kurs Regnskapskurs for store foreninger Innføring i regnskap del 2 av 2.

Transkript

1 kurs Regnskapskurs for store foreninger Innføring i regnskap del 2 av 2.

2

3 Studentliv - Regnskapskurs for store foreninger Regnskapskurset for store foreninger gir en grundig innføring i regnskaps- og budsjettarbeid for økonomiansvarlige i studentforeninger med stor økonomi. Med store foreninger tenker vi her ikke på antall medlemmer i foreningen men størrelsen på foreningens budsjett og økonomi. Kursheftet du holder i hånden tar utgangspunktet i presentasjonen fra kurskveld 1, og er det andre av to deler. Kursheftet går også noe dypere inn i stoffet enn det dere gikk gjennom på kurset. Alle eksempler og oppgaver i kursheftet er oppdatert ut i fra bokføringsregler og mva-satser gjeldende for Vær oppmerksom på at disse kan ha endret seg etter ferdigstillelsen av dette kursheftet. Tema - Regnskap debet og kredit, kontering, kontoplan, etc. - Hvordan sette opp et budsjett? - Lover og regler - Merverdiavgift - Organisering av arbeidet Målgruppe Kurset retter seg mot økonomiansvarlige i store studentforeninger. Dette inkluderer foreninger som har omfattende bardrift, betaler moms og benytter seg av mer avanserte regnskapsprogram. Heftets forfatter: Kursheftet er utviklet og skrevet av Tobias Lynghaug Toften i samarbeid med Studentliv. Tobias har revisjonsutdannelse fra Høgskolen i Oslo, og har tidligere vært økonomiansvarlig for Studentfestivalen i Oslo. Han jobber nå som regnskapsfører i regnskapsbyrået Siviløkonom Sverreson & Co AS. Innholdet eies av Studentliv og kan ikke kopieres uten tillatelse fra eier. Blindern, Oslo april 2007 Side 1 av 51

4 Innholdsfortegnelse Studentliv - Regnskapskurs for store foreninger... 1 Innholdsfortegnelse... 2 Kap. 5 - Budsjettering... 4 Noen tips om budsjettering... 5 Vanlige feil i budsjetter... 6 Eksempel på oppsett av budsjett... 8 Kap. 6 - Regnskap i praksis Regnskapsarbeidets forskjellige faser Transaksjoner Bilag i regnskapet Kontroll / Godkjenning av bilag Kontering av bilag Registrering av bilag Rapportering Kap. 7 - Årsavslutning Avstemming av saldobalansen Oppgjørsposteringer Avslutning av regnskapsperiodene Disponering av årsresultatet Årsregnskapet Svenneprøven for økonomiansvarlig Eksempel på årsberetning med resultatregnskap og balanseregnskap for Blindern Studentforening Kap. 8 - Merverdiavgift Hva er egentlig merverdiavgift? Hvem er avgiftspliktige? Hva innebærer avgiftsplikten for foreningen? Se også side 112 for andre internettressurser Hvilke varer og tjenester er avgiftspliktige? Beregning av utgående merverdiavgift Merverdiavgift i regnskapssystemet / Mamut: Utfylling av omsetningsoppgaven Oppgave om merverdiavgift og utfylling av omsetningsoppgave Kap. 9 - Reskontro Eksempel på bruk av leverandørreskontro Eksempel på bruk av kundereskontro Kap Organisering av regnskapsarbeidet Inndeling i hensiktsmessige bilagsarter Bruk av skjemaer i regnskapsarbeidet Side 2 av 51

5 Kap Oppsummering Ressurser på Internett Fasit til praktiske øvelser Fasit til oppgave om merverdiavgift og utfylling av omsetningsgave (Oppgaven er på side 35) CASE Blindern Studentforening Side 3 av 51

6 Kap. 5 - Budsjettering Budsjett Definisjon: Et tallmessig uttrykk for de forventede økonomiske konsekvenser av det planlagte aktivitetsnivået og øvrige planer for driften av foreningen innenfor et gitt tidsrom. Foreningens fremtidsplaner uttrykt i kroner og øre! Formål: Se inn i fremtiden Forhåndregnskap Planlegge foreningens framtid Simulere konsekvensene av viktige avgjørelser Gevinst: Forutsigbarhet 23 Alle vet egentlig hva et budsjett er, men hvordan ville DU ha forklart ordet til en som ikke aner hva det er for noe??? Definisjonen ovenfor er kanskje litt tung og akademisk, men den er veldig god. Sagt på en mye enklere måte, er et budsjett rett og slett foreningens fremtidsplaner uttrykt i kroner og øre. Vi kan se på foreningens budsjett som et forsøk på å se inn i fremtiden, og lage neste års regnskap på forhånd. Hvis alt her i verden alltid hadde gått slik som vi planla, trodde og håpte på, ville tallene i budsjettet og resultatregnskapet det påfølgende året være helt like. Selv om ikke alt her i verden dreier seg om penger, vil det aller meste selv en studentforening foretar seg og ikke foretar seg ha økonomiske konsekvenser. Eksempel: Som en studentforening, ønsker man som regel ikke å sko seg på medstudentene sine, og tar derfor gjerne snille priser for varene man selger. En slik prispolitikk er selvsagt hyggelig for de som benytter seg av foreningens tilbud. Men å være snill på denne måten har også sin pris (eller alternativkostnad som det heter på fagspråket), ved at foreningens økonomi påvirkes i negativ retning på grunn av reduserte inntekter. Foreningen vil ha vanskeligere for å bygge opp en tilfredsstillende egenkapital, og vil dermed være mer sårbar for underskudd. Kanskje må foreningen av den grunn avstå fra å arrangere større konserter, eller innlate seg på andre aktiviteter som innebærer en viss risiko. Det kan også hende at foreningen må dekke inn noe av tapet ved å selge så billige varer, og derfor må prise andre ting høyere. Kanskje må foreningen sette opp prisen på medlemskontingenten, slik at foreningens medlemmer allikevel må betale for å kunne nyte godt av de ellers lave prisene. Side 4 av 51

