personsensitive opplysninger. I universitetsdelen av det nye sykehuset etableres det også en intern og en sikker sone for universitetsansatte. NKS vil være tett integrert mot SLL IT for tjenester som bl.a. tilgang til Internett, e-post og for tjenesteleverandører i det regionale/nasjonale helsenettet, samt tilgang til fellesløsninger innenfor SLL som for eksempel Elektronisk Pasient Journal. Preliminärt arbetsmaterial Side 26 av 62

27 Dato: side 27 av 62 Internet KI NKS Åpen sone Felles åpen sone NKS Intern sone Intern sone Prosjekt- Intern sone KI Intern sone NKS Regiona Helsene Nasjonal Helsenet Sikker sone Sikker sone Prosjekt- Sikker sone KI Sikker sone NKS Figur 5 Målarkitektur for nettverkssikkerhet på universitetssykehuset På det nye universitetssykehuset vil det være domener som administrativt og driftsmessig (juridisk) er underlagt hhv. KI og SLL. Mellom de ulike sonene som er illustrert i figuren etableres det sikkerhetsbarrierer som implementerer sikkerhetspolicyen knyttet til de ulike sonene. Ytterligere definisjon av innhold i de ulike sonene, prinsipper for samkommunikasjon og utforming av barrierer, beskrives i Nettverkssikkerhetsarkitekturen (NVSA). For å oppfylle de retningslinjer som er angitt ovenfor og for å oppfylle målsettingen om tilgangskontroll for brukere og brukergrupper, samles leveranser av ICT-sikkerhetsløsninger i byggeprosjektet i en gjennomgående leveranse som ivaretar: Preliminärt arbetsmaterial Side 27 av 62

28 Dato: side 28 av 62 Konfidensialitet i form av sikkerhetsbarrierer for de løsninger som inngår i byggeprosjektet og løsninger for autentisering og autorisering av alle brukere for tilgang til ulik informasjon eller til ulike systemer ved universitetssykehuset eller i byggeprosjektet. Integritet i form av sikkerhetsbarrierer eller kryptering av informasjon (spesielt i forbindelse med kommunikasjon med andre aktører) for de løsninger som inngår i byggeprosjektet Tilgjengelighet i form av etablering av nødvendig redundans internt og mot systemer som leveres fra SLL IT og eksterne tjenesteleverandører. I tillegg inngår etablering av nødvendige løsninger for overvåking, drift, service og vedlikehold. Leverandørens oppgaver i relasjon til sikkerhet Leverandøren må utarbeide og vedlikeholde NVSA for byggeprosjektet, og tilpasse denne til den en hver tid gjeldende sikkerhetspolicy for det nye universitetssykehuset. Leverandøren må spesifisere, designe og implementere de løsninger som inngår i kontrakten for ICT Infrastruktur. Videre skal leverandøren påse at de øvrige leverandørene til NKS forholder seg til denne arkitekturen gjennom sin rolle som infrastrukturintegrator. Dette inkluderer retningslinjer for alle aspekter av sikkerhet - fysisk sikkerhet og nettverks-, server- og sesjonssikkerhet samt administrasjon av tilgangskontroll til systemer, funksjoner og informasjon. Som en del av sin oppgave skal leverandøren etablere nødvendige administrative prosedyrer og rutiner for sin drift av infrastrukturen frem til overtagelse. Disse rutinene og prosedyrene skal også ta hensyn til at leverandøren kan få opsjon på drift av infrastrukturen etter overtagelse. Slike administrative rutiner/prosedyrer skal samordnes med tilsvarende rutiner/prosedyrer etablert i SLL, KI og i Prosjektbolaget for Fastighets ICT. Leverandøren skal utarbeide et forslag til plan for revidering av NVSA og legge denne fram for NKSf for godkjenning. Revidert NVSA skal tilsvarende godkjennes av NKSf og legges til grunn for de designmilstolpar som er identifisert i beskrivelsen Fellestjenester for NKS, SLL og KI Det må sikres at fellestjenester for NKS, SLL og KI gjøres tilgjengelig i ICT infrastrukturen ved NKS på en sikker og robust måte. Bruk av og tilgang til felles data og ressurser i hele SLL og KI må være konsistent, sikkert og data må til enhver tid holdes oppdatert på rett sted. Fellestjenester omfatter systemer som ivaretar brukerbehov for: Katalogtjenester Meldingsformidling (inkl. personsøk, taleboks, e-post) Ekstern kommunikasjon (for eksempel Internett aksess for sykehusets ansatte) Portaler i form av Intranett, ekstranett og Internett Telefonitjenester Single sign-on Videre omfatter dette fellestjenester for applikasjoner som: Basis nettverkstjenester som katalogtjenester (DNS), adressetildelingstjenester (DHCP) og tidtjenester (NTP), ACS / Radius, VPN, fjernaksess/hjemmekontor Målsetting Følgende målsettinger er satt for fellestjenestene: For å understøtte etableringen av og tilgang til fellestjenester for brukere skal de tjenester som Leverandøren er ansvarlig for, benyttes av alle systemer i Verksamhets ICT nettet i det nye sykehuset. Preliminärt arbetsmaterial Side 28 av 62

29 Dato: side 29 av 62 For å understøtte etableringen av fellestjenester for applikasjoner skal det etableres felles navnetjenester og tjenester for adressetildeling for alle systemer i Verksamhets ICT nettet. Fellestjenester skal implementeres slik at en har kontroll med funksjonalitet og sikkerhet. Alle systemer skal benytte IP som kommunikasjonsprotokoll over felles nettverk. Omgivelser for fellestjenester For å oppfylle de overordnede målsettingene samles alle nye fellestjenester for applikasjoner og brukere i en gjennomgående leveranse for Verksamhets ICT, samt forutsette systemløsninger som i størst mulig grad integreres og samordnes over IP som felles kommunikasjonsprotokoll. Dette ansvaret er tillagt Leverandøren av Infrastruktur for ICT. Omgivelsene for dette er illustrert i figuren nedenfor. Figur 6 SSL Fellestjenester Følgende felles ressurser ved SLL IT eller KI bør gjøres tilgjengelig over Verksamhets ICT nettverksløsningen eller i de ulike delleveransene: Fellestjenester for brukere som for eksempel kontorstøtte, etjenestekort, autentisering, løsning for Single Sign On (SSO) og mailtjeneste. Felles applikasjoner og portaler i SLL og KI. I den grad det er nødvendig eller hensiktsmessig for byggeprosjektet, skal tjenester eller støtte for DNS, DHCP og NTP inngå i Leverandøren leveranser. Preliminärt arbetsmaterial Side 29 av 62

30 Dato: side 30 av 62 Leverandøren skal samordne design og tilpasning av fellestjenester i denne leveransen med fellestjenester ved SLL IT og ved KI. Leverandøren skal videre samordne bruk og tilgang til fellestjenestene, inkludert fellestjenester ved SLL IT, mot andre leveranser i byggeprosjektet (ref kap 7.2 Infrastrukturintegrator) Basiskomponenter Målsettinger Følgende målsettinger er satt for basiskomponentene: For å forenkle drift og oppfølging skal det etableres færrest mulig varianter av operativsystem. Antall typer databaser og varianter av database versjoner skal reduseres og konsolideres. Man skal søke å redusere antall fysiske databaser (ie. konsolidering av databaseservere), og utnytte SAN mest mulig. Utstyrs- og konfigurasjonstyper skal standardiseres (arbeidsstasjoner, servere, printere, skannere osv.). Målbilde for leveransen For å oppfylle de overordnede målsettingene bør det velges å: Samle ansvar for ICT-tjenestene i en kontrakt, utarbeide en ICT-norm for å standardisere basiskomponenter i de ulike leveranser i byggeprosjektet. Alt ICT-utstyr (Smartphones, tablets og PC er) bør samles i en gjennomgående leveranse for hele sykehuset og dette ansvaret bør legges til Leverandør av Infrastruktur for ICT. Et målbilde for denne løsningen/leveransen er illustrert i Figur 7. Preliminärt arbetsmaterial Side 30 av 62

31 Dato: side 31 av 62 Figur 7 Målbilde for basiskomponenter Figuren illustrerer Leverandørens ansvar for levering av Basiskomponenter i de nye sentrene i form av: Maskinvare og operativsystem for PC er, Tablets og Smartphones med tilhørende verktøy for administrasjon Annet periferiutstyr som Pasientterminal og printere Servere og databaser for de systemløsninger som inngår i leveransen En backupløsning for de systemløsninger som inngår i leveransen. Dette skal også inkludere nødvendige verktøy og rutiner som sikrer tilfredsstillende recovery av systemløsningene. Preliminärt arbetsmaterial Side 31 av 62

