Konkurransegrunnlag Konkurranse med forhandling i ett trinn (under EØS-terskelverdi og uprioriterte tjenester) HFK Filmtjenester til Nasjonal

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Konkurranse med forhandling i ett trinn (under EØS-terskelverdi og uprioriterte tjenester) HFK Filmtjenester til Nasjonal digital læringsarena (NDLA)

2 Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver Anskaffelsens formål Deltilbud Konkurransegrunnlagets oppbygning Kunngjøring Viktige datoer REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Krav til arbeids- og lønnsvilkår Taushetsplikt Forbehold og avvik Vedståelsesfrist Oppdatering av konkurransegrunnlaget Tilleggsopplysninger Kvalifikasjonskrav Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner TILDELINGSKRITERIER Vektingsmodell Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Innlevering av tilbud Tilbudets utforming Vedlegg Side 2 av 14

3 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Nasjonal digital læringsarena (NDLA) Fylkeskommunene har ansvar for å holde elever i videregående opplæring med gratis læremidler. Videregående opplæring er ett av fylkeskommunenes kjerneområder, og ansvaret for å tilby gode og kvalitetssikrede læremidler er i denne sammenhengen viktig. Nasjonal digital læringsarena, NDLA er et felles interfylkeskommunalt samarbeid for 18 fylkeskommuner - dvs alle landets fylkeskommuner unntatt Oslo fylkeskommune. NDLAs oppgave er å tilby elever i videregående skole digitale læremidler som dekker læreplanenes kompetansemål og er fritt tilgjengelige for alle. NDLA er organisatorisk og redaksjonelt bygd opp med en rekke fagnettsteder som publiserer og vedlikeholder læremidler for ulike fag i videregående opplæring. Læremidlene brukes over hele landet. NDLA har for tiden ca daglige brukere på hverdager, og kan bokføre en solid økning i forhold til forrige skoleår. NDLA er organisert etter en tradisjonell redaksjonell modell med fagredaktører ansvarlig for sine fagnettsteder. Øivind Høines er ansvarlig redaktør for hele ndla.no, Jarle R. Meløy er webredaktør. Store deler av vår tekniske og innholdsmessige produksjon kjøpes i markedet. NDLA vil tilrettelegge en kombinasjon av innkjøpte og egenproduserte læremidler, og alt skal være av høy faglig kvalitet. NDLA etterspør også verktøy som inngår i tilrettelegging og bruk av digitale læremidler, DLM. Det redaksjonelle arbeidet med å organisere, metamerke og sammenstille læremidlene i det enkelte fag er lagt til en fagredaksjon med solid faglig-pedagogisk kompetanse. Fagredaksjonene er rekruttert fra videregående skoler i fylkeskommunene. Mer informasjon på Hordaland fylkeskommune, heretter omtalt som HFK, ivaretar fylkeskommunenes ansvar som oppdragsgiver for innkjøp av digitale læremidler. HFK har det merkantile ansvaret for gjennomføringen av denne konkurransen. Oppdragsgivers kontaktperson er: Side 3 av 14

4 Navn: Postadresse: e-post Marte Hustveit Hauge Hordaland fylkeskommune, Postboks 7900, 5020 Bergen Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål NDLA ønsker å etablere en innholdsrik filmtjeneste for elever og lærere i videregående skole i Norge. Film er en viktig pedagogisk ressurs i norsk skole. Dessverre er ikke filmene per i dag tilgjengeligjort på en god måte for undervisning. NDLA søker i denne utlysningen å få etablert filmtjenester direkte rettet mot den videregående skolen. Det vi ønsker er en rammeavtale på levering av filmklipp, hele filmer og konsulenttjenester i forbindelse med pedagogisk tilrettelegging og produksjon av læringsressurser. Vi etterspør en årlig leveranseavtale med en leverandør med mulig forlengelse i år. Det er vanskelig å estimere noen ramme og omfang for denne tjenesten fordi det er et nytt tjenesteområde for NDLA, og budsjettsituasjonen er usikker. Et uforpliktende anslag er at verdi er maksimalt 7 millioner kroner i løpet av kontraktsperioden, inkludert opsjoner. Da dette er en nysatsing, vil arbeidet inneha stor grad av innovasjon og nyutvikling, og fordrer tett dialog mellom leverandør og kunde. Fullstendig beskrivelse av leveransen følger av bilag 1 til kontrakt. 1.3 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. Side 4 av 14

