Riska Fotballklubb. Rollebeskrivelser. Versjon: 1.0. Sist revidert:

Transkript

1 Riska Fotballklubb Rollebeskrivelser Versjon: 1.0 Sist revidert: Riska FK Rollebeskrivelser Dette dokumentet tar for seg hvilke oppgaver de ulike rollene satt i klubben tar for seg. I Riska FK ønsker man en god fordeling slik at arbeidsmengden er overkommelig for de fleste. Styret: Definere Mål- og strategiarbeid / rammene for arbeidet i klubben Ivareta klubbens Visjon- og verdiarbeid Utarbeide og følge opp Økonomisk -/ og drifts kontroll Utarbeide forslag til organisering og styresammensetning underutvalg og roller inn mot årsmøtet, samt sørge for at dette blir ivaretatt Følge idrettens lover og representere klubben utad Legge til rette for at man kan rekruttere flest mulig, beholde dem over tid, samt utivkle gode fotballspillere Behandle klager på saker behandlet i utvalg 1. ledd til å behandle saker som ikke inngår i utvalg Leder (<100 timer) Fastsette agenda for styremøter og lede møtene Overordnet ansvar for utarbeidelse / videreutvikling av strategi og planer i klubben Klubbens pressekontakt Ansvar for daglig drift, herunder oppfølging av administrative rutiner Overordnet ansvar for utvikling av lederkompetanse i klubben Nestleder(<50 timer) Stedfortreder for leder på styremøter ved behov Politiattest ansvarlig o Se egen beskrivelse Lede årsrapport arbeidet Sekretær (<50 timer) Føre protokoll fra styremøter Ajourføre klubbhåndboken

2 Redaktør for klubbens kommunikasjons kanaler (Facebook, Twitter, Hjemmeside) Økonomiansvarlig (<50 timer) Delta på 1 samlingsmøte for alle lagledere (November / Desember) om lagkontoer og dommerregninger Lede og koordinere økonomistyringen i tråd med styre- og årsmøtevedtak Rapportere drift og eventuelle prosjektregnskap på styremøter, foreslå tiltak hvis det er vesentlige avvik fra budsjettet Følge opp regnskapsfører Sikre klubbens stabile inntekter Håndtering av lagkasser Sportslig leder (<100 timer) Lede og koordinere Sportslig Utvalg Utvikling og implementering av sportsplanen og andre retningslinjer for sportslig aktivtet og at disse blir fulgt opp. Utarbeide rollekart for Sportslig Utvalg Overordnet ansvar for utvikling av sportslig kompetanse i klubben Administrativ leder (<50 timer) Lede og koordinere Administrativt Utvalg Sette ut den årlige flagging til G11 (Liste mottas fra Kommune / Styreleder) Utarbeide rollekart for administrasjonen Følge opp klubbens arrangementer Følge opp kioskansvarlig Fair Play ansvarlig (<50 timer) Delta på 1 samlingsmøte for alle lagledere (November / Desember) om Fair Play / Kampvert Være tilstede og informere om Fair Play ved oppstart av nye kull Bistå ved Fair-play kvelder i klubb for spillere/trenere og foreldre Samarbeide med andre klubber og delta på fellesmøter Kvalitetsikre rutiner for kampavvikling overholdes i alle klubbens kamper Bane og anleggsleder (<50 timer) Overordnet ansvar for drift og vedlikehold av klubbens baner, utstyr som mål, fellesområder og bygninger Koordinere vedlikehold med kommunen Vedlikeholde og kommed med forslag til endring av Bane og Anlegg utvalget Legge til rette for at områdene kan holdes rene og ryddige Sørge for at bane og anlegg oppfyller krav til spill til enhver tid gjeldende divisjon Sørge for at bane og anlegg oppfyller krav til HMS Økonomisk Utvalg: Satt av styret til å ivareta klubbens økonomiske oppgaver / rutiner o Inntektsbringende tiltak o Utlegg og betalinger via attesteringsrutiner 1. ledd til å behandle saker av økonomisk karakter ifm klubbens retningslinjer Foreslå forbedringer til klubbens retningslinjer rundt Økonomistyring (egen seksjon av Klubbhåndboken).