7 Vi kan også tenke oss at foreningen i større grad enn ellers må benytte seg av eksterne sponsorer til å finansiere driften, med det resultat at man må inngå kompromisser på foreningens profil og arrangementsform for å skaffe tilstrekkelige inntekter. Når vi lager et budsjett, prøver vi å sette en verdi på alt, for å kunne prioritere mellom de forskjellige aktivitetene man ønsker å gjennomføre med foreningens tilgjengelige ressurser. Det er en grunnleggende økonomisk sammenheng at det alltid vil være knapphet på ressurser, siden vi mennesker har uendelige behov og ønsker og ressursene alltid er begrensede. Denne sammenhengen vil også gjøre seg gjeldende for en liten studentforening, ved at man løpende blir tvunget til å gjøre prioriteringer underveis i driften av foreningen. Formålet med foreningens budsjett er altså å prøve å se inn i fremtiden ut i fra forskjellige tenkte scenarier, og lage neste års regnskap på forhånd. Budsjettet er et meget viktig verktøy i planleggingen av foreningens framtid, siden det lar oss prøve ut forskjellige teorier og planer på papiret, slik at vi kan simulere konsekvensene av viktige avgjørelser som må tas på vegne av foreningen. Den store gevinsten ved å utarbeide et budsjett og bruke det aktivt som et styringsverktøy, ligger i at vi kan få en mye høyere grad av forutsigbarhet rundt foreningens drift. Noen tips om budsjettering Budsjett Viktig å tenke på når man budsjetterer: Et budsjett skal være så realistisk som mulig. Legg inn en sikkerhetsmargin. Tilpass utforming og presentasjon etter budsjettype og formål. Tenk helhetlig. Budsjetter må følges opp. Kan ikke legges i skuffen resten av året! 24 I utgangspunktet står man helt fritt i forhold til hvordan man velger å sette opp foreningens budsjett. Budsjettet er en del av foreningens internregnskap, og trenger ikke å tilfredsstille andre enn foreningens egne behov og kvalitetskrav. Det er imidlertid en del ting det kan være lurt å tenke på når man skal lage et budsjett: For det første, bør et budsjett være så realistisk som mulig. Hvis man ønsker å imponere noen, er det bedre å gjøre det helt andre steder enn i budsjettet. Side 5 av 51

8 Ta høyde for at inntektene kan bli litt lavere enn det du egentlig regner med, og at kostnadene kan bli litt høyere enn det du egentlig regner med. Ved å legge inn en sikkerhetsmargin både på inntekts- og kostnadssiden, har man litt å gå på hvis (når!) det skulle skje noe uforutsett. En vanlig tommelfingerregel er å ha en sikkerhetsmargin på rundt 10 % av den totale budsjettrammen. Man kan lage budsjetter for omtrent alt foreningen driver med: Årsbudsjett som viser årets totale inntekter og kostnader (resultatbudsjett), salgsbudsjett over hvordan omsetningen i foreningens egen pub varierer i løpet av året, budsjett for en egen festival eller uke, eller budsjett for kun ett enkelt arrangement/enkel konsert. Det samme gjelder ved utforming av budsjetter som ved alt regnskapsarbeid ellers: Tenk på at de som senere skal bruke budsjettet som et planleggings- og styringsdokument faktisk må forstå innholdet i det! Det er veldig viktig at man tenker helhetlig når man budsjetterer. I litt større foreninger med variert aktivitet, kan man ha flere forskjellige budsjetter i bruk på samme tid. Da er det viktig at man holder tunga rett i munnen og ikke tar med verken de samme inntektene eller kostnadene flere steder. Man kan selvfølgelig ha flere mindre budsjetter for enkelte selvstendige arrangementer, men det er lurt å uansett fokusere på et hovedbudsjett som viser det totale bildet. Men det aller viktigste når det gjelder foreningens budsjett, er at det faktisk blir fulgt opp! Dessverre er det alt for mange som legger budsjettet sitt i skuffen etter at det er ferdig og vedtatt, og glemmer det helt bort. Gjør man det, mister budsjettet helt den viktige funksjonen det har som styringsverktøy for driften av foreningen. Det nytter ikke da å bli overrasket hvis man tar det frem igjen i desember og ser at ting ikke går etter planen. Man vil da heller ikke lenger ha mulighet til å gjøre endringer som kan påvirke resultatet i ønsket retning igjen. Vanlige feil i budsjetter Budsjett Noen vanlige budsjett-feller: Inntekter overvurderes Kostnader undervurderes Bevisst feilbudsjettering Politiske motiver Upopulære/hemmelige poster En del mindre, men nødvendige kostnader har en tendens til å bli helt glemt i budsjettet. Budsjettet glemmes etter generalforsamlingen 25 Side 6 av 51

9 Det er mange feller man kan gå i når man skal lage et budsjett. Den aller vanligste er nok å ha for store forventninger til inntektene. Det er for så vidt naturlig at det er inntektene som utgjør den mest usikre delen av budsjettet. Det er svært vanskelig, om ikke umulig å gi et pålitelig estimat for inntektssiden. Til det er det alt for mange usikre faktorer som spiller inn, som ofte ligger helt utenfor foreningens kontroll. Man kan gjøre alt etter boka i forkant av et arrangement, men allikevel ende opp med en kraftig inntektssvikt. I noen tilfeller kan det dukke opp et konkurrerende arrangement som stjeler besøkende, eller kanskje det rett og slett blir så dårlig vær under arrangementet at få gidder å bevege seg utenfor sin egen dør. Sponsorinntekter og billettinntekter er poster det typisk er særlig lett å overvurdere. Kostnadene derimot, har vi lett for å undervurdere. Når vi budsjetterer, baserer vi oss på historiske tall og tidligere erfaringer. Mange får seg imidlertid en overraskelse når de oppdager hvor mye dyrere ting plutselig kan bli i løpet av et år. I tillegg har de fleste av oss urealistiske forestillinger om hvor flinke vi er til å forhandle og finne det beste tilbudet. Når det er sagt, er kostnadssiden allikevel den siden av budsjettet som lettest kan overvåkes og følges opp. Alle kostnader som ikke er absolutt nødvendige for å opprettholde foreningens drift, kan man rett og slett kutte helt ut når man har brukt den summen som var satt av til de aktuelle formålene i foreningens budsjett. I noen tilfeller kan enkelte krefter innen foreningen ha interesse av at det bevisst blir gjort feil i budsjettet. Siden et budsjett er det tallmessige uttrykket for planlagt aktivitetsnivå og drift i en kommende periode, kan man også se på det som et uttrykk for hva man ønsker å oppnå/signalisere overfor både regnskapets brukerne og de som benytter seg av foreningens tilbud og tjenester. Derfor kan politiske motiver føre til bevisst feilbudsjettering. I noen tilfeller kan vi også tenke oss at det er enkelte elementer rundt foreningens økonomi som man ikke ønsker å vise frem. Noen vil forsøke å skjule slike poster ved å enten gjemme de blant andre poster (= andre driftskostnader), eller utelate de helt. Man budsjetter dermed feil helt bevisst, for å holde slike hemmelige/upopulære poster utenfor budsjettet. Mange glemmer helt å ta med en del mindre, men nødvendige kostnader i budsjettet sitt. Dette kan typisk gjelde for bankgebyrer, TONO-avgift, skjenkegebyr osv. Mange tar høyde for denne type uforutsette kostnader ved å legge inn en ekstra pott under andre driftskostnader i budsjettet. Å glemme bort budsjettet etter at det er godkjent på generalforsamlingen, er den verste feilen man kan gjøre. Husk igjen at budsjettet er et svært viktig hjelpemiddel og styringsverktøy for den løpende driften av foreningen. Side 7 av 51

