Høgskolen i Telemark ephorte Sak 2006/1-7

Transkript

1 Høgskolen i Telemark ephorte Sak 2006/1-7 ephorte RUTINE 1 ARKIVBEGRENSNING / FORDELING AV POST Versjon 4 Dato: Desember -09 Utarbeidet av Arkivleder Jorunn Pedersen Innhold 1 Arkivbegrensning 2 Fordeling av mottatt post som skilles ut ved arkivbegrensning Mottatt pr. e-post Mottatt på papir/pr. post 3 Fordeling av e-post til Avdeling AF 4 Div. oversikter HiT pr. desember 2009 (tatt fra høgskolens nettsider) 1 Arkivbegrensning Arkivbegrensning betyr å holde utenfor eller fjerne fra arkivet dokumenter som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, og som ofte har en tidsbegrenset interesse. Slike dokumenter kan oppbevares i bibliotek, rundskrivmapper, egne kurspermer eller lignende, eller slettes/makuleres/kastes. Dokumenter som ikke blir vurdert som arkivverdige, men som kan ha administrativ interesse for en begrenset periode, kan skannes inn i relevante mapper, og gjøres tilgjenglige for de som har interesse av innholdet. Eksempler på slike dokumenter kan være invitasjon til kurs, seminarer og lignende: Arkivforskriften 3-19 beskriver materiale som skal skilles ut ved arkivbegrensning: Arkivavgrensing Arkivavgrensing bør gjennomførast i samband med postbehandling eller arkivlegging. Dersom dette ikkje er skjedd, skal det gjerast ved bortsetjing eller seinast ved avlevering til arkivdepot. Materiale som blir skilt ut ved arkivavgrensing, kan oppbevarast separat utanfor arkivet, slettast eller kastast. Følgjande typar av materiale skal skiljast ut ved arkivavgrensing: 1. Trykksaker, rundskriv, anna mangfalda og allment tilgjengeleg materiale og blankettar som ikkje er utfylte. Frå dette er det følgjande unntak: a) det organet som har utferda slikt materiale, skal arkivere eitt eksemplar og dei nødvendige forarbeida, b) dokument som fører til saksbehandling, eller som er nødvendige vedlegg til ei sak, skal arkiverast. 2. Konsept, utkast, kladdar og kladdenotat, ekstra kopiar, interne meldingar o.l. som ikkje har verdi for saksbehandling eller dokumentasjon. Frå dette er det følgjande unntak: a) konsept som har noteringar og påteikningar som er nødvendige for å forstå saka og den samanhengen ho står i, skal arkiverast, b) kopi av utgåande dokument skal arkiverast, c) andre kopiar m.v. som er nødvendige vedlegg til ei sak, skal arkiverast. 3. Tekstbehandlingsfiler o.l., bortsett frå det som eventuelt inngår i elektronisk sakarkiv, jf Sakspapir som medlemene av offentlege utval mottek, med mindre dokumenta må reknast som saksdokument for det organet medlemen representerer. 5. Anna materiale som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon.

2 2 Fordeling av mottatt post som skilles ut ved arkivbegrensning Mottatt pr. e-post Videresendes til: E-post til avdelingene (vedr. generelle forespørsler fra studenter o.a.): AF EFL HS TF Tove M. Kristoffersen Mona Moen Evy Olsnes Robert Immerstein/Dina L. Kleiva Mottatte kurstilbud 1. Kurstilbud som mottas på legges ikke inn i ephorte, men videresendes pr. e-post til saksfordeler på seksjonen i FA eller en person på seksjonen som saksfordeler utpeker. 2. Saksfordeler eller personen som blir utpekt sørger for viderefordeling pr. e- post til personer i FA og/eller avdelingenes saksfordelere. (Det er seksjonen som i hovedsak har oversikt over hvilke personer/avdelinger som kurstilbudet kan være relevant for og som bør ta stilling til om tilbudet skal gjøres kjent i organisasjonen). 3. Avdelingenes saksfordelere kan da viderefordele pr. e-post også til faglig personale. (Kurstilbud er ikke arkivverdige, men dersom saksbehandler ønsker at tilbudet skal registreres i ephorte, må arkivet få beskjed). Kurstilbud mottatt på papir blir fortsatt lagt direkte til den seksjon/avdeling det gjelder. Opptak Alle forespørsler om opptak, brosjyrer, vurdering av kompetanse m.v. opptakskontoret (opptak@hit.no) / (admissions@hit.no) Se også ephorte Rutine 10 som beskriver hva som skal registreres ifm. Opptak Søknader om opptak fra utenlandske søkere Gjelder også evt. Bbkreftelser på engelsk-kunnskaper admissions@hit.no eller legges til opptakskontoret Møtebøker fra andre høgskoler Videresendes: NR DKB KD BG JWV MTH - PMH AD Pressemeldinger Videresendes: NR DKB KD BG JWV MTH PMH IGS AD Dekaner på avdelingene: AHO KCA AS OR Adm.sjefer på avdelingene: EAA PGD LR RI Ut fra innholdet kan også lederne av fellestjenstene vurderes som mottakere: IT-sjef, BiB-sjef og Driftssjef. Meldingen kan lastes ned/skannes og registreres på emne/sak. Arrangementer, tilbud eller lignende (for eksempel teater, musikk) som kan være av interesse for studentsamfunnene Lånekassa post@sig.no Studentsamfunnet i Grenland SiG kk@kroaibo.no Studentsamfunnet i Bø SiB Studentsamfunnet i Notodden Studentsamfunnet Rauland Henvendelser vedr. Lånekassa videresendes ekspedisjonene se oversikt over støttetjenester ved HiT Forespørsel om karakterutskrifter Videresendes Som over Brev med ny fakturaadresse fra firmaer Registreres på samlesak 2006/534+ rettes opp i adresseregisterert i ephorte Invitasjon til disputas Sendes til: DKB/KD/NR NIVA nyhetsbrev Videresendes AF v/ tove.m.kristoffersen@hit.no TF v/ unni.stamland.kaasin@hit.no Norsk kulturråd nyhetsbrev Videresendes EFL v/ mona.moen@hit.no