32 Dato: side 32 av 62 Figuren viser også at eksisterende applikasjon og tjenester skal tilgjengeliggjøres på ny infrastruktur. Klientdelen av disse applikasjonene skal gjøres tilgjengelig på utstyr levert av Leverandøren. Dette leder til følgende overordnede krav for Leverandørens løsninger: Ivareta tilgang til brukerapplikasjonene ved innflytting i sykehuset Ivareta sikkerhet i form av integritet og konfidensialitet for brukerapplikasjonene på sluttbrukerutstyret. Leverandøren skal utføre design/konfigurasjon av sin leveranse av klientutstyr etter retningslinjer fra SLL IT og KI samt etter retningslinjer gitt i Nettverkssikkerhetsarkitekturen (ref kap IT-sikkerhet). Klientutstyret og konfigurasjonen av dette skal gi tilgang til de fellestjenester som inngår i leveransen til NKS samt til eksisterende fellestjenester i SLL IT og KI. Övervakning av infrastruktur och tjänster Aktive Directory och Ek Integration & etablering av erforderli katalogtjänster & strukturer Hantering av Applikationer Paketering, test och distribution SCCM Etablera system för att bevaka, underhålla, supportera, hantera och förnya datorutrustning, programvaror, användarkonton m.m. Nätverkstjänster DNS, DHCP Standardklient för SLL Tillförlitlig & förvaltningsbar Arbetsdator Skrivare Integrati av skriva Se H an Sä Int säk ZervicePoint Självbetjäning & stöd för beställningsprocesser Internet & övriga tjän Hantering och integratio distribuerade nättjänste Zpice osupporterade tillämpni Koncept för användarkommunikation under förändringsprocesser Figur 8 SLLs Klientplattform (ATLAS) Leverandøren gis ansvar for å innhente all brukerinformasjon om, samt koordinere og samordne all bruk og tilgang til ulike applikasjoner og tjenester på det klientutstyr Leverandøren skal levere. Dette inkluderer brukerapplikasjoner og tjenester ved SLL IT og ved KI, samt andre leveranser i byggeprosjektet (kap 7.2 Infrastrukturintegrator). Preliminärt arbetsmaterial Side 32 av 62

33 Dato: side 33 av Leverandørens integratoransvar Overordnede målsettinger for integrasjon Informasjonsintegrasjon Alle avdelings- og virksomhetskritiske systemer skal integreres slik at informasjon kun registreres en gang. Alle informasjonsgrensesnitt skal etableres slik at et system skal kunne skiftes ut uten at det påvirker evt. andre systemer det kommuniseres med. Dette gjelder også i forhold til presentasjon på portaler. Informasjon fra ulike systemer skal være tilgjengelig for brukeren der han er når han trenger den på den utstyrstypen han bruker. I forbindelse med alle systemanskaffelser skal alle informasjonsgrensesnitt være identifisert og metodikk for integrasjon skal være spesifisert (for å få redusert og kontroll med integrasjonskostnadene, samt fremtidige vedlikeholdskostnader). Teknisk integrasjon Teknisk integrasjon definerer hvordan de tekniske systemene skal integreres (eks. heiser, adgangskontroll, heistelefon). Prosjektbolaget har ansvar for Fastighets ICT og for tekniske anlegg som Heis, AGV, smågodstransport mv. herunder teknisk integrasjon. Infrastrukturintegrasjon Samspill mellom systemer forutsetter at de kommuniserer over den samme fysiske infrastrukturen (kabel/nettverk). Det er derfor en målsetting at alle systemer/entrepriser som skal benytte IP som kommunikasjonsprotokoll, tilknyttes et felles nettverk Infrastrukturintegrasjon Figuren nedenfor viser hvilke omgivelser som eksisterer for denne leveransen. Preliminärt arbetsmaterial Side 33 av 62

34 Dato: side 34 av 62 SAN Orkdal Andre sykehus Klie og nter Port ør e ad m Pasi entt erm VoI P klie nt nasjonal tjenester Broker Operasjon Brukere Nett-tilgang Desktop tilg. Brukerutsty r - Telefo n - PC - Skrive re Messaging Services SLL IT Brukere Netttilgang Desktop tilg. Brukeruts tyr - Tel efo n - PC - Skr ive re NKS Service p Utskrift Portør Telefoni MDM Køsystem Meldinge Autentise Katalog Asset mg Brukerpo Figur 9 Leveransens omgivelser For å oppnå målsettingen om en felles infrastruktur for ICT for det nye universitetssykehuset må en Leverandør få et overordnet ansvar, det bør være Leverandøren av Verksamhets ICT. Likeledes tildeles leverandøren av Verksamhets ICT et utvidet grensesnittansvar for infrastrukturen. Dette medfører at ICT Leverandøren vil måtte ivareta grensesnitt mot: Infrastruktur for ICT mot SLL IT og KI. Infrastruktur ved eksterne organisasjoner Systemløsninger ved universitetssykehuset. Systemløsninger anskaffet i byggeprosjektet. For å ivareta disse grensesnittene og oppgavene knyttet til dette tildeles rollen som Infrastrukturintegrator til ICT leverandøren. Preliminärt arbetsmaterial Side 34 av 62

35 Dato: side 35 av 62 Rollen som Infrastrukturintegrator innebærer ansvaret for å spesifisere: Retningslinjer for bruk av felles ICT-infrastruktur, bruk av fellestjenester, hvordan ICT-sikkerhet skal ivaretas tilfredsstillende, planlegge og samordne leveransene samt, dokumentere og verifisere dette i forbindelse med installasjon og idriftsettelse ivareta ansvaret for drift og overvåking av grensesnittet fram til overtakelse. Det bør legges vekt på tett samordning av leveransene mellom ICT-leverandør, MT-leverandører og Prosjektbolaget slik at nødvendig plass til utstyr, nødvendig kabling og nettverkspunkter samt nødvendige fellestjenester i nettverket er etablert når øvrige systemer skal installeres og testes. Ansvaret beskrives nærmere i eget bilag. Figur 10 Integrasjonsmiljø 7.3 Prisstruktur Prisstrukturen for leveransen bør bygges opp i henhold til kontraktsstrukturen med egne prisangivelser per systemleveranse. Dette vil også gjøre det enklere for en totalleverandør å kunne dele opp leveransen til underleverandører. Preliminärt arbetsmaterial Side 35 av 62

36 Dato: side 36 av 62 Post Beskrivelse Sum A3 *) Prosjektgjennomføring B3 *) Infrastrukturintegrasjon B4 Fast datanett B5 Trådløst datanett B6 Drifts- og overvåkningssystem B7 Enterprise Messaging Service System B8 Samverkansløsninger B9 Sporing og lokalisering Opsjon B10 Katalogtjenester og IAM B11 Underholdning/informasjon B12 Telefoni fast og trådløst B13 AV-løsninger B14 Pasientsignalanlegg B15 Pasientterminal (tjeneste og utstyr) B16 Brukerutstyr (PC, tablets, ipads, laptops) B17 Print og skanning tjeneste B18 Mjukvara B19 Pasientankomst B32 Brukeropplæring/introduksjon B34 Drift og underhåll Sum - 25% moms - Sum inkl. moms Netw Mgmt 8. Prosjektgjennomføring Prosjektet må gjennomføres i henhold til fremdriftsplanene for bygget. Hovedprinsippene for gjennomføringsmodellen er vist i nedenstående figur. Prosjektering og montasjearbeid vil vesentlig være delt opp mot hvert bygg og disse aktivitetene vil i stor grad bli utført parallelt. Prosjektgjennomføringens faser bør ha følgende aktiviteter: Fase Design: Kravanalyse Foreløpig design (PDR = Preliminary Design Review) Proof of Consept Endelig design (FDR = Final Design Review) Produktkontroll/Factory Acceptance Test Beslutning om fall-back Fase Produksjon/bygging: Tegningsproduksjon/Installasjon Preliminärt arbetsmaterial Side 36 av 62

37 Dato: side 37 av 62 Testing Prøveperiode Fase prøvedrift: Prøvedrift Gradvis overgang til klinisk drift Fase Drift: Avsluttende samlede tester (FSA = Final Site Acceptance Test) Overtagelse Drift Arbeider i reklamasjonstiden og reklamasjonsbefaring I kontrakten må det gis en nærmere beskrivelse av kravene til de ulike fasene og aktivitetene i prosjektgjennomføringen. Det må defineres milstolpar for viktige leveranser/faser i samsvar med prosjektgjennomførings-modellen som NKSf vil ha som sentrale styringsparametre. Milstolpaene må beskrives og det må angis frister for godkjente milstolpar og eventuell tilhørende dagmulkt/bonus. 8.1 Prosjektstyring og Rapportering Leverandøren må ha et prosjektstyringssystem for kontraktarbeidet. Rapportering bør foretas med basis i det sist godkjente prosjektstyringsgrunnlag (baseline revisjon), inklusive godkjente endringer Prosjektstyringssystem Leverandørs prosjektstyringssystem bør omfatte planlegging, styring og kontroll av fremdrift, kostnader og bemanning for kontraktsarbeidet. Prosjektstyringssystemet må til enhver tid sikre styring og kontroll av fremdrift, kvantiteter, bemanning og kostnader på alle nivåer. Endringer i kontraktarbeidet bør løpende innarbeides i prosjektstyringsgrunnlaget. Systemet bør med utgangspunkt i en egnet database kontrollere mengder, rater, timer og priser i forbindelse med endringer, månedsrapporter, fakturering/betaling og sluttrapport Planlegging og Budsjettering Prosjektbolagets WBS (Work Breakdown Structure) bør være utgangspunktet for Leverandørens planlegging, budsjettering og rapportering i forbindelse med byggrelatert arbeid. Det skal være en logisk sammenheng mellom aktivitetene i strukturen som muliggjør oppsummering av timeverk, datoer og fremdrift fra det laveste til høyereliggende nivå. Leverandørens kontraktsplan og styringsplan bør gjennomgå en godkjenning fra NKSf. Styringsplanen skal utarbeides i et elektronisk planleggings/prosjektstyringsverktøy som kan lagre historiske data. Det skal være mulig å produsere fremdriftskurver (S-kurver) fra databasen. Preliminärt arbetsmaterial Side 37 av 62