3 Kasserer (<100 timer) Levere signerte bilag til regnskapsfører Kontrollere regnskap mot budsjett flagge videre til øknomiansvarlig Foreta all utfakturering Innkreving av utestående fordringer Dugnadsansvarlig (<40 timer) Sørge for at medlemslistene oversendes Fotballotteriet før loddsalget Sørge for at informasjonsbrevet som sendes med loddene er oppdatert, evt forbedret Ha dialog med fotballotteriet vedrørende purring og tidspunkt for dette. Fotballotteriet tar seg av purringen. Følge opp lagledere mht spillere som ikke har betalt fakturaen dersom purringen ikke fører frem. Ta retur av lodd for de som har sluttet eller av annen årsak ikke kan selge Bytte ut lodd som gir gevinst med nye lodd (dersom gevinsten er et nytt lodd...) Revisor (30 timer) Sørge for kontroll av regnskapet Signere på eventuelle tilskudd Markedsansvarlig (< 100 timer) Oppdatering av sponsorprogram Invitere til sponsorfrokoster Oppfølging av eksisterende sponsorer Innhenting av nye sponsorer Tilskuddsanvarlig (<30 timer) Følge med på tilskuddsportalen for de ulike tilskudd man kan søke på Koordinere mulige tilskuddsordninger og søknader med Økonomiansvarlig og Leder Sportslig Utvalg: Satt av styret til å håndtere klubbens sportslige oppgaver / rutiner 1. ledd til å behandle saker av sportslig karakter ifm klubbens retningslinjer i Sportsplanen, samt klubbens lovverk. Utarbeide forslag til revisjoner av Sportsplanen Treneransvarlig (<100 timer) Følge opp avdelingsansvarlige (Barn, Ungdom, Senior) inn mot klubbens trenere i faglige og praktiske spørsmål Avholde minimum 3 årlige forum o Forum 1 bør inneholde følgende (Februar / Mars): Gjennomgang av klubbens sportsplan Nye trenere på plass Kartlegging rundt hvordan oppfølging av trenere skal være o Forum 2 bør inneholde følgende (Juni) Evaluering av vårsesongen Gjennomgang av kurstilbud til krets kommende høst Påmelding til kurs o Forum 3 bør inneholde følgende (November / Desember):

4 Evaluering av sesongen Planlegging av ny sesong Kartlegging av hvilke trenere som slutter/er på vei inn i klubben Kartlegging av utdanningsbehov for kommende sesong Rekrutering av nye trenere Ansvarlig for treningsøkta Dommer koordinator (<50 timer) Ansvar for klubbens dommere Rekrutere nye dommere Legge tilrette for å tilby dommerkurs Ansvar for at dommerene har naturlig plass i klubbmiljøet på lik linje med spillerene Oppstartsansvarlig / rekrutering (<30 timer) Sette oppstarts dato for nye kull, samt antall inntak Kalle inn de nødvendige ressurser for oppstart (Fair Play, Sportslig leder, Treneransvarlig) Kartlegge og rekrutere trenere og støtteapparat til nye kull Ansvar for å evalurere og videreutvikle klubbens rekruteringsplan Gjennomføre foreldremøte med nye kull Sørge for koninuerlig rekrutering til lag som allerede er etabler ved behov Turneringsansvarlig (<40 timer) Opplyse om tilgjengelige turneringer Melde lag på turneringer Hovedansvar for klubb turneringer Materialforvalter (<60 timer) Vedlikeholde liste over klubbens utstyr Hente inn bestilling av utstyr i November Dele ut nytt utstyr i Mars / April Holde tett kontakt med lagene Etterfølge klubbens utstyrs avtaler FIKS ansvarlig (<50 timer) Forankring - Påse at klubbens ledelse til en hvert tid kjenner til alle påkrevde FIKS-oppgaver Brukeradministrasjon - Påse at klubben til en hver tid har personer i klubben med nødvendige tilganger til FIKS Brukeropplæring Påse at personer med tilgang til FIKS innehar riktig kompetanse til å utføre påkrevde oppgaver. Gjøres i samarbeid med kretsen Overgangsansvarlig (<20 timer) Melde overganger igjennom FIKS Sørge for at alle formalia er på plass ved overganger Godkjenne overganger fra egen klubb Seniorleder (<50 timer) Koordinere kontakt med seniorlag (herrer og damer) Tilrettelegge for spillerlogistikk mellom seniorlag (i hovedsak a-lag / rek.lag) Samkjøring av terminlister for seniorlag (bidra til å unngå kollisjoner)