10 Eksempel på oppsett av budsjett Budsjett for Blindern Studentforening 2008: Driftsinntekter : Konto Beskrivelse: (Resultat 2007) Budsjett 2008 Noter 3010 Salgsinntekt servering mat kr ,72 kr ,00 1) 3011 Salgsinntekt øl kr ,17 kr ,00 2) 3030 Sponsorinntekter kr ,00 kr ,00 3) 3210 Billettinntekter konserter kr ,00 kr ,00 4) 3250 Salg av medlemskap kr 9 800,00 kr ,00 5) 3400 Offentlig tilskudd/støtte kr ,00 kr ,00 6) 3900 Andre inntekter kr ,53 kr - 7) Sum salgs-/driftsinntekter : kr ,42 kr ,00 Driftskostnader : Konto Beskrivelse (Resultat 2007) Budsjett 2008 Noter 4010 Varekostnad mat kr ,19 kr , Varekostnad øl kr ,56 kr ,00 8) 4400 Emballasje kr 416,00 kr 500, Renhold kr 723,50 kr 1 000,00 9) 6460 Leie av lyd- og lysutstyr kr ,00 kr ,00 9) 6540 Innkjøp av inventar kr ,84 kr ,00 10) 6750 Artisthonorarer kr 8 000,00 kr 6 000,00 11) 6780 Vakthold kr ,00 kr , Kontorrekvisita kr 1 497,50 kr 1 500, Telefon kr 3 275,61 kr 4 000, PR/Markedsføring kr ,50 kr ,00 12) 7650 Gebyr for skjenkebevilling kr 3 500,00 kr 3 500, Interne arrangementer kr 3 957,50 kr 4 000,00 13) 7770 Bankgebyrer kr 4 598,00 kr 5 000, Andre driftskostnader kr 1 254,78 kr ,00 14) Sum driftskostnader : kr ,98 kr ,00 15) Driftsresultat : Driftsresultat : kr ,44 kr ,00 16) Øvrige inntekter/kostnader : Konto Beskrivelse (Resultat 2007) Budsjett 2008 Noter 8040 Renteinntekter bank kr 7 419,23 kr 5 000,00 17) Årsresultat : Årsresultat : , ,00 18) Her ser vi et eksempel på hvordan årsbudsjettet til en gjennomsnittlig studentforening kan se ut. Mamut-versjonen som foreningene benytter seg av har en egen budsjettmodul, men det enkleste når man skal jobbe litt med budsjettet er likevel å gjøre det på gamlemåten i Excel. Det er mulig å eksportere alle dataene fra Mamut til Excel, slik at du slipper merarbeidet ved å måtte punche inn alle tallene på nytt. Når vi utarbeider tallene i budsjettet, tar vi utgangspunkt i hvordan vi planlegger og ser for oss at driften av foreningen vil være i kommende regnskapsår. Vi baserer alltid tallene våre på tidligere års budsjetter og regnskaper, da lærdommen fra tidligere års Side 8 av 51

11 (ofte dyrekjøpte) erfaringer er svært viktige elementer i arbeidet med å lage et nytt budsjett. Budsjettallene fyller vi inn i en lettlest og oversiktlig budsjettmal, slik at de blir lette å lese og forstå for de som skal godkjenne budsjettet og senere benytte det som et styringsverktøy. Det er viktig at vi benytter de samme kontoene i budsjettet som vi bruker ellers i regnskapsarbeidet, slik at det blir enkelt å sammenligne budsjettallene med tidligere og kommende resultater og budsjetter. I tillegg til å ta med sammenligningstall fra tidligere resultater (og eventuelt budsjetter), bør man også utarbeide noter til de største og viktigste postene i budsjettet. I notene kan man gi et nærmere forklaring om hva bakgrunnen for de budsjetterte tallene er, og hvorfor de fremkommer med akkurat de beløpene. Side 9 av 51

12 Kap. 6 - Regnskap i praksis Regnskap i praksis Regnskapsarbeidets forskjellige faser: Transaksjon Tilhørende bilag Kontroll/ Godkjenning 4. Kontering/ Behandling Registrering 5. Rapportering Regnskapsarbeidets forskjellige faser Vi kan dele det praktiske regnskapsarbeidet inn i seks forskjellige faser: Utgangspunktet for alt regnskapsarbeid, er at det har funnet sted en transaksjon som må registreres i regnskapet. En transaksjon har funnet sted når eiendeler, gjeld eller egenkapital har blitt påvirket som følge av en økonomisk begivenhet eller hendelse. Enhver transaksjon som hører til foreningens regnskap, MÅ være dokumentert med et tilhørende bilag. Vi kaller alle papirer og dokumenter som underbygger opplysninger i regnskapet for bilag. Det er veldig viktig at det kun er bilagene til transaksjoner som faktisk hører til foreningens regnskap som blir tatt med i regnskapet og bokført. Vi må derfor foreta en form for kontroll/godkjenning av alle bilagene vi får, sånn at vi kan være sikre på at vi kun tar med reelle og korrekte bilag. Vi kaller det å kontere et bilag når vi bestemmer oss for hvilke(n) konto(er) i regnskapet vi skal registrere de aktuelle opplysningene fra bilaget på, og hvordan vi skal fordele beløpene mellom de ulike kontoene. Samtidig kan vi også påføre bilaget andre behandlingskoder, som kan forenkle den videre behandlingen av regnskapsopplysningene. Dette gjelder særlig momskoder, som bestemmer hvilken mva.-sats som skal benyttes ved den senere tallbehandlingen, og om det er snakk om utgående eller inngående merverdiavgift. Dersom man ønsker det, kan man også angi andre måter å systematisere og behandle bilagene på. Noen ønsker kanskje å dele regnskapet sitt inn i forskjellige avdelinger, eller ha muligheten til å lage egne regnskaper for ulike prosjekter som finner sted i løpet av året. Neste trinn er da å faktisk registrere alle opplysningene inn i regnskapssystemet. Det er denne delen av regnskapsarbeidet vi sikter til når vi snakker om bokføring eller å føre Side 10 av 51

