Nordlandsykehuset HF. Martin Bould, senior rådgiver Ciber Norge

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "Nordlandsykehuset HF. Martin Bould, senior rådgiver Ciber Norge 9.11.2011"

Transkript

1 Nordlandsykehuset HF Arkivseminar Martin Bould, senior rådgiver Ciber Norge

2 Martin hvem? Fra dato Sted Rolle CiberNorge Seniorrådgiver, elektronisk arkiv og dokumentbehandling ErgoGroup/ EDB ErgoGroup Rådgiver, fagkonsulent ephorte. Foreleser Arkivakademiet, arkivstudiet ved UiO, og Høgskolen på Lillehammer Riksarkivet Rådgiver, tilsynsavdeligen Høgskolen i Oslo Førstelektor, arkiv- og dokumentbehandling Riksarkivet Rådgiver, Avdeling for elektronisk arkiv Universitetet i Oslo Student fullført hovedfag i historie Diverse arbeidsgivere Arkivmedarbeider,bedriftshistoriker, forskningsassistent 11/9/ CIBER, Inc.

3 Jeg gjennomførte 2 dager for UNN i januar/februar Opprinnelig bestilling: Kurs i prinsippetom fullført saksbehandling for alle direktørene og klinikksjefene Skrudd om til en mer omfattende variant av det jeg skal gjøre i dag Resultat Sterk økning av bruken av ephorte Langt flere dokumenter kommer inn Økt bevissthet om forsvarlighetskrav Interesse for og deltakelse i forbedrede dokumentfangstrutiner Resultat? Forbedret kvalitet på den administrative saksbehandlingen 11/9/ CIBER, Inc.

4 Hva Arkivansvaret og dokumentasjonsplikten en mer overordnet tilnærming til recordsmanagement (dokumentasjonsforvaltning, arkivdanning) En del krisemaksimering Hvordan kan man ivareta dokumentasjonsplikten på en forsvarlig måte med eksisterende løsninger Utfasing av e-postbasert felles postmottak Sentralisering av postmottak for all post Mulige integrasjoner mellom ephorte og Agresso E-postklienten til ephorte Pasientekstranett / elektronisk postkasse som kommunikasjonsform Hva skal hvor en repetisjon Helse-og omsorgsdepartementets veiledning knyttet til forsvarlig arkivering og arkivering av helseopplysninger i administrative saker 11/9/ CIBER, Inc.

5 Form Medopp til 40 / 50 personer i et auditorium Monolog, med repetisjon av sentrale punkter i ulike former Noen spørsmål fra salen Pause når det passer i forhold til innholdet Nok pauser 11/9/ CIBER, Inc.

6 Et par viktige påminnelser Jeg har snakket med Helse-og omsorgsdepartementet (Spilling) Arkivloven og forskriften gjelder jf lov om helseforetak Forvaltningsloven gjelder jf den samme loven Forsvarlighetskravene i forhold til dokumentasjon etter disse bestemmelsene gjelder Enkeltsaksbehandling skal aldri foregå i pasientjournaler Noark-systemene (for eksempel ephorte) skal brukes til enkeltsaksbehandling 11/9/ CIBER, Inc.

7 Forsvarligdokumentasjonsforvaltning Er en grunnleggendedel av alle virksomheters aktiviteter Gjelder ikke bare pasientene Gjelder også det administrative arkivet Gjelder også spesialiserte fagsystemer Gjelder forskningsregistre, behandlingsrelaterte registre og systemer 11/9/ CIBER, Inc.

8 Hva er greia? Tilfeldige nyheter 11/9/ CIBER, Inc.

9 Applisertpå mer kjente forhold 11/9/ CIBER, Inc.

10 Hva har dårlige rutiner ført til! 11/9/ CIBER, Inc.

11 En litt mindre sak, som sannsynligvis er mer realistisk 11/9/ CIBER, Inc.

12 Eller en ny sak franrk Nyhetsoppslag om postrutiner fra spesialist til sykehus 11/9/ CIBER, Inc.

13 Hvorfor skjer dette? Fordi man mangler gode og praktiske systemer og rutiner for den administrative saksbehandlingen Og arkiveringen Eller man lar være å følge dem Eller de anses ikke for å være viktige 11/9/ CIBER, Inc.

14 Enadministrativ arkivfunksjon Er like virksomhetskritisk som journalarkivet Like strenge krav til forsvarlighet Like strenge krav til behandling 11/9/ CIBER, Inc.

15 Hva dreier dette seg om Compliance(etterlevelse) av lovpålagte og andre krav til en forsvarlig dokumentasjonsforvaltning 11/9/ CIBER, Inc.

16 Lover, forskrifter og bestemmelser som dere er underlagt og som plikter dere å arkivere (ikke fullstendig) Helsepersonelloven Lov av 18. mai 2001 nr24 om helseregistre og behandling av helseopplysninger helseregisterloven Pasientrettighetslovgivningen Forvaltningsloven Bokføringsloven Helseforetaksloven Lovene som regulerer utdanning- og forskning Arkivloven... 11/9/ CIBER, Inc.

17 Lovbestemmelsene her regulerer 3 hovedtyper aktiviteter Helsebehandling Administrativ saksbehandling Utdanningstilbudet (sykepleierutdanningen) 11/9/ CIBER, Inc.

18 Hvordan gjøre den administrative delen av saksbehandlingen forsvarlig? Gode rutiner Som må følges Dyktige medarbeidere Gode systemer for håndtering av administrativ saksbehandling Tilstrekkelig og enkel tilgang til beslutningsunderlag og historikk Gode og enkle systemer for arkivering og dokumentfangst 11/9/ CIBER, Inc.

19 Temaetfor denne gjennomgangen er tilstedeværelsen av en forsvarlig dokumentasjonsfunksjon Som dekker hele virksomhetensdokumentproduksjon ikke bare den kliniske og behandlingsrettede Dokumentasjonskravene ved enkeltsaksbehandling og all annen saksbehandlinghar klare analogier til dokumentasjonskravene som foreligger i pasientjournaler, i historiske vitenskapelige publikasjoner, laboratorieprosedyrer, og andre former områder med tunge dokumentasjonskrav 11/9/ CIBER, Inc.

20 Dokumentasjonskraveneinnebærerat Legen, bioingeniøren, sykepleieren og den administrative saksbehandleren skal kunne falle død om på sin post og deretter skal kollegaen hans kunne fortsette (saks)behandlingen og komme frem til samme resultat. 11/9/ CIBER, Inc.

21 Dette forutsetter at man benytter en felles løsning for dokumentasjon som igjen krever Felles oppbevaring av dokumentasjon Felles retningslinjer og regler for hva som skal dokumenteres Felles forståelse av kravene til forsvarlighet i saksbehandlingen Felles- og likeartede rutiner for like saker Helst klarlagte prosedyrer for standardiserte sakstyper Tilgang på presedenser og eksempelsaker knyttet til de vanligste saksområdene 11/9/ CIBER, Inc.

22 Hva innebærer det? Saksbehandleren skal sitte på pulten og ha tilgang til alt 11/9/ CIBER, Inc.

23 Det betyr at ting ikke bare skal finnes i folks 11/9/ CIBER, Inc.

24 Eller i egne private kontorers 11/9/ CIBER, Inc.

25 Vil du ha pasientjournalen i din en tilfeldig bortgjemt arkivskuff i et tilfeldig kontor Når du trenger den 11/9/ CIBER, Inc.

26 I Helseforetaksloven går det frem at Dere er å anse som et offentlig organ Som innebærer at dere skal følge forvaltningsloven Inkludert forsvarlighetsprinsippene der 11/9/ CIBER, Inc.

27 Dere er også underlagtarkivloven Men den er ikke så viktig Egne dokumentasjonsforpliktelserer det helt sentrale her 11/9/ CIBER, Inc.

28 På lik linje med de andre lovene og bestemmelsene jeg ramset opp tidligere i denne fremstillingen 11/9/ CIBER, Inc.

29 Det helt sentrale er å ha enfelles Forsvarlig dokumentasjonsforvaltningsfunksjon Såi stedet for å forsøke å bygge et kvalitetsregime på diffuse og uklare bestemmelser om lagring og oppbevaring etter ulike lover bør man forholde seg et sett med grunnleggende Dokumentasjonsforvaltningsstandarder ISO og 2 (2001) Og ikke minst ISO (som kommer) 11/9/ CIBER, Inc.

