Delrapport 2 Hubei Telemarkweek 2009

Transkript

1 Prosjektstyring med eksterne samarbeidspartnere Delrapport 2 Hubei Telemarkweek Telemark fylkeskommune - Forvaltningsrevisjonsrapport nr: Telemark kommunerevisjon IKS i

2 Innholdsfortegnelse Sammendrag... iv 1 Innledning Bakgrunn og rammer Hubei Norwayweek Problemstillinger og revisjonskriterier Avgrensing Metode og kvalitetssikring Høring Definering og forankring Fakta og funn Mål og delmål Prosjektets målgruppe Forankring av prosjektet Prosjektets effekt Spesifisering av kostnadsramme og finansiering Plan for kvalitetssikring Revisors vurderinger Roller og ansvar Fakta og funn Revisors vurderinger Arbeidsdeling Fakta og funn Plan for nødvendige arbeidsoppgaver Avklaring av arbeidsoppgaver Revisors vurderinger Rapportering Fakta og funn Rapportering undervegs og kommunikasjon Ble kostnadsrammene fulgt? Sluttrapport Revisors vurderinger Reglene og offenlige anskaffelser Fakta og funn Revisors vurderinger Revisors konklusjoner og anbefalinger Litteratur og kildereferanser Vedlegg I: Rådmannens/Administrasjonssjefens høringsuttalelse II: Revisjonskriterier Telemark kommunerevisjon IKS ii

3 III: Metode og kvalitetssikring IV: Vennskapsavtalen - Hubei Province og Telemark fylkeskommun V: Finansiering og kostnader Hubei/Telemarkweek VI: Prosjektplan Telemark fylkeskommune Telemark kommunerevisjon IKS iii

4 Sammendrag Denne forvaltningsrevisjonsrapporten er gjennomført på grunnlag av vedtatt plan for forvaltningsrevisjon for perioden Prosjektet er gjennomført i to deler. Prosjektstyring med eksterne samarbeidspartnere Delrapport 1 Bredbånd i Telemark og Delrapport 2 Hubei-Telemarkweek Denne rapporten handler om Hubei-Telemarksweek Vi har undersøkt: 1. Ble Hubei-Telemarkweek 2009 tilfredsstillende definert? 2. Ble organisasjonsmessige forhold avklart i prosjektplanen? 3. Ble ansvars- og arbeidsdeling klart definert? 4. Ble prosjektet evaluert og er resultatet som forventet? 5. Fulgte fylkeskommunen reglene om offentlige anskaffelser i Hubei-Telemarkweek 2009? Vi har funnet: Ble Hubei-Telemarkweek 2009 tilfredsstillende definert? Formålet med Hubei-Telemarkweek 2009 var slik vi vurderer det ikke godt nok definert: Flere av målene er vidt beskrevet og ikke egnet til å måle resultater eller innsats mot. Etter revisor sin vurdering, er bare målene for delprosjektet IKT egnet til å måle innsats mot. På den andre side har revisor forståelse for at det kan ta tid å bli konkret i et samarbeid mellom så ulike stater/provinser/fylke som Kina/Hubei og Norge /Telemark. I forhold til konkrete resultater er det delprosjektet IKT og Miljø som ble mest vellykket (ref. del 2.1.4). Hvem som var prosjektets målgruppe ble ikke konkret beskrevet i prosjektplanen, slik TFK sine rutiner krever. Men målgruppen kommer indirekte frem i valg av tema og samarbeidspartnere. Prosjektet har etter revisor sin vurdering en utydelig (politisk) forankring i Telemark fylkeskommune: Fylkestinget har vedtatt overordnede planer og nettobudsjett på rammenivå. Konkrete prosjekt kommer ikke frem på dette nivået, og når ikke annet er politisk vedtatt, er det administrasjonen som styrer pengene innenfor vedtatt nettoramme. I langtidsprioriteringer finner ikke revisjonen planer om satsning mot Kina, men derimot mot Europa. Det er opp til fylkestinget å avgjøre om politisk nivå skal styrke sin bestillerrolle vedta oppstart av enkeltprosjekt over en viss størrelse, sette krav om resultatrapportering på prosjektmål etc. Prosjektene var etter revisor sin vurdering godt forankret hos prosjektleder, delprosjektledere og operative deltakerne for tre av delprosjektene (IKT, Miljø og Helse). Initiativet kom nedenfra og opp og fylkeskommunens rolle ble å styrke aktiviteter som allerede var i gang. Dette ble opplevd som svært positivt blant de involverte aktørene. Politisk ledelse i TFK bidro til å skyte fart på flere av aktørenes kinasatsning. Gjennom intervjuer har det kommet frem at prosjektet er forankret i partnerskapsavtaler med flere av de involverte aktørene. Prosjektlederne for IKT, Miljø og Helse ble rekruttert på bakgrunn av partnerskapsavtalene. Partnerskapsavtalen mellom Høgskolen i Telemark og Telemark kommunerevisjon IKS iv

5 Telemark fylkeskommune kan dokumenteres, men ikke partnerskapsavtalene med IKT- Grenland og Green Business Norway. Partnerskapsavtalen mellom Høgskolen i Telemark og Telemark fylkeskommune for 2009 ble ikke politisk behandlet. Revisor mener det kan oppstå dilemmaer omkring inngåelse av partnerskapsavtaler hvem man inngår avtaler med (f.eks. i forhold til prinsippene om likebehandling og forutsigbarhet i offentlig forvaltning), hvordan man inngår avtaler, om de skal til politisk behandling osv. Fylkeskommunen har, etter hva revisor kan se, ingen retningslinjer eller lignende for partnerskapspolitikk, og revisor stiller spørsmål ved om det er noe man burde vurdere å innføre. Spesifisering av kostnadsramme og finansiering (budsjettet) er etter revisors vurdering delvis definert. Kommunale regnskapsprinsipper er ikke fulgt slik. Det er ikke planlagt utgifter i kostnadsoversikten for reiser for norske delegater til Kina i Det er likevel foretatt reiser til Kina for over kr. Selv om det kan være vanskelig å vite nøyaktig hvor mye reising det blir behov for i en planleggingsfase mener revisor det er viktig å gi et visst overslag i prosjektplanen dette fordi det nettopp kan knytte seg store reiseutgifter til slike internasjonale prosjekter og at en kostnadsoversikt er relevant for beslutningstaker i en vurdering av om kostnadene kan forsvare nytten. Revisor stiller også spørsmål ved at fylkeskommunen har dekket reise til Kina for en person som ikke har noen avklart formell rolle i prosjektet og som ikke er ansatt i TFK. Revisor mener reisende for fylkeskommunen bør ha avklart formell rolle, myndighet og ansvar i prosjektet. Det ble ikke signert avtaler med de eksterne prosjektlederne. Ved bruk av eksterne prosjektledere er det viktig med skriftlig og gjensidig bindende avtaler om pris og innhold i tjenesten. Finansiering og kostnadsramme beskrives ikke i planen for alle delprosjektene. Fylkeskommunen bør sørge for at det er gjort før planen godkjennes. Prosjektplanen for hovedprosjektet inneholder ingen plan for kvalitetssikring. Var organisasjonsmessige forhold avklart i prosjektplanen? Organisasjonsmessige forhold var i delvis avklart. Ikke alle prosjektplanene avklarer ikke fullstendig ansvar og roller for alle som deltok som prosjekteier, beslutningstaker, prosjektleder og operativ deltaker. Det kommer ikke skriftlig klart frem hvem som var prosjektleder og ansvarlig i alle delprosjektene. Dette bør være skriftlig avklart før prosjektplanen godkjennes. Hvilke roller og ansvar man hadde i virkeligheten og hvilke roller som er definert i TFK sine rutiner er ikke alltid i samsvar. Rollen som coach og kontroller er ikke definert. Daværende fylkesordfører var prosjektansvarlig for Hubei-Telemarkweek Det er uklart for oss om en ordfører har samme ansvar i rollen som prosjekteier, som det en administrativ leder har. TFK sine rutiner beskriver bare ansvaret til administrativ leder. Dersom politisk prosjekteierskap er noe man skal benytte i fremtiden så er dette viktig å få avklart. Telemark kommunerevisjon IKS v