5 1.4 Konkurransegrunnlagets oppbygning Del 1 Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Del 2 Rammeavtale med de bilag som angitt i tabellen nedenfor. Alle rubrikker skal være krysset av (Ja eller Nei) Ja Nei Bilag 1: Kundens spesifikasjon av leveranser på rammeavtalen Bilag 2: Leverandørens beskrivelse av leveranser på rammeavtalen Bilag 3: Kontrakter som skal brukes ved tildeling innenfor rammeavtalen Bilag 4: Tildeling av kontrakt innenfor rammeavtalen Bilag 5: Administrative bestemmelser Bilag 6: Pris og prisbestemmelser Bilag 7: Endringer i den generelle rammeavtaleteksten Bilag 8: Endringer etter rammeavtaleinngåelsen 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen Se Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN Frist for å levere tilbud ,kl Tilbudsåpning Tilbudets vedståelsesfrist Forhandling Meddelelse om valg av leverandør Uke 46 Klagefrist Uke 48 Kontraktsinngåelse Uke 49 Side 5 av 14

6 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Del II 5-1. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Konkurranse med forhandling. Alle interesserte leverandører gis adgang til å levere tilbud. Forhandlingene vil kunne bli gjennomført i flere faser for å redusere det antall tilbud det forhandles om. En første reduksjon av tilbud vil kunne skje før forhandlingene starter. Reduksjonen av antall tilbud det forhandles om skjer på bakgrunn av en vurdering av tildelingskriteriene, jfr. forskriftens 11-8(1). Forhandlingene vil finnes sted i Hordaland fylkeskommune sine lokaler i Bergen sentrum. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. 2.2 Krav til arbeids- og lønnsvilkår Kontrakten vil inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår av 8. februar 2008 nr Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. Side 6 av 14

7 2.4 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.6 ovenfor. 2.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.7 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbudskonkurranse, ref saksnummer: HFK , og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. Side 7 av 14

8 3 Kvalifikasjonskrav 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest, ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist. Merverdiavgiftsattest, ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist. En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. HMS-egenerklæring 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Side 8 av 14

9 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring. Oppdragsgiver tar forbehold om å selv foreta en kredittvurdering fra AAA Soliditet AS. Finansiell styrke vurderes i forhold til omsetning, resultatgrad, soliditet og likviditet. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring knyttet til distribusjon av film og filmklipp. Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Redegjørelse for leverandørens arbeidsstyrke og tilgjengelige ressurser for gjennomføring av kontrakten/oppdraget. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikrings-system for ytelsene som skal leveres. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem. Side 9 av 14

10 4 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Priser og kostnader 20 % Ferdig utfylt prisskjema, ref. Rammeavtale bilag 6. Løsningsforslag - Kvalitet - Mangfold - Faglig tilknytning - Service 30 % Rammeavtale Bilag 2: Oppdragsgivers løsningsforslag, inkludert CV til de enkeltpersoner som blir tilbudt for gjennomføringen. Ref. Bilag 1 punkt 2. Teknisk løsning 20 % Rammeavtale Bilag 2: Oppdragsgivers løsningsforslag. Ref. Bilag 1 punkt 3. Regulering av rettigheter 30 % Rammeavtale Bilag 2: Oppdragsgivers løsningsforslag. Ref. Bilag 1 punkt 4. Tildelingskriterium 1: Priser og kostnader 20 % Prisene skal oppgis eksklusive mva., men inkludert alle leverandørens øvrige kostnader (gebyrer, lisenser, drift, levering, godtgjørelser og alle andre kostnadselementer). Alle relevante priser og kostnader knyttet til leveransen skal nevnes, også tilpassing, utviklingsbehov, kvalitetssikring og driftssetting i vår løsning der dette medfører kostnader. 1. Filmklipp: Tilbyder skal oppgi pris per klipp 2. Hele filmer: Tilbyder skal oppgi totalpris for tjenesten per år 3. Tilbyder skal også oppgi pris for konsulenttjenesten per time Vi vil vekte på samlet pris for tjenesten inklusiv utviklingsbehov i forkant av levering, i henhold til leverandørens løsningsforslag. I pristabellen er det lagt inn antall filmklipp som danner basis for det løsningsforslaget leverandøren skal prissette. Det Side 10 av 14

