Vedlikeholdsplan Lunner kommune

Transkript

1 Vedlikeholdsplan Lunner kommune Vedlegg til Teknisk plan Arkiv: 09/181-29

2 Forord Vedlikeholdsplanen er ett vedlegg til Teknisk Plan og skal således rullere i takt med den. Vedlikeholdsplanen er bygd opp med basis i Norsk Standard. NS 3424, Tilstansanalyse for byggverk med tilhørende veiledning. NS 3451, bygningsdelstabell NS 3455, bygningsfunksjonstabell Vedlikeholdsplanen er, i førsteutgavens form og innhold, også utarbeidet under innflytelse av NTNU s mastergradsstudie i Eiendomsutvikling og forvaltning. I tekstdelen er det gjort ett forsøk på å forklare arbeidsområdet vedlikeholdsplanlegging, dette er ett omfattende arbeid og krever en viss forståelse av bygningsteknikk. Kapitlet vedr vedlikeholdsstrategi anbefales en separat behandling hos besluttende myndighet, da dette i det videre vil sette føringer for fokus under oppdatering av vedlikeholdsplanen i fremtiden. Lunner mai 2011

3 Innholdsfortegnelse FORORD... 2 INNHOLDSFORTEGNELSE... 3 INNLEDNING... 4 BAKGRUNNSMATERIELL... 5 NS 3424 M/VEILEDNING... 5 FORKLARINGER... 7 DEFINISJONER... 7 SKJEMATIKKEN... 8 VEDLIKEHOLDSSTRATEGI PLANVERK VEDLEGG... 14

4 Innledning Dette dokumentet er utarbeidet av Lunner kommunes Bygg og eiendomstjeneste og er tjenestens forslag til vedlikeholdsplan og -strategi. Vedlikeholdsplan er et hjelpemiddel for å planlegge og gjennomføre nødvendig vedlikehold til riktig tid, den gir oversikt over tiltak og kostnadsestimater for disse over en gitt periode. Planen utarbeides av byggteknisk personell. For å kunne utarbeide en god vedlikeholdsplan er det viktig å ha oversikt over status/tilstand for bygningselementer og installasjoner i byggene, gjøre en tilstandsregistrering. I tillegg må en tilstandsanalyse foretas slik at de riktige prioriteringer blir gjort for å kunne tilfredsstille lover og regelverk, samt den strategi som er valgt for bygg og eiendom. Vedlikeholdsplanen vil i de første utgavene være sterkt preget av vedlikeholdsetterslepet som har fått lov å utvikle seg. Hvordan dette vil prege planen i årene fremover vil bli indikert av den vedlikeholdsstrategi man velger å følge og hvilke ressurser som stilles til rådighet for bygningene og vedlikeholdet av disse. Det er viktig å erkjenne at vedlikeholdsplanen ikke omhandler akutte hendelser som følge av f.eks hærverk og lignende, samt at man under utarbeidelsen av planen ikke har gått til det skritt å rive bygningselementer for å avdekke status på skulte bygningselementer, dette blir omhandlet nærmere i kap XXXXX.