6 Det kommer ikke skriftlig frem hvem som har attestasjonsmyndighet og anvisningsmyndighet i prosjektplanene, slik som rutinene i TFK krever. Arbeidet med forvaltningsrevisjonen har avdekket at det er behov for å formidle til en ekstern prosjektleder hvilke rutiner og lovverk fylkeskommunen må leve etter. TFK bør få avklart dette i sine rutiner/eller eventuelt rekruttere prosjektledere som er kjent med dette. Hubei-Telemarkweek 2009 ser ikke alltid ut til å ha skilt mellom rollen prosjektmedarbeider og leverandør av tjenester. Private aktører har stått både som prosjektmedarbeidere og som leverandører av tjenester til prosjektet. Fylkeskommunen bør skille klarere mellom prosjektmedarbeidere og leverandører. Ble ansvars- og arbeidsdeling klart definert? Ansvar og arbeidsdeling ble klart definert i prosjektledelsen. Ansvar og arbeidsdeling var mer uklart mellom prosjektleder og Visitgrenland som leverte bookingtjenesten. Det oppsto misforståelser/kommunikasjonssvikt mellom fylkeskommunen og Visitgrenland som førte til en diskusjon om ansvar for en feilbooking av hotellrom. Det var på forhånd ikke tegnet avtale mellom partene TFK og Visitgrenland. Ved senere anledninger bør fylkeskommunen tegne avtaler som avklarer ansvar og arbeidsoppgaver med tjenesteleverandører. Ble prosjektet evaluert og er resultatet som forventet? Det ble rapportert muntlig undervegs og evaluert i sluttrapporter, men grunnet mangel på resultatmål i flere av delprosjektene og hovedprosjekt er det vanskelig å si noe om resultatet ble som forventet. Arrangementet for selve uken blir ansett av prosjektlederne å være vellykket. Prosjektplanene inneholder ingen plan for kommunikasjon og delrapportering/sluttevaluering slik rutinene i TFK krever. Det kommer ikke frem noe i fylkeskommunens rutiner eller i prosjektplanene om eventuell rapportering til politisk nivå. Om det er ønskelig fra politisk hold, kan man innføre slike rutiner. Det foreligger en skriftlig sluttrapport innenfor innlagte frister. Revisor finner sluttrapportene å være i henhold til TFK sine rutiner. TFK har ikke krav i rutinene til at det skal rapporteres på resultater i forhold til målene for prosjektet. Revisor mener fylkeskommunen bør sette tydeligere krav til at det rapporteres på resultat (se del i rapporten, som gir et nåtidig sammendrag om resultat fra prosjektet). Det kommer ikke klart frem i sluttrapporten om kostnadsrammene for hovedprosjektet ble fulgt. Telemark kommunerevisjon IKS vi

7 Fulgte fylkeskommunen reglene om offentlige anskaffelser i Hubei-Norwayweek 2009? Etter revisors vurdering har ikke fylkeskommunen fulgt reglene om offentlige anskaffelser fullt ut i Hubei - Telemarksweek Vi anbefaler Telemark fylkeskommune å: Oppdatere rutinene for prosjektplanlegging og styring, f.eks.: o Legge reiseutgifter inn i budsjett - særlig innen internasjonale prosjekt o Sette tydeligere krav til resultatrapportering o Sikre at eksterne prosjektledere er kjent med fylkeskommunens rutiner Godkjenne prosjektplaner og sluttrapporter først etter at de er i tråd med fylkeskommunens rutiner for prosjekt Vurdere tydeligere (politisk) forankring av enkeltprosjekt Profesjonalisere utvelgelse, avtaleinngåelse og avtaleoppfølging med eksterne prosjektdeltakere og leverandører Sikre at reglene om offentlige anskaffelser følges Bø, Telemark kommunerevisjon IKS Sign Kirsti Torbjørnson oppdragsansvarlig for forvaltningsrevisjon Inger Lognvik prosjektleder Telemark kommunerevisjon IKS vii

8 1 Innledning 1.1 Bakgrunn og rammer Forvaltningsrevisjonsrapporten Samarbeidsprosjekter med eksterne aktører Del 1 kartlegging, datert 2.oktober 2009, er tidligere lagt fram for kontrollutvalget i Telemark fylkeskommune med grunnlag i vedtatt plan for forvaltningsrevisjon for perioden Formålet med undersøkelsen var å presentere en oversikt og gi en del opplysninger om samarbeidsprosjekter mellom Telemark fylkeskommune og ulike eksterne aktører. Kartleggingen ga kontrollutvalget et grunnlag for å velge hvilket prosjekt som skulle undersøkes nærmere. Kontrollutvalget vedtok forvaltningsrevisjon vedrørende prosjektstyringen av Bredbånd i Telemark og Norway Hubei Week 2009, i møte Kontrollutvalget ønsket at temaet skulle vinkles i forhold til: Om prosjektet er i samsvar med forutsetninger/forventninger. Om det er effektiv bruk av de ressursene fylkeskommunen bidrar med. Hjemmel for forvaltningsrevisjon er gitt i kommunelovens 77 nr. 4, jamfør forskrift om kontrollutvalg kapittel 5 og forskrift om revisjon kapitel Hubei Norwayweek 2009 Hubei - Norwayweek 2009 er en del av et flerårig samarbeidprosjekt Telemark Fylkeskommune (TFK) har hatt med Kina og Hubei provinsen. I forbindelse med Kvalitetsreformen i høyere utdanning tidlig på 2000-tallet, bl.a. med fokus på økt internasjonalisering, startet Høgskolen i Telemark (HIT) en satsing på studentutveksling og økt forskningssamarbeid med Hubei, Kina. HIT startet opp sitt prosjekt i 2005 sammen med Høgskolen i Agder og Høgskolen i Vestfold (studylink.no). Etter en kontakt fra Miljøverndepartementet til daværende fylkesordfører startet TFK sitt engasjement mot Kina, noe som førte til at HIT tok kontakt med TFK for et mulig samarbeid. Telemark fylkeskommune (TFK) og HIT har gjennom mange år hatt en partnerskapsavtale for samarbeid om utvikling av Telemark fylke/regionen. Avtalen er basert på en Triple helix modell, der målet er å initiere kunnskapsbasert næringsutvikling i regionen i et åpent, tillitsfullt og planmessig samarbeid mellom høgskole/kompetansemiljø, næringsliv og offentlige myndigheter. Denne modellen preget oppbyggingen av prosjektet Hubei- Norwayweek Kort om aktivitet i Hubei-Telemarksamarbeidet år for år I 2005 besøkte en kinesisk delegasjon Høgskolen i Telemark og fylkesordføreren sammen med en delegasjon (bl.a. representanter fra næringslivet) til et event i Chongqing, Kina. Året etter, i 2006, hadde Telemark besøk av en mindre delegasjon fra Hubei, og samarbeidskontrakten mellom Hubei og Telemark ble signert. I 2007 dro Telemark over til et større arrangement i Wuhan, Hubei. I 2008 dro Telemark igjen over til Wuhan i Hubei til et mindre arrangement. I 2009 arrangerte Telemark fylkeskommune med samarbeidspartnere Telemark kommunerevisjon IKS 1

