Nordlandsykehuset HF. Martin Bould, senior rådgiver Ciber Norge

Transkript

1 Nordlandsykehuset HF Arkivseminar Martin Bould, senior rådgiver Ciber Norge

2 Martin hvem? Fra dato Sted Rolle CiberNorge Seniorrådgiver, elektronisk arkiv og dokumentbehandling ErgoGroup/ EDB ErgoGroup Rådgiver, fagkonsulent ephorte. Foreleser Arkivakademiet, arkivstudiet ved UiO, og Høgskolen på Lillehammer Riksarkivet Rådgiver, tilsynsavdeligen Høgskolen i Oslo Førstelektor, arkiv- og dokumentbehandling Riksarkivet Rådgiver, Avdeling for elektronisk arkiv Universitetet i Oslo Student fullført hovedfag i historie Diverse arbeidsgivere Arkivmedarbeider,bedriftshistoriker, forskningsassistent 11/9/ CIBER, Inc.

3 Jeg gjennomførte 2 dager for UNN i januar/februar Opprinnelig bestilling: Kurs i prinsippetom fullført saksbehandling for alle direktørene og klinikksjefene Skrudd om til en mer omfattende variant av det jeg skal gjøre i dag Resultat Sterk økning av bruken av ephorte Langt flere dokumenter kommer inn Økt bevissthet om forsvarlighetskrav Interesse for og deltakelse i forbedrede dokumentfangstrutiner Resultat? Forbedret kvalitet på den administrative saksbehandlingen 11/9/ CIBER, Inc.

4 Hva Arkivansvaret og dokumentasjonsplikten en mer overordnet tilnærming til recordsmanagement (dokumentasjonsforvaltning, arkivdanning) En del krisemaksimering Hvordan kan man ivareta dokumentasjonsplikten på en forsvarlig måte med eksisterende løsninger Utfasing av e-postbasert felles postmottak Sentralisering av postmottak for all post Mulige integrasjoner mellom ephorte og Agresso E-postklienten til ephorte Pasientekstranett / elektronisk postkasse som kommunikasjonsform Hva skal hvor en repetisjon Helse-og omsorgsdepartementets veiledning knyttet til forsvarlig arkivering og arkivering av helseopplysninger i administrative saker 11/9/ CIBER, Inc.

5 Form Medopp til 40 / 50 personer i et auditorium Monolog, med repetisjon av sentrale punkter i ulike former Noen spørsmål fra salen Pause når det passer i forhold til innholdet Nok pauser 11/9/ CIBER, Inc.

6 Et par viktige påminnelser Jeg har snakket med Helse-og omsorgsdepartementet (Spilling) Arkivloven og forskriften gjelder jf lov om helseforetak Forvaltningsloven gjelder jf den samme loven Forsvarlighetskravene i forhold til dokumentasjon etter disse bestemmelsene gjelder Enkeltsaksbehandling skal aldri foregå i pasientjournaler Noark-systemene (for eksempel ephorte) skal brukes til enkeltsaksbehandling 11/9/ CIBER, Inc.

7 Forsvarligdokumentasjonsforvaltning Er en grunnleggendedel av alle virksomheters aktiviteter Gjelder ikke bare pasientene Gjelder også det administrative arkivet Gjelder også spesialiserte fagsystemer Gjelder forskningsregistre, behandlingsrelaterte registre og systemer 11/9/ CIBER, Inc.

8 Hva er greia? Tilfeldige nyheter 11/9/ CIBER, Inc.

9 Applisertpå mer kjente forhold 11/9/ CIBER, Inc.

10 Hva har dårlige rutiner ført til! 11/9/ CIBER, Inc.

11 En litt mindre sak, som sannsynligvis er mer realistisk 11/9/ CIBER, Inc.

12 Eller en ny sak franrk Nyhetsoppslag om postrutiner fra spesialist til sykehus 11/9/ CIBER, Inc.

13 Hvorfor skjer dette? Fordi man mangler gode og praktiske systemer og rutiner for den administrative saksbehandlingen Og arkiveringen Eller man lar være å følge dem Eller de anses ikke for å være viktige 11/9/ CIBER, Inc.

14 Enadministrativ arkivfunksjon Er like virksomhetskritisk som journalarkivet Like strenge krav til forsvarlighet Like strenge krav til behandling 11/9/ CIBER, Inc.

15 Hva dreier dette seg om Compliance(etterlevelse) av lovpålagte og andre krav til en forsvarlig dokumentasjonsforvaltning 11/9/ CIBER, Inc.