38 Dato: side 38 av Gjennomføringsplan Gjennomføringsplan skal være en detaljert beskrivelse av hvordan Leverandøren tenker å gjennomføre kontraktsarbeidet. Her skal inngå en beskrivelse av hver enkelt fase, hvordan Leverandøren planlegger å gjennomføre sine oppgaver Kontraktsplan Kontraktsplan skal være det overordnede styringsnivået i fremdriftsplanlegging og budsjettering. Bestillinger/budsjettposter utarbeides i samsvar med aktiviteter i Kontraktsplan. Kontraktsplan skal blant annet vise prosjektets milstolpar, Leverandørens interne milstolpar og NKSf sine leveranser. Kontraktsplan skal omfatte hele kontraktsarbeidet Styringsplan Aktivitetene i styringsplanen skal tydelig gjenspeile Leverandørens prosjekterings- bygge- og installasjonsmetode. Styringsplanen skal inneholde nødvendige milstolpar og aktiviteter for detaljprosjektering, arbeidstegninger, bygging, installasjon, kontroller og ferdigstillelse, inklusive nødvendig funksjons og kapasitetsprøving av anlegg for et komplett kontraktarbeid. Styringsplan skal også vise Leverandørens krav til leveranser fra NKSf. Aktivitetene skal knyttes sammen i logiske avhengighetsforhold (nettverk). Det må vurderes om det skal stilles krav til enhetlig koding av aktiviteter i styringsplanen slik at planen kan overføres til NKSf i elektronisk format og status kan summeres opp og vises for overliggende nivåer. Dette vil være avhengig av hvordan NKSf ønsker å følge opp fremdriften totalt sett for alle entreprenører. Prosjekteringsaktiviteter bør detaljeres slik at de er i overenstemmelse med aktivitetene i byggeplanen. Bygge- og installasjonsaktiviteter i styringsplanen skal følge inndelingen i fag og kontrollområder som avtales mellom NKSf og Leverandør. Detaljeringsgraden på Styringsplan vil følge prosjektets utvikling, men bør ha en front på minimum 1 år frem. Allikevel bør Styringsplan omfatte hele kontraktsarbeidet. Et kontrollområde er et avgrenset geografisk område av kontraktsarbeidet. Innen hvert enkelt kontrollområde bør alle fag som er nødvendig for et komplett kontraktsarbeid være vist som separate aktiviteter. Leverandørens styringsplan bør for hver enkelt aktivitet vise startdato og sluttdato, aktivitetens varighet i dager samt avhengigheter til andre aktiviteter. Hver aktivitet bør i tillegg inneholde et estimat på nødvendig timeverk. Leverandøren bør ut fra styringsplanen utlede nødvendig bemanningsplaner. Planlagt bemanning og planlagt framdrift i styringsplanen bør være referanse ved rapportering av bemanning og framdrift til NKSf. Leverandørens styringsplan bør ha en detaljeringsgrad som kan påvise framdriftsavvik ned til en uke Dokumentplan Leverandøren bør sammen med styringsplan overlevere til NKSf en dokumentplan som viser alle dokumenter, tegninger o.l. som skal produseres og til hvilke tider de skal levere. Dokumentene / tegningene bør knyttes mot aktiviteter i styringsplan. Preliminärt arbetsmaterial Side 38 av 62

39 Dato: side 39 av Andre planer Det vil være behov for å etablere spesielle fremdriftsplaner ved behov, og Leverandør skal minimum etablere fremdriftsplan for kontrahering av underentrepriser/samarbeidsavtaler samt en fremdriftsplan for anskaffelse og mottak av utstyr og materialer som er nødvendig for å utføre kontraktsarbeidet Krav til slakk i Leverandørens planer For å sikre at avtalte tidsfrister overholdes skal Leverandøren legge inn margin/slakk i sine planer. Styringsplanene skal utover ovennevnte margin/slakk angi alle aktiviteter som Leverandør mener er på kritisk linje. Planen skal dog ha færrest mulig aktiviteter på kritisk linje Faktureringsplan Basert på styringsplanen bør Leverandøren utarbeide en faktureringsplan for hele kontraktsarbeidet. Faktureringsplanen oppdateres samtidig med oppdatering av styringsplan. Faktureringsplanen skal godkjennes av NKSf Oppdatering av styringsplan Kontraktsplan og Styringsplan bør etter kontraktsinngåelse oppdateres som styringsgrunnlag (baseline revisjon) regelmessig. Oppdateringen bør følge Projektbolagets baseline revisjoner. Oppdateringen skal justeres for utført arbeidsomfang og godkjente endringer Rapportering Fremdriftsmåling For å gi et best mulig bilde av status i prosjektet bør måling og rapportering av fremdrift følge disse prinsippene: a) Prosjektering: Det bør etableres en kjede for milstolpane som skal vise fremdriftsprosent ved oppnåelse av de forskjellige stadiene i dokument og tegningsproduksjon. Denne bør legges frem for NKSf for kommentar. b) Bygging: Fremdriftsprosenten bør være et mål for utførte mengder, dvs. hvor mye arbeid som er utført i forhold til totalt arbeidsomfang på aktiviteten. Månedsrapport Det bør rapporteres månedlig mot siste godkjente versjon av styringsgrunnlaget inklusive godkjente endringer. Rapportens tekstdel bør inneholde status på utført arbeid inklusive kvalitetsarbeid og HMS samt informasjon om kostnadsstatus, framdriftstatus og bemanning. Det bør legges vekt på fokus på problemområder og forslag til korrektive tiltak ved avvik fra planer. Månedsrapporten bør inneholde følgende vedlegg: a) Kostnadsrapport Framdriftsmessig og økonomisk status på bestillinger inkludert endringskrav og endringspålegg. Leverandørens planlagte fremdrift i styringsplan bør brukes som referanse for planlagte kostnader og grunnlag for avviksrapportering. b) Kontraktsplan Kontraktsplan med fremdriftsstatus og frontlinje. Preliminärt arbetsmaterial Side 39 av 62

40 Dato: side 40 av 62 c) Styringsplan Leverandør skal i sin månedsrapport rapportere framdrift i %, oppdaterte timeverk og prognostisert start og slutt for hver aktivitet i styringsplanen. Status på dokumentplan skal være grunnlaget for fremdriftsmåling på prosjekteringsaktiviteter og utførte mengder skal legges til grunn for framdriftsmålingen på byggeaktiviteter. d) HMS Leverandør skal levere underlag for HMS-statistikk, bl.a. antall utførte timer, hendelser og forskjellige aktiviteter. Hvis NKSf har skjema og dataverktøy for dette bør det benyttes til rapporteringen. e) Endringslogg Oversikt over alle endringer som er fremsatt, godkjent eller avvist (ref. kap. 8.2 Endringsregime) f) Risikologg Oversikt over de 10 viktigste risikoelementer med forslag til tiltak (ref. kap. 11 Risiko) g) Grensesnittstatus Oversikt over alle avdekte grensesnitt med status (ref. kap. 9.2 Metode for håndtering av grensesnitt) h) Brevlogg Oversikt over all formell brev-korrespondanse mellom bestilleren og leverandøren Spesielle rapporter Rapporter til NKSf vedrørende virksomhetens bruk av mannskap Leverandøren bør gi NKSf liste over alle underleverandører og montører av utstyr helt ned til siste ledd. Slik oversikt bør sendes NKSf hver måned. Det bør fremgå av kontrakten at sanksjoner vil tre i kraft ved mangelfull rapportering Rapporter i henhold til myndighetenes krav Leverandør skal forsikre seg om at relevant informasjon blir rapportert iht. gjeldende lover og forskrifter i forbindelse med kontrakten. Arbeidstillatelse Leverandør er ansvarlig for at alle utenlandske underleverandører/samarbeidspartnere og/eller personell som arbeider i Sverige er i besittelse av gyldig arbeids- og oppholdstillatelse før arbeid under kontrakten påbegynnes. 8.2 Endringsregime I denne type leveranser vil det være et behov for endringer i forhold til kontrakt, også fordi at dette er en leveranse som pågår over mange år og hvor det da naturlig nok vil oppstå endringer i behov. Endringshåndtering blir dermed et viktig element som må gjennomføres parallelt med prosjektets øvrige kontraktuelle leveranser, og hvor stort sett de samme ressurser blir utførende. Viktige forutsetninger som ligger til grunn for endringshåndtering er at man har: En kontrakt som klart definerer hvilke leveranser som inngår Preliminärt arbetsmaterial Side 40 av 62