9 Hubei-Norwayweek for en stor kinesisk delegasjon fra Hubei. I 2010 var Telemark med en delegasjon til Expo 2010 Shanghai China. I 2011 trakk Hubei seg ut av samarbeidet med Telemark fylkeskommune og alle planlagte arrangement ble avlyst. Hubei Provinsen Hubei ligger i sentral-kina og har ca. 57 millioner innbyggere. Hovedstaden heter Wuhan. Kinas eneste tillatte parti er Kommunistpartiet, og er verdens største parti med vel 73 millioner medlemmer. Kina er, enkelt sagt, delt inn i fem forvaltningsnivåer under det nasjonale; provinser, prefekturer, fylker, kommuner og landsbyer alle med parallelle stats- og partiorganer. Hubeiprovinsen er en av 22 provinser i Kina, og styres av en valgt folkekongress. 1.3 Problemstillinger og revisjonskriterier Rapporten omhandler følgende problemstillinger: 1. Ble Hubei-Telemarkweek 2009 tilfredsstillende definert? Revisjonskriterium: Mål og delmål bør være klart formulert og egnet til å måle innsats mot Hvem som er prosjektets målgruppe er klart definert Prosjektet er forankret blant de deltakende aktørene Det kommer klart frem hvilket resultat prosjektet skal lede frem til Kostnadsramme og finansiering er spesifisert Prosjektplanen bør inneholde en plan for hvordan prosjektarbeidet skal kvalitetssikres og sikre at resultatmålene nås 2. Er organisasjonsmessige forhold avklart i prosjektplanen? Revisjonskriterium: Prosjektplanen angir ansvar og rolleavklaring om hvem som deltar som prosjekteier, beslutningstaker, prosjektleder og operativ deltaker Telemark kommunerevisjon IKS 2

10 3. Er ansvars- og arbeidsdeling klart definert? Revisjonskriterium: TFK har en plan for hvilke arbeidsoppgaver som er nødvendig for å gjennomføre i prosjektet. Ansvaret for utføring av arbeidsoppgavene er avklart. 4. Er prosjektet evaluert og er resultatet som forventet? Revisjonskriterium: Kommunikasjon gjennom delrapportering og sluttevaluering bør planlegges og gjennomføres etter plan. Det kommer klart frem om kostnadsrammer er fulgt Det foreligger en skriftlig sluttrapport innenfor innlagte frister. 5. Har fylkeskommunen fulgt reglene om offentlige anskaffelser i Hubei-Telemarkweek 2009? En anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse, med mindre regelverk eller praksis gir adgang til unntak. Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. For anskaffelser over kr skal det føres anskaffelsesprotokoll. Revisjonskriteriene 1 i dette prosjektet er utledet fra etablert organisasjonsteori. Kriteriene og er nærmere omtalt i vedlegg 2 til rapporten. 1.4 Avgrensing Denne forvaltningsrevisjonen er avgrenset til å gjelde Hubei-Norwayweek Metode og kvalitetssikring Ifølge forskrift om revisjon 7 skal forvaltningsrevisjon gjennomføres og rapporteres i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området. Denne rapporten er utarbeidet med grunnlag i RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon 2. Valg av metode og tiltak for kvalitetssikring er omtalt i vedlegg 3 til rapporten. 1 Revisjonskriterier er en samlebetegnelse på de regler og normer som gjelder innenfor det området som skal undersøkes. Revisjonskriteriene er basis for de analyser og vurderinger som revisjonen foretar, konklusjonene som trekkes, og de er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik eller svakheter. 2 Gjeldende RSK 001 er fastsatt av Norges Kommunerevisorforbunds styre med virkning fra 1 februar 2011, og er gjeldende som god kommunal revisjonsskikk. Standarden bygger på norsk regelverk og internasjonale Telemark kommunerevisjon IKS 3

11 1.6 Høring Rapporten er presentert i et høringsmøte med administrasjonen i kommunen og sendt på høring Høringen har ført til noen justeringer i faktadelen, men ikke påvirket revisor sine vurderinger. Fylkesrådmannen høringsuttalelse ligger i sin helhet i vedlegg 1. prinsipper og standarder som er fastsatt av International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) og Institute of Internal Auditors (IIA). Telemark kommunerevisjon IKS 4

12 2 Definering og forankring Ble Hubei-Telemarksweek 2009 tilfredsstillende definert? Revisjonskriterium: Mål og delmålere klart formulert og egnet til å måle innsats mot Hvem som er prosjektets målgruppe er klart definert Prosjektet er forankret blant de deltakende aktørene Det kommer klart frem hvilket resultat prosjektet skal lede frem til Kostnadsramme og finansiering er spesifisert Prosjektplanen inneholder en plan for hvordan prosjektarbeidet skal kvalitetssikres og sikre at resultatmålene nås 2.1 Fakta og funn Fylkeskommunen har rutiner for prosjektplanlegging som alle prosjekt skal følge, men det er opp til prosjektansvarlig/prosjektleder hvilke prosjektmetodikk man velger. Hubei- Telemarksweek 2009 brukte prosjektlederoppskriften PLP-modellen (prosjektlederprosess). Mens fylkeskommunens rutiner setter krav til at det skal utarbeides resultatmål for prosjektet (hvilke resultat som prosjektet skal lede frem til) setter PLP-modellen krav til å bruke SMART-oppskriften. Denne setter enda høyere krav til målbarheten i målene som utarbeides enn det som er kravet i rutinene. SMART S for spesifisert - må beskrive resultatet/den effekten som skal oppnås M for målbart - målet må være egnet til å måle innsats/progresjon mot A for akseptert de involverte må ha akseptert målet R for realistisk målet må være realistisk, men også noe og strebe etter T for tids- og kostnadsbestemt for når målet skal være nådd og innen hvilke rammer Mål og delmål Innen PLP skal prosjektets effektmål og resultatmål beskrives. Effektmål er viktig fordi et prosjektmål kan være å iverksette programmet (slik som å arrangere og å gjennomføre eventet Hubei-Telemarkweek 2009), mens effekten av å gjennomføre eventet først kommer senere. Hovedprosjekt og delprosjekt for Hubei-Telemark 2009 hadde formulert mål, og disse var som følger: Telemark kommunerevisjon IKS 5