30 Hva fortellerstandardenei 8 setninger Arkivfunksjonen skal være en sentral støttefunksjonfor virksomheten Dokumentasjonskravene må støtte opp under virksomhetens forretningsmessige behov Ansvar, rutiner og retningslinjer må være klart definert Systemene må være gode nok Ansvaret for dokumentasjonsfunksjonen ligger hos den øverste ledelsen Arkivfunksjonen må ha nok ressurser Systemene må støtte opp under saksbehandlingen slik at forsvarlig arkivering finner sted 11/9/ CIBER, Inc.

31 Jannesom nytilsatt arkivleder forteller meg om visse utfordringer ephorte innført i 2008 Uten nødvendig? periodisering 100 fikk opplæring 20 benytter løsningen All post leveres uåpnet til avdelingene Hvor mye arkivverdig på post kommer tilbake til arkivet? Er det i det hele tatt noe vits i å bruke arkivet Hva er da vitsen med å ha et administrativt arkiv 11/9/ CIBER, Inc.

32 Hva er effektenav å bruke et system Som ikke inneholder deninformasjonen man forventer at skal være der Man gir opp, spesielt dersom systemet virker tungvint fordi man ikke er vant til å bruke det? 11/9/ CIBER, Inc.

33 For å stille et retorisk spørsmål Lardere være å bruke pasientjournalsystemet selv om det ikke er brukervennlig 11/9/ CIBER, Inc.

34 Fra 100 dokumenter til avdelingen og 10 til arkivet? 11/9/ CIBER, Inc.

35 Til 100 dokumenter til arkivet og 100 dokumenter til avdelingene 11/9/ CIBER, Inc.

36 Neppemanglende systemer men heller mangel på rutiner Arkivloven helt uinteressant Menivaretakelse av egenbevarings-og dokumentasjonsforpliktelser helt sentralt 11/9/ CIBER, Inc.

37 Muligeutfordringer Skyggearkiver Jeg har vært en jævel på skyggearkiver selv Resultatene av min saksbehandling utenom kanskje forpliktende vedtak lå på PC -Outlook,«h:\mbou» «O:\ra\elark\felles\sb» Saksbehandlingen finnes kun hos ansvarlig lege eller administrasjonsansvarlig på enheten Arkivsystemet er for tungvint å bruke(fordi jeg bruker det en gang i måneden) De tingene jeg trenger ligger ikke der Jeg synes Outlook er det beste arkivet 11/9/ CIBER, Inc.

38 Andre forhold Systemene for saksbehandling har ikke enkel støtte for forsvarlig arkivering Arkiveringen er atskilt og relateres ikke til saksbehandlingsprosessene 11/9/ CIBER, Inc.

39 Menlikevel 11/9/ CIBER, Inc.

40 Arkivlovener en kulturhistorie og forskningslov Med gode generelle bestemmelser knyttettil forsvarlig arkivering Formål bevaring for evigheten Virkemiddel Krav til rutiner og systemer som innebærer at arkivering av det som skal bevares for evigheten skjer underveis i saksbehandlingen 11/9/ CIBER, Inc.

41 Forsvarligarkivfunksjon Forsvarlighetskravenei loven gjelder alt som det ikke er fattet eksplisitte slettingsbestemmelser for 11/9/ CIBER, Inc.

42 Arkivloven dekkeralt som finnes i sykehuset av arkiver 11/9/ CIBER, Inc.

43 Nordlandssykehuset HF har begynt Sentralisering av arkivfunksjonen En arkivleder Er arkivansvaret hos den øverste ledelsen Finnes det en ordentlig arkivplan Forbud mot avdelingsvise postmottak? Overgang til elektronisk arkiv? 11/9/ CIBER, Inc.

44 Nødvendig og aktivt forhold til fagsystemer 11/9/ CIBER, Inc.

45 Jeg lagde disse figurene i /9/ CIBER, Inc.

46 11/9/ CIBER, Inc.

47 For vår del, og deres (?) bør det i stedet se slik ut? 11/9/ CIBER, Inc.

48 11/9/ CIBER, Inc.

49 11/9/ CIBER, Inc.

50 Elektroniskeskjemaer Selvbetjening Automatisert dokumentfangst og registrering 11/9/ CIBER, Inc.

51 Anbefaling Bruk elektroniske skjemaer Automatiser journalføring ved hjelp av elektroniske skjemaer Gjør saksbehandlingen enklere ved hjelp av elektroniske skjemaer 11/9/ CIBER, Inc.

52 Arkivetmå likevel inn Journalføring og elektroniske skjemaer Dokumentet og elektroniske skjemaer Publikum må vite hva de faktisk søker om Arkivet må motta et dokument (i 2 dimensjonal frosset form) Det må skje recordscapture ekte arkivdokumentfangst 11/9/ CIBER, Inc.

53 Arkivet må vite Hva er automatisk tilførte journalopplysninger Foreligger det forhåndsautentisering Er søker anonym ved pålogging Hvilke egenskaper har vedleggene Foreligger det restriksjoner knyttet til vedleggene Blir vedleggene konvertert eller mottas de i originalutgave Er vedlegg tillatt 11/9/ CIBER, Inc.

54 Hvordanidentifiseres skjemaene Tilleggsmetadata Erdet nødvendig med ekstra metadata(utover journalposten) Trigger skjemaet andre hendelser Hvem andre mottar kopi av skjema? 11/9/ CIBER, Inc.

55 Hvamed å fase ut e-post basert postmottak og erstatte det med Elektroniskskjema som samtidig midlertidig journalfører dokumenter 11/9/ CIBER, Inc.

56 Kommunikasjonav sensitive opplysninger B2B For eksempel ephorteedu P2B Minside sikkerhetsportal 11/9/ CIBER, Inc.

57 Sikker påloggingog autentisering 11/9/ CIBER, Inc.

58 Håndtererhelseopplysninger 11/9/ CIBER, Inc.

59 Må lageløsninger på baksiden av Denne for å kommuniseremed brukergrupper med hyppig kommunikasjon 11/9/ CIBER, Inc.

60 EDU som en representant for fylkesmannen snakket om i går Utvekslingav informasjon knyttet til samhandlingsreformen som krever tettere administrativ saksbehandling mot kommunene 11/9/ CIBER, Inc.

61 Andreting Outlook-klienten til ephorte Den er til pilotering hos Utdanningsdirektoratet De er fornøyd (avdelingsdirektør Morten Frøyen trenger ikke å juge for meg) 11/9/ CIBER, Inc.

62 De synes funksjonaliteten er veldig bra Sikkerhet-og brukervennlighet er blitt ordentlig og bra Drag and drop Svar på E-post sendt fra sak kommer inn automatisk i samme sak Funksjonalitet for offline arbeid med egne saker 11/9/ CIBER, Inc.

63 Spesialfunksjoner Arkivering direkte fra Outlook Masseimport av e-poster Automatisk arkivering av ved hjelp av e- postkjede. Saksflyt integrert med oppgaver i Outlook (3. kvartal 2011) ephorte 11/9/ CIBER, Inc.

64 ephorte Outlook 11/9/ CIBER, Inc.

65 ephorte Outlook 11/9/ CIBER, Inc.

66 Journalposter gruppert på sak 11/9/ CIBER, Inc.

67 Journalposter gruppert på sak 11/9/ CIBER, Inc.

68 Sak med merknader 11/9/ CIBER, Inc.

69 Ny journalpost/e-post 11/9/ CIBER, Inc.

70 Adressebok 11/9/ CIBER, Inc.

71 Funksjonalitet Automatisk import av eksisterende saker og e-poster/journalposter fra ephorte Automatisk synkronisering av importerte saker og journalposter Alle importerte ephorte-data og dokumenter er tilgjengelig off-line Importere eksisterende e-poster til ephorte Journalføring av utgående e-poster ephorte 11/9/ CIBER, Inc.