5 Bakgrunnsmateriell NS 3424 m/veiledning Tilstandsanalyse for byggverk, innhold og gjennomføring Hovedformålet med standarden er å legge til rette for at det kan lages generelle og spesielle arbeidsdokumenter for tilstandsanalyse av objekter av forskjellig art og for forskjellige formål, da brukt på en standardisert måte. Standarden gir en overordnet ramme for begreper og metoder, disse er beskrevet nærmere nedenfor. Standarden har, slik det er beskrevet i veiledningen, tre bruksområder: - Den kan brukes direkte som ett hjelpemiddel ved tilstandsanalyse der hvor det ikke finnes andre arbeidsdokumenter eller som ett supplement der slike arbeidsdokumenter ikke er utfyllende - Den kan brukes til å lage generelle arbeidsdokumenter - Den kan brukes til å lage spesielle arbeidsdokumenter. Standarden er bygd opp for å kunne gi en mest mulig objektiv vurdering og angivelse av tilstand og legge til rette for mer utfyllende arbeidsdokumenter for tilstandsanalyser Definisjoner satt i NS 3424 er gjengitt i kapitlet Forklaringer, definisjoner, sammen med andre definisjoner. NS 3424 beskriver at tilstandsanalyser skal utføres av personer med faglig bakgrunn innenfor det området som skal analyseres. Tilstandsregistrering Det skilles på tre registreringsnivåer: Nivå 1: Groveste nivå, registrering av generell art, visuelle observasjoner, enkle målinger Nivå 2: Registrering av generell art, mer dypt gående enn nivå 1,gjennomgåelse av underlagsdata som tegninger, beskrivelser etc, Mer omfattende registreringer og målinger ved symptomer som tilsier dette Nivå 3: Fineste nivå, registrering av spesiell art, som regel bare visse objekter og/eller ved spesielle problemstillinger. Nøyaktige måle- og prøvemetoder evt. laboratorieprøving. Tilstandsgraden(TG) graderes fra 0-3 TG 0 Ingen symptomer TG 1 Svake symptomer TG 2 Middels kraftige symptomer TG 3 Kraftige symptomer (også samenbrudd og total funksjonssvikt)

6 Tilstandsanalyse Analysen gjør en vurdering av svikt i tre kategorier Ikke svikt Ikke registrert svikt og riktig utførelse Mulig skjult svikt Mangler dokumentasjon på utførelse for å avgjøre svikt eller ikke svikt Svikt Registrert svikt og/eller feil utførelse For å anbefale et tiltak skal konsekvensen angis for den registrerte tilstanden. Konsekvensgrad (KG) graderes fra 0-3 KG 0 Ingen konsekvens KG 1 Små konsekvenser KG 2 Middels store konsekvenser KG 3 Store konsekvenser I tillegg skal det angis hvilken konsekvens det legges vekt på. Standarden angir hvilke konsekvenser som kan legges til grunn som sikkerhet, helse/miljø, estetikk og økonomi Sansynligheten for at en ikke akseptabel tilstand eller situasjon skal oppstå eller videreutvikles angis ved å bruke: Liten, middels eller stor, da i forhold til hvilken konsekvens som er vektlagt. Figuren under gir ett bilde av hvordan risiko vil samhandle mellom sannsynlighet og konsekvens Konsekvens Sannsynlighet

7 Tiltak Tilstandsanalysen skal angi tiltak og prioritere i samsvar med analysens formål, tiltaket skal også gis en anbefaling av når tiltaket bør gjennomføres. Tiltak kan ha karakter av å utvide omfanget av analysen, avdekke mulige skjulte svikt, eliminere eller forebygge svikt. Forklaringer I dette kapitelet beskrives brukt metode for tilstandsanalysen, samt enkle eksempler for å forstå skjematikken og betydningen av den. Kapitlet starter imidlertid med ett underkapitel hvor vanlige ord innenfor Bygg og eiendomsbransjen og FDVU (forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling) blir forklart. Definisjoner Konsekvensgrad: Uttrykket for alvoret av konsekvenser i forhold til definert referansenivå Svikt: Negativt avvik fra det referansenivået som er lagt til grunn. Symptom: Indikator for tilstanden til et objekt. Tilstand: Status vedrørende beskaffenhet og forfatning på ett gitt tidspunkt Tilstandsanalyse: En samlet analyse(oppgavedefinering, tilstandsregistrering, vurdering og rapportering) på ett gitt tidspunkt i henhold til NS3424 Tilstandsregistrering: Undersøkelse og nedtegnelse av et objekts tilstand