13 Målsetting hovedprosjekt Gjennomføre Hubei-Norwayweek Hubei-Norwayweek har som målsetting å fremme generelt samarbeide regionalt mellom 2 provinser og 2 land, samt utvikle kommersiell samhandel mellom kinesiske og norske instanser/bedrifter. Områdene som ble valgt var; IKT Miljø og CO 2 handling. Helse Økoturisme Målsetting IKT Gjennomføre IKT-spor under Hubei-Telemarkweek 6-10 september 09 som videreutvikler samarbeidet med Hubei og på sikt skal gi følgende effekt: Økt FoU samarbeid mellom HiT, UiA, HIG og Universiteter og forskningsinstitusjoner i HUBEI/Kina. Suksessmål her er økt FoU prosjektportefølje, økt FoU prosjektomsetning og utløsning av nasjonale og internasjonale FoU insentiver (forskningsstøtte) til IKT prosjekter innen områder som er relevant for IKT klyngen i Grenland og partnere i Agder og Oppland Økt utdanningssamarbeid og dermed sourcing av billig IKT kompetanse med høy kvalitet fra HUBEI til IKT bedrifter i IKT Grenland. Motivering av ungdom i IKT klyngens nedslagsfelt til å ta studier i Kina og bygge opp nettverk, språkkunnskaper og kompetanse på HUBEIs næringsliv. Legge til rette for økt IKT eksport til HUBEI og Kina og etablering av partnerskap med IKT virksomheter i HUBEI. Strategien for å lykkes med å nå disse målene er å bruke den gode sosiale og politiske relasjonen Telemark Fylke har til HUBEI provinsen til å stimulere til IKT samarbeid. Målsetting Miljø og CO2 handling Styrke samarbeidet og få til større felles forskningsprosjekter og internasjonalisering innen miljøteknologi og CO2 fangst og lagring spesielt Målsetting Helse Styrke samarbeidet og få til større felles samarbeidsprosjekter innen helse Målsetting Økoturisme Styrke samarbeidet og få til større felles utveksling av akademikere og etablere samarbeidsprosjekter innen øko-turisme Prosjektets målgruppe Prosjektplanene for Hubei-Telemarksweek 2009 har ikke noen konkret del der det kommer klart frem hvem som er prosjektets målgruppe (jf. krav i prosjektrutinene i økonomihåndboka). Telemark kommunerevisjon IKS 6

14 Hvem som er målgruppen kommer frem ved at det innledningsvis sies at prosjektet bygger på avtalen (fra 2006), mellom Hubei provinsen og Telemark fylkeskommune (se vedlegg 4). Videre er det definert fire fag-/samfunnsområder: IKT, Miljø, Økoturisme og Helse. Valget av samarbeidspartnere konkretiserte ytterligere hvilke miljø man anså som målgruppe. Målgruppen, kommer det frem i intervju, var aktører som hadde interesse for og/eller allerede var i gang med satsning mot Kina. Høgskolen i Telemark og Green Business Norway var allerede i gang med satsning mot Kina. Høgskolen var i gang med satsning med bakgrunn i Kvalitetsreformen for høyere utdanning det skulle i økende grad satses på internasjonalisering innen forskning og utdanning. Partnerskapsavtalen mellom TFK og HIT sier også noe om hvilke fagområder som var målgruppen derav de fire valgte satsningsområdene som ble delprosjektene Forankring av prosjektet Det fortelles i intervju at Miljøverndepartementet og daværende miljøvernminister tok et initiativ mot Telemark fylkeskommune og daværende fylkesordfører om en kinasatsning. Revisjonen har ikke sett skriftlig dokumentasjon på at denne henvendelsen kom, eller at dette initiativet har vært til politisk behandling i TFK. Langtidsprioriteringer , vedtatt i 2008, er på strategisk nivå og behandler ikke enkeltprosjekt. Langtidsprioriteringene innen internasjonalt arbeid omhandler først og fremst Europa, og Kina er ikke nevnt. Årlig budsjett som fylkestinget vedtar, er på nettorammenivå (overordnet nivå) og behandler ikke enkeltprosjekt. Allment delegasjonsreglement angir ikke hvem (foruten fylkestinget) som har myndighet til å sette i gang et internasjonalt prosjekt som Hubei-Telemarksweek Telemark kommunerevisjon IKS 7

15 Vi finner heller ikke retningslinjer for om enkeltprosjekter av en viss størrelse skal politisk forankres, og eventuelt i hvilke utvalg. I delegasjonsreglementet for økonomi står det at hovedutvalgene får fullmakt innen sitt hovedansvar å fordele fylkestingets løyving på ansvar. Så lenge ikke annet er politisk vedtatt er det administrasjonen som styrer pengene innenfor vedtatt nettoramme. Budsjettet for Hubei-Telemarksweek 2009 ble således ikke politisk behandlet. Prosjektplanen for Hubei-Telemarksweek 2009 ble heller ikke politisk behandlet. Prosesser som allerede var i gang Delprosjektene ble først og fremst formet av de interesserte partene på de ulike fagområdene det var HIT, Green Business Norway, IKT-Grenland som utformet innholdet i delprosjektene, basert på hva man ønsket å jobbe videre mot i Kina. Dette med unntak av Økoturismeprosjektet og deler av programmet på Helseprosjektet som var et initiativ fra Kina. Fylkeskommunens rolle ble å samle drivkreftene som allerede var i gang på grasrotnivå, forteller prosjektleder. I intervjuene oppleves fylkeskommunen sin rolle som svært positivt at man tok tak i aktiviteter som allerede var i gang og la til rette for å styrke denne aktiviteten. Forankring gjennom partnerskapsavtaler Vi blir fortalt i intervju at det var naturlig å samarbeide med aktører som fylkeskommunen har partnerskapsavtaler med. Samarbeidet mellom TFK og HIT var forankret i en partnerskapsavtale som ble fornyet 18. juni Ved TFK har fylkesordfører og fylkesrådmann signert på fylkestingets vegne. Partnerskapsavtalen ble ikke politisk behandlet i TFK. Allment delegasjonsreglementet gir ingen retningslinjer på hvem som har myndighet til å inngå partnerskapsavtaler på vegne av TFK. Partnerskapsavtalen la føringer på innhold og form for prosjektet Hubei-Telemarksweek Partnerskapsavtalen mellom HIT og TFK innebærer tiltaksrettede aktiviteter innenfor avgrensede fagområder. Særlig interessante fagområder for nye partnerskapsprosjekter var: Energi, klima og miljø Miljøretta næringsvirksomhet Reiseliv og kulturbasert næring Folkehelse og livskvalitet Nyskaping og entreprenørskap Formidling og kunnskap Det står videre at internasjonalisering og IKT er viktige områder som skal ha stort fokus i arbeidet 3. I intervju blir det sagt at Telemark fylkeskommune har partnerskapsavtaler med IKT- Grenland og Green Business Norway, og at disse avtalene er politisk behandlet. Vi har ikke sett noen skriftlig gjensidig forpliktende avtaler eller fått dokumentasjon på at disse avtalene er politisk behandlet. Avtalene er ikke arkivert. Vi har fått oversendt saker på tilsagn om støtte til de to aktørene på kr og 1 mill. kr. Sakene er vedtatt i Hovudutval for næring / den gode bustad i 2007 og Partnerskapsavtale mellom Høgskolen i Telemark og Telemark fylkeskommune, 18 juni 2009 Telemark kommunerevisjon IKS 8

