Nordlandsykehuset HF. Martin Bould, senior rådgiver Ciber Norge

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "Nordlandsykehuset HF. Martin Bould, senior rådgiver Ciber Norge 9.11.2011"

Transkript

1 Nordlandsykehuset HF Arkivseminar Martin Bould, senior rådgiver Ciber Norge

2 Martin hvem? Fra dato Sted Rolle CiberNorge Seniorrådgiver, elektronisk arkiv og dokumentbehandling ErgoGroup/ EDB ErgoGroup Rådgiver, fagkonsulent ephorte. Foreleser Arkivakademiet, arkivstudiet ved UiO, og Høgskolen på Lillehammer Riksarkivet Rådgiver, tilsynsavdeligen Høgskolen i Oslo Førstelektor, arkiv- og dokumentbehandling Riksarkivet Rådgiver, Avdeling for elektronisk arkiv Universitetet i Oslo Student fullført hovedfag i historie Diverse arbeidsgivere Arkivmedarbeider,bedriftshistoriker, forskningsassistent 11/9/ CIBER, Inc.

3 Jeg gjennomførte 2 dager for UNN i januar/februar Opprinnelig bestilling: Kurs i prinsippetom fullført saksbehandling for alle direktørene og klinikksjefene Skrudd om til en mer omfattende variant av det jeg skal gjøre i dag Resultat Sterk økning av bruken av ephorte Langt flere dokumenter kommer inn Økt bevissthet om forsvarlighetskrav Interesse for og deltakelse i forbedrede dokumentfangstrutiner Resultat? Forbedret kvalitet på den administrative saksbehandlingen 11/9/ CIBER, Inc.

4 Hva Arkivansvaret og dokumentasjonsplikten en mer overordnet tilnærming til recordsmanagement (dokumentasjonsforvaltning, arkivdanning) En del krisemaksimering Hvordan kan man ivareta dokumentasjonsplikten på en forsvarlig måte med eksisterende løsninger Utfasing av e-postbasert felles postmottak Sentralisering av postmottak for all post Mulige integrasjoner mellom ephorte og Agresso E-postklienten til ephorte Pasientekstranett / elektronisk postkasse som kommunikasjonsform Hva skal hvor en repetisjon Helse-og omsorgsdepartementets veiledning knyttet til forsvarlig arkivering og arkivering av helseopplysninger i administrative saker 11/9/ CIBER, Inc.

5 Form Medopp til 40 / 50 personer i et auditorium Monolog, med repetisjon av sentrale punkter i ulike former Noen spørsmål fra salen Pause når det passer i forhold til innholdet Nok pauser 11/9/ CIBER, Inc.

6 Et par viktige påminnelser Jeg har snakket med Helse-og omsorgsdepartementet (Spilling) Arkivloven og forskriften gjelder jf lov om helseforetak Forvaltningsloven gjelder jf den samme loven Forsvarlighetskravene i forhold til dokumentasjon etter disse bestemmelsene gjelder Enkeltsaksbehandling skal aldri foregå i pasientjournaler Noark-systemene (for eksempel ephorte) skal brukes til enkeltsaksbehandling 11/9/ CIBER, Inc.

7 Forsvarligdokumentasjonsforvaltning Er en grunnleggendedel av alle virksomheters aktiviteter Gjelder ikke bare pasientene Gjelder også det administrative arkivet Gjelder også spesialiserte fagsystemer Gjelder forskningsregistre, behandlingsrelaterte registre og systemer 11/9/ CIBER, Inc.

8 Hva er greia? Tilfeldige nyheter 11/9/ CIBER, Inc.

9 Applisertpå mer kjente forhold 11/9/ CIBER, Inc.

10 Hva har dårlige rutiner ført til! 11/9/ CIBER, Inc.

11 En litt mindre sak, som sannsynligvis er mer realistisk 11/9/ CIBER, Inc.

12 Eller en ny sak franrk Nyhetsoppslag om postrutiner fra spesialist til sykehus 11/9/ CIBER, Inc.

13 Hvorfor skjer dette? Fordi man mangler gode og praktiske systemer og rutiner for den administrative saksbehandlingen Og arkiveringen Eller man lar være å følge dem Eller de anses ikke for å være viktige 11/9/ CIBER, Inc.

14 Enadministrativ arkivfunksjon Er like virksomhetskritisk som journalarkivet Like strenge krav til forsvarlighet Like strenge krav til behandling 11/9/ CIBER, Inc.

15 Hva dreier dette seg om Compliance(etterlevelse) av lovpålagte og andre krav til en forsvarlig dokumentasjonsforvaltning 11/9/ CIBER, Inc.

16 Lover, forskrifter og bestemmelser som dere er underlagt og som plikter dere å arkivere (ikke fullstendig) Helsepersonelloven Lov av 18. mai 2001 nr24 om helseregistre og behandling av helseopplysninger helseregisterloven Pasientrettighetslovgivningen Forvaltningsloven Bokføringsloven Helseforetaksloven Lovene som regulerer utdanning- og forskning Arkivloven... 11/9/ CIBER, Inc.

17 Lovbestemmelsene her regulerer 3 hovedtyper aktiviteter Helsebehandling Administrativ saksbehandling Utdanningstilbudet (sykepleierutdanningen) 11/9/ CIBER, Inc.

18 Hvordan gjøre den administrative delen av saksbehandlingen forsvarlig? Gode rutiner Som må følges Dyktige medarbeidere Gode systemer for håndtering av administrativ saksbehandling Tilstrekkelig og enkel tilgang til beslutningsunderlag og historikk Gode og enkle systemer for arkivering og dokumentfangst 11/9/ CIBER, Inc.

19 Temaetfor denne gjennomgangen er tilstedeværelsen av en forsvarlig dokumentasjonsfunksjon Som dekker hele virksomhetensdokumentproduksjon ikke bare den kliniske og behandlingsrettede Dokumentasjonskravene ved enkeltsaksbehandling og all annen saksbehandlinghar klare analogier til dokumentasjonskravene som foreligger i pasientjournaler, i historiske vitenskapelige publikasjoner, laboratorieprosedyrer, og andre former områder med tunge dokumentasjonskrav 11/9/ CIBER, Inc.

20 Dokumentasjonskraveneinnebærerat Legen, bioingeniøren, sykepleieren og den administrative saksbehandleren skal kunne falle død om på sin post og deretter skal kollegaen hans kunne fortsette (saks)behandlingen og komme frem til samme resultat. 11/9/ CIBER, Inc.

21 Dette forutsetter at man benytter en felles løsning for dokumentasjon som igjen krever Felles oppbevaring av dokumentasjon Felles retningslinjer og regler for hva som skal dokumenteres Felles forståelse av kravene til forsvarlighet i saksbehandlingen Felles- og likeartede rutiner for like saker Helst klarlagte prosedyrer for standardiserte sakstyper Tilgang på presedenser og eksempelsaker knyttet til de vanligste saksområdene 11/9/ CIBER, Inc.

22 Hva innebærer det? Saksbehandleren skal sitte på pulten og ha tilgang til alt 11/9/ CIBER, Inc.

23 Det betyr at ting ikke bare skal finnes i folks 11/9/ CIBER, Inc.

24 Eller i egne private kontorers 11/9/ CIBER, Inc.

25 Vil du ha pasientjournalen i din en tilfeldig bortgjemt arkivskuff i et tilfeldig kontor Når du trenger den 11/9/ CIBER, Inc.

26 I Helseforetaksloven går det frem at Dere er å anse som et offentlig organ Som innebærer at dere skal følge forvaltningsloven Inkludert forsvarlighetsprinsippene der 11/9/ CIBER, Inc.

27 Dere er også underlagtarkivloven Men den er ikke så viktig Egne dokumentasjonsforpliktelserer det helt sentrale her 11/9/ CIBER, Inc.