41 Dato: side 41 av 62 En kontrakt som beskriver håndtering av endringer mellom partene Det er også viktig at det foreligger et økonomisk grunnlag hos Bestilleren for kontraktsendringer slik at Leverandøren kan fungere som en rådgivende part og derigjennom foreslå alternative løsninger som kan gi økt funksjonalitet og bedre brukeropplevelser. Endringsanmodninger initiert av Bestilleren kan deles inn i 2 kategorier: Forespørsel fra Bestilleren hvor det i første omgang etterspørres et forslag til løsning på en ønsket endring og tilhørende pris. En bestilling av endring vil da først foreligge når Kunden har akseptert forslaget Pålegg om utførelse hvor Bestilleren pålegger leverandøren å utføre en spesifisert endring og man må bli enig om pris i etterkant Endringskrav fremsatt av leverandør kan deles inn i 2 kategorier: Krav om fristforlengelse eller dekning av merutgifter må fremmes (varsles) når man har blitt klar over at det har oppstått eller vil oppstå forhold som medfører forsinkelse eller merutgifter Krav om endringspålegg må fremmes hvis Bestilleren har krevd endringer som leverandøren ikke mener er en del av kontrakten Det er viktig at det i kontrakten fremgår at Leverandøren har varslingsplikt i forbindelse med krav om dekning av merkostnader slik at man eventuelt kan iverksette tiltak for å unngå merkostnadene. For å kunne ha god kontroll på endringshåndteringen er det viktig at man har et formelt opplegg rundt dette slik at man unngår misforståelser og uklarheter. Nedenfor følger en beskrivelse av forslag til formell håndtering av endringer Endringslogg Alle endringsanmodninger og endringskrav registreres i en endringslogg som oversendes til Bestilleren ved hver månedsrapportering og denne viser hvilken status den enkelte endring har per dato for rapportering. Man sikrer på denne måten at man har en omforent oppfatning av status for endringer Endringsanmodning fra Bestilleren Alle forespørsler eller pålegg om endringer fra Bestilleren bør oversendes formelt til Leverandøren i form av Endringsanmodnings-skjema som må beskrives i kontrakten. Leverandørens besvarelse av endringsforespørsler fra Bestilleren bør også inneholde et design-dokument som beskriver leveransens funksjonalitet og omfang, samt gjør nødvendige begrensninger og forutsetninger slik at det ikke er tvil om hva endringen omfatter Endringskrav fra Leverandøren Alle krav om fristforlengelser eller dekning av merutgifter bør formelt fremmes fra Leverandøren til Bestilleren i form av oversendelse av Endringskrav-skjema som må beskrives i kontrakten. Varsel om forhold som kan medføre forsinkelser eller merugifter har også den hensikt å gi Bestilleren mulighet for å iverksette tiltak som resulterer i at man unngår forsinkelser/merkostnader. Leverandøren skal derfor ved innsendelse av varsel også foreslå tiltak overfor Bestilleren som en del av prosessen. Preliminärt arbetsmaterial Side 41 av 62

42 Dato: side 42 av Endringsmøter Det er viktig å sørge for at man tar de nødvendige forhandlingene vedrørende uavklarte endringer underveis i prosjektet. Dette kan gjøres ved at man avholder månedlige endringsmøter Overtakelse Alle endringer bør overleveres formelt ved signering av overtakelsesprotokoll mellom partene Kvalitetssikring av endringer Det er viktig å avdekke på et tidlig stadium hvilken innvirkning en endring vil kunne medføre på den totale leveransen, f.eks. innenfor løsningsdesign. Alle tekniske endringer bør derfor følge en definert Change Management prosess før de implementeres. Dette for å ivareta styring, sporbarhet og kontroll med alle tekniske endringer i forbindelse med totalleveransen. Med teknisk endring menes enhver handling som medfører en ny status for en eller flere elementer i ICT-konfigurasjonen. Alle endringer bør gjennomgå testing i henhold til testprosedyrer basert på krav i kontrakten. 8.3 Testing For å sikre at utstyr, funksjonalitet og utførelse av arbeid er i henhold til kontraktens krav må det stilles krav til Leverandøren om å planlegge og etablere et test- og evalueringsprogram. I tillegg må det stilles krav til at Leverandøren deltar på aktuelle tester som utføres av NKSf. Nedenfor følger en oversikt over tester som bør utføres og hvem som bør være ansvarlige og deltakende i testene. TEST ANSVARLIG PRIMÆRE DELTAGERE Funksjonell kontroll/leverandørens egentest Leverandør Leverandør Utprøving etter installasjon og test (SAT) Leverandør Leverandør og NKSf Integrerte systemtester NKSf Leverandør og NKSf Testprosedyre Alle tester skal gjennomføres på bakgrunn av en godkjent prosedyre, testplan. Denne skal som et minimum inneholde beskrivelse av: Formål med testen Omfang av testen Omgivelser, testmiljø Forberedelse til testen og nødvendig utstyr og fasiliteter Gjennomføring av testen Rapporteringsformat Forventede resultater Akseptansekriterier Oppfølging og utbedring av feil Preliminärt arbetsmaterial Side 42 av 62

43 Dato: side 43 av 62 Leverandøren skal dokumentere testplan i eget dokument sammen med utfylte skjema for hver enkelt test som skal gjennomføres. Leverandøren skal lage forslag til tester og NKSf kan fritt foreslå supplerende tester som Leverandøren skal innarbeide i testplanen. Etter at tester er gjennomført skal Leverandøren sammenstille resultatene fra testen i egen rapport og utarbeide problemrapporter for alle uregelmessigheter som blir registrert Funksjonskontroll/Leverandørens egentest Leverandøren skal i overensstemmelse med sine kvalitetssikringssystemer utføre intern testing av alt utstyr som han installerer/monterer. Dette skal utføres før SAT iverksettes. Resultatene av testene skal dokumenteres Utprøving etter installasjon og test (SAT) Utprøving etter installasjon og test (SAT) er tester som Leverandøren skal utføre på anlegget etter at utstyret er montert og egne tester er gjennomført. Hensikten med testene er å verifisere leveransen ovenfor NKSf. Leverandøren skal ha hovedansvar for å utføre slutt-test på alt utstyr han har som ansvar å montere. Testene skal utføres på de ferdige systemer, men skal også utføres på delsystemer dersom fremdriftsplanene for idriftsettelse av deler av systemet eller andre forhold tilsier dette. Testene skal utføres i overensstemmelse med de testspesifikasjoner som NKSf og Leverandøren er blitt enige om Integrerte systemtester Dette er en funksjons- og kapasitetstest som er planlagt og organisert av NKSf. Integrerte systemtester gjennomføres med byggutstyr og nødvendig brukerutstyr for å kunne teste sentrale funksjoner. Testen må foregå mellom flere systemer og på tvers av kontrollområder og er leverandørens dokumentasjon på oppfyllelse av kontraktens forutsetninger. Leverandøren bør delta i integrerte systemtester etter behov Samspill mellom eksisterende og nye systemer Flere av systemene som inngår i leveransen skal integreres mot eksisterende system ved universitetssykehuset. Leverandøren skal ved planlegging av ulike tester legge vekt på å teste/verifisere funksjonalitet mellom ny og gammel infrastruktur. Funksjonalitet og samspill skal testes både fra eksisterende infrastruktur mot ny infrastruktur og motsatt vei. Det vil bli gjennomført tester av tilgang til eksisterende applikasjonsportefølje fra den nye infrastrukturen. Testene vil bli utført i tett samarbeid med eksisterende driftsorganisasjon og Leverandøren skal bidra med nødvendige ressurser ved uttesting og feilretting. Det er Leverandørens ansvar å teste at tilgang til eksisterende applikasjonsportefølje fra den nye infrastrukturen fungerer og at infrastrukturen ikke er til hinder for applikasjonenes funksjonalitet. Det er NKSf sitt ansvar å teste at funksjonalitet i eksisterende applikasjoner fungerer som tiltenkt. Leverandøren etablerer en plan for arbeidet og kan etter nærmere avtale administrere testarbeidet. Testene vil bli utført i tett samarbeid med eksisterende driftsorganisasjon og Leverandøren skal bidra med nødvendige ressurser ved uttesting og feilretting etter nærmere avtale. Preliminärt arbetsmaterial Side 43 av 62