13 regnskap. Registreringen foregår rett og slett ved at vi faktisk skriver inn alle viktige opplysninger fra de forskjellige bilagene i regnskapssystemet, slik at de blir lagret elektronisk. Da blir opplysningene systematisert på en slik måte at det er lett å finne igjen og hente ut informasjonen ved behov. Den siste fasen i det praktiske regnskapsarbeidet, er rapporteringen. I dagligtale kaller vi gjerne dette for å fremlegge, presentere eller avlegge regnskapet. Og det er nettopp dét man gjør når man rapporterer: Man presenterer de endelige tallene for regnskapets brukere. Det er et grunnleggende prinsipp innen bokføring, og et krav i bokføringsloven, at regnskapet er dokumentert slik at man kan følge hver enkelt transaksjon begge veier gjennom alle fasene i regnskapsarbeidet. Transaksjoner Regnskap i praksis Utgangspunkt: Transaksjon En transaksjon har funnet sted når eiendeler, gjeld eller egenkapital påvirkes som følge av en økonomisk begivenhet eller hendelse. Vanlige transaksjoner: Varesalg til kunde (kontant/kreditt) Varekjøp fra leverandør (kontant/kreditt) Betaling av faktura over nettbank NB! Overgang av risiko og kontroll! 28 Det finnes mange forskjellige typer- og former for transaksjoner som kan forekomme innenfor en studentforening. Det er et svært viktig prinsipp innen regnskap at det er de faktiske transaksjonene som har funnet sted som danner grunnlaget for alt vi bokfører i regnskapet vårt. Typiske transaksjoner de fleste av dere helt sikkert kommer borti er: Varesalg til kunde (kontantsalg) Varekjøp fra leverandør (på kreditt) Innkjøp av kontorrekvisita (kontant fra kasse) Betaling av faktura over nettbank I regnskapssammenheng bruker vi som regel kjøpslovens definisjon for leveringstidspunktet når vi skal avgjøre tidspunktet for bokføring, altså hvilken bilagsdato vi benytter i regnskapssystemet vårt. Etter denne definisjonen anses en transaksjon som gjennomført når det har skjedd en overgang av risiko og kontroll. For transaksjoner hvor Side 11 av 51

14 det er merverdiavgift inne i bildet, påløper ALLTID avgiftsplikten/fradragsretten ved tidspunktet for levering. I praksis vil dette som regel bety bilagsdatoen/fakturadatoen. NB! Det kan i noen tilfeller skje ting i regnskapet som ikke nødvendigvis oppfyller definisjonen av en transaksjon, men som allikevel må bokføres og tas med. Et eksempel på dette er korrigeringer av feil, periodiseringer, interne fordelinger mellom kostnadssted, at man har gjort endringer i kontoplanen sin eller lignende. Bilag i regnskapet Regnskap i praksis Bilag i regnskapet Alt som underbygger regnskapsopplysninger = bilag ALLE transaksjoner SKAL være dokumentert med et tilhørende bilag! Mange forskjellige former for bilag: Kontantkvittering Faktura / Kreditnota Bankbilag Salgsrapport fra kasse (Z-rapport) Viktig å ta godt vare på og systematisere foreningens bilag Bilag som går tapt, må erstattes/sannsynliggjøres Alle bilag skal oppbevares i minst 10 år (lovkrav) 29 Vi kaller alle dokumenter som underbygger opplysningene i regnskapet vårt for bilag. Det er svært viktig at alle transaksjonene vi bokfører i regnskapet vårt er dokumentert med et tilhørende bilag. Det er den eneste måten vi kan bekrefte overfor brukerne av regnskapet at opplysningene i regnskapet er korrekte. Dersom foreningen er avgiftspliktig, er det for eksempel spesielt viktig at man kan dokumentere alle momsfradragene sine med originale bilag, hvor det tydelig fremgår hvor mye foreningen har betalt i merverdiavgift. Dersom foreningen ikke kan dokumentere dette ved et eventuelt bokettersyn fra myndighetene, kan den risikere å måtte betale tilbake all momsen den eventuelt har fått urettmessig fradrag for 10 år tilbake i tid. Det finnes mange forskjellige former for bilag: Kontantkvittering er den mest utbredte typen av bilag, som vi alle kjenner godt fra kontantkjøp i butikker og lignende. Faktura kalles bilaget vi mottar vi når vi kjøper en vare/tjeneste på kreditt (inngående faktura), eller selger en vare/tjeneste på kreditt (utgående faktura). En kreditnota er akkurat det motsatte av en faktura, og en slik mottar vi når vi blir godskrevet for hele eller deler av beløpet for en vare/tjeneste vi tidligere har kjøpt. Vi kan for eksempel tenke oss at vi har kjøpt varer fra en leverandør for kr ,- og mottar en faktura fra leverandøren sammen med varene. Så finner vi ut at halvparten av varene leverandøren har levert ikke stemmer med det som er bestilt, og returnerer Side 12 av 51

15 varene som er levert feil. Foreningen vil da litt senere motta en kreditnota på kr ,- og trenger bare å betale fakturabeløpet fratrukket kreditnotabeløpet til leverandøren, altså kr ,-. Dersom foreningen allerede har betalt den opprinnelige fakturaen, kan den trekke fra kreditnotaen på kr ,- ved fremtidige utbetalinger til denne leverandøren, eller kreve å få pengene utbetalt. Bankbilag kaller vi bilag som dokumenterer bevegelser inn- og ut av foreningens bankkonto. Det er viktig at man tar godt vare på alle bilag man får fra banken, og at man selv skriver ut betalingsbekreftelser fra nettbanken sin når man foretar utbetalinger. Gjør man ikke det, kan man senere få store vanskeligheter med å identifisere og dokumentere alle bevegelsene på foreningens bankkonto. Dette kommer av at kontoutskriftene foreningen får fra banken som regel ikke gir fullstendig informasjon om hvor alle utbetalingene har gått til, eller hvor alle innbetalingene kommer fra. Salgsrapporter fra kasseapparat eller terminal, eller såkalte Z-rapporter, er en annen type svært viktige bilag. Disse bilagene gir oss detaljert oversikt over alt salget som har foregått over kassa. Sammen med et skjema/rapport over det daglige salget, utgjør disse bilagene grunnlaget for bokføringen av hoveddelen av foreningens inntekter. I tillegg til de bilagstypene vi akkurat har nevnt, kan det være mange andre typer dokumenter og papirer som det er viktig å ta godt vare på og oppbevare i foreningens regnskap som tilleggsdokumentasjon. Dette gjelder blant annet alle viktige avtaler, kontrakter og lignende. Innsamling og oppbevaring av bilag Det er svært viktig at alle bilagene som dokumenterer og underbygger opplysninger i foreningens regnskap blir innsamlet og systematisert løpende, og oppbevart på en betryggende måte. Har man et oversiktlig og ryddig system for å behandle bilagene sine, reduseres risikoen for at bilag/opplysninger går tapt vesentlig. Vi skal se nærmere på hvordan vi kan organisere og behandle bilagene våre litt senere i kurset. Dersom et eller flere bilag som hører til foreningens regnskap går tapt, må man forsøke å erstatte det manglende bilaget med en kopi, eller forsøke å dokumentere/sannsynliggjøre den aktuelle transaksjonen. Det er et krav i bokføringsloven at alle regnskapsbilag skal oppbevares i minst 10 år. Hensikten med dette oppbevaringspåbudet, er at myndighetene skal ha muligheten til å kunne kontrollere opplysningene de bokføringspliktige har gitt i sine oppgaver. En slik kontroll foretar de ved å dra på bokettersyn ute hos de forskjellige virksomhetene med jevne mellomrom. Da går de grundig gjennom regnskapet, og sammenligner tallene med opplysninger de har fått i oppgavene som foreningen har sendt inn. Side 13 av 51