16 Det finnes ikke skriftlige rutiner eller eventuelt en partnerskapspolitikk som sier noe om med hvem og hvordan TFK inngår partnerskapsavtaler Prosjektets effekt Det bør komme klart frem i prosjektplanen hvilke resultat/effekt prosjektet skal lede frem til. Fylkeskommunens rutiner setter krav til at man på planstadiet spesifiserer i egen del hvilke resultater man ønsker å oppnå. Samme krav settes i PLP-modellen, men da i målbeskrivelsen (jf. S en i SMART-oppskriften). Som sagt vektlegges viktigheten av effektmål, fordi et prosjektmål kan være å iverksette et konkret program (som Hubei-Telemarkweek 2009), mens effekten av å gjennomføre først kommer senere. I planen for hovedprosjektet står ikke noe særskilt om hvilke resultater/effekter man ønsker å oppnå, annet enn det som står beskrevet i målsettingen (jf ). Videre i planen står det under forberedelser at man ønsket å legge til rette for å styrke nettverk og kontakter innen de valgte fagområdene. Det er bare i delprosjektet IKT det beskrives hva man konkret ønsker å oppnå med delprosjektet. Planene for de tre resterende delprosjektene (Helse, Miljø, Økoturisme) inneholder ingen egen del om ønsket resultat, og målbeskrivelsene er av mer generell karakter. I intervjuene forteller hovedprosjektleder og delprosjektlederne at man fant de definerte målsettingene greie å jobbe etter. At målene var relativt vidt beskrevet førte ikke til unødige misforståelser om hvilke retning prosjektet skulle ta. Det hadde blant annet med at Høgskolen på forhånd hadde aktivitet gående mot Kina, og at man holdt frem i samme retning etter at TFK kom inn som aktør. De eksterne aktørene innen IKT, Miljø og Helse opplevde at fylkeskommunen styrket den aktiviteten som allerede var i gang, og påvirket i liten grad aktørene sin ønskede retning man var opptatt av å styrke det som allerede var i gang. Innen økoturisme var ønsket effekt mer uklar. Det var i utgangspunktet ment at Høgskolen skulle ha prosjektlederskapet på Økoturisme, men når Høgskolen trakk seg ut fra ledervervet tok TFK over. Delprosjektleder fra fylkeskommunen hadde begrenset kunnskap om økoturisme og hvilke effekt man ønsket av å arrangere delprosjektet ble mer uklart. Faktisk effekt Revisjonen har spurt prosjektlederne om faktisk oppnådd resultat og her er svarene fra våren 2012: IKT prosjektleder om kortsiktige og langsiktige resultater: Kortsiktige resultater: Klyngenivå: IKT Grenland bygde opp innsikt i fylket og HIT i samarbeid med Hubei/Kina IKT Grenland bygde tettere kontakt med Green Business Norway som var kommet lengre i sitt arbeid mot det kinesiske markedet IKT Grenland fikk presentert noen sentrale medlemmer overfor den kinesiske delegasjonen og kinesiske markedsmuligheter og kunnskapsmiljøer. IKT Grenland bygde politiske relasjoner viktig for oppfølging av bedriftenes muligheter fremover. Telemark kommunerevisjon IKS 9

17 Langsiktige resulter så langt og trass de politiske utfordringene: Ett av våre kjernemedlemmer har etablert seg i Kina. Vi har fått tett kontakt med andre Nordiske IKT miljøer og deres kontakter, aktiviteter og kontorer/personer i Kina. Har etablert kontakt med en Science Park knyttet til Hubei University of Science and Technology i Wuhan Har på kort tid lært mye om kulturelle, markedsmessige og politiske utfordringer og muligheter som er avgjørende for veien videre. Oppdaget markedsmessige muligheter som kan gi våre bedriftsmedlemmer store økonomiske fortrinn raskt. Styrket grunnlag for samarbeid med fylket, HIT og med fylkespolitikere. Økoturisme prosjektleder om kortsiktige og langsiktige resultater: Økoturisme er et nytt felt og ett nytt begrep innen turismen. Prosjektleder mener man undervegs skulle vurdert nytten av å satse på delprosjektet økoturisme. Om man tenker kortsiktige resultater, så var det kanskje ikke riktig å satse på økoturisme. Det er vanskelig for kinesere å få utreisevisum fra Kina, i tillegg er økoturisme et nytt felt også for Telemark. Selv om kineserne i delegasjonen jobbet med turisme var det flere som aldri hadde vært ute av Kina før. Om man tenker langsiktige resultater, så er det mulig resultatene kommer med tiden. Det er nå etablert gode kontakter i Kina, som er et kjempestort marked for Telemark/Norge. Miljø prosjektleder kortsiktige og langsiktige resultater: 1. Ressursbruken utført av Green Business (GNB) Norway over tid i samarbeid med TFK utløser i seg selv ingen direkte investeringer. Til det er omfanget og ressursbruken fra GBN side for liten. 2. Ressursbruken utført av Green Business Norway over tid i samarbeid med TFK bidrar imidlertid sterkt til at enkeltbedrifter reduserer sin ressursbruk på å etablere seg i det kinesiske markedet. Med bakgrunn i det har GBN/TFK samarbeidet bidratt direkte og indirekte til prosjekt og bedriftsetableringer innenfor luft og vannovervåkning, avfall og gjenvinning, og fornybar energi. Helse prosjektleder kortsiktig og langsiktig resultater: Et samarbeid med Kina er interessant og faglig utfordrende, og må bygges opp over lang tid. Fakultetet for helse- og sosialfag ved HIT har lært mye av samarbeidet og hadde gjerne fortsatt om ressurssituasjonen hadde vært annerledes. I den forbindelse rettet fakultetet også en søknad til Norges Forskningsråd om finansiering av videre FoU samarbeid, men nådde ikke opp her så fakultetet har selv prøvd å skaffe midler til videre arbeid. På bakgrunn av manglende finansiering og interne rokkeringer ved sykepleierhøgskolen ligger arbeidet med Hubei nå på is. Dette har også sin årsak i at det politiske klimaet er utfordrende. Samarbeidet med Kina er tidkrevende, ressurskrevende og personavhengig, og må bygges opp over tid. Prosjektsamarbeidet var for fakultetet svært lærerikt, og det ble produsert en artikkel gjennom samarbeidet. Fakultet for helse og sosialfag har i ettertid også sett på muligheten for samarbeid med Taiwan, noe som foreløpig også er lagt litt på is på bakgrunn av ressurssituasjonen. HABU ved TSS har gående faglig samarbeid med Kina i dag, men ikke som en effekt av Hubei-Telemarkprosjektet. Telemark kommunerevisjon IKS 10