44 Dato: side 44 av Final Site Acceptance Test Før overtakelse skal det gjennomføres en Final Site Acceptance Test (FSAT) hvor man verifiserer kontraktens krav. Omfanget av FSAT vil i stor grad være avhengig av omfang/kvalitet/resultater fra tidligere tester. Utestående feil og mangler skal sjekkes ut og eventuelle gjenstående tester skal utføres. Hovedsakelig blir FSAT gjennomført i møter, og ikke som fysisk uttesting på systemene. 8.4 Dokumentasjon Det er viktig at leverandørens leveranser blir godt dokumentert slik at man har nødvendig historikk og korrekt grunnlag for videre forvaltning, drift og vedlikehold av leveransene. For å sikre dette bør man stille krav til at leverandøren i starten av prosjektet etablerer en dokumentplan som viser hvilken dokumentasjon man planlegger å levere til hvilke tidspunkt. Denne dokumentplanen må forelegges NKSf for godkjenning og skal være et aktivt dokument gjennom hele prosjektperioden med fortløpende oppdateringer. Det bør også stilles krav til innholdet i selve dokumentene basert på de ulike dokumenttypene. For å sikre en effektiv og sporbar distribusjon av dokumentene fra Leverandør til NKSf anbefales det at man tar i bruk et dokumenthåndteringssystem hvor begge parter har tilgang. Dette benyttes da også for distribusjon av dokumentasjon fra NKSf til Leverandør. I tillegg bør all dokumentasjon også distribueres i papirformat. 8.5 Driftsdokumentasjon Det er viktig at man sørger for å få en kontrollert overlevering fra prosjekt til drift og det bør derfor stilles krav til hvordan dette skal foregå. Man bør starte overleveringsprosessen i god tid før selve driftsettingen skal foregå og det er viktig at driftsleverandøren blir involvert så tidlig som mulig også i prosjektfasen. Overleveringsprosessen skal sikre at overlevering av leveranser til drift har nødvendig kvalitet og at driftsleverandøren har fått nødvendig informasjon, opplæring og har kompetanse til å kunne drifte leveransen. Overleveringsprosessen bør inneholde en formell overlevering hvor driftsleverandøren må akseptere mottak av leveransen før drift kan etableres. I denne forbindelse bør det foreligge en overleveringsprotokoll som inneholder en oversikt over all dokumentasjon som skal utarbeides og alle aktiviteter som skal utføres før overlevering til drift kan aksepteres. Prosessen for og innholdet i overleveringen bør avtales mellom prosjektleverandør og driftsleverandør på et tidlig stadium i prosjektleveransen. 9. Grensesnitt NKSf har ambisjoner om å etablere felles integrerte ICT-systemer i det nye universitetssykehuset. For å oppnå optimal funksjonalitet i NKS stilles det krav til høy grad av integrasjon mellom ulike systemer og tekniske installasjoner. For å oppnå målbildet for ICT Infrastruktur i NKS, vil det bli fokusert på integrering mellom systemer og etablering av felles infrastruktur. Et av hovedansvaret for en ICT leverandør er å være en integrator og systematisk etablere og implementere grensesnitt for å oppnå en komplett leveranse av et universitetssykehus der løsningene samhandler og høy grad av automasjon oppnås. I tillegg til tekniske grensesnitt, må ICT leverandøren ivareta integratoransvaret mot Preliminärt arbetsmaterial Side 44 av 62

45 Dato: side 45 av 62 organisasjoner som skal benytte infrastrukturen, slik som NKS, KI, Thorax, KUL, Projektbolaget og SLL. Et slikt integratoransvar medfører dialog og prosess med organisasjonene for å oppnå ønsket funksjonalitet og avklare nivå på integrasjon og samle inn brukerdata. Innenfor integrasjon og infrastruktur er det definert følgende områder: Integrasjon Integrasjon omfatter informasjonsintegrasjon, infrastrukturintegrasjon og teknisk integrasjon. Informasjonsintegrasjon definerer hvordan informasjonssamspillet mellom ulike systemer, systemer og funksjoner (brukere) skal implementeres både internt og mot eksterne samarbeidspartnere. Dette går både på metodikk (meldingsbasert, transaksjonsbasert) og ambisjonsnivå. Infrastrukturintegrasjon definerer hvordan de enkelte systemer forholder seg til bruk av felles infrastruktur mhp. rom, kabling, nettverk og IT-sikkerhet. Teknisk integrasjon definerer hvordan de tekniske systemene skal integreres inn i ICT Infrastrukturen. Infrastruktur Samspill mellom systemer forutsetter at de kommuniserer over den samme fysiske infrastrukturen (kabel/nettverk). Infrastruktur omfatter etablering av felles infrastrukturelementer som kabling, nettverk, samt fellessystemer som telefoni, meldingsformidling, osv.) med tilhørende felles ICTsikkerhetsfunksjoner. ICT Leverandøren er ansvarlig for å levere en komplett operativ infrastruktur. Det er ICT Leverandørens ansvar å tilby komplette løsninger og tjenester for å implementere denne infrastrukturen. En stor oppgave innen ICT Infrastruktur NKS er å dokumentere og implementere alle grensesnitt nødvendig for å oppnå ønsket funksjonalitet i et moderne universitetssjukehus. I forstudien gis en oversikt på overordnet nivå over grensesnitt som er aktuelle å detaljere mer i en upphandling. Oppgavene og ansvaret i forhold til integrasjonsarbeidet er nærmere beskrevet i kapittel 7.2 Leverandørens integratoransvar. 9.1 Overordnede grensesnitt som skal ivaretas Grensesnittene deles i to hoveddeler: Interne Alle delsystemer/leveransen i ICT Infrastruktur NKS Eksterne Fastighets-ICT, MT, organisasjoner og andre leverandører ICT vil ha mange ulike grensesnitt som skal ivaretas. Enkelte grensesnitt er enkle og omhandler eksempelvis kun å etablere riktig nettverkstjeneste for andre leverandører, mens noen grensesnitt kan være mer komplekse. Overordnet kan grensesnitt deles inn i følgende grupper: Interne grensesnitt innenfor ICT Infrastruktur leveransen Grensesnitt til Fastighets-ICT Grensesnitt til MT (Medicinteknik) Grensesnitt til Organisasjoner (SLL, KI, Thorax, KUL) Preliminärt arbetsmaterial Side 45 av 62

46 Dato: side 46 av Grensesnitt internt i ICT Infrastruktur Interne grensesnitt som ICT leverandøren selv har alt ansvar for å ta vare på og implementere. I hovedsak er dette tekniske grensesnitt som en ICT leverandør selv har kontroll og ansvaret for å løse. Grensesnittmatrisen er ikke fullstendig, men gir et inntrykk av omfanget. Figur 11 Grensesnitt internt ICT infrastruktur Preliminärt arbetsmaterial Side 46 av 62

47 Dato: side 47 av Grensesnitt til Fastighets-ICT ICT leverandøren vil ha tekniske grensesnitt mot Fastighets-ICT (Projektbolaget). Disse grensesnitt er hovedsakelig mot teknikk og løsninger som leveres sammen med bygnadsprojektet. Eksempelvis skal AGV ene benytte det trådløse nettverket for sende og motta beskjeder. Grensesnittmatrisen er ikke fullstendig, men gir et inntrykk av omfanget. Gjennom Samverkansrådet mellom NKSf og Projektbolaget lages det en detaljert oversikt over hvilke grensesnitt som må ivaretas. Figur 12 Grensesnitt ICT og Fastighet ICT Preliminärt arbetsmaterial Side 47 av 62

48 Dato: side 48 av Grensesnitt til MT (Medicinteknik) ICT leverandøren har grensesnitt mot MT utrustning. Disse grensesnittene er hovedsakelig å plassere MT i rett VLAN, og sørge for at sikkerhetsnivå og nettverket er patchet/operativt. Noen installasjoner av MT har også behov for trådløst nettverk, og printtjenester. Noen få grensesnitt er det også mellom spesielt bildgenererende utstyr og AV-utrustning. Grensesnittsmatrisen nedenfor viser kun grensesnitt mellom ICT og bygningspåvirkende utstyr. En komplett oversikt over all MT som har grenssnitt mot ICT lages i upphandlingsprosessen. Deretter følger en oversikt over hvilken MT som må ivaretas av ICT leverandøren innenfor Nettverk, Sikkerhet, Trådløst nettverk, PC utrustning, AV utrustning og printtjenester. Oversikten er ikke fullstendig, men gir et inntrykk av omfanget. Figur 13 Grensesnitt ICT og MT (kun MT som er bygningspåvirkende vises her) Grensesnitt mellom ICT og MT basert på ICT kategori Nettverk og sikkerhet Trenden er at mer og mer av MT skal kobles i nettverket. Det vil være ICT leverandørens oppgave å kartlegge hvilket nettverk og sikkerhetsnivå som utrustingen skal kobles opp i. Enkelte av MT leverandørene ønsker primært sitt eget nettverk, og dette løses ved å gi leverandøren eget VLAN. En del MT utrustning kan samles og plasseres i fornuftige VLAN som deles av flere leveranser av MT. Videre vil noen installasjoner av MT plasseres i virksomhetens nettverk, eller ha en kobling til dette nettverket, noe som krever et høyt sikkerhetsnivå og krav til leverandøren av MT for at dette skal være aksepterbart. Preliminärt arbetsmaterial Side 48 av 62