11 forutsettes at enhetspris er lik for levering i henhold til løsningsforslaget og andre leveranser. Dersom det er aktuelt, ønsker vi en fast pris på løsningsforslag for integrasjon mot NDLAs publiseringsverktøy, fast pris for tilpasning til NDLAs publiseringssystem (se Rammeavtalen Bilag 1 pkt. 3.2) og/eller fast pris for drift, vedlikehold og oppdateringer per år (se Rammeavtalen Bilag 1 pkt. 3.4). Dette vil regnes med i totalprisen som vektes. Tildelingskriterium 2: Løsningsforslag 30 % Tilbyder skal beskrive sin løsning for en filmtjeneste på NDLA sine sider som sikrer faglig kvalitet og relevans i forhold til kompetansemålene i læreplanene. NDLA vil vekte mangfoldet i det filmtilbudet som framsettes. Filmtjeneste med høy gjenbruksverdi og som er relevant for flere kompetansemål i flere fag (over flere trinn) vil bli foretrukket. Leverandør blir målt på henvisninger til læreplanmålene gjennom konkrete eksempler. NDLA vekter også på faglig kvalifikasjon og erfaring på de personer som skal utføre arbeidet. Dette må i så fall framkomme/dokumenteres i tilbudet fra leverandør, med CV for de enkeltpersoner som blir tilbudt for gjennomføringen. Tildelingskriterium 3: Teknisk løsning 20 % Tilbyder bes beskrive hvordan de vil levere tjenesten i henhold til NDLAs tekniske krav til format, ref. rammeavtale bilag 1 punkt 3. Videre vil løsningsbeskrivelse (bilag 2) for integrasjon mot NDLAs publiseringsverktøy bli vektlagt. Tildelingskriterium 4: Regulering av rettigheter 30 % Tilbyder skal gjøre rede for regulering av rettighetsspørsmål tilknyttet filmtjenestene, med utgangspunkt i NDLAs forslag til kontraktsbestemmelse, se Rammeavtale Bilag 1 punkt 4. I den forbindelse presiseres følgende: NDLA setter ikke full åpen lisensiering som et krav, men vi vil prioritere innhold der tilknyttede rettigheter er mest mulig åpne. Tilbyder skal beskrive i hvilken grad leveransen begrenser bruk mht. rettigheter. Side 11 av 14

12 Tilbyder skal beskrive varighet for leveransen innenfor dette perspektivet, med andre ord om leveransen er avgrenset i tid, og hvordan bruksrett sikres for fremtiden. Tilbyder bes om å beskrive eventuelle begrensinger for videre bearbeidelse. Tilbyder bes om å beskrive rettigheter tilknyttet formatuavhengighet, kopiering, deling og videre distribusjon. Tilbyder skal vedlegge utkast til eventuell lisens for merking av innholdet. 4.1 Vektingsmodell Tilbudene vil bli tildelt poeng fra 1-10, der 1 er laveste score, og 10 er høyeste score. 5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres til: eller sendes til: Hordaland fylkeskommune Hordaland fylkeskommune Sentralarkivet Sentralarkivet Agnes Mowinckelsgate 5 Postboks Bergen 5020 Bergen Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, saksnr. HFK NDLA Filmtjenester v/marte H. Hauge. Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i ett eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på cd-rom eller minnepenn. Side 12 av 14

13 5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: Tilbudsbrev o Signert av ansvarlig representant for leverandøren. o En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt med bilag. o Eventuelle forbehold må komme frem her og være angitt i samsvar med de reglane som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt med bilag. o Navn og kontaktinformasjon til kontaktpersonen hos leverandøren. Kvalifikasjonskrav Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret. HMS-egenerklæring. Firmaattest. Årsrapport og revisorbekreftet årsregnskap for det siste året. Beskrivelse av leverandørens mest relevante leveranser de siste 3 årene. Redegjørelse for leverandørens arbeidsstyrke og tilgjengelige ressurser for gjennomføring av kontrakten/oppdraget. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem. Tildelingskriterier Utfylt prisskjema. Leverandørens løsningsforslag. CV til de enkeltpersoner som blir tilbudt for gjennomføringen, som gir grunnlag for vurdering av forventet kvalitet på den tilbudte leveransen. Henvisning til de tilbudte personene sine referanser fra gjennomførte tilsvarende oppdrag med kopi av/ link til tilsvarende arbeidsresultat/rapporter som gir grunnlag for vurdering av forventet kvalitet på den tilbudte leveransen (de 3 mest relevante identifiseres). Side 13 av 14

14 6 Vedlegg Rammeavtale m/bilag Side 14 av 14