18 2.1.5 Spesifisering av kostnadsramme og finansiering Spesifisering av kostnadsramme og finansiering (budsjettet) kommer frem i prosjektplanen og sluttrapporten for hovedprosjektet (se vedlegg 5). Prosjektbudsjettet er ikke lagt inn i fylkeskommunens økonomisystem etter den kontoplanen som gjelder for de (fylkes) kommunale budsjett- og regnskapsforskriftene. Kommunale regnskapsprinsipp er ikke fulgt i denne oversikten (se vedlegg 5). Regnskapet er imidlertid bokført på prosjektnivå etter den pliktige kontoplanen. Prosjektregnskapet viser at det ble gjennomført en reise for tre personer til Kina for vel kr, bestilt gjennom Let`s travel. En av personene som i følge regnskapsbilagene deltok på reisen er ikke ansatt i TFK, og har ingen definert rolle i prosjektdokumentene for Hubei-Telemarksweek At det skulle gjennomføres reiser til Kina i 2009 for norske delegater, er ikke noe som kommer frem av kostnadsoversikten i prosjektplanen. Prosjektleder forteller at reiser til Kina skulle dekkes separat av fylket, og at en ikke visste på forhånd hvilke kostnader eller hvor mange ganger og når en skulle reise. Det er prosjekteiers ansvar å påse at prosjektet har et reelt budsjett. For å holde kostnadene nede, ble det for det meste brukt offentlige bygg under programmet, og flere studenter ved HIT stilte opp som frivillige. For prosjektleder var avtalen mellom TFK og HIT at prosjektleder som var ansatt ved HIT skulle arbeide ca. 20 prosent stilling for fylket gjennom året (ansatt 100 % ved HIT). Prosjektleder forteller at det i realiteten ble ca. 50 prosent og til tider mye mer i HIT fikk kr fra TFK som skulle dekke lønn til prosjektleder, daglig telefon i Norge, kontor etc. Prosjektleder mener TFK fikk mye prosjektleder for pengene, og at man hadde kommet opp i en helt annen sum om man skulle betalt per time i stedet for en avtalt fast sum. Finansiering og kostnadsramme beskrives ikke i planen for delprosjektet Helse. I sluttrapporten står at økonomiske kostnader knyttet til forberedelsestur hvor lege og fysioterapeut fra Habiliteringsseksjonen for barn og unge (HABU) i Kina i januar 09, ble dekket av hhv. av Hubei-Norwayweek og HABU med en person hver. De eneste kostnadene ut over dette er knyttet til en lunsj ved GREP Vapro i forbindelse med studiebesøket september 09 Finansiering og kostnadsrammer beskrives i Økoturismeprosjektet og Miljøprosjektet. Finansiering og kostnadsramme kommer ikke frem i planene for IKT-prosjektet. Delprosjektleder forteller at IKT-Grenland kom sent inn prosjektet, at finansieringen var på plass, summene små og bestillingen fra fylket klar. Finansiering og kostnader kommer frem i sluttrapporten for prosjektet Plan for kvalitetssikring Som sagt brukte Hubei- Telemarkweek 2009 PLP-modellen og rutinene som er utarbeidet der. PLP-rutinene i fylkeskommunen vektlegger risikoanalyse som et grunnlag for kvalitetssikring: Man må i en planleggingsfase vurdere hvilke kritiske suksessfaktorer som er identifisert for prosjektet dvs. faktorer som utgjør en betydelig risiko for prosjektfasens gjennomførbarhet og måloppnåelse. Kvalitetssikringen består i å gjennomføre tiltak for minke sannsynligheten for at risikofaktoren skal inntreffe. Prosjektplanen for hovedprosjektet inneholder ikke noen risikoanalyse, men tre av delprosjektene (Helse, Miljø og Økoturisme) inneholder risikovurderinger. Risikovurderingen Telemark kommunerevisjon IKS 11

19 som ble gjort, knyttes til gjennomføring av program, faglige presentasjoner og ev. manglende forståelse for det norske system fra Hubei sin side. IKT Grenland lagde ikke en fullt ferdig prosjektplan, fordi de kom sent inn i prosjektet. Under gjennomføringen av prosjektet oppsto det ulike episoder som påførte fylkeskommunen ekstra kostnader. De fleste episodene har det til felles at det oppsto uklarheter i ansvaret etter avtale. Vi har ikke sett avtaler som dokumenterer avtaleforholdet mellom fylkeskommunen og leverandører i dette prosjektet og tar utgangspunktet i at slike ikke finnes. Det oppsto uklarheter i ansvarsdelingen mellom Visitgrenland AS og TFK (ref ). Det var ikke inngått skriftlig oppdragsavtale/kontrakt mellom TFK og Visitgrenland AS. Det oppsto uklarheter mellom Hubei og Norge på utgiftsdekning om hvem som skulle betale hva. På økoturisme var det i utgangspunktet besluttet at HIT skulle ha prosjektlederfunksjonen. Det ble ikke gjennomført og TFK måtte overta med de kostnader det medførte. Til slutt kom det færre delegater fra Kina enn det som var planlagt. Utreievisum fra Kina er en komplisert prosess og flere delegater fra Kina manglet utreisevisum. 2.2 Revisors vurderinger Mål og delmålere klart formulert og egnet til å måle innsats mot Både hovedprosjekt og delprosjekt hadde definerte målsettinger slik fylkeskommunens rutiner krever. Men det er bare delprosjektet IKT som skriver om ønsket effekt, noe som gjør målet godt egnet til å måle resultat mot. Målsettingene for de andre prosjektene er av mer generell karakter. Revisor har forståelse for at det kan ta tid å bli konkret i et samarbeid mellom så ulike stater/provinser/fylke som Kina/Hubei og Norge/Telemark, men mener likevel det er viktig å ha konkrete forestillinger om hva man ønsker å oppnå, og å formidle dette til politisk nivå/budsjettmyndighetene. Målene er ikke formulert slik at de imøtekommer PLP-modellens SMART-oppskriften i særlig stor grad. Målene for IKT-prosjektet er det som ligger nærmest opp til SMART. Hvem som er prosjektets målgruppe er klart definert Fylkeskommunens rutiner setter krav om at dette defineres spesielt i egen del, og det gjøres ikke. Men målgruppen kommer indirekte frem i valg av tema (IKT, Miljø, Økoturisme og Helse) og valg av samarbeidspartnere (HIT med sitt høgskolemiljø, IKT-Grenland, Green Business Norway og reiselivsaktører i Telemark). Prosjektet er forankret blant de deltakende aktørene Vi kan ikke finne noe konkret vedtak i fylkestinget eller tilhørende utvalg som politisk forankrer fylkeskommunens deltakelse i prosjektet. Hvor eller av hvem et slikt vedtak skal fattes kommer heller ikke frem i allment delegasjonsreglement i TFK. Telemark kommunerevisjon IKS 12