8 Skjematikken Skjema som er valgt benyttet som vedlikeholdsplan er utviklet ved bruk av NS 3424, NS 3151 og NS3455, det er også brukt innspill fra forelesninger om emnet ved NTNU og med ett stort blikk mot Forening for Offentlige Bygg og eiendom(fobe)s utviklede verktøy IK-Bygg. Skjema er satt opp i Microsoft Excel Skjemaet er bygd opp slik: Ark: En bygning pr ark. I overskrifts avsnitt : Generelle opplysninger som: areal, gnr/bnr, bygge år bygningsfunksjon (NS 3455) Brukervurderinger vedr.: Luft, vedlikehold, planløsning, renhold og utearealer For 2011 er det ikke blitt gjennomført brukerundersøkelse Rader: Satt opp med objektkoder hentet fra bygningsdeltabellen (NS 3451), disse objekt blir tilstandsanalysert, noen på tresifret nivå, men lang de fleste på en og to sifret nivå, som figuren viser. Objektkode Objekt 1 (LEDIG) 2 BYGNING 20 Bygning, generelt

9 Kolonner: Kolonnene beskriver de registreringer og vurderinger som er gjort for hver bygningsdel(objekt). Tilstandsgrad TG = 0, 1, 2, 3 Referansenivå Svikt (svikt, mulig skjult svikt, ikke svikt) Konsekvensgrad KG = 0, 1, 2, 3 Risiko (liten, middels, stor) Figuren viser de fem kolonnene som danner tilstandsregistreringen og vurderingen av det gitte objekti tråd med NS 3424, sammen med referansenivået danner disse fem kolonnene grunnlaget for resten av tilstandsanalysen Referansenivå: Da det i Lunner kommune ikke er vedtatt ett referansenivå for bygningsdelene/byggene/objektene settes dette til TG 1. Konsekvensgrad: I tråd med NS 3424 har vi valgt å bruke de konsekvenser som der eksemplifiseres, da det ikke er vedtatt annet i Lunner kommune, dette vil angis med bokstav bak KG. Sikkerhet (S) Helse/miljø (H) Estetikk (E) Økonomi (Ø) ARBEIDSOPERASJON Jobbnr. Vedlikehold/ utskiftninger Periodisk år Startår Utvikling (ikke periodisk) Figuren viser de kolonner som utgjør arbeidsoperasjoner som anbefales som tiltak for å kunne bedre tilstanden opp til referansenivå. Jobbnr.: Er ikke i bruk før etter vedtak hvor det deretter legges en plan for gjennomføring i forbindelse med årsplanleggingen i tjenesten. Prioritering til vedtak legges sammen med foreslått tidspunkt for investeringen eller det år kostnadsoverslaget anbefales tatt inn i drift. Vedlikehold/utskiftninger: Viser hvilken operasjon som anbefales utført Periodisk år: Her angis ett intervall på den nevnte operasjonen. I planens tidligste utgaver vil det kjente vedlikeholdsetterslepet håndteres, derfor vil det ofte være utskiftning av objektet (objektets levetid) for i senere utgaver å være periodiske vedlikeholdsoppgaver Start år: angir hvilket år intervallet på periodisk vedlikehold starter og vil i første utkast ikke være fylt ut. Startår sammenholdt med periodisk år kan danne grunnlag for antatte kostnader langt frem i tid. Utvikling: Her angis det året hvor det anbefales en endring av objektet og/eller bygget, da ikke på grunnlag av tilstanden, men på grunnlag av endret bruk, drift eller krav fra brukere, myndigheter og lignende. Dette kan dog sammenfalle med at objektet trenger vedlikehold.

10 OMFANG Mengde Enhet Enhetspris Kr Figuren viser kolonnene som antyder operasjonens omfang og bidrar til kostnadsberegningen. KOSTNADER PR. ÅR Investering osv Figuren viser hvor det anbefales at kostnaden plasseres, investeringer eller driftsbudsjett, da hvilket budsjett år.