5 Ungdomsleder (<50 timer) Koordinere kontakt mellom ungdomslagene Ansvar for hospitering lagene i mellom Avholde 1 årlig ungdomsfotballen kveld Ansvarlig for at retningslinjene til ungdomsfotballen blir kommunisert ut til lagene. Referanse klubbens sportsplan Barneleder (<50 timer) Koordinere kontakt mellom barnelagene Kontakt med rekrutteringsansvarlig Avholde 1 årlig barnefotballen kveld Ansvarlig for at retningslinjene til ungdomsfotballen blir kommunisert ut til lagene. Referanse klubbens sportsplan Jente-/damefotball (<50 timer) Spesielt fokus på oppfølging av jentelagene (6-16 år) Kontakt med rekrutteringsansvarlig Administrativt Utvalg: Satt av styret til å håndtere klubbens administrative oppgaver / rutiner o Arrangement, Kiosk, Klubbhus 1. ledd til å behandle saker av administrativ karakter ifm klubbens retningslinjer i Klubbhåndboken, samt klubbens lovverk Arrangementansvarlig (<20timer) Holde oversikt over alle klubbens arrangementer Koordinere klubbens arrangementer Finne utvalg til arrangement for året som ikke inngår i definerte roller A-Kampansvarlig (<40timer) Koordinere aktiviteter rundt A-kamper (se roller som inngår i komitè) Lage rotasjonsliste for ballgutter til A-lag og koordinere dette inn mot lagene Speaker (<30timer) Speakertjeneste rundt A-kamper o Følge og vedlikeholde oppsatt speakerprogram Programblad (<30timer) Hente informasjon fra A-lags trenere som input til tekst Hente og legge ut lagoppstillinger (Kan hentes fra FIKS) Printe ut 100 eksemplarer av programblad og levere til kiosken 30 min før kampsstart Posters (<30 timer) Lage kampposters til A-kamper o 1 på krysset o 1 ved li avkjøringen o 1 på Bryggen Innkjøpsansvarlig A-kamper (<20 timer) Handle inn brus til A-kamper

6 o Kjøpes inn på Rema1000 og merkes mot A-kamp og navn på innkjøper Handle inn frukt til A-kamper (Bama produkter) o Kjøpes inn på Rema1000 og merkes mot A-kamp og navn på innkjøper Markere på kvittering Bama produkter som klubben får igjen beløp via Bama-avtalen Scoringsklubben (<30 timer) Sette opp 3 stands i løpet av året o 2 lørdager før sesonstart samt Riska dagene A-lagets spillere skal stå på disse standsene Koordinere kommunikasjon av Scoringsklubben via følgende kanaler: o Nettside o A-kamper o Andre ved behov Veilede hvordan man registrerer seg for medlemskap Varsle kasserer angående fakturering o Etter vårsesongen o Etter høstsesongen Skaffe premier via sponsorer Trekke ut vinner(e) av scoringsklubben premier Årsfestansvarlig (<20 timer) Sørge for å avholde årsfest etter avtale med Admin leder Sette sammen en komitè som skal gjøre følgende: o Lage agenda til festen o Skaffe mat til årsfesten innenfor budsjettet (dekkes via inngangspenger) o Sende ut innkalling til årsfest for alle medlemmer over 18 år o Holde alkohol i bar mot betaling (kvote må kunne returnerst dersom vi ikke bruker alt) o Lage borddekning Husansvarlig (<20 timer) Innkjøp av alt til innvendig bruk på klubbhuset (vaskemiddler, kaffe, glass o.l) Utleieansvarlig for klubbhus o Sørge for at utleie følger klubbens regler Koordinere vask av klubbhus Koordinere vaktmester Vaktmester (<20 timer) Bytte belysning ved behov Vedlikehold av låser og dører Bestilling og koordinering av nøkler Renholder (Satt ut til deltidsansatt) Vaske klubbhus og garderober 1 gang i uken Vaske klubbhus på bestilling ifm utleie Vaske garderober før A-kamper Kioskansvarlig (<20 timer) Koordinere innkjøp til kiosken 1 gang i uken opptelling / kontroll på Torsdager

7 o Markere på kvittering Bama produkter som klubben får igjen beløp via Bama-avtalen Lage rotasjonsliste i tråd med åpningstider satt av styret Overordnet ansvar for at kiosken etterfølger klubbens kontant prinsipp