16 Lover, forskrifter og bestemmelser som dere er underlagt og som plikter dere å arkivere (ikke fullstendig) Helsepersonelloven Lov av 18. mai 2001 nr24 om helseregistre og behandling av helseopplysninger helseregisterloven Pasientrettighetslovgivningen Forvaltningsloven Bokføringsloven Helseforetaksloven Lovene som regulerer utdanning- og forskning Arkivloven... 11/9/ CIBER, Inc.

17 Lovbestemmelsene her regulerer 3 hovedtyper aktiviteter Helsebehandling Administrativ saksbehandling Utdanningstilbudet (sykepleierutdanningen) 11/9/ CIBER, Inc.

18 Hvordan gjøre den administrative delen av saksbehandlingen forsvarlig? Gode rutiner Som må følges Dyktige medarbeidere Gode systemer for håndtering av administrativ saksbehandling Tilstrekkelig og enkel tilgang til beslutningsunderlag og historikk Gode og enkle systemer for arkivering og dokumentfangst 11/9/ CIBER, Inc.

19 Temaetfor denne gjennomgangen er tilstedeværelsen av en forsvarlig dokumentasjonsfunksjon Som dekker hele virksomhetensdokumentproduksjon ikke bare den kliniske og behandlingsrettede Dokumentasjonskravene ved enkeltsaksbehandling og all annen saksbehandlinghar klare analogier til dokumentasjonskravene som foreligger i pasientjournaler, i historiske vitenskapelige publikasjoner, laboratorieprosedyrer, og andre former områder med tunge dokumentasjonskrav 11/9/ CIBER, Inc.

20 Dokumentasjonskraveneinnebærerat Legen, bioingeniøren, sykepleieren og den administrative saksbehandleren skal kunne falle død om på sin post og deretter skal kollegaen hans kunne fortsette (saks)behandlingen og komme frem til samme resultat. 11/9/ CIBER, Inc.

21 Dette forutsetter at man benytter en felles løsning for dokumentasjon som igjen krever Felles oppbevaring av dokumentasjon Felles retningslinjer og regler for hva som skal dokumenteres Felles forståelse av kravene til forsvarlighet i saksbehandlingen Felles- og likeartede rutiner for like saker Helst klarlagte prosedyrer for standardiserte sakstyper Tilgang på presedenser og eksempelsaker knyttet til de vanligste saksområdene 11/9/ CIBER, Inc.

22 Hva innebærer det? Saksbehandleren skal sitte på pulten og ha tilgang til alt 11/9/ CIBER, Inc.

23 Det betyr at ting ikke bare skal finnes i folks 11/9/ CIBER, Inc.

24 Eller i egne private kontorers 11/9/ CIBER, Inc.

25 Vil du ha pasientjournalen i din en tilfeldig bortgjemt arkivskuff i et tilfeldig kontor Når du trenger den 11/9/ CIBER, Inc.

26 I Helseforetaksloven går det frem at Dere er å anse som et offentlig organ Som innebærer at dere skal følge forvaltningsloven Inkludert forsvarlighetsprinsippene der 11/9/ CIBER, Inc.

27 Dere er også underlagtarkivloven Men den er ikke så viktig Egne dokumentasjonsforpliktelserer det helt sentrale her 11/9/ CIBER, Inc.

28 På lik linje med de andre lovene og bestemmelsene jeg ramset opp tidligere i denne fremstillingen 11/9/ CIBER, Inc.

29 Det helt sentrale er å ha enfelles Forsvarlig dokumentasjonsforvaltningsfunksjon Såi stedet for å forsøke å bygge et kvalitetsregime på diffuse og uklare bestemmelser om lagring og oppbevaring etter ulike lover bør man forholde seg et sett med grunnleggende Dokumentasjonsforvaltningsstandarder ISO og 2 (2001) Og ikke minst ISO (som kommer) 11/9/ CIBER, Inc.

30 Hva fortellerstandardenei 8 setninger Arkivfunksjonen skal være en sentral støttefunksjonfor virksomheten Dokumentasjonskravene må støtte opp under virksomhetens forretningsmessige behov Ansvar, rutiner og retningslinjer må være klart definert Systemene må være gode nok Ansvaret for dokumentasjonsfunksjonen ligger hos den øverste ledelsen Arkivfunksjonen må ha nok ressurser Systemene må støtte opp under saksbehandlingen slik at forsvarlig arkivering finner sted 11/9/ CIBER, Inc.