3 Mottatt på papir/pr. post Trykksaker (mangfoldiggjort og allment materiale) Rundskriv Ikke utfylte blanketter Konsept, utkast, kladder Kopier Merknader Videresendes for gjennomsyn til interesserte. Unntak: Hvis det er utarbeidet ved HiT skal det arkiveres ett eks. samt det nødvendige forarbeidet. Dokumenter som fører til saksbehandling eller som er nødvendige vedlegg i en sak skannes/lastes ned, registreres og arkiveres elektronisk. Som over Som over Konsepter som har merknader som er nødvendige for å forstå saken og den sammenhengen den står i, arkiveres elektronisk (i versjoner). Kopier skal som hovedregel ikke registreres. Unntak: Kopier som er nødvendige vedlegg i en sak skannes/lastes ned, registreres og arkiveres elektronisk. Kopier av brev fra og til andre (f.eks. fra KD til en annen høgskole) bør vurderes for registrering (har som regel informasjonsverdi) Sakspapirer som medlemmer (tilsatte ved HiT) av offentlige utvalg mottar Møteinnkallelsen har verdi inntil endelig møtereferat foreligger. Utsteder har bevaringsansvaret for møtereferatet Fakturaer, lister fra skattefogden Søknader om opptak Hotell- og reisebestillinger Innbydelser/bekreftelser på kurs, seminarer Personalmeldinger (PM) Sykemeldinger Meldinger om div. lønnstrekk Mottatt informasjonsmateriell Mottatt reklamemateriell Bøker Årsmeldinger fra andre Tidsskrifter Legges til Agresso Videresendes opptakskontoret Videresendes vedkommende som skal reise Faktura kan legges til Agresso Videresendes aktuelle deltakere. Seminarer hvor departementer, forskningsråd o.l. er arrangør, kan vurderes journalført (f.eks. seminar ifm. med et aktuelt tema) Personalseksjonen FA videresender mottatte papireksemplarer Meldingen kan skannes/lastes ned, registreres i ephorte i egen sak for "PM-meldinger" med dokumenttype Y. Videresendes personalseksjonen FA/personalansvarlig på avdelingen Videresendes Agresso Videresendes for gjennomsyn til interesserte Som over, urelevant reklame kastes Videresendes bibliotek hvis adressat ikke er påført Som hovedregel: Videresendes bibliotek Settes i egne tidsskriftshyller

4 3 Videresending av post til Avdeling AF info pr : (Oversikten er utarbeidet på grunnlag av div. mottatte e-poster fra ulike saksbehandlere på avdelingen) Gateway Eksamen Kultur, ex. fac / ex. phil Økonomi FS og Gateway FS og StudentWeb Hilde Kvålen Eline Flesjø Bergit Grivi Ralph Stålberg evt. Anette Fredly Ralph Stålberg evt. Anette Fredly Diverse FS-ansvarlig Studentweb Fronter Passord/brukerkonto Anette Fredly Anette Fredly Ralph Stålberg (også på institusjonsnivå) IT (passord@hit.no) eller vis til siden: (her står det retningslinjer for hva slags informasjon IT trenger for å hjelpe med passord-problemer. Henvendelser om passord kan evt sendes til Eline el. Bergit, så kan de opplyse om nettsiden.

5 4 Div. oversikter HiT pr. desember 2009 Kan også sendes til: Henvendelser til avdelingens FS-ansvarlig eller til Hans Jacob Berntsen Problemer med e-post: Sendes Kristian Førde - kristian.forde@hit.no

6