49 Dato: side 49 av 62 Følgende MT utrustning har grensesnitt mot nettverk og sikkerhet (preliminärt arbetsmaterial): ANGIOGRAFI /ANGIOGRAPGY (MONO PLANE) ANGIOGRAFI /ANGIOGRAPGY (BI PLANE) GAMMA KAMERA/GAMMA CAMERA RÖNTGEN C-BÅGE, MOBIL/X-RAY, C-ARM, MOBILE SKELLET-LUNG / GENERAL X-RAY UNIT GENOMLYSNING / FLUOROSCOPY DATORTOMOGRAF / CT SCANNER PET-DT / PET-CT PET MIKRO / PET-MR / PET-MRI SPECT-DT / SPECT-CT MAGNETKAMERA 1.5T / MRI SCANNER, 1.5T MAGNETKAMERA 9.4T / MRI SCANNER, 9.4T MAGNETKAMERA 3.0T / MRI SCANNER 3.0T ULTRALJUD / ULTRASOUND SCANNER ACCELERATOR 15MeV / LINEAR ACCELERATOR 15MeV BRACHYTHERAPY (with ceiling mounted C-arm) CYCLOTRON STRÅLKNIV / GAMMA KNIFE MIKROSKOP, TAKMONTERAD KIRURGPENDEL, ENKEL NARKOSPENDEL, ENKEL NARKOSPENDEL, DUBBEL MEDIABRYGGA, TAKMONTERAD MEDIABRYGGA, LITEN, TAKMONTERAD MEDIAFÖRSÖRJNING, TELESKOPISK, TAKMONTERAD MEDIAFÖRSÖRJNING, TELESKOPISK, MRI SÄKER, TAKMONTERAD PATIENTLYFT, ENKEL, RAK, TAKMONTERAD PATIENTLYFT, TRAVERS, TAKMONTERAD Trådløst nettverk Noen leveranser av MT utrustning skal også benytte det trådløse nettverket. Det vil være ICT leverandørens oppgave å kartlegge hvilket nettverk og sikkerhetsnivå som utrustingen skal kobles opp i. Enkelte av MT leverandørene ønsker primært sitt eget nettverk, og dette løses ved å gi leverandøren eget VLAN. Videre vil noen installasjoner av MT plasseres i virksomhetens nettverk, eller ha en kobling til dette nettverket, noe som krever et høyt sikkerhetsnivå og krav til leverandøren av MT for at dette skal være aksepterbart. Det er ikke mye MT utrustning som i dag benytter trådløst nettverk, men trenden er at dette også er økende. Hovedsakelig er det mobilt MT som benytter trådløst nettverk. Følgende MT utrustning har grensesnitt mot trådløst nettverk (preliminärt arbetsmaterial): RÖNTGEN C-BÅGE, MOBIL/ X-RAY, C-ARM, MOBILE ULTRALJUD / ULTRASOUND SCANNER MIKROSKOP, TAKMONTERAD MEDIABRYGGA, TAKMONTERAD MEDIABRYGGA, LITEN, TAKMONTERAD MEDIAFÖRSÖRJNING, TELESKOPISK, TAKMONTERAD MEDIAFÖRSÖRJNING, TELESKOPISK, MRI SÄKER, TAKMONTERAD PATIENTLYFT, ENKEL, RAK, TAKMONTERAD Preliminärt arbetsmaterial Side 49 av 62

50 Dato: side 50 av 62 Brukerutrustning (PC, laptops, tablets) Leveranser av MT utrustning har gjerne sine egne datamaskiner som benyttes som en integrert del av MT leveransen. Men noe MT utrustning benytter også virksomhetens utrustning for datamaskiner. Dette er i hovedsak innen røntgen/x-ray og eksempelvis innen PACS. Følgende MT utrustning har grensesnitt mot brukerutrustning som PC, laptops og tablets (preliminärt arbetsmaterial): RÖNTGEN C-BÅGE, MOBIL/ X-RAY, C-ARM, MOBILE SKELLET-LUNG / GENERAL X-RAY UNIT (Avklares nærmere i Upphandlingsprosessen. Hovedsakelig vil det holde med tilgang til PACS fra vanlige PC er for å dekke behovet innen X-ray. Men det vil være annet MT som kan ha grensesnitt mot periferiutstyr.) AV Hovedsaklig innen røntgen/x-ray og eksempelvis innen PACS benyttes virksomhetens AV utrustning for demonstrasjon av bilder. Dette innebærer at enkelte AV løsninger som benyttes for demonstrasjon av medisinske bilder må spesielle krav til oppløsning og kalibrering. Eksempelvis har i et AV rom forberedt for demonstrasjon en høyoppløslig projektor for medisinske bilder, og en mer vanlig projektor for å vise tekst fra journalen. Følgende MT utrustning har grensesnitt mot AV (preliminärt arbetsmaterial): RÖNTGEN C-BÅGE, MOBIL/X-RAY, C-ARM, MOBILE SKELLET-LUNG / GENERAL X-RAY UNIT (Avklares nærmere i Upphandlingsprosessen. Hovedsakelig vil det holde med tilgang til PACS fra vanlige PC er for å dekke behovet innen X-ray. Men det vil være annet MT som kan ha grensesnitt mot periferiutstyr.) Printtjeneste Leveranser av MT utrustning har gjerne sine egne printere som benyttes som en integrert del av MT leveransen. Men noe MT utrustning benytter også virksomhetens utrustning for printtjeneste. Følgende MT utrustning har grensesnitt mot printtjeneste (preliminärt arbetsmaterial): (Avklares nærmere i Upphandlingsprosessen.) Grensesnitt til Organisasjoner ICT leverandøren overordnede grensesnitt mot flere organisasjoner som har interesser i ICT infrastrukturen på NKS. Dette gjelder primært NKS, KI og SLL IT, men også andre aktører kan være aktuelle. ICT leverandøren må ivareta integratoransvaret mot organisasjoner som skal benytte infrastrukturen, slik som NKS, KI, Thorax, KUL, Projektbolaget og SLL. Et slikt integratoransvar medfører dialog og prosess med organisasjonene for å oppnå ønsket funksjonalitet og avklare nivå på integrasjon og samle inn brukerdata. Thorax og KUL er eksisternede bygg som skal ha ny infrastruktur son NKS, og avklaringer om inngrep i disse operative organisasjonene må ivaretas spesielt. Grensesnitt mot SLL IT vil innebære et samarbeid for å klargjøre hvilke tjenester hos SLL som NKS skal benytte og tilgang til disse tjenestene. SLL nett vil fungere som en hub/nav for å gi tilgang til nasjonale løsninger og samverkan med andre sjukhus. Preliminärt arbetsmaterial Side 50 av 62

51 Dato: side 51 av 62 Grensesnittmatrisen er ikke fullstendig, men gir et inntrykk av omfanget. Figur 14 Grensesnitt ICT og organisasjoner 9.2 Metode for håndtering av grensesnitt Infrastrukturintegratoren skal bl.a. ha ansvaret for: Å sørge for at alle systemer benytter felles infrastruktur for ICT. Å lage retningslinjer for bruk av felles ICT infrastruktur samt å etablere en liste over tjenester i infrastrukturen, samt å videreutvikle prosedyre for infrastrukturintegrasjon. Tjenester i nettverket skal også omfatte navnetjener DNS, DHCP, tidstjenester (ntp), VLAN og meldingsformidling. At alle løsninger/systemer implementeres korrekt i forhold til nettverks- sikkerhetsarkitekturen. Å etablere grensesnittspesifikasjoner for bruk av felles infrastruktur i samsvar med prosedyre for infrastrukturintegrasjon, hvor en spesifiserer de ulike systemenes bruk av infrastruktur (plassering i rom, kabel, nett, ICT-utstyr, samspill, mv), dokumenterer dette og verifiserer dette i forbindelse med installasjon og idriftsettelse. Preliminärt arbetsmaterial Side 51 av 62