31 Jannesom nytilsatt arkivleder forteller meg om visse utfordringer ephorte innført i 2008 Uten nødvendig? periodisering 100 fikk opplæring 20 benytter løsningen All post leveres uåpnet til avdelingene Hvor mye arkivverdig på post kommer tilbake til arkivet? Er det i det hele tatt noe vits i å bruke arkivet Hva er da vitsen med å ha et administrativt arkiv 11/9/ CIBER, Inc.

32 Hva er effektenav å bruke et system Som ikke inneholder deninformasjonen man forventer at skal være der Man gir opp, spesielt dersom systemet virker tungvint fordi man ikke er vant til å bruke det? 11/9/ CIBER, Inc.

33 For å stille et retorisk spørsmål Lardere være å bruke pasientjournalsystemet selv om det ikke er brukervennlig 11/9/ CIBER, Inc.

34 Fra 100 dokumenter til avdelingen og 10 til arkivet? 11/9/ CIBER, Inc.

35 Til 100 dokumenter til arkivet og 100 dokumenter til avdelingene 11/9/ CIBER, Inc.

36 Neppemanglende systemer men heller mangel på rutiner Arkivloven helt uinteressant Menivaretakelse av egenbevarings-og dokumentasjonsforpliktelser helt sentralt 11/9/ CIBER, Inc.

37 Muligeutfordringer Skyggearkiver Jeg har vært en jævel på skyggearkiver selv Resultatene av min saksbehandling utenom kanskje forpliktende vedtak lå på PC -Outlook,«h:\mbou» «O:\ra\elark\felles\sb» Saksbehandlingen finnes kun hos ansvarlig lege eller administrasjonsansvarlig på enheten Arkivsystemet er for tungvint å bruke(fordi jeg bruker det en gang i måneden) De tingene jeg trenger ligger ikke der Jeg synes Outlook er det beste arkivet 11/9/ CIBER, Inc.

38 Andre forhold Systemene for saksbehandling har ikke enkel støtte for forsvarlig arkivering Arkiveringen er atskilt og relateres ikke til saksbehandlingsprosessene 11/9/ CIBER, Inc.

39 Menlikevel 11/9/ CIBER, Inc.

40 Arkivlovener en kulturhistorie og forskningslov Med gode generelle bestemmelser knyttettil forsvarlig arkivering Formål bevaring for evigheten Virkemiddel Krav til rutiner og systemer som innebærer at arkivering av det som skal bevares for evigheten skjer underveis i saksbehandlingen 11/9/ CIBER, Inc.

41 Forsvarligarkivfunksjon Forsvarlighetskravenei loven gjelder alt som det ikke er fattet eksplisitte slettingsbestemmelser for 11/9/ CIBER, Inc.

42 Arkivloven dekkeralt som finnes i sykehuset av arkiver 11/9/ CIBER, Inc.

43 Nordlandssykehuset HF har begynt Sentralisering av arkivfunksjonen En arkivleder Er arkivansvaret hos den øverste ledelsen Finnes det en ordentlig arkivplan Forbud mot avdelingsvise postmottak? Overgang til elektronisk arkiv? 11/9/ CIBER, Inc.

44 Nødvendig og aktivt forhold til fagsystemer 11/9/ CIBER, Inc.

45 Jeg lagde disse figurene i /9/ CIBER, Inc.

46 11/9/ CIBER, Inc.

47 For vår del, og deres (?) bør det i stedet se slik ut? 11/9/ CIBER, Inc.

48 11/9/ CIBER, Inc.

49 11/9/ CIBER, Inc.

50 Elektroniskeskjemaer Selvbetjening Automatisert dokumentfangst og registrering 11/9/ CIBER, Inc.

51 Anbefaling Bruk elektroniske skjemaer Automatiser journalføring ved hjelp av elektroniske skjemaer Gjør saksbehandlingen enklere ved hjelp av elektroniske skjemaer 11/9/ CIBER, Inc.

52 Arkivetmå likevel inn Journalføring og elektroniske skjemaer Dokumentet og elektroniske skjemaer Publikum må vite hva de faktisk søker om Arkivet må motta et dokument (i 2 dimensjonal frosset form) Det må skje recordscapture ekte arkivdokumentfangst 11/9/ CIBER, Inc.