28 På lik linje med de andre lovene og bestemmelsene jeg ramset opp tidligere i denne fremstillingen 11/9/ CIBER, Inc.

29 Det helt sentrale er å ha enfelles Forsvarlig dokumentasjonsforvaltningsfunksjon Såi stedet for å forsøke å bygge et kvalitetsregime på diffuse og uklare bestemmelser om lagring og oppbevaring etter ulike lover bør man forholde seg et sett med grunnleggende Dokumentasjonsforvaltningsstandarder ISO og 2 (2001) Og ikke minst ISO (som kommer) 11/9/ CIBER, Inc.

30 Hva fortellerstandardenei 8 setninger Arkivfunksjonen skal være en sentral støttefunksjonfor virksomheten Dokumentasjonskravene må støtte opp under virksomhetens forretningsmessige behov Ansvar, rutiner og retningslinjer må være klart definert Systemene må være gode nok Ansvaret for dokumentasjonsfunksjonen ligger hos den øverste ledelsen Arkivfunksjonen må ha nok ressurser Systemene må støtte opp under saksbehandlingen slik at forsvarlig arkivering finner sted 11/9/ CIBER, Inc.

31 Jannesom nytilsatt arkivleder forteller meg om visse utfordringer ephorte innført i 2008 Uten nødvendig? periodisering 100 fikk opplæring 20 benytter løsningen All post leveres uåpnet til avdelingene Hvor mye arkivverdig på post kommer tilbake til arkivet? Er det i det hele tatt noe vits i å bruke arkivet Hva er da vitsen med å ha et administrativt arkiv 11/9/ CIBER, Inc.

32 Hva er effektenav å bruke et system Som ikke inneholder deninformasjonen man forventer at skal være der Man gir opp, spesielt dersom systemet virker tungvint fordi man ikke er vant til å bruke det? 11/9/ CIBER, Inc.

33 For å stille et retorisk spørsmål Lardere være å bruke pasientjournalsystemet selv om det ikke er brukervennlig 11/9/ CIBER, Inc.

34 Fra 100 dokumenter til avdelingen og 10 til arkivet? 11/9/ CIBER, Inc.

35 Til 100 dokumenter til arkivet og 100 dokumenter til avdelingene 11/9/ CIBER, Inc.

36 Neppemanglende systemer men heller mangel på rutiner Arkivloven helt uinteressant Menivaretakelse av egenbevarings-og dokumentasjonsforpliktelser helt sentralt 11/9/ CIBER, Inc.

37 Muligeutfordringer Skyggearkiver Jeg har vært en jævel på skyggearkiver selv Resultatene av min saksbehandling utenom kanskje forpliktende vedtak lå på PC -Outlook,«h:\mbou» «O:\ra\elark\felles\sb» Saksbehandlingen finnes kun hos ansvarlig lege eller administrasjonsansvarlig på enheten Arkivsystemet er for tungvint å bruke(fordi jeg bruker det en gang i måneden) De tingene jeg trenger ligger ikke der Jeg synes Outlook er det beste arkivet 11/9/ CIBER, Inc.

38 Andre forhold Systemene for saksbehandling har ikke enkel støtte for forsvarlig arkivering Arkiveringen er atskilt og relateres ikke til saksbehandlingsprosessene 11/9/ CIBER, Inc.

39 Menlikevel 11/9/ CIBER, Inc.

40 Arkivlovener en kulturhistorie og forskningslov Med gode generelle bestemmelser knyttettil forsvarlig arkivering Formål bevaring for evigheten Virkemiddel Krav til rutiner og systemer som innebærer at arkivering av det som skal bevares for evigheten skjer underveis i saksbehandlingen 11/9/ CIBER, Inc.

41 Forsvarligarkivfunksjon Forsvarlighetskravenei loven gjelder alt som det ikke er fattet eksplisitte slettingsbestemmelser for 11/9/ CIBER, Inc.

42 Arkivloven dekkeralt som finnes i sykehuset av arkiver 11/9/ CIBER, Inc.

43 Nordlandssykehuset HF har begynt Sentralisering av arkivfunksjonen En arkivleder Er arkivansvaret hos den øverste ledelsen Finnes det en ordentlig arkivplan Forbud mot avdelingsvise postmottak? Overgang til elektronisk arkiv? 11/9/ CIBER, Inc.

44 Nødvendig og aktivt forhold til fagsystemer 11/9/ CIBER, Inc.

45 Jeg lagde disse figurene i /9/ CIBER, Inc.

46 11/9/ CIBER, Inc.

47 For vår del, og deres (?) bør det i stedet se slik ut? 11/9/ CIBER, Inc.

48 11/9/ CIBER, Inc.

49 11/9/ CIBER, Inc.

50 Elektroniskeskjemaer Selvbetjening Automatisert dokumentfangst og registrering 11/9/ CIBER, Inc.

51 Anbefaling Bruk elektroniske skjemaer Automatiser journalføring ved hjelp av elektroniske skjemaer Gjør saksbehandlingen enklere ved hjelp av elektroniske skjemaer 11/9/ CIBER, Inc.

52 Arkivetmå likevel inn Journalføring og elektroniske skjemaer Dokumentet og elektroniske skjemaer Publikum må vite hva de faktisk søker om Arkivet må motta et dokument (i 2 dimensjonal frosset form) Det må skje recordscapture ekte arkivdokumentfangst 11/9/ CIBER, Inc.

53 Arkivet må vite Hva er automatisk tilførte journalopplysninger Foreligger det forhåndsautentisering Er søker anonym ved pålogging Hvilke egenskaper har vedleggene Foreligger det restriksjoner knyttet til vedleggene Blir vedleggene konvertert eller mottas de i originalutgave Er vedlegg tillatt 11/9/ CIBER, Inc.

54 Hvordanidentifiseres skjemaene Tilleggsmetadata Erdet nødvendig med ekstra metadata(utover journalposten) Trigger skjemaet andre hendelser Hvem andre mottar kopi av skjema? 11/9/ CIBER, Inc.

55 Hvamed å fase ut e-post basert postmottak og erstatte det med Elektroniskskjema som samtidig midlertidig journalfører dokumenter 11/9/ CIBER, Inc.

56 Kommunikasjonav sensitive opplysninger B2B For eksempel ephorteedu P2B Minside sikkerhetsportal 11/9/ CIBER, Inc.

57 Sikker påloggingog autentisering 11/9/ CIBER, Inc.

58 Håndtererhelseopplysninger 11/9/ CIBER, Inc.

59 Må lageløsninger på baksiden av Denne for å kommuniseremed brukergrupper med hyppig kommunikasjon 11/9/ CIBER, Inc.

60 EDU som en representant for fylkesmannen snakket om i går Utvekslingav informasjon knyttet til samhandlingsreformen som krever tettere administrativ saksbehandling mot kommunene 11/9/ CIBER, Inc.

61 Andreting Outlook-klienten til ephorte Den er til pilotering hos Utdanningsdirektoratet De er fornøyd (avdelingsdirektør Morten Frøyen trenger ikke å juge for meg) 11/9/ CIBER, Inc.

62 De synes funksjonaliteten er veldig bra Sikkerhet-og brukervennlighet er blitt ordentlig og bra Drag and drop Svar på E-post sendt fra sak kommer inn automatisk i samme sak Funksjonalitet for offline arbeid med egne saker 11/9/ CIBER, Inc.

63 Spesialfunksjoner Arkivering direkte fra Outlook Masseimport av e-poster Automatisk arkivering av ved hjelp av e- postkjede. Saksflyt integrert med oppgaver i Outlook (3. kvartal 2011) ephorte 11/9/ CIBER, Inc.

64 ephorte Outlook 11/9/ CIBER, Inc.

65 ephorte Outlook 11/9/ CIBER, Inc.