16 Kontroll / Godkjenning av bilag Regnskap i praksis Kontroll / Godkjenning Kun bilag som hører til regnskapet skal tas med Er f. eks alle fakturaene stilet til foreningen? Ukjente regnskapsopplysninger må sjekkes opp Sjekk med den som har foretatt transaksjonen Er f. eks. antall varer og prisen lik det som var avtalen? Ring leverandør ved mistanke om feil i bilag/leveranse Eller dersom bilag mangler / har gått tapt Signatur(er) som bekreftelse Når bilag er kontrollert og godkjent Når betaling er utført 30 Det er viktig at man som økonomiansvarlig ikke uten videre godtar alle transaksjoner og bilag som forekommer i foreningens regnskap. Det vil alltid lønne seg å være litt på vakt i forhold til uriktige transaksjoner og andre feil som kan oppstå i regnskapet. Man bør derfor gjøre noen enkle kontroller av opplysningene i regnskapet, og spesielt før man godkjenner bilag som danner grunnlaget for utbetalinger til leverandører, frivillige eller andre samarbeidspartnere. Det er kun bilag som faktisk hører til foreningens regnskap som skal bokføres. Kontrollèr at alle kostnadsbilagene faktisk er stilet til foreningen, slik at ikke foreningen urettmessig dekker noen andre sine kostnader. Dette er spesielt viktig for avgiftspliktige foreninger, da man kun har lov til å kreve fradrag for moms på bilag som er stilet til den som krever fradraget. Selv om man som økonomiansvarlig i en studentforening får svært god kjennskap til det meste som skjer i foreningen, klarer man sjelden å ha full oversikt over alle økonomiske transaksjoner som foretas. Det er derfor viktig at du som økonomiansvarlig er oppmerksom i forhold til transaksjoner du ikke selv kjenner til, og undersøker med den/de som har foretatt transaksjonen(e). Sjekk for eksempel med den som mottar bestilte varer at fakturaen som foreningen mottok er i overensstemmelse med det som er bestilt og levert. Oppdager du avvik mellom faktiske hendelser i foreningen og noen av de tilhørende bilagene, så følg opp dette ved å ta kontakt med leverandøren, kunden eller den som har utstedt det feilaktige bilaget. Det samme gjelder dersom du finner ut at det mangler bilag i regnskapet. De aller fleste leverandører og andre samarbeidspartnere vil sette pris på et slikt initiativ, og være behjelpelige med å sørge for at ting blir helt i orden. Å benytte signaturer som bekreftelse på bilagene er et eksempel på en enkel, sikker og rask kontrollhandling. Da kan èn person først kontrollere at opplysningene på bilaget er i overensstemmelse med det som er avtalt på forhånd, og signere på bilaget når han/hun har godkjent at det kan utbetales. Så kan en annen person utføre den faktiske Side 14 av 51

17 utbetalingen, og signere på bilaget når den er foretatt. Da har man på en enkel måte opprettet en trygg arbeidsfordeling som sikrer at det gjøres en dobbel kontroll av bilagene, og reduserer risikoen for at noen skal begå misligheter betraktelig. Kontering av bilag Regnskap i praksis Kontering av bilag Påfører riktig kontokode og, bestemmer på hvilke kontoer inntektene/kostnadene skal føres i regnskapet. Påfører riktige mva.-koder og eventuelle andre behandlingskoder. Påfører riktig beløp til debet/kredit Husk: Totalt beløp til debet = Totalt beløp til kredit Eks: D-6800-inng. mva 25% kr ,- K-1910 kr ,- 31 Når vi konterer et bilag, merker vi det fysisk med de aktuelle kontokodene vi ønsker å benytte, og bestemmer dermed på hvilke kontoer de aktuelle inntektene og kostnadene skal bokføres i regnskapet. Konteringen kan i praksis skje på forskjellige måter. Mange skriver konteringene direkte på et ledig felt på bilaget, mens andre benytter seg av et eget skjema/bilagsforside med egne kolonner for de forskjellige kontoene. Samtidig som vi merker bilagene med hvilke kontoer vi ønsker å benytte, bestemmer vi også hvordan vi skal behandle opplysningene på bilaget i forhold til merverdiavgift. Dette gjør vi ved å påføre bilaget en såkalt momskode etter kontokoden vi ønsker å benytte. Når vi merker bilagene med en momskode, vil regnskapssystemet vi bruker automatisk beregne riktig merverdiavgift ut i fra opplysningene på bilaget når vi senere bokfører det. Det er også mulig å merke bilagene med andre såkalte behandlingskoder når vi konterer. For eksempel kan en forening som driver både bar og konsertscene behandle de to virksomhetene som forskjellige avdelinger. Den kan da merke bilagene sine med avdelingskoder som senere forteller regnskapssystemet at noen av bilagene tilhører avdeling 1 (bar) og noen tilhører avdeling 2 (konsertscene). Det vil da senere være mulig for foreningen å få ut egne regnskapsrapporter både for hver enkelt avdeling, og for regnskapet som helhet. Når vi merker bilagene med hvilke beløp som skal til debet og kredit, er det viktig å huske at det totale beløpet som skal til debet alltid er lik det totale beløpet som skal til kredit. Men vi kan for eksempel godt debitere èn konto med kr. 900,- og kreditere tre forskjellige kontoer med kr. 600, 200 og 100. Totalbeløpet til debet og kredit blir fortsatt det samme. Eksempel 1: Side 15 av 51

18 Vi kan tenke oss at vi skal kontere en kontantkvittering fra Elkjøp, som viser at foreningen har kjøpt en liten laserskriver for kr ,- (inkl. mva) og betalt med kontanter. Foreningen vil her også kunne kreve fradrag for momsen den har betalt. Som vi husker fra tidligere i kurset, anvender vi kapitalen til å kjøpe en laserskriver, og anskaffer kapitalen ved å ta penger fra kontantkassa. Vi må derfor debitere kontorrekvisita (konto 6800), og kreditere kontantkassa (1910). I tillegg må vi sørge for at det fremgår av konteringen vår at foreningen skal ha fradrag for moms på dette kjøpet. Konteringen blir da slik, og vi påfører bilaget følgende: D-6800-inng. mva. 25% kr ,- K-1910 kr ,- Eksempel 2: Et annet eksempel kan være en inngående faktura fra en drikkevareleverandør, som viser at foreningen har kjøpt øl for kroner 2.500,- (inkl. mva) og mineralvann for kr ,- (inkl. mva). Foreningen vil også her kunne kreve fradrag for momsen den har betalt (men satsene er forskjellige for øl (25%) og mineralvann (14%)). Her har vi anvendt kapitalen på de to forskjellige kontoene kjøp av øl (4011) og kjøp av mineralvann (4015), og anskaffet kapitalen ved å ta opp leverandørgjeld (2410). Konteringen blir da slik, og vi påfører bilaget følgende: D-4011-inng. mva. 25% kr ,- D-4015-inng. mva. 14% kr ,- K-2410 kr ,- Registrering av bilag Regnskap i praksis Registrering av bilag = Bokføring Alle opplysningene registreres/skrives inn i Mamut. Hvert eneste bilag skal ha et UNIKT bilagsnummer Mamut genererer automatisk bilagsnummer Påføres bilaget i øvre høyre hjørne Overføres fra bilagsregistrering til hovedbok De registrerte opplysningene låses for endringer VIKTIG: Ved feil gjøres endringer på nytt bilag De gale opplysningene reverseres de riktige føres Rapportering Registrerte regnskapsopplysninger hentes frem igjen, og Regnskapstall presenteres til regnskapets brukere 32 Side 16 av 51