11 Vedlikeholdsstrategi I NOU 2004/22 Velholdte bygninger gir mer til alle har Eikelandsutvalget satt opp Anbefalte mål og kriterier for god eiendomsforvaltning i kommunene hvor det første kriteriet lyder: Det foreligger overordnede politisk bestemte mål for eiendomsforvaltningen. Eikelandsutvalget sier videre: (utheving gjort av saksbehandler i Lunner kommune) Politiske bestemte mål, strategier og planer for eiendommene og den forvaltningen som skal ivareta disse, bør utformes skriftlig og vedtas formelt for å gi grunnlaget for en god eiendomsforvaltning. Ved evalueringen av eiendomsforvaltningen i en bestemt kommune er det disse politiske målene som blir kriterier for god eiendomsforvaltning i denne kommunen. Det er i Lunner kommune ikke vedtatt en egen strategi for vedlikehold og innhenting av vedlikeholdsetterslepet som ble konstatert i 2008 gjennom undersøkelsen KS hadde og som resulterte i rapporten Vedlikehold i kommunesektoren fra forfall til forbilde -. I rapporten om eierskap og organisering av eiendomsforvaltning i kommunesektoren sies(reinertsen AS (2011)): Eiendomsforvaltningen har den utførende oppgaven i forhold til verdibevaring, gjennom sitt vedlikeholdsarbeid. Forvaltningen må ha tilstrekkelige midler for å utføre dette på en slik måte at eierens mål om ivaretakelse av eiendomsverdiene oppfylles. Dette skjer billigst gjennom et godt planlagt og utført forebyggende vedlikehold. Det er helt klart en stor økonomisk byrde å hente inn igjen vedlikeholdsetterslep som har akkumulert gjennom mange, mange år pga manglende ressurser (som delvis kan tilskrives mangel på strategi for de bygningene Lunner kommune til enhver tid har hatt i sitt eie). Dette ble gjort veldig tydelig gjennom KS-undersøkelsen i 2008 hvor Lunner kommune hadde ett teknisk oppgraderingsbehov på mellom kr og kr pr kvm de kommende 10 år. Det vil derfor være av stor viktighet at dette gjøres gjennom ett planlagt arbeide som er basert på en vedtatt og kjent strategi. Utdrag fra kompendium fra kursserie kjørt for kommuner i Aust-Agder i regi av Multiconsult AS forklarer viktigheten av å utarbeide en strategi:

12 Det er saksbehandlers klare oppfatning at en slik strategi må utarbeides, nedenfor er noen momenter som bør diskuteres og føre frem til ett vedtak på strategisk nivå: - Innhenting av vedlikeholdsetterslep kontra forebyggende vedlikehold. Dårlig vedlikehold fører til akselererende forfall. Reinertsen (2011) - Referansenivå (ambisjonsnivå) for tilstand på bygninger > når er vedlikehold påkrevet sett i forhold til hvilke konsekvens og risiko som kan oppstå - Verdibevarende vedlikehold > hvilke verdier? > bruksverdi, økonomiskverdi, funksjonellverdi med mer. - Vedlikeholdsetterslep > bør det innhentes eller er man tjent med å rive og bygge nytt? Ny bygg har generelt bedre fleksibilitet, funksjonalitet og tilpasningsdyktighet enn eldre og ombygde (da gjerne i flere trinn) bygninger. - Eie vs. leie - Hyppigheten av utarbeidelse av tilstandsanalyse, fokusområder i turnus og lignende - osv

13 Planverk Formål Tilstandsanalysen har som formål å gi grunnlag for utarbeidelsen av vedlikeholdsplan. Analysen er gjort i tråd med NS 3424 registreringsnivå 1. Tilstandsanalysen er gjort av tjenesten Eiendom og infrastruktur. Planlegging Planens oppsett ble utarbeidet for noen år siden og er forevist tidligere. Som grunnlagsmateriale er brukt god kjennskap til bygningsmassen, forespørsel sendt brukere (tjenesteledere) og stedsbefaringer i april/mai De fleste bygninger er undersøkt med unntak av: Lunner U. skole > her jobbes det med egen sak i forhold til rehabilitering, endret funksjon etc i Legesenteret > vanskelig tilgjengelig i normalarbeidstid Roalinna 26 > tidsnød (liten lokasjon, ombygd i 2008) Lunner Barneskole > meget tidkrevende arealer > forholdsvis nye lokaler > venter på vernesaken for flere av bygningene hvor hjelp til vedlikeholdsplan for vernede bygg deretter kan være tilgjengelig Tilstandsregistrering Tilstandsgradene er satt med bakgrunn i NS 3424 enkle forklaring pr grad og den tekniske kompetanse utfører har på området. Langt de fleste er satt ved befaring. Det er samlet noe bilde dokumentasjon, lagt i egen katalog. Vurdering Referansenivå Da det i Lunner kommune ikke er satt noen strategi for vurderingskriterier og/eller referansenivå er det blitt benyttet referansenivå TG1 på alle objekter. Dette fører til at noen objekter nok har for høyt referansenivå, da det logisk sett ikke er påkrevd samme tilstand på en skole og i et lagerbygg. Konsekvens Konsekvensgradene (KG) er benyttet sammen med fokusområder nevnt i NS Sikkerhet (S) Helse/Miljø (H) Økonomi (Ø) Estetikk (E) I mangel av en strategi for vedlikeholdet har man valgt å gå videre med anbefaling av tiltak der det angis svikt i forhold til referansenivået og KG 2 og der risikoen er middels eller stor, det er valgt å se bort fra fokusområdet estetikk (E).