66 Journalposter gruppert på sak 11/9/ CIBER, Inc.

67 Journalposter gruppert på sak 11/9/ CIBER, Inc.

68 Sak med merknader 11/9/ CIBER, Inc.

69 Ny journalpost/e-post 11/9/ CIBER, Inc.

70 Adressebok 11/9/ CIBER, Inc.

71 Funksjonalitet Automatisk import av eksisterende saker og e-poster/journalposter fra ephorte Automatisk synkronisering av importerte saker og journalposter Alle importerte ephorte-data og dokumenter er tilgjengelig off-line Importere eksisterende e-poster til ephorte Journalføring av utgående e-poster ephorte 11/9/ CIBER, Inc.

72 Funksjonalitet Automatisk journalføring av inngående e-poster ved hjelp av e-post kjeder Opprette MS Office dokumenter basert på dokumentmaler Besvare inngående brev Redigere eksisterende e-poster Tilgangsbeskytte e-poster og saker Opprette/redigere saker i ephorte Tilknytte merknader til saker og e-poster ephorte 11/9/ CIBER, Inc.

73 Integrasjonmellom ephorteog Agresso 3 ulike integrasjoner som er levert Integrasjon mellom personalmappei ephorteog Agresso Lønn/ personal Integrasjon med ephortesbyggesaksmodul (her kan tilpasninger gjøres) Fakturagrunnlag Fakturagrunnlag produseres og påføres statusverdier som gjør at opplysningene sendes til Agresso Opplysning om at faktura er betalt returneres til Agresso 11/9/ CIBER, Inc.

74 Utover det Erdet lite konkret jeg kan si, annet enn at det er lurt å tenke veldig igjennom hva man trenger Er det reelt nødvendig med tilpasninger utover standardfunksjonalitet eller foreslått funksjonalitet Hvor mye prøvekanin har dere lyst til å være Men samtidig ved gode integrasjoner kan det være en god del å spare 11/9/ CIBER, Inc.

75 Menuansett så er det viktigste Økt bevissthet rundt dokumentasjonskraveneog kravene til forsvarlig arkivering Nye rutiner hjelper ikke dersom de ikke følges Saksbehandlere; selv om de er leger og selv om de har fylt 50 må bruke det verktøyet de har fått Diskusjonen om leger skal behandle pasienter eller drive med saksbehandling er en annen skål 11/9/ CIBER, Inc.

76 Hva skalhvor (siste økt) 11/9/ CIBER, Inc.

77 Forholdet mellom taushetspliktbestemmelsene i ulike lover Fra brev til alle kommuner, fylkeskommuner og regionale helseforetak datert Brev 11/9/ CIBER, Inc.

78 Hva dette innebærer i praksis Når pasientopplysninger benyttes som underlag til administrativ saksbehandling skal pasientopplysningene behandles som saksdokumenter og kunne arkiveres i det verktøyet som benyttes til administrativ enkeltsaksbehandling Personer som ikke er helsepersonell skal kunne behandle pasientopplysninger som benyttes i forbindelse med administrativ enkeltsaksbehandling 11/9/ CIBER, Inc.

79 I praksis betyr det at dersom nødvendighetskriteriene er oppfylt Så kan direktøren gi meg og andre administrative medarbeidere tilgang til pasientopplysninger dersom det er nødvendig for meg å gjøre jobben min Jeg antar at selv de mest sensitive opplysningene ikke er underlagt like strenge kriterier som EOS-utvalget, hvor jeg har innført ephorte høsten 2010 At jeg finner denne tilgangen skremmende og jeg ikke ønsker å vite hva som ligger der er en helt annet sak De administrative medarbeiderne føler sikkert det samme når de går inn i og behandler pasientopplysninger til administrative formål 11/9/ CIBER, Inc.

80 Administrativ enkeltsaksbehandling Jeg vet dere stort sett er leger og annen type helsepersonell 11/9/ CIBER, Inc.

81 Men dessverre må dere også drive med administrasjon og enkeltsaker Dagens pasientgrupper er ekstremt krevende og oppfatter seg som kunder det betyr at dere må dokumentere at alt dere gjør blir utført på en forsvarlig måte Det vil si at alt dere gjør som ikke er pasientbehandling eller ren pasientadministrasjon skal ut av skuffene deres og inn i saksbehandlingssystemet Det skal være mulig å dokumentere all kontakt som ikke er rent behandlingsrettet ved å gå inn i arkivets saksdokumenter 11/9/ CIBER, Inc.

82 ephorte Hva er ephorteog hvordan skal ephortevære relatert til prinsippet om forsvarlig saksbehandling og arkivering? ephorte(skal være) verktøyet for all administrativ enkeltsaksbehandling i organisasjonen Skal inneholde en fullstendig og komplett oversikt over alle inn-og utgående brev som på en eller annen måte forplikter virksomheten 11/9/ CIBER, Inc.

83 Hva skal inn i ephorte? Saksdokumenter Som er (offentlighetslovens 4) 4. Definisjonar Med dokument er meint ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning, overføring eller liknande. Saksdokument for organet er dokument som er komne inn til eller lagde fram for eit organ, eller som organet sjølv har oppretta, og som gjeld ansvarsområdet eller verksemda til organet. Eit dokument er oppretta når det er sendt ut av organet. Dersom dette ikkje skjer, skal dokumentet reknast som oppretta når det er ferdigstilt. 11/9/ CIBER, Inc.

84 Eksempler på saksdokumenter (foreslått av HOD) Egenadministrasjon økonomiforvaltning og personalforvaltning Alle typer kontakt med andre instanser og personer Det regionale helseforetaket Andre helseforetak Myndigheter (Norsk pasientskadeerstatning, Helsetilsynet, departementet, kommunene ) Pasienter (både nåværende og tidligere) henvendelser som ikke er direkte knyttet til den helsehjelpen som pasienten får eller skal ha Pårørende 11/9/ CIBER, Inc.

85 Saksdokumenter -fortsatt Vare-og tjenesteleverandører og andre kontraktspartnere Andre (naboer til helseforetaket som klager på byggeaktivitet, innbyggere i regionen som vil si sin mening om helseforetaket ) Dokumenter som bare eksisterer internt i helseforetaket (notater, organinterne dokumenter) Det kreves ikke at dokumentet knytter seg til en konkret sak i helseforetaket for å kunne kalles saksdokument. Det er nok at det knytter seg mer generelt til foretakets ansvarsområder eller virksomhet For eksempel brev fra privatperson med generelle synspunkter på helseforetakets arbeid 11/9/ CIBER, Inc.

86

Helse- og omsorgsdepartementet Kultur- og kirkedepartementet. Deres ref Vår ref Dato 200605006-/EMK 09.01.2007

Helse- og omsorgsdepartementet Kultur- og kirkedepartementet. Deres ref Vår ref Dato 200605006-/EMK 09.01.2007 Helse- og omsorgsdepartementet Kultur- og kirkedepartementet De regionale helseforetakene Alle kommunene Alle fylkeskommunene Deres ref Vår ref Dato 200605006-/EMK 09.01.2007 Forholdet mellom lovbestemt

Detaljer

Arkivmessige forhold og elektroniske skjemaer Gjennomgang for Oslo kommune v/ Byarkivet 29.10.09

Arkivmessige forhold og elektroniske skjemaer Gjennomgang for Oslo kommune v/ Byarkivet 29.10.09 Arkivmessige forhold og elektroniske skjemaer Gjennomgang for Oslo kommune v/ Byarkivet 29.10.09 Martin.bould@ergogroup.no Telefon 99024972 Martin Bould,ErgoGroup 1 Anbefaling Bruk elektroniske skjemaer

Detaljer

Registrering av e-post e-postrekker og dokumentbegrepet. Norsk arkivråds høstseminar 23.10.13 Øivind Kruse Arkivar, Riksarkivet

Registrering av e-post e-postrekker og dokumentbegrepet. Norsk arkivråds høstseminar 23.10.13 Øivind Kruse Arkivar, Riksarkivet Registrering av e-post e-postrekker og dokumentbegrepet. Norsk arkivråds høstseminar 23.10.13 Øivind Kruse Arkivar, Riksarkivet -Så hva har skjedd? Har dere funnet eposten med invitasjonen? - Ja, vi fant

Detaljer

Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet

Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Rådgiver Turid Holen Journalføring - lovgrunnlag Arkivlov 2 a Definisjon på dokument: Medium som lagrar informasjon for seinare lesing, lyding, framføring

Detaljer

Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring

Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring Samdok-konferansen, Gardermoen 11.11.2015 Jon Atle Haugen Riksarkivet 1 Saksbehandling Verdi som

Detaljer

Dokumentasjon- og arkivseminar

Dokumentasjon- og arkivseminar Dokumentasjon- og arkivseminar for ledere, saksbehandlere og merkantilt ansatte i NAV og for arkivlederne i kommunene Fra IKAVA Arkivsjef Kjetil Reithaug Rådgiver Turid Holen Program 10.00 11.30 Litt om

Detaljer

Brukerveiledning om arkiv 1. Kort og godt om arkivtjenesten ved UiT... 3 2. Om saksbehandlings- og arkivsystemet ephorte + litt til... 3 3.