19 Den neste fasen i regnskapsarbeidet er kanskje den vi først og fremst tenker på når vi snakker om føre regnskap. Bokføring kaller vi denne prosessen, der vi faktisk registrerer alle regnskapsopplysningene fra bilagene våre inn i regnskapssystemet. Da skriver vi inn opplysningene vi påførte de enkelte bilagene da vi konterte de, slik at bilagene blir registrert på de riktige regnskapskontoene, med riktige beløp, og behandlet korrekt i forhold til moms i regnskapssystemet. Når vi registrerer bilag, er det viktig at hvert enkelt bilag får sitt eget, unike bilagsnummer. Dette blir generert av seg selv i Mamut, og det samme bilagsnummeret påfører vi så i det øvre høyre hjørnet på det tilhørende bilaget. Ved å gjøre dette, sikrer vi at det blir en rød tråd mellom bilagene våre og opplysningene som er registrert i regnskapssystemet. Da kan vi senere finne igjen de enkelte bilagene som danner grunnlaget for opplysninger og rapporter vi henter ut fra Mamut. På samme måte kan vi ut i fra bilagsnummeret på et bilag finne det igjen i Mamut, og se hvordan opplysningene fremkommer der. Når vi har fått registrert opplysningene fra de enkelte bilagene våre, overfører vi de til den såkalte hovedboka i regnskapssystemet. Det er selve hjernen i regnskapssystemet, og det er der alle opplysningene blir lagret. Når vi har overført opplysningene fra et bilag til hovedboka, blir opplysningene på dette bilaget låst for videre redigering. Når vi oppdager at vi har gjort en feil på et bilag som er overført til hovedboka, kan vi altså ikke endre dette bilaget igjen. Vi må i stedet lage et nytt bilag hvor vi korrigerer feilen vi har gjort, og registrerer de korrekte opplysningene. Eksempel: Du har akkurat registrert et diversebilag med bilagsnummer D-1 inn i Mamut på følgende måte, og overført det til hovedboka: D-1910 kr. 100,- K-6800 kr. 100,- Bilaget gjelder kjøp av kontorrekvisita kontant, og du oppdager at du har snudd opp/ned på debet og kredit. For å korrigere feilen, kan du lage et nytt diversebilag som heter D-2, hvor du først reverserer den feilaktige føringen ved å gjøre det motsatte som på det første bilaget: D-6800 kr. 100,- K-1910 kr. 100,- Da vil de to bilagene til sammen gå i null. Så, på det samme bilaget, registrerer du de korrekte opplysningene: D-6800 kr. 100,- K-1910 kr. 100,- Når du så overfører også bilag D-2 til hovedboka vil feilen være korrigert, og de korrekte opplysningene bli registrert. Side 17 av 51

20 Rapportering Regnskap i praksis Regnskapsarbeidets forskjellige faser: Transaksjon Tilhørende bilag Kontroll/ Godkjenning 4. Kontering/ Behandling Registrering 5. Rapportering Den siste fasen i regnskapsarbeidet er rapportering. Da henter vi fram igjen data som vi har registrert inn i regnskapssystemet, og presenterer regnskapstall til brukerne av foreningens regnskap. Mamut og de fleste andre regnskapssystemer kan produsere svært mange forskjellige regnskapsrapporter, som man kan dra stor nytte av både ved rapportering til brukerne av regnskapet, og ellers i forbindelse med å følge opp den daglige driften. De viktigste rapportene er resultatregnskapet og balansen som vi har sett på tidligere, men det finnes også flere andre viktige rapporter. Saldobalansen/saldolisten gir for eksempel en god oversikt over helheten i regnskapet, ved at den viser hva som er bokført saldo på alle kontoene som er benyttet i regnskapet. Kundereskontroen viser både hvor mye foreningens kunder skylder til foreningen totalt, og hvor mye den enkelte kunde skylder til foreningen. På samme måte viser leverandørreskontroen både hvor mye foreningen skylder til sine leverandører totalt, og hvor mye foreningen skylder til den enkelte leverandør. Man kan også skrive ut rapporter over samtlige enkeltbeløp som er bokført på hver enkelt konto i regnskapet, og samtidig få en liste over akkurat hvilke bilag/bilagsnummer som er bokført på den aktuelle kontoen. Slik kan vi følge en rød tråd begge veier mellom tallene vi får presentert i resultatet/balansen, den enkelte konto og selve bilagene/transaksjonene som ligger til grunn for rapportene. Når vi kan følge denne røde tråden sier vi at vi har et dobbelt kontrollspor i regnskapet vårt, og dette er et viktig prinsipp innen regnskap. Side 18 av 51

21 Kap. 7 - Årsavslutning Årsregnskapet Selve årsavslutningen i praksis: Utgangspunkt: Saldobalanse Avstemming av viktige kontoer Bankkonto og kontantkasse (!) Merverdiavgift (!) Kundefordringer og leverandørgjeld (!) Rette opp feil funnet ved avstemming av kontoene Oppgjørsposteringer Avslutte alle periodene Disponering av årsresultatet Overskudd: Overføres TIL annen egenkapital (8960) Underskudd: Overføres FRA annen egenkapital (8990) 33 Når du har fått registrert alle regnskapsdataene som hører til regnskapsåret, må du foreta noen kontroller og avsluttende registreringer før du kan avslutte regnskapet for det aktuelle året. Vi skal nå se på hvordan vi kan gå frem når vi skal foreta årsavslutningen. Avstemming av saldobalansen Ved en årsavslutning, tar man alltid utgangspunkt i saldobalansen, som viser summen av alle posteringene på de forskjellige kontoene i regnskapet. Det skal godt gjøres at man ikke har klart å gjøre noen feil i løpet av året. Eventuelle feil i regnskapet kan vi avdekke ved å avstemme de forskjellige kontoene. Da kontrollerer man at beløpene man har registrert i regnskapet sammensvarer med de korrekte beløpene som fremkommer i virkeligheten. Et godt eksempel på dette er en bankavstemming. Hensikten med den er å kontrollere at man har bokført alle transaksjonene som har skjedd på foreningens bankkonto i løpet av året, og at man har registrert de samme beløpene som banken har registrert. Fra Mamut kan man skrive ut en kontoutskrift for foreningens bankkonto, som viser alle føringene på denne kontoen i regnskapet. Denne sammenligner man så med kontoutskriften fra banken. Alle beløp som går inn på foreningens konto på utskriften fra banken, skal vises med det samme beløpet til debet på kontoutskriften fra regnskapet. Omvendt, skal alle beløp som går ut av foreningens konto vises med det samme beløpet til kredit på kontoutskriften fra regnskapet. En praktisk måte å gjennomføre en slik avstemming på, er å ta en kopi av kontoutskriften fra banken, og så markere alle beløpene på den og kontoutskriften fra regnskapet etter hver som man finner igjen de samme beløpene. Dersom du har bokført et beløp i regnskapet som du ikke finner igjen på kontoutskriften fra banken, har du nok gjort en feil, og må kontrollere hva bilaget som ligger til grunn for bokføringen viser. Dersom kontoutskriften fra banken viser et beløp som du ikke finner igjen på utskriften Side 19 av 51