53 Arkivet må vite Hva er automatisk tilførte journalopplysninger Foreligger det forhåndsautentisering Er søker anonym ved pålogging Hvilke egenskaper har vedleggene Foreligger det restriksjoner knyttet til vedleggene Blir vedleggene konvertert eller mottas de i originalutgave Er vedlegg tillatt 11/9/ CIBER, Inc.

54 Hvordanidentifiseres skjemaene Tilleggsmetadata Erdet nødvendig med ekstra metadata(utover journalposten) Trigger skjemaet andre hendelser Hvem andre mottar kopi av skjema? 11/9/ CIBER, Inc.

55 Hvamed å fase ut e-post basert postmottak og erstatte det med Elektroniskskjema som samtidig midlertidig journalfører dokumenter 11/9/ CIBER, Inc.

56 Kommunikasjonav sensitive opplysninger B2B For eksempel ephorteedu P2B Minside sikkerhetsportal 11/9/ CIBER, Inc.

57 Sikker påloggingog autentisering 11/9/ CIBER, Inc.

58 Håndtererhelseopplysninger 11/9/ CIBER, Inc.

59 Må lageløsninger på baksiden av Denne for å kommuniseremed brukergrupper med hyppig kommunikasjon 11/9/ CIBER, Inc.

60 EDU som en representant for fylkesmannen snakket om i går Utvekslingav informasjon knyttet til samhandlingsreformen som krever tettere administrativ saksbehandling mot kommunene 11/9/ CIBER, Inc.

61 Andreting Outlook-klienten til ephorte Den er til pilotering hos Utdanningsdirektoratet De er fornøyd (avdelingsdirektør Morten Frøyen trenger ikke å juge for meg) 11/9/ CIBER, Inc.

62 De synes funksjonaliteten er veldig bra Sikkerhet-og brukervennlighet er blitt ordentlig og bra Drag and drop Svar på E-post sendt fra sak kommer inn automatisk i samme sak Funksjonalitet for offline arbeid med egne saker 11/9/ CIBER, Inc.

63 Spesialfunksjoner Arkivering direkte fra Outlook Masseimport av e-poster Automatisk arkivering av ved hjelp av e- postkjede. Saksflyt integrert med oppgaver i Outlook (3. kvartal 2011) ephorte 11/9/ CIBER, Inc.

64 ephorte Outlook 11/9/ CIBER, Inc.

65 ephorte Outlook 11/9/ CIBER, Inc.

66 Journalposter gruppert på sak 11/9/ CIBER, Inc.

67 Journalposter gruppert på sak 11/9/ CIBER, Inc.

68 Sak med merknader 11/9/ CIBER, Inc.

69 Ny journalpost/e-post 11/9/ CIBER, Inc.

70 Adressebok 11/9/ CIBER, Inc.

71 Funksjonalitet Automatisk import av eksisterende saker og e-poster/journalposter fra ephorte Automatisk synkronisering av importerte saker og journalposter Alle importerte ephorte-data og dokumenter er tilgjengelig off-line Importere eksisterende e-poster til ephorte Journalføring av utgående e-poster ephorte 11/9/ CIBER, Inc.

72 Funksjonalitet Automatisk journalføring av inngående e-poster ved hjelp av e-post kjeder Opprette MS Office dokumenter basert på dokumentmaler Besvare inngående brev Redigere eksisterende e-poster Tilgangsbeskytte e-poster og saker Opprette/redigere saker i ephorte Tilknytte merknader til saker og e-poster ephorte 11/9/ CIBER, Inc.

73 Integrasjonmellom ephorteog Agresso 3 ulike integrasjoner som er levert Integrasjon mellom personalmappei ephorteog Agresso Lønn/ personal Integrasjon med ephortesbyggesaksmodul (her kan tilpasninger gjøres) Fakturagrunnlag Fakturagrunnlag produseres og påføres statusverdier som gjør at opplysningene sendes til Agresso Opplysning om at faktura er betalt returneres til Agresso 11/9/ CIBER, Inc.

74 Utover det Erdet lite konkret jeg kan si, annet enn at det er lurt å tenke veldig igjennom hva man trenger Er det reelt nødvendig med tilpasninger utover standardfunksjonalitet eller foreslått funksjonalitet Hvor mye prøvekanin har dere lyst til å være Men samtidig ved gode integrasjoner kan det være en god del å spare 11/9/ CIBER, Inc.