72 Funksjonalitet Automatisk journalføring av inngående e-poster ved hjelp av e-post kjeder Opprette MS Office dokumenter basert på dokumentmaler Besvare inngående brev Redigere eksisterende e-poster Tilgangsbeskytte e-poster og saker Opprette/redigere saker i ephorte Tilknytte merknader til saker og e-poster ephorte 11/9/ CIBER, Inc.

73 Integrasjonmellom ephorteog Agresso 3 ulike integrasjoner som er levert Integrasjon mellom personalmappei ephorteog Agresso Lønn/ personal Integrasjon med ephortesbyggesaksmodul (her kan tilpasninger gjøres) Fakturagrunnlag Fakturagrunnlag produseres og påføres statusverdier som gjør at opplysningene sendes til Agresso Opplysning om at faktura er betalt returneres til Agresso 11/9/ CIBER, Inc.

74 Utover det Erdet lite konkret jeg kan si, annet enn at det er lurt å tenke veldig igjennom hva man trenger Er det reelt nødvendig med tilpasninger utover standardfunksjonalitet eller foreslått funksjonalitet Hvor mye prøvekanin har dere lyst til å være Men samtidig ved gode integrasjoner kan det være en god del å spare 11/9/ CIBER, Inc.

75 Menuansett så er det viktigste Økt bevissthet rundt dokumentasjonskraveneog kravene til forsvarlig arkivering Nye rutiner hjelper ikke dersom de ikke følges Saksbehandlere; selv om de er leger og selv om de har fylt 50 må bruke det verktøyet de har fått Diskusjonen om leger skal behandle pasienter eller drive med saksbehandling er en annen skål 11/9/ CIBER, Inc.

76 Hva skalhvor (siste økt) 11/9/ CIBER, Inc.

77 Forholdet mellom taushetspliktbestemmelsene i ulike lover Fra brev til alle kommuner, fylkeskommuner og regionale helseforetak datert Brev 11/9/ CIBER, Inc.

78 Hva dette innebærer i praksis Når pasientopplysninger benyttes som underlag til administrativ saksbehandling skal pasientopplysningene behandles som saksdokumenter og kunne arkiveres i det verktøyet som benyttes til administrativ enkeltsaksbehandling Personer som ikke er helsepersonell skal kunne behandle pasientopplysninger som benyttes i forbindelse med administrativ enkeltsaksbehandling 11/9/ CIBER, Inc.

79 I praksis betyr det at dersom nødvendighetskriteriene er oppfylt Så kan direktøren gi meg og andre administrative medarbeidere tilgang til pasientopplysninger dersom det er nødvendig for meg å gjøre jobben min Jeg antar at selv de mest sensitive opplysningene ikke er underlagt like strenge kriterier som EOS-utvalget, hvor jeg har innført ephorte høsten 2010 At jeg finner denne tilgangen skremmende og jeg ikke ønsker å vite hva som ligger der er en helt annet sak De administrative medarbeiderne føler sikkert det samme når de går inn i og behandler pasientopplysninger til administrative formål 11/9/ CIBER, Inc.

80 Administrativ enkeltsaksbehandling Jeg vet dere stort sett er leger og annen type helsepersonell 11/9/ CIBER, Inc.

81 Men dessverre må dere også drive med administrasjon og enkeltsaker Dagens pasientgrupper er ekstremt krevende og oppfatter seg som kunder det betyr at dere må dokumentere at alt dere gjør blir utført på en forsvarlig måte Det vil si at alt dere gjør som ikke er pasientbehandling eller ren pasientadministrasjon skal ut av skuffene deres og inn i saksbehandlingssystemet Det skal være mulig å dokumentere all kontakt som ikke er rent behandlingsrettet ved å gå inn i arkivets saksdokumenter 11/9/ CIBER, Inc.

82 ephorte Hva er ephorteog hvordan skal ephortevære relatert til prinsippet om forsvarlig saksbehandling og arkivering? ephorte(skal være) verktøyet for all administrativ enkeltsaksbehandling i organisasjonen Skal inneholde en fullstendig og komplett oversikt over alle inn-og utgående brev som på en eller annen måte forplikter virksomheten 11/9/ CIBER, Inc.

83 Hva skal inn i ephorte? Saksdokumenter Som er (offentlighetslovens 4) 4. Definisjonar Med dokument er meint ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning, overføring eller liknande. Saksdokument for organet er dokument som er komne inn til eller lagde fram for eit organ, eller som organet sjølv har oppretta, og som gjeld ansvarsområdet eller verksemda til organet. Eit dokument er oppretta når det er sendt ut av organet. Dersom dette ikkje skjer, skal dokumentet reknast som oppretta når det er ferdigstilt. 11/9/ CIBER, Inc.

84 Eksempler på saksdokumenter (foreslått av HOD) Egenadministrasjon økonomiforvaltning og personalforvaltning Alle typer kontakt med andre instanser og personer Det regionale helseforetaket Andre helseforetak Myndigheter (Norsk pasientskadeerstatning, Helsetilsynet, departementet, kommunene ) Pasienter (både nåværende og tidligere) henvendelser som ikke er direkte knyttet til den helsehjelpen som pasienten får eller skal ha Pårørende 11/9/ CIBER, Inc.

85 Saksdokumenter -fortsatt Vare-og tjenesteleverandører og andre kontraktspartnere Andre (naboer til helseforetaket som klager på byggeaktivitet, innbyggere i regionen som vil si sin mening om helseforetaket ) Dokumenter som bare eksisterer internt i helseforetaket (notater, organinterne dokumenter) Det kreves ikke at dokumentet knytter seg til en konkret sak i helseforetaket for å kunne kalles saksdokument. Det er nok at det knytter seg mer generelt til foretakets ansvarsområder eller virksomhet For eksempel brev fra privatperson med generelle synspunkter på helseforetakets arbeid 11/9/ CIBER, Inc.

86

Helse- og omsorgsdepartementet Kultur- og kirkedepartementet. Deres ref Vår ref Dato 200605006-/EMK 09.01.2007

Helse- og omsorgsdepartementet Kultur- og kirkedepartementet. Deres ref Vår ref Dato 200605006-/EMK 09.01.2007 Helse- og omsorgsdepartementet Kultur- og kirkedepartementet De regionale helseforetakene Alle kommunene Alle fylkeskommunene Deres ref Vår ref Dato 200605006-/EMK 09.01.2007 Forholdet mellom lovbestemt

Detaljer

Arkivmessige forhold og elektroniske skjemaer Gjennomgang for Oslo kommune v/ Byarkivet 29.10.09

Arkivmessige forhold og elektroniske skjemaer Gjennomgang for Oslo kommune v/ Byarkivet 29.10.09 Arkivmessige forhold og elektroniske skjemaer Gjennomgang for Oslo kommune v/ Byarkivet 29.10.09 Martin.bould@ergogroup.no Telefon 99024972 Martin Bould,ErgoGroup 1 Anbefaling Bruk elektroniske skjemaer

Detaljer

Registrering av e-post e-postrekker og dokumentbegrepet. Norsk arkivråds høstseminar 23.10.13 Øivind Kruse Arkivar, Riksarkivet

Registrering av e-post e-postrekker og dokumentbegrepet. Norsk arkivråds høstseminar 23.10.13 Øivind Kruse Arkivar, Riksarkivet Registrering av e-post e-postrekker og dokumentbegrepet. Norsk arkivråds høstseminar 23.10.13 Øivind Kruse Arkivar, Riksarkivet -Så hva har skjedd? Har dere funnet eposten med invitasjonen? - Ja, vi fant

Detaljer

Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet

Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Rådgiver Turid Holen Journalføring - lovgrunnlag Arkivlov 2 a Definisjon på dokument: Medium som lagrar informasjon for seinare lesing, lyding, framføring

Detaljer

Dokumentasjon- og arkivseminar

Dokumentasjon- og arkivseminar Dokumentasjon- og arkivseminar for ledere, saksbehandlere og merkantilt ansatte i NAV og for arkivlederne i kommunene Fra IKAVA Arkivsjef Kjetil Reithaug Rådgiver Turid Holen Program 10.00 11.30 Litt om

Detaljer

Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring

Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring Samdok-konferansen, Gardermoen 11.11.2015 Jon Atle Haugen Riksarkivet 1 Saksbehandling Verdi som

Detaljer

Hva skal vi snakke om i denne sesjonen?