Brukerveiledning om arkiv 1. Kort og godt om arkivtjenesten ved UiT... 3 2. Om saksbehandlings- og arkivsystemet ephorte + litt til... 3 3. Brukerveiledning om arkiv 1. Kort og godt om arkivtjenesten ved UiT... 3 2. Om saksbehandlings- og arkivsystemet ephorte + litt til... 3 3. Hva skal registreres og arkiveres?... 5 4. Saks- og journalpostbegrepet...

Detaljer

JOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST

JOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST JOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST NORD-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE N R. 1700-2 /2007 FORVALTNINGSREVISJON Behandlet i kontrollutvalget i sak 33/07 INNHOLDSREGISTER 1. INNLEDNING... 4 1.1 Bakgrunnen for

Detaljer

Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten. Kirsti O.Sletten

Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten. Kirsti O.Sletten Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten Kirsti O.Sletten Pasientbehandling eller saksbehandling Forholdet mellom lovbestemt taushetsplikt, helsepersonells dokumentasjonsplikt etter helselovgivningen

Detaljer

Norsk Arkivråd Frokostmøte om e-postfangst kommentarer til rapport fra arbeidsgruppe i SAMDOK. 12. februar 2015 Jorunn Bødtker

Norsk Arkivråd Frokostmøte om e-postfangst kommentarer til rapport fra arbeidsgruppe i SAMDOK. 12. februar 2015 Jorunn Bødtker Norsk Arkivråd Frokostmøte om e-postfangst kommentarer til rapport fra arbeidsgruppe i SAMDOK 12. februar 2015 Jorunn Bødtker Arbeidsgruppens mandat Foreslå konkrete tiltak innenfor områdene kultur, organisasjon,

Detaljer

Arkivering og journalføring av SMS- og dokument på sosiale medier

Arkivering og journalføring av SMS- og dokument på sosiale medier Arkivering og journalføring av SMS- og dokument på sosiale medier Turid Holen, IKAVA Spesielle dokumenttyper: sms, mms, chat, facebook, twitter mv. I hvilken grad og på hvilken måte skal disse dokumenttypene

Detaljer

Dokumentfangst i praksis

Dokumentfangst i praksis Dokumentfangst i praksis Hvordan få kontroll på arkivverdig informasjon fra e-post, SMS, nettsider og sosiale medier? IKATs Kontaktseminar 22. 23. mai 2014 Noark 5 Første versjon ble publisert sommeren

Detaljer

Hva skal vi snakke om i denne sesjonen?

Hva skal vi snakke om i denne sesjonen? Martin Bould 21.4.2015 Overgang til elektronisk arkiv, og oppgradering Hva forventer vi som leverandør og hva bør dere ha avklart? Den arkiv- og saksbehandlingsfaglige «greia» Hva skal vi snakke om i denne

Detaljer

NOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi

NOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi NOARK Hva? "NOARK (Norsk Arkivstandard) ble opprinnelig utviklet som en kravspesifikasjon for elektroniske journalsystemer i Statsforvaltningen. Den første versjonen NOARK 1 kom i 1984, med påfølgende

Detaljer

Arkiv, lagring og gjenfinning. Kari Myhre, Trondheim kommune

Arkiv, lagring og gjenfinning. Kari Myhre, Trondheim kommune Arkiv, lagring og gjenfinning Kari Myhre, Trondheim kommune 1 Litt om meg Gift og har 2 barn og 3 stebarn Trondheim byarkiv, fagleder for System og Utvikling Systemansvar for sak-/arkivløsning, prosjekt,

Detaljer

SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE.

SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE. KRØDSHERAD KOMMUNE SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE. Målsetting for sentralisert postbehandling. o Innføring av godt fungerende og enkle standardiserte rutiner. o Rask og korrekt behandling fra posten

Detaljer

Frokostseminar ISO 30300-serien Hva kan den brukes til i Norge?

Frokostseminar ISO 30300-serien Hva kan den brukes til i Norge? Frokostseminar ISO 30300-serien Hva kan den brukes til i Norge? Martin Bould Ciber Norge AS i samarbeid med Norsk arkivråd, 17.6.2014 6/24/2014 1 2014 Ciber Eller - Hvor skal jeg begynne? En liten omvei

Detaljer

Frokostsamling 6. juni 2008. Ås kommune

Frokostsamling 6. juni 2008. Ås kommune Frokostsamling 6. juni 2008 Tema for samlingen er: Litt repetisjon Saksflyt Saker som skannes inn av arkivet Saksmapper; når opprettes og avsluttes sak, gradering av dokumenter Arkivterminologi Litt repetisjon

Detaljer

Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU

Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU Dato: November 2005 Innhold: 1 ARKIVTJENESTEN VED NTNU... 2 2 HVA ER EPHORTE... 2 3 SAKS-, JOURNALPOST- OG DOKUMENTBEGREPET I EPHORTE... 2 3.1 SAKSPRINSIPPET:

Detaljer

Pasientjournaler i kommunehelsetjenesten unntatt fra alle regler? Rådgiver Janicken E. Olsen, IKA Troms. Kontaktseminar 2015 Tromsø 21.05.

Pasientjournaler i kommunehelsetjenesten unntatt fra alle regler? Rådgiver Janicken E. Olsen, IKA Troms. Kontaktseminar 2015 Tromsø 21.05. Pasientjournaler i kommunehelsetjenesten unntatt fra alle regler? Rådgiver Janicken E. Olsen, IKA Troms Kontaktseminar 2015 Tromsø 21.05.15 Program Avgrensing og definisjon Pasientjournaler og lovverket

Detaljer

NOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi

NOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi NOARK Hva? "NOARK (Norsk Arkivstandard) ble opprinnelig utviklet som en kravspesifikasjon for elektroniske journalsystemer i Statsforvaltningen. Den første versjonen NOARK 1 kom i 1984, med påfølgende

Detaljer

Ny lovgivning nye muligheter. Normkonferansen 2014 Rica Holmenkollen Park Hotell, Oslo, 14. oktober 2014 Erik M. Hansen, adm. dir.

Ny lovgivning nye muligheter. Normkonferansen 2014 Rica Holmenkollen Park Hotell, Oslo, 14. oktober 2014 Erik M. Hansen, adm. dir. Ny lovgivning nye muligheter Normkonferansen 2014 Rica Holmenkollen Park Hotell, Oslo, 14. oktober 2014 Erik M. Hansen, adm. dir. Helse Vest IKT AS Pasientjournalloven 9 Samarbeid mellom virksomheter

Detaljer

Postbehandling og dokumentflyt. Beate Aasen Bøe

Postbehandling og dokumentflyt. Beate Aasen Bøe Postbehandling og dokumentflyt Beate Aasen Bøe Dokumentflyt Postsortering Journalføring Saksbehandling Arkivering Post- og ekspedisjonsrutiner Til/fra ekspedisjon Post inn Postmottak Til/fra saksbehandler

Detaljer

Ny lov nye muligheter for deling av pasientopplysninger

Ny lov nye muligheter for deling av pasientopplysninger Ny lov nye muligheter for deling av pasientopplysninger - regelverksendringene - felles journal i Helse Nord 17.09.15 - STYRK Årskonferanse 2015 Juridisk rådgiver Heidi Talsethagen, FIKS Fra én journal

Detaljer

Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18.

Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18. Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18. november 2009 Dokumentasjon/fagsystemer/NOARK Hva er dokumentasjon

Detaljer

Innføring i. Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP. Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark. 2009-02-17 Jorunn Pedersen

Innføring i. Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP. Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark. 2009-02-17 Jorunn Pedersen Innføring i Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark 2009-02-17 Jorunn Pedersen Innhold : Noark- 4... 3 Sak (saksmapper/mapper)... 3 Journalpost...

Detaljer

Veileder for håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten

Veileder for håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten www.pwc.no Veileder for håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten Veileder KS FOU 144017 Mars 2015 Om veilederen Formålet med denne veilederen er å hjelpe og rettlede kommuner til å kunne

Detaljer

ephorte5 Saksbehandling og arkiv gjort enkelt ephorte hjelper deg med å bruke, styre og dele virksomhetens dokumenter gjennom hele deres levetid

ephorte5 Saksbehandling og arkiv gjort enkelt ephorte hjelper deg med å bruke, styre og dele virksomhetens dokumenter gjennom hele deres levetid Saksbehandling og arkiv gjort enkelt ephorte hjelper deg med å bruke, styre og dele virksomhetens dokumenter gjennom hele deres levetid 2 Saksbehandling og arkiv gjort enkelt Ledere og saksbehandlere som

Detaljer

Erfaringer med tilsyn fra Riksarkivet

Erfaringer med tilsyn fra Riksarkivet Klima- og miljødepartementet Erfaringer med tilsyn fra Riksarkivet Siw May Bohlin Oslo 21. oktober 2015 Norsk Arkivråds seminar Arkivtjenesten i KLD - organisering Vi er totalt 8 ansatte med arkivleder

Detaljer

Saksbehandling i ephorte Outlook

Saksbehandling i ephorte Outlook Saksbehandling i ephorte Outlook Workshop Hvordan gjøre arbeidshverdagen lettere og mer effektiv ved bruk av ephorte Outlook. Kamilla Røssland (seniorkonsulent, EVRY) Nina Farahi (seniorkonsulent, EVRY)

Detaljer

09/1338-8 060 INFORMASJONSSTRATEGI. Hemne kommunestyre, 10.mai 2011. Revidert pr. 06.09.2012.

09/1338-8 060 INFORMASJONSSTRATEGI. Hemne kommunestyre, 10.mai 2011. Revidert pr. 06.09.2012. 09/1338-8 060 INFORMASJONSSTRATEGI Hemne kommunestyre, 10.mai 2011. Revidert pr. 06.09.2012. - 1 - Innledning. Hemne kommunes informasjonsstrategi er basert på åpenhet overfor publikum og media. Åpenhet

Detaljer

BLIR DET ENDELIG ORDEN PÅ DE ENORME DATAMENGDENE? Sett i lyset av Arkivverkets forslag om earkiv 16.03.2015

BLIR DET ENDELIG ORDEN PÅ DE ENORME DATAMENGDENE? Sett i lyset av Arkivverkets forslag om earkiv 16.03.2015 BLIR DET ENDELIG ORDEN PÅ DE ENORME DATAMENGDENE? Sett i lyset av Arkivverkets forslag om earkiv 16.03.2015 Eiliv SVEEN Consulting Senior Manager, Information Management Kristine Synnøve BRORSON Consulting

Detaljer

^ 3 iuly 2010 MOTTATT. Rapport etter utført tilsyn ved UNN 9038 TROMSØ. Gjennomføring. Dokurrentsenteret UNN HF. Universitetssykehuset Nord-Norge

^ 3 iuly 2010 MOTTATT. Rapport etter utført tilsyn ved UNN 9038 TROMSØ. Gjennomføring. Dokurrentsenteret UNN HF. Universitetssykehuset Nord-Norge A R K I V V E R K E T STATSARKIVET I TROMSØ MOTTATT ^ 3 iuly 2010 Dokurrentsenteret UNN HF Universitetssykehuset Nord-Norge 9038 TROMSØ Deres ref. Vår ref. Dato 2010/2740 HILA 01.06.2010 Rapport etter

Detaljer

Da pedagogen møtte arkivaren

Da pedagogen møtte arkivaren Da pedagogen møtte arkivaren Bakgrunn for arbeidet i Moss kommune Lovverk og planer som initierer digitale mapper i skoleverket. Høsten 2008 gjøres vedtak i ledergruppa i Moss kommune om digitale elevmapper

Detaljer

ephorte grunnkurs for saksbehandlere

ephorte grunnkurs for saksbehandlere ephorte grunnkurs for saksbehandlere Grunnleggende ephorte-kunnskap Dette skal vi gjennomgå: Hvorfor benytte ephorte Bli kjent med skjermbildet Opprette saksmappe Behandle brev og notater (opprette og

Detaljer

Kontor 2000 esak. Grunnkurs. Lunner kommune

Kontor 2000 esak. Grunnkurs. Lunner kommune Kontor 2000 esak Grunnkurs Lunner kommune 1 Dokumentasjon i offentlig forvaltning Krav om skriftlighet Forutsigbarhet Likebehandling Dokumentasjon av handlinger Offentlige organer plikter å ha arkiv og

Detaljer

Hvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner

Hvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner KDRS samling 23-24.05.2011 Hvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner HELHETLIG LØSNING FOR NORSKE KOMMUNER Moderne og effektiv

Detaljer

FOR SJØSIKKERHET I ET RENT MILJØ. Noark 5 i praksis. Bjørn Tore Fasmer btf@sdir.no

FOR SJØSIKKERHET I ET RENT MILJØ. Noark 5 i praksis. Bjørn Tore Fasmer btf@sdir.no Noark 5 i praksis Bjørn Tore Fasmer btf@sdir.no Oversikt Innledning om arkivprosjektet Hva er forskjellen mellom sak/arkivsystemer og arkiv i fagsystem? Erfaringer med Noark 5 Hvordan Noark 5-standarden

Detaljer

Rutiner dokumenthåndtering for saksbehandlere

Rutiner dokumenthåndtering for saksbehandlere ARKIV - Dokumenthåndtering Versjon: 1.0 ID: 2548 Gyldig fra: 05.09.2012 Forfatter: Hilde Simonsen Kvisle (Fagleder arkiv) Revisjonsfrist: 05.09.2013 Godkjent av: Knut Erik Lippert (Informasjonssjef) Rutiner

Detaljer

Arkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010. Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift

Arkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010. Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift Arkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010 pr. 1.2.2010 - JPe Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift 1 Arkivplan for HiT Arkivplan for HiT utarbeides i ephorte (2009/3-10) Tidligere arkivplan omfattet

Detaljer

Leveranserapport- Forprosjekt for innføring av elektronisk administrativ dokumenthåndtering

Leveranserapport- Forprosjekt for innføring av elektronisk administrativ dokumenthåndtering // PROSJEKTDOKUMENT Leveranserapport- Forprosjekt for innføring av elektronisk administrativ dokumenthåndtering Prosjekteier: Inger Johanne Stokke/HR Administrative tjenester Produsent: Prosjektgruppen

Detaljer

IKAVAs seminar om dokumentasjon og arkivering i barnevernstjenesten

IKAVAs seminar om dokumentasjon og arkivering i barnevernstjenesten IKAVAs seminar om dokumentasjon og arkivering i barnevernstjenesten Rådgiver Turid Holen Program 10.00 11.30 Litt om godt arkiv og hvorfor, elektroniske fagsystemer, sms og sosiale media 11.30 Lunsj 12.00