22 fra regnskapet, har du mest sannsynlig glemt å bokføre et bilag, eller så mangler du et bilag for den aktuelle transaksjonen. Andre viktige avstemminger man bør gjøre før man avslutter regnskapet sitt er: Kontantkassa: Tell opp alle kontantene i kassa, og sammenlign beløpet mot den bokførte kassebeholdningen og evt. kassebok. Merverdiavgift: Kontroller avgiftsgrunnlaget (summen av det avgiftspliktige salget) mot de innsendte omsetningsoppgavene, og innbetalte beløp. Kontroller også at fradragene i avgiftsterminjournalen virker rimelige. Denne avstemmingen bør man foreta hver gang man sender inn en omsetningsoppgave. Kundereskontro: Sjekk at de bokførte fordringene er reelle, og at det er sannsynlig at foreningen vil motta betaling for disse fordringene. Bør noen av fordringene tapsføres/nedskrives? Leverandørreskontro: Sjekk at den bokførte leverandørgjelda er reell, og faktisk skal betales av foreningen. Eller bør noen av postene inntektsføres (mot den opprinnelige kostnadskontoen)? I tillegg bør man også se raskt i gjennom alle de øvrige kontoene i saldobalansen, og vurdere om de bokførte beløpene generelt virker rimelige i forhold til din egen oppfatning av foreningens drift i løpet av året. Dersom du synes at beløpene på enkelte kontoer virker unaturlig lave eller høye, ta en kontoutskrift fra regnskapet og sjekk at bilagene som ligger til grunn for bokføringen stemmer med det som er bokført i regnskapet. Feilene som oppdages ved avstemming av saldobalansen må korrigeres (på nye bilag) før regnskapet avsluttes. Oppgjørsposteringer Oppgjørsposteringer kaller vi de siste registreringene vi foretar i regnskapssystemet før vi avslutter regnskapet vårt. Årsaken til at vi må foreta disse registreringene helt til slutt, er at de bygger på opplysninger eller hendelser som har oppstått eller funnet sted i løpet av det inneværende regnskapsåret. Den vanligste (og viktigste!) oppgjørsposteringen vi må foreta, er å telle varelageret og korrigere varekostnaden for beholdningsendringene som har skjedd siden forrige periode. På den måten finner vi periodens virkelige varekostnad, eller solgte varers inntakskost som det gjerne kalles. Da vil resultatregnskapet vårt gjenspeile de virkelige kostnadene foreningen har hatt, uavhengig av hvor mye varer som er kjøpt inn i løpet av året. Dersom foreningen har kostbare eiendeler den avskriver over flere år, eller er nødt til å nedskrive noen av fordringene sine, gjøres også det som en oppgjørspostering. Alle slike oppgjørsposteringer føres gjerne pr. 31/12, på periode 13 i Mamut. Avslutning av regnskapsperiodene Når vi er helt sikre på at vi har fått registrert alle opplysningene som skal være med i regnskapet, kan vi avslutte regnskapsperiodene slik at det ikke lenger er mulig å gjøre endringer. I Mamut kan vi avslutte hver enkelt måned/periode fra 1-12 etter hvert som vi er helt ferdig med de. I Mamut finnes det i tillegg en periode 13, som vi benytter til de aller siste oppgjørposteringene og disponeringene. Disponering av årsresultatet Det aller siste vi foretar oss før vi avslutter et regnskapsår, er å disponere årsresultatet. Med det mener vi at vi bestemmer hvordan årets overskudd skal fordeles, eller hvordan årets underskudd skal finansieres/dekkes inn. Når vi disponerer årsresultatet, benytter vi oss av to helt spesielle kontoer i regnskapet. Side 20 av 51

23 Dersom foreningen har gått med overskudd i resultatregnskapet, må resultatregnskapet nullstilles før man begynner på et nytt år, og overskuddet overføres til balansen. Siden det ikke er noen som har krav på utbytte eller lignende fra foreningen, vil normalt hele overskuddet overføres til foreningens egenkapital (Konto 2050 Annen egenkapital). Dersom foreningen har et overskudd på kr ,- et år, vil bokføringen bli slik: D-8960 (Overføring til annen egenkapital) kr ,- K-2050 (Annen egenkapital) kr ,- Dersom foreningen har gått med underskudd i resultatregnskapet, må dette underskuddet dekkes inn med midler fra foreningens egenkapital, slik at resultatregnskapet kan nullstilles før man begynner på et nytt år. Dersom foreningen har et underskudd på kr ,- et år, vil bokføringen bli slik: D-2050 (Annen egenkapital) kr ,- K-8990 (Overføring fra annen egenkapital) kr ,- Disponering av årsresultatet viser oss en viktig og grunnleggende sammenheng mellom balansen og resultatregnskapet: Overskudd i foreningens resultatregnskap øker foreningens egenkapital. Underskudd i foreningens resultatregnskap reduserer foreningens egenkapital. Foreningens egenkapital på slutten av året (31.12) er derfor = egenkapitalen på begynnelsen av året (01.01) +/- årets resultat. Årsregnskapet Svenneprøven for økonomiansvarlig Årsregnskapet Svenneprøven for økonomiansvarlig Består av tre forskjellige deler: Resultatregnskapet Viser foreningens samlede inntekter og kostnader innenfor en gitt periode. Differansen inntekter kostnader = årets resultat. Balanseregnskapet Oversikt over foreningens samlede eiendeler, egenkapital og gjeld pr Egenkapital pr = egenkapital ved periodens begynnelse +/- årets resultat. Summen av eiendelene er ALLTID lik summen av EK + gjeld! Noter En nærmere forklaring av de viktigste postene i resultatregnskapet og balansen. Viktig at interessentene forstår tallene i regnskapet! 34 Det er å utarbeide og presentere årsregnskapet som er den aller største og viktigste oppgaven for en økonomiansvarlig. Årsregnskapet er den endelige rapporten over foreningens økonomiske liv gjennom hele regnskapsåret, og består av tre deler: Side 21 av 51