75 Menuansett så er det viktigste Økt bevissthet rundt dokumentasjonskraveneog kravene til forsvarlig arkivering Nye rutiner hjelper ikke dersom de ikke følges Saksbehandlere; selv om de er leger og selv om de har fylt 50 må bruke det verktøyet de har fått Diskusjonen om leger skal behandle pasienter eller drive med saksbehandling er en annen skål 11/9/ CIBER, Inc.

76 Hva skalhvor (siste økt) 11/9/ CIBER, Inc.

77 Forholdet mellom taushetspliktbestemmelsene i ulike lover Fra brev til alle kommuner, fylkeskommuner og regionale helseforetak datert Brev 11/9/ CIBER, Inc.

78 Hva dette innebærer i praksis Når pasientopplysninger benyttes som underlag til administrativ saksbehandling skal pasientopplysningene behandles som saksdokumenter og kunne arkiveres i det verktøyet som benyttes til administrativ enkeltsaksbehandling Personer som ikke er helsepersonell skal kunne behandle pasientopplysninger som benyttes i forbindelse med administrativ enkeltsaksbehandling 11/9/ CIBER, Inc.

79 I praksis betyr det at dersom nødvendighetskriteriene er oppfylt Så kan direktøren gi meg og andre administrative medarbeidere tilgang til pasientopplysninger dersom det er nødvendig for meg å gjøre jobben min Jeg antar at selv de mest sensitive opplysningene ikke er underlagt like strenge kriterier som EOS-utvalget, hvor jeg har innført ephorte høsten 2010 At jeg finner denne tilgangen skremmende og jeg ikke ønsker å vite hva som ligger der er en helt annet sak De administrative medarbeiderne føler sikkert det samme når de går inn i og behandler pasientopplysninger til administrative formål 11/9/ CIBER, Inc.

80 Administrativ enkeltsaksbehandling Jeg vet dere stort sett er leger og annen type helsepersonell 11/9/ CIBER, Inc.

81 Men dessverre må dere også drive med administrasjon og enkeltsaker Dagens pasientgrupper er ekstremt krevende og oppfatter seg som kunder det betyr at dere må dokumentere at alt dere gjør blir utført på en forsvarlig måte Det vil si at alt dere gjør som ikke er pasientbehandling eller ren pasientadministrasjon skal ut av skuffene deres og inn i saksbehandlingssystemet Det skal være mulig å dokumentere all kontakt som ikke er rent behandlingsrettet ved å gå inn i arkivets saksdokumenter 11/9/ CIBER, Inc.

82 ephorte Hva er ephorteog hvordan skal ephortevære relatert til prinsippet om forsvarlig saksbehandling og arkivering? ephorte(skal være) verktøyet for all administrativ enkeltsaksbehandling i organisasjonen Skal inneholde en fullstendig og komplett oversikt over alle inn-og utgående brev som på en eller annen måte forplikter virksomheten 11/9/ CIBER, Inc.

83 Hva skal inn i ephorte? Saksdokumenter Som er (offentlighetslovens 4) 4. Definisjonar Med dokument er meint ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning, overføring eller liknande. Saksdokument for organet er dokument som er komne inn til eller lagde fram for eit organ, eller som organet sjølv har oppretta, og som gjeld ansvarsområdet eller verksemda til organet. Eit dokument er oppretta når det er sendt ut av organet. Dersom dette ikkje skjer, skal dokumentet reknast som oppretta når det er ferdigstilt. 11/9/ CIBER, Inc.

84 Eksempler på saksdokumenter (foreslått av HOD) Egenadministrasjon økonomiforvaltning og personalforvaltning Alle typer kontakt med andre instanser og personer Det regionale helseforetaket Andre helseforetak Myndigheter (Norsk pasientskadeerstatning, Helsetilsynet, departementet, kommunene ) Pasienter (både nåværende og tidligere) henvendelser som ikke er direkte knyttet til den helsehjelpen som pasienten får eller skal ha Pårørende 11/9/ CIBER, Inc.

85 Saksdokumenter -fortsatt Vare-og tjenesteleverandører og andre kontraktspartnere Andre (naboer til helseforetaket som klager på byggeaktivitet, innbyggere i regionen som vil si sin mening om helseforetaket ) Dokumenter som bare eksisterer internt i helseforetaket (notater, organinterne dokumenter) Det kreves ikke at dokumentet knytter seg til en konkret sak i helseforetaket for å kunne kalles saksdokument. Det er nok at det knytter seg mer generelt til foretakets ansvarsområder eller virksomhet For eksempel brev fra privatperson med generelle synspunkter på helseforetakets arbeid 11/9/ CIBER, Inc.

86