Detaljer

Arkivdanning i Kristiansand kommune. Enhetsleder Grete Gavelstad Dokumentsenteret

Arkivdanning i Kristiansand kommune. Enhetsleder Grete Gavelstad Dokumentsenteret Arkivdanning i Kristiansand kommune Dokumentsenteret Dokumentsenteret etablert 01.01.2007 Bakgrunn i hovedprosjektet Modernisering med IT Mål Sentralisering av arkivtjeneste og postmottak som eget delprosjekt

Detaljer

servicetorg24:7 Bli best på kundeservice

servicetorg24:7 Bli best på kundeservice servicetorg24:7 Bli best på kundeservice Servicetorg24:7 fra Sem & Stenersen Prokom De fleste kommunene har behov for en mer systematisk måte å registrere og følge opp henvendelser på. Bedre håndtering

Detaljer

Høring om endringer i arkivforskriften

Høring om endringer i arkivforskriften Norsk Arkivråd Maridalsveien 3 0178 Oslo postmottak@arkivrad.no Kulturdepartementet Pb. 8030 Dep 0030 Oslo Deres ref: 2010/03516 KV IE:amb Dato: 11.1.2011 Høring om endringer i arkivforskriften Norsk Arkivråd

Detaljer

ephorteoutlook for leder og saksbehandler

ephorteoutlook for leder og saksbehandler ephorteoutlook for leder og saksbehandler Kvæfjord, Evenes, Tjeldsund Revisjonshistorie Revisjon nr. Revisjonsdato Endringer Revidert av EVRY 2013-2015 2 INNHOLD 1 INNLEDNING... 5 2 Introduksjon til grensesnittet...

Detaljer

Innføring av fullelektronisk arkiv i Troms fylkeskommune

Innføring av fullelektronisk arkiv i Troms fylkeskommune Innføring av fullelektronisk arkiv i Troms fylkeskommune Interkommunalt arkiv Troms kontaktseminar 22. mai 2014 Tidsplanen Fylkestingets/fylkesrådets vedtak i 2009/2011 Ny arkivleder 1.10.2011 Prosjektetablering

Detaljer

Retningslinjer for bruk av E-post i saksbehandling i Bergen kommune

Retningslinjer for bruk av E-post i saksbehandling i Bergen kommune Fagområde: Administrasjon Dok. type: Rutine Dok. nr.: BKDOK-2005-00432.01 Rev. dato: 24.06.02 Gyldig til: 31.12.2012 Side 1 av 5 Retningslinjer for bruk av E-post i saksbehandling i Bergen kommune 1. Innledning

Detaljer

Høringsuttalelse - Forslag til ny kommunal helse- og omsorgslov

Høringsuttalelse - Forslag til ny kommunal helse- og omsorgslov Helse- og Omsorgsdepartementet Postboks 8011 Dep 0030 Oslo Deres ref. Deres dato Vår ref. Vår dato 200903950-/ATG 18.10.2010 010/11ToNy 13.01.2011 Høringsuttalelse - Forslag til ny kommunal helse- og omsorgslov

Detaljer

Høringsuttalelse: Forslag til forskrift om Norsk helsearkiv og Helsearkivregisteret

Høringsuttalelse: Forslag til forskrift om Norsk helsearkiv og Helsearkivregisteret v2.2-18.03.2013 Helse- og omsorgsdepartementet Postboks 8011 Dep 0030 OSLO Deres ref.: 13/443 Vår ref.: 13/10923-5 Saksbehandler: Elisabeth Sagedal, Siri Utkilen Dato: 26.03.2014 Høringsuttalelse: Forslag

Detaljer

Brukerveiledning for ledere / saksfordelere ved

Brukerveiledning for ledere / saksfordelere ved Brukerveiledning for ledere / saksfordelere ved Høgskolen i Telemark (HiT) KORTVERSJON 1.7.011 - JPe Innhold Side 1 Kjekt å vite 1.1 Arkiv- og saksbehandlingssystem 1. Arkiveringsplikt 1.3 Interne notat

Detaljer

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms 23.05.2014 Kontaktseminar Grand Nordic, Tromsø Digital saksbehandling

Detaljer

Med forskningsbiobank forstås en samling humant biologisk materiale som anvendes eller skal anvendes til forskning.

Med forskningsbiobank forstås en samling humant biologisk materiale som anvendes eller skal anvendes til forskning. Biobankinstruks 1. Endringer siden siste versjon 2. Definisjoner Biobank Med diagnostisk biobank og behandlingsbiobank (klinisk biobank) forstås en samling humant biologisk materiale som er avgitt for

Detaljer

ephorte grunnkurs for saksbehandlere

ephorte grunnkurs for saksbehandlere ephorte grunnkurs for saksbehandlere Grunnleggende ephorte-kunnskap Dette skal vi gjennomgå: Hvorfor benytte ephorte Bli kjent med skjermbildet Opprette saksmappe Behandle brev og notater (opprette og

Detaljer

Helsepersonells taushetsplikt og plikten til å medvirke ved kontroll etter ligningsloven

Helsepersonells taushetsplikt og plikten til å medvirke ved kontroll etter ligningsloven Skattedirektoratet Postboks 9200 Grønland 0134 OSLO Deres ref Vår ref Dato 14/1258 SL JGA/MAV 04.02.2015 Helsepersonells taushetsplikt og plikten til å medvirke ved kontroll etter ligningsloven Departementet

Detaljer

Forvaltningsrevisjon gjennomført 2012/13: Prosedyrer og rutiner for journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning

Forvaltningsrevisjon gjennomført 2012/13: Prosedyrer og rutiner for journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning Forvaltningsrevisjon gjennomført 2012/13: Prosedyrer og rutiner for journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning Statusrapport 2014 sikrer at Sentralarkivets virkeområde utvides til å

Detaljer

Våre 3 forretningsområder

Våre 3 forretningsområder Kort om ACOS Startet i 1997 Hovedkontor Bergen (Straume) Distriktskontor Oslo 108 ansatte Et av vestlandets største utviklingshus Eid av de ansatte Utvikler all programvare selv Fokus på å levere hyllevare

Detaljer

Referat. Møte i Arkivgruppen 13.04.2010

Referat. Møte i Arkivgruppen 13.04.2010 Felles studentsystem Telefon: 22852699 USIT, Universitetet i Oslo Telefax: 22852970 Postboks 1086, Blindern E-mail: fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: www.fs.usit.uio.no Referat Møte i Arkivgruppen

Detaljer

Sjekkliste Trondheim kommune. Arkivering ved anskaffelse av nye fagapplikasjoner eller oppgradering av eksisterende

Sjekkliste Trondheim kommune. Arkivering ved anskaffelse av nye fagapplikasjoner eller oppgradering av eksisterende Sjekkliste Trondheim kommune Arkivering ved anskaffelse av nye fagapplikasjoner eller oppgradering av eksisterende Listen beskriver en trinnvis prosess som må gjennomgås ved utvikling av ett nytt system

Detaljer

Lov om behandling av helseopplysninger ved ytelse av helsehjelp (pasientjournalloven)

Lov om behandling av helseopplysninger ved ytelse av helsehjelp (pasientjournalloven) Lov om behandling av helseopplysninger ved ytelse av helsehjelp (pasientjournalloven) Kapittel 1. Generelle bestemmelser 1.Lovens formål Formålet med loven er at behandling av helseopplysninger skal skje

Detaljer

Endelig kontrollrapport

Endelig kontrollrapport Saksnummer: 13/01089 Dato for kontroll: 08.11.2013 Rapportdato: 26.03.2014 Endelig kontrollrapport Kontrollobjekt: Byhagen legesenter Sted: Alta Utarbeidet av: Camilla G. Nervik Grete Alhaug Marius Engh

Detaljer

Forelesning og de faglige «greiene»