Hva skal vi snakke om i denne sesjonen? Martin Bould 21.4.2015 Overgang til elektronisk arkiv, og oppgradering Hva forventer vi som leverandør og hva bør dere ha avklart? Den arkiv- og saksbehandlingsfaglige «greia» Hva skal vi snakke om i denne

Detaljer

Brukerveiledning om arkiv 1. Kort og godt om arkivtjenesten ved UiT... 3 2. Om saksbehandlings- og arkivsystemet ephorte + litt til... 3 3.

Brukerveiledning om arkiv 1. Kort og godt om arkivtjenesten ved UiT... 3 2. Om saksbehandlings- og arkivsystemet ephorte + litt til... 3 3. Brukerveiledning om arkiv 1. Kort og godt om arkivtjenesten ved UiT... 3 2. Om saksbehandlings- og arkivsystemet ephorte + litt til... 3 3. Hva skal registreres og arkiveres?... 5 4. Saks- og journalpostbegrepet...

Detaljer

Arkivering og journalføring av SMS- og dokument på sosiale medier

Arkivering og journalføring av SMS- og dokument på sosiale medier Arkivering og journalføring av SMS- og dokument på sosiale medier Turid Holen, IKAVA Spesielle dokumenttyper: sms, mms, chat, facebook, twitter mv. I hvilken grad og på hvilken måte skal disse dokumenttypene

Detaljer

Martin Bould Ciber Norge AS

Martin Bould Ciber Norge AS Innlegg 6 norske arkivmøte i Ålesund 18 april 2013 Om journalen som verktøy for den digitale innbyggeren Martin Bould Ciber Norge AS 6/21/2013 1 2012 CIBER, Inc. Om journalføringsplikt Journalposthelvetet

Detaljer

JOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST

JOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST JOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST NORD-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE N R. 1700-2 /2007 FORVALTNINGSREVISJON Behandlet i kontrollutvalget i sak 33/07 INNHOLDSREGISTER 1. INNLEDNING... 4 1.1 Bakgrunnen for

Detaljer

«Politikken i arkivloven er koblingen mot offentleglova»...jeg tror det ble noe feil med tittelen her

«Politikken i arkivloven er koblingen mot offentleglova»...jeg tror det ble noe feil med tittelen her «Politikken i arkivloven er koblingen mot offentleglova»...jeg tror det ble noe feil med tittelen her 18 mars 2014 14.10 14.40 Martin Bould Ciber Norge I paragrafens tegn, Norsk arkivråd 3/20/2014 1 2014

Detaljer

Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten. Kirsti O.Sletten

Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten. Kirsti O.Sletten Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten Kirsti O.Sletten Pasientbehandling eller saksbehandling Forholdet mellom lovbestemt taushetsplikt, helsepersonells dokumentasjonsplikt etter helselovgivningen

Detaljer

NOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi

NOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi NOARK Hva? "NOARK (Norsk Arkivstandard) ble opprinnelig utviklet som en kravspesifikasjon for elektroniske journalsystemer i Statsforvaltningen. Den første versjonen NOARK 1 kom i 1984, med påfølgende

Detaljer

Norsk Arkivråd Frokostmøte om e-postfangst kommentarer til rapport fra arbeidsgruppe i SAMDOK. 12. februar 2015 Jorunn Bødtker

Norsk Arkivråd Frokostmøte om e-postfangst kommentarer til rapport fra arbeidsgruppe i SAMDOK. 12. februar 2015 Jorunn Bødtker Norsk Arkivråd Frokostmøte om e-postfangst kommentarer til rapport fra arbeidsgruppe i SAMDOK 12. februar 2015 Jorunn Bødtker Arbeidsgruppens mandat Foreslå konkrete tiltak innenfor områdene kultur, organisasjon,

Detaljer

Frokostseminar ISO 30300-serien Hva kan den brukes til i Norge?

Frokostseminar ISO 30300-serien Hva kan den brukes til i Norge? Frokostseminar ISO 30300-serien Hva kan den brukes til i Norge? Martin Bould Ciber Norge AS i samarbeid med Norsk arkivråd, 17.6.2014 6/24/2014 1 2014 Ciber Eller - Hvor skal jeg begynne? En liten omvei

Detaljer

Ny lovgivning nye muligheter. Normkonferansen 2014 Rica Holmenkollen Park Hotell, Oslo, 14. oktober 2014 Erik M. Hansen, adm. dir.

Ny lovgivning nye muligheter. Normkonferansen 2014 Rica Holmenkollen Park Hotell, Oslo, 14. oktober 2014 Erik M. Hansen, adm. dir. Ny lovgivning nye muligheter Normkonferansen 2014 Rica Holmenkollen Park Hotell, Oslo, 14. oktober 2014 Erik M. Hansen, adm. dir. Helse Vest IKT AS Pasientjournalloven 9 Samarbeid mellom virksomheter

Detaljer

Arkiv, lagring og gjenfinning. Kari Myhre, Trondheim kommune

Arkiv, lagring og gjenfinning. Kari Myhre, Trondheim kommune Arkiv, lagring og gjenfinning Kari Myhre, Trondheim kommune 1 Litt om meg Gift og har 2 barn og 3 stebarn Trondheim byarkiv, fagleder for System og Utvikling Systemansvar for sak-/arkivløsning, prosjekt,

Detaljer

Dokumentfangst i praksis

Dokumentfangst i praksis Dokumentfangst i praksis Hvordan få kontroll på arkivverdig informasjon fra e-post, SMS, nettsider og sosiale medier? IKATs Kontaktseminar 22. 23. mai 2014 Noark 5 Første versjon ble publisert sommeren

Detaljer

SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE.

SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE. KRØDSHERAD KOMMUNE SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE. Målsetting for sentralisert postbehandling. o Innføring av godt fungerende og enkle standardiserte rutiner. o Rask og korrekt behandling fra posten

Detaljer

NOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi

NOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi NOARK Hva? "NOARK (Norsk Arkivstandard) ble opprinnelig utviklet som en kravspesifikasjon for elektroniske journalsystemer i Statsforvaltningen. Den første versjonen NOARK 1 kom i 1984, med påfølgende

Detaljer

Pasientjournaler i kommunehelsetjenesten unntatt fra alle regler? Rådgiver Janicken E. Olsen, IKA Troms. Kontaktseminar 2015 Tromsø 21.05.

Pasientjournaler i kommunehelsetjenesten unntatt fra alle regler? Rådgiver Janicken E. Olsen, IKA Troms. Kontaktseminar 2015 Tromsø 21.05. Pasientjournaler i kommunehelsetjenesten unntatt fra alle regler? Rådgiver Janicken E. Olsen, IKA Troms Kontaktseminar 2015 Tromsø 21.05.15 Program Avgrensing og definisjon Pasientjournaler og lovverket

Detaljer

Frokostsamling 6. juni 2008. Ås kommune

Frokostsamling 6. juni 2008. Ås kommune Frokostsamling 6. juni 2008 Tema for samlingen er: Litt repetisjon Saksflyt Saker som skannes inn av arkivet Saksmapper; når opprettes og avsluttes sak, gradering av dokumenter Arkivterminologi Litt repetisjon

Detaljer

Vedlagt følger brev fra fylkesmannen i sak om innsyn i ordførers SMS-kommunikasjon vedr. sykehussaken.

Vedlagt følger brev fra fylkesmannen i sak om innsyn i ordførers SMS-kommunikasjon vedr. sykehussaken. file:///c:/ephorte/pdfconvdocproc/ephorte/674359_fix.html Side 1 av 1 28.12.2015 Fra: Linn Hassellund[linn.hassellund@fylkesmannen.no] Dato: 18.12.2015 14:00:54 Til: Kristiansund Kommune; VG Tittel: Kristiansund

Detaljer

Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU

Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU Dato: November 2005 Innhold: 1 ARKIVTJENESTEN VED NTNU... 2 2 HVA ER EPHORTE... 2 3 SAKS-, JOURNALPOST- OG DOKUMENTBEGREPET I EPHORTE... 2 3.1 SAKSPRINSIPPET:

Detaljer

Postbehandling og dokumentflyt. Beate Aasen Bøe

Postbehandling og dokumentflyt. Beate Aasen Bøe Postbehandling og dokumentflyt Beate Aasen Bøe Dokumentflyt Postsortering Journalføring Saksbehandling Arkivering Post- og ekspedisjonsrutiner Til/fra ekspedisjon Post inn Postmottak Til/fra saksbehandler

Detaljer

Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18.

Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18. Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18. november 2009 Dokumentasjon/fagsystemer/NOARK Hva er dokumentasjon

Detaljer

Hva har NOARK5 å bety for arkivet? Tormod Engebu, IKT-Rådgiver IKAVA

Hva har NOARK5 å bety for arkivet? Tormod Engebu, IKT-Rådgiver IKAVA Hva har NOARK5 å bety for arkivet? Tormod Engebu, IKT-Rådgiver IKAVA NOARK-5 Litt historikk Fra og med 1. oktober 2002 er det bestemt gjennom Riksarkivarens forskrift, kapittel IX Elektronisk arkivering

Detaljer

Innføring i. Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP. Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark. 2009-02-17 Jorunn Pedersen

Innføring i. Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP. Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark. 2009-02-17 Jorunn Pedersen Innføring i Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark 2009-02-17 Jorunn Pedersen Innhold : Noark- 4... 3 Sak (saksmapper/mapper)... 3 Journalpost...

Detaljer

Erfaringer med tilsyn fra Riksarkivet

Erfaringer med tilsyn fra Riksarkivet Klima- og miljødepartementet Erfaringer med tilsyn fra Riksarkivet Siw May Bohlin Oslo 21. oktober 2015 Norsk Arkivråds seminar Arkivtjenesten i KLD - organisering Vi er totalt 8 ansatte med arkivleder

Detaljer

Rådmann. Deres ref. Vår ref. Saksbehandler Dato 15/ Trine Christensen

Rådmann. Deres ref. Vår ref. Saksbehandler Dato 15/ Trine Christensen Ås kommune Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Postboks 195 1431 ÅS Deres ref. Vår ref. Saksbehandler Dato 15/00616-28 Trine Christensen 20.07.2016 K-sak 69/15: Tilbakemelding på forvaltningsrevisjonsrapport

Detaljer

Per Ivar Hammershaug, seksjonssjef SFT, Erfaring med implementering av offentleglova statlig perspektiv

Per Ivar Hammershaug, seksjonssjef SFT, Erfaring med implementering av offentleglova statlig perspektiv Per Ivar Hammershaug, seksjonssjef SFT, pih@sft.no Erfaring med implementering av offentleglova statlig perspektiv Statens forurensningstilsyn (SFT) Ca 310 ansatte Endrer navn til Klima- og forurensningsdirektoratet

Detaljer

Når integrasjon ikke er mulig dokumentfangst fra eksterne databaser

Når integrasjon ikke er mulig dokumentfangst fra eksterne databaser Når integrasjon ikke er mulig dokumentfangst fra eksterne databaser Seniorrådgiver Jørn Holen, NHD Norsk Arkivråds høstseminar, 24 oktober 2013 Dokumentfangst en håpløs oppgave? Nye utfordringer knyttet

Detaljer

Saksbehandling i ephorte Outlook

Saksbehandling i ephorte Outlook Saksbehandling i ephorte Outlook Workshop Hvordan gjøre arbeidshverdagen lettere og mer effektiv ved bruk av ephorte Outlook. Kamilla Røssland (seniorkonsulent, EVRY) Nina Farahi (seniorkonsulent, EVRY)

Detaljer

ephorte5 Saksbehandling og arkiv gjort enkelt ephorte hjelper deg med å bruke, styre og dele virksomhetens dokumenter gjennom hele deres levetid

ephorte5 Saksbehandling og arkiv gjort enkelt ephorte hjelper deg med å bruke, styre og dele virksomhetens dokumenter gjennom hele deres levetid Saksbehandling og arkiv gjort enkelt ephorte hjelper deg med å bruke, styre og dele virksomhetens dokumenter gjennom hele deres levetid 2 Saksbehandling og arkiv gjort enkelt Ledere og saksbehandlere som

Detaljer

Kontor 2000 esak. Grunnkurs. Lunner kommune

Kontor 2000 esak. Grunnkurs. Lunner kommune Kontor 2000 esak Grunnkurs Lunner kommune 1 Dokumentasjon i offentlig forvaltning Krav om skriftlighet Forutsigbarhet Likebehandling Dokumentasjon av handlinger Offentlige organer plikter å ha arkiv og

Detaljer

servicetorg24:7 Bli best på kundeservice

servicetorg24:7 Bli best på kundeservice servicetorg24:7 Bli best på kundeservice Servicetorg24:7 fra Sem & Stenersen Prokom De fleste kommunene har behov for en mer systematisk måte å registrere og følge opp henvendelser på. Bedre håndtering

Detaljer

Veileder for håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten

Veileder for håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten www.pwc.no Veileder for håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten Veileder KS FOU 144017 Mars 2015 Om veilederen Formålet med denne veilederen er å hjelpe og rettlede kommuner til å kunne

Detaljer

Hvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner

Hvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner KDRS samling 23-24.05.2011 Hvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner HELHETLIG LØSNING FOR NORSKE KOMMUNER Moderne og effektiv

Detaljer

Advokat Bjørnnes mna. Advokat Kurt O. Bjørnnes Postboks 20 Sentrum N Stavanger Telefon (+ 47)

Advokat Bjørnnes mna. Advokat Kurt O. Bjørnnes Postboks 20 Sentrum N Stavanger Telefon (+ 47) Advokat Kurt O. Bjørnnes Postboks 20 Sentrum N- 4001 Stavanger Telefon (+ 47) 916 45 130 kurt@bjornnes.com www.bjornnes.com Innledning Dagen skal handle om retten til dokumentinnsyn Andre typer åpenhet

Detaljer

^ 3 iuly 2010 MOTTATT. Rapport etter utført tilsyn ved UNN 9038 TROMSØ. Gjennomføring. Dokurrentsenteret UNN HF. Universitetssykehuset Nord-Norge

^ 3 iuly 2010 MOTTATT. Rapport etter utført tilsyn ved UNN 9038 TROMSØ. Gjennomføring. Dokurrentsenteret UNN HF. Universitetssykehuset Nord-Norge A R K I V V E R K E T STATSARKIVET I TROMSØ MOTTATT ^ 3 iuly 2010 Dokurrentsenteret UNN HF Universitetssykehuset Nord-Norge 9038 TROMSØ Deres ref. Vår ref. Dato 2010/2740 HILA 01.06.2010 Rapport etter

Detaljer

09/1338-8 060 INFORMASJONSSTRATEGI. Hemne kommunestyre, 10.mai 2011. Revidert pr. 06.09.2012.

09/1338-8 060 INFORMASJONSSTRATEGI. Hemne kommunestyre, 10.mai 2011. Revidert pr. 06.09.2012. 09/1338-8 060 INFORMASJONSSTRATEGI Hemne kommunestyre, 10.mai 2011. Revidert pr. 06.09.2012. - 1 - Innledning. Hemne kommunes informasjonsstrategi er basert på åpenhet overfor publikum og media. Åpenhet

Detaljer

Offentleglova. Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd. Ikrafttredelse

Offentleglova. Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd. Ikrafttredelse Offentleglova Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd Ikrafttredelse 01.01.2009 Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd 1 Formål Formålet med lova er å leggje til rette for

Detaljer

ephorte grunnkurs for saksbehandlere

ephorte grunnkurs for saksbehandlere ephorte grunnkurs for saksbehandlere Grunnleggende ephorte-kunnskap Dette skal vi gjennomgå: Hvorfor benytte ephorte Bli kjent med skjermbildet Opprette saksmappe Behandle brev og notater (opprette og

Detaljer

Brukerdokumentasjon. Outlook2Ephorte Gecko Informasjonssystemer AS Jarle Trydal

Brukerdokumentasjon. Outlook2Ephorte Gecko Informasjonssystemer AS Jarle Trydal Outlook2Ephorte 4.3 01.03.2016 Gecko Informasjonssystemer AS Jarle Trydal INNHOLDSFORTEGNELSE INNHOLDSFORTEGNELSE... 2 INNLEDNING... 3 OVERORDNET BESKRIVELSE... 3 Støttede versjoner... 3 Generelle forutsetninger...