52 Dato: side 52 av 62 Å administrere og planlegge layout og disponering av rack i kommunikasjonsrom, samt sørge for å melde inn behov for endret behov for kjøling og strøm til andre Leverandører og rådgivere. Samlet design og funksjonalitet (ende-til-ende) for felles ICT-infrastruktur. Å følge opp implementeringen av alle grensesnitt som bruker den felles ICT-infrastrukturen. Å koordinere tilkobling og konnektivet av ICT-utstyr i forbindelse med implementeringen av ICTutstyr. Å etablere en database for oppfølging av disponering av tilknyttede systemer til den felles infrastrukturen. Å koordinere all ekstern kommunikasjon, kommunikasjon til eksisterende KS, KI, SLL IT og Internettaksess for alle systemer/løsninger. Leverandøren skal sørge for at alle IT-systemer og tekniske systemer/installasjoner, såfremt det er teknisk og økonomisk forsvarlig, bruker den felles infrastrukturen som blir etablert, og skal framlegge forslag til løsninger for NKSf for godkjennelse. Infrastrukturintegratoren skal ivareta bruk av felles ICT-infrastruktur. I tillegg til dette er det en rekke interne og eksterne grensesnitt som må ivaretas for å implementere Leverandørens leveranseomfang. I denne sammenheng skal et grensesnitt forstås som et område (teknisk, geografisk, organisatorisk el. lignende), hvor to eller flere parter skal enes om en felles løsning for å oppnå tilfredsstillende resultat for sluttproduktene/systemene. Leverandøren har ansvar for alle grensesnitt for sine leveranser og alt montasjearbeid. Leverandøren skal for dette gjennomføre grensesnittavklaringer mot alle leverandører samt prosjekterende som er engasjert av NKSf for å ferdigstille kontraktsarbeidene. Dette inkluderer også alle relevante myndigheter. Leverandøren skal samarbeide med andre grensesnittsaktører for å oppnå en felles og omforent løsning på grensesnittsproblemer. Leverandøren skal påta seg ansvaret som Grensesnittansvarlig i samsvar med grensesnittmatrisen for alle grensesnitt der hvor det vil være naturlig på grunn av tidsfasing eller systemløsning. Alle kostnader i forbindelse med grensesnitthåndtering skal være inkludert i leveransen. Leverandøren har ansvaret for å identifisere alle grensesnitt han måtte få med andre aktører gjennom hele prosjektet. Dessuten skal han aktivt sørge for å bidra til avdekning og spesifisering av grensesnittet og løsning av på eventuelle grensesnittsproblemer. Hvis Leverandøren behøver ytterligere informasjoner fra andre grensesnittsaktører, skal han uten unødig opphold be om slik informasjon fra NKSf. Skulle det oppstå situasjoner hvor en forsinkelse i en grensesnittavklaring, eller en manglende avklaring på et grensesnittproblem kan bevirke forsinkelse av leveransen og/eller arbeidet, skal Leverandøren øyeblikkelig gi NKSf beskjed. Preliminärt arbetsmaterial Side 52 av 62

53 Dato: side 53 av 62 Grensesnitthåndteringsprosessen Grensesnittkoordinator Grensesnitteier Grensesnittaktør Kunde En av grensesnittaktørene initierer et behov 2. Grensesnittkoordinator identifiserer og etablerer grensesnittet. Grensesnittmatrise oppdateres. Grensesnittdokument etableres. 3. Grensesnitteier utformer første versjon av grensesnittdokumentet, eventuelt på bakgrunn av tjenestekatalog 4. Innebærer grensesnittet avrop av infrastrukturtjenester som bør standardiseres, så iverksettes kartlegging. 5.. Grensesnittkoordinator kartlegger standardtjeneste og etablerer tjenestebeskrivelse og legger tjeneste inn i katalog. Standardisert grensesnitt gjøres bestillbart via bestillingsdatabasen og avropes der 6. Den som skal produsere tjenester lager en tjenestebeskrivelse 7. Grensesnittdokumentet sendes på høring til grensesnittaktørene, grensesnittkoordinator og arkitekt. 8. Omforent grensesnittdokument utarbeides 9. sendes til signatur 10. og signeres og returneres Preliminärt arbetsmaterial Side 53 av 62

54 Dato: side 54 av og kopi sendes til bestiller 12. som protesterer hvis det ikke er ok 13. samordnet produksjon (implementering) starter 14. sjekklister og tester utføres og sendes til høring 15. grensesnittaktør protesterer hvis ikke enig 16. mangelutbedring 17. idriftsettelsessertifikat utstedes 18. grensesnittdokumentasjon overføres til fdv og grensesnittet lukkes Struktur på grensesnittarbeidet For hvert grensesnitt, skal det lages et grensesnittdokument hvor tekniske grensesnitt avklares. Grensesnittdokumentet vil typisk kunne inneholde: Systembeskrivelse / Grensesnittbeskrivelse / Prosjektering av Grensesnitt Fremdriftsplan/milstolpar Krav til plass i kommunikasjonsrom Kabling Krav til nettverksløsninger Fysiske avhengigheter til det enkelte bygg og fag Avklaringspunkter Tegningslister Test Implementering Vedlegg til dokumentet vil typisk kunne inneholde: Møtereferater Notater Datablader og/eller andre dokumenterte avklaringer av grensesnittet. Bestilling av nettverkstilgang / Patchegrunnlag til infrastruktur. Signeringsvedlegg for kartlagt, implementert, testet og godkjent grensesnittdokument. Generelt om tidslinjen i grensesnittarbeidet Det bør planlegges med å ta høyde for tidlig oppstart av grensesnittarbeidet for å sikre byggtekniske grensesnitt. Det bør også planlegges med at implementering og sluttkontroll/test av grensesnitt pågår helt opp til sluttdato for prosjektet. Kartlegging av grensesnitt Ved bruk av kontrakter, dokumenter og informasjon fra NKSf kartlegges det hvor/hvilke grensesnitt som finnes, og gjennom gjennomføring av møter med grensesnittmotpart hos de aktuelle entreprisene. Alle kartlagte interne og eksterne registreres i en grensesnittmatrise som skal være à jour til en hver tid. Planlegging Grensesnittarbeidet må følge fremdriftsplaner i prosjektet forøvrig. Det skal lages en plan for når grensesnittet må være implementert i prosjektering/produksjon. Avklaring Det avholdes møter med alle involverte parter prosjektet, andre Leverandører etc. Grensesnittkoordinator vil benytte seg av fagkompetanse ressurser fra andre avdelinger som prosjektering, implementering og produksjon i avklaringsmøter. Det vil bli ført møtereferater fra alle grensesnittmøter som avholdes. Oppfølging/oppdatering av grensesnitt Grensesnittdokumentet skal til enhver tid være oppdatert i forhold til beskrivelse, aktiviteter, frister og status for det enkelte grensesnitt. Endringer av dokumentet skal synliggjøres i endringsloggen for dokumentet og versjonsnummereres i forside og topptekst. Preliminärt arbetsmaterial Side 54 av 62

55 Dato: side 55 av 62 Alle oppdateringer systemeier gjør i et grensesnittdokument skal gjøres i samråd med grensesnittaktør. Alle designmessige endringer skal i tillegg sendes til prosjekteringsleder/arkitekt og infrastrukturintegrator for godkjenning. Godkjenning og signering av Grensesnittdokument Før grensesnittdokumentet signeres skal dokumentet revideres av arkitekt og infrastrukturintegrator. Grensesnittdokumentet skal signeres for Identifisert, Implementert, Testet og til slutt endelig godkjent av NKSf. Grensesnittdokumentet signeres av representanter fra grensesnittaktørene og signeres første gang når grensesnittet er identifisert samt når grensesnittet er implementert og testet. Distribusjon Enhver endring i grensesnitt skal sendes ut til alle personer i grensesnittets ansvarsmatrise. Rapportering til infrastrukturintegrator Rapportering til infrastrukturintegrator over status og utvikling av grensesnittdokument gjøres via samhandlingsverktøy. 10. Overordnet prosjektplan med milstolpar Leveranseprosjektet bør ha klart definerte hovedmilstolpar. Disse milstolpene skal bidra til å sikre kontroll med fremdrift underveis samt å motivere leverandøren til å holde fokus på viktige tidspunkt i leveransen. Felles milstolpar for leverandørene er også et effektivt virkemiddel for å sikre koordinering og fremdrift på tvers av hele byggeprosjektet. Forslag til generelle milstolpar for ICT Milstolpe Beskrivelse Frist Beskrivelse M1 Administrativ dager etter kontrakt M2 Administrativ dager etter kontrakt M3 PDR1 - Generell (PDR=Preliminary Design Review) Åpen Leveranse av administrative dokumenter i samsvar med kontrakt, Oppdaterte/supplerende leveranser fra milstolpe M1. Plan for kartlegging av grensesnitt for infrastrukturintegrasjon. Det skal være gjennomført en samlet gjennomgang av kravsporing for hele kontraktsarbeidet. Alle relevante grensesnittspesifikasjoner i samsvar med prosedyre for håndtering av tekniske grensesnitt skal inngå. M4 Avsluttet PDR Åpen Utarbeidelse og oversendelse av foreløpig designdokument for alle delsystemer og funksjonsleveranser. PDR leveransene kan deles opp i flere delleveranser og milstolpar Oppfylles ved NKSf godkjenning av Leverandørens siste (og foregående) foreløpige designdokument. M5 Avsluttet Proof of consept Åpen Det skal gjennomføres proof of consept i Preliminärt arbetsmaterial Side 55 av 62