14 Tiltak Tiltak som er beskrevet er på gitt objekt, det er ikke hensyntatt tilstøtende objekt i særlig grad. Tiltakene er foreslått utfra kjennskap til fag og kommunen, dette betyr at man har holdt seg på ett nøkternt plan i forhold til økonomi, men tatt inn betraktninger om at det kan være lønnsomt å oppgradere objektets funksjon ytelse el.l. Kostnadsoverslag Alle kostnadsoverslag er gjort med bakgrunn i erfaring og/eller ved bruk av nøkkeltall. Dette betyr at alle kronebeløp er å anse som usikre. I kostnadsoverslagene er følgekostnader ikke vurdert dette kan være rigging, konsekvenser for andre bygningsdeler, avstegning av lokaler under arbeider etc. Budsjettering Kostnadsoverslagene er forsøkt plassert henholdsvis på investering eller drift i henhold til GKRS. I denne utgaven er det valgt en tidsramme på 4 år, men pga den vurderingslinje man har valgt (se vurdering) har det falt noe vanskelig å fordele kostnader på alle fire år. Dette vil være enklere ved neste rullering forutsatt at de midler som her forutsettes blir gitt. Generelt Det er viktig å påpeke at det i vedlikeholdsplanen ikke fremkommer tiltak som ikke er relatert til ett objekts beskaffenhet, dette kan være tiltak for å bedre ett byggs planløsning, funksjon eller utvidelser av div årsaker for bedre å møte de krav som stilles fra bruker/innbygger siden. Det at vedlikeholdsplanen ikke understøtter dette betyr at planen må sees i sammenheng med det øvrige planverket hos Lunner kommune, da særlig tiltaksplaner for investering. Det er for øvrig gjort en bestilling hos leverandør av ventilasjonsanlegg om en enkel gjennomgang av ventilasjonen på bygningene, dette vil bli lagt inn i vedlikeholdsplanen når det foreligger og om svikt er registrert. Vedlikeholdsplanens skjema Som beskrevet tidligere er planen bygd opp skjematisk i excel. Best lesbarhet av skjema fås ved digital lesing, da arkene er store og tunge med en omfattende mengde data pr bygning Det er en bygning pr arkfane, bygningens navn er angitt som fanens navn Samleark står først i boken: 2008 : viser tilstandsgrader registrert i 2008 Bygningsoversikt : de tilstandsgrader som er registrert sist (2011) Samle arkene har innlagt trafikklys og tilstandsgradene fremkommer slik Farge TG Forklaring (tilstands grad) ingen symptomer, 1-svake symptomer 2 2- middels kraftige symptomer 3 3- kraftige symptomer (omfatter også sammenbrudd og tital funksjonssvikt) Dette forenkler muligheten til raskt å få ett overblikk over den generelle utviklingen på vedlikehold år for år ved at man blar mellom de to sist nevnte ark og se trafikklyset endres. Det er å anbefale å bruke kun arket bygningsoversikt ved presentasjon på papir.

15 Vedlikeholdsplan

16

17

18 Bildekataloger