Detaljer

Ny lov nye muligheter for deling av pasientopplysninger

Ny lov nye muligheter for deling av pasientopplysninger Ny lov nye muligheter for deling av pasientopplysninger - regelverksendringene - felles journal i Helse Nord 17.09.15 - STYRK Årskonferanse 2015 Juridisk rådgiver Heidi Talsethagen, FIKS Fra én journal

Detaljer

Arkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010. Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift

Arkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010. Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift Arkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010 pr. 1.2.2010 - JPe Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift 1 Arkivplan for HiT Arkivplan for HiT utarbeides i ephorte (2009/3-10) Tidligere arkivplan omfattet

Detaljer

FOR SJØSIKKERHET I ET RENT MILJØ. Noark 5 i praksis. Bjørn Tore Fasmer btf@sdir.no

FOR SJØSIKKERHET I ET RENT MILJØ. Noark 5 i praksis. Bjørn Tore Fasmer btf@sdir.no Noark 5 i praksis Bjørn Tore Fasmer btf@sdir.no Oversikt Innledning om arkivprosjektet Hva er forskjellen mellom sak/arkivsystemer og arkiv i fagsystem? Erfaringer med Noark 5 Hvordan Noark 5-standarden

Detaljer

Bevaring av dokumentasjon i læringssystemer Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet

Bevaring av dokumentasjon i læringssystemer Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet Bevaring av dokumentasjon i læringssystemer 18.02.2010 Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet Læringsplattformer Digitale støttesystemer for undervisningsformål Brukes særlig for å administrere brukere og innhold

Detaljer

BLIR DET ENDELIG ORDEN PÅ DE ENORME DATAMENGDENE? Sett i lyset av Arkivverkets forslag om earkiv 16.03.2015

BLIR DET ENDELIG ORDEN PÅ DE ENORME DATAMENGDENE? Sett i lyset av Arkivverkets forslag om earkiv 16.03.2015 BLIR DET ENDELIG ORDEN PÅ DE ENORME DATAMENGDENE? Sett i lyset av Arkivverkets forslag om earkiv 16.03.2015 Eiliv SVEEN Consulting Senior Manager, Information Management Kristine Synnøve BRORSON Consulting

Detaljer

Rutiner dokumenthåndtering for saksbehandlere

Rutiner dokumenthåndtering for saksbehandlere ARKIV - Dokumenthåndtering Versjon: 1.0 ID: 2548 Gyldig fra: 05.09.2012 Forfatter: Hilde Simonsen Kvisle (Fagleder arkiv) Revisjonsfrist: 05.09.2013 Godkjent av: Knut Erik Lippert (Informasjonssjef) Rutiner

Detaljer

Myter om Noark-5 Martin Bould

Myter om Noark-5 Martin Bould Et forsøk på å rydde opp i typiske Noark-5 myter 11. November 2015 Myter om Noark-5 Martin Bould Det er mulig jeg skal drive selvpisking på vegne av arkivmiljøet? En annen variant er selvsagt selvrefleksjon

Detaljer

Leveranserapport- Forprosjekt for innføring av elektronisk administrativ dokumenthåndtering

Leveranserapport- Forprosjekt for innføring av elektronisk administrativ dokumenthåndtering // PROSJEKTDOKUMENT Leveranserapport- Forprosjekt for innføring av elektronisk administrativ dokumenthåndtering Prosjekteier: Inger Johanne Stokke/HR Administrative tjenester Produsent: Prosjektgruppen

Detaljer

Arkivdanning i Kristiansand kommune. Enhetsleder Grete Gavelstad Dokumentsenteret

Arkivdanning i Kristiansand kommune. Enhetsleder Grete Gavelstad Dokumentsenteret Arkivdanning i Kristiansand kommune Dokumentsenteret Dokumentsenteret etablert 01.01.2007 Bakgrunn i hovedprosjektet Modernisering med IT Mål Sentralisering av arkivtjeneste og postmottak som eget delprosjekt

Detaljer

Direktoratet for e-helse viser til Kulturdepartementets høring på forslag til ny arkivforskrift, datert 18. oktober 2016.

Direktoratet for e-helse viser til Kulturdepartementets høring på forslag til ny arkivforskrift, datert 18. oktober 2016. v4-29.07.2015 Kulturdepartementet Postboks 8030 DEP 0030 OSLO Deres ref.: 16/1984 Vår ref.: 16/951-3 Saksbehandler: Maryke Silalahi Nuth Dato: 12.01.2017 Høringsuttalelse til ny forskrift om offentlige

Detaljer

Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel

Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel NAMDALSEID KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 18. januar 2013 Møtetid: Kl. 0900 Møtested: Kommunehuset, møterom Dåapma De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig

Detaljer

IKAVAs seminar om dokumentasjon og arkivering i barnevernstjenesten

IKAVAs seminar om dokumentasjon og arkivering i barnevernstjenesten IKAVAs seminar om dokumentasjon og arkivering i barnevernstjenesten Rådgiver Turid Holen Program 10.00 11.30 Litt om godt arkiv og hvorfor, elektroniske fagsystemer, sms og sosiale media 11.30 Lunsj 12.00

Detaljer

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms 23.05.2014 Kontaktseminar Grand Nordic, Tromsø Digital saksbehandling

Detaljer

LOV OM RETT TIL INNSYN I DOKUMENT I OFFENTLEG VERKSEMD. En kort innføring i offentleglova av 19. mai 2006

LOV OM RETT TIL INNSYN I DOKUMENT I OFFENTLEG VERKSEMD. En kort innføring i offentleglova av 19. mai 2006 LOV OM RETT TIL INNSYN I DOKUMENT I OFFENTLEG VERKSEMD En kort innføring i offentleglova av 19. mai 2006 OFFENTLEGLOVA Formål og virkeområde Hovedregler om innsyn Unntak fra innsynsretten Saksbehandling

Detaljer

Våre 3 forretningsområder

Våre 3 forretningsområder Kort om ACOS Startet i 1997 Hovedkontor Bergen (Straume) Distriktskontor Oslo 108 ansatte Et av vestlandets største utviklingshus Eid av de ansatte Utvikler all programvare selv Fokus på å levere hyllevare

Detaljer

Public 360 KDRS 20.11.2012

Public 360 KDRS 20.11.2012 Public 360 KDRS 20.11.2012 Tema for dagen Bevaring Avlevering Agenda 1 Tema for dagen, forventninger 2 Hvem vi er 3 Hensyn som må tas, litt om Public 360 4 Bevaring 5 Avlevering 6 Oppsummering Hvem er

Detaljer

Høring om endringer i arkivforskriften

Høring om endringer i arkivforskriften Norsk Arkivråd Maridalsveien 3 0178 Oslo postmottak@arkivrad.no Kulturdepartementet Pb. 8030 Dep 0030 Oslo Deres ref: 2010/03516 KV IE:amb Dato: 11.1.2011 Høring om endringer i arkivforskriften Norsk Arkivråd

Detaljer

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Grunnkurs arkiv Turid Holen, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program for dagen 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Formål med grunnkurs i arkiv Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv,

Detaljer

Loven gjelder for. All virksomhet i forvaltningen staten kommunene fylkeskommunene ++

Loven gjelder for. All virksomhet i forvaltningen staten kommunene fylkeskommunene ++ Offentleglova Formål En åpen og gjennomsiktig offentlig forvaltning Informasjons- og ytringsfriheten Demokratisk deltakelse Rettssikkerhet Allmennhetens kontroll Tilliten til det offentlige Loven gjelder

Detaljer

Kommentar til Hans-Frederik Bergs innlegg

Kommentar til Hans-Frederik Bergs innlegg Kommentar til Hans-Frederik Bergs innlegg Martin Bould Ciber Norge AS 10/25/2013 1 2012 CIBER, Inc. Hva betyr dette Jeg har ikke forberedt dette innlegget alene Min kollega Kjetil Sahlberg Noark-5 for

Detaljer

Retningslinjer for bruk av E-post i saksbehandling i Bergen kommune

Retningslinjer for bruk av E-post i saksbehandling i Bergen kommune Fagområde: Administrasjon Dok. type: Rutine Dok. nr.: BKDOK-2005-00432.01 Rev. dato: 24.06.02 Gyldig til: 31.12.2012 Side 1 av 5 Retningslinjer for bruk av E-post i saksbehandling i Bergen kommune 1. Innledning

Detaljer

Med forskningsbiobank forstås en samling humant biologisk materiale som anvendes eller skal anvendes til forskning.