Forelesning og de faglige «greiene» MB1 MB2 Periodsering en arkivfaglig gjennomgang 20.4.2015, Martin Bould, med fagleder arkiv Nina Haugen Eidsvoll kommune Forelesning og de faglige «greiene» Slide 1 MB1 MB2 Bestilling - fikse på foilene

Detaljer

Erfaringer med bruk av Noark 5 -om et utviklingsprosjekt i NAV

Erfaringer med bruk av Noark 5 -om et utviklingsprosjekt i NAV Erfaringer med bruk av Noark 5 -om et utviklingsprosjekt i NAV Olav Sataslåtten Seksjonssjef NAV Drift og Utvikling/Fagportalprogrammet Norsk Arkivråds Høstseminar 2009 Bakgrunn NAV søkte opprinnelig Riksarkivet

Detaljer

Noark-5 hva blir det til? Ståle Prestøy IKA Trøndelag. 23. mai 2007 Noark-5 - hva blir det til? 1

Noark-5 hva blir det til? Ståle Prestøy IKA Trøndelag. 23. mai 2007 Noark-5 - hva blir det til? 1 Noark-5 hva blir det til? Ståle Prestøy IKA Trøndelag 23. mai 2007 Noark-5 - hva blir det til? 1 Hvorfor Noark-5? Generell teknologisk utvikling (1998-2006) Flere organ i samme database Sikring av dokumenters

Detaljer

All post (unntatt post som er adressert til Tydal legekontor) skal sendes direkte til Postmottaket i Tydal kommune, Servicekontoret, Rådhus I.

All post (unntatt post som er adressert til Tydal legekontor) skal sendes direkte til Postmottaket i Tydal kommune, Servicekontoret, Rådhus I. Rutine for mottak, sortering og registrering av post Postmottak Tydal kommune All post (unntatt post som er adressert til Tydal legekontor) skal sendes direkte til Postmottaket i Tydal kommune, Servicekontoret,

Detaljer

Historikk og organisatoriske endringer. Perioden 1991 2009

Historikk og organisatoriske endringer. Perioden 1991 2009 Historikk og organisatoriske endringer Perioden 1991 2009 Ås kommune tok i bruk K-koder 01.01.91 og innførte gradvis Unique Sak Arkiv. Tidligere arkivsystem ble avsluttet fra denne dato. Alt gammelt materiale

Detaljer

Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe

Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Formål Personalmappene ble fullelektronisk fra 01.01.2013 Formålet med rutinene er å etablere et felles regelverk i Gran kommune for håndtering av

Detaljer

Ledelse og personvern. Forenklet sammendrag av de styrende dokumenter for personvern og informasjonssikkerhet ved Oslo universitetssykehus

Ledelse og personvern. Forenklet sammendrag av de styrende dokumenter for personvern og informasjonssikkerhet ved Oslo universitetssykehus Ledelse og personvern Forenklet sammendrag av de styrende dokumenter for personvern og informasjonssikkerhet ved Oslo universitetssykehus Stab fag og pasientsikkerhet Seksjon for personvern og informasjonssikkerhet

Detaljer

RUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK,

RUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK, RUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK, SORTERING OG REGISTRERING AV POST POSTMOTTAK TYDAL KOMMUNE... 2 POSTRUTINER FOR LEGEKONTORET... 2 MOTTAK AV E-POST... 3 MOTTAK AV ELEKTRONISKE-SKJEMA (E-SKJEMA)... 3 UTLEGGING

Detaljer

Tenkte å si litt om...

Tenkte å si litt om... Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

ephorte i Outlook Dokumentsenteret v/ Geir Håvard Ellingseter oktober 2014

ephorte i Outlook Dokumentsenteret v/ Geir Håvard Ellingseter oktober 2014 ephorte i Outlook Dokumentsenteret v/ Geir Håvard Ellingseter oktober 2014 1 Overføre e-post til fra Outlook til egen sak i ephorte 1. Klikk på vis felt for saker i ephortemenyen i Outlook. 2. Da vises

Detaljer

KF Brukerkonferanse 2013

KF Brukerkonferanse 2013 KF Brukerkonferanse 2013 Oslo 22.03.2013 KF Innbyggerprodukter Nasjonal tjenestekatalog KF Skjema KF edialog24 Program Sesjon 1 [10.00 10.55] Bidrar tjenestebeskrivelser og elektroniske skjema til bedre

Detaljer

Overgang til elektronisk saksbehandling og arkivering - kortversjonen

Overgang til elektronisk saksbehandling og arkivering - kortversjonen Overgang til elektronisk saksbehandling og arkivering - kortversjonen Rune Lothe dagleg leiar Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS www.ikah.no post@ikah.no 1 IKA Hordaland IKS i eit nøtteskal: Interkommunalt

Detaljer

NAVs erfaringer med automatisering

NAVs erfaringer med automatisering Den norske dataforening // ARK 2014 // 18. november 2014 NAVs erfaringer med Petter Hafskjold Sjefsarkitekt NAV IKT Innhold Et blikk inn i NAVs hverdag 456 kontorer 400 mrd. kr./år 19 000 ansatte 52 stønadsordninger

Detaljer

Digitalt førstevalg EDOK. Den Norske Dataforening. 24 mai 2012 Martin Bould, seniorrådgiver arkiv og ECM, Ciber Norge AS Martin.bould@ciber.

Digitalt førstevalg EDOK. Den Norske Dataforening. 24 mai 2012 Martin Bould, seniorrådgiver arkiv og ECM, Ciber Norge AS Martin.bould@ciber. Digitalt førstevalg EDOK Den Norske Dataforening 24 mai 2012 Martin Bould, seniorrådgiver arkiv og ECM, Ciber Norge AS Martin.bould@ciber.com «Digitalt førstevalg» Hva er problemet? Utfordringer og løsninger?

Detaljer

MOTTATT 1 3 OKT2011 DET KONGELIGE HELSE- OG OMSORGSDEPARTEMENT. Helsedirektoratet Postboks 7000 St. Olavs plass 0130 OSLO.

MOTTATT 1 3 OKT2011 DET KONGELIGE HELSE- OG OMSORGSDEPARTEMENT. Helsedirektoratet Postboks 7000 St. Olavs plass 0130 OSLO. MOTTATT 1 3 OKT2011 DET KONGELIGE HELSE- OG OMSORGSDEPARTEMENT HELSEDIREKTORATET Helsedirektoratet Postboks 7000 St. Olavs plass 0130 OSLO Deres ref Vår ref Dato 10/2494 200800923-/OS 10.10.2011 Uttalelse

Detaljer

IKAVAs kurs/seminar for arkivpersonale

IKAVAs kurs/seminar for arkivpersonale IKAVAs kurs/seminar for arkivpersonale Arkivsjef Kjetil Reithaug Rådgiver Bård Raustøl Rådgiver Turid Holen Program 09.00 11.30 Litt om godt arkiv og hvorfor, elektroniske fagsystemer, arkiv i skolen,

Detaljer

PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV

PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV Kontaktseminar 2007 av Frøydis Antonens, IKAT Arkivforskriften Periodeinndeling i elektronisk journal og arkiv Når en periode blir avsluttet i elektronisk

Detaljer

Public 360 KDRS 20.11.2012

Public 360 KDRS 20.11.2012 Public 360 KDRS 20.11.2012 Tema for dagen Bevaring Avlevering Agenda 1 Tema for dagen, forventninger 2 Hvem vi er 3 Hensyn som må tas, litt om Public 360 4 Bevaring 5 Avlevering 6 Oppsummering Hvem er

Detaljer

Dokumenter: a) Saksframlegg b) Vedlegg - Brev fra Riksarkivet Pålegg om utbedringer etter dokumentbasert tilsyn

Dokumenter: a) Saksframlegg b) Vedlegg - Brev fra Riksarkivet Pålegg om utbedringer etter dokumentbasert tilsyn US-SAK NR: 20/2011 UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSDIREKTØREN 1302 1901 SAKSANSVARLIG: GEIR TUTTUREN SAKSBEHANDLER(E): LAILA EBBESEN SMED ARKIVSAK NR:2010/579 Lukking av pålegg fra