8 Bane og Anlegg: Satt av styret til å håndtere klubbens drifts oppgaver / rutiner på bane og anlegg 1. ledd til å behandle saker av klubbens drift på bane og anlegg Vedlikehold Baner (<40 timer) Koordinere klipping av baner o Hovedbane o Minibane o Bimarkå Koordinere vedlikehold av granulat på kunstgressbane(r) Banedisponeringsansvarlig (<40 timer) Legge oppsett for treningestider igjennom sesongen. o Vår o Høst o Vinter Overordet ansvar for å flytte treningstider ifm kamper Vedlikehold Mål (<30 timer) Kontrollere nett 1 gang i måneden Sette ut ansvar til lag for å bytte nett ved behov Koordinere med Bane og anleggsleder angående innkjøp av nett og nye mål Dugnadsansvarlig (<20 timer) Kommunisere ut om klubbens 2 hoveddugnader (Mars og September) Koordinere du ulike årskull sine ansvarsområder på dugnaden o Skilt Hovedbane o Skilt KGB o Hovedbanerydding o Kunstregresssbanerydding o Minibanerydding o Utstyrsromrydding / vedlikehold o Klubbhuset utvendig rydding og rensing av takrenner o Rengjøring av kjøkkenet Koordinere innkjøp av mat til dugnaden Koordinere angående nødvendig utstyr til dugnaden

9 Andre roller / funksjoner Klubben har enkelte roller som ikke nødvendigvis sitter under et utvalg, men er en viktig funksjon. Disse rollene rapporerer direkte til styret via styreleder / nestleder Ansvarlig Kvalitetsklubb Koordinere klubbens oppgaver ifm Kvalitetsklubb inn mot kretsen. Oppdatere klubbens kvalitetsklubb status i FIKS Koordinere klubbens oppgaver inn mot de ansvarlige personer for ulike oppgaver Følge opp status på klubbens oppgaver ifm kvalitetsklubb Politiattest ansvasrlig Delte på 1 samlingsmøte for alle lagledere (November / Desember) Følge flyt og oppdatere flyt på under Verktøy - Politiattest Før sesongstart: o November / Desember: Ta ut liste over personer som må få oppdaterte politiattester fra klubbens system. o Starte innhentingen av nye og oppdaterte politiattester I løpet av sesongen: o Hente inn politiattester for nye trenere som kommer til o Delta på 1-2 trenerforum for å bli vist politiattester / følge opp politiattester Før turneringer: Hente inn politiattest for personer som skal ha ansvar for barn på turer Oppdatere i RiskaFk sitt medlemssystem med dato fremvist politiattest Lagroller Her er rollene som ligger under det enkelte lag definert! Hovedtrener Planlegger treningsøkter o Hovedansvarlig for å ivareta differensiering i øktene o Benytte treningsøkta både for oppmøte registrering, økt planlegging og kommunikasjon av økta ut til assistenttrenere og spillere Hovedansvarlig iforhold til hospitering Barnefotballen o Ansvarlig for et lag i kampsammenheng Ungdomsfotballen + Senior o Ansvarlig for hovedlaget i kampsammenheng Assistenttrener Hjelpe hovedtrener i øktene Bidrar rundt vurdering av hospitering Barnefotballen o Ansvarlig for et lag (om nødvendig) i kampsammenheng Ungdomsfotballen + Senior o Ansvarlig for rekruttlag i kampsammenheng Lagleder(e) Koordinere dommere til hjemmekamper

10 Melder lag på til serie og cup er Kommunikasjons ansvarlig mellom lag og klubb Økonomiansvarlig Koordinerer med klubbens økonomiansvarlig angående retningslinjer for regnskap og kontobruk Styrer lagets interne lagkonto i klubbens kontosystem Kampvert Se egen beskrivelse av kampvert under og Trener / Foreldreportal

11 Filename: Directory: Template: m Title: Subject: Author: Christer Backlund Keywords: Comments: Creation Date: :57:00 Change Number: 216 Last Saved On: :16:00 Last Saved By: Christer Backlund Total Editing Time: Minutes Last Printed On: :18:00 As of Last Complete Printing Number of Pages: 10 Riska FK Rollebeskrivelser 2017.docx C:\Users\User\Google Drive\Riska - FK\2016\Arbeidsdokumenter C:\Users\User\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Normal.dot Number of Words: (approx.) Number of Characters: (approx.)