56 Dato: side 56 av 62 Milstolpe Beskrivelse Frist Beskrivelse samsvar med kontraktens bilag XX M6 Avsluttet FDR (FDR=Final Design Review) Åpen Milstolpen oppfylles ved at siste (og foregående) foreløpige designdokument. Utarbeidelse og oversendelse av foreløpig designdokument for alle delsystemer og funksjonsleveranser. FDR leveransene kan deles opp i flere delleveranser og milstolper oppfylles ved NKSf godkjenning av Leverandørens siste (og foregående) planlagte foreløpige designdokument. M7 Beslutning om fall-back Åpen Siste frist for beslutning om fall-back løsning for utvalgte systemer. M8 Komplett overordnet testplan Åpen M9 Beskrivelse av Leverandørens drift fram til overtagelse Åpen Leverandøren skal framlegge og dokumentere forslag til videreføring av det/de aktuelle anleggene slik at NKSf får tilstrekkelig underlag til å ta endelig beslutning. I samsvar med krav til drift i byggeperioden skal Leverandøren oversende en detaljert beskrivelse av driftsopplegg fram til overtagelse. M10 Start ordinær prøvedrift Åpen Start prøvedrift for hele anlegget. Godkjenning av milstolpe forutsetter at alle vesentlige feil/mangler påpekt gjennom tidligere tester er utbedret og godkjent/ utkvittert av NKSf. M11 Samlet driftsdokumentasjon Åpen Komplett driftsdokumentasjon (100%) for alle senter levert og godkjent av NKSf. M12 Final Site Acceptance Test (FSA) Åpen ref. <kontraktskrav> Avsluttende tester for å verifisere samlet funksjonalitet og dokumentasjon. M13 Overtagelse Åpen Planlagt tidspunkt for overtagelse av alle delsystemer og komplette leveranser. Før godkjenning av milstolpe skal alle vesentlige feil/mangler være utbedret. For gjenstående feil/mangler skal det etableres en liste over alle punktene med fastsatt tidsfrist for utbedring. Preliminärt arbetsmaterial Side 56 av 62

57 Dato: side 57 av 62 Nedenfor følger en oversikt over hvilke milstolpar som bør etableres per kontrollområde i de ulike fasene (byggene) og per fase. Definisjon av kontrollområdene gjøres av Projektbolaget og informasjon om dette vil først foreligge når Projektbolaget har utarbeidet sin detaljplan, som skal foreligge i løpet av april Byggrelaterte Milstolpar Må koordineres med byggeplan fra Projektbolaget Beskrivelse Fysisk montert utført i aktuelt kontrollområde Systemkontroll utført i aktuelt kontrollområdet Funksjonell kontroll av system/funksjon utført i aktuelt kontrollområde (klart for SLL sine integrerte tester) Utplassering av volumutstyr for aktuell fas Site Acceptance Test (SAT) utført for aktuell fas Sluttdokumentasjon ferdig for aktuell fas Overlämnande for aktuell fas Start prøvedrift Fas 1 Fas 2 Fas 4 Fas 5 Fas 6 Fas 7 Teknikhus P-Hus Sjukhus Sjukhus Forsknings Lab Hotel & P- Garage Datoer for milstolpane per kontrollområde og fas fastlegges når detaljert byggeplan fra Projektbolaget foreligger. Overordnet tidplan ICT: Nedenfor følger en grov tidplan for ICT. Denne er basert på Projektbolagets overordnede tidplan slik den foreligger per dato. Tidplanen må detaljeres når detaljert tidplan foreligger fra Projektbolaget i løpet av april Preliminärt arbetsmaterial Side 57 av 62

58 Dato: side 58 av 62 Preliminärt arbetsmaterial Side 58 av 62

59 Side 59 av 62

60 Dato: side 60 av Risko i prosjektgjennomføringen I selve prosjektgjennomføringsfasen vil det kunne være risikoelementer knyttet til bl.a organisasjon, rammebetingelser, teknikk, strategi, planer/estimater, grensesnitt, kontrakter, styring, HMS, lover og regler samt endringer. ICT infrastruktur NKS er et stort og komplekst prosjekt med fremtidsrettet teknologi som går over en lang tidsperiode, og det er en reell risiko for at leverandøren ikke klarer å gjennomføre på tid sine leveranser. ICT leverandøren må etablere et ressurssterkt og motivert prosjektteam med god kontinuitet for å klare å levere alle leveranser til rett kvalitet og tid. ICT leverandøren må også samarbeide godt med både NKSf, Prosjektbolaget og SLL IT, og det må etableres et godt samhandlingsklima med disse miljøene tidlig i prosjektet. Både NKSf og Prosjektbolaget er avhengig av at ICT leverandøren gjør en god jobb. Å oppnå samarbeid mellom ulike parter, handler i hovedsak om å få menneskene i organisasjonene til å samarbeide godt. Det må etableres faste møtearenaer mellom deltakerne fra de ulike organisasjonene, og det må skapes et godt samarbeidsklima bygd på respekt og tillit. Videre er det viktig med avklarte roller, ansvar, krav og forventninger. Tiltak for å redusere risiko i gjennomføringen: I tillegg til å etablere en god styringsplan for prosjektet av ICT leverandøren, er en god gjennomføringsmodell et godt tiltak for å redusere risiko for ikke å levere til avtalt tid og kvalitet. Tiltak for å redusere risiko i prosjektgjennomføringen allerede i upphandlingsprosesen, er å benytte en gjennomføringsmodell basert på erfaring og som har dokumentert effekt. Gjennomføringsmodellen brukt av tilsvarende prosjekter tilrås å bli benyttet, kombinert med en tilpasning til NKS-prosjektet. Å benytte en gjennomføringsmodell som har vist seg å fungere tidligere, vil redusere risiko, men ikke eliminere risikoen. En god og avklart modell for gjennomføringen vil danne et godt utgangspunkt, men deretter må risiko underveis i prosjektet kontinuerlig styres både av ICT leverandøren og NKSf: Tiltak for å styre risiko underveis i prosjektet: Det må stilles krav til leverandøren om at det i en tidlig fase i prosjektet skal gjennomføres en identifikasjon av risikoelementer som kan påvirke prosjektets gjennomføring i forhold til kostnad, tid og kvalitet. Leverandøren må også etablere en prosess for håndtering av risiko som skal være aktiv i hele prosjektperioden. Det bør gjennomføres risikoanalyse per systemleveranse og tverrgående innenfor faser/prosesser i leveransen slik som prosjektering, implemementering, plan, prosjektstyring og grensesnitt. Alle identifiserte risikoelementer skal ha tilhørende tiltak som må iverksettes for å redusere risikoen. Det helt sentrale med risikorapportering er å aktivisere tiltak for å redusere risiko fortløpende. Alle systemleverandører bør være delaktig i dette arbeidet sammen med Leverandøren. Leverandøren må sørge for å holde risikoanalysen oppdatert slik at den til enhver tid gir et korrekt risikobilde for prosjektet. Oppdatert risikobilde bør rapporteres månedlig til NKSf med følgende data for de 10 viktigste risikoelementene; Sannsynlighet for at de oppstår (lav, middels, høy) Konsekvensen hvis de oppstår (lav, middels, høy) Forslag til tiltak Preliminärt arbetsmaterial Side 60 av 62

61 Dato: side 61 av 62 Utvikling fra forrige rapportering Nedenfor følger et eksempel på månedlig rapportering av risikobilde. Nr Risikobeskrivelse Figur 15 Risiko Denne måned Forrige måned 12. Upphandling Upphandlingen av ICT Infrastrukturen til NKS er en omfattende og kompleks prosess som setter store krav til både leverandørene og bestilleren. ICT Infrastrukturen består av både tjenester og vareleveranser, og skal tilpasses og leveres i et byggeprosjekt med faste milstolpar. Upphandlingen innebærer risiko både for bestilleren og for leverandørene. Leverandørene må bruke mye ressurser på å levere tilbud, samt etablere leverandørteam og underavtaler. Upphandlingen er underlagt Lagen om offentlig upphandling (LOU) og skal følge følgende prinsipper: De grundläggande principerna för offentlig upphandling anges i 1 kap. 9 LOU och gäller för all upphandling av varor, tjänster och byggentreprenader. 1. Principen om icke-diskriminering Principen om icke-diskriminering innebär att det är förbjudet att direkt eller indirekt diskriminera leverantörer på grund av nationalitet. Även om den upphandlande myndigheten inte förväntar sig några utländska anbud får den vid utformningen av förfrågningsunderlaget inte införa krav som enbart svenska företag känner till eller kan utföra. Den upphandlande myndigheten får t.ex. inte ge ett lokalt företag företräde. 2. Principen om likabehandling Principen om likabehandling innebär att alla leverantörer ska behandlas lika och ges lika förutsättningar. Alla måste exempelvis få samma information och vid samma tillfälle. 3. Principen om transparens Preliminärt arbetsmaterial Side 61 av 62