24 Resultatregnskapet, som viser foreningens samlede inntekter og kostnader på de forskjellige regnskapskontoene innenfor regnskapsåret. Årets inntekter fratrukket årets kostnader gir oss årets resultat, som fremkommer på bunnlinja med et negativt (=overskudd) eller positivt (=underskudd) beløp. Balanseregnskapet, som gir en spesifisert oversikt over foreningens samlede eiendeler, egenkapital og gjeld pr det aktuelle regnskapsåret. En veldig viktig sammenheng mellom resultatregnskapet og balanseregnskapet, er at foreningens egenkapital pr i regnskapsåret = foreningens egenkapital ved årets begynnelse +/- årets resultat. Det vil være en fordel å også ta med noter i årsregnskapet sitt. I notene gir man en nærmere forklaring av de viktigste postene i resultatregnskapet og balansen. Årsregnskapet vil da bli mye lettere å lese og forstå for regnskapets brukere, og det er som vi tidligere har lært noe av det viktigste å tenke på når man jobber med regnskap. I tillegg til dette, kan også styret i foreningen skrive en årsberetning som tar for seg de viktigste hendelsene gjennom året, og i korte trekk beskriver hvordan foreningen har utviklet seg, sett med styrets øyne. Til sammen vil disse delene utgjøre et fullstendig årsregnskap, og gi brukerne av regnskapet verdifull informasjon om foreningens regnskap, økonomi og drift. Side 22 av 51

25 Eksempel på årsberetning med resultatregnskap og balanseregnskap for Blindern Studentforening Side 23 av 51

26 Side 24 av 51

27 Side 25 av 51

28 Kap. 8 - Merverdiavgift Merverdiavgift Avgift på omsetning av de aller fleste typer varer og tjenester. En indirekte skatt. Skal bare være en kostnad for de som kjøper en avgiftspliktig vare eller tjeneste i siste omsetningsledd, altså ved salg til forbrukere. Næringsdrivende får fradag for (inngående) mva. de har betalt ved innkjøp til næringen. Kun nettobeløpene vises i regnskapet Flere forskjellige satser: 25%, 14%, 8% og 0%. En av statens viktigste inntektsposter. Den aller viktigste plikten foreningen/du har!!! 35 Hva er egentlig merverdiavgift? Merverdiavgift er rett og slett en prosentvis avgift som staten har bestemt at skal tillegges prisen ved omsetning av de fleste varer og tjenester. Navnet kommer av at varer og tjenester ved bearbeidelse i de forskjellige omsetningsleddene blir tillagt en merverdi, og denne vil staten ha sin del av. Vi kaller også merverdiavgiften for en indirekte skatt. Hensikten med merverdiavgiften er at den kun skal være en kostnad for de som kjøper en avgiftspliktig vare eller tjeneste i siste omsetningsledd, altså ved salg til vanlige forbrukere. På denne måten virker merverdiavgiften som en skatt på forbruk, og den benyttes i mange sammenhenger av politikerne for å styre atferden til forbrukerne i forhold til hvilke varer og tjenester de etterspør. Næringsdrivende som selv er avgiftspliktige og innkrever mva på vegne av staten, får fradrag for den (inngående) merverdiavgiften de selv betaler når de gjør anskaffelser til den avgiftspliktige virksomheten. I praksis må også de betale momsbeløpet når de gjør innkjøp, men får senere denne momsen tilbake: Det skjer ved at de kan trekke fra sin inngående moms når de skal betale inn den (utgående) merverdiavgiften de skylder staten på bakgrunn av sin egen, avgiftspliktige omsetning. Det er viktig å merke seg at merverdiavgift verken er en inntekt eller en kostnad for de næringsdrivende. Det er kun nettobeløpene (eks. mva) som fremkommer som inntekter og kostnader i regnskapene deres. Vi bokfører riktignok bruttobeløpene (inkl. mva) i regnskapene våre, men regnskapssystemet vårt behandler momsen slik at bare selve inntekten/kostnaden (nettobeløpet) kommer med i resultatet, mens selve momsbeløpet blir avsatt i balansen som skyldig moms eller moms til gode. Side 26 av 51

29 Det er fire forskjellige hovedsatser for merverdiavgift: 25 %, 14 %, 8 % og 0 % (gjeldende satser pr ). Vi kan også kalle disse satsene for høy sats (25%), mellomsats (14%), lav sats (8%) og nullsats (0%). 25 % er den generelle satsen for merverdiavgift, og gjelder for omsetning av de aller fleste varer og tjenester. 14 % er satsen som gjelder ved omsetning av mat og næringsmidler (men ikke i forbindelse med servering da er det allikevel 25 % mva!). 8 % er satsen som gjelder ved omsetning av persontransporttjenester, overnatting, kinobesøk og NRK-lisens for å nevne de viktigste. Nullsatsen benyttes blant annet ved omsetning av aviser og bøker innenlands, samt all omsetning av varer og tjenester til bruk i utlandet/utenfor fastlands-norge. Statens inntekter fra merverdiavgiften beløper seg til ca. 150 milliarder per år (!). Disse enorme inntektene er naturlig nok staten svært opptatt av at faktisk blir oppkrevet og innbetalt til statskassen. Å sørge for at det blir beregnet, oppkrevet, innrapportert og innbetalt korrekte beløp i merverdiavgift fra foreningen din, er den viktigste plikten du har som økonomiansvarlig. Merverdiavgift En usynlig, men høyst reell avgift: Eks. Du kjøper en genser til kr. 498,- i en klesbutikk. Hvor mye av dette er mva. til staten, og hvor mye er butikkens salgsinntekt? 498/1,25 = 398,40 kr. i inntekt til butikken 398,40 x 0,25 = 99,60 kr. til staten i mva. Hvis du vil sitte igjen med kr. 34 i inntekt for hver øl du selger, hvor mye må du da ta betalt for den? 34,00 x 1,25 = 42,50 kr. i utsalgspris 36 I det daglige legger vanlige privatpersoner og forbrukere lite merke til merverdiavgiften, siden den allerede er inkludert i alle priser som blir opplyst til disse gruppene. Men avgiften er høyst reell, og gjør at nesten alle varer og tjenester vi kjøper blir mye dyrere, samtidig som staten får store inntekter. Eksempel 1: Vi tenker oss at vi kjøper en genser til kr. 498,- (inkl. mva.) i en klesbutikk. Vi vil finne ut hvor mye av dette beløpet som er merverdiavgift til staten, og hvor mye som er butikkens salgsinntekt: For å finne nettobeløpet (eks. mva) ut i fra et beløp som inkluderer 25% moms, kan vi dele på 1.25: 498/1.25 = kr. 398,40 - som er butikkens salgsinntekt. Side 27 av 51