Med forskningsbiobank forstås en samling humant biologisk materiale som anvendes eller skal anvendes til forskning. Biobankinstruks 1. Endringer siden siste versjon 2. Definisjoner Biobank Med diagnostisk biobank og behandlingsbiobank (klinisk biobank) forstås en samling humant biologisk materiale som er avgitt for

Detaljer

Erfaringer med bruk av Noark 5 -om et utviklingsprosjekt i NAV

Erfaringer med bruk av Noark 5 -om et utviklingsprosjekt i NAV Erfaringer med bruk av Noark 5 -om et utviklingsprosjekt i NAV Olav Sataslåtten Seksjonssjef NAV Drift og Utvikling/Fagportalprogrammet Norsk Arkivråds Høstseminar 2009 Bakgrunn NAV søkte opprinnelig Riksarkivet

Detaljer

HelsIT 2013 Trondheim Kjellaug Enoksen, sykehjemsoverlege, Askøy kommune spes. indremedisin, infeksjonssykdommer og samfunnsmedisin.

HelsIT 2013 Trondheim Kjellaug Enoksen, sykehjemsoverlege, Askøy kommune spes. indremedisin, infeksjonssykdommer og samfunnsmedisin. HelsIT 2013 Trondheim 19.09.13 Kjellaug Enoksen, sykehjemsoverlege, Askøy kommune spes. indremedisin, infeksjonssykdommer og samfunnsmedisin. Styremedlem Nfas Disposisjon - Kort historikk - Journal som

Detaljer

Brukerveiledning for ledere / saksfordelere ved

Brukerveiledning for ledere / saksfordelere ved Brukerveiledning for ledere / saksfordelere ved Høgskolen i Telemark (HiT) KORTVERSJON 1.7.011 - JPe Innhold Side 1 Kjekt å vite 1.1 Arkiv- og saksbehandlingssystem 1. Arkiveringsplikt 1.3 Interne notat

Detaljer

ephorte grunnkurs for saksbehandlere

ephorte grunnkurs for saksbehandlere ephorte grunnkurs for saksbehandlere Grunnleggende ephorte-kunnskap Dette skal vi gjennomgå: Hvorfor benytte ephorte Bli kjent med skjermbildet Opprette saksmappe Behandle brev og notater (opprette og

Detaljer

Taushetsplikt og offentlighet - kildevern

Taushetsplikt og offentlighet - kildevern Taushetsplikt og offentlighet - kildevern Kirsti Torbjørnson leder for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Disposisjon 1. Utgangspunkt: ytringsfrihet - taushetsrett - «taleplikt» - innsynsrett - taushetsplikt

Detaljer

Høringsuttalelse: Forslag til forskrift om Norsk helsearkiv og Helsearkivregisteret

Høringsuttalelse: Forslag til forskrift om Norsk helsearkiv og Helsearkivregisteret v2.2-18.03.2013 Helse- og omsorgsdepartementet Postboks 8011 Dep 0030 OSLO Deres ref.: 13/443 Vår ref.: 13/10923-5 Saksbehandler: Elisabeth Sagedal, Siri Utkilen Dato: 26.03.2014 Høringsuttalelse: Forslag

Detaljer

ephorte i Outlook Dokumentsenteret v/ Geir Håvard Ellingseter oktober 2014

ephorte i Outlook Dokumentsenteret v/ Geir Håvard Ellingseter oktober 2014 ephorte i Outlook Dokumentsenteret v/ Geir Håvard Ellingseter oktober 2014 1 Overføre e-post til fra Outlook til egen sak i ephorte 1. Klikk på vis felt for saker i ephortemenyen i Outlook. 2. Da vises

Detaljer

Tilbakemelding 2014 på Forvaltningsrevisjonsrapport Prosedyrer og rutiner for Journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning.

Tilbakemelding 2014 på Forvaltningsrevisjonsrapport Prosedyrer og rutiner for Journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning. Byrådssak 257/14 Tilbakemelding 2014 på Forvaltningsrevisjonsrapport Prosedyrer og rutiner for Journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning. BOBS ESARK-1266-201220264-10 Hva saken gjelder:

Detaljer

Da pedagogen møtte arkivaren

Da pedagogen møtte arkivaren Da pedagogen møtte arkivaren Bakgrunn for arbeidet i Moss kommune Lovverk og planer som initierer digitale mapper i skoleverket. Høsten 2008 gjøres vedtak i ledergruppa i Moss kommune om digitale elevmapper

Detaljer

Johannes Falk Paulsen Assisterende HR-direktør. Fagsystemer har vi verktøyene for å arkivere det som er arkivverdig?

Johannes Falk Paulsen Assisterende HR-direktør. Fagsystemer har vi verktøyene for å arkivere det som er arkivverdig? Johannes Falk Paulsen Assisterende HR-direktør Fagsystemer har vi verktøyene for å arkivere det som er arkivverdig? Litt om UiO Universitetet i Oslo er landets største og mest tradisjonsrike institusjon

Detaljer

Høringsuttalelse - Forslag til ny kommunal helse- og omsorgslov

Høringsuttalelse - Forslag til ny kommunal helse- og omsorgslov Helse- og Omsorgsdepartementet Postboks 8011 Dep 0030 Oslo Deres ref. Deres dato Vår ref. Vår dato 200903950-/ATG 18.10.2010 010/11ToNy 13.01.2011 Høringsuttalelse - Forslag til ny kommunal helse- og omsorgslov

Detaljer

Digitaliseringsprogrammet - hva blir utfordringene for arkivet?

Digitaliseringsprogrammet - hva blir utfordringene for arkivet? Digitaliseringsprogrammet - hva blir utfordringene for arkivet? Geir Magnus Walderhaug leder av Norsk Arkivråds Region Øst Norsk Arkivråds seminar 5. november 2012 En erkjennelse Jeg er kunde hos Norsk

Detaljer

Hvorfor ny versjon av Noark?

Hvorfor ny versjon av Noark? Noark 5 15. april 2008 Hvorfor ny versjon av Noark? Noark 4 viste seg å ha en del svakheter: Problematisk med flere organer i samme Noark 4-installasjon. Sak journalpost dokument for lite fleksibel. Avleveringskravene

Detaljer

Saksbehandler: Mari Kristine Rollag Arkiv: G10 &13 Arkivsaksnr.: 14/ Dato:

Saksbehandler: Mari Kristine Rollag Arkiv: G10 &13 Arkivsaksnr.: 14/ Dato: SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Mari Kristine Rollag Arkiv: G10 &13 Arkivsaksnr.: 14/9416-2 Dato: 28.10.14 HØRING - FORSKRIFT OM TILGANG TIL HELSEOPPLYSNINGER MELLOM VIRKSOMHETER â INNSTILLING TILBYSTYREKOMITÉ

Detaljer

Noark-5 hva blir det til? Ståle Prestøy IKA Trøndelag. 23. mai 2007 Noark-5 - hva blir det til? 1

Noark-5 hva blir det til? Ståle Prestøy IKA Trøndelag. 23. mai 2007 Noark-5 - hva blir det til? 1 Noark-5 hva blir det til? Ståle Prestøy IKA Trøndelag 23. mai 2007 Noark-5 - hva blir det til? 1 Hvorfor Noark-5? Generell teknologisk utvikling (1998-2006) Flere organ i samme database Sikring av dokumenters

Detaljer

ephorteoutlook for leder og saksbehandler

ephorteoutlook for leder og saksbehandler ephorteoutlook for leder og saksbehandler Kvæfjord, Evenes, Tjeldsund Revisjonshistorie Revisjon nr. Revisjonsdato Endringer Revidert av EVRY 2013-2015 2 INNHOLD 1 INNLEDNING... 5 2 Introduksjon til grensesnittet...