20 Fylkestinget har vedtatt overordnede planer og nettobudsjett på rammenivå. Konkrete prosjekt kommer ikke frem på dette nivået, og når ikke annet er politisk vedtatt, er det administrasjonen som styrer pengene innenfor vedtatt nettoramme. Det er opp til fylkestinget å avgjøre om dette er en praksis man ønsker å holde frem med. Revisor vil imidlertid anbefale at politisk nivå styrker sin bestillerrolle og etablerer tydelige rutiner på hvor prosjekter av en viss størrelse skal forankres. For øvrig finner ikke revisjonen vedtak på strategisk nivå i fylkestinget som sier noe om satsning mot Kina, men derimot mot Europa. Delprosjektene ble først og fremst formet av de ulike interesserte partene. Fylkeskommunens rolle ble hovedsakelig å samle drivkreftene på grasrotnivå og styrke aktiviteten som allerede var i gang. Dette sikret god forankring blant flere av de eksterne aktørene. Økoturismeprosjektet var i større grad et initiativ som kom ovenfra og ned, og god forankring var noe vanskeligere å få til. Gjennom intervjuer har det kommet frem at prosjektet er forankret i partnerskapsavtaler med flere av de involverte aktørene. Partnerskapsavtalen mellom HIT og TFK kan dokumenteres, men er ikke politisk behandlet. Skriftlige partnerskapsavtaler med IKT-Grenland og Green Business Norway. Partnerskapsavtalen kan ikke dokumenteres, og har ikke vært til politisk behandling. Det kan oppstå dilemmaer omkring inngåelse av partnerskapsavtaler hvem man inngår avtaler med (f.eks. i forhold til prinsippene om likebehandling og forutsigbarhet i offentlig forvaltning), hvordan man inngår avtaler, om innhold, om de skal til politisk behandling osv. Fylkeskommunen har ingen retningslinjer (av det revisjonen kan se) når det gjelder partnerskapspolitikk, og revisor stiller spørsmål ved om det er noe man burde innføre. Det kommer klart frem hvilket resultat prosjektet skal lede frem til Etter revisor sin vurdering er det bare på delprosjektet IKT det kommer klart frem hvilke resultater og effekter man ønsket å få til. Med formulering av resultatmål (effektmål) kan man lettere måle innsats og faktiske resultater i etterkant. Det er en praksis fylkeskommunen bør forsøke å gjennomføre for alle prosjekter jamfør egne rutiner. At målene til dels var noe generelt beskrevet for de andre prosjektene førte likevel ikke til unødige misforståelser blant de involverte prosjektlederne når det galt avvikling av selve programmene under Hubei-Telemarkuken. Kostnadsramme og finansiering er spesifisert Spesifisering av kostnadsramme og finansiering (budsjettet) kommer frem i prosjektplanen og sluttrapporten for hovedprosjektet (se vedlegg 5). Prosjektbudsjettet er ikke lagt inn i fylkeskommunens økonomisystem etter den kontoplanen som gjelder for de (fylkes) kommunale budsjett- og regnskapsforskriftene. Kommunale regnskapsprinsipp er ikke fulgt i denne oversikten (se vedlegg 5). Regnskapet er imidlertid bokført på prosjektnivå etter den pliktige kontoplanen. Det er ikke planlagt utgifter i kostnadsoversikten for reiser for norske delegater til Kina i Det er likevel foretatt reiser til Kina for over kr. Selv om det kan være vanskelig å vite nøyaktig hvor mye reising det blir behov for i en planleggingsfase mener Telemark kommunerevisjon IKS 13

21 revisor det er viktig å gi et visst overslag i prosjektplanen dette fordi det nettopp kan knytte seg store reiseutgifter til slike internasjonale prosjekter og at en kostnadsoversikt er relevant for beslutningstaker i en vurdering av om kostnadene kan forsvare nytten. Revisor stiller også spørsmål ved at fylkeskommunen har dekket reise til Kina for en person som ikke har noen avklart formell rolle i prosjektet. Revisor mener reisende for fylkeskommunen bør ha avklart formell rolle, myndighet og ansvar i prosjektet. Det ble tatt grep av prosjektleder under arrangementet for å holde kostandene nede. Man brukte for det meste offentlige bygg og fikk inn frivillige studenter fra HIT til å bistå. Tidsbruken for prosjektleder gikk langt utover avtalt tid og prosjektleder mener TFK fikk mye prosjektledelse for kr. Ved bruk av eksterne prosjektledere (som ikke nødvendigvis har samme egeninteresse i prosjektet som HIT) mener revisor det er viktig å signere skriftlig avtale om pris og innhold i tjenesten. Finansiering og kostnadsramme beskrives ikke i planen for alle delprosjektene. Fylkeskommunen bør sørge for at det er gjort før planen godkjennes. Prosjektplanen inneholder en plan for hvordan prosjektarbeidet skal kvalitetssikres og sikre at resultatmålene nås Ikke alle prosjektplanene inneholder risikovurderinger. Planen for hovedprosjektet inneholder ikke risikovurdering. Fylkeskommunen bør sørge for at det blir gjennomført risikoanalyser for å sikre kvalitet i alle prosjekt jf. egne rutiner. Det ble ikke tegnet skriftlige avtaler/kontrakter (som kan dokumenteres) med noen av leverandørene til prosjektet fra fylkeskommunens side, og erfaringer fra Hubei- Telemarksweek 2009 er at det oppsto misforståelser innen flere avtaleforhold. Fylkeskommunen bør redusere risikoen for misforståelser mellom samarbeidspartnere og/eller leverandører gjennom formelle skriftlige avtaler/kontrakter. Telemark kommunerevisjon IKS 14

22 3 Roller og ansvar Er organisasjonsmessige forhold avklart i prosjektplanen? Revisjonskriterium: Prosjektplanen angir ansvar og rolleavklaring om hvem som deltar som prosjekteier, beslutningstaker, prosjektleder og operativ deltaker 3.1 Fakta og funn Organisasjonskart Hubei Telemarksweek 2009 Prosjektansvarlig Fylkesordfører Gunn Marit Helgesen Prosjektleder Høgskolen i Telemark Inger Hedvig Matveyev Økoturisme Delprosjektleder: Telemark fylkeskommune Miljø og energi/forskning Delprosjektleder: Green Business Norway IKT Delprosjektleder: IKT-Grenland Helse Delprosjektleder: Høgskolen i Telemark Det sies i intervjuene at i samarbeid med Kina er politisk representasjon svært viktig. Prosjektansvarlig og fylkesordfører fungerte som en viktig døråpner inn mot det politiske liv i Hubei, som igjen er viktig for å åpne dører inn mot næring- og samfunnsliv i Kina. Delprosjektlederne sier fylkesordførerens rolle bidro til å skyte fart på deres kinasatsning. Det hadde tatt lang tid å få til det samme resultatet uten den politiske drahjelpen, fortelles det i intervjuene. Prosjekteier har ansvar for at prosjektet har et reelt budsjett med full finansieringsdekning, noe Hubei Norwayweek 2009 hadde. Hovedsakelig var fylkesordførerens rolle å være vertskap og å godkjenne rammene for prosjektet. Administrative oppgaver anså hun ikke som sitt ansvar. Fylkeskommunens rutiner gir ikke klarhet i om ordfører som prosjekteier har samme ansvar som det en administrativ leder har når han/hun er prosjekteier. Prosjektleder fra HIT ble rekruttert inn på bakgrunn av samarbeidsavtalen mellom HIT og TFK, og med hensyn til vedkommende sitt språk og kulturkunnskap om Kina. Prosjektleders Telemark kommunerevisjon IKS 15