Detaljer

Det skal ikke være lett! Elektronisk sårjournal: Liten brikke i stort spill

Det skal ikke være lett! Elektronisk sårjournal: Liten brikke i stort spill Det skal ikke være lett! Elektronisk sårjournal: Liten brikke i stort spill Juridiske og sikkerhetsmessige problemstillinger HelsIT, 28. september 2011 Eva Skipenes, sikkerhetsrådgiver NST eva.skipenes@telemed.no

Detaljer

Gunnar Kvassheim (V) [14:00:53]: Statsråd Sylvia Brustad [14:01:22]:

Gunnar Kvassheim (V) [14:00:53]: Statsråd Sylvia Brustad [14:01:22]: S p ø r s m å l 2 4 Gunnar Kvassheim (V) [14:00:53]: Jeg tillater meg å stille følgende spørsmål til helse- og omsorgsministeren: «Landslaget for Hjerte- og Lungesyke mener at respiratorbruken ved norske

Detaljer

Hvilke krav s+ller sykehuslegen +l si1 IKT- verktøy? Paul Fuglesang, overlege, Ortopedisk avd. Nord- Trøndelag HF

Hvilke krav s+ller sykehuslegen +l si1 IKT- verktøy? Paul Fuglesang, overlege, Ortopedisk avd. Nord- Trøndelag HF Hvilke krav s+ller sykehuslegen +l si1 IKT- verktøy? Paul Fuglesang, overlege, Ortopedisk avd. Nord- Trøndelag HF Fra «IKT fri1» +l «IKT rikt» Paul Fuglesang - overlege HNT 2 Bakgrunn Arbeidet i HMN siden

Detaljer

Nr. Vår ref Dato I - 2/2013 13/1641 28.05.2013

Nr. Vår ref Dato I - 2/2013 13/1641 28.05.2013 Rundskriv Nr. Vår ref Dato I - 2/2013 13/1641 28.05.2013 LEDERANSVARET I SYKEHUS 1. INNLEDNING Sykehusets hovedoppgaver er å yte god pasientbehandling, utdanne helsepersonell, forskning og opplæring av

Detaljer

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden?

Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Robert Kalleberg Oslo Byarkiv 6. april 2011 1 Agenda Litt om Oslo byarkiv Papirparadokset Innføring av elektronisk arkiv Krav til format og

Detaljer

Rapport informasjonssikkerhet Helgelandssykehuset 2015

Rapport informasjonssikkerhet Helgelandssykehuset 2015 Rapport informasjonssikkerhet Helgelandssykehuset 2015 1. Innledning I Oppdragsdokumentet 2015 punkt 4.4. Beredskap, er et av punktene: Området informasjonssikkerhet med tilhørende status på ROS [1] -analyser

Detaljer

Lovverk som skal sikre tilgjengelighet til arkiv - med fokus på offentlighetsloven - som har tilbakevirkende kraft før 1.

Lovverk som skal sikre tilgjengelighet til arkiv - med fokus på offentlighetsloven - som har tilbakevirkende kraft før 1. Lovverk som skal sikre tilgjengelighet til arkiv - med fokus på offentlighetsloven - som har tilbakevirkende kraft før 1. juli 1971 I romersk mytologi var Janus guden for porter, dører, innganger, start

Detaljer

Balsfjord kommune for framtida. Arkivforvaltningen. Balsfjord kommune

Balsfjord kommune for framtida. Arkivforvaltningen. Balsfjord kommune Arkivforvaltningen i Balsfjord kommune 1 Rådmannen har delegert det operative lederansvaret for arkivtjenesten til enhetsleder for Interntjenesten, som igjen har delegert ansvar og myndighet til arkivleder.

Detaljer

DRAMMEN KOMMUNE. Postmottak HOD

DRAMMEN KOMMUNE. Postmottak HOD DRAMMEN KOMMUNE Postmottak HOD Vår referanse 08/15717/6/TORLOB Arkivkode G00 Deres referanse Dato 12.01.2009 SVAR - HØRING - TILGANG TIL BEHANDLINGSRETTEDE HELSEREGISTRE PÅ TVERS AV VIRKSOMHETSGRENSER

Detaljer

Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016. Kari Remseth

Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016. Kari Remseth Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016 Kari Remseth Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Administrativt prosjekt - KS Prosjektgruppe

Detaljer

Digitale arealplaner. Arkivloven. 11.11.2008 Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet

Digitale arealplaner. Arkivloven. 11.11.2008 Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet Digitale arealplaner 11.11.2008 Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet Arkivloven Formålsparagrafen ( 1): Formålet med denne loven er å trygge arkiv som har vesentlig kulturell eller forskningsmessig verdi

Detaljer

Det må etableres gode og fremtidsrettede helseregistre som gir formålstjenlig dokumentasjon til kvalitetsforbedrende arbeid og forskning.

Det må etableres gode og fremtidsrettede helseregistre som gir formålstjenlig dokumentasjon til kvalitetsforbedrende arbeid og forskning. Policydokument nr. 3/2011 Etablering og bruk av helseregistre Legeforeningen arbeider for å bedre kvaliteten i helsetjenesten og for en helsetjeneste som er mest mulig lik for alle. Bruk av valide og kvalitetssikrede

Detaljer

RIKSARKIVAREN. Kulturdepartementet 2 4 JAN 2011 JC10 / 3S7(4 1/2. Høring - Endringer i arkivforskriften

RIKSARKIVAREN. Kulturdepartementet 2 4 JAN 2011 JC10 / 3S7(4 1/2. Høring - Endringer i arkivforskriften RIKSARKIVAREN Kulturdepartementet v/ Ingvar Engen Postboks 8030 Dep 0030 OSLO Kulturdepartementet 2 4 JAN 2011 JC10 / 3S7(4 1/2 Deres ref 2010/03516 KV IE:amb Vår ref. 2010/61144 TOBR Dato 18.01.2011 Høring

Detaljer

Fagsystem og Noark-5: hånd i hånd inn i soloppgangen. 29.04.2010 Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet

Fagsystem og Noark-5: hånd i hånd inn i soloppgangen. 29.04.2010 Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet Fagsystem og Noark-5: hånd i hånd inn i soloppgangen 29.04.2010 Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet Dagens plan Litt om fagsystemer Noark 5 generelt om innhold og konsekvenser Forholdet Noark 5 og fagsystem

Detaljer

Digitaliseringsprogrammet - hva blir utfordringene for arkivet?

Digitaliseringsprogrammet - hva blir utfordringene for arkivet? Digitaliseringsprogrammet - hva blir utfordringene for arkivet? Geir Magnus Walderhaug leder av Norsk Arkivråds Region Øst Norsk Arkivråds seminar 5. november 2012 En erkjennelse Jeg er kunde hos Norsk

Detaljer

Endelig kontrollrapport

Endelig kontrollrapport Saksnummer: 13/01088 Dato for kontroll: 07.11.2013 Rapportdato: 26.03.2014 Endelig kontrollrapport Kontrollobjekt: Alta sykestue Sted: Alta helsesenter Utarbeidet av: Camilla Nervik Grete Alhaug Marius

Detaljer

Hvorfor ny versjon av Noark?

Hvorfor ny versjon av Noark? Noark 5 15. april 2008 Hvorfor ny versjon av Noark? Noark 4 viste seg å ha en del svakheter: Problematisk med flere organer i samme Noark 4-installasjon. Sak journalpost dokument for lite fleksibel. Avleveringskravene

Detaljer

Kravspesifikasjon for nytt OT-system

Kravspesifikasjon for nytt OT-system Kravspesifikasjon for nytt OT-system Innledning: Applikasjonen skal anskaffes i henhold til fylkeskommunalt regelverk for offentlige anskaffelser Applikasjonen må lages i samsvar med kravene i Opplæringsloven,

Detaljer