Detaljer

Innføring av fullelektronisk arkiv i Troms fylkeskommune

Innføring av fullelektronisk arkiv i Troms fylkeskommune Innføring av fullelektronisk arkiv i Troms fylkeskommune Interkommunalt arkiv Troms kontaktseminar 22. mai 2014 Tidsplanen Fylkestingets/fylkesrådets vedtak i 2009/2011 Ny arkivleder 1.10.2011 Prosjektetablering

Detaljer

IKAVAs kurs/seminar for arkivpersonale

IKAVAs kurs/seminar for arkivpersonale IKAVAs kurs/seminar for arkivpersonale Arkivsjef Kjetil Reithaug Rådgiver Bård Raustøl Rådgiver Turid Holen Program 09.00 11.30 Litt om godt arkiv og hvorfor, elektroniske fagsystemer, arkiv i skolen,

Detaljer

Det skal ikke være lett! Elektronisk sårjournal: Liten brikke i stort spill

Det skal ikke være lett! Elektronisk sårjournal: Liten brikke i stort spill Det skal ikke være lett! Elektronisk sårjournal: Liten brikke i stort spill Juridiske og sikkerhetsmessige problemstillinger HelsIT, 28. september 2011 Eva Skipenes, sikkerhetsrådgiver NST eva.skipenes@telemed.no

Detaljer

Kurs i offentleglova kl. 12:00 15:00

Kurs i offentleglova kl. 12:00 15:00 Kurs i offentleglova kl. 12:00 15:00 v/merethe M. Johansen, rådgiver IKAVA Arkivfaglig opplæring Mottak av klientmapper Rådgivning arkivdanning Ordning av eldre arkiver Utarbeidelse av lokalt regelverk

Detaljer

ACTIVE WORKFLOW. Elektronisk bilagshåndtering i Microsoft Dynamics NAV AUTOMATISER RUTINER SPAR KOSTNADER. Your challenge. Our passion.

ACTIVE WORKFLOW. Elektronisk bilagshåndtering i Microsoft Dynamics NAV AUTOMATISER RUTINER SPAR KOSTNADER. Your challenge. Our passion. AUTOMATISER RUTINER SPAR KOSTNADER ACTIVE WORKFLOW Elektronisk bilagshåndtering i Microsoft Dynamics NAV Skanning og behandling av bilag i Microsoft Dynamics NAV Minimering av feil og automatisert oppfølgning

Detaljer

Dokumentfangst fra e-post

Dokumentfangst fra e-post Dokumentfangst fra e-post Fagdag IKA Trøndelag 2. desember 2014 Vilde Ronge, Riksarkivet 1 2 3 Underdirektør Ronge 4 Oppgave 13 Retningslinjer for journalføring av e-post Oppgave 13 Dokumentfangst fra

Detaljer

NAVs erfaringer med automatisering

NAVs erfaringer med automatisering Den norske dataforening // ARK 2014 // 18. november 2014 NAVs erfaringer med Petter Hafskjold Sjefsarkitekt NAV IKT Innhold Et blikk inn i NAVs hverdag 456 kontorer 400 mrd. kr./år 19 000 ansatte 52 stønadsordninger

Detaljer

Arkiv i kommunereformen

Arkiv i kommunereformen Arkiv i kommunereformen 1 Arkiv i kommunereformen dagens tema Erfaringer fra tilsyn Gjennomgang av veileder om kommunereformen og arkiv Gruppearbeid 2 Tilsynsområder Arkivplan, rutiner og instrukser Arkivansvar

Detaljer

Plikt- og rettssubjekter. Den som har krav på noe, den som har rett på noe. Den som er pålagt noe, den som har ansvaret for å se til at noe blir gjort

Plikt- og rettssubjekter. Den som har krav på noe, den som har rett på noe. Den som er pålagt noe, den som har ansvaret for å se til at noe blir gjort Pasientjournalloven Begrep og rammer Plikt- og rettssubjekter Pliktsubjekt Den som er pålagt noe, den som har ansvaret for å se til at noe blir gjort Rettssubjekt Den som har krav på noe, den som har rett

Detaljer

Digitalt førstevalg EDOK. Den Norske Dataforening. 24 mai 2012 Martin Bould, seniorrådgiver arkiv og ECM, Ciber Norge AS Martin.bould@ciber.

Digitalt førstevalg EDOK. Den Norske Dataforening. 24 mai 2012 Martin Bould, seniorrådgiver arkiv og ECM, Ciber Norge AS Martin.bould@ciber. Digitalt førstevalg EDOK Den Norske Dataforening 24 mai 2012 Martin Bould, seniorrådgiver arkiv og ECM, Ciber Norge AS Martin.bould@ciber.com «Digitalt førstevalg» Hva er problemet? Utfordringer og løsninger?

Detaljer

Helsepersonells taushetsplikt og plikten til å medvirke ved kontroll etter ligningsloven

Helsepersonells taushetsplikt og plikten til å medvirke ved kontroll etter ligningsloven Skattedirektoratet Postboks 9200 Grønland 0134 OSLO Deres ref Vår ref Dato 14/1258 SL JGA/MAV 04.02.2015 Helsepersonells taushetsplikt og plikten til å medvirke ved kontroll etter ligningsloven Departementet

Detaljer

Omlegging av arkivarbeidet i departementsfellesskapet

Omlegging av arkivarbeidet i departementsfellesskapet Omlegging av arkivarbeidet i departementsfellesskapet Torill Tørlen Norsk arkivråds Høstseminar Smarte arkiver? 01.11.16 Bakgrunn for arbeidet i departementsfellesskapet Politiske føringer Pressemelding

Detaljer

Helhetlig løsning for elektronisk faktura. Otto Kristoffersen Senior Cash Management Rådgiver DNB Bank ASA

Helhetlig løsning for elektronisk faktura. Otto Kristoffersen Senior Cash Management Rådgiver DNB Bank ASA Helhetlig løsning for elektronisk faktura Otto Kristoffersen Senior Cash Management Rådgiver DNB Bank ASA Hva er elektronisk faktura? PDF faktura er ikke definert som elektronisk faktura 13.09.2012 2 Hvorfor

Detaljer

Endelig kontrollrapport

Endelig kontrollrapport Saksnummer: 13/01088 Dato for kontroll: 07.11.2013 Rapportdato: 26.03.2014 Endelig kontrollrapport Kontrollobjekt: Alta sykestue Sted: Alta helsesenter Utarbeidet av: Camilla Nervik Grete Alhaug Marius

Detaljer

Arkivloven med forskrifter - reglene om journalføring og arkivering

Arkivloven med forskrifter - reglene om journalføring og arkivering FORUTV /16 Forretningsutvalget Rutiner for registrering av e-poster mv MAHO ESARK-0200-201525566-44 Hva saken gjelder: I forretningsutvalgets møte 2. februar 2016 ble det fattet følgende: På bakgrunn av

Detaljer

Sjekkliste Trondheim kommune. Arkivering ved anskaffelse av nye fagapplikasjoner eller oppgradering av eksisterende

Sjekkliste Trondheim kommune. Arkivering ved anskaffelse av nye fagapplikasjoner eller oppgradering av eksisterende Sjekkliste Trondheim kommune Arkivering ved anskaffelse av nye fagapplikasjoner eller oppgradering av eksisterende Listen beskriver en trinnvis prosess som må gjennomgås ved utvikling av ett nytt system

Detaljer

Nr. Vår ref Dato I - 2/2013 13/1641 28.05.2013

Nr. Vår ref Dato I - 2/2013 13/1641 28.05.2013 Rundskriv Nr. Vår ref Dato I - 2/2013 13/1641 28.05.2013 LEDERANSVARET I SYKEHUS 1. INNLEDNING Sykehusets hovedoppgaver er å yte god pasientbehandling, utdanne helsepersonell, forskning og opplæring av

Detaljer