23 rolle har vært å koordinere de ulike delprosjektene og å sikre kommunikasjonen mellom disse og Hubei. I tillegg til ovenstående kart fungerte en internasjonal rådgiver i Telemark fylkeskommune som coach. Alle løpende beslutninger i prosjektet ble fattet av ekstern prosjektleder og coach ved TFK i samråd. Det er ikke spesifisert nærmere i fylkeskommunens rutiner hvilke rolle, ansvar eller myndighet som ligger til rollen som coach. Vedkommende har hatt formell rolle som prosjektmedarbeider. I tillegg fungerte en annen ansatt ved internasjonalt team som controller i prosjektet. Vedkommende hadde attestasjonsmyndighet for alle delprosjektene. Hvilke ansvar og myndighet som ligger i controllerfunksjonen kommer ikke frem av prosjektplanen for hovedprosjektet. I følge rutinene skal det i prosjektplanen komme klart frem hvem som har attestasjonsmyndighet og anvisningsmyndighet. Dette kommer ikke frem av planen for Hubei-Telemarksweek Roller og ansvar fremstår som noe uklart på helseprosjektet. Personen som var prosjektleder og ansatt ved HIT, fakultetet for helse- og sosialfag, synes ikke i prosjektplanen. I prosjektplanen står en ansatt ved HABU og Telemark Sentralsykehus (TSS) oppført som prosjektleder, mens en tredje person, teamleder ved HABU, TSS har signert som prosjektleder. At helseprosjektet også omhandlet psykisk helse er ikke noe som kommer frem i planene, men som var et område som opptok HIT og som det ble jobbet med. Eksterne samarbeidspartnere med flere roller På medarbeidernivå/operativ deltaker har flere representanter fra offentlige og private virksomheter deltatt. Disse var rekruttert inn på bakgrunn av interesse for prosjektet. Noen av disse har hatt rolle både som medarbeider og som leverandør til prosjektet. F.eks., hadde det privat eide selskapet Sydhavsreiser Let`s travel AS en rolle som operativ deltaker/prosjektmedarbeider i hovedprosjektet. Let`s travel AS var ikke med i prosjektets indre kjerne, blir vi fortalt. Let`s travel AS deltok i den norske delegasjonen som dro til Hubei i 2008, noe som førte til at den kinesiske delegasjonen brukte Let`s travel AS som reiseleverandør da de skulle til Telemark og flere andre steder i Europa. TFK hadde derfor behov for å diskutere logistikk med Let`s travel AS. Hubei-Telemarksweek 2009 kjøpte kinareiser til vel fra Let`s travel AS i Let`s travel AS deltok også som prosjektmedarbeider/operativ deltaker på delprosjektet Økoturisme. Visitgrenland AS hadde to roller i Hubei-Telemarkweek 2009 som operativ deltaker/prosjektmedarbeider på Økoturismeprosjektet og som leverandør av tjenester til hovedprosjektet. TFK bestilte bookingtjenester av Visitgrenland AS. Helseprosjektet hadde en tolk stående som eneste prosjektmedarbeider. Telemark kommunerevisjon IKS 16

24 3.2 Revisors vurderinger Prosjektplanen angir ansvar og rolleavklaring om hvem som deltar som prosjekteier, beslutningstaker, prosjektleder og operativ deltaker. Hubei-Telemarkweek 2009 ble organisert på en annen måte enn det TFK sine prosjektrutiner tar høyde for. Daværende fylkesordfører var prosjektansvarlig for Hubei-Telemarksweek Det er uklart for oss om en ordfører har samme ansvar som prosjekteier, som det en administrativ leder har. TFK sine rutiner beskriver bare ansvaret til administrativ leder. Dersom politisk prosjekteierskap er noe man skal benyttes i fremtiden så er dette viktig å få avklart. Arbeidet med forvaltningsrevisjonen har avdekket at det er behov for å formidle til en ekstern prosjektleder hvilke rutiner og lovverk fylkeskommunen må leve etter. TFK bør få avklart dette i sine rutiner/eller eventuelt rekruttere prosjektledere som er kjent med dette. Hovedprosjektet og delprosjektene hadde alle utpekt prosjektledere i henhold til fylkeskommunens rutiner, men samarbeid med eksterne prosjektledere (ikke ansatt i fylkeskommunen) reiser spørsmål knyttet til hvem på prosjektledernivå som har ansvar og myndighet på fylkeskommunen sine vegne. Eksterne prosjektledere kan ikke uten videre binde TFK i avtaler. Under Hubei-Telemarksweek løste man dette ved at en internasjonal rådgiver i fylkeskommunen i rollen som coach var med i alle beslutninger som ble fattet undervegs i prosjektet. Hvilke ansvar og myndighet som ligger i rollen coach er uklart for oss. Fylkeskommunens prosjektrutiner definerer ikke coach som en rolle. Coachen er i prosjektplanen plassert på medarbeidernivå. Prosjektet hadde også en controller som er ansatt i TFK. Denne rollen er ikke definert som rolle i fylkeskommunens rutiner. Controlleren hadde attestasjonsmyndighet for alle delprosjektene og for hovedprosjektet. Det kommer for øvrig ikke skriftlig frem hvem som har attestasjonsmyndighet og anvisningsmyndighet i noen av prosjektplanene slik som rutinene i TFK krever. I samarbeid med eksterne prosjektledere anbefaler revisor at man får klarlagt hvem som skal ha beslutningsmyndighet og ansvar på vegne av fylkeskommunen og at man forholder seg til titler og roller som er avklart i rutinene. Innen delprosjektet Helse har en person ved HIT hatt prosjektlederskapet, mens en annen person ved TSS står oppført som prosjektleder mens en tredje person har signert som prosjektleder. Selv om programmet for delprosjektet under Hubei-Telemarkweek gikk bra, bør det komme skriftlig klart frem hvem som er ansvarlig før prosjektplanen godkjennes. Delprosjektet Helse står oppført med en prosjektmedarbeider, og det var en tolk. Hubei-Telemarkweek 2009 ser ikke alltid ut til å ha skilt mellom rollen prosjektmedarbeider og leverandør av tjenester. Private aktører har stått både som prosjektmedarbeidere og som leverandører av tjenester til prosjektet. En slik dobbel rolle kan etter revisjonens vurdering være utfordrende å håndtere, særlig når fylkeskommunen ikke kan dokumentere konkurranse på kjøp av tjenester der disse aktørene har vært leverandør. Fylkeskommunen bør skille klarere mellom prosjektmedarbeidere og leverandører. Telemark kommunerevisjon IKS 17